Макрос word сохранить как pdf

Приветствую всех читателей блога scriptcoding.ru. В этой статье мы рассмотрим, как сохранить документ Word в PDF формате, или в формате XPS.

По умолчанию, само приложение Word не позволяет сохранять документы в заданных форматах (исключением являются последние версии), что немного обидно, учитывая функциональные возможности самой компании Майкрософт. Но это и не удивительно, так как дядюшка Билл любит радовать своего потребителя различными косяками и багами – каких только нецензурных слов удостоился тот же Internet Explorer.

В первую очередь, стоит сообщить хорошую новость – есть расширение «SaveAsPDFandXPS«, которое находится в бесплатном доступе и его можно скачать с официального сайта Майкрософт. После установки данного расширения появляется возможность сохранить страницу как PDF в Word документе, причем, как в ручном режиме (соответствующий тип файла появится в диалоговом окне «Сохранить Как«), так и программным путем.

Собственно, программный метод получения формата pdf мы и рассмотрим, а именно, метод ExportAsFixedFormatобъекта Range, который позволяет экспортировать целиком или частично содержимое документа в нужный формат.

Данный метод содержит много параметров, и поэтому, я решил описать его в отдельной статье.

ExportAsFixedFormat(OutputFileName, ExportFormat, OpenAfterExport, OptimizeFor, ExportCurrentPage, Item, IncludeDocProps, KeepIRM, CreateBookmarks, DocStructureTags, BitmapMissingFonts, UseISO19005_1, FixedFormatExtClassPtr) — Сохраняет часть документа Word как PDF или XPS формат. Только первые два параметра являются обязательными.

OutputFileName– Обязательный параметр, который задает путь и имя сохраняемого в Word PDF или XPS-файла.

ExportFormat– Обязательный параметр, который определяет формат сохранения в Word (PDF или XPS). Значение константы WdExportFormat:

• wdExportFormatPDF — 17 — Экспортировать документ в формате PDF.
• wdExportFormatXPS — 18 — Экспортировать документ в формате XML Paper Specification (XPS).

OpenAfterExport— Открыть новый файл после экспорта содержимого – значение true.

OptimizeFor– Параметр указывает, следует ли оптимизировать файл для экрана или для печати. Значение константы WdExportOptimizeFor:

• wdExportOptimizeForOnScreen — 1 – Для экрана — низкое качество и маленький размер.
• wdExportOptimizeForPrint — 0 — Для печати – высокое качество и большой размер.

ExportCurrentPage– Определяет, что нужно экспортировать, всю страницу (true) или только выбранный диапазон (false). Word сохранение в PDF.

Item— Определяет процесс экспорта — включать только текст или текст с разметкой. Значение константы WdExportItem:

• wdExportDocumentContent — 0 — Экспорт документа без разметки.
• wdExportDocumentWithMarkup — 7 — Экспорт документа с разметкой.

IncludeDocProps— Указывает, следует ли включить свойства документа в недавно экспортируемый файл (true). Сохранить как PDF в Word.

KeepIRM— Указывает, следует ли копировать права доступа IRM в XPS документ, если исходный документ имеет защиту IRM. Значение по умолчанию True.

CreateBookmarks — Указывает, следует ли экспортировать закладки и тип закладки. Значение константы WdExportCreateBookmarks:

• wdExportCreateHeadingBookmarks — 1 — Создание закладки в экспортируемом документе для всех заголовком, которые включают только заголовки внутри основного документа и текстовые поля не в пределах колонтитулов, концевых сносок, сносок или комментариев.
• wdExportCreateNoBookmarks — 0 — Не создавать закладки в экспортируемом документе.
• wdExportCreateWordBookmarks — 2 — Создание закладки в экспортируемом документе для каждой закладки, которая включает все закладки кроме тех, которые содержатся в верхнем и нижнем колонтитулах.

DocStructureTags— Указывает, следует ли включать дополнительные данные, которые помогут при чтении с экрана, например информацию о потоке и логическую организацию содержимого. Значение по умолчанию True. Документ Word сохранить в PDF.

BitmapMissingFonts— Указывает, следует ли включать растровое изображение текста. Установите этот параметр в значение True, когда шрифт не поддерживается в PDF.

UseISO19005_1 и FixedFormatExtClassPtr – Данные параметры не предоставляют практического интереса.

Теперь давайте рассмотрим два примера программного кода – на языке VBScript и JScript. Оба примера создают новый документ Word, далее вставляют в него текст, содержащий информацию о сервере сценариев Windows Script Host.

Программный код на VBSCRIPT:

' ----------------------------------------------------------------------------
' Как документ word сохранить в pdf формате
' ExportAsFixedFormat.vbs
' ----------------------------------------------------------------------------
Option Explicit
 
dim oWord, oDoc, oSel, oFont, oShell, oRange, oPars, cur_dir, REnd
 
set oWord = WScript.CreateObject("Word.Application")   
set oShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell")
set oDoc = oWord.Documents                                           
oDoc.Add()                                                                           
set oSel = oWord.Selection                                                   
oWord.Visible = True                                                           
set oFont = oSel.Font
set oRange = oDoc(1).Range()
 
'Текущий каталог
cur_dir = oShell.CurrentDirectory
 
with oFont
    .Size = 20
    .Name = "Times New Roman"
    .Bold=true
    .Colorindex=2
end with
 
oSel.TypeText "Word - сохранение в PDF"
 
with oFont
    .Size = 12
    .Bold=false
    .Colorindex=0
end with
 
With oSel
     .TypeParagraph
     .TypeParagraph
End With
 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    '   документ word сохранить в pdf
With WScript
     call TXInsert("Name: ", .Name & "")
     call TXInsert("FullName: ", .FullName & "")
     call TXInsert("ScriptName: ", .Name & "")
     call TXInsert("ScriptFullName: ", .FullName & "")
     call TXInsert("Path: ", .Path & "")
     call TXInsert("Version: ", .Version & "")
     call TXInsert("Application: ", .Application & "")
     call TXInsert("Timeout: ", .Timeout & "")
     call TXInsert("BuildVersion: ", .BuildVersion & "")
End With
 
set oPars = oRange.Paragraphs
REnd = oPars(oPars.Count).Range.End       
 
call LRange(4,7)
With oRange
     ' Сохраняем абзацы с 4 по 7 в PDF формате
     .ExportAsFixedFormat cur_dir & "WscInfo_VBS.pdf", 17, true
 
     .setRange 0, REnd
     ' Сохраняем весь документ Word в PDF формате
     .ExportAsFixedFormat cur_dir & "WscInfoFull_VBS.pdf", 17, true
End With
 
' Используем метод SaveAs для сохранения документа
oDoc(1).SaveAs cur_dir & "WscInfoFull_SaveAs_VBS.pdf", 17
 
' процедура выбора диапазона
Sub LRange(a, b)
     With oRange
                 .setRange 0, REnd
                 .setRange oPars(a).Range.Start, oPars(b).Range.End
     End With
End Sub
 
' Процедура для форматирования шрифта и вставки абзаца                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              как сохранить ворд в пдф
Sub TXInsert(a, b)
     With oSel
                 oFont.Bold=true
                 .TypeText a
                 .EndOf
                 oFont.Bold=false
                 .TypeText b
                 .TypeParagraph
     End With
End Sub

Программный код на JSCRIPT:

// ----------------------------------------------------------------------------
// Как документ word сохранить в pdf формате
// ExportAsFixedFormat.js
// ----------------------------------------------------------------------------
var oWord1, oDoc1, oSel1, oFont1, oShell1, oRange1, oPars1, CurDir1, REnd;
 
oWord1 = WScript.CreateObject("Word.Application");
oShell1 = WScript.CreateObject("WScript.Shell");
oDoc1 = oWord1.Documents;                                       
oDoc1.Add();                                                                           
oSel1 = oWord1.Selection;                                                    
oWord1.Visible = true;                                                           
oFont1 = oSel1.Font;
oRange1 = oDoc1(1).Range();
 
//Текущий каталог
CurDir1 = oShell1.CurrentDirectory;
 
with(oFont1){
    Size = 20;
    Name = "Times New Roman";
    Bold=true;
    Colorindex=2;
}
 
oSel1.TypeText("Word - сохранение в PDF");
 
with(oFont1){
    Size = 12;
    Bold=false;
    Colorindex=0;
}
 
oSel1.TypeParagraph();
oSel1.TypeParagraph();
 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         //  документ word сохранить в pdf
with(WScript){
     TXInsert("Name: ", Name + "");
     TXInsert("FullName: ", FullName + "");
     TXInsert("ScriptName: ", Name + "");
     TXInsert("ScriptFullName: ", FullName + "");
     TXInsert("Path: ", Path + "");
     TXInsert("Version: ", Version + "");
     TXInsert("Application: ", Application + "");
     TXInsert("Timeout: ", Timeout + "");
     TXInsert("BuildVersion: ", BuildVersion + "");
}
 
oPars1 = oRange1.Paragraphs;
REnd = oPars1(oPars1.Count).Range.End;       
 
LRange(4,7);
with(oRange1){
     // Сохраняем абзацы с 4 по 7 в PDF формате
     ExportAsFixedFormat (CurDir1 + "\WscInfo_JS.pdf", 17, true);
     setRange(0, REnd);
     // Сохраняем весь документ Word в PDF формате
     ExportAsFixedFormat (CurDir1 + "\WscInfoFull_JS.pdf", 17, true);
}
 
// Используем метод SaveAs для сохранения документа
oDoc1(1).SaveAs(CurDir1 + "\WscInfoFull_SaveAs_JS.pdf", 17);
 
// процедура выбора диапазона
function LRange(a, b){
     with(oRange1){
                 setRange(0, REnd)
                 setRange(oPars1(a).Range.Start, oPars1(b).Range.End)
     }
}
 
// Процедура для форматирования шрифта и вставки абзаца                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      как сохранить ворд в пдф
function TXInsert(a, b){
     with(oSel1){
                 oFont1.Bold=true;
                 TypeText(a);
                 EndOf();
                 oFont1.Bold=false;
                 TypeText(b);
                 TypeParagraph();
     }
}

Сами сценарии сохраняют документ Word в формате PDF в текущем каталоге, то есть, в каталоге, из которого произошел запуск сценария. Две функции LRange и TXInsert позволяют выбрать нужный диапазон текста (точнее нужные абзацы) и применить форматирование текста (тип шрифта и размер). Метод SaveAs также позволяет сохранить документ Word в PDF формате или в любом другом формате, данный метод принадлежит объекту Document. Более детально похожий пример я рассмотрел в этой статье.

Привет. Есть макрос, который сохраняет документ word в формат pdf по названию файла. Проблема состоит в том, что при сохранении макрос запрашивает «Перезаписать или изменить название», если я меняю название то ошибка. Прошу поправить ошибку
[vba]

[/vba]

What This VBA Macro Code Does

The business world has increasingly become more reliant on mobile computing with devices such as tablets and smartphones becoming mainstream. This, in turn, has provided an elevated demand for analysts to turn spreadsheets into PDF documents so management can view your reports on the go. 

Below is a simple VBA macro that will allow you to quickly turn your Microsoft Word Document into a PDF file in a snap. The code is written to save your PDF in the same folder as the Word Document file currently resides. If you need to make modifications, hopefully, you will be able to follow along with my code comments and customize the code to your specific needs.

Sub Word_ExportPDF()
‘PURPOSE: Generate A PDF Document From Current Word Document
‘NOTES: PDF Will Be Saved To Same Folder As Word Document File
‘SOURCE: www.TheSpreadsheetGuru.com/the-code-vault

Dim CurrentFolder As String
Dim FileName As String
Dim myPath As String
Dim UniqueName As Boolean

UniqueName = False

‘Store Information About Word File
  myPath = ActiveDocument.FullName
  CurrentFolder = ActiveDocument.Path & «»
  FileName = Mid(myPath, InStrRev(myPath, «») + 1, _
   InStrRev(myPath, «.») — InStrRev(myPath, «») — 1)

‘Does File Already Exist?
  Do While UniqueName = False
    DirFile = CurrentFolder & FileName & «.pdf»
    If Len(Dir(DirFile)) <> 0 Then
      UserAnswer = MsgBox(«File Already Exists! Click » & _
       «[Yes] to override. Click [No] to Rename.», vbYesNoCancel)

            If UserAnswer = vbYes Then
        UniqueName = True
      ElseIf UserAnswer = vbNo Then
        Do
          ‘Retrieve New File Name
            FileName = InputBox(«Provide New File Name » & _
             «(will ask again if you provide an invalid file name)», _
             «Enter File Name», FileName)

                    ‘Exit if User Wants To
            If FileName = «False» Or FileName = «» Then Exit Sub
        Loop While ValidFileName(FileName) = False
      Else
        Exit Sub ‘Cancel
      End If
    Else
      UniqueName = True
    End If
  Loop

  ‘Save As PDF Document
  On Error GoTo ProblemSaving
    ActiveDocument.ExportAsFixedFormat _
     OutputFileName:=CurrentFolder & FileName & «.pdf», _
     ExportFormat:=wdExportFormatPDF
  On Error GoTo 0

‘Confirm Save To User
  With ActiveDocument
    FolderName = Mid(.Path, InStrRev(.Path, «») + 1, Len(.Path) — InStrRev(.Path, «»))
  End With

    MsgBox «PDF Saved in the Folder: » & FolderName

Exit Sub

‘Error Handlers
ProblemSaving:
  MsgBox «There was a problem saving your PDF. This is most commonly caused» & _
   » by the original PDF file already being open.»
  Exit Sub

End Sub

Function To Validate Save File Name

Below is a function that you will need to paste in along with the above macro. The VBA function provides a way of testing any file name your users provide to save the PDF document as.

Same Macro Functionality For Other Office Applications

Upon request, I have made similar macros for other Office Applications you may use on a regular basis to convert their files into PDF documents. The links to those specific posts are as follows:

Microsoft Excel Version

Microsoft PowerPoint Version

Using VBA Code Found On The Internet

Now that you’ve found some VBA code that could potentially solve your Excel automation problem, what do you do with it? If you don’t necessarily want to learn how to code VBA and are just looking for the fastest way to implement this code into your spreadsheet, I wrote an article (with video) that explains how to get the VBA code you’ve found running on your spreadsheet.

Getting Started Automating Excel

Are you new to VBA and not sure where to begin? Check out my quickstart guide to learning VBA. This article won’t overwhelm you with fancy coding jargon, as it provides you with a simplistic and straightforward approach to the basic things I wish I knew when trying to teach myself how to automate tasks in Excel with VBA Macros.

Also, if you haven’t checked out Excel’s latest automation feature called Power Query, I have put together a beginner’s guide for automating with Excel’s Power Query feature as well! This little-known built-in Excel feature allows you to merge and clean data automatically with little to no coding!

How Do I Modify This To Fit My Specific Needs?

Chances are this post did not give you the exact answer you were looking for. We all have different situations and it’s impossible to account for every particular need one might have. That’s why I want to share with you: My Guide to Getting the Solution to your Problems FAST! In this article, I explain the best strategies I have come up with over the years to get quick answers to complex problems in Excel, PowerPoint, VBA, you name it! 

I highly recommend that you check this guide out before asking me or anyone else in the comments section to solve your specific problem. I can guarantee that 9 times out of 10, one of my strategies will get you the answer(s) you are needing faster than it will take me to get back to you with a possible solution. I try my best to help everyone out, but sometimes I don’t have time to fit everyone’s questions in (there never seem to be quite enough hours in the day!).

I wish you the best of luck and I hope this tutorial gets you heading in the right direction!

Chris
Founder, TheSpreadsheetGuru.com