Linking excel to access - Word и Excel - помощь в работе с программами

Note: Microsoft Access doesn’t support importing Excel data with an applied sensitivity label. As a workaround, you can remove the label before importing and then re-apply the label after importing. For more information, see Apply sensitivity labels to your files and email in Office.

You can bring the data from an Excel workbook into Access databases in many ways. You can copy data from an open worksheet and paste it into an Access datasheet, import a worksheet into a new or existing table, or link to a worksheet from an Access database.

This topic explains in detail how to import or link to Excel data from Access desktop databases.

What do you want to do?

Understand importing data from Excel
Import data from Excel
Troubleshoot missing or incorrect values
Link to data in Excel
Troubleshoot #Num! and other incorrect values in a linked table

Understand importing data from Excel

If your goal is to store some or all of your data from one or more Excel worksheets in Access, you should import the contents of the worksheet into a new or existing Access database. When you import data, Access creates a copy of the data in a new or existing table without altering the source Excel worksheet.

Common scenarios for importing Excel data into Access

You are a long-time user of Excel but, going forward, you want to use Access to work with this data. You want to move the data in your Excel worksheets into one or more new Access databases.
Your department or workgroup uses Access, but you occasionally receive data in Excel format that must be merged with your Access databases. You want to import these Excel worksheets into your database as you receive them.
You use Access to manage your data, but the weekly reports you receive from the rest of your team are Excel workbooks. You would like to streamline the import process to ensure that data is imported every week at a specific time into your database.

If this is the first time you are importing data from Excel

There is no way to save an Excel workbook as an Access database. Excel does not provide functionality to create an Access database from Excel data.
When you open an Excel workbook in Access (in the File Open dialog box, change the Files of Type list box to Microsoft Office Excel Files and select the file you want), Access creates a link to the workbook instead of importing its data. Linking to a workbook is fundamentally different from importing a worksheet into a database. For more information about linking, see the section Link to data in Excel, later in this article.

Import data from Excel

The steps in this section explain how to prepare for and run an import operation, and how to save the import settings as a specification for later reuse. As you proceed, remember that you can import data from only one worksheet at a time. You cannot import all the data from a whole workbook at the same time.

Prepare the worksheet

Locate the source file and select the worksheet that contains the data that you want to import to Access. If you want to import only a portion of a worksheet, you can define a named range that includes only the cells that you want to import.

Define a named range (optional)
1. Switch to Excel and open the worksheet that has data that you want to import.
2. Select the range of cells that contain the data that you want to import.
3. Right-click within the selected range and then click Name a Range or Define Name.
4. In the New Name dialog box, specify a name for the range in the Name box and click OK.
  
  Remember that you can import only one worksheet at a time during an import operation. To import data from multiple worksheets, repeat the import operation for each worksheet.

Review the source data and take action as described in this table.

Element	Description
Number of columns	The number of source columns that you want to import cannot exceed 255, because Access does not support more than 255 fields in a table.
Skipping columns and rows	It is a good practice to include only the rows and columns that you want to import in the source worksheet or named range. Rows You cannot filter or skip rows during the import operation. Columns You cannot skip columns during the operation if you choose to add the data to an existing table.
Tabular format	Ensure that the cells are in tabular format. If the worksheet or named range includes merged cells, the contents of the cell are placed in the field that corresponds to the leftmost column, and the other fields are left blank.
Blank columns, rows, and cells	Delete all unnecessary blank columns and blank rows in the worksheet or range. If the worksheet or range contains blank cells, try to add the missing data. If you are planning to append the records to an existing table, ensure that the corresponding field in the table accepts null (missing or unknown) values. A field will accept null values if its Required field property is set to No and its ValidationRule property setting doesn’t prevent null values.
Error values	If one or more cells in the worksheet or range contain error values, such as #NUM and #DIV, correct them before you start the import operation. If a source worksheet or range contains error values, Access places a null value in the corresponding fields in the table. For more information about ways to correct those errors, see the section Troubleshoot missing or incorrect values, later in this article.
Data type	To avoid errors during importing, ensure that each source column contains the same type of data in every row. Access scans the first eight source rows to determine the data type of the fields in the table. We highly recommend that you ensure that the first eight source rows do not mix values of different data types in any of the columns. Otherwise, Access might not assign the correct data type to the column. Also, it is a good practice to format each source column in Excel and assign a specific data format to each column before you start the import operation. Formatting is highly recommended if a column includes values of different data types. For example, the FlightNo column in a worksheet might contain numeric and text values, such as 871, AA90, and 171. To avoid missing or incorrect values, do the following: Right-click the column header and then click Format Cells. On the Number tab, under Category, select a format. For the FlightNo column, you would probably choose Text. Click OK. If the source columns are formatted, but still contain mixed values in the rows following the eighth row, the import operation might still skip values or convert values incorrectly. For troubleshooting information, see the section Troubleshoot missing or incorrect values.
First row	If the first row in the worksheet or named range contains the names of the columns, you can specify that Access treat the data in the first row as field names during the import operation. If your source worksheet or range doesn’t include the names, it is a good idea to add them to the source before you start the import operation. Note: If you plan to append the data to an existing table, ensure that the name of each column exactly matches the name of the corresponding field. If the name of a column is different from the name of the corresponding field in the table, the import operation will fail. To see the names of the fields, open the table in Design view in Access.

Close the source workbook, if it is open. Keeping the source file open might result in data conversion errors during the import operation.

Prepare the destination database

Open the Access database where the imported data will be stored. Ensure that the database is not read-only, and that you have permissions to make changes to the database.

-or-

If you don’t want to store the data in any of your existing databases, create a blank database. To do so:

Click the File tab, click New, and then click Blank Database.
Before you start the import operation, decide whether you want to store the data in a new or existing table.

Create a new table If you choose to store the data in a new table, Access creates a table and adds the imported data to this table. If a table with the specified name already exists, Access overwrites the contents of the table with the imported data.

Append to an existing table If you choose to add the data to an existing table, the rows in the Excel worksheet are appended to the specified table.

Remember that most failures during append operations occur because the source data does not match the structure and field settings of the destination table. To avoid this, open the destination table in Design view and review the following:
- First row If the first row of the source worksheet or named range does not contain column headings, ensure that the position and data type of each column in the source worksheet matches those of the corresponding field in the table. If the first row contains column headings, the order of columns and fields do not need to match, but the name and data type of each column must exactly match those of its corresponding field.
- Missing or extra fields If one or more fields in the source worksheet do not exist in the destination table, add them before you start the import operation. However, if the table contains fields that don’t exist in the source, you do not need to delete those fields from the table if they accept null values.
  
  Tip: A field will accept null values if its Required property is set to No and its ValidationRule property setting doesn’t prevent null values.
- Primary key If the table contains a primary key field, the source worksheet or range must have a column that contains values that are compatible with the primary key field, and the imported key values must be unique. If an imported record contains a primary key value that already exists in the destination table, the import operation displays an error message.
- Indexed fields If the Indexed property of a field in the table is set to Yes (No Duplicates), the corresponding column in the source worksheet or range must contain unique values.
  
  Go to the next steps to run the import operation.

Start the import operation

The location of the import/link wizard differs slightly depending upon your version of Access. Choose the steps that match your Access version:
- If you’re using the latest version of the Microsoft 365 subscription version of Access or Access 2019, on the External Data tab, in the Import & Link group, click New Data Source > From File > Excel.
- If you’re using Access 2016, Access 2013, or Access 2010, on the External Data tab, in the Import & Link group, click Excel.
Note: The External Data tab is not available unless a database is open.
In the Get External Data — Excel Spreadsheet dialog box, in the File name box, specify the name of the Excel file that contains the data that you want to import.

-or-

Click Browse and use the File Open dialog box to locate the file that you want to import.
Specify how you want to store the imported data.

To store the data in a new table, select Import the source data into a new table in the current database. You will be prompted to name this table later.

To append the data to an existing table, select Append a copy of the records to the table and select a table from the drop-down list. This option is not available if the database has no tables.

To link to the data source by creating a linked table, see the section Link to data in Excel, later in this article.
Click OK.

The Import Spreadsheet Wizard starts, and leads you through the import process. Go to the next set of steps.

Use the Import Spreadsheet wizard

On the first page of the wizard, select the worksheet that contains the data that you want to import, and then click Next.
On the second page of the wizard, click either Show Worksheets or Show Named Ranges, select either the worksheet or the named range that you want to import, and then click Next.
If the first row of the source worksheet or range contains the field names, select First Row Contains Column Headings and click Next.

If you are importing the data into a new table, Access uses these column headings to name the fields in the table. You can change these names either during or after the import operation. If you are appending the data to an existing table, ensure that the column headings in the source worksheet exactly match the names of the fields in the destination table.

If you are appending data to an existing table, skip directly to step 6. If you are adding the data to a new table, follow the remaining steps.
The wizard prompts you to review the field properties. Click a column in the lower half of the page to display the corresponding field’s properties. Optionally, do any of the following:
- Review and change, if you want, the name and data type of the destination field.
  
  Access reviews the first eight rows in each column to suggest the data type for the corresponding field. If the column in the worksheet contains different types of values, such as text and numbers, in the first eight rows of a column, the wizard suggests a data type that is compatible with all the values in the column — most often, the text data type. Although you can choose a different data type, remember that values that are incompatible with the data type that you choose will be either ignored or converted incorrectly during the import process. For more information about how to correct missing or incorrect values, see the section Troubleshoot missing or incorrect values, later in this article.
- To create an index on the field, set Indexed to Yes.
- To completely skip a source column, select the Do not import field (Skip) check box.
  
  Click Next after you finish selecting options.
In the next screen, specify a primary key for the table. If you select Let Access add primary key, Access adds an AutoNumber field as the first field in the destination table, and automatically populates it with unique ID values, starting with 1. Click Next.
In the final wizard screen, specify a name for the destination table. In the Import to Table box, type a name for the table. If the table already exists, Access displays a prompt that asks whether you want to overwrite the existing contents of the table. Click Yes to continue or No to specify a different name for the destination table, and then click Finish to import the data.

If Access was able to import some or all the data, the wizard displays a page that shows you the status of the import operation. In addition, you can save the details of the operation for future use as a specification. Conversely, if the operation completely failed, Access displays the message An error occurred trying to import file.
Click Yes to save the details of the operation for future use. Saving the details helps you repeat the operation at a later time without having to step through the wizard each time.

See Save the details of an import or export operation as a specification to learn how to save your save your specification details.

See Run a saved import or export specification to learn how to run your saved import or link specifications.

See Schedule an import or export specification to learn how to schedule import and link tasks to run at specific times.

Troubleshoot missing or incorrect values

If you receive the message An error occurred trying to import file, the import operation completely failed. Conversely, if the import operation displays a dialog box that prompts you to save the details of the operation, the operation was able to import all or some of the data. The status message also mentions the name of the error log table that contains the description of any errors that occurred during the import operation.

Important: Even if the status message indicates a completely successful operation, you should review the contents and structure of the table to ensure that everything looks correct before you start using the table.

Open the destination table in Datasheet view to see whether all data was added to the table.
Open the table in Design view to review the data type and other property settings of the fields.

The following table describes the steps that you can take to correct missing or incorrect values.

Tip: While you are troubleshooting the results, if you find just a few missing values, you can add them to the table manually. Conversely, if you find that entire columns or a large number of values are either missing or were not imported properly, you should correct the problem in the source file. After you have corrected all known problems, repeat the import operation.

Issue

Resolution

Graphical elements

Graphical elements, such as logos, charts, and pictures cannot be imported. Manually add them to the database after completing the import operation.

Calculated values

The results of a calculated column or cells are imported, but not the underlying formula. During the import operation, you can specify a data type that is compatible with the formula results, such as Number.

TRUE or FALSE and -1 or 0 values

If the source worksheet or range includes a column that contains only TRUE or FALSE values, Access creates a Yes/No field for the column and inserts -1 or 0 values in the field. However, if the source worksheet or range includes a column that contains only -1 or 0 values, Access, by default, creates a numeric field for the column. You can change the data type of the field to Yes/No during the import operation to avoid this problem.

Multivalued fields

When you import data to a new table or append data to an existing table, Access does not enable support for multiple values in a field, even if the source column contains a list of values separated by semicolon (;). The list of values is treated as a single value and is placed in a text field.

Truncated data

If data appears truncated in a column in the Access table, try increasing the width of the column in Datasheet view. If that doesn’t resolve the issue, the data in a numeric column in Excel is too large for the field size of the destination field in Access. For example, the destination field might have the FieldSize property set to Byte in an Access database but the source data contains a value greater than 255. Correct the values in the source file and try importing again.

Display format

You might have to set the Format property of certain fields in design view to ensure that the values are displayed correctly in Datasheet view. For example:

A Yes/No field displays -1 and 0 in Datasheet view after the import operation is completed. To fix this, after the import operation is complete, set the field’s Format property to Yes/No to display check boxes instead.
Long and medium dates might appear as short dates in Access. To fix this, open the destination table in Design view in Access and set the date field’s Format property to Long Date or Medium Date.

Note: If the source worksheet contains rich text formatting such as bold, underline, or italics, the text is imported, but the formatting is lost.

Duplicate values (key violation error)

Records that you are importing might contain duplicate values that cannot be stored in the primary key field of the destination table or in a field that has the Indexed property set to Yes (No Duplicates). Eliminate the duplicate values in the source file and try importing again.

Date values off by 4 years

The date fields that are imported from an Excel worksheet might be off by four years. Excel for Windows can use two date systems:

The 1904 Date System (in which serial numbers range from 0 to 63,918), which correspond to the dates January 1, 1904 through December 31, 2078.
The 1900 Date System (in which serial numbers range from 1 to 65,380), which correspond to the dates January 1, 1900 through December 31, 2078.

You can set the date system in Excel Options: File > Options > Advanced > Use 1904 date system.

Note If you import from a .xlsb workbook, it always uses the 1900 Date System regardless of the Date System setting.

Before you import the data, change the date system for the Excel workbook or, after appending the data, perform an update query that uses the expression [date field name] + 1462 to correct the dates.

Excel for the Macintosh only uses the 1904 Date System.

Null values

You might see an error message at the end of the import operation about data that was deleted or lost during the operation, or when you open the table in Datasheet view, you might see that some field values are blank. If the source columns in Excel are not formatted, or the first eight source rows contain values of different data types, open the source worksheet and do the following:

Format the source columns.
Move the rows so that the first eight rows in each column do not contain values of different data types.
During the import operation, select the appropriate data type for each field. If the data type is incorrect, you might see null values or incorrect values in the entire column after the import operation has completed.

The preceding steps can help minimize the appearance of null values. The following table lists cases in which you will still see null values:

The values that are missing are of type…	When importing to…	And the destination field type is…	To resolve…
Text	A new table	Date	Replace all text values with date values and then try importing again.
Text	An existing table	Numeric or Date	Replace all text values with values that match the data type of the destination field and then try importing again.

Date values replaced by numeric values

You will see seemingly random five-digit numbers instead of the actual date values in the following situations:

The source column in the worksheet contains only numeric values in the first eight rows, but contains some date values in the subsequent rows. These date values will be converted incorrectly.
The source column contains date values in some of the first eight rows, and you attempted to import it into a numeric field. These date values will be converted incorrectly.

To avoid this, replace the date values with numeric values in the source column and try importing again.

Sometimes, if a column that contains mostly date values also contains several text values, all the date values might appear as seemingly random five-digit numbers. To avoid this, replace the text values with date values and then try importing again.

Numeric values replaced by date values

You will see seemingly random date values instead of the actual numeric values in the following situations:

The source column contains only date values in the first eight rows, but contains some numeric values in the subsequent rows. These numeric values will be converted incorrectly.
The source column contains numeric values in some of the first eight rows, and you attempted to import it into a date field. These numeric values will be converted incorrectly.

To avoid this, replace the numeric values with date values in the source column and then try importing again.

In addition, you might want to review the error log table (mentioned in the last page of the wizard) in Datasheet view. The table has three fields — Error, Field, and Row. Each row contains information about a specific error, and the contents of the Error field should help you troubleshoot the problem.

Error strings and troubleshooting hints

Error	Description
Field Truncation	A value in the file is too large for the FieldSize property setting for this field.
Type Conversion Failure	A value in the worksheet is the wrong data type for this field. The value might be missing or might appear incorrect in the destination field. See the previous table for more information how to troubleshoot this issue.
Key Violation	This record’s primary key value is a duplicate — it already exists in the table.
Validation Rule Failure	A value breaks the rule set by using the ValidationRule property for this field or for the table.
Null in Required Field	A null value isn’t allowed in this field because the Required property for the field is set to Yes.
Null value in AutoNumber field	The data that you are importing contains a Null value that you attempted to append to an AutoNumber field.
Unparsable Record	A text value contains the text delimiter character (usually double quotation marks). Whenever a value contains the delimiter character, the character must be repeated twice in the text file; for example: 4 1/2″» diameter

Top of Page

Link to data in Excel

By linking an Access database to data in another program, you can use the querying and reporting tools that Access provides without having to maintain a copy of the Excel data in your database.

When you link to an Excel worksheet or a named range, Access creates a new table that is linked to the source cells. Any changes that you make to the source cells in Excel appear in the linked table. However, you cannot edit the contents of the corresponding table in Access. If you want to add, edit, or delete data, you must make the changes in the source file.

Common scenarios for linking to an Excel worksheet from within Access

Typically, you link to an Excel worksheet (instead of importing) for the following reasons:

You want to continue to keep your data in Excel worksheets, but be able to use the powerful querying and reporting features of Access.
Your department or workgroup uses Access, but data from external sources that you work with is in Excel worksheets. You don’t want to maintain copies of external data, but want to be able to work with it in Access.

If this is the first time you are linking to an Excel worksheet

You cannot create a link to an Access database from within Excel.
When you link to an Excel file, Access creates a new table, often referred to as a linked table. The table shows the data in the source worksheet or named range, but it doesn’t actually store the data in the database.
You cannot link Excel data to an existing table in the database. This means that you cannot append data to an existing table by performing a linking operation.
A database can contain multiple linked tables.
Any changes that you make to the data in Excel are automatically reflected in the linked table. However, the contents and structure of a linked table in Access are read-only.
When you open an Excel workbook in Access (in the File Open dialog box, change the Files of Type list box to Microsoft Excel, and select the file you want), Access creates a blank database and automatically starts the Link Spreadsheet Wizard.

Prepare the Excel data

Locate the Excel file and the worksheet or range that has the data you want to link to. If you don’t want to link to the entire worksheet, consider defining a named range that includes only the cells you want to link to.

Create a named range in Excel (optional – useful if you only want to link to some of the worksheet data)
1. Switch to Excel and display the worksheet in which you want to define a named range.
2. Select the range of cells that contain the data you want to link to.
3. Right-click within the selected range and click Name a Range or Define Name.
4. In the New Name dialog box, specify a name for the range in the Name box and then click OK.
  
  Note that you can link to only one worksheet or range at a time during a link operation. To link to data in multiple places in a workbook, repeat the link operation for each worksheet or range.

Review the source data, and take action as described in the following table:

Element	Description
Tabular format	Ensure that the cells are in tabular format. If the range includes merged cells, the contents of the cell are placed in the field that corresponds to the leftmost column and the other fields are left blank.
Skipping columns and rows	You cannot skip source columns and rows during the linking operation. However, you can hide fields and filter records by opening the linked table in Datasheet view after you have imported them into Access.
Number of columns	The number of source columns cannot exceed 255, because Access does not support more than 255 fields in a table.
Blank columns, rows, and cells	Delete all unnecessary blank columns and blank rows in the Excel worksheet or range. If there are blank cells, try to add the missing data.
Error values	If one or more cells in a worksheet or range contain error values, correct them before you start the import operation. Note that if a source worksheet or range contains error values, Access inserts a null value in the corresponding fields in the table.
Data type	You cannot change the data type or size of the fields in the linked table. Before you start the linking operation, you must verify that each column contains data of a specific type. We highly recommend that you format a column if it includes values of different data types. For example, the FlightNo column in a worksheet might contain numeric and text values, such as 871, AA90, and 171. To avoid missing or incorrect values, do the following: Right-click the column and then click Format Cells. On the Number tab, under Category, select a format. Click OK.
First row	If the first row in the worksheet or named range contains the names of the columns, you can specify that Access should treat the data in the first row as field names during the link operation. If there are no column names in the worksheet, or if a specific column name violates the field naming rules in Access, Access assigns a valid name to each corresponding field.

Close the source file, if it is open.

Prepare the destination database

Open the database in which you want to create the link. Ensure that the database is not read-only and that you have the necessary permissions to make changes to it.
If you don’t want to store the link in any of your existing databases, create a blank database: Click the File tab, click New, and then click Blank Database. Note, if you’re using Access 2007, click the Microsoft Office Button and then click New.

You are now ready to start the linking operation.

Create the link

The location of the import/link wizard differs slightly depending upon your version of Access. Choose the steps that match your Access version:
- If you’re using the latest version of the Microsoft 365 subscription version of Access or Access 2019, on the External Data tab, in the Import & Link group, click New Data Source > From File > Excel.
- If you’re using Access 2016, Access 2013, or Access 2010, on the External Data tab, in the Import & Link group, click Excel.
Note: The External Data tab is not available unless a database is open.
In the Get External Data — Excel Spreadsheet dialog box, in the File name box, specify the name of the Excel source file.
Select Link to the data source by creating a linked table, and then click OK.

The Link Spreadsheet Wizard starts and guides you through the linking process.
On the first page of the wizard, select a worksheet or a named range and click Next.
If the first row of the source worksheet or range contains the field names, select First row contains column headings. Access uses these column headings to name the fields in the table. If a column name includes certain special characters, it cannot be used as a field name in Access. In such cases, an error message is displayed that tells you that Access will assign a valid name for the field. Click OK to continue.
On the final page of the wizard, specify a name for the linked table and then click Finish. If the table with the name you specify already exists, you are asked if you want to overwrite the existing table or query. Click Yes if you want to overwrite the table or query, or click No to specify a different name.

Access tries to create the linked table. If the operation succeeds, Access displays the Finished linking table message. Open the linked table and review the fields and data to ensure that you see the correct data in all the fields.

If you see error values or incorrect data, you must troubleshoot the source data. For more information about how to troubleshoot error values or incorrect values, see the next section.

Top of Page

Troubleshoot #Num! and other incorrect values in a linked table

Even if you receive the message Finished linking table, you should open the table in Datasheet view to ensure that the rows and columns show the correct data.

If you see errors or incorrect data anywhere in the table, take correct action as described in the following table, and then try linking again. Remember that you cannot add the values directly to the linked table, because the table is read-only.

Issue	Resolution
Graphical elements	Graphical elements in an Excel worksheet, such as logos, charts, and pictures, cannot be linked to in Access.
Display format	You might have to set the Format property of certain fields in Design view to ensure that the values are displayed correctly in Datasheet view.
Calculated values	The results of a calculated column or cells are displayed in the corresponding field, but you cannot view the formula (or expression) in Access.
Truncated text values	Increase the width of the column in Datasheet view. If you still don’t see the entire value, it could be because the value is longer than 255 characters. Access can only link to the first 255 characters, so you should import the data instead of linking to it.
Numeric field overflow error message	The linked table might appear to be correct, but later, when you run a query against the table, you might see a Numeric Field Overflow error message. This can happen because of a conflict between the data type of a field in the linked table and the type of data that is stored in that field.
TRUE or FALSE and -1 or 0 values	If the source worksheet or range includes a column that contains only TRUE or FALSE values, Access creates a Yes/No field for the column in the linked table. However, if the source worksheet or range includes a column that contains only -1 or 0 values, Access, by default, creates a numeric field for the column, and you will not be able to change the data type of the corresponding field in the table. If you want a Yes/No field in the linked table, ensure that the source column includes TRUE and FALSE values.
Multivalued fields	Access does not enable support for multiple values in a field, even if the source column contains a list of values separated by semicolon (;). The list of values will be treated as a single value, and placed in a text field.
#Num!	Access displays the #Num! error value instead of the actual data in a field in the following situations: If a source column contains a few numeric or date values in a column that contains mostly text values, the numeric and date values are not imported. If a source column contains a few text values in a column that contains mostly numeric values, the text values are not imported. If a source column contains a few text values in a column that contains mostly date values, the text values are not imported. Do the following to minimize the instances of null values in the table: Ensure that the source column does not contain values of different data types. Format the columns in the Excel worksheet. During the linking operation, select the right data type for each field. If the data type is incorrect, the resulting column might contain only #Num! values for all the rows of data.
Numeric values instead of date values	If you see a seemingly random five-digit number in a field, check to see if the source column contains mostly numeric values but also includes a few date values. Date values that appear in numeric columns get incorrectly converted to a number. Replace the date values with numeric values and then try linking again.
Date values instead of numeric values	If you see a seemingly random date value in a field, check to see if the source column contains mostly date values but also includes a few numeric values. Numeric values that appear in date columns get incorrectly converted to a date. Replace the numeric values with date values and then try linking again.

Top of Page

Источник

I run a sports program where i have a master roll of who is in which class in excel. I want to link this to a database in access that stores the other information about each athlete, e.g. address, parents name, school, medical details. I want to be able to add names to class in the excel speadsheet and have this automatically generate a record for that person in access. There also needs to be some failsafe for athletes that are in multiple classes. I was also doing class roles as pivot tables out of the access database so i need to code for classes and also have this allow for athletes in multiple classes/disciplines.

Jon Seigel

12.2k8 gold badges57 silver badges92 bronze badges

asked Feb 13, 2010 at 10:50

It is easy enough to update an Access table from Excel via ADO, after that it is very much about your tables and indexes. If you are not familiar with relational databases, you might like to read http://r937.com/relational.html. That being said, it would be a lot easier to work in Access and output to Excel when necessary.

answered Feb 13, 2010 at 15:59

FionnualaFionnuala

90.1k7 gold badges110 silver badges148 bronze badges

I agree I think this is a classic case of trying to get excel to do something its not best for. If you try to create some kind of hybrid system with excel pushing data into access then it will end in tears at some point.

The best thing in this case would be to port the whole thing to some kind of database. If the number of uses and the usage falls into the range for access/jet then that would be a great choice. If more users/higher usage is going to be needed then maybe look to SQL express to hold the data and access as a front end.

There was a thread a few days ago about someone being sick when maintaining an access DB, he wanted to rewrite it in .net. The point of that thread boiled down to using the correct tool for the correct job. No one can blankly say “Access sucks, everything should be in SQL server/.net” because if used in the correct way and for the correct projects access is a great tool.

So to bring it back to this thread it looks like you have “outgrown” excel and should be looking at some kind of database with access being a strong candidate

answered Feb 15, 2010 at 10:53

Kevin RossKevin Ross

7,1452 gold badges21 silver badges27 bronze badges

If you want to display the data in Excel (so you can do sorts, filters, etc.) then you could store the data in Access as has been suggested, then instead of exporting a report every time you want to use it, link your Excel file to Access using a Database Query.

In Excel 2003 go to Data->Import External Data->New Database Query and create a new data source to your Access mdb.
That way your data is stored in a much better way, whilst still having the Excel viewability that everyone(?) loves.

answered Feb 15, 2010 at 12:23

oharaboharab

4,3853 gold badges19 silver badges15 bronze badges

Источник

Download Article

Access is a relational database manager that allows you to import one or multiple Excel databases into its system so you can match common fields between or among them. Because a single Access file can contain multiple Excel spreadsheets, the program is also a great way to aggregate or analyze large amounts of information. First, though, you need to import the Excel spreadsheet into Access. This only requires a few key steps.

Things You Should Know

Before you import your spreadsheet into Access, make sure you have clear column headers in the first row so they can easily translate to field names.
Scan multi-page workbooks to make sure each type of data is handled the same way across all sheets.
The Access import wizard makes it easy to import your data in a way that Access can understand.

1
Open both programs on your computer. You will need to purchase and download a Microsoft Office package that includes both Excel^[1] and Access. You can do this online through the Microsoft site.
- Once the programs are downloaded, click «Start» in Windows and select «All Programs.»^[2]
- Click on «Microsoft Office,» and then select «Access» (or «Excel») from the drop-down menu. You may already have an Excel spreadsheet created that someone else sent you or that you downloaded from elsewhere. Having Office on your computer allows you to open it.
2
Clean up your Excel spreadsheet before importing it into Access. It will make it easier if you do a few simple steps before you import the Excel spreadsheet into Access. The key is that your data must be consistent between imported spreadsheets.^[3]
- It’s a good idea to make sure that the first row in the Excel spreadsheet contains your column headers (or field names), and that these are very clear and easy to understand.^[4] For example, for a column containing people’s last names, you may want to call the column header/field name «last name.» Be clear and precise because it will make it easier when you try to match column headers in one Excel sheet with another.
- Access allows you to link common fields between two or among many spreadsheets. Let’s say you have an Excel sheet that contains payroll information. It includes people’s first and last names, addresses, and salaries. Let’s say for the sake of argument that you want to match that sheet within Access to a second Excel sheet that contains information about campaign finance contributions. This second sheet contains people’s names, addresses, and donations. What Access allows you to do is to match different column headers with one another. You could link name headers to see which people of the same name appear in both databases, for example.
- Scan the Excel sheets to make sure that each type of data is handled the same way, and clean it up before importing it into Access.^[5] It must be what Access calls «relational.» For example, if the hypothetical spreadsheet for payroll contained first name, last name and middle initial in one column, but the second spreadsheet contained only first name and last name in separate columns, Access will register this as no match. There needs to be matching column headers/fields.
Advertisement
3
Split information within a column in Excel. To take care of this issue, you may want to split information in a column within Excel, so that it doesn’t erroneously register as a «no match» in Access.
- As an example, you may want to split the first name into its own column, the middle initial into its own column, and the last name into its own column. If it’s already done the same way in the second spreadsheet, when you link, say, last name with last name in Access, it should generate matches when the names are the same.
- To split a column in Excel, highlight the column that has information you want to split in it. Click on «data»in the toolbar within the Excel program. Click on «text to columns.» Generally, you will choose the option «delimited.» Click next.
4
Continue using the wizard to split merged columns. Now you are ready to complete the process of splitting merged information in one column into multiple columns.
- Choose how the data within the column is «delimited.» This means that each piece of information in the column is separated by something. Most common choices include a space, a comma, or a semi-colon. Often the information is just separated by a space. As in the following example: let’s say the name «John A. Doe» appears in a single column. The first name John is separated from the middle initial A by a space. The last name Doe is separated from the middle initial A by a space. So choose space in the delimited wizard.
- Click next. Click finish. The program should split John, A., and Doe into three columns. You can then give the new columns new header names to indicate the kind of information housed in them (last name, first name, etc.). It’s a good idea to create several blank columns to the right of the data you’re splitting before you do it because it will push the data into the new blank columns (instead of columns that already contain information).

1
Open the Access program on your computer. Go to the start menu, choose Microsoft Office, and click on Microsoft Access. You need to open a new blank Access database to import the Excel sheet into it.
- Choose «blank desktop database» to create a new database within the Access program.
- Give it a new name if you want. Click «create.»
2
Import an Excel spreadsheet into Access. The next step is to pull the Excel spreadsheet (or more than one) into the Access database.
- Click on «External Data» in the toolbar once you are within the Access database manager. Choose «Excel.»^[6]In some versions of Access, you will find this function by clicking on «file» in the toolbar and «Get External Data.»^[7]
- Where it says «file name,» click «browse.» This will allow you to find your Excel sheet on your computer.
- Leave the box checked that says «import the source data into a new table in the current database.» It will be checked by default.
- When you find the Excel spreadsheet you want to import on your computer, click on it. Click «OK.» This will take you into the wizard for importing Excel into Access.

1
Go through the steps on the wizard that appears within Access. To complete the process of importing your spreadsheet, you need to complete the steps in the wizard.
- Choose the worksheet within the Excel spreadsheet that you want to import. Sometimes, this is simple because the Excel spreadsheet is just one sheet. However, sometimes people create multiple pages within a single Excel spreadsheet, which you can see by clicking on the tabs at the bottom of the spreadsheet. If this is the case, you need to tell the Access wizard which spreadsheet you are choosing. Click next.
- The next page has a box asking if the first row in the Excel sheet has column headings. This means the row in a spreadsheet that identifies the data in each column (such as last name, address, salary, etc.). It’s a good idea if you cleaned up your Excel sheet first to make sure that the first row has clearly defined column headings. Then, just check yes that the first row contains column headings. This is the simplest approach. Click next.
- If your first row does not contain column headings, the next page asks you if you want to rename what are called «fields» in Access (these are column headings). If you did not already name each field something clear and easy to recognize before importing (recommended), then you can do it here.
2
Finish the importing process. There are only a few steps left in the importing process. The next page in the wizard will ask if you want to identify a primary key.
- You don’t have to do this, but you can. A primary key means the computer program will assign each row of information a unique number. This can be helpful later on when sorting the data. Click next.^[8]
- The final screen in the wizard has a space providing a default name. You can change the name of the Excel sheet you are importing (it will become a «table» in Access on the left side of the page when you finish importing it).
- Click «import.» Click «close.» You will see your table on the left side of the screen. It is now imported within Access.
- If you want to link more than one data set, repeat this process with another or multiple Excel spreadsheets. Now, you are ready to match the data in the sheets within Access.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Thanks for submitting a tip for review!

If the Excel file is from a different version of Office than Access, you may have trouble importing files smoothly.
It can’t be underscored enough: You need to clean up your Excel spreadsheet before importing it. Partly this means analyzing the data you have for problems.
Always keep a copy of your original spreadsheets, so if you mess them up, you can repeat the process.
You can not import more than 255 fields into Access.^[9]

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 263,833 times.

Is this article up to date?

Источник

Содержание

Link to shared data
Try it!
Импорт или связывание данных в книге Excel
В этой статье
Общее представление об импорте данных из Excel
Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access
Первый импорт данных из Excel
Импорт данных из Excel
Подготовка листа
Подготовка конечной базы данных
Запуск операции импорта
Использование мастера импорта электронных таблиц
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Try it!

If you maintain data in other sources, like Excel spreadsheets and SharePoint sites, rather than copying it into Access, link to the data from your Access database. This ensures that you’re always working with the latest data from that source.

Note: Access always pulls in the most recent changes from a linked document, like an Excel spreadsheet or an XML file, but doesn’t update the source file with changes you make in Access. A linked SharePoint list or Access database updates both ways.

Link to data in a shared document

On the External Data tab, select the type of data you want to link to (Excel, Access, Text File, XML file, or HTML file).

Select Browse, select a file, and then select Open.

If necessary, specify which data you want to link to and how, and then name the new table. Then, select OK or Finish.

The Navigation pane shows the new, linked table.

Link to data in a SharePoint list

On the External Data tab, select More > SharePoint List.

Specify the SharePoint site.

Select Link to the data source by creating a linked table, and then click Next.

Select the list you want to link to, and then click OK.

The Navigation pane shows the new, linked SharePoint list. The blue arrow indicates that it’s a linked table:

SharePoint may link to additional, related tables in the database, also indicated by a blue arrow. To keep things working correctly, be sure to retain those objects in the database.

Источник

Импорт или связывание данных в книге Excel

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.

В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.

Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.

При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

Определение именованного диапазона (необязательно)

Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.

Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.

Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

Пропуск столбцов и строк

В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.

Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.

Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.

Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

Пустые столбцы, строки и ячейки

Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.

Нажмите кнопку ОК.

Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.

Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.

Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.

Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.

Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.

Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.

Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.

Укажите способ сохранения импортируемых данных.

Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Нажмите кнопку ОК.

Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.

Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.

Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.

Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.

Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.

На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.

На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.

Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой ( ;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.

Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [ имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

Отформатируйте исходные столбцы.

Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.

В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Источник

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003

Связывание с данными Excel. Копирование связанных данных.

Данные Excel не обязательно импортировать в Access. В некоторых случаях с таблицей Excel можно создать связь. Такая связь является динамической. Это значит, что при внесении изменений в источник данных, т.е. в Excel, они изменяются и в Access, и наоборот. Чтобы продемонстрировать описываемый эффект на практике, настроим связь с файлом КаталогиЕхса!.xls, выполнив следующие действия.

Выберите в Access команду Файл › Внешние данные › Связь с таблицами.
В списке Тип файла выберите элемент Microsoft Excel (*.xls), укажите в списке файлов таблицу КаталогиЕхсеl.xls и щелкните на кнопке Связь. Кроме того, на файле можно дважды щелкнуть (для указания файлов в других таблицах используется элемент управления Папка, но в данном примере он не потребуется). Будет запущен мастер Связь с электронной таблицей.
В первую очередь следует указать, что именно будет связываться – вся таблица или только именованный диапазон. Оставьте выбранным переключатель Листы и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне можно указать заголовки столбцов Excel в качестве имен полей. Рекомендуется всегда устанавливать флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. В противном случае имена полей будут обработаны Excel как обычные записи. Установив флажок, щелкните на кнопке Далее.
В последнем окне введите имя новой связанной таблицы СвязанныеКаталогиИзЕхсеl, щелкните на кнопке Готово, а затем на кнопке ОК в окне предупреждения. Среди других записей таблиц в окне базы данных появится запись новой таблицы, обладающая в отличие от записей всех других таблиц значком Excel, как показано на рис. 16.4.

Рис. 16.4. Связанный источник данных обрабатывается Access как файл Excel

Смело открывайте связанную таблицу и вносите в нее изменения. Затем откройте исходную таблицу в Excel и убедитесь, что ее содержимое также изменилось. Теперь, наоборот, измените данные в этой таблице, закройте ее, откройте связанную таблицу в Access, и вы убедитесь, что в ней отобразились изменения, произведенные в таблице Excel.

Копирование связанных данных

Возможна такая ситуация, когда данные связанной таблицы хранятся не в базовом приложении, а непосредственно в Access. Для копирования связанной таблицы в локальную базу данных понадобится выполнить всего несколько щелчков мышью. Вот как это делается на практике.

Импорт или связывание данных в книге Excel

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Первый импорт данных из Excel

При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

Подготовка листа

Определение именованного диапазона (необязательно)

Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.

Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.

Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Пропуск столбцов и строк

Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.

Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.

Пустые столбцы, строки и ячейки

Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Подготовка конечной базы данных

Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.

Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.

Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.

Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.

Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.

Укажите способ сохранения импортируемых данных.

Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

Нажмите кнопку ОК.

Использование мастера импорта электронных таблиц

На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.

Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.

Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.

На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.

На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.

Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900, в которой даты представляются целыми числами от 1 до 65 380, соответствующими датам от 1 января 1900 г. до 31 декабря 2078 г. В Excel для Macintosh используется система дат 1904, в которой даты представляются целыми числами от 0 до 63 918, соответствующими датам от 1 января 1904 г. до 31 декабря 2078 г.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Отформатируйте исходные столбцы.

Как импортировать данные из Excel в Access

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.

Количество источников, использованных в этой статье: 10. Вы найдете их список внизу страницы.

Количество просмотров этой статьи: 41 269.

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

Источник