Когда формулы пересчитываются в excel

Excel умолчанию пересчитывает все формулы во всех листах всех открытых книг после каждого введения данных. Если лист содержит сотни или тысячи формул автоматический пересчет начинает заметно замедлять процесс работы с программой. Рассмотрим, как можно настроить Excel для повышения его производительности и беспрепятственной работы.

Автоматический и ручной пересчет

Для книги, которая содержит сотни сложных формул можно настроить пересчет по востребованию пользователя. Для этого:

1. Введите формулу на чистый лист (чтобы можно было проверить как работает данный пример).
2. Выберите инструмент: «Формулы»-«Параметры вычислений»-«Вручную».
3. Убедитесь, что теперь после ввода данных в ячейку (например, число 7 вместо 1 в ячейке A2 как на рисунке), формула не пересчитывает результат автоматически. Пока пользователь не нажмет клавишу F9 (или SFIFT+F9).

Внимание! Быстрая клавиша F9 – выполняет пересчет во всех формулах книги на всех листах. А Комбинация горячих клавиш SHIFT+F9 – выполняет пересчет только на текущем листе.

Если на листе не содержится множество формул, пересчет которых может тормозить Excel, то нет смысла использовать выше описанный пример. Но на будущее все же стоит знать о такой возможности. Ведь со временем придется сталкиваться со сложными таблицами с множеством формул. Кроме того данная функция может быть включена случайно и нужно знать где ее выключить для стандартного режима работы.



Как отображать формулу ячейке Excel

В ячейках Excel мы видим только результат вычислений. Сами же формулы можно увидеть в строке формул (по отдельности). Но иногда нам нужно одновременно просмотреть все функции в ячейках (например, чтобы их сравнить и т.п.).

Чтобы наглядно отобразить пример данного урока нам потребуется лист содержащий формулы:

Изменим настройки Excel так, чтобы ячейки отображали формулы, а не результат их вычисления.

Чтобы добиться данного результата, нужно выбрать инструмент: «Формулы»-«Показать» (в разделе «Зависимости формул»). Чтобы выйти из этого режима нужно выбрать данный инструмент повторно.

Так же можно использовать комбинацию горячих клавиш CTRL+` (над клавишей Tab). Данная комбинация работает в режиме переключателя, то есть повторное нажатие возвращает в обычный режим отображения результатов вычисления в ячейках.

Примечание. Все выше описанные действия распространяются только на режим отображения ячеек одного листа. То есть на других листах при необходимости потребуется выполнять эти действия повторно.

1. Пересчет формул

Формулы автоматически
пересчитываются
при внесении изменений в ячейки,
на которые они ссылаются. По умолчанию
Microsoft
Excel
автоматически
пересчитывает все открываемые книги.

Если книга содержит
большое число формул или листы содержат
таблицы данных, а также автоматически
вычисляемые функции, то процесс пересчета
может затянуться на долгое время. В
таком случае вместо автоматического
пересчета можно производить пересчет
вручную.

Для этого выберите
команду Параметры
в меню Сервис,
вкладку Вычисления
и установите переключатель в положение
Вручную.
Отныне для пересчета формул надо нажимать
клавишу F9
(для вычисления всех листов во всех
открытых книгах) или Shift+F9
(для вычислений только в активном листе).
Кроме того, можно открывать окно Сервис
/ Параметры
и нажимать кнопки Вычислить
или Пересчет
листа на
вкладке Вычисления.

1. Ошибки в формулах

Microsoft
Excel отображает
ошибку, если формула обработана
неправильно. Например, если формуле
требуются числовые значения, а на самом
деле указаны текстовые, то отобразится
ошибка. Ошибка появляется при удалении
ячейки, на которую ссылается функция,
а также при использовании ячейки, ширины
которой не хватает для вывода результата.

Ошибки могут
возникать не только из-за неправильной
обработки формулы. Например, если
отображается ошибка #Н/Д
или #ЗНАЧ!,
то, возможно, ошибка содержится в ячейке,
на которую ссылается формула.

Наиболее частыми
являются следующие ошибки.

Ошибка #####
Появляется, когда числовое значение не
умещается в ячейке. В этом случае можно
увеличить ширину столбца либо изменить
формат данных в ячейке.

Ошибка #ДЕЛ/0!
Появляется, когда в формуле делается
попытка деления на ноль (0). В частности,
такая ситуация возможна, если происходит
попытка деления на пустую ячейку.
Измените формулу или введите значение
в эту пустую (или нулевую) ячейку.

Ошибка #Н/Д
Значение ошибки #Н/Д
является сокращением термина
«Неопределенные Данные». Появляется в
случае, если не заданы один или несколько
аргументов используемой функции.

Можно использовать
значение #Н/Д,
если некоторые ячейки должны содержать
данные, но в настоящий момент эти данные
отсутствуют. Формулы, ссылающиеся на
ячейки, в которые занесено значение
#Н/Д,
тоже будут возвращать значение #Н/Д
вместо того, чтобы пытаться производить
вычисления.

Ошибка #ИМЯ?
Появляется, когда Microsoft
Excel не может
распознать имя, используемое в формуле.
Например, ошибка в написании имени
ячейки или функции, или же имя ячейки
было удалено.

Ошибка #ЧИСЛО!
Появляется, когда возникают проблемы
при использовании чисел в формуле или
функции. Например, в результате вычислений
получается слишком маленькое или слишком
большое число, которое нельзя представить
в MS
Excel.

Ошибка #ССЫЛКА!
Появляется, когда используется
недопустимая ссылка на ячейку. В
частности, если ячейка, которая
используется в формуле, была удалена.

Ошибка #ЗНАЧ!
Появляется, когда используется
недопустимый тип аргумента или операнда
в формуле.

Циклические
ссылки.
Возможны так называемые циклические
ссылки в написании формул, т. е. когда
формула ссылается на саму себя. Обработать
формулы с циклическими ссылками в режиме
обычных вычислений нельзя. Необходимо
изменить формулу.

Соседние файлы в папке Справочные материалы

• #
• #
• #
• #

Возможности Эксель позволяют выполнять вычисления практически любой сложности благодаря формулам и функциям. Однако иногда пользователи могут столкнуться с тем, что формула отказывается работать или вместо желаемого результата выдает ошибку. В данной статье мы рассмотрим, почему так получается, и какие действия предпринять для решения возникшей проблемы.

Решение 1: меняем формат ячеек

Очень часто Excel отказывается выполнять расчеты из-за того, что неправильно выбран формат ячеек.

Например, если задан текстовый формат, то вместо результата мы будем видеть просто саму формулу в виде обычного текста.

В некоторых ситуациях, когда выбран не тот формат, результат может быть посчитан, но отображаться он будет совсем не так, как мы хотели бы.

Очевидно, что формат ячеек нужно изменить, и делается это следующим образом:

1. Чтобы определить текущий формат ячейки (диапазон ячеек), выделяем ее и, находясь во вкладке “Главная”, обращаем вниманием на группу инструментов “Число”. Здесь есть специальное поле, в котором показывается формат, используемый сейчас.
2. Выбрать другой формат можно из списка, который откроется после того, как мы кликнем по стрелку вниз рядом с текущим значением.

Формат ячеек можно сменить с помощью другого инструмента, который позволяет задать более расширенные настройки.

1. Выбрав ячейку (или выделив диапазон ячеек) щелкаем по ней правой кнопкой мыши и в открывшемся списке жмем по команде “Формат ячеек”. Или вместо этого, после выделения жмем сочетание Ctrl+1.
2. В открывшемся окне мы окажемся во вкладке “Число”. Здесь в перечне слева представлены все доступные форматы, которые мы можем выбрать. С левой стороны отображаются настройки выбранного варианта, которые мы можем изменить на свое усмотрение. По готовности жмем OK.
3. Чтобы изменения отразились в таблице, по очереди активируем режим редактирования для всех ячеек, в которых формула не работала. Выбрав нужный элемент перейти к редактированию можно нажатием клавиши F2, двойным кликом по нему или щелчком внутри строки формул. После этого, ничего не меняя, жмем Enter.

Примечание: Если данных слишком много, на ручное выполнение последнего шага потребуется немало времени. В данном случае можно поступить иначе – воспользуемся Маркером заполнения. Но этот работает только в том случае, когда во всех ячейках используются одинаковая формула.

1. Выполняем последний шаг только для самой верхней ячейки. Затем наводим указатель мыши на ее правый нижний угол, как только появится черный плюсик, зажав левую кнопку мыши тянем его до конца таблицы.
2. Получаем столбец с результатами, посчитанными с помощью формул.

Решение 2: отключаем режим “Показать формулы”

Когда мы вместо результатов видим сами формулы, это может быть связано с тем, что активирован режим показа формул, и его нужно отключить.

1. Переключаемся во вкладку “Формулы”. В группе инструментов “Зависимость формул” щелкаем по кнопке “Показать формулы”, если она активна.
2. В результате, в ячейках с формулами теперь будут отображаться результаты вычислений. Правда, из-за этого могут измениться границы столбцов, но это поправимо.

Решение 3: активируем автоматический пересчет формул

Иногда может возникать ситуация, когда формула посчитала какой-то результат, однако, если мы решим изменить значение в одной из ячеек, на которую формула ссылается, пересчет выполнен не будет. Это исправляется в параметрах программы.

1. Заходим в меню “Файл”.
2. В перечне слева выбираем раздел “Параметры”.
3. В появившемся окне переключаемся в подраздел “Формулы”. В правой части окна в группе “Параметры вычислений” ставим отметку напротив опции “автоматически”, если выбран другой вариант. По готовности щелкаем OK.
4. Все готово, с этого момента все результаты по формулам будут пересчитываться в автоматическом режиме.

Решение 4: исправляем ошибки в формуле

Если в формуле допустить ошибки, программа может воспринимать ее как простое текстовое значение, следовательно, расчеты по ней выполнятся не будут. Например, одной из самых популярных ошибок является пробел, установленный перед знаком “равно”. При этом помним, что знак “=” обязательно должен стоять перед любой формулой.

Также, довольно часто ошибки допускаются в синтаксисах функций, так как заполнить их не всегда просто, особенно, когда используется несколько аргументов. Поэтому, рекомендуем использовать Мастер функций для вставки функции в ячейку.

Чтобы формула заработала, все что нужно сделать – внимательно проверить ее и исправить все выявленные ошибки. В нашем случае нужно просто убрать пробел в самом начале, который не нужен.

Иногда проще удалить формулу и написать ее заново, чем пытаться искать ошибку в уже написанной. То же самое касается функций и их аргументов.

Распространенные ошибки

В некоторых случаях, когда пользователь допустил ошибку при вводе формулы, в ячейке могут отображаться такие значения:

• #ДЕЛ/0! – результат деления на ноль;
• #Н/Д – ввод недопустимых значений;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ЗНАЧ! – используется неправильный вид аргумента в функции;
• #ПУСТО! – неверно указан адрес дапазона;
• #ССЫЛКА! – ячейка, на которую ссылалась формула, удалена;
• #ИМЯ? – некорректное имя в формуле.

Если мы видим одну из вышеперечисленных ошибок, в первую очередь проверяем, все ли данные в ячейках, участвующих в формуле, заполнены корректно. Затем проверяем саму формулу и наличие в ней ошибок, в том числе тех, которые противоречат законам математики. Например, не допускается деление на ноль (ошибка #ДЕЛ/0!).

В случаях, когда приходится иметь со сложными функциями, которые ссылаются на много ячеек, можно воспользоваться инструментов проверки.

1. Отмечаем ячейку, содержащую ошибку. Во вкладке “Формулы” в группе инструментов “Зависимости формул” жмем кнопку “Вычислить формулу”.
2. В открывшемся окне будет отображаться пошаговая информация по расчету. Для этого нажимаем кнопку “Вычислить” (каждое нажатие осуществляет переход к следующему шагу).
3. Таким образом, можно отследить каждый шаг, найти ошибку и устранить ее.

Также можно воспользоваться полезным инструментом “Проверка ошибок”, который расположен в том же блоке.

Откроется окно, в котором будет описана причина ошибки, а также предложен ряд действий касательно нее, в т.ч. исправление в строке формул.

Заключение

Работа с формулами и функциями – одна из главных функциональных возможностей Excel, и, несомненно, одно из основных направлений использования программы. Поэтому очень важно знать, какие проблемы могут возникать при работе с формулами, и как их можно исправить.

Пересчет отдельных формул в рабочей книге

Типичная проблема при работе с большими или очень большими файлами Excel — это слишком сильное замедление при выполнении любых расчетов. Стандартной рекомендацией при этом является переключение Excel на ручной режим пересчета (ленат Формулы Параметры вычислений). Но зачастую рабочая книга построена таким образом, что хотелось бы видеть автоматическое обновление каких-то оперативных данных и сумм непосредственно при вводе. Нажимать все время F9, во-первых, неудобно, во-вторых, расчет каких-то итоговых таблиц вообще можно отложить на неопределенный срок — занимать время на их пересчет совсем не требуется. Иногда помогает пересчет не всей рабочей книги, а только активного листа — Shift+F9. Но и это не всегда удобно, и зависит от степени сложности связей между листами.

Кардинальным способом решения проблемы является пересчет итоговых таблиц по определенному событию, все остальное время там будут храниться только значения. Шаблон расчетных формул можно хранить в скрытом диапазоне. Т.е. рабочий файл можно оставить в автоматическом режиме расчетов для ввода каких-то данных. А для расчета итоговых таблиц необходимо будет вызывать макрос VBA. Очевидно, что для эффективности данного пересчитываемые таблицы должны иметь большое количество однотипных формул.

Решение задачи

Макрос делает следуеющее:

1. Проходит по всем ячейкам столбца «Признак»
2. Если «Признак»=1, то во все «Столбцы» таблицы вставлются формулы из строки «Формула»
3. После заполнения всех формул пересчитывается рабочий лист
4. После завершения расчета все вставленные формулы заменяются на значения
5. Во вложении пример решения подобной задачи.

Пример реализации макроса на VBA во вложении к статье.

Константы:

Для простоты в примере все ссылки на столбцы и строки заданы через константы — см.проект VBA. В реальном проекте лучше заменить константы на переменные, ссылающиеся на именованные диапазоны рабочей книги.

Const colBegFormula As Long = 2
Const colEndFormula As Long = 9
Const colFlag As Long = 11
Const rowBegData As Long = 5
Const rowEndData As Long = 18
Const rowFormulas As Long = 19

Процедура пересчета диапазонов:

Private Sub RecalcFormulas(rngData As Excel.Range, rngFlags As Excel.Range, rngFormulas As Excel.Range)
    Dim calcMode As Excel.XlCalculation
    Dim wsh As Excel.Worksheet
    Dim rngRowData As Excel.Range
    Dim idx As Long, curRow As Long
    
On Error GoTo Err_
    calcMode = SaveCalcMode()
    Set wsh = rngData.Worksheet
    
    ' fill formulas
    For idx = 1 To rngData.Rows.Count
        curRow = rngData.Rows(idx).Row
        If (rngFlags.Cells(idx) = 1) Then
            Set rngRowData = wsh.Range(wsh.Cells(curRow, rngFormulas.Columns(1).Column), _
                        wsh.Cells(curRow, rngFormulas.Columns(rngFormulas.Columns.Count).Column))
            rngFormulas.Copy
            rngRowData.PasteSpecial xlPasteFormulas
        End If
    Next
    
    wsh.Calculate 'Application.Calculate
    
    ' fill values
    For idx = 1 To rngData.Rows.Count
        curRow = rngData.Rows(idx).Row
        If (rngFlags.Cells(idx) = 1) Then
            Set rngRowData = wsh.Range(wsh.Cells(curRow, rngFormulas.Columns(1).Column), _
                        wsh.Cells(curRow, rngFormulas.Columns(rngFormulas.Columns.Count).Column))
            rngRowData.Copy
            rngRowData.PasteSpecial xlPasteValues
        End If
    Next
    
    RestoreCalcMode calcMode
    Exit Sub
Err_:
    MsgBox Err.Description
    RestoreCalcMode calcMode
End Sub

Для сложных файлов лучше пересчитывать не только активный лист (см.строку wsh.Calculate), а все открытые рабочие книги — замените строку на Application.Calculate

Процедуры SaveCalcMode и RestoreCalcMode необходимы для корректного возврата текущего режима расчета Excel (автоматический или ручной). Туда же можно добавить скрытие визуализации выполнения макроса через задание параметра Application.ScreenUpdating = False (скрывает обновление экрана) и Application.ScreenUpdating = True (восстанавливает обновление экрана).