Массив по выборке в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

С помощью средств Excel можно осуществлять выборку определенных данных из диапазона в случайном порядке, по одному условию или нескольким. Для решения подобных задач используются, как правило, формулы массива или макросы. Рассмотрим на примерах.

Как сделать выборку в Excel по условию

При использовании формул массива отобранные данные показываются в отдельной таблице. В чем и состоит преимущество данного способа в сравнении с обычным фильтром.

Исходная таблица:

Сначала научимся делать выборку по одному числовому критерию. Задача – выбрать из таблицы товары с ценой выше 200 рублей. Один из способов решения – применение фильтрации. В результате в исходной таблице останутся только те товары, которые удовлетворяют запросу.

Другой способ решения – использование формулы массива. Соответствующие запросу строки поместятся в отдельный отчет-таблицу.

Сначала создаем пустую таблицу рядом с исходной: дублируем заголовки, количество строк и столбцов. Новая таблица занимает диапазон Е1:G10.Теперь выделяем Е2:Е10 (столбец «Дата») и вводим следующую формулу: {}.

Чтобы получилась формула массива, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter. В соседний столбец – «Товар» — вводим аналогичную формулу массива: {}. Изменился только первый аргумент функции ИНДЕКС.

В столбец «Цена» введем такую же формулу массива, изменив первый аргумент функции ИНДЕКС.

В результате получаем отчет по товарам с ценой больше 200 рублей.

Такая выборка является динамичной: при изменении запроса или появлении в исходной таблице новых товаров, автоматически поменяется отчет.

Задача №2 – выбрать из исходной таблицы товары, которые поступили в продажу 20.09.2015. То есть критерий отбора – дата. Для удобства искомую дату введем в отдельную ячейку, I2.

Для решения задачи используется аналогичная формула массива. Только вместо критерия <= применяется =: {}.

Подобные формулы вводятся и в другие столбцы (принцип см. выше).

Теперь используем текстовый критерий. Вместо даты в ячейку I2 введем текст «Товар 1». Немного изменим формулу массива: {}.

Такая большая функция выборки в Excel.

Выборка по нескольким условиям в Excel

Сначала возьмем два числовых критерия:

Задача – отобрать товары, которые стоят меньше 400 и больше 200 рублей. Объединим условия знаком «*». Формула массива выглядит следующим образом: {}.

Это для первого столбца таблицы-отчета. Для второго и третьего – меняем первый аргумент функции ИНДЕКС. Результат:

Чтобы сделать выборку по нескольким датам или числовым критериям, используем аналогичные формулы массива.

Случайная выборка в Excel

Когда пользователь работает с большим количеством данных, для последующего их анализа может потребоваться случайная выборка. Каждому ряду можно присвоить случайный номер, а затем применить сортировку для выборки.

Исходный набор данных:

Сначала вставим слева два пустых столбца. В ячейку А2 впишем формулу СЛЧИС (). Размножим ее на весь столбец:

Теперь копируем столбец со случайными числами и вставляем его в столбец В. Это нужно для того, чтобы эти числа не менялись при внесении новых данных в документ.

Чтобы вставились значения, а не формула, щелкаем правой кнопкой мыши по столбцу В и выбираем инструмент «Специальная вставка». В открывшемся окне ставим галочку напротив пункта «Значения»:

Теперь можно отсортировать данные в столбце В по возрастанию или убыванию. Порядок представления исходных значений тоже изменится. Выбираем любое количество строк сверху или снизу – получим случайную выборку.

Источник

Содержание

1 Как сделать выборку в Excel по условию
2 Выборка по нескольким условиям в Excel
3 Случайная выборка в Excel
4 Выполнение выборки
- 4.1 Способ 1: применение расширенного автофильтра
- 4.2 Способ 2: применение формулы массива
- 4.3 Терминология
- 4.4 Пример 1. Классика жанра — товарный чек
- 4.5 Пример 2. Разрешите Вас… транспонировать?
- 4.6 Редактирование формулы массива
- 4.7 Пример 3. Таблица умножения
- 4.8 Пример 4. Выборочное суммирование
- 4.9 Ссылки по теме

Исходная таблица:

В столбец «Цена» введем такую же формулу массива, изменив первый аргумент функции ИНДЕКС.

В результате получаем отчет по товарам с ценой больше 200 рублей.

Для решения задачи используется аналогичная формула массива. Только вместо критерия }.

Подобные формулы вводятся и в другие столбцы (принцип см. выше).

Такая большая функция выборки в Excel.

Выборка по нескольким условиям в Excel

Сначала возьмем два числовых критерия:

Чтобы сделать выборку по нескольким датам или числовым критериям, используем аналогичные формулы массива.

Случайная выборка в Excel

Исходный набор данных:

Сначала вставим слева два пустых столбца. В ячейку А2 впишем формулу СЛЧИС (). Размножим ее на весь столбец:

При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.

Выполнение выборки

Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.

Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр». Она размещается в блоке настроек «Редактирование». В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр».

Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена на ленте в группе «Сортировка и фильтр».
После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту «Текстовые фильтры». Далее выбираем позицию «Настраиваемый фильтр…».
Активируется окно пользовательской фильтрации. В нем можно задать ограничение, по которому будет производиться отбор. В выпадающем списке для столбца содержащего ячейки числового формата, который мы используем для примера, можно выбрать одно из пяти видов условий:
- равно;
- не равно;
- больше;
- больше или равно;
- меньше.
Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию «Больше». В правое поле вписываем значение «10000». Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке «OK».
Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.
Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию «Меньше», а в поле справа вписываем значение «15000».
Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения «И» и «ИЛИ». По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение «ИЛИ», то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение «И», то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке «OK».
Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.
Аналогично можно настраивать фильтры и в других столбцах. При этом имеется возможность сохранять также фильтрацию и по предыдущим условиям, которые были заданы в колонках. Итак, посмотрим, как производится отбор с помощью фильтра для ячеек в формате даты. Кликаем по значку фильтрации в соответствующем столбце. Последовательно кликаем по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».
Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию «После или равно». В поле справа устанавливаем значение «04.05.2016». В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию «До или равно». В правом поле вписываем значение «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – «И». Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку «OK».
Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.
Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту «Удалить фильтр».
Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).
В данной таблице имеется ещё одна колонка – «Наименование». В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.
Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка «Текстовые фильтры» и «Настраиваемый фильтр…».
Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям «Картофель» и «Мясо». В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию «Равно». В поле справа от него вписываем слово «Картофель». Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию «Равно». В поле напротив него делаем запись – «Мясо». И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию «ИЛИ». Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке «OK».
Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.
Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке «Данные» щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена в группе «Сортировка и фильтр».
Второй вариант предполагает переход во вкладку «Главная». Там выполняем щелчок на ленте по кнопке «Сортировка и фильтр» в блоке «Редактирование». В активировавшемся списке нажимаем на кнопку «Фильтр».

При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.

Урок: Функция автофильтр в Excel

Способ 2: применение формулы массива

Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.

На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.
Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:
=ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000 Первый способ: Применение расширенного автофильтраНа листе Excel необходимо выделить область, среди данных, которых и нужно осуществить выборку. Во вкладке «Главная» нажимаете «Сортировка и фильтр» (находится в блоке настроек «Редактирование»). Далее нажимаете на фильтр.

Можно сделать иначе, после выделения области переходите во вкладку «Данные» и нажимаете на «Фильтр», размещенной в группе «Сортировка и фильтр».

Когда эти действия выполнены, в шапке таблицы должны появиться пиктограммы для запуска фильтрования. Они будут отображены острием вниз небольшими треугольниками в правом крае ячеек. Нажимаете на этот значок в начале того столбца, по которому и собираетесь сделать выборку. Запуститься меню, в нем переходите в «Текстовые фильтры» и выбираете «Настраиваемый фильтр…».

Теперь должно активироваться окно пользовательской фильтрации. В нем задаете ограничение, по которому и будет осуществляться отбор. Можно выбрать одно из пяти предложенных видов условий: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше.

После фильтрации остаются только те строчки, в которых сумма выручки превышает значение 10000 (как пример).

В этом же столбце есть возможность добавить и второе условие. Нужно снова вернуться в окно пользовательской фильтрации, а в его нижней части установить другую границу отбора. Переключатель выставляете в позицию «Меньше», а в поле справа вписываете «15000».

В таблице останутся только те строки, в которых сумма выручки не меньше 10000, но и не больше 15000.

В других столбцах выборка настраивается по аналогии. В нужном столбце нажимаете по значку фильтрации, а дальше последовательно кликаете по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».

Должно запуститься окно пользовательского автофильтра. Выполните, к примеру, отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. Нажимаете «После или равно», а в поле справа выставляете значение «04.05.2016». В нижнем блоке переключатель ставите в позицию «До или равно», а в правом поле вносите «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляете в положении по умолчанию, то есть «И». Для применения фильтрации кликаете на ОК.

Список теперь должен сократиться еще больше, потому что останутся только строки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 и это за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.

В одном из столбцов при желании можно сбросить фильтрацию. К примеру, можно сделать это для значений выручки. Нажимаете на значок автофильтра в соответствующем столбце. Выбираете «Удалить фильтр».

Выборка по сумме выручки отключится и останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).

В таблице есть и еще одна колонка под названием «Наименование». В ней расположенные данные в текстовом формате. По этим значениям тоже можно сформировать выборку. В наименовании столбца нажмите на значок фильтра. Переходите на «Текстовые фильтры», а затем «Настраиваемый фильтр…».

Снова откроется окно пользовательского фильтра, в котором можно сделать выборку, к примеру, по наименованиям «Мясо» и «Картофель». В первом блоке нужно установить переключатель в позиции «Равно» а в поле справа от него внести «Картофель». Переключатель нижнего блока поставить в позицию «Равно», а в поле напротив – «Мясо». Теперь следует установить переключатель совместимости условий в позиции «ИЛИ». Нажимаете ОК.

В новой выборке выставлены ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (Мясо и Картофель). Ограничений нет только по сумме выручки.

Можно фильтр удалить полностью и делается это теми же способами, которые применялись для его выставления. Для того чтобы сбросить фильтрацию во вкладке «Данные» нажмите на «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр».

Во втором варианте можно перейти во вкладку «Главная» и нажать там на «Сортировка и фильтр» в «Редактирование». Далее кликаете на «Фильтр».

Если использовать любой из указанных методов, то таблица удалится, а результаты выборки очистятся. То есть таблица будет отображать все ранее внесенные в нее данные.

Второй способ: Применение формулы массиваНа том же листе Excel создаете пустую таблицу с теми же наименованиями столбцов в шапке, которые имеются у исходника.

Все пустые ячейки необходимо выделить в первой колонке новой таблицы. В строку формул устанавливаете курсор, чтобы занести формулу — =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Для применения формулы нужно нажать на клавиши Ctrl+Shift+Enter.

Выделяете второй столбец с датами и ставите курсор в строку формул, чтобы занести — =ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Таким же способ в столбец с выручкой вносите такую формулу — =ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Чтобы далее привести таблицу в презентабельный вид, нужно выделить весь столбец, в том числе и ячейки с ошибками, а далее нажимаете правой кнопкой мыши и выбираете «Формат ячейки…».

Откроется окно форматирования, в котором нужно выбрать вкладку «Число». В «Числовые форматы» выбираете «Дата». В правой части окна при желании можно выбрать тип отображаемой даты, а когда все настройки будут внесены, то кликнуть на ОК.

Теперь все будет красиво, и дата отобразится корректно. Если в ячейках отображается значение «#ЧИСЛО!», то нужно применить условное форматирование. Все ячейки таблицы следует выделить (кроме шапки) и, находясь во вкладке «Главная» нажать на «Условное форматирование» (в блоке инструментов «Стили»). Появится список, в котором следует выбрать «Создать правило…».

Выбираете правила «Форматировать только ячейки, которые содержат», а в первом поле, находящемся под строкой «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбрать «Ошибки» и нажать «Формат…».

Запустится окно форматирования, в котором переходите на «Шрифт» и выбираете белый цвет. Кликаете на ОК.

Далее нажимаете на кнопку с точно таким же названием после того как вернулись в окно создания условий.

Перед вами появится, готовая выборка по указанному ограничению, и будет это все в отдельной таблице.

Третий способ: Выборка по нескольким условиям с помощью формулыВ отдельном столбце следует внести граничные условия для выборки.

По очереди выделяете пустые столбцы новой таблицы, чтобы внести в них необходимые три формулы. В первый столбец вносите — =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($D$2=C2:C29);СТРОКА(C2:C29);»»);СТРОКА(C2:C29)-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1)). Далее в колонки вбиваете такие же формулы, только изменяете координаты после наименования оператора ИНДЕКС на те, которые нужны и соответствуют определенным столбцам. Все по аналогии с предыдущим способом. Каждый раз после того как делаете ввод, не забывайте нажимать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Если нужно будет поменять границы выборки, то можно просто в колонке условий изменить граничные числа и тогда результат отбора будет автоматически изменен.

Четвертый способ: Случайная выборкаС левой стороны от таблицы нужно пропустить один столбец, а в ячейке следующего внести формулу — =СЛЧИС(), чтобы вывести на экран случайное число. Для ее активации нажимаете ENTER.

Если нужно сделать целый столбец случайных чисел, тогда устанавливаете курсор в нижний правый угол ячейки с содержащейся формулой. Должен появиться маркер заполнения, который следует протянуть вниз с помощью зажатия левой кнопки мыши. Делается это параллельно таблице с данными и до конца.

Диапазон ячеек будет содержать в себе формулу СЛЧИС, но работать с чистыми значениями не нужно. Копируете в пустой столбец справа и выделяете диапазон ячеек со случайными числами. Во вкладке «Главная» нажимаете на «Копировать».

Выделяете пустой столбец и нажимаете правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню. В группе инструментов «Параметры вставки» выбираете «Значения» (изображен в виде пиктограммы с цифрами).

Во вкладке «Главная» нажимаете на «Сортировка и фильтр», а затем «Настраиваемая сортировка».

Рядом с параметром «Мои данные содержат заголовки» ставите галочку. В строке «Сортировать по» указываете название того столбца, в котором находятся скопированные значения случайных чисел. В строке «Сортировка» настройки остаются по умолчанию. В строке «Порядок» выбираете параметр «По возрастанию» или «По убыванию». Кликаете на ОК.

Значения таблицы должны выстроиться в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Любое количество первых строчек из таблицы можно взять и считать их результатом случайной выборки.

Терминология

Под массивом обычно понимают набор данных, объединенных в группу. Массивы бывают одномерные (элементы массива образуют строку или столбец) или двумерные (матрица). Легко сообразить, что почти в любой таблице Excel при желании можно найти один или несколько таких массивов:

Формулы массива в Excel — это специальные формулы для обработки данных из таких массивов. Формулы массива делятся на две категории — те, что возвращают одно значение и те, что дают на выходе целый набор (массив) значений. Рассмотрим их на простых примерах…

Пример 1. Классика жанра — товарный чек

Задача: рассчитать общую сумму заказа. Если идти классическим путем, то нужно будет добавить столбец, где перемножить цену и количество, а потом взять сумму по этому столбцу. Если же применить формулу массива, то все будет гораздо красивее:
1. выделяем ячейку С7
2. вводим с клавиатуры =СУММ(
3. выделяем диапазон B2:B5
4. вводим знак умножения (звездочка)
5. выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку функции СУММ — в итоге должно получиться так:
6. чтобы Excel воспринял нашу формулу как формулу массива жмем не Enter, как обычно, а Ctrl + Shift + Enter
Вуаля!

Т.е. Excel произвел попарное умножение элементов массивов B2:B5 и C2:C5 и образовал новый массив стоимостей (в памяти компьютера), а затем сложил все элементы этого нового массива.

Обратите внимание на фигурные скобки, появившиеся в формуле — отличительный признак формулы массива. Вводить их вручную с клавиатуры бесполезно — они автоматически появляются при нажатии Ctrl + Shift + Enter.

Пример 2. Разрешите Вас… транспонировать?

При работе с таблицами часто возникает необходимость поменять местами строки и столбцы, т.е. развернуть таблицу на бок, чтобы данные, которые раньше шли по строке, теперь располагались в столбцах и наоборот. В математике такая операция называется транспонированием. При помощи формулы массива и функции ТРАНСП (TRANSPOSE) это делается на раз.

Допустим, имеем двумерный массив ячеек, который хотим транспонировать.
- Выделяем диапазон ячеек для размещения транспонированной таблицы. Поскольку исходный массив ячеек был 8 строк на 2 столбца, то надо выделить диапазон пустых ячеек размером 2 строки на 8 столбцов.
- вводим функцию транспонирования =ТРАНСП(
- в качестве аргумента функции выделяем наш массив ячеек A1:B8
жмем Ctrl + Shift + Enter и получаем «перевернутый массив» в качестве результата:

Редактирование формулы массива

Если формула массива расположена не в одной ячейке (как в Примере 1), а в нескольких ячейках (как в Примере 2), то Excel не позволит редактировать или удалить одну отдельно взятую формулу (например в ячейке D10) и выдаст предупреждающее сообщение Невозможно изменить часть массива.

Для редактирования формулы массива необходимо выделить весь диапазон (A10:H11 в нашем случае) и изменить формулу в строке формул (или нажав F2). Затем необходимо повторить ввод измененной формулы массива, нажав сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Excel также не позволит свободно перемещать ячейки, входящие в формулу массива или добавлять новые строки-столбцы-ячейки в диапазон формулы массива (т.е. в диапазон A10:H11 в нашем случае)

Пример 3. Таблица умножения

Вспомните детство, школу, свою тетрадку по математике… На обороте тетради на обложке было что? Таблица умножения вот такого вида:

При помощи формул массива она вся делается в одно движение:
1. выделяем диапазон B2:K11
2. вводим формулу =A2:A11*B1:K1
3. жмем Ctrl + Shift + Enter, чтобы Excel воспринял ее как формулу массива
и получаем результат:

Пример 4. Выборочное суммирование

Посмотрите как при помощи одной формулы массива красиво и легко выбираются данные по определенному товару и заказчику:

В данном случае формула массива синхронно пробегает по всем элементам диапазонов C3:C21 и B3:B21, проверяя, совпадают ли они с заданными значениями из ячеек G4 и G5. Если совпадения нет, то результат равенства ноль, если совпадение есть, то единица. Таким образом суммы всех сделок, где заказчик не ANTON и товар не Boston Crab Meat умножаются на ноль и суммируются только нужные заказы.

Ссылки по теме
- Формула массива для извлечения непустых ячеек из диапазона
- Формула массива для извлечения уникальных ячеек из диапазона
- Формула массива для извлечения данных из списка (многоразовый ВПР)

Источник

Содержание

Выполнение выборки
- Способ 1: применение расширенного автофильтра
- Способ 2: применение формулы массива
- Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы
- Способ 4: случайная выборка
Вопросы и ответы

Выполнение выборки

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр». Она размещается в блоке настроек «Редактирование». В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр».

Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена на ленте в группе «Сортировка и фильтр».

После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту «Текстовые фильтры». Далее выбираем позицию «Настраиваемый фильтр…».

Активируется окно пользовательской фильтрации. В нем можно задать ограничение, по которому будет производиться отбор. В выпадающем списке для столбца содержащего ячейки числового формата, который мы используем для примера, можно выбрать одно из пяти видов условий:
- равно;
- не равно;
- больше;
- больше или равно;
- меньше.
Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию «Больше». В правое поле вписываем значение «10000». Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке «OK».

Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.

Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию «Меньше», а в поле справа вписываем значение «15000».
Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения «И» и «ИЛИ». По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение «ИЛИ», то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение «И», то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке «OK».

Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.

Аналогично можно настраивать фильтры и в других столбцах. При этом имеется возможность сохранять также фильтрацию и по предыдущим условиям, которые были заданы в колонках. Итак, посмотрим, как производится отбор с помощью фильтра для ячеек в формате даты. Кликаем по значку фильтрации в соответствующем столбце. Последовательно кликаем по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».

Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию «После или равно». В поле справа устанавливаем значение «04.05.2016». В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию «До или равно». В правом поле вписываем значение «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – «И». Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку «OK».

Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.

Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту «Удалить фильтр».

Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).

В данной таблице имеется ещё одна колонка – «Наименование». В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.
Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка «Текстовые фильтры» и «Настраиваемый фильтр…».

Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям «Картофель» и «Мясо». В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию «Равно». В поле справа от него вписываем слово «Картофель». Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию «Равно». В поле напротив него делаем запись – «Мясо». И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию «ИЛИ». Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке «OK».

Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.

Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке «Данные» щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена в группе «Сортировка и фильтр».

Второй вариант предполагает переход во вкладку «Главная». Там выполняем щелчок на ленте по кнопке «Сортировка и фильтр» в блоке «Редактирование». В активировавшемся списке нажимаем на кнопку «Фильтр».

Урок: Функция автофильтр в Excel

Способ 2: применение формулы массива

На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.

Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:
=ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

Естественно, в каждом конкретном случае адрес ячеек и диапазонов будет свой. На данном примере можно сопоставить формулу с координатами на иллюстрации и приспособить её для своих нужд.

Так как это формула массива, то для того, чтобы применить её в действии, нужно нажимать не кнопку Enter, а сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Делаем это.

Выделив второй столбец с датами и установив курсор в строку формул, вводим следующее выражение:
=ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

Жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Аналогичным образом в столбец с выручкой вписываем формулу следующего содержания:
=ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

Опять набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Во всех трех случаях меняется только первое значение координат, а в остальном формулы полностью идентичны.

Как видим, таблица заполнена данными, но внешний вид её не совсем привлекателен, к тому же, значения даты заполнены в ней некорректно. Нужно исправить эти недостатки. Некорректность даты связана с тем, что формат ячеек соответствующего столбца общий, а нам нужно установить формат даты. Выделяем весь столбец, включая ячейки с ошибками, и кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В появившемся списке переходим по пункту «Формат ячейки…».

В открывшемся окне форматирования открываем вкладку «Число». В блоке «Числовые форматы» выделяем значение «Дата». В правой части окна можно выбрать желаемый тип отображения даты. После того, как настройки выставлены, жмем на кнопку «OK».

Теперь дата отображается корректно. Но, как видим, вся нижняя часть таблицы заполнена ячейками, которые содержат ошибочное значение «#ЧИСЛО!». По сути, это те ячейки, данных из выборки для которых не хватило. Более привлекательно было бы, если бы они отображались вообще пустыми. Для этих целей воспользуемся условным форматированием. Выделяем все ячейки таблицы, кроме шапки. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Условное форматирование», которая находится в блоке инструментов «Стили». В появившемся списке выбираем пункт «Создать правило…».

В открывшемся окне выбираем тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле под надписью «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбираем позицию «Ошибки». Далее жмем по кнопке «Формат…».

В запустившемся окне форматирования переходим во вкладку «Шрифт» и в соответствующем поле выбираем белый цвет. После этих действий щелкаем по кнопке «OK».

На кнопку с точно таким же названием жмем после возвращения в окно создания условий.

Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.

Урок: Условное форматирование в Excel

Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.

Вписываем в отдельном столбце граничные условия для выборки.

Как и в предыдущем способе, поочередно выделяем пустые столбцы новой таблицы и вписываем в них соответствующие три формулы. В первый столбец вносим следующее выражение:
=ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($D$2=C2:C29);СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА(C2:C29)-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

В последующие колонки вписываем точно такие же формулы, только изменив координаты сразу после наименования оператора ИНДЕКС на соответствующие нужным нам столбцам, по аналогии с предыдущим способом.

Каждый раз после ввода не забываем набирать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Преимущество данного способа перед предыдущим заключается в том, что если мы захотим поменять границы выборки, то совсем не нужно будет менять саму формулу массива, что само по себе довольно проблематично. Достаточно в колонке условий на листе поменять граничные числа на те, которые нужны пользователю. Результаты отбора тут же автоматически изменятся.

Способ 4: случайная выборка

В Экселе с помощью специальной формулы СЛЧИС можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.

Слева от таблицы пропускаем один столбец. В ячейке следующего столбца, которая находится напротив первой ячейки с данными таблицы, вписываем формулу:
=СЛЧИС()

Эта функция выводит на экран случайное число. Для того, чтобы её активировать, жмем на кнопку ENTER.

Для того, чтобы сделать целый столбец случайных чисел, устанавливаем курсор в нижний правый угол ячейки, которая уже содержит формулу. Появляется маркер заполнения. Протягиваем его вниз с зажатой левой кнопкой мыши параллельно таблице с данными до её конца.

Теперь у нас имеется диапазон ячеек, заполненный случайными числами. Но, он содержит в себе формулу СЛЧИС. Нам же нужно работать с чистыми значениями. Для этого следует выполнить копирование в пустой столбец справа. Выделяем диапазон ячеек со случайными числами. Расположившись во вкладке «Главная», щелкаем по иконке «Копировать» на ленте.

Выделяем пустой столбец и кликаем правой кнопкой мыши, вызывая контекстное меню. В группе инструментов «Параметры вставки» выбираем пункт «Значения», изображенный в виде пиктограммы с цифрами.

После этого, находясь во вкладке «Главная», кликаем по уже знакомому нам значку «Сортировка и фильтр». В выпадающем списке останавливаем выбор на пункте «Настраиваемая сортировка».

Активируется окно настройки сортировки. Обязательно устанавливаем галочку напротив параметра «Мои данные содержат заголовки», если шапка имеется, а галочки нет. В поле «Сортировать по» указываем наименование того столбца, в котором содержатся скопированные значения случайных чисел. В поле «Сортировка» оставляем настройки по умолчанию. В поле «Порядок» можно выбрать параметр как «По возрастанию», так и «По убыванию». Для случайной выборки это значения не имеет. После того, как настройки произведены, жмем на кнопку «OK».

После этого все значения таблицы выстраиваются в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Можно взять любое количество первых строчек из таблицы (5, 10, 12, 15 и т.п.) и их можно будет считать результатом случайной выборки.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию СЛЧИС.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Источник

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel для iPad Excel для iPhone Excel для планшетов с Android Excel для телефонов с Android Еще…Меньше

Функция СЛУЧМАССИВ возвращает массив случайных чисел. Вы можете указать количество заполняемых строк и столбцов, минимальное и максимальное значения, а также какие значения необходимо возвращать: целые или десятичные.

В приведенных ниже примерах создан массив из 5 строк и 3 столбцов. В первом возвращается случайный набор значений от 0 до 1, что соответствует действию по умолчанию функции СЛУЧМАССИВ. В следующем возвращается ряд случайных десятичных значений от 1 до 100. В третьем примере возвращается ряд случайных целых чисел от 1 до 100.

Синтаксис

=СЛУЧМАССИВ([строки];[столбцы];[минимум];[максимум];[целое_число])

Аргумент	Описание
[rows] Необязательный	Количество возвращаемых строк
[столбцы] Необязательный	Количество возвращаемых столбцов
[минимум] Необязательный	Минимальное число, которое нужно вернуть
[максимум] Необязательный	Максимальное число, которое нужно вернуть
[целое_число] Необязательный	Возврат целого числа или десятичного значения При значении ИСТИНА возвращается целое число При значении ЛОЖЬ возвращается десятичное число.

Примечания:

Если не ввести аргумент строк или столбцов, функция СЛУЧМАССИВ возвращает одно значение в интервале от 0 до 1.
Если не ввести аргумент минимального или максимального значения, функция СЛУЧМАССИВ по умолчанию использует значения 0 и 1 соответственно.
Аргумент минимального числа должен быть меньше максимального числа, в противном случае функция СЛУЧМАССИВ возвращает ошибку #ЗНАЧ!.
Если не ввести аргумент «целое_число», функция RANDARRY по умолчанию устанавливает значение ЛОЖЬ или десятичное значение.
Функция СЛУЧМАССИВ возвращает массив, который будет рассеиваться, если это будет конечным результатом формулы. Это означает, что Excel будет динамически создавать соответствующий по размеру диапазон массива при нажатии клавиши ВВОД. Если ваши вспомогательные данные хранятся в таблице Excel, тогда массив будет автоматически изменять размер при добавлении и удалении данных из диапазона массива, если вы используете структурированные ссылки. Дополнительные сведения см. в статье Поведение рассеянного массива.
Функция СЛУЧМАССИВ отличается от функции СЛЧИС тем, что функция СЛЧИС не возвращает массив, поэтому ее нужно копировать в весь диапазон.
Массив может рассматриваться как строка со значениями, столбец со значениями или комбинация строк и столбцов со значениями. В приведенном выше примере массивом для формулы СЛУЧМАССИВ является диапазон D2:F6 из 5 строк и 3 столбцов.
Приложение Excel ограничило поддержку динамических массивов в операциях между книгами, и этот сценарий поддерживается, только если открыты обе книги. Если закрыть исходную книгу, все связанные формулы динамического массива вернут ошибку #ССЫЛКА! после обновления.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Функция ФИЛЬТР

Функция ПОСЛЕДОВ

Функция СОРТ

Функция СОРТПО

Функция УНИК

Ошибки #ПЕРЕНОС! в Excel

Динамические массивы и поведение массива с переносом

Оператор неявного пересечения: @

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Это глава из книги: Майкл Гирвин. Ctrl+Shift+Enter. Освоение формул массива в Excel.

Предыдущая глава Оглавление Следующая глава

Выборки, основанные на одном или нескольких условиях. Ряд функций Excel используют операторы сравнения. Например, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН, СЧЁТЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИМН, СРЗНАЧЕСЛИ и СРЗНАЧЕСЛИМН. Эти функции осуществляют выборки на основе одного или нескольких условий (критериев). Проблема в том, что эти функции могут только складывать, подсчитывать количество, и находить среднее. А если вы хотите наложить условия на поиск, например, максимального значения или стандартного отклонения? В этих случаях, поскольку не существует встроенной функции, вы должны изобрести формулу массива. Нередко это связано с использованием оператора сравнения массивов. Первый пример в этой главе, показывает, как рассчитать минимальное значения при одном условии.

Воспользуемся функцией ЕСЛИ, чтобы выбрать элементы массива, отвечающие условию. На рис. 4.1 в левой таблице присутствуют столбец с названиями городов и столбец с временем. Требуется найти минимальное время для каждого города и поместить это значение в соответствующую ячейку правой таблицы. Условие для выборки – название города. Если вы используете функцию МИН, то сможете найти минимальное значение столбца В. Но как вы выберите только те числа, что относятся только к Окленду? И как вам скопировать формулы вниз по колонке? Поскольку в Excel нет встроенной функции МИНЕСЛИ, вам необходимо написать оригинальную формулу, совмещающую функции ЕСЛИ и МИН.

Рис. 4.1. Цель формулы: выбрать минимальное время для каждого города

Скачать заметку в формате Word или pdf в формате Excel2013

Как показано на рис. 4.2, вам следует начать ввод формулы в ячейку E3 с функции МИН. Но вы же не можете поместить в аргумент число1 все значения столбца B!? Вы хотите отобрать только те значения, которые относятся к Окленду.

Рис. 4.2. Начните с ввода функции МИН

Как показано на рис. 4.3, на следующем этапе введите функцию ЕСЛИ в качестве аргумента число1 для МИН. Вы вложили ЕСЛИ внутрь МИН.

Рис. 4.3. Добавьте ЕСЛИ внутрь МИН

Разместив курсор в месте введения аргумента лог_выражение функции ЕСЛИ (рис. 4.4), вы выделяете диапазон с названиями городов А3:А8, а затем нажимаете F4, чтобы сделать ссылки на ячейки абсолютными (подробнее см., например, Относительные, абсолютные и смешанные ссылки на ячейки в Excel). Затем вы набираете сравнительный оператор – знак равенства. Наконец, вы выделите ячейку слева от формулы – D3, оставляя ссылку на нее относительной. Сформулированное условие позволит выбрать только Окленды при просмотре диапазона А3:А8.

Рис. 4.4. Создайте оператор массива в аргументе лог_выражение функции ЕСЛИ

Итак, вы создали оператор массива с помощью оператора сравнения. В любой момент обработки массива оператор массива является оператором сравнения, так что результатом его работы будет массив, состоящий из значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. Чтобы убедиться в этом, выделите массив (для этого щелкните во всплывающей подсказке на аргумент лог_выражение) и нажмите F9 (рис. 4.5). Обычно вы используете один аргумент лог_выражение, возвращающее либо ИСТИНУ, либо ЛОЖЬ; здесь же результирующий массив вернет несколько значений ИСТИНЫ и ЛЖИ, так что функция МИН выберет минимальное число только для тех городов, которые соответствуют значению ИСТИНА.

Рис. 4.5. Чтобы увидеть массив, состоящий из значений ИСТИНА и ЛОЖь, щелкните во всплывающей подсказке на аргумент лог_выражение и нажмите F9

Надеюсь, вы не забыли (см. главу 2), чтобы «не испортить» формулу после F9 нажмите Ctrl+Z, и формула вернется в исходное состояние.

Как показано на рис. 4.7, далее следует ввести точку с запятой, чтобы перейти к вводу аргумента значение_если_истина функции ЕСЛИ (обратите внимание, что во всплывающей подсказке выделился второй аргумент функции ЕСЛИ). Ведите диапазон В3:В8 и нажмите F4. Выделенный диапазон должен иметь такой же размер, как и массив аргумента лог_выражение (в нашем случае в каждом массиве по 6 элементов). На этом ввод можно завершить, так как аргумент значение_если_ложь является необязательным, и вы, действительно, не хотите что-то считать, для тех ячеек, где аргумента лог_выражение принимает значение ЛОЖЬ. Функция МИН запрограммирована так, что проигнорирует логические значения.

Рис. 4.7. Введите диапазон в аргумент значение_если_истина

Как только вы ввели закрывающую скобку функции ЕСЛИ, всплывающая подсказка «сообразила», что ввод функции ЕСЛИ завершен, и стала показывать синтаксис функции МИН (рис. 4.8). Обратите внимание, что вся функция ЕСЛИ разместилась в аргументе число1 функции МИН.

Рис. 4.8. Функция ЕСЛИ заняла место число1 среди аргументов функции МИН

Чтобы увидеть массив, возвращаемый функцией ЕСЛИ, во всплывающей подсказке щелкните на аргумент1, и нажмите F9 (рис. 4.9). Видно, что массив вернул 4 ЛОЖНЫХ логических значения, когда город не совпадает с Oakland и два числа – 9 и 6 – когда город совпадает с Oakland. Это удивительное использование функции ЕСЛИ позволяет отфильтровать значения, которые вам не нужны и найти минимум только среду «нужных» значений. Аналогичным образом вы можете использовать функцию ЕСЛИ и в других агрегатных функций, таких как МАКС и СТАНДОТКЛОН (СТАНДОТКЛОН.В и СТАНДОТКЛОН.Г в версии Excel2010).

Рис. 4.9. Во всплывающей подсказке щелкните на аргумент1, и нажмите F9, чтобы увидеть результирующий массив

Введите вторую закрывающую скобку (для функции МИН). Чтобы убедится, что функция ЕСЛИ не была изначально запрограммирована для обработки массивов, поместите курсор обратно в аргумент лог_выражение функции ЕСЛИ (кликните во всплывающей подсказке на этом аргументе, чтобы выделить содержимое, относящееся к нему). Обратите внимание, что весь массив «сидит» в аргументе лог_выражение (рис. 4.10). Т.е. Excel не понимает, что перед ним функция массива, эта функция не была изначально запрограммирована для обработки массивов, поэтому чтобы завершить ввод формулы в ячейку нажмите Ctrl+Shift+Enter. После этого Excel поместит фигурные скобки в начале и в конце формулы.

Рис. 4.10. Функция ЕСЛИ изначально не предназначена для работы с массивами, поэтому для корректного ввода формулы нажмите Ctrl+Shift+Enter

Вы можете скопировать формулы массива вниз столбца; фигурные скобки также копируются (рис. 4.12). Если вы измените исходные данные (названия городов и/или время), формулы массива отработают эти изменения и немедленно покажут новый результат.

Рис. 4.12 Формулу массива можно «протащить» вниз по столбцу

Только что вы создали прекрасную формулу массива! Однако, чтобы в каждом конкретном случае быть способным выбирать оптимальные пути решения, предлагаю вам кратко ознакомиться с функциями баз данных и сводных таблиц.

Функции для работы с базами данных

В Excel есть группа из 12 функций для работы с базами данных (их еще называют БД-функции). Эти функции могут производить расчеты на основе критериев. Например, ДМИН, ДМАКС, БДСУММ. Эти функции отлично справятся с работой, если у вас один-единственный расчет, а колонки имеют заголовки. На рис. 4.13 показано, как можно использовать функцию ДМИН для вычисления минимального времени по городу Окленд. Преимущество БД-функций заключается в том, что если вам нужно сделать единственное вычисление, например, найти минимальное время для Окленда (а по Сиэтлу и др. не интересует), то ДМИН создать проще, чем описанную выше =МИН(ЕСЛИ()) формулу массива. Да и работать ДМИН будет быстрее, чем формула массива (что важно при больших объемах данных). К недостатку БД-функции можно отнести требование формировать аргумент критерий из двух полей: заголовка и собственно критерия (рис. 4.14).

Рис. 4.13. Функция ДМИН

Рис. 4.14. Аргумент критерий должен содержать заголовок (D2) и критерий (D3)

На рис. 4.15 показано, во что может превратиться конструкция с ДМИН, если вам необходимо извлечь данные для нескольких городов. К тому же вам не удастся «протянуть» формулу вдоль колонки. На рис. 4.15 показаны формулы, которые необходимые ввести для каждого города.

Рис. 4.15. «Протащить» БД-функцию по колонке не получится

Если бы вам требовалось извлечь минимальное время для большого числа городов, функция ДМИН доставила бы вам много хлопот. Рис. 4.16 показывает метод, который использует БД-функцию совместно с опцией Excel Таблицей данных для облегчения выборки по большому количеству городов (в главе 21 Таблицы данных рассматриваются более подробно).

Рис. 4.16. БД-функция и Таблица данных, работая вместе, могут заменить функцию массива

Чтобы получить результат как на рис. 4.16, выполните следующее:

Шаг 1. Создайте формулу ДМИН в ячейке Е3.

Шаг 2. Поместите названия городов в ячейки D6:D8.

Шаг 3. В ячейке Е5 создайте ссылку на ячейку Е3.

Шаг 4. Выделите область D5:Е8.

Шаг 5. Откройте диалоговое окно Таблицы данных, для чего нажмите Alt Д, а затем Т, или пройдите по меню Данные — Работа с данными — Анализ «что если» — Таблица данных

Шаг 6. Введите D3 в область «Подставлять значения по строкам в:» (всё равно, какую ссылку вы введете – абсолютную или относительную).

Итак, когда использовать ДМИН, а когда формулу массива МИН(ЕСЛИ(…))? Если вам нужно выполнить единственное вычисление, и данные у вас организованы надлежащим образом (имеются заголовки), используйте ДМИН. Если у вас много вычислений и/или данные не организованы для быстрого использования БД-функций, воспользуйтесь формулой массива. Рассмотрите также возможность совместного использования БД-функции и инструмента Таблица данных.

Сводные таблицы

Если вам не требуется, чтобы после внесения изменений в исходные данные, результаты мгновенно обновлялись (что характерно для формул), рассмотрите возможность использования сводной таблицы, которая позволит применить один или несколько критериев для отбора данных. Почему? Потому что сводные таблицы довольно легко создать. Особенно они будут полезны, если критериев много, и/или они весьма «заковыристые». Этот раздел просматривает одну-вычисление условия. Рис. 4.17 показан завершенный сводная Таблица для расчета минимального с одним условием.

Рис. 4.17. Создать сводную таблицу быстро и просто

Чтобы получить результат как на рис. 4.16, выполните следующее:

Шаг 1. Убедитесь, что все колонки имеют имена и нет пустых строк и колонок.

Шаг 2. Встаньте на любую ячейку исходных данных перейдите на вкладку ленты Вставить и в области Таблицы кликните на Сводная таблица.

Шаг 3. В открывшемся диалоговом окне Создание сводной таблицы включите На существующий лист и в поле Диапазон введите D1.

Шаг 4. Перетащите Город поле Строки и Время, ч в поле Значения.

Шаг 5. Щелкните правой кнопкой мыши на одной из ячеек диапазона Е1:Е4 и в контекстном меню выберите опцию Параметры полей значений; в открывшемся окне на вкладке Операция выберите Минимум.

Шаг 6. Встаньте на любую ячейку сводной таблицы, и сделайте активной вкладку Работа со сводными таблицами – Конструктор; в области Макет кликните на Общие итоги и выберите Отключить для строк и столбцов; там же (в области Макет) кликните на Макет отчета и выберите Показать в табличной форме.

Шаг 7. Кликните на ячейке D1 и введите Город, кликните на Е1 и введите Минимальное время.

Так что же предпочесть: сводную таблицу или формулу массива? Главный недостаток сводных таблиц заключается в том, что они не обновляются сразу же после изменения исходных данных (нужно встать на любую ячейку сводной таблицы, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать Обновить). В то же время формулы обновляются моментально. Если у вас несколько критериев для отбора, сводные таблицы позволяют проще справиться с ними, перетаскивая поля в области строк, колонн, значений и фильтра. Формулы массива с каждым дополнительным критерием становятся всё сложнее и сложнее. Если вы хотите изменить функцию, в сводной таблице вы просто щелкните правой кнопкой мыши и выберите одну из операций: Сумма, Количество, Минимум… (всего их 11). Используя формулу массива, необходимо перестроить формулу, но… в вашем распоряжении не 11, а 350 функций Excel. Сводные таблице занимают место на листе, их сложнее форматировать. Если в вашем арсенале будет и то, и другое, вы сможете гибче решать стоящие перед вами задачи.

Операции сравнения массивов с несколькими условиями

Если у вас нескольких критериев, вы можете использовать несколько функций ЕСЛИ в одной формуле (количество функций ЕСЛИ равно числу критериев). Например, определим максимальное количество продаж для каждого представителя в западном регионе (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Цель – рассчитать максимальный объем продаж для каждого сотрудника на западе

Вы хотите написать формулу, которую можно «протянуть» по столбцу, также вы хотите, чтобы формула автоматически обновлялась при изменении исходных данных. Вы можете решить задачу с помощью функции МАКС с двумя вложенными функциями ЕСЛИ. Начните ввод формулы в ячейку F5 с функции МАКС; в качестве аргумента число1 вложите функцию ЕСЛИ, которая позволит вам выбрать только те значения, которые соответствуют вашим условиям (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Наберите =МАКС(ЕСЛИ(

В качестве первого аргументу лог_выражение функции ЕСЛИ наберите оператор сравнения, спрашивающий: «совпадает ли значение в столбце Регион с условием в ячейке F2?» (рис. 4.20). В качестве результата оператор сравнения $A$3:$A$12=$F$2 вернет последовательность значений ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Рис. 4.20. Введите оператор массива

Далее введите разделитель – точка с запятой, и всплывающая подсказка покажет, что вы переместились из области набора аргумента лог_выражение к набору аргумента значение_если_истина (рис. 4.21). Обычно, здесь вводят значение, которые хотят получить в случае если аргумент лог_выражение вернул значение ИСТИНА, но ведь у вас есть еще одно условие, поэтому введите еще одну функцию ЕСЛИ (рис. 4.22). В качестве первого аргумента введите оператор массива, спрашивающий: «совпадает ли значение в столбце Представитель с условием в ячейке Е5?»

Рис. 4.21. Введите разделитель – точку с запятой – это перенесет вас в область набора следующего аргумента

Рис. 4.22. Добавьте вторую функцию ЕСЛИ и оператор массива, проверяющий второе условие

Просто чтобы убедиться, что вторая ЕСЛИ «сидит» в аргументе значение_если_истина первой ЕСЛИ, встаньте курсором на втором слове ЕСЛИ (рис. 4.23). Видно, что во всплывающей подсказке выделился аргумент значение_если_истина. До Excel 2007, вы могли вложить друг в друга до семи функций ЕСЛИ; начиная с Excel 2007 вы можете вложить до 64 функций.

Рис. 4.23. Вторая ЕСЛИ «сидит» в аргументе значение_если_истина первой ЕСЛИ

Введите разделитель – точку с запятой. Теперь вы можете добавлять массив Продажи в качестве аргумента значение_если_истина второй ЕСЛИ (рис. 4.24). Эмпирическое правило для внедрения друг в друга функций ЕСЛИ гласит: продолжайте последовательно вводить функции ЕСЛИ в качестве аргумента лог_выражение предыдущей ЕСЛИ, пока у вас не закончатся условия. Затем вы можете ввести в качестве аргумента значение_если_истина. При этом все значения аргументов значение_если_ложь могут быть опущены, поскольку функция МАКС (и целый ряд других) игнорирует логические значения.

Рис. 4.24. Введите диапазон значений для аргумента значение_если_истина второй ЕСЛИ

Три закрывающие скобки завершат набор формулы (рис. 4.25). Вы можете проверить, что вы набрали правильное число закрывающих скобок, следя за их цветом. Последняя закрывающая скобка должна иметь тот же цвет, что и первая открывающая.

Рис. 4.25. Черная закрывающая скобка означает, что набор формулы завершен

Если во всплывающей подсказке вы щелкните на аргумент число1, а затем нажмете клавишу F9, то увидите, что две вложенные функции ЕСЛИ отобрали только те значения, которые соответствуют обоим критериям (рис. 4.26). Числа 914 и 610 были выбраны потому, что они относятся, как к региону Запад, так и к представителю Chin.

Рис. 4.26. Две вложенные функции ЕСЛИ отобрали только те значения, которые соответствуют обоим критериям

Примечание: рассмотренный пример демонстрирует И критерии. С И критериями, все условия функций ЕСЛИ должны вернуть значение ИСТИНА. В главе 11, вы познакомитесь с ИЛИ критерием; для истинности всего выражения, по крайней мере, одна ЕСЛИ должна вернуть значение ИСТИНА.

Еще пара слов о том, как работает формула. Каждая из двух функций ЕСЛИ проверяет свой массив: первая – А3:А12 на предмет совпадения со значением в F2, вторая – В3:В12 на совпадение с Е5. Только в том случае, когда оба условия выполнены, функция ЕСЛИ возвращает соответствующие значения из третьего массива – С3:С12. Формула выглядит так:

=МАКС(ЕСЛИ({ИСТИНА:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА}; ЕСЛИ({ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ}; {914:355:590:610:506:825:710:280:363:685})))

Мы знаем, что функция ЕСЛИ не была изначально запрограммирована на работу с массивами, поэтому для ввода формулы в ячейку нажмите Ctrl+Shift+Enter. После того, как вы введете формулу массива, убедитесь, что появились фигурные скобки в начале и в конце формулы. Поскольку они есть, вы можете скопировать формулу вниз по столбцу (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Формула массива работает в трех ячейках

После того, как вы создали формулу массива, можно задуматься и о том, как решать задачу другим способом? Как и в первом примере этой главы вам придут на помощь функция для работы с базами данных ДМАКС (рис. 4.30) и сводная таблица (рис. 4.31).

Рис. 4.30. ДМАКС легко найдет максимальное значение при двух условиях, а вот копирование формулы по столбцу затруднено

Рис. 4.31. Сводная таблица очень удобна для отыскания максимального значения при двух условиях, но она требует обновления, если исходные данные изменились

Следующий раздел описывает, как использовать оператор сравнения НЕ и некоторые новые удивительные функции Excel доступные с версии 2010 г., которые могут осуществлять выборки на основе условий (например, нахождение минимума или максимума), без Ctrl+Shift+Enter.

Определение минимума при двух условиях, одно из которых НЕ. Рис. 4.32 показаны результаты нескольких гонок на велосипедах BMX (маленькие гоночные велосипеды). Результаты представлены в трех колонках: название трассы, имя гонщика, время прохождения трассы. Задача – найти лучшее время каждого гонщика, но, поскольку трасса PI гораздо короче других, вы не хотите ее учитывать. Это значит, что вам нужна функция массива МИН с двумя условиями: соответствие имени гонщика и «все трассы, кроме PI». Можно использовать функцию МИН с двумя ЕСЛИ. Первая функция ЕСЛИ выбирает только трассы, которые не являются PI (обратите внимание, что оператор сравнения НЕ вводится как два последовательных символа «меньше» и «больше» <>). Вторая функция ЕСЛИ сравнивает имена гонщиков. (Для ввода функции используйте Ctrl+Shift+Enter.)

Рис. 4.32. Цель – найти минимальное время для каждого гонщика на всех трасса, кроме PI

Если вы используете Excel 2010 года или более позднюю версию, вы можете использовать новую функцию АГРЕГАТ, чтобы еще больше упростить расчет, и обойтись без Ctrl+Shift+Enter. (Функция АГРЕГАТ имеет множество различных применений, но в этой книге рассматриваются только те, что относятся к функциям массива.)

Функция АГРЕГАТ

Рассмотрим туже задачу, что и в предыдущем разделе. Как показано на рис. 4.33, если начать вводить в ячейку F5 название функции АГРЕГАТ, всплывающая подсказка предложит выбрать из двух вариантов. Выберите верхний, содержащий массива в качестве третьего аргумента. Наличие массива в качестве аргумент делает функцию АГРЕГАТ способной обрабатывать операции с массивами без использования Ctrl+Shift+Enter.

Рис. 4.33. Начните вводить АГРЕГАТ и подсказка предложит вам выбрать из двух вариантов

Первый аргумент функции АГРЕГАТ позволяет вам выбрать одну из 19 различных функций (рис. 4.34). Функции с 1-й по 13-ю не могут обработать массивы; функции с 14-й по 19-ю – могут. Кажется странным, что функция 5, МИН, не может быть использовано для операций с массивом, но вы сможете обойти эту проблему с помощью функции 15, НАИМЕНЬШИЙ, устанавливая четвертый аргумент (k) равным единице, т.е. выбирая первое наименьшее число, оно же минимальное.

Рис. 4.34. Первый аргумент функции АГРЕГАТ

Второй аргумент позволяет выбрать один из 7 вариантов обработки строк массива (рис. 4.35). Вариант №6 поможет в нашем случае, потому что позволит игнорировать ошибку, когда хотя бы одно из условий не выполняется.

Рис. 4.35. Второй аргумент функции АГРЕГАТ

Итак, начав набирать функцию АГРЕГАТ, выберите во всплывающем меню в качестве первого аргумента функцию 15, НАИМЕНЬШИЙ (рис. 4.36). А в качестве второго аргумента опцию под номером 6 (рис. 4.37).

Рис. 4.36. Выберите в качестве первого аргумента функцию 15, НАИМЕНЬШИЙ

Рис. 4.37. Выберите в качестве второго аргумента опцию 6 – Пропускать ошибочные значения

После ввода разделите – точки с запятой, третий аргумент функции АГРЕГАТ – массив – выделяется полужирным шрифтом (рис. 4.38). Т.е. третий аргумент функции АГРЕГАТ изначально запрограммирован для обработки массива без использования клавиш Ctrl+Shift+Enter (помните, что это верно только для функций с 14-й по 19-ю).

Рис. 4.38. Третий аргумент функции АГРЕГАТ – массив – изначально запрограммирован для обработки без использования клавиш Ctrl+Shift+Enter

Теперь можно в качестве третьего аргумента функции АГРЕГАТ ввести полученную ранее функцию ЕСЛИ (точнее две вложенные функции ЕСЛИ) для отбора по имени гонщика и всем трекам, кроме PI:

ЕСЛИ($A$3:$A$13<>$F$2;ЕСЛИ($B$3:$B$13=E5;$C$3:$C$13)

Заметим, что если у вас есть массив, который помещен в любой из аргументом функции ЕСЛИ ввод формулы требует нажатия Ctrl+Shift+Enter, даже несмотря на то, что саму функцию ЕСЛИ вы поместите внутрь функции, умеющей работать с массивами, например АГРЕГАТ или СУММПРОИЗВ. Образно говоря, функция ЕСЛИ является козырной и бьет другие функции. Если вы стремитесь избежать ввода Ctrl+Shift+Enter, постарайтесь обойтись без ЕСЛИ.

Чтобы проверить это правило, введите формулу:

=АГРЕГАТ(15;6;ЕСЛИ($A$3:$A$13<>$F$2;ЕСЛИ($B$3:$B$13=E5;$C$3:$C$13));1)

Вы получаете ошибку #ЗНАЧ! Если же вы введете формулу с помощью клавиш Ctrl+Shift+Enter, то формула будет работать, но… это признание вашего поражения, так как вспомните, что цель была – придумать формулу массива, которая не требовала нажатия Ctrl+Shift+Enter. Поэтому, если вы хотите остаться верным своей цели, вы должны скорректировать формулу в аргументе массив и избавиться от ЕСЛИ. Решение основано на замечательном свойстве функции АГРЕГАТ пропускать ошибочные значения! Замените ЕСЛИ($A$3:$A$13<>$F$2;ЕСЛИ($B$3:$B$13=E5;$C$3:$C$13) на $C$3:$C$13/(($A$3:$A$13<>$F$2)*($B$3:$B$13=E5)). Заметьте, что в знаменателе вы должны добавить скобки для каждого оператора сравнения, а также дополнительный набор скобок для всего знаменателя.

Вы поместили в числитель массив значений (время), а в знаменатель – произведение двух условий (операторы сравнения массивов). Только в том случае, когда оба условия вернут значение ИСТИНА, знаменатель будет равен единице.[1] Если хотя бы одно сравнение неверно, знаменатель обращается в ноль. Деление на ноль даст ошибку, и функция АГРЕГАТ ее пропустит.

Если вы выделите аргумент массив в формуле АГРЕГАТ и нажмете F9, то увидите результирующий массив (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Выделите аргумент массив в формуле АГРЕГАТ (а) и нажмете F9 (б)

Результирующий массив содержит только числа, которые удовлетворяют обоим условиям (И критерий). Фактически ваша формула массива отфильтровала числа, отвечающие обоим условиям. Теперь вы, наверное, понимаете, почему следовало применить деление. Оно привело к возникновению ошибки #ДЕЛ/0! Произведение не подошло бы, так как привело к появлению элементов массива равным нулю. Именно один их этих нулей и выбрала бы функция МИН. В тоже время ошибки #ДЕЛ/0! не составляют проблемы для функции АГРЕГАТ, поскольку второй ее аргумент содержит опцию 6, дающий команду функции пропускать ошибочные значения. Поскольку мы избавились от функции ЕСЛИ внутри функции АГРЕГАТ, ввод нашей формулы не требует нажатия Ctrl+Shift+Enter. Вы с легкостью «протянете» формулу по столбцу F.

Так что же использовать, функцию АГРЕГАТ с двоичными условиями или формулу с МИН и двумя ЕСЛИ? По времени работы и сложности написания эти две конструкции примерно одинаковы. Но… функция АГРЕГАТ не требует нажатия Ctrl+Shift+Enter. Поэтому я предпочту ее.

Посмотрите, как можно решить эту же задачу с использованием ДМИН (рис. 4.41) и сводной таблицы (рис. 4.42). Обратите внимание на фильтр сводной таблицы не позволяет выбрать «НЕ PI». После создания сводной таблицы используйте фильтр в поле Трасса поставьте галочку в Выделить несколько элементов и снимите галочку напротив PI.

Рис. 4.41. Решение с помощью функции ДМИН и Таблицы данных

Рис. 4.42. Решение с помощью сводной таблицы

Использование условий при вычислении стандартного отклонения. Итак, в этой главе вы узнали, как сделать выборки для нахождения минимума или максимума с использованием функции АГРЕГАТ, конструкции ЕСЛИ(ЕСЛИ()), функции базы данных ДМИН или сводной таблицы. Однако, если бы вам потребовалось рассчитать стандартное отклонение вы могли бы использовать соответствующую БД-функцию, сводную таблицу и конструкцию с ЕСЛИ, но не функцию АГРЕГАТ. Почему? Потому что два стандартных отклонения функции АГРЕГАТ (под номерами 7 и 8 ) не могут обработать массивы.

Для расчета стандартного отклонения воспользуйтесь функцией СТАНДОТКЛОН.В (СТАНДОТКЛОН в версии Excel до 2010) и вложенными функциями ЕСЛИ (рис. 4.43).

Рис. 4.43. Вычисление стандартного отклонения с одним условием

Итак, в этой главе вы научились использовали функцию ЕСЛИ и логические операторы для фильтрации (отбора) значений внутри формулы. Это важные инструменты, которые пригодятся вам и в иных аспектах работы с Excel.

Какой метод выборки на основе критериев предпочесть?

Метод	Преимущества	Недостатки
Сводные таблицы	• Легко создавать, особенно с использованием нескольких критериев.• Легко изменить.	• Требует команды Обновить.• Только 11 функций.
Функции для работы с базой данных	• Просто создавать• Быстрая работа формул.• Отсутствие Ctrl+Shift+Enter.	• Нелегко скопировать.• Данные должны содержать заголовки.
АГРЕГАТ	• Результат изменяется сразу при изменении данных.• Легко скопировать формулу по столбцу.• Отсутствие Ctrl+Shift+Enter.	• Нелегко создавать.• Время расчета больше, чем у БД-функции.• Всего 19 функций и только 6 из них работают с массивами.
Конструкция с одним или несколькими ЕСЛИ	• Результат изменяется сразу при изменении данных.• Легко скопировать формулу по столбцу.• Позволяет воспользоваться 350 формулами Excel.	• Требует Ctrl+Shift+Enter.• Нелегко создавать.• Время расчета больше, чем у БД-функции.

Время работы формул, использованных в этой главе. Как говорилось в главе 2, формулы массива обрабатывающие большие наборы данных, могут увеличить время расчета. Иногда я буду приводить данные о времени работы формул. Это неофициальные результаты, которые получил лично я. Время зависит от многих факторов, и в вашей конкретной ситуации могут время может отличаться (рис. 4.44).

Рис. 4.44. БД-функция работает быстрее, чем конструкция МИН(ЕСЛИ(ЕСЛИ(…))) и АГРЕГАТ

[1] В Excel есть так называемое неявное преобразование типов. Логическое значение ИСТИНА соответствует числу 1, а ЛОЖЬ = 0. Подробнее это будет рассмотрено в главе 11. См. также, например, Что такое -- или как превратить ИСТИНА в 1, а ЛОЖЬ в 0?

Источник

Как сделать выборку в Excel по условию

Выборка по нескольким условиям в Excel

Случайная выборка в Excel

Выборка по нескольким условиям в Excel

Случайная выборка в Excel

Выполнение выборки

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Способ 2: применение формулы массива

Терминология

Пример 1. Классика жанра — товарный чек

Пример 2. Разрешите Вас… транспонировать?

Редактирование формулы массива

Пример 3. Таблица умножения

Пример 4. Выборочное суммирование

Ссылки по теме

Выполнение выборки

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Способ 2: применение формулы массива

Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

Способ 4: случайная выборка

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Синтаксис

Дополнительные сведения

См. также

Нужна дополнительная помощь?