Kpi для менеджера по продажам пример расчета в excel

KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий. Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов). Она выполняет не только функции контроля, но и стимулирует трудовую активность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части зарплаты.

KPI ключевые показатели эффективности: примеры в Excel

Стимулирующий фактор в системе мотивации KPI – денежное вознаграждение. Получить его может тот работник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Сумма премии / бонуса зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Объем вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах к окладу.

Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:

1. Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
2. Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
3. Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.

Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:

1. Выполнение плана менее 80% — недопустимо.
2. Выполнение плана 100% — коэффициент 0,45.
3. Выполнение плана 100-115% — коэффициент 0,005 за каждые 5%.
4. Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
5. В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.

Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.

Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.

Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:

Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):

Таблица KPI в Excel:

Пояснения:

1. Оклад – постоянная часть заработной платы зависит от количества отработанных часов. Для удобства расчетов мы предположили, что фиксированная и переменная часть зарплаты равны.
2. Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывается как отношение фактических показателей к плановым.
3. Для расчета премии используются коэффициенты. Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: Мы приняли, что влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных одинаковое. Значения коэффициентов тоже равны. Поэтому для расчета показателя 1 и показателя 2 используются одинаковые формулы (меняются только ссылки на ячейки).



4. Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3*(F3+G3). Плановую премию умножаем на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.
5. Заработная плата – оклад + премия.

Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).



Матрица KPI и пример в Excel

Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:

1. Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
2. Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
3. База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
4. Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
5. Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
6. Факт – фактические результаты работы.
7. Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета kpi:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.

Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:

Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.

KPI отдела продаж — это индикаторы, позволяющие оценить эффективность любого продавца или менеджера по сбыту. Для наглядного их отображения используется матрица KPI. Чтобы результаты были корректными и показательными, надо хорошо понимать, как ее правильно составить и проанализировать.

Понятие KPI

Чтобы разобраться, что такое KPI в продажах, необходимо определиться со значением самого термина.

KPI (ключевые показатели эффективности, КПЭ) по сути представляют собой систему оценки эффективности работы сотрудников на основании выполнения ими четко установленных задач. Они разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника или подразделения. Для их разработки используется принцип «сверху вниз», т. е. вначале определяется стратегия развития организации в целом, затем роль и функции каждого подразделения, а на конечном этапе ставятся конкретные и понятные задачи перед каждым сотрудником, на основании которых и разрабатываются КПЭ.

При этом важно, чтобы они характеризовали деятельность конкретного сотрудника и имели численное выражение.

Пример:

• показатели KPI менеджера по закупкам: скорость обработки заявки, оборачиваемость запасов, экономия и т д.;
• показатели KPI для менеджера по продажам: объем продаж, средний чек, количество постоянных клиентов и пр.

После определения конкретных индикаторов для каждого из них на основании анализа деятельности работников за предыдущие периоды устанавливается плановое (целевое) значение. За выполнение и перевыполнение плана их поощряют материально (путем выплаты премий, бонусов и пр) либо иным способом.

В результате внедрения подобных систем повышается эффективность работы, мотивация к труду, т. к. трудиться легче, имея перед глазами четко сформулированные и конкретно измеряемые цели, и работники в немалой степени могут сами влиять на свою заработную плату. А руководителю оценивать работу подчиненных значительно удобнее: можно сразу увидеть, с чем каждый из них справляется хорошо, а где возникают проблемы.

Внедрение КПЭ — непростой и ресурсозатратный процесс, требующий слаженной работы как руководства компании, так и руководителей подразделений и привлеченных специалистов. Сотрудники зачастую активно сопротивляются внедрению КПЭ, не вполне понимая, чем они полезны для них. Чтобы избежать подобных эксцессов, удобнее внедрять такую систему поэтапно, в качестве «тестового» проекта сначала в одном-двух подразделениях. А затем, после отладки и исправления возможных ошибок, распространить их действие на остальные подразделения. При этом в качестве подопытного кролика стоит выбирать отдел, непосредственно влияющий на финансовые итоги деятельности компании, например производственный цех или подразделение, ответственное за сбыт продукции. Для них проще разработать КПЭ, и работники, привыкшие к выполнению планов (производства, сбыта), без которых деятельность современного предприятия вообще невозможна, легче воспримут такие новшества. Кроме того, в отделах продаж традиционно используется сдельно-премиальная (или бонусная) система оплаты труда, поэтому и внедрение KPI не станет шоком для сотрудников, а лишь позволит сделать процесс начисления премий более справедливым, простым и понятным для них.

KPI — что это такое в торговле

Главным критерием эффективности продавца считают его выручку. Это, безусловно, очень важный, но далеко не единственный показатель. Ведь на финансовые результаты деятельности компании оказывают влияние все ее подразделения. Да и в рамках одного отдела у сотрудников могут быть разные задачи. Чтобы полнее оценить вклад каждого сотрудника в общий результат и поощрить действительно эффективных, и внедряется система KPI для менеджера по продажам, торгового представителя и других.

Показатели KPI в розничной торговле и в крупном опте, а также у различных сотрудников могут быть различными, в зависимости от поставленных перед ними целей.

Пример KPI руководителя отдела продаж: процент достижения сотрудниками отдела показателей KPI, процент выполнения плана продаж отдела, снижение уровня просроченной дебиторской задолженности и т. д.

Пример KPI для менеджеров по продажам: процент выполнения личного плана продаж, увеличение среднего чека, число новых клиентов и т. д.

Пример KPI торгового представителя: выполнение плана холодных, теплых звонков, посещений клиентов, обеспечение стандартов выкладки товара в соответствии с планограммой в закрепленных торговых точках и пр.

Несмотря на удобство применения именно в торговле, система мотивации, основанная на КПЭ, вовсе не универсальна. Ее не стоит внедрять в следующих случаях:

1. Компания находится в самом начале своего пути, оборот и численность персонала невелики (продавцов не более 10-15 человек). Вводить в таком случае KPI для директора по продажам и его подчиненных нецелесообразно, ведь оценить их эффективность проще другими способами, а затраты на внедрение КПЭ достаточно велики и могут не оправдать себя.
2. Продаваемые вещи ручной работы, несерийные изделия. Оценка с помощью КПЭ строится на усредненных показателях деятельности, подсчитать которые в случае торговли уникальными товарами весьма проблематично.
3. Компания переживает финансовые сложности. КПЭ подразумевает прежде всего финансовое поощрение наиболее эффективных сотрудников, а если ситуация в компании не позволяет работодателю выплачивать дополнительные вознаграждения, все система мотивации с помощью КПЭ теряет смысл.

Матрица KPI

Проводить оценку эффективности трудовой деятельности сотрудника удобно с помощью так называемой матрицы KPI или соглашения о целях. Обычно она составляется в виде таблицы, в которую вносятся все определенные для конкретного сотрудника ключевые показатели, а также указываются их базовые, плановые и целевые (лидерские) значения. Выглядит такая матрица примерно так:

Заполняют матрицу следующим образом:

1. Выбирают от 3 до 5 (для руководителей до 7) ключевых индикаторов, отражающих деятельность конкретного сотрудника с учетом поставленных перед ним задач.

   

2. Определяют вес (значение) каждого индикатора, исходя из влияния, которое он оказывает на общий итог деятельности. Наибольший вес отдают наиболее значимому показателю. Сумма всех значений должна быть равна 1 (100 %).

   

3. Устанавливают базовое, плановое (нормальное) и целевое (лидерское) значение для каждого показателя. Базовое значение фиксирует тот уровень, ниже которого опускаться нельзя. По сути это «нулевая точка», ниже которой работа менеджера нерезультативна. При неоднократном достижении фактического результата, равного базовому значению, руководству стоит задуматься о необходимости такого сотрудника в компании. Плановое (нормальное) значение показывает минимальный уровень, при котором предприятие будет «держаться на плаву». Целевое (лидерское) значение определяет уровень, к которому необходимо стремиться. Достижение работником этого уровня или превышение его поощряется как материально (премией), так и другими способами.

   

4. Заполненную матрицу предоставляют сотруднику. Логично это делать в начале месяца, т. к. в ней отражены задачи сотрудника на предстоящий период.
5. По окончанию месяца на основании анализа деятельности работника заполняют графу «Фактический результат».

   

6. Рассчитывают для каждого показателя индекс KPI, показывающий процент выполнения плана, по формуле:

   

7. Определяют общий коэффициент результативности ( рейтинг) сотрудника путем сложения индексов KPI всех показателей.

   

8. На основании рейтинга и рассчитывают размер премии, полагающейся сотруднику.

Возможны 2 варианта:

1. Простой. Поощряется сам факт достижения или перевыполнения планового показателя. Если рейтинг работника больше 100 %, ему выплачивается премия в заранее установленном размере.
2. Сложный. Размер премии сотрудника зависит от процента достижения цели.

Пример расчета KPI для менеджера по продажам

В качестве иллюстрации оценим KPI для менеджера по продажам в экселе. Воспользуемся уже заполненной матрицей.

Рассчитаем индекс KPI и найдем коэффициент результативности.

В организации принята следующая система оплаты труда:

• оклад менеджера по продажам составляет 14 000 рублей;
• премия начисляется в зависимости от рейтинга (коэффициента результативности) следующим образом:

Коэффициент результативности оцениваемого менеджера (см. матрицу) — 106,4 %. Значит, он получит оклад + премию 50 % от оклада, что составит:

14 000 + (14 000 × 0,5) = 21 000 руб.

Шаблон матрицы

Скачать

KPI в Excel. Пошаговая технология разработки и расчета KPI в excel. Готовый шаблон — таблица расчета с порядком заполнения. Формулы для расчета показателей KPI и подведения итогов. С возможностью скачать шаблон, excel-таблицу расчета KPI.

Рассматриваемая таблица расчета KPI сотрудников достаточна универсальна. Она применима практически для всех должностей в любом бизнесе. Таблица на практике доказала свою эффективность в сотнях бизнесов России и СНГ

Конечно, нюансов и подводных камней при разработке системы KPI (или КПЭ — ключевых показателей эффективности) более чем достаточно, поэтому руководствуйтесь логикой и главным критерием эффективности KPI — они должны существенно влиять на движение компании к стратегическим целям. KPI (кипиай) — это инструмент реализации стратегии. Сначала нужно определить долгосрочные цели бизнеса, затем разработать стратегию их достижения и только после этого, придать скорость при помощи KPI. 

Начнем. Для оформления в excel шаблоне расчета KPI, мы должны располагать разработанной на базе стратегии и целей системой KPI, выбранными показателями для премирования и планами по ним. Имея их, нам нужно оформить расчетный лист KPI, заполнить таблицу, прописать формулы и получить расчет премии KPI сотрудника.

Шаг 1. Фиксируем расчетный период KPI, заполняем шапку

Расчетный период KPI – период на который устанавливаются целевые показатели и выплачивается премия. Мы рассматриваем период в один месяц. Фиксируем это в таблице, а также вносим наименование своей организации, должность, месяц и год расчетного периода.

Шаг 2. Определяем сумму и долю KPI

Определяем структуру заработной платы. В нашем примере устанавливаем оклад в сумме 20 тыс. руб. И премию KPI в сумме 30 тыс. руб. Вносим суммы в таблицу расчета KPI. Доля оклада и премии KPI рассчитываются автоматически. В нашем примере это 40% и 60% соответственно. 

Оклад выплачивается за процесс, являясь фиксированной суммой. Премия KPI выплачивается за процесс и является переменной величиной. 

Шаг 3. Вносим ключевые показатели для премирования 

Выбор показателей для премирования по KPI, один из наиболее сложных этапов при премировании по KPI. Скопированные показатели не работают, зачастую приводя к негативным последствиям. Поэтому, показатели KPI всегда разрабатывайте самостоятельно, конкретно для своего бизнеса и должности. Максимум три показателя. В нашем случае мы установили два расчетных показателя и один в виде спецзадачи. Расчетные показатели рассчитываются в соответствии со шкалой премирования, а спецзадача по принципу: либо выполнена, либо нет.

Шаг 4. Устанавливаем веса для показателей KPI 

Вес показателя KPI — это доля данного показателя в общей премии KPI. Он устанавливается в зависимости от значимости, помогая расставить приоритеты, если показателей больше одного. Мы в примере устанавливаем: для первых двух показателей по 40% и для спецзадачи 20% от суммы премии KPI. Вносим в таблицу. Сумма премии в рублях для каждого показателя рассчитывается автоматически. Получаем в рублях: по 12 тыс. рублей для первого и второго показателя и 6 тыс. руб. для третьего показателя.

Шаг 5 Устанавливаем пороговые значения и шкалу выплат

• Для первых двух задач устанавливаем расчетный вариант выплаты премии в зависимости от процента выполнения плана.

Нижний уровень премирования – выполнение плана на 80%. Если выполнение ниже 80% – премия не выплачивается. Далее, выплата производится с понижающим коэффициентом. Каждые 5% выполнения плана коэффициент растет. 100% премии KPI выплачивается за 100% выполнение плана. При перевыполнении, премия выплачивается с повышающим коэффициентом в соответствии с процентом перевыполнения. За 101% выполнения плана коэффициент составляет 1,01; за 102% коэффициент 1,02 и так далее. Верхний уровень премирования устанавливаем с коэффициентом 1,2 при выполнении плана 120% и выше. Фиксируем справочно шкалу премирования в нижней части таблицы.  Для расчета премии KPI по первому показателю в ячейке «H12» прописываем формулу «ЕСЛИ»:

=ЕСЛИ(G12<80%;0;ЕСЛИ(G12<85%;D12*0,5;ЕСЛИ(G12<90%;D12*0,6;ЕСЛИ(G12<95%;D12*0,7;ЕСЛИ(G12<100%;D12*0,8;ЕСЛИ(G12<120%;D12*G12/100%;ЕСЛИ(G12>=120%;D12*1,2)))))))

Для второго показателя прописываем аналогичную формулу в ячейке «H13».

• Для третьего показателя — спецзадачи устанавливаем вариант выплаты по принципу: либо выполнил, либо нет. 

Выполнил – получил 100% премии. Не выполнил — не получил ничего. Прописываем для ячейки «H14» следующую формулу:

=ЕСЛИ(G14<100%;0;$D$14)

Шаг 6. Вносим в таблицу планы по KPI 

В нашем примере мы установили следующие планы: Показатель 1 = 1000 ед; Показатель 2 = 95%; Спецзадача: либо выполнена, либо нет, в план выставляем «1» (при выполнении в Факт внесем «1», а при невыполнении «0»). 

Шаг 7. Подводим итоги, рассчитываем премию KPI 

По завершении расчетного периода, вносим по каждому показателю KPI полученные результаты в графу «Факт». 

В нашем примере это: Показатель 1 = 1100 ед. (выполнение 110%); Показатель 2 = 94% (выполнение плана 98,9%); Спецзадача: не выполнена, вбиваем «0».

По прописанным формулам, получаем расчет премии KPI: Показатель 1 = 13,2 тыс. руб; Показатель 2 = 9,6 тыс. руб; Спецзадача: 0 руб. 

Суммируем начисленные премии по показателям и получаем общую премию KPI сотрудника за период в 22,8 тыс. руб. Формула в ячейке «H15»: =СУММ(H12:H14)  

Общая сумма зарплаты, оклад плюс премия KPI, составила 42,8 тыс. руб. и зафиксирована в ячейке «H19».

Заключение

Готово! Мы прошли все этапы расчета KPI при помощи Excel таблицы. Прописали формулы, внесли данные и получили расчет премии KPI сотрудника. 

ГЛАВНОЕ! Таблица — лишь инструмент оформления и расчета премии KPI за период. Эффект от внедрения лежит в области разработки системы KPI, выбора правильных показателей, выставления корректных планов и соблюдения базовых принципов системы. Скопированные напрямую показатели KPI из примеров в интернете, с похожих бизнесов, из книг и любых других источников — не работают!!! Всегда разрабатывайте систему KPI и показатели в том числе, индивидуально. А excel-таблица, в том числе рассмотренный образец, поможет оформить расчет премии.

Полезности. В полезных ссылках можно бесплатно скачать excel таблицу расчета KPI из рассмотренного примера. 

А также пройти авторский онлайн-курс практикум Александра Шведова «Пошаговая разработка KPI» для самостоятельного внедрения KPI в своей организации (первая ступень курса бесплатно). Курс разработан на базе 18 лет работы с KPI, поможет быстро и правильно внедрить KPI, избежать ошибок. В итоге с помощью KPI увеличить прибыль, повысить эффективность и ответственность сотрудников!

Полезные ссылки:

СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО EXCEL ТАБЛИЦУ РАСЧЕТА KPI

ОНЛАЙН-КУРС ПРАКТИКУМ «РАЗРАБОТКА KPI»

Поскольку это уже готовый шаблон, то здесь не будет долгих и пространственных рассуждений о необходимости внедрения мотивационной схемы. Здесь в принципе не будет большой теоретической части.

Просто описательная часть самой мотивационной схемы (вернее, 3-х ее разных вариантов), пояснения – то есть, почему я так считаю, и пример расчета в Excel. В котором уже зашиты все цифры и формулы, благодаря чему все считается и подставляется автоматически.

Это сделано для того, чтобы Вы смогли вставить/убрать необходимое Вам, получить готовую мотивационную схему и направить ее в работу. А не разбираться в ненужной теории, массах различных показателей и всем том, на что уходит много времени, которое так ограниченно у руководителя бизнеса.

Фактически, я все уже сделал за Вас: выбрал необходимые критерии, отобрал их, оттестировал на разных компаниях и вывел идеальную формулу. Вам осталось только адаптировать ее под себя. И займет это у Вас не больше часа.

Подготовка

Итак, для получения итоговой мотивационной схемы Вам потребуются дополнительные данные Вашей компании:

• Продажи за последние 12 месяцев с разбивкой по месяцам (по всей компании и менеджерам).
• Выплата заработной платы менеджерам за последние 12 месяцев с разбивкой по месяцам.

Вписывать это все можно будет в шаблон (в нем есть отдельный лист под это, который
так и называется “зп и продажи”).

Выглядеть будет вот так (нажмите на скриншот для увеличения):

Собственно, это все. Далее я объясню, для чего нужны эти данные, а также покажу, как Вам их нужно будет использовать.

Описание

Ниже будет представлено 3 варианта мотивационной схемы:

• Стандартная. Та, что по умолчанию должна быть у каждой B2B компании для эффективного развития организации.
• С уклоном на дебиторку. Если Ваши менеджеры обязаны контролировать сбор дебиторской задолженности с покупателей.
• С уклоном на конкретный товар. Если Вам нужно продвигать определённую категорию товара, а менеджеры делают это неохотно.

Скачать готовые шаблоны (таблицы) для всех трех схем можно здесь — https://cloud.mail.ru/public/c3A5/QLBjofK9S

Важно. Мотивационная схема в нашем исполнении в обязательном порядке содержит привязку к постановке и выполнению плана продаж.

Конечно, можно долго спорить о необходимости внедрения плана продаж, но, по моему мнению, только привязка к нему дает желаемое увеличение продаж.

Наверняка Вы задались вопросом “Какую мотивационную схему выбрать мне?”

В принципе, для успешной работы компании вполне достаточно будет первого варианта мотивационной схемы (стандартной). Остальные две предназначены уже под конкретные задачи. И если в Вашей компании такого запроса нет, то Вам они и не нужны.

Однако, при необходимости, Вы можете совместить все 3 мотивационные схемы в одну, но сразу предупреждаю, что это очень сложный и рискованный шаг.

Стандартная мотивационная схема менеджера по продажам

Данная мотивационная схема привычна большинству владельцев бизнеса, так как состоит из довольно простых пунктов – это оклад и процент от продаж. А также штрафы менеджеров за плохую работу или неисполнение распоряжения руководства.

Правда в ней есть два нюанса, которые могут вызвать вопросы:

1. Продажи менеджера привязываются к плану продаж (как личному, так и общему) и, как следствие, от этого зависит и заработок самого менеджера.
2. В мотивационной схеме используются KPI (ключевые показатели эффективности), в которые закладываются все необходимые руководству действия от менеджера.

А теперь давайте покажу как это будет выглядеть наглядно на примере. Итак, начинаем расчет.

Расчет

Для начала Вам необходимо рассчитать средние продажи менеджеров, а также всей компании. Делается это довольно просто – суммируете все продажи за 12 месяцев и полученную сумму делите на 12.

По аналогии Вы делаете то же самое с заработной платой менеджеров. Она используется, чтобы понять, от какой суммы необходимо, что называется, “плясать”.

В файле Эксель во вкладке “зп и продажи” я уже подготовил формулы, Вам останется только вставить свои цифры.

Кроме того, во вкладке “План продаж” уже подготовлены формулы, как Вы можете установить план продаж на следующий месяц/год.

Важно. Эксель файл основан на реальных продажах, заработной плате и прочих цифрах одного из наших клиентов. Но для простоты объяснения и расчета мы будем использовать заработную плату в размере 50 тысяч рублей. А также мы использовали исключительно ровные цифры.

А теперь переходим непосредственно к самому созданию мотивационной схемы. И для начала рассмотрим пропорцию при средней заработной плате в 50 т.р.:

• Окладная часть – 30% (15 000 рублей).
• Процентная часть – 50% (25 000 рублей).
• Бонусная часть (KPI) – 20% (10 000 рублей).
• Сверхбонус – 5 000 рублей.
• Штрафы.

Ниже о каждой части подробно.

Окладная часть

Устанавливается в размере 30% от средней заработной платы. В нашем примере это 15 000 рублей соответственно (то есть 30% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Окладная часть выплачивается за:

• Соблюдение трудовой дисциплины.
• Выполнение принятых обязанностей.

И прочие пункты из должностной инструкции.

Процентная часть

Устанавливается в размере 50% от средней заработной платы. В нашем примере это 25 000 рублей соответственно (50% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Каждому менеджеру устанавливается индивидуальный (личный) план продаж на месяц.

Далее личный план продаж делится на шаги/грейды/ступени. Тут кому как удобно это назвать. Но смысл в том, что чем больше менеджер по продажам продает, тем больший процент от проданного он получает. Это одна из самых простых и главных фишек мотивации, которая понятна сотрудникам.

Не просто “продай больше – получишь больше”, а понятно, сколько нужно продать, чтобы заработать больше.

Итак, ступени личного плана продаж располагаются так:

• При продажах до 75% от установленного плана продаж – вознаграждение 0%. Иными словами – не выплачивается вообще.
• При выполнении плана от 76% до 89%, вознаграждение – 0,9% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 89% до 99%, вознаграждение – 1,3% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 100% до 109%, вознаграждение составит 1,7% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 110% выполнения плана – 2,5% от выполненного плана продаж.

Важно. В идеале у Вас должен возникнуть вопрос: “А как высчитать проценты, которые необходимо платить менеджеру?”. Это отличный вопрос! На самом деле проценты легко посчитать по формуле ниже.

И сразу поясняю: цифры в скобках взяты из нашего примера, поэтому по аналогии Вы можете просто подставить свои значения:

Если все это округлить, то должно получиться 1,7%. И дальше уже от этой суммы Вы и должны строить свои ступени:

Бонусная часть (KPI)

Устанавливается в размере 20% от средней заработной платы. В нашем примере это 10 000 рублей соответственно (20% от средней заработной платы 50 000 рублей).

В эту часть зашиваются обязанности, которые Вы хотели бы, чтобы они периодически выполняли. Это могут быть своевременные звонки клиентам, правильное ведение CRM, своевременная сдача отчетности, разговор строго по скриптам.

Для сотрудников это подается под следующим соусом – это не руководитель их наказывает и штрафует, а они сами лишают себя возможности заработать дополнительные деньги.

Кроме того, составляющие бонусной части (мы в компании называем их KPI или ключевые показатели эффективности), могут меняться раз в 2-3 месяца, в зависимости от того, на что руководство компании хочет сделать больший уклон.

Вот Вам для примера 4 бонуса, которые Вы можете использовать в своей компании:

• Контакты с новыми клиентами (от 10 отправленных КП) – 2 500 рублей.
• Контакты со старыми клиентами (от 20 разговоров) – 2 500 рублей.
• Занесение и ведение всех контактов в CRM – 2 500 рублей.
• Использование скриптов продаж – 2 500 рублей.

Бонус снимается при 2-х штрафах за месяц (первый – предупреждение, второй – снятие бонуса).

Сверхбонус

Составляет 5 000 рублей. Выплачивается при выполнении всей компанией плана по продажам. И выплачивается всем менеджерам, которые занимались продажами.

То есть, если один менеджер по продажам выполнил свой план продаж, а второй нет, и из-за него не получилось выполнить план продаж всей компанией, то никто из менеджеров сверхбонус не получит.

Сверхбонус внедряется при желании владельца бизнеса, но я всегда рекомендую включать его в мотивационную схему. Так среди работников включается некий азарт и подстегивание друг друга для получения дополнительных денег.

Штрафы

Для штрафов есть специальная таблица, где записаны основные штрафы и сумма, если штраф все же был менеджером допущен.

В течение месяца штрафы записываются, и итоговая сумма заносится в Эксель файл, где автоматически высчитает сумму штрафов из итоговой зарплаты менеджера.

Мотивационная схема с уклоном на дебиторку

Собственно, данная схема не сильно отличается от первого варианта, кроме одного показателя – здесь добавлен бонус за сбор дебиторской задолженности с клиентов. И скажу сразу, данная мотивационная схема нужна в случае, если Ваши менеджеры по продажам отвечают за сбор дебиторки.

Расчет

Для начала расскажу, как это выглядит в расчетах, а уже после, по привычной схеме, объясню важные показатели. Итак, пропорция при средней зарлате в 50 т.р.:

• Окладная часть – 30% (15 000 рублей).
• Процентная часть – 40% (20 000 рублей).
• Дебиторская часть – 10% (5 000 рублей).
• Бонусная часть – 20% (10 000 рублей).
• Сверхбонус – 5 000 рублей.

Теперь, по законам жанра, про каждый пункт расскажу более подробно. Итак, поехали.

Окладная часть

Здесь все понятно. Работает по аналогии со стандартной схемой. Устанавливается в размере 30% от средней заработной платы. В нашем примере это 15 000 рублей соответственно (30% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Окладная часть выплачивается за:

• Соблюдение трудовой дисциплины.
• Выполнение принятых обязанностей.

И прочие пункты из должностной инструкции.

Процентная часть

Все тоже самое, что и в первом варианте мотивационной схемы. Устанавливается в размере 40% от средней заработной платы.

В нашем примере это 20 000 рублей соответственно (40% от средней заработной платы 50 000 рублей). Каждому менеджеру устанавливается индивидуальный (личный) план продаж на месяц.

Ступени личного плана продаж:

• При продажах до 75% от установленного плана продаж – вознаграждение 0%.
• При выполнении плана от 76% до 89%, вознаграждение – 0,5% от выполненного плана продаж
• При выполнении плана от 89% до 99%, вознаграждение – 1% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 100% до 109%, вознаграждение составит 1,3% от выполненного плана продаж.
• При выполнении плана от 110% выполнения плана – 2% от выполненного плана продаж.

Дебиторская часть

Дебиторская часть. Главная фишка этой мотивационной схемы. Если кратко – менеджер получает бонус, если он собирает с клиентов не менее ___% от установленной Вами суммы.

Дебиторская часть устанавливается в размере 10% от средней заработной платы. В нашем примере это 5 000 рублей соответственно (10% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Каждому менеджеру устанавливается определённая сумма дебиторской задолженности, которую он должен собрать за месяц.

В нашем шаблоне это не менее 80%. То есть:

• Сбор дебиторской задолженности менее 80% – менеджер бонус НЕ получает.
• Сбор дебиторской задолженности более 80% – менеджер получает бонус в размере 5 000 рублей.

Бонусная часть (KPI)

И снова все то же самое, что и в первом варианте мотивационной схемы.

Единственный нюанс – Вы можете увеличить сумму дебиторской части за счет уменьшения суммы бонусной части. Думаю, Вы сам решите, что для Вас важнее – наличие дебиторской задолженности или выполнение KPI.

KPI устанавливается в размере 20% от средней заработной платы. В нашем примере это 10 000 рублей соответственно (20% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Сверхбонус, штрафы – расчет абсолютно не отличается от первой (стандартной) схемы, поэтому не буду останавливаться на этом подробно и повторять написанное выше.

Мотивационная схема с уклоном на конкретный товар

И эта схема не сильно отличается от первого варианта, кроме того, что здесь есть упор на продажу конкретного товары или группы товаров.

Ее мы создали, когда один из собственников пожаловался, что его менеджеры крайне неохотно подвигают новую товарную группу, ведь старый ассортимент продавать легче и проще. И после внедрения данной мотивационной схемы ситуация кардинально изменилась.

Пропорция при средней зарплате в 50 т. р.:

• Окладная часть – 30% (15 000 рублей).
• Процентная часть – 50% (25 000 рублей).
• Бонусная часть – 20% (10 000 рублей).
• Сверхбонус – 5 000 р.

Окладная часть – работает по аналогии со стандартной схемой.

Процентная часть

Процентная часть – главная фишка этой мотивационной схемы. Если очень упростить, то Вы просто разбиваете общий план продаж на новую группу товаров и все остальные.

И на каждую группу устанавливаете свой мини-план продаж, при достижении который менеджеры получают свои бонусы. Обычно, на продвижение новой группы товаров мы закладываем не более 30% от общего плана продаж.

Процентная часть устанавливается в размере 50% от средней заработной платы. В нашем примере это 25 000 рублей соответственно (50% от средней заработной платы 50 000 рублей).

Важный момент. Личный и общий план продаж устанавливается как на новую группу товаров, так и на все остальные группы.

Далее все то же самое. Личный план продаж делится на шаги/грейды/ступени.

Бонусная часть (KPI), сверхбонус и штрафы – ничем не отличаются от их расчета в первой схеме.

Чек-лист внедрения мотивационной схемы

Самое главное в любой мотивационной схеме – это не придумать, а внедрить ее в жизнь компании, чтобы сотрудники по ней работали, а руководитель был доволен новыми результатами.

Именно для этого мы подготовили небольшой чек-лист внедрения.

Шаг 1

Объясняете сотрудникам, что хотите навести порядок в их мотивационной схеме и сделать ее понятной Вам и им.

Результат – они будут понимать, сколько они будут получать. Плюс благодаря этому они смогут планировать свой заработок. Люди “за порядок” в 80% случаев.

Время внедрения: до 60 минут.

Шаг 2

Объясните сотрудникам саму схему. Как правило, на этом моменте они расскажут и объяснят Вам ее тонкие места. Но важно понимать, что люди редко хотят изменений, поэтому на новую мотивационную схему может свалиться много негатива. Здесь нужно отличать “мух от котлет”.

Время внедрения: до 1 рабочего дня.

Шаг 3

Внедрите схему в жизнь компании, чтобы сотрудники начали по ней работать.

Время внедрения: до 5 рабочих дней.

Шаг 4

Собирайте обратную связь, вносите поправки.

Время внедрения: до 20 дней.

Шаг 5

Проводите испытания. По итогам дорабатываете и шлифуете. Важный момент – мотивационная схема содержит бонусы, а значит их “выдача/лишение” – обязательный элемент отслеживания, для полноценной работы схемы.

Время внедрения: 1-2 месяца.

Шаг 6

Утверждаете под роспись и начинаете требовать четкого выполнения внедренной Вами мотивационной схемы, попутно строго отслеживая соблюдение сотрудниками всех ее нюансов.

Время внедрения: бессрочно.

Ответы на вопросы

На всякий случай, я подготовил ответы на вопросы, которые у Вас могли возникнуть в процессе прочтения данной инструкции.

Есть самый простой способ поставить план продаж?

Да! Взять прошлогодний показатель за этот же месяц и прибавить к нему сверху 10-15%. В принципе, в таблице Эксель уже есть пример постановки плана продаж с ориентацией на прошлый опыт. Просто подставьте свои цифры и все рассчитается автоматически (вкладка “План продаж”).

Что делать, если я не могу отслеживать продажи менеджера?

А как Вы тогда платите ему заработную плату? Если Вы платите только оклад, то Вам срочно нужно менять мотивационную схему и делать упор на процент от продаж (первый вариант схемы).

Что делать, если по данной мотивационной схеме заработная плата получилась слишком большой/маленькой?

Значит Вы неправильно рассчитали проценты или установили план продаж. Это встречается крайне редко, но бывает. Вам нужно урезать/добавить сумму по средней заработной плате и пересчитать все показатели на следующий месяц.

Почему в ступенях такой большой разбег по вознаграждению между 99% и 100%?

Мы называем это “активация”. Чтобы активировать в менеджерах желание получить побольше. Ведь так они наглядно видят, что, не выполнив план продаж, они меньше получат. А значит, есть смысл немного потрудиться и заработать побольше фактически на пустом месте.

Как быстро я увижу результат в продажах (увеличение продаж)?

Я сразу предупреждаю, что итоговый вариант мотивационной схемы притирается от одного до 3-х месяцев в зависимости от жесткости ее внедрения. Следовательно, эффект он нее Вы увидите не ранее чем через 2 месяца.

Как часто нужно менять KPI?

Если менять их каждый месяц, то есть опасения, что менеджеры запутаются и не будут их соблюдать. При установке одних KPI на полгода-год менеджеры, как правило, привыкают к ним и перестают их выполнять. Поэтому я рекомендую делать это 3-4 раза в год, не чаще.

Что делать, если я не могу отслеживать KPI?

Значит не нужно их вводить. Достаточно платить окладную и процентную часть.

За что назначаются штрафы и какой размер установить?

Следуйте этой таблице и при необходимости сделайте свои корректировки с учетом ваших условий:

Собственно, на этом все!

Как я и писал ранее – здесь минимум теории, но зато уже есть готовая мотивационная схема (вернее три ее варианта) с подробным описанием и пояснением.

Теперь то, что нужно от Вас, – это открыть файл Эксель. И вставить свои цифры. Начиная с заработной платы менеджеров и заканчивая суммами их штрафов. Ну и плюс немного “поиграть с процентами вознаграждения”. Благо в таблице все рассчитывается автоматически, и устраивающую Вас сумму Вы увидите сразу.

Расчет KPI: примеры и формулы

KPI: как внедрить

Показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — это числовые индикаторы деятельности сотрудника, отдела либо предприятия в целом. На основании этих индикаторов и строится система мотивации и оплаты труда работников.

Внедрение подобной системы включает несколько этапов.

Определение стратегии развития и целей компании

На этом этапе важно определить общий вектор движения компании, а также делегировать полномочия, т. е. установить, каким образом конкретное подразделение может поучаствовать в достижении общих целей.

Определение конкретных индикаторов и разработка системы оплаты труда с их учетом

После формулировки задач для каждого подразделения необходимо установить конкретные индикаторы, с помощью которых можно оценить, насколько каждый сотрудник отдела приблизился к достижению общей цели, насколько успешно он справляется со своим участком работы.

Показатели KPI, система расчета определяются индивидуально, исходя из особенностей работы каждого сотрудника. Они могут быть, например, такими:

• для юриста: процент выигранных дел, сумма взысканных денег и т. д.;
• для маркетолога: количество привлеченных покупателей, повторных заказов, число положительных отзывов на сайте компании;
• для офис-менеджера: качество обработки корреспонденции, скорость выполнения поручений.

Важно, чтобы KPI отвечали следующим требованиям:

• определенность;
• понятность;
• измеримость;
• реалистичность выполнения.

Когда индикаторы определены, разрабатывается формула расчета KPI; пример определения заработной платы с учетом КПЭ:

В зависимости от выполнения КПЭ и начисляется премия.

Тестовый запуск

Удобно внедрить КПЭ сначала в одном отделе, чтобы провести обкатку и устранить возможные недочеты, а уже потом распространить ее действие на компанию полностью.

Анализ эффективности и доработка

В случае возникновения проблем как система КПЭ в целом, так и отдельные индикаторы могут быть переработаны.

KPI: как посчитать

На рынке существуют специализированные CRM, позволяющие отслеживать и считать КПЭ практически в автоматическом режиме. Однако для мелких компаний или в начале внедрения системы их использование может оказаться неоправданно дорогим и нецелесообразным. В таких ситуациях удобнее всего вести расчет KPI в excel или подобных табличных редакторах, имеющихся в каждом офисе.

Поскольку ключевые индикаторы непосредственно влияют на заработную плату, считать их логично по итогам месяца.

Алгоритм подсчета включает следующие шаги:

1. Определяем вес каждого показателя в порядке значимости. При этом наиболее значимым считается индикатор, чье влияние на конечный результат максимально.
2. Оцениваем, каких показателей достиг каждый сотрудник. Удобнее всего занести их в таблицу следующего вида:

Сравнивая плановые (целевые) значения показателя с фактически достигнутыми результатами, подсчитываем так называемый индекс KPI.

Возможны 3 варианта:

1. Кр = 1 — работник выполнил план и получает дополнительно премию в полном размере.
2. Кр > 1 — работник перевыполнил план и к его зарплате добавляется полная премия и бонус, размер которого зависит от процента перевыполнения плана.
3. Кр

KPI (ключевые показатели эффективности): значение, примеры, особенности расчета

Доказано: сотрудники любой компании работают в разы эффективней, если перед ними стоят конкретные задачи и предусмотрены «плюшки» за их безукоризненное выполнение.

В этой статье мы расскажем, что такое KPI сотрудников (ключевые показатели эффективности), как их рассчитать, а затем безболезненно внедрить в работу организации.

Что такое KPI?

KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.

Виды KPI компании:

• результата — какой результат получили в процессе выполнения задач;
• затрат — использованное количество ресурсов;
• производительности (эффективности) — соотношение результата и затраченных на его достижение материальных ресурсов и времени.

Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:

1. Целевые — ключевые показатели результативности, значение которых указывает на то, достигли вы поставленных маркетинговых целей или нет.
2. Процессные — оценка эффективности самого процесса работы. Благодаря анализу показателей KPI, можно ускорить выполнения задач за счет выявления и устранения замедляющих факторов на каждом из этапов выполнения задач.
3. Проектные — система расчета эффективности конкретного проекта, например, анализ показателей для сайта.
4. Внешней среды — это количественно измеримые показатели на рынке, на которые не может повлиять конкретный сотрудник (колебание ценовых показателей). Их нужно учитывать при разработке целевых KPI.

Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.

Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия.

Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).

Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.

Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.

Нужно ли внедрять KPI в бизнес?

Система оценки KPI в последнее время стала неотъемлемой частью построения эффективного бизнеса. Особенно это касается предприятий, задействованных в торговле, где крайне необходима четкая система анализа работы каждого подразделение, учет расходов и продаж.

Стоит подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности деятельности организации успешно применяются в крупных предприятиях, имеющих четкую структуру подразделений и управленцев.

Используя расчет показателей продуктивности, руководитель может объективно оценить работу каждого отдельного сотрудника в конкретных цифрах, а также определить наименее эффективных людей в своей компании. Далее — мотивировать их на выполнение задач, а если результат по-прежнему будет неудовлетворительным — заменить на более продуктивных специалистов.

KPI используется не только для оценки эффективности работы, но и для построения мотивационной системы персонала в процессе геймификации бизнеса. Суть KPI, как и любой другой системы мотивации сотрудников, состоит в том, чтобы объединить цели конкретного работника с общими целями компании. То есть желание вашего специалиста зарабатывать больше должно логично пересекаться со стремлением выполнить и перевыполнить конкретный план.

Далее мы поговорим о том, для чего нужны KPI интернет-маркетологу, как их правильно составить.

Как разработать KPI интернет-маркетолога?

Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.

Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог. Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста.

5 показателей эффективности маркетолога:

1. увеличение охвата целевой аудитории;
2. привлечение новых клиентов — рост численности;
3. повышение лояльности клиентов — количество положительных отзывов, рекомендаций и т.д.;
4. увеличение количества повторных покупок — разработка стратегий;
5. повышение узнаваемости и уровня доверия к бренду.

Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.

Чтобы запустить систему, вам необходимо:

• определить глобальную цель компании — какой результат вы хотите получить за определенный промежуток времени;
• сформулировать и поставить конкретные цели маркетологу;
• разбить оклад маркетолога на фиксированную часть и премиальную, которая будет зависеть от показателей эффективности (например: 70 % — фиксированная ставка, а 30 % — оплата за выполнение плана);
• определить ключевые показатели оценки работы маркетолога;
• разработать план с оптимальным значением показателей эффективности.

Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.

Расчет KPI на конкретном примере

Как рассчитать KPI? Давайте разберем на примере маркетолога интернет-магазина.

Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):

1 — количество привлеченных клиентов на сайт;

2 — количество повторных покупок существующих клиентов;

3 — число положительных отзывов, рекомендаций, оставленных после покупки на сайте и в социальных сетях магазина.

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1. Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:

1. новые клиенты — 0,5;
2. повторные покупки — 0,25;
3. отзывы — 0,25.

Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:

Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:

Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.

Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.

Шаг 5. Рассчитываем оплату. Общая сумма вознаграждения маркетолога — $800, размер фиксированной ставки — $560, переменной части — $240. Полную премию маркетолог получает за индекс, равный 1 (или 100 %). То есть, 113,7 % — это перевыполненный план, за него маркетолог получает дополнительный бонус. Итого: 560+240+32,88 = $832,88.

Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.

Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.

Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.

Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.

Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.

Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:

Как мотивировать команду на выполнение KPI

Мотивировать команду на продуктивную работу можно не только деньгами. Приятные бонусы, подарки, дополнительные выходные, тренинги за счет компании и другие «плюшки» могут вдохновить сотрудника не хуже, чем зарплата. Такая система также основана на контроле показателей эффективности, но в этом случае оклад сотрудника не зависит от результатов его работы. А вот за выполнение плановых задач он получает баллы, которые обменивает на желаемый бонус.

Таким образом, можно оставить сотрудников на фиксированном окладе, но в то же время мотивировать их на выполнение плана.

В команде Marketing Gamers, к примеру, внедрена игровая система мотивации, где за успехи в работе сотрудники получают «эмпы» (внутренняя валюта MG). Эти баллы помогают нашим специалистам быстрее достигать целей и воплощать мечты в реальность: прыжок с парашютом, путешествие или новый гаджет.

Это игровая схема мотивации для сотрудников MG:

В качестве заключения

Введение KPI — часто болезненный процесс. Не все сотрудники могут быстро переключиться на новую систему. Несложно понять беспокойство человека, который раньше отрабатывал свои часы, а в конце месяца забирал фиксированную сумму. Но преодолеть сопротивление можно, внедряя систему постепенно:

• Внятно объяснить персоналу не только то, как расшифровывается KPI, но и рассказать, зачем нужна такая система, какую выгоду получит от этого каждый конкретный сотрудник.
• Запустить систему в тестовом режиме, чтобы вовремя выявить и исправить ошибки, максимально точно определить показатели эффективности для каждого работника, отдела, компании в целом.
• Если вы решили вводить переменную часть зарплаты, то делайте это поэтапно: 90 % — фиксированная ставка, 10 % — премия, затем — 80 % на 20 %, окончательное соотношение — 70 % на 30 %.

Введение системы KPI в работу организации — это справедливая зарплата, увеличение результативности бизнеса, сплоченная и мотивированная команда. Каждый сотрудник заинтересован в достижении целей компании, так как эти цели напрямую связаны с его собственными.

А как вы планируете внедрять KPI в свой бизнес? Возможно, вы уже разработали и внедрили собственную систему KPI? Поделитесь с нами в комментариях!

Хотите поблагодарить за статью? Сделайте репост

Расчет KPI в Excel примеры и формулы

KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий. Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов). Она выполняет не только функции контроля, но и стимулирует трудовую активность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части зарплаты.

KPI ключевые показатели эффективности: примеры в Excel

Стимулирующий фактор в системе мотивации KPI – денежное вознаграждение. Получить его может тот работник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Сумма премии / бонуса зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Объем вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах к окладу.

Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:

1. Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
2. Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
3. Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.

Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:

1. Выполнение плана менее 80% — недопустимо.
2. Выполнение плана 100% — коэффициент 0,45.
3. Выполнение плана 100-115% — коэффициент 0,005 за каждые 5%.
4. Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
5. В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.

Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.

Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.

Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:

Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):

Таблица KPI в Excel:

1. Оклад – постоянная часть заработной платы зависит от количества отработанных часов. Для удобства расчетов мы предположили, что фиксированная и переменная часть зарплаты равны.
2. Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывается как отношение фактических показателей к плановым.
3. Для расчета премии используются коэффициенты. Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: Мы приняли, что влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных одинаковое. Значения коэффициентов тоже равны. Поэтому для расчета показателя 1 и показателя 2 используются одинаковые формулы (меняются только ссылки на ячейки).
4. Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3*(F3+G3). Плановую премию умножаем на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.
5. Заработная плата – оклад + премия.

Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).

Матрица KPI и пример в Excel

Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:

1. Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
2. Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
3. База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
4. Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
5. Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
6. Факт – фактические результаты работы.
7. Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета kpi:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.

Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:

Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.

KPI как рассчитать: формулы и примеры

Статьи по теме

Расскажем, как верно рассчитать KPI. Сейчас практически каждая компания использует ключевые показатели эффективности в своей работе. А те, кто пока не прибегал к помощи системы, постепенно приходят к мысли о ее необходимости.

При правильном подходе система KPI может значительно увеличить эффективность работы в компании. Главное – знать, как правильно работать с ключевыми показателями, чтобы они, напротив, не принесли вред организации.

Скачайте и возьмите в работу:

KPI – что это такое

Термин KPI пришел из английского, расшифровывается он как key performance indicators. Систему уже давно используют в России, хотя точную дату назвать сложно. На русский язык KPI обычно переводят так ключевой показатель эффективности (КПЭ). Этот показатель позволяет дать оценку работы предприятия, а именно – узнать достигаются ли изначально поставленные цели.

Малые предприятия могут отложить внедрение системы KPI . А вот средним и крупным компаниям тянуть не стоит. Ведь KPI – это еще способ контроля сотрудников, а в фирмах с большим количеством работников это проблематично.

Лучше не вводить систему KPI сразу во всей компании. Попробуйте посмотреть, как покажет себя новый механизм на одном из конкретных подразделений. Если результат будет хорошим, можно распространить систему и на другие отделы.

Обычно компании вводят кипиай для бухгалтеров, менеджеров, маркетологов и юристов. Далее мы расскажем, в каких отделах опасно вводить KPI, а где, напротив, это выигрышное решение.

Виды ключевых показателей эффективности

Поисковый запрос по видам KPI не даст единого результата. Не существует какого-то алгоритма, как делить ключевые показатели эффективности на виды. Они могут отличаться по отраслям. Так, в интернет-маркетинге выделяют такой вид кипиай, как целевой. Он показывает, удалось ли достичь маркетинговых целей, которые фирма поставила перед собой изначально.

Допустимо следующее деление KPI на виды (см. таблицу 1).

Таблица 1. Виды KPI

сколько ресурсов потратила компания

соотношение результата и времени, которое ушло для его получения

результат по количеству и качеству

степень отклонения от изначально поставленного плана

соотношение результата к ресурсам, которые понадобилось потратить для его достижения

Ключевые показатели эффективности можно также разделить на опережающие и запаздывающие. Показатели, которые относятся к первому виду, позволяют сделать вывод о работе компании в текущем периоде. А запаздывающие дают возможность оценить работу после того, как определенный период завершился.

Пять принципов внедрения кипиай

Условно можно выделить пять принципов, на которые нужно ориентироваться фирме, которая решила ввести кипиай. Их мы показали в таблице под номером два.

Таблица 2. Принципы внедрения KPI

В чем заключается

интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности

следует тщательно продумать систему оценки производительности, которая могла бы мотивировать сотрудников

всем, кто заинтересован в повышении производительности в фирме , следует объединить усилия

перенесения усилий на главные направления

необходимо расширить полномочия некоторых сотрудников

согласования производственных показателей со стратегией

главное – это достижение намеченной цели. Все показатели должны работать на нее

управляемости и контролируемости

результат можно контролировать. Главное, чтобы у подразделения, где ввели кипиай, были ресурсы на его управление

Кроме того, существует правило «10/80/10». Оно заключается в том, что для успешного функционирования системы фирме стоит выбрать по 10 ключевых показателей результативности и эффективности, а также 80 производственных показателей.

Как разработать KPI для сотрудников финансовой службы

Редакция «Системы Финансовый директор» подготовила схемы мотивации, регламенты и отчеты об исполнении KPI для сотрудников финансовой службы. Скачайте и используйте у себя в компании.

Как рассчитать KPI сотрудника

Для начала необходимо определиться, какой результат работы сотрудника вас устроит. Кроме того, нужно установить минимальное значение результата работника. Если он сработает хуже, он не выполнит задачу. После того, как определились с критическим и нормальным уровнем результативности, можно приступать к расчетам.

Как правило, кипиай рассчитывают по итогам месяца. Исходя из этого показателя, выплачивают зарплату сотрудникам. Условно весь процесс можно разделить на пять шагов:

1. Определить основные показатели работы того или иного сотрудника.
2. Каждому из этих показателей присвоить вес. То есть, распределить задачи по степени их важности. Общий вес всех показателей должен быть равен единице.
3. Проанализировать, каких показателей достиг сотрудник за месяц.
4. Рассчитать индекс ки пи ай. Для этого нужно знать вес каждого показателя (см. пункт 2), цель по показателю и фактический результат (в процентах).
5. Рассчитать зарплату.

Формула для расчета KPI (пункт 4) выглядит так:

Индекс KPI= Вес KPI*Факт/Цель

Как рассчитать KPI сотрудника: примеры

Рассмотрим как рассчитать KPI сотрудника – пример для менеджера.

Допустим, что в ООО «Гудчойз» менеджеров по продажам оценивают по трем показателям. А именно – количеству продаж (KPI1), сумме привлеченной прибыли (KPI2) и количеству заключенных контрактов (KPI3). При этом KPI1 имеет вес 0,25, KPI2 – 0,5, KPI3 — 0,25. Сделаем расчет KPI для сотрудника Иванова Г. И.

Иванову Г. И. достаточно было добиться показателя в 20 процентов по продажам, прибыли и контрактам. Но сотрудник перевыполнил план по двум показателям. По прибыли он превысил ожидание на 2 процента, а по контрактам – на 10 процентов. А вот по продажам показатель оказался на 3 процента меньше. Теперь рассчитаем индекс кипиай.

Индекс KPI1=0,25*17/20 — 0,213

Индекс KPI2=0,5*22/20 – 0,550

Индекс KPI3=0,25*30/20 – 0,375

Общий индекс KPI составляет 113,8 процентов. Значит, Иванов Г. И. перевыполнил план. Теперь рассчитаем зарплату сотрудника за месяц. Известно, что 35 тыс. руб. составляет оклад работника, 10 тыс. руб. – премия за 100 процентное выполнение плана. Плюс Иванов Г. И. имеет бонус за перевыполнение плана.

Зарплата = 35 тыс. руб.+10 тыс. руб.+ 1380 руб.

Значит, всего за месяц менеджер получит 46 380 тыс. руб., с учетом премии и бонуса за выполнение плана.

KPI: о каких минусах и плюсах нужно знать

Система KPI далеко не идеальная. Очень опасно вводить ее бездумно. Но при правильном походе плюсов от внедрения системы гораздо больше, чем минусов.

Можно выделить как минимум четыре преимущества от внедрения KPI:

• разумное распределение фонда оплаты труда;
• справедливость;
• улучшение системы контроля;
• четкость задач.

Система KPI строится так, что зарплата сотрудника напрямую зависит от качества работы. Тот, у кого результат оказался хуже, получит зарплату в меньшем размере. В итоге деньги из зарплатного фонда будут идти только на результат. Кроме того, сотрудники будут понимать, какие задачи стоят перед ними и какие из них в приоритете. А руководителю будут проще контролировать процесс работы.

Как мы говорили выше, специалисты советуют испытать KPI сначала на отдельном подразделении. Если эффективность после внедрения системы повысилась, можно ввести ее в других отделах. Но иногда лучше остановиться на нескольких отделах и не вводиться KPI для всего предприятия.

Основная цель KPI — мотивировать сотрудников лучше выполнять свою работу. Но система подойдет не для всех работников компании. Иногда использование KPI может отказать абсолютно противоположный эффект и результативность целого подразделения пойдет на спад. В итоге введение нового механизма может вылиться в большие финансовые затраты. Хотя изначально от KPI расценивали, как возможность нарастить прибыль.

Итак, один из минусов системы KPI заключается в том, что она не подходит для творческих процессов. Там, где результат работы сотрудника абстрактный, стоит хорошо подумать, вводить ли систему. Например, вопрос о том, подойдет ли KPI для отдела дизайна, очень спорный. Хотя для этого варианта есть успешные примеры. А вот для маркетингового или бухгалтерского отдела введение новой системы может показать хорошие результаты.

Есть еще одна трудность, с которой столкнется компания, когда начнет внедрять KPI. Эта сложность – время. Как минимум предприятию понадобится провести обучение для сотрудников и рассказать, в чем заключается система и какая от нее польза. Кроме того, потребуется переобучение некоторых сотрудников. Возможно, необходимо будет направить работников на курсы повышение квалификации. Не забудьте также скорректировать внутренние документы, чтобы они соответствовали новым условиям.

Примеры KPI и способов их внедрения

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое KPI
• Какие примеры KPI для представителей различных специальностей можно брать на вооружение
• Как рассчитать KPI в EXCEL на примере
• Как внедрить систему KPI в организации

Метод оценки персонала с помощью ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicator) базируется на методологии «управления по целям» Питера Друкера. В России применяется с начала 2000-х годов. В предлагаемой статье мы опишем сущность KPI, приведем примеры KPI и покажем перспективы применения и совершенствования метода KPI на российских предприятиях.

Что такое KPI на примерах

С 1.07.2016 г. на предприятиях России внедряют профессиональные стандарты как основы формирования кадровой политики. Для оценки успешности выполнения стандартов необходима система оценки качества труда работников.
Критерии, которые характеризуют качества труда, представлены на Рисунке 1.

Рисунок 1. Структура критериев качества труда работников предприятия.
Критерии I уровня – это фактически названия двух главных классов критериев.
Критерии II уровня – обобщения, пригодные для представления к награде (но не для оценки).
Критерии III уровня – унифицированные показатели, позволяющие выполнить приближенную оценку результативности и надежности труда работника. Практически все известные методы оценки персонала ориентированы на оценку критериев III уровня. В зависимости от образования и грамотности авторов методик и потребителей, чаще всего выбираются:

• Чисто экономические критерии KPI. Применимы для руководителей и специалистов, непосредственно связанных с управлением финансами и реализацией продукции.
• Опросники в форме бланков для экспертов, позволяющие оценить компетенции.
• Психологические критерии (тест Кеттелла и пр.) − в предположении, что качество труда определяется преимущественно личностными свойствами.
• Профили должностей на основе специализированных (преимущественно психологических) наборов показателей.

Рассмотрим наиболее популярную технологию оценки, основанную на KPI.

Главная идея KPI – детализация стратегических целей предприятия до уровня сотрудника. В качестве стратегических целей, как правило, выступают финансово-экономические показатели. Выделяют несколько подгрупп KPI, основанных на количественных мерах деятельности:

1. Затраты – в стоимостном выражении.
2. Производительность – процент загрузки оборудования.
3. Эффективность. Чаще всего это отношение выручки к себестоимости.
4. Итоги. Например, количество произведенной продукции.

• Оперативные показатели характеризуют текущие результаты деятельности предприятия и его подразделений. Позволяют в оперативном режиме следить за технологическими процессами, материальным обеспечением, качеством продукции и корректировать параметры управления в соответствии с меняющимися условиями.
• Стратегические показатели позволяют следить за обобщенными результатами работы предприятия за месяц, квартал, полугодие и принимать решения по обеспечению соответствия этих результатов плановым. Рассчитываются краткосрочные прогнозы эффективности деятельности подразделений, рентабельности на предстоящий период.

KPI являются численными индикаторами степени успешности выполнения конкретных целей. Это позволяет использовать систему KPI в качестве основы мотивирующего управления деятельностью работников.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

KPI наиболее удобны для оценки эффективности труда административно-управленческого персонала (руководителей, экономистов, финансистов и пр.).
Ключевые показатели эффективности торговой деятельности рассчитываются на основе данных:

• о выручке;
• о прибыли от продаж;
• о себестоимости продукции;
• о проценте брака;
• об объеме оборотных активов;
• о стоимости запасов.

Ключевые показатели эффективности производства рассчитываются на основе:

• среднедневного расхода сырья;
• объема незавершенного производства;
• объема запасов;
• производительности труда работников;
• прочих производственных расходах;
• затрат на ремонт оборудования;
• затрат на хранение готовой продукции.

Конкретные примеры представлены в следующей таблице: