Маршрутный лист для курьера бланк в excel

Маршрутный лист — это документ, подтверждающий расходы работника, произведенные им при разъездном характере работы. Является основанием для возмещения расходов работника и их списания.

Для чего нужен маршрутный лист

Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цели его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из них является маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он является документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях такие отчеты помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальные маршруты доставки, то есть проработать логистику. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Утвержденной формы не существует, и организации самостоятельно разрабатывают бланки. Важно, чтобы бланк позволял проследить цели и маршруты поездок, содержал все реквизиты «первички».

В качестве основы допускается использовать форму №3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность составления и сдачи, порядок его оформления. При использовании бланка путевки учитываются обязательные для него реквизиты, введенные приказом Минтранса №368 от 11.09.2020 и ФЗ-402 от 06.12.2011 о бухучете. Если бланки используются для списания, их рекомендуется учитывать — это такие реквизиты, как, например, виды сообщений и перевозок (введены Приказом Минтранса РФ №368 от 11.09.2020) или дата, наименование организации, содержание операции, величина измерения операции, наименование должностного лица и его подпись (ст. 9 ФЗ-402).

Пример заполнения маршрутного листа водителя грузового ТС:

Порядок оформления

Порядок движения документа в организации:

1. Составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. Данные о выдаче заносятся в журнал.
3. По ходу движения делаются отметки.
4. По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К нему прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении затрат. После этого работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Правила заполнения

Так как нет унифицированного бланка и правил его заполнения, оформление маршрутного листа производится по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется предусмотреть указание основных реквизитов для идентификации расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять его следующим образом:

• вверху по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
• записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого составляется маршрутный лист, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты, подтверждающие затраты на поездку, сумма затраченных средств;
• подписывает бланк сотрудник, на которого он оформлен, и его непосредственный руководитель.

После того как бланк оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок его вправе рассмотреть контролирующие структуры.

На что обратить внимание

1. Порядок работы с данным бланком утвердите ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
2. Исключите из маршрутного листа тот пункт, который является необязательным и дополняющим.
3. Печать ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности.
4. Заносимые расходы должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
5. Не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Полностью оформленные бланки должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Скачать бесплатно шаблон для работника от КонсультантПлюс

Скачать бесплатно бланк маршрутного листа пустой

Скачать образец маршрутного листа для водителя грузового автомобиля

Скачать образец заполнения маршрутного листа в отпуск

Скачать образец маршрутного листа для курьера

Скачать образец маршрутного листа к путевому листу

Кто использует

Маршрутный лист (МЛ) используют следующие категории работников:

• водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт;
• курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний);
• специалисты, которые по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы;
• сотрудники, совершающие служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что этот список не является закрытым. Использовать такой вид первички вправе и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать МЛ с путевым — это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, эти бумаги имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов сотрудников, обязана разработать бланк самостоятельно.

Примерный бланк МЛ:

Как составить собственный бланк

Жестких нормативных требований, как сделать маршрутный лист, не установлено, допустимо разработать индивидуальный формат документа, который полностью отвечает особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.
2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
4. Период действия. МЛ выписывается сроком на один день либо на неделю или месяц.
5. Ф.И.О. сотрудника, который получил документ, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например, доставка отчета.
3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), которую посетил работник.
4. Вид транспорта, использовавшийся в качества средства передвижения, например, автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. Допускается предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути (это актуально, например, если речь идет о бумаге для курьера), или сведения о суммах понесенных затрат.

В конце бумага заверяется сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись), а затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если при заполнении в документе допустили ошибку, ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись и ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример, как выглядит маршрутный лист:

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения закрепляются в локальных распоряжениях учреждения и имеют экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов производится только по подтверждающим документам: билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.

Об авторе статьи

Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки.

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации и контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

Для чего составлять маршрутный лист

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

• составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
• соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
• подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
• учет затрат времени на отгрузку.

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Разъездной характер работы и Трудовой кодекс

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Особенности оформления маршрутного листа

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

• название документа;
• его номер;
• наименование организации;
• должность работника (водитель, курьер, другие должности);
• сведения о транспортном средстве;
• дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

Маршрутный лист, образец для водителя

Маршрутный лист для курьера

Предлагаем скачать бесплатно образец и бланк маршрутного листа и пользоваться тем, который наиболее подходит для целей организации, а можно переработать бланки, данные в качестве примера, задав себе вопрос: какие реквизиты и поля включить в предлагаемый шаблон.

В отпуск на личном автомобиле

Некоторым категориям работников полагается компенсация затрат на оплату проезда в отпуск, в том числе на личном автомобильном транспорте. Такие льготы полагаются «северянам» в соответствии с Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.

Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.

Маршрутный лист для отпуска на машине

Порядок учета, хранения и уничтожения

Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Но на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:

• может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
• не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
• выдается при производственной необходимости;
• не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.

Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.

Может пригодиться:

• путевой лист – образец заполнения, скачать форму, бланк;
• как правильно оформить маршрутный лист.

Маршрутный лист для курьера – это документ, предназначенный для подтверждения факта доставки и затрат, которые были понесены работником организации при выполнении порученных ему задач. Такими расходами курьера в т.ч. может стать оплата бензина для автомобиля или оплата проездных билетов на общественный транспорт. Заполненный маршрутный лист сдают на проверку в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими использование денежных средств. В дальнейшем они послужат основанием для списания расходов и выплаты работнику компенсации в соответствии с понесенными им расходами. В условиях пандемии коронавирусной инфекции маршрутный лист может использоваться в качестве документа, подтверждающего выполнение именно трудовых функций работником, перемещающимся по городу.

Маршрутный лист курьера

Маршрутный лист для курьера не следует путать с путевым листом. Путевой лист составляется в обязательном порядке для транспортных средств, без него невозможна перевозка грузов или пассажиров. Маршрутный лист может составляться и для пеших курьеров, передвигающихся на общественном транспорте или пешком. По путевому листу субъекты хозяйствования списывают только горюче-смазочные материалы, а на основании маршрутного листа учитывают и другие сопутствующие расходы (например, стоимость проездных билетов).

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, руководство субъектов хозяйствования обязано возместить служебные расходы сотрудникам, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер. Порядок возмещения расходов должен быть прописан в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. Важно, чтобы все расходы были подтверждены соответствующими первичными документами. Маршрутный лист курьера как раз и является таким документом, поэтому оформлять его для данной категории работников нужно в обязательном порядке.

Правила составления маршрутного листа для курьера

Унифицированного бланка документа не существует, субъектам хозяйствования необходимо разрабатывать его самостоятельно. Жестких требований к его оформлению нет, но он должен содержать все обязательные для «первички» реквизиты, указание на цель и маршрут поездки. Бланк необходимо утвердить в учетной политике организации.

К маршрутному листу обязательно надо приложить подтверждающие документы. Это необходимо для признания расходов, понесенных сотрудником. При разъездах курьера на автомобиле потребуется и путевой лист.

За заполнение документа несет ответственность сам работник. Он оформляет маршрутный лист в течение рабочего дня или в конце рабочей смены по итогам разъездов.

Если при заполнении документа была допущена ошибка, ее исправляют следующим образом: неверную запись зачеркивают и рядом с ней прописывают верные сведения. Работник должен заверить исправления своей подписью. Использовать корректирующие средства недопустимо.

Документ подписывает также сотрудник, принявший его от курьера (как правило, это бухгалтер, руководитель отдела доставки и т.п.).

Заверение листа печатью не требуется.

Как оформить маршрутный лист для курьера

Маршрутный лист для курьера составляется следующим образом:

• В верхней части документа нужно указать название организации, в которой работает курьер (можно использовать бланк предприятия).
• Далее должно быть прописано наименование документа и присвоенный ему номер. Например «Маршрутный лист № 14». Также нужно указать дату и место его оформления.
• После этого следует указать сведения о работнике (Ф.И.О., должность) и сведения о транспортном средстве, если курьер перемещается на автомобиле.
• Затем отображают данные о поездках, которые совершил курьер в течение рабочей смены. Здесь нужно указать:

• дату поездки;
• адрес, по которому прибыл курьер;
• отметки о прибытии и убытии;
• цель поездки;
• название подтверждающего документа (чек на оплату бензина, проездной билет и т.д.);
• сумму расходов;
• подпись курьера и сотрудника, принимающего документ.

При необходимости в документ включают дополнительные сведения. Например, отметки о времени, проведенном в пути. Данные о поездках удобнее оформлять в виде таблицы.

К заполнению данного документа нужен ответственный подход, так как сотрудники налоговой службы во время проверки могут затребовать его. В маршрутный лист следует вносить сведения только об обоснованных расходах, которые можно легко проверить. Внесение недостоверной информации недопустимо.

Маршрутный лист для курьера, образец заполнения