Автоматизация работы в Microsoft Word
Министерство
образования РФ
НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра
математического анализа
Курсовая
работа на тему
Автоматизация
работы в Microsoft Word
Выполнил(а):
Студент(ка)
С.Б. Левакова
Набережные
Челны
2002
Содержание
Глава I.
Введение
Глава II.
Автоматизация ввода и редактирования
§1 Автотекст
§2 Автозамена
§3 Автоформат
§4
Проверочные средства Microsoft Word
Глава III.
Форматирование документа
§1
Использование стилей
§2 Шаблоны
§3. Структура
документа
Глава IV.
Оформление документа
§1.
Оглавление
§2. Сноски
§3.
Перекрестные ссылки
Глава V.
Большие документы
§1. Главный
документ
§2. Вложенные
документы
§3.
Оформление большого документа
Глава VI.
Макросы
Глава VII.
Практическое применение
§1. Анализ различных
версий Microsoft Word
§2.
Разработка методического пособия
§3 Апробация
и анализ результатов
Заключение
Список
использованной литературы
Приложения.
Приложение I
Приложение II
Приложение III
Введение
В современных условиях, когда процесс информатизации и компьютеризации
все больше внедряется в сферу образования, учебные заведения требуют выполнения
рефератов, научных работ, курсовых и дипломных проектов средствами компьютера.
В связи с чем возникла проблема не только технического характера или вопрос
овладения первичными навыками работы в текстовом процессоре, но проблема
облегчения и ускорения выполнения технической стороны создания проекта. Поэтому
была предложена тема курсовой работы «Автоматизация работы в Microsoft
Word».
Данная тема актуальна для тех людей, которые проводят много
времени над созданием каких-то текстовых документов реферативного или
творческого характера. Особенно, когда постоянно приходится отвлекаться на
оформительскую сторону работы, требующую скорее времени и навыков работы в
соответствующем приложении, чем творческих сил. В числе таких людей находятся
прежде всего студенты.
Таким образом, объектом исследования становится текстовый
процессор Microsoft Word пакета прикладных программ Microsoft Office. А
соответственно, предметом изучения являются инструменты данного
приложения, позволяющие автоматизировать процесс выполнения некоторых операций.
Цель курсовой работы: Исследовать функции автоматизации работы в Word и
разработать методическое пособие «Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде
серии лабораторных работ, позволяющих овладеть основными навыками использования
этих функций в программе Microsoft Word.
Хотя в настоящее время издано и издается довольно много, учебников и
статей в периодическом издании по данной теме, методическое пособие может стать
ценным источником для преподавателей и студентов, благодаря тому, что в нем
сконцентрирована специализированная практического характера.
Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи:
1. Изучить имеющуюся литературу по приложению Microsoft Word.
2. Выделить и исследовать основные функции автоматизации в данной
программе.
3. Освоить те из них, которые явились новыми, и углубить знания по
уже знакомым инструментальным средствам автоматизации в Word.
4. Создать методическое пособие по определенной выше тематике.
5. Апробировать его в условиях учебного заведения, сделать выводы,
устранить недостатки.
6. Оформить процесс и результаты проделанной работы с использованием
текстового процессора.
В содержании данной курсовой работы можно выделить теоретическую часть,
дающую представление о выделенных функциях автоматизации их назначении,
объясняющую специфические особенности и возможности, и практическую часть,
которая содержит методическое пособие, его апробацию и результаты, а также
выводы, сделанные в ходе анализа литературы и различных версий программ.
Структура настоящего проекта построена в соответствии с содержанием.
Защите подлежит разработанное методическое пособие по теме «Автоматизация
работы в Microsoft Word».
Глава I. Автоматизация ввода и редактирования
§1 . Автотекст
Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия
компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты
(логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру
можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст
позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует
правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто
используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро
вставлять в текст.
В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы
и другие элементы оформления документа.
В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст»,
предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из
верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его
содержимое.
Рис. 1. Диалоговое окно
создания Автотекста
В поле Имя элемента отображается имя, предлагаемое по умолчанию Microsoft Word. Это имя можно оставить без изменения или ввести имя
элемента, наиболее уместное с точки зрения пользователя. Длина имени
ограничивается 32 символами, включая пробелы.
Можно сохранить в элементе автотекста часть фразы, тогда нужно вставить
после нее пробел. В этом случае не придется добавлять пробел при вставке этой
фразу в предложение. Если фраза является стандартной частью предложения,
целесообразно добавить знаки пунктуации.
В случае необходимости в элемент автотекста можно внести изменения. Если
какой-либо из элементов автотекста станет не нужен, его можно удалить.
Существующий элемент автотекста можно заменить. Эти операции выполняются с
помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена.
Здесь можно Добавить новый элемент, Удалить ненужный, Вставить один из
имеющихся.
§2 . Автозамена
Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в
документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки
(например, ввод «дял» вместо «для»). Дело в том, что при беглом печатании двумя
руками иногда одна рука опережает другую, при этом, как правило, пользователь
не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода,
Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто
встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.
Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных
букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.
Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То
есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет
вводить ее расшифровку. Особенно это удобно при вводе часто встречающихся
иностранных слов. Например, при вводе «цшт» («цшт» — это «win», набранное на русской раскладке
клавиатуры) Microsoft Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и
приводит в виде «Windows». В этом случае не придется каждый раз изменять
раскладку для ввода нужного слова.
Рис. 2. Диалоговое окно
Автозамена
Окно диалога «Автозамена»
представлено на Рис. 2. Ниже приведен список опции окна диалога «Автозамена»:
|
Опция |
Назначение |
|
Исправлять две прописные буквы в начале слова |
При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая |
|
Делать первые буквы предложения прописными |
Делает первую букву каждого предложения прописной |
|
Устранять последствия случайного нажатия CapsLock |
Если случайно начали вводить текст с нажатой клавишей Caps Lock, Microsoft Word заменяет текст набранный прописными |
|
Заменять при вводе |
Автоматически исправляет текст в процессе ввода |
|
Обычный текст |
Заменяет введенный текст в любом формате на обычный |
|
Форматированный текст |
Заменяет обычный текст на форматированный |
|
Заменить |
Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, |
|
На |
Отображает текст или графику, которыми следует заменить |
Это средство в некоторых случаях более удобно для вставки длинных слов,
формул, рисунков по сравнению с автотекстом.
Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты
текста с сохранением исходного формата.
Microsoft Word позволяет манипулировать существующими элементами
автозамены. Можно переименовать элемент автозамены, изменять его содержимое и
удалять элементы, в которых отпала необходимость.
§3 . Автоформат
Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без
участия пользователя. Microsoft Word самостоятельно решает проблемы, связанные с
форматированием. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует
отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного
шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и
после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или
отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того,
можно частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.
Автоформатирование в процессе
ввода, пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание
документа. ( Рис. 3).
При автоматическом
форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке
«Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:
Ø К каждому абзацу применяется стиль
Ø Удаляются лишние маркеры абзацев
Ø Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев
Ø Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов,
используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы
бюллетеня
Ø Символы (С), (R) и
(ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права,
символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака ã, â и ™
Рис. 3. Диалоговое окно
Автоформат при вводе
Команда Автоформат осуществляет автоматическое форматирование под
контролем пользователя. Можно просмотреть замены форматирования, предлагаемые
Microsoft Word, оставляя те, которые устраивают, и отклоняя неудачные.
После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:
Ø Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.
Ø Элементы, вставленные в процессе автоформатирования,
подчеркнуты синим.
Ø Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом
поле.
Если не удовлетворительны замены, произведенные в процессе
автоматического форматирования, можно самостоятельно заменить на более
подходящие.
Если все внесенные автоформатом изменения не устраивают, можно выбрать
третий вариант — Библиотека стилей. Приступая к
автоформатированию готового документа, рекомендуется создать копию документа.
Копия позволит восстановить исходный документ наиболее простым образом, если
параметры, установленные в результате автоматического форматирования не
понравятся.
§4 . Проверочные средства Microsoft Word
Вспомогательные словари
Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым
редакторам является наличие средства проверки орфографии. Процесс проверки
орфографии сводится к поиску слова в словаре. Microsoft Word имеет основной
словарь и вспомогательные.
Для того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии,
его нужно подключить. Это можно сделать с помощью вкладки «Правописание».
Одновременно может быть открыто не более десяти вспомогательных словарей.
Однако чем больше открыто словарей одновременно, тем медленнее идет проверка.
Поэтому для ускорения проверки, выберите только нужные в данный момент словари,
а остальные закройте.
Для закрытия словарь достаточно снять соответствующий флажок. При
проверке текста на иностранном языке указать язык словаря пользователя в поле
Язык.
В ходе проверки орфографии можно добавлять слова в словари пользователя.
Существующие словари могут содержать тысячи слов. Однако они не могут
предусмотреть всех сфер деятельности человека. Для того чтобы Microsoft Word
воспринимал нужные слова, их следует внести в пользовательский словарь.
Однако, чем больше словарь, тем дольше Microsoft Word будет производить
проверку. Поэтому особенно увлекаться дополнением существующих словарей не
стоит. К тому же Microsoft Word дает возможность создавать собственные словари
по различным тематикам.
По умолчанию словарь будет сохранен в папке WindowsMsAppsProof. В случае необходимости можно указать другую папку, в
которой Microsoft Word должен охранить словарь.
Рис. 4. Диалоговое окно Вспомогательные
словари
Если для проверки орфографии не достаточно одного пользовательского
словаря, можно подключить другие. Осуществляется этот процесс добавлением
выбранного словаря в список используемых словарей. С помощью специальных кнопок
в окне диалога «Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять
вспомогательные словари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть
открыто до десяти различных словарей.
Если нужный словарь отсутствует в списке, нужно выбрать другой диск или
папку, где расположен нужный файл.
Если словарь уже больше не нужен, его можно удалить.
Microsoft Word предоставляет возможность редактирования пользовательского
словаря. Необходимость в этом может возникнуть, если случайно было внесено в
словарь ошибочно написанное слово.
Если при работе в Microsoft Word с любым из иностранных языков
потребуется проверить орфографию на этом языке, нужно установить словарь
соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в
местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда
соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.
Подбор синонимов
С точки зрения читабельности документа важно, чтобы в рядом стоящих
предложениях не повторялись одни и те же слова. В этом случае можно
использовать команду Тезаурус, подбирающую слово близкое по смыслу — синоним.
Здесь, как и в случае проверки орфографии, Microsoft Word, использует словарь,
но на этот раз словарь синонимов. Если слово, для которого нужно подобрать
синоним, отсутствует в этом словаре, синоним подобран не будет. Кроме
синонимов, эта функция позволяет подобрать антонимы и связанные (однокоренные)
слова.
Рис. 5. Диалоговое окно
Тезарус
Перенос слов
Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии
редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст.
Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так
называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые
из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим
интервалом.
При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые
символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда
возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает
слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким
образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на
странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться
автоматически или вручную.
Рис. 6. Автоматическая
расстановка переносов
Если для какого-то фрагмента текста не нужно установки автоматического
переноса слов, то для этого фрагмента режим можно отменить. Для этого
достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формат и на вкладке Положение на
странице установить флажок на Запрет автоматической расстановки переносов.
Недостатком автоматического переноса является то, что нельзя
контролировать перенос слов. При подготовке важных моментов целесообразно
проконтролировать выполнение переноса. Принудительный перенос позволяет
осуществить контроль, предлагая на усмотрение пользователя варианты для
переноса и предоставляя ему возможность самостоятельно решить, где именно будет
выполнен перенос слова.
Рис. 7. Принудительная
расстановка переносов
В поле Вариант отображается слово, в котором Microsoft Word предполагает
выполнить перенос. С помощью дефисов предлагаются варианты возможного переноса,
и наиболее рациональный, с точки зрения Microsoft Word, будет выделен
вертикальной чертой. Можно выбрать устраивающий вариант, установив в нужном
месте курсор.
Глава II. Подбор синонимов
§5 . Использование стилей
Стиль — это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.
Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций,
заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный
потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их
уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины,
примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатировать каждый из
элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, задача
становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа, например,
подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены
единообразно.
С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за
один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить
собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Использование
стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование
с помощью стилей сводится к выделению нужных
фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного
фрагмента.
В Microsoft Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к
нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац,
благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем
курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но
без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.
В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется
стиль «Нормальный». Этот стиль применяется для основного текста любого
документа и служит основой для создания других стилей. В случае необходимости
можно изменить параметры нормального стиля.
Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению
пользователя о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не
забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать
различные стили для разных целей.
Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в
том, что при наличии различных стилей не придется тратить время на
форматирование отдельных
элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль
которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели
инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате
фрагмент будет оформлен соответствующим образом.
Любой шаблон, включая
«Обычный», содержит предопределенные стили. Microsoft Word содержит несколько
десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда
называют, базовых стилей: Нормальный, Заголовок1, Заголовок 2,
Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем
документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов
«Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога
«Стиль» при установке в поле Список опции Всех стилей.
В ряде случаев Microsoft Word
автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании
команд Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню
Вставка, а также | Сервис | Конверты и наклейки и Вид |Колонтитулы,
В таблице приведены
встроенные стили, автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда
команд:
|
Команда |
Встроенный стиль |
|
Команды меню Вставка |
|
|
Номера страниц |
«Номера страниц» |
|
Примечание |
«Текст примечания», «Знак примечания» |
|
Оглавление и указатели |
«Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели |
|
Сноска |
«Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», |
|
Название |
«Название» |
|
Команды меню Вид |
|
|
Структура Колонтитулы |
«Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» |
|
Другие команды |
|
|
Файл | Параметры страницы, вкладка «Макет» Сервис| Конверты |
«Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес» |
Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно
диалога «Стиль».
Рис. 8. Диалоговое окно Стиль
В поле «Образец абзаца» появится фрагмент документа с установленным
стилем в уменьшенном виде, а поле «Образец символов» — пример выбранного стиля
в применении символов к одному слову предложения. В нижнем разделе «Описание»
отображается описание параметров форматирования используемого стиля.
Назначение окна диалога «Стиль» значительно шире, чем просто установить
выбранный стиль. С его помощью можно изменять существующие стили, создавать новые
стили, удалять ставшие ненужными пользовательские стили, копировать требуемые
стили из одного шаблона в другой.
Поле Стиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа)
относится выбранный стиль. При изменении стиля это поле является недоступным.
Поле Описание содержит параметры форматирования стиля, выбранного
для изменения.
В поле Основан на стиле указан стиль, на котором основан
изменяемый стиль. В случае необходимости можно изменить базовый стиль.
В поле Стиль следующего абзаца указан стиль, который установлен
для следующего абзаца.
Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля
ему нужно присвоить новое имя. Наиболее просто создавать стиль, основываясь на
одном из существующих стилей.
Для создания нового стиля
предназначено окно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 9.
Рис. 9. Создание стиля
Если не нужно, чтобы на какой-либо из стилей влияли изменения параметров
базового стиля или замена базового, то при создании такого стиля следует
выбрать из списка Основан на стиле значение Нет.
Кнопка «Клавиша» предназначена для назначения клавишных команд
создаваемым или уже существующим стилям. Можно самостоятельно назначить
клавишные команды для наиболее часто используемых вами стилей.
В случае необходимости можно удалить ставшие ненужными пользовательские
стили. Если удалить стиль, который использован для оформления текста, Microsoft
Word применит к соответствующим фрагментам параметры базового стиля.
Можно удалить только пользовательские стили. Удалить встроенный стиль
невозможно. При выборе одного из встроенных стилей, кнопка Удалить
становится недоступной.
Если требуется удалить сразу несколько стилей, необходимо воспользоваться
окном диалога «Организатор».
Рис. 10. Диалоговое окно
Организатор стилей
Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах,
основанных на конкретном шаблоне.
Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон
или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже
существующий стиль, когда можно его скопировать.
Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же
именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены
параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.
Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку
стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство
предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет
выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно
сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных
шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста.
Подобрав устраивающий шаблон, следует нажать ОК, в результате
чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же
шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с
помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно
скопировать стили любых шаблонов.
Рис. 11. Библиотека стилей
§6 .Шаблоны
Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы,
которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей
канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок,
служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам,
имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете
шаблон этой формы.
Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для
многократного использования. В состав шаблона входят:
Ø Форматы текста (стили)
Ø Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)
Ø Специальные панели инструментов
Ø Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и
горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню
Ø Элементы автотекста
Ø Макросы
Ø Дополнительные кнопки для макросов и команды меню,
запускающие их
По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит
определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей
инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов
автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных
установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе
не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него
установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать
его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь
получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно
выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в
предыдущем документе, который был сделан шаблоном.
Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон,
а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены
следующие приоритеты:
Ø Специальный шаблон имеет приоритет над общим
Ø Документ имеет приоритет над специальным шаблоном
То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в
шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона
блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять
шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».
Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа
документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон
называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют
определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы
автоматизации, настройки меню, панелей.
Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти
элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном
шаблоне:
· Надписи и рисунки, колонтитулы, поля
для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы
компаний, название документа и т.д.
· Поля страницы и другие параметры
макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»
· Стили
· Макросы
· Текст и рисунки, сохраненные в
качестве элементов списка автотекста
· Специальные панели инструментов, меню
и сочетания клавиш
Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если
эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий
шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах
основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом
шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в
Microsoft Word в качестве общего шаблона.
По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только
элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону
«Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню
и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы
становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса
работы в Microsoft Word.
Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности
Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные
специальные команды и новые функции.
Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word,
необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на
вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.
Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при
открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке
автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать
шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того,
загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в
нескольких документах.
Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать
команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.
Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа
создания шаблона:
· Изменить документ, созданный на
основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона
· Создать документ, основанный
изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки
(элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона
Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди
имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным
требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в
этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами
автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос
и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет
содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста
следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как
специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.
Процедура внесения изменений
в шаблон через документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование
стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования
документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для
копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в
автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие
команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего
внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут
создаваться в дальнейшем на его основе.
§7 . Структура документа
Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в
котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для
работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили
заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут
быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от
первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один
уровень текста.
Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе
над документом:
Ø Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с
выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для
быстрого просмотра больших документов
Ø Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и
разворачивая отдельные разделы
Ø Режим структуры удобно использовать для редактирования.
Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно
перемещать вместе со связанным с ними текстом
Ø Структура документа может использоваться для создания
нумерованных заголовков
Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие
особенности:
Ø На месте линейки расположена панель «Структура»
Ø Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы,
соответствующие их уровню
Ø Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус
Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра
заголовков:
Ø Просмотр всех уровней заголовков без текста
Ø Просмотр всех уровней с первой строкой текста
Ø Просмотр отельных уровней
Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до
следующего уровня или до уровня текста.
Рис. 12. Панель инструментов
Структура
Характерная для режима структуры панель инструментов «Структура»
позволяет осуществлять преобразование структуры документа.
В режиме структуры рядом с заголовками расположены знаки плюс или минус.
Знак плюс (+) означает, что с заголовком связаны заголовки более низкого уровня
и простой текст. Знак минус (-) означает, что у этого заголовка нет
подзаголовков и текста.
Формат заголовков каждого уровня определяется стилями. Первому уровню
заголовка соответствует стиль Заголовок 1, второму уровню — Заголовок 2, и так
далее до заголовка 9. Собственно тексту соответствует нормальный стиль. Стили
заголовков и нормальный стиль являются предопределенными стилями, но с помощью
окна диалога «Стиль» можно переопределить любой из стандартных стилей.
Конечно, структурировать документ можно и в обычном режиме или в режиме
разметки страницы. Обычно так и поступают при работе с документом: вводят текст
и назначают заголовкам определенные уровни. Однако, переключившись в режим
структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибку в назначении заголовку того или
иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовка с помощью кнопок панели
инструментов «Структура», можно легко изменить уровень на соответствующий его
содержанию.
Поэтому, для создания заголовков различного уровня удобно применять режим
структуры документа.
Работа со свернутой до определенного уровня заголовков структурой
упрощает следующие процедуры:
Ø Просмотр примерного содержания большого документа
Ø Перемещение в требуемый раздел большого документа
Ø Перемещение любого фрагмента документа, свернутого до
заголовка определенного уровня, вместе со связанным с ним текстом
Ø Создание нумерованных заголовков
При свертывании документа исчезает текст, остаются только заголовки
указанных уровней. Для изменения уровня отображаемых заголовков используются
кнопки Заголовки 1 — 8 панели инструментов «Структура».
Кнопки Свернуть и Развернуть работают только применительно к
выделенному фрагменту или заголовку, в котором установлен курсор.
Для того чтобы полностью свернуть/развернуть весь документ, нужно нажать
кнопку Все. Если при этом будет выделен один из заголовков или
фрагментов, в результате нажатия кнопки Все весь документ будет свернут
полностью.
Можно установить режим просмотра свернутого документа с несколькими
развернутыми строками после каждого заголовка. Для вывода на экран заголовков
всех уровней и первой строки каждого раздела нажать кнопку Все, чтобы
документ снова был развернут, а затем нажать расположенную рядом кнопку
Показать первую строку.
При работе в режиме структуры можно достаточно просто перемещать как
отдельные фрагменты текста, так и озаглавленные разделы. Для этих целей
используются кнопки Переместить вверх и Переместить вниз.
Для перемещения фрагмента текста, его даже не нужно выделять, достаточно
установить в нем курсор и нажать кнопку, соответственно перемещение вверх или
вниз, соответственно. Фрагмент переместится на один абзац. Если требуется
переместить целый раздел, достаточно свернуть документ любым из описанных выше
способов (например, нажатием кнопки Все), установить в нем курсор и
нажать соответствующую кнопку для перемещения вверх или вниз. Заголовок вместе
со связанным с ним текстом переместится в выбранном направлении. Перемещение
заголовков осуществляется аналогичным образом, то есть при каждом нажатии на
кнопку Переместить вверх или Переместить вниз заголовок
перемещается на одну позицию в структуре документа. Существует другой способ
перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.
Глава II. Оформление документов
§8 . Оглавление
Оглавление документа — это список заголовков указанных уровней с соответствующими
номерами страниц.
Рис. 13. Оглавление документа
Фактически оглавление представляет собой таблицу, состоящую из двух
столбцов. В левом столбце отображаются заголовки разделов, в правом — номера
страниц. При составлении оглавления Microsoft Word позволяет использовать как
стандартные, так и нестандартные стили заголовков документа.
Наиболее простой способ подготовки документа к сборке оглавления заключается в том, чтобы использовать стандартные
стили заголовков. Стандартные заголовки включают текст «Заголовок» и уровень
(от 1 до 9).
Перед тем как приступать непосредственно к созданию оглавления,
необходимо установить для заголовков стандартные стили. Разумеется, это
относится к тем заголовкам, которые предполагается включить в оглавление.
Кроме того, можно установить требуемые стили при вводе текста документа.
Убедившись в том, что заголовки, которые следует включить в оглавление, имеют
соответствующие стили, можно переходить непосредственно к созданию оглавления.
Рис. 14. Установка параметров
оглавления
При работаете с многоуровневым документом необходимо находиться в главном
документе.
§9 . Сноски
Сноски и концевые сноски применяются для объяснений, комментариев или
организации ссылок на первоисточники в документе. В одном и том же документе
можно одновременно использовать как сноски, так и концевые сноски, (например,
сноски применять для подробных комментариев, а концевые сноски — для ссылок на
первоисточники).
Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под чертой,
отделяющей их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце
документа.
Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и
соответствующего ему текста сноски. Поэтому вставка сносок выполняется в два
этапа:
· Обозначается место, к которому
относится сноска. В этом месте устанавливается маркер сноски (как правило — это
просто порядковый номер сноски)
· Вводится текст сноски
·
Рис. 15. Создание сноски
Можно использовать автоматическую нумерацию сносок или создавать
собственные маркеры сносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок
изменяются всякий раз при вставке, удалении или перемещении текста сноски.
При вставке сноски можно настроить по своему усмотрению маркеры сносок, а
также выбрать тип разделительной линии и формат нумерации сносок.
При вводе текста сносок объем текста на странице и количество страниц в
документе регулируются автоматически.
Можно задать собственный символ для маркера сноски. Для этого выбрать
переключатель Другая и ввести в поле требуемый маркер. В качестве
альтернативного способа нажать кнопку Символ и выбрать символ (например,
*), после чего нажать кнопку ОК. Созданные таким образом маркеры сносок
невозможно обновить или перенумеровать.
Для того чтобы быстро перейти от текста сноски к соответствующему маркеру
сноски в документе, нужно дважды нажать на маркере сноски слева от текста
сноски. Курсор переместится обратно в окно документа к соответствующему маркеру
сноски. В обычном режиме просмотра окно сносок закроется автоматически.
При работе со сносками можно использовать все средства редактирования и
форматирования текста Microsoft Word) (команды, панели инструментов и
т.д.).
Текст сносок отделяется от основного текста документа короткой
горизонтальной чертой — разделителем сносок. По умолчанию длина
разделителя равна 5 см. Если сноска продолжается на следующей странице,
основной текст документа отделяется от продолжения сноски более длинной линией,
называемой разделителем продолженной сноски. По умолчанию разделитель
продолженной сноски имеет длину от левого до правого поля. Его можно удалить
или изменить, добавляя рамки, текст или графические объекты. Кроме того, можно
использовать разные виды разделителей для сносок и концевых сносок.
§10 . Перекрестные ссылки
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части
документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные
ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п.
При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который
имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки
одновременно.
Чтобы обновить определенное название или перекрестную ссылку, нужно
выделить ее. Чтобы обновить все названия и перекрестные ссылки, нужно выделить
весь документ. Затем щелкнув выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выбрав в
контекстном меню команду Обновить поле, можно увидеть, что ссылки
изменились в соответствии с изменением объектов.
Перекрестные ссылки удобно использовать при создании различных сносок.
Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы
создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить
вложенные документы в главный документ.
В списке Тип ссылки выбрать тип элемента, на который следует
сослаться, например заголовок главы.
В списке Вставить ссылку на выбрать данные, которые следует
вставить в документ, например текст заголовка.
В списке Для какого/какой выбрать элемент, на который следует
сослаться, например заголовок главы 6.
Рис. 16. Вставка перекрестной
ссылки
Для организации перехода к элементу ссылки установите флажок Вставить
как гиперссылку.
Если доступен флажок Добавить слово «выше» или «ниже», то,
установив его, можно добавить сведения об относительном положении элемента
ссылки.
Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, достаточно
внести необходимые изменения непосредственно в документе.
Если же необходимо изменить объект ссылки, нужно выделить перекрестную
ссылку (но не вступительный текст), например Рисунок 1, и вызвать команду
Вставка | Перекрестная ссылка.
Глава II. Большие документы
§11 . Главный документ
При работе с большими документами, публикациями, проектами, состоящими из
многих глав, часто возникают разного рода сложности, особенно при подготовке
такого документа группой исполнителей. Поэтому вопрос о работе с большими
документами отнюдь не праздный. В Microsoft Word предусмотрено специальное
средство для работы над большими документами — Главный документ.
С помощью главного документа можно легко работать вместе с соавторами,
когда каждый из авторов отвечает за свою часть работы. Причем, можно знакомить
соавторов со своей частью работы и ознакомиться с их главами, но внести
изменения в чужие главы нельзя без соответствующих установок авторов. Это
средство позволяет соблюдать единый стиль оформления в большом документе, части
которого готовятся разными людьми. Работая таким образом, можно избежать
повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.
Кроме того, средство Главный документ может оказаться полезным и в
индивидуальной работе. Оно поможет придерживаться заранее установленного плана,
который, конечно, можно изменить в процессе работы. Удобство состоит и в том,
что, работая с отдельными частями, главами, можно распечатать каждую главу
отдельно, но при этом так же легко можете получить документ целиком. Но самое
ощутимое удобство — это возможность создания сквозных списков: нумерации
страниц, перекрестных ссылок и указателей.
Итак, средство Главный документ предназначено для облегчения работы над
большими документами, публикациями, состоящими из нескольких или многих частей
(глав). С его помощью можно работать как со всем большим документом, так и с
отдельными его частями.
Главный документ в режиме структуры имеет специальную панель главного
документа, которой удобно использовать для создания или добавления частей или
для изменения структуры документа.
Рис. 17. Панель Главный
документ
С помощью средства Главный документ можно осуществить:
· Быстрый поиск и перемещение к любой
части документа
· Изменение структуры документа с
помощью перемещения заголовков
· Просмотр последних изменений в
документе без необходимости открывать отдельные его части
· Создание сквозных перекрестных ссылок
по всему документу
· Компилирование указателя, оглавления
и прочих подобных списков по всему документу целиком
· Печать документа целиком, без
необходимости открывать и перестраивать каждый раз отдельные файлы
документов.
При работе в режиме главного документа каждая глава большого документа
представляет собой главный документ или вложенный документ. Любой документ
может быть либо главным, либо вложенным в него. Каждый вложенный документ
храниться в отдельном файле. В него можно вносить изменения, которые после
сохранения автоматически переносятся в последнюю версию главного документа.
Вложенный документ можно разбить на несколько частей, объединить их, перемещать
содержимое вложенных документов между собой, внутри главного документа,
выделять часть, создавая новый вложенный документ.
Для работы в режиме главного документа можно создать и использовать
шаблоны, определять стили и применять их к различным частям главного и
вложенных документов. Можно оформить главный документ точно так же, как и любой
другой документ, то есть используя все средства форматирования.
Создавать главный документ можно двумя способами:
· Можно организовать главный документ
«с нуля»
· Можно создать главный документ из уже
существующего документа.
Принимаясь за создание главного документа, нужно тщательно продумать
структуру документа и содержание его частей.
§12 . Вложенные документы
Для добавления вложенных других файлов нужно нажать кнопку Создать
вложенный документ на панели инструментов «Главный документ».
Каждый вложенный документ будет заключен в отдельное окно со значком
вложенного документа в верхнем левом углу окна.
Каждый вложенный документ будет записан в отдельный файл. Для назначения
имен вложенным документам Microsoft Word использует первые символы заголовка
вложенного документа.
Для открытия вложенного документа установить указатель мыши на значок
вложенного документа. Дважды нажать кнопку мыши.
Если теперь добавить дополнительный вложенный документ в созданный
главный, то возможно два варианта:
· Создание пустого вложенного документа
с дальнейшим его заполнением
· Вставка существующего документа для
преобразования его во вложенный
Создав ряд вложенных документов, можно произвести с ними следующие
действия:
· Перемещение и копирование
· Объединение нескольких вложенных
документов в один
· Разбиение одного вложенного документа
на несколько
· Удаление вложенного документа
· Оформление вложенных документов
Однако при этом следует учесть, что некоторые действия с вложенными документами
можно производить только из главного документа.
Для перемещения, переименования, удаления вложенных документов ни в коем
случае нельзя прибегать к средствам Microsoft Word (Проводник, средства окна
диалога «Открытие файла») и командам MS-DOS, в противном случае связь между
главным документом и вложенными документами будет нарушена.
С вложенным документом можно работать как из главного документа, так и
автономно.
При работе с вложенным документом внутри главного нет необходимости
запоминать название и местонахождение вложенного документа и следить за
соответствием его стилевого оформления.
При открытии вложенного документа из главного документа (двойным нажатием
мышью на пиктограмме требуемого вложенного документа), он появляется в
отдельном окне. С ним можно работать, редактировать и сохранять точно так же,
как и любые другие документы.
После завершения работы нужно сохранить вложенный документ. Изменения,
внесенные во вложенный документ, обновляются автоматически в главном документе.
Структуру главного документа можно изменить, перемещая внутри него
вложенные документы или заголовки. Изменение структуры вложенных документов
аналогично работе с заголовками в режиме структуры документа.
Необходимость в разбиении вложенного документа на части возникает в
случае, если вложенный документ сильно разросся в процессе работы, или если
возникла необходимость работы разных авторов над его частями.
Разбиение вложенного документа на части можно производить только внутри
главного документа, иначе информация о появившихся новых вложенных документах
будет утеряна. При этом создается новый вложенный документ, которому
назначается имя, основанное на первых символах заголовка нового вложенного
документа.
Если возникает необходимость упростить структуру главного документа,
можно объединить несколько вложенных документов.
Если возникает необходимость сократить объем документа, то можно удалить
главного документа все лишние вложенные документы вместе с их содержимым. В то
же время можно изменять структуру главного документа, помещая вложенные
документы в качестве части главного документа. Этот процесс тоже будет
считаться удалением вложенного документа, так как он перестанет существовать
как самостоятельный файл.
§13 . Оформление большого документа
Шаблон главного документа имеет приоритет над шаблонами вложенных
документов. Благодаря этому свойству соблюдается единообразие стилей.
При создании главного документа Microsoft Word всегда использует шаблон
«Обычный». Если вам потребуется применить специальный шаблон, он может использоваться
только при автономном открытии файла вложенного документа.
Каждый вложенный документ внутри главного документа является
самостоятельным разделом, в оформление которого входят такие компоненты, как
колонтитулы, размер текстовой области, размер и ориентация страниц, способ и
вид нумерации страниц. Можно установить уникальное оформление для каждого
вложенного документа и вставить дополнительные разделы. Для оформления в одном
стиле вложенных документов нужно делать установки этих элементов оформления в
главном документе. Для оформления вложенного документа в уникальном стиле можно
устанавливать параметры оформления этого элемента, используя способ автономного
открытия вложенного документа из окна диалога «Открытие документа».
Параметры оформления раздела для вложенного документа при помещении его в
главный документ не изменяются.
Единственный способ поддерживать актуальные перекрестные ссылки,
расположенные в разных документах — это использование главного документа. Это
средство объединяет информацию, разнесенную по разным документам, и дает
возможность автоматически создавать сквозные перекрестные ссылки по всем
вложенным документам, входящим в состав главного документа.
Глава III. Макросы
Поработав некоторое время в Microsoft Word, обнаруживаешь, что большую
часть времени приходится тратить на одни и те же стандартные процедуры
(создание нового документа, вставка рисунков, таблиц и т.д.). Даже при открытии
документа, с которым уже работали, обычно уходит время на поиск места, где
остановились. Таких действий можно перечислить множество. И все их можно
автоматизировать, и присвоить каждому из них клавишную команду или кнопку. Это
можно сделать с помощью макросов.
Макросы Microsoft Word для Windows записываются с помощью языка Visual Basic. Для записи макроса не обязательно знать этот язык.
Достаточно правильно организовать запись операции.
Прежде чем приступать к записи макроса целесообразно познакомиться с
порядком действий. Это избавит от необходимости повторной переписи макроса.
1. Выполнить процедуру, записываемую в макрос, установить порядок
следования команд.
2. Открыть документ, для которого создается макрос. Если создается
макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть
основан на обычном шаблоне.
3. Привести документ в то состояние, в котором обычно начинают
вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.
4. Определить удобный способ выделения текста и перемещения по нему
в процессе записи макроса.
В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С помощью мыши
можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и выделять его
части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с помощью
команд и клавиатуры.
Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения по документу
и выделения его частей при записи макроса:
Ø Перед записью можно пометить рабочую область закладкой с
помощью команды Правка | Закладка. В процессе записи переход к ней
осуществляется выбором команды Правка | Перейти
Ø Для перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+F5. Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+Home. Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End.
Ø Для выделения всего документа выберите команду Правка |
Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A.
Для начала записи макросов надо выбрать команду Макрос | Начать запись
меню Сервис.
Рис. 18. Диалоговое окно
Запись макроса
В окне диалога «Запись макроса» можно назначить создаваемому макросу
кнопку на панели инструментов, клавишную команду или команду меню. Эту
процедуру можно выполнить и после записи макроса.
Кроме того, в окне диалога «Запись макроса» можно установить для каких
документов или шаблонов будет доступен создаваемый макрос и ввести описание в
поле Описание (например, для каких целей предназначен макрос). И если не
вводить короткое описание макроса, то можно скоро запутаться в них.
Итак, начинается собственно запись макроса. В это время на экране
появляются панель инструментов «Запись», содержащая всего две кнопки —
Остановить запись (кнопка слева) и Пауза (справа). Яркая окраска
индикатора ЗАП в строке состояния свидетельствует о записи макроса.
Для запуска макроса можно
создать клавишное сочетание, команду меню или кнопку на панели инструментов.
Макросы можно удалить,
переименовывать и копировать. Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка,
команда меню или клавишная команда, запускающая его.
Для переименования и
копирования макроса используется команда Сервис | Макрос | Организатор.
Глава IV. Практическое применение
§14 . Анализ различных версий Microsoft Word
В данной работе рассмотрены средства автоматизации текстового процессора
Microsoft Word 2000, но являющиеся общими для всех версий этого приложения,
начиная с версии 7. Естественно, каждая версия имеет свои специфические
особенности, в более новых версиях функции получили свое развитие.
Версия Word 2000 была выбрана по следующим причинам. Во-первых, это один
из самых последних модификаций, не считая Word 2002, который не получил пока
широкого распространения (на момент написания курсовой работы источники
информации по ней практически отсутствовали). Во-вторых, рассмотрение
предыдущих версий не целесообразно в связи с их устареванием и более ранним
выходом из употребления. Однако это не обязывает пользователей применять
указанную версию в своей работе. Поэтому в настоящем параграфе будут
рассмотрены некоторые отличия разных версий Microsoft Word.
Одно из отличий состоит в том, что выше описанные команды имеют различное
расположение в меню приложения, а некоторые пункты меню обладают отличным от
указанного названием.
Например, чтобы поработать со словарем, в Word 7 и Word 97 надо воспользоваться командой Сервис |
Параметры вкладка Орфография, в версии же Word 2000 вкладка Орфография имеет
название Правописание.
Другим примером, может служить функция Автотекст. В Word 7 она
расположена в пункте меню Правка, в версии же Word 2000 ее можно найти в меню
Вставка, а также на одноименной вкладке команды Сервис | Автозамена.
Такое различие в версиях может привести к вопросам и ошибкам при
выполнении лабораторных работ в приложениях Microsoft Word версии, отличной от
указанной.
Другой специфической чертой является модификация инструментов в более
поздних версиях. Для работающих в этих приложениях пользователей это станет
положительной чертой, так как им достаточно разобраться в действии описанных
функций автоматизации. Для обладателей ранних версий это может стать камнем
преткновения, так как выполнение операций может потребовать дополнительных
знаний, а следовательно и использование дополнительной литературы по
рассматриваемому вопросу.
Например, для средства Автозамены в Word 2000 расширен словарь
неправильно написанных слов, кроме того, с целью сокращения числа возможных
ошибок для каждого языка ведется отдельный список, который выбирается
автоматически в соответствии с языковым форматированием текущего текстового
документа в момент выполнения команды.
При составлении оглавления в предыдущих версиях можно использовать только
заголовки, оформленные стандартными стилями, Word 2000 позволяет применять как
стандартные стили, так и стили, созданные пользователем.
Отметим еще одно отличие — новые версии имеют дополнительные функции
автоматизации. Хотя они не рассмотрены в данной работе, однако это не умаляет
их значимости. Весьма полезным средством многоязычной поддержки Word 2000
является автоматическое определение языка. При работе с документами программа
сама определяет, на каком языке пользователь вводит текст, устанавливает для
него соответствующий признак и использует нужные настройки при проверке
орфографии, грамматики, автозамены и т.д. Проверка производится после ввода или
изменения каждого предложения; если открывается документ, который ни разу не
подвергался данной операции, то проверяется каждое предложение.
Новой функцией в Word 2002 пакета Microsoft Office XP, является автоматическая верстка документа в виде брошюры,
которой так не хватало в предыдущих версиях. Брошюра представляет собой
документ формата А5, печатаемого на листах А4 так, чтобы потом листы могли быть
переплетены в книжку.
Кроме того, программа проверки правописания в новой вервии Word
одновременно является учебником грамматики русского языка.
Это основные отличительные особенности рассматриваемой версии Word 2000 и таких версий
как Word 7, Word 97, Word 2002.
§15 . Разработка методического пособия
По рассмотренной теме разработано методическое пособие. Оно предназначено
для студентов высших учебных заведений и учащихся средних учебных заведений с
углубленным изучением информатики. К последним учреждениям чаще всего относятся
специализированные школы, лицеи, колледжи и т.п.
Разработка данного пособия обусловлена практической целью. В последние
годы процесс информатизации охватил все общество. Компьютер можно встретить не
только в учреждениях города и деревни, но и во многих домах. Это влечет за
собой информатизацию всего учебного процесса. Особенно сильно она сказывается
на требовании учебных заведений представлять рефераты, курсовые, дипломные,
научные проекты в печатном виде. Конечно, программа общеобразовательного курса
информатики включает овладение навыками работы в текстовом процессоре. И этих
знаний может быть достаточно для написания работ. Но функции автоматизации, в
основном не рассматривающиеся в обычном курсе, помогут облегчить, ускорить и
эстетизировать выполнение многих операций.
Пособие включает восемь лабораторных заданий, каждое из которых
рассчитано на два часа учебного времени. Такой выбор деления основан на
нескольких причинах. Во-первых, каждая лабораторная работа представляет собой
самостоятельный этап. Более мелкое деление не позволит создать целостность и
законченность представления о проделанной работе. Во-вторых, это объясняется
назначением пособия. Так как оно предлагается студентам ВУЗов и учащимся школ с
углубленным изучением информатики (более чем 136 часов), продолжительность
одного занятия которых составляет два учебных часа.
Вместе с тем, несмотря на «законченность» каждой лабораторной работы, все
они взаимосвязаны. В последующих заданиях используются параметры, заданные в
предыдущем. Это имеет свои положительные и отрицательные стороны. К первым
относится то, что по завершении серии работ можно увидеть результат всех тех
преобразований, которые включались в данную тему. С другой стороны, практически
нельзя поменять порядок следования лабораторных работ, включиться в работу в
любой момент.
Данное пособие отражает не все возможности рассмотренных функций
автоматизации, но в них продемонстрированы те из них, которые имеют наибольшую
практическую значимость и используемость. Кроме того, лабораторная работа №6-7
является как бы завершающей цикл всех лабораторных работ. Она не только
позволяет познакомиться с новыми инструментами Microsoft Word и использует в
своем ходе результаты действий предыдущих работ, но и актуализирует навыки,
полученные на предыдущих занятиях и в курсе общей информатики.
Лабораторная работа №8 выделяется из общей картины практических работ и
не является обязательной. Хотя запись макроса не является сложной процедурой,
но необходимо выработать большой навык написания макрокоманд и знания
возможностей и структуры организации работы Microsoft Word, чтобы было возможно
использовать их не локально, а в любом из документов данного приложения
независимо от его особенностей. Кроме того, приобретенный умения не помогут
редактировать записанные операции, т.к. они написаны на языке Visual Basic, не рассматриваемом в данной теме.
Каждая лабораторная работа имеют строгую структуру:
1. Тема лабораторной работы.
2. Цель именно данного занятия.
3. Задание, конкретизирующее цель.
4. Ход работы
1) Начало работы.
2) Функция 1.
3) Функция 2.
4) …
5) Задания для самостоятельной работы.
6) Окончание работы.
5. Текст задания, используемый в данной работе.
Технология выполнения каждого задания представлена алгоритмом,
сопровождается пояснительными рисунками и таблицами, что облегчает процесс
выполнения работы за счет визуализации действия.
В конец пособия рекомендованы методические указания и список
дополнительной литературы для пользователя.
Данные лабораторные работы разработаны не с целью развивать навыки
скоропечатания, поэтому в последующих занятиях используется тексты, созданные
на предыдущих, а также задания для самостоятельной работы являются как бы
продолжением основного задания практической работы, т.е. они написаны в стиле
«…выполните аналогичные операции для таких-то объектов…».
Так как методическое пособие разработано с целью выработать умения
использования функций автоматизации, то для проверки обучаемых не было
разработано тестирующей или другой контролирующей программы. В этом качестве
может выступить задание о написании реферата по одной из тем предмета
Информатика со сдачей бумажной и электронной копий.
§16 . Апробация и анализ результатов
Представленное методическое пособие было апробировано в экономическом
лицее «Эколис» г. Набережные Челны среди 22 учащихся десятых классов.
В этом учебном заведении изучение информатики введется в течение пяти лет
по авторской программе. Для изучения предмета Информатика в данных классах
отводится 4 часа в неделю, что позволяет не только хорошо овладеть навыками,
определенными обязательным минимумом содержания среднего общего образования по
информатике, но и познакомить с дополнительными возможностями различных
приложений. Все это позволило апробировать методическое пособие по теме
«Автоматизация работы в Microsoft Word» при изучении темы «Издательское дело в
среде текстового процессора Microsoft Word».
В ходе проведения уроков выявлено:
Во-первых, у некоторых учащихся вызывает затруднения нахождение
месторасположения команд. Это объясняется тем, что, как уже было отмечено,
методическое пособие было разработано для версии Word 2000, тогда как в
компьютерном классе лицея установлен пакет программ Microsoft Office 97, где
некоторые функции имеют другие команды.
Во-вторых, особую сложность выполнения представляют такие пункты, как
«Создание оглавления» (процесс форматирования) и «Организация больших
документов» (из-за сложности структуры). Поэтому при проведении соответствующих
лабораторных работ следует уделить особое внимание этим вопросам.
В-третьих, при создании макросов следует предварительно тщательно
продумать порядок записи макроса и отработать его. В качестве творческого
задания можно попросить учащихся самостоятельно придумать и создать значок на
кнопку для макроса.
В остальном же проведение занятий по теме, определенной в настоящей
курсовой работе, не вызвали затруднений. Основные цели по выработке умений и
навыков использования возможностей автоматизации были достигнуты.
Результаты проведения исследования предоставлены в приложении.
Заключение
В данной курсовой работе были изучены функции автоматизации работы в
текстовом процессоре Microsoft Word. Среди них выделены функции автоматизации
ввода и редактирования (автотекст, автозамена, автоформат, проверка орфографии
и грамматики, автоматического определения языка), автоматизации форматирование
документа (стили, шаблоны, большие документы), автоматизации оформления
(нумерация страниц, оглавления и указатели, сноски, ссылки, гиперссылки,
названия объектов), макросы.
Подробно были исследованы только те из них, которые имеют практическую
значимость для студентов при написании различных проектов средствами текстового
процессора и не изучаются в общем курсе Информационные технологии или
Информатика. А именно, автотекст, автозамена, автоформат, создание словарей,
тезарус (подбор синонимов, антонимов, связанных слов), стили, шаблоны,
оглавления, сноски и ссылки, большие документы, макросы. Особую сложность для
изучения и усвоения здесь представляют последние два раздела: создание больших
документов (т.е. состоящих из нескольких вложенных, записанных в отдельных
файлах) и создание макросов (особенно редактирование).
Теоретическая часть знакомит с понятиями этих операций, их назначением,
основными возможностями и специфическими чертами. В ней не отражены команды,
используемые для вывода этих функций, но все функции сопровождены иллюстрациями
диалоговых окон и пояснениями к ним.
Таким образом, теоретический раздел может оказать реальную помощь
преподавателю при подготовке к занятиям по теме «Текстовый процессор Word» или
более узкой тематике «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Практическую часть условно можно разделить на два логических компонента.
Во-первых, это краткий сравнительный анализ (выделение основных отличий) работы
изучаемых функций автоматизации в различных версиях Microsoft Word, начиная с
7.0 и заканчивая XP. Здесь выделено
три основных типа отличий, тесно связанных между собой и зависящих от одних и
тех же причин). Точнее сказать, это разница в названиях команд, разница в их
возможностях и наконец, появление новых функций автоматизации в последних
версиях Microsoft Word.
Во-вторых, она включает разработку методического пособия по определенной
выше теме, содержащее серию лабораторных работ практического характера. В ней
представлена алгоритмы выполнения некоторых возможностей всех исследуемых
инструментальных средств автоматизации. Эта часть представляет наибольший
интерес и значимость, так как является главной целью данной работы. Ее малый
размер объясняется тем, что само методическое пособие не включено в содержание,
а вынесено в приложение в виде брошюры для удобства создания, проверки и
применения. В основную же часть введены рассмотрение структуры разработанного
пособия и результаты его апробации в реальных условиях учебного заведения (в
данном конкретном случае, среднего учебного заведения — лицея). По итогам
анализа проведенных уроков и уровня полученных знаний можно сделать вывод, что было
разработано довольно-таки полноценное и удобное пособие для изучения
поставленной темы.
Таким образом, все задачи данной курсовой работы выполнены. Можно
сказать, что ее цель достигнута, т.е. создано методическое пособие для
студентов и учащихся, позволяющее приобрести навыки использования некоторых
автоматизированных функций, которые в последствии можно применить при написании
научных и творческих работ средствами текстового процессора Microsoft Word.
Список использованной литературы
1. Берлинер
Э.М. Office 2000: 5 книг в 1: Самоучитель. — М.:
Бином, 2000.
2. Голубина
О. Индивидуальный подход: Новые возможности приложений Microsoft Office 2000 //
Бухгалтер и компьютер. — 2001, №2 (17). — с. 28-33.
3. Джойс
Д., Мун М. Microsoft Word 97: наглядно и конкретно. — М.: Изд. отдел «Русская
редакция» ТОО «Channel
Trading Ltd.», 1997.
4. Журин
А.А., Журина И.П. Word 7.0 для школьников. — М.: Аквариум, 1997.
5. Зайден
М. Ворд: Word 2000: Легко, наглядно, понятно, быстро. — М.: Лаборатория Базовых
Знаний, 1999.
6. Ильина
М.М. Работа в Word 7 на примерах. — М.: Восточная Книжная Компания, 1996.
7. Кулин
Роберт Н. Учимся мастерству. Microsoft Word для Windows 95. — М.: СК Пресс, 1997.
8. Орлов
А. Office XP. Интеллектуальный Word 2002 // Мир ПК. — 2001, №9. — с. 53.
9. Хэлворсон
М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. — СПб: Питер, 2001.
Приложения
Приложение I
Основные команды исследованных функций автоматизации
текстового процессора Microsoft Word 2000.
|
Операция |
Команда в меню |
Кнопка на панели инструментов |
Оперативная клавиша |
|
Функции ввода и редактирования |
|||
|
Автотекст |
Вставка | Автотекст |
Alt+F3 |
|
|
Автозамена |
Сервис | Автозамена |
||
|
Автоформат |
Формат | Автоформат |
||
|
Правописание |
Сервис | Правописание |
F7 |
|
|
Тезарус |
Сервис | Язык | Тезарус |
Shift+F7 |
|
|
Расстановка переносов |
Сервис | Язык | Расстановка переносов |
||
|
Словари |
Сервис | Параметры | Правописание | Cловари |
||
|
Функции форматирования |
|||
|
Стиль |
Формат | Стиль |
||
|
Библиотека стилей |
Формат | Тема | Библиотека стилей |
||
|
Загрузить другой шаблон |
Файл | Создать |
||
|
Создать шаблон |
Файл | Сохранить как |
||
|
Режим структуры |
Вид | Структура |
||
|
Функции оформления |
|||
|
Оглавление |
Вставка | Оглавления и указатели | Оглавление |
||
|
Сноски |
Вставка | Сноска |
||
|
Ссылки |
Вставка | Перекрестные ссылки |
||
|
Режим главного документа |
|||
|
Главный документ |
|||
|
Вставить вложенный документ |
|||
|
Создать вложенный документ |
|||
|
Макрос |
|||
|
Макрос |
Сервис | Макрос | Макросы |
Alt+F8 |
|
|
Создать макрос |
Макрос | Начать запись |
||
|
Создать кнопку для макроса |
Сервис | Настройка | Команды |
Приложение II
Результаты апробирования методического пособия в
экономическом лицее «Эколис»
|
Фамилия Имя |
№ лабораторной работы |
|||||||
|
10 А |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6-7 |
8 |
|
|
Галимова Венера |
||||||||
|
Галимов Роберт |
||||||||
|
Галаутдинов Артур |
||||||||
|
Калинин Денис |
||||||||
|
Любушкина Юля |
||||||||
|
Мольков Павел |
||||||||
|
Терентьева Ира |
||||||||
|
Трубачева Наташа |
||||||||
|
Хубулашвили Давид |
||||||||
|
Фаткулин Анвар |
||||||||
|
Якупов Рим |
||||||||
|
10 Б |
||||||||
|
Глушков Антон |
||||||||
|
Гильманшина Женя |
||||||||
|
Дурягина Юля |
||||||||
|
Зарипов Адель |
||||||||
|
Коваленко Костя |
||||||||
|
Косинов Артур |
||||||||
|
Кошкин Кирилл |
||||||||
|
Сусляева Катя |
||||||||
|
Шангараева Лиля |
||||||||
|
Сайфутдинов Ленар |
||||||||
|
Кривых Ира |
||||||||
Условные обозначения:
|
Задания не вызвали затруднений |
|
|
Задания вызвали небольшое затруднение |
|
|
Задания вызвали большие затруднения |
Эти результаты представлены в виде диаграммы
Министерство образования РФ
НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра математического анализа
Курсовая работа на тему
Автоматизация работы в Microsoft Word
Выполнил(а):
Студент(ка)
С.Б. Левакова
Набережные Челны
2002
Содержание
Глава I. Введение
Глава II. Автоматизация ввода и редактирования
§1 Автотекст
§2 Автозамена
§3 Автоформат
§4 Проверочные средства Microsoft Word
Глава III. Форматирование документа
§1 Использование стилей
§2 Шаблоны
§3. Структура документа
Глава IV. Оформление документа
§1. Оглавление
§2. Сноски
§3. Перекрестные ссылки
Глава V. Большие документы
§1. Главный документ
§2. Вложенные документы
§3. Оформление большого документа
Глава VI. Макросы
Глава VII. Практическое применение
§1. Анализ различных версий Microsoft Word
§2. Разработка методического пособия
§3 Апробация и анализ результатов
Заключение
Список использованной литературы
Приложения.
Приложение I
Приложение II
Приложение III
Введение
В современных условиях, когда процесс информатизации и компьютеризации все больше внедряется в сферу образования, учебные заведения требуют выполнения рефератов, научных работ, курсовых и дипломных проектов средствами компьютера. В связи с чем возникла проблема не только технического характера или вопрос овладения первичными навыками работы в текстовом процессоре, но проблема облегчения и ускорения выполнения технической стороны создания проекта. Поэтому была предложена тема курсовой работы «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Данная тема актуальна для тех людей, которые проводят много времени над созданием каких-то текстовых документов реферативного или творческого характера. Особенно, когда постоянно приходится отвлекаться на оформительскую сторону работы, требующую скорее времени и навыков работы в соответствующем приложении, чем творческих сил. В числе таких людей находятся прежде всего студенты.
Таким образом, объектом исследования становится текстовый процессор Microsoft Word пакета прикладных программ Microsoft Office. А соответственно, предметом изучения являются инструменты данного приложения, позволяющие автоматизировать процесс выполнения некоторых операций.
Цель курсовой работы: Исследовать функции автоматизации работы в Word и разработать методическое пособие «Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде серии лабораторных работ, позволяющих овладеть основными навыками использования этих функций в программе Microsoft Word.
Хотя в настоящее время издано и издается довольно много, учебников и статей в периодическом издании по данной теме, методическое пособие может стать ценным источником для преподавателей и студентов, благодаря тому, что в нем сконцентрирована специализированная практического характера.
Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи:
Изучить имеющуюся литературу по приложению Microsoft Word.
Выделить и исследовать основные функции автоматизации в данной программе.
Освоить те из них, которые явились новыми, и углубить знания по уже знакомым инструментальным средствам автоматизации в Word.
Создать методическое пособие по определенной выше тематике.
Апробировать его в условиях учебного заведения, сделать выводы, устранить недостатки.
Оформить процесс и результаты проделанной работы с использованием текстового процессора.
В содержании данной курсовой работы можно выделить теоретическую часть, дающую представление о выделенных функциях автоматизации их назначении, объясняющую специфические особенности и возможности, и практическую часть, которая содержит методическое пособие, его апробацию и результаты, а также выводы, сделанные в ходе анализа литературы и различных версий программ.
Структура настоящего проекта построена в соответствии с содержанием.
Защите подлежит разработанное методическое пособие по теме «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Глава I. Автоматизация ввода и редактирования
. Автотекст
Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.
В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.
В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое.
/>
Рис. 18. Диалоговое окно создания Автотекста
В полеИмя элемента отображается имя, предлагаемое по умолчанию Microsoft Word. Это имя можно оставить без изменения или ввести имя элемента, наиболее уместное с точки зрения пользователя. Длина имени ограничивается 32 символами, включая пробелы.
Можно сохранить в элементе автотекста часть фразы, тогда нужно вставить после нее пробел. В этом случае не придется добавлять пробел при вставке этой фразу в предложение. Если фраза является стандартной частью предложения, целесообразно добавить знаки пунктуации.
В случае необходимости в элемент автотекста можно внести изменения. Если какой-либо из элементов автотекста станет не нужен, его можно удалить. Существующий элемент автотекста можно заменить. Эти операции выполняются с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена.
Здесь можно Добавить новый элемент, Удалить ненужный, Вставить один из имеющихся.
. Автозамена
Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки (например, ввод «дял» вместо «для»). Дело в том, что при беглом печатании двумя руками иногда одна рука опережает другую, при этом, как правило, пользователь не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.
Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши CapsLock.
Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку. Особенно это удобно при вводе часто встречающихся иностранных слов. Например, при вводе «цшт» («цшт» — это «win», набранное на русской раскладке клавиатуры) Microsoft Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и приводит в виде «Windows». В этом случае не придется каждый раз изменять раскладку для ввода нужного слова.
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Автозамена
Окно диалога «Автозамена» представлено на Рис. 18. Ниже приведен список опции окна диалога «Автозамена»:
Опция
Назначение
Исправлять две прописные буквы в начале слова
При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную
Делать первые буквы предложения прописными
Делает первую букву каждого предложения прописной
Устранять последствия случайного нажатия CapsLock
Если случайно начали вводить текст с нажатой клавишей CapsLock,Microsoft Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные
Заменять при вводе
Автоматически исправляет текст в процессе ввода
Обычный текст
Заменяет введенный текст в любом формате на обычный
Форматированный текст
Заменяет обычный текст на форматированный
Заменить
Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию
На
—PAGE_BREAK—
Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в полеЗаменить
Это средство в некоторых случаях более удобно для вставки длинных слов, формул, рисунков по сравнению с автотекстом.
Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.
Microsoft Word позволяет манипулировать существующими элементами автозамены. Можно переименовать элемент автозамены, изменять его содержимое и удалять элементы, в которых отпала необходимость.
. Автоформат
Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word самостоятельно решает проблемы, связанные с форматированием. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.
Автоформатирование в процессе ввода, пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание документа. ( Рис. 18).
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:
К каждому абзацу применяется стиль
Удаляются лишние маркеры абзацев
Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев
Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня
Символы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака ã, â и ™
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Автоформат при вводе
КомандаАвтоформат осуществляет автоматическое форматирование под контролем пользователя. Можно просмотреть замены форматирования, предлагаемые Microsoft Word, оставляя те, которые устраивают, и отклоняя неудачные.
После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:
Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.
Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.
Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом поле.
Если не удовлетворительны замены, произведенные в процессе автоматического форматирования, можно самостоятельно заменить на более подходящие.
Если все внесенные автоформатом изменения не устраивают, можно выбрать третий вариант— Библиотека стилей1. Приступая к автоформатированию готового документа, рекомендуется создать копию документа. Копия позволит восстановить исходный документ наиболее простым образом, если параметры, установленные в результате автоматического форматирования не понравятся.
. Проверочные средства Microsoft Word
Вспомогательные словари
Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам является наличие средства проверки орфографии. Процесс проверки орфографии сводится к поиску слова в словаре. Microsoft Word имеет основной словарь и вспомогательные.
Для того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии, его нужно подключить. Это можно сделать с помощью вкладки «Правописание».
Одновременно может быть открыто не более десяти вспомогательных словарей. Однако чем больше открыто словарей одновременно, тем медленнее идет проверка. Поэтому для ускорения проверки, выберите только нужные в данный момент словари, а остальные закройте.
Для закрытия словарь достаточно снять соответствующий флажок. При проверке текста на иностранном языке указать язык словаря пользователя в полеЯзык.
В ходе проверки орфографии можно добавлять слова в словари пользователя.
Существующие словари могут содержать тысячи слов. Однако они не могут предусмотреть всех сфер деятельности человека. Для того чтобы Microsoft Word воспринимал нужные слова, их следует внести в пользовательский словарь.
Однако, чем больше словарь, тем дольше Microsoft Word будет производить проверку. Поэтому особенно увлекаться дополнением существующих словарей не стоит. К тому же Microsoft Word дает возможность создавать собственные словари по различным тематикам.
По умолчанию словарь будет сохранен в папке WindowsMsAppsProof. В случае необходимости можно указать другую папку, в которой Microsoft Word должен охранить словарь.
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Вспомогательные словари
Если для проверки орфографии не достаточно одного пользовательского словаря, можно подключить другие. Осуществляется этот процесс добавлением выбранного словаря в список используемых словарей. С помощью специальных кнопок в окне диалога «Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять вспомогательные словари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть открыто до десяти различных словарей.
Если нужный словарь отсутствует в списке, нужно выбрать другой диск или папку, где расположен нужный файл.
Если словарь уже больше не нужен, его можно удалить.
Microsoft Word предоставляет возможность редактирования пользовательского словаря. Необходимость в этом может возникнуть, если случайно было внесено в словарь ошибочно написанное слово.
Если при работе в Microsoft Word с любым из иностранных языков потребуется проверить орфографию на этом языке, нужно установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.
Подбор синонимов
С точки зрения читабельности документа важно, чтобы в рядом стоящих предложениях не повторялись одни и те же слова. В этом случае можно использовать командуТезаурус, подбирающую слово близкое по смыслу — синоним. Здесь, как и в случае проверки орфографии, Microsoft Word, использует словарь, но на этот раз словарь синонимов. Если слово, для которого нужно подобрать синоним, отсутствует в этом словаре, синоним подобран не будет. Кроме синонимов, эта функция позволяет подобрать антонимы и связанные (однокоренные) слова.
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Тезарус
Перенос слов
Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.
При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или вручную.
/>
Рис. 18. Автоматическая расстановка переносов
Если для какого-то фрагмента текста не нужно установки автоматического переноса слов, то для этого фрагмента режим можно отменить. Для этого достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формат и на вкладке Положение на странице установить флажок на Запрет автоматической расстановки переносов.
Недостатком автоматического переноса является то, что нельзя контролировать перенос слов. При подготовке важных моментов целесообразно проконтролировать выполнение переноса. Принудительный перенос позволяет осуществить контроль, предлагая на усмотрение пользователя варианты для переноса и предоставляя ему возможность самостоятельно решить, где именно будет выполнен перенос слова.
/>
Рис. 18. Принудительная расстановка переносов
В полеВариант отображается слово, в котором Microsoft Word предполагает выполнить перенос. С помощью дефисов предлагаются варианты возможного переноса, и наиболее рациональный, с точки зрения Microsoft Word, будет выделен вертикальной чертой. Можно выбрать устраивающий вариант, установив в нужном месте курсор.
Глава II. Подбор синонимов
. Использование стилей
Стиль — это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.
Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатировать каждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа, например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.
С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.
В Microsoft Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.
В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль «Нормальный». Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей. В случае необходимости можно изменить параметры нормального стиля.
Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению пользователя о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать различные стили для разных целей.
Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей не придется тратить время на
/>
форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.
Любой шаблон2, включая «Обычный», содержит предопределенные стили. Microsoft Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей:Нормальный, Заголовок1, Заголовок 2,Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем документе, представлены в спискеСтиль на панели инструментов «Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога «Стиль» при установке в полеСписок опцииВсех стилей.
продолжение
—PAGE_BREAK—
В ряде случаев Microsoft Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании командПримечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из менюВставка, а также |Сервис | Конверты и наклейки и Вид |Колонтитулы,
В таблице приведены встроенные стили, автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда команд:
Команда
Встроенный стиль
Команды меню Вставка
Номера страниц
«Номера страниц»
Примечание
«Текст примечания», «Знак примечания»
Оглавление и указатели
«Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели заголовков», «Заголовок ТС», «Таблица ссылок», «Список рисунков»
Сноска
«Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», «Знак концевой сноски»
Название
«Название»
Команды меню Вид
Структура Колонтитулы
«Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул»
Другие команды
Файл | Параметры
страницы, вкладка «Макет»
Сервис| Конверты и наклейки
«Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес»
Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно диалога «Стиль».
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Стиль
В поле «Образец абзаца» появится фрагмент документа с установленным стилем в уменьшенном виде, а поле «Образец символов» — пример выбранного стиля в применении символов к одному слову предложения. В нижнем разделе «Описание» отображается описание параметров форматирования используемого стиля.
Назначение окна диалога «Стиль» значительно шире, чем просто установить выбранный стиль. С его помощью можно изменять существующие стили, создавать новые стили, удалять ставшие ненужными пользовательские стили, копировать требуемые стили из одного шаблона в другой.
ПолеСтиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль. При изменении стиля это поле является недоступным.
ПолеОписание содержит параметры форматирования стиля, выбранного для изменения.
В полеОснован на стиле указан стиль, на котором основан изменяемый стиль. В случае необходимости можно изменить базовый стиль.
В полеСтиль следующего абзаца указан стиль, который установлен для следующего абзаца.
Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля ему нужно присвоить новое имя. Наиболее просто создавать стиль, основываясь на одном из существующих стилей.
Для создания нового стиля предназначено окно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 18.
/>
Рис. 18. Создание стиля
Если не нужно, чтобы на какой-либо из стилей влияли изменения параметров базового стиля или замена базового, то при создании такого стиля следует выбрать из спискаОснован на стиле значениеНет.
Кнопка «Клавиша» предназначена для назначения клавишных команд создаваемым или уже существующим стилям. Можно самостоятельно назначить клавишные команды для наиболее часто используемых вами стилей.
В случае необходимости можно удалить ставшие ненужными пользовательские стили. Если удалить стиль, который использован для оформления текста, Microsoft Word применит к соответствующим фрагментам параметры базового стиля.
Можно удалить только пользовательские стили. Удалить встроенный стиль невозможно. При выборе одного из встроенных стилей, кнопка Удалить становится недоступной.
Если требуется удалить сразу несколько стилей, необходимо воспользоваться окном диалога «Организатор».
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Организатор стилей
Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах, основанных на конкретном шаблоне3.
Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать.
Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.
Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий шаблон, следует нажатьОК, в результате чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно скопировать стили любых шаблонов.
/>
Рис. 18. Библиотека стилей
.Шаблоны
Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете шаблон этой формы.
Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. В состав шаблона входят:
Форматы текста (стили)
Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)
Специальные панели инструментов
Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню
Элементы автотекста
Макросы
Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их
По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который был сделан шаблоном.
Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены следующие приоритеты:
Специальный шаблон имеет приоритет над общим
Документ имеет приоритет над специальным шаблоном
То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».
Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.
Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном шаблоне:
Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа и т.д.
Поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»
Стили
Макросы
Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста
Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш
Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.
По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.
Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные специальные команды и новые функции.
Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word, необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.
Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того, загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в нескольких документах.
Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.
Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа создания шаблона:
Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона
Создать документ, основанный изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона
продолжение
—PAGE_BREAK—
Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.
Процедура внесения изменений в шаблон через документ была уже описана в 5 данной главы, «Использование стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут создаваться в дальнейшем на его основе.
. Структура документа
Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один уровень текста.
Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе над документом:
Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для быстрого просмотра больших документов
Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и разворачивая отдельные разделы
Режим структуры удобно использовать для редактирования. Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно перемещать вместе со связанным с ними текстом
Структура документа может использоваться для создания нумерованных заголовков
Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие особенности:
На месте линейки расположена панель «Структура»
Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы, соответствующие их уровню
Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус
Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра заголовков:
Просмотр всех уровней заголовков без текста
Просмотр всех уровней с первой строкой текста
Просмотр отельных уровней
Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до следующего уровня или до уровня текста.
/>
Рис. 18. Панель инструментов Структура
Характерная для режима структуры панель инструментов «Структура» позволяет осуществлять преобразование структуры документа.
В режиме структуры рядом с заголовками расположены знаки плюс или минус. Знак плюс (+) означает, что с заголовком связаны заголовки более низкого уровня и простой текст. Знак минус (-) означает, что у этого заголовка нет подзаголовков и текста.
Формат заголовков каждого уровня определяется стилями. Первому уровню заголовка соответствует стиль Заголовок 1, второму уровню — Заголовок 2, и так далее до заголовка 9. Собственно тексту соответствует нормальный стиль. Стили заголовков и нормальный стиль являются предопределенными стилями, но с помощью окна диалога «Стиль» можно переопределить любой из стандартных стилей.
Конечно, структурировать документ можно и в обычном режиме или в режиме разметки страницы. Обычно так и поступают при работе с документом: вводят текст и назначают заголовкам определенные уровни. Однако, переключившись в режим структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибку в назначении заголовку того или иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовка с помощью кнопок панели инструментов «Структура», можно легко изменить уровень на соответствующий его содержанию.
Поэтому, для создания заголовков различного уровня удобно применять режим структуры документа.
Работа со свернутой до определенного уровня заголовков структурой упрощает следующие процедуры:
Просмотр примерного содержания большого документа
Перемещение в требуемый раздел большого документа
Перемещение любого фрагмента документа, свернутого до заголовка определенного уровня, вместе со связанным с ним текстом
Создание нумерованных заголовков
При свертывании документа исчезает текст, остаются только заголовки указанных уровней. Для изменения уровня отображаемых заголовков используются кнопкиЗаголовки 1 – 8 панели инструментов «Структура».
КнопкиСвернуть и Развернуть работают только применительно к выделенному фрагменту или заголовку, в котором установлен курсор.
Для того чтобы полностью свернуть/развернуть весь документ, нужно нажать кнопкуВсе. Если при этом будет выделен один из заголовков или фрагментов, в результате нажатия кнопкиВсе весь документ будет свернут полностью.
Можно установить режим просмотра свернутого документа с несколькими развернутыми строками после каждого заголовка. Для вывода на экран заголовков всех уровней и первой строки каждого раздела нажать кнопкуВсе, чтобы документ снова был развернут, а затем нажать расположенную рядом кнопкуПоказать первую строку.
При работе в режиме структуры можно достаточно просто перемещать как отдельные фрагменты текста, так и озаглавленные разделы. Для этих целей используются кнопкиПереместить вверх и Переместить вниз.
Для перемещения фрагмента текста, его даже не нужно выделять, достаточно установить в нем курсор и нажать кнопку, соответственно перемещение вверх или вниз, соответственно. Фрагмент переместится на один абзац. Если требуется переместить целый раздел, достаточно свернуть документ любым из описанных выше способов (например, нажатием кнопкиВсе), установить в нем курсор и нажать соответствующую кнопку для перемещения вверх или вниз. Заголовок вместе со связанным с ним текстом переместится в выбранном направлении. Перемещение заголовков осуществляется аналогичным образом, то есть при каждом нажатии на кнопкуПереместить вверх илиПереместить вниз заголовок перемещается на одну позицию в структуре документа. Существует другой способ перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.
Глава II. Оформление документов
. Оглавление
Оглавление документа — это список заголовков указанных уровней с соответствующими номерами страниц.
/>
Рис. 18. Оглавление документа
Фактически оглавление представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов. В левом столбце отображаются заголовки разделов, в правом — номера страниц. При составлении оглавления Microsoft Word позволяет использовать как стандартные, так и нестандартные стили заголовков документа.
Наиболее простой способ подготовки документа к сборке оглавлениязаключается в том, чтобы использовать стандартные стили заголовков. Стандартные заголовки включают текст «Заголовок» и уровень (от 1 до 9).
Перед тем как приступать непосредственно к созданию оглавления, необходимо установить для заголовков стандартные стили. Разумеется, это относится к тем заголовкам, которые предполагается включить в оглавление.
Кроме того, можно установить требуемые стили при вводе текста документа. Убедившись в том, что заголовки, которые следует включить в оглавление, имеют соответствующие стили, можно переходить непосредственно к созданию оглавления.
/>
Рис. 18. Установка параметров оглавления
При работаете с многоуровневым документом необходимо находиться в главном документе.4
. Сноски
Сноски и концевые сноски применяются для объяснений, комментариев или организации ссылок на первоисточники в документе. В одном и том же документе можно одновременно использовать как сноски, так и концевые сноски, (например, сноски применять для подробных комментариев, а концевые сноски — для ссылок на первоисточники).
Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под чертой, отделяющей их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце документа.
Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и соответствующего ему текста сноски. Поэтому вставка сносок выполняется в два этапа:
Обозначается место, к которому относится сноска. В этом месте устанавливается маркер сноски (как правило — это просто порядковый номер сноски)
Вводится текст сноски
/>
Рис. 18. Создание сноски
Можно использовать автоматическую нумерацию сносок или создавать собственные маркеры сносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок изменяются всякий раз при вставке, удалении или перемещении текста сноски.
При вставке сноски можно настроить по своему усмотрению маркеры сносок, а также выбрать тип разделительной линии и формат нумерации сносок.
При вводе текста сносок объем текста на странице и количество страниц в документе регулируются автоматически.
Можно задать собственный символ для маркера сноски. Для этого выбрать переключательДругая и ввести в поле требуемый маркер. В качестве альтернативного способа нажать кнопкуСимвол и выбрать символ (например, *), после чего нажать кнопку ОК. Созданные таким образом маркеры сносок невозможно обновить или перенумеровать.
Для того чтобы быстро перейти от текста сноски к соответствующему маркеру сноски в документе, нужно дважды нажать на маркере сноски слева от текста сноски. Курсор переместится обратно в окно документа к соответствующему маркеру сноски. В обычном режиме просмотра окно сносок закроется автоматически.
При работе со сносками можно использовать все средства редактирования и форматирования текста Microsoft Word) (команды, панели инструментов и т.д.).
Текст сносок отделяется от основного текста документа короткой горизонтальной чертой — разделителем сносок. По умолчанию длина разделителя равна 5 см. Если сноска продолжается на следующей странице, основной текст документа отделяется от продолжения сноски более длинной линией, называемойразделителем продолженной сноски. По умолчанию разделитель продолженной сноски имеет длину от левого до правого поля. Его можно удалить или изменить, добавляя рамки, текст или графические объекты. Кроме того, можно использовать разные виды разделителей для сносок и концевых сносок.
. Перекрестные ссылки
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п.
При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки одновременно.
Чтобы обновить определенное название или перекрестную ссылку, нужно выделить ее. Чтобы обновить все названия и перекрестные ссылки, нужно выделить весь документ. Затем щелкнув выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Обновить поле, можно увидеть, что ссылки изменились в соответствии с изменением объектов.
Перекрестные ссылки удобно использовать при создании различных сносок.
Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ5.
В списке Тип ссылки выбрать тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок главы.
продолжение
—PAGE_BREAK—
В списке Вставить ссылку на выбрать данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.
В списке Для какого/какой выбрать элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.
/>
Рис. 18. Вставка перекрестной ссылки
Для организации перехода к элементу ссылки установите флажок Вставить как гиперссылку.
Если доступен флажок Добавить слово «выше» или «ниже», то, установив его, можно добавить сведения об относительном положении элемента ссылки.
Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, достаточно внести необходимые изменения непосредственно в документе.
Если же необходимо изменить объект ссылки, нужно выделить перекрестную ссылку (но не вступительный текст), например Рисунок 1, и вызвать команду Вставка | Перекрестная ссылка.
ГлаваII. Большие документы
. Главный документ
При работе с большими документами, публикациями, проектами, состоящими из многих глав, часто возникают разного рода сложности, особенно при подготовке такого документа группой исполнителей. Поэтому вопрос о работе с большими документами отнюдь не праздный. В Microsoft Word предусмотрено специальное средство для работы над большими документами — Главный документ.
С помощью главного документа можно легко работать вместе с соавторами, когда каждый из авторов отвечает за свою часть работы. Причем, можно знакомить соавторов со своей частью работы и ознакомиться с их главами, но внести изменения в чужие главы нельзя без соответствующих установок авторов. Это средство позволяет соблюдать единый стиль оформления в большом документе, части которого готовятся разными людьми. Работая таким образом, можно избежать повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.
Кроме того, средство Главный документ может оказаться полезным и в индивидуальной работе. Оно поможет придерживаться заранее установленного плана, который, конечно, можно изменить в процессе работы. Удобство состоит и в том, что, работая с отдельными частями, главами, можно распечатать каждую главу отдельно, но при этом так же легко можете получить документ целиком. Но самое ощутимое удобство — это возможность создания сквозных списков: нумерации страниц, перекрестных ссылок и указателей.
Итак, средство Главный документ предназначено для облегчения работы над большими документами, публикациями, состоящими из нескольких или многих частей (глав). С его помощью можно работать как со всем большим документом, так и с отдельными его частями.
Главный документ в режиме структуры имеет специальную панель главного документа, которой удобно использовать для создания или добавления частей или для изменения структуры документа.
/>
Рис. 18. Панель Главный документ
С помощью средства Главный документ можно осуществить:
Быстрый поиск и перемещение к любой части документа
Изменение структуры документа с помощью перемещения заголовков
Просмотр последних изменений в документе без необходимости открывать отдельные его части
Создание сквозных перекрестных ссылок по всему документу
Компилирование указателя, оглавления и прочих подобных списков по всему документу целиком
Печать документа целиком, без необходимости открыватьи перестраивать каждый раз отдельные файлы документов.
При работе в режиме главного документа каждая глава большого документа представляет собой главный документ или вложенный документ. Любой документ может быть либо главным, либо вложенным в него. Каждый вложенный документ храниться в отдельном файле. В него можно вносить изменения, которые после сохранения автоматически переносятся в последнюю версию главного документа. Вложенный документ можно разбить на несколько частей, объединить их, перемещать содержимое вложенных документов между собой, внутри главного документа, выделять часть, создавая новый вложенный документ.
Для работы в режиме главного документа можно создать и использовать шаблоны, определять стили и применять их к различным частям главного и вложенных документов. Можно оформить главный документ точно так же, как и любой другой документ, то есть используя все средства форматирования.
Создавать главный документ можно двумя способами:
Можно организовать главный документ «с нуля»
Можно создать главный документ из уже существующего документа.
Принимаясь за создание главного документа, нужно тщательно продумать структуру документа и содержание его частей.
. Вложенные документы
Для добавления вложенных других файлов нужно нажать кнопкуСоздать вложенный документ на панели инструментов «Главный документ».
Каждый вложенный документ будет заключен в отдельное окно со значком вложенного документа в верхнем левом углу окна.
Каждый вложенный документ будет записан в отдельный файл. Для назначения имен вложенным документам Microsoft Word использует первые символы заголовка вложенного документа.
Для открытия вложенного документа установить указатель мыши на значок вложенного документа. Дважды нажать кнопку мыши.
Если теперь добавить дополнительный вложенный документ в созданный главный, то возможно два варианта:
Создание пустого вложенного документа с дальнейшим его заполнением
Вставка существующего документа для преобразования его во вложенный
Создав ряд вложенных документов, можно произвести с ними следующие действия:
Перемещение и копирование
Объединение нескольких вложенных документов в один
Разбиение одного вложенного документа на несколько
Удаление вложенного документа
Оформление вложенных документов
Однако при этом следует учесть, что некоторые действия с вложенными документами можно производить только из главного документа.
Для перемещения, переименования, удаления вложенных документов ни в коем случае нельзя прибегать к средствам Microsoft Word (Проводник, средства окна диалога «Открытие файла») и командам MS-DOS, в противном случае связь между главным документом и вложенными документами будет нарушена.
С вложенным документом можно работать как из главного документа, так и автономно.
При работе с вложенным документом внутри главного нет необходимости запоминать название и местонахождение вложенного документа и следить за соответствием его стилевого оформления.
При открытии вложенного документа из главного документа (двойным нажатием мышью на пиктограмме требуемого вложенного документа), он появляется в отдельном окне. С ним можно работать, редактировать и сохранять точно так же, как и любые другие документы.
После завершения работы нужно сохранить вложенный документ. Изменения, внесенные во вложенный документ, обновляются автоматически в главном документе.
Структуру главного документа можно изменить, перемещая внутри него вложенные документы или заголовки. Изменение структуры вложенных документов аналогично работе с заголовками в режиме структуры документа.
Необходимость в разбиении вложенного документа на части возникает в случае, если вложенный документ сильно разросся в процессе работы, или если возникла необходимость работы разных авторов над его частями.
Разбиение вложенного документа на части можно производить только внутри главного документа, иначе информация о появившихся новых вложенных документах будет утеряна. При этом создается новый вложенный документ, которому назначается имя, основанное на первых символах заголовка нового вложенного документа.
Если возникает необходимость упростить структуру главного документа, можно объединить несколько вложенных документов.
Если возникает необходимость сократить объем документа, то можно удалить главного документа все лишние вложенные документы вместе с их содержимым. В то же время можно изменять структуру главного документа, помещая вложенные документы в качестве части главного документа. Этот процесс тоже будет считаться удалением вложенного документа, так как он перестанет существовать как самостоятельный файл.
. Оформление большого документа
Шаблон главного документа имеет приоритет над шаблонами вложенных документов. Благодаря этому свойству соблюдается единообразие стилей.
При создании главного документа Microsoft Word всегда использует шаблон «Обычный». Если вам потребуется применить специальный шаблон, он может использоваться только при автономном открытии файла вложенного документа.
Каждый вложенный документ внутри главного документа является самостоятельным разделом, в оформление которого входят такие компоненты, как колонтитулы, размер текстовой области, размер и ориентация страниц, способ и вид нумерации страниц. Можно установить уникальное оформление для каждого вложенного документа и вставить дополнительные разделы. Для оформления в одном стиле вложенных документов нужно делать установки этих элементов оформления в главном документе. Для оформления вложенного документа в уникальном стиле можно устанавливать параметры оформления этого элемента, используя способ автономного открытия вложенного документа из окна диалога «Открытие документа».
Параметры оформления раздела для вложенного документа при помещении его в главный документ не изменяются.
Единственный способ поддерживать актуальные перекрестные ссылки, расположенные в разных документах — это использование главного документа. Это средство объединяет информацию, разнесенную по разным документам, и дает возможность автоматически создавать сквозные перекрестные ссылки по всем вложенным документам, входящим в состав главного документа.6
Оглавление, собираемое внутри главного документа, строится по уровням заголовков каждого вложенного документа. Для формирования оглавления нет необходимости объединять отдельные документы в один или использовать поля оглавления для передачи информации.7
Глава III. Макросы
Поработав некоторое время в Microsoft Word, обнаруживаешь, что большую часть времени приходится тратить на одни и те же стандартные процедуры (создание нового документа, вставка рисунков, таблиц и т.д.). Даже при открытии документа, с которым уже работали, обычно уходит время на поиск места, где остановились. Таких действий можно перечислить множество. И все их можно автоматизировать, и присвоить каждому из них клавишную команду или кнопку. Это можно сделать с помощью макросов.
Макросы Microsoft Word для Windows записываются с помощью языка Visual Basic. Для записи макроса не обязательно знать этот язык. Достаточно правильно организовать запись операции.
Прежде чем приступать к записи макроса целесообразно познакомиться с порядком действий. Это избавит от необходимости повторной переписи макроса.
Выполнить процедуру, записываемую в макрос, установить порядок следования команд.
Открыть документ, для которого создается макрос. Если создается макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть основан на обычном шаблоне.
Привести документ в то состояние, в котором обычно начинают вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.
Определить удобный способ выделения текста и перемещения по нему в процессе записи макроса.
В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С помощью мыши можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и выделять его части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с помощью команд и клавиатуры.
Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения по документу и выделения его частей при записи макроса:
Перед записью можно пометить рабочую область закладкой с помощью командыПравка | Закладка. В процессе записи переход к ней осуществляется выбором командыПравка | Перейти
Для перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+F5. Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+Home. Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End.
Для выделения всего документа выберите командуПравка | Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A.
продолжение
—PAGE_BREAK—
Для начала записи макросов надо выбрать команду Макрос | Начать запись меню Сервис.
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Запись макроса
В окне диалога «Запись макроса» можно назначить создаваемому макросу кнопку на панели инструментов, клавишную команду или команду меню. Эту процедуру можно выполнить и после записи макроса.
Кроме того, в окне диалога «Запись макроса» можно установить для каких документов или шаблонов будет доступен создаваемый макрос и ввести описание в полеОписание (например, для каких целей предназначен макрос). И если не вводить короткое описание макроса, то можно скоро запутаться в них.
Итак, начинается собственно запись макроса. В это время на экране появляются панель инструментов «Запись», содержащая всего две кнопки —Остановить запись (кнопка слева) иПауза (справа). Яркая окраска индикатораЗАП в строке состояния свидетельствует о записи макроса.
/>
Для запуска макроса можно создать клавишное сочетание, команду меню или кнопку на панели инструментов.
Макросы можно удалить, переименовывать и копировать. Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка, команда меню или клавишная команда, запускающая его.
Для переименования и копирования макроса используется командаСервис | Макрос | Организатор.
Глава IV. Практическое применение
. Анализ различных версий Microsoft Word
В данной работе рассмотрены средства автоматизации текстового процессора Microsoft Word 2000, но являющиеся общими для всех версий этого приложения, начиная с версии 7. Естественно, каждая версия имеет свои специфические особенности, в более новых версиях функции получили свое развитие.
Версия Word 2000 была выбрана по следующим причинам. Во-первых, это один из самых последних модификаций, не считая Word 2002, который не получил пока широкого распространения (на момент написания курсовой работы источники информации по ней практически отсутствовали). Во-вторых, рассмотрение предыдущих версий не целесообразно в связи с их устареванием и более ранним выходом из употребления. Однако это не обязывает пользователей применять указанную версию в своей работе. Поэтому в настоящем параграфе будут рассмотрены некоторые отличия разных версий Microsoft Word.
Одно из отличий состоит в том, что выше описанные команды имеют различное расположение в меню приложения, а некоторые пункты меню обладают отличным от указанного названием.
Например, чтобы поработать со словарем, в Word 7 и Word 97 надо воспользоваться командой Сервис | Параметры вкладка Орфография, в версии же Word 2000 вкладка Орфография имеет название Правописание.
Другим примером, может служить функция Автотекст. В Word 7 она расположена в пункте меню Правка, в версии же Word 2000 ее можно найти в меню Вставка, а также на одноименной вкладке команды Сервис | Автозамена.
Такое различие в версиях может привести к вопросам и ошибкам при выполнении лабораторных работ8 в приложениях Microsoft Word версии, отличной от указанной.
Другой специфической чертой является модификация инструментов в более поздних версиях. Для работающих в этих приложениях пользователей это станет положительной чертой, так как им достаточно разобраться в действии описанных функций автоматизации. Для обладателей ранних версий это может стать камнем преткновения, так как выполнение операций может потребовать дополнительных знаний, а следовательно и использование дополнительной литературы по рассматриваемому вопросу.
Например, для средства Автозамены в Word 2000 расширен словарь неправильно написанных слов, кроме того, с целью сокращения числа возможных ошибок для каждого языка ведется отдельный список, который выбирается автоматически в соответствии с языковым форматированием текущего текстового документа в момент выполнения команды.
При составлении оглавления в предыдущих версиях можно использовать только заголовки, оформленные стандартными стилями, Word 2000 позволяет применять как стандартные стили, так и стили, созданные пользователем.
Отметим еще одно отличие — новые версии имеют дополнительные функции автоматизации. Хотя они не рассмотрены в данной работе, однако это не умаляет их значимости. Весьма полезным средством многоязычной поддержки Word 2000 является автоматическое определение языка. При работе с документами программа сама определяет, на каком языке пользователь вводит текст, устанавливает для него соответствующий признак и использует нужные настройки при проверке орфографии, грамматики, автозамены и т.д. Проверка производится после ввода или изменения каждого предложения; если открывается документ, который ни разу не подвергался данной операции, то проверяется каждое предложение.
Новой функцией в Word 2002 пакета Microsoft Office XP, является автоматическая верстка документа в виде брошюры, которой так не хватало в предыдущих версиях. Брошюра представляет собой документ формата А5, печатаемого на листах А4 так, чтобы потом листы могли быть переплетены в книжку.
Кроме того, программа проверки правописания в новой вервии Word одновременно является учебником грамматики русского языка.
Это основные отличительные особенностирассматриваемой версии Word 2000 и таких версий как Word 7, Word 97, Word 2002.
. Разработка методического пособия
По рассмотренной теме разработано методическое пособие9. Оно предназначено для студентов высших учебных заведений и учащихся средних учебных заведений с углубленным изучением информатики. К последним учреждениям чаще всего относятся специализированные школы, лицеи, колледжи и т.п.
Разработка данного пособия обусловлена практической целью. В последние годы процесс информатизации охватил все общество. Компьютер можно встретить не только в учреждениях города и деревни, но и во многих домах. Это влечет за собой информатизацию всего учебного процесса. Особенно сильно она сказывается на требовании учебных заведений представлять рефераты, курсовые, дипломные, научные проекты в печатном виде. Конечно, программа общеобразовательного курса информатики включает овладение навыками работы в текстовом процессоре. И этих знаний может быть достаточно для написания работ. Но функции автоматизации, в основном не рассматривающиеся в обычном курсе, помогут облегчить, ускорить и эстетизировать выполнение многих операций.
Пособие включает восемь лабораторных заданий, каждое из которых рассчитано на два часа учебного времени. Такой выбор деления основан на нескольких причинах. Во-первых, каждая лабораторная работа представляет собой самостоятельный этап. Более мелкое деление не позволит создать целостность и законченность представления о проделанной работе. Во-вторых, это объясняется назначением пособия. Так как оно предлагается студентам ВУЗов и учащимся школ с углубленным изучением информатики (более чем 136 часов), продолжительность одного занятия которых составляет два учебных часа.
Вместе с тем, несмотря на «законченность» каждой лабораторной работы, все они взаимосвязаны. В последующих заданиях используются параметры, заданные в предыдущем. Это имеет свои положительные и отрицательные стороны. К первым относится то, что по завершении серии работ можно увидеть результат всех тех преобразований, которые включались в данную тему. С другой стороны, практически нельзя поменять порядок следования лабораторных работ, включиться в работу в любой момент.
Данное пособие отражает не все возможности рассмотренных функций автоматизации, но в них продемонстрированы те из них, которые имеют наибольшую практическую значимость и используемость. Кроме того, лабораторная работа №6-7 является как бы завершающей цикл всех лабораторных работ. Она не только позволяет познакомиться с новыми инструментами Microsoft Word и использует в своем ходе результаты действий предыдущих работ, но и актуализирует навыки, полученные на предыдущих занятиях и в курсе общей информатики.
Лабораторная работа №8 выделяется из общей картины практических работ и не является обязательной. Хотя запись макроса не является сложной процедурой, но необходимо выработать большой навык написания макрокоманд и знания возможностей и структуры организации работы Microsoft Word, чтобы было возможно использовать их не локально, а в любом из документов данного приложения независимо от его особенностей. Кроме того, приобретенный умения не помогут редактировать записанные операции, т.к. они написаны на языке Visual Basic, не рассматриваемом в данной теме.
Каждая лабораторная работа имеют строгую структуру:
Тема лабораторной работы.
Цель именно данного занятия.
Задание, конкретизирующее цель.
Ход работы
Начало работы.
Функция 1.
Функция 2.
…
Задания для самостоятельной работы.
Окончание работы.
Текст задания, используемый в данной работе.
Технология выполнения каждого задания представлена алгоритмом, сопровождается пояснительными рисунками и таблицами, что облегчает процесс выполнения работы за счет визуализации действия.
В конец пособия рекомендованы методическиеуказания и список дополнительной литературы для пользователя.
Данные лабораторные работы разработаны не с целью развивать навыки скоропечатания, поэтому в последующих занятиях используется тексты, созданные на предыдущих, а также задания для самостоятельной работы являются как бы продолжением основного задания практической работы, т.е. они написаны в стиле «…выполните аналогичные операции для таких-то объектов…».
Так как методическое пособие разработано с целью выработать умения использования функций автоматизации, то для проверки обучаемых не было разработано тестирующей или другой контролирующей программы. В этом качестве может выступить задание о написании реферата по одной из тем предмета Информатика со сдачей бумажной и электронной копий.
. Апробация и анализ результатов
Представленное методическое пособие было апробировано в экономическом лицее «Эколис» г. Набережные Челны среди 22 учащихся десятых классов.
В этом учебном заведении изучение информатики введется в течение пяти лет по авторской программе. Для изучения предмета Информатика в данных классах отводится 4 часа в неделю, что позволяет не только хорошо овладеть навыками, определенными обязательным минимумом содержания среднего общего образования по информатике, но и познакомить с дополнительными возможностями различных приложений. Все это позволило апробировать методическое пособие по теме «Автоматизация работы в Microsoft Word» при изучении темы «Издательское дело в среде текстового процессора Microsoft Word».
В ходе проведения уроков выявлено:
Во-первых, у некоторых учащихся вызывает затруднения нахождение месторасположения команд. Это объясняется тем, что, как уже было отмечено, методическое пособие было разработано для версии Word 2000, тогда как в компьютерном классе лицея установлен пакет программ Microsoft Office 97, где некоторые функции имеют другие команды.10
Во-вторых, особую сложность выполнения представляют такие пункты, как «Создание оглавления» (процесс форматирования) и «Организация больших документов» (из-за сложности структуры). Поэтому при проведении соответствующих лабораторных работ следует уделить особое внимание этим вопросам.
В-третьих, при создании макросов следует предварительно тщательно продумать порядок записи макроса и отработать его. В качестве творческого задания можно попросить учащихся самостоятельно придумать и создать значок на кнопку для макроса.
В остальном же проведение занятий по теме, определенной в настоящей курсовой работе, не вызвали затруднений. Основные цели по выработке умений и навыков использования возможностей автоматизации были достигнуты.
Результаты проведения исследования предоставлены в приложении.
Заключение
В данной курсовой работе были изучены функции автоматизации работы в текстовом процессоре Microsoft Word. Среди них выделены функции автоматизации ввода и редактирования (автотекст, автозамена, автоформат, проверка орфографии и грамматики, автоматического определения языка), автоматизации форматирование документа (стили, шаблоны, большие документы), автоматизации оформления (нумерация страниц, оглавления и указатели, сноски, ссылки, гиперссылки, названия объектов), макросы.
Подробно были исследованы только те из них, которые имеют практическую значимость для студентов при написании различных проектов средствами текстового процессора и не изучаются в общем курсе Информационные технологии или Информатика. А именно, автотекст, автозамена, автоформат, создание словарей, тезарус (подбор синонимов, антонимов, связанных слов), стили, шаблоны, оглавления, сноски и ссылки, большие документы, макросы. Особую сложность для изучения и усвоения здесь представляют последние два раздела: создание больших документов (т.е. состоящих из нескольких вложенных, записанных в отдельных файлах) и создание макросов (особенно редактирование).
продолжение
—PAGE_BREAK—
Теоретическая часть знакомит с понятиями этих операций, их назначением, основными возможностями и специфическими чертами. В ней не отражены команды, используемые для вывода этих функций, но все функции сопровождены иллюстрациями диалоговых окон и пояснениями к ним.
Таким образом, теоретический раздел может оказать реальную помощь преподавателю при подготовке к занятиям по теме «Текстовый процессор Word» или более узкой тематике «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Практическую часть условно можно разделить на два логических компонента. Во-первых, это краткий сравнительный анализ (выделение основных отличий) работы изучаемых функций автоматизации в различных версиях Microsoft Word, начиная с 7.0 и заканчивая XP. Здесь выделено три основных типа отличий, тесно связанных между собой и зависящих от одних и тех же причин). Точнее сказать, это разница в названиях команд, разница в их возможностях и наконец, появление новых функций автоматизации в последних версиях Microsoft Word.
Во-вторых, она включает разработку методического пособия по определенной выше теме, содержащее серию лабораторных работ практического характера. В ней представлена алгоритмы выполнения некоторых возможностей всех исследуемых инструментальных средств автоматизации. Эта часть представляет наибольший интерес и значимость, так как является главной целью данной работы. Ее малый размер объясняется тем, что само методическое пособие не включено в содержание, а вынесено в приложение в виде брошюры для удобства создания, проверки и применения. В основную же часть введены рассмотрение структуры разработанного пособия и результаты его апробации в реальных условиях учебного заведения (в данном конкретном случае, среднего учебного заведения — лицея). По итогам анализа проведенных уроков и уровня полученных знаний можно сделать вывод, что было разработано довольно-таки полноценное и удобное пособие для изучения поставленной темы.
Таким образом, все задачи данной курсовой работы выполнены. Можно сказать, что ее цель достигнута, т.е. создано методическое пособие для студентов и учащихся, позволяющее приобрести навыки использования некоторых автоматизированных функций, которые в последствии можно применить при написании научных и творческих работ средствами текстового процессора Microsoft Word.
Список использованной литературы
Берлинер Э.М. Office 2000: 5 книг в 1: Самоучитель. — М.: Бином, 2000.
Голубина О. Индивидуальный подход: Новые возможности приложений Microsoft Office 2000 // Бухгалтер и компьютер. — 2001, №2 (17). — с. 28-33.
Джойс Д., Мун М. Microsoft Word 97: наглядно и конкретно. — М.: Изд. отдел «Русская редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.», 1997.
Журин А.А., Журина И.П. Word 7.0 для школьников. — М.: Аквариум, 1997.
Зайден М. Ворд: Word 2000: Легко, наглядно, понятно, быстро. — М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1999.
Ильина М.М. Работа в Word 7 на примерах. — М.: Восточная Книжная Компания, 1996.
Кулин Роберт Н. Учимся мастерству. Microsoft Word дляWindows 95. — М.: СКПресс, 1997.
Орлов А. Office XP. Интеллектуальный Word 2002 // Мир ПК. — 2001, №9. — с. 53.
Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. — СПб: Питер, 2001.
Приложения
Приложение I
Основные команды исследованных функций автоматизации текстового процессора Microsoft Word 2000.
Операция
Команда в меню
Кнопка на панели инструментов
Оперативная клавиша
Функции ввода и редактирования
Автотекст
Вставка | Автотекст
/>
Alt+F3 (создание), F3 (вставка)
Автозамена
Сервис | Автозамена
Автоформат
Формат | Автоформат
Правописание
Сервис | Правописание
/>
F7
Тезарус
Сервис | Язык | Тезарус
Shift+F7
Расстановка переносов
Сервис | Язык | Расстановка переносов
Словари
Сервис | Параметры | Правописание | Cловари
Функции форматирования
Стиль
Формат | Стиль
Библиотека стилей
Формат | Тема | Библиотека стилей
Загрузить другой шаблон
Файл | Создать
Создать шаблон
Файл | Сохранить как
Режим структуры
Вид | Структура
/>
Функции оформления
Оглавление
Вставка | Оглавления и указатели | Оглавление
Сноски
Вставка | Сноска
Ссылки
Вставка | Перекрестные ссылки
Режим главного документа
Главный документ
/>
Вставить вложенный документ
/>
Создать вложенный документ
/>
Макрос
Макрос
Сервис | Макрос | Макросы
Alt+F8
Создать макрос
Макрос | Начать запись
продолжение
—PAGE_BREAK—-PAGE_BREAK—
Косинов Артур
Кошкин Кирилл
Сусляева Катя
Шангараева Лиля
Сайфутдинов Ленар
Кривых Ира
Условные обозначения:
Задания не вызвали затруднений
Задания вызвали небольшое затруднение
Задания вызвали большие затруднения
Эти результаты представлены в виде диаграммы
/>
![Автоматизация работы пользователя в среде MS Office [13.10.08]](https://studrb.ru/files/works_screen/22/31.png)
Тема: Автоматизация работы пользователя в среде MS Office
Раздел: Бесплатные рефераты по информатике
Тип: Курсовая работа | Размер: 552.60K | Скачано: 465 | Добавлен 13.10.08 в 03:00 | Рейтинг: +34 | Еще Курсовые работы
Вуз: ВЗФЭИ
Год и город: Смоленск 2008
СОДЕРЖАНИЕ:
Введение 3
I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. MICROSOFT WORD
1.1 Общие положения 4
1.2 Автоматизация выполнения задач и получения помощи 4
1.3 Таблицы, границы и заливки 7
2. MICROSOFT EXCEL
2.1 Общая характеристика 9
2.2 Построение таблиц 9
2.3 Построение и оформление диаграмм 12
2.4 Функции Excel 13
3. MICROSOFT ACCESS
3.1 Краткое описание 15
3.2 Запросы 16
3.3 Формуляры и отчёты 17
3.4 Макрокоманды и модули 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19
II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. Общая характеристика задачи 20
2. Описание алгоритма решения задачи 21
3. Выбор ППП 22
4. Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по выбранной задаче 23
5. Результаты выполнения контрольного примера в расчётном и формульном виде 25
6. Инструкция пользователя 25
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27
ВВЕДЕНИЕ
Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.
Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит текстовый процессор Microsoft Word (для создания документов), электронные таблицы Microsoft Excel (для обработки чисел), средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft Power Point а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Все программы, входящие в состав пакета, имеют схожий интерфейс и предлагают одинаковые приёмы работы. Освоив приёмы работы одной из программ Microsoft Office, можно без труда разобраться с другими программами пакета.
Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, «умеют» обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями.
Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. MIKROSOFT WORD
1.1 Общие положения
Программа Microsoft Word является многофункциональной системой обработки текстов.
Управление всеми пунктами меню и командами может выполняться как с помощью мыши, так и с помощью горячих клавиш, для экономии времени пользователя на выполнение определенного набора операций. Программа позволяет просмотреть на экране готовый к печати документ не затрачивая время и бумагу на распечатку пробных страниц. Форматирование символов, например курсивное или жирное имеет адекватное представление на экране.
Редактор Microsoft Word, так же как и Microsoft Windows разработаны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с другом, а так же с другими программами совместимыми с Microsoft Windows. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в Word непосредственно из других программ и встроены в текст документа. Так же присутствует ряд хорошо зарекомендовавших себя функций, такие, как возможность, не прерывая работу с документом, распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на заднем плане. Письма и факсы, записки и отчеты, публикации и web-страницы – вот далеко не полный перечень документов с над которыми пользователь имеет возможность работать используя текстовый процессор Word.
1.2 Автоматизация выполнения задач и получение помощи
В Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.
1. Перемещение по документу выполняют с помощью мышки, используя полосы прокрутки, и с помощью клавиатуры, используя следующие сочетания клавиш: Ctrl + à – на слово вправо, Ctrl + ß – на слово влево, Ctrl + â – к следующему абзацу, Ctrl + á – к предыдущему абзацу, Ctrl + PgDown – на экран вниз, Ctrl + PgUp – в начало следующей страницы, Ctrl + Home – в начало документа, Ctrl + End – в конец документа, Alt + Ctrl + PgUp – в начало экрана, Alt + Ctrl + PgDown – в конец экрана.
2. Способы копирования текста:
- выделить фрагмент текста, использовать команды – Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка;
- выделить фрагмент, нажать Ctrl при перемещении, Ctrl + Shift при копировании, установить курсор в место вставки, нажать правую клавишу мыши;
- с помощью клавиатуры: выделить фрагмент, нажать F2 при перемещении и Shift + F2 при копировании, перейти в место вставки клавишами управления курсором, нажать Enter;
- выделить фрагмент, перетащить мышкой в нужное место при нажатой левой клавише, при копировании удерживать клавишу Ctrl.
3. Способы сохранения документа:
- кнопка Сохранить на панели инструментов – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
- команда в окне редактора Файл/Сохранить – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
- команда в окне редактора Файл/Сохранить как – позволяет изменить имя файла, тип файла, выбрать другую папку, а затем следует нажать кнопку Сохранить.
Редактор позволяет сохранить документы в форматах: dot (шаблоны), rtf (форматированный текст), txt (текстовый без форматирования), HTML (текст с гиперссылками), в формате MS-DOS, doc (предыдущей версии Word 6.0/95), xls (электронные таблицы) и др.
4. Автозамена. Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:
- Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.
- Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовыйа дрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.
- Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.
5. В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.
- Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.Автоматическое создание границ. Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.
- Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей. Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».
- Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей.
- Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета как гиперссылок.
- Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка.
- Автоматическое изменение начертания символов. Например, текст *Жирный* автоматически преобразуется в Жирный, а _Курсив_ — в Курсив.
- Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+—+—+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.
- Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.
6. Автореферат. В Word появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и просматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем.
7. Помощник. Microsoft Office – это настолько большой пакет программ , что могут возникнуть какие-либо проблемы с его изучением. Для облегчения работы создан помощник по Office. Его основное назначение – автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.
1.3 Таблицы, границы и заливка
В Word появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.
Таблицы.
- Рисование таблиц. Позволяет создавать таблицы – столбцы, строки и ячейки, – рисуя их с помощью мыши, как карандашом. Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь любую ширину и высоту.
- Ластик. Позволяет легко удалить границу любой ячейки, строки или столбца таблицы, что дает тот же эффект, что и объединение ячеек.
- Выравнивание по вертикали. Позволяет быстро выровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по верхнему или нижнему краю либо по середине ячейки, используя кнопки выравнивания, расположенные на панели инструментов.
- Вертикальная ориентация текста. Позволяет расположить вертикально (с поворотом на 90 градусов) текст в ячейках таблиц, надписях и рамках.
- Изменение размера строки таблицы. Позволяет регулировать высоту любой строки непосредственно в таблице посредством перетаскивания границы строки вверх или вниз подобно тому, как можно изменить ширину столбца.
Границы.
- Новые типы границ. Для оформления документов предлагается более 150 различных типов границ, в том числе объемные границы и границы, состоящие из нескольких линий, которые особенно популярны в профессиональных документах.
- Границы страниц. Позволяет создать границу вокруг каждой страницы. В дополнение к 150 новым типам границ предлагаются более 160 типов графических границ страницы. Также существует возможность настройки границ страниц. Например, можно: задать свой тип границы для каждого края страницы; оформить первую страницу не так, как остальные.
- Границы текста. Позволяет применить границы к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы границ.
Заливка. Позволяет выделить наиболее важные фрагменты документа, к которым следует привлечь внимание других пользователей. В Word заливку можно применить не только ко всему абзацу, но и к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы заливки.
2. MICROSOFT EXCEL
2.1 Общая характеристика
Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объёмов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул. Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Excel располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде.
2.2 Построение таблиц
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования, щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.
Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца.
Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка.
Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.
Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат Ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел.
Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог: Формат – Ячейки – и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.
Установка шрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.
Рассмотрим табличные вычисления. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.
Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.
Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 – число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать Enter.
Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.
2.3 Построение и оформление диаграмм
Помимо того, что в Excel можно создать таблицу из множества строк и столбцов, эта же программа поможет преобразовать массу чисел в аккуратный и стройный график или диаграмму, которые наглядно покажут основные тенденции, количественные соотношения по интересующему вопросу.
В программе MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм – так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.
Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Мастера диаграмм.
Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Мастер диаграмм. После этого открывается диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построить диаграмму. Выберите тип (график, гистограмма и т. д.) и вид в диалоговом окне. Затем выберите наименования и данные, которые будут использоваться в диаграмме. Согласно указаниям наберите необходимые заголовки. После разместите диаграмму на нужном рабочем листе.
Дополнительные объекты. В меню Вставка расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.
Кроме этого, Мастер диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу Enter. В центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.
Актуализация диаграмм. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мышь на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена.
2.4 Функции Excel
Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции.
В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.
Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом – функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.
Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОК.
На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.
3. MICROSOFT ACCESS
3.1 Краткое описание
Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД для Windows. Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток.
Access предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.
База данных – это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.
Таблица – это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.
Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно тремя способами:
1. В режиме Конструктора таблиц.
2. С помощью Мастера.
3. Путем ввода данных.
3.2 Запросы
Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобиться информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа «Какие товары поставляют московские поставщики» или «Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию». Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы (или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset – динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе «свежих» табличных данных.
Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:
- Выбрать поля. Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.
- Выбрать записи. Вы можете специфицировать запрос таким образом, что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.
- Отсортировать записи. Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.
- Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и вы можете просмотреть совмещенные данные. Также вы можете запрашивать данные из других баз данных.
- Выполнять вычисления. Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.
- Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда вы будете открывать формуляр или печатать отчет, ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.
- Изменять данные в таблицах. Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.
3.3 Формуляры и отчёты
Формуляры (формы). Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.
Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.
Отчеты. Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета. От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.
Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.
3.4 Макрокоманды и модули
Макросы (макрокоманды). Макрокоманда представляет собой последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При обработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.
Модули. При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования – Access Basic. Он представляет собой средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль. Модуль представляет собой совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на языке Access Basic.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу, как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты Microsoft Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.
Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.
Естественно, что в рамках данной курсовой, нет никакой надежды полностью осветить возможности столь многогранных программ, так как полный пакет Microsoft Office очень разнообразен и для того чтобы знать Microsoft Office нужно в нем работать.
II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. Общая характеристика задачи
Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицу по приведённой ниже форме (таблица 1). Для получения значений граф 5, 7 и 8 используйте расчётные формулы. Результаты округлить до двух знаков после запятой, используя функцию ОКРУГЛ.
Рассчитайте процент скидки по каждому наименованию продукции исходя из того, что процент скидки назначается в зависимости от последней цифры номенклатурного номера: 1-5%, 2-7%, 3-10%, 4-15%, 5-20%. Для расчёта используйте функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ), а для определения последней цифры номенклатурного номера – функцию ОСТАТ.
Введите текущее значение даты между таблицей и её названием.
По данным таблицы (графы 2, 5 и 
постройте гистограмму с заголовком, названием осей координат и легендой.
Расчётные формулы: гр. 5=гр. 3*гр. 4;
гр. 7=гр. 5*гр. 6/100;
гр. 8=гр. 5-гр. 7.
Задачи такого типа обычно решаются, бухгалтерами, работниками отдела сбыта. Данные задачи ставятся для определения скидки на товар и расчета итоговой цены продукции. Я думаю, что такие задачи очень распространены в наше время в сфере торговли. Скидку на товар чаше делают, для привлечения покупателя, а конкуренция в торговле очень высокая. Не думаю, что возникают сложности с решением данной задачи (если только с постановкой условия – определение процента скидки), т. к. она решается с помощью автоматизированных компьютерных программ.
2. Описание алгоритма решения задачи
Для начала вычислим процент скидки, исходя из последней цифры номенклатурного номера продукции. Получаем соответственно: монитор-7%, клавиатура-5%, дискета-10%, принтер-20%, сканер-15%.
Преобразуем входную информацию в выходную. Представим алгоритм решения в виде неформализованного описания (схема 1) и соответствующей этому описанию инфологической модели (схема 2).
Схема 1.
Схема 2.
P – цена продукции;
Q – количество продукции;
D – процент скидки;
W1 – сумма стоимости продукции;
W2 – сумма скидки;
S – стоимость продукции с учётом скидки.
Решив данную задачу вручную, получаем – стоимость с учётом скидки соответственно равна: монитор – 55800р., клавиатура – 5937р., дискета – 1800р., принтер – 16000р., сканер – 6800р.
3. Выбор ППП
Для решения экономической задачи используется табличный процессор.
Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1- 2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам.
Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.
Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.
Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 90% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel.
Я выбрала табличный процессор Excel, т. к. он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения базы данных, что необходимо для решения данного примера.
4. Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по выбранной задаче
1 Этап. Создание таблицы с исходными данными: «Ведомость расчёта стоимости продукции с учётом скидки» (таблица 1).
|
Номенклатурный номер |
Наименование продукции |
Кол-во, шт. |
Цена, тыс. руб. |
Сумма, тыс. руб. |
% скидки |
Сумма скидки, тыс. руб. |
Стоимость с учетом скидки, тыс. руб. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
102 |
Монитор |
5 |
12 |
||||
|
101 |
Клавиатура |
25 |
0,25 |
||||
|
403 |
Дискета |
100 |
0,02 |
||||
|
205 |
Принтер |
2 |
10 |
||||
|
304 |
Сканер |
1 |
8 |
Таблица 1. Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки
2. Этап. Расчет итоговых данных с помощью расчётных формул, предоставленных в условии задачи и встроенных функций. Преобразование расчетов в:
- шаблон выходной таблицы (с итоговыми данными в виде формул), расположенный на рабочем листе табличного процессора (таблица 2);
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
|
|
1 |
Номенклатурн. номер |
Наименова-ние продукции |
Кол-во, шт. |
Цена, тыс. руб. |
Сумма, тыс. руб. |
% скидки |
Сумма скидки, тыс. руб. |
Стоимость с учетом скидки, тыс. руб. |
|
2 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
3 |
102 |
Монитор |
5 |
12 |
60 |
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»5″;»20″;0))))) |
=ОКРУГЛ(E3*F3/100;2) |
=E3-G3 |
|
4 |
101 |
Клавиатура |
25 |
0,25 |
6,25 |
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»5″;»20″;0))))) |
=ОКРУГЛ(E4*F4/100;2) |
=E4-G4 |
|
5 |
403 |
Дискета |
100 |
0,02 |
2 |
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»5″;»20″;0))))) |
=ОКРУГЛ(E5*F5/100;2) |
=E5-G5 |
|
6 |
205 |
Принтер |
2 |
10 |
20 |
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»5″;»20″;0))))) |
=ОКРУГЛ(E6*F6/100;2) |
=E6-G6 |
|
7 |
304 |
Сканер |
1 |
8 |
8 |
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»5″;»20″;0))))) |
=ОКРУГЛ(E7*F7/100;2) |
=E7-G7 |
Таблица 2. Шаблон выходной таблицы с формулами
- таблицу с итоговыми данными (таблица 3).
|
Номенклатурный номер |
Наименование продукции |
Кол-во, шт. |
Цена, тыс. руб. |
Сумма, тыс. руб. |
% скидки |
Сумма скидки, тыс. руб. |
Стоимость с учетом скидки, тыс. руб. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
102 |
Монитор |
5 |
12 |
60 |
7 |
4,2 |
55,8 |
|
101 |
Клавиатура |
25 |
0,25 |
6,25 |
5 |
0,31 |
5,94 |
|
403 |
Дискета |
100 |
0,02 |
2 |
10 |
0,2 |
1,8 |
|
205 |
Принтер |
2 |
10 |
20 |
20 |
4 |
16 |
|
304 |
Сканер |
1 |
8 |
8 |
15 |
1,2 |
6,8 |
Таблица 3. Итоговая ведомость расчёта стоимости продукции с учётом скидки
3. Этап. Представление информации графически, т. е. в виде гистограммы с заголовком, названием осей координат и легендой (гистограмма 1).
5. Результаты выполнения контрольного примера в расчётном и формульном виде
Мы выполнили контрольный пример вручную (схемы 1,2), а также с использованием разработанного проекта (таблицы 1, 2, 3; гистограмма 1). В результате сравнения делаем вывод: предоставленное в курсовой работе программное решение – работоспособно, так как выходные данные полностью совпадают. Более того, разработанное решение удобнее тем, что оно содержательнее, быстро и легко выполняется.
6. Инструкция пользователя
Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows.
Для того чтобы запустить программу Excel нужно нажать пуск, затем программы, Microsoft Office и Microsoft Excel. Появляется чистый табличный лист. Таблица состоит из 16384 строк и 256 столбцов. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. В любую можно ввести исходные данные – число или текст. Ширину столбцов и высоту строки можно изменить.
- Начинаем работу в табличном процессоре с ввода заголовка таблицы, затем вводим заголовки граф. Каждый заголовок вводится в свою самостоятельную ячейку.
- Выравниваем заголовки граф. Выделяем нужные ячейки, последовательно нажимаем – формат, ячейка, выравнивание. Выбираем нужные нам параметры, нажимаем ок.
- Вводим необходимый текст и цифровые данные. Затем форматируем данные. Получаем исходную таблицу 1. Распечатываем её.
- С помощью встроенных функций, ЕСЛИ и ПРАВСИМВ, рассчитываем процент скидки по каждому наименованию продукции.
- Вычисляем данные граф 5, 7, 8 с помощью расчётных формул, предоставленных в условии задачи и встроенной функции ОКРУГЛ.
- Распечатываем шаблон с формулами (таблица 2) и итоговую таблицу 3.
- По данным таблицы строим гистограмму. Выделяем все ячейки, на базе которых строим диаграмму. Нажимаем кнопку мастер диаграмм стандартной панели инструментов. В диалоговом окне мастера выбираем тип диаграммы (в данном случае гистограмма), затем нажимаем кнопку далее. Выбираем нужные параметры и снова – далее. Вводим заголовок и название осей координат, нажимаем далее. Помещаем гистограмму на отдельном листе. Нажимаем готово.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1. А. П. Микляев. Настольная книга пользователя IBM PC. – СПб: Питер, 2000.
2. Уоллес Вонг. Office XP. – М.: Диалектика, 2004.
3. Экономическая информатика и вычислительная техника /Под ред. В.П. Косарева и Ю.М. Королева. – М.: Перспектива, 2000.
4. Крейнак Д. Microsoft Office 2000. – М.: АСТ, 2004.
5. Информатика. Программа. Лабораторный практикум для студентов II курса всех специальностей / ВЗФЭИ. М.: Экономическое образование, 1998.
6. Справка по программе Microsoft Excel.
7. Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. – М.: НТ ПРЕСС, 2005.
Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы
Бесплатная оценка
+34
13.10.08 в 03:00
Автор:
trinity
Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).
Чтобы скачать бесплатно Курсовые работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.
Важно! Все представленные Курсовые работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.
Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.
Добавить работу
Если Курсовая работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.
Добавление отзыва к работе
Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.
Похожие работы
- Средства и технологии обработки текстовой информации Тема № 20
- Обработка текстовой информации
- Средства и технологии обработки текстовой информации
- Средства и технологии обработки текстовой информации
метки: Стиль, Документ, Автоматизация, Текст, Работа, Шаблон, Вложить, Структура
В современных условиях, когда процесс информатизации и компьютеризации все больше внедряется в сферу образования, учебные заведения требуют выполнения рефератов, научных работ, курсовых и дипломных проектов средствами компьютера. В связи с чем возникла проблема не только технического характера или вопрос овладения первичными навыками работы в текстовом процессоре, но проблема облегчения и ускорения выполнения технической стороны создания проекта. Поэтому была предложена тема курсовой работы «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Данная тема актуальна для тех людей, которые проводят много времени над созданием каких-то текстовых документов реферативного или творческого характера. Особенно, когда постоянно приходится отвлекаться на оформительскую сторону работы, требующую скорее времени и навыков работы в соответствующем приложении, чем творческих сил. В числе таких людей находятся прежде всего студенты.
Таким образом, объектом исследования становится текстовый процессор Microsoft Word пакета прикладных программ Microsoft Office. А соответственно, предметом изучения являются инструменты данного приложения, позволяющие автоматизировать процесс выполнения некоторых операций.
Цель курсовой работы: Исследовать функции автоматизации работы в Word и разработать методическое пособие «Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде серии лабораторных работ, позволяющих овладеть основными навыками использования этих функций в программе Microsoft Word.
Хотя в настоящее время издано и издается довольно много, учебников и статей в периодическом издании по данной теме, методическое пособие может стать ценным источником для преподавателей и студентов, благодаря тому, что в нем сконцентрирована специализированная практического характера.
Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи :
1. Изучить имеющуюся литературу по приложению Microsoft Word.
2. Выделить и исследовать основные функции автоматизации в данной программе.
3. Освоить те из них, которые явились новыми, и углубить знания по уже знакомым инструментальным средствам автоматизации в Word.
4. Создать методическое пособие по определенной выше тематике.
5. Апробировать его в условиях учебного заведения, сделать выводы, устранить недостатки.
6. Оформить процесс и результаты проделанной работы с использованием текстового процессора.
В содержании данной курсовой работы можно выделить теоретическую часть, дающую представление о выделенных функциях автоматизации их назначении, объясняющую специфические особенности и возможности, и практическую часть, которая содержит методическое пособие, его апробацию и результаты, а также выводы, сделанные в ходе анализа литературы и различных версий программ.
12 стр., 5549 слов
Автоматизация работы кадровой службы
… программ для автоматизации работы кадровой службы. Для написания курсовой работы использовались общелогические методы научного исследования: анализ, обобщение. Целью данной курсовой работы является процесс автоматизации работы кадровой службы. Для … Для написания курсового проекта были использованы следующие источники нормативно-методической базы, такие как ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы …
Структура настоящего проекта построена в соответствии с содержанием.
Защите подлежит разработанное методическое пособие по теме «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Глава I. Автоматизация ввода и редактирования
§1 . Автотекст
Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.
В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.
В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое.
Рис. 1. Диалоговое окно создания Автотекста
Имя элемента
Можно сохранить в элементе автотекста часть фразы, тогда нужно вставить после нее пробел. В этом случае не придется добавлять пробел при вставке этой фразу в предложение. Если фраза является стандартной частью предложения, целесообразно добавить знаки пунктуации.
В случае необходимости в элемент автотекста можно внести изменения. Если какой-либо из элементов автотекста станет не нужен, его можно удалить. Существующий элемент автотекста можно заменить. Эти операции выполняются с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена.
Здесь можно Добавить новый элемент, Удалить ненужный, Вставить один из имеющихся.
§2 . Автозамена
Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки (например, ввод «дял» вместо «для»).
Дело в том, что при беглом печатании двумя руками иногда одна рука опережает другую, при этом, как правило, пользователь не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.
Caps Lock.
Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку. Особенно это удобно при вводе часто встречающихся иностранных слов. Например, при вводе «цшт» («цшт» — это «win», набранное на русской раскладке клавиатуры) Microsoft Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и приводит в виде «Windows». В этом случае не придется каждый раз изменять раскладку для ввода нужного слова.
Рис. 2. Диалоговое окно Автозамена
Окно диалога «Автозамена» представлено на Рис. 2. Ниже приведен список опции окна диалога «Автозамена»:
|
Опция |
Назначение |
|
|
Исправлять две прописные буквы в начале слова |
При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную |
|
|
Делать первые буквы предложения прописными |
Делает первую букву каждого предложения прописной |
|
|
Устранять последствия случайного нажатия CapsLock |
Если случайно начали вводить текст с нажатой клавишей Caps Lock, Microsoft Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные |
|
|
Заменять при вводе |
Автоматически исправляет текст в процессе ввода |
|
|
Обычный текст |
Заменяет введенный текст в любом формате на обычный |
|
|
Форматированный текст |
Заменяет обычный текст на форматированный |
|
|
Заменить |
Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию |
|
|
На |
Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в поле Заменить |
|
Это средство в некоторых случаях более удобно для вставки длинных слов, формул, рисунков по сравнению с автотекстом.
Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.
Microsoft Word позволяет манипулировать существующими элементами автозамены. Можно переименовать элемент автозамены, изменять его содержимое и удалять элементы, в которых отпала необходимость.
§3 . Автоформат
Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word самостоятельно решает проблемы, связанные с форматированием. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.
Автоформатирование в процессе ввода, пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание документа. ( Рис. 3).
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:
Ш К каждому абзацу применяется стиль
Ш Удаляются лишние маркеры абзацев
Ш Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев
Ш Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня
Ш Символы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака , и ™
Рис. 3. Диалоговое окно Автоформат при вводе
Автоформат
После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:
Ш Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.
Ш Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.
Ш Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом поле.
Если не удовлетворительны замены, произведенные в процессе автоматического форматирования, можно самостоятельно заменить на более подходящие.
Если все внесенные автоформатом изменения не устраивают, можно выбрать третий вариант — Библиотека стилей См. Глава II.§1 Использование стилей. Приступая к автоформатированию готового документа, рекомендуется создать копию документа. Копия позволит восстановить исходный документ наиболее простым образом, если параметры, установленные в результате автоматического форматирования не понравятся.
§4 . Проверочные средства Microsoft Word
Вспомогательные словари
Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам является наличие средства проверки орфографии. Процесс проверки орфографии сводится к поиску слова в словаре. Microsoft Word имеет основной словарь и вспомогательные.
Для того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии, его нужно подключить. Это можно сделать с помощью вкладки «Правописание».
Одновременно может быть открыто не более десяти вспомогательных словарей. Однако чем больше открыто словарей одновременно, тем медленнее идет проверка. Поэтому для ускорения проверки, выберите только нужные в данный момент словари, а остальные закройте.
Для закрытия словарь достаточно снять соответствующий флажок. При проверке текста на иностранном языке указать язык словаря пользователя в поле Язык.
В ходе проверки орфографии можно добавлять слова в словари пользователя.
Существующие словари могут содержать тысячи слов. Однако они не могут предусмотреть всех сфер деятельности человека. Для того чтобы Microsoft Word воспринимал нужные слова, их следует внести в пользовательский словарь.
Однако, чем больше словарь, тем дольше Microsoft Word будет производить проверку. Поэтому особенно увлекаться дополнением существующих словарей не стоит. К тому же Microsoft Word дает возможность создавать собственные словари по различным тематикам.
По умолчанию словарь будет сохранен в папке WindowsMsAppsProof. В случае необходимости можно указать другую папку, в которой Microsoft Word должен охранить словарь.
Рис. 4. Диалоговое окно Вспомогательные словари
Если для проверки орфографии не достаточно одного пользовательского словаря, можно подключить другие. Осуществляется этот процесс добавлением выбранного словаря в список используемых словарей. С помощью специальных кнопок в окне диалога «Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять вспомогательные словари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть открыто до десяти различных словарей.
Если нужный словарь отсутствует в списке, нужно выбрать другой диск или папку, где расположен нужный файл.
Если словарь уже больше не нужен, его можно удалить.
Microsoft Word предоставляет возможность редактирования пользовательского словаря. Необходимость в этом может возникнуть, если случайно было внесено в словарь ошибочно написанное слово.
Если при работе в Microsoft Word с любым из иностранных языков потребуется проверить орфографию на этом языке, нужно установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.
Подбор синонимов
Тезаурус,
Рис. 5. Диалоговое окно Тезарус
Перенос слов
Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.
При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы).
Когда возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или вручную.
Рис. 6. Автоматическая расстановка переносов
Если для какого-то фрагмента текста не нужно установки автоматического переноса слов, то для этого фрагмента режим можно отменить. Для этого достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формат и на вкладке Положение на странице установить флажок на Запрет автоматической расстановки переносов.
Принудительный
Рис. 7. Принудительная расстановка переносов
В поле Вариант отображается слово, в котором Microsoft Word предполагает выполнить перенос. С помощью дефисов предлагаются варианты возможного переноса, и наиболее рациональный, с точки зрения Microsoft Word, будет выделен вертикальной чертой. Можно выбрать устраивающий вариант, установив в нужном месте курсор.
Глава II. Подбор синонимов
§5 . Использование стилей
Стиль — это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.
Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатировать каждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа, например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.
С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.
В Microsoft Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.
В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль «Нормальный». Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей. В случае необходимости можно изменить параметры нормального стиля.
Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению пользователя о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать различные стили для разных целей.
Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей не придется тратить время на
форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.
Нормальный, Заголовок1, Заголовок, Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска
В таблице приведены встроенные стили, автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда команд:
|
Команда |
||
|
Команды меню Вставка |
||
|
Номера страниц |
«Номера страниц» |
|
|
Примечание |
«Текст примечания», «Знак примечания» |
|
|
Оглавление и указатели |
«Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели заголовков», «Заголовок ТС», «Таблица ссылок», «Список рисунков» |
|
|
Сноска |
«Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», «Знак концевой сноски» |
|
|
Название |
«Название» |
|
|
Команды меню Вид |
||
|
Структура Колонтитулы |
«Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» |
|
|
Другие команды |
||
|
Файл | Параметры страницы, вкладка «Макет» Сервис| Конверты и наклейки |
«Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес» |
|
Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно диалога «Стиль».
Рис. 8. Диалоговое окно Стиль
В поле «Образец абзаца» появится фрагмент документа с установленным стилем в уменьшенном виде, а поле «Образец символов» — пример выбранного стиля в применении символов к одному слову предложения. В нижнем разделе «Описание» отображается описание параметров форматирования используемого стиля.
Назначение окна диалога «Стиль» значительно шире, чем просто установить выбранный стиль. С его помощью можно изменять существующие стили, создавать новые стили, удалять ставшие ненужными пользовательские стили, копировать требуемые стили из одного шаблона в другой.
Поле Стиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль. При изменении стиля это поле является недоступным.
Поле Описание содержит параметры форматирования стиля, выбранного для изменения.
Основан на стиле, Стиль следующего абзаца
Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля ему нужно присвоить новое имя. Наиболее просто создавать стиль, основываясь на одном из существующих стилей.
Для создания нового стиля предназначено окно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 9.
Рис. 9. Создание стиля
Основан на стиле
Кнопка «Клавиша» предназначена для назначения клавишных команд создаваемым или уже существующим стилям. Можно самостоятельно назначить клавишные команды для наиболее часто используемых вами стилей.
В случае необходимости можно удалить ставшие ненужными пользовательские стили. Если удалить стиль, который использован для оформления текста, Microsoft Word применит к соответствующим фрагментам параметры базового стиля.
Можно удалить только пользовательские стили. Удалить встроенный стиль невозможно. При выборе одного из встроенных стилей, кнопка Удалить становится недоступной.
Если требуется удалить сразу несколько стилей, необходимо воспользоваться окном диалога «Организатор».
Рис. 10. Диалоговое окно Организатор стилей
Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах, основанных на конкретном шаблоне См. Глава II.§2 Шаблоны.
Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать.
Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.
Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей , которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий шаблон, следует нажать ОК, в результате чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно скопировать стили любых шаблонов.
Рис. 11. Библиотека стилей
§6 .Шаблоны
Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете шаблон этой формы.
Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. В состав шаблона входят:
Ш Форматы текста (стили)
Ш Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)
Ш Специальные панели инструментов
Ш Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню
Ш Элементы автотекста
Ш Макросы
Ш Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их
По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который был сделан шаблоном.
Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены следующие приоритеты:
Ш Специальный шаблон имеет приоритет над общим
Ш Документ имеет приоритет над специальным шаблоном
То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».
специальным.
Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном шаблоне:
- Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа и т.д.
- Поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»
- Стили
- Макросы
- Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста
- Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш
Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.
По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши).
После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.
Надстройки —
Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word, необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.
Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того, загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в нескольких документах.
Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.
Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа создания шаблона:
- Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона
- Создать документ, основанный изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона
Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.
Процедура внесения изменений в шаблон через документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут создаваться в дальнейшем на его основе.
§7 . Структура документа
Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один уровень текста.
Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе над документом:
Ш Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для быстрого просмотра больших документов
Ш Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и разворачивая отдельные разделы
Ш Режим структуры удобно использовать для редактирования. Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно перемещать вместе со связанным с ними текстом
Ш Структура документа может использоваться для создания нумерованных заголовков
Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие особенности:
Ш На месте линейки расположена панель «Структура»
Ш Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы, соответствующие их уровню
Ш Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус
Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра заголовков:
Ш Просмотр всех уровней заголовков без текста
Ш Просмотр всех уровней с первой строкой текста
Ш Просмотр отельных уровней
Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до следующего уровня или до уровня текста.
Рис. 12. Панель инструментов Структура
Характерная для режима структуры панель инструментов «Структура» позволяет осуществлять преобразование структуры документа.
В режиме структуры рядом с заголовками расположены знаки плюс или минус. Знак плюс (+) означает, что с заголовком связаны заголовки более низкого уровня и простой текст. Знак минус (-) означает, что у этого заголовка нет подзаголовков и текста.
Формат заголовков каждого уровня определяется стилями. Первому уровню заголовка соответствует стиль Заголовок 1, второму уровню — Заголовок 2, и так далее до заголовка 9. Собственно тексту соответствует нормальный стиль. Стили заголовков и нормальный стиль являются предопределенными стилями, но с помощью окна диалога «Стиль» можно переопределить любой из стандартных стилей.
Конечно, структурировать документ можно и в обычном режиме или в режиме разметки страницы. Обычно так и поступают при работе с документом: вводят текст и назначают заголовкам определенные уровни. Однако, переключившись в режим структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибку в назначении заголовку того или иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовка с помощью кнопок панели инструментов «Структура», можно легко изменить уровень на соответствующий его содержанию.
Поэтому, для создания заголовков различного уровня удобно применять режим структуры документа.
Работа со свернутой до определенного уровня заголовков структурой упрощает следующие процедуры:
Ш Просмотр примерного содержания большого документа
Ш Перемещение в требуемый раздел большого документа
Ш Перемещение любого фрагмента документа, свернутого до заголовка определенного уровня, вместе со связанным с ним текстом
Ш Создание нумерованных заголовков
Заголовки 1 — 8, Свернуть и Развернуть
Для того чтобы полностью свернуть/развернуть весь документ, нужно нажать кнопку Все. Если при этом будет выделен один из заголовков или фрагментов, в результате нажатия кнопки Все весь документ будет свернут полностью.
Можно установить режим просмотра свернутого документа с несколькими развернутыми строками после каждого заголовка. Для вывода на экран заголовков всех уровней и первой строки каждого раздела нажать кнопку Все, чтобы документ снова был развернут, а затем нажать расположенную рядом кнопку Показать первую строку.
Переместить вверх и Переместить вниз.
Для перемещения фрагмента текста, его даже не нужно выделять, достаточно установить в нем курсор и нажать кнопку, соответственно перемещение вверх или вниз, соответственно. Фрагмент переместится на один абзац. Если требуется переместить целый раздел, достаточно свернуть документ любым из описанных выше способов (например, нажатием кнопки Все), установить в нем курсор и нажать соответствующую кнопку для перемещения вверх или вниз. Заголовок вместе со связанным с ним текстом переместится в выбранном направлении. Перемещение заголовков осуществляется аналогичным образом, то есть при каждом нажатии на кнопку Переместить вверх или Переместить вниз заголовок перемещается на одну позицию в структуре документа. Существует другой способ перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.
§8 . Оглавление
Оглавление документа — это список заголовков указанных уровней с соответствующими номерами страниц.
Рис. 13. Оглавление документа
Фактически оглавление представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов. В левом столбце отображаются заголовки разделов, в правом — номера страниц. При составлении оглавления Microsoft Word позволяет использовать как стандартные, так и нестандартные стили заголовков документа.
Наиболее простой способ подготовки документа к сборке оглавления заключается в том, чтобы использовать стандартные стили заголовков. Стандартные заголовки включают текст «Заголовок» и уровень (от 1 до 9).
Перед тем как приступать непосредственно к созданию оглавления, необходимо установить для заголовков стандартные стили. Разумеется, это относится к тем заголовкам, которые предполагается включить в оглавление.
Кроме того, можно установить требуемые стили при вводе текста документа. Убедившись в том, что заголовки, которые следует включить в оглавление, имеют соответствующие стили, можно переходить непосредственно к созданию оглавления.
Рис. 14. Установка параметров оглавления
При работаете с многоуровневым документом необходимо находиться в главном документе. См. Глава IV.§3 Оформление большого документа
§9 . Сноски
концевые сноски
Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под чертой, отделяющей их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце документа.
Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и соответствующего ему текста сноски. Поэтому вставка сносок выполняется в два этапа:
- Обозначается место, к которому относится сноска. В этом месте устанавливается маркер сноски (как правило — это просто порядковый номер сноски)
- Вводится текст сноски
·
Рис. 15. Создание сноски
Можно использовать автоматическую нумерацию сносок или создавать собственные маркеры сносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок изменяются всякий раз при вставке, удалении или перемещении текста сноски.
При вставке сноски можно настроить по своему усмотрению маркеры сносок, а также выбрать тип разделительной линии и формат нумерации сносок.
При вводе текста сносок объем текста на странице и количество страниц в документе регулируются автоматически.
Можно задать собственный символ для маркера сноски. Для этого выбрать переключатель Другая и ввести в поле требуемый маркер. В качестве альтернативного способа нажать кнопку Символ и выбрать символ (например, *), после чего нажать кнопку ОК. Созданные таким образом маркеры сносок невозможно обновить или перенумеровать.
Для того чтобы быстро перейти от текста сноски к соответствующему маркеру сноски в документе, нужно дважды нажать на маркере сноски слева от текста сноски. Курсор переместится обратно в окно документа к соответствующему маркеру сноски. В обычном режиме просмотра окно сносок закроется автоматически.
При работе со сносками можно использовать все средства редактирования и форматирования текста Microsoft Word ) (команды, панели инструментов и т.д.).
разделителем сносок.
§10 . Перекрестные ссылки
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п.
При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки одновременно.
Обновить поле
Перекрестные ссылки удобно использовать при создании различных сносок.
Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ См. Глава IV Большие документы.
Тип ссылки, Вставить ссылку на, Для какого/какой
Рис. 16. Вставка перекрестной ссылки
Вставить как гиперссылку, Добавить слово «выше» или «ниже»
Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, достаточно внести необходимые изменения непосредственно в документе.
Если же необходимо изменить объект ссылки, нужно выделить перекрестную ссылку (но не вступительный текст), например Рисунок 1, и вызвать команду Вставка | Перекрестная ссылка.
§11 . Главный документ
При работе с большими документами, публикациями, проектами, состоящими из многих глав, часто возникают разного рода сложности, особенно при подготовке такого документа группой исполнителей. Поэтому вопрос о работе с большими документами отнюдь не праздный. В Microsoft Word предусмотрено специальное средство для работы над большими документами — Главный документ.
С помощью главного документа можно легко работать вместе с соавторами, когда каждый из авторов отвечает за свою часть работы. Причем, можно знакомить соавторов со своей частью работы и ознакомиться с их главами, но внести изменения в чужие главы нельзя без соответствующих установок авторов. Это средство позволяет соблюдать единый стиль оформления в большом документе, части которого готовятся разными людьми. Работая таким образом, можно избежать повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.
Кроме того, средство Главный документ может оказаться полезным и в индивидуальной работе. Оно поможет придерживаться заранее установленного плана, который, конечно, можно изменить в процессе работы. Удобство состоит и в том, что, работая с отдельными частями, главами, можно распечатать каждую главу отдельно, но при этом так же легко можете получить документ целиком. Но самое ощутимое удобство — это возможность создания сквозных списков: нумерации страниц, перекрестных ссылок и указателей.
Итак, средство Главный документ предназначено для облегчения работы над большими документами, публикациями, состоящими из нескольких или многих частей (глав).
С его помощью можно работать как со всем большим документом, так и с отдельными его частями.
Главный документ в режиме структуры имеет специальную панель главного документа, которой удобно использовать для создания или добавления частей или для изменения структуры документа.
Рис. 17. Панель Главный документ
С помощью средства Главный документ можно осуществить:
- Быстрый поиск и перемещение к любой части документа
- Изменение структуры документа с помощью перемещения заголовков
- Просмотр последних изменений в документе без необходимости открывать отдельные его части
- Создание сквозных перекрестных ссылок по всему документу
- Компилирование указателя, оглавления и прочих подобных списков по всему документу целиком
- Печать документа целиком, без необходимости открывать и перестраивать каждый раз отдельные файлы документов.
При работе в режиме главного документа каждая глава большого документа представляет собой главный документ или вложенный документ. Любой документ может быть либо главным, либо вложенным в него. Каждый вложенный документ храниться в отдельном файле. В него можно вносить изменения, которые после сохранения автоматически переносятся в последнюю версию главного документа. Вложенный документ можно разбить на несколько частей, объединить их, перемещать содержимое вложенных документов между собой, внутри главного документа, выделять часть, создавая новый вложенный документ.
Для работы в режиме главного документа можно создать и использовать шаблоны, определять стили и применять их к различным частям главного и вложенных документов. Можно оформить главный документ точно так же, как и любой другой документ, то есть используя все средства форматирования.
Создавать главный документ можно двумя способами:
- Можно организовать главный документ «с нуля»
- Можно создать главный документ из уже существующего документа.
Принимаясь за создание главного документа, нужно тщательно продумать структуру документа и содержание его частей.
§12 . Вложенные документы
Создать вложенный документ
Каждый вложенный документ будет заключен в отдельное окно со значком вложенного документа в верхнем левом углу окна.
Каждый вложенный документ будет записан в отдельный файл. Для назначения имен вложенным документам Microsoft Word использует первые символы заголовка вложенного документа.
Для открытия вложенного документа установить указатель мыши на значок вложенного документа. Дважды нажать кнопку мыши.
Если теперь добавить дополнительный вложенный документ в созданный главный, то возможно два варианта:
- Создание пустого вложенного документа с дальнейшим его заполнением
- Вставка существующего документа для преобразования его во вложенный
Создав ряд вложенных документов, можно произвести с ними следующие действия:
- Перемещение и копирование
- Объединение нескольких вложенных документов в один
- Разбиение одного вложенного документа на несколько
- Удаление вложенного документа
- Оформление вложенных документов
Однако при этом следует учесть, что некоторые действия с вложенными документами можно производить только из главного документа.
Для перемещения, переименования, удаления вложенных документов ни в коем случае нельзя прибегать к средствам Microsoft Word (Проводник, средства окна диалога «Открытие файла») и командам MS-DOS, в противном случае связь между главным документом и вложенными документами будет нарушена.
С вложенным документом можно работать как из главного документа, так и автономно .
При работе с вложенным документом внутри главного нет необходимости запоминать название и местонахождение вложенного документа и следить за соответствием его стилевого оформления.
При открытии вложенного документа из главного документа (двойным нажатием мышью на пиктограмме требуемого вложенного документа), он появляется в отдельном окне. С ним можно работать, редактировать и сохранять точно так же, как и любые другие документы.
После завершения работы нужно сохранить вложенный документ. Изменения, внесенные во вложенный документ, обновляются автоматически в главном документе.
Структуру главного документа можно изменить, перемещая внутри него вложенные документы или заголовки. Изменение структуры вложенных документов аналогично работе с заголовками в режиме структуры документа.
Необходимость в разбиении вложенного документа на части возникает в случае, если вложенный документ сильно разросся в процессе работы, или если возникла необходимость работы разных авторов над его частями.
Разбиение вложенного документа на части можно производить только внутри главного документа, иначе информация о появившихся новых вложенных документах будет утеряна. При этом создается новый вложенный документ, которому назначается имя, основанное на первых символах заголовка нового вложенного документа.
Если возникает необходимость упростить структуру главного документа, можно объединить несколько вложенных документов.
Если возникает необходимость сократить объем документа, то можно удалить главного документа все лишние вложенные документы вместе с их содержимым. В то же время можно изменять структуру главного документа, помещая вложенные документы в качестве части главного документа. Этот процесс тоже будет считаться удалением вложенного документа, так как он перестанет существовать как самостоятельный файл.
§13 . Оформление большого документа
Шаблон главного документа имеет приоритет над шаблонами вложенных документов. Благодаря этому свойству соблюдается единообразие стилей.
При создании главного документа Microsoft Word всегда использует шаблон «Обычный». Если вам потребуется применить специальный шаблон, он может использоваться только при автономном открытии файла вложенного документа.
Каждый вложенный документ внутри главного документа является самостоятельным разделом, в оформление которого входят такие компоненты, как колонтитулы, размер текстовой области, размер и ориентация страниц, способ и вид нумерации страниц. Можно установить уникальное оформление для каждого вложенного документа и вставить дополнительные разделы. Для оформления в одном стиле вложенных документов нужно делать установки этих элементов оформления в главном документе. Для оформления вложенного документа в уникальном стиле можно устанавливать параметры оформления этого элемента, используя способ автономного открытия вложенного документа из окна диалога «Открытие документа».
Министерство образования РФ
НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра математического анализа
Курсовая работа на тему
Автоматизация работы в Microsoft Word
Выполнил(а):
Студент(ка)
С.Б. Левакова
Набережные Челны
2002
Содержание
Глава I. Введение
Глава II. Автоматизация ввода и редактирования
§1 Автотекст
§2 Автозамена
§3 Автоформат
§4 Проверочные средства Microsoft Word
Глава III. Форматирование документа
§1 Использование стилей
§2 Шаблоны
§3. Структура документа
Глава IV. Оформление документа
§1. Оглавление
§2. Сноски
§3. Перекрестные ссылки
Глава V. Большие документы
§1. Главный документ
§2. Вложенные документы
§3. Оформление большого документа
Глава VI. Макросы
Глава VII. Практическое применение
§1. Анализ различных версий Microsoft Word
§2. Разработка методического пособия
§3 Апробация и анализ результатов
—> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <—
К-во Просмотров: 332
Бесплатно скачать Курсовая работа: Автоматизация работы в Microsoft Word