Консолидация данных сводных таблиц в excel

Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Способ 1. С помощью формул 

Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:

Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.

Самый простой способ решения задачи «в лоб» — ввести в ячейку чистого листа формулу вида

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.

 Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

Фактически — это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.

Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:

Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы — у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.

Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:

1. Заранее откройте исходные файлы
2. Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
3. Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация (Data — Consolidate). Откроется соответствующее окно:

   

4. Установите курсор в строку Ссылка (Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить (Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
5. Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:

   

 Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels). Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

После нажатия на ОК видим результат нашей работы:

Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:

Ссылки по теме

• Макрос для автоматической сборки данных с разных листов в одну таблицу 
• Макрос для сборки листов из нескольких файлов

In this article, we are going to show you how to consolidate text with Pivot Table in Excel 2013 or newer.

Download Workbook

If you are using Office 365, also see our alternative approach for consolidating text in Excel. Thanks to the dynamic array functions like UNIQUE and FILTER, you can achieve the same result with a more dynamic approach.

Consolidating text strings using Pivot Table

The example below contains category names (Name), and corresponding text values (Ability) we want to consolidate.

With a regular Pivot Table, you can easily group categories and consolidate numbers (see Pivot Table Alternative Using Formulas). You can’t do this using formulas in a Pivot Table, but you can add this feature using DAX formulas.

To be able to use a DAX formula in a regular pivot table, you need to create a Data Model. Here are the steps:

1. Click on your data.
2. Follow Insert > Pivot Table > From Table/Range (this might look different based on your Excel version).
   
3. Enable the Add this data to the Data Model checkbox in the PivotTable from range or table.
4. Click OK to create a pivot table.
   
5. Before adding fields into the pivot table area, you need to create the measure to be used in consolidating the text strings. Right-click on the table name in the PivotTable Fields pane and click Add Measure.
   
6. Give the measure a name and enter the formula based on your data. Then, click OK to add the measure.
   
7. Once the measure is ready, move the category field (Name) into Rows and new measure (Abilities in our sample) into Values. The pivot table will show the results.
   

How it works

The CONCATENATEX function is an updated version of the old CONCATENATE function. The DAX version can merge an array of strings with a given delimiter.

The DAX formulas also requires a table and column name as well. Thus, the syntax is the following:

Once the measure is ready, you can use it like any other pivot table field. The pivot table can group or filter the data, and also run the formula in the measure.

Экономистам и финансистам приходится иметь дело с большим количеством данных и расчетов. Зачастую эта информация находится в разных таблицах, на разных листах программы Excel. Соответственно, возникает потребность создать сводную таблицу на основе объединения данных из разных источников. Из статьи вы узнаете, как быстро получить сводные итоги по нужным позициям, как консолидировать данные из нескольких таблиц.

КАК БЫСТРО ПОЛУЧИТЬ СВОДНЫЕ ИТОГИ ПО НУЖНЫМ ПОЗИЦИЯМ

Бывает так, что сформированная таблица (например, ведомость товаров на складе) содержит большое количество позиций, многие наименования в ней повторяются.

Получить обобщенные данные по имеющимся строкам можно вручную, однако процесс растянется во времени, если позиций намного больше полутысячи. Проще включить в таблице фильтр и, выделив и засветив нужные ячейки, получить итоги по нужным наименованиям.

Если строк в таблице много, то даже этот вариант не позволит легко и быстро получить необходимый результат. Самый лучший и простой вариант решения данной проблемы — создать сводную таблицу.

Предположим, есть табл. 1, в которой за определенный период времени обобщены данные о продажах в разрезе номенклатуры товаров и продавцов.

Таблица 1 довольно большая — 511 строк. Обработать вручную такой массив показателей не так просто, а для полноценного анализа нужны сводные данные о продажах в разрезе продавцов. Чтобы получить их, ставим курсор на первую ячейку с информацией, которую требуется объединить. Это будет ячейка «Продавец».

Выбираем: Вставка → Сводная таблица. Откроется меню «Создание сводной таблицы» (рис. 1).

В меню автоматически будет выделен диапазон имеющейся таблицы. При необходимости его можно изменить вручную. Также можно выбрать, на новом или существующем листе будет расположена новая таблица.

После этого возникнет меню, в котором для завершения формирования новой таблицы нужно выбрать интересующие поля (рис. 2).

В нашем случае это поле «Продавец» и поле «Сумма продаж». Ставим соответствующие галочки и получаем следующий готовый результат (рис. 3).

Общий итог продаж за период составляет 158 690,04 руб. Выведены и данные продаж по каждому продавцу.

КАК КОНСОЛИДИРОВАТЬ ДАННЫЕ ИЗ НЕСКОЛЬКИХ ТАБЛИЦ

Объединить данные из нескольких таблиц можно и путем консолидации. Для этого нужно задействовать одноименную функцию: Данные → Консолидация.

Консолидированные данные можно расположить под одной из базовых таблиц, но чаще всего для удобства консолидированную таблицу размещают на отдельной странице.

Предположим, у нас есть три таблицы, содержащие поквартальные данные о зарплате работников (табл. 2–4). Они расположены на разных листах одного файла.

Наша задача — получить единую сводную таблицу. Конечно, можно скопировать квартальные данные и обобщить их на одном листе. В рассматриваемом случае сделать это просто, так как данных мало, а в ситуации, когда таблица насчитывает сотни строк, выполнить такую работу сложно.

Займемся консолидацией. Выбираем диапазон каждой таблицы и нажимаем кнопку «Добавить» (рис. 4).

Также делаем активными функции «подписи верхней строки» и «значения левого столбца».

Делать ли активной команду «создавать связи с исходными данными», зависит от того, что требуется получить. Если нужна не меняющаяся таблица, закрепляющая значения, проставленные в источниках на текущий момент, то галочки в этой ячейке не должно быть.

Если команда будет активирована, то значения в сводной таблице будут меняться с изменением входных значений.

После проделанных действий получим сводную таблицу (рис. 5).

В консолидированной таблице корректно обобщены все необходимые данные.

При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

Как сделать консолидацию данных в Excel

Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

• макеты всех таблиц были одинаковыми;
• названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
• нет пустых строк и столбцов.

Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.

Внимание!!! Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Открывается диалоговое окно вида:

На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).

Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»

Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

Внимание!!! Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.



Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

1. По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
2. По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
3. По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
4. По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

1. Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
2. Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
3. Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
4. Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

Консолидированная таблица:

Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

1. Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
2. Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
3. Нажимаем ОК.

Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.

Примеры консолидации данных в Excel

На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.

В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

Копируем формулу на весь столбец:

Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.

Скачать все примеры консолидации данных в Excel

Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.