Компьютерная обработка данных в excel

Информатика.
Лабораторный практикум

Обработка
данных средствами электронных таблиц MicrosoftExcel

С появлением
класса персональных компьютеров широкое распространение получила группа пакетов
обработки электронных таблиц (spreadsheet – крупноформатная таблица),
позволяющих решать широкий круг научно-технических, планово-экономических,
учетно-статистических и других задач, для которых исходные данные и результаты
обработки могут быть представлены в табличной форме. Под электронными таблицами
понимают программные средства обработки крупноформатных электронных
динамических таблиц (табличные процессоры). Они обрабатывают таблицы, состоящие
из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки (ячейки).
Каждая клетка может содержать число, дату, формулу или текст. В формуле могут
присутствовать функции, знаки арифметических и логических операций, ссылки на
другие клетки таблицы. Каждый раз при изменении значения в клетке таблицы
перевычисляются значения всех тех клеток, которые содержат величины, зависящие
от изменяемой клетки. В электронных таблицах есть разнообразные средства для
графического отображения результатов обработки.

Данные лабораторные работы
предназначены для практического изучения основных возможностей табличного
процессора Excel. 

Номер текущей     Столбец текущей  
Содержимое текущей  ПанельПанель

Номер текущей строки Текущая ячейка 
Маркер заполнения

Рис. 3.1. Рабочий лист электронной
таблицы Excel

Документ Excelназывается Рабочей
книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов,
каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или
несколько таблиц. В окне документа Excel отображается только текущийрабочий
лист, с которым и ведется работа (см. рис. 3.1). Рабочий лист состоит из строк
и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее,
двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256
столбцов, пронумерованных от AдоIV. Строки последовательно нумеруются цифрами
от 1 до 65536.

Одна из ячеек  всегда является
активной и после щелчка на нее мышью выделяется рамкой активной ячейки.
Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда
производятся в активной ячейке.

OfficeExcel 2007 содержит
новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы,
которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления
формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание
профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы ExcelServices и
сервер

MicrosoftOfficeSharePointServer 2007
обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами,
содержащими важную деловую информацию.

Мощные средства организации и визуализации
данных OfficeExcel2007 с удобным интерфейсом позволяют анализировать
данные и принимать более обоснованные решения.  Создавать профессионально
оформленные диаграммы и электронные таблицы для представления результатов
анализа стало еще проще.

Таблицы OfficeExcel 2007 могут содержать до миллиона строк и
до 16 тысяч столбцов. Теперь для анализа больших объемов данных пользователям
больше не придется работать с несколькими таблицами или запускать другие
приложения.      

                   Благодаря      расширенным
     возможностям      работы      с       таблицами

OfficeExcel2007,стало удобнее создавать,
форматировать и расширять таблицы, а также обращаться к таблицам в формулах.
При анализе данных в большой таблице заголовки таблицы всегда остаются видными 
время прокрутки.

Удобное условное форматирование
данных позволяет обнаруживать закономерности и выделять тенденции данных с
помощью различных схем визуализации, таких как градиенты, пороговые значения и
значки показателей эффективности.

В Office
Excel имеетсяполнаяподдержкаслужбMicrosoft SQL Server 2005

Analysis Services. Кроме того, с помощью
библиотеки подключений к данным OfficeExcel 2007 можно подключаться к
внешним источникам данных. Функция автозаполнения формул OfficeExcel 2007
ускоряет процесс составления формул – от написания функций и подстановки
аргументов до указания ссылок на именованные диапазоны и таблицы в формуле.

Средства создания диаграмм в новом
интерфейсе пользователя OfficeExcel2007 позволяют быстро создавать
профессионально оформленные диаграммы. Различные визуальные эффекты (объемные
эффекты, плавное затенение, прозрачность и т. д.) улучшают внешний вид
диаграмм. Построение диаграмм и работа с ними выполняется единообразно во всех
приложениях, поскольку средство построения диаграмм OfficeExcel 2007
совместимо с программами MicrosoftOfficeWord 2007 и MicrosoftOfficePowerPoint
2007.

В состав OfficeExcel 2007
входит полностью переработанное средство создания диаграмм, которое помогает
представлять результаты анализа в виде выразительных диаграмм.

Лабораторная работа №1 1.1 Редактирование рабочей книги

Цель работы: создание и сохранение электронной
таблицы (рабочей книги). 

 Изучение способов работы  с
данными в ячейке (форматирование содержимого ячеек, выбор диапазона ячеек и
работа с ними, редактирование содержимого ячеек). Изучение возможностей
автозаполнения. 

Методика выполнения работы

1.                
Создайте новую рабочую книгу (кнопка Создатьна стандартной
панели инструментов или меню Файл команда Создатькак).

2.                
Переименуйте текущий рабочий лист (дважды щелкните на ярлыке
текущего рабочего листа и переименуйте его).

3.                
Добавьте еще один рабочий лист в рабочую книгу (щелкните  правой
кнопкой мыши на ярлыке листа и в контекстном меню выберите команду Добавить).

4.                
Сохраните созданный Вами файл под именем book.xls в своем
каталоге (меню Файл, команда Сохранить).

5.                
Создайте таблицу по предложенному образцу (см. табл. 3.1). Для
этого нужно выполнить следующие действия:

• 
в ячейку А1 ввести заголовок таблицы “Экзаменационная
ведомость”;  в ячейку A3ввести “№
п/п”;

• 
в ячейку ВЗввести “Фамилия, имя, отчество”;

• 
в ячейку СЗввести “№ зачетной книжки”;

• 
в ячейкуD3ввести “Оценка”; 

• 
в ячейку Е3 ввести “Фамилия экзаменатора”.

        Пример выполнения пятого пункта
задания.                                                 

                                                                                   Таблица
3.1

№п/п	Фамилия, имя, отчество	№      зачетной           книжки	Оценка	Фамилия  экзаменатора
1	Иванов И. И.	З-2330/12		Шевелев Г.Е.
2	Петров В. В.	З-2331/21		Огородников А.С.
3	Сидоров С. С.	З-6230/09		Шевелев Г.Е.         __
4	Федоров Ф. Ф.	З-11230/23		Огородников А.С.__
5	Фролов Е.Е.	З-6230/05		Шевелев Г.Е.        __
6	Демидов Д. Д.	З-3530/05		Огородников А.С.

6. Отформатируйте
ячейки шапки таблицы:                                                   

• 
выделите блок ячеек (АЗ:ЕЗ);

• 
выполните  из  меню   Формат  команду Ячейки и 
откройте вкладку 

Выравнивание;

• 
в диалоговом окне Выравнивание выберите опции:

 Горизонтальное – по центру,  Вертикальное–
по верхнему краю; 

•  установите флажок Переносить
по словам;

• 
откройте вкладку Шрифт и установите шрифт TimesNewRoman,
начертание полужирное,  размер 12 пт. Аналогичные операции проделайте для
ячейки A1.  7. Измените
ширину столбцов, в которые не поместились введенные данные. Для этого можно
перетащить границы между строками и столбцами или навести указатель мыши на
границу между заголовками столбцов, дважды щелкнуть основной кнопкой мыши. Для
более точной настройки надо выбрать команду Строка (Столбец) из меню Формат
и активизировать подходящую команду из открывающегося меню.

8.
Присвойте каждому студенту свой порядковый номер (не менее 10
студентов), используя маркер заполнения. Для этого:

•  
сделайте текущей первую ячейку столбца “№ п/п” и введите в нее
цифру 1;

•  
затем заполните цифрой 2 следующую ячейку этого столбца;

•  
выделите блок, состоящий из двух заполненных ячеек;   установите указатель мыши на
правый нижний угол выделенного блока. Указатель мыши  станет черным  крестиком
– это маркер заполнения. Перетащите маркер заполнения при  нажатой
правой кнопке мыши вниз или выберите команду Правка—>
Заполнить—>Прогрессия.

9. Заполните столбец “Фамилия
экзаменатора”. Воспользуйтесь методом автозавершения, который состоит в том,
что Excel  “угадывает” слово, которое собирается вводить пользователь, или
заполните ячейки с помощью маркера заполнения. Для включения Автозавершения
надо в меню сервис выполнить команду Параметры, открыть вкладку Правка
и установить флажок

Автозавершение
значений ячеек.

10.                   
Заполните 2-ой и 3-ий столбцы таблицы данными для своей группы.

11.                   
Обрамите   таблицу:     Панель        инструментов—>кнопкаОбрамление

(Граница).

12.                   
Скопируйте таблицу на другой рабочий лист при помощи буфера
обмена.

Для этого следует:

•     
выделить таблицу или диапазон ячеек;

•     
правой клавишей мыши вызвать контекстное меню;

•     
выполнить команду Копировать;

•     
затем перейти на другой лист;

•     
установить курсор в первую ячейку предполагаемой таблицы;  выполнить команду Вставитьиз
контекстного меню.

13. Добавьте
в новую таблицу одну строку и один столбец. Для этого нужно:

•        
выделить диапазон ячеек по столбцу;

•        
щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню
выбрать команду Добавить ячейки;  то же самое повторить для
строки.

14. Внесите
в таблицу ряд изменений:

•     
очистите колонку с фамилией экзаменатора; 

•     
озаглавьте эту колонку “Подпись экзаменатора”.

15.
Отсортируйте в новой таблице столбцы 2 и 3 по возрастанию – Данные —>Сортировка 
или на Стандартной панели инструментов —  кнопка   Сортировать  по 
возрастанию. 

1.2 Построение диаграмм

Задание. На основе данных,
приведенных в табл. 3.2, постройте несколько типов диаграмм, наглядно
показывающих итоги сессии. Таблица 3.2

	Средний балл по группе
Группа	Информатика	Математический анализ	История	Экономика
З- 8530	4,2	3,8	4,5	4,3
З- 2330	4,0	4,4	4,4	4,2
З- 3530	3,9	4,0	4,0	3,9
З- 6530	4,3	4,4	4,4	4,1
З-2231	3,8	4,0	4,0	3,9
З-2232	3,3	3,9	3,9	3,6
З-11230	4,5	4,8	4,8	3,9

Методика выполнения работы

1.                 
На листе 1 создайте таблицу “Сведения о результатах сдачи сессии
в представительстве ТПУ”, внесите в нее данные.

2.                 
Постройте диаграмму для всех групп и всех предметов (см. табл. 
3.2).  Для этого следует:

•  выделить всю таблицу;

•  выполнить команду
меню Вставка —>Диаграмма—>График

3.                 
На третьем шаге построения диаграммы внесите название диаграммы,
обозначения осей, добавьте легенду 

4.                 
Постройте диаграммы и сравните результаты сдачи по отдельным
предметам. Для этого следует:

•              
выделить столбцы “Группа”, “Информатика” и построить диаграмму по
этому предмету;

•              
выделить столбец “Группа” и, удерживая клавишу Ctrl, выделить
столбец “Математический анализ” и построить диаграмму по этому предмету.

Аналогично строятся диаграммы и
для остальных предметов, столбцы которых не   граничат   со столбцом  “Группа”.

5.                 
Измените результаты сдачи сессии и проверьте, как это отразилось
на построенных диаграммах.

6.                 
Создайте диаграмму отображающую средний балл по группам. Для
этого:  В конце таблицы добавьте столбец
с именем «Средний бал».

•     
Для подсчета среднего балла установите в свободной ячейке курсор
щелкните значок вставки функции, выберете функцию СРЗНАЧ, нажмите клавишу ОК,
обозначьте диапазон по которому будет считаться средний балл.

•     
Постройте диаграмму типа «график»  для столбцов «группа» и
«Средний балл»

           

7.                 
Отчет о работе представьте в виде диаграмм аккуратно
расположенных пол таблицей.

1.3
Сортировка данных в списке

Задание

1.                 
Выполнить сортировку данных табл. 3.6 по возрастанию кода
предмета, даты проведения занятия, номера группы.

2.                 
Выполнить сортировку данных табл. 3.6 по возрастанию, используя
сочетания признаков: код предмета и дату проведения занятия; код предмета и
номер группы; номер группы и дату проведения занятия, а также сочетание всех
трех признаков.

Методика выполнения работы

1. Создайте новый лист в уже
ранее созданной вами книге с названием «сортировка».

2. Сформируйте таблицу
результатов занятий.

                                      

                                     Таблица
3.6

3. Отформатируйте шапку
таблицы следующим образом:

•   
Выделите необходимый диапазон A1:G1

•   
Нажмите правую клавишу мыши. Выберете «формат ячеек»

•   
ШрифтTimesNewRoman;

•   
размер шрифта 12 пт., курсив;

•   
выравнивание по горизонтали — По значению;

•   
выравнивание по вертикали — По верхнему краю;

•    установите
ключ “Переносить по словам”

4.
Выполните сортировку по столбцу “Код предмета”, расположив коды
предметов по  возрастанию.  Для этого нужно:

•  
выделить таблицу с одной строкой заголовка;

•  
выполнить команду меню Данные  —>Сортировка;

•  
в окне Сортировка диапазона в строке Сортировать по “коду
предмета” по возрастанию «от А до Я».

5. Результат
сортировки скопируйте на новый лист Сортировка_2:

•        
выделите всю таблицу, выполнить команду Правка  —>
Копировать;

•        
затем на листе «Сортировка_2» установите курсор в
ячейку А1 и выполните команду Правка —> Вставить.

6.                 
Выполните сортировку по столбцу “Дата”, расположив данные
возрастанию. Для этого следует установить курсор в любую ячейку поля “Дата” и
ввести команду Сортировка из меню  Данные, при этом должна
выделиться вся область списка, а в окне Сортировка Диапазона в строке  Сортировать
по – столбец G. Если этого не произошло, то предварительно  
выделите  весь   список, а затем выполните указанную команду.

7.                 
Выполните сортировку по сочетанию признаков “Дата”, “№ группы”,
“Код предмета”. Для этого следует выделить всю таблицу и в диалоговом окне Сортировка
установить:

•   
в строке Сортировать по — поле “Дата” по
возрастанию;

•   
Нажмите клавишу «добавить уровень»

•   
в строке Затем— поле “№ группы”, по возрастанию;  

•   
в следующей строке Затем— поле “Код предмета” по
возрастанию;   установите флажок «Мои
данные содержат заголовки».

8.
Сохраните результат работы в своей папке на диске

1.4 Фильтрация записей

Цель работы: ознакомиться
со способом фильтрации записей списка, автофильтрации, работой с формой данных.

Методика выполнения работы

1.   Создайте новый
лист с названием “Фильтрация”.

2.   Скопируйте
таблицу с листа «Сортировка», созданную в предыдущей работе(см. табл.
3.6).

3.   Чтобы применить
Автофильтрацию, установите курсор в область шапки таблицы и выполните
команду Данные—>Фильтр

4.Сформируйте условия отбора: для преподавателя А1
выбрать сведения о сдаче экзамена на положительную оценку, вид занятий –
Лекция. Для этого выполните следующие действия:

•              
в столбце Таб№ препод. нажмите кнопку Фильтр, из
списка условий отбора выберите А1;

•              
в столбце Оценка нажмите кнопку Фильтр, из списка
условий отбора выберите Условие и   в диалоговом окне сформируйте
условие отбора  >2;

•              
в столбце Вид занятий нажмите кнопку Фильтр, из
списка условий отбора выберите   Лекция.

6.                 
Результат фильтрации скопируйте на новый лист, присвоив ему имя “Фильтрация_2”.

7.                 
На листе “Фильтрация” результат фильтрации отмените,
установив указатель мыши в область списка и выполнив команду Данные —>Фильтр
.

8.                 
Сформулируйте выборку: для группы З-3230 получите сведения о
сдаче экзамена по предмету П1 на оценки 4.

9.                 
Результат вставьте на лист «фильтрация_2» через строку
ниже уже существующей таблицы

10.             
На листе “Фильтрация” результат фильтрации отмените,
установив указатель мыши в область списка и выполнив команду Данные —>Фильтр
.

11.             
Сохраните результат работы в своей папке на диске

Лабораторная работа №2

Формулы
в Excel

Цель работы: создание и использование простых
формул в Excel.

Задание №1  

Компьютерная фирма имеет следующие
результаты своей торговой деятельности за отчетный период (табл.3.3).

Таблица
3.3

 

Используя возможности Excel, найти
сумму выручки от продаж по каждому виду продукции и общую суммы выручки. 

Методика выполнения работы

1.                 
Создайте лист с именем «продажи» в ранее созданной
книге

2.                 
Для того чтобы иметь возможность вводить в ячейки информацию в
несколько строк, необходимо выполнить Формат →Ячейка, затем выбрать
закладку Выравниваниеи в пункте ОтображениевыбратьПереносить
по словам.

3.                 
Согласно таблице 3.3 ввести заголовки столбцов.

4.                 
В столбец B, начиная с ячейки B2 и до B13ввести
наименование продукции, затем  аналогичноввести информацию в столбцы Cи D(табл.3.3).

5.                 
В ячейку Е2ввести формулу расчета выручки в следующей
последовательности:

•   
сделать эту ячейку активной;

•   
набрать знак ‘=’;

•   
щелкнуть на ячейку C2;

•   
набрать знак ‘*’;

•   
щелкнуть на ячейку D2.

В результате в ячейку E2будет записана
формула:  =C2*D2. После нажатия <Enter> в этой ячейке
появится результат расчета по этой формуле.

6.                 
Теперь методом Автозаполненияполучите аналогичные формулы
для остальных видов продукции. Для этого установите указатель мыши на правый
нижний угол ячейки E2. Указатель мыши  станет черным  крестиком – это маркер
заполнения. Перетащите маркер заполнения при  нажатойлевой кнопке мыши
вниздо ячейки E13. После отпускания клавиши мыши выручка будет
подсчитана для всех видов продукции фирмы.

7.                 
Подсчитайте сумму выручки от продажи всех видов товаров. Щелкните
мышкой на ячейку E14 и нажмите кнопкувставка функции«f»
в строке формул на стандартной панели инструментов. В окне Мастер
функций следует выбрать СУММ из категории Математические, выбрать
необходимый для подсчета суммы диапазон ячеек E2:E13, после чего нажмите
кнопку «ОК»

В результате Вы должны получить
результаты расчета приведенные в таблице 3.3.

Сохраните
результат работы в своей папке на диске

Задание № 2     

1.                
Изучите создание и использование простых формул, используя
тематику финансового и банковского менеджмента.

2.                
Сопоставьте доходность акции по уровню дивидендов за 2002 г. по 
отдельным   эмитентам.   Исходные  данные  задачи   представленыв табл. 3.4.

                                                                                     Таблица
3.4        

 

NA – номинал акции; CP– цена продажи; Div
– дивиденды в расчете на год.

3.                
Визуально проанализируйте полученные результаты.

Методика выполнения работы

1.                       
Создайте лист с именем «дивиденды» в ранее созданной
книге.

2.                       
Создайте втаблицу 3.4, введите в нее исходные данные.

3.                       
В соответствующие столбцы введите формулы для расчета выходных
показателей:

DivR(i)
= NA(i)*Div(i);

DN(i)
= DivR(i)/NA(i);

DF(i) = DivR(i)/CP(i), где
i= [1,n],  n– число рассматриваемых эмитентов.

3.       
Создайте новый лист с таблицей 3.5. и дайте ему имя

«анализ»

Таблица
3.5    

 

4.       
На основании исходного документа “Доходность акций по отдельным
дивидендам” рассчитайте следующие значения:

a) среднюю
цену продажи акций по всем эмитентам –
щелкнуть на

соответствующую ячейку в столбце  “Значение” 
табл.3.5, затем выполнить

Вставка —> Функция—>категорияСтатистические—>функция=
СРЗНАЧ. Убрать появившееся диалоговое окно Аргументы функции с табл. 3.4
(если оно ее закрывает). Выделить диапазон ячеек C3:C10 столбца “Цена продажи”
на листе «дивиденды» В строке Число 1окна  Аргументы функции появятся
адреса начала и конца данных этого столбца, разделенные двоеточием.  Щелкните
на  кнопке<ОК>;

b) максимальную
цену продажи акций по всем эмитентам –
щелкнуть на

соответствующую ячейку в столбце  “Значение” 
табл.3.5, затем выполнить

Вставка —> Функция—>категорияСтатистические—>функция=
МАКС. По аналогии с предыдущим заданием выделить ячейки столбца “Цена продажи”
со значениями исходных данных в табл. 3.4. <OK>;

c) минимальную цену продажи акций — щелкнуть
на соответствующую

ячейку в столбце  “Значение”  табл.3.5, затем
выполнить

Вставка
—> Функция—>категорияСтатистические—>функция= МИН.

Выделить ячейки столбца “Цена продажи” со значениями
исходных данных в табл. 3.4.  <OK>;

                d)    максимальную    фактическую    доходность
   акций    по       уровню

дивидендов — щелкнуть на соответствующую
ячейку в столбце  “Значение”  табл.3.5, затем выполнить

Вставка
—> Функция—>категорияСтатистические—>функция= МАКС.

Выделить ячейки столбца “Фактическая DF” со
значениями исходных данных в табл. 3.4.  <OK>.

f) минимальную фактическую
доходность акций по уровню дивидендов – щелкнуть на соответствующую ячейку
в столбце  “Значение”  табл.3.5, затем выполнить

Вставка
—> Функция—>категорияСтатистические—>функция= МИН.

Выделить ячейки столбца “Фактическая DF” со
значениями исходных данных в табл. 3.4. <OK>.

g) среднюю
фактическую доходность акций по уровню дивидендов
–

щелкнуть на соответствующую ячейку в столбце 
“Значение”  табл.3.5, затем выполнить Вставка —> Функция—>категория
Статистические—>функция= СРЗНАЧ. Выделить ячейки столбца “Фактическая
DF” со значениями исходных данных в табл. 3.4. <OK>.

5.                
В исходной таблице отсортируйте записи в порядке возрастания
фактической доходности по дивидендам (выделите столбец “Фактическая DF”, 
выполните команду Сортировка меню  Данные).

6.                
Постройте на рабочем листе «дивиденды» круговую диаграмму,
отражающуюфактическую доходность по дивидендам каждого эмитента в виде
соответствующего сектора (выделить столбцы с использованием клавиши
CTRL“Эмитент” и “Фактическая доходность”, выполнить команду меню    Вставка—>Диаграмма).
 

7.                
Постройте на том же листе смешанную диаграмму, в которой
представьте в виде гистограмм значения номиналов и цены продажи акций каждого
эмитента, а их фактическую доходность покажите в виде линейного графика на той
же диаграмме. Выведите легенду и название графика “Анализ доходности акций
различных эмитентов”. Алгоритм построения смешанного графика следующий:

•  
выделить столбцы “Эмитент”, “Номинал акции” и “Цена продажи”;

•  
выполнить команду меню Вставка —>Диаграмма—>тип
диаграммы

Гистограмма;

Результат
должен выглядеть так:

 

Использование
логических функций

Задание № 1

1.  Подсчитайте
количество отличных, хороших и т. д. оценок на основании зачетной ведомости,
представленной в табл. 3.7.

2.  Произведите
расчет, используя операцию “Присвоение имени блоку ячеек”. Методика
выполнения работы 

1. На новом листе с именем
«Оценки» рабочей книги создайте таблицу по образцу табл.3.7.

2. Заполните данными столбцы A,
B,C, D.                                                                          

3. В столбцы E,
F, G, H, Iвведите формулы, для этого:

•              
установите курсор в первую ячейку столбца количества отличных
оценок (E2) и выполните Вставка —> Функция—>категорияЛогические—>функция=
ЕСЛИ, убрать появившееся  диалоговое окно Аргументы функции с табл. 3.7
(если оно ее закрывает);

•              
в диалоговом окне Аргументы функции  установите курсор в
поле Лог._ выражение и  щелкните мышью в рабочей области Excel на ячейке
D2; 

•              
появится адрес ячейки D2 и с клавиатуры введите <=
5>, т.е. сформируется логическое  выражениеD2=5;

•              
в поле Значение_если_истинавведите<1>;   в поле Значение_если_ложъвведите<0>;

•              
щелкните на кнопке <ОК>.

 Методом протягивания скопируйте формулу по столбцуE
— “Кол-во 5”.

4.                 
С помощью Мастера функций аналогичным способом введите
формулы в столбцы “Кол-во 4“, “Кол-во 3” и т. д., изменяя соответственно  
значение   поля   Логическое выражение на D2 = 4, D2
= 3,  D2 = 2. Для подсчета количества неявившихся на экзамен
необходимо задавать логическое  выражениеD2=0;

5.                 
Чтобы подсчитать сумму всех пятерок, четверок и т. д. и
результаты представить в виде отдельной таблицы, нужно по каждому столбцу
“Кол-во оценок” задать имена блокам соответствующих ячеек. Для этого выполните
следующие действия:

•              
выделите блок ячеек Е2:Е8 столбца “Кол-во
5”;

•              
выполните команду меню Формулы =>Присвоить имя

•              
в диалоговом окне Присвоение имени в строке Имя введите
слово Отлично и щелкните на  кнопке<ОК>;

•              
далее выделите ячейки F2:F8 столбца “Кол-во
4” и выполните команду Формулы =>Присвоить имя

•              
в диалоговом окне Присвоение имени в строке Имя введите
словоХорошои щелкните на кнопке <ОК>;

•              
аналогичные действия выполните с остальными столбцами табл. 3.7,
создав имена блоков ячеек Удовлетворительно, Неудовлетворительно, Неявка.

6.          
Создайте листИтоги сессии и создайтетаблицу

 

7.          
Введите формулу подсчета количества полученных оценок
определенного вида:

•  
установите курсор в ячейку подсчета количества отличных оценок и
выполните  Функция—>категория Математические —>функция=
СУММ;

•  
щелкните на кнопке <ОК>;

•  
в диалоговом окне Аргументы функции установите курсор в
строку

Число1 и наберитеотличнои щелкните на
кнопке <ОК>;

•  
повторите аналогичные действия для подсчета количества других
оценок. 8. Подсчитайте
ИТОГО –  количество  всех  полученных  оценок,  используя кнопку Автосуммана
вкладке Формулы панели инструментов. Для подсчета ИТОГО:

•  
щелкнуть на ячейку, где должен быть результат ИТОГО;

•  
щелкнуть на кнопку Автосумма;  
<Enter>.

•  
Постройте круговую диаграмму по диапазону А2:B6

Задание
№ 2.

Определить, в какой из заданных
интервалов попадает зарплата каждого сотрудника НИИ, представленная в табл.
3.9.

ВНИМАНИЕ!!!

В задании используется абсолютные
и относительные адреса. Перед выполнением ознакомьтесь с теорией:

Абсолютные и относительные
адреса ячеек в excel 2010. Одной из функций программы excel 2010 является
работа с формулами, а поскольку в формулах указываются не значения, а адреса
ячеек, в которых находятся значения, значит, этот вопрос достоин внимания.
Почему нужны абсолютные и относительные адреса ячеек в excel 2010 и как вообще
назначаются адреса?

В начале действительно давайте
определимся с тем как ячейкам даются имена.

Если вы откроете программу excel
2010, то вы увидите, что вверху каждой ячейки верхней строки есть буквы
английского алфавита – это первая часть адреса ячейки. Первая ошибкакаждого чайника –
новичка, писать  адреса ячеек русскими буквами, если вы обратили внимание, что
ваша формула не работает, то скорее всего в адресе ячейки вы допустили ошибку и
нужно набрать адрес ячейки английскими буквами.

Вторая часть адреса это цифры –
номера записей (строк). Совмещаем английские буквы

– адреса полей (столбцов) и цифры
(адреса записей (строк)) и получаем адрес ячейки. На рисунке есть выделенная
ячейка с адресом B1.

 

(рисунок
1)

Теперь про абсолютные и относительные ссылки – чем
они отличаются.

1.   Абсолютная
ссылка содержит знак $ , причем если этот знак стоит перед буквой, то это
абсолютная ссылка на поле (стобец), а не на поле и запись. Т.е. если ссылка на
ячейку абсолютная полностью, то знак $ стоит перед двумя частями адреса –
буквой и цифрой, например $B$1.

2.   Относительная
ссылка это адрес без знака $. Пример B1.

3.   Конечно же
ссылка вполне может быть и смешанной – например B$1. В чем разница между
ссылками.

Разница в том, что копируя
формулу, в которой будет относительная ссылка на ячеку мы получим изменившуюся
формулу. Например скопировав формулу

=A1*2 из ячейки B1, в C1 мы получим =C1*2. Скопировав
подобную формулу несколько раз вы можете получить разные результаты и тогда
поймете зависимость – копируя в другой столбец мы получаем изменение буквы, а
если копируем формулу в другую строку мы видим, что изменяется цифра.
Соответственно, если вы копируете в соседнюю строку и столбец (поле), то
меняются обе части адреса – и буква и цифра.

Если в вашей формуле перед какой
то частью адреса стоит знак $ , то эта часть является абсолютной ссылкой на
строку или столбец. Например копируя ту же формулу =$A1*2 из ячейки B1, в C1 мы
получим то же самое, т.к. должны была поменяться буква, но не поменялась т.к.
ссылка на нее абсолютная.

Если скопируем формулу =A$1*2 из
ячейки B1, в C2, то она превратится в =B$1*2. Ссылка копировалась и в соседний
столбец и в соседнюю строку, соответственно, при копировании, должны были
поменяться и буква и цифра , но поменялась только буква, потому, что ссылка на
нее относительная .

Для обычных задач использовать
знак $ и делать ссылки абсолютными не обязательно, если вы конечно не будете
добавлять какие-то строки или столбцы — получится смещение расположения ячеек и
соответственно изменятся адреса в некоторых формулах .

Методика выполнения работы

1.                 
Зайдите в свою рабочую книгу.

2.                 
Создайте лист «сотрудники» с таблицей из восьми столбцов, в
которой содержатся сведения о пяти сотрудниках ОАО: № п/п, Ф.И.О., ежемесячная
зарплата (табл. 3.9).

3.                 
Ниже создайте таблицу, содержащую четыре интервала числовых
значений зарплат: 3000 — 4000, 4000 — 5000, 5000 — 6000, 6000—8000 ( см. табл.
3.10).

4.                 
Чтобы определить, попадает ли значение зарплаты из столбца С
в заданный интервал, нужно использовать логическую функцию ЕСЛИ с
заданием сложного условия И.

Для этого необходимо выполнить следующее (для
интервала 3000 – 4000):

•  
установите курсор в ячейку D2;

•  
выполните Вставка —> Функция—>категорияЛогические
—>функция= ЕСЛИ;

•  
щелкните на кнопке <ОК>;

•  
в открывшемся окне Аргументы функции  в поле Лог._выражение
введите следующее логическое выражение:   И(C2>$A$10;C2<=$B$10);

•   в поле Значение_если_истина
введите<1>;  в поле Значение_если_ложь введите<0>;

•  
щелкните на кнопке <ОК>.

      Для остальных интервалов
аналогично, только будут другие номера ячеек A и B– А11,
B11 и т. д. (см. табл.3.10).

 Пример выполнения практической работы.

                                                                                                                                                                  Таблица
3.9

 

Таблица
3.10

 

5. В ячейке D2 находится
формула  ЕСЛИ(И(C2>$A$10;C2<=$B$10);1;0).  

Эту формулу операцией автозаполнения
скопировать по столбцу Dот D2доD6для
остальных сотрудников НИИ.

6. Подобные формулы  ввести в
столбцы E, F,G.

7. Для подсчета числа
попаданий в каждый интервал выполните следующие действия:

•   
выделите блок D2:D6;

•   
нажмите кнопку АвтосумманаСтандартной панели инструментов;
 повторите это действие для
каждого столбца.

8.   Значения
столбца Проверка получите, используя операцию Автосумма для
значений блоков строк D2:G2, D3:G3 и т. д.

9.   Выделите ячейку
Н7, в ней мы проведем проверку на верность расчетов, для этого сравним суммы
диапазонов Н2:Н6 и D7:G7 используем логическую функцию если при равности
этих сумм в ячейке Н7 будет написано «ВЕРНО» иначе
«ОШИБКА». Выполните следующие действия: в ячейку Н7 вставьте
логическую функцию =ЕСЛИ в поле логическое выражение СУММ(H2:H6)=СУММ(D7:G7),
если истина то «ВЕРНО» иначе «ОШИБКА» и нажмите клавишу
«ОК».

10.                      
Используйте условное форматирование для ячейки Н7. Для этого
сделайте ячейку активной,  на панели инструментов выберите «условное
форматирование»=> «создать правило»=>Если значение равно
«ВЕРНО» заливка зеленая , если значение ячейки равно «ОШИБКА»
то заливку выбрать красной.

Результат
должен выглядеть так:

 

Задания
для самостоятельной работы

Задание № 1

Продукцией городского молочного завода являются молоко, кефир
и сметана. На производство 1 т молока, кефира и сметаны требуется
соответственно 1010, 1020 и 9450 кг молока.

Прибыль от реализации 1 т молока,
кефира и сметаны соответственно равна 300, 220 и 1360 р. Было изготовлено
молока 123 т, кефира 342 т, сметаны 256 т.

Требуется:

a)       при
помощи электронной таблицы рассчитать:    

•      прибыль
    от      реализации каждого      вида продукции,

общую прибыль;

•     
долю (в %) прибыльности каждого вида продукции   от общей суммы;

•     
расход молока (сырья);

b)     
построить диаграмму по расходу сырья для каждого вида продукции.

Задание
№ 2.

На книжную базу поступили 3
наименования книг: словари, книги по кулинарии и пособия по вязанию. Они были
распределены потрем    магазинам:   

“Книжный    мир”,    “Дом   книги”    и   “Глобус”.

В “Книжный мир” поступило словарей
– 10400 экземпляров, кулинарных книг – 23650 экземпляров, пособий по вязанию –
1500 экземпляров;

В “Дом книги”– 10300 словарей,
22950 кулинарных книг и 1990 пособий по вязанию;

     В “Глобус” – соответственно 9100, 23320 и 2500
экземпляров.

В первом магазине было продано
словарей – 8945 экземпляров, кулинарных книг – 19865 экземпляров, пособий по
вязанию – 873 экземпляра. 

Во втором магазине было продано
словарей – 9300 экземпляров, кулинарных книг – 21900 экземпляров, пособий по
вязанию – 1020 экземпляра.

 В третьем магазине соответственно
было продано 8530, 18100 и 2010 экземпляров.  Требуется:

a)        
при помощи электронной таблицы рассчитать:

•      
общее количество книг каждого наименования, поступивших на
книжную базу;

•       процент
продажи каждого наименования книг в каждом магазине;

•      
количество книг, оставшихся после реализации;

b)       
построить диаграмму по распределению книг в магазинах.

Задание № 3

Производственная единица
изготавливает изделия трех видов: П1, П2 и ПЗ. Затраты на изготовление единицы
продукции П1, П2 и П3 составляют 7, 15 и 10 ($) соответственно.

Прибыль от реализации одного изделия данного вида
соответственно равна

20, 16 и 25 ($). План производства изделий П1—200482
шт., П2—43292 шт., ПЗ— 1463012 шт. В январе было изготовлено П1— 135672 шт.,
П2— 60712 шт., ПЗ— 1456732 шт. Требуется:

а)  при помощи электронной таблицы рассчитать в 
долларах (курс доллара –

величина изменяющаяся):

•     
плановые затраты на производство;

•     
прибыль от реализации каждого вида изделий;

•     
прибыль, полученную предприятием в январе;

•     
процент выполнения плана в январе по каждому виду изделия.

б) построить диаграмму по прибыли каждого вида
изделия.

Задание № 4

Часовой завод изготовил в январе
часы вида А – 150 шт., вида В – 230 шт., вида С – 180 шт. В феврале
производство продукции выросло: вида А – на 5 %, вида В – на 3 %, С – на 2 %. В
марте рост составил соответственно 1,5; 1,6 и     2 %. Затраты на изготовление
каждого вида часов составляют А – 85 р., В – 73 р., С

– 84 р. Продажная стоимость каждого вида изделий
составляет соответственно 120 р., 100 р. и 110 р. Требуется:

а) при помощи электронной таблицы рассчитать:

•     
какое количество часов изготовлено в каждый месяц;

•     
прибыль от реализации каждого вида изделий;

•     
ежемесячные затраты на производство каждого вида изделий;

б) построить диаграмму по прибыли каждого вида
изделия.

Задание № 5

На предприятии работники имеют следующие оклады:
начальник отдела –

9000 р., инженер 1кат. – 7000 р., инженер – 5000 р.,
техник – 3000 р., лаборант – 2000 р.

 Все работники получают надбавку 10
% от оклада за вредный характер работы. Все работники получают 50 % премии в
том месяце, когда выполняется план.

При невыполнении плана из зарплаты
вычитают 10 % от начислений. Со всех работников удерживают 12 % подоходный
налог, 1 % – профсоюзный взнос. Все удержания производятся от начислений.

Требуется:

a)         
при помощи электронной таблицы рассчитать суммы к получению
каждой

категории работников по месяцам;

b)        
построитьдве диаграммы, отражающие отношение зарплаты всех

работников в различные  месяцы.

.

Контрольные вопросы и задания

1.                      
Каково назначение электронной таблицы?

2.                      
Как называется документ в программе Excel? Из чего он состоит?

3.                      
Каковы особенности типового интерфейса табличных процессоров?

4.                      
Какие типы данных могут содержать электронные таблицы?

5.                      
Какие данные называют зависимыми, а какие независимыми?

6.                      
По какому признаку программа определяет, что введенные данные
являются не значением, а формулой?

7.                      
Что в Excel используется в формулах в качестве операндов?

8.                      
Что такое формула в электронной таблице и ее типы? Приведите
примеры.

9.                      
Что такое функция в электронной таблице и ее типы? Приведите
примеры.

10.                 
Поясните, для чего используются абсолютные и относительные адреса
ячеек.

11.                 
Что такое автозаполнение?

12.                 
Каков приоритет выполнения операций в арифметических формулах
Excel?

13.                 
Как можно “размножить” содержимое ячейки?

14.                 
Как посмотреть и отредактировать формулу, содержащуюся в ячейке?

15.                 
Какой тип адресации используется в Excel по умолчанию?

16.                 
В чем состоит удобство применения относительной и абсолютной
адресации при заполнении формул?

17.                 
Что такое диапазон, как его выделить?

18.                 
Как защитить содержимое ячеек электронной таблицы от
несанкционированного доступа и внести изменения?

19.                 
Укажите, какие Вы знаете типы диаграмм, используемых для
интерпретации данных электронной таблицы. Поясните, когда следует или не
следует использовать каждый из них.

20.                 
Какие способы объединения нескольких исходных электронных таблиц
в одну Вам известны?

21.                 
Как использовать электронную таблицу для моделирования по типу
решения задачи “Что будет, если…”?

В
электронных таблицах доступны такие
средства обработки данных, как сортировка,
фильтрация и формирование итогов.
Использование этих средств требует
представления электронной таблицы в
виде базы данных или списка. В этом
разделе показано, как представить
электронную таблицу в виде базы данных
и применить к ней аппарат сортировки,
фильтрации и формирования итоговых
данных, включая средства сводных таблиц.

Список
— это один из способов организации
данных на рабочем листе. Список создается
как помеченный ряд, состоящий из строк
с однотипными данными. Данные,
организованные в список, в терминологии
Excel называются базой данных (БД). При
этом строки таблицы — это записи базы
данных, а столбцы — поля записей БД.
Чтобы превратить таблицу Excel в список
или базу данных, необходимо присвоить
столбцам однострочные имена, которые
будут использоваться как имена полей
записей БД. Следует иметь в виду, что
однострочные имена столбцов могут
состоять из нескольких строк заголовков,
размещенных в одной строке таблицы
Excel.

При
создании списка или базы данных на
рабочем листе Excel необходимо выполнять
следующие правила:

1.
На одном рабочем листе не следует
помещать более одного списка, поскольку
некоторые операции, например Фильтрация,
работают
в определенный момент только с одним
списком.

2.
Следует отделять список от других данных
рабочего листа хотя бы одним незаполненным
столбцом или одной незаполненной
строкой. Это поможет Excel автоматически
выделить список при выполнении фильтрации
или при сортировке данных.

3.
Список может занимать весь рабочий
лист.

4.
Имена столбцов должны располагаться в
первой строке списка. Excel использует
эти имена при создании отчетов, в поиске
и сортировке данных.

5.
Для имен столбцов следует использовать
шрифт, тип данных, выравнивание, формат,
рамку или стиль прописных букв, •отличных
от тех, которые использовались для
данных списка.

6.
Чтобы отделить имена столбцов от данных,
следует разместить рамку по нижнему
краю ячеек строки с именами столбцов.
Не рекомендуется использовать пустые
строки или пунктирные линии.

Сортировка
данных. Список БД можно отсортировать
по алфавиту, числам или в хронологическом
порядке в соответствии с содержанием
определенного столбца или столбцов.

Чтобы
отсортировать весь список, достаточно
выделить одну ячейку и выбрать в меню
Данные
команду
Сортировка.
Excel
автоматически выделит весь список. Если
в первой строке списка БД находятся
имена столбцов, то они не будут включены
в сортировку. Необходимо иметь в виду,
что в этом случае итоговая строка
исходного списка также будет включена
в сортировку, поэтому целесообразнее
самостоятельно выделять область
исходного списка для сортировки.

Команда
Сортировка
осуществляется
через диалоговое окно. В трех окнах
ввода окна Сортировка
можно
задать ключи, по которым она будет
выполнена.

В
диалоговом окне Сортировка
имеется
режим Параметры,
который
позволяет установить порядок сортировки
по первому ключу — обычный или определяемый
пользователем, задать учет кодировки
строчных и прописных букв (учет регистра
символов), а также направление сортировки
— по возрастанию или по убыванию.

Для
быстрой сортировки на панели инструментов
Стандартная
находятся
две кнопки:

Фильтрация
данных в списке. С помощью фильтров
можно выводить и просматривать только
те данные, которые удовлетворяют
определенным условиям.

Excel
позволяет быстро и удобно просматривать
требуемые данные из списка БД с помощью
простого средства — автофильтра. Более
сложные запросы к базе данных можно
реализовать с помощью команды Расширенный
фильтр.

Чтобы
использовать автофильтр,
надо
сначала выделить область БД для поиска,
с заголовками столбцов. При этом имена
столбцов списка Excel преобразует в имена
полей записей БД.

Затем
выполнить команду Автофильтр
в меню
Данные.

По
команде Автофильтр
Excel
помещает раскрывающиеся стрелки
непосредственно на имена столбцов
списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести
на экран список всех уникальных элементов
соответствующего столбца. Если выделить
некоторый элемент столбца, то будут
скрыты все строки, кроме тех, которые
содержат выделенное значение.

Элемент
столбца, который выделен в раскрывающемся
окне списка, называется критерием
фильтра. Можно продолжить фильтрацию
списка с помощью критерия из другого
столбца. Чтобы удалить критерии фильтра
для отдельного столбца, надо выбрать
параметр Все
в
раскрывающемся списке столбца. Чтобы
показать все скрытые в списке строки,
надо выбрать в меню Данные
команду
Фильтр,
а затем
— команду Показать
все.

С
помощью автофильтра можно для каждого
столбца задать Пользовательские
критерии отбора
записей базы данных, например, вывести
на экран только те записи, значения
полей которых находятся в пределах
заданного интервала. Чтобы задать
пользовательский критерий, надо в
раскрывающемся списке столбца выбрать
параметр Настройка…
затем
в диалоговом окне Пользовательский
автофильтр ввести
нужные критерии.

Возможна
фильтрация списков в Excel по сложным
критериям с использованием команды
Расширенный
фильтр.

Для
фильтрации списка или базы данных по
сложному критерию, который будет
определен ниже, а также для получения
части исходного списка по нескольким
заданным столбцам в Excel ис пользуется
команда Расширенный
фильтр меню
Данные.
Отличие
этой команды от команды Автофильтр
состоит
в том, что кроме перечисленных выше
возможностей отфильтрованные записи
можно вынести в другое место рабочего
листа Excel, не испортив исходный список.

Чтобы
использовать команду Расширенный
фильтр, надо
сначала создать таблицу критериев,
которую следует разместить на;
том же
рабочем листе, что и исходный список,
но так, чтобы не скрывать его во время
фильтрации.

Для
формирования таблицы критериев необходимо
скопировать имена полей записей БД
(имена столбцов списка) в ту часть
рабочего листа, где будет располагаться
таблица критериев.

При
этом число строк в этой таблице
определяется только числом критериев
поиска. Однако включение пустых строк
в таблицу критериев недопустимо,
поскольку в этом случае будут найдены
все записи базы данных. Задание критериев
поиска в виде констант требует точной
копии имен тех столбцов исходного
списка, которые задают условия фильтрации.
Кроме таблицы критериев для команды
Расширенный
фильтр надо
определить вид выходного документа.
Это означает, что следует скопировать
в свободное место рабочего листа имена
только тех столбцов списка, ко-1 торые
определяют вид выходного документа.
Количество строк в выходном документе
Excel определит сам.

Таким
образом, для выполнения команды
Расширенный
фильтр надо
выполнить три действия:

сформировать
в свободном месте рабочего листа таблицу
критериев;

сформировать
шапку выходного документа;

выделить
область поиска в исходном списке.

Использование
вычислительного критерия. Ввод вычисляемых
критериев поиска в таблицу требует
выполнения следующих правил.

1.
Формула должна выводить логическое
значение истина
или

ложь.
После
выполнения поиска на экран выводятся
только те стро

ки,
для которых результатом вычисления
формулы будет истина.

2.
Формула должна ссылаться хотя бы на
один столбец в списке.

Использование
вычисляемого критерия накладывает
существенное ограничение на таблицу
критериев. В этом случае имя столбца в
таблице критериев, содержащего значение
вычисляемого критерия, должно отличаться
от имени подобного столбца в исходном
списке.

Формирование
итогов в электронной таблице осуществляется
командой Итоги
из меню
Данные.
Чтобы
команда Итоги
работала,
список должен быть сначала отсортирован.
После сортировки можно подсчитать итоги
по группам записей. Команда Итоги
позволяет
подводить итоги более чем по одному
полю из группы записей, а также добавлять
обрабатываемые поля и применять для
вычисления итогов другие функции.

Сводная
таблица — это еще один инструмент
обработки больших списков с данными.
Поскольку в этом случае сразу подводятся
итоги, выполняются сортировка и фильтрация
списков, то сводная таблица является
более мощным инструментом обработки
данных, который называется «Мастер
сводных таблиц». Для создания сводной
таблицы необходимо выполнить следующие
шаги:

выделить
область списка;

в
меню Данные
выбрать
команду Сводная
таблица, по
которой на экран выводится окно Мастера
сводных таблиц;

щелкнув
по кнопке Далее,
перейти
к следующему шагу.

С
помощью мыши можно перетащить поля
списка из правой части окна Мастера
сводных таблиц в
области Строки,
Столбца и
Данных
в том
же окне. Таким образом формируется вид
выходного документа.

Последний
шаг построения сводной таблицы определяет,
где будет размещена сводная таблица.
Рекомендуется размещать ее на отдельном
рабочем листе. При необходимости можно
сводную таблицу озаглавить.

Для
печати электронной таблицы ее следует
предварительно подготовить. Для этого
необходимо:

разбить
ЭТ на страницы;

установить
параметры страницы;

создать
необходимые колонтитулы;

создать
заголовки для печати, чтобы шапка таблицы
выводи

лась
на каждом листе;

просмотреть
материал, подготовленный для печати.

Чтобы
разбить ЭТ на страницы, необходимо
вставить горизонтальные разделители
конца страницы в требуемых местах ЭТ.
Для этого надо выполнить следующее:
выделить строку, с которой надо начать
новую страницу; в меню Вставка
выполнить
команду Разрыв
страницы;

В
результате Excel вставит широкую пунктирную
линию (конец страницы) сверху от выделенной
строки.

Аналогично
можно разбить на страницы остальную
часть ЭТ.

Для
установки параметров страницы в меню
Файл
следует
выбрать команду Параметры
страницы, определив
размеры полей, наличие и расположение
колонтитулов, а также наличие заголовков
таблицы и другие параметры.

Вопросы
и задания

1.
Что такое электронная таблица и каковы
ее основные функции?

2.
Укажите типы данных, используемые в
электронных таблицах.

3.
Какой класс задач решается с помощью
электронных таблиц?

4.
Чем отличается абсолютный адрес ячейки
от относительного?

5. Что
такое рабочий лист и рабочая книга?

6.
Какие возможности предоставляет Excel
при работе с диаграммами?

7.
Какими средствами располагает Excel для
сортировки и выборки данных?

8.
Какие ограничения имеет сортировка в
Excel?

9.
Что такое фильтрация данных?

10.В
чем отличие автофильтра от расширенного
фильтра?

11.Как
автоматически просуммировать данные
в строках и столбцах?

12.Что
такое мастер формул?

13.Чем
отличается расширенный фильтр от
автофильтра?

14.Что
такое сводная таблица и как ее создать?

15.Что
такое связывание объектов в Excel? Для
чего используются связи?

16.Как
установить связь между данными разных
рабочих листов в

одной
рабочей книге?

17.Как
установить связь между данными из разных
рабочих книг?

18.Какую
проблему позволяет решить установление
связей между разными таблицами в Excel?

19.Можно
ли таблицу, созданную в Excel, вставить в
документ Word?

Темы
рекомендуемых лабораторных работ

1.
Технология обработки электронных
таблиц.

2.
Организация вычислений средствами
электронных таблиц.

3.
Средства деловой графики электронных
таблиц.

4.
Инструментальные средства электронных
таблиц.

5.
Обработка данных в Excel.

6.
Подготовка и печать ЭТ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

---

Статьи
Карта сайта
Главная страница

 

Ввод текста помогает оформлять заголовки таблиц, записывать
определенные пояснения. Допустим, нам надо рассчитать объем раствора по его
массе 10 г и плотности 1,25 г/мл, используя простейшую формулу V=m/d. Введем
в ячейки В5, С5, D5 заголовки столбцов будущей таблицы,
обозначения величин m, d и V, и приступим к вводу чисел. В
ячейку В6 введем численное значение массы 10. Заканчиваем ввод, нажимая Enter, и убеждаемся, что тест в ячейке, как правило, смещен к правой границе, а число к левой. Это удобно, так как позволяет замечать ошибки
ввода. В ячейку С6 введем дробное число 1,25. Здесь надо учесть, что в
зависимости от настройки конкретного компьютера для разделения целой и дробной
части числа может использоваться или запятая, или точка. При неправильном вводе
наши символы будут восприниматься как текст,  или даже как дата (янв.25).

Наконец, в ячейке D6 введем формулу, по
которой Excel будет проводить вычисления. Ввод формулы начинается со знака
равенства (=). Затем надо показать программе, где находится первое число в
нашей формуле, масса раствора, дать адрес этой ячейки  — В6. Конечно, можно
набрать этот адрес с клавиатуры, надо только учитывать, что В – это символ
английского алфавита. Поэтому, гораздо проще просто щелкнуть по нужной ячейке и
ее адрес будет введен автоматически (=В6). Далее надо ввести знак
арифметического действия. Эти знаки удобно вводить с правой части клавиатуры,
напоминающей клавиатуру калькулятора. Здесь есть клавиши со знаком сложения
(+), вычитания (-), умножения (*) и деления (/). И, наконец, надо показать
компьютеру, где находится делитель – щелкаем мышкой по ячейке С6 и получаем
окончательный вид формулы (=В6/С6). Нажимаем Enter, и,
если все было набрано правильно, получаем в ячейке D6 результат
(8). Таким образом, формулы возвращают в ячейку результат вычислений, число. Но
если щелкнуть по ячейке и посмотреть на строку формул, мы увидим, что на самом
деле находится в ней.

Иногда формула может возвращать и сообщение об ошибке. Щелкнем
по ячейке В6 и введем вместо числа 10 символы «10 г». В ячейке D6
тут же окажется сообщение #ЗНАЧ!, которое говорит о
неверном значении в одной из ячеек. Действительно, запись «10 г» воспринимается
уже как текст. Чтобы исправить ошибку надо снова вместо «10 г»  ввести число
10. (Для исправления неверных действий можно использовать и кнопку «Отменить»
на панели инструментов). Щелкнем теперь по ячейке С6 и нажмем клавишу “Del”. Этим мы удалим содержимое ячейки, и в соседней ячейке
тут же получим сообщение #ДЕЛ/0! (ошибка деления на 0). Действительно,
на ноль делить нельзя и ошибку надо исправить.

Итак, мы научились вводить числа и формулы, а значит и проводить
простейшие вычисления в Excel. Но как упростить эту процедуру, если таких
вычислений много? Здесь помогают приемы копирования, и автоматического
заполнения ячеек методом «протягивания». Пусть у нас 10 порций раствора массой 10 г, и в ячейки В6, В7 …, В16 надо ввести 10, 10, … и т.д. Щелкнем по ячейке В6, где число 10 уже
введено. В черной рамке выделенной ячейки, внизу справа, есть маленький черный
квадратик. При наведении на него указателя мышки, последний меняет форму. Если
в этот момент «взяться» (нажать левую кнопку мыши) и потянуть вниз, до ячейки
В16, то все десять ячеек окажутся автоматически заполнены нужным числом. Не
труднее заполнить и 100 ячеек!

А если массы растворов отличаются на некоторую постоянную
величину, например 10, 12,5, 15 г и т.д.? В этом случае достаточно ввести два
значения: число 10 в ячейку В6 и число 12,5 в ячейку В7. Теперь надо выделить
эти две ячейки. Для этого щелкаем по первой ячейке и, не отпуская кнопки, ведем
до второй. Теперь обе ячейки обведены жирной рамкой. Снова беремся за черный
квадратик и тянем вниз. Получаем ряд значений от 10 до 35.

Поскольку предполагается, что раствор у нас один и тот же,
оставим колонку С в покое и попробуем методом протягивания скопировать формулу,
которая у нас набрана в ячейке D6. Проделываем уже
описанную операцию: выделяем ячейку, беремся, протягиваем… и получаем во всех
ячейках, кроме первой, ошибку! Разберемся, почему это произошло, для чего
щелкнем по ячейке D7 и посмотрим на строку формул. В
ячейке D6 было написано «=В6/С6», а в ячейке D7 уже «=В7/С7»! То есть, при копировании формул Excel
автоматически меняет адреса ячеек, откуда он берет данные для расчетов. И это
совершенно правильно, когда речь идет о массе раствора. Но плотность раствора у
нас постоянная, как показать программе, что адрес этой ячейки менять не надо?

Для этого мы должны познакомиться с такими понятиями, как
относительный и абсолютный адрес. Те адреса, которые мы использовали,
называются относительными и меняются при копировании. Адрес в абсолютной форме
сопровождается знаками доллара и выглядит так: $C$6. Вот
эту поправку нам и надо внести в формулу в ячейке D6.

Исправлять записи в ячейках удобнее в строке формул. Щелкнем
сначала по ячейке D6, (формула появится в строке
формул), затем в нужном месте строки формул – там появится курсор. Конечно
знаки доллара можно ввести с клавиатуры, но проще, установив курсор на адресе
С6, нажать на клавиатуре клавишу F4. Понажимайте ее
несколько раз и посмотрите, как будет меняться адрес. Он может быть полностью
абсолютным, абсолютным по строчке, по колонке, и полностью относительным.
Добейтесь нужного вида и нажмите Enter. Формула
исправлена, теперь ее снова можно протянуть до ячейки D16.
Если все сделано правильно, вы получите ряд значений от 8 до 28 мл.

Итак, если Вы не только прочитали, но и проделали все, о чем шла
речь выше,  Вы научились многому. Вы умеете вводить текст, числа и формулы,
вносить исправления, устранять ошибки, копировать и заполнять ячейки рядами
данных. Не мешает сохранить результаты своей работы. Процедуры сохранения файла
и его открытия полностью совпадают с работой в Worde и не должны вызвать у Вас затруднений.

Формулы с
функциями.

Но в наших расчетах использовались только простейшие
арифметические действия. Для более сложных расчетов нужно научиться
использовать функции. Этим мы займемся на втором листе нашей книги.

Для перехода на нужный лист достаточно щелкнуть по его ярлычку.
Начнем работу с краткого повторения пройденного: дадим листу 2 имя «Ошибки», в
ячейку А3 введем текст «Данные эксперимента», в ячейки А5 и В5 — заголовки
новой таблицы «№» и «Х». Предполагается что мы проделали серию из 10 опытов,
измеряя некоторую величину Х (здесь не важно, что это, длина побега или объем
раствора). Номера опытов от 1 до 10 легко ввести протягиванием, а вот численные
значения Х надо последовательно ввести (табл.1).

Таблица 1. Примерный вид листа
«Ошибки»

Записи в колонках D и
Е – это подсказки, которые помогут разобраться с тем, какие характеристики мы
будем рассчитывать. Колонка F у
Вас должна быть пока пустой, в нее будем помещать наши формулы.

Обработку результатов начнем с расчета числа опытов n. Казалось бы это очевидное число, но в ходе работы, какой-то
результат мы можем отбросить, или провести еще пару опытов. Желательно, чтобы
нам не пришлось при этом переделывать все формулы. Для определения числа
значений используется специальная функция, которая называется СЧЕТ. Для ввода
формулы с функциями используется Мастер функций, который запускается командой
«Вставка функции» через меню «Вставка» – «Функция» или кнопкой на панели
инструментов с обозначением   f_x. Щелкнем мышкой по ячейке F6,
где должен находиться результат и запустим Мастер функций.

Первый шаг работы (рисунок 1) служит
для выбора нужной функции. Все функции разделены, в зависимости от своего
назначения на несколько категорий (математические, логические и др.). Для
обработки данных эксперимента используются в основном статистические функции.
Поэтому, прежде всего в списке категорий выбираем категорию «Статистические».
Во втором окне появляется список статистических функций. Если щелкнуть по любой
из них, внизу появляется краткое описание функции. Специальной ссылкой можно
вызвать систему помощи Excel, в которой данная функция будет разобрана
подробно, с примерами. Список функций упорядочен по алфавиту, что позволяет без
труда нужную нам функцию СЧЕТ («Подсчитывает количество чисел в списке
аргументов»). Выделив щелчком эту функцию, нажимаем кнопку Ok и переходим к шагу 2.

Второй шаг (рисунок 2) служит для задания аргументов функции. 
Функции СЧЕТ надо указать, какие числа ей надо пересчитывать, или в каких
ячейках находятся эти числа. Диапазон ячеек указывается адресами первой и
последней ячейки, записанными через двоеточие, в нашем случае данные находятся
в ячейках В6:В15. Как и в других случаях эти адреса лучше не вводить, а показать
мышкой. Для этого устанавливаем указатель мышки на первую ячейку, нажимаем
левую кнопку и ведем до последней. Обратите внимание, что окно аргументов можно
перемещать, если оно заслоняет нужную часть экрана. Кроме того, рядом с полем
для ввода есть маленькая кнопка с красной стрелочкой. При щелчке по ней окно
аргументов сворачивается до узкой полоски. Когда мы показываем в основном окне
диапазон ячеек, в окне аргументов появляется запись диапазона адресов, а рядом
с ним – значения чисел из первых ячеек. Предварительное значение функции тоже
показывается после ввода ее аргументов. Это помогает избегать ошибок. Помогает
работе с мастером функций и подсказка под полем для ввода аргументов, в которой
разъясняется их смысл и возможные значения. Заканчивается работа с мастером
функций нажатием кнопки “Ok” или клавиши “Enter”. Если все сделано правильно, в ячейке F6 появится нужное значение “10”.

Следующие два этапа обработки серии опытов проводятся
аналогично. В ячейке F7 c
помощью функции СРЗНАЧ рассчитывается
среднее значение выборки, в ячейке F8 – стандартное
отклонение выборки, с помощью функции СТАНДОТКЛОН.
. Будьте аккуратны при выборе функций
– среди них есть очень похожие по названию. Аргументами этих функций служит все
тот же диапазон ячеек.

Следующая формула сложная, частично она набирается как обычная
формула, начиная с символа ”=”. Указав, где находится делимое S и набрав знак операции (=F8/), вызываем
мастер функций. Функция КОРЕНЬ – математическая, поэтому на первом шаге
выбираем категорию математических функций. Аргументом этой функции служит число
опытов, которое мы рассчитали в ячейке F6. Окончательный
вид формулы “=F8/ КОРЕНЬ(F6)”.

Для расчета доверительного интервала необходимо определить
коэффициент Стьюдента. Он зависит от вероятности ошибки (при обычно задаваемой
надежности 95% вероятность ошибки составляет 5%), и от числа степеней свободы n-1). Для нахождения коэффициента Стьюдента используется
статистическая функция Excel СТЬЮДРАСПОБР (“Стьюдента распределение обратное“).
Особенностью этой функции является то, что первый аргумент, число 5% (или 0,05)
вводится в соответствующее окно с клавиатуры. Для второго указываем адрес
ячейки, где находится значение n,
затем дописываем в окне “-1”. Получаем запись “F6-1”.

Для нахождения
доверительного интервала используется обычная формула умножения. Конечно,
вместо букв там должны стоять адреса ячеек, где находятся коэффициент Стьюдента
и стандартное отклонение среднего. Как правило, значение доверительного
интервала округляется до одной значащей цифры, такой же порядок окружения
должен быть и у среднего. Поэтому окончательный результат можно записать так: с
95%-ной надежностью Х = 14,80±0,05. В заключение посчитаем относительную ошибку определения Х: d = ДИ / Х_ср (формула: “=F11/F7”).
Значение относительной ошибки обычно выражают в процентах, у нас 0,3%.

Если Вы впервые
работаете в Excel, описанная процедура обработки данных эксперимента может
показаться очень сложной.  Но на практике, вводить формулы, с помощью мастера
функций, ничуть не сложнее, чем обычные арифметические. К тому же, один раз
подготовив лист Excel для обработки данных, можно скопировать его, и ввести
результаты новой серии опытов в колонку В. Результаты будут тут же рассчитаны
автоматически.

Изучение
зависимостей.

Часто в исследованиях изучается зависимость некоторой величины
от другой. Характер этих зависимостей стремятся выразить математическими
формулами, коэффициенты которой могут иметь определенный физический смысл.
Наиболее употребительна и проста в обработке линейная зависимость, которую
можно выразить уравнением прямой у = kx + b. При этом коэффициент k показывает
степень влияния х на у, а b – некоторое
начальное значение у. Поскольку значения, полученные в ходе эксперимента,
всегда включают некоторую ошибку,  экспериментальные точки не лежат строго на
прямой. Как же провести по этим разбросанным точкам наилучшую линию. Для этого
используется статистический метод «наименьших квадратов» предлагающий
достаточно сложные функции для нахождения коэффициентов k и b, а также для оценки их
достоверности.

В Excel эта
задача решается при помощи статистических функций НАКЛОН (наклон прямой
относительно оси Х, коэффициент k) и ОТРЕЗОК  (отрезок
отсекаемый прямой на оси Y, коэффициент b). Кроме того, Excel позволяет
построить график зависимости, саму прямую, которая называется линией тренда, а
также вывести уравнение прямой на график.

Для знакомства с этим возможностями перейдем на Лист 3 нашей
книги, назовем его «Зависимость» и введем необходимые исходные данные (таблица
2).

Таблица 2. Примерный вид листа
«Зависимость»

В колонках В и С вводятся данные эксперимента по измерению
величин Х и У, записи в колонке Е играют роль подсказок, колонка F заполняется по мере обработки.
Начнем с ячейки F3.

Ввод формул проводится с помощью мастера функций так, как это
описывалось ранее. Маленькое отличие заключается в том, что у функций НАКЛОН и ОТРЕЗОК два
аргумента: диапазон ячеек со значениями Y и диапазон ячеек со значениями Х.
Щелкаем мышкой сначала по полю для ввода первого аргумента, показываем нужный
диапазон (С3:С13). Затем щелкаем по второму поля и повторяем ввод (В3:В13).
Также рассчитывается и значение функции ОТРЕЗОК в ячейке F4.

Для оценки достоверности можно использовать квадрат коэффициента
корреляции Пирсона (R²). Если он равен 1, то
имеет место полная корреляция с моделью, т.е. точки лежат строго на прямой. В
противоположном случае, если коэффициент  равен 0, то уравнение линейной
зависимости полностью неудачно. Для его нахождения используется статистическая
функция КВПИРСОН. Таким образом, данные
нашего эксперимента с достоверностью 0,98 описываются уравнением у = 1,42х+0,905.

Рассмотрим теперь второй метод обработки и представления
результатов эксперимента в виде графика. Для построения графиков и диаграмм в Excel’e используется
Мастер диаграмм, который можно запустить, используя меню Вставка – Диаграмма,
или кнопки на панели инструментов с условным изображением диаграммы.
Предварительно щелкнем мышкой по любой свободной ячейке нашего листа.

Рисунок 3. 

На первом шаге (рисунок 3) выбирается тип и вид диаграммы. Для
построения графика зависимости одной величины от другой используются точечные
диаграммы, причем лучше (из-за разброса точек) выбирать вид «Точки не
соединенные линиями». Заканчиваем выбор, щелкая по кнопке «Далее».

На втором шаге необходимо указать, где у нас находится
независимая величина Х и зависящая от нее Y (рисунок 4).
Для этого щелкаем по ярлычку вкладки «Ряд» и затем по кнопке «Добавить».

Рисунок 4.

Открываются поля для указания Х и Y. Ввод
значений адресов в эти поля не отличаются от работы с Мастером функций (только
при вводе Y предварительно
сотрите условное значение “={1}”. Если Вы правильно выполните эту часть работы,
на поле вверху уже появится примерный вид графика.

Следующие два шага имеют отношение к оформлению и размещению
графика. На первый раз можно, ничего не меняя, просто нажимать кнопки «Далее» и
«Готово». Полученный черновой вариант графика всегда можно редактировать,
изменять или удалять его отдельные элементы. Обычно для этого щелкают по
нужному элементу графика правой (!) кнопкой мышки. При этом открывается
контекстное меню, в котором выбирают подходящую команду.

Если правой кнопкой мышки щелкнуть по одной из точек графика, то
в контекстном меню можно увидеть команду «Добавить линию тренда». Это и есть
необходимая нам линия. Добавляется она тоже в два шага. На первом выбирается
тип (линейный), на втором – параметры. На вкладке Параметры нам важно поставить
галочки против слов: «показывать уравнение» и «поместить величину
достоверности». Если из теоретических предпосылок понятно, что прямая должна
проходить через начало координат (при нулевой концентрации скорость реакции,
очевидно, равна нулю) поставим галочку и в данном пункте. Примерный вид графика
после добавления линии тренда представлен на рисунке 5. Выведенное уравнение
прямой и величины достоверности совпадает с рассчитанными ранее.

Рисунок 5.

Итак, мы рассмотрели важнейшие приемы работы в Microsoft Excel, необходимые для качественной
обработки данных эксперимента. Разумеется эти приемы не исчерпывают всех
возможностей Excel, и могут развиваться в ходе работы.
Автор статьи с удовольствием ответит на все вопросы, связанные с работой в
данной программе. Желаю успеха!

Задать вопрос.

---

Суть и методы анализа данных

Американский учёный-статистик Джон Тьюки в 1961 году сформулировал определение анализа данных. Под ним он подразумевал как сами процедуры анализа, так и методы интерпретации результатов этих процедур, а также способы планирования сбора данных в целях упрощения и уточнения анализа и результаты математической статистики, используемые для анализа.

В связи с этим анализ данных представляет собой деятельность по извлечению крупных неструктурированных данных из самых разных источников, а также их реорганизацию в информацию, которая может быть использована в целях:

• ответа на вопросы;
• проверки гипотез;
• принятия решений;
• опровержения теорий.

Есть несколько способов анализа данных, которые распространяются на многочисленные области, от маркетинга до науки. Можно выделить несколько базовых вариантов:

Сбор данных

Data Mining – это анализ больших информационных объемов в целях получения прежде неоткрытых, полезных моделей данных, нестандартных данных, а также выявления зависимостей. Стоит упомянуть, что в качестве главной задачи выступает извлечение не самих данных, а шаблонов и знаний из больших информационных объемов.

Анализ данных производится на основе различных методов информатики, в том числе систем искусственного интеллекта, машинного обучения, статистики и баз данных.

Шаблоны, которые извлекаются посредством интеллектуального анализа данных, могут определяться как сводка входных данных. Они в свою очередь могут быть применены в последующем анализе либо для извлечения более детализированных результатов прогнозирования системой поддержки принятия решений.

Скачать файл

Бизнес-аналитика

Суть бизнес-аналитики заключается в сборе и трансформации больших объемов неструктурированных бизнес-данных, что, в свою очередь, необходимо для упрощения определения, разработки и формирования новых стратегических бизнес-возможностей.

Иными словами, главная задача бизнес-аналитики — сделать процесс интерпретации больших объемов данных более простым, чтобы выявлять новые возможности. Все это способствует разработке результативной стратегии, базирующейся на концепциях, которые могут сформировать конкурентное преимущество на рынке и стабилизировать компанию в долгосрочной перспективе.

Статистический анализ

Статистику можно определить как изучение произведенного сбора, анализа, интерпретации, представления и организации данных.

В процессе анализа данных применяют 2 базовых метода статистики:

• Описательная статистика

Данная разновидность статистики предполагает суммирование данных от всей совокупности или выборки посредством числовых дескрипторов. В качестве этих дескрипторов выступают:

• среднее значение, стандартное отклонение для непрерывных данных;
• частота, процент для категориальных данных.

• Статистическая статистика

В этом случае применяются образцы в выборочных данных в целях формирования выводов о представленной совокупности или учета случайности. Выделяют следующие разновидности выводов:

• ответы на вопросы да / нет о данных (проверка гипотез);
• оценка числовых характеристик данных (оценка);
• описание связей в данных (корреляция);
• моделирование отношений в данных (к примеру, регрессионный анализ).

Прогнозная аналитика

Predictive Analytics применяет статистические модели в целях анализа нынешних и исторических данных. Это необходимо для создания прогнозов относительно дальнейших или иных неизвестных событий. В предпринимательстве эта разновидность анализа применяется в целях определения рисков и возможностей, способствующих принятию правильных решений. 

Текстовая аналитика

Text Analytics (Text Mining, Text Data Mining) — это процесс извлечения из текста информации высокого уровня качества. Можно выделить несколько составляющих анализа текста:

• процесс структурирования исходного текста;
• извлечение шаблонов из структурированных данных с применением метода изучения статистических шаблонов и др.;
• оценка и интерпретация полученной информации.

С помощью Microsoft Excel можно использовать целый ряд средств и методов для анализа и интерпретации данных. При этом данные могут быть получены из разных источников. Имеется несколько вариантов трансформации и форматирования данных. Анализ можно осуществлять посредством различных команд, функций и инструментов программы.

В частности, к ним можно отнести условное форматирование, диапазоны, таблицы, текстовые функции, функции даты, функции времени, финансовые функции, промежуточные итоги, быстрый анализ, аудит формул, инструмент Inquire, анализ «что, если», решатели, модель данных, PowerPivot, PowerView, PowerMap и многое другое.

Активация и запуск функций анализа данных в Excel

Excel представляет собой не только редактор таблиц, а еще и отличный инструмент, позволяющий производить всевозможные математические и статистические расчеты. Программа отличается широким функционалом, позволяющим осуществлять вышеописанные процедуры. Однако некоторые из этих функций неактивны по умолчанию. Анализ данных в Excel является как раз такой скрытой возможностью.

Если вы хотите активировать данную функцию, то следует зайти в настройки Microsoft Excel. Причем для разных версий утилиты (2010, 2013 и 2016 года) последовательность действий будет примерно одна и та же. Несущественные расхождения в алгоритме действий имеются лишь для версии 2007 года.

Итак, необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать на вкладку «Файл» (либо на логотип Microsoft Office в верхнем левом углу экрана для версии 2007 года).
2. Нажать на один из пунктов в левой части открывшегося окна — «Параметры».
3. Перейти в подраздел «Надстройки» (второй с конца в списке в левой части окна).
4. Здесь нужно обратить внимание на нижнюю часть окна. Следует найти параметр «Управление». Обратите внимание на значение в выпадающей форме — вы должны увидеть «Надстройки Excel». Далее следует нажать на вкладку «Перейти…» справа от этого пункта. Если же в выпадающей форме вы увидите какое-то другое значение, нужно будет сначала вписать то, которое мы указали выше.
5. В открывшемся окне доступных надстроек найдите пункт «Пакет анализа» и поставьте возле него галочку. Затем нажмите на кнопку «OK» (в правой верхней части).

Выполнив все перечисленные действия, вы активируете нужную функцию и получите соответствующие инструменты. Найти их можно в ленте Excel.

Чтобы открыть тот или иной инструмент анализа данных, нужно произвести следующие действия:

1. Зайти в раздел «Данные».
2. Найти блок инструментов «Анализ», который расположен на правом краю ленты и нажать на «Анализ данных».
3. Выбрать конкретный инструмент из появившегося списка. Наиболее полезными считаются:

• корреляция;
• гистограмма;
• регрессия;
• выборка;
• экспоненциальное сглаживание;
• генератор случайных чисел;
• описательная статистика;
• анализ Фурье;
• различные виды дисперсионного анализа и т.д.

Выбрав нужный инструмент, нажмите на кнопку «OK». Каждый из доступных инструментов работает на основе своего собственного алгоритма.

Таким образом, блок функций «Пакет анализа» включается с помощью всего лишь нескольких простых шагов. При этом если не знать четкую последовательность действий, пользователю сложно найти нужную кнопку.

4 техники анализа данных в Excel

Сводные таблицы

Это важнейший инструмент для обработки больших информационных объемов. Сводные таблицы позволяют быстро делать выводы на основе неструктурированных данных без ручной сортировки и фильтрации. Создание и настройка таблиц осуществляется довольно быстро. Однако от того, какой именно вариант отображения результата вам нужен, будет зависеть алгоритм настройки.

Кроме того, у пользователя есть возможность создавать сводные диаграммы на базе сводных таблиц. При изменении таблиц диаграммы будут обновляться в автоматическом режиме. Скажем, если вы на регулярной основе формируете отчёты по одним и тем же параметрам, то такая функция вам очень пригодится.

Можно вписать какие угодно исходные параметры, например, данные по продажам, отгрузкам, доставкам и т.д.

Для использования сводной таблицы вам необходимо:

• Открыть файл с таблицей, данные которой необходимо проанализировать.
• Выделить диапазон данных для анализа.
• Перейти на вкладку «Вставка», а затем «Таблица». Далее нужно нажать на «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»). Если вы сделали все правильно, то появится диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
• Настроить отображение данных, которые есть у вас в таблице.

3D-карты

Благодаря этому методу визуализации данных с географической привязкой вы сможете проанализировать данные и выявить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Однако вам не нужно указывать координаты, ведь если правильно ввести географическое название в таблице, программа сделает все сама.

Для применения инструмента вас нужно:

• Открыть файл с таблицей, информацию из которой необходимо визуализировать. К примеру, с данными по разным городам и странам.
• Подготовить данные для отображения на карте. Для этого нужно нажать на «Главная» и перейти на вкладку «Форматировать как таблицу».
• Обозначить диапазон данных для анализа.
• На вкладке «Вставка» вы увидите кнопку «3D-карта».

На карте имеются точки, обозначающие города. Однако нам нужно увидеть информацию, которая привязана к этим городам, например, суммы, отображающиеся через высоту столбика. Если навести курсор на столбик, то вы увидите сумму.

Вместе с тем, довольно полезной считается круговая диаграмма по годам, в которой размер круга зависит от суммы.

Лист прогнозов

В бизнес-процессах имеют место сезонные закономерности. Их, конечно же, нужно учитывать во время планирования. Для этой цели лучше всего подходит «Лист прогноза», который является самым точным инструментом для осуществления прогнозов в рамках Excel. Его применяют для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и прочих служб.

Чтобы сделать прогноз, необходимо иметь информацию за предыдущие периоды. Чем больше информации будет внесено, тем более точный прогноз вы получите (минимальный объём информации для хорошего прогноза — 1 год). Учтите, что нужны одинаковые интервалы между точками данных (скажем, месяц или равное количество дней).

Чтобы использовать данную функцию, вам необходимо:

• Открыть таблицу с данными за период и соответствующими ему параметрами, к примеру, от года.
• Выделить 2 ряда данных.
• На вкладке «Данные» нажать на кнопку «Лист прогноза».
• В окне «Создание листа прогноза» выбрать подходящий график или гистограмму для визуализации прогноза.
• Определить дату окончания прогноза.

Быстрый анализ

Данный инструмент позволяет выполнять процедуры анализа в кратчайшие сроки. Чтобы получить необходимые данные, достаточно нажать всего на несколько кнопок. Вам не нужно будет производить никаких расчетов или указывать какие-либо формулы. Единственное что от вас потребуется — выделить нужный диапазон и выбрать тип результата, который вам необходим на выходе.

Благодаря данному инструменту вы можете формировать всевозможные разновидности диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке) буквально в два счета.

Чтобы работать с инструментом, вам нужно:

• Открыть таблицу с данными для анализа.
• Выделить необходимый для анализа диапазон.
• Во время выделения диапазона в нижней части высвечивается кнопка «Быстрый анализ».

Нажав на эту кнопку, вы сможете произвести целый ряд различных действий, которые предложит программа. К примеру, найти итоги. Кроме того, можно узнать суммы, которые проставляются внизу.

Быстрый анализ предполагает несколько способов форматирования. Чтобы узнать, какие значения больше, а какие меньше, нужно перейти в ячейки гистограммы.

Плюс ко всему, вы можете выставить в ячейках значки разных цветов: зелёные — самые большие значения, красные — самые меньшие.

Все эти инструменты позволят вам ускорить процесс анализа данных и сделать его более простым. Используя различные функции, вы сможете с легкостью освоить Microsoft Excel и извлечь из него максимальную пользу.