Making a memo in word

How do I create a memo in Word?

1. Click START, then point to Programs and MS-Office.
2. Click MS-Word.
3. Click on File > New.
4. From the available Templates, click Memos.
5. Select the Memo style of your choice.
6. Double-click the memo style to download it.
7. Click next to TO: and press the TAB key (left side of keyboard) to put in a protected space.

How do you create a memo?

Tips for writing your memo

1. Your memos should be succinct, formal, clear, interesting and easy to read.
2. It should be logically organised, accurate, well-researched and informative.
3. Avoid using technical jargon and abbreviations that the recipient may not understand.
4. Avoid the use of slang, colloquialisms and contractions.

Where is the memo template on Word?

Tip: If you’re already in Word for the web, get to the memo templates by going to File > New, and then below the template images click More on Office.com. You’ll be on the Templates for Word page. In the list of categories, click Memos.

What is memo in Microsoft Word?

This collection of high-quality and easily customizable memo templates in Word is designed to save you time while giving your documents a professional appearance. Use a format for a memo for any quick but important correspondence, like temporary office closures, staff updates, business accomplishments, and more.

How do I make a one page memo?

The P&G One Page Memo basically lays out the basic structure of your memo in five fixed steps.

1. Summarize the situation. Give your audience some relevant background and set the context.
2. Introduce your idea.
3. Explain how your idea works.
4. Reinforce its key benefits.
5. Suggest the next step.

How do I create a memo in Excel?

Create a memo using Microsoft Excel 2010. Click “File,” “New.” Select “Memos” under Office.com Templates. Double-click on the memo style you want to use. Edit the memo format by deleting rows and columns or renaming the headings for the table.

What is a memo and examples?

A memo (also known as a memorandum, or “reminder”) is used for internal communications regarding procedures or official business within an organization. Unlike an email, a memo is a message you send to a large group of employees, like your entire department or everyone at the company.

How do I start a memo for my boss?

Steps to composing a memo to a boss

1. Step #1: Start with a heading. Type of write the word “memorandum”, all capital letters, in the top left corner of a page.
2. Step #2: Set a double spacing and type or write the addressee of the memorandum on the next line.
3. Step #3: Add recipients providing there are any.

How do you write a memo letter?

You write “Memo” or “Memorandum” at the top, followed by a To line, a From line, a Date line, a Subject line, and then the actual body of the message. Traditionally, you would print out a memo and distribute it to the relevant parties inside your small business.

Is memo short for memorandum?

A memorandum (abbrev.: memo; from the Latin memorandum est, “It must be remembered”) is a written message that is typically used in a professional setting.Other memorandum formats include briefing notes, reports, letters, and binders. They may be considered grey literature.

What’s another word for memo?

What is another word for memo?

What is a simple memo?

A simplified memo is a memo that communicates important information in a shorter and quicker way than in a traditional memo.Simplified memos should have only a few lines of text in the memo body. Type “MEMORANDUM” in all caps, and center it at the top of your word-processing document.

What is memo writing?

Memo writing is something of an art form.A memo is a short, to the point communication conveying your thoughts, reactions or opinion on something. A memo can call people to action or broadcast a bit of timely news. With memo writing, shorter is better. As with all writing, memo writing needs a structure.

What does a one page memo look like?

The one-page memo defines the situation, introduces an idea, and explains why it works. It also explains why the idea is so important and what could happen if the memo isn’t followed. These are all stages that we’ll discuss in a moment. The idea is to get everyone on the same page…

What is a memo letter?

A memorandum (memo) is used to communicate something of immediate importance to people within a business or organization.Like a business letter, a memo is a permanent record of your communication. It is used in both paper and electronic formats.

What is memo field in Excel?

You use a Memo field when you need to store large amounts of text in a database. This topic explains how to use Microsoft Office Access 2007 to add a memo field to new and existing database tables.

How do I create a memo in Excel 2016?

Insert simple notes for annotation purposes

1. Right-click the cell and then click Insert Comment (or press Shift+F2). If you’re using Excel for Office 365, right-click the cell and choose New Note.
2. Type your annotation text.
3. Click outside the cell.

How do you write a cash memo?

Cash Memo Format

1. Name and address of the supplier – To substantiate that the supplier has made the sales.
2. Name and address of the purchaser – It acts as a proof for a purchaser to record the purchases.

How do you write a work memo?

7 Steps to Write Impressive Memos in Business English

1. Know the Format. Essentially, a memo has just two parts: a heading (which we’ll explain below) and a body (the text of the memo).
2. Label Your Memo.
3. Create Your Heading.
4. Write a Concise Introduction.
5. Write the Memo Body.
6. End with a Conclusion.
7. Proofread.

Why we write a memo?

Memos have a twofold purpose: they bring attention to problems, and they solve problems. They accomplish their goals by informing the reader about new information like policy changes, price increases, or by persuading the reader to take an action, such as attend a meeting, or change a current production procedure.

Важно! Каждая представленная далее инструкция будет подразумевать использование офисного пакета Microsoft Office 2013–2021, но отличия в других версиях заключаются только в другом месторасположении и наименовании некоторых элементов интерфейса.

Читайте также: Как сделать буклет / визитку / бейджик / открытку / брошюру в Word

Шаг 1: Настройка страницы

Создание памятки в Ворде необходимо начинать с изменения параметров страницы документа, чтобы ее размер смог уместить всю необходимую информацию. Первостепенно рекомендуется поменять формат. Сделать это можно с помощью шаблонов или вручную, задав нужные значения в соответствующем меню программы. На нашем сайте этой теме посвящена отдельная статья.

Подробнее: Как изменить формат листа в Word

Поля зачастую не имеют значения в памятке, но очевидно, что большие отступы уменьшают объем информации, размещаемой на листе. Исправить ситуацию можно посредством их удаления. В случае изготовления фирменной памятки с уникальной концепцией поля можно, наоборот, увеличить. При этом разрешается задавать индивидуальные значения для каждой стороны. В другой статье на нашем сайте подробно рассказано, как это сделать.

Подробнее: Как изменить поля страницы в Word

Разобравшись с размером страницы и полями, необходимо выбрать ориентацию листа документа. Зачастую памятки делают в альбомном формате, но при необходимости этот параметр можно изменять, исходя из личных предпочтений. Чтобы все сделать правильно, рекомендуем ознакомиться с соответствующим материалом на сайте.

Подробнее: Как сделать альбомную ориентацию листа в Word

Шаг 2: Разметка листа и форматирование текста

После настройки всех параметров страницы документа требуется сделать разметку, присущую памятке. Для этих целей следует воспользоваться встроенной функций текстового процессора по добавлению колонок. Их количество и размеры можно задавать в произвольном порядке, таким образом заранее формируя блоки внимания. Впоследствии помещенный текст будет выглядеть аккуратно. В статье другого автора подробно рассказано, как работать с колонками в программе.

Подробнее: Как добавить колонки в текстовый документ Word

Как только разметка страницы произведена, можно приступать к добавлению текста. Особое внимание следует уделить форматированию, так как оно является основополагающим при создании уникального визуального стиля. Программа Ворд имеет множество опций для работы с текстовой информацией, можно изменять шрифт и тип написания, выделять заголовки, выравнивать по одной из сторон, менять интервалы между строками и абзацами, добавлять нумерованные и маркированные списки, а также производить ряд других подобных операций. Всем этим процедурам посвящена отдельная статья на сайте.

Подробнее: Как отформатировать текст в Word

Шаг 3: Визуальное оформление

Памятку можно считать законченной на этапе внесения и форматирования текста, но чтобы сделать ее более привлекательной, рекомендуется заняться визуальным оформлением. Microsoft Word не обладает широким ассортиментом дизайнерских инструментов, но позволяет размещать на странице документа изображения с жесткой или произвольной привязкой. При должном подходе получится украсить памятку наглядными тематическими иллюстрациями, по необходимости накладывая картинки друг на друга для создания коллажей. На эту тему у нас есть две отдельные статьи, в которых поэтапно рассказано, как работать с изображениями в программе.

Подробнее:
Как вставить изображение в документ Word
Как совместить две картинки в Word

Помимо картинок, в проект можно добавить подложку. В приложении существует базовая подборка этих объектов, но разрешается загружать из внутренней памяти компьютера собственные изображения для установки их на фон документа. В случае необходимости можно залить задник страницы одним цветом или градиентом, что позволит визуально разнообразить памятку. Чтобы научиться применять перечисленные возможности, рекомендуем ознакомиться с соответствующим материалом на нашем сайте.

Подробнее: Как сделать подложку / изменить цвет страницы в Word

Шаг 4: Подготовка к печати

После того как памятка полностью закончена и не нуждается в правках, она готова к печати. Сделать это можно непосредственно в программе Word. Потребуется открыть соответствующее меню, задать требуемые параметры и начать процесс распечатки на принтере. Чтобы итоговый результат на бумаге соответствовал общему представлению, рекомендуем ознакомиться с инструкцией по этой теме, в которой каждое действие сопровождается иллюстрацией для лучшего понимания.

Подробнее: Как распечатать документ Word

Обратите внимание! Статья является общим руководством по созданию памятки в Word, поэтому некоторые пункты в частных случаях могут быть пропущены за ненадобностью.

While email has replaced the memo for everyday fast and efficient communication in business, the traditional memo is still used for more formal communication and should still be part of your office skills training.   As with business letters, memorandas (memos) have the same basic elements but vary in formatting. Varying the indentation of elements is one way of changing memo formats; indents can be varied by changing the tab stops. Word’s default tab stops are set for every ½ inch, but they can be changed and customized as desired.

Word’s Ribbon includes a command to display the date and time dialog box, which lets you insert and format the date and time displayed in a memo.

When formatting a memo with an attachment, type the word Attachment (rather than Enclosure) on the line below the typist initials.

Parts of a Traditional Memo

• MEMO HEADINGS – Begin 2” from the top of the page. Typed in bold (including the colon). Press tab after the colon
• MEMO TO– Name of recipient – separate name & title with a comma
• FROM: Name of writer
• DATE: month, day and year the memo was typed
• SUBJECT: Subject of the memo
• BODY:  Usually begins 2 lines below the subject heading.  This is your main body text for the memo.
• TYPIST INITIALS:  Self explanatory.
• ATTACHMENT:  Notation that there is an attachment

Traditional Memo Example

Getting Ready to Type:

First, create a new document in Word.  Go to:

1. Click File tab then click New or [Ctrl]+[N])
2. Click on the single spaced blank document template to open it

Set Up the Memo

Turn on the Show/Hide Symbol

Your I-beam will be flashing at the top of the page which is the current insertion point.  Now turn on the Show/Hike Symbol so you can see your paragraph and line space marks.

1. Click the Home Tab > Paragraph Group > Show/Hide Button
   
   
2. Click the View Tab > Show Group and select the Ruler Box to turn on the ruler. The Ruler will display.
   
3. Press ENTER 5 times to begin the first line of the memo 2 inches from the top of the page
4. Type MEMO TO: in all caps and bold and then tap the TAB key and then type Bill Branson and tap ENTER once.
5. Type FROM: in all caps and bold and tap the TAB key twice and type Kelly Scorcer and tap ENTER once. A red wavy line will appear indicating that Word doesn’t recognize the name.  You can ignore this.
6. Type DATE: in all caps and bold and tab TAB twice.
   
7. Click the Insert tab > Text Group> Insert Date and Time from the Ribbon to display the date and time dialog box.
8. Click the third date format in the list.
9. Make sure the Update Automatically box is checked so the date will update automatically the next time you open up the memo and then click OK.

1. Complete the SUBJECT line and the remainder of the memo as shown below. Type the body of the memo using blocked paragraphs, and press ENTER 2 times between paragraphs
2. Press ENTER 2 times after the last paragraph in the body, and type your typist initials in lowercase letters without periods or spaces.

Click the Save button and save your document as Bill Branson Memo in your folder.

Tip!:  Don’t forget to Spell-check, proofread, and preview your document for spelling and formatting errors 

Inserting Page Breaks

1. Click the Insert tab > Pages Group > Page Break to add a new page into your document.
2. Notice at the bottom of the page, it now says 1 of 2. Also notice the page break marker appears in the page.

Add the Attachment 

Follow the directions below to add an attachment to the document:

1. Scroll to the top of the second page and Click File > Open and and open up the announcement_start document.
2. In the announcement_start file, tap CTRL+A to select the entire document. You can also do this from the Home tab > Editing Group > Select > All.
3. Tab Ctrl C to copy the entire document.
4. On the taskbar, click the Bill Branson Memo document to switch back to that document.
5. Click the Home tab > Clipboard Group > Paste from the ribbon to paste the text on page 2 of your document.
6. Click the Save button on the Quick Access Toolbar to save your file.
7. Switch back to the announcement_start file and close it.

Learn how to prepare and format common business documents in Word by taking the Word 365 course officeskills.org.

Tags: add an attachment in Word, memo example, setting up a memo, traditional memo, traditional memo example, type a traditional memo in Word, word 2016 tutorials, Word attachments, word tutorials