Макрос access в word

Слияние — отличный способ заработать в Access. В этом видео показано, как создать типичную букву формы в Microsoft Word, начав с команды «Объединить в Word» Access. При этом ознакомьтесь с основными действиями, которые приведены ниже.

Примечание: Это видео было записано с помощью Access 2013, но основные действия применяются к Access 2010, Access 2016 и версии Access, которая распространяется по подписке.

В этом видео

Вот как можно создать слияние почты Word в Access:

1. Откройте базу данных Access с адресами, которые вы хотите объединить с Word.

2. Если не открыта области навигации, нажмите F11, чтобы открыть ее.

3. Выберите таблицу или запрос с адресами. Если поля адресов находятся в нескольких таблицах, создайте простой запрос на выборки, содержащий нужные поля, и выберите его для слияния.

4. На вкладке «Внешние данные» в группе «Экспорт» нажмите кнопку «Слияние Word».

5. Откроется диалоговое окно мастера слияния Microsoft Word.

   

6. Выберите, следует ли мастер связывать адресные данные с существующим документом Word или начинать с нового пустого документа.

7. Нажмите кнопку ОК.

Word запускает и отображает вкладку «Рассылки» и области «Слияние».

1. Для работы с мастером щелкните ссылки «Далее» и «Предыдущее» в нижней части области слияния.

2. На шаге 3 мастера выбирать список получателей не нужно. Это было определено, когда вы выбрали его в Access. Однако вы можете настроить список, нажав кнопку «Изменить список получателей». В открываемом окне можно удалить отдельных получателей из слияния, применить фильтры, отсортировать список и так далее.

3. На шаге 4 мастера напишите письмо (если вы не работаете с существующим документом).

4. Поместите курсор в документе в то место, где должны отображаться данные адреса, и щелкните «Блок адреса», «Строка приветствия» или «Другие элементы» на области слияния, чтобы вставить данные Access в документ. В появившись полях выберите нужный формат и нажмите кнопку «Подбор полей», чтобы убедиться в правильном совпадении полей.

5. На шаге 5 мастера нажмите кнопки «Далее» (>>) и «Назад» (<<) для предварительного просмотра того, как будут выглядеть объединенные данные при печати документа.

6. На шаге 6 мастера нажмите кнопку «Печать» и выберите нужные параметры печати.

7. Сохраните и закроем документ Word.

   Примечания: 

   • Если после завершения работы мастера вам потребуется вернуться и настроить какие-либо параметры слияния, все операции доступны на вкладке «Рассылки» в Word.

   • При внесении изменений в оформление базы данных Access может потребоваться изменить некоторые параметры слияния в Word, чтобы снова правильно сработать слияние.

   • Мастер слияния предназначен для работы с данными адресов рассылки. Однако с помощью функции слияния можно объединять в Word данные любого типа, например записи о запасах, задачи или другие данные, хранимые в Access.

Дополнительные сведения о функции слияния в Word см. в указанных здесь статьях.

• Персонализация документов с помощью слияния

• Создание наклеев с помощью слияния

• Слияние электронной почты в Word

Similarily to my post regarding exporting records to MS Excel, below is some sample code that illustrates how one can export data into a new Word document (in a table structure). The code determines the necessary rows and columns based on the table or query passed to it and then does the rest. You can easily from this simple example get into formatting fonts, etc…

'---------------------------------------------------------------------------------------
' Procedure : Export2DOC
' Author    : Daniel Pineault, CARDA Consultants Inc.
' Website   : http://www.cardaconsultants.com
' Purpose   : Export a recordset to a MS Word table in a new document
' Note      : Overwrites file if it already exists without any warning, so you may wish
'               to add a check prior to calling this function
' Copyright : The following is release as Attribution-ShareAlike 4.0 International
'             (CC BY-SA 4.0) - https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/
' Req'd Refs: Uses Late Binding, none required
'
' Input Variables:
' ~~~~~~~~~~~~~~~~
' sQuery        : Name of the Table or Query to Export the data from
' sFileName     : Path and Filename to save the Word Document as
' bOpenDocument : Leave the document open to the users or not (close after generating)
'
' Usage:
' ~~~~~~
' Export2DOC "Contacts", "C:Temptesting01.docx"
' Export2DOC "IncomingOrders", "C:Temporders.docx", True
'
' Revision History:
' Rev       Date(yyyy/mm/dd)        Description
' **************************************************************************************
' 1         2012-Apr-23             Initial Release
' 2         2020-04-08              Updated proc header
'                                   Added sFileName and bOpenDocument arguments
'                                   Added PageSetup.Orientation to proc
'                                   Fixed a bug in the table row count
'                                   Updated and expanded the error handler
'---------------------------------------------------------------------------------------
Function Export2DOC(sQuery As String, _
                    sFileName As String, _
                    Optional bOpenDocument As Boolean = False)
    Dim oWord                 As Object
    Dim oWordDoc              As Object
    Dim oWordTbl              As Object
    Dim bWordOpened           As Boolean
    Dim db                    As DAO.Database
    Dim rs                    As DAO.Recordset
    Dim iCols                 As Integer
    Dim iRecCount             As Integer
    Dim iFldCount             As Integer
    Dim i                     As Integer
    Dim j                     As Integer
    Const wdPrintView = 3
    Const wdWord9TableBehavior = 1
    Const wdAutoFitFixed = 0
    '    Const wdOrientPortrait = 0
    Const wdOrientLandscape = 1

    'Start Word
    On Error Resume Next
    Set oWord = GetObject("Word.Application")    'Bind to existing instance of Word

    If Err.Number <> 0 Then    'Could not get instance of Word, so create a new one
        Err.Clear
        On Error GoTo Error_Handler
        Set oWord = CreateObject("Word.application")
        bWordOpened = False
    Else    'Word was already running
        bWordOpened = True
    End If
    On Error GoTo Error_Handler
    oWord.Visible = False   'Keep Word hidden until we are done with our manipulation
    Set oWordDoc = oWord.Documents.Add   'Start a new document
    'Not strictly necessary, but for larger tables switching to Landscape can be very beneficial!
    '   so the next line demonstrates how that can easily be done
    oWordDoc.PageSetup.Orientation = wdOrientLandscape

    'Open our SQL Statement, Table, Query
    Set db = CurrentDb
    Set rs = db.OpenRecordset(sQuery, dbOpenSnapshot)
    With rs
        If .RecordCount <> 0 Then
            .MoveLast   'Ensure proper count
            iRecCount = .RecordCount    'Number of records returned by the table/query
            .MoveFirst
            iFldCount = .Fields.Count   'Number of fields/columns returned by the table/query

            'Switch to print preview mode (not req'd just a personal preference)
            oWord.ActiveWindow.View.Type = wdPrintView
            'Create the basic table
            oWord.ActiveDocument.Tables.Add oWord.selection.Range, _
                                            iRecCount + 1, _
                                            iFldCount, _
                                            wdWord9TableBehavior, _
                                            wdAutoFitFixed

            Set oWordTbl = oWordDoc.Tables(1)
            'Build our Header Row
            For i = 0 To iFldCount - 1
                oWordTbl.Cell(1, i + 1) = rs.Fields(i).Name
            Next i
            'Build our data rows
            For i = 1 To iRecCount
                For j = 0 To iFldCount - 1
                    oWordTbl.Cell(i + 1, j + 1) = Nz(rs.Fields(j).Value, "")
                Next j
                .MoveNext
            Next i
        Else
            MsgBox "There are no records returned by the specified queries/SQL statement.", _
                   vbCritical + vbOKOnly, "No data to generate an Word spreadsheet with"
            GoTo Error_Handler_Exit
        End If
    End With

    oWordDoc.SaveAs (sFileName)   'Save and close
    If bOpenDocument = False Then
        oWordDoc.Close

        '    Close Word if is wasn't originally running
        If bWordOpened = False Then
            oWord.Quit
        End If
    End If

Error_Handler_Exit:
    On Error Resume Next
    rs.Close
    Set rs = Nothing
    Set db = Nothing
    oWord.Visible = True   'Make Word visible to the user
    Set oWordTbl = Nothing
    Set oWordDoc = Nothing
    Set oWord = Nothing
    Exit Function

Error_Handler:
    If Err.Number = 5148 Then
        MsgBox "Your Table/Query contains a total of " & iFldCount & " fields/columns, but Word tables can only support a maximum of 63.  " & _
               "Please change your Table/Query to only supply a maximum of 63 fields/columns and try again.", _
               vbCritical Or vbOKOnly, "Operation Aborted"
    Else
        MsgBox "The following error has occurred" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "Error Number: " & Err.Number & vbCrLf & _
               "Error Source: Export2DOC" & vbCrLf & _
               "Error Description: " & Err.Description & _
               Switch(Erl = 0, "", Erl <> 0, vbCrLf & "Line No: " & Erl) _
               , vbOKOnly + vbCritical, "An Error has Occurred!"
    End If
    Resume Error_Handler_Exit
End Function

You may also wish to review my MS Access Sample- Export Data to Excel and/or Word.

Всем привет, сегодня поговорим о выгрузки данных из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в  Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами это нужно тогда когда создать отчеты в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко или как Вы знаете, может получаться просто коряво или самый распространенный вариант это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее. Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому я расскажу сегодня, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку. Также как и необходимость выгрузки в шаблон Word, существует и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Начнем с Word.

Вся разработка делится на две части это:

• Настройка шаблона Word;

• Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, что необходимо проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить то или иное поле. Это делается с помощью полей формы.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем вид->панель инструментов и ставим галочку «формы». Теперь у вас отобразилась панель инструментом «Формы» все, что осталось сделать это встать на то место где необходимо добавить нужное поле и на панели выбрать «Текстовое поле». После в том месте у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь  необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мы по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

Ну и настройка шаблона закончена, только единственное сделайте этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать только для чтения, то у него такой возможности не будет только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон.

Примечание! Я использую Access в связке с MS Sql 2008 поэтому и данные буду брать от туда.

Допустим у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код:

Private Sub testbutton_Click()

‘Объявляем переменные

Dim FileDialog As FileDialog

Dim rsd As ADODB.Recordset

Dim strSQL As String

Dim WordApOb As Object

Dim WordOb As Object

Dim path As String

Set rsd = New ADODB.Recordset

‘запрос к базе данных для получения необходимых данных

strSQL = «select * from dbo.table where KOD = » & Me.kod & «»

rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection

‘Выбираем шаблон

Set FileDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogOpen)

‘убираем множественный выбор, он нам не нужен

FileDialog.AllowMultiSelect = False

‘очистим и установим фильтры

FileDialog.Filters.Clear

FileDialog.Filters.add «Word», «*.doc»

‘установим фильтр по умолчанию

FileDialog.FilterIndex = 1

‘проверяем, что сделал user если выбрал шаблон, то начинаем работу

If FileDialog.Show = False Then

‘Если нет то выходим

Set dlgFile = Nothing

Exit Sub

End If

‘получаем путь к файлу

path = Trim(FileDialog.SelectedItems(1))

‘Очистим переменную

Set FileDialog = Nothing

If path <> «» Then

‘Будем отслеживать ошибки

On Error GoTo Err_testbutton_Click

‘Создаем объект Word

Set WordOb = CreateObject(«Word.document»)

‘Задаем нашему документу значение из шаблона

Set WordOb = GetObject(path)

‘Задаем значение объекту word.Application

Set WordApOb = WordOb.Parent

‘делаем приложение word видимым

WordApOb.Visible = True

‘ищем наше поле в шаблоне

WordOb.Bookmarks(«mytestpole»).Select

‘задаем ему новое значение из нашего Recordset

WordApOb.Selection.TypeText Text:=Nz(rsd.Fields(«field»).Value, » «)

‘и так далее по всем полям

‘в конце перейдем на начало нашего документа

WordApOb.Selection.Goto wdGoToFirst

‘и активируем его

WordApOb.Activate

‘Очистим переменные

Set WordOb = Nothing

Set WordApOb = Nothing

Exit_testbutton_Click:

Exit Sub

Err_testbutton_Click:

MsgBox Err.Description

‘в случае ошибки будем делать следующие

‘закроем word без сохранения

WordOb.Close (wddonotsavechanges)

WordApOb.Quit

‘и также очистим переменные

Set WordOb = Nothing

Set WordApOb = Nothing

Resume Exit_testbutton_Click

End If

End Sub

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application, конечно же. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Теперь перейдем к Excel.

В шаблоне Excel уже ненужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый это тогда когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими полями и второй это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий), но в шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь для примера использую всего один источник данных, а вы, если Вам необходимо заполнить шапку,  примечание и некое количество строк (т.е. область данных) то для этих задач используйте несколько источников (Recordset).

Модераторы: Akina

Поиск:

 

0 Пользователей читают эту тему (0 Гостей и 0 Скрытых Пользователей)

0 Пользователей:

« Предыдущая тема | MS Access | Следующая тема »

Формулировка задачи:

Имеем составную форму из который нужно заполнить данными документ ворд, путем нажатия на кнопку. Нужно изменить код VBA, чтобы данными заполнялась вся таблица, а не только первая строка активными строками формы. Помогите, пожалуйста…
вот код VBA

Код к задаче: «Перенос данных из базы данных Access в Word»

textual

 wdd.Tables(1).Cell(wdd.Tables(1).Rows.Count, 1).Range.Text = Q(3)
 wdd.Tables(1).Cell(wdd.Tables(1).Rows.Count, 2).Range.Text = Q(1)