Download Article
Download Article
This wikiHow teaches you how to automate the reporting of data in Microsoft Excel. For external data, this wikiHow will teach you how to query and create reports from any external data source (MySQL, Postgres, Oracle, etc) from within your worksheet using Excel plugins that link your worksheet to external data sources.
For data already stored in an Excel worksheet, we will use macros to build reports and export them in a variety of file types with the press of one key. Luckily, Excel comes with a built-in step recorder which means you will not have to code the macros yourself.
-
1
If the data you need to report on is already stored, updated, and maintained in Excel, you can automate reporting workflows using Macros. Macros are a built in function that allow you to automate complex and repetitive tasks.
-
2
Open Excel. Double-click (or click if you’re on a Mac) the Excel app icon, which resembles a white «X» on a green background, then click Blank Workbook on the templates page.
- On a Mac, you may have to click File and then click New Blank Workbook in the resulting drop-down menu.
- If you already have an Excel report that you want to automate, you’ll instead double-click the report’s file to open it in Excel.
Advertisement
-
3
Enter your spreadsheet’s data if necessary. If you haven’t added the column labels and numbers for which you want to automate results, do so before proceeding.
-
4
Enable the Developer tab. By default, the Developer tab doesn’t show up at the top of the Excel window. You can enable it by doing the following depending on your operating system:
-
Windows — Click File, click Options, click Customize Ribbon on the left side of the window, check the «Developer» box in the lower-right side of the window (you may first have to scroll down), and click OK.[1]
-
Mac — Click Excel, click Preferences…, click Ribbon & Toolbar, check the «Developer» box in the «Main Tabs» list, and click Save.[2]
-
Windows — Click File, click Options, click Customize Ribbon on the left side of the window, check the «Developer» box in the lower-right side of the window (you may first have to scroll down), and click OK.[1]
-
5
Click Developer. This tab should now be at the top of the Excel window. Doing so brings up a toolbar at the top of the Excel window.
-
6
Click Record Macro. It’s in the toolbar. A pop-up window will appear.
-
7
Enter a name for the macro. In the «Macro name» text box, type in the name for your macro. This will help you identify the macro later.
- For example, if you’re creating a macro that will make a chart out of your available data, you might name it «Chart1» or similar.
-
8
Create a shortcut key combination for the macro. Press the ⇧ Shift key along with another key (e.g., the T key) to create the keyboard shortcut. This is what you’ll use to run your macro later.
- On a Mac, the shortcut key combination will end up being ⌥ Option+⌘ Command and your key (e.g., ⌥ Option+⌘ Command+T).
-
9
Store the macro in the current Excel document. Click the «Store macro in» drop-down box, then click This Workbook to ensure that the macro will be available for anyone who opens the workbook.
- You’ll have to save the Excel file in a special format for the macro to be saved.
-
10
Click OK. It’s at the bottom of the window. Doing so will save your macro settings and place you in record mode. Any steps you take from now until you stop the recording will be recorded.
-
11
Perform the steps that you want to automate. Excel will track every click, keystroke, and formatting option you enter and add them to the macro’s list.
- For example, to select data and create a chart out of it, you would highlight your data, click Insert at the top of the Excel window, click a chart type, click the chart format that you want to use, and edit the chart as needed.
- If you wanted to use the macro to add values from cells A1 through A12, you would click an empty cell, type in =SUM(A1:A12), and press ↵ Enter.
-
12
Click Stop Recording. It’s in the Developer tab’s toolbar. This will stop your recording and save any steps you took during the recording as an individual macro.
-
13
Save your Excel sheet as a macro-enabled file. Click File, click Save As, and change the file format to xlsm instead of xls. You can then enter a file name, select a file location, and click Save.
- If you don’t do this, the macro won’t be saved as part of the spreadsheet, meaning that other people on different computers won’t be able to use your macro if you send the workbook to them.
-
14
Run your macro. Press the key combination which you created as part of the macro to do so. You should see your spreadsheet automate according to your macro’s steps.
- You can also run a macro by clicking Macros in the Developer tab, selecting your macro’s name, and clicking Run.
Advertisement
-
1
Download Kloudio’s Excel plugin from Microsoft AppSource. This will allow you to create a persistent connection between an external database or data source and your workbook. This plugin also works with Google Sheets.
-
2
Create a connection between your worksheet and your external data source by clicking the + button on the Kloudio portal. Type in the details of your database (database type, credentials) and select any security/encryption options if working with confidential or company data.
-
3
Once you’ve created a connection between your worksheet and your database, you will be able to query and build reports from external data without leaving Excel. Create your custom reports from the Kloudio portal and then select them from the drop-down menu in Excel. You can then apply any additional filters and choose the frequency that the report will refresh (so you can have your sales spreadsheet update automatically every week, day, or even hour.)
-
4
In addition, you can also input data into your connected worksheet and have the data update your external data source. Create an upload template from the Kloudio portal and you will be able to manually or automatically upload changes in your spreadsheet to your external data source.
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
-
Only download Excel plugins from Microsoft AppSource, unless you trust the third party provider.
-
Macros can be used for anything from simple tasks (e.g., adding values or creating a chart) to complex ones (e.g., calculating your cell’s values, creating a chart from the results, labeling the chart, and printing the result).
-
When opening a spreadsheet with your macro included, you may have to click Enable Content in a yellow banner at the top of the window before you can use the macro.
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
-
Macros can be used maliciously (e.g., to delete files on your computer). Don’t run macros from untrustworthy sources.
-
Macros will implement literally every step you make while recording. Make sure that you don’t accidentally enter the incorrect value, open a program you don’t want to use, or delete a file.
Advertisement
About This Article
Article SummaryX
1. Enable the Developer tab.
2. Click the Developer tab.
3. Click Record Macro.
4. Create a shortcut key.
5. Store the content in the current workbook.
6. Click OK.
7. Perform the steps you want to automate.
8. Click Stop Recording.
9. Use the shortcut key to run the same steps.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 544,075 times.
Is this article up to date?
-
Надстройка PastePictures для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: вставка изображений в таблицу Excel, поиск картинок в папке или в Google, экспорт картинок из таблицы в папку.
Основные функции программы:вставка фото из папки (поиск по имени файла)
вставка картинок по ссылкам из таблицы
поиск изображений в гугл по данным с листа Excel
экспорт изображений с листа в файлы… -
Программа «Прайс лист», выполненная в виде надстройки для Excel, позволяет легко автоматизировать обработку прайс-листов.
Вспомните ситуацию: поставщики в очередной раз прислали свои прайс-листы в Excel — конечно, в совершенно разных форматах — и вам нужно объединить данные из всех этих файлов в одну таблицу. А составители этих таблиц будто специально хотели усложнить вам жизнь… -
Программа предназначена для сравнения и подстановки значений в таблицах Excel.
Если вам надо сравнить 2 таблицы (по одному столбцу, или по нескольким),
и для совпадающих строк скопировать значения выбранных столбцов из одной таблицы в другую,
надстройка «Lookup» поможет сделать это нажатием одной кнопки.
То же самое можно сделать при помощи формулы =ВПР(), но:формулы…
-
Программа предназначена для создания и печати этикеток, наклеек, ценников и квитанций на основании данных в таблице Excel.При помощи этой программы вы можете:
распечатать ценники на товар, взяв данные из прайс-листа
сформировать этикетки и наклейки для заданных строк вашей таблицы
подготовить квитанции для оплаты услуг ЖКХ (счета за водоснабжение, канализацию, электроэнергию)…
-
Программа предназначена для формирования (заполнения) договоров купли-продажи.
Исходными данными выступает таблица сделок, и шаблон договора, в который при помощи формул подставляются значения из заданной строки таблицы сделок.
Для запуска программы достаточно нажать зеленую кнопку — и сразу же начнётся формирование договоров (файлов Excel из одного листа) в автоматически созданной папке… -
Данный макрос предназначен для поиска адресов электронной почты на листе Excel, с последующим выводом найденных адресов на отдельный лист.
В прикреплённом файле, на первом листе («исходные данные»), ячейки заполнены неструктурированной информацией (смесь фамилий, адресов почты, прочей ненужной информации)
Макрос вычленяет из текста ячеек адреса электронной почты, и выводит все найденные… -
Надстройка SearchText предназначена для поиска заданного текста в книге Excel, с выводом результатов поиска на отдельный лист.
При запуске надстройка формирует панель инструментов, с которой осуществляется запуск всех макросов:В Excel 2007 и 2010 панель инструментов можно найти на вкладке «Надстройки»:
Надстройка SearchText является расширенной версией надстройки для…
-
Программа предназначена для сравнения цен конкурентов из их прайсов с прайс-листом вашей организации.ВНИМАНИЕ: Недавно разработана многофункциональная программа для обработки прайс-листов
Новая программа объединения и обработки прайс-листов доступна на сайте для скачивания и тестирования на различных наборах прайс-листов.
Исходными данными для программы являются:
ваш прайс…
-
К примеру, есть у вас несколько десятков (или сотен) текстовых файлов с подобным содержимым:
(количество файлов, и количество строк данных в каждом файле не ограничено)
1c04;1J0-698-151-G;1 комплект тормозных накладок;1J0698151G;1J0698151G;5;1
1c04;1H0698151A;Тормозные колодки;1H0698151A;1H0698151A;1;1
1c04;1K0-698-151-B;Тормозные колодки;1K0698151B;1K0698151B;2;1
А надо из всего этого… -
База данных «Преподаватели» предназначена для автоматизации работы администрации учебных заведений.Программа обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.
Эта база данных представляюет собой урезанную и немного изменённую версию программы АИСС СПК.
Программа обеспечивает:
Хранение полной…
-
Надстройка SearchExcel предназначена для поиска заданного текста во всех столбцах текущего листа Excel, с выводом результатов поиска на отдельный лист.
При запуске надстройка формирует панель инструментов, с которой осуществляется запуск всех макросов:Надстройка SearchExcel является упрощённой версией надстройки для поиска на всех листах книги Excel
Смотрите также надстройку для… -
Макрос FilenamesWithValues предназначен для получения списка файлов Excel из заданной папки, и загрузки значений из каждого найденного файла.
В отдельной ячейке задаётся путь к папке, которая будет просмотрена в поисках файлов Excel.
При формировании списка файлов проставляются гиперссылки на найденные файлы, указывается дата создания файла.
Из каждого файла загружаются значения с… -
Программа предназначена для работы с заказами, оформляемыми менеджерами на выставках.Основные функции программы:
создание (заполнение) новых заказов
редактирование существующих заказов
объединение нескольких заказов в один
формирование заявки на продукцию на основании данных их сформированных заказов
Для каждого заказа предусмотрен выбор клиента из базы данных (если клиент…
-
Программа АИСС «СПК» предназначена для автоматизации работы приемной комиссии колледжей и техникумов.АИСС обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.
Назначением программы является автоматизация труда работника приёмной комиссии учебного заведения.
Программа обеспечивает:
Хранение полной…
-
Программа предназначена для загрузки списка товаров из актов о приеме-передаче основных средств.
Поддерживаются акты по формам № ОС-3.1 и № ОС-3.3, возможно добавить поддержку актов других форм (в формате Excel).
При запуске макроса, выводится диалоговое окно выбора папки, после чего, в выбранной папке, производится поиск всех файлов Excel.
Для каждого из найденных файлов Excel, программа… -
Программный комплекс, предназначенный для автоматизации учёта и администрирования сети связи телефонной или телекоммуникационной компании.Программа позволяет хранить и редактировать базу данных объектов (в виде файлов Excel), просматривать существующие трассы и формировать новые.
Особенность программы — возможность учёта и администрирования узлов связи с нестандартными…
-
Программа позволяет сформировать отчёты по базе данных больницы.
Кроме того, реализован ввод данных в базу о новых пациентах. -
Программа предназначена для обработки объявлений о продаже недвижимости.
Основная задача программы — обработка списка телефоннных номеров из объявлений, с целью фильтрации этого списка.
Это позволяет выделить объявления от частных лиц,
удалив из общего списка предложения от агенств недвижимости.
Программа умеет:разносить номера из ячеек по разным столбцам или строкам…
-
Программа предназначена для формирования прайс-листов на ноутбуки с соответствии с требованиями интернет-каталога Onliner.byОсновные функции программы:
(учитываются цены фирм-конкурентов, цены onliner.by и надбавка фирмы)
загрузка каталога ноутбуков (названия, характеристики, цены) с сайта onliner.by в файл Excel, и обновление этого каталога
назначение соответствий моделей…
-
Программа предназначена для составления учебного расписания.
На отдельных листах хранится список преподавателей вуза, список групп и занятий у этих групп по дням недели.
Макрос делает выборку по всем преподавателям (или по выбранному преподавателю),
фильтрует по заданной группе (курсу), если не выбрана опция «все курсы»,
сортирует по времени начала занятия, группирует по дню… -
Надстройка, позволяющая загрузить из выбранной папки список файлов на лист Excel.
Автор: VictorMОсобенности надстройки:
задаваемая пользователем глубина поиска в подпапках
простановка гиперссылок на листе Excel на найденные файлы
вывод дополнительных характеристик файла
(размер файла, дата создания файла, полный путь)
изменяемая маска поиска (поиск по части имени файла, по…
-
Программа предназначена для формирования заданий на производство.
Исходными данными выступают таблицы Excel и файлы XML.
При конвертации таблиц происходит обработка данных и перестановка столбцов.
При запуске программа формирует панель инструментов с 6 кнопками — для обработки файлов различной структуры. -
Программа предназначена для формирования единого прайс-листа автозапчастей на основании нескольких исходных прайсов различной структуры.ВНИМАНИЕ: Описанная в данной статье программа послужила прототипом для новой, многофункциональной программы, где пользователь сам может настраивать обработку прайс-листов
Новая программа объединения и обработки прайс-листов доступна на сайте для…
-
Программа предназначена для преобразования файлов формата .HTM с объявлениями о продаже недвижимости (файлы являются результатом сохранения веб-страниц с сайтов публикации объявлений) в формат Microsoft Excel.
Программа производит анализ текста объвлений, распознаёт значения площади и этажности, отделяет второстепенные данные (комментарий) из текста объявления, преобразует различные форматы цен (… -
Программа анализирует поступившие заказы с интернет-магазина (письма в программе Outlook), извлекает необходимые данные из писем (в формате HTML), и формирует сводную таблицу заказов
Файл программы состоит из 2 листов — на первом листе находятся кнопки запуска, на втором — шаблон создаваемой сводной таблицы заказов.
Принцип работы программы:
при нажатии зеленой кнопки,…
-
Программа предназначена для работы с заявками на оборудование.Цели программы:
автоматизация составления и редактирования заявок
преобразование имеющихся заявок в виде отдельных файлов Excel различной структуры к единому виду
формирование отчётов по категориям и типам заявок
стандартизация печатной формы заявок
разграничение доступа на работу с базой данных заявок
…
-
Узнать продолжительность (время) звучания аудиофайла (MP3, WAV и т.д.), или длительность видеофайла (видеоролика) из Excel совсем несложно.
Используйте функцию ПродолжительностьМедиафайла:
(функцию можно использовать как в макросах, так и на листе Excel)
Sub Пример_Использования_Функции_ПродолжительностьМедиафайла()
Путь = «E:MusicMODERN_TALKING With_a_little_love.mp3″… -
Программа предназначена для импорта данных о соискателях с сайта superjob.ru
В качестве исходных данных для макроса, используется ссылка на результат поиска на сайте superjob.ru
(которую можно получить, забив искомый текст в строке поиска сайта, и скопировав URL страницы результатов поиска из адресной строки браузера).
Во время выполнения кода, происходит авторизация на сайте путем… -
Программа предназначена для сбора данных из отчётов нефтедобывающих компаний.
Исходными данными выступают файлы оперативной отчётности следующих типов:Добыча
Переработка
Сбыт
Сервис
Анализ
На распределение
Во втором столбце таблицы перечислены названия компаний, чьи отчеты программа будет обрабатывать,
а в строке заголовка — список месяцев, данные по по… -
Программа предназначена для вывода отчёта по мероприятиям налоговой инспекции.
Исходные данные для обработки расположены на других листах того же файла Excel:
перечень мероприятий налогового контроля, проведенных в отношении контрагентов
поручения об истребовании документов (информации)
запросы в кредитные организации о предоставлении сведений по операциям на счетах…
-
Программа собирает в таблицу Excel номера телефонов из объявлений на сайте abw.by
В ячейке листа Excel указывается количество дней, за которые будут обрабатываться объявления с сайта.
(если указано 0 дней — обрабатываются только объявления за сегодняшнюю дату, если 1 день — сегодняшние и вчерашние, и т.д.
Количество дней неограничено — влияет только на время загрузки данных)
В каждом… -
Макрос предназначен для создания сводной таблицы и диаграммы для отчёта по трафику.В качестве исходных данных выступает таблица со статистикой доступа в интернет — сформированная программой создания отчётов по статистике
Создаваемая сводная диаграмма позволяет легко проанализировать причины перерасхода трафика, а сводная таблица предоставляет детализированный отчёт по каждому сайту.
При…
-
Макрос предназначен для загрузки в Excel списка подпапок заданной папки
Для каждой из найденных папок производится поиск всех подпапок, и для каждой подпапки из списка выводится необходимая информация (в частности, количество файлов и подпапок, а также размер папки в байтах)
Для всех ячеек с названиями папок и подпапок макрос проставляет гиперссылки, позволяющие быстро получить доступ к нужному… -
Данная программа предназначена для ввода данных о заказе и сортировки заказов по группам.Программа представляет собой шаблон Excel для создания, сортировки и сведения в общую таблицу, заказов различных категорий.
(категории можно менять вручную на отдельном листе).
Сотрудник регистрирует своё имя, выбирая его из выпадающего списка, а после выбора ФИО, в соседние поля подтягивается… -
Программа предназначена для обработки отчётов управления по сделкам с ценными бумагамиОсновные функции программы:
Создание новых отчётов управления (за следующий квартал) на основании текущих отчётов
Внесение изменений и дополнений в существующие отчёты
Формирование сводной таблицы по вкладам для оценки роста, а также коэффициентов ликвидности и версификации вкладов
Обработка…
-
Программа позволяет загружать котировки различных валют из файлов формата .HTM, и анализировать их при различных параметрах анализа.
Все котировки разбиваются на отдельные блоки (временные диапазоны для разбивки задаются на форме настроек), и анализ производится по каждому блоку в отдельности.
Есть возможность исключить из расчётов данные за пятницу.
Изменение параметров вычисления значений BS… -
Программа предназначена для выборки данных из текстовых файлов, которые были сгенерированны инвентаризационной программой
В качестве исходных данных для макроса используются текстовые файлы, в которых находится информация о конфигурации компьютеров
(на каждый компьютер приходится по 3 файла).
Работу макроса можно разделить на следующие этапы:Выбор папки с данными по всем компьютерам…
-
Программа позволяет формировать отчёты по трафику на основании данных биллинговой системы.В качестве исходных данных программа принимает:
логин абонента
дату начала и окончания периода сбора статистики
Особенности программы:
формирование отчётов по всему трафику, или только по оплачиваемому
создание листа итогов с диаграммой (сразу видно, с какого сайта был…
-
Программа предназначена для формирования отчёта по серверам компании (список технических характеристик, IP адресов, установленного программного обеспечения)
В качестве исходных данных для программы имеется выгрузка из Help Desk системы Acme в формате XLS, но этот отчёт, хоть и содержит все необходимые данные, крайне неудобен для анализа и дальнейшей обработки:Программа производит поиск…
-
Программа предназначена для объединения однотипных файлов в единый сводный файл.
Перед запуском программы требуется выбрать папку, содержащую файлы смет.
При запуске программа загружает из выбранной папки список файлов, соответствующих заданной маске,
и для каждого имени файла, заданного в первом столбце ли листе запуска, подбирает подходящий по имени файл.
Если для какого-то из номеров смет не… -
Программа предназначена для анализа ожидаемой доходности различных портфелей(рассматриваются всевозможные комбинации проектов)
При помощи формул типа =СЛЧИС() на листах с характеристиками проектов генерируются различные комбинации исходных значений, на основании которых формулами рассчитывается доходность проекта.
Методом Монте-Карло формируются массивы значений (по одному массиву для…
-
Программа предназначена для создания отчётов по детализации телефонных звонков (междугородная и международная связь), последующей упаковки созданных детализаций в ZIP архив, и автоматизированной рассылки сформированных писем абонентам.
При запуске программа ищет в заданной папке исходные файлы с детализацией (упакованные в ZIP файлы DBF), и на основании из этих файлов формирует (по шаблону, с… -
Программа позволяет сформировать списки игр, отсортированные по различным критериям.
На основании результатов программы букмекеры могут правильно выстроить «линию», то есть, учитывая массу нюансов, с достаточной долей вероятности определить фаворитов и аутсайдеров в предстоящих играх, и сделать выгодные ставки. -
Программа предназначена для формирования коммерческих предложений по наружной рекламе.
В качестве исходных данных выступает файл Excel со списком рекламных объектов.Список объектов должен содержать следующую информацию (в отдельных столбцах):
адрес рекламной конструкции (щита)
сторона рекламного щита или перетяжки (А, Б, В, и т.п.)
ссылки на фото и карту рекламной конструкции
(… -
Программа позволяет в процессе ввода новых данных в таблицу Excel отслеживать наличие совпадений с записями из «черного списка», расположенного на отдельном листе.
Особенности данной программы:
поиск частичных совпадений (адреса могут совпадать лишь частично, при сравнении файмилий не учитываются 2 последних буквы, и т.д.)
можно изменить «точность» совпадения — в… -
Надстройка предназначена для формирования оглавления прайс-листов, расположенных на отдельных листах книги Excel.При запуске программа формирует панель инструментов:
Особенности программы:
группировка строк каждого прайс-листа
формирование обратных ссылок с прайс-листов на оглавление
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Из этой статьи вы узнаете, как в Microsoft Excel автоматизировать создание отчетов о данных. Здесь описывается, как в таблице Excel запросить данные из внешнего источника (MySQL, Postgres, Oracle и так далее) и создать отчет с помощью специального плагина, который свяжет таблицу Excel с внешними источниками данных.
Чтобы создать отчет о данных в таблице Excel, воспользуемся макросом, который к тому же позволяет сохранять отчеты в различных файловых форматах одним нажатием клавиши. Имейте в виду, что в Excel встроена функция, которая позволяет создавать макросы без необходимости писать программный код.
-
1
Если данные, о которых необходимо составить отчет, уже находятся в таблице Excel, автоматизируйте процесс создания отчета с помощью макросов. Макросы поддерживаются встроенной в Excel функцией, которая позволяет автоматизировать сложные и повторяющиеся задачи.
-
2
Запустите Excel. Дважды щелкните (или просто щелкните на компьютере Mac) по значку в виде белой буквы «Х» на зеленом фоне, а затем нажмите «Пустая книга» на странице шаблонов.
- На компьютере Mac вам, возможно, придется нажать «Файл» > «Пустая книга».
- Если у вас уже есть отчет Excel, который нужно автоматизировать, дважды щелкните по файлу отчета, чтобы открыть его в Excel.
-
3
Введите данные своей электронной таблицы, если необходимо. Если вы еще не добавили заголовки столбцов и числа, о которых нужно составить отчет, сделайте это сейчас.
-
4
Активируйте меню Разработчик. По умолчанию это меню не отображается в верхней части окна Excel. Чтобы включить меню «Разработчик»:
-
Windows — нажмите «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту» (на левой панели), установите флажок у «Разработчик» в нижнем правом углу (если вы не видите эту опцию, прокрутите страницу вниз), а затем нажмите «ОК».[1]
-
Mac — нажмите «Excel» > «Параметры» > «Лента и панель инструментов», установите флажок у «Разработчик» в списке «Основные», а затем нажмите «Сохранить».[2]
-
Windows — нажмите «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту» (на левой панели), установите флажок у «Разработчик» в нижнем правом углу (если вы не видите эту опцию, прокрутите страницу вниз), а затем нажмите «ОК».[1]
-
5
Нажмите Разработчик. Вы найдете эту вкладку вверху окна Excel. Откроется панель инструментов «Разработчик».
-
6
Щелкните по Запись макроса. Это опция на панели инструментов. Появится всплывающее окно.
-
7
Введите имя макроса. Сделайте это в текстовом поле «Имя макроса». Так впоследствии вам будет проще определить, что это за макрос.
- Например, если макрос будет строить график на основе доступных данных, назовите его «График1» или как-то аналогично.
-
8
Создайте сочетание клавиш для запуска макроса. Нажмите клавишу ⇧ Shift, а затем нажмите другую клавишу (например, T), чтобы создать сочетание клавиш.
- На компьютере Mac сочетанием клавиш будет ⌥ Option+⌘ Command и еще одна клавиша (например, ⌥ Option+⌘ Command+T).
-
9
Сохраните макрос в открытой таблице Excel. Для этого нажмите «Сохранить в» и в меню выберите «Эта книга», чтобы макрос был доступен для всех, кто откроет данную таблицу.
- Файл Excel нужно сохранить в специальном формате с поддержкой макросов.
-
10
Щелкните по OK. Это кнопка внизу окна. Настройки макроса будут сохранены и включится режим записи. С этого момента все ваши действия будут записываться (до момента, когда вы остановите запись).
-
11
Выполните действия, которые хотите автоматизировать. Excel будет отслеживать каждый щелчок, каждое нажатие клавиши и введенные параметры форматирования; все это будет вносится в список макроса.
- Например, чтобы выбрать данные и создать диаграмму, выделите нужные данные, нажмите «Вставка» в верхней части окна Excel, выберите тип диаграммы и отредактируйте диаграмму так, как нужно.
- Другой пример: чтобы создать макрос для построения графика из данных, которые находятся в ячейках с A1 по A12, щелкните по пустой ячейке, введите =СУММ(A1:A12) и нажмите ↵ Enter.
-
12
Щелкните по Остановить запись. Эта опция находится на панели инструментов «Разработчик». Запись будет остановлена, а все ваши действия, которые вы совершили во время записи, будут сохранены в виде отдельного макроса.
-
13
Сохраните таблицу Excel как файл с поддержкой макросов. Нажмите «Файл» > «Сохранить как» и измените формат файла на «xlsm» (вместо «xls»). Затем введите имя файла, выберите папку для его сохранения и нажмите «Сохранить».
- Если не сделать этого, макрос не будет сохранен как часть электронной таблицы, то есть им не смогут пользоваться другие люди на других компьютерах.
-
14
Запустите макрос. Для этого нажмите сочетание клавиш, выбранное при создании макроса. Будут выполнены процессы, записанные в макросе.
- Также, чтобы запустить макрос, можно нажать «Макросы» на вкладке «Разработчик», выбрать имя макроса и нажать «Выполнить».
Реклама
-
1
Скачайте плагин Kloudio. С его помощью вашу таблицу Excel можно соединить с внешней базой данных или источником данных. Этот плагин также работает с Google Таблицами.
-
2
Cоедините свою таблицу с внешним источником данных. Для этого нажмите кнопку «+» на портале Kloudio. Введите информацию о своей базе данных (тип базы данных, учетные данные) и выберите параметры безопасности/шифрования, если работаете с конфиденциальными данными или данными компании.
-
3
Когда ваша таблица будет соединена с базой данных, запрашивать внешние данные и создавать отчеты можно будет непосредственно в Excel. Создайте отчет на портале Kloudio, а затем выберите его в меню Excel. Затем примените дополнительные фильтры и задайте периодичность обновления отчета (чтобы таблица автоматически обновлялась каждую неделю, день или даже час).
-
4
Более того, вводить данные можно в подключенную таблицу и обновлять данные во внешнем источнике данных. Создайте шаблон загрузки на портале Kloudio и получите возможность вручную или автоматически загружать изменения, сделанные в вашей электронной таблице, во внешний источник данных.
Реклама
Советы
- Загружайте плагины Excel только с сайта Microsoft AppSource, если не доверяете сторонним разработчикам.
- Макросы можно использовать для автоматизации как простых задач (например, для добавления значений или создания диаграмм), так и сложных (например, для вычисления значений в ячейках, создания диаграммы на основе результатов вычислений, маркировки диаграммы и печати полученного результата).
- Если открыть электронную таблицу с макросом, вам, возможно, придется нажать «Включить содержимое» на желтой полосе в верхней части окна, чтобы получить возможность пользоваться макросом.
Реклама
Предупреждения
- В макрос добавятся абсолютно все действия, которые вы выполните в режиме записи. Поэтому не вводите ошибочные значения, не запускайте ненужные программы и не удаляйте файлы.
- Макросы могут быть вредоносными (например, созданные, чтобы удалять файлы на компьютере). Не запускайте макросы, которые получены из ненадежных источников.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 23 124 раза.
Была ли эта статья полезной?
Генерация документов и отчетов из реестра или базы данных Excel с помощью кода VBA для просмотра, анализа и вывода на печать. Создание, заполнение, удаление.
Нет смысла хранить множество документов и отчетов в отдельных файлах, если существуют реестры и базы данных Excel, в которых уже есть вся необходимая информация. Каждый документ или отчет можно сгенерировать с помощью кода VBA в виде временного файла, просмотреть его, проанализировать, распечатать. Затем удалить его, а при необходимости сформировать снова.
Создание документа или отчета из шаблона
Допустим, у нас есть реестр документов или база данных Excel с какой-либо информацией. Чтобы создать документ или отчет и заполнить его данными, необходим его шаблон (печатная форма).
Шаблон создаем вручную на отдельном рабочем листе или с помощью кода VBA при заполнении документа. Способы создания шаблона определяют место его хранения:
- В коде VBA. Такой способ возможен для несложных печатных форм.
- В рабочей книге Excel с реестром или базой данных на скрытом листе.
- В отдельном файле, который не обязательно сохранять как шаблон Excel (*.xlt*).
Я предпочитаю создавать шаблон вручную и хранить его на скрытом листе в книге с реестром или базой данных. Такой способ подходит для подавляющего большинства случаев.
Из редких исключений можно назвать печать ценников на основании товарной накладной, сохраненной в Excel. Шаблон ценника и программный код VBA приходится хранить в отдельном файле, по команде из которого открывается и обрабатывается товарная накладная.
Назовем лист с шаблоном документа или отчета — «Shablon». Для создания новой печатной формы скрытый лист с шаблоном необходимо скопировать:
|
With Worksheets(«Shablon») .Visible = True .Copy After:=Worksheets(Worksheets.Count) .Visible = False End With |
Данный код вставит новый лист с шаблоном в ту же книгу после всех имеющихся листов. Чтобы шаблон скопировать в новую книгу, заменяем строку .Copy After:=Worksheets(Worksheets.Count) на .Copy. Печатная форма откроется в новом файле.
Сразу после создания, обращаться к новому листу можно как к активному (ActiveSheet), даже в том случае, если он скопирован в новую книгу. Чтобы воспользоваться этой возможностью, порядок действий в программе должен быть следующим:
- Копирование информации в переменную массива из реестра или базы данных.
- Создание нового документа или отчета из шаблона.
- Заполнение документа или отчета, обращаясь к нему как к ActiveSheet.
Копирование информации и заполнение формы
Копирование информации
Информация о документе обычно хранится в реестре или базе данных Excel в одной строке. Информация для отчета может располагаться как в одной, так и в нескольких или во многих строках.
Если информация нужна из одной строки, перед запуском кода VBA следует выделить любую ячейку в строке с данными. Тогда в ходе выполнения программы можно будет определить номер строки по активной ячейке и извлечь из нее информацию.
Допустим, что лист называется «Reestr», а необходимая информация расположена в десяти первых ячейках каждой строки:
|
Dim nomer As Long, massiv() As Variant nomer = ActiveCell.Row massiv = Range(Cells(nomer, 1), Cells(nomer, 10)) |
Если для отчета требуется информация из нескольких строк, можно выделить их вертикально по любому столбцу и использовать следующий код:
|
Dim nomer1 As Long, nomer2 As Long, massiv() As Variant nomer1 = Selection.Cells(1).Row nomer2 = Selection.Cells(Selection.Cells.Count).Row massiv = Range(Cells(nomer1, 1), Cells(nomer2, 10)) |
В иных случаях, когда для отчета требуется большое количество строк, можно организовать автоматическое выделение диапазона, например, по интервалу дат.
Если требуется обработка данных для отчета, проводим ее в массиве. Для результатов обработки можно объявить еще одну переменную массива.
Создание и заполнение формы
После того как информация скопирована и обработана, создаем из шаблона печатную форму документа или отчета, лист которой после создания будет активным.
Заполняем ячейки печатной формы информацией из массива, обращаясь к листу с формой как к ActiveSheet. Если новый документ или отчет создан в той же книге, ее можно автоматически сохранить:
Чтобы не наблюдать за мерцаниями экрана во время выполнения процедуры VBA Excel, можно временно отключить его обновления:
|
Sub GeneratsiyaDokumenta() Application.ScreenUpdating = False ———— операторы ———— Application.ScreenUpdating = True End Sub |
Удаление печатной формы
Если лист документа или отчета временно сохраняется в книгу с реестром или базой данных, можно предусмотреть его простое удаление без выведения дополнительного диалогового окна.
Для этого необходимо на лист шаблона правее печатной формы вставить кнопку из коллекции «Элементы управления ActiveX». Дважды кликнуть по ней и в открывшемся модуле листа внутрь автоматически сгенерированного объявления процедуры вставить строку Call UdaleniyeLista:
|
Sub CommandButton1_Click() Call UdaleniyeLista End Sub |
Затем в модуль текущей книги добавляем процедуру:
|
Sub UdaleniyeLista() Application.DisplayAlerts = False ActiveSheet.Delete Application.DisplayAlerts = True End Sub |
Кнопка вместе с шаблоном будет копироваться в новую печатную форму. При нажатии кнопки активный лист будет удаляться кодом VBA без предупреждения от Excel.
#Руководства
- 23 май 2022
-
0
Как с помощью макросов автоматизировать рутинные задачи в Excel? Какие команды они выполняют? Как создать макрос новичку? Разбираемся на примере.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Макрос (или макрокоманда) в Excel — алгоритм действий в программе, который объединён в одну команду. С помощью макроса можно выполнить несколько шагов в Excel, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.
Обычно макросы используют для автоматизации рутинной работы — вместо того чтобы выполнять десяток повторяющихся действий, пользователь записывает одну команду и затем запускает её, когда нужно совершить эти действия снова.
Например, если нужно добавить название компании в несколько десятков документов и отформатировать его вид под корпоративный дизайн, можно делать это в каждом документе отдельно, а можно записать ход действий при создании первого документа в макрос — и затем применить его ко всем остальным. Второй вариант будет гораздо проще и быстрее.
В статье разберёмся:
- как работают макросы и как с их помощью избавиться от рутины в Excel;
- какие способы создания макросов существуют и как подготовиться к их записи;
- как записать и запустить макрос начинающим пользователям — на примере со скриншотами.
Общий принцип работы макросов такой:
- Пользователь записывает последовательность действий, которые нужно выполнить в Excel, — о том, как это сделать, поговорим ниже.
- Excel обрабатывает эти действия и создаёт для них одну общую команду. Получается макрос.
- Пользователь запускает этот макрос, когда ему нужно выполнить эту же последовательность действий ещё раз. При записи макроса можно задать комбинацию клавиш или создать новую кнопку на главной панели Excel — если нажать на них, макрос запустится автоматически.
Макросы могут выполнять любые действия, которые в них запишет пользователь. Вот некоторые команды, которые они умеют делать в Excel:
- Автоматизировать повторяющиеся процедуры.
Например, если пользователю нужно каждый месяц собирать отчёты из нескольких файлов в один, а порядок действий каждый раз один и тот же, можно записать макрос и запускать его ежемесячно.
- Объединять работу нескольких программ Microsoft Office.
Например, с помощью одного макроса можно создать таблицу в Excel, вставить и сохранить её в документе Word и затем отправить в письме по Outlook.
- Искать ячейки с данными и переносить их в другие файлы.
Этот макрос пригодится, когда нужно найти информацию в нескольких объёмных документах. Макрос самостоятельно отыщет её и принесёт в заданный файл за несколько секунд.
- Форматировать таблицы и заполнять их текстом.
Например, если нужно привести несколько таблиц к одному виду и дополнить их новыми данными, можно записать макрос при форматировании первой таблицы и потом применить его ко всем остальным.
- Создавать шаблоны для ввода данных.
Команда подойдёт, когда, например, нужно создать анкету для сбора данных от сотрудников. С помощью макроса можно сформировать такой шаблон и разослать его по корпоративной почте.
- Создавать новые функции Excel.
Если пользователю понадобятся дополнительные функции, которых ещё нет в Excel, он сможет записать их самостоятельно. Все базовые функции Excel — это тоже макросы.
Все перечисленные команды, а также любые другие команды пользователя можно комбинировать друг с другом и на их основе создавать макросы под свои потребности.
В Excel и других программах Microsoft Office макросы создаются в виде кода на языке программирования VBA (Visual Basic for Applications). Этот язык разработан в Microsoft специально для программ компании — он представляет собой упрощённую версию языка Visual Basic. Но это не значит, что для записи макроса нужно уметь кодить.
Есть два способа создания макроса в Excel:
- Написать макрос вручную.
Это способ для продвинутых пользователей. Предполагается, что они откроют окно Visual Basic в Еxcel и самостоятельно напишут последовательность действий для макроса в виде кода.
- Записать макрос с помощью кнопки меню Excel.
Способ подойдёт новичкам. В этом варианте Excel запишет программный код вместо пользователя. Нужно нажать кнопку записи и выполнить все действия, которые планируется включить в макрос, и после этого остановить запись — Excel переведёт каждое действие и выдаст алгоритм на языке VBA.
Разберёмся на примере, как создать макрос с помощью второго способа.
Допустим, специальный сервис автосалона выгрузил отчёт по продажам за три месяца первого квартала в формате таблиц Excel. Эти таблицы содержат всю необходимую информацию, но при этом никак не отформатированы: колонки слиплись друг с другом и не видны полностью, шапка таблицы не выделена и сливается с другими строками, часть данных не отображается.
Скриншот: Skillbox Media
Пользоваться таким отчётом неудобно — нужно сделать его наглядным. Запишем макрос при форматировании таблицы с продажами за январь и затем применим его к двум другим таблицам.
Готовимся к записи макроса
Кнопки для работы с макросами в Excel находятся во вкладке «Разработчик». Эта вкладка по умолчанию скрыта, поэтому для начала разблокируем её.
В операционной системе Windows это делается так: переходим во вкладку «Файл» и выбираем пункты «Параметры» → «Настройка ленты». В открывшемся окне в разделе «Основные вкладки» находим пункт «Разработчик», отмечаем его галочкой и нажимаем кнопку «ОК» → в основном меню Excel появляется новая вкладка «Разработчик».
В операционной системе macOS это нужно делать по-другому. В самом верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».
Скриншот: Skillbox Media
В появившемся окне нажимаем кнопку «Лента и панель».
Скриншот: Skillbox Media
Затем в правой панели «Настроить ленту» ищем пункт «Разработчик» и отмечаем его галочкой. Нажимаем «Сохранить».
Скриншот: Skillbox Media
Готово — вкладка «Разработчик» появилась на основной панели Excel.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы Excel смог сохранить и в дальнейшем использовать макрос, нужно пересохранить документ в формате, который поддерживает макросы. Это делается через команду «Сохранить как» на главной панели. В появившемся меню нужно выбрать формат «Книга Excel с поддержкой макросов».
Скриншот: Skillbox Media
Перед началом записи макроса важно знать об особенностях его работы:
- Макрос записывает все действия пользователя.
После старта записи макрос начнёт регистрировать все клики мышки и все нажатия клавиш. Поэтому перед записью последовательности лучше хорошо отработать её, чтобы не добавлять лишних действий и не удлинять код. Если требуется записать длинную последовательность задач — лучше разбить её на несколько коротких и записать несколько макросов.
- Работу макроса нельзя отменить.
Все действия, которые выполняет запущенный макрос, остаются в файле навсегда. Поэтому перед тем, как запускать макрос в первый раз, лучше создать копию всего файла. Если что-то пойдёт не так, можно будет просто закрыть его и переписать макрос в созданной копии.
- Макрос выполняет свой алгоритм только для записанного диапазона таблиц.
Если при записи макроса пользователь выбирал диапазон таблицы, то и при запуске макроса в другом месте он выполнит свой алгоритм только в рамках этого диапазона. Если добавить новую строку, макрос к ней применяться не будет. Поэтому при записи макроса можно сразу выбирать большее количество строк — как это сделать, показываем ниже.
Для начала записи макроса перейдём на вкладку «Разработчик» и нажмём кнопку «Записать макрос».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется окно для заполнения параметров макроса. Нужно заполнить поля: «Имя макроса», «Сохранить в», «Сочетание клавиш», «Описание».
Скриншот: Skillbox Media
«Имя макроса» — здесь нужно придумать и ввести название для макроса. Лучше сделать его логически понятным, чтобы в дальнейшем можно было быстро его найти.
Первым символом в названии обязательно должна быть буква. Другие символы могут быть буквами или цифрами. Важно не использовать пробелы в названии — их можно заменить символом подчёркивания.
«Сохранить в» — здесь нужно выбрать книгу, в которую макрос сохранится после записи.
Если выбрать параметр «Эта книга», макрос будет доступен при работе только в этом файле Excel. Чтобы макрос был доступен всегда, нужно выбрать параметр «Личная книга макросов» — Excel создаст личную книгу макросов и сохранит новый макрос в неё.
«Сочетание клавиш» — здесь к уже выбранным двум клавишам (Ctrl + Shift в системе Windows и Option + Cmd в системе macOS) нужно добавить третью клавишу. Это должна быть строчная или прописная буква, которую ещё не используют в других быстрых командах компьютера или программы Excel.
В дальнейшем при нажатии этих трёх клавиш записанный макрос будет запускаться автоматически.
«Описание» — необязательное поле, но лучше его заполнять. Например, можно ввести туда последовательность действий, которые планируется записать в этом макросе. Так не придётся вспоминать, какие именно команды выполнит этот макрос, если нужно будет запустить его позже. Плюс будет проще ориентироваться среди других макросов.
В нашем случае с форматированием таблицы заполним поля записи макроса следующим образом и нажмём «ОК».
Скриншот: Skillbox Media
После этого начнётся запись макроса — в нижнем левом углу окна Excel появится значок записи.
Скриншот: Skillbox Media
Пока идёт запись, форматируем таблицу с продажами за январь: меняем ширину всех столбцов, данные во всех ячейках располагаем по центру, выделяем шапку таблицы цветом и жирным шрифтом, рисуем границы.
Важно: в нашем случае у таблиц продаж за январь, февраль и март одинаковое количество столбцов, но разное количество строк. Чтобы в случае со второй и третьей таблицей макрос сработал корректно, при форматировании выделим диапазон так, чтобы в него попали не только строки самой таблицы, но и строки ниже неё. Для этого нужно выделить столбцы в строке с их буквенным обозначением A–G, как на рисунке ниже.
Скриншот: Skillbox Media
Если выбрать диапазон только в рамках первой таблицы, то после запуска макроса в таблице с большим количеством строк она отформатируется только частично.
Скриншот: Skillbox Media
После всех манипуляций с оформлением таблица примет такой вид:
Скриншот: Skillbox Media
Проверяем, все ли действия с таблицей мы выполнили, и останавливаем запись макроса. Сделать это можно двумя способами:
- Нажать на кнопку записи в нижнем левом углу.
- Перейти во вкладку «Разработчик» и нажать кнопку «Остановить запись».
Скриншот: Skillbox Media
Готово — мы создали макрос для форматирования таблиц в границах столбцов A–G. Теперь его можно применить к другим таблицам.
Запускаем макрос
Перейдём в лист со второй таблицей «Февраль_2022». В первоначальном виде она такая же нечитаемая, как и первая таблица до форматирования.
Скриншот: Skillbox Media
Отформатируем её с помощью записанного макроса. Запустить макрос можно двумя способами:
- Нажать комбинацию клавиш, которую выбрали при заполнении параметров макроса — в нашем случае Option + Cmd + Ф.
- Перейти во вкладку «Разработчик» и нажать кнопку «Макросы».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется окно — там выбираем макрос, который нужно запустить. В нашем случае он один — «Форматирование_таблицы». Под ним отображается описание того, какие действия он включает. Нажимаем «Выполнить».
Скриншот: Skillbox Media
Готово — вторая таблица с помощью макроса форматируется так же, как и первая.
Скриншот: Skillbox Media
То же самое можно сделать и на третьем листе для таблицы продаж за март. Более того, этот же макрос можно будет запустить и в следующем квартале, когда сервис автосалона выгрузит таблицы с новыми данными.
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше