Макрос кто зашел в excel

Представьте себе книгу Excel с очень важными для вас данными, сохраненную на общем сетевом диске компании, куда имеет доступ куча народу. Одним совсем не прекрасным утром вы открываете этот файл и обнаруживаете, что внутри кто-то поиграл в аль-каиду: формулы поломаны, данные стерты, дизайн нарушен. Поскольку вы опытный пользователь, то у вас, конечно же, была резервная копия этого важного документа (была же, правда?) и данные вы восстановите, но чисто из спортивного интереса хотелось бы все же узнать — КТО ЭТО СДЕЛАЛ?!

Давайте попробуем решить эту задачу. Итак, нам нужно:

• фиксировать на отдельном (скрытом) листе имя пользователя, открывшего файл;
• фиксировать там же дату-время открытия и закрытия файла;
• по возможности усложнить взлом или обход такой защиты.

Поехали…

Этап 1. Создаем «Лог»

Добавим в нашу книгу новый лист, куда будет записываться информация о всех пользователях и назовем его, например, Лог. На нем создадим простую шапку будущего журнала учета посетителей:

Этап 2. Макросы фиксации входа-выхода

Теперь добавим макросы для записи на лист Лог даты-времени и имен пользователей при открытии и закрытии книги. Для этого нужно открыть редактор Visual Basic с помощью сочетания Alt+F11 или с помощью кнопки Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) и найти в левом верхнем углу панель Project (если она не отображается, то включить ее можно сочетанием клавиш Ctrl+R):

Двойным щелчком откройте модуль ЭтаКнига (ThisWorkbook) и вставьте туда пару наших макросов для обработки событий открытия и закрытия книги:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) 
   'ищем последнюю занятую строчку в логах 
   lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row 
   'заносим дату-время выхода из файла 
   If lastrow>1 Then Worksheets("Лог").Cells(lastrow, 3) = Now 
   'сохраняемся перед выходом 
   ActiveWorkbook.Save 
End Sub 

Private Sub Workbook_Open() 
   'ищем последнюю занятую строчку в логах 
   lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row 
   'заносим имя пользователя и дату-время входа в файл 
   Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 1) = Environ("USERNAME") 
   Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 2) = Now 
End Sub

В первом приближении все уже должно работать. Попробуйте открыть-закрыть этот файл пару раз и убедитесь, что на лист Лог попадает ваше имя пользователя (логин входа в Windows) и дата-время:

Этап 3. Улучшаем надежность

Можно было бы скрыть лист Лог и на этом остановиться, но есть одно «но»: если у пользователя, который открывает нашу книгу, макросы разрешены по умолчанию либо он сам их разрешает, нажав в окне предупреждения на кнопку Включить содержимое, то все в порядке:

Но что если пользователь не разрешит выполнение макросов или они отключены у него по умолчанию? Тогда наши макросы отслеживания выполняться не будут и фиксации имени и даты не произойдет Как же заставить пользователя разрешить использование макросов?

Чтобы обойти эту проблемку воспользуемся небольшой тактической хитростью. Добавьте в нашу книгу еще один чистый лист, назовите его Предупреждение и вставьте на него следующий текст:

Суть в том, чтобы по умолчанию скрыть в книге все листы кроме этого, а рабочие листы с данными отображать с помощью специального макроса. Если пользователь не разрешил выполнение макросов, то он увидит в книге только один лист с предупреждением. Если же макросы разрешены, то наш макрос обработки события открытия книги скроет лист с предупреждением и отобразит листы с данными. Чтобы пользователь сам не отобразил их — используем суперскрытие вместо обычного скрытия листов (параметр xlSheetVeryHidden вместо обычного False).

Чтобы реализовать все описанное, слегка изменим наши процедуры в модуле ЭтаКнига (ThisWorkbook):

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    'ищем последнюю занятую строчку в логах
    lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row
    'заносим дату-время выхода из файла
    If lastrow > 1 Then Worksheets("Лог").Cells(lastrow, 3) = Now
    
    'скрываем все листы, кроме листа ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
    Worksheets("Предупреждение").Visible = True
    For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets
        If sh.Name = "Предупреждение" Then
            sh.Visible = True
        Else
            sh.Visible = xlSheetVeryHidden
        End If
    Next sh
    
    'сохраняемся перед выходом
    ActiveWorkbook.Save
End Sub

Private Sub Workbook_Open()
    'ищем последнюю занятую строчку в логах
    lastrow = Worksheets("Лог").Range("A60000").End(xlUp).Row
    'заносим имя пользователя и дату-время входа в файл
    Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 1) = Environ("USERNAME")
    Worksheets("Лог").Cells(lastrow + 1, 2) = Now
    
    'отображаем все листы
    For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets
        sh.Visible = True
    Next sh
    'скрываем листы ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ и ЛОГ
    Worksheets("Предупреждение").Visible = xlSheetVeryHidden
    Worksheets("Лог").Visible = xlSheetVeryHidden
    
End Sub

Чтобы просмотреть скрытый Лог откройте редактор VisualBasic (Alt+F11), выделите лист на панели Project и измените его видимость на панели Properties, используя свойство Visible:

Если пользователи настолько продвинутые, что знают про суперскрытые листы и могут их отобразить через редактор Visual Basic или нарушить работу наших макросов, то можно дополнительно поставить пароль на просмотр и изменение макросов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по имени файла в панели Project (строка VBAProject (blackbox.xls)), выберите команду VBA Project Properties и включите флажок Lock project for viewing и задайте пароль на вкладке Protection:

Теперь точно никто не уйдет безнаказанным. Большой Брат следит за тобой!

Ссылки по теме

• Суперскрытый лист
• Выборочное отображение листов отдельным пользователям
• 4 способа защиты данных в Microsoft Excel

Connect and login to a website using a macro in Excel.

This allows you to open a website and automatically login without having to do anything yourself; just run the VBA macro code from Excel.

Sections:

The Macro

Use the Macro

Notes

The Macro

Sub ExcelWebsiteLogin()
'TeachExcel.com macro to login to a website.

Dim ie      As Object
Dim frm     As Variant
Dim element As Variant


'Requires Microsoft Internet Controls to be activated. Tools > References > Microsoft Internet Controls
Set ie = New InternetExplorerMedium

'website page where the login form is located
ie.navigate "https://www.teachexcel.com/"

While ie.readyState <> 4: DoEvents: Wend

'ID of the login form
Set frm = ie.document.getElementById("login_form")

'Name of the form, if there is no ID for it.
If frm Is Nothing Then Set frm = ie.document.getElementsByName("login_form").Item(0)


If frm Is Nothing Then
   'Form not found.
   
   'Error message if the form was not found
   MsgBox "Login form not found."
   
   'Kill the internet explorer instance
   ie.Quit
   Set ie = Nothing

Else
   'Form found, proceed to fill it out and then submit it.
   
   'Display the browser
   ie.Visible = True

   'Go through elements in the browser
   For Each element In frm.elements
   
      On Error Resume Next
      
      'Input values into the form fields in the browser
      Select Case element.Name
         'username
         Case "email": element.Value = "email@gmail.com"
         'password
         Case "password": element.Value = "password"
      End Select
      
   Next

   'submit the form
   frm.submit

End If

End Sub

Use the Macro

Where to Install: Module

Enable Microsoft Internet Controls

This macro requires Microsoft Internet Controls to be enabled.

In the VBA Editor window (Alt+F11) go to Tools > References > Check next to Microsoft Internet Controls and hit OK.

Website to Visit

ie.navigate "https://www.teachexcel.com/"

Change https://www.teachexcel.com/ to the desired website.

Username and Password

'username
Case "email": element.Value = "email@gmail.com"
'password 
Case "password": element.Value = "password"

Change email@gmail.com to the correct username or email address for login.

Change password to the correct password to login.

In this example, the username and password are hard-coded into the macro. You can replace this with any number of methods to get the values. You could use a pop-up window to get the values, get values from the spreadsheet, or any number of other ways.

Notes

It is NOT advisable to store passwords anywhere where somenoe else can see them or access them and the last thing you want is to store a password in an Excel workbook and forget that it is there and then send it out to someone who shouldn’t have it.

The password and username in this example are just for show and will not actually log you into any website.

You can store a password in a macro and then password protect that macro, here is a tutorial on that from us: Password Protect Excel VBA Macros. However, you should not consider this method secure if you send your workbook to another computer because there are methods for getting the data from a secured macro.

---

Авторизация в Excel на VBA: создание формы, написание программного кода, особенности реализации.

В этой статье я расскажу вам о создании формы авторизации в Excel с помощью VBA.

Что же представляет из себя авторизация в Excel? Это форма, то есть окно, с запросом ввода логина и пароля, при успешном вводе которых, пользователю будут открываться различные листы документа, в зависимости от группы доступа пользователя. Точно также, помимо открытия листов, можно будет выставить ограничения на действия в Excel: запрет форматирования ячеек, удаление строк, столбцов, использование фильтров, объектов, сценариев и так далее. Но обо всем по порядку.

Авторизация в Excel: основной алгоритм работы

Для начала, необходимо разработать алгоритм, по которому мы будем работать, и выглядеть он будет примерно так:

Итак, поехали!

Авторизация в Excel: макет документа

Наш рабочий документ будет состоять из четырех листов:

1. Лист с приветствием — единственный лист, который будет отображаться всем пользователям до авторизации
2. Лист с дашбордом (визуализированным отчетом) — графики, диаграммы/гистограммы — изначально со свойством VeryHidden*
3. Лист с данными — источник расчетов для дашборда  — изначально со свойством VeryHidden
4. Служебный/технический лист — для хранения логинов, паролей и служебной и вспомогательной информации  — также, со свойством VeryHidden

*VeryHidden— свойство листа, при котором сам лист скрыт и включить его отображение можно только через использование режима разработчика. Для выбора данного свойства, необходимо в Excel зайти в меню «Разработчик» — «Visual Basic». Далее, необходимо выбрать нужный нам лист и в его свойствах («Properties») найти свойство Visible и установить в «2 — xlSheetVeryHidden».

После этого лист станет «очень скрытым». Отменить свойство VeryHidden можно точно так же через режим разработчика, либо используя необходимый нам макрос, о котором я напишу чуть дальше.

Авторизация в Excel: группы доступа

После создания макета документа, нам необходимо разработать несколько групп доступа и распределить и ограничить для них права. Предположим, что таких групп будет три:

1. Администраторы (Admin): доступны все листы , в том числе служебный, а также отсутствуют какие-либо ограничения.
2. Руководители и ответственные за данные (Head): доступны 2 рабочих листа + стоит пароль на изменение структуры книги.
3. Рядовые сотрудники компании (Worker): доступен только 1 рабочий лист с дашбордом + стоит пароль на изменение структуры книги.

Авторизация в Excel: разработка макета формы

С этим пунктом не должно возникнуть никаких проблем. Элементов на форме авторизации должно быть не так уж и много:

• Поле ввода для логина
• Поле ввода для пароля
• Кнопка «Авторизация» (проверка логина и пароля)
• Различные подписи на форме
• По желанию: кнопка закрытия формы, кнопка восстановления пароля, логотипы, справка и все, что душе угодно

Для тех, кто не знает, как создавать формы в VBA: нужно зайти в меню «Разработчик» — «Visual Basic», нажать правой кнопкой по нашему проекту (VBAProject Название_Файла.xlsx), затем Insert — UserForm. Создается форма с названием UserForm1, на которой мы и будем размещать все наши объекты с помощью меню «ToolBox».

Если быстро набросать элементы, которые мы перечислили, должно получиться что-то вроде этого:

После добавления элементов, поменял их стандартные названия:

«UserForm1» переименовал в «Authorization».
«TextBox1» переименовал в «TextBox_Login».
«TextBox2» переименовал в «TextBox_Pass». 

Также, в свойствах «TextBox_Pass», мы находим свойство «PasswordChar» и вводим любой символ, который мы хотим видеть вместо вводимых символов пароля — чаще всего используется символ «*».

Ничего лишнего, пока что все просто. Переходим далее.

Подготовка служебного листа

В моем примере, служебный лист будет содержать список логинов, паролей, а также соответствующую логину группу доступа. Чтобы немного «усложнить» потенциальный взлом (хотя надо понимать, что взломать Excel продвинутому пользователю не составит никакого труда), пароли на листе мы будем хранить в захешированном виде. Подробнее о хешировании можно прочитать на Википедии, но в вкратце — это преобразование данных в строку фиксированной длины, состоящей из цифр и букв с помощью определенных математических алгоритмов. О том, как мы будем хешировать пароли в Excel, я расскажу далее.

Итак, для начала, содержимое служебного листа будет выглядеть вот так:

Авторизация в Excel: особенности и написание программного кода на VBA

Данные пункты тесно взаимосвязаны между собой, поэтому я их объединил в один большой. Здесь мы будем писать программный код для всего нашего файла: как для формы, так и для некоторых событий.

Для начала, мы напишем код, который будет отображать различные листы в зависимости от роли пользователя после авторизации. Макрос user_group мы делаем приватным и вписывать его будем не в отдельный модуль, а в нашу готовую форму Authorization. Аргументом для макроса является переменная X, которая будет содержать название группы доступа в виде текстовой строки String:

Private Sub user_group(ByVal X As String)
Dim Sht As Worksheet 'создаем переменную типа Рабочий Лист

ActiveWorkbook.Unprotect "112" 'Снимаем защиту структуры книги паролем

For Each Sht In ThisWorkbook.Sheets 'перебираем все листы книги
    If (X = "Admin") Then Sht.Visible = -xlSheetVisible 'если роль Admin - каждый лист будет видимый
    If (X = "Head") And (Sht.Name <> "Settings") Then Sht.Visible = -xlSheetVisible 'если роль Head - видны все, кроме Settings
    If (X = "Worker") And (Sht.Name = "Dashboard") Then Sht.Visible = -xlSheetVisible 'если роль Worker - виден только Dashboard
Next Sht

'если роль либо Head, либо Worker - ставим защиту на структуру книги с паролем "112"
If (X = "Head") Or (X = "Worker") Then ActiveWorkbook.Protect Password:="112", Structure:=True, Windows:=False

End Sub

Хочу обратить внимание на то, что у нашего файла будет стоять «защита структуры книги» с паролем «112», т.е. пользователь не сможет создавать, удалять и переименовывать листы нашего документа. И, чтобы изменить видимость листов, необходимо сначала снять эту защиту программно, а затем, в зависимости от роли пользователя, поставить обратно, что мы и делаем в нашем коде.

Далее, код для кнопки «Авторизация». При нажатии на данную кнопку, запускается несколько проверок:

• Проверка полей логина и пароля заполнение: если одно из них не заполнено — выводится уведомление, выполнение макроса прекращается.
• Проверка переменной Check: данная переменная хранит значение «некорректных» попыток входа. Ее необходимо объявить в основном модуле книги: Public check As Integer. Если данная переменная больше 3х — доступ к авторизации в текущей сессии блокируется.
• Поиск и проверка логина на наличие на листе «Settings». Если логин найден — введенный пароль хешируется и сравнивается с хранимым хешем на соответствующей строке логина:
  • Если все корректно — запускается макрос User_Group, который открывает доступ к листам в зависимости от группы доступа, соответствующей логину.
  • Если данные некорректные — пользователь предупреждается об этом, а также наращивается счетчик некорректных попыток авторизации.
• В оставшемся случае (все введено, но пользователь с таким логином не найден), пользователь также уведомляется.

Private Sub CommandButton1_Click()
If (TextBox_Login = "") Or (TextBox_Pass = "") Then 'предупреждение на заполнение полей логина/пароля
    MsgBox "Не введен логин или пароль!", vbInformation + vbOKOnly, "Внимание!"
    Exit Sub
End If

If (check > 3) Then 'проверка на количество паролей, введенных некорректно
    MsgBox "Вы ввели неверный пароль больше трех раз. Доступ к файлу заблокирован!", vbCritical + vbOKOnly, "Внимание"
    Exit Sub
End If

LastRow = Sheets("Settings").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row 'проверка списка логинов
For i = 2 To LastRow
    If TextBox_Login = Sheets("Settings").Cells(i, 1) Then 'если логин найден
        If Sheets("Settings").Cells(i, 2) = GetHash(TextBox_Pass.Value) Then 'пароль хешируется и сравнивается с хранимым хешем
            user_group Sheets("Settings").Cells(i, 3).Value 'и если все ок - запускается макрос разграничения групп доступа
            Unload Authorization
            Exit Sub
        Else 'в противном случае - уведомление о неправильном пароле
            MsgBox "Неверный пароль", vbCritical + vbOKOnly, "Внимание!"
            check = check + 1 'также наращивается счетчик неправильных паролей
            Exit Sub
        End If
    End If
Next i

'в оставшемся случае - уведомления о несуществующем логине.
MsgBox "Пользователя с данным логином не существует.", vbInformation + vbOKOnly, "Внимание!"

End Sub

В макросе CommandButton1_Click используется функция GetHash (строка 15), которая преобразует входящие данные в хеш. Данная функция взята с сайта ExcelVba.ru, за что выражаю им огромную благодарность. Код необходимо вставить в главный модуль книги:

Function GetHash(ByVal txt$) As String
    Dim oUTF8, oMD5, abyt, i&, k&, hi&, lo&, chHi$, chLo$
    Set oUTF8 = CreateObject("System.Text.UTF8Encoding")
    Set oMD5 = CreateObject("System.Security.Cryptography.MD5CryptoServiceProvider")
    abyt = oMD5.ComputeHash_2(oUTF8.GetBytes_4(txt$))
    For i = 1 To LenB(abyt)
        k = AscB(MidB(abyt, i, 1))
        lo = k Mod 16: hi = (k - lo) / 16
        If hi > 9 Then chHi = Chr(Asc("a") + hi - 10) Else chHi = Chr(Asc("0") + hi)
        If lo > 9 Then chLo = Chr(Asc("a") + lo - 10) Else chLo = Chr(Asc("0") + lo)
        GetHash = GetHash & chHi & chLo
    Next
    Set oUTF8 = Nothing: Set oMD5 = Nothing
End Function

Основной код написан, теперь переходим к более мелким.

Макрос, который запускает форму авторизации (можно установить на кнопку на главном листе «Main»):

Sub Authorization_Start()
    Authorization.Show
End Sub

Также, макрос можно использовать при событии «Open» — при открытии книги:

Private Sub Workbook_Open()
    Authorization_Start
End Sub

Стоит отметить, что у большинства пользователей запуск макросов по умолчанию отключен, именно поэтому на главном листе Main необходимо сделать что-то вроде «памятки» со справочной информацией о том, как активировать работу макросов.

Макрос для закрытия книги.

При закрытии книги, нам нужно снять защиту со структуры книги, затем скрыть все листы (кроме листа «Main»), а затем снова вернуть защиту структуры книги с паролем «112» (можно установить на какую-либо кнопку):

Sub close_book()
Dim Sht As Worksheet
ActiveWorkbook.Unprotect "112"
For Each Sht In ThisWorkbook.Sheets
    If Sht.Name <> "Main" Then Sht.Visible = xlSheetVeryHidden
Next Sht
ActiveWorkbook.Protect Password:="112", Structure:=True, Windows:=False
End Sub

Да, данный макрос можно использовать при событии «BeforeClose» — перед закрытием книги. Однако, может возникнуть несколько проблем:

• Если пользователь сохраняется вручную до закрытия документа, закрывает документ,  а затем при автоматическом запросе о сохранении нажимает «не сохранять». В таком случае, при новом запуске документа, скрытые листы будут видны всем. Да, вероятность такого события крайне мала, но она все-таки есть.

  Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
      close_book
  End Sub

• Если добавим принудительное сохранение после скрытия всех листов, перед окончательным закрытием файла (как на примере ниже). В таком случае, если пользователь очень сильно ошибется с данными в файле и нажмет на крестик, чтобы начать все с нуля — файл все равно сохранится и восстановить исходные данные не получится.

  Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
      Application.ScreenUpdating = False
      close_book
      ThisWorkbook.Save
  End Sub

Поэтому, чтобы избежать такой ситуации, я хочу предложить более радикальный, менее удобный вариант, который, однако, сведет вышеперечисленные потенциальные проблемы к минимуму: помимо выполнения макроса close_book перед каждым закрытием книги с помощью события «BeforeClose» (как на первом проблемном варианте), мы будем выполнять его и перед каждым ручным сохранением файла с помощью события BeforeSave:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
    close_book
End Sub

Осталось только сделать памятку по включению макросов на главном листе документа, а также выполнить важный шаг, без которого все наши проделанные действия не имеют смысла — поставить пароль на проект VBA: Меню «Разработчик» — «Visual Basic» — «Tools» — «VBAProject — Project Properties» — Вкладка «Protection» — поставить галочку «Lock project for viewing» и ввести пароль и нажать «Ок».

Сохраняем файл в формате «.xlsb» или «.xlsm» и все, наша «Авторизация на VBA» готова. Помимо этого, можно защитить проект еще сильнее — о способах защиты написано моей отдельной статье.

Также, по желанию, мы можем сделать отдельную форму для администраторов, для добавления новых пользователей на лист «Settings», либо форму для восстановления пароля по какому-либо ключевому слову, но в данном примере такие функции мы реализовывать не будем.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Макрос (или макрокоманда) в Excel — алгоритм действий в программе, который объединён в одну команду. С помощью макроса можно выполнить несколько шагов в Excel, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.

Обычно макросы используют для автоматизации рутинной работы — вместо того чтобы выполнять десяток повторяющихся действий, пользователь записывает одну команду и затем запускает её, когда нужно совершить эти действия снова.

Например, если нужно добавить название компании в несколько десятков документов и отформатировать его вид под корпоративный дизайн, можно делать это в каждом документе отдельно, а можно записать ход действий при создании первого документа в макрос — и затем применить его ко всем остальным. Второй вариант будет гораздо проще и быстрее.

В статье разберёмся:

• как работают макросы и как с их помощью избавиться от рутины в Excel;
• какие способы создания макросов существуют и как подготовиться к их записи;
• как записать и запустить макрос начинающим пользователям — на примере со скриншотами.

---

Общий принцип работы макросов такой:

• Пользователь записывает последовательность действий, которые нужно выполнить в Excel, — о том, как это сделать, поговорим ниже.
• Excel обрабатывает эти действия и создаёт для них одну общую команду. Получается макрос.
• Пользователь запускает этот макрос, когда ему нужно выполнить эту же последовательность действий ещё раз. При записи макроса можно задать комбинацию клавиш или создать новую кнопку на главной панели Excel — если нажать на них, макрос запустится автоматически.

Макросы могут выполнять любые действия, которые в них запишет пользователь. Вот некоторые команды, которые они умеют делать в Excel:

• Автоматизировать повторяющиеся процедуры.

  Например, если пользователю нужно каждый месяц собирать отчёты из нескольких файлов в один, а порядок действий каждый раз один и тот же, можно записать макрос и запускать его ежемесячно.
• Объединять работу нескольких программ Microsoft Office.

  Например, с помощью одного макроса можно создать таблицу в Excel, вставить и сохранить её в документе Word и затем отправить в письме по Outlook.

• Искать ячейки с данными и переносить их в другие файлы.

  Этот макрос пригодится, когда нужно найти информацию в нескольких объёмных документах. Макрос самостоятельно отыщет её и принесёт в заданный файл за несколько секунд.

• Форматировать таблицы и заполнять их текстом.

  Например, если нужно привести несколько таблиц к одному виду и дополнить их новыми данными, можно записать макрос при форматировании первой таблицы и потом применить его ко всем остальным.

• Создавать шаблоны для ввода данных.

  Команда подойдёт, когда, например, нужно создать анкету для сбора данных от сотрудников. С помощью макроса можно сформировать такой шаблон и разослать его по корпоративной почте.

• Создавать новые функции Excel.

  Если пользователю понадобятся дополнительные функции, которых ещё нет в Excel, он сможет записать их самостоятельно. Все базовые функции Excel — это тоже макросы.

Все перечисленные команды, а также любые другие команды пользователя можно комбинировать друг с другом и на их основе создавать макросы под свои потребности.

В Excel и других программах Microsoft Office макросы создаются в виде кода на языке программирования VBA (Visual Basic for Applications). Этот язык разработан в Microsoft специально для программ компании — он представляет собой упрощённую версию языка Visual Basic. Но это не значит, что для записи макроса нужно уметь кодить.

Есть два способа создания макроса в Excel:

• Написать макрос вручную.

  Это способ для продвинутых пользователей. Предполагается, что они откроют окно Visual Basic в Еxcel и самостоятельно напишут последовательность действий для макроса в виде кода.

• Записать макрос с помощью кнопки меню Excel.

  Способ подойдёт новичкам. В этом варианте Excel запишет программный код вместо пользователя. Нужно нажать кнопку записи и выполнить все действия, которые планируется включить в макрос, и после этого остановить запись — Excel переведёт каждое действие и выдаст алгоритм на языке VBA.

Разберёмся на примере, как создать макрос с помощью второго способа.

Допустим, специальный сервис автосалона выгрузил отчёт по продажам за три месяца первого квартала в формате таблиц Excel. Эти таблицы содержат всю необходимую информацию, но при этом никак не отформатированы: колонки слиплись друг с другом и не видны полностью, шапка таблицы не выделена и сливается с другими строками, часть данных не отображается.

Пользоваться таким отчётом неудобно — нужно сделать его наглядным. Запишем макрос при форматировании таблицы с продажами за январь и затем применим его к двум другим таблицам.

---

Готовимся к записи макроса

Кнопки для работы с макросами в Excel находятся во вкладке «Разработчик». Эта вкладка по умолчанию скрыта, поэтому для начала разблокируем её.

В операционной системе Windows это делается так: переходим во вкладку «Файл» и выбираем пункты «Параметры» → «Настройка ленты». В открывшемся окне в разделе «Основные вкладки» находим пункт «Разработчик», отмечаем его галочкой и нажимаем кнопку «ОК» → в основном меню Excel появляется новая вкладка «Разработчик».

В операционной системе macOS это нужно делать по-другому. В самом верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».

В появившемся окне нажимаем кнопку «Лента и панель».

Затем в правой панели «Настроить ленту» ищем пункт «Разработчик» и отмечаем его галочкой. Нажимаем «Сохранить».

Готово — вкладка «Разработчик» появилась на основной панели Excel.

Чтобы Excel смог сохранить и в дальнейшем использовать макрос, нужно пересохранить документ в формате, который поддерживает макросы. Это делается через команду «Сохранить как» на главной панели. В появившемся меню нужно выбрать формат «Книга Excel с поддержкой макросов».

---

Перед началом записи макроса важно знать об особенностях его работы:

• Макрос записывает все действия пользователя.

  После старта записи макрос начнёт регистрировать все клики мышки и все нажатия клавиш. Поэтому перед записью последовательности лучше хорошо отработать её, чтобы не добавлять лишних действий и не удлинять код. Если требуется записать длинную последовательность задач — лучше разбить её на несколько коротких и записать несколько макросов.

• Работу макроса нельзя отменить.

  Все действия, которые выполняет запущенный макрос, остаются в файле навсегда. Поэтому перед тем, как запускать макрос в первый раз, лучше создать копию всего файла. Если что-то пойдёт не так, можно будет просто закрыть его и переписать макрос в созданной копии.

• Макрос выполняет свой алгоритм только для записанного диапазона таблиц.

  Если при записи макроса пользователь выбирал диапазон таблицы, то и при запуске макроса в другом месте он выполнит свой алгоритм только в рамках этого диапазона. Если добавить новую строку, макрос к ней применяться не будет. Поэтому при записи макроса можно сразу выбирать большее количество строк — как это сделать, показываем ниже.

Для начала записи макроса перейдём на вкладку «Разработчик» и нажмём кнопку «Записать макрос».

Появляется окно для заполнения параметров макроса. Нужно заполнить поля: «Имя макроса», «Сохранить в», «Сочетание клавиш», «Описание».

«Имя макроса» — здесь нужно придумать и ввести название для макроса. Лучше сделать его логически понятным, чтобы в дальнейшем можно было быстро его найти.

Первым символом в названии обязательно должна быть буква. Другие символы могут быть буквами или цифрами. Важно не использовать пробелы в названии — их можно заменить символом подчёркивания.

«Сохранить в» — здесь нужно выбрать книгу, в которую макрос сохранится после записи.

Если выбрать параметр «Эта книга», макрос будет доступен при работе только в этом файле Excel. Чтобы макрос был доступен всегда, нужно выбрать параметр «Личная книга макросов» — Excel создаст личную книгу макросов и сохранит новый макрос в неё.

«Сочетание клавиш» — здесь к уже выбранным двум клавишам (Ctrl + Shift в системе Windows и Option + Cmd в системе macOS) нужно добавить третью клавишу. Это должна быть строчная или прописная буква, которую ещё не используют в других быстрых командах компьютера или программы Excel.

В дальнейшем при нажатии этих трёх клавиш записанный макрос будет запускаться автоматически.

«Описание» — необязательное поле, но лучше его заполнять. Например, можно ввести туда последовательность действий, которые планируется записать в этом макросе. Так не придётся вспоминать, какие именно команды выполнит этот макрос, если нужно будет запустить его позже. Плюс будет проще ориентироваться среди других макросов.

В нашем случае с форматированием таблицы заполним поля записи макроса следующим образом и нажмём «ОК».

После этого начнётся запись макроса — в нижнем левом углу окна Excel появится значок записи.

Пока идёт запись, форматируем таблицу с продажами за январь: меняем ширину всех столбцов, данные во всех ячейках располагаем по центру, выделяем шапку таблицы цветом и жирным шрифтом, рисуем границы.

Важно: в нашем случае у таблиц продаж за январь, февраль и март одинаковое количество столбцов, но разное количество строк. Чтобы в случае со второй и третьей таблицей макрос сработал корректно, при форматировании выделим диапазон так, чтобы в него попали не только строки самой таблицы, но и строки ниже неё. Для этого нужно выделить столбцы в строке с их буквенным обозначением A–G, как на рисунке ниже.

Если выбрать диапазон только в рамках первой таблицы, то после запуска макроса в таблице с большим количеством строк она отформатируется только частично.

После всех манипуляций с оформлением таблица примет такой вид:

Проверяем, все ли действия с таблицей мы выполнили, и останавливаем запись макроса. Сделать это можно двумя способами:

• Нажать на кнопку записи в нижнем левом углу.
• Перейти во вкладку «Разработчик» и нажать кнопку «Остановить запись».

Готово — мы создали макрос для форматирования таблиц в границах столбцов A–G. Теперь его можно применить к другим таблицам.

---

Запускаем макрос

Перейдём в лист со второй таблицей «Февраль_2022». В первоначальном виде она такая же нечитаемая, как и первая таблица до форматирования.

Отформатируем её с помощью записанного макроса. Запустить макрос можно двумя способами:

• Нажать комбинацию клавиш, которую выбрали при заполнении параметров макроса — в нашем случае Option + Cmd + Ф.
• Перейти во вкладку «Разработчик» и нажать кнопку «Макросы».

Появляется окно — там выбираем макрос, который нужно запустить. В нашем случае он один — «Форматирование_таблицы». Под ним отображается описание того, какие действия он включает. Нажимаем «Выполнить».

Готово — вторая таблица с помощью макроса форматируется так же, как и первая.

То же самое можно сделать и на третьем листе для таблицы продаж за март. Более того, этот же макрос можно будет запустить и в следующем квартале, когда сервис автосалона выгрузит таблицы с новыми данными.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше