Консолидацию данных в excel выполняют для того чтобы - Word и Excel

Содержание

Условия для выполнения процедуры консолидации
Создание консолидированной таблицы
Вопросы и ответы

При работе с однотипными данными, размещенными в разных таблицах, листах или даже книгах, для удобства восприятия лучше собрать информацию воедино. В Microsoft Excel с этой задачей можно справиться с помощью специального инструмента, который называется «Консолидация». Он предоставляет возможность собрать разрозненные данные в одну таблицу. Давайте узнаем, как это делается.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Естественно, что не все таблицы можно консолидировать в одну, а только те, которые соответствуют определенным условиям:

столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.

Создание консолидированной таблицы

Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).

Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.

На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.
Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Открывается окно настройки консолидации данных.

В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:
- сумма;
- количество;
- среднее;
- максимум;
- минимум;
- произведение;
- количество чисел;
- смещенное отклонение;
- несмещенное отклонение;
- смещенная дисперсия;
- несмещенная дисперсия.
В большинстве случаев используется функция «Сумма».

В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.

Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.

Вернувшись в окно настроек консолидации, чтобы добавить уже выбранные нами ячейки в список диапазонов, жмем на кнопку «Добавить».

Как видим, после этого диапазон добавляется в список.

Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.

Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.

Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.
Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.

Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.

Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.

Как видим, консолидация данных в Эксель является очень удобным инструментом, благодаря которому можно собрать воедино информацию расположенную не только в разных таблицах и на разных листах, но даже размещенную в других файлах (книгах). Делается это относительно просто и быстро.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Источник

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам
Выполняем консолидацию
Заключение

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

в них не должно быть пустых строк/столбцов;
к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
  - Количество;
  - Среднее;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Произведение;
  - Количество чисел;
  - Стандартное отклонение;
  - Несмещенное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Несмещенная дисперсия.
Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.
- Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.
В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.
Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.
Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
- “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
- “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
- “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
- По готовности нажимаем OK.
Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.

Заключение

Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

Источник

Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Способ 1. С помощью формул

Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:

Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.

Самый простой способ решения задачи «в лоб» — ввести в ячейку чистого листа формулу вида

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.

Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

Фактически — это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.

Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:

Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы — у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.

Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:

Заранее откройте исходные файлы
Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация (Data — Consolidate). Откроется соответствующее окно:
Установите курсор в строку Ссылка (Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить (Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:

Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels). Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

После нажатия на ОК видим результат нашей работы:

Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:

Ссылки по теме

Макрос для автоматической сборки данных с разных листов в одну таблицу
Макрос для сборки листов из нескольких файлов

Источник

При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

Как сделать консолидацию данных в Excel

Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

макеты всех таблиц были одинаковыми;
названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
нет пустых строк и столбцов.

Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.

Внимание!!! Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Открывается диалоговое окно вида:

На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).

Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»

Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

Внимание!!! Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

Консолидированная таблица:

Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
Нажимаем ОК.

Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.

Примеры консолидации данных в Excel

На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.

В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

Копируем формулу на весь столбец:

Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.

Скачать все примеры консолидации данных в Excel

Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.

Источник

Data consolidation is a feature in Microsoft Excel that allows you to collect data from different worksheets to one single sheet in the same workbook. This feature also allows the user to perform operations like sum, average, max, min, product, etc on the data to be consolidated. Consolidate meaning in English is to combine a number of things into a single more effective thing. It is a technique that summarizes the data from different worksheets and combines it into one single worksheet. Data consolidation is a useful tool for businesses that helps them to combine data from different worksheets to one after applying operations. For Example, Data consolidation can be used by financial analysts to combine department-wise budgets to make a company budget. If your data has no same cell values from the worksheets that you want to consolidate. Don’t worry. This function has got your back and it will consider them and treat them as a separate value.

Note: If there is any spelling mistake then consolidate function will treat it as a separate column.

Ways to Consolidate Data in Multiple Worksheets

There are two ways to Consolidation Data:

By Position: When the data, to be consolidated, presented in different sheets but share the same cell reference like the data in sheet1 starts from B2, and data in sheet2 also starts from B2 and the data has the same labels. Then Data Consolidation by position is used.
By Category: When the data in sheet1 and sheet2 doesn’t share the same cell reference but have the same labels then Data Consolidation by category is used.

Data Consolidation by Position

Here, I’ll be taking an example in which I want to sum the data from 3 sheets named 2016, 2017, 2018(as shown below) to another sheet, consolidate, in the same workbook but a different sheet.

The data in the 3 sheets naming 2016, 2017 and 2018 is similar as seen in 2016, the sheet with the name consolidate will have the consolidated output of the previous sheets.

Note: Remember that in this method the data in every sheet must be at the same position i.e they share the same cell reference and same labels.

Step 1: In the Consolidate sheet, click on any cell where you want the consolidated data to appear.

Step 2: In the Data Tab> Data Tools>Consolidate

Step 3: The consolidate dialogue box will appear as shown in the image. In the Function box, you need to select the operation that you want to perform with the data of the sheets. Here, I’m selecting Sum.

Step 4: Click on the Collapse dialogue(marked in the circle in the image below) and open the sheet, that you want to consolidate, and select the data(as seen in Fig2). The selected data will appear in the Reference option and then click Add.

Fig1

Fig2

Step 5: After clicking Add, the reference will be seen in the All reference option(as shown in the image below). And add all the sheet ranges that you want to consolidate as above. Check on the Top row and Left column checkboxes under Use labels in and then click OK

You’ll get the consolidated data in the required worksheet.

Note: If you made any changes in the sheets then the changes won’t appear in the consolidated data sheet.

Data Consolidation by Category

There is a problem in the previous method that the cell reference of the data in every sheet must be the same, if not so, excel will create another row/column for the data in the final consolidated sheet. this issue is resolved in consolidation by category. To use this method you need to make only one change in the steps mentioned above.

Step 1: In the Consolidate sheet, click on any cell where you want the consolidated data to appear.

Step 2: In the Data Tab> Data Tools>Consolidate

Fig1

Fig2

Step 5: Select all the checkboxes under Use labels in and then click OK

And you are done. All the data from different sheets with different cell references will be consolidated into a new sheet of the same workbook.

Источник

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может возникнуть необходимость объединить однотипные данные, содержащиеся в них, что значительно упростит дальнейшую работу с ними. К счастью, нет необходимости делать это вручную, поскольку Excel предоставляет функцию «Консолидация» специально для таких случаев. Давайте разберемся, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам

Обращаем ваше внимание на то, что не всегда можно использовать «Консолидацию». Чтобы это было возможно, исходные таблицы (они могут находиться на одном листе или на разных листах / книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

они не должны содержать пустых строк / столбцов;
к ним должны быть применены те же модели;
их имена столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может быть другим).

Выполняем консолидацию

После использования функции «Консолидация» формируется новая так называемая консолидированная таблица. Давайте рассмотрим пошаговый практический пример, как собрать его из 3-х таблиц, отвечающих перечисленным выше требованиям. Итак, выполняем следующие действия:

Щелкните значок, чтобы создать новый лист, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключится на него. Подробная информация об этом представлена в нашей отдельной публикации — «Как добавить лист в Excel”. Примечание: Вы можете переместить добавленный лист в удобное для нас место (например, в конец списка), удерживая левую кнопку мыши, «закрепив» его на вкладке с названием. Вы также можете переименовать лист, если хотите (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, заканчивается нажатием Enter).
В добавленном листе мы находимся в ячейке, в которую собираемся вставить сводную таблицу (в нашем случае мы оставляем ее выбранной по умолчанию). Затем переходим на вкладку «Данные», находим группу инструментов «Работа с данными», где щелкаем по значку «Консолидация”.
На экране появится небольшое окно с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция: нажав на текущую опцию, мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое необходимо выполнить для консолидированных данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставим ее в качестве примера);
  - Количество;
  - В среднем;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Опера;
  - Количество номеров;
  - Среднеквадратичное отклонение;
  - Беспристрастное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Беспристрастная дисперсия.
Перейдите в поле «Ссылка», щелкнув по нему. Здесь мы, в свою очередь, выбираем диапазон ячеек в исходных таблицах для обработки. Из-за этого:
- Переключитесь на лист с первой таблицей.
- Видим, что имя выбранного листа появилось автоматически в поле (но если не было смены листа, имя не добавится). Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, выберите таблицу вместе с заголовком (например, от самой верхней левой ячейки до нижней правой ячейки). Убедитесь, что координаты выбранных элементов указаны правильно в поле, затем нажмите кнопку «Добавить». Кстати, вы также можете указать / изменить координаты вручную, введя их с клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же в этом случае есть вероятность ошибиться. Примечание. Чтобы выбрать диапазон из другого файла, сначала откройте его в программе. Затем, выполнив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле «Ссылка», перейдите во вторую книгу, выберите в ней нужный лист и выберите необходимый диапазон ячеек. В этом случае имя файла необходимо добавить в начало ссылки. В нашем случае в этом нет необходимости, мы просто показали, как это можно сделать.
Следовательно, первый элемент, соответствующий сделанному нами выбору, появился в «Списке диапазонов.
Вернемся к полю «Ссылка», удалим содержащуюся в нем информацию, а затем добавим координаты двух оставшихся таблиц в «Список диапазонов.
Теперь остались только последние штрихи: поставьте галочки напротив необходимых опций:
- «Заголовки верхней строки»: после консолидации в результирующую таблицу будет автоматически добавлен заголовок с учетом исходных данных.
- «Значения левого столбца» — левый столбец должен быть заполнен соответствующими значениями.
- «Создавать ссылки на исходные данные» — очень важный параметр, при его включении любые изменения исходных данных будут сразу отображаться в консолидированной таблице, которая также будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но следует учитывать, что если в будущем потребуется изменить структуру одной из исходных таблиц, процедуру придется повторить. То же верно и для случаев, когда флажок не установлен.
- Когда все будет готово, нажмите ОК.
Excel объединит данные и сформирует новую таблицу на основе указанных настроек и выбранных параметров.В нашем случае мы решили создать ссылку, поэтому мы получили группировку данных, которая позволяет отображать / скрывать детали.

Заключение

Консолидация данных в Excel — чрезвычайно удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в основном с большими таблицами, будет в значительной степени оптимизирована и автоматизирована, что не только сэкономит время, но и уменьшит возможные ошибки, которые могут возникнуть из-за ручного управления обработка данных.

Источник

Консолидация данных в Excel с примерами использования

Как сделать консолидацию данных в Excel

Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

макеты всех таблиц были одинаковыми;
названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
нет пустых строк и столбцов.

Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

Внимание. Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Открывается диалоговое окно вида:

Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

Внимание. Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
Нажимаем ОК.

Примеры консолидации данных в Excel

Копируем формулу на весь столбец:

Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Способ 1. С помощью формул

Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:

Самый простой способ решения задачи «в лоб» — ввести в ячейку чистого листа формулу вида

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:

Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:

Заранее откройте исходные файлы
Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация(Data — Consolidate) . Откроется соответствующее окно:

Установите курсор в строку Ссылка(Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить(Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.

Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:

Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels) . Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

После нажатия на ОК видим результат нашей работы:

Консолидация данных в программе Microsoft Excel

Условия для выполнения процедуры консолидации

столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.

Создание консолидированной таблицы

Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.

На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.

Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Открывается окно настройки консолидации данных.

В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:

сумма;
количество;
среднее;
максимум;
минимум;
произведение;
количество чисел;
смещенное отклонение;
несмещенное отклонение;
смещенная дисперсия;
несмещенная дисперсия.

В большинстве случаев используется функция «Сумма».

В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.

Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.

Как видим, после этого диапазон добавляется в список.

Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.

Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.

Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.

Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.

Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.

Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Консолидация данных с нескольких листов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Для подведения итогов и результатов из отдельных листов, можно объединить данные из каждого листа в главном листе. Листы может быть в той же книге как главном листе или в других книгах. При объединении данных, чтобы упростить можно обновить и статистической обработки при необходимости собирать данные.

Например, если в каждом из региональных офисов есть свой лист расходов, с помощью консолидации можно свести эти данные на главном листе корпоративных расходов. Главный лист также может содержать итоговые и средние значения продаж, данные о складских запасах и информацию о самых популярных товарах в рамках всей компании.

Совет: Если вы часто консолидировать данные, он помогут создать новые листы на основе шаблона с единообразным макетом. Дополнительные сведения о шаблонах читайте в статье: Создать шаблон. Это также идеально время Настройка шаблона с помощью таблиц Excel.

Консолидация данных по положению или категории двумя способами.

Консолидация данных по расположению: данные в исходных областях том же порядке и использует одинаковых наклеек. Этот метод используется для консолидации данных из нескольких листов, например отделов бюджета листов, которые были созданы из одного шаблона.

Консолидация по категории: данные в исходных областях не расположены в одном и том же порядке, но имеют одинаковые метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов с разными макетами, но одинаковыми метками данных.

Консолидация данных по категории похоже на создание сводной таблицы. Со сводной таблицей тем не менее, вы можете легко переупорядочение категории. Если вам нужна более гибкие Консолидация по категории, можно создать сводную таблицу .

Примечание: В этой статье были созданы с Excel 2016. Хотя представления могут отличаться при использовании другой версии Excel, шаги одинаковы.

Выполните указанные ниже действия, чтобы консолидация нескольких рабочих листов в главном листе.

Если вы еще не сделано, настройте данные на каждом листе составные, сделав следующее:

Убедитесь, что все диапазоны данных представлены в формате списка. Каждый столбец необходимо иметь метку (верхний колонтитул) в первой строке и содержать похожие данные. Должен быть отсутствуют пустые строки или столбцы в любом месте в списке.

Разместите каждый диапазон на отдельном листе, но не было введено никаких данных в основном листе где план для консолидации данных. Excel будет сделать это для вас.

Убедитесь, что всех диапазонов совпадают.

На основном листе щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Чтобы избежать перезаписи существующие данные в основном листе, убедитесь, оставьте достаточно ячеек справа и верхний угол консолидированные данные.

Нажмите кнопку данные>Консолидация (в группе Работа с данными ).

Выберите в раскрывающемся списке Функция функцию, которую вы хотите использовать для консолидации данных. По умолчанию используется значение СУММ.

Вот пример, в котором выбраны три диапазоны листа:

Далее в поле ссылка нажмите кнопку Свернуть, чтобы уменьшить масштаб панели и выбрать данные на листе.

Щелкните лист, содержащий данные, которые требуется консолидировать данные и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно справа, чтобы вернуться в диалоговое окно Консолидация .

Если лист, содержащий данные, которые необходимо объединить в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти необходимую книгу. После поиска и нажмите кнопку ОК, Excel в поле ссылка введите путь к файлу и добавление восклицательный знак, путь к. Чтобы выбрать другие данные можно нажмите Продолжить.

Вот пример, в котором выбраны три диапазоны листа выбранного:

Во всплывающем окне Консолидация нажмите кнопку Добавить. Повторите этот сценарий, чтобы добавить все нужные диапазоны консолидации.

Обновления автоматически и вручную: Если требуется автоматическое обновление консолидации таблицы при изменении исходных данных, просто установите флажок создавать связи с исходными данными. Если это поле остается неограниченный, возможность обновления консолидации вручную.

Связи невозможно создать, если исходная и конечная области находятся на одном листе.

Если необходимо изменить степень диапазона — или замените диапазон — выберите диапазон, во всплывающем окне Консолидация и обновлять его, выполнив указанные выше действия. Создаст новый в ссылке на диапазон, поэтому вам нужно будет сначала удалить предыдущий перед Консолидация еще раз. Просто выберите старой ссылки и нажмите клавишу Delete.

Нажмите кнопку ОК, а Excel создаст консолидации для вас. Кроме того можно применить форматирование. Бывает только необходимо отформатировать один раз, если не перезапустить консолидации.

Все названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, приведут к появлению дополнительных строк или столбцов в консолидированных данных.

Убедитесь, что все категории, которые не нужно консолидировать, должны иметь уникальные подписи, которые появляются в диапазоне только один источник.

Если данные для консолидации находятся в разных ячейках разных листов:

Введите формулу со ссылками на ячейки других листов (по одной на каждый лист). Например, чтобы консолидировать данные из листов «Продажи» (в ячейке B4), «Кадры» (в ячейке F5) и «Маркетинг» (в ячейке B9) в ячейке A2 основного листа, введите следующее:

Совет: Чтобы указать ссылку на ячейку — например, продажи! B4 — в формуле, не вводя, введите формулу до того места, куда требуется вставить ссылку, а затем щелкните лист, используйте клавишу tab и затем щелкните ячейку. Excel будет завершена адрес имя и ячейку листа для вас. Примечание: формулы в таких случаях может быть ошибкам, поскольку очень просто случайно выбираемых неправильной ячейки. Также может быть сложно ошибку сразу после ввода сложные формулы.

Если данные для консолидации находятся в одинаковых ячейках разных листов:

Ввод формулы с трехмерной ссылки, которая использует ссылку на диапазон имен листов. Например для консолидации данных в ячейках с A2 по продажам через маркетинга включительно, в ячейке E5 главном листе вы бы введите следующие данные:

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Консолидация в Excel: пошаговая инструкция

Статьи по теме

MS Excel значительно упрощает расчеты. С ее помощью можно, например, найти нужные данные среди большого объема информации, вычислить сумму показателей. А еще программа позволяет объединить, данные. Узнайте, как это сделать.

Функция консолидации в Excel нужна для того, чтобы объединять информацию. Она может пригодиться, например, когда необходимо подвести итоги, но данные находятся в разных местах. Сведения могут расположиться на одном листе, на разных листах или даже в отдельных книгах в программе Microsoft Excel.

Есть два способа, как сделать консолидацию данных в Excel. Во-первых, можно объединить данные по расположению. Этот способ подойдет, если необходимо соединить информацию из нескольких листов в программе Excel. Важно, чтобы таблицы на разных листах были идентичными: одинаковые заголовки в таблице и пр.

Второй способ — объединить информацию по категориям. Этот способ подходит для разной по структуре информации. Например, если нужно объединить две таблицы, где одни позиции повторяются, а другие – нет.

Кроме того, иногда выделяют консолидацию с помощью формул. Она подходит для случаев, когда нужно, чтобы все данные с разных страниц подтянулись в одну таблицу. Обычно используется формула «СУММ».

Подготовлено по материалам
«Системы Финансовый директор»

Консолидация данных с нескольких листов

Теперь разберемся, как сделать консолидацию в Excel на конкретном примере. Информацию возьмем из одной книги, но с разных страниц. Но перед расчетом необходимо проверить, что соблюдаются следующие условия:

заголовки во всех таблицах книги абсолютно идентичны;
нельзя оставлять пустые строки или столбцы в таблице;
у таблиц должны быть одинаковые шаблоны.

Если все условия соблюдены, можно приступить к расчетам. Предположим, что компании необходимо подвести итоги по прошествии пяти месяцев года. Необходимо узнать, сколько средств ушло на зарплату сотрудникам за период с января по май. Сведения по зарплате возьмем из разных таблиц в рамках одной книги.

Как упростить консолидацию многостраничных отчетов в Excel

Чтобы объединить данные из всех таблиц, используем одну из самых простых функций – «СУММ». Сложим показатель по зарплате для одного отдельного сотрудника. Формулу условно можно представить так:

Или для нашего примера: =январь!B2+февраль!B2+март!B2+апрель!B2+май!B2

После того, как получили результат, распространим результат на остальные ячейки. Для этого ячейку с итогом протянем вправо, а затем всю строку протянем вниз. Так мы провели консолидацию данных из пяти таблиц, подвели итоги пяти месяцев.

Обратите внимание, что этот вариант не подходит для ситуации, когда нужно объединить много таблиц. Есть риск допустить ошибку. Кроме того, вручную сложить показатель может быть затруднительно.

Консолидация данных из нескольких таблиц в одну

Несколько другой принцип вычисления нужно будет применить, если понадобится объединить таблицы из разных файлов (книг). Усложним ситуацию тем, что данные в таблице будут не одинаковыми. То есть, заголовки должны быть идентичными, но количество строк может не совпадать.

Для пример возьмем следующую ситуацию. Три сотрудника составили план по рекламе: наименование компании, у которой купили ее, вид рекламы и стоимость. Каждый прислал отдельный файл. Необходимо объединить эти сведения в одной книге. Разберем пошаговую инструкцию, как сделать консолидацию в Excel.

Гость, уже успели прочесть в свежем номере?

В этом примере будем использовать именно специальную функцию, которую предлагает Excel – «Консолидация». В прошлом же примеры для объединения мы использовали формулу.

Необходимо открыть вкладку «Данные» на панели задач в программе Эксель. С правой стороны будет кнопка «Консолидация».

Далее следует задать информацию для консолидации. В поле «Функция» выбираем «Сумма». А в поле «Ссылка» нужно выбрать диапазон ячеек из файла первого сотруднику, который требуется консолидировать.

Программа предложить выбрать нужный файл. И уже в нем необходимо будет выделить нужный диапазон. Операцию дублируем для остальных двух файлов.

Чтобы заголовки таблицы не пришлось вбивать вручную, необходимо применить функцию «Подписи верхней строки». Данные суммируются только при условии, что параметр «Значения левого столбца» отметили галочкой. Поэтому важно отметить его.

Наглядное применение консолидации в Excel.

Вначале необходимо разобраться – что же такое консолидация? Это объединение каких-то объектов, параметров, данных в единое целое для достижения общего результата. Консолидация данных в Excel представляет собой объединение данных из одной или нескольких таблиц в единую таблицу для получения общих итогов. При этом параметры, или критерии, по которым вычисляются итоги, должны находится в первом столбце одной или нескольких таблиц, которые консолидируются. Эти критерии будут консолидированы, и по ним в остальных столбцах будет выведен расчет итогов, причем выбранного типа.

Пример выполненной консолидации таблицы по поступлениям

Рисунок 1

Хотелось бы заметить, что в исходной таблице было почти 5 тысяч строк,10 граф. Однако после консолидации все несущественные столбцы были удалены, число же строк после консолидирования данных в Excel по каждой дате поступлений сократилось до 15. Другими словами, вместо большой таблицы мы имеем короткую, сжатую и понятную итоговую информацию

Консолидация по сути очень похожа на инструмент ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ, но имеет важные отличия.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ может работать только с одной таблицей, а количество таблиц в консолидации может быть до 255
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ требует обязательной сортировки колонки с критериями, для которых ведется расчет. КОНСОЛИДАЦИЯ сама группирует данные независимо от их расположения в колонке
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ выводит результат по умолчанию выводит результат только в последней графе, остальные нужно указывать вручную. Консолидация подводит итоги во всех столбцах, кроме первого.
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ выводи результат непосредственно в таблице, консолидация может использовать данные из любого диапазона.

Нетрудно убедиться, что консолидация имеет много преимуществ, однако за все надо платить. Так и здесь. Прежде всего, позиции, по которым будет идти консолидация, должны находится именно в первом столбце. Иначе вы ничего не получите! Кроме этого, так как в консолидации есть возможность создания связей с исходными данными, то нежелательно располагать таблицу консолидации на одном листе с исходными данными, на практике в этом случае консолидация данных в Excel может привести к проблеме с смещением данных в исходной таблице.

Кроме этого, в исходной таблице не должно быть объединенных ячеек. Не допускаются пустые ячейки, особенно в заголовке таблицы и в ее крайней левой графе. Не допускается так же и наличие структуры в виде группировок или скрытых элементов. Если все это присутствует, то группировку надо убрать, а скрытые колонки и строки показать. Иначе вы рискуете получить мягко говоря, неожиданный результат.

Если консолидируются несколько таблиц, то они могут иметь разное расположение и количество строк, а вот наименования столбцов в заголовке, да и сам заголовок должен быть одинаков. Если исходные таблицы находятся в разных файлах, то или эти файлы должны быть открыты, или нужным таблицам в этих файлах надо присвоить заранее имена. Эти имена могут быть как постоянными, так и динамическими, а вот умные таблицы в этом случае не работают.

Перед созданием консолидации необходимо вначале убедиться, что таблицы соответствуют требованиям. Например, если вы собираете ежемесячный отчет по разным филиалам, то удобнее заранее присвоить имена таблицам отчетов в файлах, предоставляемых филиалами.

Создание консолидации в Excel – процесс несложный и доступный даже новичку. Разберем его на примере консолидирования одной таблицы. Делаем следующее:

Выбираем на отдельном чистом листе ячейку для начала будущей таблицы консолидации и на вкладке ВСТАВКА нажимаем кнопку КОНСОЛИДАЦИЯ.

Рисунок 2

Если в книге пустого листа нет, его надо создать. Выбираем функцию для вычисления. Выбор довольно большой, есть фактически все необходимые варианты. Присутствует сумма, количество (количество позиций), максимум, минимум, среднее, отклонение и другие варианты для расчета. Надо учесть, что консолидация не умеет вычислять математические функции с ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ. По сути, это не умеет делать никакая программа. Так что если вы будете обрабатывать нечисловые данные, то максимум что вы сможете сделать, это подсчитать количество значений.

рисунок 3
После выбора нажимаем кнопку ДОБАВИТЬ, и наша выделенная таблица попадает в список диапазонов. Если что-то выбрано неправильно, то можно нажать кнопку УДАЛИТЬ и повторить процесс заново. Кроме этого, не забудьте, что после создания таблицы консолидации на этой странице Excel «запомнит» исходные данные. Поэтому вы всегда можете запустить на ней создание консолидации и поменять в частности расчет. Сам адрес исходный диапазон будет сохранен
Нажимаем в строке ссылка и выделяем нужную таблицу. При этом выделение надо начинать с колонки, по позициям которой нужно консолидировать данные и при этом захватить заголовок. Если нужная колонка с позициями находится в конце или середине таблицы, то перед началом консолидации ее надо скопировать в начало таблицы. Кроме этого, учтите, что консолидация не работает с несмежными диапазонами. Так что, если между колонкой с позициями и колонкой с данными есть дополнительный столбец, то его придется захватить.

Теперь ОБЯЗАТЕЛЬНО ставим внизу ОБА флажка (галочки) под надписью ИСПОЛЬЗОВАТЬ В КАЧЕСТВЕ ИМЕН. Если не включить в качестве имен заголовки, у вас будут безымянные колонки. Итог получится примерно такой.

Рисунок 4

Если не включить в качестве имен значения левого столбца, то Excel выведет весь список данных, но без их наименований.

Рисунок 5

Как видно, название колонки есть, наименования самих же товаров отсутствуют. Понятно, что толку от такой таблицы немного.

Флажок же СОЗДАВАТЬ СВЯЗИ поставьте если только это действительно необходимо. К примеру, если вы собираете с помощью консолидации ежемесячный отчет, то вряд ли вам понравится, когда из-за включенной связи данные за март попадут в отчет за январь. С другой стороны, если вы собираете постоянно итоговый отчет на текущий момент, эта галочка будет полезна. С другой стороны, несомненным плюсом создания связей является возможность обновления данных. Достаточно, находясь на нужном листе, на вкладке ДАННЫЕ нажать кнопку ОБНОВИТЬ ВСЕ, и вы получите свежие данные из исходной таблицы. Однако при добавлении данных в новые строки исходной таблицы вам в любом случае придется создавать консолидацию заново. После создания можно удалить ненужные колонки. Например, можно по каждому наименованию получить таблицу консолидации по ценам, но при выборе диапазона захватить также и столбец с количеством единиц товара. Для цен вывести среднее значение, затем создать новую консолидацию рядом с предыдущей. Так как она на одном листе с консолидацией цен, то ничего дополнительно выделять уже не нужно. В этой консолидации просуммировать количество единиц по каждому наименованию. Наконец, удалить ненужные столбцы, получить итоговую таблицу консолидирования с средними ценами и общим количеством по каждому наименованию товара.

Консолидировать можно не только одну, но и несколько таблиц. При этом каждую из них необходимо последовательно выделять, а затем добавлять в список диапазонов для консолидации. Надо учитывать, что пока не нажата кнопка добавить, при переходе на новый лист Excel автоматически попытается получить адрес диапазона консолидации с текущего листа. Кроме этого, надо следить за выбранным диапазоном, так как по умолчанию будет предложено для выбора количество строк и расположение диапазона, которое совпадает с предыдущим. Обратите внимание на рисунок внизу. Так как на листе проценты всего 41 строка, то при попытке указать данные с листа продажи Excel пытается помочь и предлагает выбрать так же 41 строку, хотя на самом деле в этой таблице строк больше.

Рисунок 6

Кстати, именно из-за этого говорят, что таблицы для консолидации должны иметь абсолютно одинаковый размер и начинаться с одной ячейки. На самом деле это ПОЛНАЯ ЧУШЬ. Таблица для создания таблицы консолидации может начинаться откуда угодно и иметь абсолютно разное количество строк. А вот заголовок у всех таблиц действительно должен быть одинаковым. В следующем примере показан консолидированный годовой отчет по городам Актау, Караганда и Семей. Сразу отмечу, что не во всех городах есть продажи по каждому из наименований за каждый месяц. Тем не менее такая ситуация никак не влияет на создание таблицы консолидации в Excel. Обратите внимание на адреса диапазонов!

Рисунок 7

Кроме консолидации данных из текущей книги вы можете создавать таблицу консолидации и из диапазонов, расположенных в разных файлах. Другими словами, Однако тут есть нюанс. Дело в том, что при запуске создания консолидации вы не сможете иметь доступ к меню программы. Другими словами, вы сможете только перемещаться между уже открытыми фалами и их листам. Открыть же книгу во время создания консолидации нельзя.

Обойти это ограничение можно двумя способами. Если вам надо получить таблицу консолидации по разным диапазонам из разных файлов, тогда предварительно задайте для этих диапазонов имена. В этом случае вы можете во время создания консолидации нажать кнопку ОБЗОР и, указав в окне проводника нужный файл, дописать после его названия имя диапазона в нем, который нужен для консолидации.

Второй способ заключается в том, что файл должен быть предварительно открыт. Тогда можно выбрать его на панели задач рабочего стола, а затем указать нужную таблицу. В этом случае надо быть особо внимательным, так как когда файлов много, то после добавления диапазона, при попытке выбрать новый диапазон, Excel попытается вернуться в ту же книгу, откуда уже был добавлен диапазон. Обойти это можно удалением содержимого строки ИСТОЧНИК после КАЖДОГО ДОБАВЛЕНИЯ ДИАПАЗОНА.

Рисунок 8

Обратите внимание, что на примере выше первый диапазон был в том же файле, что и создаваемая таблица консолидации. Второй диапазон был получен из файла Алматы, который предварительно был открыт. Ну а третий был получен из закрытого файла Нур-султан.xlsx по имени диапазона. Для удобства этот диапазон имеет такое же имя, как и сам файл, но из-за ограничений на структуру имен в нем дефис заменен на знак подчеркивания.

Таким образом, мы убедились, что создание таблицы консолидации несложно и действительно очень помогает в объединении итоговых отчетов с разных таблиц в единую таблицу. Однако этот способ имеет и свои недостатки. Например, кто-то жаловался на то, что нет операции разность. Зачем она понадобилась, не знаю, но человек переживал. Кроме этого, все данные собираются вместе. В результате, если необходимо увидеть не только общие итоговые данные, но и данные по каждой позиции отдельно для каждой таблицы, то придется создать отдельные таблицы консолидации по каждому исходному диапазону, присвоит этим таблицам имена, а затем связать их в единое целое с помощью формул. В качестве второго варианта можно создать сводную таблицу по нескольким диапазонам консолидации либо на основе модели данных.

Эти возможности мы рассмотрим на отдельных уроках, а текущее занятие подошло к концу.

Желаю всем успешной работы и хорошего настроения! Если остались вопросы, пишите в комментариях

Источник

Условия для выполнения процедуры консолидации

Создание консолидированной таблицы

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Требования к таблицам

Выполняем консолидацию

Заключение

Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Способ 1. С помощью формул

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Ссылки по теме

Как сделать консолидацию данных в Excel

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Примеры консолидации данных в Excel

Data Consolidation by Position

Data Consolidation by Category

Требования к таблицам

Выполняем консолидацию

Заключение

Консолидация данных в Excel с примерами использования

Как сделать консолидацию данных в Excel

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Примеры консолидации данных в Excel

Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Способ 1. С помощью формул

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Консолидация данных в программе Microsoft Excel

Условия для выполнения процедуры консолидации

Создание консолидированной таблицы

Консолидация данных с нескольких листов

Дополнительные сведения

Консолидация в Excel: пошаговая инструкция

Статьи по теме

Подготовлено по материалам «Системы Финансовый директор»

Консолидация данных с нескольких листов

Консолидация данных из нескольких таблиц в одну

Гость, уже успели прочесть в свежем номере?

Похожие статьи

Наглядное применение консолидации в Excel.

Подготовлено по материалам
«Системы Финансовый директор»