Making a business card in word

Is this article up to date?

Thinking of doing without business cards? Think again.

Even in today’s high tech world, business cards are a great
way to stay connected. You may be
tempted to do without business cards. After all, social media tools are how most people stay connected these
days, right? Business cards seem outmoded. Plus, you don’t want to go to the
expense of hiring a designer or going to a print shop to create a business card
for your small business.

But, it’s often quicker to exchange business cards than to
type contact information into your mobile phone. Having a business card handy
to pass out when needed makes good business sense.

Consider this. You are at a trade show and you just made a
great contact. You want to speak with them further, but suddenly they look at
their watch and mention that they have an appointment. “Can I have your card?”
the contact asks.

Fortunately, you decided to use business cards. You reach
into your pocket and hand them your business card. And they hand you theirs. They’re gone for now, but you’ll call them next week if you don’t hear from
them sooner. This is how business card etiquette works.

While you need business cards, you don’t necessarily need a designer or a print shop to create
professional business cards. Instead, you can do it yourself. In this tutorial, I’ll show you how to create your
own inexpensive business cards using Microsoft Word.

How to Make Business Cards in Word: Begin With Planning and Preparation

You can readily create an inexpensive, yet professional business card
using MS Word. It does, however, take some upfront planning first to make sure your design is on target with your brand goals. You should also have the assets you need to work with in-hand before getting started. Here’s what to prepare before jumping into Word:

1. Choose Your Fonts and Colors

How your business card looks is important. Your business
card should make a professional impression. Choose the right fonts and colors that match your card design to your brand identity.

Generally speaking, select colors and fonts that are
appropriate for your field. Fluorescent pink and orange might draw attention to
your business card, but for some industries those colors could seem
unprofessional. Likewise, a playful font is probably an inappropriate choice
for a conservative business.

Also, your business card is part of your marketing strategy.
It should match or complement your website, stationery, and other marketing
materials. Your target market should be able to recognize that your marketing
materials come from the same company.

You could also choose various sizes for your business cards,
but if you’re new to creating business cards it’s best to go with the standard
business card size of 3.5 inches by 2 inches. Learn more about various business card sizes you could use:

If you’re not a professional designer, it’s a good idea to
use a business card template to make sure that your business card has a
balanced, professional look. Word has some templates available online that you
can use, which we cover deeper in this tutorial.

Now that you’ve determined how your business card is going
to look, you are ready to gather your business information to put on your business card.

2. Decide What Information to Include

Business cards are small and there’s limited space to
include information. Yet, you want your contacts to be able to reach you.

You may be tempted to cram as much information onto your
business card as possible. Don’t do it. A cluttered card looks
sloppy and unprofessional. Instead, focus on including these essential bits of
information:

• Company name
• Company logo
• Name and title (if there is one)
• Contact information
• Website
• Social media links (only if you have a strong
  social presence)

For a more thorough discussion of what to include on your
business card, read:

Make sure you have that information prepared and assets like your logo readily available. Now, you are ready to make your own business cards with MS
Word.

3. Create Your Business Card in Microsoft Word

There are basically two methods of using MS Word to create a
business card:

1. By using a Word template
2. By using a table in Word

I’ll go over both methods in detail in the next sections. 

Note: This tutorial is based
on the version of Word found in Microsoft Office 365. The process for earlier
versions of Word might be slightly different.

How to Use a Word
Business Card Template

Use the following steps to make your own business card design using a template in
Word:

Step 1 — Search for a Business Card Template

Open a new document in Word. Now select the New option on the left of the screen to display common templates. 

To choose one of the online templates, type the words “Business Card” into the Search bar and press the Enter key.

Step 2 — Browse Through Available Templates

Use
the scroll bar on the center right of the screen to browse through the various
business card templates available online.

Step 3 — Create Your Card From a Template

When you see a business card template you like, click on it
to enlarge your view of the template. Click the Create icon to download the template into your document.

For
this example, I’ve downloaded a template from Microsoft titled “Flower personal
business cards.” Even though the pink color and flower image don’t fit with the
business, I know that I can easily change them to match the professional brand
of my sample company.

If your copy of Word is registered, your name should already appear on the template.

Step 4 — Insert Your Logo

Next, let’s change the image to reflect our business logo.
Click the flower image in the template to select it. From the menu at the top of the screen select
the Insert option and then click on
the Pictures icon. Find the folder
where you store your corporate logo and select it.

Note: We used the Coloright logo template, from Elite Author Opaq, for this logo design. Discover more inspiring logo templates from Envato Market.

Click the logo you want to add to the business card to
replace the original image. Click Insert.
Since the template contains multiple cards, continue the process until all the
original images are replaced.

Note: Anytown
Consulting and Juan Perez are fictitious entities created for the purpose of
this tutorial. They are not intended to represent any real persons or
organizations.

Step 5 — Customize the Text

The next step is to change the color of the name text. To do
this highlight the entire name and select the font color icon from the toolbar
menu to display the font color palette.

For this example, I’m going to select a dark blue to go with
the blue in the logo. Click on a color in the color palette to replace the color
of the selected font.

Before we go any further, replace the template information
with your business information. To do this, highlight the template text to be
changed and type your information over it. You only need to do this on one card
and the information will be replaced on all the cards in the template.

Let’s pretend that our example company doesn’t have much of
a social media presence. For that reason, I delete the Twitter information from the template. If
you have an active professional social media presence, type your social media
information here instead.

Step 6 — Change Your Font

Our card looks pretty good now, but let’s make one final
change. The font used in our logo is a sans serif and the template font has
serifs. Let’s change the font on the business card to a san serif font for a
better match.

To
change the font type, highlight the text you want to change. Go to the font
selection option in the toolbar and click the arrow to display the available
fonts.

When
you find the font you want to use, click on it to replace the font in the
selected text.

You’re now ready to print your business cards, but first
let’s look at how you can use a table to create your own business cards.

How to Use a Word
Table to Create a Business Card

You can also use a table to create your own business cards
in Word. Here’s how:

Step 1 — Setup Your Document

Open a new document in Word. Once you are in a
blank document, click the Layout
menu option. Click the Margins
option in the toolbar. Use the Custom
Margins option on the menu to change the top and bottom margin to .25”.

Step 2 — Insert a Table

Click the Insert
option on the menu and click on the Table
icon. When you click on the Table icon, a grid appears to allow you
to define the number of rows and columns in your document. Highlight five rows
and two columns.

Click the Insert
Table option on the drop-down menu to add the table to your document.
Select the entire table by highlighting all the cells. Right-click on the table to bring up a new
drop-down menu.

Step 3 — Adjust Your Table Properties

Click the Table
Properties option on the submenu. The Table
Properties dialog box displays.

Click on the Center
icon. While the entire table is highlighted, also click on the Center Text icon in the drop-down menu
that appears when you right-click on the table. This centers any text or
graphics you add to the cell.

Next, click the Cell
tab at the top of the Table Properties dialog box. Now it is time to define the size of our
business cards. Place a check in the box next to the Preferred width option. Type 3.5” in the field next to Preferred width and click OK at the bottom of the dialog box.

Click the Row tab
at the top of the Table Properties
dialog box. Place a check in the box next to the Specify height option. Type 2” in the field next to Specify height and click OK at the bottom of the dialog box.

Your document should now look like this:

There are a total of ten business card size cells in your
table.

Step 4 — Insert Your Logo 

You are ready to start adding information to your business
cards. Start with the cursor in the top cell. Click the Insert Option on the menu at the top of the screen, then click on the Pictures icon.

Find the folder where you stored your corporate
logo and select it.

Note: We used the Coloright logo template, from Elite Author Opaq, for this logo design. Find more great logo design templates from Envato Market.

Click
the logo you want to add to the business card and click Insert. Continue the process until all the business cards have a
logo image.

Step 5 — Customize Your Text

Now it’s time to add text to your business cards. First,
find and select the font you want to use. To change the font type, highlight
the text you want to change. Go to the font selection option in the toolbar and
click the arrow to display the available fonts.

You can also change the color of a font. Click on the color in the color palette to
replace the color of the selected font. To do this highlight the text you want
to change and select the font color icon from the toolbar menu to display the
font color palette.

Next, click beneath a logo image and type in your
information. Your finished business cards will look like this:

Your business cards are ready to print. You could also turn
the table borders off, but I prefer to use them as a guideline for cutting the
business cards apart.

How to Print Your Business Cards at Home

You’ve now learned how to create business cards using two
separate methods. But before you can use your business cards, you’ll need to
print them. You’ll need the following:

• High quality card stock
• A printer that can print card stock
• A paper cutter

You can find card stock in your local office supply store.
Some card stock is especially designed for business card use and comes with extra
software templates you can use to design your business card. The card stock may
even be perforated to make it easy to pull the cards apart after printing.

A laser printer provides the best quality print for your
business cards. Make sure that it has the capability to print card stock. If
your card design has color, you need a color laser printer.

To print your business cards, load your card
stock into the printer. Open your business card document. Click the File option from the menu at the top of
the screen. Click Print from the
menu on the left of the screen.

Check to make sure that your printer model displays under
the Printer option. If necessary,
change the printer settings. If desired, increase the number of copies to be
printed. (Remember that each card stock sheet prints ten business cards.)

When you are ready, click the Print icon on the upper left of the screen. Your business cards
print and are ready to be cut apart.

When cutting your business cards apart, be careful. It’s
important to cut straight lines. You may need to use a professional
cutting tool like a paper cutter.

How to Make Your Business Cards With InDesign or Photoshop

As your business gets larger, your business card needs
become more sophisticated.

When your small business is ready to move beyond the simple
business cards you can create with Word, consider using InDesign or Photoshop
to make your own business cards. With these professional design tools, you can
create a more unique or sophisticated business card design.

To learn more advanced techniques for creating business
cards, review the following tutorials:

If you do know how to use InDesign or Photoshop, or have
someone on your staff who can work with this software, consider using a professional business
card template from Envato Market. Or, browse through these curated collections of inspiring, professional templates:

Conclusion

Business cards are not outdated to use. Rather, they are still an
invaluable marketing tool. Business cards don’t have to be expensive either. In
this tutorial, you’ve learned how to make inexpensive, simple business cards in Microsoft Word.

A professional business card is a marketing tool that
represents your company. Make sure that your business card colors and fonts
coordinate with your other marketing materials. Don’t forget to include a way to contact you on your business cards.

When your small business is ready to move up to a more sophisticated business card design, InDesign or Photoshop can help you achieve more
impressive results. You’ll find plenty of professional business card templates
at Envato Market.

Don’t overlook the importance of business cards for your small business marketing.

Making business cards like these while you’re online is quick and easy.

Choose our business card template, and open it in Word for the web.

Tip: If you’re already in Word for the web, get to the business card template by going to File > New, and then below the template images click More on Office.com.

You’ll be on the Templates for Word page. In the list of categories, click Business.

When you’re working on the business cards, you’ll probably want to rename the file and swap out the placeholder pictures with pictures that work for you. Delete the pictures you don’t want, and then insert pictures from your computer or from the web.

To print the business cards, press Ctrl+P, and wait for the Print dialog. This template makes 10 cards.

Note: If you don’t see a Print dialog box, click the link for opening a PDF version of your business cards. From there, use the PDF program’s Print command.

Способ 1: Шаблон

В Ворде есть большой набор шаблонов документов различного типа, включая визитки. Именно их использование является наиболее простым и быстрым решением нашей задачи.

Обратите внимание! Достаточное количество шаблонов, подходящих для создания визитной карточки, есть в актуальных редакциях Microsoft Word (2016, 2019, 365). В более старых их либо значительно меньше, либо нет вовсе, особенно если используется неофициальная версия.

1. Запустите Ворд и на его приветственном экране кликните по ссылке «Другие шаблоны».



2. В блоке «Office» — «Предложения для поиска» перейдите на вкладку «Карточки».



3. Пролистайте список доступных макетов и найдите тот,
   

   который хотите использовать в качестве основы для своих визиток.



4. Нажмите по нему для выбора, а затем воспользуйтесь кнопкой «Создать».



5. После загрузки документа, исходя из его вида и собственных требований, последовательно заполните доступные поля.
   

   В выбранном нами примере таковыми являются следующие:

   Примечание: Каждое поле, заполненное на одной (первой карточке), автоматически заполняется и на всех остальных.

6. Блок «Место для логотипа», если таковой предусмотрен шаблоном, заслуживает отдельного внимания. Для его заполнения выполните следующее:
7. Большинство шаблонных документов данного типа состоят из одной страницы, содержащей десять карточек. Если вам требуется больше, сделайте следующее:
8. Важно отметить, что графическое оформление (фон) шаблонных карточек зачастую выполнено в виде подложки или измененного цвета страницы. По необходимости его можно заменить на любой другой, доступный во встроенном наборе или созданный самостоятельно, но более детально мы об этом расскажем в следующей части статьи.

   

   В каждом макете Word используется свой набор шрифтов и стилей форматирования. Если установленный по умолчанию вариант представления текста (и других элементов) вас не устраивает, измените его на свое усмотрение, используя инструменты во вкладке «Главная», расположенные в блоках «Шрифт», «Абзац», «Стили».



9. Когда работа над визиткой будет закончена, сохраните ее.
   

   Для этого перейдите в меню «Файл», выберите пункт «Сохранить как», затем нажмите «Обзор», укажите в «Проводнике» предпочтительную папку на диске ПК и подтвердите данное действие.



10. Распечатайте созданные карточки на принтере, по необходимости воспользовавшись указанной ниже инструкцией. Все что останется сделать далее – нарезать их по контуру.

    Подробнее: Печать документов в Майкрософт Ворд



Ввиду того, что в Word предусмотрено довольно большое количество шаблонов с визитками, работа с любым другим из них может отличаться от представленной нами выше инструкции, но не критически. Так, графическое оформление карточки иногда является не измененным фоном страницы или подложкой, а отдельным изображением, и работа с ним в таком случае будет выполняться посредством соответствующего инструментария.

Подробнее: Вставка и редактирование изображений в Ворде



Некоторые же макеты содержат основу для двух сторон визитки, то есть изменять потребуется каждый из них отдельно, а при печати на принтере выбирать двустороннюю.

Способ 2: Таблица

Если по каким-то причинам вы не хотите использовать один из доступных в библиотеке текстового редактора Microsoft шаблонов в качестве основы для своей визитной карточки, можно пойти по немного более сложному пути, создав такой документ самостоятельно.

1. Запустите Word и создайте «Новый документ».



2. Перейдите во вкладку «Вставка», разверните меню кнопки «Таблица», укажите курсором и создайте объект размером 2х5.



3. Растяните таблицу на всю страницу, не выходя при этом за границы полей.
   

   Обратите внимание! Если вы хотите создать визитки в любом другом количестве на странице и/или другого размера, отличного от того, с которым мы будем работать далее, потребуется изменить ширину и высоту ячеек и затем выровнять их. Сделать это помогут следующие статьи на нашем сайте.

   Подробнее:
   Как создать таблицу в Ворде
   Как уменьшить размер таблицы в Ворде
   Как выровнять столбцы таблицы в Ворде
   Как выровнять таблицу со всем содержимым в Ворде



4. Определите, со скольких областей будет состоять ваша карточка. Это может быть две, три, четыре и даже боле, в зависимости от того, какую информацию и, возможно, дополнительные элементы, вы хотите разместить. Например, 3-4 блоков достаточно для того, чтобы указать контактные данные, имя и название компании, а также добавить логотип или фото. Исходя из этого, каждую ячейку таблицы, которая представляет собой будущую визитку, потребуется разделить.
   
   • Для этого вызовите на ней контекстное меню и выберите соответствующий пункт, укажите во всплывающем окне нужное количество столбцов и строк, после чего нажмите «ОК» для подтверждения.

   

   • Выполните аналогичное действие со следующими ячейками.

   

   • Дополнительно может потребоваться изменить размер отдельных ячеек, объединить или, наоборот, разделить их, например, если верхняя половина карточки будет визуально представлять собой две части, а нижняя – одну, или наоборот. В этом вам помогут следующие инструкции.

     Подробнее: Как разделить / объединить ячейки таблицы в Word



5. Предыдущий шаг вполне можно было бы пропустить, правильно располагая текст и другие объекты исключительно с помощью отступов и разных вариантов выравнивания, но при наличии физического деления это сделать значительно проще. При этом границы, находящиеся внутри каждой отдельной визитки, можно убрать уже на данном этапе. Делается это во вкладке «Конструктор таблиц», в меню «Обрамление», пункт «Внутренние границы». Предварительно нужно выделить основную (большую) ячейку.



6. Теперь перейдем к непосредственному заполнению карточки. В создаваемом нами макете порядок действий будет следующим:
   • Изображение
     Установите курсор в ту ячейку, где будет находиться лого компании или ваше фото, во вкладке «Вставка» вызовите меню «Рисунок» и выберите пункт «Это устройство».
     

     Откройте папку с нужным графическим файлом, выделите его и нажмите «Вставить».

     

     По необходимости измените размер и расположение.

   • Контактные данные
     Укажите необходимую информацию. В нашем примере к таковой относится URL-сайта, никнейм в социальных сетях, электронная почта, адрес и номер телефона.

   

   • Имя владельца и название компании
     Введите имя человека, для которого создается визитка, и название компании.

   

7. Следующий шаг – оформление текста. Используя доступные во вкладке «Главная» средства форматирования, по необходимости измените стиль шрифта отдельных записей, его размер и цвет, начертание, выравнивание и, возможно, другие параметры. Более детально обо всем этом мы ранее писали в отдельной статье.

   Подробнее: Форматирование текста в Ворде



8. На данном этапе у нас создана всего одна визитная карточка. Для заполнения остальных ячеек ее необходимо «Скопировать», предварительно выделив,
   

   а затем «Вставить» строго через меню одноименной кнопки, опцию «Заменить содержимое ячеек». Курсор при этом должен находиться в первой ячейке соответствующей части таблицы.



9. Скорее всего, вам потребуется «раскрасить» визитки. Если хотите сделать их фон однотонным, перейдите во вкладку «Конструктор», разверните меню «Цвет страницы» и выберите подходящий вариант на палитре либо, если таковой отсутствует, воспользуйтесь пунктом «Другие цвета». Также можно использовать другие «Способы заливки», но более детально об этом поговорим на следующем шаге.

   Подробнее: Как изменить цвет страницы в Microsoft Word

   

   Еще один вариант – добавление подложки (не только текстовой, как показано на превью ниже, но и в виде различных рисунков, узоров), что нередко может оказаться даже более целесообразным. Более детально об этом можно узнать из следующей статьи.

   Подробнее: Как сделать подложку в Майкрософт Ворд

   

   В том же случае, если вы хотите сделать визитки разного цвета, следует воспользоваться средством «Заливка», доступным во вкладке «Конструктор таблиц». Для этого предварительно потребуется выделить нужную карточку или карточки. А если вы выполняли шаг №4 текущей инструкции и разделяли одну ячейку на несколько, раскрасить можно будет каждую из них отдельно.



10. Если же стандартные методы изменения цвета страницы и, следовательно, самих визиток вас не устраивают, таковое потребуется создать самостоятельно, а затем загрузить в программу в качестве фона. Это можно сделать в любом графическом редакторе, например, в Photoshop или его более простых и бесплатных аналогах (Paint.net, Gimp и т. д.) – потребуется создать полотно размера 21×29,7 см, что соответствует ширине и высоте листа в формате A4, и «нарисовать» на нем карточки того же размера, что и таблица с ячейками в Ворде, с которой мы работаем, а затем раскрасить на свое усмотрение.

    Но прежде чем это сделать, перейдите во вкладку «Макет» текстового редактора, разверните меню кнопки «Поля» и посмотрите на значения «Верхнее», «Нижнее», «Левое», «Правое» для используемого вами варианта (он будет подсвечен) и запомните или запишите их. Именно на столько сантиметров нужно будет отступить от соответствующих границ проекта в графическом редакторе, чтобы создаваемое цветовое оформление находилось строго в той же части страницы, что и таблица в целом и каждая ее ячейка отдельно.

    

    По сути, потребуется создать полностью аналогичный карточкам в Word шаблон, но без текста и логотипа. Ниже показано то, что получилось у нас.

    

    Примечание: Фоновое изображение необходимо сохранять в формате JPG или PNG.

11. Для добавления самостоятельно созданного изображения в качестве фона в Ворде:
12. В случае если подложка окажется немного некорректной, как это вышло в нашем примере, можно пойти по одному из двух путей – подправить или создать ее заново, строго учитывая размеры элементов (таблицы, ячеек) и отступы (поля), либо отредактировать содержимое карточек.

    

    Мы остановимся на втором варианте и просто слегка сместим в сторону текст и логотип, чтобы эти объекты не перекрывали одну из боковых рамок. Также может потребоваться немного сместить всю таблицу, хотя в этом случае целесообразнее переработать фон, не нарушив таким образом общее отображение.

    

    Читайте также: Как переместить таблицу в Ворде

13. Когда документ с визитками будет создан, обязательно сохраните его на компьютер.
    

    Важно! Если графическое оформление карточек выполнялось путем изменения фона страницы (цвет, подложка или самостоятельно созданное изображение), в разделе «Параметров» программы «Отображение» потребуется активировать пункт «Печатать фоновые цвета и рисунки» и подтвердить данное действие нажатием кнопки «ОК».

    

    Сделав это, можно запускать «Печать».

    

    Обратите внимание! В области предварительного просмотра документов перед печатью самостоятельно добавленный фон страницы будет отображаться некорректно, если установлен отличный от 100% масштаб.

Предложенная выше инструкция по созданию визитной карточки в Microsoft Word не претендует на звание универсальной, это лишь один из возможных примеров того, как можно полностью самостоятельно решить данную задачу. Итоговый результат зависит исключительно от ваших собственных пожеланий или выдвигаемых к оформлению требований.

Читайте также:
Как сделать бейджик в Ворде
Программы для создания визиток

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?