Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Еще…Меньше
Консолидация данных представляет собой удобный способ объединения данных из нескольких источников в одном отчете. Например, если в каждом из региональных филиалов вашей компании есть сводная таблица расходов, с помощью консолидации данных можно объединить такие значения в корпоративный отчет о расходах. Такой отчет может содержать итоговые и средние данные по продажам, текущим уровням запасов и наиболее популярным продуктам в рамках всей организации.
Примечание: Другой способ консолидации данных — использование Power Query. Дополнительные сведения см. в справке по Power Query для Excel.
Для подведения итогов и обобщения результатов по данным в отдельных диапазонах можно консолидировать их в сводной таблице на главном листе. Диапазоны могут находиться в той же книге, что и главный лист, или в других книгах. Консолидированные данные легче обновлять и обобщать на регулярной основе или по мере необходимости.
Итоговый консолидированный отчет сводной таблицы может содержать следующие поля в области Список полей сводной таблицы, добавляемой в сводную таблицу: «Строка», «Столбец» и «Значение». Кроме того, в отчет можно включить до четырех полей фильтра, которые называются «Страница1», «Страница2», «Страница3» и «Страница4».
Каждый из диапазонов данных следует преобразовать в формат перекрестной таблицы с совпадающими именами строк и столбцов для элементов, которые вы хотите объединить. В выбранные данные не следует включать итоговые строки и итоговые столбцы. В приведенном ниже примере показано четыре диапазона в формате перекрестной таблицы.
При консолидации данных можно использовать поля страницы, содержащие элементы, которые представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, при консолидации данных бюджета отдела маркетинга, отдела продаж и производственного отдела поле страницы может содержать отдельный элемент с данными по каждому из этих отделов, а также элемент, содержащий сводные данные. В примере ниже показана сводная таблица, в которой выбраны одно поле страницы и несколько элементов.
Если велика вероятность того, что в следующий раз при консолидации данных исходный диапазон данных изменится (например, изменится число строк), рекомендуется задать имя для каждого из исходных диапазонов на разных листах. Эти имена можно использовать при консолидации диапазонов на главном листе. В случае расширения исходного диапазона перед обновлением сводной таблицы можно обновить диапазон на отдельном листе для указанного имени таким образом, чтобы включить в него новые данные.
В Excel также доступны другие способы консолидации данных, которые позволяют работать с данными в разных форматах и макетах. Например, вы можете создавать формулы с объемными ссылками или использовать команду Консолидация (доступную на вкладке Данные в группе Работа с данными).
Для консолидации нескольких диапазонов вы можете воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм. В нем можно указать, сколько полей страницы будет использоваться: ни одного, одно или несколько.
Чтобы объединить данные всех диапазонов и создать консолидированный диапазон без полей страницы, сделайте следующее:
-
Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:
-
Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.
-
Нажмите Настроить панель быстрого доступа (…) в левом нижнем углу под лентой, а затем нажмите Дополнительные команды.
-
В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.
-
Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
-
В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.
-
Щелкните значок мастера на панели быстрого доступа.
-
На странице Шаг 1 мастера выберите параметр в нескольких диапазонах консолидации, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 2а выберите параметр Создать поля страницы, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 2б сделайте следующее:
-
Перейдите в книгу и выделите диапазон ячеек, а затем вернитесь в мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить.
Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.
-
В разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы введите 0, а затем нажмите кнопку Далее.
-
-
На странице Шаг 3 мастера выберите между добавлением сводной таблицы на новый или существующий лист, а затем нажмите Готово.
Чтобы включить одно поле страницы, содержащее элемент для каждого исходного диапазона, а также элемент для консолидации всех диапазонов, сделайте следующее:
-
Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:
-
Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.
-
Нажмите Настроить панель быстрого доступа (…) в левом нижнем углу под лентой, а затем нажмите Дополнительные команды.
-
В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.
-
Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
-
В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.
-
На странице Шаг 1 мастера выберите параметр в нескольких диапазонах консолидации, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 2а выберите параметр Создать одно поле страницы, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 2б сделайте следующее:
-
Перейдите в книгу и выделите диапазон ячеек, а затем вернитесь в мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить.
Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.
-
-
Нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 3 мастера выберите между добавлением сводной таблицы на новый или существующий лист, а затем нажмите Готово.
Вы можете создать несколько полей страницы и назначить имена элементов каждому из исходных диапазонов. Это позволяет выполнять частичную или полную консолидацию. Например, в одном поле страницы могут консолидироваться данных отдела маркетинга и отдела продаж без данных производственного отдела, а в другом поле — данные всех трех отделов. Чтобы создать консолидацию с использованием нескольких полей страницы, сделайте следующее:
-
Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:
-
Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.
-
Нажмите Настроить панель быстрого доступа (…) в левом нижнем углу под лентой, а затем нажмите Дополнительные команды.
-
В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.
-
Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
-
-
В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.
-
На странице Шаг 1 мастера выберите параметр в нескольких диапазонах консолидации, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 2а выберите параметр Создать поля страницы, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Шаг 2б сделайте следующее:
-
Перейдите в книгу и выделите диапазон ячеек, а затем вернитесь в мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить.
Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.
-
В разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы щелкните число полей, которые вы хотите использовать.
-
В группе Затем выберите диапазон в списке и укажите метку элемента в каждом из доступных окон полей. Повторите операцию для каждого диапазона для каждого из полей страницы выберите диапазон ячеек, а затем укажите его имя.
Пример
-
Если в разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы задано число 1, выберите каждый из диапазонов, а затем введите уникальное имя в поле Первое поле. Если у вас четыре диапазона, каждый из которых соответствует кварталу финансового года, выберите первый диапазон, введите имя «Кв1», выберите второй диапазон, введите имя «Кв2» и повторите процедуру для диапазонов «Кв3» и «Кв4».
-
Если в разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы задано число 2, выполните аналогичные действия в поле Первое поле. Затем выберите два диапазона и введите в поле Второе поле одинаковое имя, например «Пг1» и «Пг2». Выберите первый диапазон и введите имя «Пг1», выберите второй диапазон и введите имя «Пг1», выберите третий диапазон и введите имя «Пг2», выберите четвертый диапазон и введите имя «Пг2».
-
-
Нажмите кнопку Далее.
-
-
На странице Шаг 3 мастера выберите между добавлением сводной таблицы на новый или существующий лист, а затем нажмите Готово.
Нужна дополнительная помощь?
Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну
Способ 1. С помощью формул
Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:
Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.
Самый простой способ решения задачи «в лоб» — ввести в ячейку чистого листа формулу вида
=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3
которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.
Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:
=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)
Фактически — это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.
Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах
Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.
Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:
Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы — у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.
Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:
- Заранее откройте исходные файлы
- Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
- Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация (Data — Consolidate). Откроется соответствующее окно:
- Установите курсор в строку Ссылка (Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить (Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
- Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:
Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels). Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.
После нажатия на ОК видим результат нашей работы:
Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:
Ссылки по теме
- Макрос для автоматической сборки данных с разных листов в одну таблицу
- Макрос для сборки листов из нескольких файлов
При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.
Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».
Как сделать консолидацию данных в Excel
Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.
Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы
- макеты всех таблиц были одинаковыми;
- названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
- нет пустых строк и столбцов.
Диапазоны с исходными данными нужно открыть.
Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.
Внимание!!! Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.
Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».
Открывается диалоговое окно вида:
На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).
Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».
Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»
Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».
Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».
Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».
Внимание!!! Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».
Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.
Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.
Консолидация данных в Excel: практическая работа
Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:
- По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
- По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
- По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
- По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».
Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.
Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.
Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.
- Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
- Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
- Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
- Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».
Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.
Консолидированная таблица:
Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.
- Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
- Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
- Нажимаем ОК.
Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.
Примеры консолидации данных в Excel
На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.
В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.
Копируем формулу на весь столбец:
Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.
Скачать все примеры консолидации данных в Excel
Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.
In this article, we are going to show you how to consolidate text with Pivot Table in Excel 2013 or newer.
Download Workbook
If you are using Office 365, also see our alternative approach for consolidating text in Excel. Thanks to the dynamic array functions like UNIQUE and FILTER, you can achieve the same result with a more dynamic approach.
Consolidating text strings using Pivot Table
The example below contains category names (Name), and corresponding text values (Ability) we want to consolidate.
With a regular Pivot Table, you can easily group categories and consolidate numbers (see Pivot Table Alternative Using Formulas). You can’t do this using formulas in a Pivot Table, but you can add this feature using DAX formulas.
To be able to use a DAX formula in a regular pivot table, you need to create a Data Model. Here are the steps:
- Click on your data.
- Follow Insert > Pivot Table > From Table/Range (this might look different based on your Excel version).
- Enable the Add this data to the Data Model checkbox in the PivotTable from range or table.
- Click OK to create a pivot table.
- Before adding fields into the pivot table area, you need to create the measure to be used in consolidating the text strings. Right-click on the table name in the PivotTable Fields pane and click Add Measure.
- Give the measure a name and enter the formula based on your data. Then, click OK to add the measure.
- Once the measure is ready, move the category field (Name) into Rows and new measure (Abilities in our sample) into Values. The pivot table will show the results.
How it works
The CONCATENATEX function is an updated version of the old CONCATENATE function. The DAX version can merge an array of strings with a given delimiter.
The DAX formulas also requires a table and column name as well. Thus, the syntax is the following:
=CONCATENATEX( <Table Name> , <Column Name> , <Delimiter> )
Once the measure is ready, you can use it like any other pivot table field. The pivot table can group or filter the data, and also run the formula in the measure.
Экономистам и финансистам приходится иметь дело с большим количеством данных и расчетов. Зачастую эта информация находится в разных таблицах, на разных листах программы Excel. Соответственно, возникает потребность создать сводную таблицу на основе объединения данных из разных источников. Из статьи вы узнаете, как быстро получить сводные итоги по нужным позициям, как консолидировать данные из нескольких таблиц.
КАК БЫСТРО ПОЛУЧИТЬ СВОДНЫЕ ИТОГИ ПО НУЖНЫМ ПОЗИЦИЯМ
Бывает так, что сформированная таблица (например, ведомость товаров на складе) содержит большое количество позиций, многие наименования в ней повторяются.
Получить обобщенные данные по имеющимся строкам можно вручную, однако процесс растянется во времени, если позиций намного больше полутысячи. Проще включить в таблице фильтр и, выделив и засветив нужные ячейки, получить итоги по нужным наименованиям.
Если строк в таблице много, то даже этот вариант не позволит легко и быстро получить необходимый результат. Самый лучший и простой вариант решения данной проблемы — создать сводную таблицу.
Предположим, есть табл. 1, в которой за определенный период времени обобщены данные о продажах в разрезе номенклатуры товаров и продавцов.
Таблица 1 довольно большая — 511 строк. Обработать вручную такой массив показателей не так просто, а для полноценного анализа нужны сводные данные о продажах в разрезе продавцов. Чтобы получить их, ставим курсор на первую ячейку с информацией, которую требуется объединить. Это будет ячейка «Продавец».
Выбираем: Вставка → Сводная таблица. Откроется меню «Создание сводной таблицы» (рис. 1).
В меню автоматически будет выделен диапазон имеющейся таблицы. При необходимости его можно изменить вручную. Также можно выбрать, на новом или существующем листе будет расположена новая таблица.
После этого возникнет меню, в котором для завершения формирования новой таблицы нужно выбрать интересующие поля (рис. 2).
В нашем случае это поле «Продавец» и поле «Сумма продаж». Ставим соответствующие галочки и получаем следующий готовый результат (рис. 3).
Общий итог продаж за период составляет 158 690,04 руб. Выведены и данные продаж по каждому продавцу.
КАК КОНСОЛИДИРОВАТЬ ДАННЫЕ ИЗ НЕСКОЛЬКИХ ТАБЛИЦ
Объединить данные из нескольких таблиц можно и путем консолидации. Для этого нужно задействовать одноименную функцию: Данные → Консолидация.
Консолидированные данные можно расположить под одной из базовых таблиц, но чаще всего для удобства консолидированную таблицу размещают на отдельной странице.
Предположим, у нас есть три таблицы, содержащие поквартальные данные о зарплате работников (табл. 2–4). Они расположены на разных листах одного файла.
Наша задача — получить единую сводную таблицу. Конечно, можно скопировать квартальные данные и обобщить их на одном листе. В рассматриваемом случае сделать это просто, так как данных мало, а в ситуации, когда таблица насчитывает сотни строк, выполнить такую работу сложно.
Займемся консолидацией. Выбираем диапазон каждой таблицы и нажимаем кнопку «Добавить» (рис. 4).
Также делаем активными функции «подписи верхней строки» и «значения левого столбца».
Делать ли активной команду «создавать связи с исходными данными», зависит от того, что требуется получить. Если нужна не меняющаяся таблица, закрепляющая значения, проставленные в источниках на текущий момент, то галочки в этой ячейке не должно быть.
Если команда будет активирована, то значения в сводной таблице будут меняться с изменением входных значений.
После проделанных действий получим сводную таблицу (рис. 5).
В консолидированной таблице корректно обобщены все необходимые данные.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2020.