Free Organizational Chart Templates for Microsoft Excel
Smartsheet Contributor
Kate Eby
April 25, 2018
An organization chart (also called an organizational chart or org chart) shows the roles and reporting relationships in an organization, such as a team, department, division, or an entire company. The chart can also be used for nonprofits, schools, clubs, sports teams, or any other group that has a multi-level structure. Below, you’ll find a variety of org chart templates in Microsoft Excel format that you can download and customize to fit your needs.
Hierarchical Organization Chart Template — Excel
Most org charts plot hierarchical organizations, which means they can also be hierarchical and show reporting relationships up the chain. Use this template to show the structure of a company, division, team, or other group, a view of who reports to whom, the title for each position, and the name of the person currently in each role.
Download Hierarchical Organization Chart Template — Excel
Hierarchical Org Chart with Pictures Template — Excel
This template is similar to the hierarchical organization chart template above, but you can also add an image for each person listed. Adding a picture to the chart is useful to help new employees become familiar with the people they see around the office and their roles.
Download Hierarchical Org Chart with Pictures Template — Excel
Matrix Org Chart Template — Excel
In matrix organizations, employees can report to more than one boss — therefore, they tend to be more fluid than hierarchical organizations because of changing reporting relationships. Typically, each individual contributor has a resource manager and a functional manager. The functional manager changes as a contributor moves from project to project throughout an organization. Use this template to keep track of the assignments if you work in a matrix structure.
Download Matrix Org Chart Template — Excel
Horizontal Organization Chart Template — Excel
The horizontal chart is good for process-focused organizations. It shows the flow of work on a product or service as it moves from one person to the next. If your organization is based on linear processes, use this template to track how products or services are created, so that you can identify areas for improvement.
Download Horizontal Org Chart Template — Excel
Horizontal Org Chart Template with Pictures — Excel
Horizontal org charts are useful for illustrating the flow of work from position to position in process-focused organizations. Similar to the horizontal org chart template for Excel listed above, this chart provides a space to add pictures of the employees working on the product or service.
Download Horizontal Org Chart Template with Pictures — Excel
Origin of the Organization Chart
In its modern form, the organization chart is attributed to engineer Daniel McCallum and artist George Holt Henshaw. Their chart illustrated the hierarchy of the New York and Erie railroad and showed both the positions and locations where each person worked.
In the first part of the 20th century, the name “organization chart” made its way into the English vocabulary, with its use peaking in the 1960s. However, the term continues to be in regular use, according to the Google ngram viewer.
Utility and Benefits of an Org Chart
Today, company staff can use org charts to determine who reports to whom, who fills a role, or who is responsible for a particular task or project. New employees may use an org chart to familiarize themselves with the structure of their team, department, or other parts of the company.
You can also use an org chart to help with planning projects (by showing the people available for deployment), estimating workload for teams, as a roadmap for growth (by identifying where you can create new positions), or to help find and map inefficiencies in a workplace (by illustrating areas of redundancy).
What Org Charts Can’t Do
While org charts are handy tools to answer certain questions, they don’t do everything. You can’t suss the following information out of an org chart:
- Budget-related information
- Operational details
- The complexity of interoffice relationships
- Any informal communication channels
Also, if temporary employees and contractors have a high rate of turnover, keeping track of them requires frequent updates.
How to Create an Org Chart
The SmartArt feature in Excel has some basic formats that allow you to create simple org charts. However, depending on your preference, you can also create an org chart in Microsoft Word, Visio, LucidChart, and other programs. Visit our article to learn how to create an org chart and what should be included.
Make Better Decisions, Faster by Creating Org Charts in Smartsheet
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
Организационная диаграмма компании
Визуализируйте сотрудников компании и их взаимоотношения в сфере отчетности с помощью этого современного шаблона организационной диаграммы компании. Этот шаблон организационной структуры компании можно настроить под свои потребности. В нем применено цветовое выделение для распределения сотрудников компании, демонстрации структуры и представления отношений. Этот шаблон PowerPoint поддерживает специальные возможности.
PowerPoint
Скачать
Открыть в браузере
Поделиться
Эта статья для тех владельцев бизнеса, кто уже знает, что такое оргсхема и зачем она нужна. Если Вы только начинаете изучать этот вопрос, то советую прочитать статью – «Что такое организующая схема компании».
Ну а в этой статье мы рассмотрим 3 конкретных способа разработки оргсхемы. Разберем их плюсы и минусы. Я поделюсь своим опытом применения различных способов разработки оргсхемы в компаниях малого и среднего бизнеса. В конце статьи будет видео.
Вы сможете скачать шаблоны и попробовать разработать оргсхему для своей компании.
Итак, первый способ – взять шаблон оргсхемы в формате pdf и распечатать его на формате А-1. В нем уже прописаны типовые секции по всем отделениям. Есть место чтобы вписать какие-то свои специфические функции. Рядом с каждой секцией нужно написать фамилию ответственного сотрудника.
К работе над шаблоном можете привлечь руководителей. Сначала работаете карандашом – обсуждаете, исправляете. Когда оргсхема будет разработана и утверждена, ее можно будет в чистовом виде повесить на стену. А для этого придется воспользоваться конструктором – в программе draw.io, вписать название компании, ФИО ответственных. Это мы рассмотрим подробнее в способе №2.
Плюсы способа №1 – не требует специальных навыков для работы с программным обеспечением. Оргсхема вся перед Вами на столе, легко можно увидеть все отделения и секции.
Минусы способа №1 – чтобы проанализировать загрузку сотрудников нужно руками считать их функции и вести их учет в отдельном документе.
Второй способ – разрабатывать оргсхему сразу в программе draw.io. Для этого желательно иметь шаблон оргсхемы в специальном формате. Скачать такой файл Вы так же можете на этой странице.
Минусы способа №2 – потребуются специальные навыки для работы с программой draw.io. Придется либо осваивать самому, либо привлекать сотрудника, который разберется в этой программе и будет вносить Ваши данные. Какой бы ни был большой экран у Вашего компьютера, все равно всю оргсхему сразу Вы не будете видеть – это создает некоторые сложности при анализе загрузки сотрудников.
Плюс я вижу только один – не нужно искать плоттер, чтобы печатать шаблон на формате А-1. По крайней мере на начальном этапе работа будет вестись в программе, а затем уже, при желании, можно распечатать готовую оргсхему. Но Вы можете попробовать, возможно, Вам понравится.
Способ №3 – мой авторский метод. Я сделала шаблон оргсхемы в формате excel. Он уже применен в нескольких компаниях не только в России, но и в странах СНГ. В этом шаблоне я подняла офис владельца наверх – это стратегический уровень.
Ниже идет тактический и операционный уровень.
Во всех отделениях так же прописаны функции, должности и ФИО ответственных сотрудников. Данные нужно вносить только в первой вкладке в саму оргсхему.
В отдельной вкладке автоматически собираются функции по всем отделениям.
А в третьей вкладке – автоматический анализ загрузки сотрудников. Здесь сразу видно – на кого какие функции возложены, видны как перегрузка, так и недостаток загрузки сотрудников. Когда на оргсхеме мы меняем ФИО сотрудника, либо перераспределяем функции, то и во вкладке «Анализ загрузки» функции сотрудников меняются автоматически.
При нажатии на + возле фамилии открывается список функций, которые возложены на этого сотрудника.
Такой способ помогает быстро и просто разработать организующую схему. Он дает возможность сосредоточиться именно на анализе бизнес-процессов в своей компании – найти узкие места. Сразу видны:
- нераспределенные функции,
- «звездные» сотрудники, которые занимаются всем подряд,
- недозагруженные сотрудники.
Уже на этом шаге владелец, как правило, намечает управленческие решения по оптимизации процессов и перераспределяет задачи между имеющимися сотрудниками
Наш конструктор оргсхемы в excel можно приобрести — подробности здесь.
Если возникает вопрос «Нужно ли мне принимать людей, чтобы закрыть нераспределенные функции?», то я обычно отвечаю так – «Нужно просчитать экономику Вашего бизнеса и понять какие расходы на фонд оплаты труда для компании сейчас оптимальны и как можно увеличить прибыль». Без расчета финансовых показателей я не рекомендую принимать людей, основываясь только на оргсхеме.
После разработки орсхемы, разумеется, мы прописываем обязанности и ЦКП сотрудников в должностных инструкциях, разрабатываем ключевые показатели по всем подразделениям и должностям, чтобы измерять РЕЗУЛЬТАТЫ работы. Так постепенно мы добиваемся, чтобы сотрудники работали и получали зарплату именно за результат.
То есть оргсхема является хоть и очень важным, но все таки одним из элементов системы управления. Но начинать построение этой системы нужно именно с оргсхемы и оргструктуры.
В этом видео показано, как работает конструктор оргсхемы в excel формате:
Если Вы хотите внедрить в своей компании организующую схему и навести порядок в управлении, то можете обратиться к нам за помощью – просто нажмите на ссылку и заполните заявку. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».
Популярные примеры организационных диаграмм, созданные с помощью PowerPoint, Excel и Word
Компания или учреждение с четко определенной организационной структурой способствует отличному общению между персоналом. Диаграмма определяет и упрощает связи между обязанностями и ответственностью. Его наиболее значительным преимуществом является продуктивный и эффективный процесс без дискриминации по размеру фирмы. Кроме того, это помогает новичкам получить знания об иерархии фирмы.
Между тем, если организация, в которой вы находитесь, время от времени обновляет персонал или некоторые люди заменяются, вам необходимо будет обновить ее. Однако у вас нет идей, как сделать его более презентабельным и привлекательным. Учитывая это, мы перечислили Word, Excel и Шаблоны организационной диаграммы PowerPoint и использовали их как источник вдохновения для внесения поправок в организационную структуру вашей фирмы. Проверьте их ниже.
- Часть 1. Популярные элементы организационной структуры
- Часть 2. 6 шаблонов организационных диаграмм
- Часть 3. Рекомендация: лучший инструмент для создания организационной диаграммы онлайн
- Часть 4. Часто задаваемые вопросы об организационной структуре
Часть 1. Популярные элементы организационной структуры
Прежде чем перейти непосредственно к примерам шаблонов, необходимо узнать об общих элементах организационной схемы. Это один из жизненно важных определяющих факторов в развитии и планировании рабочей силы. Более того, они важны, потому что они влияют на то, как сотрудники общаются и взаимодействуют друг с другом, включая их обязанности и то, как они вписываются в систему всей компании. Давайте углубимся в каждый существенный элемент организационной схемы без дальнейших объяснений.
Рабочая специализация
Первым элементом, который принимает большинство организаций, является элемент специализации работы. Он помогает достичь организационных целей, распределяя деятельность, обязанности и ожидания в соответствии с положением человека. Кроме того, этот элемент гарантирует отсутствие дублирования усилий, поскольку действия подразделяются на отдельные работы.
Департаментализация
Еще одним элементом организации является ведомственность. Он определяет группировку деятельности по офисам, командам и отделам. Другими словами, у каждого отдела, относящегося к отдельным группам или функциональным подразделениям, есть задачи, которые необходимо выполнить. Затем эти задачи разделяются в зависимости от их специализации, что способствует достижению целей организации.
Диапазон контроля
Как следует из названия, диапазон контроля определяет, сколькими людьми может эффективно управлять каждый менеджер. Этот элемент менее известен как диапазон управления. На самом деле существует два типа контроля диапазона, а именно: узкий диапазон контроля и широкий диапазон контроля.
В узком диапазоне контроля несколько подчиненных подчиняются одному начальнику или менеджеру. Это способствует общению между руководителем и его подчиненными. Этот тип оптимален для крупных структур с разветвленным управлением, требующим большого количества менеджеров.
При широком диапазоне контроля большее количество подчиненных подчиняется вышестоящему. Кроме того, отсутствует прямая связь между руководителями и их подчиненными. Кроме того, это характерно для широкой структуры с несколькими управленческими номерами.
Цепочка команд
Цепочка подчинения используется почти во всех фирмах, включая некоммерческие, военные и коммерческие. Это относится к отчетным отношениям организации. Здесь менеджеры делегируют задачи и сообщают об ожиданиях. Вместо того, чтобы отчитываться перед несколькими менеджерами, у каждого сотрудника есть назначенное лицо, которому он отчитывается. В целом, он описывает набор полномочий организации, полномочия по принятию решений и подотчетность. Организованная и хорошо структурированная цепочка подчинения помогает устранить неэффективность и обеспечить продуктивный бизнес.
Централизация и децентрализация
Централизация и децентрализация также могут присутствовать в некоторых фирмах и организациях. Этот элемент больше фокусируется на том, кто будет принимать большинство решений.
При централизации один орган, обычно высшее руководство, отслеживает и видит все обходы организации. Это означает, что они имеют первое и последнее слово в принятии решений для всей организации. Это означает, что высшее руководство несет ответственность за конечный результат каждого принимаемого им решения. Эта система типична для небольших фирм с небольшим количеством сотрудников или рабочих.
Между тем, децентрализация позволяет всем уровням управления принимать решения за организацию. Другими словами, нижнему уровню организации предоставляется возможность вносить вклад в цели и объекты в рамках большого видения.
Формализация
Последнее, но не менее важное — формализация. Этот элемент помогает менеджерам наметить отношения в межорганизационном аспекте. Он определяет процедуры, правила, обязанности, руководящие принципы и ответственность. При этом его сфера охвата распространяется на отдельных сотрудников, коллективы, группы и организацию в целом. Кроме того, он также затрагивает культурные аспекты. Здесь вы можете указать ожидаемый дресс-код для каждого человека, продолжительность и количество перерывов, которые они могут делать, и т. д.
Часть 2. 6 шаблонов организационных диаграмм
Если вы хотите обновить организационную диаграмму в своей фирме или организации, эти примеры диаграмм могут вам помочь. Кроме того, вы можете сделать их с помощью продуктов Microsoft, таких как PowerPoint, Excel и Word. Без дальнейших объяснений, взгляните на примеры ниже.
Шаблоны организационных диаграмм PowerPoint
Иерархическая организационная схема
Цель иерархической организационной схемы начинается с высшего руководства, спускающегося вниз. В обычном случае для изображения иерархической структуры используется пирамидальная структура. Цепочка управления начинается сверху и состоит из владельцев или генеральных директоров, вплоть до членов команды с соответствующими руководителями групп или руководителями отделов.
Функциональная организационная схема
Функциональная организационная схема также широко используется в фирмах и учреждениях. Он разбивает ответственность и обязанности организации по ее отделам. Тем не менее, принятие решений по-прежнему исходит от центральной верхушки организации.
Шаблоны организационных диаграмм для Excel
Структура сетевой организации
Вот еще один шаблон организационной диаграммы в Excel, который вы можете использовать в качестве вдохновения для обновления своих организационных диаграмм. Эта организационная диаграмма ниже называется сетевой организационной диаграммой. Менеджер может отслеживать персонал внутри организации. Кроме того, это помогает в определении рабочих снаружи. Компании, занимающиеся аутсорсингом, могут извлечь наибольшую выгоду из этой организационной схемы.
Организационная диаграмма продукта
Другой шаблон организационной диаграммы в Excel, который вы можете использовать, — это организационная диаграмма продукта. Эта структура управляется в соответствии с линейкой продуктов, к которой принадлежит работник. Отдел каждого продукта имеет автономию и может работать по своему усмотрению. Это гарантирует, что каждый талант и сила будут использованы, а также производственные линии организации будут более адаптируемыми в соответствии с их производственной практикой.
Шаблоны организационных диаграмм для Word
Организационная схема клиентов
Если вы ищете шаблон организационной диаграммы в Word, вы можете обратиться к приведенной ниже структуре. Это тип структуры, которую вы можете использовать в качестве примера. Организационная структура клиента предназначена для координации ролей в отделе обслуживания. Это также гарантирует, что администрация отвечает конкретным ожиданиям клиентов и потребностям пользователей услуг.
Матричная организационная диаграмма
Матричная организационная диаграмма визуализирует ресурсы и рабочую силу организации, распределенные по разным предприятиям. Здесь менеджер по продукту управляет набором сотрудников или сотрудников, которые будут выполнять действия в данном проекте. Это определяет преимущества и недостатки фреймворка. Таким образом, вы можете определить, является ли конструкция полезной или лучшей для всей организации.
Часть 3. Рекомендация: лучший инструмент для создания организационной диаграммы онлайн
Сделать шаблон организационной диаграммы в целом несложно. Между тем, если вам интересно, как вы можете легко создать его, MindOnMap поможет вам построить организационную структуру без каких-либо затруднений. Он имеет основные элементы, такие как добавление вложений, изменение макетов, изменение форм и многое другое для всеобъемлющей организационной структуры. Кроме того, он позволяет пользователям экспортировать файлы, подходящие для Word, PDF, PowerPoint и Excel. Поэтому, если вы хотите использовать эти продукты для повышения производительности, MindOnMap вам очень поможет.
Чтобы создать бесплатный шаблон организационной диаграммы, следуйте приведенному ниже руководству:
1
Прежде всего, посетите официальный сайт программы, используя предпочитаемый вами браузер. Просто введите его имя в адресной строке, чтобы перейти на главную страницу. На этой странице нажмите кнопку Создайте свою ментальную карту для начала работы с инструментом.
2
На странице шаблона выберите предпочитаемую тему и макет. Обратите внимание, что организационная диаграмма входит в макеты. Тем не менее, как только вы доберетесь до редактора, вы обнаружите больше макетов, соответствующих вашим требованиям.
3
После выбора макета вы попадете в панель редактирования. Теперь добавьте узлы, нажав кнопку «Узлы» в верхнем меню. Как только вы получите желаемое количество узлов. Отредактируйте текст и формы по своему усмотрению. Кроме того, вы можете вставлять вложения и значки.
4
Наконец, экспортируйте готовую диаграмму, нажав кнопку Экспорт кнопку в правом верхнем углу. Кроме того, вы можете поделиться копией своей работы, используя ссылку на графике.
Часть 4. Часто задаваемые вопросы об организационной структуре
Каковы наиболее часто используемые организационные схемы?
Во всех фирмах и организациях наиболее часто используются две организационные схемы. Это плоские и иерархические организационные структуры.
Сколько типов имеет организационная структура?
Не существует оптимальной организационной структуры для всех компаний. Следовательно, существуют различные типы организационных диаграмм. На самом деле существует семь распространенных типов организационных структур, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки.
Какая программа Microsoft лучше всего подходит для организационных диаграмм?
Оптимальный и лучший инструмент Microsoft для организационных диаграмм и других диаграмм в Visio. Однако большинство пользователей считают его очень дорогим. Затем вы можете переключиться на бесплатные инструменты, такие как MindOnMap.
Вывод
Знать, к кому обращаться, важно в любой конкретной ситуации. Организационная диаграмма предназначена для такого рода потребностей, показывающих каждого сотрудника, с которым они работают. Если вы начинающий создатель или вам нужно обновить организационную структуру, эти шаблоны организационных диаграмм должен помочь вам. Между тем, есть факторы для создания вашей организационной схемы, если вы не знаете. Вот почему мы перечислили ключевые элементы организационной схемы. Вдобавок ко всему, вы можете создать эту организационную диаграмму с помощью программ Microsoft или с помощью MindOnMap для вашего удобства.
Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.
Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.
Рис. 1. Организационная схема проекта
Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.
Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic
Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).
Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).
Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта
Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.
Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.