Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
- приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
- отчет работника о понесенных расходах;
- четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
- Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
- Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
- Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Маршрутный лист применяется для подтверждения работником организации факта выезда на указанные в листе адреса и понесенных в связи с этим транспортных расходов. К затратам на выезд относятся оплата бензина и билетов для поездки на общественном транспорте.
Маршрутный лист вместе с другими расходными документами применяется в бухгалтерском учете для выплаты работнику компенсации расходов и для учета в налогообложении.
Составление маршрутного листа
Утвержденной формы маршрутного листа нет, и организация вправе утвердить свою форму данного документа. Для этого форма маршрутного листа должна быть прописана в учетной политике, либо отдельным приказом руководителя.
Маршрутный лист может быть составлен до поездки и выдан работнику с указанием плана поездки, либо самим работником по мере движения по маршруту. Порядок составления определяется характером работы. Наиболее часто лист требуется: водителям, экспедиторам, курьерам, менеджерам продаж и т.д. при однодневных выездах, или при разъездной работе в командировке.
Структура маршрутного листа
Типовая форма маршрутного листа содержит следующие поля:
- Наименование организации назначения
- Адрес назначения
- Цель поездки
- Вид используемого транспорта
- Подтверждающий документ
- Время в пути
- Подпись принимающей стороны
Заранее составленный маршрутный лист позволяет оптимизировать транспортные и временные расходы организации. Количество выписываемых экземпляров маршрутного листа определяется порядком внутреннего документооборота.
Маршрутный лист
⏬Маршрутный лист — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 101 Kb. Скачиваний: 1001393. Формат документа: doc
Маршрутный лист – формальное подтверждение транспортных расходов сотрудников организации. Если работник был отправлен в командировку или другую запланированную поездку, то лист поможет вернуть потраченные деньги на проезд – компенсацию от работодателя. В первую очередь документ необходим водителям и курьерам.
Шаблон маршрутного листа содержит список населенных пунктов или других географических мест, где побывал работник по указу работодателя. Оформляется на стандартном листе А4. В листе отображаются сведения о сотруднике. Подробно в виде таблицы обозначаются места поездки. Делаются отметки о прибытии и убытии. Документ подписывается работником.
После возвращения на место работы акт сдается в бухгалтерию. Бухгалтер удостоверяет бумагу своей подписью. Акт составляется в 2 вариантах. После командировки документ станет основанием для получения компенсаций со стороны работодателя.
Интересные материалы по теме:
- Приёмо-сдаточный акт — образец скачать бесплатно
- Акт ввода в эксплуатацию оборудования — скачать образец
- Акт об отсутствии работника на рабочем месте — образец скачать
Маршрутный лист
На странице представлен образец документа «Маршрутный лист» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: Разное
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 16,0 кб
Маршрутный лист – обязательный документ при совершении поездок, путешествий и любых перемещений. Совершенно никакого значения не имеет место, куда вы собираетесь совершать переезд или просто перемещение с коротким сроком. Вы в любом случае оформление поездки начинаете с составления маршрутного листа. В этом документе перечисляются все участники, осуществляющие поездку, их паспортные данные, особые требования.
Если в перемещении задействованы грузы, то перечисляются также материальные ценности и перемещаемое имущество. В образце маршрутного листа представлены 4 колонки, каждая из которых требует обязательного заполнения. Итак, в начале документа прописывают данные ответственного листа, которому будет подчиняться вся группы. А далее, начинают заполнять колонки. Первая колонка – это порядковый номер участников, второй столбец – паспортные данные, затем год рождения, и в завершении обязанности по группе.
После таблички есть несколько пустых строк. В них прописывают маршрут, куда направляется группа. Это основные правила заполнения маршрутного листа. Как правило, они все идентичны и не вызывают трудностей при заполнении.
Скачать образец документа
Скачать в .doc
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .doc
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Разное: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
- «Маршрутный лист».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Лист согласования договора
- Счет на оплату
- Счет-фактура (пустой бланк)
- Обходной лист при увольнении работника
- Банковская гарантия
- Авианакладная
- Лист ознакомления с локальными нормативными актами
- Итоговая запись к номенклатуре дел организации
- Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку
- Номенклатура дел структурного подразделения организации
Маршрутный лист – это документ, подтверждающий, что эксплуатирующий ТС предприятия водитель действительно совершал в течение рабочего дня поездки, их продолжительность, а также количество денежных средств, затраченных на ГСМ. В материале мы подробно рассмотрим, что представляет собой официальная бумага, как правильно разработать универсальный шаблон для постоянного использования.
Файлы для скачивания:
Применение на практике
Маршрутные листы повсеместно используются предприятиями, так или иначе эксплуатирующими транспортные средства. Документ ежедневно заполняется водителями, а в конце рабочего дня он должен оказаться в офисе компании, в бухгалтерии. На основании данной официальной бумаги будут исчисляться налоговые отчисления, затраты на ГСМ, их списание. Пренебрежительное отношение к учётной документации, к которой относится и маршрутный лист, может привести к проблемам с налоговым органом, краже топлива сотрудниками компании. К сожалению, это не редкость.
Порядок и правила составления акта на списание ГСМ мы разобрали в другом нашем материале.
ГСМ
ГСМ, закупаемые предприятием, необходимо регулярно списывать. Списание, в том числе, происходит на основании предоставленных водителем маршрутных листов. В целях избегания воровства в компании мы бы рекомендовали вести учёт всего выдаваемого подчинённым топлива. Так, в частности, можно произвести процедуру замера протяженности маршрута, которая покажет, какой именно объём топлива затрачивается на его прохождение с учётом средней скорости движения и остановок.
Подотчётные средства
Существует несколько способов заправки автопарка фирмы. Разберём каждый из них.
Первый – это заправка непосредственно со склада организации. То есть компания заблаговременно закупает у поставщика ГСМ в больших объёмах с целью экономии денежных средств, рационального использования ресурсов.
Второй – топливная карта на заправочной станции. Обычно между предприятием и АЗС заключается соглашение, позволяющее на правах оптовых закупок получить определённую скидку на топливо. Водителям выдаются топливные карты под подпись, на которых числится определённое количество литров или рублей.
Третий – самостоятельная заправка водителями их транспортных средств. Деньги могут выдаваться в подотчёт из бухгалтерии заранее на возвратной основе, но также подчинённый может заплатить и из своего кармана с последующим возмещением. В любом случае в бухгалтерию придётся предъявлять подтверждающие оплату документы, которыми выступят кассовые чеки с АЗС.
Форма документа
Несмотря на то, что маршрутные листы имеют широчайшее распространение на практике, используются многими организациями, органы государственной власти не разработали единого образца, не заставляют пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Дело в том, что грамотное ведение учётной документации входит в первую очередь в сферу интересов самой компании. Так, маршрутный лист должен объективно отражать время в пути, километраж, затраченное топливо.
Разработкой формы на практике занимается бухгалтерия организации. Шаблон должен быть универсальным, удобным в использовании. Работников заблаговременно оповещают об изменении формы, знакомят с ней, разъясняют правила заполнения. Дополнительный инструктаж никогда не бывает лишним.
Как заполнить
В теории маршрутный лист, как и любой другой бланк, можно заполнить в рукописном виде при помощи синей или чёрной шариковой ручки или же в машинописном виде с помощью компьютерных средств. В силу того, что процесс происходит зачастую в эксплуатируемом ТС, выбор практически всегда делается именно в пользу рукописного способа. Таким образом для водителя не будут создаваться лишние затруднения.
За основу для маршрутного листа берётся лист бумаги формата А5. В теории можно использовать и формат А4, однако в этом нет никакой необходимости. В наше время бумага стоит довольно дорого, следует использовать её практично, экономно.
Рассказываем, как правильно составить маршрутный лист
В составлении бланка маршрутного листа нет ничего сложного, процедура не должна вызвать затруднений у опытных работников бухгалтерии. Начать следует с обозначения наименования документа, прописываем его в шапке. Оставляем пространство, чтобы работник смог вписать здесь порядковый номер официальной бумаги. В шапке также имеет смысл прописать реквизиты организации: полное наименование, ИНН, ОГРН и так далее. Это необязательно, но лишним однозначно не будет. Так документ будет иметь более деловой внешний вид.
Чуть ниже сотрудник должен будет обозначить дату и место заполнения листа. Если организация действует исключительно в территориальных рамках одного населённого пункта, его можно прописать заранее, оставив пустую строку лишь для числа, месяца и года.
Следующим шагом предстоит исполнить содержательную часть документа, которая начинается с указания ФИО и должности подчинённого, наименования и модели его ТС, основания для выезда из гаража. Следует напомнить, что все поездки по личным целям, если они не запрещены вовсе, будут осуществляться за счёт водителя.
Ниже по документу составляем таблицу. Она должна быть максимально понятной и информативной, чтобы у сотрудников не возникало сложностей с её заполнением. Отдельные столбцы будут зависеть от способа заправки эксплуатируемых ТС.
Примерный образец
Маршрутный лист полностью составлен, готов к утверждению приказом руководителя компании, использованию на практике в качестве учётного документа. Каждый документ заверяется автографом водителя, выполнившего поездку, и бухгалтера, принявшего лист на руки. Оба эти сотрудника будут нести ответственность за оставленные в нём сведения. Если в дальнейшем выяснится, что такой поездки не осуществлялось вовсе, ответственности избежать не выйдет.
Рекомендуем вам взять за основу предложенный нами бланк маршрутного листа, использовать его на своём предприятии.