Маршрутный лист применяется для подтверждения работником организации факта выезда на указанные в листе адреса и понесенных в связи с этим транспортных расходов. К затратам на выезд относятся оплата бензина и билетов для поездки на общественном транспорте.
Маршрутный лист вместе с другими расходными документами применяется в бухгалтерском учете для выплаты работнику компенсации расходов и для учета в налогообложении.
Составление маршрутного листа
Утвержденной формы маршрутного листа нет, и организация вправе утвердить свою форму данного документа. Для этого форма маршрутного листа должна быть прописана в учетной политике, либо отдельным приказом руководителя.
Маршрутный лист может быть составлен до поездки и выдан работнику с указанием плана поездки, либо самим работником по мере движения по маршруту. Порядок составления определяется характером работы. Наиболее часто лист требуется: водителям, экспедиторам, курьерам, менеджерам продаж и т.д. при однодневных выездах, или при разъездной работе в командировке.
Структура маршрутного листа
Типовая форма маршрутного листа содержит следующие поля:
- Наименование организации назначения
- Адрес назначения
- Цель поездки
- Вид используемого транспорта
- Подтверждающий документ
- Время в пути
- Подпись принимающей стороны
Заранее составленный маршрутный лист позволяет оптимизировать транспортные и временные расходы организации. Количество выписываемых экземпляров маршрутного листа определяется порядком внутреннего документооборота.
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
- приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
- отчет работника о понесенных расходах;
- четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
- Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
- Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
- Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Маршрутный лист
⏬Маршрутный лист — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 101 Kb. Скачиваний: 1001393. Формат документа: doc
Маршрутный лист – формальное подтверждение транспортных расходов сотрудников организации. Если работник был отправлен в командировку или другую запланированную поездку, то лист поможет вернуть потраченные деньги на проезд – компенсацию от работодателя. В первую очередь документ необходим водителям и курьерам.
Шаблон маршрутного листа содержит список населенных пунктов или других географических мест, где побывал работник по указу работодателя. Оформляется на стандартном листе А4. В листе отображаются сведения о сотруднике. Подробно в виде таблицы обозначаются места поездки. Делаются отметки о прибытии и убытии. Документ подписывается работником.
После возвращения на место работы акт сдается в бухгалтерию. Бухгалтер удостоверяет бумагу своей подписью. Акт составляется в 2 вариантах. После командировки документ станет основанием для получения компенсаций со стороны работодателя.
Интересные материалы по теме:
- Приёмо-сдаточный акт — образец скачать бесплатно
- Акт ввода в эксплуатацию оборудования — скачать образец
- Акт об отсутствии работника на рабочем месте — образец скачать
Маршрутный лист
На странице представлен образец документа «Маршрутный лист» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: Разное
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 16,0 кб
Маршрутный лист – обязательный документ при совершении поездок, путешествий и любых перемещений. Совершенно никакого значения не имеет место, куда вы собираетесь совершать переезд или просто перемещение с коротким сроком. Вы в любом случае оформление поездки начинаете с составления маршрутного листа. В этом документе перечисляются все участники, осуществляющие поездку, их паспортные данные, особые требования.
Если в перемещении задействованы грузы, то перечисляются также материальные ценности и перемещаемое имущество. В образце маршрутного листа представлены 4 колонки, каждая из которых требует обязательного заполнения. Итак, в начале документа прописывают данные ответственного листа, которому будет подчиняться вся группы. А далее, начинают заполнять колонки. Первая колонка – это порядковый номер участников, второй столбец – паспортные данные, затем год рождения, и в завершении обязанности по группе.
После таблички есть несколько пустых строк. В них прописывают маршрут, куда направляется группа. Это основные правила заполнения маршрутного листа. Как правило, они все идентичны и не вызывают трудностей при заполнении.
Скачать образец документа
Скачать в .doc
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .doc
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Разное: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
- «Маршрутный лист».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Лист согласования договора
- Счет на оплату
- Счет-фактура (пустой бланк)
- Обходной лист при увольнении работника
- Банковская гарантия
- Авианакладная
- Лист ознакомления с локальными нормативными актами
- Итоговая запись к номенклатуре дел организации
- Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку
- Номенклатура дел структурного подразделения организации
Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.
Бланк маршрутного листа (word)
Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 (word)
Форма 6 (word)
Образец формы № ПЛ-1 (word)
Содержание
- Назначение документа
- Бланк маршрутного листа 2023
- Пример заполненного маршрутного листа
- Как оформляются
- Сроки хранения
- На что обратить внимание при оформлении
- Путевой лист: образец 2023 и правила его заполнения
- Форма 3
- Форма ПЛ-1
- Форма 3 спец
- Форма 6
- Поделиться ссылкой:
Назначение документа
Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:
- описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
- подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
- на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
- наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.
Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:
- курьер;
- бухгалтер – для поездки в налоговую;
- юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
- менеджеры продаж;
- прочие сотрудники.
Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.
Бланк маршрутного листа 2023
Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.
Документ содержит следующие разделы:
- Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
- Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
- В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).
Пример заполненного маршрутного листа
Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.
Как оформляются
Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:
- Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
- Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
- К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.
Сроки хранения
Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.
С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.
Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.
На что обратить внимание при оформлении
Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:
- Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
- Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
- Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
- Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист, который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.
Путевой лист: образец 2023 и правила его заполнения
В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:
- легковой автомобиль (несколько форм);
- специальный автомобиль;
- грузовой (несколько форм);
- автобус и т.п.
Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.
Форма 3
Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).
Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.
Форма ПЛ-1
Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.
В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.
Форма 3 спец
Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:
- смесители бетона;
- актокраны;
- снегоуборочные машины;
- автомобили с компрессорными установками и т.п.
Форма 6
Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.
Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.