Массивы данных в word

Документы в Microsoft Word часто содержат кроме привычного текста, представленного абзацами, списками и заголовками, еще и иллюстрации, ссылки, колонтитулы и даже нарисованные фигуры. Не менее часто встречаются и таблицы: те же рефераты, курсовые работы или финансовые расчеты в 99% случаев содержат массивы с данными, обрамленные сторонней информацией.

И, как ни странно, добавлять столбцы и ячейки в Word достаточно удобно – редактор выводит подсказки, выстраивает вспомогательную сетку и разрешает воспользоваться макетами и заготовками. Но не все работает настолько предсказуемо. Порой кроме перехода в раздел «Вставка» для добавления «Таблиц» приходится разбираться с оформлением, форматированием данных и сортировкой результатов. Нюансов много, но подробная инструкция все расставит по местам!

Как добавить таблицу в Word. 7 распространенных способов

Массивы с данными в текстовом редакторе от Microsoft добавляются и через контекстное меню, и с помощью специальных шаблонов, закрепленных в разделе с «Экспресс-таблицами», и даже на основе уже введенного текста. От выбранного подхода напрямую зависит и итоговый результат (оформление, структура, вложенность), и время, которое предстоит потратить на дополнительную шлифовку и настройку оформления. А, значит, без подробного инструктажа не обойтись. Как действовать, куда нажимать и где искать подсказки – все хитрости и тонкости в разделах, представленных ниже.

1. Стандартная таблица в Word

Базовые таблицы в текстовом редакторе от Microsoft добавляются в документ через панель быстрого доступа, расположенную в верхней части интерфейса. Если выбрать раздел «Вставка», а после навести курсор на пункт «Таблица», то Word отобразит выпадающий список с действиями и разрешит воспользоваться специальным конструктором.

Выделенные квадраты по вертикали станут строками, а по горизонтали – столбцами. Максимальный размер базовой таблицы – 10×10 клеток. Подготовленная основа по умолчанию принимает стандартное оформление с фиксированным размером ячеек – «низкими» строками и «широкими» (на всю страницу) столбцами. Но перечисленные параметры полностью настраиваются. Но обо всем по порядку.

2. Таблица с настраиваемыми параметрами

Базовые таблицы в Word добавляются и по расширенному сценарию – вместо выделения клеток в конструкторе достаточно в выпадающем списке «Таблица» выбрать пункт «Вставить таблицу».

Меню с дополнительными параметрами содержит ряд дополнительных настроек, включая размер ширины столбцов (фиксированный, ориентируясь на содержимое ячеек или в зависимости от документа) и свободный выбор количества «клеток». Word разрешит ввести почти любые значения, а после мгновенно построит итоговую таблицу с заданными параметрами.

Полученный результат, как и в предыдущем случае, полностью настраивается – появится шанс раскрасить, растянуть и заполнить ячейки информацией в свободном режиме.

3. «Нарисованная» таблица

Крайне экспериментальный способ добавить таблицу в Word – воспользоваться инструментами для «рисования». Идея любопытная, но реализована неоднозначно: текстовый редактор не слишком точно распознает добавляемые геометрические фигуры, часто путается в границах и совсем не спешит выравнивать сетку и направлять «художников» в правильное русло. А потому обращаться к разделу рекомендуется лишь в том случае, если не обойтись без многоуровневой таблицы с объединенными ячейками и произвольной шириной столбцов.

Если шансы столкнуться с непредсказуемым или даже не слишком очевидным результатом не сильно пугают, то воспользоваться инструментами для рисования Word разрешает с помощью пункт «Нарисовать таблицу», появляющегося при взаимодействии с уже знакомым пунктом меню.

Как действовать дальше зависит от желаемого результата: редактор поддерживает добавление стандартных геометрических фигур (квадраты, прямоугольники, линии), разрешает дополнять столбцы и строки диагоналями и делить документ на части в произвольном порядке.

Сразу привыкнуть к особенностям рисования сложно – даже несмотря на всплывающие подсказки. Уж слишком часто сетка нарушается не слишком ровными линиями, находящимися на произвольном расстоянии от сторонних границ. И, если без гарантированной точности действий не обойтись, то намного быстрее воспользоваться конструктором базовых таблиц, а уже после внести недостающие коррективы.

4. Экспресс-таблицы в Microsoft Word

Шаблоны в Word стали появляться уже давно: разработчики еще в версии 2010 разрешали обращаться к заготовкам при подготовке новых документов. Буклеты, сопроводительные письма, резюме, заявки – редактор от Microsoft предлагал сразу выбрать подходящий формат, а после приступить к заполнению пустующих строк или загрузке недостающих иллюстраций.

Экспресс-таблицы – все те же шаблоны, но влияющие не на всю страницу в документе, а лишь на оформление таблицы с данными. Идея не нова, но реализована в Word крайне любопытно.

Разработчики разрешают за считанные секунды «составлять» календари, матрицы с данными и даже таблицы с заголовками. Вместе с примерами Word переносит и форматирование – заготовки содержат фон, необычные шрифты и дополнительные эффекты.

Список с шаблонами в Word до сих пор не слишком разнообразный – не больше 6-8 примеров в зависимости от версии табличного редактора. Но разработчики разрешают закреплять собственные работы среди заготовок, а после – применять в подходящий момент. Закрепляются «экспресс-таблицы» через одноименное меню с помощью кнопки «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».

Перед добавлением шаблона предстоит заполнить ряд текстовых полей – выбрать «Имя», разобраться с «Категорией» и «Коллекцией», а заодно заполнить дополнительные параметры. Редактировать всю информацию необязательно – даже если сразу нажать на «ОК» Word не станет задавать лишних вопросов.

Новый шаблон появится в нижней части списка «Экспресс-таблиц» и станет доступен для применения в любой момент времени.

5. Экспорт таблиц из Excel в Word

Если Word справляется с оформлением массивов данных почти безошибочно, то Excel и вовсе способен стать почти бескомпромиссной платформой для проведения сложных расчетов с необычной структурой. И подобную особенность разработчики разрешают полностью эксплуатировать. Достаточно в разделе «Таблицы» выбрать пункт «Таблица Excel».

Работает интеграция по необычному сценарию: после выбора посреди документа почти сразу появится специальный конструктор прямиком из Excel, поддерживающий формулы, дополнительное форматирование документов и даже сторонние расширения, добавленные в табличный редактор от Microsoft.

Появятся и сторонние обозначения – листы, строки и столбцы. Словом, Word разрешит полностью взаимодействовать с инструментами, представленными в Excel, а вместе с тем – добавлять новые значения и проводить расчеты.

Если подготовка таблицы завершена, то для возвращения к Word достаточно нажать в любом месте документа. Редактор сразу отобразит промежуточный результат, но в нестандартном формате – вместо полностью редактируемого массива появится лишь «слепок» со всеми подробностями. А потому не помешает привести заготовку к стандартному виду, воспользовавшись пунктом «Преобразовать в таблицу».

Word запросит несколько подробностей – сколько понадобится строк и столбцов и по какому принципу задавать ширину – в зависимости от содержимого или в соответствии с введенными числовыми значениями.

6. Добавление таблиц из сторонних источников

Текстовый редактор от Microsoft почти безошибочно переносит и таблицы, подготовленные за пределами Excel или найденные в сети. Копирует Word информацию с доскональной точностью – кроме ячеек с текстом в подготовленном документе появится и соответствующее оформление (границы, фон, заливка), и даже заголовки, отформатированные по ширине или по центру.

Переносятся таблицы без лишней подготовки и дополнительных действий: достаточно найти источник информации, выделить строки и столбцы, а после воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + C (или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать» из выпадающего списка).

Скопированные сведения вставляются в Word или с помощью Ctrl + V, или через уже знакомое контекстное меню. По умолчанию текстовый редактор переносит содержимое ячеек почти невпопад, лишь частично стараясь придерживаться хоть каких-то ориентиров.

Но итоговый результат вполне поправим – потребуется лишь воспользоваться тематическим меню «Вставка», а уже после выбрать вариант или «Сохранить исходное форматирование» (Word перенесет из браузера даже информацию о шрифтах, отступах и промежуточных интервалах), или «Объединить форматирование» (последний вариант подойдет в тех ситуациях, когда таблицу необходимо адаптировать под текущее оформление документа).

Вне зависимости от выбора результат в документе появится схожий: Word перенесет даты и числа, зафиксирует ширину и высоту столбцов и строк, скопирует флаги и даже расставит ссылки на дополнительные материалы. Если перечисленные подробности лишь мешают, то вносить частичные правки придется уже вручную.

7. Преобразование текста в таблицу

Представленные выше инструкции предусматривают работу с таблицами по одному алгоритму: сначала выбирается способ построения массива, а уже после столбцы и строки заполняются данными. Формат предсказуемый, но не всегда удобный – периодически встречаются ситуации, когда документ требует альтернативного подхода. Но и на сей раз с поставленной задачей Microsoft Word способен справиться – предстоит лишь разобраться с несколькими нюансами.

А именно — научиться разбивать текст на столбцы и строки с помощью специальных разделителей. Для наглядности в разделе «Главная» необходимо воспользоваться кнопкой «Отобразить все знаки», появляющейся в разделе «Абзац» (альтернативный вариант – воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + *).

Следующий этап – приведение текста к единообразному виду. Между словами предстоит проставить табуляцию для подготовки столбцов (кнопка Tab, лишние пробелы рекомендуется стереть), а в конце каждой строки нажать на Enter.

Повторять процедуру предстоит до тех пор, пока у текста не появится схожая структура – с похожими стрелочками и переносами. После подготовки предстоит выделить полученную основу, а затем обратиться к разделу «Макет», вывести уже знакомое контекстное меню и выбрать «Преобразовать в таблицу».

Если предыдущие действия проделаны корректно, то Word автоматически подставит значения в раздел «Размер таблицы», а заодно определится с шириной и знаком табуляции. Применяются параметры с помощью кнопки «ОК», результат появится вместо выделенного текста.

Если необходимо скрыть лишние символы, то предстоит воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + * или той же кнопкой на вкладке «Главная».

Как редактировать таблицы в Word

И базовые, и нарисованные, и выбранные из шаблонов таблицы в Word почти полностью редактируются. Разработчики из Microsoft разрешают настраивать макеты, менять шрифт и оформление, растягивать столбцы и строки. Предусмотрен и доступ к специальному конструктору, способному в полуавтоматическом режиме добавлять заливку для ячеек или видоизменять границы. Но как работает редактирование? Время разобраться в деталях.

Настройка формата отображения

Инструменты для поверхностной настройки таблиц во всем многообразии представлены на вкладке «Макет», включающей почти бесконечную коллекцию параметров, характеристики и надстроек.

Слева Word по умолчанию размещает кнопки «Выделить» (понадобится для выделения отдельных ячеек или всей таблицы сразу), «Отобразить сетку» (скрывает или вновь вырисовывает границы у строк и столбцов) и «Свойства». Последний пункт предусматривает глобальную настройку целого набора параметров.

Word разрешает определиться с шириной и высотой, настроить обтекание, задать границы и воспользоваться специальной заливкой. Предусмотрена даже возможность ввести замещающий текст или дополнить заголовки скрытым описанием.

Центральная часть категории «Макет» скрывает кнопки для рисования, добавления и удаления ячеек. Некоторые инструменты недоступны до тех пор, пока не выделены фрагменты таблицы, а другие заблокированы из-за иного способа подготовки массива с данными.

Правая часть «Макета» влияет на объединение и разделение ячеек, выравнивание текста в строках и столбцах, настройку размеров (фиксированные или динамически меняющиеся в зависимости от инструментов под рукой), и добавление кастомных данных, вроде формул или иллюстраций.

Эксперименты с конструктором таблиц

Word разрешает кроме работы с данными повлиять еще и на оформление таблиц с помощью специальных заготовок или стилей, или вручную – воспользовавшись заливкой и специальными инструментами для рисования.

Как и в случае с форматированием, вносить коррективы в «дизайн» предстоит на отдельной вкладке – «Конструктор». Тематический раздел появляется лишь в том случае, если в какой-то ячейке установлен курсор. После Word предложит посмотреть различные заготовки.

Сразу доступны «Простые» примеры, а еще «Таблицы-сетки» и «Таблицы-списки». При наведении курсора на шаблон таблица сразу начнет меняться – обрастать соответствующим фоном и разноцветными границами.

Если из доступных заготовок не выбрать подходящего варианта, то никто не мешает разобраться с оформлением и вручную – воспользовавшись «Заливкой» и «Обрамлением». «Заливка» разрешает добавить фон ячейкам из стандартной или расширенной палитры, а «Обрамление» понадобится при смене стилей границ – появится шанс выбрать толщину и стиль границ – от пунктирных линий с толщиной в 0,5 пт до специальных блоков с тройной заливкой.

Таблицы в Google Docs

Google Docs – кроссплатформенный текстовый редактор, доступный для работы из браузера или в адаптированных под мобильные операционные системы приложениях на iOS и Android. Часто «Документы» от Google называют альтернативой Microsoft Word – хотя бы из-за схожего подхода к оформлению интерфейса и почти одинакового набора инструментов и возможностей. Но ключевое преимущество Docs именно в способе распространения – каждый желающий способен без разовых платежей и подписок, и даже без загрузки программного обеспечения посмотреть документы или внести недостающие правки. Не возникнет проблем и с интерфейсом – оформлены редакторы почти одинаково.

Добавляются таблицы в Google Docs по схожему с Microsoft Word сценарию: тот же переход к разделу «Вставка», расположенному на панели быстрого доступа в верхней части интерфейса, тот же выбор подходящей сетки через интерактивное меню (размеры доступны нестандартные от 1×1 до 20×20). Способы же взаимодействия с подготовленной основой в редакторах различаются.

Если Microsoft Word содержит шаблоны с таблицами, разрешает гибко настраивать макет, и обращаться к дополнительным параметрам для смены оформления через выпадающие списки с действиями, то Google Docs предлагает действовать по иному алгоритму. Работ в 85% случаев построена на взаимодействии со всплывающими при наведении курсора на столбцы и строки значками и иконками. Через «плюсики» добавляются новые ячейки, «кнопкой» закрепляются заголовки, а с помощью «троеточие» сортируются значения по возрастанию или убыванию.

Если же курсор поставить в ячейку, то Google Docs отобразит иное меню, предназначенное для базовой настройки оформления – редактор разрешит выбрать, какие границы скрыть, а какие выводить даже поверх сторонних обозначений.

Перечисленных параметров вполне достаточно для базовой настройки таблиц, порой без дополнительных настроек не обойтись. Хотя бы для смены цвета границ или фона ячеек.

Подобные визуальные корректировки возможны через раздел «Формат», пункт контекстного меню «Таблицы» и раздел «Свойства». После выбора в правой части интерфейса сразу появится тематический блок с дополнительными параметрами для «Строки» и «Столбца», а еще скрывающимися в категории «Выравнивание» и «Цвет». Сторонние настройки пригодятся при выборе отступов и во время смены полей, а еще разрешат выставить фиксированные значения для высоты строк и способа заливки фона.

Как результат – Google Docs вполне способен стать частичной заменой для Microsoft Word, но лишь в том случае, если ведется работа над базовыми таблицами без запутанной вложенности элементов или сложного оформления.

И особенно в тех случаях, когда результатами необходимо поделиться с коллегами, а те находятся не за компьютером, но вынуждены прокомментировать документ и согласовать правки. Google Docs разрешит поделиться работой и отобразит результаты даже на мобильных операционных системах. Достаточно лишь разобраться с «Настройкам доступа» и предоставить друзьям или коллегам ссылку для просмотра.

Вердикт

Работать с таблицами в Word удобно – редактор поддерживает полноценное форматирование массивов с данными, разрешает обращаться за помощью к шаблонам и специальным визуальным заготовкам для быстрой смены оформления. Проблем не возникает и с экспортом информации из сторонних источников – с сайтов или Excel.

Несмотря на насыщенный функционал, Word вполне реально заменить с помощью Google Docs – кроме схожего сценария подготовки таблиц, альтернатива редактора от Microsoft поддерживает кроссплатформенное взаимодействие и разрешает работать с документами прямо в браузере и без загрузки дополнительного программного обеспечения.