Лекция по excel кратко

Конспект урока на тему: 
Табличный процессор Microsoft Excel.
Назначение и интерфейс

План
урока:

Конспект
урока:

Современные
технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость
представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого
представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны
относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие
объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных
работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные
таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное
обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных,
представимых в табличной форме.

Электронная
таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое
количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или
логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все
результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные
таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством
моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно
следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения
задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе
с табличными процессорами создаются документы, которые также называют
электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать
на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма
организации данных по строкам и столбцам. 
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы. 
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки
электронных таблиц. 

Электронная
таблица – самая распространенная и мощная технология
для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны
данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство
электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех
данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого
компонента таблицы.

Табличный процессор MS Excel позволяет: 

1.   
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные
вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2.   
Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать,
чтобы?);

3.   
Проводить статистический анализ;

4.   
Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку,
фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5.   
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их
невидимыми;

6.   
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;

7.   
Вводить и редактировать тексты;

8.   
Осуществлять обмен данными с другими программами, например,
вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;

9.   
Осуществлять многотабличные связи.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

·        
Ячейка – минимальный объект табличного
процессора;

·        
Строка – горизонтальный набор
ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

·        
Столбец – вертикальны набор ячеек,
заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

·        

Адрес ячейки –
определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

·        
Указатель ячейки – рамка;

·        
Активная ячейка –
выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

·        
Смежные ячейки – ячейки
расположенные последовательно;

·        
Диапазон (блок) ячеек –
выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

·        
Адрес диапазона (блока) ячеек —
определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных
двоеточием (:), B2: C7 →
B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

·        
Книга – документ электронной
таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

·        
Лист – рабочее поле, состоящее
из ячеек.

При работе
с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать,
изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на
принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и
редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое
клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру
таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим
управления вычислениями. Все
вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и
первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном
порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще
не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор,
пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При
каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, —
выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров
существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица
пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим
отображения формул задает индикацию
содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране
отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический
режим дает возможность отображать числовую
информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать
электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной,
административной и научной деятельности.

В современных табличных
процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно
использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении
обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке
данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже
элементы списков учитываются при организации данных:

•  столбцы списков становятся полями базы данных;

 
•  заголовки столбцов становятся именами полей базы данных; 
•  каждая строка списка преобразуется в запись данных.

«Типы
данных в ячейках электронной таблицы. 
Правила записи арифметических операций»

Ячейки рабочего листа электронной
таблицы могут содержать:

·        
исходные или первичные данные – константы;

·        
производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или
функций.

Данные в ячейках таблицы
могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст –
последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут
включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые
скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и
время вводятся
в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в
электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы
всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре.
Например: =А5*2/В1

Функция представляет
собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе
формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции
могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие
функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400
встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или
нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер
функций.

В формулах
используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание –

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка
арифметических действий используются круглые скобки.

«Форматирование
элементов таблицы.
Формат числа»

Форматированием называется
изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает
форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта
содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных
форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить
формат ячейки необходимо
щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки.
Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат
всей ячейки.

Для выравнивания данных следует:

·        
щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек,
содержащих выравниваемый текст;

·        
выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая
позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с
помощью рамок следует
выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Границаследует выбрать тип линии для
рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное
назначение нескольких видов рамок).

Для назначения цветного
фона предварительно
выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Видвыбрать цвет фона ячеек и нажать
кнопку ОК.

Для изменения шрифта
предварительно выделенного текста
или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта
(Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый),
размер шрифта, цвет и т.д.

Для изменения формата
чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо
выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из
следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

«Ошибки
в формулах в Microsoft Excel»

При проведении расчетов в
электронной таблице Microsoft Excel иногда в ячейках вместо ожидаемых значений
выводятся различные «непонятные» результаты. Сегодня мы попытаемся сделать их
для нас понятными.

Ячейки
заполнены знаками # # # # # # # # # #

Ячейка может заполняться
набором символов «решетки» (#) по одной из следующих причин:

1.   
ширина столбца недостаточна для размещения численного значения,
для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация
встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой
ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для
исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат
представления данных в ней;

2.   
ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время.
Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года  или отрицательные
значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.

Ошибка #ДЕЛ/0!

О
том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем
не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе,
подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:

— формула в ячейке B4, имеющая вид =–B3/B2,
вернет значение ошибки #ДЕЛ/0! в ситуации, когда значение коэффициента а в ячейке B2 еще не задано. Для
исключения вывода ошибки можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, которая проверяет
наличие «неправильного» значения в ячейке B2:
=ЕСЛИ(B2=0; ««; –B3/B2) 
Данная формула выводит «пустое» значение (««),
если ячейка пустая или содержит 0; в противном случае выводится вычисленное
значение корня уравнения.
Другое решение заключается в использовании
функции ЕСЛИ для проверки существования любой ошибки. Следующая формула также
отображает «пустое» значение в случае получения ошибки любого типа:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(–B3/B2); ««; –B3/B2) 
С особенностями функции ЕОШИБКА ознакомьтесь
самостоятельно.

Ошибка
Имя? 

Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных
ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например,
вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в
виде:
=ЕСЛИ(a=0; ««; –b/a)
— где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо
понятнее приведенного ранее варианта.

Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:

1.   
формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же
следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или
какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется
(казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие
ячейки, однако этого почему-то не происходит);

2.   
формула содержит текст, который Excel интерпретирует как
неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к
отображению ошибки Имя?.

Ошибка #Знач!

Ошибка весьма
распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.

1.    Формула
пытается провести операцию, используя некорректные данные (например, пытается
сложить число и текстовое значение). Если на листе в ячейке B7 (см. фрагмент
листа ниже) была записана формула =B3+B4+B5+B6, которая затем была распространена
(скопирована) на ячейки C7 и D7, то для приведенных исходных данных в ячейке
будет выведен результат #Знач! (ясно, что складывать числа и текст нельзя).

Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне,
в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в
ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее
на ячейки C7 и D7.

2.   
В качестве аргументов функции использованы данные
несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано
число или текст).

3.   
В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как
аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ
(A3:A6).

Ошибка
#Число!

Ошибка #Число! возникает в одном из двух случаев:

1) для функции,
использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного
оформления: =КОРЕНЬ(И3);
2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel
поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).

Ошибка
#Ссылка!

Ошибка #Ссылка! возникает в
случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может
встречаться в следующих ситуациях.

1.   
1. Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например,
следующая формула отображает ошибку #Число!, если удалена строка 20, столбец A
или столбец B:
=A20/B20

2.   
Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на
ячейки становятся недействительными. Например, если формулу =A1–1 в ячейке A2
скопировать в ячейку A1, формула вернет ошибку #Число!, так как в ней будет
присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

3.   
Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем
вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.

В заключение заметим, что в случаях, когда результатом формулы является ошибка
любого из рассмотренных типов, а ширина столбца недостаточна для размещения
соответствующего сообщения, ячейка заполняется знаками «#».

01.12.2008

Используемая
литература:

1.   
Макарова Н.В. Программа по информатике (системно-информационная
концепция). К комплекту учебников по информатике 5-11 класс. Санкт-Петербург:
Питер.2000г.

2.   
Информатика. 5-11 класс. /Под ред. Н.В. Макаровой. – СПб.: Питер,
2001

3.   
Коляда М.Г. Окно в удивительный мир информатики. ИКФ
«Сталкер»,1997

4.   
Шафрин Ю.А. Основы компьютерной технологии. Учебное пособие для 7
– 11 классов по курсу «Информатика и вычислительная техника» — Москва: ABF,1996

5.   
Ефимова О.В., Моисеева М.В., Ю.А. Шафрин Практикум по компьютерной
технологии. Примеры и упражнения. Пособие по курсу «Информатика и
вычислительная техника» — Москва: ABF,1997

6.   
Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. М.:
Лаборатория базовых знаний, 2001

7.   
Семакин И.Г., Шеина Т.Ю. Преподавание курса информатики в средней школе.
М.: Лаборатория базовых знаний, 2002

8.   
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Практическая информатика. Учебное
пособие для средней школы. Универсальный курс. – Москва: АСТ-ПРЕСС:
Информ-Пресс, 1998

9.   
Симонович С.В. Компьютер в вашей школе. М.: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс,
2001

10. 
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Занимательный компьютер. Книга для
детей, учителей и родителей. Москва: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2002

Санкт-Петербургское государственное бюджетное специальное

реабилитационное образовательное учреждение среднего профессионального образования  техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр»

Методическое пособие

Конспект лекций по дисциплине

ЕН.02. «Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: Работа в программе Microsoft Excel

для обучающихся Санкт-Петербургского государственного бюджетного

специального реабилитационного образовательного учреждения среднего профессионального образования  техникума для инвалидов

“Профессионально-реабилитационный центр”

Разработали:

Таранова О.А.– преподаватель

СПб ГБУ «Профессионально-реабилитационный центр»

Санкт – Петербург

2015 г.

Содержани

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel 3

2. Основные понятия 3

3. Ячейки и их адресация 4

4. Диапазон ячеек 4

5. Ввод, редактирование и форматирование данных 4

6. Ввод текста и чисел 4

7. Копирование содержимого ячеек 5

8. Форматирование содержимого ячеек 5

9. Автоматизация ввода 6

10. Формулы 7

11. Ссылки на ячейки 7

12. Абсолютные и относительные ссылки 8

13. Построение диаграмм и графиков 9

14. Тип диаграммы 9

15. Создание диаграммы. 10

16. Выбор данных 10

17. Оформление диаграммы 11

18. Размещение диаграммы 12

19. Редактирование диаграммы 12

20. Инструменты управления диаграммами. 13

21. Изменение типа диаграммы. 13

22. Замена источника данных. 14

23. Замена столбцов и строк. 14

24. Редактирование элементов диаграммы. 14

25. Удаление диаграммы. 15

26. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ 15

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel

Для представления данных в удобном виде используют таблицы, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ для этой цели называется табличными процессорами.

Особенность табличных процессоров заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменения содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями.

Применение табличных процессоров упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную. Служат для:

1. • проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. • автоматизации итоговых вычислений;

3. • решения задач путем подбора значений параметров;

4. • обработки результатов экспериментов;

5. • проведения поиска оптимальных значений параметров;

6. • подготовка табличных документов;

7. • построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

1. Основные понятия

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, находящемся в его нижней части (Рис. 1). По ярлычкам можно переходить к другим рабочим листам внутри одной книги. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 16 384 столбцов от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 1048 576.

Рис. 1. Расположение ярлычков листа на экране

1. Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена (А1, D4). Номер ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда активна и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда приводятся в активной ячейке.

1. Диапазон ячеек

На данные с соседних ячейках можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек в противоположных концах прямоугольника на пример (А1:С15). Выделение диапазона производят протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на их заголовке. Протягиванием по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные одного из типов: текст, число, дата, время или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе в ячейку. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства.

1. Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода обозначается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, можно редактировать содержимое ячейки. Чтобы завершить ввод, сохранив данные, используют Enter. Для очистки содержимого ячейки — Delete.

1. Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания (для небольшого числа ячеек) или через буфер (при работе с большими диапазонами).

Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести курсор на рамку текущей ячейки, он примет вид стрелки. Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа перетаскивания можно использовать специальное перетаскивание при нажатой правой кнопке мыши. При отпускании кнопки в появившемся меню можно выбрать операцию.

При использовании буфера обмена вставка данных возможна лишь немедленно после копирования или вырезания. «Вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки. Команды Копировать и Вырезать можно найти в контекстном меню, которое открывается при нажатии правой клавиши мыши на объекте или на Вкладке Главная, подменю Буфер обмена.

Контекстное меню Подменю Буфер обмена

1. Форматирование содержимого ячеек

По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, а числа по правому. Изменить формат отображения данных — команда Формат, Ячейки. Вкладки этого диалогового окна (Рис. 2) позволяют выбирать формат записи данных, направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Рис. 2. Окно Формат ячеек

1. Автоматизация ввода

Для ввода повторяющихся или однотипных данных. К числу средств автоматизации ввода относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца текстовых строк среди которых есть повторяющиеся. Если при вводе в ячейку обнаружено соответствие ранее введенным строкам, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие Enter подтверждает автозавершение, иначе ввод можно продолжать, игнорируя предлагаемый вариант. Операция действует при введении данных в ячейки, идущие подряд.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши (обычно он имеет форму толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскиванием маркера можно «размножить» содержимое ячейки по вертикали или горизонтали.

Если ячейка содержит число (дату, денежную сумму), то при перетаскивании происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. При перетаскивании правой кнопкой мыши в диалоговом окне (появляется после отпускания мыши) можно выбрать способ автозаполнения.

Пример: пусть А1 содержит 1. Перетаскиваем маркер на ячейки В1, С1. В открывшемся меню выбираем Копировать ячейки, все ячейки будут содержать 1. Если выберем Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы сформулировать условия заполнения нужно выполнить последовательность команд Правка, Заполнить, Прогрессия. В окне выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение.

Автозаполнение формулами выполняется также. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

1. Формулы

Вычисления осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул (Рис. 3).

Рис. 3. Отображение формулы в «строке формул»

Правило использования формул в Excel:

• если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности вычислений в ней.

• формулы обязательно должны вводиться в английской раскладке клавиатуры.

1. Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Таким образом, результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку можно задать разными способами:

• адрес ячейки можно ввести вручную;

• щелкнуть на нужной ячейке или выбрать диапазон, адрес которого нужно ввести (выделяются при этом пунктирной рамкой).

Обратите внимание на кнопки минимизации, присоединенные к соответствующим полям у всех диалоговых окон, которые требуют указания номеров ячеек (Рис. 4).

Рис. 4. Кнопки минимизации на панели редактирования свойств формулы

Эти кнопки сворачивают окно до минимального размера, что облегчает выбор ячеек на листе. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование формул.

1. Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формула адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Адрес ячейки предваряется знаком $.

1. Построение диаграмм и графиков

Чтобы помочь вам проанализировать и понять информацию, представленную в числовом виде, MS Excel позволяет вывести ее в графическом виде – как график или диаграмму. Способность наглядно представлять большие массивы числовых данных делает MS Excel очень удобным средством отслеживания зависимостей и составления прогнозов.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Чтобы создать диаграмму, упрощающие понимание данных рабочего листа, сначала потребуется познакомиться со структурой и назначением самой диаграммы.

Ряды данных. Числовые данные, на основе которых MS Excel строит диаграмму.

Ось Х. Определяет ширину диаграммы.

Ось Y. Задает высоту диаграммы.

Легенда. Содержит текст, описывающий отображение на диаграмме данные.

Заголовок диаграммы. Описывает назначение диаграммы.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может отображаться на листе с данными или на любом другом листе (часто для диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

1. Тип диаграммы

Форму диаграммы выбирают в разделе Диаграммы на вкладке Вставка. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (Рис. 5). Необходимо выбрать один из вариантов и нажать на кнопку ОК.

Рис. 5. Окно выбора типа диаграммы

Гистограмма. Количественные показатели представляются в виде вертикальных столбцов, увеличивающихся в верхнем направлении. Эффективна при сравнении двух или большего количества показателей, например ежемесячных продаж или объемов продаж разных менеджеров.

График. Количественные показатели представляются в виде линий. На графике показаны только самые верхние точки гистограммы.

Круговая. Подобна графику, но в ней цветом заливается вся область под линией.

Линейчатая. Напоминает гистограмму, повернутую на 90⁰: столбцы «растут» слева направо.

С областями. Позволяет сравнить показатели относительно общего, например, объем продаж, совершенных одним менеджером, по отношению к объему продаж всей компании.

1. Создание диаграммы.

Перед созданием диаграммы необходимо ввести дополнительную информацию, которая нужна для обозначения в MS Excel отдельных элементов диаграммы. (Вы вполне можете изменить диаграмму и в дальнейшем, если не хотите, чтобы MS Excel выводила отдельные подписи прямо сейчас.)

1. Выбор данных

Для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма, используется команда Выбор данных на вкладке Конструктор (Рис. 6). Если диапазон выбран заранее, то в области окна мастера появится отображение диаграммы (Рис. 7).

Рис.6. Окно выбора источника данных

Рис.7. Отображение диаграммы

Итак, чтобы создать диаграмму, выполните ряд действий.

1. Выделите числовые данные и подписи данных, которые будут принимать участие в создании диаграммы.

2. Перейдите во вкладку Вставка. Изучите список доступных типов диаграмм.

3. Щелкните на кнопке понравившегося типа диаграммы, например График или Гистограмма. На экране появиться палитра подтипов диаграммы.

4. Выберите необходимый вариант. MS Excel создаст диаграмму и отобразит на экране вкладку Работа с диаграммами.

1. Оформление диаграммы

На вкладке Макет режима Работа с диаграммами (Рис. задаются:

• название диаграммы, подписи осей;

• отображение и маркировка осей координат;

• отображение сетки линий, параллельных осям;

• описание построенных графиков (Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (Таблица данных).

и т.д.

Рис. 8.

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

1. Размещение диаграммы

Указать место размещения диаграммы (новый рабочий лист или уже имеющийся) (Рис.9) можно на Вкладке Конструктор режима Работы с диаграммами. Этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму.

Рис.9 Окно Выбора размещения диаграммы

1. Редактирование диаграммы

Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и т.д.

При щелчке на элементе он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента — меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Если требуется внести существенные изменения, следует вновь воспользоваться командами на вкладках Конструктор, Макет. Предварительно диаграмму надо выделить.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Контекстное меню, Удалить), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист, и нажать на клавиатуре клавишу Delete.

1. Инструменты управления диаграммами.

После щелчка на диаграмме MS Excel выведет на экран вкладку Работа с диаграммами, которая содержит инструменты управления диаграммами, разбитые на четыре категории.

Тип. Позволяет изменять тип диаграммы.

Данные. Применяется для изменения источника данных диаграммы: числовых данных, откладываемых вдоль осей X и Y.

Макеты диаграмм. Инструменты этого раздела применяются для изменения отдельных элементов диаграмм, например заголовка диаграммы, подписей осей X и Y, расположения легенды (вверху, внизу, слева или справа) и т.д.

Стили диаграмм. Предоставляет возможность кардинальным образом изменить вид диаграммы.

1. Изменение типа диаграммы.

Имея в своем распоряжении готовую диаграмму, вы можете поэкспериментировать со способом представления числовых данных в графическом виде. Например, изменить гистограмму на диаграмму с областями. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, тип которой требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы в разделе Тип. Вы увидите диалоговое окно Изменение типа диаграммы.

4. Выберите необходимый тип диаграммы, например Круговая или Линейчатая. В правой панели диалогового окна вы увидите различные макеты для указанного типа диаграммы.

5. Щелкните на понравившемся макете диаграммы в правой панели.

6. Щелкните на кнопке ОК. MS Excel применит к диаграмме новый тип.

Совет. Если вам не нравится, как выглядит диаграмма, нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуться к исходному дизайну.

1. Замена источника данных.

Еще один способ изменения вида диаграммы – это замена источника данных (ячеек с числовыми данными, на основе которых строится диаграмма). Чтобы изменить источник данных для диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Выбрать данные раздела Данные. Вы увидите диалоговое окно Выбор источника данных.

4. (не обязательно) Щелкните на кнопке свертывания диалогового окна для просмотра большей части текущего рабочего листа.

5. Выделите все ячейки, данные которых принимают участие в построении диаграммы, включая ячейки с подписями, значениями и формулами.

6. Щелкните на кнопке ОК.

MS Excel выведет диаграмму, построенную на основе данных.

1. Замена столбцов и строк.

Программа MS Excel создает диаграммы, автоматически размещая подписи данных вдоль оси Х, а значения – вдоль оси Y. Тем не менее, подписи со значениями можно поменять местами, сразу же знакомясь с получаемым результатом.

Чтобы поменять столбцы и строки данных местами при построении диаграммы, выполните приведенную ниже инструкцию.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопку Строка/столбец раздела Данные. MS Excel поменяет местами данные, выводимые вдоль осей X и Y.

1. Редактирование элементов диаграммы.

Чтобы сделать диаграмму информативнее, в нее добавляются вспомогательные текст и объекты.

• Заголовок диаграммы.

• Легенда.

• Подписи данных.

• Подписи осей.

• Название осей.

• Сетка.

Каждый элемент диаграммы MS Excel можно либо переместить в другое место, либо вообще удалить. Чтобы изменить вспомогательные элементы диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Макет.

3. Щелкните на кнопке с названием элемента диаграммы, которую вы хотите изменить, например Легенда или Названия осей. На экране появится меню доступных вариантов.

1. Удаление диаграммы.

Диаграммы весьма функциональны, но даже их изредка приходится удалять. Чтобы удалить диаграмму, выполните следующее.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо удалять.

2. Нажмите клавишу .

Совет. Вы также можете щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню команду Вырезать.

1. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

###…###	Значение (результат) формулы не умещается в ячейке или слишком много значащих цифр в числе
#ДЕЛ/0!	Делитель в Формуле принял значение «Ноль» (попытка деления на ноль)
#ИМЯ?	Указано имя, которое невозможно распознать. Например, искажено имя функции, использовано имя ячейки, которое ранее не было определено или имя ячейки набрано русскими буквами
#ЧИСЛО!	Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)
#ССЫЛКА!	Недопустимая ссылка на ячейку
#ЗНАЧ!	Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст или использована относительная ссылка, вместо абсолютной и при копировании формулы используются пустые (незанятые) ячейки)

1. Общие сведения об Excel

При вызове Excel на
экране появится окно, показанное на
рис. 1.

Рис. 1

Основными элементами
окна являются: главное меню; панель
инструментов; строка формул (в ней
вводятся формулы и значения); строка
состояния (здесь отображается информация
о состоянии системы, а также контекстные
подсказки); поле имени; лист рабочей
книги (электронная таблица)- основное
рабочее место; ярлычок листа; блок
прокрутки листов; угловой элемент,
предназначенный для выделения всех
ячеек листа; полосы и стрелки прокрутки.

В самом начале
следует отметить, что иногда удобным
оказывается использование Справки,
поэтому не рекомендуется пренебрегать
помощью, которая в Excel является контекстно
зависимой. При возникновении проблем
можно нажимать кнопку Справка
или клавишу <F1>.

Microsoft Excel работает
с объектами. Файл Excel (с расширением
.xls) является объектом самого высокого
уровня и называется рабочей книгой
(book). Рабочая книга содержит рабочие
листы- объекты. Рабочий лист имеет вид
таблицы, которая состоит из строк,
пронумерованных числами, и столбцов,
озаглавленных буквами. В одной электронной
таблице (рабочем листе) 16394 строки и 256
столбцов (A, B,…, AA, AB, … .). На пересечении
строки и столбца находится ячейка.
Ячейка является частью огромной таблицы,
но она же одновременно представляет
собой самостоятельный объект, с которым
можно осуществлять различные операции.
Каждая ячейка имеет свой адрес, который
состоит из имени столбца и номера строки.
При работе с таблицей каждую ячейку
идентифицируют по ее адресу. Указание
адреса ячейки называют ссылкой, например
запись G5 означает ссылку на ячейку,
расположенную на пересечении столбца
G и строки 5. Ячейка- это контейнер,
содержащий информацию, он никогда не
бывает пустым. Незаполненная ячейка на
экране выглядит пустой, на самом деле
в ней, по умолчанию, хранится число 0.
Что еще может содержаться в ячейке? В
качестве информации может выступать
значение какого-либо типа (числовое,
текстовое, логическое, дата), а также
формула. Возможность ввода в ячейку
вычисляемых формул, оперирующих другими
ячейками, является главным удобством
электронных таблиц вообще и Excel в
частности, и придает им особую специфику.

Обычная математическая
формула состоит из операндов — чисел,
переменных, функций, над которыми
выполняются операции- умножение, сложение
и т.д. В Excel роль операндов выполняют
ячейки, а точнее те значения, которые в
них хранятся. Требуемое значение можно
получить, указав адрес ячейки. Следует
отметить, что при построении формулы
можно ссылаться на ячейку, также
содержащую формулу, при этом операции
будут производиться с соответствующим
значением формулы, на которую сослались.

Главным помощником
в работе с Excel является мышь. С ее помощью
вы подаете команды для Excel: выбираете
опцию меню, нажимаете кнопку на панели
инструментов, выделяете область и т.д.
В основном при командовании используется
левая кнопка мыши, далее в тексте фразы
«щелкнуть мышью», «щелкнуть
кнопкой мыши» и т.д. подразумевают
нажатие именно левой кнопки, в случае,
когда необходимо использование правой
кнопки мыши этот факт будет указываться.

При вводе команд
предпочтительнее работать мышью, но
иногда удобно использовать клавиатуру,
в этом случае ввод осуществляется либо
клавишей <Enter> либо комбинацией
клавиш, которые по этой причине называются
«горячими». Ввод команд осуществляется
с помощью меню или кнопок на панели
инструментов (см. рис. 1). Все панели
делятся на поставляемые (стандартные)
и создаваемые пользователем. Настроить
те и другие можно выбирая последовательно
опции меню Вид,
Панели инструментов.

Команды бывают
двух видов — иерархические и контекстные.
В группу иерархических входят команды
трех типов:

• выполняемые
  — вызывают конкретные действия;

• вызывающие
  меню следующего уровня (рядом с командой
  в меню стоит треугольник);

• вызывающие
  диалоговое окно (после команды в меню
  стоит многоточие).

Нижним уровнем
некоторых видов иерархических команд
являются диалоговые окна (рис. 2).

Рис. 2

В диалоговых окнах
вводятся необходимые параметры и
команды. Диалоговые окна имеют достаточно
разнообразную структуру, но вместе с
тем в них используются одни и те же
типовые элементы. Например ярлычки
(Страница, Поля,
Колонтитулы, Лист),
поля ввода, куда вводится запрашиваемая
информация, поля выбора (флажки и
переключатели), в которых производится
выбор команд из числа имеющихся. При
этом команды делятся на совместимые и
альтернативные.

Совместимыми
называются такие команды, при которых
ввод одной из них не исключает ввода
других. Левее таких команд имеется
квадратик (флажок). При одном щелчке
мыши в квадратике появляется крестик
(флажок установлен), которая обозначает
ввод данной команды, а ее отсутствие
(флажок сброшен)- отмену команды.

Альтернативными
называются такие команды, для которых
назначение одной исключает назначение
остальных. Левее этих команд находится
кружок (переключатель). После щелчка
мыши в кружке либо появляется точка,
что означает выбор команды (переключатель
выбран), либо убирается, что означает
ее отмену.

Контекстные команды
— это команды, которые инициируются в
контексте конкретной сложившейся
ситуации. Например, если выделить мышью
ярлычок рабочего листа и щелкнуть правой
кнопкой, то появится меню, которое будет
содержать перечень опций — контекстных
команд, таких как Вставка…,
Удалить…,
Переименовать… и
т.д. (они же являются вызывающими
диалоговое окно).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  22.03.2015980.99 Кб205..doc

• #
• #

Обновлено: 15.04.2023

Самоучитель по работе в Excel для чайников позволит Вам легко понять и усвоить базовые навыки работы в Excel, чтобы затем уверенно перейти к более сложным темам. Самоучитель научит Вас пользоваться интерфейсом Excel, применять формулы и функции для решения самых различных задач, строить графики и диаграммы, работать со сводными таблицами и многое другое.

Раздел 1: Основы Excel

1. Знакомство с Excel
2. Создание и открытие рабочих книг
3. Сохранение книг и общий доступ
4. Основы работы с ячейками
5. Изменение столбцов, строк и ячеек
6. Форматирование ячеек
7. Основные сведения о листе Excel
8. Разметка страницы
9. Печать книг

Раздел 2: Формулы и функции

1. Простые формулы
2. Сложные формулы
3. Относительные и абсолютные ссылки
4. Формулы и функции

Раздел 3: Работа с данными

1. Управление внешним видом рабочего листа
2. Сортировка данных в Excel
3. Фильтрация данных в Excel
4. Работа с группами и подведение итогов
5. Таблицы в Excel
6. Диаграммы и спарклайны

Раздел 4: Расширенные возможности Excel

1. Работа с примечаниями и отслеживание исправлений
2. Завершение и защита рабочих книг
3. Условное форматирование
4. Сводные таблицы и анализ данных

Раздел 5: Продвинутая работа с формулами в Excel

1. Решаем задачи с помощью логических функций
2. Подсчет и суммирование в Excel
3. Работа с датами и временем в Excel
4. Поиск данных
5. Полезно знать
6. Работа с именами в Excel
7. Работа с массивами в Excel

Раздел 6: Дополнительно

Хотите узнать об Excel еще больше? Специально для Вас мы припасли целых два простых и полезных самоучителя: 300 примеров по Excel и 30 функций Excel за 30 дней.

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.

Основные функции Excel:

− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

− построение графиков и диаграмм.

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение — .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист — это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки — цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка — это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего листа

Строка меню.

Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .

Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:

— Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки в Excel бывают 3-х видов:

— Относительные ссылки (пример:A1);

— Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

— Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки — это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая — на три ячейки ниже в том же столбце, вторая — на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис. 1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.

Рис. 1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Рис. 1.6. Смешанная ссылка

Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия — адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.

Рис. 1.7. Диапазон ячеек

В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам

Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

— введите в ячейку первый член ряда;

— подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

— удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

— после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Перемещение и копирование формул

Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.

Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул

Таблица 1

Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени

Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число

Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции

Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны

Неверная ссылка на ячейку

Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки

Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка

Функции Excel

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, — описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ — имя функции; В1:В5 — аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Конспект урока на тему:
Табличный процессор Microsoft Excel.
Назначение и интерфейс

Урок изучения новых знаний

Образовательная цель урока:

Конспект урока:

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?);

Проводить статистический анализ;

Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;

Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;

Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;

Вводить и редактировать тексты;

Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;

Осуществлять многотабличные связи.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

Указатель ячейки – рамка;

Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

Адрес диапазона (блока) ячеек — определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием ( : ), B2 : C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

• столбцы списков становятся полями базы данных;
• заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
• каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

исходные или первичные данные – константы;

производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.

В формулах используются следующие знаки арифметических операций:

возведение в степень ^

Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.

Форматированием называется изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки . Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат всей ячейки.

Для выравнивания данных следует:

щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек, содержащих выравниваемый текст;

выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам , которая позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с помощью рамок следует выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Граница следует выбрать тип линии для рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное назначение нескольких видов рамок).

Для назначения цветного фона предварительно выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Вид выбрать цвет фона ячеек и нажать кнопку ОК.

Для изменения шрифта предварительно выделенного текста или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), размер шрифта, цвет и т.д.

Для изменения формата чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

Представление числа 100 в разных форматах

Без использования специальных средств. Текст выравнивается по левому краю, число по правому.

Числовой с двумя знаками после запятой

Числовой формат позволяет отображать любое количество знаков после запятой с соблюдением правил округления

Денежный (в рублях)

Денежный (в долларах)

MS Excel хранит даты в виде последовательных чисел. По умолчанию дате 1 января 1900 года соответствует порядковый номер 1, а 1 января 2008 года – 39448.

В процентном формате число умножается на 100%

E+02 означает 10 во 2-ой степени

Текстовый формат используется для ввода чисел начинающихся с 0.

ширина столбца недостаточна для размещения численного значения, для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат представления данных в ней;

ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время. Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года или отрицательные значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.

О том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе, подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:

Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например, вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в виде:
=ЕСЛИ(a=0; ««; –b/a)
— где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо понятнее приведенного ранее варианта.

Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:

формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется (казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие ячейки, однако этого почему-то не происходит);

формула содержит текст, который Excel интерпретирует как неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к отображению ошибки Имя?.

Ошибка весьма распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.

Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне, в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее на ячейки C7 и D7.

В качестве аргументов функции использованы данные несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано число или текст).

В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ (A3:A6).

1) для функции, использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ(И3);
2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).

Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.

01.12.2008

Макарова Н.В. Программа по информатике (системно-информационная концепция). К комплекту учебников по информатике 5-11 класс. Санкт-Петербург: Питер.2000г.

Информатика. 5-11 класс. /Под ред. Н.В. Макаровой. – СПб.: Питер, 2001

Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. М.: Лаборатория базовых знаний, 2001

Семакин И.Г., Шеина Т.Ю. Преподавание курса информатики в средней школе. М.: Лаборатория базовых знаний, 2002

Симонович С.В., Евсеев Г.А. Практическая информатика. Учебное пособие для средней школы. Универсальный курс. – Москва: АСТ-ПРЕСС: Информ-Пресс, 1998

Симонович С.В. Компьютер в вашей школе. М.: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2001

Симонович С.В., Евсеев Г.А. Занимательный компьютер. Книга для детей, учителей и родителей. Москва: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2002

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире. [3]

Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать, изменять его и руководить расчетами. [3]

С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Excel, по достоинству оценят помощь «мастеров» — вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя «за руку» за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем. [3]

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением к ней данных и построением диаграмм. Тяжело вообразить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включенный мощный инструмент анализа — Сводная таблица. С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержать большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими клацаньями кнопкой мыши приводить их в удобный и читается вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программ-мастера. [3]

В Microsoft Excel есть два основных типа объектов: книга и письмо.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, который используется для обработки и хранение данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Письма служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и редактировать одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисление на основе данных с нескольких листов. После создания диаграммы можно поместить на письмо с соответствующими данными или на отдельное письмо диаграммы. [3]

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного письма на другого нужно указать соответствующий ярлык. Название активный лист выделен жирным шрифтом. [3]

В Microsoft Excel очень много разнообразных функций, например:

1. Финансовые, среди множество специальных функций, вычисляющих проценты по депозиту или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразнейший обратные и родственные величины.

2. Функции даты и времени – большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в разные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в каморку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесение любых изменений в таблицу.

3. Логические функции– эта категория включает 6 логических команд, среди которых ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ.

4. Математические функции– эта категория — одна из наиболее густонаселенных в Excel (больше 100 функций). Никаких особых ухищрений в ней нет. Но есть довольно много функций на все случаи.

5. Ссылка и массивы.В этой категории находятся функции, которые разрешают обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него разнообразнейший информацию: номера столбцов и строк, у него входят, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой каморке этого массива нужное число или текст и т.д.

6. Текст – В этой группе десятка два команд. С их помощью можно сосчитать количество символов в воротничке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОДСИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную каморку некоторое количество символов из другой воротнички (ПСТР), поместить в активную каморку весь текст из другого каморки большими (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, или совпадают две текстовые каморки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).

7. Проверка свойств и значения – здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в воротничке (число там находится, текст или какая-то другая информация), о формате, о текущей операционной среде, о типичных ошибках, которые возникли в формуле, и т.п..

8. Работа с базой данных – здесь можно найти команды статистического учета (БДДИСП — дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП — дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ — стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.

9. Мастер диаграмм – встроенная программа EXCEL, что упрощает работу с основными возможностями программы. [3]

Назначение MS Excel.

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые, бухгалтеры, журналисты и т.д., с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь. [3]

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Вначале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows. [3]

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов. [3]

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических. [3]

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система «растет» вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные. [3]

Заключение.

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени. [1]

Microsoft Excel — одна из программ пакета Microsoft Office, представляющая из себя программируемый табличный калькулятор.

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);

его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);

Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;

Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;

Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко;

Excel можно использовать в качестве формы для представления обработанных данных.

Способы запуска

(для версии «2003») «Пуск» → «Все программы» → «Microsoft Office» → «Microsoft Office Excel»;

(для более ранних) «Пуск» → «Все программы» → «Microsoft Excel»;

«Пуск» → «Выполнить. » → в открывшемся окне написать «excel» и нажать «ОК»;

Правый щелчок на пустом месте → «Создать» → «Лист Microsoft Excel» → будет создан пустой файл с расширением «xls» → Двойным щелчком запускаем его.

Предварительные настройки и рекомендации

Всегда должны быть включены панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование». Включить их можно в меню «Вид» — «Панели инструментов». Также в меню «Вид» включите панели «Строка формул» и «Строка состояния»;

После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;

По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню «Сервис» — «Настройка. » — закладка «Параметры» — галочка «Всегда показывать полные меню». Там же поставьте галочку «Отображать подсказки для кнопок».

Интерфейс программы Microsoft Excel

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

Структура рабочей книги

Документ Excel имеет расширение «*.xls» («*.xlsx» в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна «Лист 1» и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Количество ячеек предлагаю посчитать самим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от «A» до «Z», затем идет «AA-AZ», «BA-BZ» и т.п. до «IV» (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например «A1»). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы «достать» данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги

С использованием левой кнопки мыши:

щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);

перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;

Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;

Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;

Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;

двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем «Enter» для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

«Добавить. «. Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;

«Удалить». Надеюсь, без комментариев;

«Переименовать». Надеюсь, без комментариев;

в выпадающем списке «в книгу:» выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;

В списке «перед листом:» будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;

Если не устанавливать галочку «Создавать копию», лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.

«Выделить все листы». Надеюсь, без комментариев;

«Цвет ярлычка. «. Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный «цветной» ярлычок отображается «некорректно» (IMHO);

«Исходный текст». «Господа программеры» разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)

Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.

С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить «курсор» (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

Внимание. Если нажать клавишу «Scroll Lock», клавиши управления курсором будут перемещать не курсор, а весь лист! Именно таким же образом в MS-DOS работала клавиша «Scroll Lock» (ведь тогда не было оконного интерфейса и колёсика (scrolling) на мышке). Excel — одна из немногих программ, где работает клавиша «Scroll Lock», причем так же, как в MS-DOS.

Нажатие клавиши «Tab» приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а «Shift+Tab» — в предыдущую. Нажатие клавиши «Enter» приводит к перемещению на ячейку вниз, а «Shift+Enter» — вверх.

Однако, если нажать несколько раз «Tab», затем нажать «Enter», курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали «Tab». Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.

Нажатие сочетаний клавиш «Ctrl + клавиши управления курсором» приводит к «прыжку» курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.

Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, «невыделенной» (см. выше). При этом нажатие клавиш «Tab», «Enter» [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать «Ctrl+Enter» (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;

Нажатие клавиш «Page Up» / «Page Down» приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой мыши;

Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;

Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите «Ctrl», и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;

Нажатие сочетания клавиш «Ctrl+A» приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие «Ctrl+A» приведет к выделению всей таблицы;

Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк («между» столбцом «A» и строкой «1»);

Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца («шапка» таблицы сверху);

Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки («шапка» таблицы слева);

Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;

С зажатой клавишей «Ctrl» можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;

Если зажать клавишу «Shift» и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Внимание. В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl), убрать из выделения ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в «шапке» таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

При изменении ширины столбцов, первое число будет означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание. Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы.

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца. » («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать «Enter» или «Tab» ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;

Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем «Ctrl+Enter»;

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем «F2»;

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем «Enter», либо зеленую галочку слева.

Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать «Alt+Enter»

Добавление примечания к ячейке

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

Щелкаем правой кнопкой в нужный ячейке → «Добавить примечание» → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;

Выделяем нужную ячейку → меню «Вставка» → «Примечание» → … ;

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню «Правка» — «Очистить» — «Примечания».

Команда «Отобразить или скрыть примечание» делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню «Вид» — «Примечания». При этом откроется панель инструментов «Рецензирование», в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда «Формат примечания», после выбора которой открывается окно «Формат примечания». В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

Форматирование ячеек

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование» которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна «Формат ячеек», закладка «Выравнивание»:

Объединение ячеек

Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать двумя способами:

кнопка «Объединить и поместить в центре» на панели инструментов «Форматирование» ;

галочка «объединение ячеек» в окне «Формат ячеек», закладка «Выравнивание».

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов «Форматирование» будет вдавлена кнопка «Объединить и поместить в центре». Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на «родные» маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Очистка данных в ячейках и удаление ячеек

Выделяем «нужные» ячейки и нажимаем «Delete»;

Выделяем «нужные» ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем «Очистить содержимое»;

Выделяем «нужные» ячейки, заходим в меню «Правка» → «Очистить» → «Выбираем нужный вариант»;

Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по «Delete») значение из выделенного диапазона;

Если «родную» неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;

пункт меню «Правка» → «Удалить…» и пункт контекстного меню «Удалить…» приведет к открытию окна «Удаление ячеек».

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

Заливка ячеек цветом

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

кнопка «Цвет заливки» на панели инструментов «Форматирование» ;

окно «Формат ячеек», закладка «Вид»:

Добавление границ ячеек

Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

Кнопка «Границы» на панели инструментов «Форматирование» ;

окно «Граница», вызываемое из кнопки «Границы» — «Нарисовать границы. » (см. выше):

Читайте также:

  

• Приготовление ржаного теста на густой закваске кратко

  

• Иранский фактор это кратко

  

• Механическое движение это кратко география

  

• Военные реформы ивана грозного и петра великого кратко

  

• Экономическая наука и ее предмет кратко

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц,
входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже
несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются
новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском
учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для
составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм,
поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в
Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется
в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй,
только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя
это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается,
выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу
пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть
существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача
данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении
прикладных задач.

Основные
функции Excel:

−
проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и
формул;

−
исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

−
получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

−
построение графиков и диаграмм.

Общие
сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При
запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая
книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и
хранения данных. Такие файлы имеют расширение — .xlsх. Каждая книга может
состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить
разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов
отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа
на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа
выделено жирным шрифтом. Рабочий лист — это собственно электронная таблица,
основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования
данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда
является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384столбца, заголовки которых указаны в
верхней части листа с помощью букв английского алфавита и1048576строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены
буквами, строки — цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа
и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В
поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка — это
основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо
информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид
для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь
установлена кнопка Office , которая
предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая
открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого
доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего
листа

Строка меню.

Под
строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы,
Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд,
имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее
курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить
данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке
формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния
отображается слово Ввод.

Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или
редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится
постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите
ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите
ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле
имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого
щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно
использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени
можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого
откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если
информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее
введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2,
когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете
внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая
ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки.
Например А2. Если надо задать адрес ячейки,
которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед
именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей
книги. Например: Лист
1!А1или =[Работа1]Задание1!$B$4.

Наряду с понятием адреса ячейки в
электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент
формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь
ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft
Excel:

— Классический;

— Стиль ссылок R1C1
(здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки
в Excel бывают 3-х видов:

— Относительные ссылки (пример:A1);

— Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

— Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные,
наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки — это ссылки, значения которых
изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например,
ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три
ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один
столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку
С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая — на
три ячейки ниже в том же столбце, вторая — на 6 строк ниже и один столбец
правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то
формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в
ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис.
1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при
копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная
ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы,
её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить
знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться.
Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании
содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться
формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться
из ячеек В5 и С8.

Рис.
1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная
ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную
строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или
$B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки,
содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не
изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная
часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Кроме понятия ячейки используется
понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного)
столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона
указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные
знаком двоеточие (:).
Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в
столбцах).

Для
работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это
выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая
кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено
выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными
знаком двоеточия — адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке,
например, выделен блок: A2:D4.

Рис.
1.7. Диапазон ячеек

В
Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы,
строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения
несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в
процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация
может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение,
которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С
помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать
в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном
копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Однако,
если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с
помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого.
Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность
быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль»,
«Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения
для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий
студентов группы.

В
Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных
подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При
этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для
создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

— введите
в ячейку первый член ряда;

— подведите
указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот
момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

— удерживая
нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

— после
того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака
равенства«═» и
состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены
знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций,
которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление;
возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий
приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение,
которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если
значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат
изменится автоматически.

В
формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах
использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется
«зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При
создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые
и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов
«Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если
изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы
могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.

Перемещение и копирование формул

Ячейки
с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки
(и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются.
При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки
изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для
быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство
автозаполнения.

Если
при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке
появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является
символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной
ошибки. Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены,
надо уметь исправить.

Таблица 1

Сообщения
об ошибках в формулах

#####	Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
#Знач	Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
#Дел/0	Деление на 0
#Имя	Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
#Н/Д	Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
#Ссылка	Неверная ссылка на ячейку
#Число	Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
#Пусто	Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка

Функции Excel 

Функции Excel —
это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро
выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных
функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые
функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно
сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции
и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, — описывает
операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки,
используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ — имя функции; В1:В5 —
аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

=СУММ(В1:В5)

Знак равенства в начале формулы означает, что
введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то
Excel воспримет ввод просто как текст.

Аргумент функции заключен в круглые скобки.
Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени
функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей
скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не
имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

=С5*ПИ()

При использовании в функции
нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой.