Комментарий на работу с microsoft excel

В этой статье разберемся с тем, как работают примечания в Microsoft Excel. Я покажу три метода добавления подобных комментариев, а в завершение – инструменты для управления ими. Все это поможет другим юзерам быстрее разобраться в содержимом таблицы, а вам – не забыть, что именно вы хотели бы рассказать при презентации или какие изменения внести при следующем редактировании документа.

Методы добавления примечаний в Excel

Сначала давайте остановимся на том, как добавить примечания в своей таблице. Если вы не любите использовать горячие клавиши, обратитесь к специально отведенным кнопкам, поиск которых осуществляется следующим образом:

1. Выберите ячейку для добавления примечания, перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите на кнопку «Добавить примечание».

2. Впишите его в появившемся поле. Нажимайте Enter для перехода к новой строке, если это понадобится.

3. Теперь достаточно кликнуть левой кнопкой мыши в любом месте за границей примечания, чтобы изменения вступили в силу. В правом верхнем углу ячейки появится красная стрелка. Если навести на нее курсор мыши, можно прочитать добавленное описание.

Следующий вариант добавления комментария – использование контекстного меню ячейки. Оно вызывается кликом ПКМ по ней. В списке вас интересует кнопка «Вставить примечание».

На экране отобразится точно такая же форма для заполнения, которую вы видели ранее. Создайте первый комментарий и переходите к другим ячейкам для заполнения новых примечаний, если это понадобится.

Самый быстрый способ реализации поставленной задачи – использование горячей клавиши, которая по умолчанию настроена в Экселе. Для этого вам понадобится сначала выделить ячейку для комментария, а затем нажать Shift + F2. Появится уже знакомое поле, в котором нужно ввести требуемый текст.

Управление созданными примечаниями

С созданием комментариев к ячейкам все понятно, вы можете выбрать любой метод или обращаться к каждому из них, когда это будет наиболее удобно. Теперь затронем тему управления текстом, чтобы у вас не возникало проблем при его просмотре или в тех случаях, когда возникнет необходимость удалить примечания.

1. На вкладке «Рецензирование» есть отдельная кнопка, показывающая одновременно все созданные на листе примечания. Используйте ее, чтобы не потерять некоторые из строчек. Такой подход особенно актуален, когда на листе используется красный цвет или добавленные стрелки в ячейках не видно по другим причинам.

2. Все они отобразятся единовременно, а вы можете редактировать любое из примечаний, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

3. Следующие три кнопки, отмеченные на скриншоте ниже, позволяют удалить примечания и переключаться между ними. Переключение тоже поможет не потерять что-либо и быстро посмотреть все созданные комментарии.

4. Если удаление при помощи кнопки на вкладке «Рецензирование» вам не подходит, кликните ПКМ по ячейке с примечанием и выберите опцию «Удалить примечание».

Теперь вы видите, что в добавлении заметок в Microsoft Excel нет ничего сложного. К тому же подобные комментарии часто оказываются полезными, особенно в тех случаях, когда вы передаете лист другим юзерам, у которых могут возникнуть проблемы с пониманием конкретного содержимого.

Если есть инструмент для повышения производительности Microsoft Office, который нуждается в функциях комментариев и заметок, то это Microsoft Excel. Используете ли вы Excel для ввода и анализа данных или для простого отслеживания, для своей команды или для себя; добавление примечаний для справки, продолжения или вопросов удобно, если не обязательно.

Мы расскажем, как работать с комментариями и заметками в Excel. Это включает добавление, редактирование, удаление и многое другое.

Вам может быть интересно, в чем разница между комментариями и заметками в Excel или почему вы видите только один из них.

Excel с Microsoft (Офис) 365 использует как комментарии, так и примечания. Однако другие версии, такие как Excel 2019 и Excel 2016 используйте комментарии. Хотя это не особенно сбивает с толку, возможно, именно так они используются.

Комментарии в Excel 365 обычно используются при совместном использовании документов. Вы можете вставить комментарий, который другие смогут прочитать и ответить. Таким образом, вы можете поговорить о своей электронной таблице или конкретных данных в ней. Это делает комментарии чрезвычайно полезными для командной среды.

Заметки в Excel 365 отличаются от комментариев тем, что они больше похожи на стикеры. Вы можете прикрепить заметку к ячейке и написать в ней какой-нибудь текст в качестве напоминания, ссылки или продолжения.

Комментарии в Excel 2019 или аналогичном работают как заметки в Excel 365. Поэтому, если вы хотите, чтобы эта «липкая заметка» в ячейке и вы используете Excel 2019, вы будете использовать комментарии, а не заметки.

При этом в этом руководстве показано, как использовать комментарии и заметки в Excel 365, который предлагает и то, и другое. Если вы используете версию Excel, в которой есть только комментарии, инструкции к заметке будут применимы к вам.

Комментарии в Excel

Добавить комментарий в электронную таблицу Excel очень просто. И мы также покажем вам, как ответить на комментарий, отредактировать или удалить его, просмотреть все комментарии и разрешить их, когда они вам больше не нужны.

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий в Excel, вы можете:

• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Новый комментарий.
• Выберите ячейку, щелкните значок Обзор вкладка и выберите Новый комментарий из Комментарии раздел ленты.

Ваше имя будет отображаться в комментарии автоматически, как и другие пользователи, добавляющие собственные комментарии или отвечающие на ваши. Введите свой комментарий и нажмите После кнопка.

Ответы на комментарии

Если человек, которому вы предоставляете доступ к своей таблице, отвечает на ваш комментарий, вы увидите его прямо под своим первоначальным комментарием. А для других, кто ответит, каждый будет стоять в очереди, чтобы сохранить всю цепочку вместе.

Чтобы ответить другому, просто введите свое сообщение в поле Ответить поле для этой темы и щелкните После кнопка.

Посмотреть комментарии

Вы увидите фиолетовый индикатор в правом верхнем углу любой ячейки, содержащей комментарий. Чтобы прочитать комментарий, просто наведите курсор на ячейку; Вам не нужно щелкать ячейку.

Вы также можете использовать удобную боковую панель для просмотра всех комментариев в электронной таблице или цепочке. Перейти к Обзор вкладку и щелкните Показать комментарии в ленте. Чтобы скрыть их все сразу, снова нажмите «Показать комментарии», чтобы отменить выбор, или нажмите «X» на боковой панели, чтобы закрыть его.

Чтобы перемещаться по комментариям по одному, используйте Предыдущий комментарий а также Следующий комментарий кнопки в Комментарии раздел Обзор таб.

Редактировать или удалять ответы и комментарии

Вы можете редактировать или удалять как ответы, так и комментарии. Эти два параметра четко отображаются под каждым комментарием в цепочке.

Если вы нажмете редактировать, просто внесите изменения и нажмите Сохранить. Если вы нажмете удалять, ответ будет немедленно удален без подтверждения.

Чтобы удалить всю цепочку, используйте одно из следующих действий:

• Щелкните значок Дополнительные действия с потоками значок (три точки) в правом верхнем углу цепочки и выберите Удалить тему.
• Щелкните ячейку, содержащую комментарий, а затем на Обзор вкладку, щелкните значок удалять кнопка в Комментарии раздел.
• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую комментарий, и выберите Удалить комментарий.

Разрешить комментарии

Если вы закончите с веткой, вы можете использовать функцию «Разрешить». Это в основном закрывает поток, но сохраняет его как ссылку, если вам это нужно.

Щелкните значок Дополнительные действия с потоками значок и выберите Разрешить тему. После этого фиолетовый индикатор останется в углу ячейки, а комментарий будет тусклым. У вас есть варианты Открыть заново или удалять поток после его разрешения.

Заметки в Excel

Если вы готовы добавить пару заметок в таблицу Excel, мы покажем вам, насколько это просто. Затем вы увидите, как просматривать, отображать и скрывать, изменять размер, редактировать и удалять заметки.

Добавить примечание

Чтобы добавить заметку в Excel, вы можете:

• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Новая заметка.
• Выберите ячейку, щелкните значок Обзор вкладка и выберите Новая заметка из Заметки раздел ленты.

Вы заметите, что ваше имя появится в заметке автоматически (как автор). Вы можете вернуться назад, чтобы удалить свое имя, если хотите. Затем просто введите текст, а затем щелкните вне заметки, чтобы сохранить и скрыть ее.

Просмотр заметок

Вы увидите красный треугольник в правом верхнем углу любой ячейки, содержащей заметку. Чтобы прочитать заметку, просто наведите курсор на ячейку. Как и в случае с комментариями, вам не нужно щелкать ячейку.

Если вы хотите видеть все заметки в таблице сразу, перейдите к Обзор вкладку и щелкните Заметки в ленте. Выбрать Показать все заметки. Чтобы снова скрыть их, нажмите «Показать все заметки», чтобы снять выделение.

Вы также увидите в Заметки раздел Обзор параметры вкладки для Предыдущее примечание а также Следующее примечание. Используя эти действия, вы можете перемещаться по заметкам по одной.

Показать или скрыть заметку

Возможно, есть заметка, которую вы хотите держать на экране во время работы. Вы можете использовать функцию Показать / Скрыть заметку, чтобы сохранить заметку.

Щелкните ячейку, содержащую заметку, а затем либо щелкните правой кнопкой мыши или перейдите в Обзор вкладку и щелкните Заметки. Выбрать Показать / скрыть заметку. Выполните те же действия с скрытой заметкой, когда закончите с ней.

Редактировать или удалить заметку

Если вам нужно изменить заметку, либо щелкните правой кнопкой мыши или перейдите в Обзор вкладку и щелкните Заметки. Выбрать Редактировать заметку. Внесите изменения и затем щелкните вне заметки, чтобы сохранить изменения.

Вы можете полностью удалить заметку, если она вам больше не нужна. Или щелкните правой кнопкой мыши или перейдите в Обзор вкладку и щелкните Заметки. Выбрать Удалить заметку. Вы не получите сообщение с просьбой подтвердить это действие, поэтому обязательно удалите его, прежде чем удалять.

Изменить размер или переместить заметку

Когда вы добавляете заметку в Excel, она появляется в виде небольшого квадрата рядом с ячейкой, к которой она прикреплена; однако это можно изменить. Выбрать Редактировать заметку (раздел выше) и выполните одно из следующих действий.

Чтобы изменить его размер, поместите курсор на один из краев. Когда вы видите двусторонняя стрелка, перетащите, чтобы изменить его размер.

Чтобы переместить его, поместите курсор на один из краев. Когда вы видите четырехгранная стрелка, перетащите заметку на новое место.

Комментарии и заметки в Excel

Комментарии и заметки в Microsoft Excel позволяют легко запоминать, ссылаться или отслеживать данные в вашем листе.

Чтобы получить дополнительную помощь, ознакомьтесь с этими 10 важными советами, которые должен знать каждый пользователь Excel!

Примечания являются встроенным инструментом Excel. С его помощью можно добавлять различные комментарии к содержимому ячеек. Особенно ценной становится эта функция в таблицах, где по различным причинам нельзя изменять положения столбцов, чтобы добавить дополнительную колонку с пояснениями. Давайте выясним, как добавлять, удалять и работать с примечаниями в Экселе.

Урок: Вставка примечаний в Microsoft Word

Работа с примечаниями

В примечаниях можно не только писать поясняющие записи к ячейке, но и добавлять фотографии. Кроме того, существует ещё ряд других возможностей данного инструмента, о которых мы поговорим ниже.

Создание

Прежде всего, разберемся, как создать примечание.

1. Чтобы добавить примечание, выделяем ячейку, в которой хотим его создать. Кликаем по ней правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Кликаем в нем по пункту «Вставить примечание».



2. Открывается небольшое контекстное окошко справа от выбранной ячейки. В самом его верху по умолчанию указано имя учетной записи, под которой пользователь зашел в систему компьютера (или авторизовался в Microsoft Office). Установив курсор в область этого окошка, он может набрать с клавиатуры любой текст на свое усмотрение, который посчитает необходимым для вставки комментария к ячейке.



3. Кликните по любому другому месту на листе. Главное, чтобы это было сделано за пределами поля комментирования.

Таким образом, можно сказать, что комментарий будет создан.

Указателем того, что в ячейке содержится примечание, является небольшой индикатор красного цвета в её верхнем правом углу.

Существует ещё один способ создания этого элемента.

1. Выделяем ячейку, в которой будет находиться комментарий. Переходим во вкладку «Рецензирование». На ленте в блоке настроек «Примечания» жмем на кнопку «Создать примечание».



2. После этого около ячейки открывается точно такое же окошко, о котором шла речь выше, и в него таким же способом добавляются нужные записи.

Просмотр

Для того, чтобы просмотреть содержимое комментария нужно просто навести курсор на ту ячейку, в которой он содержится. При этом ничего нажимать не нужно ни на мышке, ни на клавиатуре. Комментарий будет виден в виде всплывающего окошка. Как только курсор будет убран с этого места, окошко исчезнет.

Кроме того, навигацию по примечаниям можно осуществлять с помощью кнопок «Следующие» и «Предыдущие», расположенных во вкладке «Рецензирование». При нажатии на данные кнопки будут последовательно один за другим активироваться примечания на листе.

Если вы хотите, чтобы комментарии постоянно присутствовали на листе, независимо от того, где находится курсор, то нужно перейти во вкладку «Рецензирование» и в блоке инструментов «Примечания» на ленте нажать на кнопку «Показать все примечания». Она может также назваться «Отобразить все примечания».

После этих действий комментарии будут отображаться независимо от положения курсора.

Если пользователь захочет вернуть все по-старому, то есть, скрыть элементы, то он должен будет повторно нажать на кнопку «Показать все примечания».

Редактирование

Иногда нужно отредактировать комментарий: изменить его, добавить информацию или подкорректировать место его размещения. Эту процедуру тоже выполнить довольно просто и интуитивно понятно.

1. Кликаем правой кнопкой мыши по ячейке, в которой содержится комментарий. В появившемся контекстном меню выбираем пункт «Изменить примечание».



2. После этого открывается окошко с примечанием готовое к редактированию. В него тут же можно вносить новые записи, стирать старые, производить другие манипуляции с текстом.



3. Если был добавлен объем текста, который не помещается в границы окошка, и тем самым часть информации получается скрытой от глаз, то можно расширить окно примечания. Для этого нужно навести курсор на любую белую точку на границе комментария, дождаться, когда он примет форму двунаправленной стрелки и, зажав левую кнопку мыши, потянуть его в направлении от центра.



4. Если вы растянули окно сильно широко или удалили текст и уже не нуждаетесь в большом пространстве для комментариев, то таким же образом его можно уменьшить. Но на этот раз границы нужно тянуть к центру окна.



5. Кроме того, можно перемещать саму позицию окошка без изменения его размера. Для этого нужно подвести курсор к границе окна и дождаться, когда на его конце появится пиктограмма в виде четырех стрелок, направленных в разные стороны. Затем следует зажать кнопку мыши и перетащить окно в нужную сторону.



6. После того, как процедура редактирования проведена, как и в случае создания, нужно кликнуть по любому месту листа за пределами поля для редактирования.

Есть способ перейти к редактированию примечания и с помощью инструментов на ленте. Для этого нужно выделить содержащую его ячейку и кликнуть по кнопке «Изменить примечание», расположенной во вкладке «Рецензирование» в блоке инструментов «Примечания». После этого окошко, содержащее комментарий, станет доступным для редактирования.

Добавление изображения

В окно примечаний может быть добавлено изображение.

1. Создаем примечание в заранее подготовленной ячейке. В режиме редактирования становимся на край окошка для комментариев, пока на конце курсора не появится пиктограмма в виде четырех стрелок. Кликаем правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. В нем переходим по пункту «Формат примечания…».



2. Открывается окно форматирования. Переходим во вкладку «Цвета и линии». Кликаем по полю с выпадающим списком «Цвет». В появившемся меню переходим в пункт «Способы заливки…».



3. Открывается новое окно. В нём следует перейти во вкладку «Рисунок», а затем нажать на одноименную кнопку.



4. Открывается окно выбора изображения. Выбираем нужную нам картинку на жестком диске или съемном носителе. После того, как выбор сделан, жмем на кнопку «Вставить».



5. После этого, автоматически возвращаемся в предыдущее окно. Тут устанавливаем галочку напротив пункта «Сохранять пропорции рисунка» и жмем на кнопку «OK».



6. Возвращаемся в окно форматирования примечания. Переходим во вкладку «Защита». Снимаем флажок с позиции «Защищаемый объект».



7. Далее перемещаемся во вкладку «Свойства» и устанавливаем переключатель в позицию «Перемещать и изменять объект вместе с ячейками». Последние два пункта нужно было выполнить, чтобы привязать примечание и соответственно картинку к ячейке. Далее жмем на кнопку «OK».

Как видим, операция выполнена успешно и изображение вставлено в ячейку.

Урок: Как вставить картинку в ячейку в Excel

Удаление примечания

Теперь давайте выясним, как удалить примечание.

Сделать это также можно двумя способами, как и создать комментарий.

Для реализации первого варианта нужно кликнуть по ячейке, содержащей примечание, правой кнопкой мыши. В появившемся меню просто следует нажать на кнопку «Удалить примечание», после чего его не станет.

Для удаления вторым способом выделите нужную ячейку. Затем перейдите во вкладку «Рецензирование». Кликните по кнопке «Удалить примечание», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Примечания». Это тоже приведет к полному удалению комментария.

Урок: Как удалить примечания в Microsoft Word

Как видим, с помощью примечаний в Экселе можно не только добавить комментарий к ячейке, но даже вставить фотографию. При определенных условиях данная возможность может оказать неоценимую помощь пользователю.

Microsoft Excel – очень полезный инструмент, который используется во многих сферах жизни. Однако, многим пользователям работа с этой программой кажется очень сложной и загадочной. Чтобы облегчить начало работы, стоит познакомиться с основными функциями Excel. Ознакомьтесь с некоторыми из них и убедитесь, что Excel не так страшен, как о нём говорят.

В случае с Excel количество доступных функций настолько велико, что большинство наиболее важных из них невозможно уместить в одном тексте. Выбранные ниже функции позволяют вам изучить основы и немного более сложные возможности, которые можно использовать в этой программе.

Что такое Excel и как он выглядит?

Excel позволяет создавать электронные таблицы с большим количеством информации. Используя Excel, вы можете создавать и форматировать книги с богатыми информацией электронными таблицами для создания и выполнения вычислений и анализа данных. Excel позволяет сохранять формулы, чтобы выполнять вычисления с использованием этих данных, создавать модели анализа данных, изменять порядок данных различными способами.

С помощью этой программы мы анализируем и представляем данные как в числовой форме, так и в виде графиков – линии, круговая диаграмма или столбцы. Благодаря такому широкому спектру возможностей программа используется как в повседневной жизни и образовании, так и в самом широком объёме профессиональной жизни. В бухгалтерии листы Excel используются, например, для создания финансовых отчетов о движении денежных средств, прибылях и убытках. Для данных о продажах вы можете легко создавать такие формы, как счета-фактуры, отборочные листы или заказы на покупку. Таблицы в Excel можно использовать очень многими способами.

Как устроен Excel

После запуска Microsoft Excel на экране монитора открывается рабочее окно приложения, позволяющее редактировать данные в ячейках листа.

Структура программы очень проста и понятна. Каждый, кто использует Word, найдёт всё очень быстро, потому что расположение функций очень похоже:

1. Вверху есть строка заголовка, которая, среди прочего, включает возможность сохранить файл, настроить панель инструментов, название приложения (Excel), стандартное название книги (Книга1) и имя пользователя;
2. Ниже находится меню Файл и панель вкладок с функциями. Вы можете просмотреть параметры Excel в меню Файл. Здесь вы также можете сохранить текущий файл и изменить наиболее важные настройки приложения.

   Панель закладок – самый важный элемент приложения. Наиболее важные вкладки включают:

   • Главная;
   • Вставка;
   • Разметка страницы;
   • Формулы;
   • Данные;
   • Рецензирование;
   • Вид;
   • Справка;
   • Дополнительные расширения.
3. Ниже вы найдёте поле имени ячейки, функцию вставки и панель формул;
4. В левом нижнем углу есть выбор листов;
5. Справа, в самом низу программы, есть опция увеличения / уменьшения масштаба.

Структура листа Excel

Самым важным элементом Excel, над которым выполняется работа, является лист.

Лист состоит из нескольких элементов:

• Строки;
• Столбцы;
• Клетки;
• Диапазоны.

Лист представляет собой очень большую поверхность, состоящую из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Строки в Excel помечены цифрами, а столбцы – буквами от A до XFD. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, называемые в соответствии с их положением, то есть начиная с A1 и заканчивая XFD1048576 (вы можете менять названия ячеек на собственные значения). Последний элемент листа – это диапазон, представляющий собой набор ячеек.

Списки и диапазоны данных в Excel

Заполнить рабочий лист данными можно двумя способами. Первый – вручную перетащить курсор мыши. Операция в этом случае очень проста:

• просто введите данные в любую ячейку;
• щелкните по ней и, удерживая курсор в правом нижнем углу, перетащите в любом направлении.

Таким образом, вы можете автоматически заполнить список с последовательными днями недели и месяцами, включая сокращенный формат.

Такой подход также работает для создания рядов данных, состоящих из чисел и дат. Однако, что касается чисел, если вы вводите значение только в одной строке, оно будет просто скопировано в следующую. Чтобы создать числовую последовательность, вам необходимо установить шаблон, который будет заполнен серией как минимум в двух ячейках, например, введя значения 5 и 10, следующие ячейки будут заполнены значениями, увеличенными на 5. Если вы вводите одну дату, после перетаскивания появятся следующие дни, а когда заполнены две или более ячеек, Excel автоматически распознает строку даты.

Другой способ – использовать функцию Заполнить в разделе «Главная». Здесь вы можете выбрать, следует ли создавать ряды по столбцам или по строкам, насколько должно увеличиваться значение в последующих ячейках и каким должно быть окончательное значение.

В случае дат вы можете выбрать единицу измерения, которую следует учитывать при создании ряда, т.е. они могут увеличиваться на последующие дни, месяцы, годы или указать, что последующие даты могут содержать только дни недели.

Выпадающий список в Excel

Раскрывающийся список в электронной таблице Excel делает вашу работу проще, быстрее и эффективнее. Такой список с выпадающими опциями значительно ускоряет работу. Благодаря этому нет необходимости вручную вводить или копировать данные.

Создать раскрывающийся список

Сделать выпадающий список очень легко, вам нужно выполнить несколько простых шагов:

• Создайте список в одном столбце или одной строке с данными, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке;
• Выберите любую другую ячейку, в которой должен появиться список;
• В верхнем меню выберите вкладку Данные, а затем щелкните Проверка данных;
• Откроется окно с названием Проверка вводимых значений, в котором нужно развернуть список в элементе «Тип данных:» и выбрать Список, а в поле «Источник:» выбрать мышью ячейки, значение которых следует добавить в список;

  

• Щелкните ОК и закройте окно.

Редактирование списка

Вы можете редактировать список в любое время несколькими способами, в зависимости от ваших потребностей:

• Редактируя источник списка;
• Изменяя диапазон ячеек, являющихся источником списка. Чтобы сделать это, нажмите на Проверка данных на вкладке Данные и выберите новые ячейки в качестве источника;
• Расширение указанного диапазона исходных ячеек, если вы хотите включить в список новые значения. Для этого перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных и расширьте исходный диапазон, т.е. просто выберите его снова с учетом новых ячеек.

Удаление раскрывающегося списка

Чтобы удалить список в Excel, недостаточно нажать кнопку «Удалить». Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

• Выделите всю область из выпадающего списка;
• Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных;
• В диалоговом окне выберите опцию Очистить все;
• Щелкните ОК.

Иногда бывает сложно найти такой список, например, когда электронная таблица очень длинная и содержит много различной информации. Как удалить раскрывающийся список, не зная его местоположения? Для этого вам необходимо:

• Перейдите на вкладку Главная, нажмите «Найти и выделить» и после раскрытия меню нажмите Перейти → Специальные. Вы также можете сделать это с помощью сочетания клавиш Ctrl + G;
• Выберите параметр «Проверка данных», и будут выбраны все раскрывающиеся списки, доступные на листе.

Сортировка в Excel

Сортировка – ещё одна очень полезная функция Microsoft Excel. Благодаря ей вы можете, например, расположить список фамилий в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А), создать список расходов в порядке возрастания или убывания или отсортировать их в хронологическом порядке (по дате и времени).

Сортировка позволяет быстро просматривать данные, упрощая их систематизацию и поиск нужной информации.

Чтобы использовать функцию сортировки:

• Выделите соответствующие ячейки с данными в таблице или выберите одну ячейку в столбце, в котором они должны быть отсортированы;
• Выберите раздел Главная и выберите Сортировка и фильтрация. Вы также можете выбрать опцию «Сортировка» на вкладке Данные;
• Чтобы отсортировать данные в алфавитном порядке от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему, щелкните символ АЯ↓; Если вы хотите отсортировать данные в обратном порядке, нажмите кнопку ЯА↓.

Чтобы отсортировать данные по нескольким критериям, нажмите настраиваемая сортировка и кнопку Сортировка и выберите, какие критерии следует учитывать в Excel.

Фильтрация в документах Excel

Большая часть работы в Excel основана на таблицах. Таблицы содержат данные, которые нам часто нужны или которые мы хотим полностью удалить из электронной таблицы. Но как быстро выбрать все необходимые данные из большой электронной таблицы? Один из способов – настроить фильтры в Excel.

Фильтрация скрывает строки с временно нерелевантными данными, оставляя видимыми только те, которые содержат важную информацию:

• Выберите данные для фильтрации или просто щелкните одну из ячеек в таблице, если вы хотите отфильтровать данные во всех столбцах;
• На вкладке Данные в меню «Сортировка и фильтрация» щёлкните Фильтр. Эта функция также находится в основных инструментах в группе редактирования;
• В заголовке столбца разверните появившийся список с параметрами фильтрации;

  

• Параметр Выделить всё установлен по умолчанию, снимите его и выберите только те данные, которые хотите отобразить;
• Нажмите ОК, и всё готово – будут отображаться только данные, выбранные в фильтре, остальные будут скрыты. Теперь вы можете, например, удалить их все, отредактировать или суммировать данные только из выбранных ячеек.

Условное форматирование в Excel

Условное форматирование – это функция, позволяющая выделять данные. С фильтрами выбранные данные отображаются, а остальные скрываются, условное форматирование работает иначе. В этом случае никакие данные не скрываются, выделяются только те, которые вы хотите выделить. Эта функция очень проста в использовании, но очень полезна в повседневной работе, особенно если электронная таблица имеет большой размер и содержит много данных с разными значениями.

Чтобы использовать функцию условного форматирования:

• Выберите область, в которой находятся данные, которые вы хотите выделить. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓, благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
• На вкладке Главная выберите Условное форматирование;
• Установите курсор в поле Правила выделения ячеек и выберите нужный вариант в появившемся меню.

Разделение текстов

Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек – чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе.

К счастью, Excel имеет решение на такой случай – функция «Текст по столбцам» на вкладке Данные:

• Выделите ячейку или столбец, содержащий текст, который нужно разбить на части;
• Выберите функцию Текст по столбцам;
• Появится окно Мастер распределения текста по столбцам, выберите там пункт с разделителями;
• В следующем окне нужно выбрать разделители данных. Это означает, что, например, если данные, которые вы хотите разделить на отдельные ячейки, разделены пробелом, вы должны выбрать поле «Пробел». В предварительном просмотре данных вы увидите, правильно ли выполнено разделение;
• Затем вы выбираете формат данных столбца; здесь по умолчанию выбран общий формат, который распознает большинство типов данных. Кроме того, вы можете выбрать: текст, дату и возможность опустить столбец. В том же окне вы должны выбрать место назначения, куда должны быть помещены разделенные данные;
• Нажмите Готово, и всё готово.

Связь текстов в Excel

Если текст можно разделить, можно ли его объединить? Конечно, да. Вы можете объединить данные из нескольких ячеек в одну с помощью символа &.

Знак & позволяет комбинировать текстовые элементы без использования дополнительных функций. В этом случае в выбранной ячейке введите = → добавьте координаты ячейки → введите знак & → добавьте пробел в формате » « (если он нужен) → введите знак & → затем добавьте координаты другой ячейки, например, =A1&» «&B1 и нажмите Enter. Вы можете объединить сразу несколько ячеек.

Сводные таблицы

Возможность использования сводных таблиц в Excel – одна из самых полезных в работе функций, и часто даже работодатели требуют её. Неудивительно, ведь сводные таблицы – отличный инструмент для анализа данных, незаменимый при создании сводок и отчетов.

Вопреки внешнему виду, их создание довольно просто:

• Чтобы подготовить сводную таблицу, вам нужно собрать данные в строках и столбцах;

  Важно! Список, на основе которого будет создана сводная таблица, не может содержать пустых строк и столбцов, а каждый столбец с данными должен иметь заголовки.

• Затем выберите ячейки, из которых вы хотите создать сводную таблицу;
• Появится окно «Создать сводную таблицу», где появится диапазон таблицы (стоит проверить его ещё раз) и поле, в котором вы должны указать, где вы хотите разместить сводную таблицу. Вы можете поместить его на тот же рабочий лист, за пределы диапазона данных или на совершенно новый;

  

• Справа появится поле с полями сводной таблицы. В верхней части – окно со всеми названиями полей вашей базы данных (заголовки столбцов исходной таблицы), ниже – 4 окна для создания элементов сводной таблицы: фильтры, столбцы, строки, значения. Чтобы создать базовую сводную таблицу, переместите имена полей из верхней панели в одно из следующих четырех. Вы также можете сделать это, перейдя к параметрам сводной таблицы и на вкладке Отображение выберите «Классический макет сводной таблицы», который позволит вам перетаскивать данные прямо в представление таблицы.

Диаграммы в документах Excel

Диаграмма – это графическое представление собранных данных в электронной таблице. Графики позволяют отображать релевантную информацию простым и понятным способом.

Создать диаграмму в Microsoft Excel очень просто:

• Отметьте данные для графика;
• Выберите вкладку Вставка и нажмите «Рекомендуемые диаграммы»;
• Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать тип диаграммы, которая вам подходит, а затем отобразится её предварительный вид;

  

• Выберите подходящий тип диаграммы, чтобы наилучшим образом визуализировать нужные вам данные;
• Щелкните кнопку ОК.

Полезные сочетания клавиш в Excel

В Excel, как и в других программах Microsoft, есть много удобных сочетаний клавиш. Их знание сделает вашу работу в Excel намного проще и быстрее.

Ниже приведены несколько примеров ярлыков:

• F2 – редактировать активную ячейку;
• Shift + 2 – редактирует комментарий в активной ячейке или вставляет комментарий, если в ячейке его нет;
• Ctrl + D – заполняет активную ячейку содержимым ячейки выше;
• Ctrl + R – заполняет активную ячейку содержимым левой ячейки;
• Alt + = – автосумма;
• Ctrl + Shift + ; – вставляет текущую дату;
• Ctrl + 1 – форматирование ячейки;
• Ctrl + Shift + 1 – включить числовое форматирование;
• Ctrl + Shift + 4 – установка денежного формата;
• Ctrl + Shift + ↓ – выделить диапазон данных в столбце до первой пустой ячейки;
• Ctrl + Z – отменить;
• F12 – Сохранить как.