Каталог домашней библиотеки в excel

Вопрос создания каталога домашней библиотеки на определенном этапе встает перед каждым книголюбом. По мере того как растет число книг в библиотеке, этот вопрос становится всё более и более актуальным. Причин тому несколько. Во-первых, банальная тяга к систематизации и порядку. Во-вторых, во всё возрастающем числе книг становится сложно ориентироваться, нужные книги найти всё труднее. В-третьих, каталог поможет решить проблему книг, отданных почитать, но так и не возвращенных. В общем и целом, каталог — это средство контроля за своей домашней библиотекой и поддержания её в порядке. Рассмотрим, какие способы для создания такого каталога существуют.

1. Бумажный каталог

Совсем недавно этот способ был единственным. Каждый владелец библиотеки подходит к создания бумажного каталога по-своему, нов самом распространенном случае это тетрадочка или блокнот, куда и вносятся сведения об имеющихся книгах, их расположении в шкафах, а также пометки, если книга кому-то отдана. Многие и до сих пор ведут такие тетрадочки, хотя особо удобным такой способ каталогизации домашней библиотеки не назовешь. Все записи приходится делать вручную, а редактировать их сложно. Нужно заранее предусматривать место для записи данных о новых поступлениях и для пометок в «карточках книг», а это не всегда удается.

2. Создание каталога в офисных программах

Второй, сейчас очень распространенный, способ — это создать каталог книг в офисных программах: табличных и текстовых редакторах, а также специальных программах для создания баз данных. Пальму первенства здесь традиционно занимают продукты из пакета Microsoft Office: Word, Exсel и Access. Word -это текстовый редактор, и он не слишком удобен для создания больших каталогов. Access — специализированная программа для создания баз данных и потенциально именно она обладает самыми широкими возможностями. Но для пользования ей нужные некоторые навыки, для многих эта программа оказывается слишком сложной, а разбираться в ней только ради каталоги домашней библиотеки готовы не все. Так и получается, что самым популярным средством является Exсel . В нем можно создать каталог с разбивкой по листам, предусмотреть поля для записи всех данных по книгам, не возникает проблем с редактированием и добавлением новых полей. Одно плохо — все данные нужно вносить и редактировать вручную.

3. Использование специальных компьютерных программ и мобильных приложений

Разработчики тоже в курса проблемы составления каталога книг домашней библиотеки и специально для этих целей написан целый ряд специальных программ. Например, «Домашняя библиотека» или «Аll my books». Подробный разбор и сравнение этих программ потребует отдельной заметки и может быть, такая будет потом. В общем виде серьезным преимуществом этих программ (по крайней мере некоторых) является возможность автоматической загрузки данных о книге (включая обложку) по ISBN или по ссылке на магазин Озон. Среди плюсов — удобная оболочка и поиск.

4. Создание каталога в Evernote

Мобильное приложение для создания электронных заметок Evernote — это очень функциональная замена обычному блокноту. Для создания каталога домашней библиотеки его используют так: нужно сфотографировать обложку книги, добавить в качестве примечания описание книги и сохранить в отдельном каталоге приложения. В качестве необычного бонуса — можно создать из этих данных QR-код, и наклеить на книжку. Этакий «электронный экслибрис». При таком подходе у вас получится каталог с обложками, причем именно теми, которые есть в вашей библиотеке.

5. Создать каталог домашней библиотеки на BookMix.ru

Специализированные социальные сети, такие как BookMix.ru, отличный способ для создания каталога своих книг. Обширная база таких сервисов значительно облегчает работу, так как большинство изданий со всеми выходными данными вы найдете «в готовом виде». На BookMix.ru пользователь может добавить себе в библиотеку именно то издание, которое есть у него на полке, а сам результат отображается в виде симпатичных книжных полок (при желании можно и списком). Если же нужной вам книги на сайте нет, то её можно добавить вручную. Ещё одно существенное преимущество создания каталог на BookMix.ru — возможность выгрузки в формате Exсel. Таким образом, вы получаете каталог в Exсel, затратив на него куда меньше времени. К тому же он будет доступен и без подключения к интернету, необходимость которого — единственное существенное ограничение данного варианта.

Подробно о том, как создать электронный каталог своей домашней библиотеки на BookMix.ru читайте вот в этой заметке.

Итак, мы рассмотрели пять способов создания каталога домашней библиотеки, каждый из которых (даже первый) вполне имеет право на существование. Какой выбрать — решать вам. Если у вас есть собственные секреты упорядочивания своих книг, делитесь и может быть ваше решение окажется ещё более удачным.

База данных Access Библиотека

1. Библиотека
Минимальный список характеристик:
• Автор книги, название, год издания, цена, количество экземпляров, краткая аннотация;
• номер читательского билета, ФИО, адрес и телефон читателя, дата выдачи книги читателю и дата сдачи книги читателем, отметка о выбытии.
Книга имеет много экземпляров и поэтому может быть выдана многим читателям.
Выборки:
• Выбрать книгу, для которой наибольшее количество экземпляров находится «на полках» (не выданы читателям).
• Выбрать читателей, которые имеют задолженность более 4 месяцев.
• Определить книгу, которая была наиболее популярной весной 2011 года.
• Определить читателей, у которых на руках находятся книги на общую сумму более 1000 руб.

1) Создать структуры таблиц, ключевые поля. Заполнить таблицы данными. Количество данных в таблицах должно обеспечивать выдачу не менее 3-5 записей по каждому запросу задания. Установить связи между таблицами.
2) Создать формы для ввода информации в удобном для пользователя формате.
3) Создать запросы на выборку в соответствии с заданием. Создать параметрический запрос. Создать запросы на обновление и удаление. Создать перекрестный запрос. Создать запрос для создания отчета.
4) Создать простой отчет и отчет на основе ранее созданного запроса.
5) Создать кнопочную форму для работы со всеми созданными ранее объектами базы данных (таблицы, формы, запросы, отчеты). Предусмотреть в форме выход из базы данных (прекращение работы).

Таблица «Книги» — База данных Access «Библиотека»

Таблица «Читатели» — База данных Access «Библиотека»

Форма «Авторы книг» — База данных Access «Библиотека»

Отчет по читателям — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Больше всего на полках» — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Задолженность более 7 месяцев» — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Книги более 1000 » — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Популярная книга весной 2011 » — База данных Access «Библиотека»

Готовая база данных Access «Библиотека» доступна для скачивания по ссылке ниже.

В архиве: презентация, текстовый документ, исходный файл.

Содержание

1.     Введение. Цель работы. 2.1. Система управления базами данных. Понятие базы данных. Возможности, назначение и области применения MS Access. Реляционная модель базы данных. 2.2. Понятия: структура таблицы, поле, запись, типы полей, первичный ключ. 2.3. Связь между таблицами. Определение типов связей. 2.4. Проектирование базы данных «Библиотека». Основные этапы создания базы данных. 2.5. Понятия: запрос, динамическая таблица. Основные типы запросов. 2.6. Использование форм для ввода, корректировки и просмотра. 2.7. Использование кнопочной формы. 4.     Список использованной литературы.

В конце концов, от всех приобретённых знаний в памяти
у нас остаётся то, что мы применили на практике.
И. Эккерман.

Современное общество всё чаще называют «информационным». Это связано с тем, что сегодня в любой среде человеческой деятельности одной из главных задач является организация хранения и обработки большого количества информации. В этом существенную помощь могут оказать компьютерные системы обработки данных. Основная цель подобных систем – повышение эффективности работы отдельной фирмы, предприятия или организации. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские программные комплексы реализованы с использованием инструментальных стредств систем управления базами данных. Системы управления базами данных предназначены для автоматизации процедур создания, хранения, извлечения, обработки и анализа электронных данных. Целью нашей работы стала автоматизация функций библиотеки: ·     учет, хранение, поиск литературы; ·     оформление заказа читателя; ·     учет посещаемости читателей. В связи с этим мы поставили перед собой задачи: ·     познакомиться с назначением, возможностями и областями применения MS Access; ·     освоить основные приемы работы с NS Access; ·     исследовать основные возможности системы управления базами данных MS Access по созданию и использованию реляционной базы данных «Библиотека». Система управления базами данных. Понятие базы данных. На сегодняшний день одной из самых популярных систем управления базами данных является MS Access. (Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, необходимых для создания и использования баз данных. База данных (БД) – совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку и организованной специальным образом.) MS Access имеет достаточно богатый набор визуальных средств, а для расширения её возможностей можно воспользоваться элементами языка программирования Visual Basic for Application. К существенным достоинствам MS Access(“access” в переводе с англ. – “доступ”)  можно также отнести использование общего подхода в построении интерфейса всех продуктов Microsoft для Windows, а также возможности работы с данными других программных продуктов включая наиболее популярные СУБД (dBase, Paradox, FoxPro и др.) Все это привлекает и начинающих, и квалифицированных пользователей. Возможности, назначение и области применения MS Access. MS Access – типичная настольная СУБД. На небольшом предприятии или фирме ресурсов MS Access вполне достаточно для обслуживания всего делопроизводства (конечно, вместе с остальными программными продуктами MS Office.) Простые в тоже время мощные средства MS Access могут использоваться для ·        бухгалтерского учёта; ·        ведения информации о клиентах; ·        ведения информации о деловых контактах; В крупных учреждениях MS Access может использоваться как пользовательская среда для обработки данных: создания собственных запросов на поиск нужной информации, построения диаграмм, отчетов. И, наконец, MS Access – удобное средство для компьютерной обработки персональной информации: ·     ведения адресного справочиника; ·     каталога книг, видеофильмов и т.п.1 Широкий спектр области применения MS Access и предопределил выбор данного прикладного средства для изучения. Поскольку, основное назначение любой СУБД – обеспечить быстрый доступ к необходимой информации, мы решили автоматизировать библиотечные функции, связанные с хранением, учетом и поиском литературы. Реляционная модель данных. Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов создания БД на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных к модели, ориентированной на компьютерную реализацию. Реляционная модель (от лат. relation — отношение) хранения данных построена на взаимодействии составных ей частей. Пример: двухмерная таблица или совокупность взаимосвязанных таблиц. В нашей БД «Библиотека» одна таблица содержит сведения о книгах, другая – о читателях, третья – о заказах, четверная – о заказанных книгах, пятая – о тематике книг. Связь между таблицами устанавливается через совпадающие значения одинаковых полей, содержащихся в таблицах. Над такой моделью БД «Библиотека очень удобно производить следующие действия: ·        сортировку полей таблицы по алфавиту; ·        выборка книг по тематике; ·        поиск читателя по его фамилии и т.д. Понятия: поле, запись, структура таблицы, типы полей, первичный ключ. Прежде чем перейти к проектированию БД «Библиотека» необходимо рассмотреть один из основных объектов MS Access таблицы. Таблица – объект базы данных, который используется для хранения данных. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно (рис. 1). Запись – строка таблицы БД, в которой собрана вся информация о конкретном предмете. Например, о конкретной книге. Поле – столбец таблицы БД, составляющий часть запись, которая отводится для отдельной характеристики предмета. Например, в качестве полей можно выделить фамилию автора, название книги. При создании БД необходимо описать структуру каждой таблицы – указать, сколько полей содержится в таблице, определить для каждого имя, указать тип и размер данных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранить в данном поле. Например, поля Автор, Инициалы, Название, Издательство таблицы «Книги» имеют текстовый тип данных, т.к. значением этих полей является текст. Для поля Код книги типом данных является счетчик, т.к. значениями этого поля являются автоматически последовательно вставляемые числа при добавлении в таблицу каждой новой записи. Значения в полях такого типа не могут обновляться. Для поля Стоимость тип данных – денежный. Поле Читатель таблицы «Заказы» является числовым. Значением этого поля является Код читателя (число), а т.к. один и тот же читатель может заказать несколько книг, то код этого читателя может повторяться, что невозможно в поле типа счетчик. Для поля Дата заказа тип данных – дата. Поле Отметка о возврате таблицы «Заказанные книги» являются логическими, т.к. значения данного поля да/нет. Как уже отмечалось, основное достоинство любой СУДБ – способность быстро находить и объединять информацию, хранящуюся в разных таблицах. Для повышения эффективности работы MS Access желательно, чтобы каждая таблица содержала поле (или несколько полей), значения которого позволит однозначно определить каждую запись таблицы, т.е. ключевое поле. Например, в таблице «Книги» базы данных «Библиотека» значения поля Код книги являются уникальными, и поэтому это поле может быть ключом для данной таблицы. Понятия: поле, запись, структура таблицы, типы полей, первичный ключ. И  так, основа БД – это таблицы. После их определения необходимо указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого разных таблиц, т.е. установить связи между таблицами. Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Например, связь между таблицами «Читатели» и «Заказы» обеспечивается наличием в обеих таблицах поля Код читателя.

 Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей. Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко многим, один-к-одному, многие-ко-многим. Связь типа один-ко-многим – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана несколькими записями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой. Например, связь между таблицами «Читатели» и «Заказы» в базе данных «Библиотека» — связь типа один-ко-многим, т.к. один читатель может сделать много заказов, но любой заказ относится только к одному читателю. Если при этом связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной (таблица «Читатели»). Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной (таблица «Заказы»). При этом связующее поле подчиненной таблицы обычно называют внешним (или чужим) ключом. Все связи в базе данных «Библиотека» — это связи типа один-ко-многим (1-∞) При определении связей между таблицами можно установить следующие параметры: ·        обеспечение целостности данных; ·        каскадное обновление связанных полей; ·        каскадное удаление связанных полей. При этом Access автоматически будет отслеживать целостность данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной. Второй параметр означает, что при изменении значения связующего поля в главной таблице соответствующего поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автоматически. Проектирование базы данных «Библиотека» Рассмотрим создание базы данных для учета заказов в библиотеке. Всю информацию для этой задачи можно разместить в одной таблице «Заказы», которая будет содержать следующие данные: ·        информацию о заказе (номер или код заказа, дата заказа); ·        информацию о заказанных книгах (шифр или код книги, автор, название, издательство, год издания, стоимость, тематика); ·        сведения о читателе, сделавшем заказ (фамилия, имя, отчество, класс, домашний адрес, телефон). Фамилия, имя и отчество помещены в отдельные поля. Информацию в полях рекомендуется хранить в виде минимально возможных элементов, т.к. наличие в одном поле нескольких элементов существенно затрудняет извлечение отдельного элемента из этого поля.         сведения                            
        о заказах                                 сведения о книгах                                                сведения о       
                                                                                                                                               читателях Таблица заказы базы данных «Библиотека» Такую таблицу можно рассмотреть как однотабличную базу данных. Однако при подобной организации в ней будет содержаться значительное количество повторяющейся информации. Например, сведения о конкретном читателе библиотеки будут дублироваться при регистрации каждого нового сделанного им заказа. То же самое можно сказать и о сведениях о книгах. Всё это приведет к тому, что придется тратить значительное время на ввод повторяющихся данных. При изменении какой-либо информации, например при изменении телефона читателя, придётся корректировать все записи, содержащие сведения о заказах этого читателя. Кроме того, наличие повторяющейся информации приводит к неоправданному увеличению размера базы данных. Для решения подобных проблем используется процесс уменьшения избыточности информации в базе данных, который называется нормализацией. Первое правило при проектировании базы данных: в таблице должны отсутствовать повторяющиеся группы полей. Это можно осуществить, переместив поля с повторяющейся информацией о читателях в отдельную таблицу «Читатели». Таким образом можно избавиться от дублирования информации о читателях. Чтобы в таблице «Заказы» велась регистрация читателей, заказывающих книги, каждому читателю присваивается уникальный код, записываемый в поле Код читателя таблицы «Читатели», а в таблицу «Заказы» добавляется поле Читатели, где и будет указываться код читателя, сделавшего заказ. Так же мы выделили отдельную таблицу «Книги», а в таблице «Заказы» фиксировать только Код книги. Из таблицы «Книги» выделив в отдельную таблицу информацию о тематике книг. Поскольку в отдельный заказ может быть включено несколько книг, имеет смысл информацию о содержании заказа (заказанных книгах) также выделить в отдельную таблицу и фиксировать в ней код заказа. В результате новая таблица «Заказанные книги» будет содержать поля Код заказа, Код книги и дополнительное поле Отметка о возврате. Связь между таблицами «Заказа» и «Заказанные книги» осуществляется через совпадающие значения полей Код заказа. Результат подобного преобразования показан на

Таблицы «Читатели», «Книги», «Тематика книг», «Заказы», «Заказанные книги». Следующее важное правило при проектировании базы данных: таблица не должна иметь повторяющихся записей. Для удовлетворения этого условия таблица должна иметь уникальный идентификатор или первичный ключ, т.е. поле, значение в котором не повторяется.  В рассматриваемом примере поле Код книги, содержащее шифр книги, является уникальным и поэтому может быть первичным ключом для таблицы «Книги». Первичным ключом также может быть поле Код читателя таблицы «Читатели» и поле Код заказа таблицы «Заказы». Заметим, что в таблицах «Заказанные книги» и «Тематика книг» нет полей, содержащих уникальные данные. Однако в таблице «Заказанные книги» уникальной является комбинация полей Код заказа и Код книги. Для таблицы «Тематика книг» можно создать «искусственный» первичный ключ: добавить поле, которое будет содержать номер записи.

В результате описанных выше операций окончательный проект базы данных «Библиотека» включает в себя пять таблиц, показанных на 

 Ключевые поля таблиц на рисунке выделены полужирным шрифтом, а все связи в базе данных – это связи типа один-ко-многим (1-∞). Таким образом, к основным принципам проектирования базы данных можно отнести: ·        отсутствие в таблице повторяющихся групп полей; ·        отсутствие в таблице повторяющихся записей. При создании базы данных можно выделить следующие этапы: 1.     Постановка задачи. Исходя из этого, можно будет определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие поля должны быть включены в каждую таблицу. 2.     Описание структуры таблицы базы данных. 3.     Определение связей между таблицами. 4.     Тестирование и усовершенствование. На этом этапе необходимо ввести несколько записей в каждую таблицу и проверить, можно ли извлечь нужную информацию из этих таблиц. 5.     Ввод данных и создание других объектов базы данных. В базе данных «Библиотека» мы создали необходимые запросы и формы. Понятия: запрос, динамическая таблица. Типы запросов В режиме таблицы можно выполнять многие операции с данными: просмотр, сортировку, фильтрацию, обновление данных, печать. Однако достаточно часто необходимо на основании данных, хранящихся в таблицах, проводить какие-то вычисления или просто просматривать данные из нескольких таблиц. Решить подобного рода задачи можно с помощью запросов. Рассмотрим основные типы запросов, а также вопросы использования условий отбора и вычислений в запросах. Запрос – объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными. При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот набор называется выборкой или динамической таблицей. Выборка – представление на экране результат выполнения запроса. Таким образом, выборка представляет собой динамическое множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут добавлены. Любые изменения записей выборки отображаются на состоянии соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот. 5 По результатам действия и особенностям выполнения нами использовались следующие типы запросов: ·        запросы на выборку, использование для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц. Например, условием выбора являются читатели, не вернувшие книги в библиотеку. В запросе на выборку можно производить вычисления и отображать результаты вычислений в динамической таблице или использовать вычисляемые для определения условий отбора записей. Иногда представляют интерес итоговые значения по группам данных. Например, подсчёт количества книг, заказанных каждым читателем. ·        параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса. Например, условием выбора являются книги на определенную тему. Использование форм для ввода, корректировки и просмотра Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы. Форма – объект БД, позволяющий создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными. ·        ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде; ·        выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логические связанные группы, задать удобное расположение на экране; ·        содержать иллюстрации, графически предоставлять хранящуюся в БД информацию; ·        уменьшить количество ошибок при вводе; ·        защитить БД от действий неквалифицированных пользователей (что очень важно в нашем случае, т.к. БД «Библиотека» рассчитана на неопытного пользователя, т.е. библиотекаря). В процессе работы с формой может выполняться обработка событий инициируемых пользователем. Типовые процедуры обработки событий могут формироваться автоматически при создании мастером графических кнопок, позволяющих автоматизировать некоторые операции. Нами использовалась автоматизация следующих операций: ·        переход по записям источника формы, обработка записей (добавление, удаление, поиск); ·        работа с формой (закрытие, обновление данных) Использование кнопочной формы Выше были рассмотрены объекты БД Access: таблицы, запросы, формы. При этом разрозненность большого количества объектов в окне БД «Библиотека» затрудняет работу пользователя с приложением. Поэтому для приложения создан специальный интерфейс, в котором объекты группируются по функциональному назначению, и обеспечивается  удобный доступ к ним. При этом работа пользователя непосредственно с таблицами БД «Библиотека» исключается. С помощью диспетчера кнопочных форм создана кнопочная форма, которая используется как панель управления БД «Библиотека». Пользователь (библиотекарь), нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие нажатия кнопки, например, «Сведения о книгах». К этому событию привязывается действие по открытию другой кнопочной формы, «О книгах» или обращение к нужным объектам компонента – формам, например, «Заказы». Таким образом, в своей научно-исследовательской работе мы показали, как создать базу данных «Библиотека» для повышения эффективности работы библиотекарей. Однако мы остановились на самых востребованных информационных аспектах в данной профессии: ·        учёт, хранение, поиск литературы; ·        оформление заказа читателя; ·        учёт посещаемости читателей. Создание базы данных «Библиотека» на этом не ограничивается. Возможно продолжение работы в следующих направлениях: ·        классификация художественной литературы (по исторической хронологии, по литературным направлениям и т.д.); ·        учебно-дидактический компонент; ·        классификация методической литературы.

 Работу выполнила Julia Kozhukhovskaya

Список использованных источников:

Основы компьютерных технологий в образовании. В 4 ч. Ч.3.: Технологии обработки данных: Учебное пособие / Г.М. Троян, Е.М. Зайцева, С.Н. Гринчук и др. под редакцией Г.М. Троян. – Мн.: РИВШ БГУ, 2002. – 212 стр.// стр. 96 Бекарович Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПБ.:БХВ-Петербург, 2004 – 720 с.: ил./с.79 4 Бекарович Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель

Microsoft Access

2002. – СПБ.:БХВ-Петербург, 2004 – 720 с.: ил./с.28