One way to prioritize threats, address vulnerabilities, and strengthen risk management is to perform a risk heat map analysis. You can do this for a project, a business department, or an entire organization.
On this page, you’ll find free, downloadable risk heat map templates for enterprise risk management and velocity and preparedness, as well as an example cyber risk heat map and more.
For more assessment tools, see our collections of risk register templates, risk management plans, and other risk assessment forms.
Risk Assessment Heat Map Template for Excel
Download the Risk Assessment Heat Map Template for Excel
To conduct a heat map risk analysis, compile a list of all risks into the data table and enter the predicted impact and likelihood for each risk. Lower numbers represent less significant impact to a project or business, as well as a lower probability of occurrence; the higher numbers represent a more critical risk. Based on your data, the template calculates a score for each risk and populates the heat map. You then get a visual overview of all risks, which allows you to prioritize major threats and develop effective mitigation plans. The template also provides a color-coded table that shows the percentages of low, moderate, high, and critical risks.
Enterprise Risk Management Heat Map Template for Excel
Download the Enterprise Risk Management Heat Map Template for Excel
This template is designed for enterprise risk management (ERM), but you can also use it to analyze risks in any area that you can break down into multiple subsets, such as in operational or supply chain risk management. The template includes a data table, a heat map, and a bar chart that shows the total number of risks in each category. It also highlights mitigation strategies and monitoring frequency for each risk.
Use the risk criteria section to define the quantitative measures you will use to determine risk ratings. In the data table, after listing risks by category, score each risk for impact and probability on a range from minor or unlikely to critical or almost certain. The heat map shows risks by score, while the bar chart shows how many risks are in each category. Edit the categories to fit your business needs. For an ERM heat map, categories might include operational risks, IT security risks, financial risks, compliance risks, legal risks, and more.
To narrow the focus of the template, select one category to divide into subcategories. For example, a compliance risk heat map might include risks related to corruption, workplace health and safety, employee behavior, environmental standards, quality, data management, and other categories. A supply chain heat map analysis might include environmental, sociopolitical, economic, regulatory, technological, and other internal and external risks. You can also break down each of those categories into specific risk descriptions, and then rate them to determine significance.
Cyber Risk Heat Map Example Template for Excel
Download the Cyber Risk Heat Map Example Template for Excel
This example risk heat map analysis includes a mix of cyber security and IT risks, ranging from data breaches to environmental threats. Edit the template with your own list of risks to create a cyber security or IT risk heat map. The example heat map shows risks that range from green to red on the matrix, indicating insignificant, moderate, major, and severe issues. For each of your risks entered in the data portion of the template, assign a value from 1 to 5 for potential impact to your business and the likelihood of the risk. The heat map matrix displays each risk in the appropriate color area based on the scores you assigned, to provide a snapshot of cyber risks ranging from least to most urgent.
Risk Heat Map Template for PowerPoint
Download the Risk Heat Map Template for PowerPoint
This PowerPoint template includes a gradient heat map and list of mitigation strategies. Create a list of identified risks and enter mitigation actions for each one depending on severity: avoid, reduce, transfer, or accept. Each item on the list corresponds to a numbered circle on the heat map. Move the circles on the heat map to illustrate the risk level for each, from minor to extreme.
Velocity and Preparedness Risk Heat Map Template for Excel
Download the Velocity and Preparedness Risk Heat Map Template for Excel
Use this template to create a risk heat map with ratings for impact, probability, velocity, and preparedness. Velocity indicates the speed at which a risk could impact a project, a business, or an organization, as some events have an instantaneous effect while others take years to make an impact. Preparedness measures how ready an organization is to handle a given risk, which depends on the preventive and response controls that are in place and the effectiveness of those controls. After evaluating each risk for these factors, enter your data into the template to generate the heat map. Risks are represented as circles on the map, with numbers corresponding to the risk IDs in the data table. The heat map matrix shows how each risk scores for impact and probability, the color of each circle refers to probability, and the size indicates velocity.
What Is a Risk Heat Map Template?
Use a risk heat map template to analyze and mitigate risks. A risk heat map is often formatted as a risk matrix, with one axis measuring impact and the other measuring probability. Colors indicate risk severity, from minor to extreme.
Organizations use their own rating scales to determine how likely a risk is to occur and how impactful it might be. They can do so from a qualitative or quantitative perspective, taking financial or other measurable impacts into consideration. Once the organization identifies and scores risks, the heat map displays the information graphically, placing risks into low, moderate, or high levels (often represented with green, yellow, and red colors). When you have a visual representation, you can easily prioritize risks from least significant to most critical.
Use Risk Heat Maps to Mitigate Risk with Real-Time Work Management in Smartsheet
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
Управление рисками проекта
Категория: РИСК МЕНЕДЖМЕНТ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Опубликовал:
10.01.2019
К списку статей
Каждый проект содержит риски. Риск — это сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятных событий. Если можно предположить, что в ходе проекта может (или не может) произойти что‑то негативное, то разумно управлять рисками. По мере развития проекта влияние рисков усиливается, поскольку ресурсы уже вложены, и, если прозевали какой-то риск, то его последствия могут вылиться в кругленькую сумму.
Перед началом проекта надлежит обязательно учесть все (максимально возможные) риски, чтобы потом не было мучительно больно за …
Направления, способы обнаружения рисков:
- Изучение документации по проекту (договор, техническое задание, функциональные требования и т.п.);
- Исследование бизнес- и технологических процессов;
- Анализ предположений, ограничений и допущений проекта;
- Интервьюирование / опросники ключевых участников проекта, их экспертные оценки;
- SWOT-анализ.
После того, как выявлены риски проекта, следует выделить наиболее важные, которые требуют первоочередного внимания и разрешения. Надобно подсчитать итоговые значения рисков, отсортировать их по данному параметру в порядке убывания. Образовавшийся порядковый номер — это ранг риска: 1 – самый тяжкий риск, 2 – серьезный и т. д. Риски с однаковым рангом не всегда равносильны: это могут быть риски с высокой вероятностью и низкой угрозой и наоборот.
Когда риски выявлены и оценены, необходимо решить, как реагировать на них, прежде всего на наиболее опасные.
Вашему вниманию предлагается Excel-шаблон (см. прикрепленный файл ниже) — инструмент классификации рисков посредством их идентификации, оценки влияния, вероятности, ранжирования последствий:
- В целях упрощения обсуждений каждому описываемому риску присваиваем уникальный код и соотносим к этапу проекта;
- Важно выявить и различать основные причины возникновения риска. У одного риска может быть несколько причин, а одна причина может являться источником нескольких рисков;
- Не менее важно заранее охарактеризовать признаки приближения риска, чтобы успеть заметить наступление риска и принять превентивные меры;
- Хорошо бы классифицировать риски как внутренние / внешние и по функциональным областям;
- Во избежание давления, взаимного влияния друг на друга ключевых участников проекта экспертные оценки по 5-ти бальной шкале степени воздействия (угрозы) рисков должны осуществляться тайным, обезличенным голосованием. Желательно учесть мнения не менее трёх специалистов, средняя совместная оценка угрозы каждого риска расчитается автоматически;
- Аналогичным способом каждый эксперт должен проставить вероятность возникновения риска (> 0 и < 100%), итоговая вероятность расчитается автоматически. Следует избегать значения 50%, которое означает, что над данным риском не думали либо старались соблюсти политес;
- Итоговая оценка по каждому риску автоматически рассчитывается как произведение совместной оценки угрозы риска и вероятности. Эти оценки ранжируем в порядке убывания и определяем самые важные риски;
- Изначально надо предотвратить такие риски, но если они все же случились, необходимо правильно реагировать на них. Нужно разработать стратегию работы с каждым риском проекта (Принятие, Избежание, Минимизация, Передача — частный случай минимизации) и выработать мероприятия по снижению риска;
- Следует зафиксировать срок реагирования по каждому риску. Некоторые риски могут требовать безотлагательной реакции, а иные терпят несколько дней;
- Необходимо определить владельца каждого риска — лицо или организационную единицу, которые имеют полномочия и несут ответственность за управление риском.
Оценивать риски нужно как перед стартом проекта, так и пересматривать их с некоторой разумной периодичностью в течение проекта, чтобы отслеживать динамику рисков и корректировать упредительные мероприятия.
dvbi.ru
2019-01-10 00:21:00Z
Последнее изменение: 2021-12-12 23:01:58Z
Возрастная аудитория: 14-70
Комментариев: 0
Теги: Примеры Управление
Связанные статьи:
Пожалуйста, проголосуйте и ниже поставьте лайк:
Следующая статья:
Обеспечение качества данных и информационных систем
Предыдущая статья:
SSAS — примеры документирования
К списку статей
Опубликовано 15.05.2022 Обновлено 14.08.2022
Приветствую, друзья! В этой заметке вас ждут бесплатные Excel-программы для автоматического заполнения карты профессионального риска от наших коллег, которые любезно поделились своими наработками с подписчиками Блог—Инженера. Лучи добра и вопросы вы всегда можете послать в комментариях. Также приведём полезные ссылки касательно оценки профессиональных рисков.
Обновление от 15.05.2022 – Добавлены разработки (программы) для оценки и управления профессиональными рисками от Сергея Кубинова и Линара Муллахметова + Положение об управлении профессиональными рисками.
Содержание
- Программа по ОПР от Андрея Шакаева
- Программа по ОПР от Анатолия Юдина
- Программа по ОПР и Положение об управлении профессиональными рисками от Сергея Кубинова
- Программа по ОПР от Линара Муллахметова
- Программа по ОПР от Максима Жаренкова
- Дополнительная информация и материалы по оценке профессиональных рисков
Программа по ОПР от Андрея Шакаева
Программу я делал под себя.
Формулу в карте можно конечно усовершенствовать, но мне уже неохота, так как это вопрос мы для себя закрыли.
Краткая инструкция:
Открываете лист Карта – выделяете ячейку в столбце “Выявленные потенциальные…” – нажимаете кнопку на клавиатуре “=” – переходите в лист Реестр, выбираете (выделяете ячейку с опасностью) – нажимаете Еnter.
Всё просто, осталось скачать саму программку.
Скачать > Excel-программа для автоматического заполнения карты профессионального риска (1)
Программа по ОПР от Анатолия Юдина
Оценка профессиональных рисков и создание “Карт идентификации опасностей и оценки профессиональных рисков” производится в программе “MS Excel” на основе простого организационно-технологического решения.
Программа в “MS Excel” была применена при создание “Карт идентификации опасностей и оценки профессиональных рисков” в СПб ГУП “Петербургский спортивно-концертный комплекс” в 2019 г.
Для теоретической иллюстрации и понимания процессов при создании Карт и оценки профессиональных рисков приложена презентация к Системе управления профессиональными рисками (СУПР) из ИС Специалиста по охране труда v. 10.1, созданной в “MS Access”.
В ZIP-архиве:
Excel-программ для автоматического заполнения карты профессионального риска
Инструкция по работе с Excel-программой
Презентация “Система управления профессиональными рисками”
Положение о системе управления профессиональными рисками (пример)
Скачать > Excel-программа для автоматического заполнения карты профессионального риска (2)
Программа по ОПР и Положение об управлении профессиональными рисками от Сергея Кубинова
Предлагаю для помощи в создании карт риска программу по их созданию на основе методики 5х5.
Для работы в данной программе необходимо только выбрать два значения из выпадающего списка это в столбике Оценка вероятности возникновения опасности, Р и Оценка серьезности последствий воздействия опасности, S после чего можно получить быстрый результат
Все остальные действия подтянутся автоматически.
Чтобы убрать все ненужные пустые строчки, надо на столбике Идентификация убрать 2 галочки над значениями «0» и «Пустые» как показано на скриншоте 3
Остальные возможности программы как добавить мероприятия или изменить результат воздействия опасности опишу позднее.
Скачать > Excel-программа для автоматического заполнения карты профессионального риска (3)
Скачать > Положение об управлении профессиональными рисками (3)
Программа по ОПР от Линара Муллахметова
Решил поделится своей наработкой с целью упрощения составления карт идентификации, оценки и управления рисками. Форма конечно подойдёт не всем, т.к. сделана под мою организацию, но как пример или шаблон думаю можно использовать.
Как мы все знаем, руководители структурных подразделений обычно заняты и чтобы упростить задачу составления карт и хоть как-то вовлечь их в процесс оценки рисков, я разработал реестр основных операционных рисков, который и лёг в основу составления карт. Для работы с файлами у вас должны быть включены макросы, как это сделать, написано в интернете.
При запуске файла откроется вкладка “Реестр ОПР”, для очистки галочек ниже первого столбца нажмите на ячейку “Клац”, теперь выберите этап выполнения работ и щелкните один раз в первом столбце, при этом появится галочка и все значения, которые находятся правее галочки перенесутся во вкладку “Карта ОПР”. Далее можно просто скопировать значения в файл WORD или воспользоваться моим шаблоном – для этого во вкладке “Карта ОПР” нажмите на кнопку “Сформировать Карту” (при этом шаблон карты должен быть в одной папке с файлом), вуаля – карта готова, сохраните её.
Готов к любой критике или советам 🙂
Скачать > Excel-программа для автоматического заполнения карты профессионального риска (4)
Программа по ОПР от Максима Жаренкова
Так получилось, что программу опубликовали в отдельной заметке.
Скачать > Excel-программа для автоматического заполнения карты профессионального риска (5)
Дополнительная информация и материалы по оценке профессиональных рисков
- Кто не знает, вот здесь у нас народная копилка – Карты оценки рисков по профессиям и видам работ. Народные примеры и образцы
- Вот здесь можно заказать Оценку и управление профессиональными рисками:
01. Оценка профессиональных рисков “под заказ”
02. Практический курс “Оценка профессиональных рисков для работодателей”
03. Сервис РискПроф для экспертных компаний
04. Практический курс “Оценка профессиональных рисков для экспертных компаний” - Наш партнёр ФИНДИАС в рамках подписки PRO+ предлагает скидку 50% на сопровождение цифровой программы для ведения охраны труда в организациях (ФИ-ОТ), в которой есть модуль для расчёта профессиональных рисков.
На этом всё.
Продолжение следует …
Построение карты рисков в Microsoft Excel
Как уже писали здесь, карта рисков – баловство для конечных пользователей. В консультационных проектах один из авторов навострился изображать эти карты вручную в PowerPoint буквально за 10-15 минут, вместе с красивыми кружочками и легендой. Но ручной труд методологически неправилен, так как повышает вероятность ошибки. Исходя из этого и решили все-таки сделать карту рисков в формате Microsoft Excel.
В качестве технического задания взяли наиболее наглядную карту рисков в терминологии страницы «Подходы к визуализации рисков». Из существующих типов диаграмм в Microsoft Excel можно использовать пузырьковую и точечную (XY-диаграмму). Результат на примере карты рисков условного предприятия в Excel2016 – вот. В предыдущих версиях сделать автоматическую нумерацию не получается (собственно, поэтому раньше и статьи такой не было).
Последовательность действий для людей, знающих Microsoft Excel:
- создаем диаграмму. При этом выбираем по оси абсцисс – ущерб, по оси ординат – вероятность, в качестве имени ряда в источнике данных добавляем номера рисков. Для пузырьковой диаграммы дополнительно рассчитываем долю математического ожидания каждого риска в общем математическом ожидании. Целесообразно использовать именно этот параметр, так как размер должен отражать что-то новое, а привязка к ущербу либо вероятности приведет к банальности в виде того, что чем правее и выше риск, тем больше кружочек. Отметим, что для правильного размера кружочков риски должны быть независимыми друг от друга, что достигается автоматически, если следовать рекомендациям соответствующего раздела сайта;
- добавляем подписи данных, помещаем эти подписи сверху ряда. В качестве подписи отображаем номера рисков. Чтобы кружочки были одинаковыми по размеру, номера рисков с 1 по 9 заменяем на текстовый формат « 1», « 2» и т.д. (извините за извращение, но другого варианта не нашли);
- опционально оформляем диаграмму: добавляем название, подписываем оси, выбираем градиентную заливку и играемся с градиентами, добавляем логарифмическую шкалу по ущербу, украшаем ряды данных и пр.
Какие проблемы при автоматическом построении карты рисков в Microsoft Excel нужно дополнительно решить:
- При одинаковых или близких по значению рисках отображается только один из них. Например, на картах рисков условного предприятия не видны риски под №9 и №22. Варианты устранения: (1) немного изменить исходные данные, то есть вместо двух рисков с вероятностью 50% и ущербом в 100 млн. руб. нарисовать риски с вероятностями 48 и 52% и ущербом 96 и 104 млн. руб., (2) дорисовывать кружочки руками или же (3) увеличить размер диаграммы (как в рассматриваемом случае, когда нет одинаковых рисков по вероятности и ущербу).
- Линия толерантности в виде линии в автоматическом режиме не отражается. Варианты устранения: (1) использовать градиентную заливку, в Microsoft Excel 2016 она автоматически принимает нужные цвета (кстати, особенно красиво выглядит, если по ущербу поставить логарифмическую ось) или же (2) дорисовывать линию руками.
- Для наиболее наглядной карты рисков кружочки с рисками, не попадающими на карту, необходимо дорисовать руками.
- Практически невозможно вставить в легенду названия рисков. На самом деле проблемой это не является, так как автоматические средства Microsoft Excel не очень экономно расходуют пространство в диаграмме, и в результате диаграмма при печати оказывается мельче, чем могла бы быть.
Несмотря на указанные недостатки, задача выполнена. Пользоваться можно если не для представления уважаемым людям, то в качестве контрольной процедуры.
Будут предложения по совершенствованию – пишите. Для упрощения процедуры сделаем эксперимент и откроем комментарии к странице.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Карта рисков
Карта рисков — это наглядное представление рисков предприятия. Карта оценки рисков показывает опасности и риски, присущие организации, визуализирует вероятность их возникновения и общую оценку рисков, а также демонстрирует меры по реагированию на риск.
При этом, необходимо иметь ввиду, что на практике единого определения «карты рисков» нет и нередко под этим термином (англ. — risk map) может подразумеваться сразу несколько различных инструментов визуализации или видов отчетов, таких к примеру, как:
- сводный отчет по рискам организации (карта идентификации, оценки и управления рисками)
- отчет по рискам в разрезе направлений деятельности или организационной структуры
- матрица соответствия рисков бизнес-процессам организации
- карта оценки рисков (часто также называемая матрицей рисков (risk matrix) или тепловой картой рисков (risk heat map))
- и т.д.
Примеры карт рисков
Образец сводной карты, в табличном виде агрегирующей данные по идентификации рисков, их оценки и мерах по управлению рисками (митигации), приведен на картинке:
Карта идентификации, оценки и управления рисками
Скачать образец данной карты рисков в формате Excel можно здесь.
Еще один пример визуализации, которую часто называют «картой рисков» (также известной как «матрица рисков» или «тепловая карта рисков») приведен на картинке:
Тепловая карта рисков (матрица рисков)
Эта матрица иллюстрирует существенность рисков организации в максимально наглядном виде, лучше всего подходящем для представления топ-менеджменту организации.
Иногда также используются другие варианты визуализации, к примеру диаграмма-паутинка (полярная карта рисков или радарная диаграмма):
Полярная карта рисков (радарная диаграмма рисков)
В любом случае, при использовании всех вариаций карт рисков, необходимо понимать, что итоговый результат и выбранный вид представления будет зависеть от области деятельности организации и присущих ей рисков — карта рисков банка может существенно отличаться от карты рисков другого типа предприятия, например, производственного или из сферы розничной торговли.
Также процесс формирования карты, ее представление и содержание может зависеть и от типа риска, который рассматривается. По этой причине карта комплаенс-рисков может существенно отличаться от карты коррупционных рисков организации, а карта рисков безопасности будет отличаться от карт оценки профессиональных рисков и карты рисков экономической безопасности. Что ведет к необходимости составлять множество карт риска, различного вида.
Общим же и основным преимуществом подобного вида визуализаций является их наглядность, и доступность для понимания топ-менеджерами предприятия и прочими сотрудниками. В случае, если необходимо визуально представить более детальный анализ по конкретному риску, карты рисков можно дополнить диаграммами «галстук-бабочка».
A risk matrix helps you prioritize project or business risks by ranking the potential impact and likelihood of each risk. We’ve researched and compiled the top risk matrix templates to help you identify and mitigate risks.
Included on this page, you’ll find free risk matrix templates, and learn about the utility of risk matrices and the importance of risk assessments in healthcare organizations.
Free Risk Matrix Templates
Risk matrices, also called risk severity matrices, can help you determine the priority of risks. Once you determine the severity and likelihood of your risks, list them in the order to be addressed. Color coding helps visualize risk rankings, and you can also designate zones in your matrix as generally acceptable (GA), as low as reasonably possible (ALARP), and generally unacceptable (GU) to create an at-a-glance view of which risks to prioritize. Read more about these zones below.
3×3 Risk Matrix Template
Download 3×3 Risk Matrix Template
Excel | Word | PDF
This 3×3 risk matrix template is ideal for teams and organizations that prefer simplicity. The template provides three levels to code both the severity and likelihood of each risk: low, medium, and high (which are assigned values of one, two, and three, respectively). After determining the values for the severity and likelihood, use the grid to determine the risks that need to be addressed first.
3×4 Risk Matrix Template
Download 3×4 Risk Assessment Matrix Template Below
Excel | Word | PDF | Smartsheet
This 3×4 risk matrix template uses non-numeric scales for likelihood and severity; after selecting the options for each parameter, use the values in the matrix to determine the level of severity for each risk.
5×5 Risk Matrix Template
Download 5×5 Risk Matrix Template
Excel | Word | PDF
The 5×5 matrix template provides additional scaling options; this template is ideal for organizations that need more granular insight into each risk. After determining the values for severity and likelihood, use the grid to determine the priority of the risks.
Risk Management Matrix Template
Download Risk Management Matrix Template
Excel | Word | PDF | Smartsheet
Use this risk management matrix to identify risks and determine when they require mitigation. This template allows you to rate risk impact and likelihood both before and after mitigation, and note the actions that will be taken to manage the impact of risks.
Risk Control Matrix
Download Risk Control Matrix Template
Excel | Word | PDF | Smartsheet
This type of risk matrix is helpful for organizations or projects that regularly encounter a high degree of risk. It reflects risks and their impact, as well as the automated and manual controls available to help limit the resulting losses. You can use this risk control matrix later to create a risk response plan, and can customize it to fit the needs of your project or organization.
IT Risk Assessment Matrix Template
Download Risk Response Matrix Template
Excel | Word | PDF
IT involves a variety of unique risks and in today’s data-driven environment, the consequences are often severe. Threats to data, systems, and networks originate from a variety of sources, ranging from natural disasters to hardware failures. However, in IT, many risks are human-related, such as external threats (hackers or terrorists), insider threats (ex-employees who have login credentials), or trusted insiders (current employees who gain improper access).
This IT risk analysis matrix allows you to plan responses to the most catastrophic risks, contain moderate risks, and monitor less severe ones. Factor in data and system requirements, the time it will take to recover data/system functioning, and the minimum staff and equipment needed to conduct business in the meantime.
Business Risk Assessment Matrix Template
Download Risk Response Matrix Template
Excel | Word | PDF
This risk matrix example shows you how to anticipate risks your company may experience, so you can prepare to address them before they impact your bottom line.
Use this business risk assessment matrix to list potential risks, the assets, departments, or business entities that will be affected, the likelihood of each risk, available prevention or mitigation actions, and more.
Depending on your business, the impact rating may relate to financial loss, operational difficulties, a drop in customers, or some other measure.
For additional information and resources on how to assess risk pertaining to third-parties your organization does business with, visit «Vendor Assessment and Evaluation Simplified,» and «Free Vendor Risk Assessment Templates.»
Risk Response Matrix Template
Download Risk Response Matrix Template
Excel | Word | PDF
In addition to analyzing risks themselves, this risk response matrix allows you to outline a plan for respondse. With this risk matrix template for Excel, you can list risks, rate their likelihood and impact, and note the response to each (e.g., “reduce” or “eliminate”). You can also describe the contingency plan for responding to the risk, the event that will trigger the response, and the party that will handle the response.
This risk matrix is especially useful for high-risk industries, organizations, or projects. It offers an at-a-glance view of not only the impact of risks, but also the triggers to look for and the proper plan for addressing risks that occur.
Construction Risk Assessment Matrix Template
Download Risk Response Matrix Template
Excel | Word | PDF
There are many different types of risks common to construction projects, including on-the-job risks (worker injury or accident), financial risks, project risks, natural risks, and competitive risks.
By using a construction risk assessment matrix, you can anticipate common risks, and gauge the impact they will have on your project. You can also note whether the contractor, owner, or designer is responsible for addressing them. With this risk assessment matrix example, you can stay within schedule and budget, and ultimately protect your profit margins.
Project Risk Matrix Template
Download Risk Response Matrix Template
Excel | Word | PDF
Use this risk assessment matrix to conduct a qualitative risk analysis of risk probability, and gauge how severe the impact of each risk would be on project scope, schedule, budget, and completion. This risk matrix template allows you to rate risks both before and after a response, along with events that could trigger the risk, the person or entity in charge of responding, and the response plan.
What Is a Risk Matrix?
A risk matrix is a chart that plots the severity of an event occurring on one axis, and the probability of it occurring on the other. You can also format the matrix as a table, where the risk likelihood and impact are columns, and the risks are listed in rows. By visualizing existing and potential risks in this way, you can assess their impact, and also identify which ones are highest-priority. From there, you can create a plan for responding to the risks that need the most attention.
A risk matrix chart is a simple snapshot of the information found in risk assessment forms, and is often part of the risk management process. These forms are more complex, and involve identifying risks, gathering background data, calculating their likelihood and severity, and outlining risk prevention and management strategies.
Risk management is the process by which organizations discover, analyze, and address risk to meet goals, keep projects on track, and stick to budgets and timelines. It involves five stages: planning, identification, analysis, response, and monitoring/control. Creating a risk matrix is often one of the first steps in the risk management process, and frequently occurs in the analysis phase (after the risk assessment forms have been created).
How to Use a Risk Matrix Template
Also known as a risk management matrix, risk rating matrix, or risk analysis matrix, a risk matrix template focuses on two aspects:
- Severity: The impact of a risk and the negative consequences that would result.
- Likelihood: The probability of the risk occurring.
To place a risk in the risk matrix, assign a rating to its severity and likelihood. Then plot it in the appropriate position in your chart, or denote the rating in your table. The typical classifications used are as follows:
Severity:
- Insignificant: Risks that bring no real negative consequences, or pose no significant threat to the organization or project.
- Minor: Risks that have a small potential for negative consequences, but will not significantly impact overall success.
- Moderate: Risks that could potentially bring negative consequences, posing a moderate threat to the project or organization.
- Critical: Risks with substantial negative consequences that will seriously impact the success of the organization or project.
- Catastrophic: Risks with extreme negative consequences that could cause the entire project to fail or severely impact daily operations of the organization. These are the highest-priority risks to address.
Likelihood:
- Unlikely: Extremely rare risks, with almost no probability of occurring.
- Seldom: Risks that are relatively uncommon, but have a small chance of manifesting.
- Occasional: Risks that are more typical, with about a 50/50 chance of taking place.
- Likely: Risks that are highly likely to occur.
- Definite: Risks that are almost certain to manifest. Address these risks first.
Classifying and Prioritizing Risk
After you’ve placed each risk in the matrix, you can give it an overall risk ranking. Risks that have severe negative consequences and are highly likely to occur receive the highest rank; risks with both low impact and low likelihood receive the lowest rank. Risk rankings combine impact and likelihood ratings to help you identify which risks pose the greatest overall threats (and therefore are the top priority to address).
Some organizations use a numeric scale to assign more specific risk rankings. However, most rankings fall into a few broad categories, which are often color-coded:
- Low: The consequences of the risk are minor, and it is unlikely to occur. These types of risks are generally ignored, and often color-coded green.
- Medium: Somewhat likely to occur, these risks come with slightly more serious consequences. If possible, take steps to prevent medium risks from occurring, but remember that they are not high-priority and should not significantly affect organization or project success. These risks are often color-coded yellow.
- High: These are serious risks that both have significant consequences, and are likely to occur. Prioritize and respond to these risks in the near term. They are often color-coded orange.
- Extreme: Catastrophic risks that have severe consequences and are highly likely to occur. Extreme risks are the highest priority. You should respond to them immediately, as they can threaten the success of the organization or project. They are often color-coded red.
Once you’ve ranked your risks, you can make a risk response plan to prevent or address those that are “high” or “extreme.” You may not need to respond to risks ranked “low” or “medium” before work begins.
Risk Template Matrix Zones
Many organizations get an even clearer picture of risk by dividing the matrices into zones:
- Generally Acceptable (GA): In the area of the chart ranked “low,” risks have little impact and/or are unlikely to occur. Risks in this region don’t pose an immediate threat to the project or organization, and some can even be ignored.
- As Low As Reasonably Possible (ALARP): This is a zone of acceptable risk, encompassing the “low” and “medium” ranking areas. Risks falling within this region of the matrix are tolerable or not significantly damaging; work can proceed without addressing these risks being immediately.
- Generally Unacceptable (GU): This is the area of the chart where risk is “high” or “extreme.” Risks in this region are quite damaging, highly likely to occur, and would threaten the project or organization. They are highest-priority, and you must address them immediately.
Validation and Risk Response
To ensure you’ve chosen the right risk matrix chart and completed it correctly, validate it with a real-world scenario. After selecting your template, fill it in with examples of risks your organization encounters. After you’ve used the matrix to quantify the severity and likelihood of risks, it’s up to your team to come up with a risk response plan for those ranked “GU.”
Depending on your industry or organization size, you may have additional resources for risk assessment and response. For example, the U.S. Occupational Safety and Health Administration (OSHA) has specific matrices workers can use when responding to natural disasters: The Hazard Exposure and Risk Assessment Matrix helps workers and employers assess risks and operate more effectively in areas impacted by hurricanes.
Of course, a risk rating matrix is simply a tool to help guide decision-making. The risk management team should always carefully analyze both the matrices and the risks themselves before deciding how to prevent, mitigate, or respond to a current or potential risk. Risk matrices are commonly used in project management to examine how risks might affect project scope, schedule, and cost. But they’re also used in industries from construction to IT. Our free risk matrix examples contain a variety of types for different industries, so you can find one that best fits your needs.
The Importance of Risk Assessments in Healthcare Organizations
There are many potential threats affecting healthcare organizations, such as clinical testing errors, hospital facilities issues, security breaches of protected health information (PHI), and more. Healthcare organizations are under strict regulations when it comes to risk and compliance, meaning establishing a risk assessment and determining where those risks exist are extremely important for the business, both legally and functionally.
Creating a plan to handle risk can help to identify the most severe threats, assess their likelihood, and determine how to mitigate them. In addition, risk assessments can identify the location of all PHI and establish a targeted risk response to safeguard confidential information.
Healthcare risk assessments must be comprehensive, accessible across authorized members of the organization, and sufficient in the way it identifies and addresses all potential threats to processes and information. To ensure that all healthcare data, information, and procedures are effectively audited for possible risks, you need a tool that enables you to quickly identify, mitigate, and prevent risks from coming to fruition, while also offering real-time visibility into all potential threats.
Smartsheet is a work execution platform that empowers healthcare companies to view and update risks across the organization with real-time dashboards, so you can make the best decisions at the right time. Highlight identified risks, update likelihood and severity, and oversee how they are being addressed to keep your team on the same page, all while ensuring utmost security and protection of PHI. Set sharing settings within dashboards to ensure that only authorized users have access to confidential information, so your organization remains compliant with HIPAA regulations.
Interested in learning more about how Smartsheet can help you accurately and securely document healthcare processes and maximize your efforts? Discover Smartsheet for Healthcare.
Make Better Decisions, Faster with Smartsheet Dashboards
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.