Lotus notes работа с excel

This is a more bare-bones way to send an email. It works for me, I have Lotus Notes 9 so hopefully it also works for your version.

Sub Send_Email_via_Lotus()
'Send an e-mail & attachment using Lotus Not(s)
'Original Code by Nate Oliver (NateO)
'Declare Variables for file and macro setup
'Dim AVal As Variant
Dim UserName As String, MailDbName As String, ccRecipient As String, Recipient As String
Dim Maildb As Object, MailDoc As Object, Session As Object
Dim email As String, bodyText As String, clientRef As String, bodyRng As Range, emailBody As String
Dim notesUIDoc As Object

With Application
    .ScreenUpdating = False
    .DisplayAlerts = False

    ' Open and locate current LOTUS NOTES User
    Set Session = CreateObject("Notes.NotesSession")
    UserName = Session.UserName
    MailDbName = Left$(UserName, 1) & Right$(UserName, (Len(UserName) - InStr(1, UserName, " "))) & ".nsf"
    Set Maildb = Session.GETDATABASE("", MailDbName)
    If Maildb.IsOpen = True Then
    Else
        Call Maildb.OPENMAIL
    End If

    Recipient = Sheets("Sheet1").Range("A1").Value
    ccRecipient = Sheets("Sheet1").Range("A2").Value
    Set bodyRng = Sheets("Sheet2").Range("A1:B24")

    Dim cel As Range
    For Each cel In bodyRng
        emailBody = emailBody & " " & cel.Value
    Next cel

    ' Create New Mail and Address Title Handlers
    Set MailDoc = Maildb.CreateDocument
    MailDoc.Form = "Memo"
    MailDoc.sendTo = Recipient
    MailDoc.CopyTo = ccRecipient
    MailDoc.Subject = "SUBJECT HERE"

    'Displays email message without sending; user needs to click Send
    Set workspace = CreateObject("Notes.NotesUIWorkspace")
    Set notesUIDoc = workspace.EditDocument(True, MailDoc)
    'Call notesUIDoc.FieldClear("Body") '' This line will clear the ENTIRE body, including signature.
    Call notesUIDoc.gotofield("Body") 'This should just Go to the body, keeping your signature.
    Call notesUIDoc.FieldAppendText("Body", emailBody)

    Set Maildb = Nothing
    Set MailDoc = Nothing
    Set AttachME = Nothing
    Set Session = Nothing
    Set EmbedObj1 = Nothing

    .ScreenUpdating = True
    .DisplayAlerts = True
    .EnableEvents = True
End With

'End If
Exit Sub

errorhandler1:
Set Maildb = Nothing
Set MailDoc = Nothing
Set AttachME = Nothing
Set Session = Nothing
Set EmbedObj1 = Nothing
Application.EnableEvents = True

End Sub

Note that the Attachment part is lacking, I’ll keep searching for that but this should get you started, and see how you can use the variables to set the body, recipients, etc. (There may be unnecessary variables too, I didn’t quite check those).

NOTE: Please review the For Each cel in bodyRng loop, as I don’t quite know how you want the body set up.

Подробное описание

Многие из нас в виду существующей системы документооборота в организации работают в Lotus Notes. Это работа с почтой, работа с приказами, распоряжениями, RFC и прочими аналогичными документами.

Но если по роду своей деятельности вам приходится анализировать, например, большое количество RFC на предмет изменения их статуса (закрыт, отклонен, на исполнении), контролировать процесс визирования, исполнения и тд., то вариантов два:

1. каждый раз заходить в Lotus в базу RFC, открывать каждое RFC и смотреть его данные,
2. отслеживать уведомления в электронной почте.

Оба варианта рабочие и подходят в большинстве случаев. Особенно предпочтительны указанные выше варианты, когда дело касается детальных данных, вложений, комментариев и других моментов в контексте каждого отдельно взятого RFC.

Если же детальный анализ не нужен и необходим лишь сводный отчет по текущим статусам каждого RFC (которых, в свою очередь, может быть очень много), то данные варианты будут не практичны в виду избыточности действий (открыть Lotus, открыть базу RFC, найти нужное RFC, открыть RFC, найти нужные сведения и тд).

На этот случай есть третий вариант — подключиться к базе данных Lotus Notes и получать необходимые сведения путем обычного SQL-запроса.

В вложении ниже прилагаю пример шаблона в Excel, который позволяет это делать. Перед применением шаблона необходимо установить Lotus Notes SQL Driver и настроить подключение. Для неискушенных пользователей скажу, это в разы проще чем настроить клиент Oracle (если конечно, вам доводилось его настраивать).

В любом случае, установка/настройка делается один раз и потом сводные данные можно выгружать одним кликом в тот же Excel. Можете посмотреть в шаблоне, как это примерно выглядит. Плюс данного подхода также в том, что в макросе VBA вы можете настроить какие угодно проверки и выводить информацию в том виде, какой вам предпочтительнее.

По всем возникшим вопросам (где скачать драйвер, как его установить, как настроить подключение, как настроить sql-запрос и др) пишите, будем рады помочь.

Экспорт данных из представлений

Можно экспортировать данные представления Notes в структурированные и табличные текстовые файлы и файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3. В зависимости от выбранного типа экспорта можно экспортировать видимый в представлении текст (табличный текст) или текстовые данные и данные в полях в документах (структурированный текст).

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Структурированный текст — текст ASCII. При экспорте из представления Notes в структурированный текст создается файл, содержащий тексты документов без атрибутов форматируемого текста и все данные полей документов.

Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать документы из представления в структурированные текстовые файлы

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Структурированный текст».
4. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
5. Нажмите кнопку «Экспорт».
6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку «Заменить», чтобы заменить файл, или «Отмена», чтобы вернуться в диалоговое окно «Экспорт» и ввести новое имя файла.
7. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
8. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: «Набор знаков по умолчанию», «Универсальный (UTF-8) или Юникод. Дополнительные сведения см. в разделе
   «Настройка личных параметров»
   .
9. Выберите значение «Разрыв страницы», чтобы в конце каждой строки добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки в качестве разделителя, или значение «Знак с кодом», чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.
10. В группе «Перенос слов в документах» укажите количество знаков, которое должно размещаться в одной строке. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.
11. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Табличный текст является текстом ASCII, объединенным в строки и столбцы, разделенные табуляцией. При экспорте представления в табличный текстовый файл каждый строка в представлении Notes становится текстовой строкой. Все столбцы представления Notes становятся столбцами текста, разделенного пробелами. Содержимое полей Notes, отображаемое в представлении, становится записями в каждом столбце.

Вид файла, полученного в результате табличного экспорта, может в точности совпадать с видом представления. В представлениях используется шрифт с пропорциональными пробелами, а при экспорте используется шрифт с одинаковыми пробелами. Экспортируйте несколько документов для проверки. Затем при необходимости измените параметры ширины столбцов в представлении перед выполнением экспорта всего представления.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать данные из представления в табличные текстовые файлы

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Табличный текст».
4. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
5. Нажмите кнопку «Экспорт».
6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку «Заменить», чтобы заменить файл, или «Отмена», чтобы вернуться в диалоговое окно «Экспорт» и ввести новое имя файла.
7. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
8. Чтобы включить заголовки представления в верхнюю часть экспортируемого файла, установите флажок «Включить заголовки столбцов».
9. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: «Набор знаков по умолчанию», «Универсальный (UTF-8) или Юникод.
   Дополнительные сведения см. в разделе
   «Настройка личных параметров»
   .
10. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Данные из представления можно экспортировать в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3. При экспорте представления в электронную таблицу каждые строка и столбец таблицы в представлении становятся соответственно строкой и столбцом электронной таблицы. Любой текст, отображаемый в представлении, становится содержимым ячейки электронной таблицы. Названия столбцов становятся метками столбцов в электронной таблице.

Совет Чтобы выполнить экспорт в файл Microsoft Excel, экспортируйте представление как электронную таблицу Lotus 1-2-3 и сохраните этот файл в Lotus 1-2-3 как файл Microsoft Excel.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

В Notes можно экспортировать файлы в формате .WKS или в формате .WK4. Формат .WK4 является более новым. Используйте этот формат за исключением тех случаев, когда для работы с файлом планируется воспользоваться старой версией 1-2-3.

Предупреждение Перед открытием файла в Lotus 1-2-3 не изменяйте расширение экспортируемого файла в операционной системе, иначе могут возникнуть проблемы при сохранении атрибутов. Чтобы преобразовать файл в другую версию 1-2-3, откройте файл в 1-2-3, выберите команду: Файл — Сохранить как, а затем укажите необходимый формат файла.

Чтобы экспортировать данные в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Lotus 1-2-3».
4. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .WKS или .WK4.
5. Нажмите кнопку «Экспорт».
6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку «Заменить», чтобы заменить файл, или «Отмена», чтобы вернуться в диалоговое окно «Экспорт» и ввести новое имя файла.
7. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
8. Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок «Включить заголовки столбцов».
9. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных представления в файлы CSV

Можно экспортировать данные представления Notes в файл CSV. Формат файла «Значения, разделенные запятыми» (CSV) — это простой текст ASCII, в котором каждая запись расположена на отдельной строке, а поля разделены запятыми. Документы в таком файле будут представлены как отдельные записи.

Могут быть экспортированы только данные представления Notes. Нельзя экспортировать в формат CSV данные из открытого документа.

Импорт файлов CSV не поддерживается.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать представление Notes в формат CSV

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .csv.
4. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Значения, разделенные запятыми».
5. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
6. Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок «Включить заголовки столбцов».
7. Укажите набор символов для экспорта. Возможные варианты — набор символов по умолчанию, международный (UTF-8) и Юникод.
8. Нажмите кнопку ОК.

Are you looking for different forums and various online services that provide solutions to import Excel contacts into Lotus Notes? If yes, then you don’t have to look any further. This blog describes all possible and required steps to convert Excel address book data to IBM Notes accounts.

Lotus Notes, a secure desktop-based email client application, helps millions of users send and receive messages. It not only stores emails but also includes various features like scheduling, calendar management, scheduling, forums, instant messaging, web browsing, etc. If you want to import and export contacts in Lotus Notes, you can use the vCard file format.

Because Excel files can store a lot of user information such as username, address, email address, contact number, company name, etc. The Notes-compatible vCard file format is used to store contact files and can be converted from Excel file to store a large number of contacts in Lotus accounts. For this, you Converter. As there is no direct method available to import Excel contacts to Lotus Notes account.

Steps to Import Excel Spreadsheet to Lotus Notes

Here you will get the easiest complete guide on importing contacts from Excel to VCF, which can be further imported into Lotus Notes.

Step 1: Free Download, Install and Open the Tool, Click on Browse Option

Step 2: Next, Select Excel XLS, CSV, XLSX File and Click on Open

Step 3: Preview Microsoft Excel Contacts with Details of Selected XLSX / XLS / CSV File

Step 4: In Next Windows, Map MS Excel Fields to vCard Fields. Click on Next Button

Step 5: Next, Select vCard Version: 2.1, 3.0 & 4.0 and Click on Convert to start conversion Process

All contact details from Excel files are now stored in VCF format only, which can be easily imported into Lotus Notes.

Import VCF File Contacts into Lotus Notes Address Book

Here, we will walk you through the steps to import Excel contacts to Lotus Notes application.

Step 1: Open «Lotus Notes Email Application» (Enter password to access it)

Step 2: Click on «Contacts» from the Available Options

Step 3: Click on «More» and From the Drop Down List, Select «Import Contacts» Option

Step 4: Select VCF File From Local Machine and Click on «Open»

Step 5: If VCF File Has More Than 250 Contacts, A Pop-up Window will Appear Asking if You Want to continue, click «Yes»

Step 6: Now, VCF Contained Contacts Will be Shown in Preview Window, Click on «Import»

Step 7: When the Conversion Procedure Gets Completed, A Pop-window will Appear Showing the Successful Importing of Contacts

Step 8: Finally Check the Imported Contacts in Lotus Notes

Concluding Lines

Most of the users are looking for a secure solution to import Excel contacts into Lotus Notes. In this blog, we describe a complete solution to transfer contacts from Excel to Lotus Notes. Moreover, no technical knowledge or guidance is required to operate this latest software, so every technical and non-technical user can easily use the tool without any issues. Users can opt for this software to perform quick and easy data conversion.