Массовая рассылка через excel

Бывает нужно разослать большое количество писем списку контактов из таблицы в Excel.

Это может быть список потенциальных клиентов с мероприятия, выгрузка контактов из программы (1С, Битрикс24, amoCRM), просто список родственников, которые с нетерпением ждут от вас поздравления с праздником или уникального предложения.

Расскажу, как сделать это просто, быстро и бесплатно. Для решения задачи понадобится Excel, Word и Outlook из пакета Microsoft Office.

Итак, например, есть Excel таблица с данными клиентов (ФИО, компания, E-mail) и мы хотим отправить им персонализированное сообщение о предстоящих скидках.

Колонка “Пол” потребуется для определения окончания “уважаемый” или “уважаемая”, ее я вычислил по формуле, если “Отчество” заканчивается на “ч” значит это мужчина, если нет — женщина:

=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(C2;1) = "ч"; "М";"Ж")

В новом документе Word наберём шаблон текста сообщения, которое будем отправлять. Вместо обращения, имени и названия компании оставим пока пустые места.

Запустим Мастер Слияния: вкладка Рассылки (Mailings), Начать слияние (Start Mail Merge), далее Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard).

Откроется мастер, состоящий из 6 этапов.

На перовом этапе выберем пункт Электронное сообщение (E-mail), так как хотим отправить наши сообщения по электронной почте.

На втором этапе нужно указать, какой документ будет использоваться в качестве шаблона, выберем Текущий документ (Current document).

Третий этап — выбор получателей. Так как список наших клиентов хранится в файле Excel, выбираем пункт Использование списка, жмем Обзор (Browse) и указываем наш файл.

Откроется окно Получатели слияния, в нем можно выбрать или отменить клиентов для которых делаем рассылку.

Четвертый этап — создание сообщения. Тут можно вставить данные из нашего файла Excel в шаблон сообщения, который мы подготовили.

Вставим Фамилию, Имя, Отчество и название компании в наш шаблон, для этого: установим курсор в текст сообщения куда хотим вставить значение поля Excel, нажмем Другие элементы, в открывшемся окне выберем поле, которое хотим вставить, и так для всех полей.

Чтобы правильно указать обращение “уважаемый” для мужчин, и “уважаемая” для женщин создадим правило. Жмём кнопку Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) и выберем пункт IF…THEN…ELSE.

В открывшемся окне укажем правило: если поле “Пол” равно “М” — вставить текст “уважаемый”, в противном случае — вставить текст “уважаемая”.

В итоге, после вставки полей должен получиться шаблон похожий на мой (вставленные поля выделил красным цветом).

На пятом этапе можно предварительно просмотреть результаты слияния. Для перехода между письмами служат кнопки со стрелками.

На завершающем 6 этапе нужно выбрать единственный пункт Электронная почта.

Затем в открывшемся окне указать тему отправляемых писем и выбрать в поле Кому столбец нашей таблицы Excel, в котором содержаться адреса получателей

После нажатия на кнопку ОК, Word автоматически подключится к вашему почтовому клиенту Outlook, поместит все сообщения в папку «Исходящие», после чего письма отправятся получателям.

Если вы хотите проверить письма перед отправкой, есть небольшая хитрость, нужно предварительно перевести Outlook в автономный режим Файл — Автономный режим. Письма останутся в исходящих, пока вы не выйдете из автономного режима и при необходимости вы сможете проверить или внести в них изменения.

На этом всё. Но вы можете поддержать проект. Даже небольшая сумма поможет нам писать больше полезных статей.

Если статья помогла или понравилась, пожалуйста поделитесь ей в соцсетях.

Почтовая рассылка

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

• либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
• либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
• либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

• Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
• В таблице не должно быть объединенных ячеек.
• В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.  

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

• Отправка книги или листа Excel по электронной почте
• Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
• Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).

К общим настройкам рассылки относится:

• настройка темы письма и текста письма
• настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
• настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)

Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:

2. Пролистываем форму настроек немного вниз, и задаём тему, текст и адрес email получателя писем: 

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:

• {email адресата} — обычный адрес электронной почты (краткий формат)
  После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид vasya@mail.ru
• {Имя адресата} <{email адресата}> — полный формат адреса электронной почты (Имя Получателя <email>)
  После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид  Василий Пупкин <vasya@mail.ru>

Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы лично им (а не просто на их адрес email)

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код {%longdate%}  для вставки текущей даты)

Вложения (прикрепление файлов к письму)

Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

Первая опция — «Прикреплять к письму сформированные файлы» — позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов — образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, — то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

Вторая опция — «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» — даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено — сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, — файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Результат создания писем — на скриншоте:

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

• легки в использовании
• малоизвестны
• приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

• Документ-шаблон в Word’е
• Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние — вот  как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel». Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

Эксель Практик
«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Хитрости »

1 Май 2011              386289 просмотров

Прежде чем начать читать статью прошу принять к сведению объявление: используйте СВОИ АДРЕСА ЭЛ.ПОЧТЫ при тестировании кодов. Не надо отсылать письма на указанные в статье e-mail адреса- это все приходит мне на почту. Помимо этого Вы сами не сможете понять работает или нет, т.к. письма придут мне, а не Вам.
Спасибо за понимание
P.S. А если написанное выше Вы все же проигнорировали и отправили письмо на мои адреса электронной почты — это означает, что Вы соглашаетесь с тем, что вся информация внутри письма, включая вложения, может быть использована мной без ограничений в личных целях.

• Отправка через меню Excel
• Простая отправка книги через VBA без Outlook
• Отправка писем через VBA при помощи Outlook(с вложениями)
• Отправить письма через Outlook с картинкой в теле письма
• Массовая рассылка писем по адресам при помощи Outlook
• Отправка сообщения без использования Outlook — используем CDO

Отправить письмо из Excel можно несколькими способами, в том числе и через написание кода в VBA.

Отправка через меню Excel
Отправку без кода осуществить достаточно просто:

• Excel 2003: Файл(File) —Отправить(Send To) —Сообщение(Mail Recipient)
  и выбрать способ отправки:
  • Сообщение(Mail Recipient) — создается сообщение в программе по умолчанию для отправки электронных писем
  • Сообщение (для ознакомления) (Mail Recipient for Review) — вполне интересный вариант. Перед отправкой для книги включается отслеживание изменений(Сервис(Tools)—Исправления(Track changes)). Можно воспользоваться этим методом, чтобы отправить получателю для внесения им изменений, а после отследить их(Сервис —Исправления —Выделить исправления(Highlight changes))
  • Сообщение (как вложение)(Mail Recipient as attachment) — создается сообщение в программе по умолчанию для отправки электронных писем, в которое вложением вкладывается активная книга целиком
  • По маршруту(Routing Recipient) — практически тоже самое, что и Сообщение (для ознакомления) (Mail Recipient for Review) с той разницей, что письмо с вложением пересылается как эстафета от одного получателя к другому. После этого так же можно отследить изменения, внесенные каждым пользователем
  • Папка Exchange(Exchange folder) — активная книга автоматически сохраняется в заданную папку общего сервера Microsoft Exchange. Доступ к этой книге будет открыт всем участникам рабочей группы
  • Факс пользователю службы факсов интернета(Fax) — отправляет содержимое книги по факсу указанным получателям. Для использования данной возможности должна быть установлена служба факсов
• Excel 2007: Кнопка Офис —Отправить(Send) —Сообщение(E-mail)
• Excel 2010: Файл(File) —Сохранить и отправить(Save & Send) —Отправить(Send Using E-mail)

Далее выбирается способ отправки:

• Как вложение(Send as attachment) — будет автоматически запущена почтовая программа по умолчанию и создано новое письмо, в которое уже будет вложен файл книги, из которой была вызвана команда
• Как ссылку(Send link) — доступно, только если файл находится на сетевом ресурсе. После нажатия будет создано новое письмо в почтовой программе по умолчанию, в тело которого будет вставлена ссылка на книгу
• Как PDF(Send as PDF) — файл будет автоматически сохранен в формате PDF, далее будет создано новое письмо в почтовой программе по умолчанию и файл PDF будет вставлен в письмо
• Как XPS(Send as XPS) — файл будет автоматически сохранен в формате PDF, далее будет создано новое письмо в почтовой программе по умолчанию и файл PDF будет вставлен в письмо
• Отправить как факс через интернет(Send as internet fax) — если у вас на ПК установлена служба работы с факсами и есть возможность отправлять и получать факсы на ПК — то данная команда отправит данные активного листа файла как факс

Простая отправка книги через VBA без Outlook

Описанные выше действия можно выполнить так же кодом(так же будет использоваться программа, установленная по умолчанию для отправки писем):

Sub SendMailStandart()
    ActiveWorkbook.SendMail "mail1@excel-vba.ru", "Тема письма"
End Sub

Также можно указать несколько получателей:

Sub SendMailStandart_MassRecipients()
    ActiveWorkbook.SendMail Array("mail1@excel-vba.ru", "mail2@excel-vba.ru"), "Тема письма"
End Sub

Внутри скобок Array можно в кавычках через запятую указать достаточное количество получателей.
Данный метод универсален, но работает только с активным файлом. Нельзя выбрать файл с диска и отправить как вложение. Кроме того, нельзя отправить более одного файла разом и указать текст письма.
Поэтому очень часто на форумах возникает вопрос как отправить письмо из Excel кодом с указанием темы, текста и вложения.
Есть несколько вариантов:

Отправить письмо через Outlook кодом VBA

Option Explicit
 
Sub Send_Mail()
    Dim objOutlookApp As Object, objMail As Object
    Dim sTo As String, sSubject As String, sBody As String, sAttachment As String
 
    Application.ScreenUpdating = False
    On Error Resume Next
    'пробуем подключиться к Outlook, если он уже открыт
    Set objOutlookApp = GetObject(, "Outlook.Application")
    Err.Clear 'Outlook закрыт, очищаем ошибку
    If objOutlookApp Is Nothing Then
        Set objOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    End If
    'раскомментировать строку, если в Outlook несколько учетных записей и нужно подключиться к конкретной(только если Outlook закрыть)
    '   [параметры]: Session.Logon "имя профиля","пароль",[показывать окно выбора профиля], [запускать в новой сессии]
    'objOutlookApp.Session.Logon "profile","1234",False, True
    Set objMail = objOutlookApp.CreateItem(0)   'создаем новое сообщение
    'если не получилось создать приложение или экземпляр сообщения - выходим
    If Err.Number <> 0 Then Set objOutlookApp = Nothing: Set objMail = Nothing: Exit Sub
 
    sTo = "AddressTo@mail.ru"    'Кому(можно заменить значением из ячейки - sTo = Range("A1").Value)
    sSubject = "Автоотправка"    'Тема письма(можно заменить значением из ячейки - sSubject = Range("A2").Value)
    sBody = "Привет от Excel-VBA"    'Текст письма(можно заменить значением из ячейки - sBody = Range("A3").Value)
    sAttachment = "C:TempКнига1.xls"    'Вложение(полный путь к файлу. Можно заменить значением из ячейки - sAttachment = Range("A4").Value)
 
    'создаем сообщение
    With objMail
        .To = sTo 'адрес получателя
        .CC = "" 'адрес для копии
        .BCC = "" 'адрес для скрытой копии
        .Subject = sSubject 'тема сообщения
        .Body = sBody 'текст сообщения
        '.HTMLBody = sBody 'если необходим форматированные текст сообщения(различные шрифты, цвет шрифта и т.п.)
        'добавляем вложение, если файл по указанному пути существует(dir проверяет это)
        If sAttachment <> "" Then
            If Dir(sAttachment, 16) <> "" Then
                .Attachments.Add sAttachment 'просто вложение
                'чтобы отправить активную книгу вместо sAttachment указать ActiveWorkbook.FullName
            End If
        End If
        .Send 'Display, если необходимо просмотреть сообщение, а не отправлять без просмотра
    End With
 
    Set objOutlookApp = Nothing: Set objMail = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Этот код отправляет одно письмо и одно вложение за раз. Но если несколько раз вызвать метод .Attachments.Add, то можно добавить еще файлы:

.Attachments.Add "C:TempКнига1.xlsx"
.Attachments.Add "C:TempКнига2.xlsx"
.Attachments.Add "C:DocumentsReport.rar"

Строка:

objOutlookApp.Session.Logon "user","1234",False, True

имеет особое значение. По сути она нужна только в тех случаях, когда в Outlook настроено несколько профилей(не путать с учетными записями) и запускать нужно от конкретного. Если профиль только один или не указан, то Outlook запускается с профилем по умолчанию. Для этого строку нужно записать без параметров(так же можно записать эту строку, если Outlook при попытке создания письма выдает ошибку профиля):

objOutlookApp.Session.Logon

Важно помнить: пути для файлов в качестве вложений должны содержать полный путь до файла, включая его имя и расширение: C:DocumentsReport.rar. При указании только имени Report.rar или пути без расширения (C:DocumentsReport) ошибки не будет, но вложения не будут помещены в сообщения и адресату отправится письмо без вложений.

Этот код создает сообщение, но есть маленький нюанс — если в Outlook настроено добавление подписей в новые сообщения — то созданные кодом VBA письма игнорирует эту настройку(особенность Outlook, так назовем). Поэтому, если необходимо отправлять письма с подписью, то ознакомьтесь со статьей: Вставить в письмо подпись из Outlook через VBA
В этой же статье можно посмотреть пример составления письма с форматированным текстом.

 
Отправить письма через Outlook с картинкой в теле письма

Sub Send_Mail_With_Picture()
    Dim objOutlookApp As Object, objMail As Object
    Dim sTo As String, sSubject As String, sBody As String, sAttachment As String, sPicture As String
 
    Application.ScreenUpdating = False
    On Error Resume Next
    'пробуем подключиться к Outlook, если он уже открыт
    Set objOutlookApp = GetObject(, "Outlook.Application")
    Err.Clear 'Outlook закрыт, очищаем ошибку
    If objOutlookApp Is Nothing Then
        Set objOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    End If
    'objOutlookApp.Session.Logon "user","1234",False, True
    Set objMail = objOutlookApp.CreateItem(0)   'создаем новое сообщение
    'если не получилось создать приложение или экземпляр сообщения - выходим
    If Err.Number <> 0 Then Set objOutlookApp = Nothing: Set objMail = Nothing: Exit Sub
 
    sTo = "AddressTo@mail.ru"    'Кому(можно заменить значением из ячейки - sTo = Range("A1").Value)
    sSubject = "Автоотправка"    'Тема письма(можно заменить значением из ячейки - sSubject = Range("A2").Value)
    sBody = "Привет от Excel-VBA"    'Текст письма(можно заменить значением из ячейки - sBody = Range("A3").Value)
    sAttachment = "C:TempКнига1.xls"    'Вложение(полный путь к файлу. Можно заменить значением из ячейки - sAttachment = Range("A4").Value)
    sPicture = "C:ДокументыИзображенияExcel_vba_ru.png" 'если надо вставить в письмо картинку
    'создаем сообщение
    With objMail
        .To = sTo 'адрес получателя
        .CC = "" 'адрес для копии
        .BCC = "" 'адрес для скрытой копии
        .Subject = sSubject 'тема сообщения
'        .Body = sBody 'текст сообщения без форматирования
        .HTMLBody = sBody 'если необходим форматированные текст сообщения(различные шрифты, цвет шрифта и т.п.)
        'чтобы картинка была видна внутри сообщения - надо её сначала добавить как вложение
        'если картинка по указанному пути существует(dir проверяет это)
        If Dir(sPicture, 16) <> "" Then
            If Dir(sPicture, 16) <> "" Then
                .Attachments.Add sPicture
                'теперь вставляем код картинки
                .HTMLBody = .HTMLBody & "<p>Картинка в письме</p>" & "<img src=cid:" & Replace(Dir(sPicture, 16), " ", "%20") & ">" ' & " height=240 width=180>"
            '" height=240 width=180>" - если нужны размеры картинки
            End If
        End If
        'добавляем вложение, если файл по указанному пути существует(dir проверяет это)
        If sAttachment <> "" Then        
            If Dir(sAttachment, 16) <> "" Then
                .Attachments.Add sAttachment 'просто вложение
            End If
        End If
        .Send 'Display, если необходимо просмотреть сообщение, а не отправлять без просмотра
    End With
 
    Set objOutlookApp = Nothing: Set objMail = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Этот код отправляет одно письмо и вставляет одну картинку. За это отвечает строка

"<img src=cid:" & Replace(Dir(sPicture, 16), " ", "%20") & ">"

Если картинку надо вложить с заранее указанными размерами, то строка будет выглядеть так:

"<img src=cid:" & Replace(Dir(sPicture, 16), " ", "%20") & " height=240 width=180>"
'height - высота
'width  - ширина

Если надо добавить несколько картинок, то метод .Attachments.Add sPicture надо будет вызвать столько раз, сколько картинок(для каждого свой путь к картинке).

Важно помнить: пути для картинок должны содержать полный путь до файла, включая его имя и расширение: C:ДокументыИзображенияExcel_vba_ru.png. При указании только имени Excel_vba_ru.png или пути без расширения (C:ДокументыИзображенияExcel_vba_ru) ошибки не будет, но картинка не будет вставлена, а вместо неё скорее всего будет текст «Ошибка загрузки картинки!» или пустой квадрат вместо реальной картинки.

 
Массовая рассылка писем по адресам

Так же можно сделать нечто вроде рассылки, организовав цикл по ячейкам. Предположим, что в столбце А записаны адреса, в столбце В тема, в столбце С текст сообщения, в столбце D путь к вложениям:

Тогда можно применить следующий код:

Sub Send_Mail_Mass()
    Dim objOutlookApp As Object, objMail As Object
    Dim sTo As String, sSubject As String, sBody As String, sAttachment As String
    Dim lr As Long, lLastR As Long
 
    Application.ScreenUpdating = False
    On Error Resume Next
    'пробуем подключиться к Outlook, если он уже открыт
    Set objOutlookApp = GetObject(, "Outlook.Application")
    Err.Clear 'Outlook закрыт, очищаем ошибку
    If objOutlookApp Is Nothing Then
        Set objOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    End If
    'произошла ошибка создания объекта - выход
    If Err.Number <> 0 Then Set objOutlookApp = Nothing: Set objMail = Nothing: Exit Sub
    'objOutlookApp.Session.Logon "user","1234",False, True
 
    lLastR = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    'цикл от второй строки(начало данных с адресами) до последней ячейки таблицы
    For lr = 2 To lLastR
        Set objMail = objOutlookApp.CreateItem(0)   'создаем новое сообщение
        'создаем сообщение
        With objMail
            .to = Cells(lr, 1).Value 'адрес получателя
            .Subject = Cells(lr, 2).Value 'тема сообщения
            .Body = Cells(lr, 3).Value 'текст сообщения
            'вложение(если ячейка не пустая и путь к файлу указан правильно)
            If Cells(lr, 4).Value <> "" Then   
                If Dir(Cells(lr, 4).Value, 16) <> "" Then
                    .Attachments.Add Cells(lr, 4).Value
                End If
            End If
            .Send 'Display, если необходимо просмотреть сообщение, а не отправлять без просмотра
        End With
    Next lr
 
    Set objOutlookApp = Nothing: Set objMail = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Скачать пример массовой рассылки:

  Массовая рассылка писем через Outlook.xls (60,0 KiB, 6 986 скачиваний)

При использовании этих кодов есть один недостаток: очень часто при программной отправке писем Outlook выдает окно с запросом подтверждения отправки. Сообщение может быть трех видов:

• Программа пытается получить доступ к адресам электронной почты, хранящимся в Outlook. Если вы этого не ожидаете, нажмите кнопку «Запретить» и проверьте наличие последних обновлений для антивирусной программы.
• Программа пытается отправить сообщение от вашего имени. Если вы этого не ожидаете, нажмите кнопку «Запретить» и проверьте наличие последних обновлений для антивирусной программы.
• Программа пытается выполнить действие, которое может привести к отправке сообщения от вашего имени. Если вы этого не ожидаете, нажмите кнопку «Запретить» и проверьте наличие последних обновлений для антивирусной программы

Чтобы при программной отправке данных сообщений не появлялось, в версиях Outlook, начиная с 2007 можно отключить его настройками безопасности:

• Outlook 2007: Меню—Параметры—Центр управления безопасностью—Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)
• Outlook 2010 и выше: Файл—Параметры—Центр управления безопасностью—Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)

ВАЖНО: Если компьютер управляется администратором Microsoft Exchange или Microsoft Windows Active Directory Domain Services и администратором в качестве параметров по умолчанию установлен запрет на внесение изменений в параметры безопасности пользователями, возможность изменения данных настроек безопасности программного доступа будет недоступна.

Важно: сам код рассылки не имеет никаких ограничений по числу отправляемых сообщений. Но различные почтовые серверы могут устанавливать свои лимиты. Например, Gmail и Yandex могут заблокировать email, с которого ведется рассылка, если общее количество отправленных сообщений превышает 100 штук в день. Поэтому производить важные массовые рассылки рекомендуется с собственного SMTP-сервера.

Но так же при отправке файлов и писем часто необходимо не привязываться к конкретной почтовой программе. Ведь далеко не все ставят Outlook. Многие используют иные почтовые программы, например TheBat.

Отправка сообщения без использования Outlook — используем CDO

Option Explicit
 
Sub Send_Mail()
    Const CDO_Cnf = "http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/"
    Dim oCDOCnf As Object, oCDOMsg As Object
    Dim SMTPserver As String, sUsername As String, sPass As String, sMsg As String
    Dim sTo As String, sFrom As String, sSubject As String, sBody As String, sAttachment As String
    On Error Resume Next
    'sFrom – как правило совпадает с sUsername
    SMTPserver = "smtp.yandex.ru"    ' SMTPServer: для Mail.ru "smtp.mail.ru"; для Яндекса "smtp.yandex.ru"; для Рамблера "mail.rambler.ru"
    sUsername = "YourMail@mail.ru"    ' Учетная запись на сервере
    sPass = "1234"    ' Пароль к почтовому аккаунту
 
    If Len(SMTPserver) = 0 Then MsgBox "Не указан SMTP сервер", vbInformation, "www.Excel-VBA.ru": Exit Sub
    If Len(sUsername) = 0 Then MsgBox "Не указана учетная запись", vbInformation, "www.Excel-VBA.ru": Exit Sub
    If Len(sPass) = 0 Then MsgBox "Не указан пароль", vbInformation, "www.Excel-VBA.ru": Exit Sub
 
    sTo = "AddressTo@mail.ru"    'Кому
    sFrom = "YourMail@yandex.ru"    'От кого
    sSubject = "Автоотправка"    'Тема письма
    sBody = "Привет от Excel-VBA"    'Текст письма
    sAttachment = "C:/Temp/Книга1.xls"    'Вложение(полный путь к файлу)
 
    'Назначаем конфигурацию CDO
    Set oCDOCnf = CreateObject("CDO.Configuration")
    With oCDOCnf.Fields
        .Item(CDO_Cnf & "sendusing") = 2
        .Item(CDO_Cnf & "smtpauthenticate") = 1
        .Item(CDO_Cnf & "smtpserver") = SMTPserver
        'если необходимо указать SSL
        '.Item(CDO_Cnf & "smtpserverport") = 465 'для Яндекса и Gmail 465
        '.Item(CDO_Cnf & "smtpusessl") = True
        '=====================================
        .Item(CDO_Cnf & "sendusername") = sUsername
        .Item(CDO_Cnf & "sendpassword") = sPass
        .Update
    End With
    'Создаем сообщение
    Set oCDOMsg = CreateObject("CDO.Message")
    With oCDOMsg
        Set .Configuration = oCDOCnf
        .BodyPart.Charset = "koi8-r"
        .From = sFrom
        .To = sTo
        .Subject = sSubject
        .TextBody = sBody
        'Проверка наличия файла по указанному пути
        If Len(sAttachment) > 0 Then
            If Dir(sAttachment, 16) <> "" Then
                .AddAttachment sAttachment
            End If
        End If
        .Send
    End With
 
    Select Case Err.Number
    Case -2147220973: sMsg = "Нет доступа к Интернет"
    Case -2147220975: sMsg = "Отказ сервера SMTP"
    Case 0: sMsg = "Письмо отправлено"
    Case Else: sMsg = "Ошибка номер: " & Err.Number & vbNewline & "Описание ошибки: " & Err.Description
    End Select
    MsgBox sMsg, vbInformation, "www.Excel-VBA.ru"
    Set oCDOMsg = Nothing: Set oCDOCnf = Nothing
End Sub

Данный код отправляет письмо, используя объект CDO(Collaboration Data Objects — присутствует во всех версиях Windows) и от имени Вашей учетной записи(либо Яндекс, либо Мэйл, либо Рамблер либо др.).

• SMTPserver — Каждый из приведенных выше сервисов имеет свой сервер для отправки сообщений(его можно посмотреть на сайте сервиса). В комментариях к коду я написал три самых распространенных, но если Вы используете какой-то другой, то просто посмотрите на его сайте настройки для Outlook и отыщите тот параметр, который отвечает за SMTPserver.
• sUsername — это Ваш логин для входа в почтовый сервис. Думаю тут все понятно. Единственный момент — обязательно указывать e-mail именно в полном виде — YourMail@mail.ru, даже если для входа на сервис через браузер Вы используете только первую часть записи(YourMail). Если необходимо подставить в качестве отправителя псевдоним(чтобы получатель видел не просто адрес, а ассоциированное имя учетной записи), то указывать надо именно в формате псевдонима:

  sFrom = "Excel-vba <YourMail@yandex.ru>"

  Excel-vba — и есть псевдоним. А сам адрес должен указываться между знаками <>

• sPass — пароль доступа к Вашей учетной записи, который Вы используете для входа в почту.

Это основные моменты. Поля Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) думаю не нуждаются в расшифровке.
Так же стоит учесть пару важных моментов: если на почтовом сервере используется шифрование, то необходимо раскомментировать(убрать знак апострофа) эти строки:

.Item(CDO_Cnf & "smtpserverport") = 465
.Item(CDO_Cnf & "smtpusessl")

Иначе вместо отправки письма получим ошибку «Отказ сервера SMTP». Серверы Яндекс и Gmail требуют шифрования, а значит для них указанные выше строки должны быть активированы(т.е. раскомментированы). Номер порта указывается в описании настроек сервера и для каждого сервера может быть своим, поэтому если с указанием приведенного в коде порта(«smtpserverport») письмо не отправляется — необходимо зайти в настройки почтового сервера и убедиться в правильности указания номера порта.

Чтобы использовать данный код вы можете либо просто скопировать его прямо со страницы, либо скачать файл. В файле программа немного упрощена к использованию — в ячейки листа вам необходимо будет внести поля: Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) и выбрать SMTPserver. SMTPserver выбирается из выпадающего списка. Сам список является динамическим и расположен на листе «Settinngs«. Там же расположены поля Учетной записи и Пароль, которые автоматически подставляются в необходимые поля на листе «Отправка«. Т.к. список динамический Вы можете просто добавлять к уже имеющимся новые сервисы и потом просто выбирать их из списка. Так же в файле есть еще одна возможность — выбрать файл. Для этого надо просто нажать на кнопку и выбрать файл.

Скачать пример:

  Массовая рассылка писем через CDO — без Outlook.xls (64,0 KiB, 7 544 скачиваний)

Ввиду все более участившихся вопросов о том, как добавить к тексту письма картинку именно через CDO — описываю как это можно сделать. Я приведу лишь самый главный кусок кода — создание непосредственно сообщения. Весь остальной код остается таким же, как приведен выше.

With oCDOMsg
    Set .Configuration = oCDOCnf
    .From = sFrom
    .BodyPart.Charset = "windows-1251"
    .To = sTo
    .Subject = sSubject
    Set objbp = oCDOMsg.AddRelatedBodyPart("C:ДокументыИзображения11.jpg", "11.jpg", 1)
    objbp.Fields.Item("urn:schemas:mailheader:Content-ID") = "<11.jpg>"
    objbp.Fields.Update
    If Len(sAttachment) > 0 Then
        If Dir(sAttachment, 16) <> "" Then
            .AddAttachment sAttachment
        End If
    End If
    'для вложения картинки письмо лучше формировать в формате HTML
    .HTMLBody = "<img src=""11.jpg""><br />" & sBody
    .Send
End With

Самый главный момент:
AddRelatedBodyPart

C:ДокументыИзображения11.jpg — указывается полный путь к файлу картинки на компьютере, включая расширение файла.
11.jpg — указывается имя картинки с расширением. Это имя будет использовано внутри письма и именно его необходимо будет указать дальше в «urn:schemas:mailheader:Content-ID». И указывать обязательно в треугольных скобках: «<11.jpg>»
внутри же самого письма в том месте, где должна отображаться картинки надо записать:

в приведенном выше коде картинка вставляется в самом начале письма и после неё так же добавляется перенос на новую строку при помощи тэга

Также см.:
Отправка листа/книги по почте
Вставить в письмо подпись из Outlook через VBA
Вставить в письмо Outlook таблицу Excel с форматированием
Сохранить вложения из Outlook в указанную папку
Как отправить письмо от другой учетной записи Outlook

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика