Количество материалов в excel

На данном ресурсе достаточно много статей про учет расходов финансовых, но не хватает учета отдельно материалов или материалов и финансов вместе. Поэтому я решила поделиться своим опытом учета самих расходных материалов, в данной статье именно их количества. Часто возникают ситуации, когда не знаешь хватит ли материала на заказ или нет, и сколько нужно докупить. Я веду в одном файле MS Excel учет количественный и учет стоимости. В данной статье расскажу только о самом простом количественном учете, если будет много заинтересованных, то продолжу написание статей с более подробным учетом количественным и потом дополню как внедрить учет финансовый в эту же систему.
Я покажу как создавать файл с «0», чтобы можно было использовать статью как пошаговую инструкцию.
Создаем файл со следующими вкладками:
Материалы — тут будет вестись учет поступлений, расходов и остатков материалов.
Заказы/Изделия — тут будет вестись учет расхода материалов по заказам или по изделиям, смотря кто как работает на заказ или продает готовые работы.
Теперь пройдемся по вкладкам по каждой отдельно.
Материалы. Создаем таблицу с колонками:
Номер — просто порядковый. Можно и не делать.
Материал — полное наименование материала.
Наименование — класс или вид материала.
Размер — размер материалов.
Характеристика — качества, форма или т.п.
Цвет — цвет.
Эти колонки каждый может делать исходя из своих потребностей, может их быть меньше, может больше, тут на вкус и цвет как говорится.
Поступление, расход, остатки, сами за себя говорят.

Теперь пропишем несколько формул. В столбце В прописываем следующую формулу: =C4&»_»&D4&»_»&E4&»_»&F4.

Где C4, D4, E4, F4 это колонки справа от столбца В, выделены цветом, зависит сколько у вас будет характеристик, все нужно внести в формулу.

Далее растягиваем формулу на все строки.

В столбце I пишем формулу поступление минус расход, I=G-H.

Заполним несколько строк для примера. Благодаря формулам столбец В «подтягивает» полное наименование материала с характеристиками. Столбец I показывает актуальное количество материалов.

Если у вас большое количество разнообразных материалов, то легко можно вбить 2 строки с одними и теми же параметрами и не заметить. Для примера я ввела одинаковые данные под номерами 3 и 8.
Давайте сразу обезопасим себя от таких случаев. Выделяем весь столбец В.

Далее идем в меню условное форматирование:
Для русской версии:

И для английской версии:

Далее либо меняем цветовую гамму справа, либо сразу нажимаем ОК.

Не обращаем внимание на окрашенные пустые строки. А строки 3 и 8 видим, что нужно отредактировать и поставить поступление в одну строку. Удаляем данные из столбцов с С по G, и исправляем количество в строке 3.
Теперь все верно и дубликатов нет.

Переходим к вкладке заказы/изделия.
Создаем таблицу:

Заполним для наглядности несколько строк. Здесь нужно учесть, что столбец С заполняется в строгом соответствии со столбцом В из первой вкладки. Чтобы избежать ошибки нужно просто копировать полное наименование используемого материала с того листа. Перейдем на первую вкладку и скопируем столбец B. У меня программа на английском, но думаю тут проблем не должно возникнуть, действия как на картинке или просто ctrl+c.

Переходим к нашей рабочей вкладке и вставляем наименование материала как значение. Вот 2 простых способа как это сделать, значок одинаковый в любой версии программы. Правой кнопкой мышки в ячейке и выбор вставки как значение, или специальная вставка и выбор вставки как значение.

Либо в левом верхнем углу в меню вставки.

Важно! ctrl+v нельзя использовать, так как у вас скопируется формула.
Далее заполняем столбец D.

Теперь напишем чуть более сложные формулы для первой вкладки.
Столбец расход. Пишем = и функцию SUMIF (или СУММЕСЛИ для русского Excel) и щелкаем 2 раза мышкой.

Появляется начало формулы, давайте зададим нужные нам параметры. Нажимаем на вставку функции в верхней части меню, над таблицей (буду чаще оперировать своими словами, а то сложно писать для обоих версий Excel названия функций, но все будет подкреплено картинками):

Получаем таблицу с параметрами:

=SUMIF(range, criteria [sum_range]) — английская версия
=СУММЕСЛИ(диапазон; условие; [диапазон_суммирования]) — русская версия
Выбираем диапазон.

Переходим на вкладку заказы.
Выбираем весь столбец С.

Нажимаем Enter. Выбираем следующий критерий:

Выбираем ячейку В1 на закладке материалы.

Нажимаем Enter. Выбираем следующий критерий:

Переходим на вкладку заказы
Выбираем весь столбец D. Нажимаем Enter.

Нажимаем ОК в меню функций.

Растягиваем формулу до конца таблицы по столбцу расхода.
Немного подробнее о том, что мы сделали. Мы задали критерий, чтобы расходы на странице заказов одного и того же материала даже в разные даты и по разным изделиям суммировались в одну сумму на вкладке материалы. Покажу на практике:
Мы видим, что расход данного материала был 2 раза, 2 шт и 1 шт.

Теперь перейдем на вкладку материалы. Мы видим, что оба расхода суммировались по одному материалу.

Теперь, как только будет внесена информация по расходу материала, мы сможем увидеть актуальную информацию по остаткам.
В целом все готово. Но для удобства можно сделать еще пару операций. Например в столбце остатки — условное форматирование для отрицательных чисел. Можем разобрать эти улучшения в отдельной статье.
Минусы данного учета. Очень скурпулезно нужно вести поступления материалов. Трудно отследить что все внесено (как это сделать будет в следующих статьях если интересно).
Плюсы. Всегда актуальные остатки по материалам. Так же немного остановлюсь на фильтрах (оказывается мало кто ими пользуется, хотя очень удобная вещь). Благодаря подробным характеристикам материалов, можно легко фильтровать информацию по материалам. Выделяем заголовок таблицы, идем на вкладку Данные, нажимаем включить фильтры (воронка).

Теперь появились выпадающие списки по всем ячейкам. Они содержать все значения строк в каждой колонке. Если текст то по алфавиту, если цифры, то от меньшего к большему.
Перед походом в магазин удобно заглянуть каких же материалов не осталось совсем. Нажимаем стрелку в остатках и оставляем галочку только где 0, нажимаем ОК.

Получаем позиции, которых не осталось.

Захотелось чего-то красного натворить, выбрали в колонке цвет все красные оттенки и видим из чего можно творить. Нашли отличную схему для бусин определенного размера, отсортировали по размеру, возможности позволяют.
Еще пара замечаний о фильтрах. Чтобы вернуться к полной таблице необходимо очистить фильтры, то есть нажать сюда:

Часто файл закрывают не отключив фильтры, а когда в след раз открывают, то пугаются, что пропала часть таблицы. Если фильтры включены, то номера строк Excel будут синими и с пропусками, отключите фильтры и вернетесь к полной таблице.

Ну вот пожалуй, для первого раза информации достаточно, надеюсь статья будет полезной.
С наилучшими пожеланиями, Анна.

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Шаблоны для отслеживания личных или коммерческих запасов

Скачайте бесплатный шаблон запасов для личного или коммерческого использования. Используйте его для удобного отслеживания личных и домашних запасов, оборудования, продуктов и основных средств. С помощью шаблонов запасов Excel, например калькулятора амортизации основных средств, списка складских запасов, листа учета наличных запасов или перечня домашнего имущества, вы улучшите управление своим имуществом.

Шаблон запасов Excel для склада может предоставлять определенные сведения о наличных и заказанных позициях, включая время повторного заказа, количество повторного заказа и отмененные позиции. Шаблон запасов Excel содержит все необходимые данные об имеющемся оборудовании, включая инвентарный номер, физическое состояние и финансовый статус.

Личное имущество можно указать в шаблоне запасов Excel, чтобы отслеживать модель и серийные номера, дату покупки и цену для целей владения и страхования. Выбирайте из большого набора шаблонов запасов, чтобы найти подходящий вам стиль и визуальные элементы.

Это материал служит продолжением серии моих предыдущих статей по эффективному управлению товарными запасами. Сегодня мы разберем тему, как в excel вести учет товара. Как в одну таблицу excel свести товарные остатки, заказы, ранее заказанные товары, АВС анализ и так далее.

Несомненно, эту статью можно рассматривать, как отдельный материал для учета и планирования товара и его запасов в excel. Я постараюсь все наглядно и просто показать, избегая макросов.

Содержание:

• Excel, как отличный инструмент учета товара
• Как в excel вести учет товара, самый простой шаблон
• Как в excel вести учет товара с учетом прогноза будущих продаж
• Расстановка в excel страхового запаса по АВС анализу
• Учет в excel расширенного АВС анализа

Аналитика в Excel

Итак, все начинается даже не с аналитики, а просто с упорядочивания данных по товарам. Excel, это отличный инструмент, для подобных задач. Лучшего пока не придумали. По крайней мере для малого и среднего бизнеса, это самый эффективный и доступный метод ведения товарных остатков, не говоря об аналитике запасов, АВС анализа, прогноза будущих закупок и так далее.

Мы начнем с самого простого. Затем будет углубляться и расширять возможности ведения товарного учета в excel. Каждый выберет, на каком уровне будет достаточно для своей работы.

Как в Excel вести учет товара, простой шаблон

Начинаем с самого простого, а именно с того, когда организация собирает заявки с магазинов и нужно свести заказы воедино, сделать заказ поставщику.  (см. рис 1)

В столбце Е, с помощью простой  формулы мы сведем заявки с наших разных клиентов. Столбец F, это наш нескончаемый остаток или страховой запас. В столбец G мы получим данные, сколько нам потребуется заказать поставщику исходя из наших остатков, заявок магазинов и страхового запаса.

Синяя стрелка указывает на закладки, где «Заказчик 1», «Заказчик 2» и так далее. Это заявки с наших магазинов или клиентов, см рис 2 и рас. 3. У каждого заказчика свое количество, в нашем случае, единица измерения — в коробах.

Теперь мы можем рассмотреть, как в excel вести учет товара, когда требуется свести заявки в одну таблицу. С помощью простой формулы, в первую очередь, мы сводим все заявки с магазинов в столбец Е., см рис 4.

=(‘заказчик 1′!D2+’заказчик 2’!D2)

Протягиваем формулу вниз по столбцу Е и получаем данные по всем товарам. см. рис 5. Мы получили сводную информацию со всех магазинов. (здесь учтено только, 2 магазина, но думаю, суть понятна)

Теперь у нам остается учесть товарные остатки, и заданный минимальный страховой запас для того, что бы сделать заказ поставщику на нужное нам количество. Также прописываем простую формулу:

=(D2-E2)-F2

протягиваем формулу вниз по столбцу и получаем к заказу поставщику  1 короб по муке предпортовой. По остальным товарам есть достаточный товарный запас.

Обратите внимание, что F (страховой запас) мы также вычли из остатка, что бы он не учитывался в полученных цифрах к заказу.

Повторюсь, здесь лишь суть расчета.

Мы понимаем, что заказывать 1 короб, наверное нет смысла. Наш страховой запас, в данном случае не пострадает из-за одной штуки.

Теперь, мы переходим к более сложным расчетам, когда мы будем основываться на анализе продаж прошлых периодов, с учетом расширенного АВС анализа, страхового запаса, товаров в пути и так далее.

Как в Excel вести учет товара на основе продаж прошлых периодов

Как управлять складскими запасами и строить прогноз закупок в Excel основываясь на продажах прошлых периодов, применяя АВС анализ и другие инструменты, это уже более сложная задача, но и гораздо более интересная.

Я здесь также приведу суть,  формулы, логику построения управления товарными запасами в Excel.

Итак, у мы выгружаем с базы средние продажи в месяц. Пока в данном варианте будем считать, что они стабильны.

Далее их подтягиваем средние продажи в столбец G нашего планировщика, то есть в сводный файл.

Делаем это с помощью формулы ВПР.

=ВПР(A:A;’средние продажи в месяц’!A:D;4;0)

Суть этой формулы заключается в том, что требуемые данные подтягиваются по уникальному коду или другому значению, не зависимо от того, в каком порядке они находятся в источнике денных.

Также мы можем подтянуть и другие требуемые данные, например нужную нам информацию, что уже везется нам поставщиком, как товары в пути. Мы их также обязательно должны учесть.

В итоге, у нас получается вот такая картина:

Первое. Средние продажи в месяц, мы превратили, в том числе для удобства в средние продажи в день, простой формулой = G/30,5 (см. рис 9). Средние продажи в день — столбец H

Второе. Мы учли АВС анализ по товарам. И ранжировали страховой запас относительно важности товара по рейтингу АВС анализа. (Эту важную и интересную тему по оптимизации товарных запасов мы разбирали в предыдущей статье)

По товарам рейтинга А, (где А — наиболее прибыльный товар) мы заложили страховой запас в днях относительно средних дневных продаж в 14 дней. Смотрим первую строку и у нас получилось:

3 коробки продажи в день *14 дней продаж = 42 дня. (41 день у нас потому, что Excel округлил при расчете 90 коробов в месяц/30,5 дней в месяце). См. формулу

=(H2*14)

Третье. По рейтингу товара В, мы заложили 7 дней страхового запаса.  См рис 11.  ( По товарам категории С мы заложили страховой запас всего 3 дня)

Вывод

Таким образом, сахарного песка (см. первую строчку таблицы) мы должны заказать 11 коробов. Здесь учтены 50 коробов в пути, 10 дней поставки при средних продажах 3 короба в день).

Товарный остаток 10 коробов + 50 коробов в пути = 60 коробов запаса. За 10 дней продажи составят 30 коробов (10*3). Страховой запас у нас составил 41 короб. В итоге, 60 — 30 — 42 = минус 11 коробов, которые мы должны заказать у поставщика.

Для удобства можно (-11) умножить в Ecxel на минус 1. Тогда у нас получиться положительное значение.

Конечно, здесь показал только образец и суть как вести учет товара и запасов в Excel. Но уже большой шаг вперед относительно субъективных ощущений и возможностей небольших предприятий. И все можно детализировать и уточнять. В следующей главе мы рассмотрим это.

Складской учет товаров в Excel с расширенным АВС анализом.

Складской учет товаров в Excel можно делать аналитически все более углубленным по мере навыков и необходимости.

В предыдущей главе мы использовали для удовлетворения спроса покупателя и оптимизации страхового запаса, АВС анализ, когда по категории А мы сделали бОльший страховой запас, а по категории С, — минимальный страховой запас. Если в первой главе, ( в самом простом варианте) страховой запас мы создали вручную, во второй главе — отталкивались от среднедневных продаж. Страховой запас формировали в днях. Об этом более подробно мы говорили в моей предыдущей статье.

Здесь АВС анализ сделаем более углубленным, что поможет нам быть еще более точным.

Если ранжирование товара по АВС анализу, у нас велось с точки зрения прибыльности каждого товара, где А, это наиболее прибыльный товар, В — товар со средней прибыльностью и С — с наименьшей прибыльностью, то теперь АВС дополнительно ранжируем по следующим критериям:

«А» —  товар с каждодневным спросом

«В» — товар со средним спросом ( например 7-15 дней в месяц)

«С» — товар с редким спросом ( менее 7 дней в месяц)

Этот же принцип можно использовать не по количеству дней в месяце, а по количеству месяцев в году.

И еще зададим один критерий. Это количество обращений к нам, к поставщику.

Здесь количество обращений, это сколько отдельных заказов, покупок было сделано по каждому товару не зависимо от количества, стоимости и прибыльности товара. Здесь мы видим картину, насколько наши покупатели часто обращаются к нам по каждому товару. Об этом подробно говорили в моей статье «Прогноз спроса в управлении товарными запасами. Анализ XYZ и другие инструменты эффективного анализа»

“А” – количество обращений от 500 и выше

“В” – 150 – 499 обращений.

“С” – менее 150 обращений в месяц.

В итоге, товары имеющие рейтинг ААА, это самый ТОП товаров, по которым требуется особое внимание.

Расширенный АВС анализ в таблице Excel

См. рис. 12. Мы выделили серым цветом столбцы, где учли товар по АВС в части постоянного спроса в днях и по количеству обращений.  Также эти данные можем перенести из выгруженных данных нашей базы с помощью формулы ВПР.

Теперь у нас рейтинг АВС анализа видоизменился и это может привести нас к пересмотру страхового запаса.

Обратите внимание на выделенную зеленым первую строку. Товар имеет рейтинг ААА. Также смотрим на восьмую строку. Здесь рейтинг товара ВАА. Может имеет смысл страховой запас этого товару сделать больше, чем заданных 7 дней?

Для наглядности, так и сделаем, присвоив этому товару страховой запас на 14 дней. Теперь по нему страховой запас выше, чем это было ранее. 44 коробки против 22 коробок. См. рис. 11.

А что на счет рейтинга «ССС»? Нужен ли по этому товару страховой запас? И вообще, при нехватке оборотных средств и площадей склада, нужен ли этот товар в нашей номенклатуре?

Также интересно по товару с рейтингом САА.

Прибыль не высокая, но именно к нам идут за этим товаром. Я бы уделил также особое внимание этому товару. За счет его высокой оборачиваемости, достигаемой, в том числе, за счет его постоянного наличия, мы и повышаем прибыль.

Управление товарными запасами в Excel. Заключение

В аналитику Excel можно и включить товар с признаком сезонности. Можно включить сравнение отклонений заказов с наших филиалов или магазинов, когда мы сразу же увидим несоизмеримо маленький или большой заказ. Это защитит нас от дефицита или излишнего товарного запаса.

Не важно сколько машин или партий товаров у нас в пути, и когда по каждому поставщику свой цикл поставки.  Можно учесть многое, что конечном счете, оптимизирует наши запасы и увеличивает чистую прибыль.

Это лишь степень владения Excel. Сегодня мы разбирали достаточно простые таблицы.

Одна из следующих моих публикаций, будет посвящена, как, с помощью нескольких простых формул Excel можно быстро обрабатывать большой массив данных.

Буду рад, если по вопросу, как в Excel вести учет товара, был Вам полезен.

Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Могу рассмотреть вариант взаимовыгодного сотрудничества по формированию и налаживанию учета товара и запасов в Excel. Эта работа для меня любима и интересна.

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Если хотите отказаться от ручного учета товаров на складе, то обратите внимание на наше решение для автоматизации. Узнать подробнее >>

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

• нет очередей на складе;
• вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
• готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Мобильное решение от Клеверенс исключает этот недостаток. Подробнее >>

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

• в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
• также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel — таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

• Название места.
• Кода точки.
• Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

• Название.
• Сорт (или про другую подобную характеристику).
• Единица измерения.
• Размеры.
• Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ («номенклатура!$А$ 4:$A$ 8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/»Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
2. Определить структуру.
3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
8. Научите работников работать с ПО.
9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

• Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
• Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
• Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Со слов наших клиентов ПО «Склад 15» ускоряет процесс инвентаризации в 5 раз. Узнать подробнее >>

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

• Наименование.
• Его артикул.
• Ед.изм.
• Количество.
• Стоимость.
• Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

А	В	С	D
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

«Складской учет» в Эксель

Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

• Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
• Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

• Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
• Остатки.
• Цена.
• Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

Проблемы при работе с реестром

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

• В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
• Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
• Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
• Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т. д.
• Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
• Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
• Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т. п.

Обзор бесплатного программного обеспечения учета

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

Редактор OpenOffice

Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

LibreOffice Calc

По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

PlanMaker

PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Что дает учет через Excel

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

• Приход и расход товаров на разных листах.
• Поиск в базе настраиваемый.
• Перспектива вести клиентскую базу.
• Формируется прайс.
• Отображаются скидки.
• Возможно создать автонаценки.
• Возможность вести финансовую отчетность.
• История отгрузки и поступление доступна ламеру.
• Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
• Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
• Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Аналоги в платном сегменте

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

Таблица — Сравнение «Склад Excel» и «Склад производства»

Название	Ключевые характеристики	Стоимость в рублях
Склад Excel	Позволяет входить с различным уровнем доступа; доставка; печать прайса; прием заявок создание справочников; печать накладных; формирование заявок для поставщиков; изменение накладных; аналитика; оприходование.	Семь-восемь тысяч рублей
Склад производcтва	аналитика; аналитика поступления; создание отчета по расходу сырья; создается таблица отгрузки товаров; оприходование сырье; контроль расходов.	8 500 рублей

Достоинства учета складских остатков

Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

• Относительная дешевизна.
• Не требуется интернет.
• Бесконечная настройка под себя.
• Потенциал ведения нескольких таблиц.
• Простота в ведении.
• Готовые шаблоны.
• Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
• Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

Схема подключения

Складской учет: недостатки ведения

Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

• Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
• Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
• Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
• Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
• Присутствует возможность потери данных.
• Невыполнимо удаленное ведение.
• При проведении инвентаризации возникают трудности.
• Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

Количество показов: 186289