Маршрутный лист в excel скачать

Маршрутный лист — это документ, подтверждающий расходы работника, произведенные им при разъездном характере работы. Является основанием для возмещения расходов работника и их списания.

Для чего нужен маршрутный лист

Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цели его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из них является маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он является документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях такие отчеты помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальные маршруты доставки, то есть проработать логистику. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Утвержденной формы не существует, и организации самостоятельно разрабатывают бланки. Важно, чтобы бланк позволял проследить цели и маршруты поездок, содержал все реквизиты «первички».

В качестве основы допускается использовать форму №3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность составления и сдачи, порядок его оформления. При использовании бланка путевки учитываются обязательные для него реквизиты, введенные приказом Минтранса №368 от 11.09.2020 и ФЗ-402 от 06.12.2011 о бухучете. Если бланки используются для списания, их рекомендуется учитывать — это такие реквизиты, как, например, виды сообщений и перевозок (введены Приказом Минтранса РФ №368 от 11.09.2020) или дата, наименование организации, содержание операции, величина измерения операции, наименование должностного лица и его подпись (ст. 9 ФЗ-402).

Пример заполнения маршрутного листа водителя грузового ТС:

Порядок оформления

Порядок движения документа в организации:

1. Составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. Данные о выдаче заносятся в журнал.
3. По ходу движения делаются отметки.
4. По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К нему прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении затрат. После этого работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Правила заполнения

Так как нет унифицированного бланка и правил его заполнения, оформление маршрутного листа производится по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется предусмотреть указание основных реквизитов для идентификации расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять его следующим образом:

• вверху по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
• записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого составляется маршрутный лист, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты, подтверждающие затраты на поездку, сумма затраченных средств;
• подписывает бланк сотрудник, на которого он оформлен, и его непосредственный руководитель.

После того как бланк оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок его вправе рассмотреть контролирующие структуры.

На что обратить внимание

1. Порядок работы с данным бланком утвердите ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
2. Исключите из маршрутного листа тот пункт, который является необязательным и дополняющим.
3. Печать ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности.
4. Заносимые расходы должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
5. Не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Полностью оформленные бланки должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

На сегодняшний день маршрутный лист используется не так часто, как путевой. Однако иногда его наличие крайне необходимо. Часто их выписывают для точного определения маршрута, который нужно преодолеть для достижения определенной цели. Это может быть документально зафиксированная рекомендация логистов для грузоперевозчиков, вариант постановки боевой задачи у военных или напоминания торговому представителю, работающему на доставке, обо всех пунктах разгрузки в порядке достижения. Отдельный маршрутный лист выписывается на колонну.

Кому нужны маршрутные листы

Документ не является унифицированным, поэтому его использование позволяет достигать самых различных целей. Естественно, при этом каждая организация (или индивидуальный предприниматель) разрабатывает свою форму, максимально отвечающую поставленным задачам.

Заполнять его приходится на сотрудников, которые имеют разъездной характер работы. В каждом случае там указывается цель поездки и ее точный маршрут, включая и время, отведенное на поездку. Во многих случаях вместе с приложенными первичными документами маршрутный лист становится подтверждением расходов сотрудника и основанием для выдачи ему компенсации.

Кроме того, при помощи дополнительного документа, отчета о проведенной работе по выданному листу, можно делать расчеты о полученных средствах (товаре, продукции), или о собственной задолженности по обязательствам. Предлагается образец бланка:

Есть несколько отличий от путевого листа:

• и для легковых, и для грузовых автомобилей маршрутный лист, в отличие от путевого, может иметь произвольную форму (при выполнении некоторых обязательных условий);
• в документе не указывается количество горючего или километраж;
• для грузового и легкового автомобиля выписывается маршрутный лист по одинаковой форме;
• путевые листы должны выдаваться на все автомобили, маршрутные по производственной необходимости;
• маршрутные листы сохраняются до первой внутренней проверки, чаще всего ежеквартальной, хотя сдаваться должны, как и путевые листы, в течение трех суток. Путевые листы хранятся 5 лет и относятся к документам строгой отчетности. Маршрутные уничтожаются после оформления акта приема.
• этот тип документов не оформляется  на водителей легковых автомобилей, если они обеспечивают работу должностных лиц, оперативных и дежурных служб.

Что нужно для функциональности бланка

Законодательство позволяет менять форму. Составляя его самостоятельно, следует учитывать в зависимости от потребностей предприятия (учреждения, ИП):

1. Наличие обязательных данных, требуемых законодательством название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
2. Начальная и конечная точка маршрута.
3. Возможность отследить цель поездки.
4. Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.

При этом нет зависимости от типа автомобиля грузового или легкового.

Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.

В любом случае полезной может быть графа «Примечание», в которой можно прописывать вынужденные отклонения от маршрута, невыполненные поставки, отсутствие оплаты, возвраты и прочее.

Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.

Образец составления бланка маршрутного листа для торгового представителя, работающего с поставками, можно скачать бесплатно по ссылке ниже.

Некоторые детали заполнения

1. Все, что не касается непосредственно работы водителя, заполняет ответственное лицо (начальник учреждения, отделения).
2. Водитель заполняет свою часть бланка непосредственно по выполнению каждой части порученной работы, отображая свою деятельность в документальной форме.
3. Если на автомобиле работают несколько водителей, маршрутный лист оформляется на каждого в отдельности. Это касается как легковых, так и грузовых автомобилей.
4. Временем действия может быть как часть дня, так и длительный срок в несколько недель, в зависимости от цели поставленной задачи.
5. По окончании работ водитель сдает маршрутный лист вместе с первичными документами, заполняя при этом графу «Примечание».
6. После проверки документов, заполняется «Акт выполнения работ», после чего маршрутный лист закрывается. При этом его подписывают ответственное лицо, водитель и бухгалтер.

Отличный видеоурок по заполнению маршрутного листа торговым представителем можно посмотреть бесплатно по ссылке:

Маршрутный лист оказывает значительную помощь не только при ведении расходов и планировании рабочей деятельности сотрудников, но и значимо помогает в оптимизации труда, эффективном использовании грузовых и легковых автомобилей. Для торговых представителей это еще и возможность систематизировать своих клиентов по разным категориям.

Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки.

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации и контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

Для чего составлять маршрутный лист

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

• составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
• соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
• подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
• учет затрат времени на отгрузку.

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Разъездной характер работы и Трудовой кодекс

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Особенности оформления маршрутного листа

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

• название документа;
• его номер;
• наименование организации;
• должность работника (водитель, курьер, другие должности);
• сведения о транспортном средстве;
• дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

Маршрутный лист, образец для водителя

Маршрутный лист для курьера

Предлагаем скачать бесплатно образец и бланк маршрутного листа и пользоваться тем, который наиболее подходит для целей организации, а можно переработать бланки, данные в качестве примера, задав себе вопрос: какие реквизиты и поля включить в предлагаемый шаблон.

В отпуск на личном автомобиле

Некоторым категориям работников полагается компенсация затрат на оплату проезда в отпуск, в том числе на личном автомобильном транспорте. Такие льготы полагаются «северянам» в соответствии с Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.

Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.

Маршрутный лист для отпуска на машине

Порядок учета, хранения и уничтожения

Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Но на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:

• может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
• не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
• выдается при производственной необходимости;
• не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.

Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.

Может пригодиться:

• путевой лист – образец заполнения, скачать форму, бланк;
• как правильно оформить маршрутный лист.