Личная книга макросов word

Другие материалы по теме:

ГЛАВА 1

1.1. Зачем программировать в Microsoft Office

Ответ на этот вопрос прост: чтобы не делать лишней работы. Программирование в Office — это, прежде всего, уменьшение количества повторяющихся действий (и ручной работы, которая для этого требуется). Вот примеры некоторых типичных ситуаций, когда использование программирования просто напрашивается:

вам с определенной периодичностью приходится изготавливать документы, очень похожие друг на друга: приказы, распоряжения в бухгалтерию, договоры, отчеты и т. п. Часто информацию можно взять из базы данных, тогда использование программирования может дать очень большой выигрыш во времени. Иногда данные приходится вводить вручную, но и тогда автоматизация дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок;

разновидность такой же ситуации: одни и те же данные нужно использовать несколько раз. Например, вы заключаете договор с заказчиком. Одни и те же данные (наименование, адрес, расчетный счет, номер договора, дата заключения, сумма и т. п.) могут потребоваться во многих документах: самом договоре, счете, счете-фактуре, акте сдачи выполненных работ и т. д. Логично один раз ввести эту информацию (скорее всего, в базу данных), а затем автоматически формировать (например, в Word) требуемые документы;

когда нужно сделать так, чтобы вводимые пользователем данные автоматически проверялись. Вероятность ошибки при ручном вводе данных зависит от многих факторов, но, согласно результатам некоторых исследо-

Тем не менее, VBA — это обычно самый удобный язык для работы с приложениями Office. Главная причина проста — язык VBA встроен в приложения Office, и код на языке VBA можно хранить внутри документов приложений Office: в документах Word, книгах Excel, презентациях PowerPoint и т. п. Конечно же, этот код можно запускать из документов на выполнение, поскольку среда выполнения кода VBA (на программистском сленге — хост) встроена внутрь этих приложений.

В настоящее время VBA встроен:

во все главные приложения Microsoft Office — Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage, InfoPath;

вдругие приложения Microsoft, такие как Visio и Project;

вболее 100 приложений третьих фирм, например, в CorelDRAW и CorelWordPerfect Office 2000, AutoCAD и т. п.

Но есть также и множество других преимуществ.

VBA — универсальный язык. Освоив его, вы не только получите ключ ко всем возможностям приложений Office и других, перечисленных ранее, но и будете готовы к тому, чтобы:

•создавать полноценные приложения на Visual Basic (поскольку эти языки — близкие родственники);

•использовать все возможности языка VBScript (это вообще «урезанный» VBA). В результате в вашем распоряжении будут универсальные средства для создания скриптов администрирования Windows, Web-

страниц (VBScript в Internet Explorer), Web-приложений ASP, для при-

менения в пакетах DTS и заданиях на SQL Server, а также для создания серверных скриптов Exchange Server и многое-многое другое.

VBA изначально был ориентирован на пользователей, а не на профессиональных программистов (хотя профессионалы пользуются им очень активно), поэтому создавать программы на нем можно быстро и легко. Кроме того, в Office встроены мощные средства, облегчающие работу пользователя: подсказки по объектам и по синтаксису, макрорекордер и т. п.

При создании приложений на VBA вам, скорее всего, не придется заботиться об установке и настройке специальной среды программирования и наличии нужных библиотек на компьютере пользователя — Microsoft Office есть практически на любом компьютере.

Несмотря на то, что часто приложения VBA выполняются медленнее, чем бы вам хотелось, они нересурсоемки и очень хорошо работают, например, на сервере терминалов. Но, как правило, для программ на VBA особых требований на производительность и не ставят: для написания игр, драй-

Принцип работы макрорекордера больше всего похож на принцип работы магнитофона: мы нажимаем на кнопку — начинается запись тех действий,

которые мы выполняем. Мы нажимаем на вторую кнопку — запись останавливается, и мы можем ее проиграть (т. е. повторно выполнить ту же последовательность действий).

Конечно, макрорекордер позволяет написать только самые простые VBAпрограммы. Однако и он может принести много пользы. Например, можно «положить» на горячие клавиши те слова, словосочетания, варианты оформления и т. п., которые вам часто приходится вводить (должность, название фирмы, продукт, ФИО директора и ответственного исполнителя и т. д.), этим вы сэкономите много времени.

Как показывает опыт, подавляющее большинство обычных пользователей и не подозревает о существовании макрорекордера, несмотря на то, что его применение позволило бы сэкономить им массу времени.

Перед созданием макроса в макрорекордере:

необходимо очень тщательно спланировать макрос, хорошо продумав, что вы будете делать и в какой последовательности. Если есть возможность, определите подготовительные действия. Например, если нужно вставить текущую дату в начало документа, может быть, имеет смысл первой командой макроса сделать переход на начало документа (<Ctrl>+<Home>);

посмотрите, нет ли готовой команды, которую можно сразу назначить клавише или кнопке на панели инструментов без создания макроса. Сделать это можно при помощи меню Сервис | Настройка. С вкладки Команды можно перетащить нужную команду на требуемую панель управления, и, нажав на этой же вкладке кнопку Клавиатура, в окне Настройка клавиатурыназначить длякоманды нужнуюкомбинацию клавиш;

если вы собираетесь при помощи макроса менять оформление текста, то правильнее вначале создать новый стиль с вашим оформлением, а потом уже применить этот стиль к тексту. В этом случае опять-таки можно обойтись без макроса, просто назначив стиль комбинации клавиш. Делается это при помощи того же диалогового окна Настройка клавиатуры, как и в предыдущем случае.

Чтобы создать макрос в макрорекордере (для тех программ Microsoft Office, для которых это средство предусмотрено, например, Word, Excel, PowerPoint, Project):

1.В меню Сервис | Макрос выберите команду Начать запись. В открывшемся окне Запись макроса (рис. 1.1) вам потребуется определить:

•Имя макроса. Правило такое: имя не должно начинаться с цифры, не должно содержать пробелы и символы пунктуации. Максимальная длина в Excel — 64 символа, в Word — 80 символов. Можно писать порусски;

•будет ли макрос назначен кнопке на панели управления или комбинации клавиш. Выполнить это, а также задать другие средства для вызова макроса можно и потом — об этом будет рассказано в следующем разделе;

•где сохранить макрос. В Word в вашем распоряжении текущий файл и шаблон для всех вновь создаваемых документов — Normal.dot, в Excel — текущая книга, возможность создать макрос одновременно с созданием новой книги и личная книга макросов PERSONAL.XLS (макросы из этой скрытой книги будут доступны во всех книгах). Подробнее про то, где может храниться программный код, мы поговорим в

разд. 2.2;

•Описание. В это поле лучше ввести информацию о том, для каких целей создается этот макрос — это подарок не только для других пользователей, но и для себя (через несколько месяцев).

Рис. 1.1. Диалоговое окно Запись макроса

2.После нажатия кнопки OK или назначения кнопки или клавиатурной комбинации начнется запись макроса. Указатель мыши при этом примет вид магнитофонной кассеты и появится маленькая панель Остановить запись. На ней всего две кнопки — Остановить запись и Пауза. Если вы случайно закрыли эту панель, остановить запись можно через меню Сер-

вис | Макрос | Остановить запись.

3.Самый простой способ запустить макрос, которому не назначена кнопка или клавиатурная комбинация, — в меню Сервис выбрать Макрос | Макросы (или нажать комбинацию клавиш <Alt>+<F8>), в открывшемся окне

Макрос (см. рис. 1.2) в списке выбрать нужный макрос и нажать кнопку Выполнить. Из этого же окна можно просматривать и редактировать макросы, удалять или перемещать их и т. п.

Если макросов создано много, то получить список всех назначений клавиш (включая назначения для встроенных макросов Word) можно при помощи меню Сервис | Макрос | Макросы, затем в окне Макрос в списке Макросы из выбрать Команд Word, а в списке Имя выбрать макрос ListCommands и нажать кнопку Выполнить. В ответ на приглашение нужно выбрать Текущие настройки меню и клавиш (иначе будет выведен полный список команд Word на 26 страниц). В ваш документ будет вставлена таблица с текущими назначениями клавиш, которую можно распечатать.

Если у вас уже есть значительное количество созданных при помощи макрорекордера макросов, то после освоения языка VBA имеет смысл подумать над ними и, может быть, внести изменения. Чаще всего стоит обратить внимание на следующие моменты:

если в вашем макросе повторяются какие-либо действия, возможно стоит организовать цикл;

может быть, есть смысл в ходе выполнения уточнить что-либо у пользователя (при помощи встроенной функции VBA InputBox() или элементов управления);

чтобы в ходе выполнения макроса не возникало ошибок, можно реализовать в нем проверку текущих условий.

Как все это сделать, будет рассказано в следующих главах.

И еще один очень важный момент, связанный с макрорекордером. Помимо того, что он позволяет создавать простенькие программы, пригодные для самостоятельного использования без всяких доработок, макрорекордер — это еще и ваш разведчик в мире объектных моделей приложений Office. Опытные разработчики часто пользуются им для того, чтобы понять, какие объекты из огромных объектных моделей приложений Office можно использовать для выполнения тех или иных действий.

Приведу пример: вам нужно автоматизировать создание диаграмм в Excel. Поскольку в русской версии Excel для создания диаграммы вручную вы используете команду Вставка | Диаграмма, то, скорее всего, в справке по VBA вы начнете в первую очередь искать объект Diagram. И вы его найдете и, возможно, потратите определенное время на его изучение, прежде чем поймете, что это не та диаграмма! Объект Diagram представляет то, что в русской версии Excel называется «Схематическая диаграмма» (доступна из того же меню Вставка), а обычная диаграмма — это объект Chart. А вот если бы вы пустили вперед разведчика (т. е. создали бы диаграмму с записью в макрорекорде-