Макросы excel для финансов

Очень часто в своей профессиональной деятельности финансовым работникам приходится сталкиваться с обработкой больших объемов данных, выполнять однообразные повторяющиеся операции над данными. В итоге время, которое приходится на эту работу, в разы превосходит анализ информации и принятие решений. Если разделить подобную работу на рутину и «творчество», то, к сожалению, выигрыш будет совсем не в пользу второго. Почему человек разумный позволяет себе подобное расточительство? Один из самых ценных ресурсов – время – используется подчас так неэффективно.

Изначально, при разработке компьютеров, на них (на машины) возлагалась именно задача по быстрой обработке больших объемов данных – выполнение за человека рутинной работы. Планировалось, что хомосапиенс воспользуется данной возможностью и займется более плодотворно анализом и интерпретацией этих данных. Время не стоит на месте. Машины становились меньше и быстрее, расширялся круг решаемых задач, разрабатывались новые программы для пользователей. В итоге инструменты стали настолько совершенны, что для их использования понадобились отдельные специалисты. Также специалисты потребовались для общения с машинами посредством программ. Но программы тоже развивались с целью охватить как можно больше решаемых задач. Программы, ставшие востребованными, усложнялись и становились умнее. Именно сейчас мы и подошли к любимому инструменту всех финансистов – к табличному редактору Excel.

Как применить макросы Excel в работе финансиста?

Очень часто пользователи не замечают тех возможностей программы, которые заложены в неё разработчиками. Если говорить об Excel, то всего лишь единицы из общего числа пользователей используют макросы. А ведь макросы – это уникальная возможность переложить на программу еще больше рутинной работы по обработке данных. Но пользуется этим крайне малое число специалистов.

Чем может помочь создание программ (макросов) для Excel в работе финансиста? Данная возможность существенно расширяет стандартные возможности Excel как табличного редактора. Пользователь получает возможность создавать собственные гибкие обработчики данных и закладывать в них логику при помощи встроенного языка программирования Visual Basic. Так же существует возможность создания дополнительных форм, которые позволят заложить в программу возможности общения с пользователем (например, можно запросить недостающую информацию для обработки данных). Стоит отметить, что овладев данными навыками, пользователю не составит труда решить возникающие перед ним разнообразные задачи. Приведем несколько примеров подобных задач.

Сверка двух выписок, имеющих расхождения в итоговой цифре

Стандартное решение данной задачи – напечатать обе выписки и вычеркивать совпадающие операции. Долго, нудно, но расхождения будут найдены. Как правило, данные выписки имеют табличный формат и представлены в файлах Excel. Стандартными средствами Excel данная задача не решается, НО есть возможность создания программы, которая будет это делать автоматически. Она будет вместо человека пробегать все строки (при помощи цикла) одного файла и сверять с данными из другого файла. Для большей гибкости программы можно предусмотреть возможность указания столбцов в файлах с данными, по которым нужно производить сверку. Сложно? Совсем нет.

Функция «курс валюты на дату»

Очень часто в работе финансиста ему может потребоваться курс какой-либо валюты на дату (или динамика курса за какой-то период). Стандартное решение – заходить на сайт Центрального Банка РФ (или другой страны), выбор курса на необходимую дату, копирование и вставка в файл. Для одной или двух дат не сложное решение. А если необходимо это проделывать несколько раз в день? Или курсы необходимы за большое количество дат? Неблагодарный и однообразный труд. НО можно потратить немного времени и написать небольшую программу (пользовательскую функцию), которая будет сама подгружать в ячейку курс необходимой валюты на интересующую дату. Удобно? Бесспорно.

С чего начать изучение макросов в Excel?

Для того, чтобы уметь видеть подобные возможности по применению макросов, необходимо овладеть небольшой базой по их созданию и изучить инструментарий по работе с кодом. С чего же можно начать, если решение развиваться в сторону автоматизации принято?

1. Не бояться экспериментировать с макросами

Записывать макросы (при помощи макрорекодера). Находить записанные макросы в редакторе Visual Basic и пытаться разобрать линейный код. Пробовать вносить в него изменения и проверять, что произойдет в результате. Обязательно изучить, как можно записать данные в ячейку и получить из неё данные (объект Range).

1. Изучить логические операторы IF, Select Case

Макрорекодер не поможет в решении данной задачи. Он не создает логику в записываемых макросах. Адреса в справочной системе Microsoft, где можно посмотреть информацию по данным операторам: 
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/752y8abs.aspx 
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/cy37t14y.aspx 
Экспериментировать с применением операторов в линейных программах, записанных при помощи макрорекодера.

1. Изучить операторы циклов For … Next, Do … Loop, For Each … Next

https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/5z06z1kb.aspx
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/eked04a7.aspx
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/5ebk1751.aspx 
Тоже экспериментировать.

ВАЖНО: эксперименты необходимо проводить над файлами, потеря или порча которых не будет критичной. Иногда будут возникать ситуации, когда программа будет делать совсем не то, что было запланировано. Если написание программы необходимо в файле с рабочими данными – рекомендуется создавать копии файлов на различных этапах написания программы или чаще обычного сохранять изменения. Откат изменений, сделанных программой невозможен.

1. Изучить создание пользовательских форм (UserForm) и возможности различных компонентов для создания интерфейса программ (основные: TextBox, Label, CommandButton).

Данное изучение лучше проделать практически. Для помощи в этом непростом деле мы создали небольшую презентацию. Посмотреть её можно ниже:

Изучение и развитие не будет простым. В какие-то моменты будет казаться, что всё это не стоит затраченного времени. Но первая же программа, сделанная самостоятельно, которая упростит жизнь, перевернет это представление.

«Не бойтесь расти медленно, бойтесь оставаться неизменными». (Китайская мудрость).

Хотите научиться возможностям Excel, которые избавят вас от рутинной работы?
Записывайтесь на авторский курс Романа Вдовина «Программирование в Excel для НЕпрограммистов» 

Все блоги

Формулы

Суммирование несвязанных диапазонов

Подробности

Создано 27 Март 2011

Вложения:

sum_areas.xls

[Суммирование несвязанных диапазонов]

37 kB

При обработке больших таблиц иногда возникает потребность получить итоговые значения на основе данных, расположенных в диапазонах ячеек, не позволяющих применить функции консолидации с прямой адресацией, либо требующих дополнительных вычислений. В статье описывается несколько вариантов построения моделей на примере экономической задачи расчета валовой выручки.

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 1.3K

Привет всем. Немного предыстории.
Как, наверняка, любая жена, моя очень любит считать деньги. Притом не просто:«сколько заработали и сколько потратили». Нет, она разделяет их на группы и подсчитывает их каждый день. Это дело довольно утомительное и занимает довольно много времени, из-за чего я очень часто вижу свою любимую сидящей за столом спиной ко мне. Что бы облегчить ей труд, и из-за своих корыстных побуждений, я сделал небольшую считалку.

Несколько дней я выпытывал, что бы она хотела от считалки. Ценой немыслимых усилий получился довольно маленький список:

Требования

• Учет Доходов
  1. Дата поступления
  2. Сумма поступления
  3. На чью карту или налом

• Учет Расходов
  1. Дата расходов
  2. Сумма расходов
  3. На что потратили

• Сколько денег у нас осталось
• На что тратим деньги(график)

Выбор

Как у любого программиста, у меня возник вопрос: «На чем писать?». Было много вариантов от Python до Java. Но, так как я человек довольно ленивый, «рисовать» кнопочки мне никак не хотелось. И тут я повнимательнее посмотрел на Excel. «Так вот он интерфейс» — сказал я себе. И правда, что может еще нагляднее объяснить куда делись твои деньги, чем таблица (я не говорю про инфографику), да и работать с ней может каждый.

Процесс

Итак, создаем книгу Excel, там по умолчанию есть три листа, нам вполне этого хватит.

Первый лист(«Лист 1»)

В строке «1» впишем Дата, Сумма, Карта/Наличные, Итого

Итак, колонка «Дата» имеет формат «Дата», «Сумма» — Денежный с округлением до целого. С колонкой «Карта/Наличные» придется немного повозиться. Для начала сделаем список, который будет выпадать в этой колонке.
Нажмем «Ctrl»+«Стрелка вправо», и окажемся в самом правом столбце листа. Вот тут и напишем список:

• Карта моя
• Карта жены
• Наличные

Теперь встанем на ячейку «D2» и нажмем «Ctrl»+«Стрелка вниз». Так мы выделим всю колонку без шапки.
Создадим выпадающий список для этих ячеек. «Данные»->«Проверка…». В открытом окошке выбираем «Тип данных»: «Список», и в «Источник» указываем ту колонку в которой написали список, у меня пример получилось «=$IV:$IV».
Мы выделяем всю колонку для того, что бы, если у нас прибавится пункт, нам не нужно будет переназначать меню.
Теперь у наших ячеек появился выпадающий список.

И наконец, в колонке «Итого» в ячейки «D2»: формула будет такая — «=СУММ(B2:B65536)»
Первый лист готов. Здесь будут наши доходы.

Второй лист(«Лист 3»)

Здесь все тоже самое, только вместо колонки «Карта/Наличные» будет колонка «На что», и еще поменяется выпадающий список, мой, например, пока содержит такие записи.

• Продукты
• Сигареты
• Проезд
• Пиво

Третий лист(«Данные»)

Самое интересное. Выглядит лист примерно так:

В ячейке «А2» формула — «=Лист1!D2-Лист3!D2», и еще добавьте на лист график.

Мне кажется, что круговой нагляднее.

Теперь создадим панель, чтобы удобнее было запускать макросы. Правой кнопкой по ToolBar`у -> «Настройки» кнопка «Создать». Мое меню называется «MyToolBar», это имя будет использоваться в макросе, так что, если меняете, то не забудьте поменять и там.
У нас появился ToolBar, нажимаем «Alt»+«F11».
Макрос для создания кнопок в ToolBar`e:

Public Sub InitToolBar()
Dim cmdBarSm As CommandBar
Dim ctlNewbtn As CommandBarButton
'Application.CommandBars("MyToolBar").Controls("По месяцам").Delete
'Application.CommandBars("MyToolBar").Controls("По Дням").Delete
'Application.CommandBars("MyToolBar").Controls("По Группам").Delete
Set cmdBarSm = Application.CommandBars("MyToolBar")
Set ctlNewbtn = cmdBarSm.Controls.Add(msoControlButton)
ctlNewbtn.Caption = "По месяцам"
ctlNewbtn.FaceId = 26
ctlNewbtn.OnAction = "getMonth"
Set ctlNewbtn = cmdBarSm.Controls.Add(msoControlButton)
ctlNewbtn.Caption = "По Дням"
ctlNewbtn.FaceId = 28
ctlNewbtn.OnAction = "getDay"
Set ctlNewbtn = cmdBarSm.Controls.Add(msoControlButton)
ctlNewbtn.Caption = "По группам"
ctlNewbtn.FaceId = 31
ctlNewbtn.OnAction = "GetGroup"
End Sub

В закоменченном коде команды для удаления этих кнопок. В первый раз макрос придется запускать так, иначе ругается, что не может найти кнопки.
Мы создали три кнопки для расчета затрат: «По дням»,«По месяцам»,«По группам»; иконки задаются в FaceId, вызываемые макросы в OnAction.

Итак макрос getMonth:

Sub getMonth()
Dim ActSheet As Worksheet
Dim BeginCell As Integer
Dim SumCell As Integer
Dim CurSumCell As Integer
Dim NewData As Boolean
Dim CurData As Date
Dim ValueP As Integer
Dim MonthNow As String

Макрос getDay:

Sub getDay()
Dim ActSheet As Worksheet
Dim BeginCell As Integer
Dim SumCell As Integer
Dim CurSumCell As Integer
Dim NewData As Boolean
Dim CurData As Date
Dim ValueP As Integer
Dim MonthNow As String

И наконец последний GetGroup
Sub GetGroup()
Dim ActSheet As Worksheet
Dim BeginCell As Integer
Dim SumCell As Integer
Dim CurSumCell As Integer
Dim NewData As Boolean
Dim CurGroup As String
Dim ValueP As Integer

Вот тут интересный момент
ActiveSheet.Shapes("Chart 1").Select
ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Данные").Range("I5:J" + CStr(CurSumCell - 1)), PlotBy:= _
xlColumns

В Range не забудьте указать ваш диапазон, если вы, конечно, меняли форматирование листа «Данные».

Заключение

Теперь все готово. Я, конечно, не претендую на идеальность кода макроса, но со своей задачей он справляется хорошо. Я думаю, что данная считалка пригодится многим и сэкономит немного времени, чтобы провести его со своими любимыми в эти новогодние праздники.

О таблице учета доходов и расходов в excel

Учет доходов и расходов в excel для бизнеса, личного и семейного бюджета — один из важнейших аспектов эффективного ведения хозяйства, в основе которого лежит баланс этих величин. Грамотный подход к контролю денежных потоков, с одной стороны, поможет сохранить Ваши финансы в целостности, избегая излишних трат на второстепенные нужды, с другой стороны, позволит направить положительный остаток на достижение основной цели.

Времена, когда учет финансовой деятельности велся вручную на листах, давно прошли, на смену пришли современные технологичные инструменты. Одним из таких решений является таблица учета доходов и расходов бюджета в excel. Программа позволит в несколько кликов создать шаблоны таблиц доходов и расходов excel за выбранный месяц в ежедневной детализации со всеми расчетными формулами и итогами, а также отобразит итоговый баланс в режиме реального времени, что избавит Вас от необходимости разбираться с функционалом excel.

Ссылки для скачивания:

— Скачать учет доходов и расходов семейного бюджета в excel (архив 45КБ)

— Скачать учет доходов и расходов бизнеса в excel (архив 46КБ)

Как начать работу с учетом доходов и расходов в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Планирование доходов и расходов. Виды личных потребностей.

Прежде чем мы перейдем к изучению таблицы учета доходов и расходов в excel стоит затронуть тему планирования как семейного, так и личного бюджета. Ни для кого не секрет, что наши потребности делятся на базовые первостепенные и второстепенные, навязанные нам реалиями современного маркетинга. Таким образом, главным ключом к эффективному планированию доходов и расходов бюджета является удовлетворение основных жизненных потребностей и минимизация расходов на необязательные нужды.

Какие же потребности можно отнести к необходимым базовым?

• Физиологические потребности. Не будем перечислять их все, только те, которые относятся к нашим расходам. А именно потребность в пищи, воде, одежде и жилье (сюда отнесем оплату самого жилья и коммунальных услуг). Данные нужды непосредственно влияют на наше физическое и эмоциональное состояние, поэтому их нельзя игнорировать и необходимо удовлетворять в первую очередь.
• Потребность в безопасности. В первую очередь сюда можно отнести защищенность собственного здоровья и здоровья членов наших семей. Человек должен быть уверен, что ему ничего не угрожает и, в случае возникновения непредвиденных обстоятельств (например, болезни), он и его семья смогут получить квалифицированную помощь. Сюда же относится и покупка лекарств, что особенно актуально в наше непростое время.
• Потребность в комфорте. Наше психоэмоциональное состояние напрямую зависит от условий комфорта нашей жизни. Но здесь нужно видеть тонкую грань между необходимыми потребностями, такими как: удобная кровать для сна или обувь для работы, и навязанными: последняя модель телефона, компьютерные игры и т.д..

Инструкция макроса учет доходов и расходов в excel

Рассмотрим главную вкладку макроса «Настройки» на рисунке снизу для потребностей бизнеса. В данном примере учет идет по всей торговой точке. Заведите отдельные строки для каждого продавца, если нужно детализировать продажи:

Рассмотрим главную вкладку макроса «Настройки» на рисунке снизу для ведения семейного бюджета:

Перед построением расчета необходимо заполнить две простые таблички: перечень расходов и перечень доходов. Списки имеют идентичный формат, и, для примера, заполнены наиболее часто встречающимися категориями. Отредактируйте их по своему усмотрению, введите суммы планируемых доходов и расходов. Далее выберите год и месяц для расчета и нажмите кнопку «Создать лист учета». После этих действий учет доходов и расходов в excel создаст лист-шаблон с именем выбранного месяца.

Пример учета для бизнеса:

Пример учета для бизнеса с группировкой статей расходов/доходов:

Пример учета для семейного бюджета:

Макрос создаст 3 таблицы: Перечень доходов, Перечень расходов и Сравнение итогов. Итак, Вы успешно создали шаблон на месяц для учета своих денежных потоков!

Ваши дальнейшие шаги по ведению учета доходов и расходов в excel:

• Заполняйте столбец «Факт, сумма» таблицы «Перечень доходов» при поступлении средств в Ваш бюджет,
• Расходы заполняются в детализации по дням, что позволит отслеживать траты в разрезе дневных и недельных сумм, столбец «Факт, сумма» таблицы «Перечень расходов» вычисляется формулами автоматически,
• Контролируйте баланс доходов и расходов, а также отклонения от плана в сводной таблице «Сравнение итогов»,
• Радуйтесь сэкономленным средствам!=)

Заказать доработку программы или разработку индивидуального ПО

Спасибо за прочтение данной статьи!

Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас и Вашего бизнеса, с удовольствием отвечу на любые Ваши вопросы в комментариях и по WhatsUp 8(950)709-47-70.

Учет доходов и расходов в excel является лишь скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Microsoft Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь разработкой в области автоматизации: Excel, Python; парсинг сайтов, написание ботов, имитация действий пользователя и т.д.. Готов взяться за любую задачу, проконсультировать по автоматизации бизнес процессов Вашей организации. Связаться со мной можно по телефону, через сайт или написать на почту: goryaninov@bk.ru

Ссылки для скачивания:

— Скачать учет доходов и расходов семейного бюджета в excel (архив 45КБ)

— Скачать учет доходов и расходов бизнеса в excel (архив 46КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на данном сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен