Making links in word document

You can add hyperlinks to your document that give your readers instant access to information in another part of the same document. The hyperlink can be text or graphics. By using hyperlinks, you can provide information to your readers without repeating the same information on different pages.

To add links that jump from one part of a document to another part of the same document, mark the destination and then add a link to it.

Mark the destination

Mark the hyperlink destination with a bookmark or a heading style.

Insert a bookmark

1. Select text or an item, or click where you want to insert a bookmark.

2. Click Insert > Bookmark.
   

3. Under Bookmark name, type a name.
   

   Note: Bookmark names need to begin with a letter. They can include both numbers and letters, but not spaces. If you need to separate words, you can use an underscore ( _ )—for example, First_heading.

4. Click Add.

Apply a heading style

Headings are automatically marked as a destination. All you need to do is apply one of the built-in heading styles.

1. Select the text to which you want to apply a heading style.

2. On the Home tab, click the style you want.
   

Add the link

After you’ve marked the destination, you’re ready to add the link.

1. Select the text or object you want to use as a hyperlink.

2. Right-click and then click Hyperlink .

3. Under Link to, click Place in This Document.

4. In the list, select the heading or bookmark that you want to link to.

   Note: To customize the Screen Tip that appears when you rest the pointer over the hyperlink, click ScreenTip, and then type the text that you want.

See Also

Add or delete bookmarks in a Word document or Outlook message

Add a PDF to your Office file

Use hyperlinks in a table of contents

Create a table of contents

Is this article up to date?

Программа MS Word автоматически создает активные ссылки (гиперссылки) после ввода или вставки URL-адреса веб-страницы и последующего нажатия клавиш “Space” (пробел) или “Enter”. Кроме того, сделать активную ссылку в Ворде можно и вручную, о чем и пойдет речь в нашей статье.

Создаем настраиваемую гиперссылку

1. Выделите текст или изображение, которое должно представлять собой активную ссылку (гиперссылку).

2. Перейдите ко вкладке “Вставка” и выберите там команду “Гиперссылка”, расположенную в группе “Ссылки”.

3. В диалоговом окне, которое появится перед вами, выполните необходимое действие:

• Если вы хотите создать ссылку на какой-либо существующий файл или веб-ресурс, выберите в разделе “Связать с” пункт “файлом, веб-страницей”. В появившемся поле “Адрес” введите URL-адрес (к примеру, /).

Совет: Если вы делаете ссылку на файл, адрес (путь) которого вам неизвестен, просто нажмите на стрелочку в списке “Искать в” и перейдите к файлу.

• Если вы хотите добавить ссылку на файл, который пока не был создан, выберите в разделе “Связать с” пункт “новым документом”, после чего введите имя будущего файла в соответствующее поле. В разделе “Когда вносить правку в новый документ” выберите необходимый параметр “сейчас” или “позже”.

Совет: Помимо создания самой гиперссылки, вы можете изменить подсказку, которая всплывает при наведении курсора на слово, фразу или графический файл, содержащий активную ссылку.




Чтобы это сделать, нажмите кнопку “Подсказка”, а затем введите необходимую информацию. Если же подсказка не задана вручную, в качестве таковой используется путь к файлу или его адрес.

Создаем гиперссылку на пустое электронное сообщение

1. Выделите изображение или текст, который вы планируете преобразовать в гиперссылку.

2. Перейдите ко вкладке “Вставка” и выберите в ней команду “Гиперссылка” (группа “Ссылки”).

3. В диалоговом окне, которое перед вами появится, в разделе “Связать с” выберите пункт “электронной почтой”.

4. Введите в соответствующее поле необходимый адрес электронного ящика. Также, можно выбрать адрес из списка недавно использовавшихся.

5. Если это необходимо, введите тему сообщения в соответствующем поле.

Примечание: Некоторыми браузерами и почтовыми клиентами строка темы не распознается.

Совет: Подобно тому, как можно настроить подсказку для обычной гиперссылки, вы также можете настроить всплывающую подсказку для активной ссылки на электронное сообщение. Для этого просто нажмите кнопку “Подсказка” и в соответствующем поле введите необходимый текст.



Если вы не введете текст всплывающей подсказки, MS Word автоматически будет выводить “mailto”, а вслед за этим текстом будет указан введенный вами адрес электронной почты и тема письма.

Кроме того, вы можете создать гиперссылку на пустое электронное сообщение, введя в документе адрес почты. К примеру, если ввести “lumpics@lumpics.ru” без кавычек и нажать пробел или “Enter”, автоматически создастся гиперссылка с подсказкой по умолчанию.

Создаем гиперссылку на другое место в документе

Для того, чтобы создать активную ссылку на то или иное место в документе или же на веб-странице, созданной вами в Ворде, для начала необходимо отметить точку, в которую эта ссылка будет вести.

Как отметить место назначения ссылки?

Используя закладку или заголовок, можно отметить место назначения ссылки.

Добавляем закладку

1. Выделите объект или текст, с которым требуется связать закладку, либо же кликните левой кнопкой мышки по тому месту документа, где ее требуется вставить.

2. Перейдите ко вкладке “Вставка”, нажмите кнопку “Закладка”, расположенную в группе “Ссылки”.

3. Введите имя закладки в соответствующем поле.

Примечание: Имя закладки обязательно должно начинаться с буквы. Однако, в имени закладки могут содержаться и цифры, а вот пробелов быть не должно.

Совет: Если вам необходимо разделить слова в название закладки, воспользуйтесь символом подчеркивания, к примеру, “сайт_lumpics”.

4. Выполнив вышеописанные действия, нажмите “Добавить”.

Используем стиль заголовка

К тексту, расположенному в том месте, куда должна вести гиперссылка, можно использовать один из шаблонных стилей заголовков, доступных в MS Word.

1. Выделите фрагмент текста, к которому необходимо применить конкретный стиль заголовка.

2. Во вкладке “Главная” выберите один из доступных стилей, представленных в группе “Стили”.

Совет: Если выделен текст, который должен выглядеть, как основной заголовок, можно выбрать для него соответствующий шаблон из доступной коллекции экспресс-стилей. Например, “Заголовок 1”.

Добавляем ссылку

1. Выделите тот текст или объект, который в дальнейшем будет представлять собой гиперссылку.

2. Кликните правой кнопкой мышки по этому элементу, и в открывшемся контекстном меню выберите пункт “Гиперссылка”.

3. Выберите в разделе “Связать с” пункт “Место в документе”.

4. В появившемся списке выберите закладку или заголовок, куда будет ссылаться гиперссылка.

Совет: Если вы хотите изменить подсказку, которая будет выводиться при наведении курсора на гиперссылку, нажмите кнопку “Подсказка” и введите необходимый текст.



Если подсказка не будет задана вручную, то для активной ссылки на закладку будет использоваться “имя закладки”, а для ссылки на заголовок “Текущий документ”.

Создаем гиперссылку на место в стороннем документе или созданной веб-странице

Если вы желаете создать активную ссылку на то или иное место в текстовом документе или веб-странице, созданной вами в Ворде, для начала необходимо отметить точку, к которой эта ссылка будет вести.

Отмечаем место назначения гиперссылки

1. Добавьте закладку в конечный текстовый документ или созданную веб-страницу, используя метод, описанный выше. Закройте файл.

2. Откройте файл, в котором должна быть размещена активная ссылка на конкретное место ранее открытого документа.

3. Выделите объект, который эту гиперссылку должен содержать.

4. Кликните правой кнопкой мышки на выделенном объекте и выберите в контекстном меню пункт “Гиперссылка”.

5. В появившемся окне выберите в группе “Связать с” пункт “файлом, веб-страницей”.

6. В разделе “Искать в” укажите путь к файлу, в котором вы создали закладку.

7. Кликните по кнопке “Закладка” и выберите в диалоговом окне необходимую закладку, после чего нажмите “ОК”.

8. Нажмите “ОК” в диалоговом окне “Вставка ссылки”.

В созданном вами документе появится гиперссылка на место в другом документе либо же на веб-странице. Подсказка, которая будет отображаться по умолчанию — это путь к первому файлу, содержащему в себе закладку.

О том, как изменить подсказку для гиперссылки, мы уже писали выше.

Добавляем ссылку

1. В документе выделите текстовый фрагмент или объект, который в дальнейшем будет представлять собой гиперссылку.

2. Кликните на нем правой кнопкой мышки и в открывшемся контекстном меню выберите пункт “Гиперссылка”.

3. В открывшемся диалоговом окне, в разделе “Связать с” выберите пункт “Место в документе”.

4. В появившемся списке выберите закладку или заголовок, куда в дальнейшем должна ссылаться активная ссылка.

Если вам необходимо изменить подсказку, появляющуюся при наведении на гиперссылку указателя, воспользуйтесь инструкцией, описанной в предыдущих разделах статьи.

Совет: В документах Microsoft Office Word можно создавать активные ссылки на конкретные места в документах, созданных в других программах офисного пакета. Эти ссылки могут быть сохранены в форматах приложений Excel и PowerPoint.

Так, если вы хотите создать ссылку на место в книге MS Excel, для начала создайте в ней имя, затем в гиперссылке в конце имени файла введите “#” без кавычек, а за решеткой укажите созданное вами имя XLS-файла.

Для гиперссылки на PowerPoint проделайте ровно то же самое, только после символа “#” укажите номер конкретного слайда.

Быстро создаем гиперссылку на другой файл

Чтобы быстро создать гиперссылку, в том числе и вставить ссылку на сайт в Ворде, отнюдь не обязательно прибегать к помощи диалогового окна “Вставка гиперссылки”, которое упоминалось во всех предыдущих разделах статьи.

Сделать это можно также и с помощью функции drag-and-drop, то есть, путем банального перетаскивания выбранного текстового или графического элемента из документа MS Word, URL-адрес или активную ссылку из некоторых веб-обозревателей.

Кроме этого, можно также просто скопировать предварительно выбранную ячейку или диапазон таковых из таблицы Microsoft Office Excel.

Так, к примеру, вы можете самостоятельно создать гиперссылку на развернутое описание, которое содержится в другом документ. Также можно сослаться и на новость, размещенную на той или иной веб-странице.

Важное примечание: Текст следует копировать из файла, который был предварительно сохранен.

Примечание: Создавать активные ссылки посредством перетаскивания объектов-рисунков (например, фигур) невозможно. Чтобы сделать гиперссылку для таких графических элементов, следует выделить объект-рисунок, кликнуть по нему правой кнопкой мышки и в контекстном меню выбрать “Гиперссылка”.

Создаем гиперссылку посредством перетаскивания содержимого со стороннего документа

1. Используйте в качестве конечного документа файл, на который требуется создать активную ссылку. Предварительно выполните его сохранение.

2. Откройте документ MS Word, в который требуется добавить гиперссылку.

3. Откройте конечный документ и выделите фрагмент текста, изображение или любой другой объект, к которому и будет вести гиперссылка.

Совет: Вы можете выделить несколько первых слов раздела, на который будет создаваться активная ссылка.

4. Кликните правой кнопкой мышки по выделенному объекту, перетащите его на панель задач, а затем наведите на документ Ворд, в который и требуется добавить гиперссылку.

5. В контекстном меню, которое перед вами появится, выберите пункт “Создать гиперссылку”.

6. Выделенный вами фрагмент текста, изображение или другой объект станет гиперссылкой и будет ссылаться на созданный вами ранее конечный документ.

Совет: При наведении курсора на созданную гиперссылку, в качестве подсказки по умолчанию будет отображаться путь к конечному документу. Если же вы кликните левой кнопкой мышки по гиперсслыке, предварительно зажав клавишу “Ctrl”, вы перейдете к месту в конечном документе, на которое гиперссылка ссылается.

Создаем гиперссылку на содержимое веб-страницы посредством его перетаскивания

1. Откройте текстовый документ, в который необходимо добавить активную ссылку.

2. Откройте страницу сайта и кликните правой кнопкой мышки по предварительно выделенному объекту, к которому должна вести гиперссылка.

3. Теперь перетащите выбранный объект на панель задач, а затем наведите на документ, в который необходимо добавить ссылку на него.

4. Отпустите правую кнопку мышки, когда будете находиться внутри документа, и в открывшемся контекстном меню выберите пункт “Создать гиперсслыку”. В документе появится активная ссылка на объект с веб-страницы.

Кликнув по ссылке с предварительно зажатой клавишей “Ctrl”, вы перейдете непосредственно к выбранному вами объекту в окне браузера.

Создаем гиперсслыку на содержимое листа Excel путем копирования и вставки

1. Откройте документ MS Excel и выделите в нем ячейку или диапазон таковых, на которые будет ссылаться гиперссылка.

2. Кликните по выделенному фрагменту правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню пункт “Копировать”.

3. Откройте документ MS Word, в который требуется добавить гиперссылку.

4. Во вкладке “Главная” в группе “Буфер обмена” кликните по стрелке “Вставить”, после чего в развернувшемся меню выберите “Вставить как гиперссылку”.

Гиперссылка на содержимое документа Microsoft Excel будет добавлена в Ворд.

На этом все, теперь вы знаете, как сделать активную ссылку в документе MS Word и знаете, как добавлять разные гиперссылки на разного рода содержимое. Желаем вам продуктивной работы и результативного обучения. Успехов в покорение Майкрософт Ворд.

This article explains how to insert or remove a hyperlink in a Word document using Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, and Word Starter 2010.

Insert and Remove a Hyperlink in Word

To add and delete hyperlinks in a Word document:

1. Highlight the text or image that you want to link.

2. Right-click the text and choose Link or Hyperlink (depending on the version of Microsoft Word).

3. Select the type of destination you want to link to, then fill in the appropriate information.

   • Choose Existing File or Web Page, go to the Address text box, then enter a URL.
   • Choose Place in This Document, then select a location within the document.
   • Choose Create New Document, go to the Name of new document text box, then enter the name of a new document. If needed, in the Full path section, select Change to change the document folder. In the When to edit section, choose whether you want to edit the document now or later.
   • Choose E-mail Address, go to the E-mail Address text box, then enter the email address you want readers to send email to. In the Subject text box, type the subject.

4. Select OK.

5. The text now shows up as a hyperlink in the document.

6. To remove a hyperlink, right-click the link text, then choose Remove Hyperlink.

Use the Right Kind of Hyperlink

There are different kinds of hyperlinks. Choose the one that points your readers to the most helpful information to supplement your document.

Existing File or Web Page Hyperlinks

When you choose this option, the hyperlink opens a website or file. For example, if you’re writing an article about your camping trip to Rocky Mountain National Park, provide a hyperlink to the appropriate section of the National Park Service so readers can quickly find the information they need to plan a similar trip.

Another use might be if you wrote an article about the National Park Service and the document is available to your readers, link to the Word file you created. When the reader selects the hyperlink, that file opens.

Place in This Document Hyperlinks

Another type of hyperlink jumps to a different place in the same document upon selection. Often called an anchor link, this type of link doesn’t take the reader away from the document.

When a document is long and includes sections or chapters that are formatted as headings, create a table of contents at the beginning of the document. Include hyperlinks in the table of contents so that readers can jump to a particular heading.

You could also use this type of hyperlink at the end of each section to return to the top of the document.

Create a New Document Hyperlink

A hyperlink can create a new document when selected. When adding this type of hyperlink, choose whether to make the document at the time you create the link or later. If you choose to make the new document when you create the hyperlink, a new document opens, which you can edit and save. After that, the hyperlink points to that document, exactly like the Existing File or Web Page option.

If you choose to make the document later, you’re prompted to create the new document when you select the hyperlink after the hyperlink has been created. This type of hyperlink is useful if you want to link new content to the current document but don’t want to create the new content yet. Instead, provide the hyperlink to it so you’ll remember to work on the document later. When you do create the document, it will be linked in the main document.

Email Address Hyperlinks

The last type of hyperlink you can make in Microsoft Word is one that points to an email address so that, when selected, the default email client opens and begins composing the message using the information from the hyperlink.

Choose a subject for the email and more than one email address that the message should be sent to. This information is pre-filled for readers when they select the hyperlink but they can change this information before they send the message.

This type of hyperlink is useful for situations when you want readers to contact you to set up a meeting or request additional information.

About Linking in a Word Document

A hyperlink in a Microsoft Word document enables readers to jump from the link to a different place in the document, to a different file or website, or to a new email message. In Word documents, hyperlink text is a different color than other text and is underlined. When you hover over a hyperlink, a preview shows where the link goes. When you select the link, you’re directed to the other content.

Thanks for letting us know!

Right-click the selected text, point to the “Link” option, and then click the “Insert Link” command. In the Insert Hyperlink window, select “Existing File or Web Page” on the left. Type (or copy and paste) the URL of the web page into the “Address” field. And then click “Ok” to save your hyperlink.

How do I create a clickable link in a Word document?

Select the text or picture that you want to display as a hyperlink. Press Ctrl+K. You can also right-click the text or picture and click Link on the shortcut menu. In the Insert Hyperlink box, type or paste your link in the Address box.

What is the shortcut key for insert hyperlink in Word document?

Press Ctrl+K to open the Insert Hyperlink dialog box.

How do I create a link to a file?

Hold down Shift on your keyboard and right-click on the file, folder, or library for which you want a link. Then, select “Copy as path” in the contextual menu. If you’re using Windows 10, you can also select the item (file, folder, library) and click or tap on the “Copy as path” button from File Explorer’s Home tab.

How do I copy and paste a link in Word?

Highlight the link, right-click on it, and select “Copy.” Then, place your cursor in the Word document where you want the link to go. Right-click and select “Paste.”

Which keys are used to make a link?

Ctrl+K is used to Insert a hyperlink.

What is Ctrl N in MS Word?

Create a new document: Press Ctrl + N to create a new, untitled document. Save the current document: Press Ctrl + S to save the current document immediately. Open the Save As window: Press F12 to open the Save As dialog box to save the document with a specific filename or in a new folder.

How do you click a link without a mouse?

Just navigate using your keyboard to any cell containing a hyperlink, then use the keystroke to open the link.

Creating a shareable link makes it simple to share a document in an email, document, or IM.

1. Select Share.
2. Select Copy Link.
3. Paste the link wherever you want. Note: If you need to change any permissions for the link, select Link settings.

How do I send a link to a file?

From your email, click on Insert, then Pick HyperLink (or hit Control+K on your Keyboard) – From here you can Pick a file, then a folder and hit ok. Once you hit OK, the link will appear in the email. Be sure the recipient has access to the linked folder.

How do I create a direct link?

How to Create a Direct Link

1. Go to the website that contains the direct link you want to use and copy the web address from the address bar.
2. Open your web page document using an HTML editor and scroll to the area you want add a link to.
3. Follow the remaining steps below.
4. Add the following direct link to your HTML code:

How do I copy a URL and paste as a link?

How do I copy a URL link?

1. Right-click the URL you want to copy.
2. Select ‘copy’ from the popup menu.
3. Navigate to wherever you wish to share the link, right-click then paste.

How do I copy and paste a link?

If you want to copy a link from a webpage or app, tap and hold the link. From the pop-up menu, select “Copy Link Address.” Now, to paste the URL, find a text box somewhere. This can be a messaging app, the address bar in a new tab, a notes app, etc.

Which key is used with Ctrl to insert a hyperlink?

Ctrl-k
Open the “Insert Hyperlink” dialog box
Via keyboard shortcut: Use the keyboard shortcut Ctrl-k . This will let you insert a new link where the cursor is positioned, or edit a link when the cursor is on a link. Via the ribbon: On the ribbon, click the Insert tab, and then, in the “Links” group, click Hyperlink.

What is the shortcut to insert hyperlink in worksheet?

Ctrl+ K: It is the shortcut key is used to insert hyperlinks in MS-Excel.

How do you make a link open in a new tab using the keyboard?

Simply open a link on a new tab by holding Control (Ctrl) and right clicking on the link you want to open. This will open the link to a new tab. This is on Windows.

What does Ctrl k do in Word?

In hypertext environments that use the control key to control the active program, control-K is often used to add, edit, or modify a hyperlink to a Web page. For example, this key combination is used in Windows versions of Microsoft Word and in many browser-based content management systems.

What is Ctrl P?

Alternatively referred to as Control+P and C-p, Ctrl+P is a keyboard shortcut most often used to print a document or page. Tip. On Apple computers, the keyboard shortcut for print is Command + P .

How do I enable Ctrl Shift V in Word?

Choose Macro in the Categories box and choose PasteSpecial in the Macros box. In Press new shortcut key box, enter ctrl + shift + V , then click Assign. Click OK to close the Word Options dialog.

Why are my Ctrl shortcuts not working?

Your keyboard might not be working due to dirt or other corrosion. We suggest shutting down your system, unplug the keyboard if you’re using a desktop, and prepare it for cleaning.Put the keyboard back together, plug it back into your computer, turn it on, and check if your hotkeys are working once more.

What is Ctrl and click?

While in a browser, pressing and holding Ctrl and then clicking any hyperlink opens that link in a new tab. This shortcut is helpful for when you’re reading a web page and are interested in a link, but want to continue reading the current page.

Add, Edit or Remove Links or Hyperlinks in Word Documents

by Avantix Learning Team | Updated October 14, 2022

Applies to: Microsoft^® Word^® 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 and 365 (Windows)

You can easily add links or hyperlinks in Microsoft Word documents to add interactivity and make it easy for users to click a link to jump to another location in your document, to another file or web page or even to an email. You can also edit hyperlinks and remove individual hyperlinks or all hyperlinks.

Hyperlinks are often used to:

• Take the user to an external website.
• Take the user to another document or file on the same network or another place in the same document.
• Add a layer of text information over a word or phrase.

Hyperlinks can be displayed as full source URLs or internet addresses such as http://abccompany.ca, as descriptive text, as an image or as a drawing object.

Text as a hyperlink appears underlined and in a color (normally blue) and coordinates with the color theme in your document. In Word, the text color changes automatically after you Ctrl – click hyperlink text. Hyperlink objects do not change color.

Recommended article: 3 Microsoft Word Tricks to Keep Text Together

Do you want to learn more about Word? Check out our virtual classroom or live classroom Word courses >

Insert a hyperlink automatically

You can insert hyperlinks to web sites by typing the address of an existing web page (such as https://abccompany.com)  and then pressing Enter or Spacebar. Word will automatically convert the text to a hyperlink using AutoCorrect.

Insert a hyperlink to an existing web page

To insert a hyperlink to an existing file or web page:

1. Click where you want to insert a hyperlink or select the text, shape or image you want to use as a hyperlink.
2. Click the Insert tab in the Ribbon.
3. In the Links group, click Link or Hyperlink. The Insert Hyperlink dialog box appears.
4. Under Link to, select Existing File or Web Page.
5. If you are using a text hyperlink, enter the descriptive text that will become the link text in the Text to display field.
6. In the Address field, enter or choose the address or location where the link should lead. For external references, enter or copy the URL in the Address field.
7. Click OK.

You can also press Ctrl + K to insert or edit a hyperlink.

Below is the Hyperlink dialog box:

Insert a hyperlink to an existing file

To insert a hyperlink to an existing file:

1. Click where you want to insert a hyperlink or select the text, shape or image you want to use as a hyperlink.
2. Click the Insert tab in the Ribbon.
3. In the Links group, click Link or Hyperlink. The Insert Hyperlink dialog box appears.
4. Under Link to, select Existing File or Web Page.
5. If you are using a text hyperlink, enter the descriptive text that will become the link text in the Text to display field.
6. In the Look in field, click the down arrow and select the desired location. Navigate to the appropriate drive and folder and then double-click the file.
7. Click OK.

Use relative or absolute hyperlink addresses to external files

If you are creating hyperlinks to external files, it’s important to understand the difference between a relative and absolute address. A relative hyperlink uses the address relative to the address of the containing document whereas an absolute hyperlink uses the full address of the destination document including the drive location.

The following example uses an absolute hyperlink address (full path address):

C:DocumentsJanuaryBudget.docx

The following relative hyperlink contains only the relative address or path to a Budget document.

JanuaryBudget.docx

You may want to use a relative hyperlink address or path if you want to move or to copy your files to another location such as another server.

Create a hyperlink using the context menu

Another method of creating or editing hyperlinks is to right-click and use the context menu (you can also press Shift + F10 to display the context menu).

To insert a hyperlink using the context menu:

1. Click where you want to insert a hyperlink or select the text, shape or image you want to use as a hyperlink.
2. Right-click and choose Link or Hyperlink from the menu. The Insert Hyperlink dialog box appears.
3. Select the appropriate button under Link to. If you are creating an external link to a webpage or another document, select Existing File or Web Page. If you are creating an internal link within the document, select Place in This Document.
4. If you are using a text hyperlink, enter the descriptive text that will become the link text in the Text to display field.
5. In the address field, enter or choose the address or location where the link should lead. For external references, enter or copy the URL in the Address field. For place in the same document, select the appropriate item.
6. Click OK.

Insert a hyperlink to a location in the same document

To create a hyperlink to a bookmarked location in the same Word document:

1. Select the location, text, image or shape that you want to use as the destination for the hyperlink.
2. Click the Insert tab in the Ribbon and in the Links group, click Bookmark. A dialog box appears.
3. In the Bookmark name box, type a unique name for the bookmark and then click Add. You may not use spaces in the name of a bookmark.
4. Click where you wish to insert a hyperlink or select the text, shape or image you wish to use as a hyperlink.
5. Right-click and choose Link or Hyperlink from the menu. The Insert Hyperlink dialog box appears.
6. Under Link to, select Place in This Document.
7. Select the bookmark that you want to use as the destination hyperlink. Microsoft Word has a default bookmark to jump to the top of the document.
8. Click OK.

Below is the Bookmark dialog box in Microsoft Word:

To create a hyperlink to a built-in heading style in the same document:

1. Click where you want to insert a hyperlink or select the text, shape or image you want to use as a hyperlink.
2. Right-click and choose Link or Hyperlink from the menu. The Insert Hyperlink dialog appears.
3. Under Link to, select Place in This Document.
4. Select the heading that you want to use as the destination hyperlink. You must have applied built-in heading styles such as Heading 1, Heading 2, etc. in your document (normally through the Styles gallery in the Home tab in the Ribbon).
5. If you are using a text hyperlink, enter the descriptive text that will become the link text in the Text to display field.
6. Click OK.

In the following example, note both the headings and bookmarks that appear in the Hyperlink dialog box in a Word file that uses the built-in heading styles:

If you create a table of contents in Word using built-in heading styles, it normally contains hyperlinks to headings in the document. For more information, check out this article on Creating a Table of Contents in Microsoft Word.

Edit a hyperlink

To edit a hyperlink:

1. Right-click the hyperlink.
2. In the context menu, select Edit Hyperlink or Edit Link. The Edit Hyperlink dialog box appears.
3. Select the desired options.
4. Click OK.

You can also select a hyperlink and press Ctrl + K to edit it.

Add screen tips

You can include screen tip text that appears when you hover your cursor over a hyperlink.

To add screen tip text:

1. Place your cursor over the hyperlink to which you want to add a screen tip.
2. Right-click and select Edit Hyperlink or Edit Link from the drop-down menu. The Edit Hyperlink dialog appears.
3. Click ScreenTip on the top right.
4. Type your text in the ScreenTip text box.
5. Click OK twice.

Below is the Hyperlink ScreenTip dialog box:

Jump to a hyperlink

Hyperlinks become active when you save your document as a PDF (portable document format) or web page (HTML) file and users will be able to simply click them. However, in Microsoft Word, to jump to a hyperlink, you will need to point to the hyperlink then Ctrl-click the link.

Remove a single hyperlink

To remove a hyperlink:

1. Right-click the hyperlink you want to remove.
2. In the context menu, select Remove Hyperlink or Remove Link.

Removing all hyperlinks

To remove all hyperlinks:

1. Press Ctrl + A to select all.
2. Press Ctrl + Shift + F9. All hyperlinks (and other fields) will be converted to text.

Hyperlinks can add a new dimension of interactivity to your Microsoft Word documents and when the files are saved in other formats such as PDF, they become active hyperlinks.

Subscribe to get more articles like this one

Did you find this article helpful? If you would like to receive new articles, JOIN our email list.

More resources

How to Hide Comments in Word (or Display Them)

How to Compress Images in Microsoft Word

3 Strikethrough Shortcuts in Microsoft Word

Related courses

Microsoft Word: Intermediate / Advanced

Microsoft Word: Designing Dynamic Word Documents Using Fields

Microsoft Word: Long Documents Master Class

Microsoft Word: Accessible Word Documents

Microsoft PowerPoint: Intermediate / Advanced

VIEW MORE COURSES >

Our instructor-led courses are delivered in virtual classroom format or at our downtown Toronto location at 18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada (some in-person classroom courses may also be delivered at an alternate downtown Toronto location). Contact us at info@avantixlearning.ca if you’d like to arrange custom instructor-led virtual classroom or onsite training on a date that’s convenient for you.

Copyright 2023 Avantix^® Learning

Microsoft, the Microsoft logo, Microsoft Office and related Microsoft applications and logos are registered trademarks of Microsoft Corporation in Canada, US and other countries. All other trademarks are the property of the registered owners.

Avantix Learning |18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada M5C 1C4 | Contact us at info@avantixlearning.ca

For quick access to a file, to create an email, or to jump to a different spot, you can create a link in a Word document easily.

To make things easier for yourself or your reader, you can link text to items in your Word document. You may already know that you can create a hyperlink to a web page. But you can also link text to another file, an email address, or a different spot in your document.

This is handy for quickly accessing a file related to your current document, giving your reader a fast way to send your company an email, or jumping to a specific location in the document.

The process for adding these links is similar, with only some small adjustments on Windows versus Mac. So if you’re ready to make your Microsoft Word document more functional and useful, let’s get to it!

Access the Link Tool

To link a file, email, or document location, you’ll follow the same initial process to open the Insert Hyperlink tool.

On Windows, select the text and then do one of the following:

• Right-click and pick Link.
• Go to the Insert tab, click Links, and choose Link.

On Mac, select the text and then do one of the following:

• Right-click and pick Hyperlink.
• Go to the Insert tab, click Links, and choose Link.
• Click Insert > Hyperlink from the menu bar.

Open a file related to your document without having to stop what you’re doing and navigate to it each time. You can link right to it!

With the Insert Hyperlink tool open, click Existing File or Web Page on the left.

Below Look In, you can select Current Folder or Recent Files. But you can also use the drop-down list, Up One Folder, or Browse for File buttons to the right.

After selecting the file from one of the above spots, you’ll see its exact location appear in the Address box. If this is the file you want, click OK.

You’ll see your text linked as indicated by the blue underlined font. To open the file, hold your Control key and click the link.

On Mac, pick Web Page or File, click Select to browse for and choose the file, and hit OK when you’re ready. You don’t have to hold the key to follow the link on Mac; just click it.

Link to an Email in a Word Document

If you link to an email address in the document, the user can then click the link, and a compose email window will open with their default email client or allow them to choose, depending on their platform.

In the Insert Hyperlink tool, click E-mail Address on the left. Complete the E-mail address field or choose a Recently used e-mail address.

Optionally, enter a Subject line which will prepopulate in the sender’s email. This can be helpful so that the recipient knows it’s related to this particular document or about a certain topic. Just note, the sender can change the subject line.

Click OK.

Like with the link to a file above, the user holds Control as they click the link to compose their email.

On Mac, the fields for linking to an email are the same, and you can click the link in the text to compose the email.

Link to a Location in a Word Document

Linking to a spot in your Word document is also convenient. The options for this type of link are a bit limited, however. You can choose the top of the document, a heading, or a bookmark.

In the Insert Hyperlink tool, click Place in This Document on the left. On the right, choose a document location. If you use headings, those will appear as selectable items. Click OK.

And as you’ve probably already guessed, hold Control and click to follow the link.

On Mac, select This Document, choose the location, and hit OK. Once more, you can click the link to follow it in Word on Mac.

More Resources With a Click in Word

Linking text in your Word document to files, emails, and locations can save you and your reader a lot of time.

For some helpful related tutorials, check out how you can follow these types of links in Word without using the Control key or how to stop Word from creating a link when you type a URL.

Word proposes several different ways to insert hyperlinks to the document:

The simplest way to insert a hyperlink in Word

Type the address starting from http:// or https://, www.; and Word automatically turns a web address into a link when you press Spacebar, Enter, or any punctuation sign.

Notes: If you don’t see the hyperlink after inserting the address, check it. If the address is correct, you probably have a problem with AutoCorrect options. See the note of the tip Insert an email hyperlink in a document.

Paste the link using the Clipboard

   1.   Copy the link to the Clipboard:

• Open the link that you would like to insert in the document the browser, select the link, and copy it to the Clipboard (for example, by clicking Ctrl+C),
• Type the URL in the document (or any other application such as Notepad), select the link, and copy or cut it to the Clipboard (for example, by clicking Ctrl+X).

   2.   Type the text for the link in your document and select it. For example, select the name of the company:

   3.   Right-click on the selected text, and select the copied link from the Link list in the popup menu:

Note: If you paste link copied from the Microsoft Edge, you can see the page title instead of the URL:

Instead of .

Pasting formatted links instead of URLs is a new feature of Microsoft Edge that is improved the copy and paste of web URLs. This feature copies and pastes a URL as a hyperlinked title instead of as a web address. Please don’t confuse the article title on the webpage and the web page title — they can be different!

To paste the URL copied from Microsoft Edge, do one of the following:

• On the Home tab, in the Clipboard group, click the Paste drop-down list and then select Keep Text Only:

  

• Right-click where you want to paste the link and choose the Link option in the popup menu:

  

• Turn this feature off in Microsoft Edge:
  • In Microsoft Edge, click the Settings and More (Alt+F) button, then select Settings:

  

  • Under Settings, select Share, Copy & Paste:

  

  • Under Share, Copy & Paste, select the default option you want:
    • Link to paste the URL as a hyperlinked title,
    • Plain text to paste the URL as a web address.

  

Insert the link using the Hyperlink dialog box

   1.   Type the text for the link in your document and select it. For example, select the name of the company.

   2.   On the Insert tab, in the Links group, click the Link button (or click Ctrl+K on the keyboard):

   3.   In the Insert Hyperlink dialog box:

   3.1.   Make sure that the Text to display text box contains the correct text for the link,

   3.2.   Type the hyperlink address in the Address field:

   3.3.   Click OK to insert the hyperlink in the document:

Notes:

1. If you want to change the link, the text of the link, or the link’s screen tip, right-click it and choose Edit Hyperlink… in the popup menu:

   

2. If you want to delete the link, you can delete all the text of the hyperlink or right-click it and choose Remove Hyperlink in the popup menu (it removes hyperlink and leave the text).

We like books. But one thing that you can’t do on paper is link to another book. On that level at least, electronic media has a distinct advantage. And with Microsoft Word, it’s easy to add a hyperlink in a document.

How to Embed a Hyperlink in a Document

Whether you’re writing website copy, where hyperlinks enable navigation, or simply adding links to useful internet resources in a document, Microsoft Word makes it simple. For instance, if you type a web address and hit space or return, MS Word will automatically format it as a link.

However, most of the time, you’ll want to embed a link in the text. To do this:

• Highlight the text you want to use as a link
• Go to Insert > Links > Link (or right click the text and select Link)
• Type the URL for the link destination into the Address field
• Click OK to create your hyperlink

Link options in the contextual menu.

The highlighted text will then become a hyperlink.

To test the link, hold CTRL and left click (or right click and select Open Hyperlink). This will open the destination in your default web browser.

You can use this same process to link to another file on your computer.

To link to a file, simply select it via the Insert Hyperlink menu and click OK. Keep in mind, though, that this link will only work on your computer/network, since this is where the destination file is stored.

How to Edit Hyperlinks

You can edit a hyperlink in the same way as you would any text in a document: simply place the cursor in the hyperlinked text and type.

Alternatively, if you right click the link you can select Edit Hyperlink. In the window that opens, you can then change both:

• The text that will be used for the hyperlink
• The destination of the link (i.e., file path or URL)

If you then click OK when you’re done, the link will be updated automatically.

How to Format Hyperlinks

By default, Microsoft Word formats links with blue, underlined text. However, you can edit hyperlinks with the standard formatting options, so you can use these to change the appearance of any links in a document.

And if you want to change the default hyperlink style, simply:

• Open the Styles menu
• Find the style named “Hyperlink”
• Right click the style name and select Modify…
• Apply any formatting options as required and click OK

This will update the default hyperlink formatting, including any links you had added to the document previously. And if you then add more new links while editing, they will all use your updated hyperlink formatting.

How to Remove a Hyperlink in Microsoft Word

To remove a hyperlink from document, you can simply delete it. But this will also remove the text you’d formatted as a link.

To remove a link and keep the text, though, you have two options.

1. Go to Insert > Links > Link and select Remove Link in the menu
2. Right click the link and select Remove Hyperlink from the menu

MS Word will then remove the link and any formatting from the selected text.

Proofreading Hyperlinks

If you have a document containing hyperlinks, why not submit it for proofreading? As well as checking your spelling, grammar and punctuation, we can make sure your links work properly, saving you from encountering any unfortunate “404 Error – Page Not Found” messages when it counts.