Карточка учета выдачи инструмента бланк скачать excel

Карточка учета выдачи инструмента — это документ, в котором отражается передача инвентаря. Заполняют на каждого работника, который получает имущество.

Как учитывают инструмент и инвентарь

Список инструментов, инвентаря, материальных ценностей организация закрепляет самостоятельно. Обычно к материальным ценностям относят:

• мебель, технику для офиса;
• бытовые и осветительные приборы;
• канцелярские и хозяйственные товары и проч.

В бухучете материальные ценности относят либо к основным средствам (ОС), либо к материально-производственным запасам. Классификация имущества зависит от стоимости и срока полезного использования.

Имущественные объекты принимают к бухучету по фактической стоимости покупки. Обычно НДС в эту стоимость не включают (исключение — использование материалов для деятельности, не облагаемой НДС). Учет материально-производственных запасов ведется по новым правилам: 1 января 2021 года вступил в силу новый ФСБУ 5/2019 (приказ Минфина №180н от 15.11.2019). ПБУ 5/01 отменен.

Учет основных средств ведется по ПБУ 6/01 (приказ Минфина №26н от 30.03.2001). Если включаете инструменты и инвентарь в состав основных средств, сформируйте специальные документы для основных средств. Обычно организации используют унифицированные формы из постановления Госкомстата №7 от 21.01.2003:

• ОС-1 — акт приема-передачи имущества;
• ОС-1б — акт приема-передачи группы основных средств;
• ОС-2 — накладная на внутреннее перемещение;
• ОС-3 — акт приема-сдачи отремонтированных объектов;
• ОС-4 — акт списания.

К материально-производственным запасам относят активы, которые потребляют в рамках обычного операционного цикла или используют не больше 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019). Стоимость в этом случае значения не имеет.

Если учитываете инструменты и хозяйственные принадлежности в МПЗ, оприходуйте материалы по товарной накладной (ТОРГ-12) и приходным ордером М-4 (постановление Госкомстата №71а от 30.10.1997). Для учета малоценного имущества обычно используют и другие формы из постановления №71а — карточку инструмента МБ-2, карточку учета материалов М-17, требование-накладную М-11 при внутреннем перемещении МПЗ. Все эти документы не являются обязательными, организации вправе разработать собственные первичные документы, включив в них обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).

Зачем нужна форма МБ-2

Межотраслевой типовой бланк МБ-2 используют для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Унифицированный документ утвержден постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997. Форма ведется по каждому сотруднику, которому выдают инструменты и инвентарь, ее еще называют личной карточкой. Этим она и отличается от карточки М-17, в которой учет ведется по видам материалов.

Обычно МБ-2 заполняет кладовщик — в одном экземпляре на каждого сотрудника. Вести ее необязательно, но использование МБ-2 поможет контролировать движение и сохранность малоценных активов в организации.

У формы МБ-2 две стороны — лицевая и оборотная. Инструкция, как заполнить карточку МБ-2, довольно проста:

1. Вписываем название организации и структурного подразделения, в кодовой строке — ОКПО.
2. В небольшой таблице указываем дату составления, структурное подразделение (еще раз), вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя.
3. Вписываем фамилию, профессию и должность получателя в организации.
4. Заполняем таблицу со сведениями об операциях с материальными запасами. Указываем предмет и номенклатурный номер, дату выдачи и количество выданных МЦ, дату и количество возврата, срок службы материалов. Если во время использование актив выбыл, это тоже фиксируется в карточке МБ-2: вписываем номер и дату акта выбытия. Получатель ставит подпись в специальной графе в блоке «Выдано», а кладовщик — в блоке «Возвращено».
5. На оборотной стороне продолжается учетная таблица. Ее заполняют, когда заканчиваются строки на лицевой стороне.

Карточку МБ-2 подписывает тот, кто ее заполнял, — на оборотной стороне ставится подпись ответственного сотрудника и дата заполнения.

Актуальный образец заполнения карточки учета МБП по форме МБ-2 для малоценного имущества:

Зачем нужна форма 423-АПК

Это бланк, утвержденный приказом Минсельхоза №750 от 16.05.2003. Официально и приказ, и форма утратили силу. Но форму 423-АПК используют как основу для локальных карточек учета инвентаря, инструмента, хозтоваров.

Такую карточку заполняют по аналогии с МБ-2, но только для группы имущественных активов. На лицевой стороне указывают:

• сведения об организации и структурном подразделении;
• наименование и характеристику группы имущества;
• материально ответственное лицо;
• номер счета, код аналитического учета;
• в таблице — название и номер объекта, поступление, выдачу, корреспонденцию, остатки.

Подписывает лицевую сторону карточки ответственный исполнитель. Оборотную сторону заполняют при выбытии материального актива из эксплуатации. Списание проводят на основании заключения специальной комиссии.

Так выглядит бланк карточки 423-АПК:

А это образец журнала выдачи оборудования, этот шаблон используют для электрооборудования:

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно бланк личной карточки учета выдачи инструмента по форме МБ-2

Скачать образец описи инструмента

Скачать бесплатно образец журнала выдачи инструмента по форме МБ-2 в excel

Скачать образец журнала учета инструмента, заполненный по форме 423-АПК

Скачать журнал учета выдачи инструмента в word по форме 422-АПК

Скачать образец журнала выдачи оборудования по форме 423-АПК в excel

Скачать бесплатно бланк журнала выдачи инструмента по форме 131

Скачать образец заполнения карточки учета МБП по форме МБ-2 в ворде

Скачать образец карточки работника на получение инструмента, заполненный по форме 131

Документальный учет инструмента и инвентаря

Если в мелких фирмах сотрудники часто пользуются собственными инструментами для работы, то в крупных компаниях всеми необходимыми хозяйственными средствами их обеспечивает работодатель. Это инструментарий для уборки, мелкого ремонта, канцелярские принадлежности, хозтовары, осветительные приборы и т. д. Для контроля за их сохранностью ведут учетные документы — журнал или табель учета выдачи инструмента и карточки, которые заполняют на каждого работника.

Есть несколько унифицированных бланков, утвержденных или согласованных Госкомстатом, которые вправе использовать в компаниях:

• типовая межотраслевая МБ-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997, — для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов;
• форма учета инвентаря и хозпринадлежностей 423-АПК, утвержденная Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003 и согласованная с Госкомстатом, — для первичного учета на сельхозпредприятиях;
• типовая форма 131 — используют крупные предприятия для контроля за выданной спецодеждой, инструментарием и инвентарем в эксплуатации.

С 2013 года закон не обязывает использовать типовые бланки для первичных документов. Работодатель вправе самостоятельно решать, выбрать типовые бланки или разработать собственный вариант. Допустимо вносить и дополнительные пункты в унифицированные образцы. Решение следует утвердить в учетной политике предприятия распоряжением руководителя.

Один из документов, который часто используют, — бланк 423-АПК. Но учтите, что Приказ Минсельхоза РФ № 750, в котором она закреплена, отменен Приказом Минсельхоза № 480 от 14.08.2020. Этот унифицированный документ напрямую использовать нельзя, но вы вправе взять его за основу при составлении собственной карточки.

Обычно этот документ ведут по однотипным объектам, одинаковой стоимости, например, для слесарного, производственного, земледельческого оборудования. На лицевой стороне заполняют сведения о выданных средствах, на оборотной — о списанных.

Вот как выглядит карточка, разработанная на основе бланка 423-АПК:

Если требуется составить ведомость выданного инвентаря, то допустимо разработать ее на основе бланка 422-АПК, закрепленного в том же отмененном Приказе Минсельхоза № 750. Никто не запрещает использовать удобный бланк в работе, приспособив его под собственные нужды.

Дополнительно: как обеспечить охрану труда на производстве

Зачем нужна форма МБ-2

Это межотраслевой типовой бланк, который применяют для контроля за малоценными и быстроизнашивающимися объектами. К таким объектам относятся предметы с ограниченным периодом использования, к примеру, мешки, перчатки, канцелярия, средства для уборки и т. д.

Чтобы проконтролировать, куда, для чего и сколько выдали инструментов, сведения о них вносят в карточку учета, а сотрудник подтверждает их получение подписью. Затем указывают информацию о том, когда и в каком количестве их вернули. Это необходимо, чтобы вести учет активов и производить списание изношенного имущества.

Заполняет карточку ответственный сотрудник (обычно кладовщик, завхоз или секретарь). В ней две таблички. В первой — дата составления и сведения об организации (структурное подразделение, вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя).

Затем уже заполняют вторую таблицу. В нее вносят следующие сведения, касающиеся выданных предметов:

• их наименование, марка, размер;
• номенклатурный номер;
• когда и сколько выдано;
• когда и сколько возвращено;
• акт выбытия (номер и дата, срок службы, номер паспорта).

Рядом с информацией о выдаче предметов ставит подпись работник, который их получил, а рядом с информацией о возврате — кладовщик.

На оборотную сторону при заполнении переходят тогда, когда не хватает строк на лицевой стороне. Затем ответственный работник подписывает карточку и ставит дату заполнения.

Образец заполнения формы МБ-2

Зачем нужна форма 131

При помощи этого бланка крупные предприятия ведут контроль за малоценными предметами (спецодеждой, инструментами, инвентарем в эксплуатации). Как и остальные документы по первичному учету, бланк под номером 131 не обязателен. Но есть возможность использовать его для разработки собственных бланков, дополнив их в соответствии со спецификой деятельности компании и утвердив во внутренних ЛНА.

Инструменты группируют по типам или стоимости, в таблице заполняют:

• номенклатурный № предмета;
• название;
• дату выдачи;
• количество выданных предметов;
• срок, на который они выданы;
• процент износа при выдаче;
• дату возвращения;
• количество возвращенных предметов;
• степень износа при возврате.

Сотрудник расписывается в карточке два раза — при получении и при сдаче активов.

Дополнительно: какие нужны на предприятии знаки безопасности по охране труда

Образец заполнения формы 131

Об авторе статьи

Личная карточка учета выдачи инструмента — это первичный документ, предназначенный для контроля использования сотрудниками средств труда. Ее заполняют отдельно на каждого работника, которому выдают инвентарь.

В малом бизнесе все чаще нанимают работников со своими машинами, материалами, инвентарем. На крупных предприятиях дело обстоит иначе. Работодатель способен обеспечить персонал всем необходимым. Но ему необходимо держать под контролем, кто, чем и в какое время пользуется. Для этого и существует карточка инструмента.

Законодательная база

Перечень инвентаря и материальных ценностей предприятие составляет самостоятельно. Обычно к ним относят и различные инструменты для работы, осветительные приборы, канцелярские принадлежности, хозяйственных товары и другое.

Для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов обычно используют межотраслевую форму № МБ-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997. Она простая, удобная и персонифицированная.

Личные карточки для выдачи инструмента рассчитаны на контроль материальных запасов с небольшой балансовой стоимостью. До 2003 года даже действовало ограничение — не дороже 2000 рублей. Теперь это правило не действует. Лимиты каждое предприятие вправе установить свои, в соответствии с учетной политикой.

Еще один вариант, который часто рекомендуют к использованию, — специализированный бланк № 423-АПК, утвержденный Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003.

Поскольку такие типовые документы относятся к первичной документации, они не являются обязательными. Работодатель вправе разработать бланк самостоятельно, включив в него обязательные реквизиты (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Как заполнять форму МБ-2

Обычно ее заполняет кладовщик, в одном экземпляре на каждого сотрудника. Типовая карточка учета и выдачи инструмента имеет две стороны. На лицевой (после названия организации и структурного подразделения) следует заполнить небольшую табличку. В ней указывают дату составления, структурное подразделение (еще раз), вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя. Ниже в отдельной строке пишем Ф.И.О., профессию и должность сотрудника, получившего инструмент.

Затем заполняем основную таблицу. В ней размещаем информацию о выдаваемом инвентаре:

• его название;
• номенклатурный номер;
• дату выдачи и их количество;
• затем дату и количество возврата;
• срок службы материальных ценностей;
• номер и дату акта выбытия (если во время использования актив выбыл).

Сотрудник, получивший инвентарь, ставит подпись в специальной графе в блоке «Выдано», а кладовщик — в блоке «Возвращено». Оборотную сторону заполняют, когда заканчиваются строки на лицевой стороне. Внизу на оборотной стороне ставится подпись сотрудника, заполнившего бумагу, и дата заполнения.

Образец

Вот заполненный образец карточки МБ-2:

Форма 423-АПК

Такую карточку заполняют по аналогии с МБ-2, но ее формируют только для группы имущественных активов. Лицевую сторону карточки подписывает ответственный сотрудник. Обратную сторону 423-АПК следует заполнять только тогда, когда приходит время списывать средство производства. Исходные данные следует брать из заключения специально собранной комиссии.

Так выглядит заполненная карточка 423-АПК:

Используя типовые образцы, есть возможность составить и ведомость учета инструмента в организации. Бланк такой ведомости № 422-АПК предусмотрен в Приказе Минсельхоза № 750, который есть возможность взять за основу. Или составьте журнал, ориентируясь на форму МБ-2. Иногда крупные предприятия используют личную карточку учета по форме 131. Ее вы аналогично вправе взять за основу.

Что относится к малоценным ОС

Для ответа на этот вопрос необходимо сверяться с балансом и амортизационными группами. Чаще всего средства, учитываемые таким способом, имеют срок полезного использования до года и нуждаются в постоянной замене (ФСБУ 5/2019). Например, различные запчасти, перчатки, мешки, канцелярские предметы, хозинвентарь и др.

К примеру, посмотрим, нужна ли карточка выдачи электроинструмента. Обычно он служит дольше года, и есть возможность отнести его хотя бы к первой амортизационной группе. Тогда этот документ не нужен. Но если стоимость электроинструмента ниже предела, установленного учетной политикой, то вы вправе посчитать его за МПЗ. Тогда потребуется карточка учета инвентаря, выданного сотруднику.

Карточка учета инструмента (бланк)

Карточку учета инструмента компания разрабатывает самостоятельно. За основу можно взять специализированные формы, например, карточку учета инвентаря по форме 423 – АПК, утвержденную приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.

Как правило, карточка заводится на инструменты одного типа, например, они могут компоноваться по назначению и примерно одинаковой стоимости. Например, это могут быть инструменты общего назначения стоимостью до десяти тысяч рублей. 

В шапке документа целесообразно указать название организации, структурное подразделение, название группы инструментов, ее характеристики. Основная часть документа оформляется в виде таблицы. Карточка учета инструмента обычно содержит следующую информацию:

• Порядковый номер записи;
• Наименование выдаваемого инструмента, его инвентарный номер;
• Подробные характеристики инструмента: технические особенности, марка и т.д.;
• Количество выданного инструмента, дата его выдачи;
• ФИО работника, которому был выдан инструмент, подразделение, местоположение (целесообразно указывать в больших организациях);
• Личная подпись работника, удостоверяющая получение инструмента.

Кроме того, карточка учета может быть личной. Какие отличия имеет личная карточка учета выдачи инструмента? Это индивидуальная карточка работника, в которой отображается информация о взятых им инструментах. То есть карточка заводится не на группу инструментов, а на каждого работника.

Личная карточка учета выдачи инструмента имеет несложную форму. В первую очередь она содержит подробную информацию о работнике: ФИО работника полностью, табельный номер, структурное подразделение, должность. Может быть указана дата приема работника на работу.

Информация о взятом инструменте оформляется в виде таблицы, которая содержит следующую информацию:

• Дата, когда инструмент был выдан;
• Наименование инструмента;
• Количество единиц выданного инструмента;
• Личная подпись работника;
• Дата возврата инструмента.

Личная карточка учета выдачи инструмента (образец приведен в конце статьи) может быть приобретена в готовом виде в типографии. Однако это необязательно: организация вправе самостоятельно разработать документ, который будет удобен в использовании, отразив в нем всю необходимую информацию, и при необходимости заказать их печать в типографии или напечатать самостоятельно.

Журнал учет выдачи инструментов

Учет выдачи инструментов — неотъемлемая часть любой организации работающей как в сфере предоставления услуг, будь то строительство, ремонтные работы, так и в производственной области. Именно с целью автоматизации данного процесса и был создан журнал учета выдачи инструментов. Программа разработана в среде MS Excel, что не требует установки никакого дополнительного программного обеспечиванию на рабочую машину кроме стандартного пакета MS Office Excel. Ведение журнала выдачи/возврата рабочего инструмента сводится к выбору полей из выпадающих списков, построенных на основе редактируемых справочников, что сводит к минимуму ошибки ручного ввода администратора. А построение сводных по статусам инструмента и фио сотрудников делает историю пользования и перемещения инвентаря максимально понятной и прозрачной.

Ссылки для скачивания:

— Скачать журнал учета выдачи инструментов (архив 243КБ)

Как начать работу с учетом выдачи инструментов в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Инструкция по настройке журнала учета выдачи инструментов

Табель учета выдачи инструментов состоит из трех справочных листов: справочник, штат, инструмент и рабочего листа — передвижение инструмента. На листе «Справочник» (представлен на рисунке ниже) расположены следующие таблицы: статус инструмента, вид инструмента и списание.

В таблицах представлены данные для тестового построения и ознакомления с программой. После могут быть заменены на ваши в соответствии со спецификой учета организации. Для более детальной настройки и отладки программы под Ваши потребности можно обращаться по телефону +79507094770 или на почту goryaninov@bk.ru. Статус списания — списано удалять не рекомендуется, но можно добавить свои ниже.

На следующем справочном листе «Штат» заведите список сотрудников, в распоряжении которых может находится инструмент. Заполните все обязательные поля таблицы: №пп, табельный номер (при наличии), фио, должность, телефон (при необходимости).

На листе «Инструмент» необходимо завести полный перечень инструмента организации (рисунок ниже).

В поле «Тип инструмента» выберите тип из выпадающего списка. Список для выбора формируется на листе «Настройки». Далее обязательно укажите уникальный серийный номер, чтобы идентифицировать каждую единицу инвентаря. Поле «списание» предназначено для того, чтобы пометить инструмент, который по тем или иным причинам вышел из под учета и содержит только один вариант выбора — «списано». Инвентарь, помеченный статусом «списано», будет убран из дальнейших таблиц учета. «Дата покупки» и «Дата списания» вводятся как вручную, так и с помощью всплывающего календаря, вызываемого двойным кликом на ячейке ввода даты.

Инструкция по ведению журнала учета выдачи инструментов

Все операции по учету выдачи, передачи, возврата, хранения инструмента необходимо вести на листе «Передвижение инструмента».

Укажите номер операции, выберите ее статус из выпадающего списка в поле «статус». Укажите фио сотрудника, которому был передан инвентарь в пользование или на ответственное хранение. Если статус не предполагает личной ответственности (например: хранение на складе), то оставьте поле пустым. Далее выберите тип инструмента из выпадающего списка (формируется на основе данных листа «Справочник»). В соответствии с указанным типом поле «серийный номер» сформирует список выбора доступного инвентаря с листа «инструмент» (исключив единицы со статусом «списано»), выберите необходимый. Далее укажите дату передачи или дату сдачи инструмента либо ручным вводом, либо используя двойной клик по ячейке, вызвав встроенный календарь. Добавьте комментарий при необходимости (например, если инструменту был причинен ущерб).

На основе таблицы «Передвижение инструмента» могут быть построены сводные листы: инструмент по фио (на рисунке ниже), инструмент по статусам.

Сводная таблица учета выдачи инструмента «Инструмент по фио» представляет собой полное историрование всех операций с инвентарем в разбивке по сотрудникам.

При нажатии на кнопку «Инструмент по статусам» макрос создаст новую рабочую книгу excel, в которой распределит инструмент по вкладкам в соответствии с его статусом.

Заказать разработку ПО или доработку любого из проектов

Доброго дня, дорогие друзья!

Более 10 лет нахожусь на страже автоматизации Вашего бизнеса, готов взяться за реализацию любого проекта, подсказать пути автоматизации Ваших бизнес процессов и потребностей. Занимаюсь индивидуальной разработкой программ учета для Вашего бизнеса, а также настройкой и доработкой представленных продуктов. Для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:

Всегда на связи, рад быть полезен Вашему бизнесу!

Ссылки для скачивания:

— Скачать журнал учета выдачи инструментов (архив 243КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов

— Платежный календарь в excel