Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word 2010 Еще…Меньше
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
-
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
-
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
-
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
-
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
-
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Примечания:
-
Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.
-
Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Изменение списка рассылки
-
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
-
В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо
-
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса
-
Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
-
Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
-
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
-
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись
и Предыдущая запись
, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
-
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
-
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
-
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
-
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
-
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
-
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
-
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
-
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
Подробнее см. в статье Слияние: изменить получателей.
Подробнее о сортировке и фильтрации см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.
-
Нажмите кнопку ОК.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
-
Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.
-
Добавьте необходимое поле.
-
При необходимости повторите шаги 1 и 2.
-
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
-
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
-
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
-
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
-
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Нужна дополнительная помощь?
Слияние с использованием таблицы Excel
Смотрите такжеНа этом этапе мы документа.В терминах Microsoft Office Next i par1 найден нужный л/с вариант. Пытливый русский файл принисут точно провести манипуляцию. Раз «Оранжевая». Число 2 его вставки в строками в другойЕсли в письме, документе «Выбор документа» ставим подключение.и
-
тип слияния.
-
Слияние используется для создания
-
уже можем предварительно
На этом шаге пользователь такая процедура называется = 0 ‘счетчик For i = ум так сказать Екселевский и ни в месяц приносят
Этап 1. Подготовка данных в Excel для слияния
означает, что нужно лист, нажмите клавиши таблице. С помощью нужно написать номер, – «Текущий документ».Создание и отправка массовой
В разделеНажмите кнопку нескольких документов одновременно. просмотреть результаты слияния,
-
должен выбрать типСлиянием (Mail Merge) замен par2 = nRow1 To 2Toxa33rus кто заморачиваться не файл в котором взять значение из Ctrl + T функции ВПР, можно
-
чтобы перед цифрами Т.к. мы открыли рассылки, наклеек иСтрока приветствия для неправильно
-
Выбрать получателей В этих документах используя кнопки со тех документов, которые. Поехали… 0 ‘счетчик удалений/закрашиваний Step -1 currFind: Это уже хуже.
-
станет. то же около второго столбца, а можно преобразовать в
-
избежать проблем выравнивания. были нули, то мастер слияния на конвертов с помощью заданных имен получателейи выберите вариант
одинаковые макет, форматирование, стрелками. При необходимости,
-
он хочет получитьТаблица со списком клиентов par3 = 0 = FindID(Arr2, Arr1(i)) если Вы неФамилии могут совпадать 10 000 фамилий 0 — что возвращать таблицу, а затемВ приведенном ниже примере,
-
код допишем так. странице Word, на слияниявыберите один из
Этап 2. Запуск слияния
-
Использовать существующий список текст и графика. также, можно исключить на выходе после для рассылки должна удовлетворять ‘счетчик добавленных строк If currFind >
-
понимаете, то другие-то 10 000 человек и всего 1 значение следует только переименовать таблицу оранжевый. вы увидите двух #‘’000000» – сколько которой написали шаблон
-
Слияние почты — бесплатное 10-минутное вариантов.. Различаются и индивидуально любого получателя из
-
слияния. Наш вариант нескольким простым условиям: Dim currFind ‘номер 0 Then ‘нашли как поймут
-
там одних ивановых столбец рядом - в случае точногоНомер заказа таблиц, которые ранее
цифр в номере, бланка. И хотим обучающее видеоНажмите кнопкуПерейдите к своей электронной
настраиваются только определенные
списка. -
-
Шапка таблицы должна быть строки в которой строку с нов.
-
Чур я первый. 2 десятка ID изменённые данные по совпадения.Код продажи были имена других включая нули впереди
заполнить данными этотСлияние ExcelОК таблице Excel и разделы каждого документа.Этап 6. Завершение слиянияПисьма простой — одна найден нужный л/с знач. Worksheets(1).Cells(i, 8).Value
Этап 3. Вставка поля слияния
Skandalius всем присвоенны изначально столбцу руб. ИОбратите внимание: Excel заполняетРегион новыми именами: «Синий»
нули, столько нулей бланк – текущий– это когда
-
. нажмите кнопку С помощью слиянияНа завершающем этапе возможны(Letters) строка с уникальными For i = = Worksheets(2).Cells(currFind, 6).Value
-
: Прошу прощения, что фамилии нет не вот задача заключается ячейки вниз по
-
20050 и «Оранжевая». В и ставить в
-
документ. данные из таблицыВ менюОткрыть в Word можно
несколько вариантов:, если мы хотим названиями столбцов (без
-
nRow1 To 2 par1 = par1 не выложил вчера все, какие-то добавляются, в следующем: надо этому столбцу, используя447 таблице синий каждая
-
коде.Нажимаем кнопку «Далее. Выбор Excel переносятся в
-
Файл. создавать такие документы,Нажатие ссылки на выходе отправить повторений и пустых Step -1 currFind + 1 Else файлы, произошла заминочка. какие-то исчезают. Рубли заставить Excel по
формулу ВПР.
-
Запад строка представляет собойНажимаем кнопку в получателей». любой документ, бланк,
-
-
выберите командуЕсли Word предложит, выберите как наклейки, письма,
-
Печать (Print) созданные письма на ячеек). = FindID(Arr2, Arr1(i)) ‘не нашли ‘Worksheets(1).Row(i).Delete
Ближайшее время они надо заменять. ID в первом
-
Вернитесь к шагу 3, но20051 элемент строки для мастере слияния «Далее.Третий этап. таблицу в Word.СохранитьЛист1$
-
конверты и сообщения приведет к немедленной отправке принтер илиВ таблице не должно быть If currFind > ‘удаляем строку Worksheets(1).Range(«A» тут появятсяТо что вам файле находить фамилию в этот раз
-
398 заказа. Итак, код Завершение слияния».У нас ужеСлияние
-
. > электронной почты. В всех результатов слиянияЭлектронное сообщение (E-mail)
объединенных ячеек. 0 Then ‘нашли & i &Не совсем понял кажется не лишено во втором и начните вводить такуюЮг заказа 20050 состоитШестой этап. есть список получателейExcel иВставка данных из электронной
Этап 4. Предварительный просмотр и завершение слияния
ОК процессе слияния участвуют на принтер без, если хотим разослатьВ таблице не должно быть строку с нов.
-
«:I» & i).Interior.ColorIndex данную фразу. Что смысла, только как копировать новую информация же формулу в
-
20052 из двух элементов,Здесь можно выбрать разные этого послания в
Word таблицы в почтовое
. три документа: вывода на экран.
-
их по почте. пустых строк или знач. Worksheets(1).Cells(i, 8).Value = 46 ‘закрашиваем и куда он это сделать в изначальный файл, первой ячейке столбца1006
Этап 5. Сохранение слияния
код заказа 20051 функции. «Печать» - таблице Excel, п.э.пригодится при заполнении сообщение или письмоПримечание:
-
основной документ;Если необходимо сохранить созданныеЭтап 2. Выбор документа столбцов (отдельные пустые = Worksheets(2).Cells(currFind, 6).Value par2 = par2
См. также
-
должен переносить яБурундукЪ а при условии «Регион».
-
Север имеет один элемент,
support.office.com
Слияние Word и Excel.
распечатать письма. выбираем – «Использование отчетов, писем, рассылок,На вкладке Теперь электронная таблица Excelисточник данных; в результате слияния На этом шаге необходимо ячейки допускаются). par1 = par1 + 1 End отлично представляю, а: так потом конечный что не находитНа шаге 6 вместо 220053
имеет номер заказаИли «Изменить часть
списка». уведомлений, договоров, т.д.Рассылки подключена к документуобъединенный документ. документы для дальнейшего
определить, какой документЕсли планируется отправка по + 1 Else
If Next i вот как это результат можно в
либо удалять, либо введите число 3,
447 20052 три элемента писем». Можно сохранитьА чтобы найти нашу Например, данные отчетав группе слияния, который выУзнать больше об использовании использования или требуется
будет являться основой электронной почте, то,
‘не нашли ‘Row(i).Delete MsgBox » END» реализовать нет. Поэтому
ексель выгружать помечать цветом.
и законченная формулаЗапад и т. д. письма. Все, документ таблицу, нажимаем кнопку из таблицы ExcelСоставление документа и вставка
создаете в Word. данных Excel для внести ручную правку (заготовкой) для всех само-собой, в таблице должен
‘удаляем строку Worksheets(1).Range(«A» & vbCrLf & поводу и пишемсяSkandaliusВот как-то так. примет такой вид:20054 Мы будем рады готов. Закрыть окно «Обзор». Вот наш в форму бланка полейИзменение списка рассылки слияния можно из в некоторые из будущих однотипных сообщений.
быть столбец с & i & «замен: » &Добавлено через 2: А эксэс с Я что-то дажеМежду этими двумя формулами
885
слияние код продажи мастера слияния крестиком.
список. отчета в Word.нажмите кнопку
Вы можете ограничить число
приведенного ниже видео, документов, то лучше Мы выбираем - адресами получателей. «:I» & i).Interior.ColorIndex par1 & vbCrLf минуты 1 секунду экселем изначально без не понимаю с есть только одноВосток
«и» Регион столбцовНа каждом этапе
Теперь в этом списке
Как заполнить бланк вВставить поле слияния получателей почты. которое входит в использовать ссылкуТекущий документ (Current document)Поскольку Excel и Word не = 46 ‘закрашиваем & «удал.: «Вот ссылка на
проблем скрестятся? Просто какого бока можно различие: первая получает20055 в таблице, синий, можно вернуться к нужно установить галочки Word..Нажмите кнопку состав учебного курсаИзменить часть писем (Edit
. смогу сами определить par2 = par2 & par2 End
фаил
второй файл(который приносят) подступиться, да и значения из столбца 2398 с учетом соответствующих предыдущему этапу, можно напротив тех людей,В нашем примере,В диалоговом окнеИзменить список получателей Расширенные возможности слияния. individual letters)Этап 3. Выбор получателей пол клиента по + 1 End SubПроверяет каждую строкуОн урезан, данные он конвертируется из вообще не уверен, таблицы «Оранжевая», аЮг значений в столбцах выбрать другой список. которым будем рассылать мы рассмотрим, как
Вставка поля слияния.
Настройка и подготовка данных —, которая выведет результатыНа этом шаге мы
имени, то имеет
If Next i первого листа, ищет во второй вкладке некой самописной проги что эксель на вторая — из столбца20056
код заказа оранжевой Например, в процессе это письмо с написать уведомление клиентам,
в разделеВ диалоговом окне самый важный этап слияния в отдельный подключаем список клиентов смысл сделать отдельный Dim currMaxRow1 ‘последняя по Л/С во приведены в качестве и она его это способен. Я
3.644 таблицы. работы, мы изменили напоминанием оплаты. Если
список которых уПоляПолучатели слияния процесса слияния. Электронная файл: в Excel к документу столбец с обращением строка с учетом втором, если находит бреда, но если только в эксель
и ВПР пробовалТеперь все ячейки новыхВосток
В таблице синий повторите
список. список большой, то нас в таблице
выберите имя поляснимите флажок рядом таблица Excel станетЕсли вы на Word. Выбираем
(господин, госпожа и добавлений currMaxRow1 = то заменяет рубли, хотябы они автоматом записать может. — толку мало, столбцов в таблице
20057 значения код заказа,Подробнее о функции можно воспользоваться фильтром. Excel.
(имя столбца в с именами тех источником данных дляШаге 1Использование списка т.п.) или с
nRow1 For i иначе удаляет/закрашивает. будут заменяться яДобавлено через 1 фильтром, так как «Синяя» заполнены значениями.1270 но код заказа
excel-office.ru
Объединение двух или нескольких таблиц
слияния читайте в Поставили в таблице1. Таблица Excel таблице) и нажмите людей, которым не списка получателей.выбирали опциюи жмем на родовым окончанием (-ый = 2 ToЕсли на втором буду просто счаслив минуту 53 секунды заставить автоматом по В них содержатсяВосток значения в таблице статье «Распечатать много галочки у нужных с данными должна кнопку нужно получать вашу
Ниже приведены некоторые советыЭлектронные сообщения (E-mail)Обзор (Browse) или -ая) для nRow2 currFind = листе есть новаяВсе имена занятыЯ просто с порядку значения перебирать, формулы ВПР, но20058 оранжевой должны быть писем с разными фамилий, все проверили, соответствовать некоторым правилам.Вставить рассылку. по подготовке данных, то на, после чего в обращения «
FindID(Arr1, Arr2(i)) If фамилия (которой нет: День добрый. эксэсом вообще не если можно макрос отображаются значения. Возможно,885 уникальными. Если мы именами в Word». нажимаем «ОК».
Объединение двух таблиц с помощью функции ВПР
Таблица Excel должна.Примечание: для слияния. ПроверьтеШаге 6 диалоговом окне открытияУважаемый(ая)… currFind = 0 в первом), тоОчень интересно стало соприкасался, но если такой прописать, то вы захотите заменитьВосток была чтобы простоКак ещё можноНажимаем кнопку «Далее. иметь шапку таблицыПри необходимости повторите действия Чтобы проще было искать следующее:вам предложат ввести файла указываем где» Как вариант, возможно Then ‘не нашли
ничего не произойдет. — почему у это заработает, то буду благодарен за формулы ВПР вНужно ли обеспечить правильность копирование и вставка использовать функцию слияния, Создание письма» в (название столбцов). этапа 2, а по имена и адреса,Названия столбцов в электронной тему для отправляемых лежит наш файл полуавтоматическое определение пола строку currMaxRow1 =Skandalius вас не получилось
разберусь. Всё же инфу, пробовал при этих ячейках фактическими код продажи «и» данных в таблице смотрите в статье диалоговом окне мастераНе должно быть окончании нажмите кнопку список можно сортировать
таблице должны соответствовать |
сообщений и выбрать |
со списком клиентов. |
в зависимости от |
currMaxRow1 + 1 |
: Круто, но пока |
сделать через ВПР. |
легче чем руками |
помощи проги Excel |
значениями. |
Регион значения для |
«оранжевая» код продажи |
«Как перенести таблицу |
слияний. |
одинаковых названий столбцов. |
Закрыть |
и фильтровать. Дополнительные |
именам полей, которые |
столбец таблицы, содержащий |
После выбора источника данных, |
окончания отчества («а» |
Worksheets(1).Cells(currMaxRow1, 1).Value = |
не понятно под |
Даже если фамилии |
перенабирать.. |
compare, так там |
Выделите все ячейки значений |
каждого заказа выравнивания |
«и» Регион значения |
из Excel в |
Четвертый этап. |
В таблице не |
. |
сведения о сортировке |
нужно вставить при |
адреса электронной почты |
Word позволяет провести или «ч»), реализованное Worksheets(2).Cells(i, 1).Value Worksheets(1).Cells(currMaxRow1, рукой только опенофис, и инициалы совпадаютБурундукЪ данные находятся, а в столбце «Код с каждым элементом для элемента второй
Word» тут. |
Теперь будем расставлять |
должно быть объединенных |
В меню |
и фильтрации элементов |
слиянии. Например, чтобы |
для рассылки. Затем |
фильтрацию, сортировку и |
функцией |
2).Value = Worksheets(2).Cells(i, |
а он какой-то |
— номер лицевого |
: |
как заставить заменить |
продажи» и нажмите |
строки уникальных заказа. |
строки заказа 20050 |
Как изменить в |
в нашем шаблоне |
ячеек, чтобы в |
Файл |
см. в статье |
обращаться к читателям |
все созданные сообщения |
ручной отбор записей |
ПРАВСИМВ (RIGHT) |
2).Value Worksheets(1).Cells(currMaxRow1, 3).Value |
корявый |
счета у всех |
Самый простой способ |
тож не понятно. клавиши CTRL+C, чтобы Чтобы сделать это, бы отключение на Excel формат значения бланка нужные слова документе Word невыберите команду Сортировка и фильтрация по именам в будут помещены в при помощи окна. = Worksheets(2).Cells(i, 3).ValueА можно сделать, разный.Для вывода в Ексель
В общем, если
-
скопировать их. давайте вставьте заголовки одну строку, в ячейки (не формат
-
в нужных местах было смещения строк.Сохранить данных для слияния.
документе, потребуются отдельные папкуПолучатели слиянияВ новых версиях Microsoft
-
Worksheets(1).Cells(currMaxRow1, 4).Value = чтоб если наИли я чего-тоDoCmd.OutputTo acOutputTable, «имяТаблицы»,
у кого есть
-
На вкладке таблицы Код продажи которой будет изменить
ячейки), чтобы работала документа. Ставим курсор
Как сделать таблицу,.Вы можете вставить одно столбцы для именИсходящие (Outbox)
: Excel 2007/2010 для Worksheets(2).Cells(i, 4).Value Worksheets(1).Cells(currMaxRow1, втором листе есть не понял? acFormatXLS, «ПолныйПутьФайлаИмяФайла.xls»
-
идеи делитесь…Главная «и» Регион в значения в новых сортировка дат, т.д., перед восклицательным знаком
-
смотрите в статьеДополнительные сведения о добавлении или несколько полей
и фамилий.вашего почтового клиентаЭтап 4. Создание письма таких таблиц очень 5).Value = Worksheets(2).Cells(i, новая фамилия, тоSkandaliusДля загрузки в АкцессДобавлено через 8щелкните стрелку под ячеек справа от
столбцов в таблице читайте в статье – здесь мы «Как сделать таблицу
-
полей из электронной слияния, которые берутВсе данные, участвующие в Outlook.На этом этапе пользователь удобно использовать инструмент
-
5).Value Worksheets(1).Cells(currMaxRow1, 8).Value он её переносит: Через ВПР онDoCmd.TransferSpreadsheet acImport, ,
минут 50 секунд кнопкой синего таблицы и синий. «Проеобразовать текст в напишем фамилию. В в Excel» тут.
таблицы в документ данные из электронной слиянии, должны находитьсяДля проверки правильности созданных должен указать –Форматировать как таблицу = Worksheets(2).Cells(i, 6).Value на первый? находит необходимое значение, «имяТаблицы», «ПолныйПутьФайлаИмяФайла.xls», True
-
Да и ещё,Вставить формулы ВПР правильныеНиже приведены данные для дату Excel».
-
диалоговом окне «СозданиеНапример, у нас слияния см. в таблицы и помещают на первом листе сообщений можно заранее
-
куда именно в( Worksheets(1).Range(«A» & currMaxRow1Toxa33rus
-
а как заставитьОграничения если кто-то возьмётся. значения с помощью
синего таблицы можноПримечание: письма» нажимаем кнопку
Дополнительные сведения о таблицах и функции ВПР
-
такая таблица. статье Вставка полей в документ.
-
электронной таблицы. временно отключить Outlook от
-
документ должны попастьFormat
support.office.com
Слияние листов в Excel
& «:I» &: Можно. Только откуда его проверить все: это реализовать, тоВ коллекции параметров вставки код продажи и
скопировать в пустойМы стараемся как «Другие элементы».В столбце «Пол» пишем слияния. Если жеВставка блока адресов дляЗаписи данных, содержащие значения сервера, чтобы письма данные из подключенногоas currMaxRow1).Interior.ColorIndex = 10 брать дополительные данные? значения ID вВ Екселе 1 можно обсудить вопрос нажмите кнопку область столбцов в лист. После его можно оперативнее обеспечиватьВ появившемся диалоговом окне окончание мужское или вы хотите подробнее конверта, наклейки, почтового в процентах, денежные сразу не ушли списка. Для этогоTable ‘закрашиваем par3 = (которые есть на таблице и перенести лист размера моей благодарностиЗначения таблице оранжевый. вставки в лист, вас актуальными справочными из списка выбираем женское слова «Уважаемый». узнать о возможностях сообщения или письма значения и почтовые и вы могли необходимо установить курсор)
par3 + 1 первом но нет туда новые данные,в таблице Ексель Только скажу сразу,.Вот как это сделать: нажмите Ctrl + материалами на вашем слово «Фамилия». Нажимаем2. Бланк в для настройки сообщенияНа вкладке индексы, в электронной их посмотреть и в точку вставкис вкладки End If Next на втором листе) а при условии нет обьединенных ячеек что это делаетсяВыделите все ячейки значенийСкопируйте заголовки «код продажи» T можно преобразовать
языке. Эта страница кнопку «Вставить». Нажимаем
Word. электронной почты, см.Рассылки таблице должны быть убедиться, что с в письме иГлавная i MsgBox «замен:И тогда получается не нахождения сообщить,Заголовки в Екселе не для организации,
в столбце «Регион», и «Регион в в таблицу и переведена автоматически, поэтому кнопку «ОК». ДелаемЭто заготовка бланка -
статью Слияние дляв группе надлежащим образом отформатированы, ними все в использовать ссылку(
» & par1 что на первом либо удалить я
совпадают с заголовками а для меня скопируйте их и
таблице оранжевый (только выберите Переименовать таблицу
ее текст может один пробел. Снова одинаковый текст для массовой рассылки почтыСоставление документа и вставка чтобы приложение Word
порядке. Для этогоДругие элементы -Home & vbCrLf & листе должны остаться не придумал… в таблице Акцесса лично и оплатить повторите шаги 10 эти две ячейки). синий. содержать неточности и нажимаем на кнопку всех клиентов, без в Word. полей правильно их прочитало.
в меню Microsoft она выводит полный набор) «удалено: » & ТОЛЬКО те людиДобавлено через 3есть и другие, я это смогу и 11.
Вставьте их в ячейкуНомер заказа грамматические ошибки. Для «Другие элементы», выбираем
имен, без окончанийВставив нужные поля слияния,нажмите кнопкуЭлектронная таблица Excel, которая
Outlook можно выбрать всех полей списка, из. Подробнее про такие par2 & vbCrLf которые есть на минуты 31 секунду более сложные методы. относительно моих доходовТеперь формулы ВПР в справа от заголовка
Дата продажи нас важно, чтобы
слово – «Имя», слова «Уважаемый», п.ч. просмотрите результаты иБлок адреса будет использоваться в команду которого мы и
«умные таблицы» можно & «добавлено: « втором.
Если есть идеи
SkandaliusБурундукЪ двух столбцах заменены
код товара синийКод продукта эта статья была нажимаем «Вставить», «ОК».
клиенты есть и убедитесь, что содержимое
. слиянии, должна храниться
Файл — Автономный режим выбираем нужное поле почитать тут.
& par3 EndSkandalius
ссылка на файл: За это спасибо:
значениями. таблицы.20050 вам полезна. Просим После слова «Уважаем» мужчины, и женщины.
в порядке, послеВ диалоговом окне на локальном компьютере.или даже временно отключить сетевое для вставки:Открываем новый пустой документ SubТо что оранжевым
: Совершенно верно, но чуть выше -
большое.SkandaliusКак добавить или удалитьТеперь таблица «Синяя» содержит02.02.2014 вас уделить пару ставим слово «Пол».Так
Как сделать фирменный чего можно завершитьВставка блока адресаИзменения и дополнения необходимо подключение к вашемуВ итоге, после вставки в Microsoft Word — на удаление,
с изменённой информацией делитесь
А есть ли, а не проще строку или столбец пять столбцов, включаяC6077B секунд и сообщить,
помечаем все места бланк в Word, процесс слияния.выберите формат имени внести в электронную
компьютеру. Письма временно
всех полей слияния и набираем туда зеленым — добавлено о задолженности, теToxa33rus какой-нибудь способ решения
все в Акцесс в таблице новые — «Код продажи»20050 помогла ли она нужными словами. читайте в статьеНа вкладке
получателей для конвертов. таблицу до ее
«застрянут» в папке у нас должно
текст нашего сообщения, новое. которые исчезли на: Function FindID(ByRef Arr, данной проблемы в перевести?Использование структурированных ссылок в
и «Регион».02.02.2014
вам, с помощьюУ нас получилась такая «Фирменный бланк. КолонтитулыРассылки
Нажмите кнопку подключения к документу Исходящие (Outbox) и получиться нечто похожее оставляя в нем
Имеем таблицу в Microsoft втором, значит они
ID) FindID = рамках экселя илии в Аксе формулах таблиц ExcelВ таблице «Синяя», вC9250LB кнопок внизу страницы. заготовка документа. в Word» здесь.нажмите кнопкуОК для слияния в
вы сможете их (вставленные поля выделены
пустые места для Excel, в которой хранится информация всё проплатили и 0 For i
же это не уже и обрабатывать.Использование функции ВПР (учебный первой ячейке столбца20051 Для удобства такжеНажимаем кнопку в окне3.Просмотреть результаты. Word. открыть и проверить красным): будущей вставки имени о ключевых клиентах меня они больше = 2 To возможно? тем бол. в курс) «Код продажи» начните02.02.2014 приводим ссылку на мастера слияния «Далее.Слияние Excel и Word.В менюПримечания: перед отправкой.Если в исходной таблице клиента и его нашей компании (адреса не интересуют… UBound(Arr) If Arr(i)Toxa33rus аксе есть иSkandalius вводить такую формулу:M115A оригинал (на английском Просмотр писем».- переносим нужныеПеремещаясь по записям вФайл rinat007 не было специального компании. эл.почты, имена, названияToxa33rus = ID Then: Можно через макрос, связь с Ехселем: Просьба к все=ВПР(20052 языке) .Пятый этап. данные из таблицы источнике данных свыберите командуВы можете импортировать данные: Здравствуйте, хотел узнать столбца для окончанияПотом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке компаний и т.д.), которых: Function FindID(ByRef Arr,
FindID = i но что б на уровне макросов знающим и всёВ таблице «Синяя» выберите
03.02.2014Можно объединить строк (объединение)Просматриваем, как получились Excel в бланк помощью кнопокСохранить
из электронной таблицы как сделать макрос «ый»/»ая» к словуРассылки (Mailings) мы хотим поздравить ID) FindID =
Exit For End потом не переделыватьToxa33rus умеющим не отправлять первую ячейку столбцаA760G
из одной таблицы письма. Нажимаем на Word. Для этогоСледующая запись. Excel, выполнив импорт
или слияние на «уважаем» (как вкнопкой с очередным праздником. 0 For i If Next i его может покажете: Оба файла отсортированы пользовать поиск, т.к.
«Номер заказа» — 20050.20052 в другую путем стрелку в диалоговом воспользуемся мастером слиянияиВставка строки приветствия в из файла с создание квитанции за нашем примере), ноНачать слияние (Start MailПоздравлять будем при помощи = 2 To End Function Sub урезанную (или полную) по фамилиям? данная процедура неЧастично введенная формула выглядит03.02.2014 вставки данных в окне у слова в Word. ВПредыдущая запись почтовое сообщение или разделителями-запятыми (CSV) или ТБО. Читал про был обычный столбец Merge) – Пошаговый простого, но трогательного UBound(Arr) If Arr(i) Main() Dim Arr1() версию обоих файлов?Из второго листа дала желательного результата следующим образом:E3331 первой пустой ячейки «Получатель: 1», перелистываем Word, где заготовка, посмотрите, как письмо текстового файла (TXT), слияние в word, «Пол» с классическими мастер слияния (Step-by-Step сообщения, содержащего имя = ID Then Dim Arr2() DimМне кажется задача ВСЕ фамилии естьТеперь по существу.Выражение [@[Номер заказа]] означает,20052 под целевой таблицы. письма. нашего бланка на записи будут отображатьсяНа вкладке и создать новую но ничего понять «муж» и «жен», Merge Wizard) клиента и название FindID = i nRow1 ‘кол-во строк не сложная. в первом? Столкнулся с очень что нужно взять03.02.2014 Таблица приводит кПолучилось так. закладке «Рассылки» в в документе.Рассылки электронную таблицу с не мог. Если то можно воспользоваться кнопкой: его компании. Причем Exit For End в первом листеSkandaliusРубли надо заменять не простой задачей значение в этойSP1447 увеличению размера, чтобыУпс, а дата написана разделе «Начать слияние»В группев группе помощью мастера импорта кто бы могПравила (Rules)
CyberForum.ru
Почтовая рассылка
Постановка задачи
В Word 2003 и все надо сделать If Next i Dim nRow2 nRow1: Хорошо, только я или складывать? суть которой сводится же строке из
20053 включить новые строки. не как мы нажимаем кнопку «НачатьЗавершениеСоставление документа и вставка текста. помочь в этом на вкладке старше эта команда так, чтобы получатель End Function Sub = Worksheets(1).Columns(1).End(xlDown).Row nRow2 смогу это сделать
а откуда ID к следующему: Есть
- столбца «Номер заказа».03.02.2014 Если строк в
- привыкли читать. Но слияние». Из списка
- нажмите кнопку полейДополнительные сведения см. в деле, был бы
Рассылки (Mailings) была доступна в (не дай бог!) Main() Dim Arr1()
Подготовка списка клиентов в Excel
= Worksheets(2).Columns(1).End(xlDown).Row ReDim из дома. Примеры брать? Мне кажется
- некая база набраннаяВведите точку с запятойL88M обеих таблицах совпадают, есть выход. выбираем функцию «Пошаговый
- Найти и объединитьнажмите кнопку
- статье Подготовка источника очень благодарен. Список: меню
не подумал, что Dim Arr2() Dim Arr1(2 To nRow1) файлов есть там, надо по фамилии
в экселе. Это и выделите всю20054 можно объединить столбцыНажимаем правой мышкой мастер слияния».и выберите вариантСтрока приветствия данных Excel к очень длинный, иЭта кнопка открывает списокСервис — Письма и письмо сделано автоматически, nRow1 ‘кол-во строк ‘массив л/с первого т.е. часа через из второго искать порядка 10 000 таблицу «Оранжевая» с04.02.2014
из одной таблицы на дату вСправа экрана появится окноПечать документов. слиянию в Word. в форуме пишут правил (функций и рассылки — Мастер а был уверен, в первом листе листа ReDim Arr2(2 3. фамилию в первом строк с фамилиями помощью мыши. ВS1018MM с другой —
Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
нашем письме и мастера слияния. ОстаетсяилиВ диалоговом окнеВ Word выберите что слияние как полей), доступных для слияния (Tools - что письмо было кропотливо
Dim nRow2 nRow1 To nRow2) ForТо что это и заменять рубли. людей и порядка формулу будет добавлен20055 путем вставки их
выбираем из контекстного выполнять все, чтоОтправить электронные сообщенияВставка строки приветствияФайл раз и подходит вставки в документ Letters and Mailings написано ради него = Worksheets(1).Columns(1).End(xlDown).Row nRow2
i = 2 если и делать,Skandalius 5-6 столбцов. Соответственно аргумент Оранжевая[#Все].05.02.2014 в первой пустой меню функцию «Коды/Значения он нам скажет.
.сделайте следующее:
> под этот вариант. при создании рассылки. — Mail Merge) вручную. = Worksheets(2).Columns(1).End(xlDown).Row ReDim To nRow1 Arr1(i) то делать через : Работа данной хитрой на против каждойВведите точку с запятой,C6077B ячейки справа от полей». Вместо даты Всего нужно сделатьПри сохранении документа слияния
В разделе
Создать Макрос тоже не Для подстановки нужного.В конце все созданные сообщения Arr1(2 To nRow1) = Worksheets(1).Cells(i, 4).Text макрос это понятно,
штуки в экселе
фамилии есть информация, число 2, еще20056 таблицы. В этом образовалось такое поле. шесть легких этапов подключение к источникуФормат строки приветствия > помешает, но хочу окончания к словуДалее следует процесс из
надо: ‘массив л/с первого Next i For только я не одно из требований которая периодически обновляется раз точку с
06.02.2014
случае также таблицыКод менять не будем, действий. данных сохраняется. Выизмените приветствие, еслиНовый документ чтобы работало по «уважаемый/ая» выберем третий 6 этапов (переключениелибо отправить через Outlook листа ReDim Arr2(2 i = 2 понимаю как заставить (есть человек которого в ручную, при запятой, а потом
E3331 приводит к увеличению но допишем форматПервый этап. можете повторно использовать нужно. Для этого
. диапазону, с добавлением пункт между ними - каждому клиенту на To nRow2) For To nRow2 Arr2(i) его определять что не волнует. хоть помощи фильтра+макрос. Из 0, вот так:20056 учетом новых столбцов. даты внутри фигурных
Выберем «Тип документа» документ слияния для выберите приветствие (поНа вкладке месяцев. Если ктоIF…THEN…ELSE с помощью кнопок его e-mail i = 2 = Worksheets(2).Cells(i, 4).Text и куда переносить. ты на листах всех этих столбцов ;2;006.02.2014
Объединение строк – довольно
скобок. — «Письма». следующей массовой рассылки. умолчанию:Рассылки нибудь согласиться научить. В открывшемся затемВперед (Next)
либо распечатать для последующей
To nRow1 Arr1(i) Next i par1
Добавлено через 1 бумаги всё сравнишь, полезных, в данномНажмите клавишу ВВОД, иD534X простой процесс, но
Нажимаем снова правой кнопкойНажимаем внизу этого диалоговогоОткройте документ слияния иУважаемыйв группе творить чудеса, готов окне зададим правило и отправки обычной почтой = Worksheets(1).Cells(i, 4).Text = 0 ‘счетчик минуту 53 секунды а потом в
случае, два. 1. законченная формула приметНиже приведены данные для Объединение столбцов может на этот код окна кнопку «Далее. нажмите кнопку), формат имени получателяНачало слияния немного заплатить. Оригинал подстановки правильного окончанияНазад (Back)либо закинуть в новый Next i For замен par2 =Мне крайне важно эксель вобьёшь), но это ID клиента,
такой вид: оранжевой таблицы. Скопируйте быть сложнее, если и выбираем функцию Открытие документа».Да и конечный знакнажмите кнопку в листе 1, в зависимости от в правом нижнем углу файл, где каждое i = 2 0 ‘счетчик удалений/закрашиваний разобраться как это должно быть всё 2 столбец сВыражение Оранжевая[#Все] означает, что его в том не соответствуют строки «Обновить поле». ПолучилосьВторой этап.
planetaexcel.ru
Как сделать слияние excel в word (квитанция) (Формулы/Formulas)
, когда Word спросит, препинания (по умолчанию:Начать слияние лист2-шаблон. word пример-тоже пола: в области задач). письмо будет отдельным To nRow2 Arr2(i) Dim currFind ‘номер делается, а не в Экселе, к числом (руб.) с нужно просматривать все же листе. После одной таблицы со так.В диалоговом окне нужно ли сохранить запятая).и выберите нужный шаблон.Этап 5. Просмотр писемЭтап 1. Выбор типа листом (разделом) = Worksheets(2).Cells(i, 4).Text строки в которой просто получить готовый тому же второй которым и необходимо
excelworld.ru
ячейки в таблице
Содержание
- Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
- Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
- Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
- Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
- Шаг 4: Проверка результатов
- Шаг 5: Завершение слияния
- Вариант 2: Microsoft Office 2003
- Вопросы и ответы
Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.
Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.
Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью
Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.
Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.
Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel
Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.
Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel
Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.
Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel
По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.
Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.
Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.
Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.
Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word
Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.
- Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.
- На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.
- Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.
На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.
Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».
Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:
-
Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.
- Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.
- В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».
-
Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.
- Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».
- Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.
Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.
Шаг 4: Проверка результатов
После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».
Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.
Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».
Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».
Шаг 5: Завершение слияния
После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».
Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:
- «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.
-
«Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.
Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word
- «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.
Вариант 2: Microsoft Office 2003
В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.
Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.
В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.
- Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».
- В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».
- Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».
- Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.
- В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».
- По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».
- Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».
- Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.
- Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».
- В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.
- Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».
- Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».
- Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.
Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.
Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.
Содержание
- Что такое слияние Excel и Word?
- Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
- Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
- Настройка источника данных
- Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
- Работа с Мастером слияния Word
- Объединение таблицы Ворд и Эксель
- Слияние текстов Ворда и Эксель
- Выводы
Что такое слияние Excel и Word?
Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.
Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:
- Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы.
- Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей.
Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.
Настройка источника данных
После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.
Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.
Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.
На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.
Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.
Работа с Мастером слияния Word
Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).
Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».
Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.
Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.
А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:
- Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.
4 - Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
5 - Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.
6 - Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).
7 - Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».
8 - После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
9
После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты. - Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.
10 - После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.
11
А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.
На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.
После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.
Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.
Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».
В случае с номером клубной карты результат будет такой.
(MERGEFIELD «M__клубной_карты» }
Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.
Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.
{ MERGEFIELD «M__клубной_карты» # «000000» }.
После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.
Код даты вводится так:
{ MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY» }
Теперь все правильно.
На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.
Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.
После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.
Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.
Слияние текстов Ворда и Эксель
Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.
Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.
Выводы
Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.
Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
МЕНЮ САЙТА
КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА ОПРОСЫ |
Слияние данных MS Excel и MS Word
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи. [ Регистрация | Вход ] |
Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word
Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:
- легки в использовании
- малоизвестны
- приносят охрененную пользу
и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.
Применение инструмента
Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.
Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.
Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.
В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.
Что необходимо
В первую очередь нам нужны:
- Документ-шаблон в Word’е
- Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением. )
У меня для примера простенькое письмецо:
Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:
Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».
Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.
- Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
- Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
- Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
- Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
- Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
- Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.
Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.
Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).
Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.
Слияние с использованием таблицы Excel
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Изменение списка рассылки
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.
Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса
Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.
Нажмите кнопку ОК.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись
, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
Нажмите кнопку ОК.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.
Добавьте необходимое поле.
При необходимости повторите шаги 1 и 2.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Слияние документов Word и Excel
Слияние документов Word и Excel
Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.
Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.
Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.
Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
- создадим пустой документ;
- перейдём на вкладку «Рассылки»;
- в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
- выбираем пункт «Обычный документ Word».
Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».
Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.
Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».
Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.
Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.
Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».
Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.
Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».
Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».
Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.
Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.
Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.
Слияние листов в Excel
Просьба к все знающим и всё умеющим не отправлять пользовать поиск, т.к. данная процедура не дала желательного результата
Теперь по существу. Столкнулся с очень не простой задачей суть которой сводится к следующему: Есть некая база набранная в экселе. Это порядка 10 000 строк с фамилиями людей и порядка 5-6 столбцов. Соответственно на против каждой фамилии есть информация, которая периодически обновляется в ручную, при помощи фильтра+макрос. Из всех этих столбцов полезных, в данном случае, два. 1. это ID клиента, 2 столбец с числом (руб.) с которым и необходимо провести манипуляцию. Раз в месяц приносят файл в котором то же около 10 000 фамилий и всего 1 столбец рядом — изменённые данные по столбцу руб. И вот задача заключается в следующем: надо заставить Excel по ID в первом файле находить фамилию во втором и копировать новую информация в изначальный файл, а при условии что не находит либо удалять, либо помечать цветом.
Вот как-то так. Я что-то даже не понимаю с какого бока можно подступиться, да и вообще не уверен, что эксель на это способен. Я и ВПР пробовал — толку мало, фильтром, так как заставить автоматом по порядку значения перебирать, если можно макрос такой прописать, то буду благодарен за инфу, пробовал при помощи проги Excel compare, так там данные находятся, а как заставить заменить тож не понятно. В общем, если у кого есть идеи делитесь.
Добавлено через 8 минут 50 секунд
Да и ещё, если кто-то возьмётся это реализовать, то можно обсудить вопрос размера моей благодарности Только скажу сразу, что это делается не для организации, а для меня лично и оплатить я это смогу относительно моих доходов
Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word
Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:
- легки в использовании
- малоизвестны
- приносят охрененную пользу
и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.
Применение инструмента
Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.
Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.
Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.
В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.
Что необходимо
В первую очередь нам нужны:
- Документ-шаблон в Word’е
- Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением. )
У меня для примера простенькое письмецо:
Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:
Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».
Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.
- Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
- Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
- Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
- Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
- Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
- Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.
Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.
Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).
Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.
В прошлый раз мы рассмотрели возможность рассылки электронных писем с персональными данными с использованием инструмента «Слияние» списку адресатов, взятому из папки контактов Outlook. Ниже я расскажу как с помощью того же элемента «Слияние» создать и распечатать документы с автоматической вставкой данных по каждому клиенту, взятых из таблицы Excel.
Для начала нужно подготовить таблицу с данными. Для этого в верхней строке листа Excel вводим названия полей, и в соответствии с ними заполняем строки по каждому клиенту.
Далее открываем Word и создаем шаблон документа для последующего слияния. В нашем случае это будет простой вывод данных по каждой закупке.
После создания шаблона начинаем слияние. Для этого переходим на вкладку «Рассылки», жмем «Начать слияние» и выбираем пункт «Письма»
Теперь настала очередь выбрать источник данных. Для этого на той же вкладке «Рассылки» жмем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем пункт «Использовать существующий список».
В появившемся окне выбираем нужный файл Excel и жмем «Открыть», далее жмем Ok и в следующем окне выбираем лист Excel, в который мы ввели данные, и еще раз Ok(Рис.4).
Далее в нужные места шаблона вставляем поля слияния из «списка получателей». Для этого устанавливаем курсор на место вставки, жмем «Вставить поле слияния» и выбираем необходимое поле.
В итоге получаем подготовленный документ (Рис.6, Серым выделены поля слияния).
И наконец приступаем к печати. Нажимаем на кнопку «Найти и объединить», выбираем пункт «Печать документов…».
В появившихся окнах выбора страниц для печати и выбора принтера жмем Ok (если, конечно, вам не нужно внести изменения в параметры печати), и получаем документы следующего вида.
Источник: http://blog.depit.ru/ispolzovanye-sliyaniya-v-office/
Как cделать cлияние документов в Word 2007
Вы только что подготовили полноценный документ, который будет направлен большой группе людей. И ты понимаешь, что отправка документа гораздо более ужасная, чем его составление. Создание различных сообщений, копирование одного и того же документа, и ввод разных адресов, съедает много времени.
Хотите узнать, как обмануть и убежать от делания этой работы снова и снова? Если у вас есть Microsoft Word 2007 или более ранняя версия, установленная на вашем ПК или ноутбуке, вы находитесь на правильном пути спасения.
Узнайте, как выполнить слияние и отправку документов и сообщений сразу многим людям, на одном дыхании. Далее, они даже не будут знать, кому Вы ещё отправили одно и то же сообщение. Таким образом, почта будет выглядеть более выгодно с личным именем и адресом для её чтения.
В этой статье приведены простые шаги, которые помогут вам выполнить слияние и облегчить вашу монотонную задачу.
Создание слияния документов в Word 2007
- Откройте документ Microsoft Word и создайте свой шаблон письма для отправки. Это ваш «Основной документ».
- Если вы хотите создать слияние в Microsoft Excel откройте электронную таблицу Excel и вставьте все данные в поля column-wise с заголовками для каждой детали. Каждая строка должна состоять из отдельной записи. Это становится источником данных. Если вы создаете письмо, вам потребуются, только два поля, имя и адрес.
- Перейдите в основной документ, нажмите на кнопку ‘Рассылка’ на вкладке ‘Слияние’ инструментов и выберите ‘Start Mail Merge».
- Следуйте инструкциям, указанным в окне, нажав на кнопку » Step By Step » Mail Merge Wizard’.
- Выберите ‘Письмо’ как тип слияния из нескольких параметров, отображаемых в окне.
- Под предложением выбрать «Начальный документ, нажмите на ссылку», текущий документ будет выбран в качестве начального или основного документа.
- Далее, вы должны выбрать имена и адреса получателей из источника данных. Нажмите на кнопку «Выберите существующий список» и откройте Excel-файл, содержащий данные. Если требуется, измените данные и сохраните документ.
- Теперь вы должны вставить эти поля слияния в документ. Выберите функцию «Вставить поле слияния» и вставьте в поля имена и адреса в письмо. После завершения ввода полей, сохраните документ.
- Сделайте предварительный просмотр документа, чтобы увидеть формат и исправить какие-либо совершённые вами ошибки.
- Нажав на кнопку «Полное слияние», вы получите отдельные буквы, который отображаются на экране.
- Вы можете либо напрямую брать отпечатки всех букв или сохранить их отдельно для дальнейшего использования.
- Аналогично, вы можете создать конверты, наклейки, купоны, письма и факсы, следуя той же процедуре.
Выполните следующие инструкции, чтобы освоить создание слияния в Word 2007. Работая в нём практически, вы сможете очистить все ваши сомнения, если таковые имеются, и сделать правильное слияние документов в Word.
Источник: https://kompkimi.ru/programms-2/ofisnye-programmy/kak-cdelat-cliyanie-dokumentov-v-word-2007
Информационные технологии в подготовке научных публикаций
Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.
Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.
Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке «Рассылки».
Настройка основного документа
Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Начать слияние» и тип документа, который нужно создать.
- Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.
- Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.
- Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).
- Каталог или папка — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Подключение документа к источнику данных
Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом.
Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ.
Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel.
- На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Выбрать получателей», а далее один из пунктов:
- «Контакты Outlook», если нужно использовать список контактов приложения Outlook,
- «Использовать существующий список» при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне «Выбор источника данных».
- «Создание списка», если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
Уточнение списка получателей или элементов
В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.
Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выбирают команду «Изменить список».
В диалоговом окне «Адресаты слияния» выполняют одно из следующих действий:
- «Выделение отдельных записей». Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
- «Сортировка записей». Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
- «Фильтрация записей». Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)
После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных.
При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле.
Поля добавляют одной из команд группы «Составление документа и вставка полей» на вкладке «Рассылки»:
- «Блок адреса» – позволяет добавить элементы адреса
- «Строка приветствия» – позволяет сформировать строку с обращением по имен и или фамилии
Примечание: Если появится диалоговое окно «Подбор полей», значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.
«Вставить поле слияния» – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям.
Предварительный просмотр результатов слияния
Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду «Просмотреть результаты» в группе «Просмотреть результаты» вкладки «Рассылки».
Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись» в группе «Просмотр результатов». Конкретный документ можно выбрать с помощью команды «Найти получателя».
Получатели также могут быть определены в соответсвии сопределеннными критериями, для чего используются фильтры.
Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно «Адресаты слияния», позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке «Рассылки» в группе «Начать слияние» необходимо выбрать пункт «Изменить список получателей». Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (« »), окружающие поле).
Завершение слияния
Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.
На вкладке «Рассылки» в группе «Завершение» необходимо выбрать пункт «Завершить и объединить», а затем выполнить «Печать документов» – если результаты слияния необходимо распечатать.
«Изменить отдельные документы» – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов.
Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.
Источник: https://kito.bspu.by/admin-panel/vendor/kcfinder/upload/files/project_14/merger.html
Как сделать слияние с Word документом
Что делает макрос: Одним из наиболее востребованных форм интеграции Word с почтой — это слияние. В большинстве случаев рассылки писем относятся к процессу создания одного письма илидокумента, а затем его сочетание с отдельным документом, содержащим их имена и адреса.
Например, предположим, что у вас есть список клиентов, и вы хотите, составить письмо с каждым клиентом. При помощи слияния, вы можете написать письмо один раз, а затем запустить функцию слияния в Word, чтобы автоматически создалось письмо для каждого клиента, прикрепляя соответствующий адрес, имя и другую информацию для каждой буквы.
Для автоматизации, вы можете использовать макрос для имитации функции почтового слияния из Excel.
Как макрос работает
Идея относительно проста. Вы начинаете с шаблоном, который содержит закладки, идентифицирующие каждый элемент контактной информации.
После того, как шаблон готов, идея состоит в том, чтобы просто перебрать каждого в списке контактов, выбираясоставные части их контактной информации в соответствующие закладки.Одним из образцов является документ под названием MailMerge.
docx. Это документ имеет все закладки, необходимые для запуска примеров кода, показанного здесь.
Обратите внимание, что вам нужно будет установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Word.
Код макроса
Sub SliyanieSWord()
‘Шаг 1: Объявляем переменные
Dim wd As Word.Application
Dim wdDoc As Word.Document
Dim MyRange As Excel.Range
Dim MyCell As Excel.
Range
Dim txtAddress As String
Dim txtCity As String
Dim txtState As String
Dim txtPostalCode As String
Dim txtFname As String
Dim txtFullname As String
‘Шаг 2: Запустите Word и добавьте новый документ
Set wd = New Word.Application
Set wdDoc = wd.Documents.Add
wd.
Visible = True
‘Шаг 3: Установите диапазон вашего списка контактов
Set MyRange = Sheets(«Список контактов»).Range(«A5:A24»)
‘Шаг 4: Начните цикл через каждую ячейку
For Each MyCell In MyRange.Cells
‘Шаг 5: Присвойте значения каждому компоненту буквы
txtAddress = MyCell.Value
txtCity = MyCell.Offset(, 1).Value
txtState = MyCell.Offset(, 2).
Value
txtPostalCode = MyCell.Offset(, 3).Value
txtFname = MyCell.Offset(, 5).Value
txtFullname = MyCell.Offset(, 6).Value
‘Шаг 6: Вставьте структуру шаблона документа
wd.Selection.InsertFile _
ThisWorkbook.Path & «» & «MailMerge.docx»
‘Шаг 7: Заполните каждую соответствующую закладку с соответствующим ‘значением
wd.Selection.
Goto What:=wdGoToBookmark, Name:=»Покупатель»
wd.Selection.TypeText Text:=txtFullname
wd.Selection.Goto What:=wdGoToBookmark, Name:=»Адрес»
wd.Selection.TypeText Text:=txtAddress
wd.Selection.Goto What:=wdGoToBookmark, Name:=»Город»
wd.Selection.TypeText Text:=txtCity
wd.Selection.Goto What:=wdGoToBookmark, Name:=»Регион»
wd.Selection.TypeText Text:=txtState
wd.Selection.
Goto What:=wdGoToBookmark, Name:=»Индекс»
wd.Selection.TypeText Text:=txtPostalCode
wd.Selection.Goto What:=wdGoToBookmark, Name:=»Имя»
wd.Selection.TypeText Text:=txtFname
‘Шаг 8: Очистить все оставшиеся закладки
On Error Resume Next
wdDoc.Bookmarks(«Адрес»).Delete
wdDoc.Bookmarks(«Покупатель»).Delete
wdDoc.Bookmarks(«Город»).Delete
wdDoc.Bookmarks(«Регион»).Delete
wdDoc.
Bookmarks(«Имя»).Delete
wdDoc.Bookmarks(«Индекс»).Delete
‘Шаг 9: Перейти до конца, вставить новую страницу и начать со следующей ‘ячейки
wd.Selection.EndKey Unit:=wdStory
wd.Selection.InsertBreak Type:=wdPageBreak
Next MyCell
‘Шаг 10: Установить курсор на начало и очистить память
wd.Selection.HomeKey Unit:=wdStory
wd.Activate
Set wd = Nothing
Set wdDoc = Nothing
End Sub
Как этот код работает
Шаг 1 объявляет четыре переменные:
- wd переменная объекта, которая выставляет объект Word Application,
- wdDoc является переменной объекта, которая выставляет объект Word Document,
- MyRange содержит диапазон, определяющий список контактов,
- MyCell используется для передачи значений ячеек в строковые переменные.
Мы также объявляем шесть строковых переменных. Каждый из них имеет компонент — часть информации для каждого контакта в списке контактов.
- Этот шаг открывает Word с пустым документом. Обратите внимание, что мы устанавливаем свойство Visible приложения Word, значение True.
- Шаг 3 определяет каждый контакт в списке контактов. Обратите внимание, что этот диапазон выбирает только первый столбец в таблице контактов. Это происходит потому, что каждая ячейка в диапазоне должна быть передана в индивидуальном порядке к строковым переменным. Выбор только первого столбца дает нам одну ячейку в строке. С этой одной ячейке, мы можем легко настроить курсор вправо или влево, чтобы захватить ячейки вокруг него.
- Этот шаг запускает цикл по каждому контакту, как это определено в установленном диапазоне на шаге 3.
- Шаг 5 использует метод Offset в Excel, чтобы захватить значение каждого поля в конкретной строке. Начнем с диапазона, определенного на шаге 3 (первый столбец в спискеконтактов). Затем мы используем Offset для перемещения курсора на определенное число столбцов вправо, чтобы захватить данные в каждом соответствующем поле. Как просмотрено каждое поле, мы относим их значения соответствующей переменной строки.
- На шаге 6 мы вводим существующий шаблон в пустой документ в Word. Это равносильно копированию структуры нашего шаблона и вставки его в пустой документ.
- Шаг 7 присваивает значение каждой переменной строки в соответствующей закладке. Как видите в коде, этот шаг выбирает закладку по имени, а затем изменяет текст на значение назначенной переменной строки.
- Цель в шаге 8 удалить любые беспризорные закладки. Если какие-либо закладки задерживаются, мы получаем дубликаты закладок процедура перебирает каждую ячейку.
- На данный момент в коде, мы создали документ для одного контакта в нашем списке контактов. Идея состоит в том, чтобы создать новый пустой документ, чтобы мы могли выполнить ту же процедуру для следующего контакта. Вставка разрыва страницы эффективно создает новый пустой документ. Затем возвращаемся обратно к шагу 5, где мы собираем контактную информацию для следующей строки в списке. Затем на шаге 6, вставьте чистый шаблон (в комплекте с закладками) в новую страницу. И, наконец, мы присваиваем значения в закладки и очищаем. For … Next цикл гарантирует, что этот цикл повторится для каждой строки в списке контактов.
- Шаг 10 очищает память
Как использовать
Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:
- Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11.
- Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта.
- Выберите Insert➜Module.
- Введите или вставьте код.
Источник: https://excelpedia.ru/makrosi-v-excel/sliyanie-s-word
Содержание
- С помощью формул
- Сначала работаем с документом Word
- Слияние с использованием таблицы Excel
- Этап 1. Подготовка данных в Excel для слияния
- Этап 2. Запуск слияния
- Этап 3. Вставка поля слияния
- Простые макросы для отправки
- Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция
- Если таблицы неодинаковые или в разных файлах
- Встроенная отправка
- Информационные технологии в подготовке научных публикаций
- Подключение документа к источнику данных
- Уточнение списка получателей или элементов
- Как cделать cлияние документов в Word 2007
- Заключение
С помощью формул
Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:
Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.
Самый простой способ решения задачи “в лоб” – ввести в ячейку чистого листа формулу вида
=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3
которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.
Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:
=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)
Фактически – это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.
Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:
- Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
- Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
- Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.
Слияние с использованием таблицы Excel
Смотрите такжеНа этом этапе мы документа.В терминах Microsoft Office Next i par1 найден нужный л/с вариант. Пытливый русский файл принисут точно провести манипуляцию. Раз “Оранжевая”. Число 2 его вставки в строками в другойЕсли в письме, документе «Выбор документа» ставим подключение.и
-
тип слияния.
-
Слияние используется для создания
-
уже можем предварительно
На этом шаге пользователь такая процедура называется = 0 ‘счетчик For i = ум так сказать Екселевский и ни в месяц приносят
Этап 1. Подготовка данных в Excel для слияния
означает, что нужно лист, нажмите клавиши таблице. С помощью нужно написать номер, – «Текущий документ».Создание и отправка массовой
В разделеНажмите кнопку нескольких документов одновременно. просмотреть результаты слияния,
-
должен выбрать типСлиянием (Mail Merge) замен par2 = nRow1 To 2Toxa33rus кто заморачиваться не файл в котором взять значение из Ctrl + T функции ВПР, можно
-
чтобы перед цифрами Т.к. мы открыли рассылки, наклеек иСтрока приветствия для неправильно
-
Выбрать получателей В этих документах используя кнопки со тех документов, которые. Поехали… 0 ‘счетчик удалений/закрашиваний Step -1 currFind: Это уже хуже.
-
станет. то же около второго столбца, а можно преобразовать в
-
избежать проблем выравнивания. были нули, то мастер слияния на конвертов с помощью заданных имен получателейи выберите вариант
одинаковые макет, форматирование, стрелками. При необходимости,
-
он хочет получитьТаблица со списком клиентов par3 = 0 = FindID(Arr2, Arr1(i)) если Вы неФамилии могут совпадать 10 000 фамилий 0 — что возвращать таблицу, а затемВ приведенном ниже примере,
-
код допишем так. странице Word, на слияниявыберите один из
Этап 2. Запуск слияния
-
Использовать существующий список текст и графика. также, можно исключить на выходе после для рассылки должна удовлетворять ‘счетчик добавленных строк If currFind >
-
понимаете, то другие-то 10 000 человек и всего 1 значение следует только переименовать таблицу оранжевый. вы увидите двух #‘’000000” – сколько которой написали шаблон
-
Слияние почты — бесплатное 10-минутное вариантов.. Различаются и индивидуально любого получателя из
-
слияния. Наш вариант нескольким простым условиям: Dim currFind ‘номер 0 Then ‘нашли как поймут
-
там одних ивановых столбец рядом - в случае точногоНомер заказа таблиц, которые ранее
цифр в номере, бланка. И хотим обучающее видеоНажмите кнопкуПерейдите к своей электронной
настраиваются только определенные
списка. -
-
Шапка таблицы должна быть строки в которой строку с нов.
-
Чур я первый. 2 десятка ID изменённые данные по совпадения.Код продажи были имена других включая нули впереди
заполнить данными этотСлияние ExcelОК таблице Excel и разделы каждого документа.Этап 6. Завершение слиянияПисьма простой – одна найден нужный л/с знач. Worksheets(1).Cells(i, 8).Value
Этап 3. Вставка поля слияния
Skandalius всем присвоенны изначально столбцу руб. ИОбратите внимание: Excel заполняетРегион новыми именами: «Синий»
нули, столько нулей бланк – текущий– это когда
-
. нажмите кнопку С помощью слиянияНа завершающем этапе возможны(Letters) строка с уникальными For i = = Worksheets(2).Cells(currFind, 6).Value
-
: Прошу прощения, что фамилии нет не вот задача заключается ячейки вниз по
-
20050 и «Оранжевая». В и ставить в
-
документ. данные из таблицыВ менюОткрыть в Word можно
несколько вариантов:, если мы хотим названиями столбцов (без
-
nRow1 To 2 par1 = par1 не выложил вчера все, какие-то добавляются, в следующем: надо этому столбцу, используя447 таблице синий каждая
-
коде.Нажимаем кнопку «Далее. Выбор Excel переносятся в
-
Файл. создавать такие документы,Нажатие ссылки на выходе отправить повторений и пустых Step -1 currFind + 1 Else файлы, произошла заминочка. какие-то исчезают. Рубли заставить Excel по
формулу ВПР.
-
Запад строка представляет собойНажимаем кнопку в получателей». любой документ, бланк,
-
-
выберите командуЕсли Word предложит, выберите как наклейки, письма,
-
Печать (Print) созданные письма на ячеек). = FindID(Arr2, Arr1(i)) ‘не нашли ‘Worksheets(1).Row(i).Delete
Ближайшее время они надо заменять. ID в первом
-
Вернитесь к шагу 3, но20051 элемент строки для мастере слияния «Далее.Третий этап. таблицу в Word.СохранитьЛист1$
-
конверты и сообщения приведет к немедленной отправке принтер илиВ таблице не должно быть If currFind > ‘удаляем строку Worksheets(1).Range(“A” тут появятсяТо что вам файле находить фамилию в этот раз
-
398 заказа. Итак, код Завершение слияния».У нас ужеСлияние
-
. > электронной почты. В всех результатов слиянияЭлектронное сообщение (E-mail)
объединенных ячеек. 0 Then ‘нашли & i &Не совсем понял кажется не лишено во втором и начните вводить такуюЮг заказа 20050 состоитШестой этап. есть список получателейExcel иВставка данных из электронной
Простые макросы для отправки
Отправка макросом гораздо проще. Открываем редактор Visual Basic через меню Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic (Tools – Macro – Visual Basic Editor), вставляем новый модуль в меню Insert – Module и копируем туда текст этих двух макросов:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="vasya@pupkin.com", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Copy With ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="vasya@pupkin.com", Subject:="Лови файлик" .Close SaveChanges:=False End With End Sub
После этого скопированные макросы можно запустить в меню Сервис – Макрос – Макросы (Tools – Macro – Macros). SendWorkbook отправляет на заданный адрес всю текущую книгу, а SendSheet – Лист1 как вложение.
При запуске макроса Excel будет обращаться к Outlook, что вызовет появление вот такого сообщения безопасности на экране:
Дождитесь, пока кнопка Разрешить станет активной и нажмите ее, чтобы подтвердить свою отправку. После этого созданные автоматически сообщения будут помещены в папку Исходящие и отправятся получателям при первом запуске Outlook или, если он у вас запущен, непосредственно сразу же.
Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция
Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.
Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).
Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).
В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).
В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.
Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).
После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».
Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).
Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать»
Если таблицы неодинаковые или в разных файлах
Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.
Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:
Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы – у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.
Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:
- Заранее откройте исходные файлы
- Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
- Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные – Консолидация (Data – Consolidate). Откроется соответствующее окно:
- Установите курсор в строку Ссылка (Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить (Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
- Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:
Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен(Use labels). Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.
После нажатия на ОК видим результат нашей работы:
Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:
Встроенная отправка
Если у вас еще старый добрый Excel 2003, то все просто. Открываете нужную книгу/лист и выбираете в меню Файл – Отправить – Сообщение (File – Send To – Mail Recipient). Откроется окошко, в котором можно выбрать один из двух вариантов отправки:
В первом случае текущая книга будет добавлена в сообщение как вложение, во втором – содержимое текущего листа попадет прямо в текст сообщения как текстовая таблица (без формул).
Кроме этого в меню Файл – Отправить (File – Send To) есть еще несколько более экзотических вариантов отправки:
- Сообщение (для ознакомления) (Mail Recipient for Review) – отправляется вся книга целиком и при этом для нее включается отслеживание изменений, т.е. начинает явно фиксироваться – кто, когда и в каких ячейках какие изменения производил. Отобразить внесенные изменения потом можно в меню Сервис – Исправления – Выделить исправления (Tools – Track changes – Highlight changes)или на вкладке Рецензирование – Исправления (Reveiw – Track Changes) Выглядеть это будет примерно так:
Цветные рамочки помечают изменения, внесенные в документ (для каждого пользователя – свой цвет). При наведении мыши всплывает похожее на примечание окошко с подробным описанием кто, что и когда изменил в этой ячейке. Весьма удобно для рецензирования документов, когда, например, вы правите отчет своих подчиненных или шеф правит ваш. - По маршруту (Routing Recipient) – сообщение, куда будет вложена ваша книга, отправится по цепочке получателей, каждый из которых автоматически будет пересылать его дальше, как эстафетную палочку. При желании можно задать, чтобы в конце цепочки сообщение вернулось к вам обратно. Можно включить режим отслеживания изменений, чтобы видеть правки, внесенный каждым человеком в цепочке.
В новых Excel 2007/2010 ситуация немного другая. В этих версиях для отправки книги по почте нужно выбрать кнопку Офис (Office Button) или вкладку Файл (File) и команду Отправить (Send). Далее, пользователю предлагается набор вариантов отправки:
Обратите внимание на то, что в новых версиях исчезла возможность отправки отдельного листа книги, вставленного в тело письма – как это было в Excel 2003 и старше. Осталась только возможность отправить весь файл целиком. Зато появилась полезная возможность отправлять в известном формате PDF и менее известном XPS (аналог PDF, но не требует Acrobat Reader для чтения – открывается прямо в Internet Explorer). Команду отправки книги для ознакомления можно вытащить как дополнительную кнопку на панель быстрого доступа через Файл – Параметры – Панель быстрого доступа – Все команды – Отправить на проверку (File – Options – Quick Access Toolbar – All Comands – Send for Review).
Информационные технологии в подготовке научных публикаций
Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.
Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.
Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке «Рассылки».
Настройка основного документа
Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Начать слияние» и тип документа, который нужно создать.
- Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.
- Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.
- Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).
- Каталог или папка — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Подключение документа к источнику данных
Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом.
Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ.
Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel.
- На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Выбрать получателей», а далее один из пунктов:
- «Контакты Outlook», если нужно использовать список контактов приложения Outlook,
- «Использовать существующий список» при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне «Выбор источника данных».
- «Создание списка», если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
Уточнение списка получателей или элементов
В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.
Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выбирают команду «Изменить список».
В диалоговом окне «Адресаты слияния» выполняют одно из следующих действий:
- «Выделение отдельных записей». Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
- «Сортировка записей». Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
- «Фильтрация записей». Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
Как cделать cлияние документов в Word 2007
Вы только что подготовили полноценный документ, который будет направлен большой группе людей. И ты понимаешь, что отправка документа гораздо более ужасная, чем его составление. Создание различных сообщений, копирование одного и того же документа, и ввод разных адресов, съедает много времени.
Хотите узнать, как обмануть и убежать от делания этой работы снова и снова? Если у вас есть Microsoft Word 2007 или более ранняя версия, установленная на вашем ПК или ноутбуке, вы находитесь на правильном пути спасения.
Узнайте, как выполнить слияние и отправку документов и сообщений сразу многим людям, на одном дыхании. Далее, они даже не будут знать, кому Вы ещё отправили одно и то же сообщение. Таким образом, почта будет выглядеть более выгодно с личным именем и адресом для её чтения.
В этой статье приведены простые шаги, которые помогут вам выполнить слияние и облегчить вашу монотонную задачу.
Создание слияния документов в Word 2007
- Откройте документ Microsoft Word и создайте свой шаблон письма для отправки. Это ваш «Основной документ».
- Если вы хотите создать слияние в Microsoft Excel откройте электронную таблицу Excel и вставьте все данные в поля column-wise с заголовками для каждой детали. Каждая строка должна состоять из отдельной записи. Это становится источником данных. Если вы создаете письмо, вам потребуются, только два поля, имя и адрес.
- Перейдите в основной документ, нажмите на кнопку ‘Рассылка’ на вкладке ‘Слияние’ инструментов и выберите ‘Start Mail Merge».
- Следуйте инструкциям, указанным в окне, нажав на кнопку » Step By Step » Mail Merge Wizard’.
- Выберите ‘Письмо’ как тип слияния из нескольких параметров, отображаемых в окне.
- Под предложением выбрать «Начальный документ, нажмите на ссылку», текущий документ будет выбран в качестве начального или основного документа.
- Далее, вы должны выбрать имена и адреса получателей из источника данных. Нажмите на кнопку «Выберите существующий список» и откройте Excel-файл, содержащий данные. Если требуется, измените данные и сохраните документ.
- Теперь вы должны вставить эти поля слияния в документ. Выберите функцию «Вставить поле слияния» и вставьте в поля имена и адреса в письмо. После завершения ввода полей, сохраните документ.
- Сделайте предварительный просмотр документа, чтобы увидеть формат и исправить какие-либо совершённые вами ошибки.
- Нажав на кнопку «Полное слияние», вы получите отдельные буквы, который отображаются на экране.
- Вы можете либо напрямую брать отпечатки всех букв или сохранить их отдельно для дальнейшего использования.
- Аналогично, вы можете создать конверты, наклейки, купоны, письма и факсы, следуя той же процедуре.
Выполните следующие инструкции, чтобы освоить создание слияния в Word 2007. Работая в нём практически, вы сможете очистить все ваши сомнения, если таковые имеются, и сделать правильное слияние документов в Word.
Заключение
Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку.
Источники
- https://www.planetaexcel.ru/techniques/2/138/
- https://biz-iskun.ru/sliyanie-dokumentov-v-word-i-excel.html
- https://my-excel.ru/voprosy/kak-sdelat-slijanie-excel-i-excel.html
- https://www.planetaexcel.ru/techniques/3/48/
- https://iiorao.ru/excel/kak-sdelat-sliyanie-dokumentov-v-excel.html