Create a drop-down list
You can help people work more efficiently in worksheets by using drop-down lists in cells. Drop-downs allow people to pick an item from a list that you create.
-
In a new worksheet, type the entries you want to appear in your drop-down list. Ideally, you’ll have your list items in an
Excel table
. If you don’t, then you can quickly convert your list to a table by selecting any cell in the range, and pressing
Ctrl+T
.
Notes:
-
Why should you put your data in a table? When your data is in a table, then as you
add or remove items from the list
, any drop-downs you based on that table will automatically update. You don’t need to do anything else. -
Now is a good time to
Sort data in a range or table
in your drop-down list.
-
-
Select the cell in the worksheet where you want the drop-down list.
-
Go to the
Data
tab on the Ribbon, then
Data Validation
.Note:
If you can’t click
Data Validation
, the worksheet might be protected or shared.
Unlock specific areas of a protected workbook
or stop sharing the worksheet, and then try step 3 again. -
On the
Settings
tab, in the
Allow
box, click
List
. -
Click in the
Source
box, then select your list range. We put ours on a sheet called Cities, in range A2:A9. Note that we left out the header row, because we don’t want that to be a selection option:
-
If it’s OK for people to leave the cell empty, check the
Ignore blank
box. -
Check the
In-cell dropdown
box. -
Click the
Input Message
tab.-
If you want a message to pop up when the cell is clicked, check the
Show input message when cell is selected
box, and type a title and message in the boxes (up to 225 characters). If you don’t want a message to show up, clear the check box.
-
-
Click the
Error Alert
tab.-
If you want a message to pop up when someone enters something that’s not in your list, check the
Show error alert after invalid data is entered
box, pick an option from the
Style
box, and type a title and message. If you don’t want a message to show up, clear the check box.
-
-
Not sure which option to pick in the
Style
box?-
To show a message that doesn’t stop people from entering data that isn’t in the drop-down list, click
Information
or Warning. Information will show a message with this icon
and Warning will show a message with this icon
. -
To stop people from entering data that isn’t in the drop-down list, click
Stop
.Note:
If you don’t add a title or text, the title defaults to «Microsoft Excel» and the message to: «The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell.»
-
You can download an example workbook with multiple data validation examples like the one in this article. You can follow along, or create your own data validation scenarios.
Download Excel data validation examples
.
Data entry is quicker and more accurate when you restrict values in a cell to choices from a drop-down list.
Start by making a list of valid entries on a sheet, and sort or rearrange the entries so that they appear in the order you want. Then you can use the entries as the source for your drop-down list of data. If the list is not large, you can easily refer to it and type the entries directly into the data validation tool.
-
Create a list of valid entries for the drop-down list, typed on a sheet in a single column or row without blank cells.
-
Select the cells that you want to restrict data entry in.
-
On the
Data
tab, under
Tools
, click
Data Validation
or
Validate
.
Note:
If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook may be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see
Protect a workbook
. -
Click the
Settings
tab, and then in the
Allow
pop-up menu, click
List
. -
Click in the
Source
box, and then on your sheet, select your list of valid entries.The dialog box minimizes to make the sheet easier to see.
-
Press RETURN or click the
Expand
button to restore the dialog box, and then click
OK
.Tips:
-
You can also type values directly into the
Source
box, separated by a comma. -
To modify the list of valid entries, simply change the values in the source list or edit the range in the
Source
box. -
You can specify your own error message to respond to invalid data inputs. On the
Data
tab, click
Data Validation
or
Validate
, and then click the
Error Alert
tab.
-
See also
Apply data validation to cells
-
In a new worksheet, type the entries you want to appear in your drop-down list. Ideally, you’ll have your list items in an
Excel table
.Notes:
-
Why should you put your data in a table? When your data is in a table, then as you
add or remove items from the list
, any drop-downs you based on that table will automatically update. You don’t need to do anything else. -
Now is a good time to
Sort your data in the order you want it to appear
in your drop-down list.
-
-
Select the cell in the worksheet where you want the drop-down list.
-
Go to the
Data
tab on the Ribbon, then click
Data Validation
. -
On the
Settings
tab, in the
Allow
box, click
List
. -
If you already made a table with the drop-down entries, click in the
Source
box, and then click and drag the cells that contain those entries. However, do not include the header cell. Just include the cells that should appear in the drop-down. You can also just type a list of entries in the
Source
box, separated by a comma like this:
Fruit,Vegetables,Grains,Dairy,Snacks
-
If it’s OK for people to leave the cell empty, check the
Ignore blank
box. -
Check the
In-cell dropdown
box. -
Click the
Input Message
tab.-
If you want a message to pop up when the cell is clicked, check the
Show message
checkbox, and type a title and message in the boxes (up to 225 characters). If you don’t want a message to show up, clear the check box.
-
-
Click the
Error Alert
tab.-
If you want a message to pop up when someone enters something that’s not in your list, check the
Show Alert
checkbox, pick an option in
Type
, and type a title and message. If you don’t want a message to show up, clear the check box.
-
-
Click
OK
.
After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if
Change the column width and row height
to show all your entries. If you decide you want to change the options in your drop-down list, see
Add or remove items from a drop-down list
. To delete a drop-down list, see
Remove a drop-down list
.
Need more help?
You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.
See also
Add or remove items from a drop-down list
Video: Create and manage drop-down lists
Overview of Excel tables
Apply data validation to cells
Lock or unlock specific areas of a protected worksheet
Need more help?
When we need to collect data from others, they may write different things from their perspective. Still, we need to make all the related stories under one. Also, it is common that while entering the data, they make mistakes because of typo errors. For example, assume in certain cells, if we ask users to enter either “YES” or “NO,” one will enter “Y,” someone will insert “YES” like this, and we may end up getting a different kind of results. So in such cases, creating a list of values as pre-determined values allows the users only to choose from the list instead of users entering their values. Therefore, in this article, we will show you how to create a list of values in Excel.
Table of contents
- Create List in Excel
- #1 – Create a Drop-Down List in Excel
- #2 – Create List of Values from Cells
- #3 – Create List through Named Manager
- Things to Remember
- Recommended Articles
You can download this Create List Excel Template here – Create List Excel Template
#1 – Create a Drop-Down List in Excel
We can create a drop-down list in Excel using the “Data Validation in excelThe data validation in excel helps control the kind of input entered by a user in the worksheet.read more” tool, so as the word itself says, data will be validated even before the user decides to enter. So, all the values that need to be entered are pre-validated by creating a drop-down list in Excel. For example, assume we need to allow the user to choose only “Agree” and “Not Agree,” so we will create a list of values in the drop-down list.
- In the Excel worksheet under the “Data” tab, we have an option called “Data Validation” from this again, choose “Data Validation.”
- As a result, this will open the “Data Validation” tool window.
- The “Settings” tab will be shown by default, and now we need to create validation criteria. Since we are creating a list of values, choose “List” as the option from the “Allow” drop-down list.
- For this “List,” we can give a list of values to be validated in the following way, i.e., by directly entering the values in the “Source” list.
- Enter the first value as “Agree.”
- Once the first value to be validated is entered, we need to enter “comma” (,) as the list separator before entering the next value. So, enter “comma” and enter the following values as “Not Agree.”
- After that, click on “Ok,” and the list of values may appear in the form of the “drop-down” list.
#2 – Create a List of Values from Cells
The above method is to get started, but imagine the scenario of creating a long list of values or your list of values changing now and then. Then, it may get difficult to return and edit the list of values manually. So, by entering values in the cell, we can easily create a list of values in Excel.
Follow the steps to create a list from cell values.
- We must first insert all the values in the cells.
- Then, open “Data Validation” and choose the validation type as “List.”
- Next, in the “Source” box, we need to place the cursor and select the list of values from the range of cells A1 to A5.
- Click on “OK,” and we will have the list ready in cell C2.
So values to this list are supplied from the range of cells A1 to A5. Any changes in these referenced cells will also impact the drop-down list.
For example, in cell A4, we have a value as “Apr,” but now we will change that to “Jun” and see what happens in the drop-down list.
Now, look at the result of the drop-down list. Instead of “Apr,” we see “Jun” because we had given the list source as cell range, not manual entries.
#3 – Create List through Named Manager
There is another way to create a list of values, i.e., through named ranges in excelName range in Excel is a name given to a range for the future reference. To name a range, first select the range of data and then insert a table to the range, then put a name to the range from the name box on the left-hand side of the window.read more.
- We have values from A1 to A5 in the above example, naming this range “Months.”
- Now, select the cell where we need to create a list and open the drop-down list.
- Now place the cursor in the “Source” box and press the F3 key to an open list of named ranges.
- As we can see above, we have a list of names, choose the name “Months” and click on “OK” to get the name to the “Source” box.
- Click on “OK,” and the drop-down list is ready.
Things to Remember
- The shortcut key to open data validation is “ALT + A + V + V.“
- We must always create a list of values in the cells so that it may impact the drop-down list if any change happens in the referenced cells.
Recommended Articles
This article has been a guide to Excel Create List. Here, we learn how to create a list of values in Excel also, create a simple drop-down method and make a list through name manager along with examples and downloadable Excel templates. You may learn more about Excel from the following articles: –
- Custom List in Excel
- Drop Down List in Excel
- Compare Two Lists in Excel
- How to Randomize List in Excel?
Download Article
Download Article
If you’re wondering how to create a multiple-line list in a single cell in Microsoft Excel, you’ve come to the right place. Whether you want a cell to contain a bulleted list with line breaks, a numbered list, or a drop-down list, inserting a list is easy once you know where to look. This wikiHow will teach you three helpful ways to insert any type of list to one cell in Excel.
-
1
Double-click the cell you want to edit. If you want to create a bullet or numerical list in a single cell with each item on its own line, start by double-clicking the cell into which you want to type the list.
-
2
Insert a bullet point (optional). If you want to preface each list item with a bullet rather than a number or other character, you can use a key shortcut to insert the bullet symbol. Here’s how:
- Mac: Press Option + 8.
-
Windows:
- If you have a numeric keypad on the side of your keyboard, hold down the Alt key while pressing 7 on the keypad.[1]
- If not, click the Insert menu, select Symbol, type 2022 into the «Character code» box at the bottom, and then click Insert.
- If 2022 didn’t bring up a bullet point, select the Wingdings font instead, and then enter 159 as the character code. You can then click Insert to add the bullet point.
- If you have a numeric keypad on the side of your keyboard, hold down the Alt key while pressing 7 on the keypad.[1]
Advertisement
-
3
Type your first list item. Don’t press Enter or Return after typing.
- If you want your list to be numbered, preface the first list item with 1. or 1).
-
4
Press Alt+↵ Enter (PC) or Control+⌥ Option+⏎ Return on a Mac. This adds a line break so you can start typing on the next line of the same cell.[2]
-
5
Type the remaining list items. To continue your list, just enter another bullet point on the second line, type the list item, and press Alt + Enter or Control + Option + Return to open a new line. When you’re finished, you can click anywhere else on your sheet to exit the cell.
Advertisement
-
1
Create your list in another app. If you’re trying to paste a bullet list (or other type of list) into a single cell rather than have it spread across multiple cells, there’s a trick to pasting the list. Start by creating your list in an app like Word, TextEdit, or Notepad.
- If you create a bulleted list in Word, the bullets will copy over to your cell when pasted into Excel. Bullets may not copy from other apps.
-
2
Copy the list. To do this, just highlight the list, right-click the highlighted area, and then select Copy.
-
3
Double-click a cell in Excel. Double-clicking the cell before pasting makes it so the list items will all appear in the same cell.
-
4
Right-click the cell. The context menu will expand.
-
5
Click the clipboard icon under «Paste Options.» The icon has a clipboard and a black rectangle. This pastes the list into the cell you double-clicked. Each list item will appear on its own line within the same cell.
Advertisement
-
1
Open the workbook in which you want to create a drop-down list. If you want to be able to click a cell to view and select from a drop-down list, you can create a list with Excel’s data validation tool.[3]
-
2
Create a new worksheet in the workbook. You can do this by clicking the + next to the existing workbook sheets at the bottom of Excel. This worksheet is where you’ll enter the items that you want to appear in your drop-down list.
- After you create the list on a separate sheet and add it to a table, you’ll be able to create a drop-down list containing the list data in any cell you want.
-
3
Type each list item into a single column. Enter every possible list choice into its own separate cell. The items you type will all be available in the drop-down list.
- If you plan to make a lot of drop-down menus and want to use this same sheet to create all of them, add a header to the top of the list. For example, if you’re making a list of cities, you could type City into the first cell. This header won’t actually appear on the drop-down list you create—it’s just for organization on this sheet that contains list data.
-
4
Highlight the entire table and press Ctrl+T. Include the header at the top of the list when highlighting. This opens the Create Table dialog.
-
5
Choose a header option and click OK. If you added a header to the top of your list, check the box next to «My table has headers.» If not, make sure there is no checkmark there before clicking OK.
- Now that your list is in a table, you can make changes to it after creating your drop-down list, and your drop-down list will update automatically.
-
6
Sort the list alphabetically. This will keep your list organized once you add it to your sheet. To do this, just click the arrow next to your header cell and select Sort A to Z.
-
7
Click the cell on the worksheet in which you want to add the list. This can be any cell on any worksheet in the workbook.
-
8
Type a name for the list into the cell. This is the cell where the list will appear, so give it a name that indicates the type of option you should choose from that list. For example, if you made a list of cities, you could type City here.
-
9
Click the Data tab and select Data Validation. Make sure the cell is selected before doing this. If you don’t see Data Validation in the toolbar, click the icon in the «Data Tools» section that has two black rectangles with a green checkmark and a red circle with a line through it. This opens the Data Validation window.
-
10
Click the «Allow» menu and select List. Additional options will expand.
-
11
Click the up-arrow in the «Source» field. This minimizes the Data Validation window so you can select your list data.
-
12
Select the list (without the header) and press ↵ Enter or ⏎ Return. Click back over to the tab that has your list data and drag the mouse cursor over just the list items. Pressing Enter or Return will add the range to the «Source» field.
-
13
Click OK. The selected cell now has a drop-down list. If you need to add or remove items from the list, you can simply make those changes on your new worksheet and they’ll automatically propagate to the list.
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for submitting a tip for review!
About This Article
Article SummaryX
1. Double-click the cell.
2. Press Alt + 7 or Option + 8 to add a bullet point.
3. Type a list item.
4. Press Alt + Enter (PC) or Control + Option + Return (Mac) to go to the next line.
5. Repeat until your list is finished.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 62,222 times.
Is this article up to date?
На чтение 18 мин. Просмотров 74.9k.
сэр Артур Конан Дойл
Это большая ошибка — теоретизировать, прежде чем кто-то получит данные
Эта статья охватывает все, что вам нужно знать об использовании ячеек и диапазонов в VBA. Вы можете прочитать его от начала до конца, так как он сложен в логическом порядке. Или использовать оглавление ниже, чтобы перейти к разделу по вашему выбору.
Рассматриваемые темы включают свойство смещения, чтение
значений между ячейками, чтение значений в массивы и форматирование ячеек.
Содержание
- Краткое руководство по диапазонам и клеткам
- Введение
- Важное замечание
- Свойство Range
- Свойство Cells рабочего листа
- Использование Cells и Range вместе
- Свойство Offset диапазона
- Использование диапазона CurrentRegion
- Использование Rows и Columns в качестве Ranges
- Использование Range вместо Worksheet
- Чтение значений из одной ячейки в другую
- Использование метода Range.Resize
- Чтение Value в переменные
- Как копировать и вставлять ячейки
- Чтение диапазона ячеек в массив
- Пройти через все клетки в диапазоне
- Форматирование ячеек
- Основные моменты
Краткое руководство по диапазонам и клеткам
| Функция | Принимает | Возвращает | Пример | Вид |
| Range | адреса ячеек |
диапазон ячеек |
.Range(«A1:A4») | $A$1:$A$4 |
| Cells | строка, столбец |
одна ячейка |
.Cells(1,5) | $E$1 |
| Offset | строка, столбец |
диапазон | .Range(«A1:A2») .Offset(1,2) |
$C$2:$C$3 |
| Rows | строка (-и) | одна или несколько строк |
.Rows(4) .Rows(«2:4») |
$4:$4 $2:$4 |
| Columns | столбец (-цы) |
один или несколько столбцов |
.Columns(4) .Columns(«B:D») |
$D:$D $B:$D |
Введение
Это третья статья, посвященная трем основным элементам VBA. Этими тремя элементами являются Workbooks, Worksheets и Ranges/Cells. Cells, безусловно, самая важная часть Excel. Почти все, что вы делаете в Excel, начинается и заканчивается ячейками.
Вы делаете три основных вещи с помощью ячеек:
- Читаете из ячейки.
- Пишите в ячейку.
- Изменяете формат ячейки.
В Excel есть несколько методов для доступа к ячейкам, таких как Range, Cells и Offset. Можно запутаться, так как эти функции делают похожие операции.
В этой статье я расскажу о каждом из них, объясню, почему они вам нужны, и когда вам следует их использовать.
Давайте начнем с самого простого метода доступа к ячейкам — с помощью свойства Range рабочего листа.
Важное замечание
Я недавно обновил эту статью, сейчас использую Value2.
Вам может быть интересно, в чем разница между Value, Value2 и значением по умолчанию:
' Value2
Range("A1").Value2 = 56
' Value
Range("A1").Value = 56
' По умолчанию используется значение
Range("A1") = 56
Использование Value может усечь число, если ячейка отформатирована, как валюта. Если вы не используете какое-либо свойство, по умолчанию используется Value.
Лучше использовать Value2, поскольку он всегда будет возвращать фактическое значение ячейки.
Свойство Range
Рабочий лист имеет свойство Range, которое можно использовать для доступа к ячейкам в VBA. Свойство Range принимает тот же аргумент, что и большинство функций Excel Worksheet, например: «А1», «А3: С6» и т.д.
В следующем примере показано, как поместить значение в ячейку с помощью свойства Range.
Sub ZapisVYacheiku()
' Запишите число в ячейку A1 на листе 1 этой книги
ThisWorkbook.Worksheets("Лист1").Range("A1").Value2 = 67
' Напишите текст в ячейку A2 на листе 1 этой рабочей книги
ThisWorkbook.Worksheets("Лист1").Range("A2").Value2 = "Иван Петров"
' Запишите дату в ячейку A3 на листе 1 этой книги
ThisWorkbook.Worksheets("Лист1").Range("A3").Value2 = #11/21/2019#
End Sub
Как видно из кода, Range является членом Worksheets, которая, в свою очередь, является членом Workbook. Иерархия такая же, как и в Excel, поэтому должно быть легко понять. Чтобы сделать что-то с Range, вы должны сначала указать рабочую книгу и рабочий лист, которому она принадлежит.
В оставшейся части этой статьи я буду использовать кодовое имя для ссылки на лист.
Следующий код показывает приведенный выше пример с использованием кодового имени рабочего листа, т.е. Лист1 вместо ThisWorkbook.Worksheets («Лист1»).
Sub IspKodImya ()
' Запишите число в ячейку A1 на листе 1 этой книги
Sheet1.Range("A1").Value2 = 67
' Напишите текст в ячейку A2 на листе 1 этой рабочей книги
Sheet1.Range("A2").Value2 = "Иван Петров"
' Запишите дату в ячейку A3 на листе 1 этой книги
Sheet1.Range("A3").Value2 = #11/21/2019#
End Sub
Вы также можете писать в несколько ячеек, используя свойство
Range
Sub ZapisNeskol()
' Запишите число в диапазон ячеек
Sheet1.Range("A1:A10").Value2 = 67
' Написать текст в несколько диапазонов ячеек
Sheet1.Range("B2:B5,B7:B9").Value2 = "Иван Петров"
End Sub
Свойство Cells рабочего листа
У Объекта листа есть другое свойство, называемое Cells, которое очень похоже на Range . Есть два отличия:
- Cells возвращают диапазон только одной ячейки.
- Cells принимает строку и столбец в качестве аргументов.
В приведенном ниже примере показано, как записывать значения
в ячейки, используя свойства Range и Cells.
Sub IspCells()
' Написать в А1
Sheet1.Range("A1").Value2 = 10
Sheet1.Cells(1, 1).Value2 = 10
' Написать в А10
Sheet1.Range("A10").Value2 = 10
Sheet1.Cells(10, 1).Value2 = 10
' Написать в E1
Sheet1.Range("E1").Value2 = 10
Sheet1.Cells(1, 5).Value2 = 10
End Sub
Вам должно быть интересно, когда использовать Cells, а когда Range. Использование Range полезно для доступа к одним и тем же ячейкам при каждом запуске макроса.
Например, если вы использовали макрос для вычисления суммы и
каждый раз записывали ее в ячейку A10, тогда Range подойдет для этой задачи.
Использование свойства Cells полезно, если вы обращаетесь к
ячейке по номеру, который может отличаться. Проще объяснить это на примере.
В следующем коде мы просим пользователя указать номер столбца. Использование Cells дает нам возможность использовать переменное число для столбца.
Sub ZapisVPervuyuPustuyuYacheiku()
Dim UserCol As Integer
' Получить номер столбца от пользователя
UserCol = Application.InputBox("Пожалуйста, введите номер столбца...", Type:=1)
' Написать текст в выбранный пользователем столбец
Sheet1.Cells(1, UserCol).Value2 = "Иван Петров"
End Sub
В приведенном выше примере мы используем номер для столбца,
а не букву.
Чтобы использовать Range здесь, потребуется преобразовать эти значения в ссылку на
буквенно-цифровую ячейку, например, «С1». Использование свойства Cells позволяет нам
предоставить строку и номер столбца для доступа к ячейке.
Иногда вам может понадобиться вернуть более одной ячейки, используя номера строк и столбцов. В следующем разделе показано, как это сделать.
Использование Cells и Range вместе
Как вы уже видели, вы можете получить доступ только к одной ячейке, используя свойство Cells. Если вы хотите вернуть диапазон ячеек, вы можете использовать Cells с Range следующим образом:
Sub IspCellsSRange()
With Sheet1
' Запишите 5 в диапазон A1: A10, используя свойство Cells
.Range(.Cells(1, 1), .Cells(10, 1)).Value2 = 5
' Диапазон B1: Z1 будет выделен жирным шрифтом
.Range(.Cells(1, 2), .Cells(1, 26)).Font.Bold = True
End With
End Sub
Как видите, вы предоставляете начальную и конечную ячейку
диапазона. Иногда бывает сложно увидеть, с каким диапазоном вы имеете дело,
когда значением являются все числа. Range имеет свойство Address, которое
отображает буквенно-цифровую ячейку для любого диапазона. Это может
пригодиться, когда вы впервые отлаживаете или пишете код.
В следующем примере мы распечатываем адрес используемых нами
диапазонов.
Sub PokazatAdresDiapazona()
' Примечание. Использование подчеркивания позволяет разделить строки кода.
With Sheet1
' Запишите 5 в диапазон A1: A10, используя свойство Cells
.Range(.Cells(1, 1), .Cells(10, 1)).Value2 = 5
Debug.Print "Первый адрес: " _
+ .Range(.Cells(1, 1), .Cells(10, 1)).Address
' Диапазон B1: Z1 будет выделен жирным шрифтом
.Range(.Cells(1, 2), .Cells(1, 26)).Font.Bold = True
Debug.Print "Второй адрес : " _
+ .Range(.Cells(1, 2), .Cells(1, 26)).Address
End With
End Sub
В примере я использовал Debug.Print для печати в Immediate Window. Для просмотра этого окна выберите «View» -> «в Immediate Window» (Ctrl + G).
Свойство Offset диапазона
У диапазона есть свойство, которое называется Offset. Термин «Offset» относится к отсчету от исходной позиции. Он часто используется в определенных областях программирования. С помощью свойства «Offset» вы можете получить диапазон ячеек того же размера и на определенном расстоянии от текущего диапазона. Это полезно, потому что иногда вы можете выбрать диапазон на основе определенного условия. Например, на скриншоте ниже есть столбец для каждого дня недели. Учитывая номер дня (т.е. понедельник = 1, вторник = 2 и т.д.). Нам нужно записать значение в правильный столбец.
Сначала мы попытаемся сделать это без использования Offset.
' Это Sub тесты с разными значениями
Sub TestSelect()
' Понедельник
SetValueSelect 1, 111.21
' Среда
SetValueSelect 3, 456.99
' Пятница
SetValueSelect 5, 432.25
' Воскресение
SetValueSelect 7, 710.17
End Sub
' Записывает значение в столбец на основе дня
Public Sub SetValueSelect(lDay As Long, lValue As Currency)
Select Case lDay
Case 1: Sheet1.Range("H3").Value2 = lValue
Case 2: Sheet1.Range("I3").Value2 = lValue
Case 3: Sheet1.Range("J3").Value2 = lValue
Case 4: Sheet1.Range("K3").Value2 = lValue
Case 5: Sheet1.Range("L3").Value2 = lValue
Case 6: Sheet1.Range("M3").Value2 = lValue
Case 7: Sheet1.Range("N3").Value2 = lValue
End Select
End Sub
Как видно из примера, нам нужно добавить строку для каждого возможного варианта. Это не идеальная ситуация. Использование свойства Offset обеспечивает более чистое решение.
' Это Sub тесты с разными значениями
Sub TestOffset()
DayOffSet 1, 111.01
DayOffSet 3, 456.99
DayOffSet 5, 432.25
DayOffSet 7, 710.17
End Sub
Public Sub DayOffSet(lDay As Long, lValue As Currency)
' Мы используем значение дня с Offset, чтобы указать правильный столбец
Sheet1.Range("G3").Offset(, lDay).Value2 = lValue
End Sub
Как видите, это решение намного лучше. Если количество дней увеличилось, нам больше не нужно добавлять код. Чтобы Offset был полезен, должна быть какая-то связь между позициями ячеек. Если столбцы Day в приведенном выше примере были случайными, мы не могли бы использовать Offset. Мы должны были бы использовать первое решение.
Следует иметь в виду, что Offset сохраняет размер диапазона. Итак .Range («A1:A3»).Offset (1,1) возвращает диапазон B2:B4. Ниже приведены еще несколько примеров использования Offset.
Sub IspOffset()
' Запись в В2 - без Offset
Sheet1.Range("B2").Offset().Value2 = "Ячейка B2"
' Написать в C2 - 1 столбец справа
Sheet1.Range("B2").Offset(, 1).Value2 = "Ячейка C2"
' Написать в B3 - 1 строка вниз
Sheet1.Range("B2").Offset(1).Value2 = "Ячейка B3"
' Запись в C3 - 1 столбец справа и 1 строка вниз
Sheet1.Range("B2").Offset(1, 1).Value2 = "Ячейка C3"
' Написать в A1 - 1 столбец слева и 1 строка вверх
Sheet1.Range("B2").Offset(-1, -1).Value2 = "Ячейка A1"
' Запись в диапазон E3: G13 - 1 столбец справа и 1 строка вниз
Sheet1.Range("D2:F12").Offset(1, 1).Value2 = "Ячейки E3:G13"
End Sub
Использование диапазона CurrentRegion
CurrentRegion возвращает диапазон всех соседних ячеек в данный диапазон. На скриншоте ниже вы можете увидеть два CurrentRegion. Я добавил границы, чтобы прояснить CurrentRegion.
Строка или столбец пустых ячеек означает конец CurrentRegion.
Вы можете вручную проверить
CurrentRegion в Excel, выбрав диапазон и нажав Ctrl + Shift + *.
Если мы возьмем любой диапазон
ячеек в пределах границы и применим CurrentRegion, мы вернем диапазон ячеек во
всей области.
Например:
Range («B3»). CurrentRegion вернет диапазон B3:D14
Range («D14»). CurrentRegion вернет диапазон B3:D14
Range («C8:C9»). CurrentRegion вернет диапазон B3:D14 и так далее
Как пользоваться
Мы получаем CurrentRegion следующим образом
' CurrentRegion вернет B3:D14 из приведенного выше примера
Dim rg As Range
Set rg = Sheet1.Range("B3").CurrentRegion
Только чтение строк данных
Прочитать диапазон из второй строки, т.е. пропустить строку заголовка.
' CurrentRegion вернет B3:D14 из приведенного выше примера
Dim rg As Range
Set rg = Sheet1.Range("B3").CurrentRegion
' Начало в строке 2 - строка после заголовка
Dim i As Long
For i = 2 To rg.Rows.Count
' текущая строка, столбец 1 диапазона
Debug.Print rg.Cells(i, 1).Value2
Next i
Удалить заголовок
Удалить строку заголовка (т.е. первую строку) из диапазона. Например, если диапазон — A1:D4, это возвратит A2:D4
' CurrentRegion вернет B3:D14 из приведенного выше примера
Dim rg As Range
Set rg = Sheet1.Range("B3").CurrentRegion
' Удалить заголовок
Set rg = rg.Resize(rg.Rows.Count - 1).Offset(1)
' Начните со строки 1, так как нет строки заголовка
Dim i As Long
For i = 1 To rg.Rows.Count
' текущая строка, столбец 1 диапазона
Debug.Print rg.Cells(i, 1).Value2
Next i
Использование Rows и Columns в качестве Ranges
Если вы хотите что-то сделать со всей строкой или столбцом,
вы можете использовать свойство «Rows и
Columns» на рабочем листе. Они оба принимают один параметр — номер строки
или столбца, к которому вы хотите получить доступ.
Sub IspRowIColumns()
' Установите размер шрифта столбца B на 9
Sheet1.Columns(2).Font.Size = 9
' Установите ширину столбцов от D до F
Sheet1.Columns("D:F").ColumnWidth = 4
' Установите размер шрифта строки 5 до 18
Sheet1.Rows(5).Font.Size = 18
End Sub
Использование Range вместо Worksheet
Вы также можете использовать Cella, Rows и Columns, как часть Range, а не как часть Worksheet. У вас может быть особая необходимость в этом, но в противном случае я бы избегал практики. Это делает код более сложным. Простой код — твой друг. Это уменьшает вероятность ошибок.
Код ниже выделит второй столбец диапазона полужирным. Поскольку диапазон имеет только две строки, весь столбец считается B1:B2
Sub IspColumnsVRange()
' Это выделит B1 и B2 жирным шрифтом.
Sheet1.Range("A1:C2").Columns(2).Font.Bold = True
End Sub
Чтение значений из одной ячейки в другую
В большинстве примеров мы записали значения в ячейку. Мы
делаем это, помещая диапазон слева от знака равенства и значение для размещения
в ячейке справа. Для записи данных из одной ячейки в другую мы делаем то же
самое. Диапазон назначения идет слева, а диапазон источника — справа.
В следующем примере показано, как это сделать:
Sub ChitatZnacheniya()
' Поместите значение из B1 в A1
Sheet1.Range("A1").Value2 = Sheet1.Range("B1").Value2
' Поместите значение из B3 в лист2 в ячейку A1
Sheet1.Range("A1").Value2 = Sheet2.Range("B3").Value2
' Поместите значение от B1 в ячейки A1 до A5
Sheet1.Range("A1:A5").Value2 = Sheet1.Range("B1").Value2
' Вам необходимо использовать свойство «Value», чтобы прочитать несколько ячеек
Sheet1.Range("A1:A5").Value2 = Sheet1.Range("B1:B5").Value2
End Sub
Как видно из этого примера, невозможно читать из нескольких ячеек. Если вы хотите сделать это, вы можете использовать функцию копирования Range с параметром Destination.
Sub KopirovatZnacheniya()
' Сохранить диапазон копирования в переменной
Dim rgCopy As Range
Set rgCopy = Sheet1.Range("B1:B5")
' Используйте это для копирования из более чем одной ячейки
rgCopy.Copy Destination:=Sheet1.Range("A1:A5")
' Вы можете вставить в несколько мест назначения
rgCopy.Copy Destination:=Sheet1.Range("A1:A5,C2:C6")
End Sub
Функция Copy копирует все, включая формат ячеек. Это тот же результат, что и ручное копирование и вставка выделения. Подробнее об этом вы можете узнать в разделе «Копирование и вставка ячеек»
Использование метода Range.Resize
При копировании из одного диапазона в другой с использованием присваивания (т.е. знака равенства) диапазон назначения должен быть того же размера, что и исходный диапазон.
Использование функции Resize позволяет изменить размер
диапазона до заданного количества строк и столбцов.
Например:
Sub ResizePrimeri()
' Печатает А1
Debug.Print Sheet1.Range("A1").Address
' Печатает A1:A2
Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(2, 1).Address
' Печатает A1:A5
Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(5, 1).Address
' Печатает A1:D1
Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(1, 4).Address
' Печатает A1:C3
Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(3, 3).Address
End Sub
Когда мы хотим изменить наш целевой диапазон, мы можем
просто использовать исходный размер диапазона.
Другими словами, мы используем количество строк и столбцов
исходного диапазона в качестве параметров для изменения размера:
Sub Resize()
Dim rgSrc As Range, rgDest As Range
' Получить все данные в текущей области
Set rgSrc = Sheet1.Range("A1").CurrentRegion
' Получить диапазон назначения
Set rgDest = Sheet2.Range("A1")
Set rgDest = rgDest.Resize(rgSrc.Rows.Count, rgSrc.Columns.Count)
rgDest.Value2 = rgSrc.Value2
End Sub
Мы можем сделать изменение размера в одну строку, если нужно:
Sub Resize2()
Dim rgSrc As Range
' Получить все данные в ткущей области
Set rgSrc = Sheet1.Range("A1").CurrentRegion
With rgSrc
Sheet2.Range("A1").Resize(.Rows.Count, .Columns.Count) = .Value2
End With
End Sub
Чтение Value в переменные
Мы рассмотрели, как читать из одной клетки в другую. Вы также можете читать из ячейки в переменную. Переменная используется для хранения значений во время работы макроса. Обычно вы делаете это, когда хотите манипулировать данными перед тем, как их записать. Ниже приведен простой пример использования переменной. Как видите, значение элемента справа от равенства записывается в элементе слева от равенства.
Sub IspVar()
' Создайте
Dim val As Integer
' Читать число из ячейки
val = Sheet1.Range("A1").Value2
' Добавить 1 к значению
val = val + 1
' Запишите новое значение в ячейку
Sheet1.Range("A2").Value2 = val
End Sub
Для чтения текста в переменную вы используете переменную
типа String.
Sub IspVarText()
' Объявите переменную типа string
Dim sText As String
' Считать значение из ячейки
sText = Sheet1.Range("A1").Value2
' Записать значение в ячейку
Sheet1.Range("A2").Value2 = sText
End Sub
Вы можете записать переменную в диапазон ячеек. Вы просто
указываете диапазон слева, и значение будет записано во все ячейки диапазона.
Sub VarNeskol()
' Считать значение из ячейки
Sheet1.Range("A1:B10").Value2 = 66
End Sub
Вы не можете читать из нескольких ячеек в переменную. Однако
вы можете читать массив, который представляет собой набор переменных. Мы
рассмотрим это в следующем разделе.
Как копировать и вставлять ячейки
Если вы хотите скопировать и вставить диапазон ячеек, вам не
нужно выбирать их. Это распространенная ошибка, допущенная новыми пользователями
VBA.
Вы можете просто скопировать ряд ячеек, как здесь:
Range("A1:B4").Copy Destination:=Range("C5")
При использовании этого метода копируется все — значения,
форматы, формулы и так далее. Если вы хотите скопировать отдельные элементы, вы
можете использовать свойство PasteSpecial
диапазона.
Работает так:
Range("A1:B4").Copy
Range("F3").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
Range("F3").PasteSpecial Paste:=xlPasteFormats
Range("F3").PasteSpecial Paste:=xlPasteFormulas
В следующей таблице приведен полный список всех типов вставок.
| Виды вставок |
| xlPasteAll |
| xlPasteAllExceptBorders |
| xlPasteAllMergingConditionalFormats |
| xlPasteAllUsingSourceTheme |
| xlPasteColumnWidths |
| xlPasteComments |
| xlPasteFormats |
| xlPasteFormulas |
| xlPasteFormulasAndNumberFormats |
| xlPasteValidation |
| xlPasteValues |
| xlPasteValuesAndNumberFormats |
Чтение диапазона ячеек в массив
Вы также можете скопировать значения, присвоив значение
одного диапазона другому.
Range("A3:Z3").Value2 = Range("A1:Z1").Value2
Значение диапазона в этом примере считается вариантом массива. Это означает, что вы можете легко читать из диапазона ячеек в массив. Вы также можете писать из массива в диапазон ячеек. Если вы не знакомы с массивами, вы можете проверить их в этой статье.
В следующем коде показан пример использования массива с
диапазоном.
Sub ChitatMassiv()
' Создать динамический массив
Dim StudentMarks() As Variant
' Считать 26 значений в массив из первой строки
StudentMarks = Range("A1:Z1").Value2
' Сделайте что-нибудь с массивом здесь
' Запишите 26 значений в третью строку
Range("A3:Z3").Value2 = StudentMarks
End Sub
Имейте в виду, что массив, созданный для чтения, является
двумерным массивом. Это связано с тем, что электронная таблица хранит значения
в двух измерениях, то есть в строках и столбцах.
Пройти через все клетки в диапазоне
Иногда вам нужно просмотреть каждую ячейку, чтобы проверить значение.
Вы можете сделать это, используя цикл For Each, показанный в следующем коде.
Sub PeremeschatsyaPoYacheikam()
' Пройдите через каждую ячейку в диапазоне
Dim rg As Range
For Each rg In Sheet1.Range("A1:A10,A20")
' Распечатать адрес ячеек, которые являются отрицательными
If rg.Value < 0 Then
Debug.Print rg.Address + " Отрицательно."
End If
Next
End Sub
Вы также можете проходить последовательные ячейки, используя
свойство Cells и стандартный цикл For.
Стандартный цикл более гибок в отношении используемого вами
порядка, но он медленнее, чем цикл For Each.
Sub PerehodPoYacheikam()
' Пройдите клетки от А1 до А10
Dim i As Long
For i = 1 To 10
' Распечатать адрес ячеек, которые являются отрицательными
If Range("A" & i).Value < 0 Then
Debug.Print Range("A" & i).Address + " Отрицательно."
End If
Next
' Пройдите в обратном порядке, то есть от A10 до A1
For i = 10 To 1 Step -1
' Распечатать адрес ячеек, которые являются отрицательными
If Range("A" & i) < 0 Then
Debug.Print Range("A" & i).Address + " Отрицательно."
End If
Next
End Sub
Форматирование ячеек
Иногда вам нужно будет отформатировать ячейки в электронной
таблице. Это на самом деле очень просто. В следующем примере показаны различные
форматы, которые можно добавить в любой диапазон ячеек.
Sub FormatirovanieYacheek()
With Sheet1
' Форматировать шрифт
.Range("A1").Font.Bold = True
.Range("A1").Font.Underline = True
.Range("A1").Font.Color = rgbNavy
' Установите числовой формат до 2 десятичных знаков
.Range("B2").NumberFormat = "0.00"
' Установите числовой формат даты
.Range("C2").NumberFormat = "dd/mm/yyyy"
' Установите формат чисел на общий
.Range("C3").NumberFormat = "Общий"
' Установить числовой формат текста
.Range("C4").NumberFormat = "Текст"
' Установите цвет заливки ячейки
.Range("B3").Interior.Color = rgbSandyBrown
' Форматировать границы
.Range("B4").Borders.LineStyle = xlDash
.Range("B4").Borders.Color = rgbBlueViolet
End With
End Sub
Основные моменты
Ниже приводится краткое изложение основных моментов
- Range возвращает диапазон ячеек
- Cells возвращают только одну клетку
- Вы можете читать из одной ячейки в другую
- Вы можете читать из диапазона ячеек в другой диапазон ячеек.
- Вы можете читать значения из ячеек в переменные и наоборот.
- Вы можете читать значения из диапазонов в массивы и наоборот
- Вы можете использовать цикл For Each или For, чтобы проходить через каждую ячейку в диапазоне.
- Свойства Rows и Columns позволяют вам получить доступ к диапазону ячеек этих типов
Свойство Cells объекта Range в VBA Excel, представляющее коллекцию ячеек заданного диапазона. Обращение к ячейкам диапазона с помощью свойства Cells.
Range.Cells – свойство, возвращающее коллекцию всех ячеек указанного диапазона.
Свойство Cells объекта Worksheet
Обращение к ячейке «A1» активного рабочего листа с помощью свойства Cells:
|
‘по индексу (порядковому номеру) ячейки MsgBox Cells(1).Address ‘Результат: $A$1 ‘по номеру строки и номеру столбца MsgBox Cells(1, 1).Address ‘Результат: $A$1 ‘по номеру строки и буквенному обозначению столбца MsgBox Cells(1, «A»).Address ‘Результат: $A$1 |
В данном случае в качестве объекта Range выступает диапазон всего активного рабочего листа (ActiveSheet). Полный путь к ячейке «A1» можно записать так:
|
MsgBox ThisWorkbook.ActiveSheet.Cells(1).Address ‘Результат: $A$1 MsgBox ThisWorkbook.ActiveSheet.Cells(1, 1).Address ‘Результат: $A$1 MsgBox ThisWorkbook.ActiveSheet.Cells(1, «A»).Address ‘Результат: $A$1 |
Обращение в VBA Excel к ячейке «C5» с помощью свойства Cells по имени рабочего листа (Worksheet) в другой книге Excel:
|
MsgBox Workbooks(«Книга1.xlsm»).Worksheets(«Лист1»).Cells(65539).Address ‘Результат: $C$5 в Excel 2016 MsgBox Workbooks(«Книга1.xlsm»).Worksheets(«Лист1»).Cells(5, 3).Address ‘Результат: $C$5 MsgBox Workbooks(«Книга1.xlsm»).Worksheets(«Лист1»).Cells(5, «C»).Address ‘Результат: $C$5 |
Обращение к диапазону «C5:G10» с помощью свойства Cells активного рабочего листа:
|
MsgBox Range(Cells(5, 3), Cells(10, 7)).Address ‘Результат: $C$5:$G$10 |
Обращение в VBA Excel к ячейкам заданного диапазона с помощью свойства Cells рассмотрим на коллекции ячеек диапазона «C5:G10». Обращаться будем к ячейке «D8» активного листа:
|
MsgBox Range(«C5:G10»).Cells(17).Address ‘Результат: $D$8 MsgBox Range(«C5:G10»).Cells(4, 2).Address ‘Результат: $D$8 MsgBox Range(«C5:G10»).Cells(4, «B»).Address ‘Результат: $D$8 |
Обратите внимание, что отсчет номеров строк, номеров и буквенных обозначений столбцов для указания адреса ячейки внутри диапазона ведется от верхней левой ячейки данного диапазона.
Обход диапазона ячеек циклом
Обход ячеек циклом For Each… Next
Обход ячеек циклом For Each… Next — это самый простой способ обхода всех ячеек заданного диапазона. Он может быть применен, например, для присвоения ячейкам свойств и значений или поиска ячейки с определенным свойством или значением.
Присвоение ячейкам диапазона «B3:F10» числовых значений, соответствующих их порядковым номерам (индексам) в диапазоне:
|
Sub Primer1() Dim myCell As Range, n As Long For Each myCell In Range(«B3:F10») n = n + 1 myCell = n Next End Sub |
Поиск в диапазоне «B3:F10», заполненном предыдущим кодом VBA Excel значениями, ячейки со значением «27», окрашивание ее в зеленый цвет и выход из цикла:
|
Sub Primer2() Dim myCell As Range, n As Long For Each myCell In Range(«B3:F10») If myCell = 27 Then myCell.Interior.Color = vbGreen Exit For End If Next End Sub |
Обход диапазона циклом For… Next
Цикл For… Next позволяет указывать переменные в качестве индексов ячеек или номеров строк и столбцов для обхода ячеек заданного диапазона.
Присвоение ячейкам диапазона «B3:F10» числовых значений, соответствующих их порядковым номерам (индексам) в диапазоне, с помощью цикла For… Next:
|
Sub Primer3() Dim i As Long, n As Long With Range(«B3:F10») n = .Cells.Count For i = 1 To n .Cells(i) = i Next End With End Sub |
Если в блоке с оператором With вместо строки .Cells(i) = i указать строку без точки впереди — Cells(i) = i, то свойство Cells будет относиться не к диапазону Range("B3:F10"), а к рабочему листу (объекту ActiveSheet). В этом случае, порядковыми номерами будут заполнены первые 40 ячеек первой строки активного рабочего листа.
Применение в качестве параметров свойства Cells объекта Range переменных, задающих номера строк и номера столбцов указанного диапазона при обходе его ячеек циклом For… Next:
|
Sub Primer4() Dim i1 As Long, i2 As Long, r As Long, c As Long With Range(«B3:F10») r = .Rows.Count c = .Columns.Count For i1 = 1 To r For i2 = 1 To c .Cells(i1, i2) = (i1 — 1) * c + i2 Next Next End With End Sub |
Номер ячейки на рабочем листе
Определение порядкового номера (индекса) активной ячейки на рабочем листе Excel с помощью кода VBA:
|
Sub Primer5() Dim n As Double n = (ActiveCell.Row — 1) * CDbl(Cells.Columns.Count) + ActiveCell.Column MsgBox n End Sub |
A drop-down list is an excellent way to give the user an option to select from a pre-defined list.
It can be used while getting a user to fill a form, or while creating interactive Excel dashboards.
Drop-down lists are quite common on websites/apps and are very intuitive for the user.
Watch Video – Creating a Drop Down List in Excel
In this tutorial, you’ll learn how to create a drop down list in Excel (it takes only a few seconds to do this) along with all the awesome stuff you can do with it.
How to Create a Drop Down List in Excel
In this section, you will learn the exacts steps to create an Excel drop-down list:
- Using Data from Cells.
- Entering Data Manually.
- Using the OFFSET formula.
#1 Using Data from Cells
Let’s say you have a list of items as shown below:
Here are the steps to create an Excel Drop Down List:
- Select a cell where you want to create the drop down list.
- Go to Data –> Data Tools –> Data Validation.
- In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria.
- As soon as you select List, the source field appears.
- As soon as you select List, the source field appears.
- In the source field, enter =$A$2:$A$6, or simply click in the Source field and select the cells using the mouse and click OK. This will insert a drop down list in cell C2.
- Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list.
- Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list.
Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2).
#2 By Entering Data Manually
In the above example, cell references are used in the Source field. You can also add items directly by entering it manually in the source field.
For example, let’s say you want to show two options, Yes and No, in the drop down in a cell. Here is how you can directly enter it in the data validation source field:
This will create a drop-down list in the selected cell. All the items listed in the source field, separated by a comma, are listed in different lines in the drop down menu.
All the items entered in the source field, separated by a comma, are displayed in different lines in the drop down list.
Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps.
#3 Using Excel Formulas
Apart from selecting from cells and entering data manually, you can also use a formula in the source field to create an Excel drop down list.
Any formula that returns a list of values can be used to create a drop-down list in Excel.
For example, suppose you have the data set as shown below:
Here are the steps to create an Excel drop down list using the OFFSET function:
This will create a drop-down list that lists all the fruit names (as shown below).
Note: If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2).
How this formula Works??
In the above case, we used an OFFSET function to create the drop down list. It returns a list of items from the ra
It returns a list of items from the range A2:A6.
Here is the syntax of the OFFSET function: =OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
It takes five arguments, where we specified the reference as A2 (the starting point of the list). Rows/Cols are specified as 0 as we don’t want to offset the reference cell. Height is specified as 5 as there are five elements in the list.
Now, when you use this formula, it returns an array that has the list of the five fruits in A2:A6. Note that if you enter the formula in a cell, select it and press F9, you would see that it returns an array of the fruit names.
Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET)
The above technique of using a formula to create a drop down list can be extended to create a dynamic drop down list as well. If you use the OFFSET function, as shown above, even if you add more items to the list, the drop down would not update automatically. You will have to manually update it each time you change the list.
Here is a way to make it dynamic (and it’s nothing but a minor tweak in the formula):
- Select a cell where you want to create the drop down list (cell C2 in this example).
- Go to Data –> Data Tools –> Data Validation.
- In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears.
- In the source field, enter the following formula: =OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100,”<>”))
- Make sure that the In-cell drop down option is checked.
- Click OK.
In this formula, I have replaced the argument 5 with COUNTIF($A$2:$A$100,”<>”).
The COUNTIF function counts the non-blank cells in the range A2:A100. Hence, the OFFSET function adjusts itself to include all the non-blank cells.
Note:
- For this to work, there must NOT be any blank cells in between the cells that are filled.
- If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2).
Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel
You can copy paste the cells with data validation to other cells, and it will copy the data validation as well.
For example, if you have a drop-down list in cell C2, and you want to apply it to C3:C6 as well, simply copy the cell C2 and paste it in C3:C6. This will copy the drop-down list and make it available in C3:C6 (along with the drop down, it will also copy the formatting).
If you only want to copy the drop down and not the formatting, here are the steps:
This will only copy the drop down and not the formatting of the copied cell.
Caution while Working with Excel Drop Down List
You need to to be careful when you are working with drop down lists in Excel.
When you copy a cell (that does not contain a drop down list) over a cell that contains a drop down list, the drop down list is lost.
The worst part of this is that Excel will not show any alert or prompt to let the user know that a drop down will be overwritten.
How to Select All Cells that have a Drop Down List in it
Sometimes, it ‘s hard to know which cells contain the drop down list.
Hence, it makes sense to mark these cells by either giving it a distinct border or a background color.
Instead of manually checking all the cells, there is a quick way to select all the cells that have drop-down lists (or any data validation rule) in it.
This would instantly select all the cells that have a data validation rule applied to it (this includes drop down lists as well).
Now you can simply format the cells (give a border or a background color) so that visually visible and you don’t accidentally copy another cell on it.
Here is another technique by Jon Acampora you can use to always keep the drop down arrow icon visible. You can also see some ways to do this in this video by Mr. Excel.
Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List
Here is a video on how to create a dependent drop-down list in Excel.
If you prefer reading over watching a video, keep reading.
Sometimes, you may have more than one drop-down list and you want the items displayed in the second drop down to be dependent on what the user selected in the first drop-down.
These are called dependent or conditional drop down lists.
Below is an example of a conditional/dependent drop down list:
In the above example, when the items listed in ‘Drop Down 2’ are dependent on the selection made in ‘Drop Down 1’.
Now let’s see how to create this.
Here are the steps to create a dependent / conditional drop down list in Excel:
Now, when you make the selection in Drop Down 1, the options listed in Drop Down List 2 would automatically update.
Download the Example File
How does this work? – The conditional drop down list (in cell E3) refers to =INDIRECT(D3). This means that when you select ‘Fruits’ in cell D3, the drop down list in E3 refers to the named range ‘Fruits’ (through the INDIRECT function) and hence lists all the items in that category.
Important Note While Working with Conditional Drop Down Lists in Excel:
- When you have made the selection, and then you change the parent drop down, the dependent drop down would not change and would, therefore, be a wrong entry. For example, if you select the US as the country and then select Florida as the state, and then go back and change the country to India, the state would remain as Florida. Here is a great tutorial by Debra on clearing dependent (conditional) drop down lists in Excel when the selection is changed.
- If the main category is more than one word (for example, ‘Seasonal Fruits’ instead of ‘Fruits’), then you need to use the formula =INDIRECT(SUBSTITUTE(D3,” “,”_”)), instead of the simple INDIRECT function shown above. The reason for this is that Excel does not allow spaces in named ranges. So when you create a named range using more than one word, Excel automatically inserts an underscore in between words. So ‘Seasonal Fruits’ named range would be ‘Seasonal_Fruits’. Using the SUBSTITUTE function within the INDIRECT function makes sure that spaces are converted into underscores.
You May Also Like the Following Excel Tutorials:
- Extract Data from Drop Down List Selection in Excel.
- Select Multiple Items from a Drop Down List in Excel.
- Creating a Dynamic Excel Filter Search Box.
- Display Main and Subcategory in Drop Down List in Excel.
- How to Insert Checkbox in Excel.
- Using a Radio Button (Option Button) in Excel.
- How to Remove Drop-Down List in Excel?
Содержание
- 0.1 Простейший способ
- 0.1.1 Excel
- 0.1.2 Calc
- 0.2 Простейший способ
- 0.2.1 Excel
- 0.2.2 Calc
- 0.3 Мудрейший способ
- 0.3.1 Excel
- 0.3.2 Calc
- 0.3.3 Кстати
- 1 , но можно и «неформально» обрамить его тэгом — и покажи мне разницу…«, но имеет место бывать. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров). Выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) и введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК. Можно сделать и так: Выделить диапазон ячеек (А1, В1, С1 в данном примере), и претворить его в «реальный» список В любом случае списку должно быть присвоено уникальное имя. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню «Данные — Проверка» (Data — Validation). На первой вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выберите вариант «Список» и введите в строчку «Источник» знак равно и имя диапазона (т.е. =Товары). Почему это круто: список «Товары» можно будет потом произвольно увеличивать или уменьшать. Табличный редактор будет учитывать не определенные ячейки, расположенные в определенном месте, а список as is. И все изменения в списке будут распространяться на все ячейки, которые «проверяют его для создания выпадающих списков». Горячие клавиши Курсор стоит на ячейке с выпадающим списком. Excel Alt+Down arrow. То есть, Alt+стрелка «вниз». Calc По-умолчанию не установлено. В справке написано Ctrl+D, но в справке баг (увы). Поэтому назначаем лично: Tools > Customize > Keyboard > Shortcut Keys Проскроллить и выбрать желаемое сочетание клавиш для открытия существующего списка. Я выбрал Ctrl+Down. Внимание, Alt+Down недоступно (вообще все сочетания с Alt тут недоступны для редактирования). В Functions > Category выбрать Edit. В Functions > Function выбрать Selection List. Нажать на кнопку Modify. Дополнение Всякие другие волшебства на тему выпадающих списков см. на Planeta Excel. Особенно «Ссылки по теме«. Прием комментариев к этой записи завершён. «Как зделать так чбо если в віпадающем списке нет нужного варианта я в ручную набираю в етой ячейке и оно автоматически добавляется в віпадающий список, и след раз уже там есть» — хз. Тут нам не то, и не это. Не надо задавать вопросы о том, как сделать ещё что-то с этими прекрасными выпадающими списками. Здесь даже не форум по Excel. Это блог о тестировании программного обеспечения. Вы же любите тестировать, правда?
Create a Drop-down List | Tips and Tricks Drop-down lists in Excel are helpful if you want to be sure that users select an item from a list, instead of typing their own values. Create a Drop-down List To create a drop-down list in Excel, execute the following steps. 1. On the second sheet, type the items you want to appear in the drop-down list. 2. On the first sheet, select cell B1. 3. On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation. The ‘Data Validation’ dialog box appears. 4. In the Allow box, click List. 5. Click in the Source box and select the range A1:A3 on Sheet2. 6. Click OK. Result: Note: if you don’t want users to access the items on Sheet2, you can hide Sheet2. To achieve this, right click on the sheet tab of Sheet2 and click on Hide. Tips and Tricks Below you can find a few tips and tricks when creating drop-down lists in Excel. 1. You can also type the items directly into the Source box, instead of using a range reference. Note: this makes your drop-down list case sensitive. For example, if a user types pizza, an error alert will be displayed. 2a. If you type a value that is not in the list, Excel shows an error alert. 2b. To allow other entries, on the Error Alert tab, uncheck ‘Show error alert after invalid data is entered’. 3. To automatically update the drop-down-list, when you add an item to the list on Sheet2, use the following formula: =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1) Explanation: the OFFSET function takes 5 arguments. Reference: Sheet2!$A$1, rows to offset: 0, columns to offset: 0, height: COUNTA(Sheet2!$A:$A), width: 1. COUNTA(Sheet2!$A:$A) counts the number of values in column A on Sheet2 that are not empty. When you add an item to the list on Sheet2, COUNTA(Sheet2!$A:$A) increases. As a result, the range returned by the OFFSET function expands and the drop-down list will be updated. 4. Do you want to take your Excel skills to the next level? Learn how to create dependent drop-down lists in Excel.
A drop-down list is an excellent way to give the user an option to select from a pre-defined list. It can be used while getting a user to fill a form, or while creating interactive Excel dashboards. Drop-down lists are quite common on websites/apps and are very intuitive for the user. Watch Video – Creating a Drop Down List in Excel In this tutorial, you’ll learn how to create a drop down list in Excel (it takes only a few seconds to do this) along with all the awesome stuff you can do with it. How to Create a Drop Down List in Excel In this section, you will learn the exacts steps to create an Excel drop-down list: Using Data from Cells. Entering Data Manually. Using the OFFSET formula. #1 Using Data from Cells Let’s say you have a list of items as shown below: Here are the steps to create an Excel Drop Down List: Select a cell where you want to create the drop down list. Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter =$A$2:$A$6, or simply click in the Source field and select the cells using the mouse and click OK. This will insert a drop down list in cell C2. Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). #2 By Entering Data Manually In the above example, cell references are used in the Source field. You can also add items directly by entering it manually in the source field. For example, let’s say you want to show two options, Yes and No, in the drop down in a cell. Here is how you can directly enter it in the data validation source field: This will create a drop-down list in the selected cell. All the items listed in the source field, separated by a comma, are listed in different lines in the drop down menu. All the items entered in the source field, separated by a comma, are displayed in different lines in the drop down list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. #3 Using Excel Formulas Apart from selecting from cells and entering data manually, you can also use a formula in the source field to create an Excel drop down list. Any formula that returns a list of values can be used to create a drop-down list in Excel. For example, suppose you have the data set as shown below: Here are the steps to create an Excel drop down list using the OFFSET function: This will create a drop-down list that lists all the fruit names (as shown below). Note: If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). How this formula Works?? In the above case, we used an OFFSET function to create the drop down list. It returns a list of items from the ra It returns a list of items from the range A2:A6. Here is the syntax of the OFFSET function: =OFFSET(reference, rows, cols, , ) It takes five arguments, where we specified the reference as A2 (the starting point of the list). Rows/Cols are specified as 0 as we don’t want to offset the reference cell. Height is specified as 5 as there are five elements in the list. Now, when you use this formula, it returns an array that has the list of the five fruits in A2:A6. Note that if you enter the formula in a cell, select it and press F9, you would see that it returns an array of the fruit names. Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET) The above technique of using a formula to create a drop down list can be extended to create a dynamic drop down list as well. If you use the OFFSET function, as shown above, even if you add more items to the list, the drop down would not update automatically. You will have to manually update it each time you change the list. Here is a way to make it dynamic (and it’s nothing but a minor tweak in the formula): Select a cell where you want to create the drop down list (cell C2 in this example). Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter the following formula: =OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100,””)) Make sure that the In-cell drop down option is checked. Click OK. In this formula, I have replaced the argument 5 with COUNTIF($A$2:$A$100,””). The COUNTIF function counts the non-blank cells in the range A2:A100. Hence, the OFFSET function adjusts itself to include all the non-blank cells. Note: For this to work, there must NOT be any blank cells in between the cells that are filled. If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel You can copy paste the cells with data validation to other cells, and it will copy the data validation as well. For example, if you have a drop-down list in cell C2, and you want to apply it to C3:C6 as well, simply copy the cell C2 and paste it in C3:C6. This will copy the drop-down list and make it available in C3:C6 (along with the drop down, it will also copy the formatting). If you only want to copy the drop down and not the formatting, here are the steps: This will only copy the drop down and not the formatting of the copied cell. Caution while Working with Excel Drop Down List You need to to be careful when you are working with drop down lists in Excel. When you copy a cell (that does not contain a drop down list) over a cell that contains a drop down list, the drop down list is lost. The worst part of this is that Excel will not show any alert or prompt to let the user know that a drop down will be overwritten. How to Select All Cells that have a Drop Down List in it Sometimes, it ‘s hard to know which cells contain the drop down list. Hence, it makes sense to mark these cells by either giving it a distinct border or a background color. Instead of manually checking all the cells, there is a quick way to select all the cells that have drop-down lists (or any data validation rule) in it. This would instantly select all the cells that have a data validation rule applied to it (this includes drop down lists as well). Now you can simply format the cells (give a border or a background color) so that visually visible and you don’t accidentally copy another cell on it. Here is another technique by Jon Acampora you can use to always keep the drop down arrow icon visible. You can also see some ways to do this in this video by Mr. Excel. Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List Here is a video on how to create a dependent drop-down list in Excel. If you prefer reading over watching a video, keep reading. Sometimes, you may have more than one drop-down list and you want the items displayed in the second drop down to be dependent on what the user selected in the first drop-down. These are called dependent or conditional drop down lists. Below is an example of a conditional/dependent drop down list: In the above example, when the items listed in ‘Drop Down 2’ are dependent on the selection made in ‘Drop Down 1’. Now let’s see how to create this. Here are the steps to create a dependent / conditional drop down list in Excel: Now, when you make the selection in Drop Down 1, the options listed in Drop Down List 2 would automatically update. Download the Example File How does this work? – The conditional drop down list (in cell E3) refers to =INDIRECT(D3). This means that when you select ‘Fruits’ in cell D3, the drop down list in E3 refers to the named range ‘Fruits’ (through the INDIRECT function) and hence lists all the items in that category. Important Note While Working with Conditional Drop Down Lists in Excel: When you have made the selection, and then you change the parent drop down, the dependent drop down would not change and would, therefore, be a wrong entry. For example, if you select the US as the country and then select Florida as the state, and then go back and change the country to India, the state would remain as Florida. Here is a great tutorial by Debra on clearing dependent (conditional) drop down lists in Excel when the selection is changed. If the main category is more than one word (for example, ‘Seasonal Fruits’ instead of ‘Fruits’), then you need to use the formula =INDIRECT(SUBSTITUTE(D3,” “,”_”)), instead of the simple INDIRECT function shown above. The reason for this is that Excel does not allow spaces in named ranges. So when you create a named range using more than one word, Excel automatically inserts an underscore in between words. So ‘Seasonal Fruits’ named range would be ‘Seasonal_Fruits’. Using the SUBSTITUTE function within the INDIRECT function makes sure that spaces are converted into underscores. You May Also Like the Following Excel Tutorials: Extract Data from Drop Down List Selection in Excel. Select Multiple Items from a Drop Down List in Excel. Creating a Dynamic Excel Filter Search Box. Display Main and Subcategory in Drop Down List in Excel. How to Insert Checkbox in Excel. Using a Radio Button (Option Button) in Excel.
Как сделать выпадающий список в таблице в Excel или Calc.
Пример подобного списка:
Выпадающий список в любом табличном редакторе
Понятно, что в этой клинике зубы вырывают только «пакетным» способом, или по 10, или по 20, или сразу по 30, но никак не по 11 или 27?!
Еще бы.
Простейший способ
Подходит, когда будущий список содержит ограниченное количество вариантов. Например,
- Да
- Хз
- Нет
Excel
Пишем на листе короткий список пациентов. Хватает даже одного — «Иван».
Выделяем ячейку справа от «Ивана» (как на картинке), и выбираем пункты меню Data > Validation > Allow: List > Source.
Пункты «Data» и «Validation» в русскоязычных версиях называются «Данные» и «Проверка»
В поле ‘Source’ вписываем это:
Да;Хз;Нет
Пояснение: это значения выпадающего списка. Если нужно что-то добавить, учитываем, что все значения разделяются через точку с запятой.
Внимание!
В зависимости от некоторых настроек Excel по-умолчанию, бывает, что разделителем является не точка с запятой (;), а простая запятая — (). Еще не могу сказать точно, где это настраивается, поэтому пробуем оба варианта.
Итак, контора пишет:
Создаем выпадающий список
Результат
В отдельной ячейке «под курсором» создан выпадающий список
Копируем эту ячейку as is (просто курсор находится «на ячейке», жмем Ctrl+C) повсюду, куда нам нужно (ставим курсор, куда нужно, и жмем Ctrl+V). Можно скопировать даже в другой файл Excel или на другой лист.
Чтобы ячейки всей колонки показывали выпадающий список, можно вставить эту ячейку со списком напротив пациента «Иван», и ухватив курсором ее нижний правый край, не отпуская левую кнопку, потянуть ее «вниз». Весь диапазон заполнится копиями нашей «ячейки со списком».
Итого:
Итоговый список пациентов и колонка с выпадающим списком
Calc
Все то же самое, выбираем пункты меню Data > Validity… > Allow: List > Entries.
Вписываем по одному значению на строку
- Да
- Хз
- Нет
Составляем список в OpenOffice Calc
А теперь предположим, что бухгалтерия уже две недели шурует с этим файлом, и вдруг требует вставить им еще и варианты «Может быть» и «Частично»…
Простейший способ
Excel
Ставим курсор на ячейку, в которой содержится наш список, и снова взываем к ее редактированию (Data > Validation > Allow: List > Source).
Редактируем список. Но не используем клавиши «влево — вправо».
Почему — просто попробуй, поймешь.
Обязательно жмакаем опцию «Apply these changes to all others cells with same range». Это объяснит Excel, что внесенные изменения относятся ко всем ячейкам, которые содержат редактируемыми нами список.
.
Calc
Надо выбрать все ячейки, в которых находится наш список, снова пройти по Data > Validity… > Allow: List > Entries и изменить значения.
Мудрейший способ
Делаем ссылку на отдельно хранящийся список.
Excel
Пишем на листе короткий список пациентов. Хватает даже одного — «Иван».
На том же листе, где-то в верхних (чтобы поближе было) ячейках следует расписать опции будущих выпадающих списков.
Пример:
- ячейка А1 — Да
- ячейка В1 — Хз
- ячейка С1 — Нет
- ячейка D1 — Может быть
Переходим к списку пациентов, выделяем первую ячейку в колонке «Заплатил?» (справа от «Ивана»). Ставим курсор туда, где должна будет начинаться будущая колонка с ячейками, которые содержат выпадающий список. В нашем случае — это колонка «Заплатил?» напротив ячейки со значением «Иван».
Выбираем пункты меню Data > Validation > Allow: List > Source.
Пункты «Data» и «Validation» в русскоязычных версиях называются «Данные» и «Проверка»
В поле ‘Source’ вписываем это:
=$A$1:$C$1
или это
=A1:C1
Или ничего не вписываем, а просто кликаем на квадрат, который находится в правом краю поля Source. Окно превратится в узкую полоску. Мы не пугаемся, а курсором выделяем на листе диапазон ячеек, из которых потом будут взяты данные: A1, B1, C1, D1, E1, F1, G1, и тд, если нужно. Можно даже выделять пустые ячейки, рассчитывая заполнить их позже (мало ли что бухгалтерия придумает).
В процессе этого выделения ячеек поле Source будет заполняться самостоятельно.
По-умолчанию Excel запишет выделенный пользователем диапазон через знак «$» — он указывает, что строго-настрого нужна именно эта ячейка, брать данные только из нее, чтобы ни случилось.
Если указать просто =A1:C1, то при изменении расположения ячеек на листе (что часто бывает) Excel будет считать, что адрес указанного диапазона может быть изменен.
Дальше все то же — при наведении курсора на ячейку с выпадающим списком появляется особый указатель. Пользуемся.
Чтобы ее «размножить» — хватаем за угол и тянем вниз… Или копируем куда-нибудь в другое место на листе.
Calc
Почти то же самое, но выбираем пункты меню Data > Validity… > Allow: Cell Range > Source.
Нужно указывать диапазон руками: $A$1:$C$1, к примеру. Замечу — без знака «=«.
Кстати
Можно организовать этот список в «реальный» список на языке табличного редактора.
Собственно, шаг необязательный, из разряда «Заголовок следует обрамлять тэгом
, но можно и «неформально» обрамить его тэгом — и покажи мне разницу…«, но имеет место бывать. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров). Выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) и введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК. Можно сделать и так: Выделить диапазон ячеек (А1, В1, С1 в данном примере), и претворить его в «реальный» список В любом случае списку должно быть присвоено уникальное имя. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню «Данные — Проверка» (Data — Validation). На первой вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выберите вариант «Список» и введите в строчку «Источник» знак равно и имя диапазона (т.е. =Товары). Почему это круто: список «Товары» можно будет потом произвольно увеличивать или уменьшать. Табличный редактор будет учитывать не определенные ячейки, расположенные в определенном месте, а список as is. И все изменения в списке будут распространяться на все ячейки, которые «проверяют его для создания выпадающих списков». Горячие клавиши Курсор стоит на ячейке с выпадающим списком. Excel Alt+Down arrow. То есть, Alt+стрелка «вниз». Calc По-умолчанию не установлено. В справке написано Ctrl+D, но в справке баг (увы). Поэтому назначаем лично: Tools > Customize > Keyboard > Shortcut Keys Проскроллить и выбрать желаемое сочетание клавиш для открытия существующего списка. Я выбрал Ctrl+Down. Внимание, Alt+Down недоступно (вообще все сочетания с Alt тут недоступны для редактирования). В Functions > Category выбрать Edit. В Functions > Function выбрать Selection List. Нажать на кнопку Modify. Дополнение Всякие другие волшебства на тему выпадающих списков см. на Planeta Excel. Особенно «Ссылки по теме«. Прием комментариев к этой записи завершён. «Как зделать так чбо если в віпадающем списке нет нужного варианта я в ручную набираю в етой ячейке и оно автоматически добавляется в віпадающий список, и след раз уже там есть» — хз. Тут нам не то, и не это. Не надо задавать вопросы о том, как сделать ещё что-то с этими прекрасными выпадающими списками. Здесь даже не форум по Excel. Это блог о тестировании программного обеспечения. Вы же любите тестировать, правда?
Create a Drop-down List | Tips and Tricks Drop-down lists in Excel are helpful if you want to be sure that users select an item from a list, instead of typing their own values. Create a Drop-down List To create a drop-down list in Excel, execute the following steps. 1. On the second sheet, type the items you want to appear in the drop-down list. 2. On the first sheet, select cell B1. 3. On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation. The ‘Data Validation’ dialog box appears. 4. In the Allow box, click List. 5. Click in the Source box and select the range A1:A3 on Sheet2. 6. Click OK. Result: Note: if you don’t want users to access the items on Sheet2, you can hide Sheet2. To achieve this, right click on the sheet tab of Sheet2 and click on Hide. Tips and Tricks Below you can find a few tips and tricks when creating drop-down lists in Excel. 1. You can also type the items directly into the Source box, instead of using a range reference. Note: this makes your drop-down list case sensitive. For example, if a user types pizza, an error alert will be displayed. 2a. If you type a value that is not in the list, Excel shows an error alert. 2b. To allow other entries, on the Error Alert tab, uncheck ‘Show error alert after invalid data is entered’. 3. To automatically update the drop-down-list, when you add an item to the list on Sheet2, use the following formula: =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1) Explanation: the OFFSET function takes 5 arguments. Reference: Sheet2!$A$1, rows to offset: 0, columns to offset: 0, height: COUNTA(Sheet2!$A:$A), width: 1. COUNTA(Sheet2!$A:$A) counts the number of values in column A on Sheet2 that are not empty. When you add an item to the list on Sheet2, COUNTA(Sheet2!$A:$A) increases. As a result, the range returned by the OFFSET function expands and the drop-down list will be updated. 4. Do you want to take your Excel skills to the next level? Learn how to create dependent drop-down lists in Excel.
A drop-down list is an excellent way to give the user an option to select from a pre-defined list. It can be used while getting a user to fill a form, or while creating interactive Excel dashboards. Drop-down lists are quite common on websites/apps and are very intuitive for the user. Watch Video – Creating a Drop Down List in Excel
In this tutorial, you’ll learn how to create a drop down list in Excel (it takes only a few seconds to do this) along with all the awesome stuff you can do with it. How to Create a Drop Down List in Excel In this section, you will learn the exacts steps to create an Excel drop-down list: Using Data from Cells. Entering Data Manually. Using the OFFSET formula. #1 Using Data from Cells Let’s say you have a list of items as shown below: Here are the steps to create an Excel Drop Down List: Select a cell where you want to create the drop down list. Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter =$A$2:$A$6, or simply click in the Source field and select the cells using the mouse and click OK. This will insert a drop down list in cell C2. Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). #2 By Entering Data Manually In the above example, cell references are used in the Source field. You can also add items directly by entering it manually in the source field. For example, let’s say you want to show two options, Yes and No, in the drop down in a cell. Here is how you can directly enter it in the data validation source field: This will create a drop-down list in the selected cell. All the items listed in the source field, separated by a comma, are listed in different lines in the drop down menu. All the items entered in the source field, separated by a comma, are displayed in different lines in the drop down list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. #3 Using Excel Formulas Apart from selecting from cells and entering data manually, you can also use a formula in the source field to create an Excel drop down list. Any formula that returns a list of values can be used to create a drop-down list in Excel. For example, suppose you have the data set as shown below: Here are the steps to create an Excel drop down list using the OFFSET function: This will create a drop-down list that lists all the fruit names (as shown below). Note: If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). How this formula Works?? In the above case, we used an OFFSET function to create the drop down list. It returns a list of items from the ra It returns a list of items from the range A2:A6. Here is the syntax of the OFFSET function: =OFFSET(reference, rows, cols, , ) It takes five arguments, where we specified the reference as A2 (the starting point of the list). Rows/Cols are specified as 0 as we don’t want to offset the reference cell. Height is specified as 5 as there are five elements in the list. Now, when you use this formula, it returns an array that has the list of the five fruits in A2:A6. Note that if you enter the formula in a cell, select it and press F9, you would see that it returns an array of the fruit names. Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET) The above technique of using a formula to create a drop down list can be extended to create a dynamic drop down list as well. If you use the OFFSET function, as shown above, even if you add more items to the list, the drop down would not update automatically. You will have to manually update it each time you change the list. Here is a way to make it dynamic (and it’s nothing but a minor tweak in the formula): Select a cell where you want to create the drop down list (cell C2 in this example). Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter the following formula: =OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100,””)) Make sure that the In-cell drop down option is checked. Click OK. In this formula, I have replaced the argument 5 with COUNTIF($A$2:$A$100,””). The COUNTIF function counts the non-blank cells in the range A2:A100. Hence, the OFFSET function adjusts itself to include all the non-blank cells. Note: For this to work, there must NOT be any blank cells in between the cells that are filled. If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel You can copy paste the cells with data validation to other cells, and it will copy the data validation as well. For example, if you have a drop-down list in cell C2, and you want to apply it to C3:C6 as well, simply copy the cell C2 and paste it in C3:C6. This will copy the drop-down list and make it available in C3:C6 (along with the drop down, it will also copy the formatting). If you only want to copy the drop down and not the formatting, here are the steps: This will only copy the drop down and not the formatting of the copied cell. Caution while Working with Excel Drop Down List You need to to be careful when you are working with drop down lists in Excel. When you copy a cell (that does not contain a drop down list) over a cell that contains a drop down list, the drop down list is lost. The worst part of this is that Excel will not show any alert or prompt to let the user know that a drop down will be overwritten. How to Select All Cells that have a Drop Down List in it Sometimes, it ‘s hard to know which cells contain the drop down list. Hence, it makes sense to mark these cells by either giving it a distinct border or a background color. Instead of manually checking all the cells, there is a quick way to select all the cells that have drop-down lists (or any data validation rule) in it. This would instantly select all the cells that have a data validation rule applied to it (this includes drop down lists as well). Now you can simply format the cells (give a border or a background color) so that visually visible and you don’t accidentally copy another cell on it. Here is another technique by Jon Acampora you can use to always keep the drop down arrow icon visible. You can also see some ways to do this in this video by Mr. Excel. Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List Here is a video on how to create a dependent drop-down list in Excel. If you prefer reading over watching a video, keep reading. Sometimes, you may have more than one drop-down list and you want the items displayed in the second drop down to be dependent on what the user selected in the first drop-down. These are called dependent or conditional drop down lists. Below is an example of a conditional/dependent drop down list: In the above example, when the items listed in ‘Drop Down 2’ are dependent on the selection made in ‘Drop Down 1’. Now let’s see how to create this. Here are the steps to create a dependent / conditional drop down list in Excel: Now, when you make the selection in Drop Down 1, the options listed in Drop Down List 2 would automatically update. Download the Example File
How does this work? – The conditional drop down list (in cell E3) refers to =INDIRECT(D3). This means that when you select ‘Fruits’ in cell D3, the drop down list in E3 refers to the named range ‘Fruits’ (through the INDIRECT function) and hence lists all the items in that category. Important Note While Working with Conditional Drop Down Lists in Excel: When you have made the selection, and then you change the parent drop down, the dependent drop down would not change and would, therefore, be a wrong entry. For example, if you select the US as the country and then select Florida as the state, and then go back and change the country to India, the state would remain as Florida. Here is a great tutorial by Debra on clearing dependent (conditional) drop down lists in Excel when the selection is changed. If the main category is more than one word (for example, ‘Seasonal Fruits’ instead of ‘Fruits’), then you need to use the formula =INDIRECT(SUBSTITUTE(D3,” “,”_”)), instead of the simple INDIRECT function shown above. The reason for this is that Excel does not allow spaces in named ranges. So when you create a named range using more than one word, Excel automatically inserts an underscore in between words. So ‘Seasonal Fruits’ named range would be ‘Seasonal_Fruits’. Using the SUBSTITUTE function within the INDIRECT function makes sure that spaces are converted into underscores. You May Also Like the Following Excel Tutorials: Extract Data from Drop Down List Selection in Excel. Select Multiple Items from a Drop Down List in Excel. Creating a Dynamic Excel Filter Search Box. Display Main and Subcategory in Drop Down List in Excel. How to Insert Checkbox in Excel. Using a Radio Button (Option Button) in Excel.
Выделить диапазон ячеек (А1, В1, С1 в данном примере), и претворить его в «реальный» список В любом случае списку должно быть присвоено уникальное имя. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню «Данные — Проверка» (Data — Validation). На первой вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выберите вариант «Список» и введите в строчку «Источник» знак равно и имя диапазона (т.е. =Товары). Почему это круто: список «Товары» можно будет потом произвольно увеличивать или уменьшать. Табличный редактор будет учитывать не определенные ячейки, расположенные в определенном месте, а список as is. И все изменения в списке будут распространяться на все ячейки, которые «проверяют его для создания выпадающих списков». Горячие клавиши Курсор стоит на ячейке с выпадающим списком. Excel Alt+Down arrow. То есть, Alt+стрелка «вниз». Calc По-умолчанию не установлено. В справке написано Ctrl+D, но в справке баг (увы). Поэтому назначаем лично: Tools > Customize > Keyboard > Shortcut Keys Проскроллить и выбрать желаемое сочетание клавиш для открытия существующего списка. Я выбрал Ctrl+Down. Внимание, Alt+Down недоступно (вообще все сочетания с Alt тут недоступны для редактирования). В Functions > Category выбрать Edit. В Functions > Function выбрать Selection List. Нажать на кнопку Modify. Дополнение Всякие другие волшебства на тему выпадающих списков см. на Planeta Excel. Особенно «Ссылки по теме«. Прием комментариев к этой записи завершён. «Как зделать так чбо если в віпадающем списке нет нужного варианта я в ручную набираю в етой ячейке и оно автоматически добавляется в віпадающий список, и след раз уже там есть» — хз. Тут нам не то, и не это. Не надо задавать вопросы о том, как сделать ещё что-то с этими прекрасными выпадающими списками. Здесь даже не форум по Excel. Это блог о тестировании программного обеспечения. Вы же любите тестировать, правда?
In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears.
In the source field, enter =$A$2:$A$6, or simply click in the Source field and select the cells using the mouse and click OK. This will insert a drop down list in cell C2. Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). #2 By Entering Data Manually In the above example, cell references are used in the Source field. You can also add items directly by entering it manually in the source field. For example, let’s say you want to show two options, Yes and No, in the drop down in a cell. Here is how you can directly enter it in the data validation source field: This will create a drop-down list in the selected cell. All the items listed in the source field, separated by a comma, are listed in different lines in the drop down menu. All the items entered in the source field, separated by a comma, are displayed in different lines in the drop down list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. #3 Using Excel Formulas Apart from selecting from cells and entering data manually, you can also use a formula in the source field to create an Excel drop down list. Any formula that returns a list of values can be used to create a drop-down list in Excel. For example, suppose you have the data set as shown below: Here are the steps to create an Excel drop down list using the OFFSET function: This will create a drop-down list that lists all the fruit names (as shown below). Note: If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). How this formula Works?? In the above case, we used an OFFSET function to create the drop down list. It returns a list of items from the ra It returns a list of items from the range A2:A6. Here is the syntax of the OFFSET function: =OFFSET(reference, rows, cols, , ) It takes five arguments, where we specified the reference as A2 (the starting point of the list). Rows/Cols are specified as 0 as we don’t want to offset the reference cell. Height is specified as 5 as there are five elements in the list. Now, when you use this formula, it returns an array that has the list of the five fruits in A2:A6. Note that if you enter the formula in a cell, select it and press F9, you would see that it returns an array of the fruit names. Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET) The above technique of using a formula to create a drop down list can be extended to create a dynamic drop down list as well. If you use the OFFSET function, as shown above, even if you add more items to the list, the drop down would not update automatically. You will have to manually update it each time you change the list. Here is a way to make it dynamic (and it’s nothing but a minor tweak in the formula): Select a cell where you want to create the drop down list (cell C2 in this example). Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter the following formula: =OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100,””)) Make sure that the In-cell drop down option is checked. Click OK. In this formula, I have replaced the argument 5 with COUNTIF($A$2:$A$100,””). The COUNTIF function counts the non-blank cells in the range A2:A100. Hence, the OFFSET function adjusts itself to include all the non-blank cells. Note: For this to work, there must NOT be any blank cells in between the cells that are filled. If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel You can copy paste the cells with data validation to other cells, and it will copy the data validation as well. For example, if you have a drop-down list in cell C2, and you want to apply it to C3:C6 as well, simply copy the cell C2 and paste it in C3:C6. This will copy the drop-down list and make it available in C3:C6 (along with the drop down, it will also copy the formatting). If you only want to copy the drop down and not the formatting, here are the steps: This will only copy the drop down and not the formatting of the copied cell. Caution while Working with Excel Drop Down List You need to to be careful when you are working with drop down lists in Excel. When you copy a cell (that does not contain a drop down list) over a cell that contains a drop down list, the drop down list is lost. The worst part of this is that Excel will not show any alert or prompt to let the user know that a drop down will be overwritten. How to Select All Cells that have a Drop Down List in it Sometimes, it ‘s hard to know which cells contain the drop down list. Hence, it makes sense to mark these cells by either giving it a distinct border or a background color. Instead of manually checking all the cells, there is a quick way to select all the cells that have drop-down lists (or any data validation rule) in it. This would instantly select all the cells that have a data validation rule applied to it (this includes drop down lists as well). Now you can simply format the cells (give a border or a background color) so that visually visible and you don’t accidentally copy another cell on it. Here is another technique by Jon Acampora you can use to always keep the drop down arrow icon visible. You can also see some ways to do this in this video by Mr. Excel. Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List Here is a video on how to create a dependent drop-down list in Excel. If you prefer reading over watching a video, keep reading. Sometimes, you may have more than one drop-down list and you want the items displayed in the second drop down to be dependent on what the user selected in the first drop-down. These are called dependent or conditional drop down lists. Below is an example of a conditional/dependent drop down list: In the above example, when the items listed in ‘Drop Down 2’ are dependent on the selection made in ‘Drop Down 1’. Now let’s see how to create this. Here are the steps to create a dependent / conditional drop down list in Excel: Now, when you make the selection in Drop Down 1, the options listed in Drop Down List 2 would automatically update. Download the Example FileHow does this work? – The conditional drop down list (in cell E3) refers to =INDIRECT(D3). This means that when you select ‘Fruits’ in cell D3, the drop down list in E3 refers to the named range ‘Fruits’ (through the INDIRECT function) and hence lists all the items in that category. Important Note While Working with Conditional Drop Down Lists in Excel: When you have made the selection, and then you change the parent drop down, the dependent drop down would not change and would, therefore, be a wrong entry. For example, if you select the US as the country and then select Florida as the state, and then go back and change the country to India, the state would remain as Florida. Here is a great tutorial by Debra on clearing dependent (conditional) drop down lists in Excel when the selection is changed. If the main category is more than one word (for example, ‘Seasonal Fruits’ instead of ‘Fruits’), then you need to use the formula =INDIRECT(SUBSTITUTE(D3,” “,”_”)), instead of the simple INDIRECT function shown above. The reason for this is that Excel does not allow spaces in named ranges. So when you create a named range using more than one word, Excel automatically inserts an underscore in between words. So ‘Seasonal Fruits’ named range would be ‘Seasonal_Fruits’. Using the SUBSTITUTE function within the INDIRECT function makes sure that spaces are converted into underscores. You May Also Like the Following Excel Tutorials: Extract Data from Drop Down List Selection in Excel. Select Multiple Items from a Drop Down List in Excel. Creating a Dynamic Excel Filter Search Box. Display Main and Subcategory in Drop Down List in Excel. How to Insert Checkbox in Excel. Using a Radio Button (Option Button) in Excel.