Производственный календарь, т.е. список дат, где соответствующим образом помечены все официальные рабочие и выходные дни — совершенно необходимая штука для любого пользователя Microsoft Excel. На практике без него не обойтись:
- в бухгалтерских расчетах (зарплата, стаж, отпуска…)
- в логистике — для корректного определения сроков доставки с учётом выходных и праздников (помните классическое «давай уже после праздников?»)
- в управлении проектами — для правильной оценки сроков с учётом, опять же, рабочих-нерабочих дней
- при любом использовании функций типа РАБДЕНЬ (WORKDAY) или ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS), т.к. они требуют в качестве аргумента список праздников
- при использовании функций Time Intelligence (типа TOTALYTD, TOTALMTD, SAMEPERIODLASTYEAR и т.д.) в Power Pivot и Power BI
- … и т.д. и т.п. — примеров масса.
Тем, кто работает в корпоративных ERP-системах типа 1С или SAP — проще, в них производственный календарь встроен. Но что делать пользователям Excel?
Можно, конечно, вести такой календарь вручную. Но тогда придется как минимум раз в год (а то и чаще, как в «весёлом» 2020 году) его актуализировать, аккуратно внося туда все выходные, переносы и нерабочие дни, придуманные нашим правительством. А потом повторять эту процедуру каждый следующий год. Скукота.
А как насчёт чуть напрячься и сделать «вечный» производственный календарь в Excel? Такой, чтобы сам обновлялся, брал данные из интернета и формировал всегда актуальный список нерабочих дней для последующего использования в любых расчетах? Заманчиво?
Сделать такое, на самом деле, совсем не сложно.
Источник данных
Главный вопрос — а где брать данные? В поисках подходящего источника я перебрал несколько вариантов:
- Оригинальные указы публикуются на сайте правительства в формате PDF (вот, один из них, например) и отпадают сразу — полезную информацию из них не вытащить.
- Заманчивым вариантом, на первый взгляд, казался «Портал открытых данных РФ», где есть соответствующий набор данных, но, при ближайшем изучении всё оказалось печально. Для импорта в Excel сайт жутко неудобен, техподдержка не отвечает (самоизолировались?), да и сами данные там давно устарели — производственный календарь на 2020 год обновлялся последний раз в ноябре 2019 (позорище!) и, само-собой, не содержит наших «коронавирусных» и «голосовательных» выходных 2020 года, например.
Разочаровавшись в официальных источниках, я стал рыть неофициальные. Их в интернете множество, но большинство из них, опять же, совершенно неприспособлены для импорта в Excel и выдают производственный календарь в виде красивых картинок. Но нам-то с вами не на стенку его вешать, правильно?
И вот в процессе поисков случайно обнаружилось прекрасное — сайт http://xmlcalendar.ru/
Без лишних «рюшечек», простой, легкий и быстрый сайт, заточенный под одну задачу — отдавать всем желающим производственный календарь за нужный год в XML-формате. Отлично!
Если, вдруг, вы не в курсе, то XML — это текстовый формат с разметкой содержимого специальными <тегами>. Легкий, удобный и читаемый большинством современных программ, включая Excel.
Я, на всякий случай, связался с авторами сайта и они подтвердили, что сайт существует уже 7 лет, данные на нем постоянно актуализируются (у них для этого даже ветка на github есть) и закрывать его они не собираются. И совершенно не против, чтобы мы с вами с него грузили данные для любых наших проектов и расчётов в Excel. Бесплатно. Как же приятно, что есть еще такие люди! Респектище!
Осталось загрузить эти данные в Excel с помощью надстройки Power Query (для версий Excel 2010-2013 её можно бесплатно скачать с сайта Microsoft, а в версиях Excel 2016 и новее — она уже встроена по умолчанию).
Логика действий будет такая:
- Делаем запрос для загрузки данных с сайта за один любой год
- Превращаем наш запрос в функцию
- Применяем эту функцию к списку всех имеющихся лет, начиная с 2013 и до текущего года — и получаем «вечный» производственный календарь с автоматическим обновлением. Вуаля!
Шаг 1. Импортируем календарь за один год
Сначала загрузим производственный календарь за один любой год, например, за 2020. Для этого в Excel идём на вкладку Данные (или Power Query, если вы установили её как отдельную надстройку) и выбираем Из интернета (From Web). В открывшееся окно вставляем ссылку на соответствующий год, скопированную с сайта:
После нажатия на ОК появляется окно предварительного просмотра, в котором нужно нажать кнопку Преобразовать данные (Transform data) или Изменить данные (Edit data) и мы попадем в окно редактора запросов Power Query, где и продолжим работу с данными:
Сразу же можно смело удалить в правой панели Параметры запроса (Query settings) шаг Измененный тип (Changed Type) — он нам не нужен.
Таблица в столбце holidays содержит коды и описания нерабочих дней — увидеть её содержимое можно, дважды «провалившись» в неё щелчком мыши по зелёному слову Table:
Для возврата назад придется удалить в правой панели все появившиеся шаги обратно до Источника (Source).
Вторая таблица, куда можно зайти аналогичным образом, содержит как раз то, что нам нужно — даты всех нерабочих дней:
Останется эту табличку обработать, а именно:
1. Отфильтровать только даты праздников (т.е. единички) по второму столбцу Attribute:t
2. Удалить все столбцы, кроме первого — щелчком правой кнопкой мыши по заголовку первого столбца и выбором команды Удалить другие столбцы (Remove Other Columns):
3. Разделить первый столбец по точке отдельно на месяц и день с помощью команды Разделить столбец — По разделителю на вкладке Преобразование (Transform — Split column — By delimiter):
4. И, наконец, создать вычисляемый столбец с нормальными датами. Для этого на вкладке Добавление столбца жмём на кнопку Настраиваемый столбец (Add Column — Custom Column) и вводим в появившееся окно следующую формулу:
=#date(2020, [#»Attribute:d.1″], [#»Attribute:d.2″])
Здесь у оператора #date три аргумента: год, месяц и день, соответственно. После нажатия на ОК получаем требуемый столбец с нормальными датами выходных, а остальные столбцы удаляем как в п.2
Шаг 2. Превращаем запрос в функцию
Следующая наша задача — преобразовать созданный на 2020 год запрос в универсальную функцию для любого года (номер года будет её аргументом). Для этого делаем следующее:
1. Разворачиваем (если ещё не развернута) панель Запросы (Queries) слева в окне Power Query:
2. После преобразования запроса в функцию возможность видеть шаги, из которых состоит запрос и легко их редактировать, к сожалению, пропадает. Поэтому имеет смысл сделать копию нашего запроса и резвиться уже с ней, а оригинал оставить про запас. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши в левой панели по нашему запросу calendar и выбираем команду Дублировать (Duplicate).
Щелкнув еще раз правой по получившейся копии calendar(2) выберем команду Переименовать (Rename) и введём новое имя — пусть будет, например, fxYear:
3. Открываем исходный код запроса на внутреннем языке Power Query (он лаконично назвается «М») с помощью команды Расширенный редактор на вкладке Просмотр (View — Advanced Editor) и вносим туда небольшие правки для превращения нашего запроса в функцию на любой год.
Было:
Стало:
Если интересны подробности, то здесь:
- (year as number)=> — объявляем, что в нашей функции будет один числовой аргумент — переменная year
- Подклеиваем переменную year в веб-ссылку на шаге Источник. Поскольку Power Query не позволяет склеивать числа и текст, то на лету преобразовываем номер года в текст с помощью функции Number.ToText
- Подставляем переменную year вместо 2020 года на предпоследнем шаге #»Добавлен пользовательский объект«, где мы формировали дату из фрагментов.
После нажатия на Готово наш запрос превращается в функцию:
Шаг 3. Импортируем календари за все года
Осталась самая малость — сделать последний главный запрос, который будет закачивать данные за все имеющиеся года и складывать все полученные даты праздников в одну таблицу. Для этого:
1. Щёлкаем в левой панели запросов в серое пустое место правой кнопкой мыши и выбираем последовательно Новый запрос — Другие источники — Пустой запрос (New Query — From other sources — Blank query):
2. Нам нужно сформировать список всех лет, для которых мы будем запрашивать календари, т.е. 2013, 2014 … 2020. Для этого в строке формул появившегося пустого запроса вводим команду:
Конструкция:
={ЧислоА..ЧислоБ}
… в Power Query формирует список целых чисел от А до Б. Например, выражение
={1..5}
…выдало бы список 1,2,3,4,5.
Ну, а чтобы не привязываться жёстко к 2020 году, мы используем функцию DateTime.LocalNow() — аналог экселевской функции СЕГОДНЯ (TODAY) в Power Query — и извлекаем из неё, в свою очередь, текущий год функцией Date.Year.
3. Полученный набор лет хоть и выглядит вполне адекватно, но для Power Query представляет собой не таблицу, а особый объект — список (List). Но преобразовать его в таблицу — не проблема: достаточно нажать кнопку В таблицу (To Table) в левом верхнем углу:
4. Финишная прямая! Применяем созданную нами ранее функцию fxYear к полученному списку лет. Для этого на вкладке Добавление столбца жмём кнопку Вызвать настраиваемую функцию (Add Column — Invoke Custom Function) и задаём её единственный аргумент — колонку Column1 с годами:
После нажатия на ОК наша функция fxYear по очереди отработает импорт для каждого года и мы получим столбец, где в каждой ячейке будет содержаться таблица с датами нерабочих дней (содержимое таблицы хорошо видно, если щёлкнуть мышью в фон ячейки рядом со словом Table):
Останется развернуть содержимое вложенных таблиц, щёлкнув по значку с двойными стрелками в шапке столбца Даты (галочку Использовать исходное имя столбца как префикс при этом можно снять):
… и после нажатия на ОК мы получим то, что хотели — список всех праздников с 2013 и до текущего года:
Первый, ненужный уже столбец, можно удалить, а для второго задать тип данных Дата (Date) в выпадающем списке в шапке столбца:
Сам запрос можно переименовать как-нибудь более осмысленно, чем Запрос1 и выгрузить затем результаты на лист в виде динамической «умной» таблицы с помощью команды Закрыть и загрузить на вкладке Главная (Home — Close & Load):
Обновлять созданный календарь в будущем можно щелчком правой кнопки мыши по таблице или запросу в правой панели через команду Обновить. Или же использовать кнопку Обновить все на вкладке Данные (Date — Refresh All) или сочетание клавиш Ctrl+Alt+F5.
Вот и всё.
Теперь вам больше никогда не нужно тратить время и мыслетопливо на поиски и актуализацию списка праздничных дней — теперь у вас есть «вечный» производственный календарь. Во всяком случае, до тех пор, пока авторы сайта http://xmlcalendar.ru/ поддерживают своё детище, что, я надеюсь, будет ещё очень и очень долго (спасибо им еще раз!).
Ссылки по теме
- Импорт курса биткойна в Excel из интернета через Power Query
- Поиск ближайшего рабочего дня функцией РАБДЕНЬ (WORKDAY)
- Поиск пересечения интервалов дат
Добивайтесь успеха с помощью шаблонов планировщика дня и шаблонов учета
Майкрософт упрощает планирование успеха и его отслеживание. Выбирайте из сотен различных шаблонов планировщиков и средств учета для Microsoft Excel. Шаблон планировщика дня помогает эффективно спланировать и упорядочить важные задачи для повышения производительности. Воспользуйтесь всеми возможностями шаблонов планировщика дня, используя их совместно с разнообразными шаблонами отслеживания. Шаблон отслеживания заданий помогает отслеживать и соблюдать важные сроки выполнения. Четкое определение целей и отслеживание долгосрочных успехов упрощается благодаря шаблону отслеживания целей.
Используйте табличные шаблоны Excel для отслеживания, чтобы легко записывать расходы компании и изменять их. Майкрософт также предоставляет бесплатные шаблоны планировщиков и средств учета для различных увлечений или упрощения действий, например при подготовке к отпуску или планировании меню. Планируйте как профессионал с помощью шаблонов планировщиков Office.
Еженедельный планировщик помогает нам не отставать от наших еженедельных целей. Самое приятное в этом то, что мы можем использовать его для официальных запланированных задач. Например, вы можете назначить все встречи на следующую неделю, прежде чем посетить филиал в другом месте на следующей неделе в определенный день. Вы можете добавить его в еженедельный планировщик. Самое лучшее в этом планировщике то, что мы можем его распечатать. Таким образом, вы всегда можете держать его перед глазами и не пропустите ни одного действия. У нас есть два способа создать бесплатный шаблон Excel для еженедельного планировщика:
Оглавление
- Бесплатный шаблон Еженедельного Планировщика и Календаря Excel
- 2 способа создать бесплатный шаблон Excel для еженедельного планировщика и календаря
- Пример №1: встроенный шаблон еженедельного планировщика
- Пример №2: Создание шаблона еженедельного планировщика
- То, что нужно запомнить
- Рекомендуемые статьи
- 2 способа создать бесплатный шаблон Excel для еженедельного планировщика и календаря
- Использование встроенных в Excel шаблонов еженедельного расписания/планировщика. Основная цель создания этих шаблонов Microsoft — предоставить пользователю простоту использования. Их можно скачать и использовать в той же форме.
- Создайте шаблон еженедельного планировщика Excel по своему усмотрению с нуля и использовать его. Преимущество этого шаблона в том, что пользователь может иметь полный контроль над созданием.
Мы увидим эти способы создания бесплатного шаблона Excel для еженедельного планировщика.
2 способа создать бесплатный шаблон Excel для еженедельного планировщика и календаря
Здесь мы объяснили два способа создания бесплатного еженедельного планировщика и шаблона календаря Excel.
.free_excel_div{фон:#d9d9d9;размер шрифта:16px;радиус границы:7px;позиция:относительная;margin:30px;padding:25px 25px 25px 45px}.free_excel_div:before{content:»»;фон:url(центр центр без повтора #207245;ширина:70px;высота:70px;позиция:абсолютная;верх:50%;margin-top:-35px;слева:-35px;граница:5px сплошная #fff;граница-радиус:50%} Вы можете скачать этот шаблон Еженедельного Планировщика Excel здесь — Еженедельный планировщик Excel шаблон
Пример №1: встроенный шаблон еженедельного планировщика
Ниже приведены шаги для доступа к бесплатному встроенному шаблону еженедельного планировщика в Excel.
- Мы должны сначала открыть новый Excel. Затем щелкните меню «Файл» и нажмите «Создать».
- Как только мы нажмем «Создать», он покажет вам список шаблонов Excel с окном поиска. Поместите Еженедельный планировщик в качестве критерия поиска под окном поиска и нажмите клавишу Enter, чтобы выполнить поиск по всем готовым шаблонам.
На данный момент у нас есть только эти три планировщика. Но если мы введем Weekly Schedule, у нас может быть много шаблонов.
- Затем мы должны нажать на шаблон простого планировщика еды.
- После этого нажмите на кнопку «Создать», которая появится в окне, всплывающем, как только мы нажмем на шаблон.
- Как только мы нажимаем кнопку «Создать», шаблон загружается, и его можно увидеть, как показано на частичном снимке экрана ниже:
Хотя это кажется планировщиком еды на неделю, никогда не разочаровывайся. У нас есть тысячи онлайн-шаблонов, предоставленных пользователями и самой Microsoft. Вы всегда можете скачать их через Интернет и использовать в качестве готовых шаблонов. Для этого убедитесь, что вы подключены к высокоскоростной сети.
Пример №2: Создание шаблона еженедельного планировщика
В этом примере мы обсуждаем создание бесплатного шаблона Excel для еженедельного планировщика.
Шаг 1: В ячейке C2 мы должны использовать формулу как =СЕГОДНЯ()-НЕДЕНЬ(СЕГОДНЯ(),2)+1. Эта формула будет фиксировать дату понедельника на текущей неделе каждый раз, когда вы открываете лист. Поскольку мы написали эту статью 18 ноября 2019 года (понедельник), датой понедельника будет 18 ноября 2019 года.
Шаг 2: Теперь в ячейках от D2 до I2 мы должны использовать ячейку C2 в качестве постоянного значения и добавлять 1, 2, 3, 4, 5 и 6 в качестве приращений. Он должен дать вам все даты, связанные с этой конкретной неделей, начиная с понедельника. Это может выглядеть так, как показано на скриншоте ниже:
Шаг 3: Для строки C3 используйте формулу «Текст» в Excel:Формула «Текст». В ExcelФункция ТЕКСТ в Excel — это строковая функция, используемая для изменения заданного ввода на текст, предоставленный в указанном числовом формате. Он используется, когда мы получаем большие наборы данных от нескольких пользователей и форматы разные.Подробнее =ТЕКСТ(C2, «дддд»). Он извлечет день, связанный со значением даты в ячейке C2. Теперь перетащите эту формулу между D3 и I3, чтобы получить дни, связанные с датами, представленными в D2 и I2.
Шаг 4: Отформатируйте C2:I3 следующим образом:
- «Шрифт» / «Размер шрифта» — «Calibri» / «12», изменение цвета ячейки.
- Сделайте жирным и добавьте границы.
- Добавьте «Пользовательский» формат даты как «дд ммм».
Шаг 5: В ячейке C4: I4 мы должны использовать ключевое слово «Список дел». Это будет поле, где мы можем написать все задачи. Нам нужно отформатировать его с помощью «Шрифт / Размер шрифта» — «Calibri / 12», «Жирный», «Курсив» и «Цвет текста» — «Серый». Мы оставим несколько строк пустыми под этим текстом, чтобы пользователь мог добавлять заметки о делах в эти строки. В идеале он должен выглядеть так:
Обратите внимание, что мы также добавили «Внешние границы» и «Правая граница», чтобы придать ему табличный вид.
Шаг 6: Повторите ту же процедуру, что и на шаге 5, чтобы добавить список собраний/встреч в планировщик из строк C10:I15. Вы можете увидеть скриншот ниже:
Обратите внимание, что Meets/Appts расшифровывается как Meetings/Appointments.
Шаг 7: Наконец, найдите время, чтобы добавить заметки под еженедельником в строки C16:I21, следуя той же процедуре, что и в шаге 5.
Шаг 8: Теперь мы хотели бы добавить красивую цитату, которая будет мотивировать пользователя на протяжении всей недели каждый раз, когда он открывает этот планировщик. Используйте Merge & Center в Excel и опцию «Wrap Text», чтобы объединить ячейки B2: B6. И добавьте цитату «Оставайтесь сосредоточенными». Отформатируйте его с помощью «Шрифт» — «Каллиграфия Lucida», «Жирный», «Цвет текста» — «Черный».
Обратите внимание, что мы использовали «Внешние границы» для ячеек B2: B6.
Шаг 9: В ячейке B7 мы должны ввести «Список дел на неделю», «Шрифт / Размер шрифта» — «Calibri / 12» и «Выравнивание» — «По центру». Здесь мы можем упомянуть все наши еженедельные дела. Мы можем отформатировать его с помощью границы ячейки и использовать две строки для «Списка дел на неделю» во всех ячейках. Мы можем разделить каждые две строки, используя «Нижнюю границу» и «Левую границу».
Окончательный макет еженедельного планировщика должен выглядеть следующим образом:
Примечание: Мы убрали линии сетки. В разделе «Показать» мы можем удалить линии сетки, перейдя в «Просмотр»> «Сетка» (снимите флажок).
Таким образом, мы можем создать еженедельный планировщик в Microsoft Excel. Давайте закончим эту статью некоторыми моментами, на которые стоит обратить внимание.
То, что нужно запомнить
- Доступны тысячи онлайн-шаблонов, совместимых с Excel, которые можно использовать в качестве готового варианта для еженедельного планировщика. Эти шаблоны настраиваются. Следовательно, мы можем загрузить тот, который, по нашему мнению, подходит для нужд и использования.
- Создание еженедельного планировщика с нуля также является лучшим способом, поскольку мы можем настроить шаблон в соответствии с вашими потребностями и отформатировать его соответствующим образом.
- При создании шаблона следите за форматированием, стилем ячеек и объединением, так как это играет большую роль в визуальном виде шаблона.
Рекомендуемые статьи
Эта статья представляет собой руководство по шаблону еженедельного планировщика Excel. Здесь мы обсудим два способа создания бесплатного еженедельного планировщика и шаблона календаря в Excel с примерами. Вы можете узнать больше об Excel из следующих статей: –
- Шаблон списка дел
- Пустой шаблон счета-фактуры в Excel
- Шаблон семейного древа в Excel
- Создать организационную диаграмму в Excel
Платежный календарь в excel. Общая информация
Одним из эффективных способов планирования движения денежных потоков внутри организации является ведение платежного календаря. Платежный календарь представляет собой умную таблицу, реализованную в Microsoft Excel, в которой на временной плоскости фиксируются все виды входящих и исходящих платежей. Данный метод учета позволяет избежать дефицита средств в долгосрочной перспективе. Таким образом обеспечивается непрерывность движения финансов, а также своевременность исполнения платежных обязательств. Что, в свою очередь, положительно влияет на репутацию компании на поле деловых отношений. Платежный календарь в excel станет отличным помощником в автоматизации ежедневной задачи планирования и учета.
Ссылки для скачивания:
— Скачать платежный календарь в excel
Как начать работу с платежным календарем в excel:
1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.
2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».
3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».
4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.
Заведение и настройка платежного календаря в excel
Для построения платежного календаря необходимо определиться с формой таблиц в excel, которые будут отражать статьи доходов и расходов. На листе «Настройки» для этих целей заведены два соответствующих списка. Их форма и содержание полностью зависит от потребностей учета Вашего бизнеса. Перечни могут быть представлены как в виде обычного одноуровневого списка, так и содержать группы/подзаголовки. Например, если Вы хотите просто перечислить статьи, введите их друг за другом — связь, аренда, лизинг и т.д.. Или разбейте их по группам: область деятельности, организация, сотрудник и т.д.. Примеры заведения таблиц приведены на рисунках ниже:
Рисунок 1 — Группировка по организациям
Рисунок 2 — Группировка по сотрудникам
Рисунок 3 — Простой одноуровневый список
Далее выберите год и месяц построения и нажмите кнопку «Создать платежный календарь».
Заполнение и работа с платежным календарем в excel
После построения перед Вами появится пустой платежный календарь в excel, на котором будут отражены статьи доходов и расходов на временной раскладке в разрезе дня. Также макрос автоматически построит табличку сравнения входящего и исходящего денежных потоков. Далее перейдем непосредственно к заполнению платежного календаря.
Для внесения данных в нужную ячейку произведите двойной клик по ней, появится окно редактора платежа (представлено на рисунке ниже).
Практически все поля формы заполняются в автоматическом режиме. Дата платежа выбирается на основе календарного дня, к которому относится ячейка. Вид платежа указывается в зависимости от выбранной таблицы учета — доходы или расходы. Категория прокачивается если Вы используете многоуровневый список. Статья также заполняется в соответствии с выбранной строкой. Статус платежа можно выбрать из выпадающего списка, по умолчанию ставится — «ожидается» (запланированный платеж). Остается ввести только сумму платежа.
Основные функции окна редактора платежный календарь в excel
- Добавление нового платежа — выберите статус, введите сумму, нажмите кнопку «Сохранить платеж». Добавленный платеж также сохраняется на листе историрования операций — «Реестр платежей».
- Редактирование существующего платежа — двойной клик на ячейке с заведенным ранее платежом откроет окно редактора с полной информацией по платежу. При желании Вы можете поменять статус и сумму платежа. После редактирования нажмите кнопку «Сохранить платеж». Все изменения сохранятся в реестре платежей.
- Перенос платежа на другую дату — для того чтобы перенести запланированный платеж воспользуйтесь кнопкой «Перенести платеж». Редактор предложит выбрать дату переноса.
- Удаление платежа из календаря — если платеж заведен по ошибке или отменен, его всегда можно удалить нажав кнопку «Удалить платеж». Тогда сумма удалится не только с листа календаря, но и из реестра платежей.
На рисунке ниже рассмотрим основные статусы платежей платежного календаря в excel:
- Ожидается — выберите статус для платежей, которые планируется провести в будущем.
- Исполнен — данный статус указывается по факту совершения платежа.
- Просрочен — если дата планового платежа прошла, поменяйте статус на «Просрочен».
- Согласование — если платеж находится в процессе обсуждения, выберите данный статус.
Заказать разработку программы или доработку существующей
Благодарю Вас за прочтение данной статьи!
Если Вам понравился мой продукт, но Вы хотели бы добавить функционал или настроить его под бизнес логику Вашей организации, или заказать любую другую расчетную программу, проконсультироваться по автоматизации своих бизнес процессов, для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:
Ссылки для скачивания:
— Скачать платежный календарь в excel
Предлагаю Вашему вниманию не менее интересные программы по учету и автоматизации, представленные на моем ресурсе:
— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
— Учет выдачи инструментов
— Учет производства. Расчет сдельной заработной платы
В любом проекте возникает необходимость вести график проекта, и в Excel это наиболее наглядно показывает диаграмма Ганта. В самых разных областях менеджмента диаграмма Ганта используется для визуализации этапов проекта.
В данной статье мы рассмотрим не только как построить диаграмму Ганта в excel, но и научимся показывать на диаграмме Ганта выполнение этапов, а также сравнение их с запланированными сроками.
По сути, диаграмма Ганта для выполнения проекта является обычной горизонтальной гистограммой с накоплением. Но — с некоторыми хитростями, их и рассмотрим ниже.
- Шаг 1. Подготавливаем данные для диаграммы Ганта
- Шаг 2. Строим шаблон диаграммы Ганта
- Шаг 3. Добавляем прогресс выполнения проекта на диаграмму
- Шаг 4. Визуализируем плановые даты этапов проекта
- Шаг 5. Обозначаем на диаграмме Ганта сегодняшнюю дату
Шаг 1. Подготавливаем данные для диаграммы Ганта
Для того, чтобы визуализировать график проекта при помощи диаграммы Ганта, нужно подготовить данные. Структура исходной таблицы показана на рисунке.
Таблица должна содержать следующие данные:
- наименование этапа / задачи
- блоки План и Факт — в них будут обозначены плановые и фактические сроки выполнения каждого этапа. Важно наличие обоих блоков для визуализации выполнения сроков календарного плана в диаграмме Ганта.
- в каждом блоке План и Факт должны быть следующие столбцы: дата старта, продолжительность в рабочих днях, дата окончания. Причем дату окончания можно посчитать, прибавив к дате старта количество рабочих дней при помощи функции РАБДЕНЬ.
Далее рядом с основной таблицей создаем вспомогательную, на основании которой и будем строить диаграмму Ганта.
Формулы, при помощи которых образуются данные во вспомогательной таблице, представлены в блоке в красной рамке над таблицей. Это формулы для первой строки таблицы, для остальных строк их нужно протянуть.
- Дата старта факт — данные из столбца Дата старта в блоке Факт.
- Дней — количество календарных дней между датами окончания и старта в блоке Факт. Нужно от даты окончания отнять дату начала.
- Дней готовности — данные для визуализации прогресса выполнения задачи. По факту это не количество дней, а доля выполненной части задачи. Чтобы ее получить, нужно умножить данные в столбце Дней готовности на столбец Готовность % из блока Факт.
- Дата старта план — данные из столбца Дата старта в блоке План.
- Дней — количество календарных дней между датами окончания и старта в блоке План.
- Ось Y для плана — вспомогательный столбец. Чтобы его получить, нужно в самой нижней ячейке столбца указать число 0,2, а в следующих ячейках внести формулу 1+предыдущая ячейка.
- Сегодня — сегодняшняя дата (указывается при помощи формулы СЕГОДНЯ) или любая дата, на которую нужно зафиксировать прогресс проекта.
Данные для графика проекта, на основе которых будет построена диаграмма Ганта, готовы.
Шаг 2. Строим шаблон диаграммы Ганта
Затем нужно применить маленькую хитрость: изменим формат ячеек на Общий для данных в столбце Дата старта факт.
Не пугайтесь, что даты превратились в непонятный набор цифр, дальше мы это исправим. Этот шаг необходим, чтобы даты не выстроились в оси Y.
Теперь выделяем первые три столбца:
И переходим во вкладку меню Вставка — блок Диаграммы — Гистограммы — Линейчатая — Линейчатая с накоплением
Получим заготовку диаграммы Ганта выполнения проекта, которую будем дорабатывать.
Как видите, ряды на диаграмме двух цветов, посмотрим, какие данные содержатся в этих рядах.
Будем превращать линейчатую гистограмму в диаграмму Ганта выполнения этапов проекта.
- Изменим формат для данных столбца Дата старта факт обратно на формат Дата.
2. Если посмотрите на предыдущий рисунок, то увидите, что более ранние этапы проекты (оранжевые линии) идут внизу. График как бы нужно перевернуть, для этого нужно отобразить ось категорий в обратном порядке.
Щелкаем правой кнопкой мыши по оси категорий (ось Y) и выберем Формат оси.
Далее перейдем в Параметры оси и установим “галку” Обратный порядок категорий.
3. Теперь уберем заливку с синих рядов (они вспомогательные и больше нам не нужны). Для этого дважды щелкнем на любом синем ряде — попадем в Формат ряда данных (или правая кнопка мыши — Формат ряда данных) — Заливка и границы — Нет заливки.
4. Теперь нужно поправить данные в оси Х — даты. Если посмотрите на предыдущий рисунок, то увидите, что даты начинаются намного раньше старта проекта (перед оранжевыми прямоугольниками есть пустое поле). Исправим это.
Войдем в меню Формат оси (правая кнопка мыши — Формат оси) — Параметры оси — Границы. Как видите, формат данных здесь остался тот, который мы устанавливали изначально, т.е. Общий.
Поэтому придется немного “подогнать” данные цифры. Ориентируйтесь на то, как меняется ваш график при изменении цифр. В примере Минимум по умолчанию — число 44400. Изменим его на 44550, и получим то, что нужно — оранжевые ряды сместились влево, равномерно заняв всю область диаграммы.
В вашем случае это будет какое-то другое число (не 44550), все зависит от дат в таблице. Не бойтесь “поиграться” этим значение, чтобы выровнять вашу диаграмму Ганта.
Шаг 3. Добавляем прогресс выполнения проекта на диаграмму
В принципе, на предыдущих двух шагах можно остановиться — если, конечно, вам не нужно показать прогресс по каждому из этапов проекта.
А чтобы показать на диаграмме Ганта выполнение, нужно:
- Нажать на “плюс” в правом верхнем углу диаграммы — стрелку рядом с пунктом Предел погрешностей — Дополнительные параметры.
2. В окне Добавление предела погрешностей выбираем ряд Дата старта факт и нажимаем Ок.
3. Появятся вот такие полоски, которые нужно настроить. Для этого нажимаем правую кнопку мыши — Формат предела погрешностей.
4. Далее внимательно смотрите на следующую картинку с последовательность действий.
- Направление — Плюс
- Конечный стиль — Без точки
- Величина погрешности — Пользовательская
- Нажать кнопку Указать значение
- Выделить цифры в столбце Дней для готовности.
5. Не закрывая окно Формат предела погрешностей, переходим во вкладку Заливка и границы. Снова на картинке внимательно смотрим последовательность действий.
- Блок Линия — Сплошная линия
- Выбираем цвет (в примере выбран зеленый)
- Задаем ширину — такую, чтобы зеленые линии примерно перекрыли оранжевые.
Шаг 4. Визуализируем плановые даты этапов проекта
Теперь добавим на график проекта, представленный как диаграмма Ганта, визуализацию плановых интервалов для каждого этапа. Это необязательный шаг, но он дополнительно акцентирует внимание на исполнение сроков проекта.
- Щелкнем правой кнопкой мыши в области диаграммы — Выбрать данные.
- Нажимаем кнопку Добавить.
3. Имя ряда — ссылка на название столбца Дата старта план. Значения — выделяем значения в столбце Ось Y для плана.
4. Новый ряд добавился справа от оранжевого ряда. Нам нужно изменить тип диаграммы, для этого щелкнем правой кнопкой мыши на новом ряде и выберем Изменить тип диаграммы для ряда.
5. Выбираем тип диаграммы Комбинированная, и для ряда Дата старта план выбираем тип диаграммы Точечная.
6. Возвращаемся к нашей диаграмме Ганта и видим, что ряд исчез. Не пугаемся. Снова правая кнопка мыши — Выбрать данные — выделяем ряд Дата старта план — нажимаем кнопку Изменить.
7. Ставим курсор в поле Ось Х и выделяем данные в столбце Дата старта план.
Видим, что на диаграмме Ганта появились серые точки — это как раз и есть точки начала плановых интервалов.
8. Выделяем новый ряд (серые точки) и снова нажимаем “плюс” в правом верхнем углу диаграммы — Предел погрешностей — Стандартная погрешность.
9. Вокруг серых точек появятся такие “кресты”. Нужно удалить вертикальные линии (выделить и нажать Delete).
10. Выделяем горизонтальные линии погрешностей — правая кнопка мыши — Формат предела погрешностей — Направление Плюс — Конечный стиль — Без точки — Величина погрешности — Пользовательская — кнопка Укажите значение — выделить столбец Дней (второй).
Появились линии — это интервалы плановых дат нашего календарного плана диаграммы Ганта. Осталось настроить их внешний вид и убрать сами серые точки. Как настраивать внешний вид для предела погрешности, описано в Шаге 3, пункт 5.
Чтобы убрать серые точки, выделим их и перейдем в Формат ряда.
Выберем Маркер — параметры Маркера — Нет.
Наша диаграмма Ганта выполнения этапов проекта почти готова! Серые линии — это плановые даты проекта. На графике прекрасно визуализировано отклонение фактических дат от плановых.
Шаг 5. Обозначаем на диаграмме Ганта сегодняшнюю дату
Мы почти у цели. Осталось обозначить на диаграмме Ганта сегодняшнюю дату. Конечно, можно и этот шаг опустить, однако, он наглядно показывает, на какой стадии проекта мы находимся сейчас.
- Правая кнопка мыши в области диаграммы — Выбрать данные — Добавить.
- Указываем данные для ряда, как показано на картинке.
После нажатия Ок видим, что ничего не изменилось. Ряд не виден, но это не страшно.
3. Правая кнопка мыши в области диаграммы — Формат области построения — выбираем ряд Сегодня, как показано на картинке ниже.
4. И здесь задаем цвет линии и формат стрелки.
5. Изменим наименование диаграммы и — наша диаграмма Ганта выполнения этапов проекта готова!
В этой статье мы узнали, как визуализировать график проекта при помощи диаграммы Ганта в Excel.
Вам может быть интересно: