Макрос excel отбор данных

Написание макросов для фильтров

Фильтры являются отличным инструментом для анализа данных в Excel. Для большинства аналитиков и частых пользователей Excel фильтры являются частью нашей повседневной жизни. Мы используем раскрывающиеся меню фильтров для применения фильтров к отдельным столбцам в наборе данных. Это помогает нам связывать цифры с отчетами и проводить исследование наших данных.

Фильтрация также может быть трудоемким процессом. Особенно, когда мы применяем фильтры к нескольким столбцам на больших листах или фильтруем данные, чтобы затем копировать / вставлять их в другие листы или книги.

В этой статье объясняется, как создавать макросы для автоматизации процесса фильтрации. Это обширное руководство по методу автофильтра в VBA.

У меня также есть статьи с примерами для различных фильтров и типов данных, в том числе: пробелы, текст, числа, даты, цвета и значки, и очищающие фильтры.

Именованный диапазон для условий

Сначала надо создать именованный диапазон, куда мы будем вводить условия, и откуда макрос их будет брать. Для этого можно прямо над таблицей вставить пару-тройку пустых строк, затем выделить ячейки для будущих критериев (на рисунке это A2:F2) и дать им имя Условия, вписав его в поле имени в левом верхнем углу и нажав клавишу Enter. Для наглядности, я выделил эти ячейки желтым цветом:

Макро-рекордер — твой друг (или враг)

Мы можем легко получить код VBA для фильтров, включив макро-рекордер, а затем применив один или несколько фильтров к диапазону / таблице.

Вот шаги для создания макроса фильтра с помощью устройства записи макросов:

1. Включите рекордер макросов:
   1. Вкладка «Разработчик»> «Запись макроса».
   2. Дайте макросу имя, выберите, где вы хотите сохранить код, и нажмите ОК.
2. Примените один или несколько фильтров, используя раскрывающиеся меню фильтров.
3. Остановите рекордер.
4. Откройте редактор VB (вкладка «Разработчик»> Visual Basic) для просмотра кода.

Если вы уже использовали макрос-рекордер для этого процесса, то вы знаете, насколько он может быть полезен. Тем более, что наши критерии фильтрации становятся более сложными.

Код будет выглядеть примерно так:

 Sub Filters_Macro_Recorder() ' ' Filters_Macro_Recorder Macro ' ' ActiveSheet.ListObjects("tblData").Range.AutoFilter Field:=4, Criteria1:= _ "Product 2" ActiveSheet.ListObjects("tblData").Range.AutoFilter Field:=4 ActiveSheet.ListObjects("tblData").Range.AutoFilter Field:=5, Criteria1:= _ ">=500", Operator:=xlAnd, Criteria2:="<=1000" End Sub 

Мы видим, что каждая строка использует метод AutoFilter для применения фильтра к столбцу. Он также содержит информацию о критериях фильтра.

Мы видим, что каждая строка использует метод AutoFilter для применения фильтра к столбцу. Он также содержит информацию о критериях фильтра.

Как сделать фильтр в сводной таблице макросом

Чтобы получить данные для одного из 4-х магазинов фирмы, достаточно лишь открыть выпадающий список со всеми магазинами и выбрать один из них. Пример результата этих действий изображено на рисунке:

Изменение настроек, которые доступны в интерактивных инструментах сводной таблице доступны так же на уровне программирования макросов из редактора VBA. Выбор магазина, который является элементом поля СТРАИЦЫ реализуется с помощью свойства CurrentPage.

Просто как параметр для этого свойства следует указать название поля. Например, напишем простой код макроса, который сам выберет «Магазин3» как критерий для фильтрования данных по оборотам в сводной таблице:

SubMagazin3()
ActiveSheet.PivotTables("ТаблицаМ").PivotFields("Магазины").CurrentPage ="Магазин 3"
End Sub


Чтобы создать такой макрос сначала откройте редактор VisualBasic (ALT+F11), а потом создайте новый модуль в редакторе: «Insert»-«Module» и введете в него выше указанный VBA-код:

Результат действия этого простого макроса такой же как выше рисунке, но без использования пользователем интерактивных инструментов сводной таблицы.

В методе PivotTables указан аргумент «ТаблицаМ» – это всего лишь ссылка на внутренне имя, которое было присвоено для сводной таблицы еще на этапе ее создания. Читайте пример создания где он детально описан: Макрос для создания сводной таблицы в Excel. Далее рассмотрим, как можно скрывать часть данных из области видимости значений.

Решение № 1: Макрос VBA для фильтрации сводной таблицы по определенной дате или периоду

Мы можем использовать простой макрос, чтобы установить фильтр в сводной таблице для самой последней даты в таблице исходных данных. Фильтрация поля «Дата отчета» в сводной таблице также выберет отфильтрованный элемент в срезе и отфильтрует все связанные сводные диаграммы.

Приведенный ниже макрос может выглядеть как много кода, но на самом деле он очень прост. Чтобы его использовать, вам просто нужно будет указать все переменные для имени рабочего листа, имени сводной таблицы, имени сводного поля (Дата отчета) и критериев фильтрации (последняя дата). Эти переменные будут представлять имена объектов в вашей собственной книге.

 Sub Filter_PivotField() ' Описание: фильтрация сводной таблицы или среза по определенной дате или периоду. Dim sSheetName As String Dim sPivotName As String Dim sFieldName As String Dim sFilterCrit As String Dim pi As PivotItem ' Установите переменные sSheetName = "Pivot" sPivotName = "PivotTable1" sFieldName = "Report Date" 'sFilterCrit = "5/2/2016" sFilterCrit = ThisWorkbook.Worksheets("Data").Range("G2").Value With ThisWorkbook.Worksheets(sSheetName).PivotTables(sPivotName).PivotFields(sFieldName) ' Очистить все фильтры основного поля .ClearAllFilters ' Проходить по элементам сводки поля сводки ' Скрыть или отфильтровать элементы, которые не соответствуют критериям For Each pi In .PivotItems If pi.Name <> sFilterCrit Then pi.Visible = False End If Next pi End With End Sub 

Макрос в настоящее время настроен на использование значения из ячейки G2 в Таблице данных для критериев фильтра (самая поздняя дата). Ячейка G2 содержит формулу, которая возвращает самую последнюю дату из столбца с помощью функции MAX

Конечно, это можно изменить, чтобы вычислить самую последнюю дату в коде макроса. Хотя приятно видеть это на листе.

Как работает макрос?

Макрос сначала очищает все фильтры для поля сводки фильтра отчетов с помощью метода ClearAllFilters.

Затем он использует цикл For Next для циклического прохождения всех элементов сводки в поле сводки, чтобы применить фильтр. Каждый уникальный элемент в поле является основным элементом. Макрос проверяет, не соответствует ли имя элемента сводки (<>) критериям. Если нет, то он скрывает элемент или фильтрует его. В результате мы видим только критерии фильтра.

Как насчет фильтрации двух сводных таблиц за разные периоды времени?

Вот еще один пример с настройкой переменных в качестве параметров макроса. Это позволяет нам вызывать макрос из другого макроса.

 Sub Filter_PivotField_Args( _ sSheetName As String, _ sPivotName As String, _ sFieldName As String, _ sFilterCrit As String) ' Фильтрация сводной таблицы или среза по определенной дате или периоду Dim pi As PivotItem With ThisWorkbook.Worksheets(sSheetName).PivotTables(sPivotName).PivotFields(sFieldName) ' Очистить все фильтры основного поля .ClearAllFilters ' Проходить по элементам сводки поля сводки ' Скрыть или отфильтровать элементы, которые не соответствуют критериям For Each pi In .PivotItems If pi.Name <> sFilterCrit Then pi.Visible = False End If Next pi End With End Sub 

 Sub Filter_Multiple_Pivots() ' Вызвать макрос Filter Pivot для нескольких пивотов Dim sFilter1 As String Dim sFilter2 As String ' Установите критерии фильтра sFilter1 = ThisWorkbook.Worksheets("Data").Range("G2").Value sFilter2 = ThisWorkbook.Worksheets("Data").Range("G3").Value ' Вызовите макрос сводных фильтров, чтобы отфильтровать оба сводных Call Filter_PivotField_Args("2 Pivots", "PivotTable1", "Report Date", sFilter1) Call Filter_PivotField_Args("2 Pivots", "PivotTable2", "Report Date", sFilter2) End Sub 

В этом примере у нас есть лист с двумя сводными таблицами для сравнения неделя за неделей. Таким образом, нам нужно отфильтровать одну сводную таблицу для самой последней даты и одну для даты предыдущей недели.

Макрос Filter_Multiple_Pivots вызывает макрос Filter_PivotField_Args дважды. Обратите внимание, что имя сводной таблицы и значения критериев фильтрации различны для каждого вызова. Это простой способ многократно использовать макрос сводного поля фильтра без необходимости повторения большого количества кода.

Настройка: данные конвейера продаж CRM

В этом примере мы собираемся использовать данные о продажах. Таблица данных содержит еженедельные снимки или экспорт данных из системы CRM (Salesforces.com, Dynamics CRM, HubSpot и т.д.).

Для обновления данных мы экспортируем конвейерный отчет каждую неделю и вставляем данные в конец существующей таблицы. Есть и другие способы автоматизации этого процесса, но мы не будем вдаваться в подробности.

В наборе данных есть столбец «Дата отчета», в котором содержится дата запуска отчета для каждой строки. Вы можете видеть на изображении, что есть 4 набора данных, добавленных (сложенных) вместе, чтобы создать одну большую таблицу.

Сводная таблица показывает сводку доходов по этапам конвейера, а поле «Дата отчета» находится в области «Фильтры». Это позволяет нам фильтровать по любой дате отчета, чтобы увидеть сводную информацию о конвейере за эту неделю.

Когда новые данные добавляются в таблицу данных, мы хотим автоматически фильтровать все связанные сводные таблицы, диаграммы и срезы на последнюю дату отчета.

Как установить номер поля динамически

Если мы добавим / удалим / переместим столбцы в диапазоне фильтра, то номер поля для отфильтрованного столбца может измениться. Поэтому я стараюсь по возможности избегать жесткого кодирования числа для параметра Field.

Вместо этого мы можем использовать переменную и использовать некоторый код, чтобы найти номер столбца по его имени. Вот два примера для обычных диапазонов и таблиц.

 Sub Dynamic_Field_Number() 'Методы, чтобы найти и установить поле на основе имени столбца. Dim lo As ListObject Dim iCol As Long 'Установить ссылку на первую таблицу на листе Set lo = Sheet1.ListObjects(1) 'Установить поле фильтра iCol = lo.ListColumns("Product").Index 'Использовать функцию соответствия для регулярных диапазонов 'iCol = WorksheetFunction.Match("Product", Sheet1.Range("B3:G3"), 0) 'Использовать переменную для значения параметра поля lo.Range.AutoFilter Field:=iCol, Criteria1:="Product 3" End Sub 

Номер столбца будет найден при каждом запуске макроса. Нам не нужно беспокоиться об изменении номера поля при перемещении столбца. Это экономит время и предотвращает ошибки (беспроигрышный вариант)!

Добавляем макрос фильтрации

Теперь надо добавить к текущему листу макрос фильтрации по критериям из созданного диапазона Условия. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выберите команду Исходный текст (Source text). В открывшееся окно редактора Visual Basic надо скопировать и вставить текст вот такого макроса:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim FilterCol As Integer Dim FilterRange As Range Dim CondtitionString As Variant Dim Condition1 As String, Condition2 As String If Intersect(Target, Range("Условия")) Is Nothing Then Exit Sub On Error Resume Next Application.ScreenUpdating = False 'определяем диапазон данных списка Set FilterRange = Target.Parent.AutoFilter.Range 'считываем условия из всех измененных ячеек диапазона условий For Each cell In Target.Cells FilterCol = cell.Column - FilterRange.Columns(1).Column + 1 If IsEmpty(cell) Then Target.Parent.Range(FilterRange.Address).AutoFilter Field:=FilterCol Else If InStr(1, UCase(cell.Value), " ИЛИ ") > 0 Then LogicOperator = xlOr ConditionArray = Split(UCase(cell.Value), " ИЛИ ") Else If InStr(1, UCase(cell.Value), " И ") > 0 Then LogicOperator = xlAnd ConditionArray = Split(UCase(cell.Value), " И ") Else ConditionArray = Array(cell.Text) End If End If 'формируем первое условие If Left(ConditionArray(0), 1) = "<" Or Left(ConditionArray(0), 1) = ">" Then Condition1 = ConditionArray(0) Else Condition1 = "=" & ConditionArray(0) End If 'формируем второе условие - если оно есть If UBound(ConditionArray) = 1 Then If Left(ConditionArray(1), 1) = "<" Or Left(ConditionArray(1), 1) = ">" Then Condition2 = ConditionArray(1) Else Condition2 = "=" & ConditionArray(1) End If End If 'включаем фильтрацию If UBound(ConditionArray) = 0 Then Target.Parent.Range(FilterRange.Address).AutoFilter Field:=FilterCol, Criteria1:=Condition1 Else Target.Parent.Range(FilterRange.Address).AutoFilter Field:=FilterCol, Criteria1:=Condition1, _ Operator:=LogicOperator, Criteria2:=Condition2 End If End If Next cell Set FilterRange = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub 

Все.

Теперь при вводе любых условий в желтые ячейки нашего именованного диапазона тут же будет срабатывать фильтрация, отображая только нужные нам строки и скрывая ненужные:

Как и в случае с классическими Автофильтром (Filter) и Расширенным фильтром (Advanced Filter), в нашем фильтре макросом можно смело использовать символы подстановки:

• * (звездочка) – заменяет любое количество любых символов
• ? (вопросительный знак) – заменяет один любой символ

и операторы логической связки:

• И – выполнение обоих условий
• ИЛИ – выполнение хотя бы одного из двух условий

и любые математические символы неравенства (>,<,=,>=,<=,<>).

При удалении содержимого ячеек желтого диапазона Условия автоматически снимается фильтрация с соответствующих столбцов.

Метод автофильтрации

Метод AutoFilter используется для очистки и применения фильтров к одному столбцу в диапазоне или таблице в VBA. Он автоматизирует процесс применения фильтров через выпадающие меню фильтров и делает, чтобы все работало.

Его можно использовать для применения фильтров к нескольким столбцам путем написания нескольких строк кода, по одной для каждого столбца. Мы также можем использовать Автофильтр, чтобы применить несколько критериев фильтрации к одному столбцу, так же, как в выпадающем меню фильтра, установив несколько флажков или указав диапазон дат.