В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.
Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».
В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.
Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица
Есть горячая клавиша Ctrl+T.
Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.
Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.
Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.
Структура и ссылки на Таблицу Excel
Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.
Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.
А также при наборе формулы вручную.
Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.
=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»
Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).
Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.
Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»
=СУММ(D2:D8)
то она автоматически переделается в
=Отчет[Продажи]
Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.
Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.
А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.
Свойства Таблиц Excel
1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.
2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.
Очень удобно, не нужно специально закреплять области.
3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.
4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.
Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.
5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.
6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.
Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.
Настройки Таблицы
В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.
С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц
можно внести следующие изменения.
— Удалить или добавить строку заголовков
— Добавить или удалить строку с итогами
— Сделать формат строк чередующимися
— Выделить жирным первый столбец
— Выделить жирным последний столбец
— Сделать чередующуюся заливку строк
— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию
В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.
В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.
В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.
Однако самое интересное – это создание срезов.
Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,
и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.
Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.
Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.
Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).
Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.
Ограничения Таблиц Excel
Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.
1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).
2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.
3. Невозможно вставить промежуточные итоги.
4. Не работают формулы массивов.
5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.
Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.
Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.
Поделиться в социальных сетях:
Вы можете изменить оформление таблицы или Excel таблицы, обновить данные или настроить некоторые параметры для них. Вы читали раздел справки, в который упомянут команду в разделе «Средства работы с таблицами» или «Средства работы со таблицами», но эти инструменты недоступны.
Если на вашем компьютере нет инструмента Работа с таблицами или Работа со таблицами, сделайте вот что:
-
Щелкните любую ячейку в таблице или в таблице.
Если вы выбрали таблицу Excel, на вкладке Конструктор вы увидите вкладку Средства работы с таблицами. Если вы выбрали таблицу, вы увидите вкладки «Инструменты для работы со таблицами» с вкладками «Анализ» и «Конструктор».
Средства работы с таблицами недоступны на ленте Excel в Интернете, поэтому вы не сможете использовать их для изменения оформления таблицы.
Хотя Excel в Интернете нет инструментов для работы с таблицами, доступны некоторые параметры. Ниже рассказывается, как можно найти их.
-
Обновление подключения к данным. Щелкните любую ячейку в таблице, выберите элемент Данные, затем выберите команду Обновить выбранное подключение или Обновить все подключения.
-
Перейдите к строкам итогов и строкам с заглавной строкой. Щелкните любую ячейку в таблице > в формате таблицы и выберите один из параметров.
Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизиро…
Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.
Советы по структурированию информации
Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:
- Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
- Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
- Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
- В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
- Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.
Как создать таблицу в Excel вручную
Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:
- Открыть книгу и активировать нужный лист.
- Выделить необходимые ячейки.
- На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
- Указать в таблице имеющиеся сведения.
II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:
- Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
- При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.
Как создать таблицу в Excel автоматически
Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.
Область таблицы
Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:
- Выделить требуемый диапазон.
- В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
- При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.
Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа
На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:
- Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
- Перейти в меню «Вставка».
- Найти пиктограмму «Таблицы»:
- В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
- В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.
Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.
4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.
Диапазон ячеек
Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).
Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.
Заполнение данными
Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.
- Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
- Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
- При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
- При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
- Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
- Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.
- В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.
Сводная таблица
Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:
- Структурировать объект и указать сведения.
- Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
- При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
- Выбрать диапазон и нажать ОК.
Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.
5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).
Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.
Рекомендуемые сводные таблицы
Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.
Для применения рекомендуемых сводных таблиц:
- Выделить ячейки с введенной информацией.
- При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
- Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
- В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.
Готовые шаблоны в Excel 2016
Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.
Чтобы воспользоваться шаблонами:
- Выбирать понравившийся образец.
- Нажать «Создать».
- Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.
Оформление
Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.
Создание заголовка
Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:
Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.
На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».
Активировать пункт «Вставить строки на лист».
После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.
Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.
Задать название в ячейке.
Изменение высоты строки
Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:
- Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
- Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.
Выравнивание текста
Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.
Изменение стиля
Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.
Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.
Как вставить новую строку или столбец
Для добавления строк, столбцов и ячеек:
- выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
- активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
- выбрать конкретную опцию.
Удаление элементов
Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.
Заливка ячеек
Для задания фона ячейки, строки или столбца:
- выделить диапазон;
- найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
- выбрать понравившийся цвет.
II способ
- вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
- перейти на вкладку «Заливка»;
- выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.
III способ
- щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
- перейти на вкладку «Заливка»;
- выбрать понравившийся стиль.
Формат элементов
На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.
Формат содержимого
Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.
Использование формул в таблицах
Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.
Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».
Для задания формулы:
- активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
- открыть «Мастер формул»;
или
- написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;
или
- применить и активирует плавающие подсказки.
На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:
- выделить диапазон;
- активировать пиктограмму.
Использование графики
Для вставки изображения в ячейку:
- Выделить конкретную ячейку.
- Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
- Указать путь к изображению.
- Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».
Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.
Как включить режим конструктора в Excel 2016?
Для Excel 2016 зайдите в Параметры — Настройка ленты — в разделе Основные вкладки справа поставьте галочку в пункте Разработчик, и нажмите кнопку ОК.
Как войти в режим конструктора в Access?
Изменение формы в режиме конструктора
- На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующее поле.
- Нажмите клавиши ALT+F8.
Как открыть панель разработчика Excel?
Отображение вкладки «Разработчик»
- На вкладке «Файл» перейдите к параметрам> настроить ленту.
- В разделе Настройка ленты в списке Основные вкладки установите флажок Разработчик.
Как включить режим конструктора в Word?
Кликните вкладку Файл. Выберите пункт Параметры. Выберите пункт Настроить ленту.
…
Для этого:
- На вкладкеРазработчик нажмите кнопку Режим конструктора.
- Кликните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.
- Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
Как выйти из режим конструктора в Excel?
Чтобы перейти в этот режим (то есть выйти из режима конструктора), необходимо отжать кнопку Режим конструктора (рис. 1.7). После этого в нашем случае можно просто пощелкать кнопкой, которую мы создали на рабочем листе (функциональные действия, которые можно обеспечить в этом случае, мы рассмотрим в дальнейшем).
Как включить режим разработчика в Excel 2007?
Microsoft Office Excel 2007
- Откройте меню «Файл» — кнопка в виде значка Windows в левом верхнем углу.
- Выберите раздел «Параметры Excel» и подраздел «Основные».
- Поставьте галочку напротив пункта «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте».
Для чего предназначен режим конструктора в Access?
Для конструирования и редактирования форм ввода/вывода в Access пользователь работает с конструктором форм. Создание формы в режиме конструктора полностью возлагается на пользователя. Чтобы начать создание формы в режиме конструктора, надо в окне базы данных в области Объекты выбрать пункт Формы.
Как открыть окно конструктора для создания новой таблицы?
Для запуска режима конструктора таблиц необходимо открыть вкладку «Создание», а затем щёлкнуть по пиктограмме . На рисунке 10 представлено окно конструктора таблицы (с наименованиями полей будущей таблицы), которое будет открыто в основном окне базы данных.
Как запустить конструктор таблицы?
Создание таблицы с помощью конструктора таблиц
- На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор таблиц.
- В новой таблице введите имя первого поля и выберите его тип.
- Чтобы задать первичный ключ для таблицы, выберите ячейку Имя поля для соответствующего поля, а затем нажмите кнопку Ключевое поле.
Как включить поддержку макросов в Excel?
Параметры макроса не меняются во всех программах Office.
- Откройте вкладку Файл.
- Щелкните Параметры.
- Затем выберите пункты Центр управления безопасностью и Параметры центра управления безопасностью.
- В центре управления безопасностью щелкните элемент Параметры макросов.
- Выберите нужные вам решения и нажмите кнопку «ОК».
Как включить меню разработчик?
Как включить режим разработчика Android
- Зайдите в настройки и внизу списка откройте пункт «О телефоне» или «О планшете».
- В конце списка с данными о вашем устройстве найдите пункт «Номер сброки» (для некоторых телефонов, например, MEIZU — «Версия MIUI»).
- Начните многократно нажимать по этому пункту.
Как открыть панель разработчик?
В большинстве браузеров, работающих под Windows, инструменты разработчика можно открыть, нажав F12 . В Chrome для Mac используйте комбинацию Cmd+Opt+J , Safari: Cmd+Opt+C (необходимо предварительное включение «Меню разработчика»).
Как в ворде сделать подчеркивание на котором можно писать?
Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы применить простое подчеркивание, нажмите клавиши CTRL+U.
- Чтобы применить другой тип подчеркивания, на вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку вызова диалогового окна Шрифт, перейдите на вкладку Шрифт, а затем выделите стиль в списке Подчеркивание.
Как включить режим конструктора?
Для ActiveX управления:
- Если вкладка «Разработчик» недоступна, отобразить ее: Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры. В списке «Настройка ленты» выберите «Основные вкладки». …
- Убедитесь, что Excel находится в режиме конструктора. На вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления» включит режим конструктора.
Как создать поле в ворде?
Создание настраиваемых полей
- На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Поля. Откроется коллекция «Поля».
- В нижней части коллекции выберите Настраиваемые поля.
- В диалоговом окне Параметры страницы введите новые значения для полей.
Режим конструктора в excel 2016
- Как добавить вкладку «Разработчик» в Excel
- Как отобразить вкладку
- Как включить поиск решений в Excel
В версиях Microsoft Excel ранее 2003 года вкладка «Разработчик» выведена в главное меню экрана. В более свежих версиях меню заменено лентой команд, с которой вкладка «Разработчик» по умолчанию скрыта из окна Microsoft Excel.
Чтобы активировать вкладку «Разработчик» в Excel 2007 необходимо зайти в Настройки и выбрать «Параметры Excel». По умолчанию открывается вкладка «Основные», где необходимо поставить галочку напротив третьего пункта «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте».
В более свежих версиях Microsoft Excel необходимо зайти в первую вкладку ленты команд «Файл» и выбрать пункт «Параметры». В левой части появившегося окна выбрать «Настроить ленту» и в правой колонке поставить галочку напротив пункта «Разработчик».
При нажатии на «OK» диалоговое окно закроется, а в ленте команд между пунктами «Вид» и «Справка» появится вкладка «Разработчик».
Эта вкладка состоит из четырех групп команд: «Код», «Надстройки», «Элементы управления» и «XML». Как правило, «Разработчик» активируется для работы с макросами и установлением кнопок управления в документе.
Чтобы скрыть вкладку «Разработчик» достаточно провести обратный порядок действий, т.е. убрать галочку напротив выбранного пункта.
Элементы управления формы (Поле со списком, Флажок, Счетчик и др.) помогают быстро менять данные на листе в определенном диапазоне, включать и выключать опции, делать выбор и пр. В принципе, без них можно обойтись, но они делают управление данными на листе более наглядным и уменьшают вероятность ввода некорректных данных.
Для вставки элементов управления на лист необходимо отобразить вкладку Разработчик.
- В MS EXCEL 2007 это можно сделать через меню Кнопка офис/ Параметры Excel/ Основные/ Показывать вкладку Разработчик на ленте .
- В MS EXCEL 2010 это можно сделать так: Откройте вкладку Файл ; Нажмите кнопку Параметры ; Нажмите кнопку Настроить ленту ; Выберите команду Настройка ленты и в разделе Основные вкладки установите флажок Разработчик .
Теперь вставить элемент управления можно через меню: Разработчик/ Элементы управления/ Вставить .
Обратите внимание, что в этом меню можно вставить Элементы ActiveX, которые расположены ниже интересующих нас Элементов управления формы. У обоих типов есть одни и те же элементы Кнопка, Список, Флажок и т.п. Разница между ними следующая: чтобы использовать Элементы ActiveX необходимо использовать VBA, а Элементы управления формы можно напрямую привязать к ячейке на листе.
Для тех, кто не ранее не работал с Элементами управления формы, советуем подробно ознакомиться с ними в следующих статьях:
В этой статье рассмотрим более сложный пример совместного использования элементов управления и Условного форматирования .
Пример
Разберем конкретный пример применения сразу нескольких Элементов управления. В файле примера с помощью элементов управления показано как пользователь может отредактировать значения в таблице (диапазон F9:K12 ).
С помощью одного из 3-х элементов управления Поле со списком, Список и Счетчик , пользователь может выбрать столбец таблицы (год) . Нужный элемент управления выбирается с помощью группы Переключателей . Название выбранного элемента подсвечивается серым цветом (см. A8:B8 на рис. выше). Выбранный год выделяется в таблице Условным форматированием темно серым цветом (см. H9 :H12 на рис. выше). Отображение этого выделения регулируется Флажком (фон флажка — красный). Полосами прокрутки можно редактировать Цену и Количество в выбранном году, но только в определенном диапазоне. Теперь – подробнее.
Переключатели
На листе использовано 3 Переключателя объединенных в Группу . Каждому Переключателю соответствует определенный элемент управления: Поле со списком, Список, Счетчик .
Для объединения Элементов в группу помещаем на лист Элемент управления Группа (через меню Разработчик/ Элементы управления/ Вставить ). В рамках группы создаем 3 переключателя (также через меню Разработчик/ Элементы управления/ Вставить ) и связываем их все с одной ячейкой С2 (выделив элемент управления, правой клавишей вызываем контекстное меню, Формат объекта …, вкладка Элемент управления ).
Удерживая клавишу CTRL выделяем 3 переключателя и элемент Группа , вызываем правой клавишей мыши контекстное меню и выбираем Группировка/ Группировать . Теперь при выборе одного из трех Переключателей в Группе , в ячейке С2 будет выводиться значение 1, 2 или 3.
Поле со списком
Теперь вставим элемент управления Поле со списком . Вставить элемент можно через меню: Разработчик/ Элементы управления/ Вставить . В ячейках столбца М введем несколько значений лет: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013. Эти значения будут использованы в элементе Поле со списком .
- выделяем диапазон М9:М12;
- нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя ;
- в поле Имя вводим Список .
Теперь свяжем элемент управления с данными на листе. Для этого:
- выделите элемент управления Поле со списком ;
- правой клавишей вызовите его контекстное меню, затем Формат объекта… , вкладка Элемент управления ;
- в поле Формировать список по диапазону вводим Список (вместо ссылки на ячейку мы ввели ссылку на определенное Имя !). Конечно, вместо имени можно было указать просто ссылку на диапазон;
- свяжем элемент с ячейкой $C$8 . В этой ячейке будет выводится порядковый номер выбранного элемента списка, т.е. если выберем 2009 , то выведется 1, т.к. это первый элемент в списке. Для дальнейших целей нам проще использовать именно год, а не его порядковый номер. Для этого в ячейку D8 введем формулу =C8+2008 .
Список
Вставляем на лист элемент Список . Аналогично предыдущему элементу связываем его с ячейкой $C$13 и формируем список на основе того же Именованного диапазона Список . В ячейку D13 введем формулу =C13+2008 .
Счётчик
Вставляем на лист элемент Счетчик . Определяем минимальное значение 2009 , максимальное – 2013 , шаг 1 . Связываем элемент с ячейкой $C$17 . В D17 введем формулу =С17 , т.к. элемент Счетчик в нашем случае возвращает значение года.
Чтобы определить значение какого элемента ( поле со списком, список или счетчик ) является активным в настоящий момент, в ячейке E9 введем формулу: =ЕСЛИ(C2=1;D8;ЕСЛИ(C2=2;D13;D17)) Как мы помним, значение в ячейке С2 определяется Группой переключателей .
Полоса прокрутки
Вставляем на лист элемент Полоса прокрутки . Этим элементом мы будем изменять ячейку на пересечении строки Количество (строка 10) и столбца выбранного года. Значения ячейки будет меняться в диапазоне от 0 до 1000. Но как определить эту ячейку?
Создадим Именованную формулу СмещГода для определения позиции выбранного года в диапазоне лет G 9: K 9 . Нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя , в поле Имя вводим СмещГода , в поле диапазон вводим формулу =ПОИСКПОЗ($E$9; $G$9:$K$9;0) Если выбран 2009 , то формула вернет 1.
Для определения ячейки строки Количество , соответствующую выбранному году используем формулу =СМЕЩ($F$10;0;СмещГода) . Формула вернет диапазон, состоящий из одной ячейки.
В поле Связь с ячейкой элемента Полоса прокрутки нельзя ввести формулу, но можно, как мы уже видели, ввести Имя . Создадим Именованную формулу Количество , в поле Диапазон укажем формулу =СМЕЩ($F$10;0;СмещГода) . Теперь в поле Связь с ячейкой элемента полоса прокрутки введите Количество .
Аналогичные манипуляции проделайте с полосой прокрутки для Цены . Для этого необходимо создать Именованную формулу Цена , где в поле Диапазон указать формулу =СМЕЩ($F$11;0;СмещГода) .
Флажок
При выборе пользователем текущего года, в таблице с данными ( G9:K12 ) соответствующий столбец будет закрашиваться серым фоном. Для выделения столбца выбранного года используем Условное форматирование .
Сначала вставим на лист элемент Флажок . Этим элементом мы будем включать и выключать выделение в таблице столбца выбранного года. Элемент свяжите с ячейкой $G$2 . Если флажок снят, то в этой ячейке будет ЛОЖЬ (этому значению соответствует 0), если установлен, то ИСТИНА (этому значению соответствует 1).
Для настройки Условного форматирования выделим диапазон G9:K12 . Так как формула в Условном форматировании будет содержать относительную ссылку , то убедимся, что после выделения диапазона активной ячейкой является G9 (т.е. диапазон надо выделять начиная именно с нее. Подсказкой служит поле Имя , находящееся слева от Строки формул . После выделения диапазона оно должно содержать G 9 ).
- вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило );
- выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек;
- в поле « Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной » введите =И(СТОЛБЕЦ(G9)=СмещГода+6;$G$2) Формула примет значение ИСТИНА, когда выполнится одновременно 2 условия:
- значение выражения ( СмещГода (изменяется от 1 до 5 (т.е. от 2009 до 2013 года) + 6) совпадет с номером текущего столбца (7, т.е. 2009 год);
- Флажок Условное форматирование установлен.
- выберите требуемый формат, например, серый цвет заливки;
- нажмите ОК.
Тестируем
- убедимся, что флажок Условное форматирование установлен;
- выберем переключатель Список ;
- в элементе управления Список выберем 2010;
- убедимся, что столбец 2010 выделен серым;
- Полосой прокрутки изменим количество в столбце 2010.
Результат показан на рисунке.
К сожалению, у элементов управления формы Флажок, Поле со списком и Список нет возможности отформатировать отображаемый шрифт. Зато это можно сделать у элементов ActiveX ( Разработчик/ Элементы управления/ Вставить ). Правда, для работы с этими элементами требуется писать программу на VBA.
Создать «Умную таблицу», которая впервые была представлена в Excel 2007, очень просто. Для ввода данных в нее можно использовать автоформу, которая защитит формулы от случайной перезаписи. В Excel 2010 для «Умной таблицы» был добавлен инструмент «Срезы» для упрощения фильтрации данных.
Общие правила создания и заполнения таблиц
Чтобы ваша таблица, «обычная» или «умная», правильно работала, следует придерживаться при ее создании и заполнении следующих несложных правил:
- не использовать в таблице объединенные ячейки;
- присваивать графам (колонкам) уникальные имена;
- в одной графе использовать один формат данных;
- не оставлять при заполнении таблицы пустых строк;
- в «обычной» таблице следует выделить строку заголовков (шапку таблицы) форматированием (цвет, шрифт) и закрепить на начальном экране.
Создание «Умной таблицы»
Для создания «Умной таблицы» необходимо выбрать любую ячейку внутри таблицы без форматирования или выделить произвольный диапазон, в котором планируется создать такую таблицу, и нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». Откроется окно выбора формата будущей «Умной таблицы»:
Выбрать можно любой образец форматирования таблицы и нажать на него, а после создания «Умной таблицы» точнее подобрать форматирование с помощью предпросмотра. После нажатия на образец формата программа Excel предложит проверить диапазон будущей таблицы и выбрать, где будет создана строка заголовков (шапка таблицы) – внутри таблицы, если она уже с заголовками, или над таблицей в новой строке:
В примере заголовки уже присутствуют внутри диапазона с таблицей, поэтому галочку «Таблица с заголовками» оставляем. Нажав «OK», получим следующую «Умную таблицу»:
Теперь при записи формулы создаются адреса с именами колонок, а при нажатии «Enter» формула автоматически копируется во все ячейки этой графы:
Адреса с именами колонок создаются, если аргументы для формулы берутся из той же строки. Аргументы, взятые из других строк, будут отображены обычными ссылками.
Когда «Умная таблица» уже создана, подобрать для нее подходящее цветовое оформление становится легче. Для этого нужно выбрать любую ячейку внутри таблицы и снова нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». При наведении курсора на каждый образец форматирования, «Умная таблица» будет менять цветовое оформление в режиме предпросмотра. Остается только выбрать и кликнуть на подходящем варианте.
При выборе любой ячейки внутри «Умной таблицы» на панели инструментов появляется вкладка «Работа с таблицами Конструктор». Перейти в нее можно, нажав на слово «Конструктор».
На вкладке «Конструктор» отображены все инструменты для работы с «Умной таблицей» (неполный перечень):
- редактирование имени таблицы;
- изменение цветового чередования строк на цветовое чередование столбцов;
- добавление строки итогов;
- удаление кнопок автофильтра;
- изменение стиля таблицы (то же, что и по кнопке «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная»);
- удаление дубликатов;
- добавление срезов*, начиная с Excel 2010;
- создание сводной таблицы;
- удаление функционала «Умной таблицы» командой «Преобразовать в диапазон».
*Срезы представляют из себя удобные фильтры по графам в отдельных окошках, работающие аналогично кнопкам автофильтра в строке заголовков. Создается срез (или срезы) нажатием кнопки «Вставить срез» и выбором нужной колонки (или колонок). Чтобы удалить срез, его нужно выбрать и нажать на клавиатуре «Delet» или пункт «Удалить (имя среза)» в контекстном меню.
Работа с «Умной таблицей»
Начните заполнять новую строку или новый столбец, и после заполнения первой ячейки «Умная таблица» автоматически расширится на эту строку или на этот столбец. Если в таблице использовались формулы, то при добавлении новой строки они будут автоматически в нее скопированы.
Для заполнения «Умной таблицы» можно использовать автоформу, которая позволит защититься от случайной перезаписи формул и сделает заполнение более наглядным.
Чтобы автоформа всегда была доступной, ее кнопку необходимо добавить на панель быстрого доступа (вверху слева). Для непосредственного перехода к настройке панели быстрого доступа нажмите на правую кнопку этой панели в виде черточки с треугольником внизу. Откроется следующее меню:
В этом меню необходимо выбрать пункт «Другие команды…» для перехода к окну настройки панели быстрого доступа:
Здесь необходимо выбрать в верхнем раскрывающемся списке «Команды не на ленте», в окне со списком команд выделить пункт «Форма…», нажать кнопку «Добавить >>», а затем кнопку «OK». На панели быстрого доступа появится кнопка вызова автоформы.
Автоформа будет вызываться кнопкой на панели быстрого доступа для той «Умной таблицы», внутри которой находится активная ячейка.
Обратите внимание, что ячейка с формулой не редактируется. Добавление новой записи или сохранение внесенных изменений в существующую строку происходит при нажатии кнопок «Добавить», «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. При нажатии кнопок «Назад» или «Далее» внесенные изменения не сохраняются.
Любую таблицу желательно максимально автоматизировать формулами. Например, в таблице из примера можно вставить формулу для увеличения порядкового номера на единицу.
Самым простым способом было бы вставить формулу =[предыдущая ячейка]+1 , но она не копируется автоматически в новую запись. А в ячейках с этой формулой программа Excel выводит замечание: «Несовместимая формула в вычисляемом столбце».
Для нашего примера подойдет следующая формула: =СТРОКА([@Наименование])-1 , которая вычисляет номер текущей строки рабочего листа Excel и уменьшает ее на единицу, так как первая запись в нашей «Умной таблице» начинается со второй строки рабочего листа Excel.
Если в отдельных колонках «Умной таблицы» использовать выбор значений из раскрывающихся списков, то добавлять записи придется путем копирования строк или протягиванием. Иначе, при автоматическом добавлении новой записи, формулы проверки данных для раскрывающихся списков скопированы не будут.
Преимущества «Умной таблицы»
К преимуществам «Умной таблицы» можно отнести следующие:
- автоматическое форматирование по выбранному шаблону;
- автоматическое расширение «Умной таблицы» при добавлении новых записей или колонок;
- автоматическое копирование формул в новую запись;
- возможность добавления строки итогов (критерий расчета итога для каждой отдельной графы можно выбрать из раскрывающегося списка);
- возможность использования автоформы* для добавления новых записей и редактирования существующих (такая же возможность существует и для обычных таблиц).
*При использовании автоформы не работают подсказки для ввода повторяющегося текста, при наличии которого удобнее добавлять записи непосредственно в таблицу.
Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.
Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.
Как создать таблицу в Excel для чайников
Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.
Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:
Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.
Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.
Как выделить столбец и строку
Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.
Для выделения строки – по названию строки (по цифре).
Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.
Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.
Как изменить границы ячеек
Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:
- Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
- Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
- Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.
Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.
Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.
Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»
Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.
Как вставить столбец или строку
Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.
Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).
Отмечаем «столбец» и жмем ОК.
Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».
Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.
Пошаговое создание таблицы с формулами
- Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.
- Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.
- Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.
- Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».
Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.
С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.
Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.
Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция
Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).
Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:
- Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).
- В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.
Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».
Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.
Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.
Как работать с таблицей в Excel
С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».
Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.
Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.
Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:
- Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
- При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
- Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
- Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).
Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.
Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.
Создать «Умную таблицу», которая впервые была представлена в Excel 2007, очень просто. Для ввода данных в нее можно использовать автоформу, которая защитит формулы от случайной перезаписи. В Excel 2010 для «Умной таблицы» был добавлен инструмент «Срезы» для упрощения фильтрации данных.
Общие правила создания и заполнения таблиц
Чтобы ваша таблица, «обычная» или «умная», правильно работала, следует придерживаться при ее создании и заполнении следующих несложных правил:
- не использовать в таблице объединенные ячейки;
- присваивать графам (колонкам) уникальные имена;
- в одной графе использовать один формат данных;
- не оставлять при заполнении таблицы пустых строк;
- в «обычной» таблице следует выделить строку заголовков (шапку таблицы) форматированием (цвет, шрифт) и закрепить на начальном экране.
Создание «Умной таблицы»
Для создания «Умной таблицы» необходимо выбрать любую ячейку внутри таблицы без форматирования или выделить произвольный диапазон, в котором планируется создать такую таблицу, и нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». Откроется окно выбора формата будущей «Умной таблицы»:
Выбрать можно любой образец форматирования таблицы и нажать на него, а после создания «Умной таблицы» точнее подобрать форматирование с помощью предпросмотра. После нажатия на образец формата программа Excel предложит проверить диапазон будущей таблицы и выбрать, где будет создана строка заголовков (шапка таблицы) — внутри таблицы, если она уже с заголовками, или над таблицей в новой строке:
В примере заголовки уже присутствуют внутри диапазона с таблицей, поэтому галочку «Таблица с заголовками» оставляем. Нажав «OK», получим следующую «Умную таблицу»:
Теперь при записи формулы создаются адреса с именами колонок, а при нажатии «Enter» формула автоматически копируется во все ячейки этой графы:
Адреса с именами колонок создаются, если аргументы для формулы берутся из той же строки. Аргументы, взятые из других строк, будут отображены обычными ссылками.
Когда «Умная таблица» уже создана, подобрать для нее подходящее цветовое оформление становится легче. Для этого нужно выбрать любую ячейку внутри таблицы и снова нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». При наведении курсора на каждый образец форматирования, «Умная таблица» будет менять цветовое оформление в режиме предпросмотра. Остается только выбрать и кликнуть на подходящем варианте.
При выборе любой ячейки внутри «Умной таблицы» на панели инструментов появляется вкладка «Работа с таблицами Конструктор». Перейти в нее можно, нажав на слово «Конструктор».
На вкладке «Конструктор» отображены все инструменты для работы с «Умной таблицей» (неполный перечень):
- редактирование имени таблицы;
- изменение цветового чередования строк на цветовое чередование столбцов;
- добавление строки итогов;
- удаление кнопок автофильтра;
- изменение стиля таблицы (то же, что и по кнопке «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная»);
- удаление дубликатов;
- добавление срезов*, начиная с Excel 2010;
- создание сводной таблицы;
- удаление функционала «Умной таблицы» командой «Преобразовать в диапазон».
*Срезы представляют из себя удобные фильтры по графам в отдельных окошках, работающие аналогично кнопкам автофильтра в строке заголовков. Создается срез (или срезы) нажатием кнопки «Вставить срез» и выбором нужной колонки (или колонок). Чтобы удалить срез, его нужно выбрать и нажать на клавиатуре «Delet» или пункт «Удалить (имя среза)» в контекстном меню.
Работа с «Умной таблицей»
Начните заполнять новую строку или новый столбец, и после заполнения первой ячейки «Умная таблица» автоматически расширится на эту строку или на этот столбец. Если в таблице использовались формулы, то при добавлении новой строки они будут автоматически в нее скопированы.
Для заполнения «Умной таблицы» можно использовать автоформу, которая позволит защититься от случайной перезаписи формул и сделает заполнение более наглядным.
Чтобы автоформа всегда была доступной, ее кнопку необходимо добавить на панель быстрого доступа (вверху слева). Для непосредственного перехода к настройке панели быстрого доступа нажмите на правую кнопку этой панели в виде черточки с треугольником внизу. Откроется следующее меню:
В этом меню необходимо выбрать пункт «Другие команды. » для перехода к окну настройки панели быстрого доступа:
Здесь необходимо выбрать в верхнем раскрывающемся списке «Команды не на ленте», в окне со списком команд выделить пункт «Форма. », нажать кнопку «Добавить >>», а затем кнопку «OK». На панели быстрого доступа появится кнопка вызова автоформы.
Автоформа будет вызываться кнопкой на панели быстрого доступа для той «Умной таблицы», внутри которой находится активная ячейка.
Обратите внимание, что ячейка с формулой не редактируется. Добавление новой записи или сохранение внесенных изменений в существующую строку происходит при нажатии кнопок «Добавить», «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. При нажатии кнопок «Назад» или «Далее» внесенные изменения не сохраняются.
Любую таблицу желательно максимально автоматизировать формулами. Например, в таблице из примера можно вставить формулу для увеличения порядкового номера на единицу.
Самым простым способом было бы вставить формулу =[предыдущая ячейка]+1 , но она не копируется автоматически в новую запись. А в ячейках с этой формулой программа Excel выводит замечание: «Несовместимая формула в вычисляемом столбце».
Для нашего примера подойдет следующая формула: =СТРОКА([@Наименование])-1 , которая вычисляет номер текущей строки рабочего листа Excel и уменьшает ее на единицу, так как первая запись в нашей «Умной таблице» начинается со второй строки рабочего листа Excel.
Если в отдельных колонках «Умной таблицы» использовать выбор значений из раскрывающихся списков, то добавлять записи придется путем копирования строк или протягиванием. Иначе, при автоматическом добавлении новой записи, формулы проверки данных для раскрывающихся списков скопированы не будут.
Преимущества «Умной таблицы»
К преимуществам «Умной таблицы» можно отнести следующие:
- автоматическое форматирование по выбранному шаблону;
- автоматическое расширение «Умной таблицы» при добавлении новых записей или колонок;
- автоматическое копирование формул в новую запись;
- возможность добавления строки итогов (критерий расчета итога для каждой отдельной графы можно выбрать из раскрывающегося списка);
- возможность использования автоформы* для добавления новых записей и редактирования существующих (такая же возможность существует и для обычных таблиц).
*При использовании автоформы не работают подсказки для ввода повторяющегося текста, при наличии которого удобнее добавлять записи непосредственно в таблицу.
Возможно, потребуется изменить макет таблицы или сводной таблицы Excel либо обновить данные или задать некоторые параметры для них. Вы прочитали справку по команде » работа с таблицами» или в разделе «работа со сводными таблицами», но не видите эти инструменты.
Если на листе не отображаются инструменты для работы с таблицами или Работа со сводными таблицами , выполните указанные ниже действия.
Щелкните любую ячейку таблицы или сводной таблицы.
Если вы выбрали таблицу Excel, вы увидите вкладку «работа с таблицами » с вкладкой » конструктор «. Если вы выбрали сводную таблицу, вы увидите вкладку работа со сводными таблицами с вкладкой анализ и Дизайн .
Инструменты для работы с таблицами недоступны на ленте Excel в Интернете, поэтому вы не сможете использовать их для изменения структуры таблицы.
Несмотря на то, что у Excel в Интернете нет инструментов для работы с таблицами, доступны некоторые параметры. Ниже рассказывается, как можно найти их.
Обновление подключения к данным. Щелкните любую ячейку в таблице, выберите элемент Данные, затем выберите команду Обновить выбранное подключение или Обновить все подключения.
Переключить строки итогов и заголовка : щелкните любую ячейку в таблице > Форматировать как таблицу, а затем выберите один из вариантов переключателя.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.
См. также
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Get expert help now
Don’t have time to figure this out? Our expert partners at Excelchat can do it for you, 24/7.
Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.
Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.
Как создать таблицу в Excel для чайников
Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.
Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:
Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.
Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.
Как выделить столбец и строку
Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.
Для выделения строки – по названию строки (по цифре).
Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.
Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.
Как изменить границы ячеек
Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:
- Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
- Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
- Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.
Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.
Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.
Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»
Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.
Как вставить столбец или строку
Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.
Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).
Отмечаем «столбец» и жмем ОК.
Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».
Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.
Пошаговое создание таблицы с формулами
- Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.
- Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.
- Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.
- Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».
Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.
С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.
Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.
Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция
Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).
Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:
- Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).
- В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.
Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».
Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.
Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.
Как работать с таблицей в Excel
С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».
Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.
Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.
Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:
- Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
- При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
- Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
- Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).
Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.
Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.
Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.
Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.
Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.
Содержание
- Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция
- Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:
- 1. Выделите область ячеек для создания таблицы
- 2. Нажмите кнопку «Таблица» на панели быстрого доступа
- 3. Выберите диапазон ячеек
- 4. Таблица готова. Заполняйте данными!
- Видео урок: как создать простую таблицу в Excel
- Форматирование таблицы в Excel
- Видео урок: как задать формат таблицы
- Как добавить строку или столбец в таблице Excel
- Как отсортировать таблицу в Excel
- Видео урок как отсортировать таблицу
- Как отфильтровать данные в таблице Excel
- Как посчитать сумму в таблице Excel
- Видео урок: как посчитать сумму в таблице Excel
- Как в Excel закрепить шапку таблицы
- Видео урок: как закрепить шапку таблицы:
- Как перевернуть таблицу в Excel
- Видео урок как перевернуть таблицу:
Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция
Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:
- Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
- Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
- Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
- Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
- В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.
1. Выделите область ячеек для создания таблицы
Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.
2. Нажмите кнопку «Таблица» на панели быстрого доступа
На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Таблица».
3. Выберите диапазон ячеек
Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите «ОК».
4. Таблица готова. Заполняйте данными!
Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.
Видео урок: как создать простую таблицу в Excel
Форматирование таблицы в Excel
Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке «Конструктор» в разделе «Стили таблиц»:
Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.
Помимо цветовой гаммы, в меню «Конструктора» таблиц можно настроить:
- Отображение строки заголовков — включает и отключает заголовки в таблице;
- Строку итогов — включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
- Чередующиеся строки — подсвечивает цветом чередующиеся строки;
- Первый столбец — выделяет «жирным» текст в первом столбце с данными;
- Последний столбец — выделяет «жирным» текст в последнем столбце;
- Чередующиеся столбцы — подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
- Кнопка фильтра — добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.
Видео урок: как задать формат таблицы
Как добавить строку или столбец в таблице Excel
Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:
- Выберите пункт «Вставить» и кликните левой клавишей мыши по «Столбцы таблицы слева» если хотите добавить столбец, или «Строки таблицы выше», если хотите вставить строку.
- Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта «Удалить» и выберите «Столбцы таблицы», если хотите удалить столбец или «Строки таблицы», если хотите удалить строку.
Как отсортировать таблицу в Excel
Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки «стрелочку», после чего появится всплывающее окно:
В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: «по возрастанию», «по убыванию», «по цвету», «числовым фильтрам».
Больше лайфхаков в нашем Telegram Подписаться
Видео урок как отсортировать таблицу
Как отфильтровать данные в таблице Excel
Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки «стрелочку», после чего появится всплывающее окно:
- «Текстовый фильтр» отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
- «Фильтр по цвету» так же как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
- «Числовой фильтр» позволяет отобрать данные по параметрам: «Равно…», «Не равно…», «Больше…», «Больше или равно…», «Меньше…», «Меньше или равно…», «Между…», «Первые 10…», «Выше среднего», «Ниже среднего», а также настроить собственный фильтр.
- Во всплывающем окне, под «Поиском» отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.
Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите «Удалить фильтр из столбца». После этого таблица вернется в исходный вид.
Как посчитать сумму в таблице Excel
Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:
В списке окна выберите пункт «Таблица» => «Строка итогов»:
Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.
В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, «среднее», «количество», «количество чисел», «максимум», «минимум» и т.д.
Видео урок: как посчитать сумму в таблице Excel
Как в Excel закрепить шапку таблицы
Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу «вниз» сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.
Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:
- Перейдите на вкладку «Вид» в панели инструментов и выберите пункт «Закрепить области»:
- Выберите пункт «Закрепить верхнюю строку»:
- Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:
Видео урок: как закрепить шапку таблицы:
Как перевернуть таблицу в Excel
Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:
На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:
- Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
- Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать «Специальная вставка» и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
- В открывшемся окне в разделе «Вставить» выбрать «значения» и поставить галочку в пункте «транспонировать»:
- Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать — это преобразовать полученные данные в таблицу.
Видео урок как перевернуть таблицу:
В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!
Навыки работы с электронными таблицами Microsoft Excel важны в любой сфере деятельности. Но с информатикой в школе или институте дружили не все. Это руководство подходит как для начинающих пользователей, так и для тех, кто хочет вспомнить забытое. Итак, как сделать таблицу в Excel с помощью готового шаблона и с нуля, как ее заполнить, отредактировать, настроить подсчет данных и отправить на печать.
Содержание
- Создание таблицы по шаблону
- Создание таблицы с нуля
- Рисуем обрамление таблицы
- Редактирование данных в ячейках
- Добавление и удаление строк и столбцов
- Объединение ячеек
- Выбор стиля для таблиц
- Сортировка и фильтрация данных в таблице
- Как посчитать итог в таблице
- Как закрепить шапку
- Как настроить автоподсчет
- Как сохранить и распечатать таблицу
Создание таблицы по шаблону
Преимущество использования шаблонов Excel — это минимизация рутинных действий. Вам не придется тратить время на построение таблицы и заполнение ячеек заголовков строк и столбцов. Все уже сделано за вас. Многие шаблоны оформлены профессиональными дизайнерами, то есть таблица будет смотреться красиво и стильно. Ваша задача – лишь заполнить пустые ячейки: ввести в них текст или числа.
В базе Excel есть макеты под разные цели: для бизнеса, бухгалтерии, ведения домашнего хозяйства (например, списки покупок), планирования, учета, расписания, организации учебы и прочего. Достаточно выбрать то, что больше соответствует вашим задачам.
Как пользоваться готовыми макетами:
- Запустите программу Excel. Откройте вкладку «Файл» в верхнем меню. Перейдите в раздел «Создать».
- Выберите категорию, к которой относится будущая таблица.
- Выделите левой кнопкой мыши шаблон, который вам подходит.
- Нажмите на кнопку «Загрузить» на панели справа.
- Откроется новый файл Excel с выбранным шаблоном. Заполните его поля. Чтобы ввести текст в ячейку, выделите ее левой кнопкой мыши и начните набирать на клавиатуре.
- При необходимости меняйте размер и тип шрифта, цвет текста и ячейки. Все инструменты для форматирования находятся во вкладке «Главная».
Создание таблицы с нуля
Если ни один шаблон не подошел, у вас есть возможность составить таблицу самостоятельно. Я расскажу, как сделать это правильно, проведу вас по основным шагам – установке границ таблицы, заполнению ячеек, добавлению строки «Итог» и автоподсчету данных в колонках.
Рисуем обрамление таблицы
Работа в Эксель начинается с выделения границ таблицы. Когда мы запускаем программу, перед нами открывается пустой лист. В нем серыми линиями расчерчены строки и столбцы. Но это просто ориентир. Наша задача – построить рамку для будущей таблицы (нарисовать ее границы).
Создать обрамление можно двумя способами. Более простой – выделить мышкой нужную область на листе. Как это сделать:
- Кликните мышкой первую ячейку А1 и, не отпуская кнопку, доведите курсор до последней – нижней правой ячейки. По мере продвижения курсора область будет выделяться синим цветом.
- Раскройте выпадающий список «Границы» на верхней панели (вкладка «Главная»).
- Выберите тип выделения: все границы, только нижняя, только верхняя, левая или правая. Можно оставить таблицу без границы или установить только внешние контуры.
- На пустом листе появится черная рамка для будущей таблицы. Теперь можно приступить к ее редактированию – вносить информацию в ячейки.
Второй способ обрамления таблиц – при помощи одноименного инструмента верхнего меню. Как им воспользоваться:
- Откройте вкладку «Вставка». Нажмите кнопку «Таблица».
- Укажите адрес начальной и конечной ячейки вручную в специальном поле. Адрес ячейки – это сочетание буквы столбца и номера строки. Либо выделите таблицу курсором мыши. Выделенная область обрамляется пунктирной линией.
- При необходимости поставьте галочку «Таблица с заголовками».
- Нажмите «ОК». В результате появится таблица с синими ячейками и заголовками столбцов (если ставили галочку).
На одном листе Эксель можно построить несколько таблиц, а в одном документе — создать сколько угодно листов. Вкладки с листами отображаются в нижней части программы.
Редактирование данных в ячейках
Чтобы ввести текст или числа в ячейку, выделите ее левой кнопкой мыши и начните печатать на клавиатуре. Информация из ячейки будет дублироваться в поле сверху.
Чтобы вставить текст в ячейку, скопируйте данные. Левой кнопкой нажмите на поле, в которое нужно вставить информацию. Зажмите клавиши Ctrl + V. Либо выделите ячейку правой кнопкой мыши. Появится меню. Щелкните по кнопке с листом в разделе «Параметры вставки».
Еще один способ вставки текста – выделить ячейку левой кнопкой мыши и нажать «Вставить» на верхней панели.
С помощью инструментов верхнего меню (вкладка «Главная») отформатируйте текст. Выберите тип шрифта и размер символов. При желании выделите текст жирным, курсивом или подчеркиванием. С помощью последних двух кнопок в разделе «Шрифт» можно поменять цвет текста или ячейки.
В разделе «Выравнивание» находятся инструменты для смены положения текста: выравнивание по левому, правому, верхнему или нижнему краю.
Если информация выходит за рамки ячейки, выделите ее левой кнопкой мыши и нажмите на инструмент «Перенос текста» (раздел «Выравнивание» во вкладке «Главная»).
Размер ячейки увеличится в зависимости от длины фразы.
Также существует ручной способ переноса данных. Для этого наведите курсор на линию между столбцами или строками и потяните ее вправо или вниз. Размер ячейки увеличится, и все ее содержимое будет видно в таблице.
Если вы хотите поместить одинаковые данные в разные ячейки, просто скопируйте их из одного поля в другое. Как это сделать:
- Выделите ячейку с уже введенными данными левой кнопкой мыши.
- Наведите курсор на правый нижний угол ячейки. Появится значок в виде черного плюса. Либо нажмите кнопку «Копировать» на верхней панели (вкладка «Главная»).
- Удерживая палец на мышке, перетащите данные на соседние ячейки. Они будут выделены пунктирной линией.
- Отпустите мышку – данные из одной ячейки скопируются в другие.
- При желании нажмите на меню со стрелкой и выберите формат автозаполнения: копировать ячейки полностью, копировать только значения или только форматы (параметры шрифта).
Чтобы быстро удалить текст из какой-то ячейки, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Очистить содержимое».
Добавление и удаление строк и столбцов
Чтобы добавить новую строку или столбец в готовую таблицу, нажмите на ячейку правой кнопкой мыши. Выделенная ячейка будет находиться снизу или справа от строки или столбца, который вы добавите. В меню выберите опцию «Вставить».
Укажите элемент для вставки – строка или столбец. Нажмите «ОК».
Еще одна функция, доступная в этом же окошке,– это добавление новой ячейки справа или снизу от готовой таблицы. Для этого выделите правой кнопкой ячейку, которая находится в одном ряду/строке с будущей.
Если у вас таблица с заголовками, ход действий будет немного другим: выделите ячейку правой кнопкой мыши. Затем наведите курсор на кнопку «Вставить» и выберите объект вставки: столбец слева или строку выше.
Чтобы убрать ненужную ячейку, строку или столбец, нажмите на любое поле в ряду. В меню выберите «Удалить» и укажите, что именно. Нажмите «ОК».
Объединение ячеек
Если в нескольких соседних ячейках размещены одинаковые данные, вы можете объединить поля.
Рассказываю, как это сделать:
- Выделите ячейки с одинаковым содержимым левой кнопкой мыши. Они подсветятся синим цветом.
- Нажмите на стрелку на кнопке «Объединить ячейки». Она находится в разделе «Выравнивание» во вкладке «Главная».
- Выберите действие: объединить и поместить данные по центру, объединить по строкам или объединить ячейки. В этом же меню можно отменить объединение, если что-то пошло не так.
Выбор стиля для таблиц
Если вас не устраивает синий цвет фона, нажмите на кнопку «Форматировать как таблицу» в разделе «Стили» (вкладка «Главная») и выберите подходящий оттенок.
Затем выделите мышкой таблицу, стиль которой хотите изменить. Нажмите «ОК» в маленьком окошке. После этого таблица поменяет цвет.
С помощью следующего инструмента в разделе «Стили» можно менять оформление отдельных ячеек.
Список стилей таблицы доступен также во вкладке «Конструктор» верхнего меню. Если такая вкладка отсутствует, просто выделите левой кнопкой любую ячейку в таблице. Чтобы открыть полный перечень стилей, нажмите на стрелку вниз. Для отключения чередования цвета в строчках/колонках снимите галочку с пунктов «Чередующиеся строки» и «Чередующиеся столбцы».
С помощью этого же средства можно включить и отключить строку заголовков, выделить жирным первый или последний столбец, включить строку итогов.
В разделе «Конструктор» можно изменить название таблицы, ее размер, удалить дубликаты значений в столбцах.
Сортировка и фильтрация данных в таблице
Сортировка отличается от фильтрации тем, что в первом случае количество строк и столбцов таблицы сохраняется, во втором – не обязательно. Просто ячейки выстраиваются в другом порядке: от меньшего к большему или наоборот. При фильтрации некоторые ячейки могут удаляться (если их значения не соответствуют заданным фильтрам).
Чтобы отсортировать данные столбцов, нажмите стрелку на ячейке с заголовком. Выберите тип сортировки: по возрастанию, по убыванию (если в ячейках цифры), по цвету, по числам. В меню также будет список цифровых значений во всех полях. Вы можете отключить ячейку с определенными числами – для этого просто уберите галочку с номера.
Если вы выбрали пункт «Числовые фильтры», то в следующем окне укажите значения ячеек, которые нужно отобразить на экране. Я выбрала значение «больше». Во второй строке указала число и нажала «ОК». Ячейки с цифрами ниже указанного значения в итоге «удалились» (не навсегда) из таблицы.
Чтобы вернуть «потерянные» ячейки на место, откройте то же меню с помощью стрелки на заголовке. Выберите «Удалить фильтр». Таблица вернется в исходное состояние.
Если в ячейках текст, в меню будут текстовые фильтры и сортировка по алфавиту.
Еще один способ включить сортировку: во вкладке «Главная» нажмите кнопку «Сортировка и фильтры». Выберите параметр сортировки в меню.
Если у вас таблица без заголовков, включите сортировку или фильтрацию через контекстное меню ячейки. Для этого нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Фильтр» или «Сортировка». Укажите вид сортировки.
Как посчитать итог в таблице
Чтобы вывести некий итог значений в столбце, нажмите на любую ячейку правой кнопкой мыши. Наведите стрелку на пункт «Таблицы». Выберите значение «Строка итогов».
Под таблицей появится новая строка «Итог». Чтобы узнать сумму для конкретного столбца, нажмите на ячейку под ним (в строке «Итог»). Появится список возможных итогов: среднее значение чисел в столбце, общая сумма, количество чисел, минимальное или максимальное значение в столбце и т. д. Выберите нужный параметр – таблица посчитает результат.
Как закрепить шапку
Если у вас большая таблица, при ее прокрутке названия колонок исчезнут и вам будет трудно ориентироваться в них. Чтобы избежать такой проблемы, закрепите шапку таблицы — первую строку с заголовками столбцов.
Для этого откройте вкладку «Вид» на верхней панели. Нажмите кнопку «Закрепить области» и выберите второй пункт «Закрепить верхнюю строку».
С помощью этого же меню можно закрепить некоторые другие области таблицы (выделенные ячейки) и первый столбец.
Как настроить автоподсчет
Табличные данные иногда приходится менять. Чтобы не пришлось редактировать таблицу целиком и вручную высчитывать результат для каждой строки, настройте автозаполнение ячеек с помощью формул.
Вы можете ввести формулу вручную либо использовать «Мастер функций», встроенный в Excel. Я рассмотрю оба способа.
Ручной ввод формул:
- Создайте таблицу и заполните заголовки для столбцов. Добавьте форматирование таблицы через раздел «Стили», иначе этот способ может не сработать. В некоторые ячейки впишите данные, которые хотите посчитать (узнать сумму, умножить или разделить числа и т. д.). В моем случае это цена и количество килограмм фруктов, проданных за день.
- Чтобы узнать выручку, которую мы получили по каждому виду фруктов, я задам формулу для последнего столбца. Для этого выделю первую пустую ячейку колонки и введу в нее знак «=». Так программа Excel поймет, что мы хотим установить формулу для столбца.
- Затем я поставлю знак «[» и введу название первой колонки, данные которой должны учитываться при расчете. У меня это столбец «Цена». Название также закрою квадратной скобкой.
- Заданная колонка подсветится синим цветом. Теперь поставим знак математического действия: «+», «*» (умножить), «-», «/» или «:» (разделить).
- Снова откроем квадратную скобку «[» и напишем название второй колонки, которая должна участвовать в расчете.
- Закроем скобку. Второй учтенный столбец подсветится зеленым цветом. При нажатии на «Enter» в колонке появится произведение выбранных столбцов. Результат будет индивидуальным для каждой строки в зависимости от данных.
Если какие-то строки остались незаполненными, в столбце с формулой будет пока стоять 0 (ноль). При вводе новых данных в ячейки «Цена» и «Количество» будет происходить автоматический перерасчет данных.
Нажатие на иконку с молнией рядом с ячейкой открывает меню, где можно отменить выполнение формулы для выделенной ячейки или для столбца целиком. Также здесь можно открыть параметры автозамены и настроить процесс вычисления более тонко.
Вместо названия столбцов в формулу иногда вводят адреса ячеек. Порядок настройки функции при этом такой же. Поставьте знак «=» и напишите адрес первой ячейки столбца (в моем примере это «С2», а название — «Цена»). Далее поставьте знак математического действия и укажите адрес первой ячейки другого столбца. У меня это «D2». Нажмите на «Enter», после этого Excel выполнит расчет для всех строк.
Использование «Мастера функций»:
- Создайте таблицу, заполните ее заголовки и некоторые поля.
- Выделите первую пустую ячейку столбца, для которого хотите установить формулу. Нажмите на кнопку «Вставить функцию». Она находится слева от строки, в которой дублируется информация из выделенной ячейки.
- Выберите функцию в новом окошке. С помощью меню «Категория» можно открыть список математических и других функций. Через поисковую строку сверху можно найти определенное математическое действие. В моем случае это произведение. Введите запрос – название действия. У меня это «ПРОИЗВЕД». Нажмите «Найти». В списке ниже появятся результаты поиска. Выделите левой кнопкой нужную функцию и нажмите «ОК».
- В следующем окне в строчках «Число1» и «Число2» укажите адреса ячеек, которые нужно перемножить. В моем случае это C2 и D2. Вместо ручного ввода адреса можно выделять нужные ячейки мышью – в строчках будут появляться заголовки соответствующих столбцов. При необходимости можно добавить строчки для третьего, четвертого числа и т. д. Нажмите «ОК».
- Excel посчитает все строки и выведет результат в каждую ячейку столбца. На верхней строке, которая дублирует информацию, будет указана формула: =ПРОИЗВЕД(С2;D2).
- Если программа посчитала только одну строчку, нажмите на иконку «Параметры автозамены». Выберите опцию «Заполнить все ячейки данного столбца указанной формулой».
Как сохранить и распечатать таблицу
Чтобы таблица сохранилась на жестком диске ПК в отдельном файле, сделайте следующее:
- Нажмите на иконку в виде дискеты слева вверху либо перейдите во вкладку «Файл» и кликните «Сохранить как».
- Выберите папку для размещения документа. Введите его название.
- Кликните «Сохранить».
Чтобы распечатать готовую таблицу на принтере, выполните такие действия:
- Перейдите во вкладку «Файл». Откройте раздел «Печать».
- Справа появится лист бумаги, на котором находится созданная вами таблица. Именно так будет выглядеть распечатанный лист. Страниц для печати может быть несколько. Для того, чтобы их просмотреть, нажимайте на кнопку со стрелкой.
- При необходимости настройте параметры печати и укажите количество копий, которые нужно распечатать. Выберите подключенный к компьютеру принтер в следующем меню.
- В разделе «Настройка» отметьте листы книги, которые хотите распечатать (если их несколько).
- Далее выберите альбомную или книжную ориентацию листа и формат бумаги (чаще всего это А4).
- Настройте поля – от них зависит расположение таблицы на листе. В меню можно выбрать обычные, широкие, узкие либо настраиваемые поля.
- В новом окне укажите желаемое расстояние от нижнего, верхнего, левого и правого краев. Если нужно поместить таблицу в центр листа, поставьте галочки «горизонтально» и «вертикально» в блоке «Центрировать». Щелкните «ОК».
- Когда выставите все необходимые параметры, нажмите «Печать».
Работать в Эксель не так тяжело, как кажется на первый взгляд. С помощью этой программы можно посчитать итог каждого столбца, настроить автоподсчет (ячейки будут заполняться без вашего участия) и сделать многое другое. Вам даже не придется создавать таблицы с нуля – в базе Excel много готовых шаблонов для разных сфер жизни: бизнес, образование, ведение домашнего хозяйства, праздники и т. д.