Какую информацию можно внести в ячейку в excel

Обновлено: 15.04.2023

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов, рассмот­ренных ниже.

Символьные (текстовые) данные — это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.

Пример символьных данных:

Ведомость по начислению премии. Группа ДЭ- 3

Числовые данные – это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специ­альных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример числовых данных:

В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Функция имеет уникальное имя и список аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Для вычисления функции пользователь должен задать конкретные значе­ния аргументов. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Разли­чают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример функции: Сумм(В2:В6) – функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках B2,B3,B4,B5,В6.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выпол­нение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выра­жаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:

ДД-МММ (04-Янв) и т.д.;

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом:

· если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятич­ной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

· если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран опреде­ленным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. В элек­тронной таблице Excel для этого используется знак равенства.

· если ячейка содержит символьные данные, то ее первым символом может быть буква, либо одинарная кавычка (апостроф).

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Символы можно вводить непосредст­венно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter.

В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже.

Ввод текста

Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква “А” в ячейке В2 на рис. 2.4), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить располо­жение текста в ячейке путем ее форматирования.

Рис. 2.4. Ввод данных в ячейку

Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отобра­жается в соседних справа пустых ячейках (см. “Стоимость продажи” в ячейке В4). Если располо­женная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.

При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отобра­жается зеленый индикатор.

Форматирование символьных данных в ячейках

По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изме­нить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.

· Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной.

· Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции.

· Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.

Форматирование данных – выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке.

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут вклю­чать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: $, %, +, — , /, E, e.

При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.

Если в ячейке установлен числовой формат не Общий, то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный, то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел

Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, число 2,3×1013 может принять вид 2,3Е+13 (см. ячейку А6). Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейкив меню Формат и откройте вкладку Число. В списке Числовые форматы выберите формат отображения числовых данных: Общий, Числовой, Денежный и т.д. (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Задание числового формата

Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правиль­ного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек в списке Числовые форматы выбрать Даты. Числовые форматы, используемые в Excel, и их описа­ние даны ниже в табл. 2.1.

Числовые форматы, используемые в Excel

Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые дан­ные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится

Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков диалогового окна Формат ячеек введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой.

Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа выделите необходимый вариант. Флажок Раз­делитель групп разрядов позволяет отделять группы тысячных раз­рядов в числах

Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделя­ются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус

Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части

Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соот­ветствии с установленным количеством десятичных знаков и со зна­ком % (процент). Числа, большие 1, автоматически вводятся как про­центы; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234.

Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат на панели инструментов Форматирование.

Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правка сбросьте флажок Автоматический ввод процентов

Отображает числа в виде обыкновенной дроби

Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2 разряда). Число 0.0000012 будет иметь вид 1.2Е-06

Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.06. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с
1 января 1900 г.. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты

Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содер­жания

Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефо­нов, табельных номеров

Формат определяется пользователем

Примечание: отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определя­ется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервискоманду Параметрыи откройте вклад Проверка ошибок. Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок и Число сохранено как текст. Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Отображение данных в ячейках таблицы

Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не вмещающаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.

Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана – в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить исполь­зуемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 2.7), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

В этой статье рассказывается об особенностях ввода различных данных (чисел, времени, дат, текста) и их редактировании.

Особенности ввода данных.

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской — точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + — Е е ( ) . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак «-» (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) — для Excel означает -7.

3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/). Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата — 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль — 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( — ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

В Excel самая ранняя дата — 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter, для отмены — клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Данный урок начинается со знакомства с электронными таблицами. Далее идёт краткая историческая справка, из которой учащиеся могут узнать, когда были созданы первые электронные таблицы. Также рассматриваются вопросы о том, какие данные можно вводить в ячейки таблицы, а также основные режимы работы электронных таблиц.

В данный момент вы не можете посмотреть или раздать видеоурок ученикам

Чтобы получить доступ к этому и другим видеоурокам комплекта, вам нужно добавить его в личный кабинет, приобретя в каталоге.

Получите невероятные возможности

Конспект урока «Электронные таблицы (на примере Exсel)»

С давних пор самыми сложными профессиями считались бухгалтер, инженер и статистик, так как людям этих профессий приходилось выполнять громоздкие вычисления на калькуляторе. При выполнении расчётов нужно было быть очень внимательным и аккуратным, потому что даже из-за незначительной ошибки работа могла остановиться на целые месяцы.

В аналогичной ситуации были и студенты математических, экономических и других факультетов. Каждый день им приходилось выполнять и сложные и довольно скучные вычисления.

Он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Что такое электронные таблицы?

Какие данные можно вводить в ячейки таблицы?

Основные режимы работы электронных таблиц.

Практически во всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и экономика, медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок, накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.

Электронная таблица (сокращённо ЭТ) – это совокупность данных, представленных в виде таблицы. Данные в таблице могут быть связаны формулой и автоматически пересчитываться, когда формула изменяется. Таким образом, электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

С помощью табличных процессоров можно решать следующие задачи:

· Создавать электронные таблицы.

· Открывать, редактировать и сохранять электронные таблицы в файле.

· Графически представлять данные с помощью графиков и диаграмм.

· Вычислять и анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных.

· Выводить на печать электронные таблицы.

Рассмотрим интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.

После запуска на экран выводится окно, при внимательном рассмотрении которого многие элементы вам покажутся известными по опыту работы в том же Microsoft Word.

В самом верху вы увидите строку заголовка, на которой отображается название программы и документа, а также кнопки управления окном.

Интерфейс процессора состоит из 4 основных частей – это панель быстрого доступа, панель вкладок, строка формул и основное окно, представляющее собой таблицу.

Давайте познакомимся поближе со всеми частями интерфейса.

В левой части строки заголовков расположена Панель быстрого доступа. Название панели говорит о том, что с её помощью мы можем получить быстрый доступ к важным командам. Вы можете настроить данную панель, разместив на ней команды, которые вы будете часто использовать.

Рассмотрим вкладки подробнее:

1. Отдельно выделенная вкладка Файл находится в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не имеет смысла: создание и открытие документа, сохранение, печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла.

2. Вкладка Главная используется в основном при работе с буфером обмена и при форматировании.

3. Вкладку Вставка часто используют при работе с графическими объектами, и в первую очередь она полезна при создании диаграмм.

4. Большинство инструментов, размещённых на вкладке Разметка страницы, имеют прямое или косвенное отношение к настройкам печати документов.

5. Вкладка Формулы позволяет вставлять и редактировать формулы, а также переключать режимы отображения

6. Вкладка Данные используется при обработке данных, в том числе полученных от внешних источников.

7. Для проверки правописания, работы с примечаниями, совместного использования и защиты документов, а также для отслеживания редакторских изменений используют утилиты, собранные на вкладке Рецензирование.

8. Далее следует вкладка Вид. Группы вкладки содержат пиктограммы команд и меню для настроек внешнего вида документа.

Строка формул располагается под лентой и над основным окном. В ней отображается адрес ячейки и данные, которые в неё введены. Здесь же данные можно редактировать.

Под строкой формул расположен рабочий лист. Совокупность листов составляет рабочую книгу. В Excel можно менять имена листов, а также можно удалять ненужные листы и добавлять новые. Можно перемещаться по листам, нажимая на их ярлыки. Также в окне имеются полосы прокрутки, которые позволяют перемещаться из одного места активного листа в другое место, но в пределах активного листа.

Рабочий лист представляет собой прямоугольник, разделённый на строки и столбцы, пресечение которых образует ячейки. Столбец – это вертикально расположенная область электронной таблицы. Столбцы обозначают буквами и сочетаниями букв латинского алфавита. Например А, В и так далее; Z, AA, AB и так далее. Строка – горизонтально расположенная область электронной таблицы. Строки нумеруются числами. Всего в Excel 1.048.576 строк и 16.384 столбца.

Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из названия столбца и номера строки, например: А5, В12. Называя адрес ячейки, в первую очередь указывают имя столбца, а во вторую – номер строки.

Табличный курсор – это выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка, в которую помещён курсор, называется текущей. Данные можно вводить и редактировать только в текущей ячейке.

Диапазон ячеек – это группа нескольких выделенных ячеек. Адрес диапазона состоит из адресов верхней левой и нижней правой ячеек, разделённых двоеточием. Например: В2:В6 или С4:D18.

Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?

Данные могут быть различны: это числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются их типом.

Excel работает с данными следующих типов:

· числовые значения (45; 8,3; );

· текстовые значения (Школа №; 9 класс, ФИО);

· дата и время суток (Январь 2016; 5.04.2017; 13:00);

· формулы (=СУММ(С6:С10) или =В5*D5/F5);

· изображения и объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;

· гиперссылки на ресурсы Интернета и другие документы.

Рассмотрим основные типы данных более подробно:

Текст. Для ввода текстовых данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают клавишу Enter. Excel автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию выравнивает их по левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет отображать более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки. Если в них уже размещены данные, видимое текстовое значение обрезается, но не удаляется. Полностью текст можно увидеть в строке ввода при выделении ячейки или при изменении ширины столбца.

Числа. Excel автоматически распознаёт числовые значения и по умолчанию выравнивает их по правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (10), десятичными (8,5) или обыкновенными дробями (7 ½).

Для того, чтобы табличный процессор правильно обрабатывал вводимые данные, нужно соблюдать следующие правила ввода:

· Для ввода числа в ячейку ее выделяют с помощью мыши или клавиатуры, затем набирают число и нажимают клавишу Enter.

· Дробную часть числа от целой отделяют запятой.

· Если число разделили точкой, то табличный процессор распознает его как дату (например 1.06 воспринимается как 1 июня, а 12.36 – как декабрь 2036 года).

· Если требуется, чтобы Excel сохранил в виде текста числа, даты и формулы, то вводить их начинают с апострофа (например, если ввести в ячейку апостроф 55 – там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа).

Редактировать данные можно как в строке формул, так и в самой ячейке. Для замены содержимого ячейку выделяют и вводят новые данные. Двойной щелчок мыши или нажатие клавиши F2 позволяют редактировать данные прямо в ячейке. Приёмы редактирования не отличаются от применяемых в текстовом редакторе.

Формулы. Табличный процессор Excel выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

Для обозначения арифметических операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (–), умножить (*), разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения действий не отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения функций и выполняются действия в скобках, затем – возведение в степень, умножение и деление, и наконец – сложение и вычитание.

Пример. В ячейки В2, В3 и В4 записаны числа 8, 9, 10, а в ячейки С2, С3 и С4 – числа 6, 18, 8.

· в ячейке D2 по формуле (=В2+С2) найти сумму чисел;

· в ячейке D3 найти результат вычисления по формуле (=В3*С3/9);

· в ячейке D4 найти разность квадратов по формуле (=В4^2-С4^2).

Значения в ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменяются входящие в формулу исходные данные. Для этого в формулах используют не сами исходные данные, а ссылки на адреса ячеек, в которых эти данные находятся. По умолчанию в ячейках с формулами отображаются не сами формулы, а результаты вычислений по ним. При этом сама формула отображается в строке формул.

Основные режимы работы электронных таблиц:

· Режим формирования таблицы, который предполагает заполнение и редактирование документа.

· Режим отображения таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений). Чтобы в Excel установить режим отображения формул, нужно на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул” нажать кнопку “Показать формулы”.

Важно запомнить:

· Электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

· Ячейка образуется на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

· Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений.

· Табличный процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

· Выделяют 3 основных режима работы электронных таблиц: это режим формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения вычислений

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

В работе с электронными таблицами можно выделить четыре основных типа данных:

1. числа ,
2. текст ,
3. логические данные ,
4. формулы .

Дата — это обычное число, которое отображается в формате дат.
Время — это обычное число, которое отображается в формате времени.

Диапазон дней (1-31), месяцев (1-12), времени (час, мин, сек — 1 : 60) контролируется автоматически. При превышении предела диапазона данные определяются как текстовые. Число выравнивается по правому краю ячейки по умолчанию.

Пример. В ячейку B3 ввели число 13. С помощью контекстного меню Формат ячеек изменили формат на денежный.

Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. действия над символьными данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре. Если вы случайно поставите перед текстом знак равенства (=), то Excel поймет это как команду посчитать (а посчитать не сможет) и выдаст ошибку. Текст выравнивается по левому краю ячейки по умолчанию.

Логический тип данных

Логические данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ».

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений данных . Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы.

Формула обязательно начинается со знака равенства и может содержать:

1. числа;
2. имена ячеек;
3. знаки математических операций;
4. круглые скобки;
5. имена функций.

Цель работы

Научиться вводить данные разных типов в ЭТ.

Самостоятельно заполните таблицу. Сохраните файл под именем Магазин и отправьте по электронной почте преподавателю. В письме обязательно укажите автора работы.

Читайте также:

  

• Какие условия способствовали активному развитию генетики в 20 веке кратко

  

• Что такое хроматизм в музыке определение кратко

  

• Чем отличается убежище от укрытия кратко

  

• Как называть парня кратко

  

• Почему нельзя вылечить страдающих дальтонизмом биология кратко

Что можно записать в ячейку таблицы

В любую ячейку
электронной таблицы можно ввести:

• число;

• формулу;

• текстовую
  (алфавитно-цифровую) информацию.

Ввод по умолчанию.
Как Excel
отличает один вид информации от другого?
Если вы явно
не указали тип и формат вводимой
информации (как показано ниже), Excel
по умолчанию использует следующие
соглашения.

Число.
Если набрана некая последовательность
символов, в которую входят цифры,
а также знаки «+», «—» (в начале
последовательности) или «.»
(как разделитель целой и дробной части),
эта последовательность считается
числом.
Примеры чисел:

358

-145,2

+4890,859

По умолчанию после
фиксации числа Excel
сдвигает его к правой границе ячейки,
при этом незначащие (хвостовые) нули в
дробной части числа отбрасываются.
Например, таким способом вы не сможете
ввести число 25,10, – оно превратится в
25,1. Тем не менее, вы можете выровнять
число по центру ячейки или сместить к
левой границе ячейки с помощью кнопок
выравнивания на панели форматирования.

Большие и малые
(по модулю) числа удобно записывать в
экспоненциальной
форме, т. е. в виде условного сочетания
мантиссы и порядка. Например, число
4230000 можно представить как произведение
4,23х10 (4,23 – мантисса, 6 – порядок) и
записать так: 4,23Е+06.

Чтобы число в
ячейке выглядело на экране именно так,
как вы его ввели, количество вводимых
знаков не должно превышать некоторую
величину, зависящую от установленной
вами (или по умолчанию) ширины столбца
(обычно это 8—12 символов). Слишком большие
или слишком малые числа Excel
автоматически представит в экспоненциальной
форме (например, вместо 42300000 в ячейке
может появиться 4,23Е+07, т. е. 4,23х10⁷).

Точность представления
числа (количество знаков после точки)
можно регулировать с помощью кнопок
панели инструментов «Форматирование».

Формула.
Если набранная вами последовательность
символов начинается со знака «=»
(равно), Excel
считает, что вы набрали формулу.
В формулу могут входить данные разного
типа, однако мы будем считать ее обычным
арифметическим выражением, в которое
можно записать только числа, адреса
ячеек и функции, соединенные между собой
знаками арифметических операций.

Например, если вы
ввели в ячейку ВЗ формулу

=A2+C3*F7,

значением этой
ячейки будет число, которое равно
произведению чисел, записанных в СЗ и
F7,
сложенному с числом из ячейки А2.

Ввод формул.
Адрес ячейки можно включить в формулу
одним щелчком мыши. Например, вместо
того, чтобы «вручную» набирать =С6+С7+…,
можно сделать следующее:

ввести «=»;

щелкнуть мышью на
ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

ввести «+»;

щелкнуть на С7 и
т. д.

Ввод
функций.
Вместо того, чтобы набирать функции
вручную, можно щелкнуть на кнопке со
значком fx
в панели инструментов «Стандартная»
(рис. 4), – на экране появится диалоговое
окно Мастера функций. С его помощью
можно ввести и отредактировать любую
функцию

Если на вкладке
Вид окна
команды
[Сервис-Параметры…] установлен
флажок
Формулы, в
ячейке на
экране будет отображаться формула;
если этот флажок снят, вместо формулы
вы будете видеть результат
вычислений по данной формуле.

Текст.
Если набранная вами последовательность
в представлении Excel
не является ни числом, ни формулой,
она считается
текстом
и не подвергается каким-либо преобразованиям.
Например, последовательность –145,2 будет
считаться числом, а –145.2 или vl45.2
— текстом. Последовательность =А1+А3 —
это формула, а А1+А3 — текст.

Если вводимый в
ячейку текст превысит по длине видимую
ширину столбца, возможны два случая:

1)
следующие ячейки в строке пусты, — тогда
визуально текст накроет эти ячейки;

2) в следующих
ячейках есть данные, — тогда правая
часть текста скроется за этими ячейками.

При необходимости
вы можете расположить текст в ячейке в
несколько строк.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Государственное
автономное учреждение дополнительного профессионального

образования
«Смоленский областной институт развития образования»

Кафедра
психолого-педагогического проектирования

Конспект
лекций:

«Ввод
и редактирование данных в MS Office Excel 2007»

Автор-составитель: 

С.В. Гаврыш,  ст. преподаватель

Смоленск

2016

В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст,
число, формула. Ввод данных осуществляется

непосредственно в текущую ячейку или в
строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и
в строке формул.

Общие правила ввода данных

1.                 
Выделите ячейку.

2.                 
Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку
формул.

3.                 
Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов:
нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка)
в

строке формул; выделить любую другую ячейку
на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для
удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке
клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши.
Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc
или кнопку Отмена (крестик) в строке формул

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение
составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

                Текстовые
      данные представляют       собой       строку       символов

произвольной длины. Все, что не может
интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как
текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки.
Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней
ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно
увеличить ширину столбца.

	А	В	С
1	Наименование  товара	Цена единицы	Кол-во
2

Расположить текст несколькими строками в одной ячейке
можно двумя способами:

1.                 
Нажать левый <Alt> + <Enter>.

2.                 
Вкладка Главная группа Формат кнопка   Перенос
текста  

3.                 
Вкладка Главная группа Формат кнопка  и в
диалоговом окне на вкладке Выравнивание установить флажок
в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить
предварительно или после ввода текста.

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с
использованием клавиши дефис ( — ). Это может затруднить последующую работу с
данными (сортировки, выборки и т. п.).

Числовые данные – это целые или вещественные
числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего
набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num
Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа
автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины
столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца
может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет
отображено в экспоненциальном формате.

Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается
в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число
можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении
указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении
ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет
9,99999999999999*10³⁰⁷. Точность представления чисел – 15 разрядов
(значащих цифр).

Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры
простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул

простая дробь отображается
как десятичная .

Для удобства представления больших чисел группы разрядов
при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как
12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов
между разрядами

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны
обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут
восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке.
После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая
даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой
формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить
формат ячейки.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания
размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число.
Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р
с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента
%). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет
применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой
информации необходимо очистить формат ячейки.

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по
сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть,
например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые
индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel
автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо
ввести знак апострофа (‘). Этот знак отображается только в строке формул, но не
отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым
треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник
ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально,
то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку.
Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и
выбрать команду Преобразовать в число.

Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и
форматы Дата и Время.

Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900
года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная
дата – 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число
месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис
(-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не
ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку
следует ввести:

•             
12.8.1918 или       12-8-1918 или     12/8/1918.

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь
идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода
даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

•             
12.4.61 или

•             
12-4-61 или  12/4/61.

Для дат текущего десятилетия год можно указывать
одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку
достаточно ввести:

•             
2.11.2 или

•             
2-11-2 или  2/11/2.

Независимо          от      способа       ввода,         первоначально
    дата   в ячейке отображается в полном формате.

При вводе даты текущего года можно ограничиться
вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей.
Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно
ввести:

•             
2.11 или      2-11 или  2/11.

Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в
кратком формате

Текущую дату можно ввести
комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.

Независимо от способа ввода и последующего форматирования
дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты,
секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей
следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для
ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры),
отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время
будет отображено с обозначением РМ

Чтобы ввести текущее
время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl +

Shift + 6.

Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого
необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в
обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть
обязательно.

Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет
приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой
информации необходимо очистить формат ячейки.

Формат числовых данных можно установить:

•      
Вкладка Главная
группа
Число   кнопка                  вкладка Число

•      
используя кнопки на вкладке Главная  группа Число,
которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный,
процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество
десятичных знаков).

Формулы. Ввод формулы всегда должен
начинаться с символа «=» (знак равенства). Формула может содержать числовые
константы,ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные
знаками математических операций.

Скобки позволяют изменить
стандартный порядок выполнения действий.

Замена содержимого

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее,
ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов
числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.)
автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых
данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению.
Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа
Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено
как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в
ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо
щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал
мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого
произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо
щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать
текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и
подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового
курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа,
стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для
удобства работы в режиме

редактирования ячейки можно выделять
фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему
левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по
нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты
текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при
нажатой клавише Shift.

Средства автоматизации ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные
данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу
таких средств относятся автозавершение и автозаполнение Автозавершение

При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного
столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в
очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям,
имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов,
вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши <Enter>подтверждает
операцию

автозавершения. Если текст должен быть
другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автоматический ввод производится только для записей,
которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью
состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Автозаполнение

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется
черный

квадратик – маркер заполнения.

При наведении указателя мыши на этот маркер, он

приобретает форму тонкого
черного крестика.

Протягивание маркера заполнения рассматривается как
операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном
направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова
сделать ячейку активной и протянуть маркер.

Автозаполнение числами

Протягивание левой кнопкой мыши маркера
ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при
протягивании маркера удерживать клавишу <Ctrl>, то ячейки будут
заполнены последовательными числами (рисунок 2.1).

 

Рис. 2.1

При протягивании вправо или вниз числовое значение
увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу
протягивания появляется всплывающая подсказка.

При протягивании маркера заполнения правой кнопкой
мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:

·Копировать – все ячейки
будут содержать одно и то же число;

·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные
значения (с шагом арифметической прогрессии 1).

Заполнение числами с шагом отличным от 1 1 способ:

1.                
заполнить две соседние ячейки нужными значениями;

2.                
выделить эти ячейки;

3.                
протянуть маркер заполнения (рисунок 2.2).

 

Рис. 2.2 2 способ:

1.                 
ввести начальное значение в первую ячейку;

2.                 
протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;

3.                 
в контекстном меню выбрать команду Прогрессия;

4.                 
в диалоговом окне выбрать тип прогрессии — арифметическая и
установить нужную величину шага (в нашем примере это — 3).

3 способ:

1.                
ввести начальное число;

2.                
выделить диапазон заполнения;

3.                
на вкладке Главная в группе Редактирование Заполнить

Прогрессия;

4.                
в диалоговом окне сформулировать правило заполнения.

Автозаполнение текстом

Если ячейка содержит текст и число (например,
Изделие 1), то при протягивании маркера левой кнопкой мыши будет
меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…), а при нажатой
клавише <Ctrl>, содержимое будет скопировано.

Протягивание правой кнопкой вызовет контекстное
меню, в котором выбирается нужная команда.

Если ячейка содержит только текстовые данные,
то протягивание маркера копирует текст, кроме специальных значений, являющихся
назначенными элементами списка. Такими значениями являются, например,
названия дней недели, месяцев. Просмотреть наборы списков и определить новые
списки можно в диалоговом окне Кнопка Microsoft Office кнопка
Параметры Excel выбрать раздел Основные, а затем в группе
Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку Изменить списки.
 

При автозаполнении элементами списков справедливо то же
правило, что и с числами: при протягивании вправо или вниз – увеличение (вперед
по списку), при протягивании влево или вверх – уменьшение (назад по списку).

Для заполнения ячейки текстовым значением, уже имеющимся в
данном столбце, можно использовать команду контекстного меню ячейки

Выбрать из раскрывающегося списка.

 Редактирование данных

Изменение содержимого ячейки (способы):

•              
активизировать ячейку, ввести новое значение;

•              
активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки
формул, внести изменения;

•              
дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор),
внести изменения.

Удаление содержимого ячейки (диапазона):

•              
активизировать    ячейку        (выделить   диапазон), нажать

клавишу <Delete>;

•              
контекстное         меню          ячейки        (диапазона)  Очистить

содержимое;

 для текущей ячейки (диапазона)
выполнить на вкладке Главная группа РедактированиеОчиститьОчистить
содержимое.

Выделение фрагментов таблицы

При выделении указатель мыши должен иметь вид белого
крестика. Выделенные ячейки затеняются, кроме той, с которой началось
выделение. Вся группа выделенных ячеек обводится рамкой (рисунок 2.3). Две или
несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через
двоеточие адреса крайних ячеек, например, В2:D5.

 

 

Рис. 2.3 Выделить диапазон ячеек:

•              
протащить мышь при нажатой левой кнопке от первой до

последней ячейки (для
прямоугольного диапазона – по диагонали);

•              
щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавишу <Shift>
и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке;

•              
щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавиш>у
<Shift>

и, не отпуская ее,
нажимать навигационные клавиши ().

Выделить несмежные диапазоны ячеек – добавлять
очередные ячейки (диапазоны) к выделению, удерживая клавишу <Ctrl>
.

Выделить весь
столбец – щелкнуть на его заголовке, т.е. на букве.

При этом выделяются все
1048576 ячеек текущего столбца.

Выделить всю строку – щелкнуть на ее
заголовке, т.е. на цифре. При этом выделяются все 16 384 ячейки текущей строки.

Выделить несколько столбцов (строк) –
протащить мышь по их заголовкам при нажатой левой кнопке.

Выделить весь рабочий лист – щелкнуть в
левом верхнем углу рабочей области (на пересечении заголовков строк и столбцов)
или нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + A.

Снять выделение –
щелкнуть на любой ячейке рабочего листа.

Перемещение, копирование данных

Копировать или перемещать можно содержимое отдельной ячейки
или диапазона. Эти операции выполняются двумя основными способами:

1.                
перетаскиванием мышью

2.                
с использованием буфера обмена.

Первый способ удобен при перемещении на близкое расстояние
небольшого диапазона.

Перетаскивание мышью

Для перемещения содержимого следует навести указатель мыши
на рамку ячейки (диапазона) и, когда он примет вид стрелки,
перетащить при нажатой левой кнопке.

 

В ходе перетаскивания появляется всплывающая подсказка,
обозначающая точку вставки.

Для выполнения копирования при перетаскивании нужно
удерживать клавишу <Ctrl>.

Перетаскивание правой кнопкой мыши вызовет
контекстное меню, в котором выбирается нужный вариант завершения операции.

Применение буфера обмена

В Excel, как и в любой программе Windows, помещение в буфер
обмена выполняется командами Копировать / Вырезать,
а вставка – командой Вставить. Эти команды выбирают:

                         в
контекстном меню текущей ячейки (диапазона),

                         на вкладке Главная в группе Буфер обмена,

Место вставки определяется указанием ячейки,
соответствующей левому верхнему углу диапазона, помещенного в буфер обмена. При
выделении же диапазона вставки, необходимо следить, чтобы он по размерам в
точности совпадал с копируемым диапазоном.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе
Excel особенности. Вставка данных возможна лишь немедленно после их помещения в
буфер обмена. Выполнение любой другой операции приводит к отмене начатого
процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит,
поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только
в момент вставки в новую позицию.

Чтобы скопированные данные сохранялись в буфере обмена для
дальнейшей работы, необходимо перед началом операции копирования на вкладке Главная
в группе Буфер обмена щелкнуть на кнопке . Панель Буфера
обмена отобразится в области задач окна Excel (в левой части
экрана). В этом случае можно добавлять в буфер новые данные (до 24 элементов),
выполнять другие операции и вставлять данные из буфера в любое время и в любое
приложение Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена до
закрытия всех приложений.

Щелкнув на кнопке Параметры в нижней части
панели буфера обмена, можно установить опцию Собирать данные без отображения
буфера обмена.

Excel позволяет
вставлять из буфера

обмена не только
скопированные значения, но и

форматы, формулы и т.п. Кнопка Вставить в
панели          инструментов          снабжена    стрелкой, раскрывающей список
параметров вставки:

                Формулы
      –        применяется       при

копировании формул;

Вставить значения – вставляются только
значения, даже если ячейка содержала формулу; без рамок –
вставка значений без обрамления ячеек; Транспонировать– при
вставке поменять ориентацию ячеек на рабочем листе (с вертикальной на
горизонтальную и наоборот);

Вставить связь – скопированное значение будет
содержать ссылку на исходную ячейку.

Специальная вставка открывает
диалоговое окно для установки дополнительных параметров вставки.

Если команду Вставить вызывать не кнопкой
панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или Главная Буфер
обмена Вставить), то рядом со вставленным
в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки (рисунок
2.4), щелчок на которой откроет список параметров (рис. 2.5)

 

Рис. 2.4

 

Рис. 2.5

Примечание. Кнопка Параметры вставки появляется
только при вставке скопированных данных, но не вырезанных.

Источники: 

Используй компьютер
эффективно. [Электронный ресурс].

URL.   http://comp5.ru/Teoria/Excel2007/Excel2.php#_Toc221459888