Приветствую всех на блоге.
Сегодняшняя статья посвящена таблицам, с которыми большинству приходилось работать при работе за компьютером (извиняюсь за тавтологию).
Многие начинающие пользователи часто задают один и тот же вопрос: «… а как создать в Excel таблицу с точными размерами до сантиметра. Вот в Word все намного проще, «взял» линейку, увидел рамку листа и начертил…».
На самом деле в Excel все намного проще, и так же можно нарисовать таблицу, ну а о том, какие возможности дает таблица в Excel я и говорить не буду (для начинающих будет интересно)…
И так, более подробно о каждом шаге…
Создание таблицы
Шаг 1: включение рамок страницы + режим разметки
Будем считать что вы только что открыли Excel 2013 (все действия практически аналогичны в версиях 2010 и 2007).
Первое, что многих пугает, это отсутствие видимости рамок страницы: т.е. не видно, где границы листа у страницы (в Word сразу отображается альбомный лист).
Чтобы увидеть границы листа, лучше всего отправить документ на печать (на просмотр), но не печатать его. Когда вы выйдите из режима печати, вы увидите в документе тонкую пунктирную линию — это и есть граница листа.
Режим печати в Excel: для включения зайти в меню «файл/печать». После выхода из него — в документе будут границы листа.
Для еще более точной разметки, зайдите в меню «вид» и включите режим «разметка страницы«. Перед вами должна появиться «линейка» (см. серую стрелку на скриншоте ниже) + альбомный лист предстанет с границами как в Word.
Разметка страницы в Excel 2013.
Шаг 2: выбор формата листа (А4, А3…), расположение (альбомный, книжный).
Перед тем, как начать создавать таблицу, нужно выбрать формат листа и его расположение. Лучше всего это проиллюстрирует 2 скриншота ниже.
Ориентация листа: зайти в меню «разметка страницы», выбрать пункт «ориентация».
Размер страницы: для замены формата листа с А4 на А3 (или другой), необходимо зайти в меню «разметка страницы», далее выбрать пункт «размер» и во всплывающем контекстном меню выбрать требуемый формат.
Шаг 3: создание таблицы (рисование)
После всех приготовлений можно приступить к рисованию таблицы. Удобнее всего это делать с помощью функции «границы». Чуть ниже скриншот с пояснениями.
Для того, чтобы нарисовать таблицу: 1) перейти в раздел «главная»; 2) открыть меню «границы»; 3) в контекстном меню выбрать пункт «нарисовать границу».
Размер колонок
Размеры колонок удобно регулировать по линейке, которая покажет точный размер в сантиметрах (см.).
Если потянуть за ползунок, изменяя ширину колонок — то линейка будет показывать ее ширину в см.
Размер строк
Размеры строк можно править аналогичным образом. См. скриншот ниже.
Для изменения высоты строк: 1) выделить нужные строки; 2) нажать по ним правой кнопкой мышки; 3) В контекстном меню выбрать «высота строки»; 4) Задать требуемую высоту.
На этом все. Кстати, более простой вариант создания таблицы был разобран в одной небольшой заметке:
Всем удачной работы!
Оцените статью:
(1 голос, среднее: 1 из 5)
Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.
Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.
Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.
Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция
Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:
- Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
- Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
- Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
- Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
- В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.
1. Выделите область ячеек для создания таблицы
Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.
2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа
На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.
3. Выберите диапазон ячеек
В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.
4. Таблица готова. Заполняйте данными!
Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.
Форматирование таблицы в Excel
Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:
Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.
Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:
- Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
- Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
- Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
- Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
- Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
- Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
- Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.
Как добавить строку или столбец в таблице Excel
Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:
- Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
- Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.
Как отсортировать таблицу в Excel
Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.
Как отфильтровать данные в таблице Excel
Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
- “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
- “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
- “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
- В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.
Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.
Как посчитать сумму в таблице Excel
Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:
В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:
Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.
В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.
Как в Excel закрепить шапку таблицы
Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.
Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:
- Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
- Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:
- Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:
Как перевернуть таблицу в Excel
Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:
На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:
- Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
- Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
- В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:
- Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.
В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!
Все мы используем Эксель для какой-то конечной цели: посчитать, разбить, консолидировать, . А что делать, если Вы подготовили большую таблицу с данными и хотите все это уместить на одном листе А4 и , а Эксель не хочет? Об этом ниже.
- Итак, открываем искомую таблицу. У нас это Excel 2010 с массивом данных.
Чтобы вся эта информация стала действительно таблицей, в полном смысле этого слова, ее нужно отредактировать. Для этого наводим курсор на стык двух столбцов (на картинке синий крестик) и дважды наживаем левую клавишу мыши. Столбец автоматически выровняется по ширине текста.
Затем выделяем курсором область от А1 до F13, заходим в меню «Границы» и выбираем вариант «Все границы».
Ну, вот теперь наша таблица похожа на таблицу.
- Далее проверяем, как эта таблица будет выглядеть при печати. Для этого нажимаем:CTRL+P или Меню — Файл — Печать.
Перед нами открылось меню печати. Здесь мы можем подкорректировать и настроить финальный вид нашего документа. Как видите, по умолчанию выбрана книжная ориентация и при таком раскладе наша таблица займет аж 3 листа! Значит это нужно исправить. Меняем ориентацию на альбомную. Теперь мы видим, что таблица при распечатке займет две страницы. Это уже лучше, но все же не совсем то, что хотели.
- Теперь у нас есть три пути. Два посложнее, один простой. Начнем со сложного. Возвращаемся к таблице на листе Excel, для этого нажимаем вверху в меню кнопку «Главная».
Мы видим, что теперь лист разрезан какими-то пунктирными линиями. Это программа нам помогает понять, какие границы при печати у нашего документа.
То есть все, что находится слева от пунктирной линии, помещается на одном листе А4, все остальное — будет располагаться на следующем. Это очень удобно при редактировании, Вы сразу будете понимать достаточно ли сделали для того, чтобы уместить таблицу на один лист или нет.
- Попробуем сделать таблицу объемнее, но меньше. Для этого вновь выделяем массив данных A1:F13. И выбираем вверху в меню кнопку «Перенос текста». Эксель нам участливо подсказывает, что же это такое: отображение содержимого выделенной ячейки на нескольких строках в ее пределах.
Однако, мы видим, что ничего не изменилось. Чтобы увидеть эффект от предыдущего действия, нужно проделать дополнительные манипуляции. Сначала делаем столбцы уже. Для этого удерживаем левой кнопкой крестик между столбцов и тянем влево.
Затем выделяем весь лист. Для этого нужно нажать на кнопку в самом правом верхнем углу листа, как на картинке.
И дважды щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте между двумя строчками. Тогда наша таблица становится объемной, в несколько строчек в каждой ячейке.
Однако, если масштабировать страницу Excel (CTRL+колесо мыши), видно, что по ширине таблица вошла, а по длине нет.
Тут на помощь нам приходит опять же корректировка ширины столбцов и строк. Привычным движением курсора и двойным нажатием левой кнопкой мыши на линии между столбцами и строками соответственно, выравниваем и подгоняем под нужный нам размер.
Пунктирная линия показывает нам, что лист распечатается корректно, в пределах А4. Проверяем это утверждение, опять нажав CTRL + P.
- Теперь все будет проще. Итак, еще один способ вместить большую таблицу на один лист А4 — уменьшить масштаб. Для этого выбираем в меню наверху «Разметка страницы» — «Масштаб».
И вбиваем необходимую цифру. Соответственно, ждем когда пунктирная линия останется правее нашей таблицы. Это значит, что мы поместились на стандартном листе. В данном случае хватило масштабирования в 75%. Но цифра будет зависеть от размера таблицы, если она слишком большая, придется частично использовать и навыки, приобретенные при предыдущем способе.
- Ну, и, наконец, самый элементарный способ. Открываем нашу исходную таблицу. CTRL + P. Видим, что таблица при альбомной раскладке занимает два листа.
Смотрим самый нижний параметр печати, где по умолчанию стоит значение «Текущий». Выбираем «Вписать лист на одну страницу». И все.
Поздравляем! Вы научились распечатывать большую таблицу на одном листе А4. Имейте ввиду, что массив данных бывает разный, поэтому в некоторых случаях придется применить все вышеперечисленные методики, чтобы достичь желаемого.
На экране огромный рабочий лист Excel состоит из большого количества столбцов и строк. Рабочий лист при печати разбивается на несколько по размеру печатного листа, как правило, А4. Для печати документа Excel необходимо научиться настраивать параметры страницы. Для того чтобы получить качественно распечатанные страницы, следует подготовить рабочие листы к печати, проверить, как располагаются строки и столбцы таблиц, соответствует ли ширина столбцов данным, помещенным в них. Чтобы посмотреть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде, нужно воспользоваться предварительным просмотром.
Скачайте учебный файл тут и откройте его.
По окончании этого урока вы сможете:
- Задать режим «Разметка страницы»
- Настраивать разметку страницы
- Делать предварительный просмотр рабочих листов
1. Режим «Разметка страницы»
Шаг 1. Устанавливаем Режим страницы (лента Вид → группа команд Режимы просмотра → команда Режим страницы):
Строго говоря, при работе с таблицей я периодически переключаюсь в Режим страницы, чтобы отследить, как будет выглядеть таблица на листе бумаги.
Если ваш принтер печатает листы другого формата, вы всегда можете поменять размер печатного листа (лента Разметка страницы группа команд Параметры страницы → команда Размер):
При подготовке к печати мы работаем с лентой «Разметка страницы», но, на мой взгляд, лучше работать в специальном диалоговом окне «Параметры страницы».
Шаг 2. Это окно вызывается любой из кнопок групп «Параметры страницы», «Вписать» или «Параметры листа»:
В диалоговом окне 4 вкладки:
- Страница
- Поля
- Колонтитулы
- Лист
В зависимости от того, какую вы нажмете кнопку группы, диалоговое окно «Параметры страницы» будет открываться в соответствующей вкладке за исключением вкладки «Колонтитулы». Эта команда находится на ленте Вставка группа команд Текст:
Шаг 3. Чтобы вам не пришлось переключаться с ленты на ленту, создайте команду «Параметры страницы» на Панели быстрого доступа. Как это делать я рассказывала в статьях «Урок 18. Панель быстрого доступа» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа». Всё это применимо и к Excel:
- Кнопка выпадающего меню на Панели быстрого доступа
- Команда «Другие команды…»
- «Все команды» из выпадающего меню
- Команда «Параметры страницы» (легко ищется по алфавиту)
- Команда «Добавить» и ОК
Здесь обратите внимание, что списке всех команд есть две команды с одним именем. Вторая команда дополняется кнопкой выпадающего меню. Если вы добавите эту команду на Панель быстрого доступа, то вы сможете с её помощью вызвать команды с ленты Разметка страницы группа → Параметры страницы.
2. Разметка страницы
Каждый лист документа согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен иметь поля не менее:
- 20 мм ‒ левое;
- 10 мм ‒ правое;
- 20 мм ‒ верхнее;
- 20 мм ‒ нижнее.
Мы немного увеличим размер полей.
Шаг 1. Открываем диалоговое окно «Параметры страницы» (поскольку кнопка вызова у нас теперь на Панели быстрого доступа, то неважной какая лента открыта) → вторая вкладка Поля → устанавливаем левое поле – 3 см, правое поле – 1 см, верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 3 см:
Почему начали со второй вкладки?
Шаг 2. Вторая вкладка Страница → играем с масштабом. Для этой таблицы я установила масштаб – 105%. То есть таблица увеличилась в размерах:
Оптимально: установить сначала поля будущего печатного листа, а уж потом смотреть, есть ли смысл масштабировать таблицу. Но, если вы устанавливаете альбомную ориентацию страницы, то вначале работаем с вкладкой «Страница, а потом устанавливаем поля на вкладке «Поля».
3. Предварительный просмотр
Шаг 1. Для предварительного просмотра рабочего листа сделайте нажимаем команду «Просмотр» в диалоговом окне «Параметры страницы»:
- Количество копий печатаемого документа
- Выбор принтера (у меня на работе их несколько)
- Выбор ориентации (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
- Выбор размера (лента Вид → группа команд Режимы просмотра книги»)
- Назначение полей (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
- Выбор масштаба (лента «Разметка страницы → группа команд Вписать»)
Искренне не советую заниматься такими делами перед самой печатью.
Если у вас не открыто диалоговое окно «Параметры страницы», то в режим предварительного просмотра можно войти по команде Файл → Печать.
Теперь вы сможете:
- Задать режим «Разметка страницы»
- Настраивать разметку страницы
- Делать предварительный просмотр рабочих листов
В отличие от Word, Excel — это формат электронной таблицы, который простирается по горизонтали и вертикали, поэтому иногда данные на листе Excel выходят за пределы листа бумаги формата A4. Поэтому, если вы хотите напечатать документ Excel, который идеально умещается на странице A4, вам необходимо следовать следующим советам TipsMake.com.
Прежде чем мы начнем выравнивать бумагу, давайте сначала посмотрим, как страница будет выходить за рамки страницы A4.
Как упоминалось выше, вы должны знать, что интерфейс Excel — это почти безграничный формат электронной таблицы, в котором вы можете записывать и статистические документы. Но при печати на бумаге у него также будут ограничения, которых вы не видите. Чтобы отобразить интерфейс распечатанной страницы или увидеть эти связанные линии, вам необходимо выполнить следующие шаги.
Сначала вам нужно перейти на ленту View на панели инструментов. Эта лента содержит функции просмотра данных в Excel, поэтому вы можете выбрать наиболее подходящий вид, включая просмотр страниц формата A4, чтобы вы могли ограничить данные на печатной странице.
На ленте View View будет раздел Wordkbook Views, и в этом разделе есть опция, которую вы можете использовать, это предварительный просмотр разрыва страницы. Синие линии, отображаемые в этом представлении, являются ограничительными линиями, которые говорят вам, где находится страница формата A4.
Вы также можете посмотреть на плавающие буквы, подсчитать количество страниц Page 1, Page 2, Page 3. знать порядок печати листов Excel.
Как вы можете видеть в приведенных ниже примерах, данные, сгенерированные в таблице данных, довольно большие и растянуты, поэтому страница A4 не может содержать все свое содержимое, поэтому при печати Excel разделит их на страницы A4. разные.
Кроме того, вы также можете переключиться в режим макета страницы. В этом режиме вы можете видеть, что ваш лист Excel разделен на разные белые страницы, похожие на те, что в Word.
И это предел распечатанной страницы формата А4 Excel.
Как видите, для того, чтобы данные Excel уместились на листе бумаги формата А4, вам необходимо пройти несколько разное редактирование в зависимости от данных на вашей странице.
2. Как выровнять страницу Excel так, чтобы она умещалась на странице A4
Существует множество методов выравнивания страницы Excel по размеру страницы A4. Эти методы будут различаться по методу в зависимости от макета данных рабочего листа. Вы можете изучить каждый из следующих типов методов, чтобы узнать, какой из них лучше всего подходит для вашей электронной таблицы Excel.
2.1. Перед печатью поверните лист Excel по горизонтали
Лист данных Excel при печати обычно является вертикальной страницей по умолчанию, но если данные вашего рабочего листа представляют собой документ, растянутый по горизонтали из-за большого количества столбцов или столбцов ширины, вам необходимо повернуть. альбомный лист, чтобы уместить все данные на одной ширине листа A4.
Во-первых, убедитесь, что ваша бумага напечатана в формате A4.
Вам нужно перейти на ленту макета страницы, где вы увидите раздел «Параметры страницы», щелкните значок «Размер» в этом разделе. В отображаемом списке выберите A4, чтобы изменить размер бумаги на A4.
Затем вы продолжаете изменять поворот страницы. Все еще на ленте «Макет страницы» и в разделе «Параметры страницы», но на этот раз нажмите «Ориентация».
Вы увидите, что изначально Excel оставит для параметра «Ориентация» значение «Портрет», что означает, что страница будет вращаться по вертикали. Щелкните Альбомная, чтобы изменить ориентацию страницы по горизонтали.
После этого вы измените вид листа Excel на режим предварительного просмотра разрыва страницы. О том, как переключить это представление, было рассказано в TipsMake в первой части статьи.
Теперь, когда предел содержимого все еще тот же размер, вам нужно щелкнуть первую вертикальную синюю линию, затем щелкнуть и удерживать кнопку мыши и перетащить ее полностью вниз до ширины данных.
После того, как вы закончите, вы увидите, что первая страница распечатки Page 1 будет содержать все содержимое таблицы данных Excel.
Вы можете просмотреть содержимое листа, расположенного на листе бумаги формата A4, при печати, открыв режим печати. Перейдите на ленту «Файл» и выберите «Печать». Или используйте комбинацию клавиш Ctrl + P.
Вы увидите, что макет после печати на бумаге формата A4 будет похож на тот, который вы видите в разделе «Предварительный просмотр» в режиме печати.
2.2. Выровняйте поля страницы
Если вы поместите свой лист Excel в режим макета страницы, вы увидите, что ваши данные находятся на странице, и с четырех сторон будут поля бумаги.
Иногда поле слишком велико, поэтому ваши данные не помещаются на странице A4. Следовательно, вам необходимо соответствующим образом отрегулировать поля бумаги.
Чтобы настроить поля для листа Excel, перейдите на ленту «Макет страницы» и выберите «Поля» в разделе «Параметры страницы».
В этом параметре «Поля» доступны стили выравнивания бумаги с параметрами, отображаемыми сбоку.
— Верх: расстояние до верхнего поля
— Внизу: расстояние ниже поля.
— Слева: расстояние до левого края.
— Справа: расстояние справа от поля
— Заголовок: свободное место для заголовка.
— Нижний колонтитул: осталось место для нижнего колонтитула.
Если вы не хотите выбирать тип выравнивания как доступный, вы можете перейти к Custom Margins, чтобы создать бесплатные данные выравнивания в соответствии с вашими собственными параметрами.
Параметры Top, Header, Left, Right, Bottom, Footer имеют смысл, как указано выше в TipsMake. Вы можете настроить этот параметр здесь определенными числами. После завершения настройки нажмите OK, чтобы подтвердить все изменения последней опции.
Это метод настройки полей бумаги так, чтобы данные Excel умещались на странице формата A4.
2.3. Соответственно расположите регулировку ширины столбца и строки
Все вышеперечисленные методы в основном представляют собой изменение страницы, чтобы она соответствовала существующим данным, без необходимости изменять макет данных, чтобы он уместился на странице A4. В методе TipsMake, приведенном ниже, рассказывается об изменении макета столбцов строк Excel.
2.3.1. Измените формат, чтобы сузить область данных
Чтобы изменить формат ячеек данных в Excel, вам нужно выделить все эти ячейки данных. Обратите внимание, что в Excel вам не следует использовать Ctrl A, чтобы затемнить все рабочие листы. Потому что он выделит все ячейки параметров, даже те ячейки, которые не содержат данных. И когда вы манипулируете изменением формата, ячейки параметров без данных получат тип данных изменения формата.
Это сделает ваш файл Excel тяжелее, поскольку в нем будут сохранены параметры для нескольких ячеек с параметрами. Это также может быть обременительным при запуске файлов или манипулировании ими.
Операция по изменению формата ячеек данных Excel находится на ленте «Главная» на панели инструментов. И функции, которые изменяют формат так, чтобы страницы данных помещались на странице A4 в разделе «Шрифт».
Вы можете настроить размер шрифта с помощью определенных чисел. Или изменение шрифта также изменит область, занимаемую окном данных.
Помимо выделенных жирным шрифтом эффектов, курсив также немного увеличивает область окна данных.
2.3.2. Отрегулируйте ширину столбцов и строк
Вы также можете настроить ширину столбцов и длину строк, чтобы изменить область, занимаемую данными Excel. Сузив эту область, данные Excel могут плотно уместиться на вашей странице A4.
Чтобы настроить ширину столбца Excel, выделите весь столбец, наведя указатель мыши на имя столбца.
Затем откройте ленту «Главная» и выберите параметр «Формат» в разделе «Ячейки» на этой ленте. Затем выберите строку Ширина столбца, чтобы настроить ширину столбца данных.
Введите соответствующие параметры, чтобы настроить ширину выбранного столбца данных.
Точно так же мы можем настроить длину строки для текста, выделив строку, а затем перейдя на ленту «Главная», выбрав «Формат» в разделе «Ячейки» этой ленты. Затем выберите строку «Высота строки», чтобы настроить ширину столбца данных.
Вышеупомянутый метод заключается в настройке ширины и длины столбцов и строк Excel в соответствии с конкретными числами, которые мы даем. Если у вас нет конкретных чисел для корректировки строк и столбцов, вы можете выбрать, как масштабировать строку, чтобы она соответствовала данным, содержащимся в строке / столбце.
Таким образом, вы можете выделить несколько строк и столбцов одновременно, затем открыть ленту «Домой» и найти раздел «Ячейки», нажать «Форматировать», как указано выше, но на этот раз вместо двух параметров «Высота строки» и «Ширина столбца» выберите «Автоподбор высоты строки» ( автоматически выравнивает длину строк) и AutoFit Column Width (автоматически выравнивает ширину столбцов).
Таким образом вы можете выровнять ширину столбца и длину строки, не скрывая данные, но вы все равно можете создать умеренную ширину, подходящую для печати формата A4.
Спасибо, что прочитали статью TipsMake о том, как выровнять страницы Excel так, чтобы при печати на бумаге формата А4. Надеюсь, статья принесла достаточно знаний, необходимых для решения возникшей у вас проблемы. Следите за новостями, чтобы увидеть больше других наших постов, чтобы получить еще больше полезных советов.
В отличие от Microsoft Word, в Excel есть одна особенность, касающаяся размещения таблиц на листе. Если вам требуется, чтобы ваша таблица умещалась ровно на лист А4, то требуется её подогнать по размеру. Естественно, это можно сделать посредством изменения ширины столбцов и высоты строк.
Смотрите видео после статьи
видео может дополнять статью или содержать её полностью
Здесь я рассмотрю достаточно распространённый случай, когда таблица должна занимать ровно один лист А4. Пример буду показывать для подгонки таблицы по высоте, поскольку это встречается наиболее часто. На курсах Excel в я этот пример демонстрирую достаточно часто и могу однозначно сказать, что с подгонкой таблицы по высоте у большинства изучающих Excel людей возникают сложности.
В оригинале на курсах пример более сложный, но здесь я его упростил, поскольку иначе в статье его рассматривать достаточно долго.
Также рекомендую ознакомиться со статьями похожей тематики:
- Как распечатать в Word плакат из листов А4
- Как сделать буквы на весь лист А4 в Word
- Настройка полей документа Excel
- Изменение размеров ячеек Excel
Допустим у нас есть таблица, представленная на рисунке ниже. Как видите, в ней 25 строк, не считая заголовка. Задача: сделать так, чтобы эта таблица была по высоте равна листу А4, при этом число строк должно быть именно таким, как указано.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
На рисунке вы также можете видеть пунктирные линии, отображающие границы печатного листа. На положение границ влияет как размер листа, так и установленные печатные поля. Размеры полей я изменять не буду; размер листа у принтера всегда А4. Поэтому само собой очевидно, что в данном случае следует растянуть таблицу так, чтобы она стала больше по высоте и заняла весь лист.
Поскольку большую часть таблицы занимают строки с её содержимым, то именно за счёт изменения их высоты и следует растягивать таблицу. В статье про эффективное изменение размеров ячеек, размещённой ранее на ArtemVM.info, я писал про массовое изменение высоты строк. В данном случае нужно выделить все 25 строк таблицы, а заодно и заголовок, чтобы его размер не оказался меньше, чем у остальной части таблицы, что некрасиво. После выделения вызываем контекстное меню и выбираем с нём пункт «Высота строк».
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Напоминаю, что если в меню нет такого пункта, значит его не там вызвали. В видеоролике в конце статьи показано, как это делать.
Далее всё просто — устанавливаем некоторую высоту строки, подтверждаем, смотрим на результат. Конечно, с первого раза вряд ли получится, но, повторив эту операцию, несколько раз, можно добиться того, чтобы таблица стала размером ровно с печатный лист установленного размера, то есть А4. Ниже показан результат.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Чтобы процесс шёл быстрее, после каждого изменения высоты строки не нужно сбрасывать выделение, чтобы не пришлось устанавливать его снова и снова. На курсах Microsoft Excel я много раз замечал, что слишком много пользователей неправильно работают с выделением областей: сбрасывают выделение, когда оно нужно, или оставляют, когда оно, напротив, уже больше не пригодится. Работайте с выделением правильно!
Подведём итоги
Вы можете разместить некоторую таблицу на листе Excel так, чтобы она занимала ровно весь лист по высоте, ширине или по обоим измерениям. Это, в основном, касается всяких бланков, но бывают и другие случаи. Ключевые фразы тут — изменение высоты строки и «изменение ширины столбца».
Всё это и многое другое Вы можете изучить на моих дистанционных курсах Excel, которые я провожу через интернет по Skype. Занятия по Скайпу весьма эффективны, поскольку проводятся только индивидуально. Подробнее о том, как работает этот современный способ обучения, Вы можете прочитать здесь.
После статьи Вы можете скачать пример полезного документа Excel, а именно шаблон списка ежедневных покупок. Документ умещается на одном листе А4 и предназначен для печати.
Уникальная метка публикации: 38B52D6E-0B06-FACF-8B5D-ED3EF81844A6
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/kak-umestit-dokument-excel-na-list-a4/
Вы можете просмотреть любой прикреплённый документ в виде PDF файла. Все документы открываются во всплывающем окне, поэтому для закрытия документа пожалуйста не используйте кнопку «Назад» браузера.
Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше
Если на листе много столбцов, с помощью параметров Масштаб по размеру можно уменьшить размер, чтобы лист лучше поместился на печатной странице.
Сделайте следующее:
-
На ленте щелкните вкладку Разметка страницы.
-
В группе Вписать в поле Ширина выберите значение 1 страница, а в поле Высота — Авто. Столбцы будут отображаться на одной странице, но строки могут растянуться на несколько страниц.
Чтобы распечатать лист на одной странице, выберите 1 страницу в поле Высота. Имейте в виду, что распечатку может быть сложно прочитать, так как Excel сжимает данные по размеру. Чтобы узнать, какой масштаб используется, посмотрите на число в поле Масштаб. Если оно малое, может потребоваться внести другие изменения перед печатью. Например, может потребоваться изменить ориентацию страницы с альбомной на альбомную или на более крупный. Дополнительные сведения см. в разделе ниже, в который приведены некоторые сведения о масштабе листов по размеру печатной страницы.
-
Чтобы распечатать лист, откройте диалоговое окно Печать, нажав клавиши CTRL+P, и нажмите кнопку ОК.
Для максимального масштабирования при масштабе важно помнить следующее:
-
Если на листе много столбцов, может потребоваться переключить ориентацию страницы с кисть на альбомную. Для этого перейдите в > Разметка страницы >Ориентацияи выберите Альбомная.
-
Для размещения большого количества столбцов можно использовать бумагу большего размера. Чтобы переключить размер бумаги по умолчанию, перейдите в > Разметка страницы > размери выберите нужный размер.
-
С помощью команды Область печати (группа«Настройка страницы») исключите все столбцы или строки, которые не нужно печатать. Например, если требуется напечатать столбцы с A по F и не нужно печатать столбцы с G по Z, задайте область печати таким образом, чтобы она включала только столбцы с A по F.
-
Вы можете уменьшить или увеличить лист, чтобы лучше поместить его на печатные страницы. Для этого в окне «Настройка страницы»нажмите кнопку вызова окна. Затем нажмите кнопку Масштаб > настроитьдо , а затем введите процент от обычного размера, который вы хотите использовать.
Примечание: Чтобы уменьшить размер печатного листа, введите процент, меньший 100 %. Чтобы увеличить лист по размеру печатаемой страницы, введите процентное соотношение более 100 %.
-
Режим разметки несовместим с командой Закрепить области. Если вы не хотите снимать закрепление строк или столбцов на листе, можно не переключаться в режим разметки, а использовать параметр Разместить не более чем на на вкладке Страница диалогового окна Параметры страницы. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы и в группе Настройка страницы нажмите кнопку
справа внизу. При желании нажмите клавиши ALT+P, S, P на клавиатуре. -
Чтобы напечатать лист на определенном количестве страниц, в окне «Настройка страницы» нажмитенебольшую кнопку вызова окна. Затем в поле Масштабв обоих полях Вписать введите количество страниц (в ширину и высоту), на которых нужно напечатать данные.
Примечания:
-
При использовании параметра Разместить не более чем на Excel игнорирует установленные вручную разрывы страниц.
-
Excel не растягивает данные для заполнения страниц.
-
-
Чтобы удалить параметр масштабирования, перейдите в файл > Параметры > параметры >Масштабирование нет.
справа внизу. При желании нажмите клавиши ALT+P, S, P на клавиатуре.При печати листа Excel может оказаться, что размер шрифта может быть не таким, как вы ожидаете.
Выполните эти действия, чтобы масштабировать размер шрифта на печатном сайте.
-
На > выберите файл.
-
В разделе Параметры, щелкните Настраиваемое масштабирование > Параметры настраиваемого масштабирования.
-
Нажмите кнопку Страница и в поле Изменить выберите процентное соотношение, на которое вы хотите увеличить или уменьшить размер шрифта.
-
Просмотрите изменения в режиме предварительного просмотра и, если вы хотите изменить размер шрифта, повторите эти действия.
Примечание: Перед нажатиемкнопки Печать проверьте размер бумаги в свойствах принтера, а также убедитесь, что в принтере действительно есть бумага этого размера. Если размер бумаги отличается от размера бумаги принтера, Excel скорректирует распечатку в зависимости от размера бумаги в принтере, и распечатаный лист может не соответствовать размеру предварительного просмотра.
Если в режимепредварительного просмотра лист уменьшен до одной страницы, проверьте, не был ли применен параметр масштабирования, например Вписать лист на одну страницу. Чтобы узнать, как внести изменения, обратитесь к разделу выше.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Краткое руководство: печать листа
Нужна дополнительная помощь?
Каждый документ Excel перед отправкой на печать рекомендуется открыть в режиме предварительного просмотра – «Разметка страницы». Это позволит избежать ошибок, которые нельзя исправить на бумаге.
Режим разметки страниц документов позволяет не только предвидеть результат печати, но и настроить содержимое документа для оптимального размещения данных на бумаге.
Настройка области печати с помощью разметки страницы
Перейти в разметку страниц можно двумя способами:
- Перейти на закладку «Вид» и выбрать инструмент «Размета страницы»
- В нижнем правом углу окна (на строке состояния, справа) щелкнуть на соответствующий переключатель между режимами «Обычный» и «Страничный».
В данном режиме у вас имеется прекрасная возможность управлять шириной столбцов и высотой строк для желаемого размещения данных на странице после печати принтера. Таким образом, можно уменьшить таблицу в Excel, чтобы уместить ее в область печати.
Для этого наводим курсор мышки на границу заголовков строк и столбцов. Как только он изменит свой вид, удерживая левую клавишу мыши, перемещаем его до нужного размера строки или столбца.
Другой способ задать размеры таблицы – это щелкнуть правой кнопкой мышки по заголовку строки или столбца, а потом из контекстного меню выбрать опцию «Ширина столбца» («Высота строки»). И вручную задаем размеры в сантиметрах.
Более того выше над столбцами находится линейка для еще более удобной настройки области печати документа. Например формат А4 имеет размеры: ширина 210 мм, высота 297мм, в книжной ориентации листов (и соответственно 297мм в ширину и 210мм в высоту при альбомной ориентации). Линейки делают настройку еще более удобной.
Внимание! В данном режиме при изменении ширины столбцов подсвечиваются размеры в сантиметрах и пикселях, а не в количестве символов и пикселях как в обычном режиме. Так же и строки, подсвечивается высота в сантиметрах, а не в размере шрифта как в «Обычном».
Режим разметки страниц более удобен при настройке области печати конкретной страницы. Когда документ имеет несколько десятков страниц обязательно нужно использовать «Страничный режим» для настройки и фиксирования границ документа.