Лабораторные работы excel word access

Цель
работы

  • изучить
    механизмы взаимодействия приложений
    MS
    Office
    c
    СУБД Access;

  • приобрести
    практический опыт использованием
    информации из БД при подготовке
    серийных документов в MS
    Word;

  • приобрести
    практический опыт анализа
    информации из БД средствами

    MS
    Excel.

Содержание
отчета

  1. Название работы.

  2. Цель работы.

  3. Постановка
    задачи по варианту.

  4. Описание
    выполнения задания (включая распечатки
    окон созданных документов MS
    Office).

  5. Список контрольных
    вопросов и ответов на них.

  6. Выводы.

  7. Список использованных
    источников.

Контрольные
вопросы

  1. Назовите
    основные механизмы взаимодействия
    приложений Microsoft
    Office.

  2. Способы
    конвертирования данных в форматы
    Microsoft
    Office.

  3. Назначение
    и порядок использования команды
    Сервис/Связи с Office/Публикация
    в MS
    Word.

  4. Порядок
    создания серийных документов при помощи
    команды Сервис/Связи с Office/Слияние
    с MS
    Word.

  5. Анализ
    информации из БД при помощи команды
    Сервис/Связи с Office/Анализ
    в MS
    Excel.

Порядок
выполнения работы

1. Публикация в Microsoft Word.

Используя
команду Сервис/Связи
с Office/Публикация в MS Word,
сохранить базовую таблицу в виде
документа MS
Word
(по вариантам, табл. 10.1).

Под
каким именем и в какой папке по умолчанию
происходит сохранение
таблицы?……………………………………………

В
MS
Word
при необходимости выполнить дополнительное
форматирование таблицы и установку
параметров страницы (для наглядного
отображение данных).

Таблица 10.1

Исходные данные
для публикации таблиц

Вариант

Таблица

Вариант

Таблица

1

Должности

9

Коммунальные
услуги

2

Города (Тарифы)

10

Товары

3

Товары

11

Преподаватели

4

Предметы

12

Предметы

5

Книги

13

Пицца

6

Вкладчики

14

Маршруты

7

Клиенты

15

Видеокассеты

8

Фотоуслуги

2. Анализ в Microsoft Excel.

Используя
команду Сервис/Связи
с Office/Анализ в MS Excel,
сохранить запрос с расчетами «13
Расчеты» в
виде рабочей книги MS
Excel.

Под
каким именем и в какой папке по умолчанию
происходит сохранение
запроса?……………………………………………

В
MS
Excel
выполнить необходимую обработку данных
(сортировку, подведение промежуточных
итогов, фильтрацию данных и т.п.).

Выполнить
отображение данных на
диаграмме.

Тип
диаграммы выбрать самостоятельно.

3. Сводная таблица Microsoft Excel.

Используя
команду Сервис/Связи
с Office/Анализ в MS Excel,
сохранить запрос «02
Исходные
данные» в
виде рабочей книги MS
Excel.

На
основе полученного списка в Excel,
используя меню Данные/Сводная
таблица),
сформировать компактную сводную
таблицу по
варианту (табл. 10.2).

Таблица 10.2

Исходные данные
для построения сводной таблицы

Вариант

Поля
сводной таблицы в области

страницы

строки

столбца

данных

1

2

3

4

5

1

Название

проекта

Фамилия
сотрудника

Название
должности

Количество

отработанных дней

2

Название
города

Дата

разговора

Фамилия
абонента

Продолжительность
разговора

3

Название

фирмы-клиента

Дата
заказа

Название
товара

Количество

проданного товара

4

Название

должности

Фамилия
преподавателя

Название
предмета

Количество

проведенных часов

5

Фамилия

читателя

Название
книги

Дата

выдачи

Цена книги

6

Название вклада

Фамилия
вкладчика

Дата

посещения

Сумма взноса

7

Фамилия

клиента

Номер

комнаты

Дата

заселения

Стоимость

проживания за 1 сут

8

Название
услуги

Фамилия
клиента

Дата
заказа

Количество

единиц заказа

Окончание табл.10.2

1

2

3

4

5

9

Название
услуги

Фамилия
квартиросъемщика

Дата

оплаты

Количество
жильцов

10

Название
товара

Фамилия
клиента

Дата

выдачи

Залоговая
стоимость товара

11

Название

предмета

Фамилия
студента

Дата

занятия

Число часов

пропусков

12

Фамилия

студента

Название
предмета

Месяц

рейтинга

Рейтинговая
оценка

13

Название пиццы

Дата
заказа

Фамилия
клиента

Количество

заказанной пиццы

14

Название

маршрута

Дата

поездки

Фамилия
клиента

Количество
путевок

15

Наименование
видеокассеты

Дата

выдачи

Фамилия
клиента

Залоговая
стоимость

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник

ЛАБОРАТОРНЫЕ
РАБОТЫ MS OFFICE
ACCESS 2007

Инструкции к выполнению лабораторных работ по созданию,
редактированию и использованию баз данных в программе MS Access предназначены
для студентов второго курса направлений подготовки «Менеджмент», «Туризм», «СКД»,
«Гостиничное дело», «Конфликтологи». 

По данным
статистики Microsoft Access 2007 – самая популярная настольная система
управления базами данных. Она входит в состав Microsoft Office Professional
2007, что обеспечивает ее связь с другими офисными приложениями (тестовый
редактор Word, программа для работы с таблицами Excel, более того, в новой
версии реализована поддержка PDF форматов).

Данное пособие
позволит на практических примерах рассмотреть приемы проектирования баз данных,
разработки таблиц и связей между ними, создания запросов любой сложности для
обработки данных.

В
процессе выполнения лабораторных работ, студенты смогут достаточно подробно
познакомиться с организацией данных в реляционных базах данных. Научатся проектировать базы данных Access,  создавать таблицы и устанавливать связи между ними,
выполнять импорт и устанавливать связь с внешними источниками данных, создавать сложные запросы, формы,
и отчёты, структурировать информацию, хранящуюся в базе, для подробного
анализа.

Пособие также
будет полезно тем, кто обладает знаниями в объёме программы и хочет их
систематизировать, а также повысить свою эффективность за счёт новых приёмов и
методов работы.

СОДЕРЖАНИЕ

Общие сведения……………………………………………………………………………………………………….. 3

Лабораторная работа №1

Создание
и редактирование таблиц………………………………………………………………………………………………………………………………. 5

Лабораторная работа №2

Создание и
редактирование схемы данных………………………………………………………………… 11

Лабораторная работа №3

Создание простых
запросов. Построитель выражений.

Фильтры. Сортировка
записей в таблице…………………………………………………………………… 13

Лабораторная работа №4

Создание различных
форм ……………………………………………………………………………………….. 16

Лабораторная работа №5

Создание
многотабличной базы данных……………………………………………………………………. 19

Лабораторная работа №6

Создание сложных
форм…………………………………………………………………………………………… 25

Лабораторная работа №7

Использование
выражений в запросах……………………………………………………………………….. 28

Лабораторная работа №8

Итоговые запросы…………………………………………………………………………………………………….. 30

Лабораторная работа №9

Создание
запросов-действий (модифицирующие запросы)………………………………………… 35

Лабораторная работа №10

Создание и
применение сводных таблиц……………………………………………………………………. 37

Лабораторная работа №11

Отчёты……………………………………………………………………………………………………………………… 40

Лабораторная работа №12

Оформление
стандартных документов путем слияния двух файлов…………………………… 45

Лабораторная работа №13

Создание макросов…………………………………………………………………………………………………… 47

Лабораторная работа №14

Использование
мастера главной кнопочной формы…………………………………………………… 49

Лабораторная работа №15

Макрос Auto Exec……………………………………………………………………………………………………… 53

Общие
сведения

Основные понятия
баз данных.

Базы данных и
системы управления базами данных.

База данных — это
организованная структура, предназначенная для хранения информации.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базами
данных (СУБД) — это комплекс программных средств и языковых средств, предназначенный для
создания структур, обработки  баз данных, наполнения, редактирования и
постоянного обновления их содержимого.

В те годы, когда
формировалось понятие баз данных, в них хранились только данные. Однако сегодня
большинство систем
управления базами данных позволяют размещать в своих структурах не только
данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит
взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.
Таким
образом, можно говорить о том, что в современных базах данных хранятся не
только данные, но и информация.

Большинство
современных СУБД основаны на реляционной модели построения данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая
запись в та­кой базе данных содержит информацию, относящуюся (related)
только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать
как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой данных. Все
данные в реляционной БД представлены в виде таблиц.

Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном
объекте и называется записью.
Столбец таблицы содержит однотипную
для всех записей информацию и называется полем.

Для успешного функционирования базы данных важна правильная
организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют
следующие основные понятия.

Класс
объектов —
совокупность объектов, обладающих одинако­вым набором свойств. Для каждого
отдельного объекта из данных клас­сов объектов в таблице создается отдельная
запись.

Свойство
(атрибут) — определенная часть
информации о некото­ром объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы.

Связь (отношение) — способ, которым связана информация о разных объектах.

Основные (основные части) объекты
базы данных: таблица, форма,
запрос, отчет, макросы, модули.

1.         
Таблицы. Основной
частью каждой базы данных являются таблицы. Строками таблицы являются записи, а
столбцами – поля. Работать с хранимой информацией можно непосредственно в
таблице.

2.         
Формы. Для удобного
представления и ввода информации на экране используются формы. Форма похожа на
обычный бланк с полями, который необходимо заполнить. ACCESS связывает
форму с таблицей и хранит в таблице введённую в форму информацию.

3.         
Отчёты предназначены для вывода данных на печать. Они
позволяют группировать данные и вычислять промежуточные итоги в соответствии с
заданными описаниями

4.         
Запросы. Для выборки,
поиска и сортировки данных в ACCESS используются запросы. Запрос – это команда к базе
данных, которая требует предоставить указанную информацию. Результатом
выполнения запроса является производная таблица. С помощью запроса можно
указать:

·  какие поля необходимы для просмотра и из каких таблиц;

·  в каком порядке должны быть расположены поля;

·  критерии (условия) для фильтрации (отсеивания) для
каждого поля.

5. Макросы и модули предназначены
для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД и для создания новых
функций путём программирования. Используя модули, разработчик может заложить в
проектируемую базу нестандартные функциональные возможности, удовлетворить
специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления,
а также уровень безопасности.

Для удобства выполнения сложных действий
при создании объектов базы данных в ACCESS предусмотрены программы Мастеров
с удобными средствами визуального проектирования объектов. Работа этих программ
основана на пошаговом диалоге с пользователем, в ходе которого постепенно
автоматически выполняется построение нужного объекта.

Связь между объектами в реляционных базах
данных осуществляется через ключевые поля. Ключи могут быть:

— первичными (простыми и составными);

— внешними.

      Первичный ключ уникальным образом
идентифицирует каждую запись в таблице. Табельный номер сотрудника, номерной
знак автомобиля, адрес электронной почты и пр.) – может стать первичным ключом.
В идеале первичный ключ состоит только из одного поля. Но, иногда для формирования
первичного ключа требуется несколько полей, например, для указания
местоположения объекта требуется одновременно широта и долгота. Такой ключ
называется составным, но обращение к нему осуществляется как к
отдельному элементу. Первичные ключи необходимо выбирать осторожно. Каждый первичный
ключ должен удовлетворять следующим требованиям:

Ø  уникальность:
значение первичного ключа уникальным образом идентифицирует каждую запись в
таблице;

Ø  минимальный размер;

Ø  ненулевое значение: значение ключевого поля не может оставаться пустым;

Ø  необновляемость:
уникальный идентификатор должен быть постоянным. Например, номер машины
существует, пока существует машина, или номер пенсионного страхового свидетельства.

      Внешние ключи. Первичный ключ основной
(родительской) таблицы должен быть воспроизведён во всех дочерних таблицах,
связанных с ней. Внешние ключи связывают родственные записи в основной и
дочерней таблицах.

ЛАБОРАТОРНАЯ  РАБОТА № 1

Создание и редактирование таблиц

Цель работы:

      Изучить
принципы построения реляционной базы данных, освоить правила создания и
основные приёмы редактирования таблиц.

Задачи
работы:

1.       
Познакомиться со справочной
системой Ms Access.

2.       
Создать и отредактировать таблицу.

Общие сведения

Создание новой базы данных

Когда ACCESS
запускается в первый раз, то можно быстро создать новую базу данных с помощью
диалогового окна «Microsoft Access»:

·        
запустить программу: Пуск/ Microsoft Office/ Microsoft Office Access ;

·        
выбрать значок «Новая база данных»;

·        
присвоить имя файлу, например, Тренировочная;

·        
нажать кнопку «Создать» (ACCESS
создаст новую, пустую базу данных)

Внимание! Под окошком, в котором задаётся имя файла, указывается
адрес, по которому файл будет сохранён.

Создание структуры таблицы. Основные типы данных

1. Создание файла базы данных. При создании новой базы данных, откроется таблица в режиме заполнения с двумя полями (по
умолчанию): Код и Добавить поле. Имена полей можно задать в Режиме
таблицы, но типы полей можно задать только в режиме Конструктора.
Для того, чтобы перейти в режим Конструктора, на вкладке Главная,
нажав на кнопке Режим, выберите Конструктор. Сохраните таблицу
под именем «Сотрудники» Наберите с клавиатуры имена полей: КодСотрудника,
Имя, Фамилия, Должность.

2. Определение типа данных. Выберите для всех полей типы данных.

             Основные
типы данных

·    
Текстовый: алфавитно-цифровые данные (до
255 символов)

·    
Мемо: текст большого размера (до
64000 символов)

·    
Числовой: числовые данные (имеет форматы:
байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей
точкой, код репликации, действительное)

·    
Дата/время: дата и время (8 байт)

·    
Денежный: число, имеющее денежный формат
(8 байт)

·    
Счетчик: автоматическая нумерация
записей, выполняемая в ACCESS, начиная с 1 (4 байта). Внимание!  Редактировать поле, имеющее тип Счётчик,
нельзя!

·    
Логический: логические данные, принимающие
значение истина или ложь

·    
Поле
объекта OLE:
графические, видео, звуковые файлы

·    
Гиперссылка:  гиперссылки, представляющие
путь к файлу на жёстком диске, либо адрес в сетях Интернет

·    
Вложение (только для MS Office Access 2007): позволяет хранить
вложенные файлы, изображения размером до двух гигабайт

Примечание: Кроме вышеперечисленных типов
данных в списке указан элемент Мастер подстановок, позволяющий выбирать
значение поля из фиксированного списка или таблицы.

3. Свойства поля. Каждое
поле имеет индивидуальные свойства, определяющие как должны храниться,
отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств зависит от выбранного типа
данных и определяется в бланке Свойств  поля в нижней части окна
конструктора таблиц.

Размер поля – определяется в символах только
для полей, имеющих типы Текстовый и Мемо. По умолчанию длина поля составляет
255 символов.

Формат
поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и ДатаВремя. Выбирается один из форматов представления данных.

Число
десятичных знаков
— определяет
количество разрядов в дробной части числа.

Маска
ввода — определяет шаблон для ввода данных.
Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера.

Подпись
поля — содержит надпись, которая может быть
выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпа­дать
с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение
по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по
умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле «Город» ввести значение по умолчанию Тюмень, то при вводе записей о
прожи­вающих в Тюмени, это поле можно пропускать, а соответствующее зна­чение (Тюмень) будет вводиться автоматически. Это облегчает ввод зна­чений,
повторяющихся чаще других.

Условие
на значение — определяет множество значений, которые
пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство
позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле зна­чений. Например, если
скидка не может превышать 10%., то для этого поля можно задать условие на
значение: <=10.

Сообщение
об ошибке — определяет сообщение, которое появля­ется
на экране в случае ввода недопустимого значения.

Обязательное
поле — установка, указывающая на то, что
данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле
«Домашний телефон» может быть пустым для некоторых записей
(значение Нет в данном свойстве). А поле «Фамилия» не может быть пус­тым ни для одной записи (значение Да).

Пустые
строки — установка, которая определяет,
допускается ли ввод в данное поле пустых строк (Да).

Индексированное
поле — определяет простые индексы для уско­рения
поиска записей (Нет – поле не индексировано, Да (Допускаются совпадения), Да
(Совпадения не допускаются)).

Поле  Описание
в верхней части окна не обязательно для заполнения. Обычно, для удобства
пользования базой, в него вносится описание данных, которые будут вноситься в
данное поле.

4. Создание ключевого поля.  Определение
ключевого поля позволяет правильно установить связи между таблицами в
многотабличной базе данных.

Рис.1. Создание ключевого поля.

По умолчанию ключ задаётся автоматически для первого
поля таблицы (рис.1). В данном случае это будет поле «КодСотрудника»,  которое 
будет  однозначно характеризовать каждую запись в таблице.

      В большинстве случаев ключевое поле определяется
разработчиком БД. Для того, чтобы определить нужное поле таблицы ключевым, установите
курсор мыши в одной строке с именем поля и щелкните на кнопке, обозначенной
ключом  и
расположенной на вкладке Конструктор.

5.       Изменение макета и структуры таблицы.

      5.1. Измените размер полей «Фамилия»
и «Имя». Для этого установите курсор на поле «Фамилия», затем для
задания размера этого поля используйте нижнюю часть окна Общие.
Установите курсор на строке «Размер поля», удалите текущее значение 255
и введите новое число 15 (т.е. вместо 255 — 15 символов). Аналогично измените
размер поля «Имя» с 255 на 10. Размер поля можно изменять
непосредственно в Режиме таблицы, перетащив мышью границы поля. Сохраните
созданную таблицу и перейдите в Режим таблицы.

      5.2. Отформатируйте столбцы по
содержимому. По-другому можно изменять размеры столбцов при помощи меню:
поместите курсор мыши в голубую область маркировки столбца
«КодСотрудника» (заголовка поля) в верхней части столбца. Когда
курсор примет форму стрелки черного цвета, направленной вниз, щелкните левой
кнопкой мыши, и столбец будет подсвечен (замаркирован). После этого щелкните
правой кнопкой мыши и в меню выберите Ширина столбца/По ширине данных.

Изменение высоты строки аналогично изменению ширины
столбца.

Внимание!
При изменении высоты одной строки автоматически изменяются все остальные
строки.

5. 3.  Заполните таблицу следующими записями:

КодСотрудника

имя

фамилия

должность

1

Андрей

Шишкин

продавец

2

Павел

Максимов

кладовщик

3

Валерий

Фомин

экспедитор

4

Игорь

Казанцев

старший менеджер

5

Михаил

Багров

менеджер по персоналу

6

Татьяна

Лыкова

секретарь

7

Ирина

Моисеева

продавец

6. Копирование, удаление, перемещение записей. Выделите первую
запись, щелкнув левой кнопкой мыши на область маркировки первой записи.

Скопируйте запись, щёлкнув правой кнопкой
мыши по выделенной записи и выбрав в меню Копировать. Или выберите
значок Копировать на вкладке Главная/раздел Буфер обмена.
Вставьте скопированную запись в пустую строку, предварительно выделив эту
строку. Поле «КодСотрудника» ключевое, и в нем не должно
быть повторяющих значений. Тип данных этого поля Счётчик, поэтому
изменение значения этого поля производится автоматически.

Аналогично можно запись вырезать и
вставить в пустую строку. При проведении операций копирования, удаления,
вставки можно использовать стандартное сочетание клавиш.

Внимание! Копирование и вставка всегда производятся в пустую
строку.

7. Перемещение полей. Выделите столбец «Фамилия». Подведите курсор
в область маркировки столбца «Фамилия» (курсор должен принять вид стрелки
белого цвета, направленной вверх). Нажав левую кнопку мыши, перетащите столбец
на место перед столбцом «Имя».

8. Закрепление столбцов. Выделите столбец «КодСотрудника».
Щёлкните правой кнопкой мыши и в меню выберите Закрепить столбцы.
Обычно эту команду используют в том случае, если вся таблица не помешается на
экране, и есть необходимость сравнить фиксированный столбец со всеми полями
таблицы. Закройте таблицу.

Внимание!
Фиксацию столбца можно снять командой Освободить все столбцы.

      9. Скрытие столбцов. Щёлкните правой
кнопкой мыши и в меню выберите Скрыть столбцы. Команда Отобразить
столбы выведет на экран диалоговое окно, в котором предлагается выбрать
столбцы для выведения на экран.

10. Добавление
полей.

10.1. Щёлкните
2 раза по полю Добавить поле и введите новое имя поля «Номер телефона»
после поля «Должность».

10.2.  Для определения типа данных перейдите в режим Конструктора: тип
данных Текстовый, Описание — рабочий телефон.

10.3. Введите
новое поле «Отчество» после поля «Имя». Для этого необходимо вставить пустую
строку: установите курсор на поле «Фамилия» и, щёлкнув правой кнопкой мыши,
выберите команду Вставить строки. Введите в появившуюся пустую строку
имя нового поля «Отчество», тип данных Текстовый.

10.4. Сохраните 
изменения   и  перейдите в Режим таблицы. Заполните новые поля «Отчество»
и «Номер телефона» произвольно.

11. Создание
таблицы путём ввода данных.

11.1. Откройте базу данных. Сделайте активной вкладку Создание
и в разделе Таблицы щёлкните по кнопке Таблица. Появится пустая таблица, поля которой не определены и
не имеют названия. При вводе информации в поле его тип устанавливается
автоматически.

11.2. Переименуйте поля. Для этого установите курсор в ячейку со словом
«Код», правой кнопкой мыши вызовите меню и выберите команду Переименовать
столбец. Или дважды щелкните мышкой по заголовку столбца. Ячейка имени
столбца окажется выделенной. Введите название поля «Отдел» и нажмите клавишу Enter.
Аналогично переименуйте второе поле, дав ему имя «Руководитель». Сохраните
таблицу под именем «Отделы».

11.3. Откройте таблицу «Отделы» в режим Конструктор и посмотрите, как
заданы типы полей. Измените тип данных поля «Отдел» на числовой. По умолчанию
поле «Отдел» определяется ключевым. Сохраните изменения.

11.4. Перейдите в Режим таблицы, заполните её следующими данными и
закройте:

отдел

руководитель

101

Бурматова
Е.К.

102

Ташин
В.Н.

103

Санина
И.В.

12. Создание таблицы на основе шаблона.

12.1. Откройте созданную базу данных и перейдите на вкладку Создание.
Нажав на кнопку Шаблоны таблиц, выберите Контакты.

12.2. Перейдите в режим Конструктора, сохранив таблицу под именем
«Дополнительные сведения».

12.3. Поле «Код» переименуйте в  «КодСотрудника».

12.4. Оставьте 
поля «Адрес», «Город». Измените названия имеющихся полей
на «ДатаРождения», «ДатаНайма».

12.5. Ключевым сделайте поле «КодСотрудника».

12.6. Измените формат даты.

Установите курсор на поле «ДатаРождения».
В окне Свойство поля (Общие) в нижней части окна конструктора щелкните в
строке Формат поля, а затем на стрелке вниз в правом конце строки,
выберите Длинный формат даты (рис.2).

Рис.2. Изменение формата даты.

13. Мастер подстановок. Создание
поля Подстановки.

13.1. Откройте таблицу «Сотрудники» в режиме Конструктор и добавьте
поле «Отдел».

13.2. Выберите для поля «Отдел» тип данных Числовой, а затем выберите
тип данных Мастер подстановок.

13.3. Убедитесь, что активна кнопка «Объект «столбец подстановки» будет
использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите Далее.

13.4. Выберите таблицу «Отделы» и в следующем окне выберите поле «Отдел».
Порядок сортировки можно оставить по умолчанию.

13.5. В следующем окне вы должны увидеть содержимое поля «Отдел» таблицы
«Отделы».

13.6. В следующем окне можно изменить заголовок столбца таблицы «Сотрудники»,
в котором будет использоваться подстановка. Нажмите кнопку Готово.

13.7. Перейдите в Режим таблицы и заполните поле Отдел, выбирая
нужное значение из раскрывающегося списка.

14. Мастер подстановок. Создание
поля Подстановки с фиксированным набором значений.

14.1. Откройте таблицу «Сотрудники» в режиме Конструктора и перед
полем «Отдел» добавьте поле «Категория», выбрав тип данных  Текстовый, а
затем Мастер подстановок.

14.2. В диалоговом окне Создание подстановки сделайте активной кнопку
«Будет введён фиксированный набор значений», щёлкните Далее.

14.3. В следующем окне в столбце введите значения А, В, и С, каждое в
отдельной строке.

14.4. В следующем окне задайте имя столбца подстановки «Категория» и нажмите
кнопку Готово.

14.5. Закройте окно Конструктора, сохранив изменения.

Внимание!  В первом случае для подстановки используются данные
из таблицы, в которую можно добавлять значения. Во втором случае используется
фиксированный список значений.

14.6. Заполните поле «Категория».

15. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА.

Создайте таблицу «Выплаты». В таблице использовать поля: КодСотрудника
(тип данных Счётчик), Основные (тип данных Числовой), Дополнительные
(тип данных Числовой). При заполнении таблицы в поля Основные и Дополнительные
введите произвольно числа (например. 3000, 4534. 650, 2067 и т.д.) для каждого
сотрудника, но не более 5000 тысяч в графе Основные и не более 1000 в
графе Дополнительные.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2

Создание и редактирование схемы БД. Поиск данных

Цель работы:

      Освоить
приёмы создания и редактирования структуры БД, поиска и автозамены данных.

Задачи работы:

1.       
Создать проект БД из двух таблиц.

2.       
Произвести поиск и автозамену данных
в одной из таблиц.

Общие сведения.

Основным структурным компонентом базы данных, как правило,
яв­ляется таблица. При определении состава таблиц следует руководство­ваться
правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе
объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных
классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между
таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из
трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М)
и многие-ко-многим (М:М).

Связь
типа «один-к-одному» (1:1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице
соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи
встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об
объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая
информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от
несанкционированного доступа).

Связь
типа «один-ко-многим» (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице
соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот тип связей наиболее
рас­пространенный. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них
представляет сторону «один», другая — сторону «много».

В
таблице со стороны «один»
связывающее поле называется клю­чевым. Основное требование к значениям в ключевых полях — это их
уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться).

Связь
типа «многие-ко-многим» (М:М)

При таком типе связи множеству записей в одной таблице
соответ­ствует множество записей в связанной таблице. Большинство современ­ных
СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая
связь разбивается на две связи типа один-ко-многим.

1. Установление связи между таблицами.  Сделайте
активной вкладку Работа с базами данных. Связь можно установить между одноимёнными полями
таблиц.

1.1. Нажмите кнопку Схема данных на вкладке Работа с базами данных.

1.2. В появившемся окне Добавление таблицы со списком всех таблиц
открытой базы данных, выделите таблицы «Выплаты», «Сотрудники»  и нажмите
кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

1.3. Выделите поле «КодСотрудника» в таблице «Сотрудники» и, удерживая
нажатой левую клавишу мыши,  переместите указатель (он примет вид маленького
прямоугольника) на поле «КодСотрудника» в таблице «Выплаты». Появится
диалоговое окно Изменение связей.

1.4.
Чтобы обеспечить целостность данных при установлении связи между двумя
таблицами, необходимо установить флажок «Обеспечение целостности данных»
(рис. 3).

Рис. 3. Окна схемы данных и изменения связей.

1.5. Нажмите кнопку Создать, после чего на экране вновь появится окно
Схемы данных с графическим изображением установленной связи. Пометки у
концов линии связи показывают тип отношения: один-к-одному.

2. Редактирование и удаление связей.

Удаление связей: щёлкнуть по линии
связи и нажать клавишу Del.

Редактирование связей: дважды щелкнуть
мышью по линии связи, появится диалоговое окно Изменение связей.

2.1. Откройте  Схему
данных и в появившемся меню выберите Добавить таблицу. В окне Добавление
таблицы выделите таблицу «Отделы» и щелкните по кнопке Добавить.
Закройте окно Добавление таблицы.

2.2. Если
подстановочное поле было оформлено правильно, таблицы «Сотрудники» и «Отделы»
окажутся связанными между собой тонкой линией без определения связи. Щёлкните
правой кнопкой мыши по линии и выберите «Изменить связь..».

2.3.
В диалоговом окне Изменение связей (рис.4) установите флажки Обеспечение
целостности данных, Каскадное обновление связанных полей (при
изменении номера отдела в таблице «Отделы» автоматически изменится
соответствующий номер в таблице «Сотрудники»).

Рис. 4. Изменение связей в схеме данных.

Каскадное удаление связанных полей активировать не надо (при удалении записи с номером
отдела из таблицы «Отделы» будут удалены все записи из таблицы «Сотрудники», в
которых находились соответствующие номера отделов). Щёлкните на кнопке «Создать».
Появится связь «один-ко-многим». Закройте Схему данных, сохранив
изменения.

3.  Проверка каскадного обновления
связанных полей.

3.1. Откройте таблицу «Отделы» и исправьте номера отделов на 201, 202, 203.

Закройте  таблицу, сохранив изменения.

3.2. Откройте таблицу «Сотрудники». Убедитесь, что значения поля «Отдел»
изменились.

3.3. Добавьте новую запись в таблицу «Отделы» И проверьте появление этой
записи в списке подстановочного поля.

4. Поиск данных. Осуществите поиск сотрудника с
фамилией Багров: вкладка Главная/Найти. В строке Образец поиска
набрать фамилию Багров. В поле «Совпадение с» выберите С любой частью
поля, в поле «Просмотреть» – Все и нажмите на кнопку Найти.

5. Автоматическая замена значения. Заменить
должность «продавец»  на «менеджер»: вкладка Главная/Найти/Замена. В 
строке «Образец» указать, какую должность искать (продавец) а в
следующей строке «Заменить на» указать, на какую должность заменить
(менеджер). В окошке Совпадение с выберите С любой частью поля, в
окошке Просмотр выберите Все. Нажмите кнопку Найти далее, а
затем  Заменить все.

6. Самостоятельная работа. Внесите в схему данных таблицу «Дополнительные
сведения», связав её с таблицей «Сотрудники».

Лабораторная работа №3

Создание простых запросов. Построитель
выражений. Фильтры. Сортировка записей в таблице

Цели работы:

Освоить основные принципы создания
запросов на выборку, применения фильтров и сортировки данных.

Задачи работы:

1.       
Создать запросы на выбору с
использованием различных критериев.

2.       
Применить фильтры для поиска и
сортировки данных в одной из таблиц.

Общие сведения.

С помощью запроса из базы данных можно
выбрать любую информацию. Запрос – это обращение к БД для поиска или изменения
информации, соответствующей заданным критериям.

Средствами Access можно
создать следующие типы запросов:

— запрос на выборку;

— перекрёстный запрос;

— запрос-действие (модифицирующий);

— запрос с параметром.

Наиболее применяемыми являются запросы на
выборку, с помощью которых можно отобрать данные, отвечающие заданным критериям
из одной или нескольких таблиц. При этом изменений в самой базе данных не
происходит.

В процессе создания запроса Access
создаёт выражение на языке SQL, которое будет использоваться для выполнения запроса.

1.       Создание запроса на выборку.

Сделайте активной вкладку Создание.
Щелкните на кнопке Конструктор запросов.
Окно Конструктора запросов состоит из двух частей. В верхнюю часть добавляются
окна таблиц со списками полей. Имя каждой таблицы отражается в заголовке такого
окна.

Нижняя часть  является бланком запроса:
область QBE (Query by Example
– запрос по образцу). В сетке QBE  указываются данные и критерии, по которым их надо
отобрать.

Чтобы указать Access, что
необходимы данные из двух таблиц «Выплаты» и «Сотрудники», в окне Добавление
таблицы выделите обе таблицы, а затем нажмите кнопку Добавить.
Закройте окно Добавление таблицы.

1.1. Выберите в строку Поле окна Запросы из
таблицы «Сотрудники» поле «Фамилия», а из таблицы «Выплаты» — «Основные» и
«Дополнительные». Поля можно выбирать одним из следующих способов:

— зацепив нужное поле мышкой перетащить
его в нужную ячейку;

— дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши по
нужному полю;

— нажав кнопку в строке Имя таблицы,
выбрать из раскрывающегося списка нужную таблицу, а затем нажав кнопку в строке
Поле — нужное поле.

1.2.   Задайте условия запроса: в нижней части экрана на
пересечении строки Условие отбора и столбца «Основные» наберите с
клавиатуры «>3000» (возможны другие варианты в зависимости от данных вашей
таблицы).

1.3.     Чтобы посмотреть выполнение запроса, перейдите в Режим
таблицы. Для того, чтобы выполнить запрос нажмите на ленте кнопку
(пиктограмму) с изображением восклицательного знака. Сохраните запрос, присвоив
ему имя «С одним условием».

2. Создание запроса, содержащего несколько условий.

2.1. Создайте  новый запрос на основе таблиц «Выплаты», «Дополнительные
сведения» и «Сотрудники» аналогично предыдущему, используя те же поля. Из
таблицы «Дополнительные сведения» добавьте поле «ДатаНайма»

2.2. Задайте три различных условия запроса.

Введите первое условие в строке Условие
отбора столбца «Основные» с клавиатуры >3000,  второе условие, <800,
введите в строке Условие отбора столбца «Дополнительные» и третье
условие введите в столбце «ДатаНайма»: >31.12.2000 (сотрудники, принятые на
работу после 31.12.2000).

Внимание!  Числа в запросе должны соответствовать данным,
введённым в ваши таблицы.          

2.3. Выполните запрос. Сохраните запрос, присвоив ему имя «Несколько
условий».

3.       Создание запроса с параметрами. Создайте новый запрос, состоящий из полей «Основные» и
«Дополнительные» таблицы «Выплаты» и поля «Фамилия» таблицы «Сотрудники»
(аналогично предыдущему).

3.1.   Определите параметр так, чтобы можно было
просматривать выплаты для каждого
сотрудника. Для этого на пересечении строки Условие отбора  и столбца «Фамилия»
необходимо ввести условие: [Фамилия]. Нажмите кнопку Параметры
вкладки Конструктор, в разделе Показать или скрыть. В диалоговом
окне Параметры запроса введите параметр Фамилия  (без квадратных
скобок), а тип данных — Текстовый. Закройте диалоговое окно нажатием
кнопки ОК.

3.2. Выполните запрос, щелкнув на кнопке с восклицательным знаком на ленте
инструментов. Появится табличка с окошком, в которое надо ввести фамилию
сотрудника: наберите любую фамилию из списка сотрудников.

Внимание! В полученном запросе должны быть выведены все выплаты
сотруднику (основные и дополнительные). Сохраните запрос.

4. Создание запроса с вычисляемыми полями.

4.1. Создайте новый запрос, содержащий поля «Фамилия» и
«КодСотрудника» из таблицы: «Сотрудники».

4.2. Для выведения суммы выплат для всех сотрудников разместите курсор в
верхней строке пустого столбца сетки QBE таблицы. Вызовите Построитель
выражений, нажав на значке  ,
расположенном на вкладке Конструктор в разделе Настройка запроса.

4.3. В левом нижнем окне Построителя выражений (рис.5) выберите
объект Таблицы и щёлкните по папке с крестиком. Из раскрывшегося списка
выберите таблицу «Выплаты». Из списка полей таблицы, появившемся в среднем
окне, двойным щелчком выберите поля «Основные» и «Дополнительные», поставив
между ними знак «+». Закройте окно Построителя выражений.

Рис. 5. Окно построителя выражений.

Внимание!  Имя заголовка вычисляемого поля Access
автоматически присваивает  «Выражение 1».

4.4. Измените заголовок вычисляемого поля. Поставьте курсор в ячейку с
выражением: Выражение 1: [Основные]+[Дополнительные] и нажмите Shift+F2. В
появившемся окне Области ввода (рис.6) измените текст: Сумма: [Основные]+
[Дополнительные]. Кнопкой ОК  закройте область ввода.

Рис. 6. Окно области ввода.

4.5. Выполните запрос  и сохраните его, присвоив имя «Сумма».

5. Использование фильтра.

5.1. Откройте таблицу «Дополнительные сведения». Поставьте курсор в поле «ГодРождения».
На вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтры выберите кнопку
Фильтр. В открывшееся меню выберите Фильтры дат/Между….  Появится
окно выбора Диапазон дат.

5.2. Определите период поиска сотрудников  по году рождения. И нажмите ОК.
Должна появиться таблица, в которой будут только выбранные записи.

5.3. Добавьте в фильтр ещё одно условие: дату найма. Нажмите кнопку Выделение
и выберите из раскрывающегося списка любое условие. Примените фильтр.

5.4. Чтобы удалить фильтр, нажмите на значок  рядом с названием поля и
выберите Снять фильтр с….

5.5. Чтобы получить записи сотрудников, у которых фамилии начинаются на
букву М, откройте таблицу «Сотрудники» и поставьте курсор в первую строчку поля
«Фамилия». Вызовите фильтр и в открывшемся меню выберите  Текстовые
фильтры/Начинается с…. В открывшемся окне в окошке «фамилия начинается с»
введите букву М.

6. Самостоятельная работа.

Сортировка записей таблицы.

6.1. Создайте новый запрос по таблице «Сотрудники». Выведите все
фамилии в алфавитном порядке по возрастанию. Сохранить запрос с  именем:  
«Сортировка».

6.2. Создайте фильтр на выборку всех записей о сотрудниках кроме тех, у
которых фамилия начинается на М. Сохраните фильтр как запрос.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4

Создание различных форм

Цели работы:

Изучение приёмов создания и редактирования
форм и диаграмм.

Задачи работы:

1. Создание форм различных типов

2. Редактирование форм с использованием
режимов Мастера и Конструктора форм.

3. Создание и редактирование диаграмм.

Общие сведения.

Формы являются наиболее удобным средством отображения
данных в ACCESS и основным средством организации интерфейса
пользователя в приложениях ACCESS. Преимущество форм для ввода и редактирования данных
состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представляются
в виде, удобном для пользователя. ACCESS связывает форму с таблицей и
хранит в таблице введённую в форму информацию (не обязательно в табличном виде).
Чаще всего формы создаются в следующих целях:

— ввод и редактирование данных;

— управление ходом выполнения
приложения – формы используются для запуска макросов;

— вывод сообщений – с помощью формы
можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибке;

— печать информации.

1. Создание форм. Существует несколько способа создания форм:

1.1. Автоформа. В окне базы данных сделать активной вкладку Создание.
Выделить (не открывая) любую таблицу и щёлкнуть кнопку Форма в разделе Формы. 
Сохраните ее с именем «Автоформа»

1.2.  Диаграмма. Создайте форму в виде диаграммы. Не открывая,
выделите запрос «Сумма». На вкладке Создание в разделе Формы нажмите
кнопку Сводная диаграмма. Щёлкните левой кнопкой мыши по пустому
полю справа – появится список полей выделенной таблицы. Поле «Фамилия»
перетащите мышкой в поле категорий, а поле «Сумма» в поле данных. Измените тип
диаграммы: выделите область построения диаграммы и на вкладке Конструктор нажмите
кнопку Изменить тип диаграммы.

1.3. Создание формы при помощи Мастера форм.

1.3.1. На вкладке Создание в разделе Формы
нажмите на кнопку Другие формы и выберите пункт Мастер форм.

1.3.2. Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выделите
таблицу «Сотрудники», из которой нужно выбрать все поля.

1.3.3. Каждое поле, включаемое в форму, перенести из списка Доступные
поля» в список Выбранные поля при помощи кнопки « > ». Кнопка
«>>» переносит сразу все поля. Внешний вид формы выберите «ленточный». В
следующем окне выберите стиль формы. Присвойте форме имя «ленточная» и нажмите
кнопку Готово.

2. Введение данных в разные таблицы через форму.

2.1. Перейдите
на вкладку Создание в раздел Формы,  выберите кнопку Другие формы/Мастер
форм .

2.2. Выберите
в окошке Таблицы и запросы таблицу «Сотрудники» и выберите все поля.

2.3. Из таблиц
«Дополнительные данные» и «Выплаты» также выберите все поля, кроме поля КодСотрудника
(это поле было выбрано из предыдущей таблицы). Нажмите кнопку Далее.

2.4. В следующем окне выберите внешний вид формы в столбец и щелкните
по кнопке Далее.

2.5. Выберите оформление формы, присвойте имя «Данные о сотрудниках»,
поставьте флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных.  Добавьте в
форму данные ещё о двух сотрудниках. Между окнами ввода удобно перемещаться с
помощью клавиши Tab. Проверьте заполнение таблиц «Сотрудники» и
«Дополнительные сведения».

3. Редактирование форм.

3.1. Редактирование формы в режиме Конструктора.  Откройте
форму, созданную по таблицам «Сотрудники» и «Дополнительные сведения» в режиме Конструктора.
Любое поле в конструкторе формы делится на две части: название поля и
отображение данных данного поля в режиме просмотра.

Внимание! Убрать или добавить разделы формы можно используя
правую кнопку мыши и выбрав нужный раздел: Заголовок формы/ Примечание формы.

3.1. Выделите поле «Фамилия» (название поля). Измените тип и размер шрифта,
цвет текста, фона, используя кнопки на ленте инструментов. Размер поля можно
изменить, перетаскивая границы поля мышью.

3.2. Выровняйте  границы окон в соответствии с содержащимся в них текстом.
Закройте форму, сохранив изменения.

4. Внедренный объект OLE. Тип поля OLE
позволяет вставлять в форму графические объекты, например фотографию или
рисунок.

4.1. Откройте таблицу «Дополнительные сведения» в режиме  Конструктор.

4.2. Добавьте новое поле «Фото», выбрав тип данных Поле объекта OLE. Перейдите в Режим таблицы.

4.3. Заполните новое поле в таблице «Дополнительные сведения». Курсор установите
в поле «Фото». Щёлкните правой кнопкой мыши и в открывшемся меню
выберите Вставить объект. В появившемся окне укажите на объект Рисунок
Paintbrush. Откроется окно Paint.

4.4. В обозначенную рамку вставьте рисунок: Правка/Вставить из
файла и вставьте рисунок (можно использовать один из стандартных рисунков  Microsoft).
Закройте окно Paint.

4.5. Аналогично заполните поле «Фото» для следующего сотрудника, но вставьте
не фотографию, а собственный рисунок.

Внимание!
В поле появится только надпись Точечный рисунок. Рисунки
просматриваются только в Форме.

Аналогично заполните поле «Фото» для других
сотрудников.

5. Просмотр фотографий.

5.1. Создайте с помощью Мастера форму в столбец по
таблицам «Дополнительные сведения» и «Сотрудники».  Выберите поля Фамилия,
Имя, Отчество,  ГодРождения, Фото.

5.2. Просмотрите форму, сохранив её под именем «С фото» (рис.6).

Рис. 6. Форма с полем типа OLE.

Лабораторная работа №5

Создание многотабличной базы данных

Цели работы: На
примере построения многотабличной базы освоить приёмы нормализации данных в БД.

Задачи работы: научиться
проектировать и создавать многотабличную базу данных.

Общие сведения.

Базы данных должны проектироваться
предельно аккуратно, чтобы гарантировать надёжное и правильное хранение данных.
Поскольку реляционная модель БД основывается на первичных ключах для
идентификации объектов и внешних ключах для создания связей, необходимо следить
за целостностью (достоверностью) ключей.

Одной из целей создания базы данных
является создание нормализованных (правильно разработаны) таблиц.
Нормализация подразумевает разделение таблицы на несколько таблиц с целью
исключения дублирования данных.

База данных считается
нормализованной, когда каждое поле содержит только одно значение, а каждая
таблица состоит из верного набора полей.

Нормализация
таблиц базы данных — первый шаг на пути проектирования структуры реляционной
базы данных. Строго говоря, конечно, не самый первый — сначала надо решить, что
же мы вообще будем хранить в базе, то есть определиться со структурой полей, их
типами и размерностью, смыслом хранимой в них информации.

Теория нормализации реляционных баз данных
была разработана в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть
нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья,
четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда,
лежащая между третьей и четвертой. Существует шесть нормальных форм. Каждая
нормальная форма разрабатывается на основе предшествующих. На практике в
основном применяются три нормальные формы (остальные применяются редко).

База данных
считается нормализованной, если ее таблицы (по крайней мере, большинство
таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие
таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот,
производится денормализация.

Главная цель
нормализации базы данных — устранение избыточности и дублирования информации. В
идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в
одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем
из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма:

·  запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую
по смыслу информацию)

·  запрещает множественные столбцы (содержащие значения
типа списка и т.п.)

·  требует определить первичный ключ для таблицы, то есть
тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую
строку

Вторая нормальная форма

Вторая
нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от
первичного ключа в целом, но не от его части. В принципе, если таблица
находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного
столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья
нормальная форма

Чтобы таблица
находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в
ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного
ключа. Самая распространенная ошибка — это расчетные столбцы, значения которых
можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для
приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо
удалить.

Нормальная
форма Бойса-Кодда

Нормальная
форма Бойса-Кодда требует, чтобы в таблице был только один потенциальный
первичный ключ. Чаще всего у таблиц, находящихся в третьей нормальной форме,
так и бывает, но не всегда. Если обнаружился второй столбец (комбинация
столбцов), позволяющий однозначно идентифицировать строку, то для приведения к
нормальной форме Бойса-Кодда такие данные надо вынести в отдельную таблицу.

Четвертая
нормальная форма

Для приведения
таблицы, находящейся в нормальной форме Бойса-Кодда, к четвертой нормальной
форме необходимо устранить имеющиеся в ней многозначные зависимости. То есть обеспечить,
чтобы вставка / удаление любой строки таблицы не требовала бы вставки /
удаления / модификации других строк этой же таблицы.

Пятая
нормальная форма

Таблицу,
находящуюся в четвертой нормальной форме и, казалось бы, уже нормализованную до
предела, в некоторых случаях еще можно бывает разбить на три или более (но не
на две!) таблиц, соединив которые, мы получим исходную таблицу. Получившиеся в
результате такой, как правило, весьма искусственной, декомпозиции таблицы и
называют находящимися в пятой нормальная форме. Формальное определение пятой
нормальной формы таково: это форма, в которой устранены зависимости соединения.
В большинстве случаев практической пользы от нормализации таблиц до пятой
нормальной формы не наблюдается.

Разработаны
специальные формальные математические методы нормализации таблиц реляционных
баз данных. На практике же толковый проектировщик баз данных, детально
познакомившись с предметной областью, как правило, достаточно быстро набросает
структуру, в которой большинство таблиц находятся в четвертой нормальной форме).

Главное, чего
мы добьемся, проведя нормализацию базы данных — это устранение (или, по крайней
мере, серьезное сокращение) избыточности, дублирования данных. Как следствие,
значительно сокращается вероятность появления противоречивых данных,
облегчается администрирование базы и обновление информации в ней, сокращается
объем дискового пространства.

Например, данные о
сотрудниках мы разделили на две таблицы «Сотрудники» и «Дополнительные
сведения». В таблицу «Сотрудники» занесены данные, которые потребуются при
работе сотрудника с клиентом, а в таблице «Дополнительные сведения» хранятся
данные, необходимые при приёме сотрудника на работу и не нужные при работе
сотрудника с заказами.

При дальнейшем создании базы обратите
особое внимание на распределение данных в таблицах, зависимость неключевых
полей от первичного ключа и их независимость от других неключевых полей.        

1. Любым способом создайте таблицы
«Товары», «Типы», «Клиенты», «Поставщики», «Заказано», «Заказы», «Доставка».

1.1. Таблица Типы должна содержать следующие поля: КодТипа (счётчик,
ключевое), Категория (текстовый).

1.2. Таблицу «Клиенты» составьте из полей: КодКлиента (ключевое,
текстовый: уникальный пятисимвольный код, образуемый из названия организации), Название
(текстовый), ОбращатьсяК (текстовый), Должность (текстовый), Адрес
(текстовый), Город (текстовый), телефонФакс (текстовый).

1.3. В таблице «Поставщики» создайте поля: КодПоставщика (счётчик,
ключевое), Название (текстовый), ОбращатьсяК (текстовый), Должность
(текстовый), Адрес (текстовый), город (текстовый), Страна
(текстовый), ТелефонФакс (текстовый).

1.4. В таблице «Доставка» создайте поля: КодДоставки (счётчик,
ключевое), Название (текстовый), Телефон (текстовый).

1.5. Таблица «Товары» должна содержать следующие поля: КодТовара
(ключевое, счётчик), Марка (текстовый), КодТипа (числовой),
КодПоставщика (числовой), ЕдиницаИзмерения
(текстовый), Цена (денежный), НаСкладе (текстовый), Ожидается (числовой),
МинЗапас (числовой), ПоставкиПрекращ (логический).

Поля «КодТипа» и «КодПоставщика»
заполняются по подстановке из таблицы «Типы» и «Поставщики» соответственно. В
таблице «Типы» выбирается поле «Категория», в таблице «Поставщики» — поле «Название».
Названия полей в таблице «Товары» меняются на  «Категория» и «Поставщик»
соответственно.

Использование Мастера подстановок: лабораторная
работа №3.

Внимание!  Тип данных поля, в котором используется Мастер
подстановок, должен соответствовать типу данных ключевого поля
подстановочной таблицы.

1.6. В таблице «Заказы» должны быть поля: КодЗаказа (счётчик,
ключевое), КодКлиента (текстовый), КодСотрудника (числовой), ДатаРазмещения
(дата/время), ДатаНазначения (дата/время), ДатаИсполнения
(дата/время), Доставка (числовой), СтоимостьДоставки (денежный).

Поля «КодКлиента», «КодСотрудника» и «Доставка»
заполняются по подстановке. Для поля «КодКлиента» подстановочная таблица
«Клиенты» (поле «Название»), для поля «КодСотрудника» – «Сотрудники» (поле
«Фамилия»), для поля «Доставка» – «Доставка» («Название»).

1.7. В таблице «Заказано» ключевыми являются два поля, т.е. имеется
составной ключ. Создайте следующие поля: КодЗаказа (числовой, ключевое),
КодТовара (числовой, ключевое), Количество (числовой), Скидки
(числовой).  Чтобы создать составной ключ, выделите оба поля, удерживая левую клавишу
мыши и нажмите на пиктограмме ключа.

Поле «КодТовара» заполняется по
подстановки из таблицы «Товары» (поле «Марка») Измените название поля «КодТовара»
на «НаименованиеТовара».

Поле «Скидки» должно иметь процентное
значение: в режиме Конструктор в Свойствах поля укажите Размер
поля — одинарное с плавающей точкой, Формат поля — процентный, Десятичных
знаков — 0, Значение по умолчанию — 0, Условие на значение —
Between 0 And 1, Сообщение об ошибке — необходимо ввести знак процента.

3. Изменение схемы данных

2.1. Откройте окно Схема данных (вкладка Работа с базами данных/раздел
Показать или скрыть/Схема данных, Схема данных).

2.2. Вызовите меню, щёлкнув правой кнопкой мыши по пустому месту, выберите Добавить
таблицу. В окне Добавление таблицы добавьте в схему данных все
созданные таблицы.


На схеме данных должны быть показаны таблицы,
объединённые в две группы тонкими линиями без обозначения типов связей (рис. 8).

Рис. 8. Схема данных после Использования Мастера
подстановок.

2.3. Двойным щелчком левой кнопки по линии связи вызовите окно Изменение
связей и отметьте флажками Обеспечение целостности данных, Каскадное
обновление полей. Связь должна определиться как один-ко-многим.

2.4. Установите связь таблиц «Заказы» и «Заказано», перетащив поле «КодЗаказа»
из  таблицы «Заказы» на поле «КодЗаказа» в таблицу «Заказано». В открывшемся
окне Изменение связей отметьте Обеспечение целостности данных.
Поскольку в таблице «Заказано» два ключевых поля, то связь будет установлена
один-ко-многим (рис. 9).

Рис. 9. Схема данных базы данных «Продуктовая база»

4. Заполните таблицы данными

4.1. Таблица «Типы»

КодТипа

Категория

Описание

1

напитки

Алкогольные
и безалкогольные напитки, чай, кофе и др.

2

хлебобулочные

Хлеб,
крекеры, хлопья и пр.

3

кондитерские

Десерты,
конфеты, джемы, муссы и пр.

4

мясо/птица

Мясные
полуфабрикаты, готовые изделия

5

фрукты

Сушёные
и свежие фрукты

4.2. Таблица «Доставка»

КодДоставки

название

телефон

1

Ространс

(3452)238745

2             

РЖД

(3452)256734

3

Авиа

(3452)359856

4

самодоставка

4.3. Таблица «Поставщики» (не менее 10 поставщиков из разных стран и
городов)

Код
Поставщика

Название

Обращаться
к

Должность

Адрес

Город

Страна

Телефон
факс

1

China Traders

Yoshi
Nagase

совладелец

9-8
Sekimai

Пекин

Китай

(09)3436277

2

Производственная
компания «Дарья»

Наталья
Седова

Главный 
менеджер

Гагарина,
27

Москва

Россия

(095)9786432

3

Производственное
предприятие «Толстяк»

Игорь
Матвеев

Менеджер
по продажам

Садовая,
16

Москва

Россия

(095)9075449

4

Nord-Ost-Fisch
mbH

Sven
Petersen

Внешний
координатор

Frahmredder
112a

Куксхавен

Германия

(04721)
8714

5

Фирма
«Морозко»

Никита
Игнатьев

Представитель

Ленина,
86

Омск

Россия

(413)568790

….

10

Сельскохозяйственная
фирма «Сад»

Олеся
Криванко

Главный
менеджер

Товарная,
59

Краснодар

Россия

(267)874390

4.4. Таблица «Клиенты» (не менее 10 клиентов по Тюмени и Тюменской области)

Код
клиента

Название

Обращаться
к

должность

адрес

город

Телефон
факс

ОООПМ

Триера

Вероника
Коль

Старший
менеджер

Пермякова,
35

Тюмень

(3452)357856

ЧПМСТ

Ольга

Инна
Кудрявцева

совладелец

Республики,
15

Тюмень

(3452)238745

ОООСТ

Триумф

Пётр
Моргунов

Представитель

Парковая,
27

Ялуторовск

(34522)38754

Не
менее 10

4.5. Таблица «Товары» (не менее 30 наименований товаров)

Код
товара

Марка

Поставщик

Категория

Единица
измерения

Цена

На
складе

Ожидается

Минимальный
запас

Поставка
прекращена

1

Фуджи

China Traders

фрукты

30 кг в 1 ящике

1830р.

12

120

10

¨

2

Дарья

Производственная
компания «Дарья»

мясо/птица

10
пакетов по 1 кг

1400р.

100

0

5

þ

3

Морозко

Фирма
«Морозко»

мясо/птица

20
пакетов по 1 кг

2200р.

56

0

5

¨

4

Толстяк

Производственное
предприятие «Толстяк»

напитки

24
бутылки по 0,5 л

720р.

156

0

15

¨

5

Алдред

Сельскохозяйственная
фирма «Сад»

фрукты

25 кг в ящике

1425р.

10

0

10

þ

….

30

В таблицах «Заказы» и «Заказано» должно
быть одинаковое количество записей (не менее 15) с одними и теми же номерами,
т.к. таблица «Заказано» является логическим продолжением таблицы «Заказы». При
заполнении полей «ДатаРазмещения», «ДатаНазначения» и «ДатаИсполнения» учитывайте
распределение заказов по разным месяцам за 2 года.

4.6. Таблица «Заказы»  

Код
заказа

Клиент

Ответс

Сотрудник

Дата
Размещения

Дата
Назначения

Дата
Исполнения

Доставка

Стоим
Доставки

1

Триера

Шишкин 
Андрей

2.03.08

6.03.08

4.03.08

Ространс

120,78р.

2

Ольга

Максимов
Павел

23.09.07

13.10.07

4.10.07

Ространс

135,00р.

3

Триумф

Фомин
Валерий

14.01.08

19.01.08

17.01.08

РЖД

576,45р.

…

15

4.7. Таблица «Заказано»

Код
заказа

НаимТовар

Количество

скидки

1

Фуджи

5

15%

2

Толстяк

30

3%

3

Морозко

7

0

…

15

Лабораторная
работа №6

Создание
сложных форм

Цели
работы:

Освоить приёмы работы с данными, хранящимися в БД, с
использованием многотабличных форм.

Задачи
работы:

Научиться создавать и редактировать иерархические и
связанные формы.

Общие
сведения.

На практике часто требуются формы, позволяющие
производить одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более
связанных таблицах. Например, при выводе информации и заказах, можно сразу вывести
информацию о сотрудниках, работавших с данными заказами. Эти данные хранятся в
разных таблицах: «Заказы» и «Заказано», связанных отношением «один-ко-многим».

Для удобства работы можно создать форму, которая
позволит просматривать, вводить и редактировать  все данные одновременно. В
таких случаях для отображения записей в основной и подчинённой таблицах можно
использовать многотабличные иерархические или связанные формы.

Иерархической называется форма, содержащая поля из главной и одной или нескольких подчинённых
таблиц.

Связанной
называется форма, в которой имеется кнопка, открывающая подчинённую форму при
необходимости просмотра данных.

1. Иерархические формы.

Иерархической
является форма, содержащая одну или несколько подчинённых форм. Первичная форма
называется главной, а форма внутри неё называется подчинённой.

Создание
формы с подчинённой формой для вывода данных из таблицы «Заказы»  и «Заказано». Данные в таблице «Заказы» находятся на стороне «один»
в отношении «один ко многим» и будут являться главной формой, а данные в
таблице «Заказано» на стороне «многие» — подчинённой формой. Главная форма
базируется на таблице с ключом, а подчинённая форма на таблице, содержащей поле
с тем же именем, что и ключевое, и с тем же или совместимым типом данных.

1.1. Перейдите
на вкладку Создание, нажмите кнопку Другие формы и выберите  Мастер
форм;

1.2. В
качестве источника данных выберите таблицу «Заказы»;

1.3. В окне Доступные
поля выберите все поля из таблицы «Заказы», а  из таблицы «Заказано» все
поля, кроме поля «КодЗаказа», нажмите кнопку Далее;

1.4.
В окне Создание форм поставьте флажок Подчинённые формы и в
качестве главной формы определите таблицу «Заказы» (рис. 10);

Рис. 10. Создание подчинённой формы.

1.5. В следующем окне выберите внешний вид подчинённой
формы Табличный, нажмите кнопку
Далее и выберите стиль оформления формы;

1.6. В
следующем диалоговом окне задайте имя формы «Подчинённые формы» и нажмите
кнопку Готово.

Должна
получиться форма, совмещающая данные двух таблиц (рис. 11). При просмотре данных
в главной форме, в подчинённой появляются данные, связанные с просматриваемой
записью.

Рис. 11. Внешний вид подчинённой формы.

2.
Связанные формы.

В некоторых
случаях возникает необходимость одновременного просмотра связанных записей в
двух формах. Например, при просмотре записей о клиентах можно вывести  сведения
о заказах. При переходе по записям в первой форме в таких случаях необходимо,
чтобы во второй форме автоматически выводились связанные с ними  записи.

Синхронизация записей, выводящихся в двух формах,
осуществляется с помощью кнопки, открывающей вторую форму и синхронизирующей её
с первой.

2.1. В режиме Мастер
форм создайте (аналогично предыдущему заданию) форму, выбрав поля из двух
таблиц «Товары» и «Заказано». Из таблицы «Заказано» выберите поля,
непосредственно отражающее наименование и количество товара;

2.2. В
следующем диалоговом окне отметьте флажком Связанные формы (рис.12),
выберите стиль оформления, задайте имя для каждой формы и нажмите кнопку Готово.

Рис. 12. Создание связанных форм.

Должна появиться форма, построенная по таблице
«Товары», имеющая кнопку с названием формы, построенной по таблице «Заказано»
(рис.13). При нажатии на кнопку откроется другая форма, синхронизирующая записи
в двух формах.

Рис. 13. Связанные формы.

Внимание! Если кнопка не работает, необходимо понизить уровень
безопасности: нажмите кнопку Параметры и в открывшемся окне отметьте
пункт Включить это содержимое. Проверьте работу кнопки.

3. Создание
кнопки для открытия/закрытия, синхронизации или печати формы.

3.1. Откройте
любую созданную форму в режиме Конструктора;

3.2. На
вкладке Элементы управления нажмите кнопку Кнопка;

3.3. Выберите
в форме место и нарисуйте кнопку;

3.4. В первом
окне диалога Мастера выберите Работа с формой в списке Категории,
а затем выберите тип кнопки в списке действия. Например, Закрыть форму;

3.5. В
следующем окне определитесь, как будет оформлена кнопка: с надписью  или с
рисунком (выход или
стоп );

3.6. Для
упрощения дальнейшей работы с кнопкой, задайте ей имя (например,

Закрытие
формы);

3.7. Нажмите кнопку Готово.

4. Самостоятельная работа. Создайте связанные формы по таблицам Поставщики и
Товары.

Лабораторная работа №  7

Использование выражений в запросах

Цели работы:

Познакомиться с возможностями встроенных функций
в АCCESS. Освоить приёмы работы с Построителем выражений.

Задачи работы:

Научиться создавать сложные запросы,
используя Построитель выражений.

Общие сведения.

      При
работе с таблицами в любой момент можно вывести на экран любую информацию с
помощью различных запросов. Сложные выражения в запросах создаются с помощью
элементарных логических операций «или», «и»,
«не».

1. Логическая операция «или».

Когда необходимо выбрать данные по одному
из нескольких условий используют оператор или (or)
Существует два способа использования оператора или (or) .

1.1. Можно ввести все условия в одну ячейку строки «Условие отбора»,
соединив их логическим оператором или (or). В этом
случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Например, запись «300  or  500»,
введённая в ячейку на пересечении строки «Условие отбора» и столбца
«Дополнительные», определит выбор сотрудников, имеющих дополнительные выплаты
300 или 500 рублей.

1.2. Аналогичный результат можно получить, введя второе условие в отдельную
ячейку строки «или». При использовании несколько строк «Или»,
запись будет выбрана, если выполняется условие хотя бы в одной из строк.

2. Логическая операция «и».

2.1.   Логическая операция и (and) используется в том случае,
когда должны быть выполнены несколько условий одновременно и только в этом
случае запись будет выбрана. Чтобы объединить несколько условий отбора
оператором и (and) следует привести их в одной строке «Условие отбора».
Например, чтобы выбрать сотрудников, имеющих основные выплаты больше 3000 и
дополнительные более 800, надо в ячейки на пересечении строки «Условие отбора»
и столбца «Основные» ввести выражение >3000, а
столбца «Дополнительные» — >800.

Внимание! Условия, связанные оператором и (and) выполняются раньше условий,
объединённых оператором или (or).

3. Самостоятельная работа.  Создайте запросы с использованием операторов или
(or) и и
(and) по любой из
имеющихся таблиц.

4. Используя оператор Between (между)  можно
определить период времени, за который нужно просмотреть данные, интервал чисел,
выбрать фамилии на определённые буквы и пр.

4.1. Перейдите на вкладку Создание, раздел Другие, Конструктор
запросов.

4.2. Для создания запроса выберите таблицы «Заказы» и «Клиенты».

4.3. Выберите для запроса поля «КодКлиента», «Название», «Город», «ДатаРазмещения».

4.4. Поставьте курсор на пересечении поля «ДатаРазмещения» и строки Условие
отбора и вызовите окно Построителя выражений. В левом нижнем окне
выберите Операторы, а в правом – двойным щелчком оператор Between. Вместо слов «Выражение»
введите даты, определяющие период поиска. Например: 01.08.2009 And
31.08.2009. После закрытия окна Построителя выражений программа
автоматически заключит даты в значки #.

4.5. Проверьте
результат выполнения запроса. Если запрос выполняется, сохраните его под
понятным именем. Если в результате выполнения запроса появляется пустая
таблица, проверьте соответствие запрашиваемого периода и дат, стоящих в вашей
таблице.

5. Создание запроса с критерием поиска на первую букву фамилии.

5.1. Создайте новый запрос, состоящий из всех полей таблицы «Выплаты» и
поля  «Фамилия» таблицы «Сотрудники» (аналогично предыдущим).

5.2. На пересечении строки Условие  отбора и поля «Фамилия»  введите
критерий поиска: М*. В результате запроса должны быть выведены только те
фамилии, которые начинаются на букву М. Программа автоматически добавит к букве
оператор, определяющий критерий: Like.

5.3. Выполните и сохранить запрос с именем: «Сотрудники  на М».

6.
Вычисления срока задержки исполнения заказа.

Создайте
запрос в режиме Конструктора по  таблице «Заказы». Необходимые поля: «Клиент»,
«ДатаРазмещения», «ДатаИсполения». В следующем (пустом) поле, используя Построитель
выражений, наберите выражение: DateDiff(«d»;[Заказы]!
[ДатаРазмещения]; [Заказы]![ДатаИсполнения]). В окне Область
ввода вместо Выражение 1 наберите СрокЗадержки. Выполните
запрос.

7.
Выборка товаров, цена которых превышает среднюю.

7.1. Создайте запрос в режиме Конструктора
по  таблице «Товары». Выберите поля «Марка», «Цена».

7.2. В строке «Условие отбора» в поле «Цена»
наберите выражение >(SELECT AVG([Товары]![Цена]) From [Товары]).
SELECT  и From набираются с клавиатуры. Выполните запрос. Если в
вашем запросе кроме полей «Марка» и «Цена» показываются другие поля, выполните
следующие действия:

Ø  Вернитесь в Конструктор запросов

Ø  В пустом столбце нижней панели окна Конструктора
щёлкните правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Свойства.
Появится окно Свойства запроса с пустыми строками.

Ø  Щелкните по пустому месту в окне Конструктор.
В окне Свойства запроса в строке «Вывод всех полей» выберите Нет.
Закройте окно Свойства запроса.

7.3. Выполните запрос и сохраните его под
именем «Цена выше среднего»

8.
Проверка отсутствующей даты выполнения заказа и срока выполнения.

Бывают
ситуации, когда при заполнении таблицы некоторые ячейки остаются
незаполненными. Чтобы проверить полное заполнение таблицы, создайте запрос в
режиме Конструктора по таблице «Заказы». Выберите поля КодЗаказа,
ДатаРазмещения, ДатаНазначения, ДатаИсполнения. В
следующем (пустом) поле наберите выражение: IIf(IsNull([ДатаНазначения]-[ДатаИсполнения]);
«Проверьте отсутствующую дату»;[ДатаНазначения]-[ДатаИсполнения]). Вызовите окно Область ввода и вместо Выражение
1 наберите СрокИсполнения:. Закройте окно Область ввода. В
результате выполнения запроса в поле будет указан срок исполнения заказа. Если
не указана одна из дат, то в данной строке появится надпись: Проверьте
отсутствующую дату.

Выполните
запрос, сохранив его под именем «СрокИсполнения»

9. Самостоятельная работа.

9.1. Из таблицы «Сотрудники», используя оператор Between, выберите фамилии сотрудников, первая буква которых
попадает в диапазон от Л до Ф.

9.2. Выберите
10 самых дешёвых товаров.

Лабораторная работа №8

Итоговые запросы

Цели работы:

Приобрести навыки по работе с данными
путём группировки их по нескольким признакам.

Задачи работы: 

Научиться создавать перекрёстные запросы и
запросы с группировкой.

Общие сведения.

Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит
статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы,
очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают
следующими достоинствами:

·          
возможность обработки
значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо
подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

·          
простота и скорость
разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

С
помощью перекрёстного запроса можно более наглядно представить данные итоговых
запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам. При группировке
по двум признакам значения полей по первому признаку могут стать заголовками
строк, а по второму – заголовками полей.

Однако перекрёстные запросы имеют и
недостатки — например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям,
содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем большинстве случаев одновременное
упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете
задать сортировку по возрастанию или по убыванию для заголовков строк.

1. Создание перекрёстных запросов.

Сформируем перекрестный запрос к базе
данных для вывода ежемесячных продаж товара (по его коду) и ежеквартальных
продаж товара (по его типу). Подобные таблицы, содержащие итоги, которые
подводятся через определенные промежутки времени, например через каждый месяц
или квартал, обычно используются в качестве данных для графиков. Создайте
перекрестный запрос, в котором в строках выводятся товары, а в столбцах —
соответствующие им ежемесячные объемы продаж. Для этого:

1.1. Создайте новый запрос в режиме Конструктора
на основе данных из таблиц «Товары», «Заказы» и
«Заказано».

1.2. Поместите поля «КодТовара» и «Марка»
таблицы «Товары», а затем поле «ДатаРазмещения»  таблицы «Заказы» в первые три
столбца бланка запроса.

1.3. Выберите на вкладке Конструктор в
разделе Тип запроса кнопку Перекрестный запрос. В бланк запроса будут добавлены строки Перекрестная
таблица и Групповая операция, в которую во всех столбцах
автоматически вводится операция Группировка (рис. 14).

Рис. 14. Групповые операции

1.4. Выберите в списке строки Перекрестная
таблица и столбца «КодТовара» значение Заголовки строк.
Выполните то же самое для столбца «Марка». Эти столбцы являются требуемыми
заголовками строк перекрестной таблицы.

1.5. Выберите в списке строки Групповая
операция и столбца «ДатаРазмещения» значение Условие.
В строке Условие отбора этого столбца введите выражение
<=#31.12.08# And >=#01.01.08# для вывода в перекрестной таблице данных,
например, за 2008 год.

1.6. Установите курсор в первую ячейку пустого
столбца и, вызвав Построитель выражений, введите выражение: Sum([Заказано]![Количество]*
[Товары]![Цена]). Название функции Sum выберите в списке Функции/встроенные
функции, а названия полей выберите в списке Таблицы. Закройте окно Построителя
выражений. Перед введённым выражением автоматически появится Выражение
1:. Нажмите клавиши Shift+F2 и  в открывшемся окне Область ввода,
вместо Выражение 1 введите Объем продаж:.

Это
будет поле, значение которого вычисляется с помощью описанного выражения, а
название поля — «Объем продаж». В выражении используются поля из таблиц,
которые включены в запрос, хотя поля в текст запроса не включены. Это означает,
что при создании вычисляемого поля в выражение можно включать ссылки не только
на поля самого запроса, но и на поля, которые не включаются в текст запроса.
Важно, чтобы они были в исходных таблицах, а таблицы обязательно
присутствовали в бланке запроса.

1.7. Выберите в строке Групповая операция столбца «Объём продаж»
значение Выражение, а затем в строке Перекрестная таблица —
значение Значение. В столбце «Объём продаж» вычисляется общий
объем заказов на каждый товар, который будет подставляться в ячейки
результирующей таблицы запроса (рис. 14).

1.8. Установите курсор в первую ячейку следующего пустого столбца и
введите выражение Format([Заказы]![ДатаРазмещения];»mmm»).
Функция Format  в данном случае будет возвращать три первые буквы месяца
от значения даты в столбце «ДатаРазмещения». С помощью этой функции создаётся
еще одно вычисляемое поле в запросе. Выберите из списка в строке Перекрестная
таблица этого столбца значение Заголовки столбцов.

Это означает, что данный столбец запроса
будет преобразован в процессе выполнения запроса в строку, содержащую заголовки
столбцов результирующей таблицы.

1.9. Нажмите кнопку Выполнить (восклицательный
знак). Появится результирующее множество записей по тем месяцам, которые есть в
вашей таблице «Заказы». Сохраните запрос под именем «Продажи по месяцам».

2. Использование фиксированных заголовков
столбцов в перекрестных запросах.

Для того чтобы в построенном запросе
вывести все столбцы в порядке календарной очередности месяцев, нужно задать
фиксированные заголовки столбцов.

2.1. Переключитесь в режим Конструктора
и выведите на экран свойства запроса. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на
свободном поле панели и в меню выберите Свойства. В диалоговом
окне свойств запроса выводится свойство Заголовки столбцов, которое
имеется только у перекрестных запросов.

Внимание!
Если окно открылось не полностью, щёлкните мышкой ещё раз.

2.2. Введите краткие названия каждого месяца
года в поле свойства Заголовки столбцов. Необходимо воспроизвести
названия так, как они возвращаются функцией Format () и выглядят
при стандартном отображении заголовков столбцов (первые три буквы названия
месяца), в противном случае, данные для неправильно заданных месяцев не
отображаются. Названия требуется заключить в кавычки и разделить символом точки
с запятой. Пробелы не нужны. По завершении ввода названий всех 12 месяцев
закройте окно свойств (рис. 15).

Рис. 15. Перекрёстный запрос.

2.3. Перейдите в режим просмотра SQL: Режим/Режим
SQL. Инструкция SQL содержит операцию TRANSFORM, в которой
определяются данные, содержащиеся в таблице. В операции PIVOT задаются
заголовки столбцов. После ключевого слова IN указываются, если они есть,
фиксированные названия столбцов (рис. 16).

Рис. 16. Окно режима SQL

2.4. Вернитесь в режим Конструктора и
нажмите кнопку Выполнить для вывода результатов запроса. Теперь
заголовки столбцов перекрестной таблицы соответствуют календарной
последовательности.

2.5. Нажмите главную кнопку окна (левый верхний
угол), выберите Сохранить как  и сохраните запрос под
именем «Ежемесячная выручка».

3. Изменение уровня детализации в запросе

Для создания удобного для анализа
представления или наглядного графика можно сократить число строк и столбцов в
результатах построенного запроса. С этой целью создадим перекрестный запрос,
который выводит ежеквартальную выручку от продаж по типам товаров. 

3.1. В режиме Конструктора добавьте в
уже созданный перекрёстный запрос «Ежемесячная выручка» таблицу
«Типы».

3.2. Замените столбцы «КодТовара» и «Марка» в
запросе столбцами «КодТипа» и «Категория» таблицы «Типы». Для этого сначала
замените имя таблицы, а затем имя поля. В строке Перекрестная таблица
 обоих столбцов выберите значение Заголовки строк.

3.3. Измените выражение в столбце «Выражение»: Format([Заказы]!
[ДатаРазмещения];»»»Квартал «»q») ,
которое определяет заголовки столбцов «Квартал 1», «Квартал
2», «Квартал 3», «Квартал 4». Несколько кавычек
требуется для указания того, что слово Квартал и пробел рассматриваются как
строка, a q — как формат.

3.4. Откройте бланк свойств и очистите
содержимое свойства Заголовки столбцов, а затем закройте бланк. Если не
удалить фиксированные заголовки (названия месяцев), то в перекрестной таблице данные
не будут отражаться.

3.5. Сохраните  запрос Сохранить как под
именем «По кварталам». Нажмите кнопку Выполнить для вывода результатов
запроса.

4. Группировка в запросах. Определение пяти
самых дорогих товаров.

         Access имеет множество встроенных функций. Некоторые из них называются
функциями обобщения, поскольку работают с группами строк, а не с отдельными
строками. Нужную функцию можно задать, набрав на клавиатуре её имя в строке
«Групповая операция», или выбрав её из раскрывающегося списка.

Основные функции обобщения (групповые
операции):

Ø  SUM — вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых
полей), отобранных запросом;

Ø  AVG — вычисляет среднее значение среди
записей, отобранных запросом (для числовых и денежных типов данных);

Ø  MIN, MAX — выбирает, соответственно, минимальное и максимальное
значение в записях поля, отобранных запросом;

Ø  COUNT — вычисляет количество записей, имеющих
ненулевое значение и отобранных запросом;

Ø  FIRST, LAST — определяет, соответственно, первое и последнее значение в
указанном поле записей.

4.1. Создайте запрос в режиме Конструктора
по таблице «Товары». В нижнюю панель окна выберите поля «Марка» и «Цена».

4.2. На вкладке Конструктор в разделе Показать
или скрыть выберите кнопку  Итоги.
В появившейся строке Групповые операции в поле «Цена» выберите Мах,
а в строке Сортировка — По убыванию.

4.3. Щелкните правой кнопкой мыши по пустому
месту в окне Конструктор и в контекстном меню выберите Свойства. В
окне Свойства запроса в строке Вывод всех полей выберите Нет (рис.17).
В строке Набор значений из раскрывающегося списка выберите 5.

Рис. 17. Окно свойств запроса.

4.4. Закройте окно свойств запроса. Выполните
запрос и сохраните его под именем «Самые дорогие товары».

5. Многотабличный запрос. Построение запроса на основе
уже имеющегося запроса.

Для того, чтобы ответить на вопрос:
«Сколько заказов и на какую сумму разместил каждый клиент?»
необходимо построить многотабличный запрос.

5.1. Создайте запрос «Сведения о заказах», добавив в окно
Конструктора таблицы «Заказано» и «Товары». Из таблицы «Заказано» выберите поле
«КодЗаказа», поля «Марка»  и «Цена» из таблицы «Товары», поля «Количество» и «Скидки»
— из таблицы «Заказано».

5.2. В следующее поле (пустое) введите выражение CCur([Товары]![Цена]* [Заказано]![Количество]*(1-[Заказано]![Скидка])/100)*100. Нажав клавиши Shift+F2 в окне Область ввода вместо Выражение
1: введите ОтпускнаяЦена.

5.3. Щелкните правой кнопкой по пустому полю следующего столбца и в
открывшемся меню выберите Свойства. В строке «Вывод всех полей»  выберите
значение Нет. Запустите запрос и сохраните его под именем «Сведения о
заказах».

5.4. Создайте новый запрос и добавьте в него таблицы «Клиенты», «Заказы»
и запрос «Сведения о заказах».

5.5. Перетащите в бланк заказа поле «Название» из таблицы «Клиенты»,
поле «КодЗаказа» из таблицы «Заказы», а затем дважды выберите поле «Отпускная
цена» из запроса «Сведения о заказах».

5.6. Нажмите кнопку Итоги  на ленте инструментов. В
бланк запроса добавляется строка «Групповая операция», содержащая по умолчанию
в каждой ячейке операцию Группировка.

5.7. В
строке «Групповая операция»  задайте необходимые статистические функции.
Для поля «Название» оставьте значение Группировка, для поля «КодЗаказа»
выберите из списка функцию Сount (подсчёт количества записей в поле), а
для поля «Отпускная цена» первый раз выберите Sum (суммирует все
значения в поле). А для подсчёта среднего значения второй раз используйте
функцию Avg.

5.8. Запустите запрос на выполнение, чтобы посмотреть результаты
запроса. Должна получиться таблица, которая содержит список клиентов, для
каждого клиента указывается количество заказов, которое он сделал, общая сумма
и средняя стоимость этих заказов. Закройте запрос, сохранив eго под именем
«Итоги по клиентам».

6.
Самостоятельная работа.

6.1. Создайте запрос на выборку самых дорогих
кондитерских товаров.

6.2. Создайте запрос на выборку клиентов с
самыми большими заказами

6.3. Создайте запрос, в котором будут отражены
все совладельцы предприятий в г. Тюмени среди клиентов.

Лабораторная работа №9

Создание
запросов-действий (модифицирующих запросов)

Цели
работы:

Приобретение навыков работы с данными с помощью
запросов-действий.

Задачи
работы:

Научиться создавать и выполнять запросы на создание
таблицы, на добавление, обновление и удаление данных.

Общие
сведения.

Для быстрого изменения, вставки, создания или удаления
наборов данных из базы используются управляющие запросы или запросы-действия.

Создание запросов-действий аналогично созданию запросов
на выборку. Главное отличие в том, что в Конструкторе запросов
необходимо указать тип действия над выбранными записями. Существует четыре типа
запросов-действий:

Ø  Создание таблицы

Ø  Обновление созданной таблицы

Ø  Удаление записей из созданной таблицы

Ø  Добавление записей в созданную таблицу

Кнопки выбора действия находятся на вкладке Конструктор
в разделе Тип запроса.

Внимание!
Создание запросов на удаление, обновление и добавление невозможно без
разрушения целостности данных. Поэтому, перед созданием таких запросов сделайте
копию таблицы, созданной в результате запроса на создание таблицы.

1. Создание таблицы с помощью запроса выполняется в три этапа:

♦    создание запроса на выборку;

♦    преобразование запроса на выборку в модифицирующий запрос;

♦    выполнение модифицирующего запроса, в результате
которого будет создана таблица.

1.1. Создайте новый запрос на выборку с помощью Конструктора и
добавьте в него таблицы  «Заказы», «Заказано» и «Клиенты».

1.2. Выберите поля, которые будут отображаться в результирующей таблице: «КодЗаказа»,
из таблицы «Заказы», «НаимТовара» таблицы «Заказано», «Название» из таблицы
«Клиенты», «ДатаИсполнения» из таблицы «Заказы».

1.3. Используя оператор Between, выберите все
заказы, относящиеся к 2008 году для помещения их в архив. Просмотрите результат выполнения запроса, перейдя в Режим
таблицы. В результате должна получиться таблица, в которой отображаются 
все заказы, выполненные в 2008 году. Вернитесь в Конструктор.

1.4. На втором этапе необходимо преобразовать запрос. Для этого на вкладке Конструктор
в разделе Тип запроса выберите Тип Запроса: Создание таблицы.

1.5. Появится диалоговое окно Создание таблицы. В поле «имя таблицы»
введите Архив. Установите переключатель «в текущей базе данных». Таблица
будет создаваться в текущей базе данных (открытой в этот момент).  Нажмите ОК.

1.6. Не выполняя,  закройте запрос, присвоив ему имя «Для
архива».

Внимание! Обратите внимание, что в окне базы данных пиктограмма
запроса содержит восклицательный знак, что указывает на модифицирующий запрос
на создание таблицы.

1.7. Для того, чтобы программа выполнила запрос надо изменить параметры
безопасности. Для этого нажмите кнопку Параметры, находящуюся в центре
экрана. Выберите «Включить это содержимое» и нажмите ОК

Внимание! Запрос на создание архивной таблицы выполняется только,
один раз!

1.8. Выполните запрос, два раза щелкнув по его имени. Access
предупредит об изменении данных в таблице, хотя таблица еще не создана.
Отвечайте на все вопросы утвердительно. В результате должна появиться новая
таблица с заданным вами именем. Откройте ее и посмотрите, какие записи она
содержит.

2. Создание модифицирующего запроса на добавление
данных в таблицу.

      В конце года или квартала в архив добавляются
данные о выполненных заказах. Для  этого необходимо создать запрос на
добавление.

2.1. Создайте новый запрос аналогично предыдущему, используя те же таблицы
и те же поля, которые есть в таблице «Архив».

2.2. Задайте критерий отбора записей: срок исполнения должен быть равен
первому кварталу года  (например: Between #01.01.2009# And #31.03.2009#).

2.3. Не выполняя, просмотрите результат
выполнения запроса в Режиме таблицы. В результате должна получиться
таблица, в которой отображаются все заказы, выполненные в первом квартале года.
Вернитесь в Конструктор.

2.4. На втором этапе необходимо преобразовать запрос. Для этого на вкладке Конструктор
в разделе Тип запроса выберите Тип запроса: Добавление.           В
появившемся диалоговом окне в поле «имя таблицы» введите Архив. Установите
переключатель в Текущей базе данных. Нажмите ОК. Закройте запрос и
сохраните его под именем «Добавление в архив»;

Внимание! В окне базы данных пиктограмма запроса содержит плюс и
восклицательный знак, что указывает на модифицирующий запрос на добавление.

2.5. Выполните запрос. В результате в таблицу «Архив» будут добавлены данные
о   выполненных заказах.

Внимание! Если запрос на добавление выполнить несколько раз, то в таблице «Архив»
данные будут повторяться. Чтобы этого не происходило в таблице «Архив» нужно
задать   ключевое поле.  Ключевым полем можно выбрать поле «КодЗаказа».

3. Самостоятельная работа.

3.1. Запрос на удаление служит для удаления группы записей
базы данных, удовлетворяющих определённым условиям. Используя модифицирующий
запрос на удаление, удалите из таблицы «Товары» все товары, поставки которых
прекращены.

Внимание! Перед созданием запроса на удаление сделайте копию
таблицы «Товары», чтобы не потерять данные в случае ошибки.

3.2. С помощью
запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или
нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность
диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует
ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие
обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового
окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько
условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также
изменить записи сразу в нескольких таблицах.

Используя
модифицирующий запрос на обновление, обновите в таблице «Товары» данные, заменив
название поставщика. Например, «ОАО Боровский» на «Боровский».

Лабораторная работа №10

Создание и применение сводных таблиц

Цели работы:

Ознакомиться с приёмами анализа данных с помощью
сводных таблиц.

Задачи работы:

Научиться проектировать и создавать сводные таблицы.

Общие сведения.

Сводная таблица — это еще одно удобное средство для анализа данных. Она позволяет
превратить обычную таблицу или результирующее множество запроса, содержащее
большое число записей и непригодное для анализа, в компактную таблицу,
включающую только итоговые данные. Причем, в отличие от перекрестных запросов,
структура сводной таблицы легко трансформируется, позволяя просматривать данные
в различных разрезах и с различной степенью детализации, что и требуется для
анализа.

 Кроме того, данные, представленные в табличной форме,
могут быть легко преобразованы в графическую форму с помощью сводных диаграмм,
что делает их еще более наглядными.

Внимание!
Режим Сводная таблица может
быть применен и к таблице, и к запросу, и к форме. Но наиболее применим именно
к запросу, который обычно объединяет данные из нескольких таблиц и эти данные
нужно иметь возможность представить в удобном для анализа виде.

1. Создание
сводной таблицы.

1.1 Создайте запрос по таблицам «Заказы», «Заказано», «Товары»,
«Клиенты», «Доставка». Из таблицы «Заказы» вставьте поле «Клиент»,  из
таблицы «Клиенты» поля «Адрес», «Город», «ОбращатьсяК».

1.2. В верхнюю ячейку следующего (пустого) поля, используя Построитель
выражений, вставьте выражение [Имя] & » » &
[Фамилия] (из таблицы «Сотрудники»), нажав Shift+F2, в Области
ввода вместо Выражение 1: введите Продавец:

Внимание! Если в выражении используются поля из какой-либо таблицы, то эта
таблица обязательно должна присутствовать в бланке запроса.

1.3. Из таблицы «Заказы» добавьте поля «КодЗаказа», «ДатаНазначения», «ДатаИсполнения».
Из таблицы «Доставка» — «Название». Из таблицы «Товары» поля «Марка» и «Цена».
Из таблицы «Заказано» поля «Количество», «Скидка».

1.4. В следующее (пустое) поле введите выражение, вычисляющее
Отпускную цену: CCur([Заказано]![Количество]*[Товары]![Цена]*(1-[Заказано]!
[Скидка])/100)*100. Нажав клавиши Shift+F2 в окне Область ввода вместо Выражение
1: введите ОтпускнаяЦена.

1.5. Из таблицы «Заказы» добавьте поле «Стоимость доставки».

1.6. Запустите запрос и сохраните его под именем «Счета». Если в Режиме
таблицы в запросе появляются «лишние» поля, то в режиме Конструктора
в Свойствах поля (правой кнопкой мыши по пустому полю) в строке «Вывод
всех полей» нужно выбрать Нет.

1.7. Создание сводной таблицы. Откройте запрос «Счета» в Режиме таблицы.
Щелкнув правой кнопкой по заголовку запроса, выберите из списка элемент Сводная
таблица. На экране появится макет будущей таблицы, который состоит из
четырех областей. Каждая область имеет надпись, показывающая, какие данные
должны в ней помещаться. Если Список полей  не виден на экране,
нажмите кнопку Список полей на вкладке Конструктор в
разделе Показать или скрыть (рис. 18).

Рис.18. Макет Сводной таблицы и
список полей.

·      
Найдите в списке поле «Город»
и переместите его в верхнюю область таблицы, которая называется областью
фильтра. После этого вы сможете фильтровать данные в таблице по городам
клиентов. В сводной таблице появляется еще одно измерение — глубина — благодаря
которому,  можно просматривать и анализировать данные по городам. Каждый срез
таблицы будет отображать данные по выбранному городу. Добавьте
в эту же область поля «Продавец», «КодЗаказа», «Скидки»,  «Дата исполнения по
месяцам»;

·      
Выделите в списке полей
поле «Марка» и перетащите его в крайнюю левую область. Эта область
называется областью строк и будет содержать список всех товаров, на
которые были выписаны счета.

·      
Чтобы определить
столбцы таблицы, переместите поле «Дата назначения по месяцам» в область
столбцов, которая имеет надпись «Перетащите сюда поля столбцов».
В таблице появятся три столбца, которые будут содержать данные по годам — это
самый верхний уровень группировки, — и один итоговой столбец «Общие итоги».

·      
Для того, чтобы
определить, что будет отображаться в самой таблице, переместите в самую большую
область таблицы — поле «Отпускная цена». Таблица приобретет вид, представленный
на рисунке (рис. 19). По умолчанию в ней отображаются все данные по всем
товарам и городам.

Рис. 19. Сводная таблица

1.8. Определение итоговых столбцов.

·             

Щелкните на заголовке столбца «Отпускная
цена» и выберите на вкладке Конструктор в разделе Сервис Автовычисления/Сумма.
Появится дополнительная строка для каждого товара, содержащая итоговое значение
по каждому товару за год, а в итоговом столбце будет отображена итоговая цифра
продаж каждого товара по всем годам (рис. 20).

Рис. 20. Сводная таблица с итоговыми
значениями.

·             
Теперь можно скрыть
детальные данные, оставив только итоговые. Нажмите кнопку Без подробностей
на панели инструментов в разделе Показать или скрыть.

1.9.
Фильтрация данных сводной таблицы. Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и
всем городам. С этой таблицей легко манипулировать, отображая в ней разные
данные. Например, она может быть очень легко изменена, когда требуется
посмотреть выборочно данные по отдельному городу, заказу или скидке на товары,
т. е. по тем полям, которые отображаются в области фильтра, области строк и
области столбцов. Щелкнув по кнопке справа от названия любого из этих полей,
снимите флажок Все и выберите то поле, по которому нужен фильтр,
например, Тюмень, и нажмите кнопку ОК. Теперь ваша таблица
отображает данные только по Тюмени.

2. Сводная
диаграмма. Для того чтобы отображение
данных было еще более наглядным, можно использовать сводные диаграммы. Сводная
диаграмма строится автоматически на основе уже созданной сводной таблицы, но
может также строиться и самостоятельно, на основе исходной таблицы или запроса.
Когда диаграмма построена, ее можно перестраивать, перетаскивая поля, аналогично
тому, как это делается в сводных таблицах.

Создать
диаграмму на основе сводной таблицы очень просто. Переключитесь в режим Сводная
диаграмма, и на экране появится сводная диаграмма. Создайте сводную
диаграмму по запросу «Счета». В область Перетащите сюда поля данных
поместите любое поле (по которому нужно просмотреть данные), например,
«ОтпускнаяЦена». Посмотрите, что изменилось в сводной таблице.

Для того чтобы
изменить тип диаграммы, щелкните мышью в любом месте области диаграммы и
убедитесь, что эта область выделена. Тогда становится доступной вкладка Конструктор
на ленте инструментов, где можно выбрать кнопку Изменить тип диаграммы.

3. Самостоятельная
работа.

3.1. Добавьте в сводную таблицу поле «Клиенты».

3.2. Проанализируйте, кто из продавцов имел самый большой
объём работы по количеству заказов, а кто — по общей сумме всех заказов.

3.3. Выберите Клиента с самой большой суммой купленных
товаров.

Лабораторная
работа №11

Отчёты.

Цели
работы:

Освоить приёмы создания и редактирования отчётов.

Задачи
работы:

Создание отчётов разных типов, редактирование отчётов.

Общие
сведения.

Отчёты представляют собой наилучшее средство
представления информации из базы данных в виде печатного документа. По
сравнению с другими методами вывода данных на печать,  отчёты имеют два важных
преимущества:

Ø отчёт предоставляет широкие возможности для группировки и вычисления
промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

Ø отчёты могут быть использованы для получения красиво оформленных
материалов, наклеек и других документов.

Перед созданием отчета необходимо определить источник
данных. Если данные извлекаются только из одной таблицы, можно создать отчёт на
её основе. Однако, если данные поступают из нескольких таблиц, в качестве
источника для отчета необходимо использовать запрос. В основном отчёты
применяются для просмотра «картины в целом», поэтому чаще базируются на
многотабличных запросах.

Также можно создать отчет без использования таблицы или
запроса. Например, сопроводительное письмо или отчет, объединяющий два или
более подчиненных отчетов, не связанных между собой.

Можно создавать отчеты разных типов в зависимости от
конкретных требований. Например, для проведения встречи с поставщиком может
потребоваться подробный отчет, а для представления анализа руководству компании
можно использовать сводный отчет или отчет с группировкой.

Ø Подробный отчет создаётся по
данным из таблицы или запроса.

Ø Отчет с группировкой позволяет
организовывать данные по группам, например по типу товара или по дате. Можно
вычислять итоговые значения для каждой группы, а также для целого отчета и
отображать информацию в колонтитулах группы.

Ø Сводный отчет содержит итоговые значения, без подробных сведений.

Ø Отчет для почтовых наклеек позволяет печатать имена и адреса в стиле и формате, подходящем
для использования с имеющимися наклейками.

Ø Отчет с несколькими столбцами используется для отображения информации в нескольких
столбцах (например, для создания списка телефонов).

1. Создание
«Автоотчета». Автоотчет — это самый
быстрый способ создания отчета, но он предоставляет минимальные возможности
управления структурой отчета и его внешним видом.

В автоотчет автоматически вносятся все поля источника
данных, будь то таблица или запрос. Структура автоотчета может быть либо
столбчатой, либо ленточной.

1.1. Не открывая, выделите таблицу или запрос, на основе
которого следует создать отчет.

1.2. На ленте инструментов перейдите на вкладку Создание.
В разделе Отчёты выберите кнопку Отчет.

2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов. С помощью мастеров можно создавать различные отчеты,
включая следующие Пустой отчет, Отчет с группировкой (с итоговыми
значениями или без них), Отчет для почтовых наклеек.

Мастер отчетов выводит вопрос о том, на каких таблицах
или запросах будет основан отчет и какие поля из этих источников данных должны
использоваться. Также выводится вопрос о том, следует ли группировать данные и
как выполнять сортировку и обобщение данных.

После вопросов о данных мастер отчетов выводит вопросы
о внешнем виде отчета: макете, ориентации и выборе одного из шести визуальных
представлений. В заключение выводится вопрос о названии отчета и затем на
основе полученных ответов генерируется отчет.

2.1. На вкладке Создание выберите Мастер отчетов.

2.2.  Выберите таблицу «Заказано» и в окне Доступные
поля выберите все поля.

2.3. Из таблицы «Клиенты» выберите поля  «Название», «Адрес»
и «Город».

2.4. В следующем окне выберите Вид представления данных
 — Заказано (рис.21).

Рис. 21. Мастер отчётов. Выбор вида представления
данных.

2.5. В следующем окне добавьте уровень группировки по
названию клиента (рис. 22), нажмите Далее.

2.6. Задайте возрастание по полю «Скидки».

Рис. 22. Добавление уровня группировки.

2.7. В следующем окне выберите вид макета для отчёта и
расположение отчёта на странице (книжная или альбомная).

2.8. В следующем окне выберите оформление отчёта, а в
последнем окне задайте имя отчёту и нажмите кнопку Готово.

Внимание! Данные при просмотре или в
распечатанном отчете являются статичными. Однако при каждом просмотре или
печати отчета выводятся самые последние данные из таблицы, отчета или источника
данных запроса.

3.
Группировка в отчётах. Подведение итогов.

3.1. Создать отчёт с помощь Мастера по таблицам «Заказы»,
«Заказано», «Товары», «Клиенты». Из таблицы «Товары» нужно выбрать поля Марка и
Цена, из таблицы «Заказы» — «ДатаИсполнения», из таблицы «Клиенты» – «Название»,
из таблицы «Заказано» – «Количество», «Скидки».

3.2. В следующем окне выберите Вид представления
данных по таблице «Заказано». Добавьте уровень группировки по названию
клиентов.

3.3. В следующем окне нажмите кнопку Итоги. В
открывшемся окне определите итоги по полям «Количество», «Цена» и «Скидка»,
отметив «галочками» Sum, Avg
(средняя), Max соответственно.
Нажмите кнопку Ок (рис. 13).

Рис. 23. Подведение итогов в отчётах.

3.4. В следующем окне выбрать вид макета «блок»,  Далее.

3.5. Выберите стиль оформления отчёта, задайте имя и
нажмите Готово.

3.6. Отредактируйте полученный отчёт в режиме Конструктора:
измените размеры полей в зависимости от содержания, слова Sum
и  Avg замените на «сумма» и «среднее» соответственно,
увеличьте шрифт.

4. Построение отчёта
в  режиме конструктора

На ленте
выберите вкладку Создание, раздел Отчеты  и Конструктор
отчётов. Автоматически откроется вкладка Конструктор. В отчетах
существуют разделы трёх типов (рис. 24):

Разделы верхнего колонтитула (область Заголовка
отчёта и область Верхнего колонтитула): содержат сведения, которые отображаются либо вверху
отчета, либо вверху каждой страницы отчета

Рис. 24. Окно конструктора отчётов.

В Заголовок отчёта, который выводится только один раз в начале отчета, включается
информация самого верхнего уровня (такая, как заголовок всего отчёта, название
компании, адрес и эмблема и пр.)

В область Верхнего колонтитула
включаются данные, которые будут повторяться на каждой странице (например,
заголовки полей).

Данные. Раздел данных содержит большую часть
информации отчета. Например, в разделе данных счета-фактуры перечисляются все
товары и их цены.

Разделы Нижнего колонтитула  страницы включают область Нижнего колонтитула и область Примечаний
отчёта. Нижний колонтитул отображается на каждой странице и может
включать номер страницы, фамилию сотрудника, номер отдела и пр. Примечание
отчёта отображается на последней странице в конце отчета и содержит  заключение,
такое как общий итог.

Для того чтобы добавить поле и надпись используется
панель элементов Конструктора: кнопка Аа
добавляет надпись, кнопка ab добавляет поле для
ввода данных и пр.

4.1.  В разделе Сервис нажмите кнопку Страница свойств
и на вкладке Данные выберите Источник записей базовую таблицу или запрос
для отчета (например, таблицу «Заказы»). Закройте Страницу свойств.

 4.2. В разделе Сервис нажмите кнопку Добавить
поля. Access откроет список полей базовой таблицы или запроса. Поля «Клиент»,
«ОтвСотрудник» и «ДатаИсполнения» перетащите в Область данных.

 4.3. В Верхнем колонтитуле поместите заголовок «Исполнение
заказов».

 4.4. Перенесите
окошки названия полей в верхний колонтитул (под заголовок) и разместите окошки
содержания полей под окошками названий (рис. 25).

Рис. 25. Перенос заголовков полей в режиме
конструктора.

4.5. Просмотрите отчёт и сохраните его.

5. Добавление вычисляемых полей в отчёте в режиме
Конструктора.

5.1. Откройте
в режиме Конструктора запрос, показывающий размещение  заказов за период
(использовалось выражение «Between #01.01.2009# And #31.03.2009#»). Добавьте
в запрос таблицы «Товары» и «Заказано» и из таблицы «Товары» выберите поле «Марка».
В следующее (пустое поле) введите выражение, вычисляющее стоимость заказа.
Сохраните изменения в запросе.   

5.2. Создайте
отчёт в режиме Конструктора. Из запроса (созданного в п. 5.1.)
перетащите все поля в Область Данных.

5.3. В область
Заголовка отчёта добавьте надпись «Сумма за период», используя кнопку Аа на ленте инструментов в разделе Элементы
управления.

5.4. Если в
бланке отчёта нет областей Заголовок отчёта и Примечание отчёта, щёлкнув
правой кнопкой по бланку отчёта, вызовите контекстное меню и выберите Заголовок/примечание
отчёта. В область Примечание отчёта вставьте вычисляемое поле,
используя кнопку ab. В первом поле (Поле№)
измените надпись: Общая сумма. В поле Свободный введите
выражение, вычисляющее сумму всех заказов. Для этого в разделе Сервис выберите
Страницу Свойств. На вкладке Данные, в строке Данные вызовите
Построителя выражений и постройте выражение: Sum(поле,
в котором есть данные о стоимости заказа из запроса, созданного в п. 5.1).
Посмотрите результат выполнения отчёта.

5.5. Отредактируйте
отчёт, изменив расположение надписей (перенесите заголовки полей в Область
верхнего колонтитула), размер и написание шрифта. Выделите заголовок
отчёта, верхний колонтитул, итог и сумму всех заказов.

5.6. Вставьте
рисунок в область Заголовка отчёта (рис. 26). Для этого выделите курсором
место, куда будет вставлен рисунок, нажмите на ленте инструментов кнопку Эмблема
и в появившемся окне укажите адрес, по которому находится рисунок. Сохраните
отчёт под именем «Сумма за период».

Рис. 26. Добавление вычисляемого поля и рисунка в
отчёт

6. Подчинённые отчёты. В область данных создаваемого отчёта можно внедрить
подчинённый отчёт для вывода нескольких детальных строк из таблицы или запроса,
находящихся на стороне «многие» (связь «один-ко-многим») по отношению к текущей
строке в области данных. Подчинённый отчёт можно создать двумя способами: в
режиме Конструктора и с помощью Мастера отчётов (аналогично созданию сложных
форм.

7. Самостоятельная работа:

7.1. Создайте 
отчёт с группировкой по категориям товаров, используя любой способ создания
отчётов. Выведите общие суммы по каждой категории товаров и среднюю цену.

7.2. Создайте
отчёт с группировкой по работе сотрудников с заказами.

Внимание!
Прежде чем создавать отчёты – создайте запросы.


Лабораторная работа № 12

Оформление стандартных документов путем слияния двух файлов.

Цели
работы:

Ознакомиться с приёмами автоматизации создания
документов

Задачи
работы:

Научиться заполнять шаблоны текстовых документов
данными, содержащимися в базе данных Access.

Общие
сведения.

Слияние
документов может быть полезно, когда требуется решить типовую задачу — создание
серийных документов. Это могут быть письма с одинаковым содержанием, но
адресованные разным лицам, или типовые бланки, которые должны оформляться в
большом количестве. Подобные документы проще создать в текстовом редакторе.
Функция слияния позволяет в документ, созданный в текстовом редакторе, вставить
данные, хранящиеся в базе данных.

Задача
сводится к тому, что должен существовать шаблон такого документа и таблица в
базе данных, содержащая сведения, которые необходимы для заполнения документа.
Требуется создать необходимое количество экземпляров такого документа, вставив
в каждый экземпляр существующие данные.

В
качестве примера рассмотрим письмо-уведомление, которое необходимо разослать
всем клиентам, оформившим заказы. Письмо содержит текст и несколько полей, которые
должны быть заполнены данными из таблицы Access. В эти поля вставляются коды полей таблицы Access.

1. Создание основного документа.

1.1.             
В текстовом редакторе Word
наберите текст информационного письма, оставив место под данные. Пример письма
показан ниже. Вместо линий в дальнейшем будут данные.

Уважаемый(ая) ____________________

Сообщаем Вам, что ваш заказ
____

на сумму______ будет
отправлен __

Способ отправки
__________________

Ответственный
за выполнение заказа     __________________

1.2.. Сохраните документ с именем «Письмо» и временно
сверните его.

2.  Создание источника данных.

2.1.            
 В базе данных создайте запрос
на выборку, который будет содержать все необходимые для письма данные: код
заказа, фамилию и имя клиента, сумму заказа, срок исполнения заказа, способ
доставки, фамилию сотрудника, ответственного за данный заказ.

2.2.             
Сохраните запрос с именем
«Данные».

Внимание!  Если в документе нужны данные из поля, которое
заполнялось по подстановке, то в запрос выбирается поле из подстановочной
таблицы.

3. Слияние основного документа и
источника.

3.1.
Откройте файл «Письмо» и
поставьте курсор после обращения Уважаемый…

3.2.
Выберите вкладку Рассылки/Начать
слияние/Пошаговый мастер слияния.

3.3.
Убедитесь, что отмечен пункт
Письма и внизу панели нажмите Далее. Открытие документа.

3.4.
Выберите Текущий документ
и нажмите кнопку Далее. Выбор получателя.

3.5.
Отметьте кнопку Использование
списка и нажмите кнопку Обзор. Откроется окно, в котором надо
указать адрес  источника данных. Выберите созданную вами базу данных и в ней
запрос «Данные». В открывшемся окне можно уточнить данные: сделать сортировку,
установить фильтр и пр. Нажмите ОК и внизу панели — Далее. Создание
письма.

3.6.
Нажмите кнопку Другие
элементы. В появившемся окне Добавление поля слияния выберите
«Обращаться к» и нажмите кнопку Вставить. Закройте окно

3.7.
Поставьте курсор на место, где
будет находиться код заказа. Выполните действия п. 3.6. Аналогично вставьте
остальные данные (сумму, дату исполнения заказа, ответственного сотрудника).

3.8.
Можно отформатировать поля
(изменить шрифт, начертание, цвет и т.д.). В результате документ должен
выглядеть примерно так, как показано на рисунке.

Уважаемый(ая) «ОбращатьсяК»         

Сообщаем Вам, что ваш заказ  «заказыКодЗаказа»

на сумму «ОтпускнаяЦена»

будет отправлен  «ДатаИсполнения».

Способ отправки  «Название»

Ответственный
за выполнение заказа     «Фамилия»

3.9.
Нажмите кнопку Просмотр
писем. Будет произведено объединение данных и основного документа.
Сохраните получившийся документ.

3.10. Полученный документ можно вывести на печать, сформировав сразу все
письма по клиентам. Как будут выглядеть письма, можно увидеть, нажимая правую или
левую кнопку Получатель.

Лабораторная
работа №13

Использование
макросов в Access

Цель
работы:

Изучение
возможностей Access по созданию и использованию макросов.

Задачи
работы:

      Научиться создавать
макросы и элементы управления для их запуска.

Общие
сведения.

В
Access поддерживается два языка программирования. Как правило, профессиональные
разработчики используют язык VBA. Однако есть и другой язык — язык макросов,
предназначенный для новичков. Создание макроса подразумевает запись списка
инструкций, которым будет следовать компьютер.

      Макрос – это
объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких
действий, которые должна выполнить программа в ответ на определённое событие.
За счёт использования макрокоманд значительно облегчается работа с формами и
отчётами.

      В Access
имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы: открытие
таблиц, отчётов и форм, выполнение запросов, выбор опций из меню, изменение
размеров открытых окон и пр. Макрос позволяет нажатием одной (или нескольких
одновременно) кнопки выполнить комплекс действий, которые часто приходится
выполнять в течение работы.

В
Access отсутствует средство записи макросов, что отличает макросы Access от
макросов Word или Excel.

1.
Создание макроса, выделяющего определенную запись в таблице.

1.1. Перейдите на
вкладку Создание и нажмите кнопку  Макросы. На экране появится таблица конструктора,
предназначенная для создания нового макроса.

1.2. В первой строке
столбца «Макрокоманда» выберите команду ОткрытьТаблицу.

1.3. В нижнем окне в
поле Имя таблицы выберите «Товары».

1.4. Щелкните на второй
строке в столбце Макрокоманда (под макрокомандой ОткрытьТаблицу)
и выберите команду НайтиЗапись.

1.5. В поле Образец поиска введите одно из названий
товара (например, Фуджи).

1.6. В поле Совпадения выберите опцию С любой частью
поля, а в поле Только в текущем поле выберите Нет (рис.
27).

 

Рис. 27.
Окно конструктора макросов.

1.7. Сохраните макрос,
присвоив ему имя по названию товара. Закройте макрос. Проверьте работу макроса,
запустив его двойным щелчком или нажав на кнопку с восклицательным знаком.

2.
Создание фильтров с помощью макросов

2.1. Создайте новый
макрос.

2.2. В разделе Показать
или скрыть выберите Имена
макросов для добавления нового столбца к таблице конструктора.
Столбец позволяет объединять несколько команд в одном макросе, тем самым,
упрощая структуру последнего.

2.3. В первой строке
столбца «Имя макроса» в качестве названия макроса
введите «Кондитерские изделия» (или любой из типов товара из таблицы Типы).

2.4. В первой строке
столбца «Макрокоманда» выберите команду ПрименитьФильтр.

2.5. В нижней области
экрана введите [КодТипа] =3 (код типа кондитрские по
таблице «Типы» равен 3) в качестве значения свойства Условие отбора.
В таком случае, фильтр выберет только записи, в которых значение Код типа равно 3 (рис.
28).

Рис. 28.
Создание фильтра с помощью макроса.

2.6. Сохраните макрос,
присвоив ему имя «Фильтр». Закройте макрос.

2.7. Щёлкнув правой
кнопкой мыши по форме «Товары» откройте её в режиме Конструктора.

2.8. Выберите элемент Кнопка на панели и на пустой области формы нарисуйте
кнопку.

2.9. В окне мастера Создание кнопок выберите категорию Разное и команду Выполнить
макрос, после чего щелкните на кнопке Далее.

2.10. Выберите для
запуска макрос Фильтр.Кондитерские
изделия. Щелкните
на кнопке Далее.

2.11. Выберите
переключатель Текст и введите текст для кнопки Кондитерские. Щелкните
на кнопке Готово.

2.12. Перейдите в Режим
формы, сохранив изменения.

2.13. Проверьте работу
фильтра, нажав кнопку с названием категории товара.

3.
Самостоятельная работа.

3.1. Создайте макросы,
запускающие фильтры для товаров категорий мясо/птица и хлебобулочные.

3.2. На форме «Товары»
создайте кнопки для созданных макросов, запускающих фильтры.

4.
Создание макросов методом «перетащить и опустить»

Для
некоторых команд макросов Access предоставляет специальные ссылки. При их
использовании вам для создания, например, макроса открытия формы или отчета не
понадобится выбирать команды или их свойства. Все будет делаться по-другому.

4.1. Запустите окно
создания макросов.

4.2. Выделите, не
открывая, любой отчёт и перетащите его в первую строку макроса. Будет выполнена
команда ОткрытьОтчет и выведено имя
отчета.

4.3. Измените аргумент
макрокоманды в строке «Режим» на Просмотр.

4.4. Сохраните макрос,
присвоив ему имя «Отчёт».

4.5. Закройте окно и
проверьте работу макроса.

Внимание! Переносить на
таблицу макроса и таким образом создавать команды открытия объекта, можно любые
объекты, будь-то таблицы, запросы, формы или отчеты.

5.
Создание кнопок  методом переноса макроса на форму

Кнопки,
запускающие макросы, позволяют сделать работу с формами более комфортной.

5.1. Откройте  любую форму в режиме Конструктора.

5.2. Перетащите макрос
«Отчет» в область Примечание формы.
Будет создана новая командная кнопка.

5.3. Нажмите копку Страница
свойств для открытия окна Свойства.
Измените свойство Подпись, присвоив ему значение Открытие отчёта.

5.4. Сохраните
изменения в форме и проверьте работу кнопки.

Таким
образом, при переносе макроса на форму, открытую в режиме конструктора, Access
создает командную кнопку, выполняющую данный макрос. Это позволяет создавать
командные кнопки без использования мастера кнопок.

Лабораторная
работа №14

Использование
мастера главной кнопочной формы

Цели
работы:

Задачи
работы:

База
данных содержит множество объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты. Любой из
этих объектов можно найти в основном окне базы данных, выбрав соответствующую
ссылку и затем щелкнув на нужном объекте. Но, чаще всего, при создании базы
подразумевается, что ею будет пользоваться кто-то еще. Основное окно базы
данных предоставляет максимум информации, однако не всегда помогает обнаружить
важные объекты.

За
годы развития Access разработчики придумали несколько способов решения
указанной проблемы. Одним из наиболее эффективных инструментов, используемых
для организации объектов баз данных Access, являются кнопочные формы.

Хотя
кнопочные формы и позволяют эффективно организовывать данные, порой в них
содержится слишком много элементов. Тогда кнопочная форма превратится в такой
же склад объектов, как и окно базы данных. Решить данную проблему можно путем
создания вложенных кнопочных форм.

1.
Создание кнопочной формы.

1.1. Перейдите на
вкладку Работа с базами данных и нажмите кнопку Диспетчер
кнопочных форм. Поскольку диспетчер загружается
впервые, появится окно с запросом на создание новой кнопочной формы. Щелкните
на кнопке Да.

1.2. При запуске
диспетчера по умолчанию создается главная кнопочная форма (рис 29). Щелкните на
кнопке Создать для открытия диалогового окна Создание  новой страницы кнопочной формы
и в открывшемся окне наберите имя «Отчёты». Закройте окно.

http://www.lurid.chuvashia.com/DOC/Book.Access2003/Glava_15/2.gif

Рис. 29.
Создание Главной кнопочной формы.

1.3. Аналогично
создайте страницу кнопочных форм для макросов.

В
таблице перечислены различные команды, которые можно задать в диалоговом окне Изменение
страницы кнопочной формы.

Команды
для элементов кнопочной формы

Команда

Описание

Перейти к кнопочной форме

Открытие другой
кнопочной формы

Открыть форму для добавления

Открытие формы
для добавления новых записей, но без отображения существующих

Открыть форму для изменения

Открытие формы с
отображением существующих записей с целью изменения последних (также возможно
добавление данных)

Открыть отчет

Открытие отчета в
режиме предварительного просмотра

Конструктор приложения

Открытие
диспетчера кнопочной формы

Выйти из приложения

Закрытие базы
данных

Выполнить макрос

Выполнение
макроса. Описание макросов приводится далее в этой главе

Выполнить программу

Выполнение
программного кода на языке VBA (Visual Basic for Applications). Язык VBA в
книге не описывается; разыщите книгу из этой серии, посвященную VBA

В конечном
итоге, должно получиться три кнопочных формы: Главная кнопочная форма (по
умолчанию), Отчёты и Макросы. На страницах кнопочных форм «Макросы»
и «Отчёты» надо расположить кнопки, открывающие нужные объекты (рис. 30).

Рис. 30.
Кнопочные формы объектов базы.

1.4. В окне Диспетчер
кнопочных форм выделите кнопочную форму «Макросы» и щёлкните по кнопке Изменить.

1.5. В открывшемся окне
Изменение страницы кнопочной формы нажмите кнопку Создать для
открытия диалогового окна Изменение элемента кнопочной формы.

В
поле со списком Команда выберите команду Выполнить макрос,
затем в списке Макрос
выберите один из ранее созданных макросов, а в поле Текст введите название выбранного макроса.
Щелкните на кнопке ОК.

Повторите
действия пунктов 1.4. и 1.5. для всех макросов.

1.6. Закройте
диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы.

1.7. Выделите кнопочную
форму «Отчёты» и создайте кнопки, открывающие созданные ранее отчёты (п.п.
1.4-1.6.). В поле Команда используйте команду Открыть отчёт.

2.
Изменение кнопочной формы

Диспетчер
кнопочной формы может использоваться многократно для одной и той же кнопочной
формы. Если понадобится внести какие-то изменения, например, добавить новый
элемент, изменить или удалить его, нужно открыть окно Диспетчер
кнопочных форм — все ранее настроенные параметры
останутся в силе.

2.1. Убедитесь в том,
что главная кнопочная форма закрыта и откройте Диспетчер кнопочных форм.

2.2. В диалоговом окне
диспетчера выберите опцию Главная кнопочная форма (по умолчанию)
и щелкните на кнопке Изменить.

2.3. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке
Создать.

2.4. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введите в поле Текст название Отчёты,
в поле со списком Команда выберите команду Перейти к кнопочной форме, а в списке Кнопочная
форма
— элемент «Отчёты». Щелкните на кнопке ОК. Аналогично добавьте кнопку для
открытия вложенной кнопочной формы  «Макросы». Закройте все окна. Проверьте
работу кнопочной формы (рис.31).

Рис. 31.
Первая страница главной кнопочной формы.

3.
Настройка вложенной формы

3.1. Закройте кнопочную
форму и откройте
Диспетчер кнопочных форм.

3.2.
Выделите «Отчёты» и нажмите кнопку Изменить.

3.3.
В
диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы
щелкните на кнопке Создать.

3.4. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введите в поле Текст название На главную,
в поле со списком Команда выберите команду Перейти к кнопочной форме, а в списке Кнопочная форма — Главная
кнопочная форма. Щелкните на кнопке ОК.
Аналогично добавьте кнопку перехода на главную кнопочную форму на кнопочной
форме «Макросы». Закройте все окна.

3.5. Откройте  «Кнопочную
форму»
и проверьте работу кнопок (рис. 32).

Рис. 32.
Страница отчётов Главной кнопочной формы.

Элементы
кнопочной формы можно не только добавлять и изменять — их также можно удалять.
Для этого достаточно выбрать элемент в диалоговом окне Изменение страницы
кнопочной формы и щелкнуть на кнопке Удалить.

4.
Оформление кнопочной формы.

4.1. Убедившись, что
все кнопочные формы закрыты, откройте Диспетчер кнопочных форм.

4.2. Выделите Главная
кнопочная форма (по умолчанию) и нажмите кнопку Изменить.

4.3. В окошке Название
кнопочной формы введите Продуктовая база и закройте все окна.

4.4. Проверьте работу
всех кнопочных форм (рис. 33).

Рис. 33. Внешний вид Главной
кнопочной формы после редактирования.

5.
Самостоятельная работа.

   Создайте вложенную
кнопочную форму «Формы» и расположите на ней кнопки для открытия всех форм,
созданных ранее, используя команду Открыть форму для изменения. Свяжите
её с Главной кнопочной формой.

Лабораторная работа
№15

Макрос Auto Exec

Специальный
макрос AutoExec
автоматически выполняется при загрузке базы данных. Таким способом можно автоматизировать операции,
которые должны всегда выполняться в
момент загрузки базы данных. В процессе
открытия базы данных Microsoft Access
проводит поиск
макроса с этим именем и, если такой макрос
существует,
автоматически запускает его.

Создайте
макрос AutoExec, который будет запускать  главную кнопочную форму при открытии базы данных.

1. Сделайте активной вкладку Создание и нажмите кнопку
Макрос.

2. В поле «Макрокоманда» выберите ОткрытьФорму, а в
строке «Имя формы» выберите Кнопочная форма.

3. Закройте окно создания макросов, сохранив созданный макрос
под именем AutoExec;

4.
Закройте окно базы данных. При следующем открытии базы данных Microsoft
Access
автоматически запустит этот макрос. Проверьте работу макроса.

Примечание:
если требуется загрузить базу данных, не выполняя при этом макрос AutoExec,
следует открывать базу данных, удерживая клавишу SHIFT.

Вопросы и задания к
зачёту

Вопросы

1.     Типы данных в
Access.

2.     Как в Access
определить связи между таблицами?

3.     Что такое ключевое
поле и каким требованиям оно должно соответствовать?

4.     Типы связей
«один-к-одному» и «один-ко-многим». Каким образом эти связи реализуются в
реляционных базах данных?

5.     Форматирование
таблиц в Access.

6.     Сортировка по
одному и нескольким полям в Access.

7.     Поиск и замена
данных в Access.

8.     Типы запросов в
Access. Как выбрать тип запроса?

9.     Перечислить
основные операторы, используемые в запросе.

10.  Назначение
построителя выражений и приёмы работы.

11.  Модифицирующие
запросы. Виды модифицирующих запросов.

12.  Отчёты в Access. В
чём их преимущество над другими способами вывода данных?

13.  Способы создания
отчётов.

14.  В  чём отличие
Автоотчёта от других способов создания отчётов?

15.  Как добавить
вычисляемое поле в отчёт?

16.  С какой целью
создаются формы в Access? Виды форм в Access.

17.  Инструменты
создания форм.

18.  Элементы управления
в формах, их назначение.

19.  Сложные формы.

20.  Что такое макрос и
как его создать?

21.  Для чего
предназначен макрос AutoExec?

22.  Кнопочные
формы: назначение и виды.

Практические
задания

1.    
Создать запрос, в результате
выполнения которого будет выведен список товаров, поставки которых прекращены.

2.    
Создать запрос, в результате
выполнения которого будет выведен список товаров московских поставщиков,
поставка которых продолжается.

3.    
Создать запрос, вычисляющий полную
стоимость заказа (вместе с доставкой).

4.    
Создать запрос, в результате
выполнения которого будут выведены 3 самых больших заказа, отправленных по
железной дороге.

5.    
Создать запрос, в результате
выполнения которого будут выведены 5 самых маленьких заказа, отправленных
автотранспортом.

6.    
Создать запрос, вычисляющий полную
стоимость заказа (вместе с доставкой) и выводящий на экран только те заказы,
стоимость доставки которых превышает 1000 руб.

7.    
Создать форму для введения данных в
несколько таблиц одновременно.

8.    
Создать отчёт, показывающий
наиболее продаваемую категорию товаров.

9.    
Создать отчёт, показывающий
результативность работы сотрудников (по сумме всех заказов).

10. 
Создать отчёт, показывающий
наименее продаваемую категорию товаров.

11. 
Создать сводную таблицу для анализа
товарооборота за 200_ год.

12. 
Создать сводную таблицу,
показывающую результативность работы базы по годам.

13. 
Создать архивную таблицу, в которую
будут помещены все заказы за 200_ год и запрос на добавление в архив данных за
1 квартал 2009 года.

14. 
Создать отчёт, показывающий сколько
заказов сделал каждый клиент в 200_ г.

15. 
Создать архивную таблицу, в которую
будут помещены все заказы за 200_ год и запрос на удаление из архива данных за
1 квартал 200_ года.

16. 
Создать итоговый отчёт по продаже
товаров за 200_ год.

Литература:

Фрост Р., Дей Д., Ван Слайк К. Проектирование и разработка
баз данных. Визуальный подход. Москва: NT Press, 2007

Могилев А.В., Пак Н.И., Хённер Е.К. Информатика. Москва: ACADEMIA, 1999

Основы современных компьютерных технологий. Под редакцией
А.Д.Хомоненко. С.-Пб: КОРОНА принт, 2002

Иванова Е.Н.
Microsoft Office 2007. Москва: Эксмо, 2007 

Скачано с
www.znanio.ru

Источник

Лабораторная работа № 1.

Часть 1. Создание базы данных состоящей из одной таблицы.


Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Запустите программу Access.
Нажмите мышкой на кнопку новая база данных. Появится окно, где в поле имя файла в качестве имени базы данных введите название базы данных.

Щелкните по кнопке создать или нажмите на клавишу [Enter].
В следующем окне выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку таблица. Нажмите кнопку создать.
Переходим к работе со следующим окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно конструктора.
В левой верхней клетке введите имя поля и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появиться тип данных, по умолчанию он задается текстовый. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Заполните поля в конструкторе данными. Общие свойства поля оставляем по умолчанию.

Сохраните таблицу, нажав на клавишу .
В появившемся окне наберите имя таблицы «Список» и нажмите ОК. Появится запрос на создание ключевого поля – уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно появляться числа – номера записей. Нажмите Да.
Перейдите в режим таблицы, нажав на кнопку . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значения поля код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием клавиши [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.
Заполните базу данных значениями.

Сохраните введенные данные, нажав на . В результате вы получите таблицу, с которой можно работать.

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Замените фамилию Иванова на Иванникова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
Замените год рождения на 1986. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 7 и введите 6.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и нажать на кнопку:

если нужно отсортировать по возрастанию.

если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте:
Фамилии – по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке .
Имя – по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любую имя в столбце с названием имя и щелкните мышкой по кнопке .
Номер школы – по убыванию. Для этого поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием школа и щелкните мышкой по кнопке .
Класс – по возрастанию. Для этого поставьте маркер на любой класс в столбце с названием класс и щелкните мышкой по кнопке .

Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Сохраните текущую таблицу, нажав на кнопку .
Закройте таблицу, нажав на кнопку в правом верхнем углу окна.
Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных или открыть существующую для продолжения работы.
Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл – Открыть – Имя своей базы данных – Открыть.
Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.

Установите текстовый курсор в поле фамилия.
Нажмите на кнопку , которая позволяет найти запись по введенному значению.

Наберите в поле образец фамилию Баранова и нажмите на кнопку найти далее.

Задание 6. Завершите работу с Access.

Выберете пункт меню Файл – Выход.
Если вы производили какие-либо действия в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений, сохраните свою базу данных.

Часть 2. Создание базы данных состоящей из двух таблиц.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите ее из списка баз данных и нажмите ОК.

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Выделите имя таблицы.
Нажмите клавишу [Delete].
На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте да.

Задание 3. Создайте таблицу группы.

Выберите закладку таблица, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку создать.

Выберите режим таблицы и нажмите на ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.
Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца поле 1 и выполните команду формат – переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].
Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца поле 2 и выполните команду формат – переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля преподаватель и нажмите клавишу [Enter].
Сохраните таблицу с именем группы, нажав на кнопку сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Перейдите в режим конструктор, нажав на кнопку , и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку ключевое поле. Тип данных поля учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.
Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу.

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Выберите закладку таблица, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку создать.
Выберите режим таблицы и нажмите на ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.
Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду формат – переименовать поле.

Сохраните таблицу с именем Список, нажав на кнопку сохранить . На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
Перейдите в режим конструктор, нажав на кнопку , и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку ключевое поле. Тип данных поля код задайте счетчик, полей фамилия, имя, отчество – текстовые, полей год рождения, школа, класс и учебная группа – числовые. Значения поля учебная группа надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку подстановка, тип элемента управления – поле со списком, источник строк – группы.

Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу.

Задание 5. Создайте схему данных.

Нажмите на кнопку схема данных. В появившемся окне добавление таблицы выделите таблицу группы и нажмите на кнопку добавить. Выделите таблицу список и щелкните по кнопке добавить. В окне схема данных появиться условный вид этих таблиц. Закройте окно добавление таблицы. Увеличьте окно таблицы список так, чтобы были видны все поля. Поставьте мышку на имя поля учебные группы в таблице группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле учебные группы в таблице список. Отпустите мышку. Появиться окно связи.

Включите обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.
Включите каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице группы автоматически изменится соответствующие номера групп.
Включите каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице группы будут удалены все записи из таблицы список, в которой стояли соответствующие номера групп.
Нажмите на кнопку создать. Появится связь один-ко-многим.
Закройте схему данных, нажав на кнопку в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу группы значениями.

Откройте таблицу группы в режиме таблицы.
Заполните ее записями
Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Выберите закладку формы.
Нажмите на кнопку создать.
Появиться окно, в котором следует выбрать автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.

Нажмите на кнопку ОК. Появится пустая форма ввода.

Значения кнопок работы с записями:

— переход к первой записи;

— переход к предыдущей записи; — переход к последней записи;

— переход к следующей записи; — добавление новой записи.

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Заполните базу данными, используя форму.

Сохраните введенные данные. Имя формы – Список. Закройте форму.
Перейдите в окно таблицы и откройте таблицу Список.
Убедитесь, что в таблице появились новые записи. Сохраните и закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Откройте таблицу Группы. Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.
Сохраните и закройте таблицу Группы.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что значения групп изменились. Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Откройте таблицу группы.
Удалите первую запись (выделите всю строку и нажмите на клавишу [Delete]).
Ответьте утвердительно на проверочный вопрос.
Сохраните и закройте таблицу группы.
Откройте таблицу список.
Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.
Закройте таблицу список.
Завершите работу с программой Access. 

Лабораторная работа № 2.

Часть 1. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Откорректируйте данные в таблице группы.

Откройте таблицу группы, выделив ее и нажав на кнопку открыть.
Добавьте недостающие записи, которые вы удалили в предыдущей работе и исправьте существующие.

Сохраните и закройте таблицу.

Задание 3. Удалите все записи таблицы список, оставив ее структуру.

Откройте таблицу Список.
Выделите все записи.
Нажмите клавишу [Delete]. Нажмите на кнопку ДА в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду правка – удалить запись).
Закройте таблицу, сохранив ее.
Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи.

Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду сервис – служебные программы – сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 4. Используя мастер таблиц, создайте таблицу личные данные с ключевым полем.

Выберите закладку таблица, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку создать. В результате перейдем к работе со следующим окном: новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите мастер таблиц и нажмите на кнопку ОК.
В этом окне следует выбрать: в поле образцы таблиц – поле студенты; в поле образцы полей – поля КодСтудента, Адрес, Номертелефона, нажимая после каждого выбора на кнопку . Эти поля попадут в поля новой таблицы. Нажмите на кнопку Далее.

В появившемся окне задайте имя новой таблицы личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Нажмите на кнопку далее.
Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

Нажмите на кнопку Далее.
После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Нажмите на кнопку готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.
Добавьте в таблицу личные данные еще три поля Word, Excel, Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите конструктор.
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 5. Исправьте схему данных.

Нажмите на кнопку – схема данных.
Нажмите на кнопку — добавить таблицу. В появившемся окне выделите таблицу личные данные и нажмите на кнопку добавить, а затем на кнопку закрыть окна добавления таблицы.
Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице список. Отпустите кнопку мышки. Появиться окно связи.
Включите обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.
Нажмите на кнопку создать. Появиться связь один-к-одному. Это значит, что одной записи в таблице список соответствует одна запись в таблице личные данные. Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: список и личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 6. Создайте форму для ввода данных.

В окне базы данных выберите вкладку формы.
Нажмите на кнопку создать.
В окне новая форма выберите мастер форм. Описание мастера появляется в левой части окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в окне мастера.
Нажмите на кнопку ОК.

Выберите все поля из таблицы список и все поля из таблицы личные данные. Для этого выберите имя таблицы список в поле Таблицы/Запросы. В результате появляется список полей в окне доступные поля. Нажмите на кнопку , которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы личные данные в поле Таблицы/Запросы и вновь нажмите на кнопку .
Нажмите на кнопку Далее.
Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).
Нажмите на кнопку Далее.
Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Нажмите на кнопку Далее.
Задайте имя формы: Общая форма. Нажмите на кнопку Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).

Задание 7. Заполните таблицы данными.

Замечание. Поля код и КодСтудента заполняются автоматически.

Данные таблицы Список.

Данные таблицы Личные данные.

Закройте форму, предварительно сохранив ее.
Перейдите на закладку таблицы.
Откройте таблицу список и убедитесь, что в ней появились данные. Закройте таблицу.
Откройте таблицу личные данные и убедитесь, что в ней появились данные. Закройте таблицу.

Задание 8. Добавьте новое поле фото в таблицу список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

Откройте таблицу список.
Перейдите в режим конструктора.
Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля учебная группа), имя которого фото, тип данных поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.
Сохраните таблицу.
Перейдите в режим таблицы.
Нажмите мышкой на клетку, где должно быть значение поля фото.
Выполните команду Вставка – Объект – Точечный рисунок Paintbrush – ОК.
Вставьте рисунок.
Нажмите в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть его , дважда нажмите мышкой на его название, возвращаясь в программу, где изготовлен рисунок.

Задание 9. Научитесь использовать фильтр.

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например,22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /,^;
сравнениями: =, =, ;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like – для использования логики замены в выражениях;
In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
Between…And – Для выбора значений из определенного интервала.

Нажмите на кнопку — изменить фильтр.

Нажмите мышкой на поле Год рождения. У активного поля появиться стрелка выбора.
Выберите год рождения 1984 и нажмите на кнопку — применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные надписи.
Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется удалить фильтр.
Нажмите на кнопку — изменить фильтр.
Удалите все в поле год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].
Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только ученики школы № 5, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях – школа и класс).
Нажмите на кнопку — применить фильтр.
Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле год рождения наберите 1982. Нажав на кнопку применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.
Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В – в данном случае русская буква).
Запрос Not «В*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, нажав на кнопку — применить фильтр.

Самостоятельное задание.

Выберите учеников всех школ, кроме школы №3.
Выберите всех учеников школы №1, фамилии у которых начинаются на букву «А».
Выберите учеников, год рождения у которых 1982 или 1983 (запрос:1982 OR 1983).
Отмените все запросы.

Замечание. Кнопка — фильтр по выделенному позволяет оставить в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.

Часть 2. Применение форм.

Задание 10. Перейдите в закладку формы, выделите форму список и нажмите клавишу [Delete]. Согласитесь с удалением. В результате у вас в базе данных должны остаться три исходные таблицы и общая форма, с помощью которой вы можете добавлять значения в вашу базу данных.

Задание 11. Создайте простую форму с помощью кнопки новый объект.

В окне базы данных выберите вкладку таблицы, если находитесь в другой вкладке.
Выделите таблицу список. (Автоформу можно строить и при закрытой таблице, и при открытой).
Нажмите на кнопку раскрытия списка, расположенной рядом с кнопкой — новый объект на панели инструментов и выберите элемент автоформа. С помощью автоформы можно просматривать или вводить данные.

Сохраните Автоформу с именем Список.
Закройте Автоформу, ответив утвердительно на вопрос о сохранении, если он последует.

Задание 3. Создайте форму с помощью мастера форм.

В окне базы данных выберите вкладку формы.
Нажмите на кнопку создать.
В окне новая форма выберите мастер форм. Описание мастера появляется в левой части окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в окне мастера.
Нажмите на кнопку ОК.
В поле таблицы/запросы выберите таблицу список, в поле доступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле выбранные поля.
В поле таблицы/запросы выберите таблицу личные данные, в поле доступные поля выберите поля Word, Excel, Access и перенесите их стрелкой в поле выбранные поля.

Нажмите на кнопку далее.
Выберите внешний вид формы – табличный. Нажмите на кнопку далее.
Выберите требуемый стиль (например, международный). Нажмите на кнопку далее.
Задайте имя формы: Успеваемость. Нажмите на кнопку готово. В результате получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения сразу в две таблицы.
Закройте форму.

Задание 12. Создайте форму с помощью автоформ.

В окне базы данных выберите вкладку формы.
Нажмите на кнопку создать.
Выберите автоформа: ленточная.
В нижнем поле выберите таблицу личные данные, которые будут служить источником данных для формы.
Нажмите на кнопку ОК. Получите готовую автоформу.
Сохраните ее с именем личные данные.
Закройте автоформу.

Самостоятельное задание.

1. Изготовьте автоформу в столбец для таблицы Список (Список учеников).

2. Изготовьте табличную автоформу для таблицы Группы (Номера групп).

Закройте формы, если они открыты.
Замечание. Созданную форму можно изменить в режиме конструктор.

Задание 13. Создайте форму без помощи мастера.

В окне базы данных выберите вкладку формы.
Нажмите на кнопку создать.
В окне новая форма выберите режим конструктор.
В открывшемся окне выберите таблицу список, содержащую данные, на основе которых будет создана форма.
Нажмите на кнопку ОК.
Окно формы будет выведено на экран в режиме конструктор.
Нажмите на кнопку — список полей на панели инструментов. Получите список полей, из которого можно добавлять присоединенные элементы управления в форму или в отчет. Выделите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа, Портрет (нажмите мышкой по имени поля, одновременно держа нажатой рукой клавишу [Ctrl]). Отпустите клавишу [Ctrl] после выбора полей. Перетащите мышкой поля в область данных.
Закройте окно списка полей.
Замечание. Размер окошка для названия поля и для его значения меняются мышкой, нажав на черный квадратик рамки. Эти элементы передвигаются по полю с помощью мышки.

Расположите элементы удобно по полю.

Замечание.
1. Для независимого друг от друга перемещения элементов следует взять их мышкой за левый верхний квадрат большего размера, иначе подпись и поле будут передвигаться вместе.
2. С помощью кнопок меняется соответственно цвет фона, текста, линии/границы.

Задайте размер текста для поля Фамилия равным 18. Чтобы увеличить размер элемента соответственно надписи, выполните команду Формат – размер – по размеру данных.
Сохраните форму с именем Ученик.
Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы. Переключение режимов производиться кнопкой — вид. Посмотрите все способы представления формы. Закройте форму.

Задание 14. Добавьте в таблицу Список логическое поле «Собирается поступать в институт», значение которого «да» или «нет». Добавьте это поле в форму.

В окне базы данных выберите вкладку таблицы. Откройте таблицу Список в режиме конструктор. Добавьте поле и именем Институт и типом Логический. Сохраните таблицу и закройте ее.
Перейдите на вкладку Формы.
Откройте форму Ученик в режиме конструктор.
Нажмите на кнопку Список полей. Выделите название институт и перетащите его мышкой в область данных. Появится значок флажка и надпись Институт.
Перейдите в режим формы и посмотрите разные записи. Флажок снимается и устанавливается нажатием мышки по соответствующему полю. Установите флажки у трех учеников.
Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении.

Задание 15. Создайте кнопочную форму Заставка.

Нажмите на кнопку создать.
В появившемся окне выберите конструктор. Появиться пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см, а высоту 7 см.
Сохраните форму с именем Заставка.
Выберите мышкой на панели инструментов Кнопку Аа – Надпись. Курсор мышки примет вид крестика с буквой А. Нажмите мышкой по месту начала надписи и введите: «База данных (нажмите одновременно [Shift]+[Enter]) Компьютерная школа». Нажмите [Enter].

Выберите размер букв 18, а выравнивание – по центру. Выберите цвет фона и надписи.
Растяните мышкой надпись, как вам нравится.

Выберите на панели инструментов значок — кнопка. Нажмите мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка (это может быть любое место). Появиться окно Создание кнопок.
Выберите категорию Работа с формой, а действие – открыть форму.
Нажмите на кнопку далее.
Выберите форму список, открываемую этой кнопкой, и нажмите на кнопку далее.
В следующем окне нажмите кнопку далее.
В следующем окне поставьте переключатель в положение текст, наберите в поле текст слово список.

Нажмите на кнопку далее.
Задайте имя кнопки список и нажмите на кнопку готово.

Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме конструктор.

Самостоятельно создайте кнопки для форм Успеваемость и Номера групп.
Перейдите в режим формы. Теперь при нажатии мышью на соответствующую кнопку будет открываться соответствующая форма.

Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, выполните команду Сервис – параметры запуска. В поле Форма выберите заставка и нажмите ОК.
Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении.

Задание 16. Завершите работу с программой Access.

Выберите пункт меню Файл — Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.

Лабораторная работа № 3.

Создание и использование запросов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.
Если вы включили в параметры запуска заставку, то она появиться перед вами. Закройте ее. В базе данных должно быть три таблицы.

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Выберите закладку запросы, если находитесь в другом окне.
Нажмите мышкой на кнопку создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появиться линия, обозначенная цифрами 1 (один-к-одному).
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и НомерТелефона – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

Сохраните запрос, нажав на кнопку сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и нажмите ОК.
Нажмите на кнопку для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.
Перейдем в режим конструктор.
Сделайте запрос отображения всех фамилий, начинающихся с буквы В. Это можно сделать с помощью включения условия Like “B*”.

Нажмите на кнопку для представления запроса.
Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как.
В появившемся окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.
Самостоятельное задание: 1. Составьте запрос на адреса девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна. 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и нажимая кнопку Добавить.

Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.
В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5.

Нажмите на кнопку для представления запроса.
Сохраните запрос, нажав на кнопку сохранить. Введите имя запроса Успеваемость1 и нажмите ОК.
Самостоятельное задание: 1. Составьте запрос на учеников группы 101, у которых оценка по «Access» 4 или 5, сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по «Word» и «Excel» 4 или 5, сохраните запрос с именем Успеваемость3.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Номера телефонов.
Нажмите на кнопку Конструктор.
Удалите поле НомерТелефона.
Добавьте поле Адрес.
Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Файл – Сохранить как.
Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.
Удалите надпись в этой ячейке.
Нажмите на кнопку — Построить. Появиться окно, в котором можно строить сложные запросы.
Нажмите на кнопку Not, это слово появиться в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите в ручную.
Нажмите на кнопку ОК.
Нажмите на кнопку для представления запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем не Баранова, выполнив команду Файл – Сохранить как.

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и нажимая кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть.
Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel – из таблицы Личные данные.
Поставьте курсор на клетку правее Excel на линии Поле.
Нажмите на кнопку — Построить.
В появившемся окне напечатайте выражение, представленное ниже. Нажмите ОК.
Среднее:([Word]+[Excel])/2

Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].
Сохраните запрос с именем Среднее.
Нажмите на кнопку для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.
Закройте запрос.

Самостоятельное задание. Создайте новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы. Для этого:

Задайте ключевое поле Код.
Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы 101.
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 6. Постройте запрос на обновление.

Школа №3 стала лицеем, а школа №5 – гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер школы 3 на слово лицей, а номер школы 5 – на слово гимназия.

Замечание: Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как поле Школа объявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля Школа на текстовый. Для этого следует:
Перейти на закладку Таблица.
Выделить таблицу Список. Нажать на кнопку Конструктор.
Исправить тип поля Школа на текстовый. сохранить и закрыть таблицу.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне. Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Выберите поле Школа из таблицы Список, нажав на него мышкой два раза.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление.
Введите условие замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово Лицей.
Нажмите на кнопку для выполнения запроса.
Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то не увидите ни одной записи, так как цифры 3 заменились на слово лицей, а условие – на выбор школы 3 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 3, увидите в режиме таблицы результат замены.
Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.
Выберите вкладку Таблицы.
Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.
Самостоятельное задание. Создайте запрос Гимназия, меняющий значения поля школа 5 на слово Гимназия.

Задание 7. Постройте запрос на добавление.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Выберите те поля которые нужно добавить Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа. Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Добавление.
В появившемся окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому нажмите на кнопку ОК.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.
Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.

Задание 8. Постройте запрос на удаление.

Пояснение. Нужно удалить записи учеников, у которых класс был 11. Предварительно разорвите связь Список – Личные данные.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Удаление.
Выберите поле Класс из таблицы Список, нажав на него мышкой два раза.
Введите условие отбора.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.
Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что данные были удалены.
Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление с именами 10класс, 9класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них класс 9.

Задание 9. Постройте запрос на создание таблицы.

Пояснение. Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив Список – Личные данные. Снова создайте связь Список – Личные данные.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их из списка и нажав на кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку Закрыть.
Нажмите на стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Создание таблицы….
Напечатайте имя таблицы Успеваемость и нажмите на кнопку ОК.
Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel, Access из таблицы Личные данные.

Нажмите на кнопку для выполнения запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем Новая таблица.
Откройте таблицу Успеваемость. Убедитесь, что данные были добавлены.

Задание 10. Создайте перекрестный запрос.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено троек, четверок и пятерок. Для подобных целей используется Перекрестный запрос.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Перекрестный запрос, нажмите на кнопку ОК.
В окне создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и нажмите Далее.
Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Нажмите Далее.
Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count — количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Нажмите на кнопку Далее.
Задайте имя запроса Word и нажмите кнопку Готово. Завершите работу с программой Access.

Лабораторная работа № 4.

Создание отчетов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать. В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес.
Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета.
Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес измениться и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Адрес.
Откройте запрос в режиме Конструктор.
Введите условие отбора фамилии: Баранова.
Выполните запрос, нажав на кнопку .
Сохраните и закройте запрос.
Перейдите на закладку Отчеты.
Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, нажав на кнопку закрыть.
Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Номера телефонов.
Откройте его в режиме Конструктор.
Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Выполните запрос, нажав на кнопку . Появиться окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.
Введите фамилию Корнилова и нажмите ОК. Сохраните и закройте запрос.
Перейдите на закладку Отчеты.
Откройте отчет Номера телефонов. Появиться точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Нажмите на кнопку — Вид для перехода в режим конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне конструктор отчетов находиться пять областей:

Заголовок отчета – все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в начале отчета;
Верхний колонтитул – все, что находиться в этой области, выводиться в верхней части каждой страницы;
Область данных – содержит собственно записи;
Нижний колонтитул — все, что находиться в этой области, выводиться в нижней части каждой страницы;
Примечание отчета — все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов в заголовке отчета находиться надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных — записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня.

Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.
Перейдите в режим предварительного просмотра, нажав на кнопку . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.
Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите режим Конструктор и запрос Справка.
Нажмите на кнопку ОК. Появиться Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид – Колонтитулы и Вид – Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, нажмите на кнопку .

Сохраните макет отчета с именем Справка.
Перейдем в режим предварительного просмотра . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось. Закройте отчет.

Задание 6. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставиться задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать в нутрии группы по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список.
Если отсутствует Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид – Заголовок/примечание.
Нажмите на кнопку — Сортировка и группировка.
В появившемся поле выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да.
Выберите второе поле для сортировки — Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.
Закройте это окно.
Напечатайте в разделе заголовка отчета: Список учеников. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.
Сделайте надпись форматом 16. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.
Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись Список учеников размером 14.
Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите надпись поля), а потом – слово «группы».
Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных.
В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в нужное место.
Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.
Нажмите кнопку — Свойства.
Наберите значение =[Page] в строке Данные.

Закройте текущее окно. Номера со страниц будут появляться в конце каждой страницы.
Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой — Линия на панели инструментов. Отделите линиями все заголовки.

Задание 7. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Установите для отчета режим Конструктор.
Добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в положение перед полем Фамилия.
Удалите надпись пустого поля.
Нажмите кнопку — Свойства.
Введите в ячейку Данные выражение =1.
В ячейке Сумма с накоплением выберите значение Для всего.
Закройте окно со свойствами полей.
Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.
Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

Задание 8. Подсчитайте количество записей в отчете.

Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.
Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид — Заголовок/Примечание отчета.
Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.
Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке — Свойства на панели инструментов.
Введите в ячейку Свойства — Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.
Введите название: Общее количество записей.
В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.
Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 9. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.
В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.
В окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке .
Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы — сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.
Добавьте первый уровень — Школа, второй — Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .
Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом — по школе.

Щелкните по кнопке Далее.
На этом шаге можно отсортировать данные.
Щелкните по кнопке Далее.
Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.
Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.
Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет2 — блок;
Отчет2 — структура 1;
Отчет3 — структура 2;
Отчет4 — по левому краю 1;
Отчет5 — по левому краю 2.

Задание 10. Создайте почтовые наклейки.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6 — компактный;
Отчет7 — простой;
Отчет8 — строгий;
Отчет9 — формальный;
Отчет10 — черно-белый.

Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.
В окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.
В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, нажимая на кнопку . Нажмите на кнопку Далее.
В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия — по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.
Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

Проверочная работа. Создание и применение базы данных «Видеотека».

Задание 1. Создайте новую пустую базу данных.

Запустите программу Microsoft Access.
Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК или выберите в меню Файл — Создать базу данных… — ОК. Появится новое окно Файл новой базы данных. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите слово Видеотека.
Щелкните по кнопке Создать или нажмите клавишу [Enter]. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Создайте структуру таблицы Жанр в режиме Конструктор.

Выберите закладку Таблица.
Щелкните по кнопке Создать.
Перейдите к работе со следующим окном Новая таблица. Выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
Введите имя поля Жанр и тип данных — текстовое. Тип данных выбирается с помощью ниспадающего меню.
Сделайте поле Жанр ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке — Ключевое поле.
Сохраните таблицу.
В появившемся окне наберите имя таблицы Жанр и щелкните по кнопке ОК.

Задание 3. Создайте структуру таблицы Страна в режиме Конструктор.

Щелкните по кнопке Создать.
В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
Введите имя поля Страна и тип данных — текстовое.
Сделайте поле Страна ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке — Ключевое поле.
Сохраните таблицу.
В появившемся окне наберите имя таблицы Страна и щелкните по кнопке ОК.

Задание 4. Создайте структуру таблицы Видеокассеты в режиме Конструктора.

Щелкните по кнопке Создать.
В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
Введите названия и тип полей.
Сделайте поле Название фильма ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке — Ключевое поле.
Для поля Страна выберите закладку Подстановка, тип элемента управления — Поле со списком, источник строк — Страна.
Для поля Жанр выберите закладку Подстановка, тип элемента управления — Поле со списком, источник строк — Жанр.
Сохраните таблицу.
В появившемся окне наберите имя таблицы Видеокассеты и щелкните по кнопке ОК. Закройте таблицу.

Задание 5. Создайте связи в соответствии со схемой данных.

Щелкните по кнопке — Схема данных. Появится окно Добавление таблицы. Выделите таблицы Жанр, Видеокассеты, Страна и щелкните по кнопке Добавить.
Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц.
Поставьте мышку на имя поля Жанр в таблице Жанр и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее
на поле Жанр в таблице Видеокассеты. Отпустите мышку.
Появится окно Связи.
Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

Включите Каскадное обновление связанных полей.
Включите Каскадное удаление связанных полей.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».
Поставьте мышку на имя поля Страна в таблице Страна и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Страна в таблице Видеокассеты. Отпустите мышку. Появится окно Связи.
Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.
Включите Каскадное обновление связанных полей.
Включите Каскадное удаление связанных полей.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».

Задание 6. Заполните вспомогательные таблицы.

Заполните таблицу Жанр данными: боевик, комедия, трагедия, художественный, фантастика.
Заполните таблицу Страна данными: Россия, США, Франция, Англия, Венгрия.

Задание 7. Создайте форму для заполнения таблицы Видеокассеты.

Выберите закладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
Появится окно, в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных — Видеокассеты.
Щелкните по кнопке ОК. Сохраните форму с именем Видеокассеты.

Задание 8. Заполните таблицу Видеокассеты при помощи полученной формы.

Заполните базу данными при помощи полученной формы.

Задание 9. Получите с использованием запроса все видеокассеты, где играет Шварценеггер в боевиках.

Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Щелкните мышкой по кнопке Создать.
В появившемся окне выберите режим Конструктор, щелкните по кнопке ОК.
В окне Добавление таблицы выделите таблицу Видеокассеты.
Щелкните по кнопке Добавить.
Щелкните по кнопке Закрыть.
Выберите все поля из таблицы Видеокассеты, Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени каждого поля.
В строке Условие отбора, расположенной под полем Жанр, наберите Боевик, а под полем Исполнитель главной роли — Шварценеггер.
Сохраните запрос с именем Шварценеггер в боевиках.
Щелкните по кнопке для представления запроса. Закройте запрос.

Задание 10. Подготовьте отчет «Шварценеггер в боевиках» для печати.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите: Автоотчет: в столбец, а в качестве источника данных — запрос Шварценеггер в боевиках.
Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.
Сохраните отчет с именем Шварценеггер в боевиках. Закройте отчет.

Задание 11. Создайте форму для запроса Шварценеггер в боевиках. Выберите закладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать. Появится окно, в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных — запрос Шварценеггер в боевиках.
Щелкните по кнопке ОК. Сохраните форму с именем Шварценеггер в боевиках. Закройте форму.

Задание 12. Создайте кнопочную форму для работы с базой данных.

Выполните команду Сервис — Надстройки — Диспетчер кнопочных форм; на заданный вопрос ответьте Да. В результате получите окно Диспетчер кнопочных форм.
Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм кнопку Изменить, а в открывшемся окне Изменение страницы кнопочной формы — кнопку Создать. В результате появится окно Изменение элемента кнопочной формы.
В поле Текст наберите Шварценеггер в боевиках.
В поле Команда выберите Открытие формы в режиме редактирования.
В поле Форма выберите Шварценеггер в боевиках. Щелкните по кнопке ОК.
Аналогично создайте еще один элемент кнопочной формы Видеокассеты, предназначенный для открытия формы Видеокассеты в режиме редактирования.
Создайте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке Создать, наберите в поле Текст слово Выход, а в поле Команда выберите Выход из приложения.
Закройте окна Изменение страницы кнопочной формы и Диспетчер кнопочных форм.
Перейдите на закладку Формы и откройте Кнопочную форму в режиме Конструктор, измените надпись на Видеотека, сохраните форму. Перейдите в режим формы.
Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.
После нажатия кнопки Выход вы выйдете из программы Microsoft Access.
Источник

Лабораторная работа №1

Работа с таблицами в MS Word. Форматирование таблиц. Использование формул в таблицах. Стандартные функции.

Цель работы – Привить у студентов навыки создания и форматирования таблиц при оформлении документов Microsoft Word

  1. Запустите программу Microsoft Word.

  2. Добавьте таблицу из 4 строки и 6 столбцов., щелкнув кнопку Добавить таблицу на панели инструментов.

  3. Введите в таблицу текст:

Специальности 1-й курс 2-й курс 3-й курс 4-й курс Всего

Юриспруденция 200 180 160 140

Экономика 170 150 130 110

Психология 80 70 60 50

  1. Установите курсор в столбец Всего по строке Юриспруденция и введите команду Таблица + Формула. В диалоговом окне Формула введите формулу =SUM(LEFT). Повторите эти действия для 3 и 4 строки.

  2. Установите для названий специальностей полужирный шрифт, а для названия таблицы цвет текста – синий. Выделите все столбцы, начиная со второго и установите выравнивание по центру.

  3. Выделите всю таблицу и выполните команду Формат + Границы и заливка. В диалоговом окне установите тип обрамления Сетка, толщину линии — 1,5 пт.

  4. Выделите первую строку текста выполните команду Формат + Границы и заливка. Во вкладке Заливка установите тип узора заливки ячейки — 25%.

  5. Выделите названия специальностей и выполните команду Таблица + Сортировка, Установите сортировку для 1 столбца по возрастанию.

  6. Создайте следующую таблицу в виде табулированного текста (переход между ячейками таблицы осуществляется клавишей Tab, а переход на новую строку таблицы – клавишей Enter):

Учебная дисциплина

Группа

Средний балл

Всего сдавало

отлично

хорошо

Удовл.

Неудовл

Неявки

Гражданское право

1.

133

3,88

32

12

10

6

3

1

2.

134

3,52

27

7

9

6

3

2

3.

135

3,43

28

9

8

3

5

3

4.

136

3,52

29

8

8

8

3

2

ИТОГО

3,59

116

36

35

23

14

8

Уголовное право

1.

133

3,75

32

8

12

10

1

1

2.

134

3,75

32

12

9

6

3

2

3.

135

3,58

31

12

8

3

5

3

4.

136

3,46

28

7

8

8

3

2

ИТОГО

3,64

123

39

37

27

12

8

Средние показатели

3,56

239

75

72

50

26

16

  1. Установите курсор в столбец Cредний балл по строке Итого и введите команду Таблица + Формула. В диалоговом окне Формула введите формулу =Average(). Повторите эти действия по второй строке Итого и по строке Средние показатели.

  2. С помощью команды Таблица + Формула просчитайте Итого и Средние показатели для столбца Всего сдавало. В диалоговом окне Формула введите формулу =SUM(Above).

  3. Повторите эти действия для столбцов Отлично, Хорошо, Удовл., Неудовл.,Неявки.

  4. Преобразуйте набранный текст в таблицу.

  5. Добавьте в таблицу верхнюю строку для заголовка.

  6. Объедините ячейки в верхней строке и напишите «Сведения об успеваемости студентов экономического факультета за 2000/2001 учебный год»

  7. Шрифт в таблице установите 14 пт.

  8. Для шапки таблицы установите полужирный шрифт и выравнивание по центру.

  9. Задайте ширину второго столбца – 3,5 см.

  10. Задайте ширину столбцов 6-10 — 1,8см.

  11. Выделите более жирным границы строк ИТОГО как показано в задании.

  12. Задайте заливку красным цветом для строки »Средние показатели».

  13. Скопируйте данную таблицу еще раз в конец документа, для первой таблицы задайте автоформат – Цветной 1, а для второй – Изысканная таблица.

  14. Вторую таблицу преобразуйте в текст с разделителем !.

  15. Создайте следующую таблицу:

Отчет по правонарушениям

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

Всего

Убийства

10

11

9

7

5

14

Тяжкие телесные повреждения

18

10

15

17

21

15

Угон автотранспорта

12

18

14

16

17

21

Кражи

30

44

26

28

20

19

Грабежи

25

21

19

12

14

9

Итого

Максимальное число убийств

Минимальное число краж

  1. Просчитайте значения в пустых ячейках таблицы используя вставку формул(Всего, Максимальное, Минимальное).

  2. Измените несколько значений в таблице и пересчитайте значение формул.

  3. Сохраните файл в папке с именем вашей группы под названием Таблицы_ФИ. (Вместо ФИ укажите полностью свою фамилию и имя).

Контрольные вопросы:

  1. Как вставить таблицу в текст?

  2. Какие существуют действия для преобразования таблицы?

  3. Как выделяются элементы в таблице?

  4. Какие свойства таблицы можно изменить?

  5. Как необходимо набрать текст для дальнейшего преобразования его в таблицу?

Лабораторная работа №2

Построение, редактирование, форматирование диаграмм в текстовом процессоре Word.

Цель работы – Привить у студентов навыки создания и форматирования диаграмм при оформлении документов Microsoft Word

  1.  Создайте следующую таблицу:

  1. Выберите команду Вставка ^ Рисунок Диаграмма (Insert Picture Chart). В документе Word появится диаграмма и откроется окно таблицы данных Microsoft Graph XP. Информация из таблицы Word будет перенесена в окно Graph XP, а меню и панели инструментов Word заменятся на соответствующие компоненты модуля Graph, как показано на рис. 1.

  2. Щелкните на пустой области документа Word. Окно данных, панели инструментов и меню модуля Graph XP исчезнут, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме.

Рис. 1. Построение диаграммы на базе таблицы Word

Лабораторная работа №3 Внешний вид MS Excel. Ввод и редактирование данных. Вставка формул и редактирование данных.

Цель работы — Привить у студентов навыки ввода и редактирования ячеек Microsoft Excel. Привить у студентов навыки ввода формул и функций, а так же форматирования данных в листах Microsoft Excel.

Задание:

  1. Запустите Microsoft Excel:

с помощью кнопки Пуск;

  1. Рассмотрите внешний вид окна Microsoft Excel.

  2. В ячейку С10 введите цифру «1», а в ячейку D10 цифру «2» Выделите диапазон С10:D10 и протяните маркер заполнения до ячейки Н10.

  3. В ячейку С10 введите слово «Январь» и протяните маркер заполнения до ячейки Н10.

  4. Используя команду Сервис + Параметры + Списки создайте новый список со следующими элементами:

Убийства

Тяжкие телесные повреждения

Разбой

Грабеж

Угон автотранспорта

Мошенничество

Хулиганство

Кража

  1. В ячейку В11 введите слово «Убийства» и протяните маркер заполнения вниз до ячейки В18.

  2. В ячейку В19 введите «Итого», в ячейку В20 – «Из них раскрыто».

  3. В ячейку В21 скопируйте текст из ячейки В11 и вновь протяните марке заполнения вниз до ячейки В28.

  4. В ячейку В29 введите «Итого».

  5. Выделите диапазон В6:В8 и импортируйте его данные в список.

  6. В ячейку G6 введите «Темпы роста» и перетащите маркер заполнения в ячейку G8.

  7. В диапазоне С11:Н15 введите следующие данные:

10

11

9

7

5

14

18

10

15

17

21

15

12

18

14

16

17

21

30

44

26

28

20

19

25

21

19

12

14

9

  1. В ячейке С16 введите число «5», а в ячейке D16 число «7», выделите диапазон С16:D16 и протяните маркер заполнения до ячейки Н16.

  2. В ячейке С17 введите число «8», а в ячейке D17 число «10», выделите диапазон С17:D17 и протяните маркер заполнения до ячейки Н17.

  3. В ячейке С18 введите число «12», а в ячейке D18 число «14», выделите диапазон С18:D18 и протяните маркер заполнения до ячейки Н18.

  4. В ячейку I10 введите слово «Всего».

  5. Используя кнопку Автосумма на панели инструментов заполните столбец «Всего» для заполненных строк таблицы.

  6. В стоке «Итого» просчитайте сумму по столбцам.

  7. Перед столбцом А вставьте дополнительный столбец. Переставьте столбцы В и А. В результате на экране должна получиться следующая картина (см рисунок 3)

  8. Диапазону С11:С29 присвойте имя Правонарушения.

Лабораторная работа №3.1 Внешний вид MS Excel. Ввод и редактирование данных. Вставка формул и редактирование данных.

Цель работы — Привить у студентов навыки ввода и редактирования ячеек Microsoft Excel. Привить у студентов навыки ввода формул и функций, а так же форматирования данных в листах Microsoft Excel.

Задание:

  1. В диапазоне С10:I19 каждой строке и столбцу присвоить имена по заголовкам верхней строки и левого столбца.

  2. Выделите блоки с помощью поля имени и с помощью функциональной клавиши F5.

Рисунок 3 Внешний вид окна документа

  1. После Лист3 добавьте новый лист.

  2. Переименуйте Лист1 и присвойте ему имя «Правонарушения 2004».

  3. Переместите Лист2 после Лист4.

  4. Удалите Лист3.

  5. Сохраните файл под именем Урок1 Excel _ФИ.

  6. В ячейку В4 введите функцию СЕГОДНЯ.

  7. В ячейку К10 введите слово «Среднее», в ячейку L10 — слово «Максимальное», в ячейку М10 введите слово «Минимальное».

  8. В столбце К рассчитайте среднее значение цифр соответствующей строки с января по июнь (функция СРЗНАЧ).

  9. В столбцах L и M рассчитайте максимальное (функция МАКС), минимальное (функция МИН) значение цифр соответствующей строки с января по июнь, используя имена диапазона ячеек.

  10. В ячейку D21 введите формулу = D11*D7 и не закрывая ячейки измените тип ссылки в ячейке D7 на абсолютную.

  11. Скопируйте содержимое данной ячейки по вертикали до ячейки D28.

  12. Каждую ячейку в полученном вертикальном столбце скопируйте по горизонтали до столбца I.

  13. Рассмотрите, как в формулах изменяются относительные и абсолютные ссылки на ячейки при копировании.

  14. Для полученных данных рассчитайте строку Итого, столбцы Всего, Среднее, Максимальное, Минимальное.

  15. В ячейку С30 введите функцию расчета количества непустых ячеек в диапазоне С1:С29 (функция СЧЕТЗ).

  16. В ячейку D30 введите функцию расчета количества ячеек с числами в диапазоне D1:D20 (функция СЧЕТ).

  17. На Листе 2 выделите диапазон I7:K7 и поверните текст на 900 и выровняйте его по центру по горизонтали и по вертикали.

  18. На листе Правонарушения 2004 выделите диапазон D11:J18 и установите для чисел пользовательский формат ###0″штук». Если в ячейках появятся значки ####, то измените ширину столбцов.

  19. Выделите диапазон D10:J10 и поверните текст в этих ячейках на 45°.

Лабораторная работа №4

Графические возможности MS Excel. Построение диаграмм.

Цель работы — Привить у студентов навыки построения и редактирования диаграмм в Microsoft Excel и печати рабочих листов.

Задание:

  1. Запустите программу Microsoft Excel.

  2. Откройте файл Урок2 Excel _ФИ в папке с именем вашей группы.

  3. Сохраните этот файл с именем Урок3 Excel _ФИ в той же папке.

  4. На листе Правонарушения 2004 выделите диапазон C10:I18.

  5. Постройте диаграмму типа Гистограмма с рядами в строках. Название диаграммы: «Отчет по правонарушениям», название оси Оx «2004 год». Поместите диаграмму на этом же рабочем листе в диапазон О1:Х24.

  6. На диаграмме для оси Ох установите размер шрифта – 8 пт.

  7. Для названия диаграммы установите размер шрифта – 18 пт, цвет шрифта – красный, цвет заливки – голубой.

  8. Выделите диапазон ячеек С10:D18 постройте для этого диапазона круговую диаграмму с рядами в строках, название диаграммы «Правонарушения за январь», удалите легенду и установите в подписях значений категории и доли. Уберите линии выноски. Поместите диаграмму на отдельный лист.

  9. Из диаграммы на листе Правонарушения 2004 удалите все данные, относящиеся к Грабежам.

  10. На листе выведите диапазон ячеек C24:I24 и поместите эти данные в имеющуюся на этом листе диаграмму с помощью перетаскивания диапазона на область диаграммы.

  11. В диаграмме измените порядок рядов данных: Грабеж, Кража, Мошенничество, Разбой, Тяжкие телесные повреждения, Убийства, Угон автотранспорта, Хулиганство используя команду «Формат рядов данных» из контекстного меню любого ряда.

  12. На Листе2 выделите группу ячеек А8:Н15 и постройте комбинацию гистограммы и графика с общей осью значений (вкладка Нестандартные; тип График/Гистограмма). Поместите диаграмму на отдельный лист.

  13. На листе измените тип диаграммы на трехмерную гистограмму.

  14. Удалите в этой диаграмме легенду и увеличьте размер области построения диаграммы.

  15. Скопируйте диаграмму «Отчет по правонарушениям» на Лист 4.

  16. На Листе 4 измените тип диаграммы на «объемный вариант гистограммы с накоплением» и добавьте легенду, которую расположите под областью построения. Установите для оси Ох основные и промежуточные линии сетки. На диаграмме отразите значения данных.

  17. В диаграмме измените цвета рядов данных и цвет области построения. Установите тень к легенде.

  18. На листе Правонарушения 2004 измените ориентацию диаграммы в пространстве, перетаскивая углы области построения диаграммы.

  19. Просмотрите на предварительном просмотре содержимое листа Правонарушения 2004.

  20. На листе Правонарушения 2004 выделите диапазон ячеек A1:К30 и выведите на печать выделенный диапазон.

  21. Выделите ячейку А1 и установите параметры страницы следующим образом: ориентация листа — альбомная; масштаб — разместить не более, чем на 1 странице в ширину и на 1 странице в высоту. Установите поля: верхнее и нижнее 2,1; левое — 3,5; правое — 0,5. Просмотрите, используя кнопку «Просмотр».

  22. Установите на листе верхний и нижний колонтитул. В нижний колонтитул поместите информацию об имени файла и номере страницы. В верхний колонтитул поместите информацию об имени создателя документа, название «Данные Министерства внутренних дел 2004 год» и дату.

  23. Распечатайте рабочий лист с сеткой и без нее.

  24. Перейдите на лист Диаграмма.

  25. Распечатайте диаграмму, уместив ее на странице и используя черно — белую печать.

  26. Вставьте в своей рабочей книге новый лист и назовите его Работа с диаграммами, и составьте следующие таблицы и диаграммы к ним (диаграммы должны в точности совпадать с изображенными на рисунке):

Социальная структура

населения Москвы на 1897г

Категория населения

%

Занятые в промышленности

38,6

Прислуга, поденщики

19,4

Занятые в торговле

14

Занятые на транспорте

6,5

рантье и пенсионеры

10,9

чиновники и военные

4,6

люди свободных профессий

6

Использование домашнего компьютера

(исследования фирмы Microsoft)

Вид работы

%

Игры

38,6

Обработка текстов

19,4

Ведение финансов

14

Домашняя работа

6,5

Образование

10,9

Домашний бизнес

4,6
Таблица 1

Численность

РОССИЯ

 КАЗАХСТАН

Население

148310174

16721113

Мужчины

69562474

8115857

Женщины

78747700

8605256

Дети

33314753

5247906

Взрослые

98913416

10474265

Старики

16082005

998942
Таблица 2

Проц. Состав

РОССИЯ

 КАЗАХСТАН

Мужчины %

Женщины %

Дети %

Взрослые %

Старики %

Республика Казахстан

Население

16721113

Мужчины

8115857

Женщины

8605256

Дети

5247906

Взрослые

10474265

Старики

998942

Мальчики

2659586

Мужчины

5158149

Дедушки

298122

Девочки

2588320

Женщины

5316116

Бабушки

700820

Горожане

9605740

Сельчане

7115373

Городские мужчины

4576954

Городские женщины

5028786

Сельские мужчины

3538903

Сельские женщины

3576470

Примечание: Таблицу 2 заполните сами и введите в нее необходимые формулы. Затем по данным в таблице 2 сформируйте диаграмму. Постарайтесь сформировать точно такую же диаграмму.

  1. Сохраните книгу и закройте Microsoft Excel.

Контрольные вопросы:

  1. Сколько шагов содержит Мастер диаграмм?

  2. Как удалить из диаграммы столбец данных?

  3. Как в диаграмме изменить порядок рядов данных?

  4. Для какого количества данных можно построить круговую диаграмму?

  5. Как добавить данные в уже имеющуюся диаграмму?

Лабораторная работа №5

MS Access. Создание межтабличных связей. Сортировка и фильтрация данных.

Цель работы: привить у студентов навыки создания базы данных, слздания межтабличных связей. Научить сортировать и фильтровать данные.

ЗАДАНИЕ

I Создание таблиц базы данных

Создадим базу данных, содержащую сведения о студентах вашего потока. Для этого выполним следующие действия:

  1. Запустим программу MS Access.

  2. При запуске появится диалоговое окно, в котором надо выбрать строку Новая база данных.

  3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД- ДЕКАНАТ и сохранить в папке ПР13.

  4. Нажмите кнопу Создать. В появившемся окне База данных активизировать вкладку Таблицы и щелкнуть на кнопке Создать.

  5. Создать таблицу, воспользовавшись Конструктором. В окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и подтвердить выбор.

  6. Определить поля таблицы. В появившемся окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице.

Поле

Тип поля

Размер поля

Номер

Счетчик

Фамилия

Текстовое

15

Имя

Текстовое

10

Отчество

Текстовое

15

Дата рождения

Дата

Краткий формат

Группа

Текстовое

7

Адрес

Текстовое

20

  1. Для ввода типа поля использовать значок контекстного меню, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных.

  2. Определить первичный ключ для таблицы. В данной таблице ключевым является поле Номер. Чтобы сделать поле ключевым, нужно выделить его и выбрать из меню Правка команду Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

  3. Закрыть заполненную таблицу. При закрытии сохраните ее под именем Студенты.

II Ввод и редактирование данных

  1. В окне База данных появилось имя сохраненной таблицы. Для того, чтобы вводить данные, надо открывать ее в режиме таблицы. Щелкнуть на кнопку Открыть.

  2. Занести в таблицу 6 – 7 записей. Для поля Группа использовать номера 56, 57, 58. Отредактировать введенные данные в таблицу: заменить во второй записи фамилию.

  3. В поле Дата рождения изменить в первой записи год рождения.

  4. Удалить последнюю запись в таблице. Для этого нужно выделить ее: установить курсор мыши к левой границе таблицы до изменения его в виде стрелки, направленной вправо, щелкнуть мышью и нажать клавишу Delete.

  5. Добавить еще две записи.

  6. Сохранить таблицу и закрыть ее.

III Создание многотабличной БД

  1. Создать таблицы СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ, используя ту же технологию, что и при создании таблицы СТУДЕНТЫ в пункте 1. Атрибуты поля Номер таблицы СЕССИЯ должны быть такими же, как атрибуты этого же поля таблицы СТУДЕНТЫ. Состав полей и их свойства следующие:

СЕССИЯ

Признак ключа

Поле

Тип поля

Размер поля

Ключ

Номер

Числовое

Оценка 1

Числовое

Фиксированный

Оценка 2

Числовое

Фиксированный

Оценка 3

Числовое

Фиксированный

Оценка 4

Числовое

Фиксированный

Результат

Текстовое

5

СТИПЕНДИЯ

Признак ключа

Поле

Тип поля

Размер поля

Ключ

Результат

Текстовое

5

Процент

Числовое

Процентный

  1. Заполнить таблицы данными; оценки в записи ввести на свое усмотрение так, чтобы в записях присутствовали разные комбинации оценок из четырех групп:

Неуд.

Хор.

Хор1.

Отл

За удовл. и неудовл.

За две 4 и более

5 5 5 4

5 5 5 5

  1. В поле Результат данные заносить в соответствии с представленной таблицей, например, если в записи три оценки 5 и одна оценка 4, то в результат занести хор1.

  2. Поле Процент заполнить в соответствии со следующей таблицей:

Результат

Процент

Неуд.

0,00%

Хор.

100,00%

Хор1.

200,00%

Отл.

300,00%

  1. Сохранить обе таблицы и закрыть их.

IV Установление связей между таблицами

  1. В окне База данных Деканат должны быть имена трех таблиц: СТУДЕНТЫ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ. Для установления связей выполнить команду Сервис – Схема данных.

  2. В появившемся окне выполнить добавление всех трех таблиц в схему.

  3. Установить связи между таблицами СТУДЕНТЫ и СЕССИЯ. Для этого протащить указатель мыши от поля Номер таблицы СТУДЕНТЫ к полю Номер таблицы СЕССИЯ при нажатой клавише мыши.

  4. В появившемся диалоговом окне Связи активизировать значок Обеспечение целостности данных, отношение «Один к одному», активизировать значки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Прочитать встроенную справку об этих значках. Нажать кнопку Создать.

  5. Установить связь между таблицами СТИПЕНДИЯ и СЕССИЯ. Для этого протащить указатель мыши от поля Результат таблицы СТИПЕНДИЯ к полю Результат таблицы СЕССИЯ. Здесь отношение «Один ко многим».

  6. Закрыть окно Схема данных, при выходе сохранить связи.

Задание для самостоятельной работы студентов

  1. Добавьте в базу данных Деканат таблицу ФАКУЛЬТЕТЫ, содержащую следующую информацию:

Шифр специальности

Название специальности

Название факультета

05435

«Менеджмент»

Экономический

03565

«Маркетинг»

Экономический

07867

«Юриспруденция»

Юридический

04564

«Правоведение»

Юридический

04565

«Таможенное дело»

Юридический

  1. Добавьте в таблицу СТУДЕНТЫ поле шифр специальности и заполните его соответствующими данными из таблицы ФАКУЛЬТЕТЫ. Свяжите таблицы СТУДЕНТЫ и ФАКУЛЬТЕТЫ.

Сохраните базу данных Деканат.

V Поиск, сортировка и отбор данных

1. Откройте таблицу СТУДЕНТЫ в режиме формы.

  1. Осуществите поиск студента по полю Фамилия. Для этого:

  • установите курсор в строку поля, по которому будет осуществляться поиск, то есть Фамилия

  • выполните команду Правка – Найти или нажмите пиктограмму Найти.

3.Закрыть окно формы.

4.Откройте таблицу СТУДЕНТЫ.

5.Отсортируйте записи таблицы в алфавитном порядке по полю Фамилия. Для этого:

  • установите курсор в поле Фамилия;

  • выполните команду Записи – Сортировка – По возрастанию или воспользоваться соответствующей пиктограммой

6.Используя фильтр, вывести на экран список студентов группы БУА-12. Для этого:

  • Выполнить команду Записи – Изменить фильтр или использовать пиктограмму

  • Установить курсор в поле Группа, и из контекстного меню выбрать номер нужной группы

  • Выполнить команду Фильтр – Применить фильтр или использовать соответствующую пиктограмму

  • Чтобы убрать фильтр, воспользуйтесь командой Записи – Удалить фильтр или применить ту же пиктограмму.

  • Закрыть таблицу.

7.Открыть таблицу СТУДЕНТЫ в режиме формы и выполнить тот же фильтр: отобрать студентов группы БУА-12. Для этого выполните действия:

  • В поле Формы найти запись, которая содержит индекс нужной группы – БУА-12

  • Выполнить команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели инструментов

8.Удалить фильтр

Контрольные вопросы

  1. Назовите основные элементы окна Access.

  2. Перечислите основные объекты окна базы данных.

  3. Какие режимы работы используются для работы с таблицей?

  4. Что такое Конструктор в СУБД Access?

  5. Для чего служит ключевое поле?

  6. Что такое счетчик?

  7. Какой тип данных следует использовать для создания поля, содержащего рисунки?

  8. Что такое маска ввода? Какие знаки используются для работы с маской?

9. Объясните для чего необходимо связывать таблицы при работе с базами данных?

10. Перечислите виды связей между таблицами базы данных.

11.Назовите обязательные условия при создании связей между главной и подчиненной таблицами?

12. Как вы понимаете связь «Один к одному»?

13. Что означает связь «Один ко многим»?

14. Что такое связь «Многие ко многим»?

15.Что такое целостность данных?

Лабораторная работа №6

MS Access. Создание запросов

Цель работы: привить у студентов навыки создания запросов.

Краткие теоретические сведения

Запросы –служат для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

Использование мастера простых запросов.

Согласно своему названию, этот мастер способен создавать только очень простые запросы на выборку данных и используется поэтому в основном обычными пользователями – непрофессионалами.

Простые запросы отличаются от других типов запросов тем, что при их создании:

  1. Нельзя добавлять критерии выбора в запрос или определять порядок сортировки запроса

  2. Нельзя изменять порядок полей в запросе; поля всегда отображаются в том порядке, в каком они были выбраны в первом окне мастера

  3. Если одно или несколько полей являются числовыми, то мастер позволяет создать суммарный запрос, представляющий сумму, среднее, минимальное или максимальное значение цифрового поля (полей). В набор результатов запроса можно включить также подсчет количества записей.

  4. Если одно или несколько полей имеют тип Date/Time, то можно задать итоговый запрос, осуществляющий группирование данных по диапазону – дню, месяцу, кварталу, году.

Использование конструктора запросов.

Возможности мастера простого запроса достаточно ограничены. Лучший подход состоит в том, чтобы использовать графическое окно конструктора запроса, называемое также бланком запроса. Это одно из наиболее мощных средств Access.

Добавляя и удаляя таблицы в верхней части бланка, перемещая необходимые для выборки поля в нижнюю часть, изменяя, если необходимо, связи между таблицами, мы фактически формируем текст запроса на языке SQL.

Нажав кнопку Запуск , мы увидим результат выполнения сформированного запроса.

Типы запросов.

В Access возможно создание 4-х основных типов запросов:

  1. Запросы на выборку — извлекают данные из одной или нескольких таблиц.

  2. Перекрестные запросы — суммируют данные из одной или нескольких таблиц БД в форме электронной таблицы. Эти запросы полезны для анализа данных и создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

  3. Запросы на изменение — эти запросы создают новые таблицы базы данных или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.

  4. Запросы с параметрами – повторно применяют существующие запросы, внося незначительные изменения в их условия отбора. После выполнения запроса с параметрами Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю внести новое условие отбора. Функции запросов с параметрами можно добавить к остальным 3-м типам запросов.

Оптимизация запросов.

  1. Задание точных критериев позволяет минимизировать число строк, пересылаемых через сеть. Например, можно выбирать заказы только текущего месяца. Можно создать отдельные запросы «последний месяц», «этот квартал», «последний квартал» для пользователей, нуждающихся в «исторических» данных.

  2. В первоначальный запрос целесообразно включать только те поля, которые необходимы для представления самых основных сведений.

  3. Не следует включать в первоначальные запросы поля типа OLE Object и MEMO.

ЗАДАНИЕ

Работа с запросами

  1. В окне База данных активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.

  2. Выбрать режим Конструктор и подтвердить выбор.

  3. В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, из которой будет производиться запрос (СТУДЕНТЫ) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.

  4. Закрыть окно Добавление таблицы.

  5. В оставшемся окне Запрос на выборку щелкнуть верхнюю левую ячейку, относящуюся к заголовку Поле.

  6. В данной ячейке введите имя первого поля создаваемого запроса, например, Фамилия.

  7. Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки – Имя, Пол, Дата рождения, Группа

  8. Установить сортировку по полю Фамилия.

  9. В строке Условия отбора внести в нужные поля критерии отбора: в поле Группа — БУА-12 (данные для условия отбора вносить в таком же виде, как они внесены в таблицу)

  10. В строке Вывод на экран значок «галочка» означает, что в результате выполнения запроса данное поле будет выводиться на экран.

  11. Выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.

Формирование запросов для многотабличной БД

Построить запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, и размер стипендии в процентах. Информация для получения таких данных находится во всех трех таблицах.

В данном случае создается новая таблица, содержащая сведения из разных взаимосвязанных таблиц.

  1. В окне База данных создать новый запрос на основе связанных таблиц. Для этого активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.

  2. В появившемся окне Новый запрос выбрать Простой запрос (с использованием Мастера запросов) и подтвердить выбор.

  3. В окне Создание простых запросов выбрать из таблицы СТУДЕНТЫ поля: Фамилия, Имя, Отчество, Группа; из таблицы СТИПЕНДИЯ – поле Процент. Закончить работу с Мастером запросов.

  4. В полученной таблице в строке Условие отбора установить по полю Процент выражение 0, то есть вывод тех студентов, у которых сессия сдана на положительные оценки. Для этого выполнить расширенный фильтр, упорядочить фамилии студентов в алфавитном порядке.

  5. Дать имя запросу Приказ и закрыть его.

Лабораторная работа №7

MS Access. Создание отчетов

Цель работы: привить у студентов навыки создания отчетов.

Краткие теоретические сведения

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Для создания отчетов существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами.

Средства автоматического проектирования отчетов запускаются по команде Создать — Новый отчет — Автоотчет в столбец. Кроме автоотчетов в столбец существуют ленточные автоотчеты.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов группировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитула.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм.

ЗАДАНИЕ

Разработка отчета

  1. В окне База данных активизировать вкладку Отчеты и щелкнуть на кнопку Создать.

  2. С помощью мастера отчетов создать отчет для вывода сведений о студентах группы, выбрать для отчета следующие поля: Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения. В качестве источника данных использовать таблицу СТУДЕНТЫ. При создании отчета использовать сортировку по полю Фамилия, вид отчета Табличный, стиль – Строгий. Ввести имя отчета.

Закрыть отчет и выйти в окно База данных.

Для создания отчета, в котором фигурирует информация из различных таблиц базы данных, используют предварительно формированный запрос.

Построить отчет, сформированный на основе созданного запроса Приказ.

  1. В окне База данных активизировать вкладку Отчет и нажать кнопку Создать.

  2. В окне Новый отчет выбрать Мастер отчетов и источник данных – запрос Приказ.

  3. Дальнейшие действия работы с Мастером выполните самостоятельно: Тип представления данных – по таблице СТУДЕНТЫ, уровни группировки – не задавать, осуществить сортировку по группам, внутри каждой группы упорядочить фамилии в алфавитном порядке, вид макета – табличный.

  4. Если необходимо сделать какие либо изменения макета отчета, представьте его в режиме Конструктора. Для этого используйте меню Вид – Конструктор или пиктограмму Конструктор.

  5. В поле заголовков отчета вставьте дату с помощью команды Вставка – Дата. Отчет должен иметь следующий вид:

ПРОЕКТ ПРИКАЗА

Группа

Фамилия

Имя

Отчество

Процент

  1. Сохранить отчет.

Лабораторная работа №8

Создание презентаций. Работа в MS Power Point

Цель работы – привить у студентов навыки создания презентаций в Microsoft Power Point.

Задание:

1. Создайте презентацию в системе MS PowerPoint по индивидуальному заданию на выбор.

2. Презентация должна содержать следующие слайды:

— Титульный лист (тема, сведения об авторе)

— Содержание (оглавление со ссылками на слайды презентации)

— Не менее 5 слайдов соответствующих данной теме (теоретические сведения с примерами)

— Список литературы

3. В презентации должны использоваться текстовые фрагменты, схемы, рисунки (MS Word), таблицы (MS Excel)

4. В презентации должны использоваться эффекты анимационные и звуковые, работать навигационные кнопки и система гиперссылок.

Индивидуальное задание

  1. Предметная область Информатики

  2. Кодирование информации

  3. Системы счисления

  4. Двоичная арифметика

  5. Устройство компьютера

  6. Программное обеспечение

  7. Файловая система и основные операции с файлами

  8. Алгоритмизация

  9. Информационные технологии

  10. Технология работы с текстовым процессором

  11. Технология работы с электронными таблицами

  12. Технология работы с презентационной системой

  13. Технология работы с почтовыми программами

  14. Технология работы с графическими редакторами

  15. Безопасность информации

  16. Тема на выбор.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Лабораторные работы по анализу данных в excel
  • Лабораторные работы excel 2010 информатика
  • Лабораторные работы по word макросы
  • Лабораторные работа вопросы по word
  • Лабораторные работы по word для начинающих