Книга excel внешний источник данных

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

1. Поддерживается работа с большим числом страниц;
2. Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
3. Информация импортируется быстрее.

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

1. Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
2. Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
3. Объединения ячеек в любых строках запрещены.
4. Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
5. Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

• A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
• 1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
• A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

• сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
• дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel?

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

• #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0
  
• #Н/Д – введены недопустимые данные;
• #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
• #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
• #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные. Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

• Таблица
• Отчет сводной таблицы
• PivotChart
• Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

• Существующий лист
• Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

• Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

• Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

  Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

• Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

• Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

• Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

• Перейдите на вкладку « Соединение ».

• Нажмите Использовать имя источника данных.

• Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

• Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008.

Источники

• https://public-pc.com/podklyuchenie-vneshnih-dannyh-v-excel/
• https://exceltable.com/funkcii-excel/vyborka-iz-bazy-dannyh-bizvlech
• http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/tipy-dannyh-v-redaktore-elektronnyh-tablicz-ms-excel.html
• https://lumpics.ru/data-types-in-excel/
• https://MicroExcel.ru/tipy-dannyh/
• https://baguzin.ru/wp/glava-8-rabota-s-vneshnimi-dannymi-v-tablitsah-excel/
• https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-analiz-dannykh-excel/import-dannykh-v-excel
• https://info-comp.ru/obucheniest/375-excel-get-data-from-sql-server.html

Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.

В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.

Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:

В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».

Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.

Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).

После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.

Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».

Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:

Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».

В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.

В итоге получаем данные прямо из базы, что и требовалось.

Теперь наше подключение будет находиться в книге и доступно в меню «(1) Данные» -> «(2) Подключения».

Как видно из кнопок формы, здесь мы можем:

«(1) Добавить» в книгу новое подключение из уже существующих;

«(2) Удалить» подключение из книги;

Отредактировать «(3) Свойства» подключения;

«(4) Обновить» данные, предоставляемые подключением.

Подытоживая весь вышеописанный опыт, хочется сказать, что конечно же по функционалу и кругу решаемых задач MS Excel не сравнится с такими системами как MS SQL Server Management Studio, Oracle SQL Developer и подобными. Но, в условиях ограниченного времени и доступных инструментов, при необходимости быстро получить доступ к данным из базы, MS Excel вполне справляется.

Это продолжение перевода книги Зак Барресс и Кевин Джонс. Таблицы Excel: Полное руководство для создания, использования и автоматизации списков и таблиц (Excel Tables: A Complete Guide for Creating, Using and Automating Lists and Tables by Zack Barresse and Kevin Jones. Published by: Holy Macro! Books. First printing: July 2014. – 161 p.). Получение и хранение огромного количества данных стало важной частью современного бизнес-ландшафта, и анализ таких данных становится все более сложным. Чтобы справиться с этой тенденцией, Microsoft продолжает добавлять в Excel средства обработки запросов и анализа данных.

Последнее дополнение – это набор инструментов BI (business intelligence). Эти инструменты дают возможность представить данные с помощью традиционных инструментов, таких как Таблицы, сводные таблицы и диаграммы, чтобы эффективно рассказать историю. До сих пор мы изучали роль Таблиц в рабочей книге. В этой главе рассматривается, как Excel использует Таблицы для обработки внешних данных.

Предыдущая глава        Содержание    Следующая глава

Рис. 8.1. Группа Получить и преобразовать данные вкладки Данные

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные (рис. 8.1). Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Рис. 8.2. Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Рис. 8.3. Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Рис. 8.4. Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают. Посетите сайт https://www.connectionstrings.com/. Там есть много примеров строк подключения, статьи и форум вопросов и ответов.

Имя Таблицы

Excel импортирует каждую выбранную таблицу базы данных в новую Таблицу Excel на новом листе в активной книге. Он создает имена Таблиц в формате Table_Name, где Name – это имя таблицы базы данных или представления в базе данных SQL Server. При импорте одной таблицы имя таблицы будет Table_ServerName_ DatabaseName_TableName, где ServerName – имя сервера, DatabaseName – имя базы данных, а TableName – имя импортируемой таблицы.

Работа с текстовыми файлами

Текстовые файлы обычно представлены в виде CSV-файла (значения, разделенные запятыми), txt-файла (с разделителями табуляции) или PRN-файла (с фиксированными полями или пробелами). Excel по-прежнему создает подключение к данным при импорте текстовых файлов, но не помещает данные в Таблицу. Это связано с отсутствием информации о данных, содержащихся в текстовом файле. Базы данных имеют определенные правила, такие как уникальные имена полей/столбцов, в то время как текстовые файлы не связаны этими правилами. Excel загружает текстовые данные в запрос; Excel не пытается принудительно поместить данные в Таблицу или другой структурированный формат.

Подключение к текстовому файлу

Чтобы выбрать текстовый файл для импорта, пройдите по меню Данные –> Получить и преобразовать данные –> Из текстового/CSV-файла. Форматы файлов по умолчанию – PRN, TXT и CSV. После выбора файла Excel открывает диалоговое окно:

Рис. 8.5. Окно импорта текстового файла

Текст файл был подготовлен авторами книги в англо-американской традиции, поэтому перед размещением данных в книге Excel, их нужно доработать. Кликните кнопку Преобразовать данные, и измените формат столбцов OrderDate, Cost и Total используя локаль  (подробнее см. Изменение настроек Power Query, действующих по умолчанию).

Рис. 8.6. Данные после преобразования в редакторе Power Query

Теперь данные можно поместить на лист Excel. Кликните Закрыть и загрузить. Excel по умолчанию поместит данные в Таблицу:

Рис. 8.7. Обработанные данные из текстового файла в Таблице Excel

Чтобы обновить подключение к текстовому файлу, необходимо обновить запрос.

Работа с данными из Azure Marketplace

Azure Marketplace является хранилищем данных и приложений анализа данных. Это облачная инфраструктура и платформа, которая используется для создания, развертывания и управления облачными службами. Данные, доступные в Azure Marketplace, можно экспортировать в текстовые файлы, поместить в модель данных Power Pivot или непосредственно в Таблицу. Если запрашиваемый набор записей превышает 1 млн, его придется импортировать в модель данных, которая поддерживает неограниченное число строк.

Для подключения к Azure Marketplace из Excel требуется URL-адрес данных и ключ учетной записи. На домашней странице Azure Marketplace щелкните ссылку Databases. Появится страница со списком наборов данных; некоторые из них бесплатны, а некоторые доступны за плату. Выберите один из бесплатных источников данных. Пройдите регистрацию. После подключения к набору данных Azure Marketplace это соединение становится таким же, как и любое другое, и его можно обновить, чтобы работать с самыми последними данными. Имейте в виду, что каждое соединение считается трансакцией.

Как найти ячейки, связанные с внешними источниками в Excel

В этой статье вы узнаете, как найти внешние ссылки в Excel.

Найти внешние ссылки

В Excel можно использовать данные из другой книги (файла). В этом случае Excel создает внешнюю ссылку на эту книгу. Рассмотрим набор данных на рисунке ниже, который содержит внешние ссылки на другую книгу.

Как вы можете видеть выше, значение в B2 связано с рабочим листом с именем Внешний файл .xlsx (Лист1, ячейка B2). Ячейки B5, B7 и B8 также содержат похожие ссылки. Теперь посмотрите на этот файл и значение в ячейке B2.

Выше видно, что значение ячейки B2 в файле Внешний файл .xlsx 55, и это значение связано с исходным файлом. Когда вы связываете ячейку с другой книгой, значения обновляются в обеих книгах при каждом изменении связанной ячейки. Таким образом, вы можете столкнуться с проблемой, если файл, на который вы ссылаетесь, будет удален.

При открытии исходный файл предупреждает вас о том, что некоторые ячейки в этой книге связаны с несуществующим файлом. Чтобы решить эту проблему, вы можете найти все ячейки с внешними ссылками и заменить их каким-либо другим значением (или просто удалить их).

Однако часто бывают случаи, когда у вас много связанных ячеек, и на просмотр всего файла, чтобы выбрать их одну за другой, потребуется много времени. Вы можете найти все внешние ссылки в файле сразу, используя Найти и заменить или Редактировать ссылки Особенности.

Поиск внешних ссылок с помощью функции поиска и замены

1. В Лента, перейти к Главная> Найти и выбрать> Заменить.

2. Во всплывающем окне (1) введите «* .xl *» для Найти то, что, (2) нажмите Найти все, и (3) нажмите CTRL + A на клавиатуре, чтобы выделить все найденные ячейки.

Связанные файлы должны быть в формате Excel (.xlsx, .xlsm, .xls), поэтому вы хотите найти ячейки, содержащие «.xl» в формуле (ссылка). Звездочки (*) перед и после «.xl» обозначают любой символ, поэтому поиск найдет любое из расширений файлов Excel.

3. В результате выбираются все ячейки, содержащие внешнюю ссылку (B2, B5, B7 и B8). Чтобы заменить их определенным значением, введите это значение в поле Заменить коробка и удар Заменить все. Если оставить поле пустым, удаляется содержимое всех связанных ячеек. Например, если ввести 55 в поле Заменить на, получится Ценности столбец на картинке ниже. В любом случае замененные ячейки больше не связаны с другой книгой.

Найдите внешние ссылки с помощью ссылок редактирования

Другой вариант — использовать функцию редактирования ссылок в Excel.

1. В Лента, перейти к Данные> Изменить ссылки.

2. В окне «Редактировать ссылки» вы можете увидеть все книги, связанные с текущим файлом. Чтобы удалить ссылку, вы можете выбрать внешний файл и нажать Разорвать ссылку. В результате все ссылки на этот файл удаляются, а ранее связанные ячейки будут содержать значения, которые они имели на момент разрыва.

Вы поможете развитию сайта, поделившись страницей с друзьями

Работа с внешними данными в Excel 2010

• Получение данных из Access.
• Получение данных с веб­страниц.
• Получение данных из текстовых файлов.
• Получение данных с сервера MS SQL Server.
• Получение данных из XML­файлов.
• Использование Microsoft Query.

Поскольку Excel является высокотехнологичным инструментом анализа и обработки данных, часто возникает необходимость поместить на листы Excel данные из внешних источников данных, обработать и проанализировать их. Эта обработка может происходить как отдельно, так и вместе с уже имеющимися в Excel данными. Внешними источниками данных в этом случае могут выступать:

• базы данных различных типов;
• данные с веб-страниц;
• данные из текстовых файлов.

В Excel встроены хорошо развитые и удобные в настройке и использовании средства выборки данных при их получении из внешних источников. Для получения данных из баз данных, Интернета, текстовых файлов и других источников данных используются различные мастера, делающие импорт данных делом удобным и иногда даже приятным.

Для получения любых внешних данных и последующей работы с ними используется группа инструментов Получить внешние данные на вкладке Данные ленты инструментов (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Инструменты получения внешних данных

Рассмотрим эти инструменты и порядок работы с ними.

Получение данных из Access

Для получения данных из баз данных Microsoft Access служит инструмент Из Access, причем он позволяет получать данные из файлов в формате как последней версии Microsoft Access, так и предыдущих версий. При щелчке на кнопке Из Access на экран выводится окно выбора источника данных. Поскольку источником данных в этом случае является файл, это стандартное окно открытия файла. В данном окне можно выбрать и открыть файлы с расширениями .mdb и .mde (форматы предыдущих версий Access), а также .accdb и .accde (форматы последней версии Access). После выбора нужного файла на экран будет выведено окно выбора таблицы, показанное на рис. 8.2 (поскольку в одном файле Access может быть множество таблиц, такое окно необходимо).

Рис. 8.2. Окно выбора таблицы Access

Как только вы выберете таблицу (пусть в нашем случае это будет таблица Клиенты из демонстрационной базы данных Борей, поставляемой с Microsoft ffice XP), на экране появится следующее окно, позволяющее более подробно настроить параметры и тип импорта данных (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Настройка импорта данных

В этом окне способ представления данных задается с помощью группы переключателей Выберите способ представления данных в книге:

• Таблица — данные будут представлены в простом табличном виде;
• Отчет сводной таблицы — данные будут представлены как сводная

таблица, позволяющая выполнять группирование данных по отдельным полям, а затем отображать данные по группам и итоги по группам;

• Сводная диаграмма и отчет сводной таблицы — помимо сводной таблицы, на лист будет помещена также сводная диаграмма;
• Только создать подключение — создание подключения без импорта

данных (созданным подключением к данным можно будет воспользоваться позже).

Местоположение импортируемых данных задается с помощью группы переключателей Куда следует поместить данные:

• Имеющийся лист — данные помещаются на тот лист и в тот диапазон ячеек, которые указаны в расположенном ниже поле;
• Новый лист — для размещения импортируемых данных в книге Excel создается новый лист.

Кнопка Свойства позволяет произвести дополнительную настройку источника данных. Обратите на эту кнопку особое внимание, поскольку с ее помощью можно выполнить тонкую настройку таких параметров импорта, которые в дальнейшем будут оказывать прямое влияние на поведение импортируемых данных. При щелчке на этой кнопке на экран выводится окно с двумя вкладками (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Тонкая настройка подключения

Два первых поля окна заполняются автоматически, но вы можете изменить их содержимое, задав другое имя для подключения и подправив описание.

Первая вкладка в этом окне позволяет настроить режим, в котором будет использоваться подключение. Ниже описаны элементы управления этой вкладки.

• Фоновое обновление — установка этого флажка позволяет выполнять запрос к источнику данных без прекращения работы в Excel (без «подвисания»).
• Обновлять каждые … минут — установив этот флажок и задав интервал обновления, вы включаете режим, при котором через заданный вами промежуток времени данные на листе обновляются из указанного источника. Такой режим целесообразно устанавливать для тех источников данных, в которых изменения происходят часто и информация, полученная в момент импорта данных быстро устаревает.
• Обновление при открытии файла — если этот флажок установлен, то при открытии книги данные будут обновлены из источника, если сброшен — открытие книги будет проведено без обновления данных.
• Удалить данные из внешнего диапазона перед закрытием книги — этот флажок доступен только тогда, когда при открытии книги внешние данные обновляются. В этом случае при закрытии книги все данные, полученные из внешнего источника, удаляются, а запрос на получение данных сохраняется в книге. Таким образом, при установке обоих флажков данные будут импортироваться в книгу при ее открытии и удаляться из нее при закрытии. Это, естественно, значительно уменьшит размер самой книги Excel.
• Форматирование сервера OLAP — эта группа флажков включает или

отключает режимы получения соответствующих параметров форматирования данных с LAP-сервера (естественно, для того чтобы эти флажки были доступны, вы должны получать данные с такого сервера).

• Детализация OLAP — введя значение в это поле, вы можете ограничить количество «дочерних» записей, извлекаемых для каждого уровня иерархии в LAP-кубах.
• Язык — установите этот флажок, если вы хотите, чтобы сообщения об ошибках и уведомления выводились вам на том же языке, на котором у вас «разговаривают» офисные программы (то есть на русском).

Вторая вкладка окна настройки свойств подключения, Определение (рис. 8.5), позволяет задать или сменить подключение (можно поменять параметры извлечения данных или источник данных). Ниже описаны элементы управления этой вкладки.

• Файл подключения — по умолчанию в этом поле отображается путь к файлу базы данных Access. После того как подключение настроено, его параметры сохраняются в специальном файле с расширением .odc. Все такие файлы находятся в папке Мои источники данных, и, щелкнув на кнопке Обзор, вы можете заменить существующее содержимое поля Файл подключения любым из сохраненных ранее файлов. В качестве файла подключения могут также выступать файлы источников данных DBC (.dsn) или LE DB (.udl).

Рис. 8.5. Определение параметров подключения

• Всегда использовать файл подключения — этот флажок становится доступным, если вы выбрали при помощи кнопки Обзор один из файловых источников данных. В этом случае каждый раз, когда производится обращение к источнику данных, информация об источнике извлекается из файла подключения. Если флажок сброшен, то будет использована информация об источнике данных, сохраненная в книге.
• Строка подключения — в этом поле вы можете отредактировать па-

раметры строки подключения. Вручную эти параметры меняют крайне редко. Обычно это требуется только в тех случаях, когда в строки подключения надо внести какие-то экзотические параметры, не учтенные мастером настройки подключения.

• Сохранить пароль — если установить этот флажок, то имя пользова-

теля и пароль будут сохранены в строке подключения (и в файле подключения), причем в виде простого незашифрованного текста. Если флажок сбросить, пароль придется вводить при каждом подключении к данным.

• Тип команды — в этом списке вы можете выбрать между двумя предопределенными командами, Таблица и SQL. При выборе пункта Таблица вся указанная таблица данных полностью импортируется

в книгу Excel, а при выборе пункта SQL вы сможете отобрать необходимые записи с помощью запроса.

• Текст команды — при выборе в списке Тип команды пункта Таблица в этом поле отображается имя таблицы, при выборе пункта SQL в этом поле необходимо ввести запрос на языке SQL.
• Параметры проверки подлинности — щелкнув на этой кнопке, вы можете выбрать один из трех вариантов проверки подлинности:
  • Проверка подлинности Windows — применяются имя и пароль текущего пользователя Windows;
  • SSO — используется строка кода SS (вход через подключение к серверу единого входа);
  • Нет — имя пользователя и пароль сохраняются в файле подключения.
• Изменить запрос — когда в качестве источника данных используется запрос, щелчок на этой кнопке позволяет отредактировать текст запроса.
• Параметры — редактирование параметров подключения с использованием Microsoft Query или веб-запроса.
• Экспорт файла подключения — сохранение текущего набора параметров в качестве файла подключения.

После задания всех параметров (если они необходимы) в окне, показанном на рис. 8.3, вы можете щелкнуть на кнопке OK, и данные будут импортированы в таблицу Excel. После импорта данных кнопки инструментов импорта становятся недоступными, но это вовсе не означает, что вы больше не можете импортировать данные на этот рабочий лист; надо щелкнуть на любой свободной от импортированных данных ячейке.

Получение данных с веб-страниц

С веб-страниц можно получать данные, оформленные в виде таблиц. Если учесть, что почти все современные веб-страницы оформляются с использованием каскадных таблиц стилей (Cascading Style Sheets, CSS), то практически любую страницу можно получить в виде табличных данных на листе Excel. Естественно, в реальной ситуации вы будете получать именно табличные данные, например, результаты

Получение данных с веб­страниц

финансовых анализов, прайс-листы, таблицу умножения. Учиться получать данные с веб-страниц мы будем на практике.

Упражнение

Для упражнения я выбрал один из популярнейших в России поисковых веб-сайтов, на первой странице которого есть явная «однощелчковая» ссылка на табличные данные. Это сайт Rаmbler.

ВНИМАНИе

Для выполнения данного упражнения необходимо, чтобы ваш компьютер был подключен к Интернету.

1. Создайте новую книгу Excel.
2. На ленте инструментов перейдите на вкладку Данные и в группе инструментов Получить внешние данные щелкните на кнопке Из веба. На экран будет выведено окно, показанное на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Окно получения данных с веб­страниц

1. Как видите, это окно представляет собой модифицированное окно программы Internet Explorer. Наберите в адресной строке адрес http://www.rambler.ru/ и щелкните на кнопке Пуск. После того как первая страница сайта появится в окне, переместитесь в нижний правый угол страницы, используя полосы прокрутки, и найдите там раздел Курсы валют. Щелкните на ссылке Доллар (ЦБ), как показано на рис. 8.7.

Рис. 8.7. Выбор ссылки в окне создания веб­запроса

1. После того как вы перейдете по ссылке, в окне будет открыта следующая страница (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Окно с таблицей курсов валют

Каждая таблица в этом окне автоматически помечается значком в виде стрелки. Как видите, в формате таблиц на веб-страницах

Получение данных с веб­страниц

представлено практически все, а не только то, что мы привыкли считать таблицами. Распознавание инструментом импорта всех таблиц на странице и пометка их такими значками позволяет нам легко выбрать ту таблицу, содержимое которой мы хотим перенести на лист Excel.

1. Щелкните на значке стрелки рядом с таблицей валют, таб лица будет выделена жирной рамкой, а значок стрелки пре-

вратится в значок флажка (рис. 8.9).

Рис. 8.9. Выделение таблицы для импорта

1. Значок флажка означает, что таблица выделена, и можно щелкнуть на кнопке Импорт для вставки содержимого таблицы в лист Excel. Щелкните на кнопке Импорт. На экран будет выведено диалоговое окно, позволяющее уточнить местоположение данных на листе и свойства вставленной таблицы (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Диалоговое окно вставки данных

Установив в этом окне переключатель Имеющийся лист, можно указать начальную ячейку или область листа Excel, куда должны быть вставлены данные. Указываемая область листа должна быть больше, чем область, занимаемая данными. При установке переключателя Новый лист импортированные данные будут помещены на специально созданный новый лист в текущей книге. После щелчка на кнопке Свойства откроется диалоговое окно, позволяющее задать некоторые свойства внешнего диапазона данных, например, сохранить определение запроса в книге, включить режим периодического обновления данных (сохранение связи с источником), настроить формат и разметку данных, задать действия при изменении количества строк или столбцов во внешних данных.

1. После того как процесс получения данных завершится, на лист Excel будет выведена выбранная таблица, причем каждая ячейка исходной таблицы будет импортирована в отдельную ячейку листа (рис. 8.11).

Рис. 8.11. Данные, полученные с сайта Rambler

Получение данных из текстовых файлов

Извлекать данные из текстовых файлов приходится не часто. Практически все современные базы данных способны обмениваться дан-

Получение данных из текстовых файлов

ными через DBC, но еще несколько лет назад в нашей стране были широко распространены текстовые редакторы, электронные таблицы и базы данных, работающие под управлением операционной системы MS-DS. Кроме того, практически все программы для Windows имеют возможность экспортировать свои данные в текстовый формат. В том случае, когда вы сталкиваетесь с сохраненными в виде текста табличными данными, которые вы хотите поместить на лист Excel, нужно воспользоваться командой ДанныеПолучить внешние данныеИз текста.

Упражнение

Как и в случае получения данных с веб-страниц, получение данных из текстовых файлов будем изучать на примере.

1. Создайте маленькую учебную базу данных в текстовом формате. Для этого запустите программу Блокнот и наберите в ней текст, показанный на рис. 8.12.

Рис. 8.12. Текстовая база данных в окне программы Блокнот

1. Данные в столбцах разделяйте между собой знаками табуляции. То есть, набрав слово Фамилия, нажмите клавишу Tab для перевода курсора к следующей позиции табуляции. На рис. 8.12 между столбцами Фамилия и Дата рождения введено по два символа табуляции в каждой строке, потому что один символ табуляции не обеспечивал наглядного представления данных. После того как таблица будет заполнена, сохраните ее в файле primer.txt.
2. Создайте новую книгу Excel.
3. Выберите команду ДанныеПолучить внешние данныеИз текста. На экран будет выведено первое окно мастера импорта текстовых данных. Это обыкновенное окно открытия файла с расширением .txt. Найдите свой файл primer.txt и откройте его.
4. Первое окно мастера импорта содержит элементы управления для распознавания формата данных и просмотра импортируемо-

го файла (рис. 8.13). В общем случае Excel корректно распознает импортируемые данные (как и в нашем случае). Если же механизм автоматического распознавания не сработает, вы можете самостоятельно задать формат и кодировку, в которой сохранен файл.

Рис. 8.13. Первое окно мастера импорта текстов

1. Щелкнув на кнопке Далее, вы перейдете ко второму шагу — анализу данных. Если вы вводили двойной знак табуляции между столбцами Фамилия и Дата рождения, как это делал я в своем примере, то результат анализа данных будет выглядеть так, как показано на рис. 8.14. Как видите, в таблице образовался пустой столбец. Для того чтобы избавится от него, необходимо в этом окне мастера установить флажок Считать последовательные разделители одним.
2. Последнее, третье, окно мастера позволяет уточнить, в каком формате будут отображаться в Excel данные каждого столбца. Мастер по умолчанию предлагает вам установить для всех столбцов формат Общий. Это приведет к тому, что все числа будут отображены в числовом формате, даты — в формате даты, а текст — в текстовом формате. Чтобы уточнить формат даты, выделите требуемый столбец в области Образец разбора данных и установите нужный

Получение данных с сервера Microsoft SQL Server

переключатель в группе Формат данных столбца. Щелчок на кнопке Подробнее позволит вам настроить вывод числовых значений в общем формате. Закончив настройку, щелкните на кнопке Готово. Результат импорта показан на рис. 8.15.

Рис. 8.14. Результат анализа данных

Рис. 8.15. Текстовый файл, импортированный в Excel

Получение данных с сервера Microsoft SQL Server

Для того чтобы получить данные с сервера Microsoft SQL Server, необходимо выполнить команду ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковС сервера SQL Server. Эта команда выводит на экран окно мастера подключения данных (рис. 8.16).

Рис. 8.16. Окно мастера подключения данных

Как видно из рисунка, в этом окне вы должны указать имя сервера, к которому вы собираетесь подключаться. Это имя можно посмотреть, щелкнув на значке SQL Service Manager в области уведомлений панели задач (рис. 8.17), или спросить у системного администратора.

Рис. 8.17. Определение имени сервера

Кроме того, вам необходимо указать, каким образом будет выполняться вход на сервер. Если для идентификации пользователя потребуются имя и пароль, необходимо установить нижний переключатель и ввести

Получение данных с сервера Microsoft SQL Server

эти пароль и имя. После указания всех необходимых на данном этапе сведений вы можете щелкнуть на кнопке Далее и перейти к следующему окну мастера (рис. 8.18).

Рис. 8.18. Окно выбора базы данных и таблицы

На этом этапе вы выбираете базу данных на сервере и таблицу, из которой будут выбраны данные.

ПРИМеЧАНИе

На данном этапе вы можете сбросить флажок Подключение к определенной таблице, но это нецелесообразно, поскольку в конце работы мастера окно выбора таблицы снова появится на экране. Таким образом, лучше выбрать ее сразу, не совершая лишнего шага.

Последнее окно мастера позволяет отредактировать некоторые параметры файла подключения к данным и сохранить его. Выбор, сохранять или нет этот файл, вам не предоставляется, то есть каждый раз, когда вы создаете новое подключение, файл будет сохраняться в папке файлов подключения.

Щелкнув на кнопке Готово в последнем окне, а также задав параметры вставки диапазона данных в соответствующем диалоговом окне (см. рис. 8.10), вы увидите выбранные данные на листе Excel (рис. 8.19).

Рис. 8.19. Фрагмент листа Excel с импортированными данными

Получение данных из XML-файлов

Для получения данных из файла в формате XML необходимо выполнить команду ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз импорта данных XML. Если у вас есть соответствующий XML-файл с данными, то никаких затруднений работа с этим мастером у вас не вызовет. Первое окно мастера представляет собой стандартное диалоговое окно открытия файла, в котором необходимо указать XML-документ, из которого вы собираетесь импортировать данные. Следующее окно мастера также знакомо вам — это окно задания параметров вставки диапазона данных (см. рис. 8.10). Указав, на каком листе размещать данные, вы получите в Excel такую же картину, как и при импорте данных с SQL-сервера.

Использование Microsoft Query

Microsoft Query является наиболее гибким и универсальным средством получения данных путем формирования запросов к источникам данных. После выполнения команды ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз Microsoft Query на экран выводится окно мастера, позволяющее задать источник данных и тип запроса (рис. 8.20).

В этом окне на вкладке Базы данных перечислены все источники данных

DBC, зарегистрированные в системе. Вы можете выбрать один из

существующих источников или создать новый. Для создания нового источника данных на основе установленного в системе драйвера DBC необходимо выбрать в списке пункт Новый источник данных и щелкнуть на кнопке OK. На экран будет выведено стандартное диалоговое окно создания источника данных DBC. В случае выбора в списке одного из уже сконфигурированных источников, вы увидите на экране окно программы Microsoft Query, а также окно добавления таблицы из выбранной базы данных (рис. 8.21).

Рис. 8.20. Окно выбора источника данных

Рис. 8.21. Добавление таблицы в запрос

После добавления таблицы в запрос на экране остается основное окно программы Microsoft Query с добавленной в запрос таблицей (рис. 8.22).

Рис. 8.22. Окно программы Microsoft Query

Давайте подробно рассмотрим кнопки панели инструментов Microsoft Query.

• Назначение инструментов Создать запрос, Открыть

запрос и Сохранить запрос вполне очевидно. Они по-

зволяют, соответственно, создать новый запрос, открыть запрос, сохраненный на диске, и сохранить созданный запрос на диске.

• Инструмент Вернуть данные возвращает данные в Excel.

• Инструмент Режим SQL служит для открытия окна с текстом SQL-запроса.
• Инструменты Отображение таблиц и Отображение условий позволяют вывести на экран или скрыть, соответственно, список выбранных таблиц или заданных условий запроса.

Как уже отмечалось, при выполнении команды ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз Microsoft Query на экран выводится окно выбора источника данных (см. рис. 8.20). Из трех вкладок в этом окне на данном этапе вам потребуется только вкладка Базы данных. В ней имеется список баз данных, доступных в вашей системе, непосредственно на вашем компьютере или же в локальной сети. В этом списке вы можете выбрать необходимую базу данных. Список доступных баз данных хранится в реестре Windows. Кнопка Обзор позволяет выбрать источники данных, сохраненные в специальных файлах с расширением .dsn. Такие источники данных обычно поставляются производителями баз данных, источники для которых не входят в стандартную поставку Windows. Кнопка Параметры позволяет задать постоянный путь к папкам, в которых у вас хранятся файлы источников данных. Флажок Использовать мастер запросов позволяет составить запрос к базе данных в интерактивном режиме. Если вы сбросите этот флажок, то усложните себе жизнь, поскольку тогда весь запрос придется формировать самостоятельно. Сбрасывать флажок Использовать мастер запросов нужно только в том случае, если вы хотите создать очень сложный запрос, а мастер запросов не справляется с этой задачей.

Для примера выберем в качестве источника данных базу данных MS Access, поскольку она входит в состав пакета Microsoft ffice и подключение к ней не требует настройки никаких дополнительных параметров. После того как вы выберете пункт MS Access Database в списке источников данных и щелкнете на кнопке OK, на экран будет выведено окно выбора файла с данными (рис. 8.23).

Рис. 8.23. Выбор файла с данными

С помощью этого окна необходимо найти на диске соответствующий файл с расширением .mdb. Обычно подобные файлы можно найти в каталоге C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamples. В случае если вы установили Microsoft ffice в другой каталог, то вам придется внести соответствующую поправку в путь поиска. Выберите в каталоге Samples файл Борей.mdb (или Northwind.mdb в некоторых версиях Microsoft ffice) и щелкните на кнопке OK. После открытия источника данных в работу вступает мастер выбора таблиц и столбцов (рис. 8.24).

Рис. 8.24. Выбор таблиц и столбцов

Щелчок на кнопке Параметры позволяет выбрать таблицы, данные из которых должны присутствовать в списке Имеющиеся таблицы и столбцы (это могут быть не только таблицы пользовательской базы данных, а еще и другие таблицы, в частности системные). Каждую из таблиц в списке Имеющиеся таблицы и столбцы можно раскрыть щелчком на значке «плюс» слева от названия таблицы. В этом случае под названием таблицы отобразятся входящие в состав таблицы столбцы. Выбрав один из столбцов и щелкнув на кнопке Просмотр, вы выведете в списке Данные выбранного столбца содержимое этого столбца (рис. 8.25).

Щелчок на кнопке с направленной вправо стрелкой добавляет выбранный столбец в список Столбцы запроса. Щелчок на кнопке с направленной влево стрелкой удаляет из списка Столбцы запроса выбранный там столбец, а щелчок на кнопке с направленной влево сдвоенной стрелкой удаляет из этого списка все столбцы. Кнопки с направленными вверх и вниз стрелками позволяют устанавливать порядок следования столбцов в тексте запроса. После того как вы определите, из каких столбцов нужно отбирать данные, и щелкните на кнопке Next, вы перейдете в следующее окно мастера построения запросов — окно отбора данных (рис. 8.26).

Рис. 8.25. Просмотр содержимого выбранного столбца

Рис. 8.26. Окно отбора данных

В этом окне для каждого из отобранных столбцов вы можете задать условия отбора записей. Для этого в списке Столбцы для отбора нужно выбрать столбец (в нашем случае это Должность) и в области справа — задать условия отбора. Сами условия нужно выбирать, пользуясь раскрывающимися списками, причем в левых списках можно только выбирать значения, а в правых можно как выбирать значения в списках, так и вводить значения вручную в поля списков. После задания условий отбора для одного столбца можно в списке Столбцы для отбора выбрать другой столбец и задать условия для его значений. Щелкнув после этого на кнопке Next, вы перейдете в окно задания порядка сортировки (рис. 8.27).

Рис. 8.27. Задание порядка сортировки

Следующий шаг позволяет вам решить, что именно вы будете делать с выбранными при помощи мастера запросов данными — передадите их в Excel, продолжите редактирование запроса внутри Microsoft Query или сформируете на их основе LAP-куб. Поскольку данный раздел посвящен изучению Microsoft Query, установите в завершающем диалоговом окне переключатель Просмотр или изменение данных в Microsoft Query и щелкните на кнопке Finish.

Таблица, состоящая из отобранных вами полей и данных, будет открыта в Microsoft Query (рис. 8.28).

Рис. 8.28. Таблица в Microsoft Query

Данные в этой таблице отобраны при помощи мастера запросов. Текст созданного им запроса можно увидеть, щелкнув на кнопке Режим SQL. На экран будет выведено окно, в котором можно не только просмотреть текст запроса, но и отредактировать его вручную (рис. 8.29).

Рис. 8.29. Текст запроса в режиме SQL

Если редактирование запроса вручную для вас затруднительно, вы можете щелкнуть на кнопке Отображение условий, открыв дополнительную таблицу с заданными условиями запроса. Выбирая в этой таблице поле, в котором устанавливаются условия, и вводя или изменяя само условие, вы можете легко отредактировать запрос. Кроме того, вы можете выделить любое значение из отобранных уже записей и, используя это значение, установить фильтр (для этого нужно щелкнуть на кнопке Фильтр по выделенному).

Инструменты Microsoft Query дублируют только наиболее часто используемые команды и не дают представления обо всех возможностях этой программы. Восполним этот пробел, рассмотрев команды меню. Ниже перечислены команды меню Файл.

• Создать запрос — вывод на экран окна мастера запросов и создание нового запроса.
• Открыть запрос — открытие файла запроса, сохраненного на диске.
• Закрыть запрос — закрытие текущего запроса, при этом окно Microsoft Query остается активным, но из него удаляются все данные, относящиеся к текущему запросу.
• Сохранить запрос — сохранение текущего запроса на диске .
• Сохранить как — сохранение текущего запроса с новым именем.
• Определение таблицы — вызов на экран окна настройки, позволяю-

щего создавать новые таблицы в любой из баз данных, источники данных которых позволяют выполнять эту операцию, а также создавать новые поля в существующих таблицах или переопределять свойства уже имеющихся полей. Кроме того, вы можете создавать такие объекты базы данных, как индексы по одному или нескольким полям (рис. 8.30).

Рис. 8.30. Создание индекса

• Выполнить запрос SQL — вывод на экран окна, в котором можно ввести с клавиатуры SQL-запрос к любой доступной базе данных и затем выполнить его. В запрос можно встраивать хранимые процедуры, если таковые определены в запрашиваемой базе данных. Хранимую процедуру можно выбрать в списке, выводимом щелчком на кнопке Процедуры (рис. 8.31).
• Создать куб OLAP — эта команда выводит на экран окно мастера создания LAP-кубов, при помощи которого вы можете создать, сохранить и вернуть в Excel в виде сводной таблицы или диаграммы LAP-куб на основе текущего запроса.
• Отмена и возврат в Microsoft Excel — эта команда отменяет редакти-

рование запроса и закрывает окно программы Microsoft Query, не возвращая данные в Excel.

• Вернуть данные в Microsoft Excel — эта команда закрывает окно про-

граммы Microsoft Query, возвращая в Excel данные, выбранные с помощью запроса.

Рис. 8.31. Выбор запроса и хранимой процедуры

Меню Правка содержит стандартный набор команд правки. Среди других команд этого меню интерес представляют только две. Команда Специальное копирование позволяет скопировать в буфер обмена не только данные из выделенного столбца или диапазона записей, но и заголовок столбца, а также номера строк. Команда Параметры открывает одноименное диалоговое окно, которое с помощью флажков позволяет настроить некоторые из параметров Microsoft Query.

• Разрывать связь при отсутствии активности через — при установленном флажке Microsoft Query будет осуществлять попытку подключения к заданному источнику данных в указанное время (время в секундах вводится в расположенное рядом поле), после чего, если подключение не состоится, выведет сообщение об этом. Если флажок сбросить, то Microsoft Query будет осуществлять подключение все время своей активности. Прервать этот процесс удастся лишь нажатием клавиши Esc.
• Максимальное число возвращаемых записей — установив этот флажок, вы получаете возможность ограничить количество возвращаемых в результате запроса записей (число записей вводится в расположенное рядом поле). При сброшенном флажке запрос вернет все записи, соответствующие параметрам запроса.
• Поддерживать открытые каналы связи до закрытия Microsoft Query — при установке этого флажка связь с источником данных будет сохраняться до тех пор, пока вы не закроете Microsoft Query, даже если запрос, использующий этот источник данных, будет закрыт. Это ускоряет повторные запросы к тому же самому источнику данных.
• Запретить изменение результатов запроса — когда этот флажок сбро-

шен, вы можете редактировать поля записей, и эти изменения будут внесены в базу данных, из которой они получены. Установка флажка предотвращает внесение изменений в исходные данные.

ВНИМАНИе

Работая с запросом в окне программы Microsoft Query, вы работаете с данными той базы данных, к которой был производен запрос. Таким образом, редактирование данных в таблицах Microsoft Query приводит к изменению этих данных в исходной базе данных. После передачи данных в Microsoft Excel связь с исходным источником разрывается. Внутри таблицы Microsoft Excel вы можете редактировать данные, полученные в результате запроса, не опасаясь повлиять на исходные данные.

• Проверять запросы перед сохранением или возвратом данных — если этот флажок установлен, то при получении команды на возврат данных в Microsoft Excel или на сохранение запроса программа Microsoft Query сначала выполнит запрос и только при успешном его завершении сохранит этот запрос на диске или передаст данные в Microsoft Excel. Если флажок сбросить, то такая проверка выполнена не будет.
• Указывать имена таблиц в инструкции SQL — этот флажок устанавли-

вается в том случае, когда запрос производится из файловых баз данных, размещенных в нестандартном месте. При установленном флажке в запрос включается полный путь к соответствующему файлу.

Ниже перечислены команды меню Вид.

• Таблицы и Условия — установка флажков рядом с именами этих команд в меню приводит к появлению соответствующих областей в окне Microsoft Query (рис. 8.32).
• Область ввода — эта команда доступна только тогда, когда в режиме редактирования курсор находится в определенной ячейке таблицы запроса. При ее выборе содержимое соответствующей ячейки выводится на экран внутри диалогового окна и может быть отредактировано в этом окне. Это бывает удобно, когда содержимое ячеек в таблице трудноразличимо.

Рис. 8.32. Области таблиц и условий в окне Microsoft Query

• Свойства запроса — вывод на экран окна с двумя флажками, по-

зволяющими показывать в запросе только записи с уникальными значениями, а также осуществлять группировку записей по определенному признаку (соответствует SQL-команде GROUP BY).

• Запрос SQL — вывод на экран окна с текстом запроса, который в этом окне можно отредактировать вручную.

Команды меню Формат не нуждаются в особых комментариях, они позволяют установить параметры шрифта, которым будут отображаться данные в таблице Microsoft Query, ширину и высоту ячеек, а также предоставляют возможность скрывать и отображать столбцы.

Ниже перечислены команды меню Таблица.

• Добавить таблицу — добавление таблицы к текущему запросу.
• Удалить таблицу — удаление таблицы из текущего запроса.
• Объединение — вывод на экран окна настройки (рис. 8.33), позволяющего задать параметры объединения записей из двух таблиц (соответствующая SQL-команда — INNER JOIN).

Рис. 8.33. Задание параметров объединения записей из двух таблиц

Ниже перечислены команды меню Условия.

• Добавить условие — добавление в запрос условия с помощью специ-

ального окна (рис. 8.34). Например, код показанного на рисунке условия выглядит так:

HAVING (Клиенты.КодКлиента>’PICCO’) AND

(Клиенты.КодКлиента=’PRINI’)

Рис. 8.34. Добавление условия в запрос  Удалить все условия — удаление из запроса всех условий.

Ниже перечислены команды меню Записи.

• Добавить столбец — добавление к запросу столбца (поля) с заданными параметрами.
• Удалить столбец — удаление из запроса выделенного столбца.
• Изменить столбец — изменение параметров выделенного столбца.
• Сортировать — сортировка записей по убыванию или возрастанию для выделенного поля.
• Перейти — перевод курсора на запись с указанным номером.
• Разрешить правку — включение режима внесения изменений в дан-

ные запроса, ведущих к изменениям данных в источнике (в базе) данных.

• Выполнить запрос — выполнение текущего запроса с заданными параметрами.
• Автоматический режим — включение режима автоматического вы-

полнения запроса после каждого изменения параметров запроса или данных.

Упражнение

Для того чтобы на практике освоить нюансы применения команд и инструментов Microsoft Query, выполним полный цикл формирования запроса и возвращения данных в Excel.

1. Создайте в Excel новую книгу.
2. Выберите команду ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз Microsoft Query.
3. Выберите в качестве источника данных MS Access. В списке баз данных окна Выбор источника данных это будет либо пункт База данных MS Access, либо пункт MS Access database (точное название зависит от вашего программного обеспечения).
4. В следующем окне откройте базу данных Борей.mdb, при стандартной установке расположенную по адресу C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamples.
5. Включите в запрос таблицу Клиенты (поля КодКлиента, Название и Должность), таблицу Заказы (поля КодЗаказа и КодКлиента) и таблицу Сведения о заказах (все поля).
6. Задайте условие отбора данных — поле КодКлиента больше CACTU.
7. Выберите сортировку по полю КодЗаказа.
8. Установите переключатель Просмотр или изменение данных в MS Query и щелкните на кнопке Готово.
9. В открывшемся окне MS Query раскройте меню Вид и установите флажки возле команд Таблицы и Условия. В результате в окне MS Query вы должны увидеть область результата выполнения запроса, довольно большую таблицу с запрошенными полями

и данными в них, область таблиц (рис. 8.35) и область условий (рис. 8.36). Вы можете видеть, что три таблицы связаны между собой, причем линии связи показывают, какие поля связывают таблицы. В области условий отображено условие, которое мы задали с помощью мастера запросов. Полный текст запроса, согласно которому из базы данных были извлечены данные, можно увидеть, щелкнув на кнопке Режим SQL. Запрос получился довольно объемным. Последняя его строка (ORDER BY Заказы.КодЗаказа) указывает на то, что сортировка записей будет произведена по полю КодЗаказа из таблицы Заказы.

Рис. 8.35. Область таблиц

Рис. 8.36. Область условий

1. Как вы помните, из таблицы Заказы мы включили в запрос только два поля. В области просмотра таблиц очень легко добавить к запросу недостающие поля. Щелкните дважды на поле КодСотрудника прямо в области просмотра таблицы Заказы, и соответствующее поле будет добавлено как последний столбец к основной таблице вывода результата запроса.
2. Щелкните в области просмотра таблиц на таблице Сведения о Заказах. Откройте меню Таблица и выберите команду Удалить таблицу. Вы немедленно увидите результат в основном поле данных: все поля (столбцы) этой таблицы пропадут из таблицы данных.
3. Добавим в запрос еще одно условие. Для этого можно непосредственно вводить условия в таблицу или выбрать команду УсловияДобавить условие, которая выводит на экран окно задания условия. Выберем то же поле КодКлиента, зададим объединение условий оператором И, само условие (меньше) и значение (EASTC). После щелчка на кнопке Добавить количество строк в таблице данных резко уменьшится.
4. Теперь проверим, как работает команда Специальное копирование меню Правка. Для этого выделите все записи в таблице, начинающиеся с символа С. Раскройте меню Правка и выберите команду Специальное копирование. В открывшемся диалоговом окне установите флажки Включить заголовки столбцов и Включить номера строк, а затем щелкните на кнопке OK. Перейдите в книгу Excel, выделите ячейку С3 и нажмите сочетание клавиш Ctrl+V. Результатом будет помещение в таблицу не только скопированных данных, но и номеров строк и заголовков столбцов. Далее можно выделить этот фрагмент и задать ему параметры форматирования при помощи команды Автоформат. На рис. 8.37 вы можете видеть, как выглядит этот фрагмент данных после назначения ему встроенного формата Список 2.

Рис. 8.37. Фрагмент внешних данных в Excel

ПРИМеЧАНИе

В данном случае мы передали часть данных из запроса в таблицу через буфер обмена. Естественнее воспользоваться командой Вернуть данные в Microsoft Excel меню Файл. Все данные, соответствующие параметрам запроса, будут вставлены на текущий лист книги или на новый лист.

Возможно, вам придется использовать данные из различных источников для анализа. В Excel вы можете импортировать данные из разных источников данных. Некоторые из источников данных следующие:

• База данных Microsoft Access
• Страница интернета
• Текстовый файл
• Таблица SQL Server
• SQL Server Analysis Cube
• XML-файл

Вы можете импортировать любое количество таблиц одновременно из базы данных.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

• Таблица
• Отчет сводной таблицы
• PivotChart
• Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

• Существующий лист
• Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

• Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

• Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

  Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

• Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

• Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

• Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

• Перейдите на вкладку « Соединение ».

• Нажмите Использовать имя источника данных.

• Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

• Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Импорт данных с использованием существующего соединения

В предыдущем разделе вы установили соединение для передачи данных с книгой.

Теперь вы можете импортировать данные, используя это существующее соединение.

Шаг 1 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 2 – Нажмите Существующие соединения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Существующие подключения».

Шаг 3 – Выберите соединение, из которого вы хотите импортировать данные, и нажмите «Открыть».

Переименование соединений данных

Будет полезно, если у подключений к данным, которые есть в вашей книге, есть понятные имена для простоты понимания и определения местоположения.

Шаг 1 – Перейдите в DATA> Соединения на ленте. Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2 – Выберите соединение, которое вы хотите переименовать, и нажмите Свойства.

Откроется диалоговое окно « Свойства соединения ». Текущее имя появится в поле Имя соединения –

Шаг 3 – Измените имя соединения и нажмите ОК. Передача данных будет иметь новое имя, которое вы дали.

Обновление подключения к внешним данным

Когда вы подключаете свою книгу Excel к внешнему источнику данных, как вы видели в предыдущих разделах, вы хотели бы регулярно обновлять данные в своей книге, отражая изменения, вносимые во внешний источник данных время от времени.

Вы можете сделать это, обновив соединения данных, которые вы сделали с этими источниками данных. Всякий раз, когда вы обновляете соединение данных, вы видите самые последние изменения данных из этого источника данных, включая все, что является новым, или которое было изменено, или которое было удалено.

Вы можете обновить только выбранные данные или все подключения данных в книге одновременно.

Шаг 1 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 2 – Нажмите « Обновить все» в группе «Подключения».

Как вы заметили, в выпадающем списке есть две команды – Обновить и Обновить все.

• Если вы нажмете Обновить , выбранные данные в вашей рабочей книге будут обновлены.

• Если вы нажмете Обновить все , все подключения к данным в вашей книге будут обновлены.

Если вы нажмете Обновить , выбранные данные в вашей рабочей книге будут обновлены.

Если вы нажмете Обновить все , все подключения к данным в вашей книге будут обновлены.

Обновление всех соединений данных в рабочей книге

У вас может быть несколько подключений к вашей книге. Вам необходимо время от времени обновлять их, чтобы ваша рабочая книга имела доступ к самым последним данным.

Шаг 1 – Нажмите любую ячейку в таблице, которая содержит ссылку на импортированный файл данных.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку «Данные» на ленте.

Шаг 3 – Нажмите «Обновить все» в группе «Подключения».

Шаг 4 – Выберите Обновить все из выпадающего списка. Все подключения к данным в рабочей книге будут обновлены.

Автоматически обновлять данные при открытии рабочей книги

Возможно, вы захотите иметь доступ к последним данным из подключений к вашей книге при каждом открытии вашей книги.

Шаг 1 – Нажмите любую ячейку в таблице, которая содержит ссылку на импортированный файл данных.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку «Данные».

Шаг 3 – Нажмите «Подключения» в группе «Подключения».

Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Шаг 4 – Нажмите кнопку Свойства. Откроется диалоговое окно «Свойства соединения».

Шаг 5 – Перейдите на вкладку «Использование».

Шаг 6 – Отметьте опцию – Обновить данные при открытии файла.

У вас есть и другой вариант – удалить данные из диапазона внешних данных перед сохранением книги . Вы можете использовать эту опцию, чтобы сохранить книгу с определением запроса, но без внешних данных.

Шаг 7 – Нажмите ОК. Всякий раз, когда вы открываете свою рабочую книгу, в вашу рабочую книгу загружаются самые свежие данные.

Автоматически обновлять данные через регулярные интервалы

Возможно, вы используете свою рабочую книгу, чтобы держать ее открытой в течение более длительного времени. В таком случае вы можете периодически обновлять данные без какого-либо вмешательства с вашей стороны.

Шаг 1 – Нажмите любую ячейку в таблице, которая содержит ссылку на импортированный файл данных.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку «Данные» на ленте.

Шаг 3 – Нажмите «Подключения» в группе «Подключения».

Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Шаг 4 – Нажмите кнопку Свойства.

Откроется диалоговое окно «Свойства соединения». Установите свойства следующим образом –

• Перейдите на вкладку « Использование ».

• Установите флажок Обновить каждый .

• Введите 60 в качестве количества минут между каждой операцией обновления и нажмите Ok.

Перейдите на вкладку « Использование ».

Установите флажок Обновить каждый .

Введите 60 в качестве количества минут между каждой операцией обновления и нажмите Ok.

Ваши данные будут автоматически обновляться каждые 60 минут. (т.е. каждый час).

Включение фонового обновления

Для очень больших наборов данных рекомендуется запустить фоновое обновление. Это возвращает управление Excel вместо того, чтобы заставлять вас ждать несколько минут или более, пока обновление не закончится. Вы можете использовать эту опцию, когда вы выполняете запрос в фоновом режиме. Однако в течение этого времени нельзя выполнить запрос для любого типа соединения, который извлекает данные для модели данных.

• Щелкните в любой ячейке таблицы, содержащей ссылку на импортированный файл данных.

• Перейдите на вкладку «Данные».

• Нажмите Подключения в группе Подключения. Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Щелкните в любой ячейке таблицы, содержащей ссылку на импортированный файл данных.

Перейдите на вкладку «Данные».

Нажмите Подключения в группе Подключения. Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Нажмите кнопку Свойства.

Откроется диалоговое окно «Свойства соединения». Перейдите на вкладку «Использование». Появятся параметры управления обновлением.

Microsoft позволяет вам извлекать данные из баз данных различного типа, в том числе Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel. Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server OLAP services, dBASE. Microsoft FoxPro, Oracle, Paradox и баз данных текстовых файлов. Вы также можете использовать драйверы ODBC (Open Database Connectivity. — открытые

средства связи с базами данных) Microsoft или драйверы источников данных от других производителей, чтобы получить информацию из других источников данных. Используйте программное средство Мастер подключения данных для связи с установленным внешним источником данных.

Чтобы открыть окно мастера подключения данных, нажмите вкладку Данные, нажмите кнопку Из других источников в группе Получить внешние данные, а затем выберите Из мастера подключения данных. Во вкладке Данные в группе Получить внешние данные также доступны такие кнопки, как Из Access. Из Веба и Из текста

Вы получаете данные из базы данных при помощи запроса, который содержит критерий выбора данных. Для извлечения данных из внешних источников можно использовать приложение Microsoft

Query (Запрос), которое обеспечивает связи с внешними источниками данными и показывает, какие данные доступны. Мастер запросов поможет вам выбрать данные из различных таблиц и полей в таком источнике данных, как база данных. Во время процесса получения данных вы можете отсортировать и отфильтровать данные, чтобы получить необходимую вам информацию. После того, как вы создадите запрос и импортируете данные в рабочую книгу, Microsoft Query обеспечит Excel данными по запросу к источнику данных, которые вы можете использовать для других целей.

После подключения к внешнему источнику вы сможете обновлять данные в рабочей книге Excel и актуализировать их. Вы можете автоматически обновлять данные при открытии рабочей книги или обновлять их через определенные промежутки времени. Вы также можете обновлять данные вручную при помощи кнопки Обновить на вкладке Данные

Управление обновлением внешних ссылок (связей)

​Смотрите также​Заранее спасибо.​ т.е. при любом​Application.Calculation = xlCalculationAutomatic​ “$”.​В настройках «формулы»​ Это нужно для​ диапазона.​содержится несколько сотен строк;​ Вручную, пользователь обновляет​На следующем рисунке показан​

Дополнительные сведения о внешних ссылках

​ наличие в книге​ обновлять связи автоматически​в группе​.​Существует несколько вариантов выбора​Чтобы обновить связи, нажмите​При создании внешних ссылок​_Boroda_​ телодвижении (кроме изменения​Makintosh​Если в ссылке​ — «параметры вычислений»​ того, чтобы активизировалась​Области позволяют сформировать структуру​пользователю нужно представлять одни​

​ данные, нажав кнопку​ основной процесс обновления​

​ самых последних данных.​    ​Буфер обмена​имя связи автоматически не​

​ в диалоговом окне​ кнопку​ (также называемых связями)​: а так?​

Управление связями с другими книгами

​ цвета фона ячейки).​: В настройках стоит​ используются символы $,​ нужно поставить «автоматически»,​ «Работа со сводными​ сводного отчета.​ и те же​Обновить выбранное подключение​ данных, подключенных к​Связь с параметрическим запросом​Этот параметр влияет на​нажмите кнопку​ удаляется, поэтому его​Запрос на обновление связей​Параметры​ можно задать для​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ВПР(A1;’G:ПАПКАКакаятокнига.xlsx’!Таблица[#Данные];2+(D1=»абв»);0)​ И соответственно, если​ автоматический пересчёт. Но​

Ручное обновление всех (или никаких) связей в книге

1. ​ то она называется​ если стоит другое​ таблицами».​Сначала заполним «Названия строк».​ данные в разных​

2. ​.​

3. ​ внешнему источнику.​ нельзя обновить без​​ все книги, которые​​Копировать​ может потребоваться удалить.​.​​в области сведений​​ них поддержку и​

Частичное обновление связей с другими книгами вручную

1. ​Стоит ли в​

2. ​ ваша функции медлительная,​

3. ​ всё равно приходится​​ абсолютной, если символов​​ то ячейки пересчитываются​​На вкладке «Параметры» находим​​ Так как нужно​​ разрезах, выбирать информацию​​Обновление всех связей​

   

4. ​1. когда пользователь инициирует​​ открытия книги-источника.​​ открываются на компьютере.​.​

   ​Удаление имени​На вкладке​ о документе, а​ расписание обновления. В​

   ​ параметрах галка «При​ то это будет​

5. ​ обновлять вручную. И​​ $ в ссылке​​ по другим условиям.​

Управление выдачей запроса на обновление всех связей

​ группу «Сводная таблица».​ вывести список книг​ по заданному условию,​

Отключение выдачи запроса на обновление связей данной книги и обновление связей вручную

​Этот параметр обновляет все​​ операции обновления, чтобы​Нажмите кнопку​ Пользователи, которые откроют​Нажмите кнопку​На вкладке​Данные​ затем выберите команду​ случае изменения значения​

1. ​ пересчете книги» «Обновлять​​ сказываться на быстроте​​ ещё заметил, если​​ нет – относительной.​​по 2003 (могу​​ Нажимаем – открывается​​ по годам, то​

2. ​ группировать, а встроенный​​ подключения к данным​​ получить самые последние​

3. ​Не обновлять​

​ книгу на другом​​Вставить​Формулы​в группе​Включить это содержимое​ в ячейке приложение​ ссылки на другие​​ работы всего Excel​

Настройка обновления связей по запросу при открытии файла

​ формула написана встроенными​ Адреса таких ссылок​​ ошибиться, кажется так)​​ меню кнопки. Выбираем​

Если никакие связи не создавались

1. ​ в этом разделе​​ фильтр и группировка​​ в книге при​​ данные.​​.​​ компьютере, не будут​​.​

2. ​в группе​​Подключения​​.​

3. ​ Microsoft Excel не​​ документы»?​Сергей​ функциями Excel то​​ называются абсолютными и​

​ : сервис-параметры-вкладка вычисления,​ пункт «Параметры».​ должен быть перечень​ справляются плохо.​ нажатии кнопки​2. обновление делает подключение​Закройте конечную книгу.​ затронуты.​Нажмите стрелку рядом с​Определенные имена​нажмите кнопку​

Разрыв связей с источником

​Закройте все книги.​​ выполняет поиск нового​И галка «Сохранять​: Здравствуйте.​ всё хорошо автоматом​ относительными, соответственно. «​ надо поставить галочку​В открывшемся меню «Параметры​ названий книг. В​Требования к исходной таблице:​Обновить все подключения​​ к источнику данных,​

1. ​Откройте книгу-источник.​​На вкладке​​ кнопкой​​нажмите кнопку​​Изменить связи​​Откройте книгу, содержащую связи.​​ значения, если это​

2. ​ значения внешних связей»?​​Вопрос такой -​​ обновляется, а если​Drshall​

   • ​ около пункта автоматически​ сводной таблицы» нажать​ списке полей ставим​у каждого столбца есть​

   • ​.​ часто сохранили файл​

3. ​Откройте конечную книгу.​​Файл​​Параметры вставки​

4. ​Диспетчер имен​.​На вкладке​

   ​ не задано пользователем.​

5. ​Сергей​​ в папке имеется​​ с помощью написанной​​: а если адрес​​К предыдущему ответу:​​ кнопку «Разметка и​​ птичку напротив поля​

6. ​ заголовок (первый вариант​​Регулярное обновление​​ подключения, который определяет​Нажмите кнопку​нажмите кнопку​​, а затем​​.​

7. ​Нажмите кнопку​Данные​Книга, содержащая связи, называется​: Галки стоят. Предложенная​ несколько десятков файлов​ пользовательской функцией то​ ячейки не вручную​

Замена одной формулы ее вычисляемым значением

​ знак $ фиксирует​ формат». Поставить галочки​ «Название». Данные столбца​ – неправильный; второй​Этот параметр автоматически обновляет​ все сведения, необходимые​Обновить​Параметры​​ выберите команду​ ​В столбце​

1. ​Запрос на обновление связей​
   ​в группе​ книгой назначения, а​ формула вообще только​ эксель, таблицы с​
   ​ возникает эта проблема.​​ прописывать, а при​

   1. ​ значение при копировании​ напротив следующих пунктов:​

   2. ​ имеют текстовый формат​​ – правильный);​​ данные интервалом времени,​​ для доступа к​​.​​и выберите категорию​​Значения​​Имя​​.​

   3. ​Подключения​​ книга, с которой​​ нули выдаёт ))​​ одинаковой структурой, но​​New​

2. ​ написании формулы щелкать​​ формул, но не​​Закрыть окно, нажав кнопку​​ – автоматически попадают​​значения в одном столбце​​ заданные автором книги.​ ​ и получить данные​

3. ​Примечание:​​Дополнительно​ ​.​

4. ​выберите имя, которое​Щелкните​​нажмите кнопку​ ​ установлена связь, называется​Придётся пока что​​ разным количеством строк​ ​: А у вас​

Если известно, что подключение к исходному файлу отсутствует

​ их​​ влияет на пересчет,​​ ОК.​ в область «Названия​ имеют одинаковый формат​Подробнее о том, как​ из внешнего источника​Мы стараемся как​.​

Если требуется работать с имеющимися данными, а не заменять их новыми

​Нажмите кнопку​​ следует удалить, и​​Не отображать оповещение и​

Если обновление в последний раз заняло слишком много времени

​Изменить связи​​ исходной книгой. Если​​ 30+ файлов открывать,​ + один файл​ в написанных функциях​Makintosh​ цитатка из хелпа​Еще один вариант:​ строк». К значениям​​ (число, дата, текст);​​ определить подключения к​​ данных.​​ можно оперативнее обеспечивать​​В Excel 2007 нажмите​​Не обновлять​ нажмите кнопку​ не обновлять автоматические​

Если эта книга создана другим пользователем и вы не знаете, почему появился этот запрос

​.​​ открытая книга (конечный​​ чтобы значения в​ в который вытягиваются​ есть строка ?​: Уважаемые знатоки. Вот​»При копировании формул​​Открыть лист со сводным​​ сразу применяется сортировка​​все ячейки в строках​​ внешним источникам данных​​3. существует различных источников​​ вас актуальными справочными​

Если вы каждый раз одинаково отвечаете на этот запрос и хотите, чтобы он больше не отображался

​ кнопку Microsoft Office​. Обновление из источника​Удалить​ связи​

​Из списка​ файл) содержит связи​​ нужном собрать =)​

​ определенные значения из​Application.Volatile​ столкнулся с такой​ возникает необходимость управлять​ отчетом. На вкладке​ по алфавиту.​ и столбцах заполнены​

1. ​ в книге Excel​​ данных, которые вы​​ материалами на вашем​​, щелкните​​ при отсутствии подключения​​.​​.​

   ​Источник​ с другими книгами​​ Хорошо, что это​​ этих таблиц. В​​Makintosh​​ проблемой.​​ изменением адресов ячеек​

2. ​ «Разработчик» нажать кнопку​​Теперь ставим птичку напротив​​ значениями;​​ читайте в статье​ можете получать доступ,​​ языке. Эта страница​Параметры Excel​ к нему невозможно.​Если используется диапазон внешних​

​Возможно, связь была создана​выберите связанный объект,​​ или файлами (которые​

​ нечасто требуется.​​ этом файле более​: Нет, такой строки​Значение ячейки А1​ или ссылок. Для​ «Запись макроса».​ поля «Год выпуска».​данные из одной ячейки​ подключение к внешним​

1. ​ таких как OLAP,​​ переведена автоматически, поэтому​​и выберите категорию​​ Например, если книга-источник​​ данных, параметр запроса​​ случайно путем перемещения​​ который необходимо изменить.​

2. ​ называются исходными файлами),​​Спасибо за внимание!​​ 5к строк. Для​

3. ​ нету.​

​ на Листе1 зависит​​ этого перед символами​Выполнить вручную обновление сводной​Сводная таблица сделана. С​

Если известно, что исходный файл доступен для подключения к нему

​ нельзя разнести в​​ данным (импорт) в​​ SQL Server, данных​ ее текст может​Дополнительно​

Если используется параметрический запрос

​ расположена в сети,​ может также использовать​ или копирования диапазона​

1. ​Для выделения нескольких связей​​ а исходные файлы​​Serge_007​

2. ​ вытягивания использую формулу:​

3. ​R Dmitry​

4. ​ от значения ячейки​

5. ​ адреса ячейки или​​ таблицы – остановить​​ помощью нескольких кликов.​

support.office.com

Обновление внешних данных в книге, открытой в браузере

​ разные столбцы (без​​ справочной системе Microsoft​ OLEDB и драйверы​ содержать неточности и​.​ а подключение к​ данные из другой​ ячеек, листа или​ щелкните каждый связанный​ изменятся, то связи​: Значит работает, иначе​Формула работает, всё,​: Нет, такой строки​ В2 на Листе2.​ ссылки устанавливаются символы​ запись. Нажать на​ Такой способ представления​ объединения ячеек).​ Excel.​ ODBC.​ грамматические ошибки. Для​В разделе​

​ сети отсутствует.​ книги. Может потребоваться​ диаграммы из одной​ объект, удерживая нажатой​ в открываемой книге​ было-бы значение ошибки​ что нужно вытягивает.​ нету.{/post}{/quote}​ Вот если поменять​ “$”. Изменяться только​ кнопку «Макросы». Выбрать​ информации удобен для​Нерациональная организация информации:​Чтобы обновить данные из​4. обновление добавляет самых​ нас важно, чтобы​Общие​Нажмите кнопку​ проверить и удалить​ книги в другую.​ клавишу CTRL.​

В этой статье

​ могут указывать на​

​#ССЫЛКА!​ Проблема в том,​

​Function нннннн()​ значение В2 а​

Узнайте об обновлении данных

​ те атрибуты адреса​ из доступных макросов​ финансовых отчетов.​Нельзя будет вывести итоги,​

​ внешнего источника данных​ последних данных в​ эта статья была​снимите флажок​

​Не обновлять​ эти типы связей.​ Откройте книгу, а​Чтобы выделить все связи,​ устаревшие данные.​Сергей​ что при первом​Application.Volatile True​ потом перейти на​

​ ячейки, перед которыми​ записанный – «выполнить».​От сводной таблицы больше​ например, только по​ в книге, открытой​ книге.​ вам полезна. Просим​

​Запрашивать об обновлении автоматических​.​В Excel формула удаляется​

​ затем найдите ненужные​

Параметры для обновления данных Excel

​ нажмите клавиши CTRL+A.​1. Конечная книга содержит​: Увы, пока Какуютокнигу​ открытии вместо значения​…​ лист1 то ячейка​ не стоит символ​Теперь сводный отчет при​ пользы, если она​ городу.​ в браузере, выполните​К началу страницы​ вас уделить пару​ связей​Нажмите кнопку​ при замене на​ связи и разорвите​Нажмите кнопку​ внешние ссылки.​

​ не открыть также​ выдаётся​…​ А1 не обновляется.​ “$”. Если перед​ открытии будет обновляться​

​ динамическая. То есть​	​Лучше значения ввести следующим​
​ следующие действия.​	​Не удается определить информации,​ секунд и сообщить,​. Если этот флажок​
​Не обновлять​	​ возвращаемое значение. Чтобы​ их или замените​Обновить значения​2. Внешняя ссылка (или​​ выдает #ССЫЛКА!, а​​Quote​
​…​	​ И что бы​ всеми атрибутами адреса​ программно.​ при внесении новых​​ таким образом.​​Откройте книгу, содержащую данные,​
​ необходимой для подключения​	​ помогла ли она​ снят, связи будут​. Если не требуется​

​ отменить случайную замену​ их значениями.​.​ связь) представляет собой​ затем меняет на​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>#ССЫЛКА! и необходимо открыть/закрыть​myFunction=…​ обновить данные нужно​ ячейки поставить символ​

Обновление данных из внешнего источника данных

​Есть например ячейка A1,​ данных в исходный​​ которые вы хотите​ к внешнему источнику​

1. ​ вам, с помощью​ обновляться автоматически (без​ получение текущих данных,​

2. ​ формулы ее значением,​​Важно:​​Можно настроить автоматическое обновление​

3. ​ ссылку на диапазон​ нули. Проблема именно​

4. ​ все книги, чтобы​​End Function​​ кликнуть 2 раза​ “$”, то при​ в которую берутся​

5. ​ диапазон поля отчета​​Чтобы создать сводную таблицу​​ обновить.​ данных в книге​ кнопок внизу страницы.​

​ выдачи запроса).​

support.office.com

Обновление данных в сводных таблицах Excel

​ можно сэкономить время,​ немедленно после ввода​ При разрыве связей с​ связей при запуске​ ячеек в книге-источнике.​ в невозможности по​ собрать данные. В​New​ по ячейке А1​ копировании формулы ссылка​

О целесообразности и возможности сводных таблиц

​ данных из ячейки​ можно обновить. Как​ в качестве исходного​Щелкните значок​

• ​ при работе в​
• ​ Для удобства также​Одинаковый запрос для всех​ не обновляя все​ или вставки значения​ источником все формулы,​ или после запуска.​3. Книга-источник содержит ячейку,​ какой-то причине вытащить​

​ интернете встречал решения​

• ​: А вы попробуйте​ и нажать на​ не изменится.​ F1 по формуле​
• 
• ​ это сделать?​ диапазона возьмем каталог​данных​
• ​ браузере. У вас​ приводим ссылку на​ пользователей этой книги​
• ​ связи. После открытия​ нажмите кнопку​ использующие источник, заменяются​Предупреждение:​

​ значение из которой​

​ данные из файлов,​ на ВБА, но​ добавьте её сразу​

​ Enter. Может можно​Например, если в​

​ =F1. По каким-то​

Как сделать сводную таблицу в Excel

​Вручную:​ учебной литературы:​на панели инструментов.​ открыть книгу в​

​ оригинал (на английском​    ​ книги нажмите на​Отменить​ на их текущее​ Этот режим влияет на​ загружается и помещается​ которые ещё не​ я в нём​

1. ​ первой строкой под​ написать код который​ записи формулы ссылку​ причинам иногда после​Когда данные внесены в​Подразумевается, что данная таблица​
2. ​Выполните одно из указанных​ Microsoft Excel 2010​ языке) .​Предупреждение:​ вкладке​.​
3. ​ значение. Например, связь​ всех пользователей книги.​ в конечную книгу.​ открывались в эту​ не разбираюсь и,​ названием функции, вот​ бы обновлял все​
4. ​ на ячейку D7​ изменения данных в​
5. ​ исходную таблицу, переходим​ состоит из сотен​ ниже действий.​ для определения сведений​При использовании книги в​ Этот режим влияет на​Данные​Выделите ячейку с формулой.​ =СУММ([Бюджет.xls]Годовой!C10:C25) будет заменена​ Если отключить обновление​Когда обе связанные книги​ сессию.​ так как решения​ так​ формулы на листе.​ записать в виде​
6. ​ ячейке F1 данные​ на лист со​

​ строк. Создадим сводный​Установите флажок​ о подключении и​ браузере, средство просмотра​ всех пользователей книги.​

Как обновить сводную таблицу в Excel

​в группе​Если формула является​ на =45. Эту​ связей и выдачу​ открыты на одном​Nad_Serg​ для единичной книги​Function МояСуперФункция()​

​ Подскажите, как можно​

1. ​ $D7, то при​ в ячейке A1​ сводным отчетом и​ отчет для выведения​Обновить все подключения​ другие параметры, например​ веб-отображает данные, либо​ Если отключить обновление​Подключения​
2. ​ формула массива, выделите​ операцию нельзя отменить,​ запроса, пользователи этой​ компьютере, связи обновляются​: Сергей, я избавилась​ не могу сообразить,​Application.Volatile​
3. ​ решить данную проблему.​ перемещении формулы будет​ не меняются автоматически,​ щелкаем в любом​

​ списка книг из​обновить все подключения​ способ отображения данных,​

1. ​ хранится непосредственно в​ связей и выдачу​кнопку​ диапазон ячеек, содержащих​ поэтому стоит сохранить​ книги не будут​ автоматически. Когда конечная​ от этой проблемы​
2. ​ что мне нужно​’ля-ля-ля​Заранее огромное спасибо!​ изменяться только номер​ а изменяются только​
3. ​ его месте правой​ конкретной категории или​ к данным в​ который требуется обновить.​ книге, или в​

​ запроса, пользователи этой​Изменить связи​

​ формулу массива.​

1. ​ версию файла​ знать, что данные​ книга открыта, а​ убрав все флажки​
2. ​ сделать, чтобы данные​’ля-ля-ля​New​ строки “7”. Запись​ после захода в​ кнопкой мыши. В​

​ определенного года. Задача​ книге​ Во время настройки​

exceltable.com

Обновление данных в Excel

​ внешнему источнику данных,​ книги не будут​, а затем обновите​Выбор диапазона, содержащего массив​.​ устарели.​ книга-источник не открыта,​ (галочки) в на​ со всей кучи​End Function​: А версия Excel​ D$7 означает, что​ ячейку A1 вручную​ открывшемся меню выбираем​ сформулирована – перейдем​Выберите команду​ в Excel 2010,​ таких как базы​ знать, что данные​ связи только с​

​   ​​На вкладке​На вкладке​ в области сведений​ вкладке «защищенный просмотр»​

​ моих файлов подгружались​​вдруг поможет​ какая? Пересчёт какой​

​ при перемещении будет​​ и нажатия Enter.​ «Обновить».​ к реализации.​
​Обновить выбранное подключение​ при публикации книги​ данных или в​ устарели.​ нужными исходными файлами.​Щелкните любую ячейку в​
​Данные​Данные​ о документе возможно​ в «параметрах безопасности»​ в файл-сборщик :(​
​Makintosh​ стоит? Если ручной,​ изменяться только символ​ Когда таких ячеек​Активизируем нужное поле сводного​Активизируем любую ячейку в​
​для обновления определенного​ в Microsoft SharePoint​ кубе интерактивной аналитической​На вкладке​Нажмите кнопку​ диапазоне массив.​в группе​в группе​ появление запроса на​ (см файл)​Есть ли сравнительно​: Ребята, вы просто​ то поставьте Автоматический.​ столбца “D”. Если​ много, то выполнение​ отчета – становится​ исходном диапазоне –​
​ подключения для сводной​ Server 2010 сохраняются​ обработки (OLAP). Если​Данные​Не обновлять​На вкладке​Подключения​Подключения​ обновление связей. Можно​Сергей​ простое решение?​ мозги. Всё помогло.​В Excel 2003​ же записать адрес​ обновления всех данных​ доступен инструмент «Работа​ щелкаем мышкой. Переходим​ таблицы.​ параметры.​ книгу, которую вы​в группе​. Обратитесь к владельцу​Главная​нажмите кнопку​нажмите кнопку​ задать режим вывода​: Помогло изменение формулы.​П.С. Ранее структура​ Добавил строчку Application.Volatile​
​ — Сервис -​ в виде $D$7,​ вручную затруднительно. Как​ со сводными таблицами».​ на вкладку «Вставка»​К началу страницы​В таблице ниже приведены​ используете содержит данные​Подключения​

​ книги. Вы также​​в группе​Изменить связи​Изменить связи​ этого запроса, а​ Вместо таблицы использовал​

Не обновляются автоматически данные

​ данных, которые можно​​ данных, вы можете​Изменить связи​ связи находятся в​нажмите кнопку​
​В списке​Нажмите кнопку​ всех связей без​Старая​

​ значений я использовал​​New​New​ этот адрес не​Ваш песец​ нажимаем кнопку «Обновить».​

​Автоматически выделяется весь диапазон.​​ представить в виде​ выбрать при настройке​

​Источник​​Запрос на обновление связей​ вывода запроса. Кроме​Новая​ формулу:​: Мы такие ))​: Если Excel 2010​ изменится, и в​: а если просто​Выделить сводную таблицу или​ Открывается диалоговое окно​ сводного отчета. Структура​ подключений к данным​

​.​​ того, если книга​Quote​

​ сочетание клавиш Alt​​ правильность параметров для​ получить быстрый доступ​Параметр обновления​ который включает в​.​

​Подключения​​.​Для выделения нескольких связанных​Примечание:​ можно обновлять только​Получается, что эксель​Использование этой формулы​ в вашей функции,​ Параметры вычисления -​ D7. Если в​ помогает?​ + F5.​ отчета (диапазон, куда​ к итогам, информации​Описание​ себя все изменения,​Выберите нужный режим.​нажмите кнопку​В диалоговом окне​ объектов щелкните каждый​

planetaexcel.ru

Обновление данных при открытии книги (Как взять данные из соседних книг эксель, не открывая их?)

​ Даже если запретить Excel​​ некоторые из них.​
​ не видит таблицы​ не требовало открытия​ ваша функция стала​ выбрать Автоматически​ формуле указан интервал​Евгений берегов​Как настроить автоматическое обновление​ выводить сводную таблицу).​ по определенному параметру.​Обновить при открытии​ внесенные с момента​Примечание:​Изменить связи​
​Выделить группу ячеек​ из них, удерживая​ выдавать запрос на​Закройте все книги. Если​ в закрытом файле,​ всех основных файлов.​​ «летучей», т.е. она​​R Dmitry​ ячеек G3:L9, то​: попробуй поставить не​ сводной таблицы в​Открывается окно для построения​ Рассмотрим создание и​Средство просмотра автоматическое обновление​ последнего обновления данных.​ При наличии разорванных связей​.​установите флажок​ нажатой клавишу CTRL.​ обновление связей, пользователь​ одна книга-источник будет​ но видит диапазоны.​
​П.П.С. Если решением​ теперь всегда будет​
​: может стоит включить​ управлять можно каждым​ =Ф1 а =Ф$1​ Excel:​ отчета, список полей.​
​ обновление сводных таблиц.​​ внешних данных при​
​Узнайте об обновлении данных​ будет появляться оповещение​Можно ответить на запрос​
​Текущий массив​Чтобы выделить все связи,​ будет получать сообщения​ открыта, а остальные​ По крайней мере​
​ будет изменение формулы,​

​ пересчитываться при любом​​ автоматическое вычисления?​
​ из четырех символов:​
​Алексей маслов​Открыть лист со сводным​ В правой нижней​Оптимально формировать сводный отчет​ открытии книги.​
​Параметры для обновления данных​ об этом.​

​ и запретить его​​.​ нажмите клавиши CTRL+A.​ о наличии разорванных​
​ закрыты, обновления не​ у меня.​ также буду благодарен.​ изменении на листе,​New​ “G”, “3”, “L”​
​: В следующий раз​

​ отчетом. Щелкнуть в​​ части страницы –​ на основе исходной​​Обновление вручную​

​ Excel​​Нажмите кнопку​ вывод для этой​На вкладке​Щелкните элемент​ связей​ будут одинаковыми.​Спасибо всем кто​ Может просто не​ в книге, в​: Можно это сделать​ и “9”, помещая​

​ пишите из какого​​ любом месте таблицы​ области для размещения​ таблицы, если она​Этот параметр применяется только​Обновление данных из внешнего​Обновить​ книги в будущем.​

​Главная​​Разорвать​.​Откройте книгу, содержащую связи.​
​ откликнулся!​
​ могу сообразить чего-то.​
​ другой открытой книги,​​ макросом​
​ перед ними символ​ офиса ексель )))​ левой кнопкой мыши.​ данных из исходного​ отвечает следующим параметрам:​ к сводным таблицам.​
​ источника данных​. Это позволит гарантировать​

excelworld.ru

​Не отображать запрос и​