Какую функцию excel использовать для формирования бюджета на основании реестра операций

В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к
необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и
выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять
бюджет предприятия на примере.

Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании
необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров
финансовой ответственности — ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить
положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета
предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного
продукта.

Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:

• Стратегические цели и задачи предприятия;
• Бюджетная модель;
• Финансовая структура компании и т. д.

Положение о бюджетировании на предприятии пример №1.

Положение о бюджетировании на предприятии пример №2.

На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может
содержать следующие разделы:

• Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
• Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
• Порядок согласования и внесения изменений;
• Контроль и анализ бюджета и т. д.

Регламент бюджетирования на предприятии пример.

Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами
являются:

• Бюджетирование в Excel
• Бюджетирование в программах на платформе 1С

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул
и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть
различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по
кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности
финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Составление БДР и БДДС пример в Excel

Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на
предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):

Составление прогнозного Баланса на основании БДР и БДДС образец в экселе

Бюджетирование пример в Excel (бюджет организации образец excel)

Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).

Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).

Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель — процесс довольно трудоемкий,
так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения
итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить,
насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.

Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие
возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и
т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Бюджетирование в программах на платформе 1С

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс
бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер
бюджетов.

В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов,
их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с
внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или
формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

• разработка бюджетной модели;
• согласование бюджетов и их корректировок;
• отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
• контроль за исполнением бюджета;
• план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
• формирование решений по управлению бизнесом.

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

• Моделирование – разработка бюджетной модели;
• Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов.
  Корректировка планов и согласование корректировок;
• Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный
  случай—обращение к данным системы).
• Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет».
Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом)
максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от
покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который
в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка
бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть
возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних
учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.

Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление
бюджетированием на предприятии.

Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки
зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.

Любой руководитель, за редким исключением, старается планировать деятельность своей копании. Для этого составляются планы развития, продаж, для планирования расходов – сметы затрат, если компания ведет проектный учет – рассчитываются экономические показатели проектов.

Все эти документы, выраженные в суммовых значениях, составляют основу бюджетов компании. Среди основных бюджетов компании можно выделить три:

• Бюджет доходов и расходов (БДР)
• Бюджет движения денежных средств (БДДС)
• Бюджет по балансовому листу (бюджетный баланс, ББЛ)

Бюджетирование – процесс в организации по разработке бюджетов, их составления и согласования (бюджетный процесс), формирование отчетов по анализу план-фактных отклонений.

Многие компании автоматизируют если не весь процесс бюджетирования, то этап формирования бюджетов предприятия и подготовки отчетов по бюджетам. В качестве программного продукта автоматизации составления бюджетов и их анализа может использоваться Excel.

Бюджетирование в Excel заключается в разработке различных форм бюджетов в виде отдельных листов и связывании этих данных при помощи формул Excel и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, должны отвечать потребностям финансового менеджмента в компании и принятым в компании регламентам бюджетирования.

Использование Excel в качестве платформы автоматизации процесса планирования бюджета компании оправдано, так как его очень легко настроить на специфику практически любого предприятия, вне зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров и организационной структуры.

Однако ведение бюджета в Excel имеет множество недостатков:

• однопользовательский режим;
• отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов;
• нет разграничения доступа к информации;
• сложность консолидации и т.д.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – документ, в котором собраны все движения денежных средств (безналичные и наличные), произведена группировка денежных потоков по их целям, представлена информация о планируемых в компании свободных денежных средствах.

Планирование денежных потоков состоит из следующих блоков:

• План остатков денежных средств на начало месяца.
• План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
• План операционных расходов, который состоит из двух частей:
  • план оплат поставщикам за товар;
  • план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
• План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
• План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

Помимо прямого способа (разнесение по статьям движений денежных средств) раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен косвенным методом. При формировании таблицы БДДС этим методом операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок (амортизация, изменения кредиторской и дебиторской задолженности и пр.). Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат, либо увеличения плана привлечения финансирования. Для повышения удобства анализа бюджета можно добавить в БДДС дополнительные таблицы с расшифровкой информации о текущей задолженности перед поставщиками, плановыми постоянными затратами, а также прогнозной задолженностью на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – демонстрирует планируемые финансовые результаты деятельности предприятия. В нет отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т.д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например, РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы, проекты и другие структурные подразделения компании.

Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:

• доходная;
• расходная.

Доходная

В нее включается следующее:

• прибыль от продажи основной продукции, отток которой запланирован в бюджетной фазе;
• прибыль от других типов реализации какой-либо продукции;
• прибыль, полученная от внереализационных доходов. Сюда включается и полученная денежная сумма от займов, которые были предоставлены другим организациям. Также прибыль может поступить от смены курса валюты.

Расходная часть состоит из показателей:

• производственных затрат. Берутся эти данные из затрат, связанных с производственным бюджетом;
• расходов, связанных с коммерцией и управлением;
• расходов на прочие нужды. Сюда включаются процентные выплаты по взятому кредиту и т.д.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например, розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т.д.).

Расходную часть распределяют, в основном, по статьям бюджета доходов и расходов предприятия. Такое разделение позволяет проводить анализ бюджета доходов и расходов по видам затрат:

• Производственные/Административные/Коммерческие
• Основные/Накладные
• Прямые/Косвенные
• Переменные/Постоянные

Идеального шаблона бюджета движения денежных средств организации и БДР в природе не существует. Подготовленный нашими специалистами образец бюджета организации в Excel поможет получить общее представление о том, как выглядят подобные отчеты.

Развитие бюджетирования компании в Excel

При ведении управленческого учета необходимо собирать данные из разных подразделений компании. Эти данные «вырастают» в десятки, а чаще – сотни таблиц с большим количеством закладок в файле Excel. Программа просто технически не способна обработать такой объем данных, она не справляется с таким количеством связей в формулах Excel и таблицах.

Если говорить про бюджетирование, то вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно, а точнее, практически невозможно. Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

Использовать таблицы Excel для бюджетирования можно рекомендовать только некрупным фирмам. Средним и крупным компаниям вести бюджет затрат в Эксель весьма проблематично.

Существует ли альтернатива Excel для бюджетирования?

По мере роста объема бизнеса и усложнения бюджетной модели многие компании начинают использовать специализированные средства для формирования бюджетов, так как эти программы предусматривают более широкий функционал работы с бюджетами и заметно упрощают получение данных из различных систем. В качестве программного продукта, повышающего эффективность работы с бюджетами, используются системы на базе 1С, например, «WA: Финансист».

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов.

Система поддерживает использование внешних данных как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

С помощью программы «WA: Финансист» можно автоматизировать все этапы бюджетного процесса:

• разработка бюджетной модели;
• формирование бюджетов компании и отдельных ЦФО;
• согласование бюджетов и их корректировок;
• отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
• контроль за исполнением бюджета;
• план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
• формирование решений по управлению бизнесом.

Модуль системы «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

• Моделирование – разработка бюджетной модели;
• Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов. Корректировка планов и согласование корректировок;
• Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный случай – обращение к данным системы).
• Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Формирование бюджета в системы происходит с помощью специального документа «Бюджет». Работа с данным документом максимально приближена к формату в Excel, что позволяет финансистам вводить данные по бюджету доходов и расходов и бюджету движения денежных средств в привычном виде. Получение факта возможно из внешних учетных систем и отражается в программе с помощью документа «Учет фактических данных по бюджетам».

Для связанных статей бюджетов (между БДР и БДДС) реализован механизм зависимых оборотов, который в автоматическом режиме формирует движения по статьям в одном бюджете на основании движений по другой с помощью документа «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

Корректировки бюджетов отражаются в отдельных документах «Корректировка бюджета», что позволяет отслеживать внесенные изменения с помощью отчетов.

В системе доступен широкий спектр отчетов для анализа плановых и фактических данных для эффективного контроля деятельности предприятия. Мы предлагаем услуги автоматизации бюджетирования и аутсорсинга управленческого учета.

Внедрение системы управленческого учета в партнерстве с 1С Франчайзи WiseAdvice с последующей работой в выбранной конфигурации.

Бюджетирование как управленческая технология характерно тем, что в него вовлечены (причём весьма активно) практически все подразделения предприятия. Это накладывает особые требования к платформе автоматизации бюджетирования: она должна обладать такими качествами, как простота, универсальность, гибкость, защита от ошибок пользователя и т.д. При этом она должна быть интегрирована с системой управленческого учёта и системой казначейства, чтобы контрольная и аналитическая функция бюджетов также были реализованы на необходимом уровне. К счастью, использование Excel позволяет организовать бюджетирование именно таким образом, причем без лишних трудовых и финансовых затрат. Как добиться такого результата — мы расскажем на нашем вебинаре.

Использование Excel в качестве платформы автоматизации бюджетирования представляется даже более оправданным, чем автоматизация управленческого учёта и отчётности. Excel, на самом деле, идеальная платформа для бюджетирования благодаря тому, что его очень легко настроить на специфику практически любого предприятия, вне зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров и организационной структуры. На вебинаре спикер рассмотрит основные подходы к автоматизации бюджетирования, которые можно применять практически в любой компании. Вот основные темы, которые планируется обсудить на вебинаре:

• Как организовать процесс автоматизации бюджетирования с помощью Excel
• Как сформировать бюджеты ЦФО и организовать обмен с руководителями ЦФО
• Как осуществить консолидацию бюджетов ЦФО в бюджет компании
• Как заложить в бюджеты возможность сценарного планирования
• Как организовать хранение различных версий бюджета
• Как сформировать БДДС, БДР и плановый баланс
• Как связать бюджеты с управленческим учётом
• Как организовать план-фактный анализ исполнения бюджетов

Дата и время проведения вебинара: 27 марта 2015 года, 11:00

Зарегистрироваться для участия в вебинаре можно на странице вебинара на сайте журнала «Финансовый директор».

Материалы вебинара:

Презентация вебинара

Демонстрационные бюджеты ЦФО

Демонстрационный консолидированный бюджет

Пример план-фактного анализа и контроля платежей

Ответы на вопросы участников вебинара

Вопрос: Можно ли всё организовать с помощью сводных таблиц?

Ответ: Теоретически можно, но сводные таблицы имеют жёсткую структуру, поэтому модель, построенная на их основе, будет иметь ограниченный функционал. Использование функции СУММЕСЛИМН даёт больше гибкости и функциональности бюджетной и учётной модели

Вопрос: Как на малых производственных предприятиях строить бюджет продаж, когда предприятие работает под заказы, а на год их спрогнозировать сложно? Информация о заказе есть только в пределах 1-3 мес. Какие советы?

Ответ: Я бы опирался на статистику прошлого года, скорректированную на фактически достигнутый рост продаж в первые 2-3 месяца текущего года по отношению к тому же периоду прошлого года. Не надо стремиться строить бюджет только на основании 100%-ной информации о будущих продажах, в бюджете должен присутствовать элемент прогнозирования, опирающегося на экстраполяцию наблюдаемых тенденций.

Вопрос: Как можно реализовать систему бюджетирования при розничной торговле?

Ответ: Розничная торговля с точки зрения бюджетирования ничем принципиально не отличается от других отраслей, ей главный нюанс — отсутствие чётко обозначенных покупателей, розница работает с обезличенной массой физических лиц. Поэтому продажи следует бюджетировать не в разрезе клиентов, а в разрезе продуктовых групп и точек продаж. В остальном — всё стандартно.

Вопрос: Каким образом в сводный реестр вносятся данные? Где связь?

Ответ: В сводный реестр плановых транзакций данные загружаются с помощью макроса UpdateRegistry. Руками заполняются только реестры ЦФО.

Вопрос: Можете пояснить вопросы трансфертного ценообразования между подразделениями на предприятии? Кому будут выставляться услуги специалистов планово-экономического отдела, от кого будет получаться доход?

Ответ: Все ЦФО при такой схеме должны финансировать затраты административно-управленческого аппарата, в состав которого входит в том числе планово-экономический отдел, через покупку его услуг.

Вопрос: Кто редактирует бюджет: финансовый отдел или сотрудник подразделения может самостоятельно вносить изменения?

Ответ: Бюджет ЦФО редактирует сам ЦФО. В процессе согласования бюджета ЦФО его может корректировать как назначенный сотрудник ЦФО, так и сотрудники финансового отдела, это зависит от того, как вы пропишете эту процедуру в регламенте бюджетирования.

Вопрос: И как посмотреть, кто внёс изменение?

Ответ: Штатными средствами Excel это сделать нельзя, хотя можно с помощью макросов организовать авторизацию пользователей. Впрочем, я не вижу в этом большого смысла, так как при правильной организации процесса бюджетирования всегда ясно, кто формировал и корректировал бюджет, так как на каждом этапе данного процесса должно быть выделено конкретное ответственное лицо.

Вопрос: Как можно организовать в течении года корректировку бюджета? При этом в те месяцы, когда нет корректировки, выводились первоначальные данные.

Ответ: Через инструмент версий, который подробно рассматривался на вебинаре. Именно для этого данный инструмент и был реализован.

Вопрос: Факт только вручную забивается и далее сводится с файлом с плановыми данными?

Ответ: Факт забивается не вручную, а загружается из 1С с помощью загрузчика, работа которого подробно обсуждалась на вебинаре по автоматизации управленческого учёта и отчётности в Excel. Далее, как Вы справедливо отметили, эти данные сравниваются с планом.

Вопрос: Можно ли учесть версионность бюджета в план-фактном анализе?

Ответ: Конечно, для этого достаточно слегка скорректировать формулу СУММЕСЛИМН на листе «План-факт», чтобы она извлекала плановые данные с учётом версий.

Вопрос: Как отслеживать изменения день в день в рамках план-факт? Все вручную?

Ответ: Нет, можно сделать лист «План-факт» в разбивке не по месяцам, как было показано в примере, а по неделям или даже по дням. Это достигается минимальными корректировками функции СУММЕСЛИМН.

Вопрос: Как увязывается/заполняется БДДС и БДР ЦФО?

Ответ: В реестре плановых операций ЦФО нужно предусмотреть два поля, «Дата начисления» и «Дата оплаты». Это позволит в рамках одного реестра фиксировать транзакции как для БДДС, так и для БДР.

Вопрос: Какой объем данных выдерживает Excel, чтобы не зависать?

Ответ: Excel с лёгкостью обрабатывает десятки тысяч транзакций в реестрах, так что в реальной работе очень сложно столкнуться с какими-либо ограничениями в плане количества обрабатываемых данных (особенно в бюджетных моделях).

Вопрос: Как заполняются зависимые статьи различных ЦФО? Допустим, расходы на транспорт зависят от выручки. Доходы и транспортные расходы в ведении разных ЦФО.

Ответ: Для этого нужно строить финансовую модель компании и прописывать в ней все взаимосвязи между такими статьями. О построении финансовых моделей в Excel мы будем говорить на третьем вебинаре цикла. Приходите, будет интересно.

Вопрос: Подход хорош, но неудобен для истинного планирования. Т.е. мы должны УЖЕ ЗНАТЬ какие цифры в реестр занести. А часто нужно построить тренд, взять расходы процентом от чего-то и т.п. Тогда как? Я чаще пользовалась построением моделей с закрытыми листами, но открытыми ячейками для ввода. Что скажете?

Ответ: Вы путаете моделирование и бюджетирование. Бюджет — это нормативный документ, но это не значит, что вы не можете для его заполнения использовать данные, рассчитанные в финансовых моделях. О финансовом моделировании мы будем говорить на третьем вебинаре в конце апреля.

Вопрос: Как импортировать из 1С фактические транзакции в Excel для анализа отклонений?

Ответ: C помощью загрузчика, работа которого демонстрировалась на первом вебинаре цикла, посвящённом управленческому учёту и отчётности. Советую вам пересмотреть этот вебинар.

Вопрос: Факт выгружается из ERP системы или заводится вручную?

Ответ: Оба варианта имеют право на существование, но, конечно, эффективнее факт выгружать с помощью автоматизированной процедуры. Пример загрузчика был продемонстрирован на первом вебинаре. — При добавлении нового ЦФО, договора, счета или другой аналитики макрос надо переписывать заново? Нет, макрос не вникает в аналитику, он просто копирует строки. Проследите лишь за тем, чтобы количество копируемых граф реестра было правильным.

Вопрос: Как получить зелёные и красные треугольнички, поясните, пожалуйста, ещё раз.

Ответ: Необходимо выделить диапазон ячеек, в которых вы хотите использовать эти значки, затем вызвать команду меню Главная/Условное форматирование/Управление правилами, в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку «Создать правило», после чего выбрать стиль формата «Наборы значков», выбрать конкретные значки в поле «Стиль значка» (помимо треугольничков можно использовать кружочки, стрелочки, ромбики, крестики, нолики и т.п.) и задать конкретные числовые диапазоны, соответствующие каждому значку.

Вопрос: Затраты на оплату труда сотрудников ЦФО должны фигурировать в бюджете этого ЦФО?

Ответ: Это зависит от того, как вы решите поступить. На мой взгляд, все затраты на оплату труда по всем подразделениям должны находиться в бюджете финансовой службы или службы персонала.

Вопрос: Какая роль у колонки «Статус»?

Ответ: Эта колонка необходима для того, чтобы в реестре фактических операций можно было фиксировать операции, которые только планируется осуществить. Суть колонки состоит в том, что только транзакции со статусом «Факт» попадают в управленческую отчётность, остальные используются для планирования и согласования будущих платежей (и в том числе для контроля за их соответствием бюджету).

Вопрос: А как обстоят дела с многопользовательской работой при использовании подобной моделью?

Ответ: Данная модель отлично справляется с многопользовательской работой, именно для этого и было создано множество файлов, каждый из которых соответствует отдельному ЦФО. Если бы все бюджеты делал один человек, то не понадобилось бы для каждого ЦФО делать отдельный файл.

Бюджетные таблицы и совместный доступ к данным

Тема бюджетирования в последние годы является едва ли не самой популярной в области автоматизации финансового менеджмента. Мы не собираемся обсуждать корректность использования электронных таблиц для этой задачи, а также проводить какие-либо сравнения со специализированными программными продуктами. Просто опишем возможности Excel, которые могут быть использованы для создания бюджетных таблиц и совместной работе в них группой пользователей.

Подавляющее большинство организаций для построения бюджетов используют, либо использовали в прошлом электронные таблицы. Даже те, кто приобрели специализированное программное обеспечение, на начальном этапе обычно работают в Excel. Надеемся, что вопросы, рассмотренные далее в статье, позволят существенно повысить эффективностью работы с бюджетными таблицами в этой системе.

Выделим несколько важных этапов процесса автоматизации бюджетирования:

• Создание бюджета подразделения
• Создание итоговых бюджетов
• Работа по заполнению и корректировке бюджетов

В примере к статье рассмотрена условная примитивная организационная структура, состоящая из 3 отделов. Несмотря на непригодность примера в практическом смысле, его содержания достаточно для описания различных функциональных возможностей на каждом этапе автоматизации.

Создание бюджета подразделения

Кодировка

Наличие кодировки статей бюджета позволит с большей гибкостью настроить формулы промежуточных итогов, а также сформировать сводные бюджеты по направлениям деятельности. Пример использования кодов представлен в другом разделе – см. Суммы по кодам.

При использовании кодов полезно воспользоваться текстовым форматом ячеек. Это позволит избавиться от автоматического преобразования значений в даты и числа при вводе.

Форматирование

При оформлении статей бюджета в Excel’е используйте возможности визуального разделения статей по типам. В приведенном примере статьи второго уровня отделены от статей первого уровня размером и цветом шрифта, а также отступом в ячейках названий и кодов.

Также очень рекомендуем использовать различный цвет фона для ячеек, предназначенных для ввода и содержащих вычисляемые значения. Это замечания относится не только к задаче бюджетирования, но и ко всем другим экономическим моделям.

Вместо текстовых наименований периодов можно воспользоваться форматом ячейки.

В Excel значение типа «дата» хранится в виде числа, где целая часть – это количество дней, прошедших от 31.12.1899 (нулевая дата), а дробная часть – время внутри этих суток. Соответственно, вы можете производить любые математические вычисления с датами как с целыми или дробными числами.

Редактирование на нескольких листах

Для возможности использования «трехмерных формул» (см. далее) располагайте строки статей на одном уровне на разных листах. Если какие-либо статьи не используются в данном типе бюджета, то лучше сделать пустые скрытые строки. Скрытие строк проще всего производится с использованием контекстного меню:

Большинство операций в Excel можно производить одновременно на нескольких листах. Для этого требуемые листы должны быть предварительно выделены через клик на ярлыке листа с одновременным удержанием кнопки Ctrl (любой лист, кроме текущего), либо Shift (все листы от текущего до требуемого). В заголовке окна Excel при этом появится надпись «Группа». Относитесь с большой внимательностью к редактированию на нескольких листах – изменения на других листах визуально не отследить.

Промежуточные итоги

Для формирования итоговых строк внутри бюджета можно использовать простые формулы суммирования. Это вполне допустимо, если структура статей утверждена и не подлежит изменению. В процессе разработке, когда статьи регулярно добавляются и удаляются, при использовании простых формул суммы высока вероятность пропуска статей нижнего уровня, либо наоборот двойного суммирования. Чтобы этого избежать, можно использовать кодировку статей для привязки формул промежуточных итогов:

В примере Отдел1!D7 содержит формулу суммирования по условию:

=SUMIF($A8:$A$14;$A7 & ".?";D8:D$14)

Формула подразумевает обработку всех строк от текущей до конца бюджета, при этом суммирование производится только по кодам, содержащим код текущей статьи и дополнительный код после разделителя в виде точки (коды нижнего уровня). Формула может быть скопирована на любую статью, содержащую промежуточные итоги (см. Отдел1!D3).

Формула общих итогов бюджета выглядит следующим образом (Отдел1!D15):

=SUMIF($A3:$A14;"?";D3:D14)

Подразумевается сумма по кодам, содержащим только один символ. В нашем примере это статьи верхнего уровня. Очевидно, что такая формула подходит только в частных случаях – на практике почти наверняка одного символа для статьи верхнего уровня будет недостаточно.

Чтобы избавиться от манипуляций с кодами статей, настоятельно использовать другую стандартную формулу Excel ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL). Эта мощная функция обычно мало применяется на практике, что не в последнюю очередь обусловлено странностью русского перевода. Функция предназначена для выполнения различных операций (обычно суммирование) по диапазону, без учета ячеек, уже содержащих эту функцию:

Пример использования функции – Отдел1!E15:

В формуле «9» — это константа, обозначающая «суммирование». Подробнее см.справочную систему Excel.

Ячейки Отдел1!E3 и Отдел1!E7 также содержат функции суммирования, которые будут пропущены при подведении общих итогов по периоду.

Создание итоговых бюджетов

Под итоговыми бюджетами здесь подразумевается суммы нескольких бюджетов подразделений. Одним из вариантов написания формул суммирования для таких бюджетов является использование «трехмерных формул» — т.е. формул обрабатывающих значения на диапазоне, включающем в себя ячейки сразу нескольких листов рабочей книги:

Пример трехмерной формулы в ячейке Итоги!C13:

Для ввода трехмерной формулы при редактировании необходимо выделять диапазоны через ярлыки листов, удерживая при этом клавишу Shift. Либо просто вводить текст в редакторе формул, что иногда даже проще. Такая формула выглядит красивее, чем аналогичная по содержанию в ячейке Итоги!C4.

К недостаткам трехмерных формул относится слабая гибкость – можно обработать только последовательно расположенные листы и ячейки с одинаковыми абсолютными адресами внутри этих листов. Также будьте внимательны, при перемещении какого-либо листа внутрь диапазона трехмерного суммирования, его ячейки сразу же будут обработаны трехмерными формулами. Эту особенность очень сложно бывает отследить на практике, что часто приводит к ошибкам в экономических моделях.

Для работы с итоговыми бюджетами также полезно знать и применять функцию вычисляемой ссылки на лист INDIRECT.

В примере эта функция используется для сложения двух произвольных бюджетов отделов – Итоги!C31:

=INDIRECT($B$18 & "!R" & ROWS($20:31)+1 & "C";0) +
INDIRECT($B$19 & "!R" & ROWS($20:31)+1 & "C";0)

Первый параметр используется для вычисления ссылки на исходные данные. Второй параметр задает тип адресации – в примере это 0 (ЛОЖЬ), что означает R1C1. Адресацию A1 с функцией ДВССЫЛ рекомендуется применять, только если ссылка не зависит от столбца, так как достаточно проблематично вычислять буквенную ссылку. В примере путем вычислений получаем ссылки на ячейки: Отдел1!R13C и Отдел3!R13C. В адресации A1 это будет Отдел1!C$13 и Отдел3!C$13.

При большом количестве статей бюджета нижнего уровня (или уровней) применяйте интерфейсное средство группировки строк: Данные Группа и структура Группировать или лента Данные Структура Группировать. При этом кнопка скрытия/раскрытия данных может располагаться как внизу, так и вверху группы. Для установки этого параметра в Excel 2000-2003 используется диалог Данные Группа и структура Настройки (действует на уровне листа рабочей книги). В Excel 2007 разработчики спрятали этот диалог очень глубоко, видимо посчитав эту функцию не очень полезной. На ленте требуется нажать маленькую кнопку в нижнем правом углу ленты Данные Структура:

Работа по заполнению и корректировке бюджетов

Совместный доступ к данным

В Excel имеется возможность одновременного редактирования рабочей книги несколькими пользователями. Причем поддерживается достаточно мощный механизм отслеживания изменений других пользователей.

Следует только отметить, что в ранних версиях этот механизм часто вызывал множество проблем, от аварийного закрытия программы до потери данных без возможности восстановления. В версии Excel 2010 Microsoft делает особый упор на совместный доступ и использование web-интерфейса, что дает надежду на повышение надежности работы.

Для открытия совместного доступа к рабочей книге надо вызвать диалог через меню Сервис Защита Защитить книгу и дать совместный доступ. В Excel 2007 эта же операция выполняется через ленту:

После установки общего доступа вносимые правки будут видны другим пользователям только после сохранения текущей рабочей книги. Для отслеживания изменений, проводимых другими пользователями можно воспользоваться функцией

Сервис Исправления Принять/отклонить исправления, а также Сервис Исправления Выделить исправления.

При организации бюджетных таблиц часто используются ссылки на данные во внешних файлах Excel. Это средство, с одной стороны, обеспечивает возможность работы с огромными массивами информации и даже разделение прав доступа. С другой стороны, связи с внешними файлами часто являются источником ошибок, так как бывает затруднительно отследить изменения в структуре данных в разных файлах. Одним из методов решения проблемы является организация буферного листа с данными, использующими внешние связи; структура информации на этом листе должна быть неизменной.

Для организации бюджетного управления с использованием Excel рекомендуется ознакомиться с возможностями приложений Excel Web App и SharePoint Server.

Office Web Apps
Excel Services overview (SharePoint Server 2010)
Getting Started with the SharePoint 2010 Excel Services

обычно 

Cтатья содержит информацию о том, как упростить бюджетный процесс, применяя функции Excel «СУММЕСЛИ», «СУММПРОИЗВ», «ВПР» и сводные таблицы. Мы рассмотрим следующие процессы:

• подготовка бюджетов, которые являются базой всего бюджетного процесса;
• подготовка итоговых форм управленческой отчетности;
• подготовка таблиц, получение и консолидация информации, полученной от центров финансовой ответственности (ЦФО);
• формирование вспомогательных и сводных таблиц для заполнения итоговых форм финансовой отчетности;
• заполнение итоговых форм управленческой отчетности: Управленческого баланса, Бюджета доходов и расходов (БДР), Бюджета движения денежных средств (БДДС);
• проверка правильности заполнения итоговых форм финансовой отчетности в Excel.

Обычно бюджетный процесс длится от одного до двух месяцев. При этом больше времени уделяют процессу создания и согласования бюджетов. Меньше времени выделяют на консолидацию бюджетов всех ЦФО финансовой службой.

За счет заранее созданных шаблонов в Exсel, в которых прописаны функции и формулы, можно облегчить работу сотрудникам финансовой службы, которые отвечают за формирование итоговых форм финансовой отчетности. Универсального набора функций и формул для облегчения процесса формирования отчетности в Exсel нет. Каждое предприятие подбирает для себя необходимые формулы и функции самостоятельно.

ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ ИТОГОВЫХ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Шаблоны итоговых форм финансовой отчетности могут быть сложными и простыми. Все зависит от целей, которые ставит перед собой руководство организации. Опираясь на требования и пожелания руководителей, разрабатывают формы итоговых отчетов, отражающих результат деятельности за отчетный период.

На этапе подготовки необходимо определить перечень бюджетов, участвующих в бюджетном процессе. Обычно в перечень входят:

• Бюджет продаж;
• Бюджет производства;
• Бюджет закупок;
• Бюджет прямых затрат на оплату труда;
• Бюджет доходов и расходов;
• Инвестиционный бюджет;
• Бюджет движения денежных средств;
• Управленческий баланс.

Бюджет продаж

Бюджетный процесс начинается с формирования Бюджета продаж. Стандартно в нем отражают помесячно перечень услуг, продукции, товара, то есть все, что приносит предприятию доход от основной деятельности (в натуральном и суммовом выражении). В каком виде представить эту информацию, предприятие решает самостоятельно. Все зависит от масштабов его деятельности.

Образцы Бюджета продаж с разбивкой по контрактам и продуктам представлены в табл. 1 и 2.

Бюджет продаж является источником для формирования:

• Бюджета производства — производственной программы, которая должна обеспечить своевременный выпуск готовой продукции для исполнения запланированного бюджета продаж;
• Бюджета закупок сырья и материалов. Исходной информацией для построения этого бюджета являются плановые данные об объемах производства, нормативы расхода сырья и материалов (в натуральных показателях), нормативы остатков сырья и материалов, а также плановые закупочные цены, остатки сырья и материалов на начало планового периода;
• Бюджета прямых затрат на оплату труда. В нем определяют оплату труда рабочих, занятых непосредственно производственной деятельностью;
• Плана-графика поступления денежных средств.

Бюджет доходов и расходов

Отчет о доходах и расходах — это главный операционный отчет, который показывает, сколько прибыли получила организация за период. Каждое предприятие самостоятельно определяет структуру расходной части отчета. Все зависит от:

• вида деятельности, которым занимается предприятие;
• пожеланий собственников и руководства предприятия. Именно они определяют, насколько содержательным и детальным должен быть отчет по расходам предприятия.

Существуют стандартные разделы расходной части отчета о доходах и расходах.

I. Расходы по операционной деятельности

1. Производственные расходы — связаны с производственным циклом: зарплата производственного персонала, аренда цеха, коммунальные платежи, ремонт производственного оборудования и т. д.

2. Коммерческие расходы — связаны с продвижением и продажей продукции или услуги: зарплата сотрудников коммерческого департамента, расходы на содержание помещений, транспортные расходы на доставку продукции покупателю, затраты на рекламу и т. д.

3. связаны с обслуживанием основной деятельности: зарплата вспомогательных подразделений (бухгалтерия, финансовый отдел, отдел закупок, логистики, HR-служба), расходы на содержание помещений, услуги связи, закупка и ремонт оргтехники и т. д.

II. Прочие доходы и расходы

В этой части отчета отражают доходы и расходы, которые нужны для ведения основной оперативной деятельности, однако их сложно распределить между доходами и расходами от основной операционной деятельности. Например: доход от сдачи в аренду подсобных помещений; доход от сдачи отходов; курсовая разница; расходы на услугу банков; налоги; резервы; проценты по кредиту.

Пример Бюджета доходов и расходов — в табл. 3.

Бюджет движения денежных средств

Чтобы правильно разработать структуру Бюджета движения денежных средств, то есть не перегружать его ненужными показателями, нужно определить цели формирования БДДС. От целей зависит глубина детализации и способ формирования документа.

В таблице 4 представлен Бюджет движения денежных средств, с помощью которого можно увидеть, будет ли кассовый разрыв в планируемом периоде.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС

Помимо бухгалтерского баланса на каждом предприятии формируют управленческий баланс. Он позволяет:

• представлять данные в требуемой детализации для руководителей конкретного предприятия (унифицированных форм управленческого баланса нет);
• отражать справедливую оценку активов и пассивов предприятия;
• настроить расчет дополнительных аналитических показателей по статьям баланса, что позволит видеть динамику изменений.

В таблице 5 представлен пример Управленческого баланса.

ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ, ПОЛУЧЕНИЕ И КОНСОЛИДАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ, ПОЛУЧЕННОЙ ОТ ЦФО

Сначала нужно создать файл с шаблоном бюджетной модели. В нем прописывают дополнительные данные и показатели (табл. 6), которые впоследствии помогут быстро заполнить итоговые формы финансовой отчетности.

Важный момент: на основании шаблона бюджетной модели будут сформированы итоговые бюджетные формы в Exсel (Управленческий баланс, БДР, БДДС), поэтому ЦФО запрещается вносить корректировки в реквизиты, с помощью которых будут проводить консолидацию финансовых отчетов.

Если в форму вносят новые статьи затрат, которыми раньше не пользовались в ЦФО, то внесение реквизитов строго контролирует сотрудник финансовой службы. Далее каждому центру финансовой ответственности отправляют фрагмент шаблона с их статьями затрат, отобранный с помощью настройки «Фильтр».

Представим фрагмент шаблона бюджетной модели (рис. 1), который будет отправлен руководителю ЦФО СОП (служба обслуживания производства) для заполнения плановых данных.

После внесения сумм расходов по каждой статье затрат руководитель ЦФО согласовывает их с руководством предприятия. После окончательного согласования он отправляет документ в финансовую службу.

Когда финансовая служба получит окончательные варианты всех бюджетов, необходимых для формирования итоговых форм управленческой отчетности, начинается процесс проверки и переноса данных в рабочую таблицу.

Шаблон бюджетной модели становится источником для формирования вспомогательных и сводных таблиц и основных итоговых форм управленческой отчетности: Управленческого баланса, Бюджета доходов и расходов, Бюджета движения денежных средств.

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 16K

В первой части я описал основные принципы и подходы к своему бюджету. Можно вечно рассуждать много или мало я зарабатываю, на что именно трачу деньги, какие управленческие решения принимаю из таблицы учёта, и удобен ли Excel вообще для этого. Но это все-таки технический блог. Поэтому вторая часть будет посвящена технической стороне моего

бюдж

учёта финансов.

Вкратце напомню, как ведётся учёт сегодня, если уважаемый читатель не ознакомлен с первой частью. После нескольких месяцев проб и ошибок, было решено перейти к системе из трёх основных файлов:

1. Файл DATA. Сюда вносятся все записи расходов-доходов. По сути, это самый важный файл всей системы, он регулярно бекапится и дублируется. Потому что формулы то я восстановлю, а вот чеки могут выгореть. В этом же файле хранятся категории расходов (ибо вносятся в таблицу расходов), типы счетов, виды расчётов и другая служебная часть. Здесь же считаются остатки по каждому счету, т.к. файл имеет минимум вычислений и загружается мгновенно.
2. Файл BUDGET. Содержит в себе минимальные вычисления, показывает общий баланс и пару графиков. Используется для быстрой проверки гипотез, имеет небольшой вес, запускается быстро. Аналитики почти не включает, все выводы делаются самостоятельно.
3. Файл BUDGET PRO. Вот здесь хранятся все вычисления, графики, таблички и прочая интересная математика. Прямо сейчас в книге 11 страниц, 9 сводных таблиц, 8 диаграмм, 17152 формул и много чего еще. VBA все еще не используется.

Каждый файл имеет свои тесты и зеркала. Но об этом чуть ниже.

DATA

Основой DATA является таблица с записями расход-доходов. Таблица состоит из
||Счёт||Категория||Сумма||Тип оплаты||Как оплачено||Дата||Что покупалось||Где покупалось||. Формул в таблице нет, но есть подсказки. Например, Счёт, Тип оплаты и Как оплачено можно выбрать из выпадающего списка. Счета подтягиваются из таблицы счетов, остальное — из служебных таблиц. Сумма всегда указывается положительная. Категории не выбираются из списка (т.к. их слишком много) но там есть своя фича. В каждой новой строке категория проверяется на соответствие таблице Категорий и, если такой нет, ругается. На языке Excel это называется «Проверка данных» и позволяет исключить опечатки, ошибки склонений и другие сюрпризы. В принципе, можно настроить Проверку данных ещё и на Сумму или Дату покупки, но здесь проблем меньше.

Служебные таблицы и таблицу Категорий расписывать не буду, тут вроде всё понятно. Давайте сразу к таблице счетов. ||Название||Валюта||Вид счёта||Начальный баланс||Текущий остаток|| — ничего лишнего, все очень просто. Вид счёта тянется из служебной таблички (Наличные, Валюта, Эл. кошелёк и другие) и выбирается из списка, валюта пока используется как есть. Не исключаю таблицу с валютами при увеличении их количества, но пока не требуется. Было интересно сколько рублей живёт в валюте, начал искать возможность получать курсы автоматом с сайта ЦБ. Пока остановился на формуле

Не самое изящное решение, но достаточно простое. Готов к другим вариантам, готов к обсуждению. Хочу простую формулу чтобы получать текущий курс от ЦБ и дальше уже работать с ним, памяти не надо, графиков и вот этого всего — тоже. Только курс прямо сейчас.
Текущие остатки считаются тоже очень просто: Доход — Расход + Перевод на — Перевод с. Ну и плюс Начальный баланс, конечно же.

Благодаря тому что таблица с записями и таблица счетов размечены как таблицы, а не массив данных — формула универсальна для любой строки. При добавлении нового счёта, все формулы будут добавлены автоматически, от меня требуется только указать Вид счета и Валюту. Да и то, первый выбираю из готового выпадающего списка.

Недостатки DATA

Самый большой сейчас недостаток — курсы валют. По воскресеньям ЦБ не публикует курсы, поэтому формула отдаёт ошибку. Чтобы побороть её надо переписать формулу. В поисках вдохновения или подсказок.

Второе — непонятно что делать с закрытыми счетами. Удалять их из таблицы счетов неправильно, тогда и таблица записей сломается. Болтаться им в общей таблице счетов тоже не к месту. Фильтр скрывает их, но не решает проблемы. Создавать отдельную таблицу с закрытыми счетами тоже не очень. В пассивном поиске решения.

Ну и самое странное для меня — при операциях с финансами, Excel начинает считать суммы типа 0,999999999999999999999 вместо 1, E-12, -0 и другие. Форматирование как денежный тип данных решает отображение ячеек, но в формулах такие значения ломаются. Например, 0,00-(-2,27374E-13) не считается как равное нулю, хотя и является таковым. И таких ошибок все больше и больше в моих таблицах.

BUDGET

Как я уже говорил, BUDGET содержит в себе минимальные вычисления. Если не нужна аналитика, но хочется посмотреть какие-то существенные вещи — открывается этот файл. Прямо сейчас здесь всего 3 листа: таблица записей, общий баланс (формальный остаток) + распределение денег по счетам и график движения в периоде. Практически весь файл считается и обновляется автоматически, я его только просматриваю. Ну и дорабатываю, но это не относится к финансам.

Изначально, в файл BUDGET через PowerQuery подгружаются таблица Счетов и таблица Записей. При этом, таблица Счетов практически не обрабатывается: сортировкой по сумме остатка можно пренебречь, да и спорное это решение. Чуть ниже расскажу зачем я это сделал. Таблица Записей же обрабатывается сильнее. Для начала, все записи сортируются по дате операции. Потому что записи вносятся не всегда сразу, не в хронологическом порядке, сортировка записей в DATA выполняется от случая к случаю. Поэтому, для контроля, мне проще сортировку выполнять при первичной обработке. Вторым этапом меняется столбец Суммы операции с числового на валютный. Столбец Даты операции сам хорошо распознается как дата, остальные столбцы размечены как текстовые. В третий этап добавляется столбец с индексом записей и в таком виде таблица выгружается на лист. Справедливости ради, к таблице Записей в BUDGET я практически не обращался, в основном работаю с ней в DATA.

График движения

График движения тоже максимально прост. Собирается сводная таблица по общему обороту в разрезе типов операции за каждый месяц. На основе этой таблицы строится график. На графике сразу же видно когда расходы превышали доходы, когда покупалось много валюты, какие вообще объёмы движения денег за определённый месяц. При желании, с графика можно убрать переводы и смотреть только на отношение доходов к расходам. Но меня все устраивает.

Таблица счетов

Ну и пожалуй самый важный лист в этом файле — Счета. Но и здесь не очень много анализа. Как я уже говорил, таблица Счетов практически без изменений подгружается на лист из DATA. Чтобы мне не мешали лишние данные, несколько столбцов сразу же скрываются, например Начальный остаток и Валюта. Казалось бы, зачем их сперва подгружать, а затем прятать? Дело в том, что эти столбцы участвуют в вычислениях. Поэтому, они все равно нужны, хоть я и не хочу их видеть.

На основании Текущих остатков таблицы Счетов строится круговая диаграмма распределения денег. Таким образом, я сразу же вижу на каком счёте какая часть денег находится. Для этого и понадобилось сортировать таблицу Счетов по Текущему остатку — части диаграммы тоже отсортированы по возрастанию, а не в хаотичном порядке.

Кроме того, в отдельных ячейках считается весь текущий остаток в разрезе валют. Это нужно для понимания сколько у меня денег вообще в данный момент. Формула максимально простая: =СУММЕСЛИ(accounts[Валюта];"RUR";accounts[Текущий Баланс])

Немного аналитики имеется и на этом листе. Здесь считаются Доходы в текущем месяце/году, Расходы в текущем месяце/году и выводятся балансы на начало месяца/года. Это позволяет с первого взгляда понять сколько я заработал за год, сколько я могу потратить чтобы не уйти в минус или сделать другие выводы. Не скажу что я всегда придерживаюсь этих данных, но не зря же они высчитываются.