Любой документ созданный в excel это

Новый документ, который автоматически открывается при запуске табличного редактора Excel, называется «Книга» и имеет условное название «Книга 1». Каждая книга состоит из листов таблиц, которые являются основой документа Excel и представляют собой место для хранения данных и работы с ними.

Лист (рабочий лист) — это составная часть книги, основа документа Excel, представляющая собой место для внесения и хранения данных, графического представления обработки этих данных, а также ведения различных вычислений и расчетов.

Имена листов

Книга может состоять как из одного (минимальное количество листов в книге), так и из нескольких листов, количество которых определяется в настройках приложения. Каждый лист имеет свое уникальное в пределах книги имя и символизируется ярлычком, расположенным в левой нижней части окна книги, левее горизонтальной полосы прокрутки. Цвет ярлычков может изменяться. На ярлычках листов отображаются их имена. Стандартные имена листов можно изменять, присваивая им любые другие названия. Имена листов не должны быть пустыми, не должны превышать 31-го символа и не должны содержать двоеточий, косых черт, вопросительных знаков, звездочек и квадратных скобок.

Работа с листами

Любой лист состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк ячеек, в которые вводятся данные. Вносить и изменять данные можно как в одном, так и сразу в нескольких листах одновременно. Новые листы можно добавлять в книгу в любое время, а очередность листов в книге можно изменять по своему усмотрению. Листы можно удалять, разбивать окна листов на сектора, создавать копии листов, скрывать и отображать.

Некоторые действия, совершаемые с листами, могут быть ограничены при помощи защиты структуры и окон.

Надстройка для работы с листами

Действия с листами, можно осуществлять не только при помощи стандартных средств Excel, но и программно, при помощи надстроек. Также, надстройки позволяют совершать с листами некоторые действия, которые вообще в программе Excel не предусмотрены, например, сортировка листов или объединение листов из разных книг в одну.

надстройка для быстрой работы с листами

При помощи надстройки для Excel можно быстро переименовать листы рабочей книги, расставить их в нужной последовательности, размножить в заданном количестве, выборочно удалить по условию, объединить листы из разных рабочих книг в одну, разъединить листы и сохранить их отдельными файлами, отправить на печать только определенные листы из множества рабочих книг, делать листы видимыми, скрытыми и очень скрытыми по заданной маске, сортировать листы по возрастанию и убыванию, быстро устанавливать и снимать защиту как с одного, так и со всех листов сразу.

Другие материалы по теме:

Рабочее поле таблицы предназначено для создания документов. В отличие от Word документ Excel может состоять из нескольких независимых частей (листов). Таблицы можно форматировать, задавать стиль, объединять в сводные таблицы.

Документ может быть оформлен с использованием графических элементов, рисунков, графиков, диаграмм, декоративных надписей и спецэффектов. Но самое основное назначение документов Excel ‒ это создание таблиц с формулами и работа с базой данных.

Создание документа начинается с выбора шаблона таблицы. По умолчанию открывается простая таблица в виде рабочего поля, состоящего из ячеек одинаковой ширины и высоты. Такой вид таблицы используется чаще всего для отчетов, не требующих специального оформления, либо автор документа желает создать свой собственный дизайн и структуру таблицы, которой нет в коллекции шаблонов Excel.

Облегчить процесс форматирования таблицы можно с помощью встроенных стилей оформления таблиц, находящихся в разделе «Стили» закладки «Главная».

При помощи инструмента «Форматировать как таблицу…» можно выбрать один из вариантов оформления. Причем заголовки столбцов будут по умолчанию снабжены инструментами сортировки и фильтрации данных (удобно использовать для таблиц больших размеров). Применить один из стилей таблицы можно следующим образом:

выбрать рабочую область таблицы, щелкнуть по иконке подходящего шаблона, затем уточнить при необходимости диапазон таблицы в окне настройки и нажать кнопку ОК.

Далее можно приступать к форматированию заголовков, и наполнению таблицы.

Разработчики Microsoft Excel создали дополнительно множество готовых шаблонов и стилей таблиц, которые оформлены и содержат формулы для выполнения наиболее популярных расчетов. Пользователь может не знать, как выполняются те или иные расчеты. Достаточно ввести исходные данные и расчет будет произведен автоматически. Скачать эти шаблоны можно на официальном сайте корпорации Microsoft в разделе «Шаблоны» и сохранить на компьютере. Вот небольшой перечень готовых бесплатных расчетов:

• Средства для отслеживания личных финансов;
• Расчет кредита на обучение;
• Расписание занятий;
• Учебный календарь;
• Планировщик проекта;
• Учет проектов;
• График погашения кредита.

И еще тысячи шаблонов для обучения, календарей, документов и отчетности, счетов, планирования и т.д.

Интерфейс программы Excel

Интерфейс Excel аналогичен Word, состоит из вкладок, ленты меню с набором команд и инструментов вверху экрана. Чуть ниже, расположена строка формул, а внизу экрана находится строка состояния, отражающая статистические данные рабочей таблицы и выполняемых действий.

Набор инструментов в ленте меню логичен и достаточный для работы с таблицами, но при желании может быть изменен в окне «Параметры Excel».

Вкладка Главная

Эта закладка содержит основные инструменты форматирования и редактирования таблиц и отдельных ячеек:

• Блок «Буфер обмена» предназначен для копирования и вставки содержимого ячеек или диапазона таблицы.
• Блок «Шрифты» отвечает за оформление всех характеристик шрифта (размер, тип, цвет, фон и начертание).
• Блок «Выравнивание» определяет расположение содержимого ячейки относительно границ (по правому или левому краю, по центру) и его распределение и ориентацию внутри ячейки.
• Блок «Число» отвечает за отображение стиля и формата чисел.
• Блок «Стили» был описан выше. Дополнительно имеется форматирование стилей отдельных ячеек с добавлением других элементов.
• Блок «Ячейки» предназначен для добавления или удаления столбцов, строк или ячеек и настройки размера, видимости, защиты, форматирования ячеек и листов таблицы.
• Блок «Редактирование» позволяет добавлять некоторые быстрые функции (суммирование, автоматическое заполнение или очищение ячеек), а также фильтровать и находить нужные данные.

Вкладка Вставка

Закладка «Вставка» предназначена для добавления в таблицу различных элементов и их настройки. В рабочую область таблицы можно добавить:

• сводные таблицы;
• фигуры, элементы SmartArt, рисунки картинки;
• диаграммы и графики;
• специальные диаграммы и графики (спарклайны);
• фильтры;
• ссылки;
• графически надписи и объекты;
• нестандартные символы и формулы (изображение).

После добавления этих элементов становится доступным специальное меню для форматирования и настройки.

Вкладка Разметка страницы

Отвечает за настройку параметров страницы, каждого листа книги, формата текста в ячейке, определяет стили и темы оформления таблиц, заголовков и упорядочивания элементов документа.

Вкладка Формулы

Эта вкладка, пожалуй, самая важная и интересная среди всех инструментов Excel. Позволяет вставлять существующие или создавать собственные формулы, отлаживать каждый элемент формулы по отдельности, присваивать имена ячейкам, определять зависимости ячеек, а также контролировать правильность вычислений.

Вкладка Данные

Закладка предназначена для работы с данными из сторонних источников, выполнения сортировки и фильтрации данных таблицы, а также перераспределения, консолидации и построения простых сценариев для данных таблицы. В этой же вкладке можно построить или удалить группировку части значений внутри таблицы или автоматически добавить промежуточные итоги для сформированных групп.

Вкладка Рецензирование

Вкладка «Рецензирование» позволяет настраивать и выполнять проверку правописания, создавать примечания, добавлять защиту различных уровней для всех элементов документа посредством паролей, а также регулировать доступ к документу при совместной работе над документом.

Вкладка Вид

В этой закладке можно настроить различные режимы просмотра документа на экране монитора, масштаб, отображения фоновых инструментов. Настроить закрепление заголовков (полезно для многостраничных таблиц), расположение и переход в другие окна (при просмотре и работе с несколькими файлами). Здесь же находится инструмент для записи и отображения макросов.

Строка формул

Строка формул состоит из окна, в котором указано имя активной ячейки или ее адрес. В следующем окне отображена формула, которую содержит эта ячейка. В этой же строке (если установить курсор) можно создавать формулу с помощью Мастера функций (кнопка слева от поля строки). Мастер функций помогает пошагово создать формулу, показывая подсказки и перечень доступных функций в качестве аргументов.

Расположение информации в ячейках Excel

Содержимое ячейки состоит из значений, текста или формул. Чтобы их добавить в пустую ячейку, необходимо выбрать ячейку курсором или стрелками. Если в ячейке содержатся какие-либо данные, целесообразно включить режим редактирования (дважды щелкнуть мышью до появления курсора внутри).

В формулах в качестве ее компонентов выступают значения других ячеек. По умолчанию в формуле они указываются в виде ссылки. Ссылки бывают двух типов:

• R1C1;
• A1.

Принципиальное отличие этих двух типов при отображении их в формулах:

При редактировании и просмотре формул, все адреса влияющих ячеек имеют свой цвет. Параллельно сами ячейки выделены рамкой этого же цвета.

Каждая рабочая страница документа Excel сохраняется в отдельном файле. В связи с этим необходимо научиться правильно работать с файлами. В данной статье представлено несколько методов работы с ними. Для того чтобы овладеть базовыми навыками, лучше опробовать все методы и выбрать наиболее понравившийся вам. Или применять различные методы в удобных случаях.

Любые наименования в данной статье приведены из Microsoft Office 2013. В случае использования иной версии название команд и внешний вид окон могут незначительно отличаться, но суть останется неизменной.

Как сделать документ «Эксель»

Для открытия документа Excel вам необходимо нажать левой кнопкой мыши два раза на иконку MS Excel на рабочем столе или в меню «Пуск». После входа в программу появится первое меню с вариантами работы и шаблонов. Чтобы начать работать, вам нужно нажать на один из них или на шаблон с названием «пустая книга».

В том случае, если у вас уже открыт MS Excel, для создания документа вам необходимо выполнить одно из перечисленных ниже действий.

1. Для открытия новой рабочей книги необходимо одновременно нажать на кнопки — Ctrl+N.
2. Нажать на кнопку «Файл», а затем в открывшемся окне — кнопку «Создать». При этом появится вкладка, где вы должны выбрать различные варианты создания файла — или из шаблона, или чистую книгу.

Открытие документа в «Эксель»

Есть несколько методов открытия файла Excel. Первый используется в том случае, если сама программа у вас еще не запущена. Для того чтобы открыть файл Excel, вам необходимо найти его при помощи поисковика Windows и дважды нажать на найденный файл левой кнопкой мыши. Программа Microsoft Excel откроется и автоматически запустит найденный вами файл.

Второй метод — когда вы уже открыли программу Microsoft Excel. Вы можете воспользоваться несколькими путями открытия документа.

1. Одновременно нажав на клавиатуре Ctrl+O. В результате откроется окно, в котором будут видны последние файлы.
2. Также можно запустить файл из хранилища, находящегося на облачном сервере.
3. Еще один путь — нажать на кнопку файл и в открывшемся окне выбрать «Открыть». В левой части вы сможете найти место, где находится документ. Справа – выбрать необходимый документ.

В том случае, когда в окне «Открыть» вы выбираете место нахождения файла «Ваш компьютер» и потом выбираете кнопку «Обзор», открывается окно поисковика, в котором вы сможете указать фильтр нужного документа, и в том числе вариант его открытия:

1. «Открыть» запускает нужный файл Excel для работы с ним.
2. «Открыть для чтения» — документ без возможности редактирования.
3. «Открыть как копию» — копию документа для редактирования.
4. «Открыть в браузере» — запускает документ в браузере.
5. «Открыть в режиме защищенного просмотра» — открыть файл, используя возможность защищенного просмотра.
6. Открыть и восстановить запуск неправильно закрытых документов или документов, закрытых без сохранения.

Сохранение файла Microsoft Excel

В программе MS Excel существует возможность автосохранения файлов и документов «Эксель». Также имеется функция их восстановления. При этом разработчики советуют периодически, в процессе работы, выполнять сохранение документа для предотвращения случайных ситуаций, когда ваша работа будет утеряна по причинам, не зависящим от вас. Есть несколько методов сохранения вашей работы.

1. Нажав одновременно две кнопки на клавиатуре — Ctrl+S.
2. Нажав одновременно Shift+F12 или F12.
3. Кнопка «Сохранить» в верхней левой части рабочего окна.
4. Кнопка «Файл» в открывшемся окне, а затем нажать кнопку «Сохранить».

   

Если же вы выберите «Сохранить как», то у вас будет возможность дать файлу другое название.

При сохранении документа вышеперечисленные методы откроют окно, в котором вам необходимо будет указать, куда программе следует выполнять это действие, а также тип файла и его наименование. Чтобы это сделать, вам нужно нажать кнопку «Обзор». Когда вы будете выполнять действие повторно, программа сохранит документ под тем же именем.

Закрытие файла Microsoft Excel

После окончания работы с документом «Эксель» необходимо закрыть программу. Данную операцию можно выполнить несколькими методами.

1. Правой кнопкой мыши нажмите крестик (х) в правом верхнем углу.
2. Нажав кнопку «Файл» в открывшемся окне, выберите «Закрыть».
3. Дважды кликните по пиктограмме системного меню в верхнем левом углу окна «Пиктограмма» системного меню «Эксель».
4. Нажмите одновременно на клавиатуре кнопки Ctrl+W или Alt+F4.

В случае, когда документ не был сохранен, появится окно, в котором программа предложит вам необходимые действия с файлом:

1. Сохранить.
2. Не сохранять.
3. Отмена — отменяет действие закрытия программы.