Какой формат файла будет самым компактным excel

Итак, сначала мы попытались разрешить пользователю загружать файлы CSV через браузер, который работал нормально (некоторые файлы занимают около 375 МБ). Однако, похоже, что клиент не примет это из-за а) форматирования чисел, б) удаления начальных нулей и в) изменения длинных чисел, таких как код состояния с 157839481905 до 1.58E10 .

Если вы использовали Excel, вы довольно хорошо знакомы с этими «я думал, что вы хотели это » поведения ..

Итак, нам нужно будет передать файл Excel, но есть ли другие форматы? (Предположим, что у пользователя есть доступ к последней версии Excel по этому вопросу)

Я считаю, что Excel может открыть правильно указанный файл XML в виде электронной таблицы, которая может содержать правильные инструкции «отформатировать это как текст», но для больших файлов, которые могут действительно выйти из-под контроля. Есть ли более оригинальный формат Excel, который является более компактным? Без так много разметки? Если вы знаете об этом, где это описано?

— РЕДАКТИРОВАТЬ —

Я думал, что помогу сообществу в том, что я нашел. Во-первых, мы попытались использовать ="0040" то есть равно перед кавычками. Работает, но слишком большой размер для большого файла, и Excel выходит из строя и вылетает.

Мы пробовали использовать специальный символ внутри кавычек, но это работало, но форматирование было проблемой.

Можете ли вы STREAM XLSX файл? НЕТ!

Причина: файл XLSX на самом деле является архивным файлом с двумя ключевыми файлами внутри, один из которых называется sharedStrings.xml, который представляет собой список всех значений ячеек UNIQUE, а другой — список ячеек, но с указанием номера на первый файл sharedStrings.xml. файл. Вся папка заархивирована, и вот, это ваш файл XLSX. Таким образом, файл XLSX должен быть собран, а не потоковым.

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам — возможно один или несколько из них укоротят вашего «переростка» до вменяемых размеров и разгонят его «тормоза»

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется. 

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

1. Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
3. Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows).
4. Повторите то же самое со столбцами.
5. Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а «в пустоту» ниже и/или правее.
6. Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов — XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и — ваши файлы: 

• XLSX — по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
• XLSM — то же самое, но с поддержкой макросов.
• XLSB — двоичный формат, т.е. по сути — что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато  размер — минимален.

Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам «по наследству» от предыдущих сотрудников) к новым форматам.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить — Очистить форматы (Clear — Clear Formats) на вкладке Главная (Home):

Особенно «загружают» файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств — кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting):

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик — Надстройки COM (Developer — COM Addins).

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

1. нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
2. найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View — Project Explorer)
3. удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши — Remove — дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением — No):

Также код может содержаться в модулях листов — проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов — все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas):

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) — они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format):

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane).

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:

Sub Delete_All_Pictures()
'макрос для удаления всех картинок на текущем листе

    Dim objPic As Shape

    For Each objPic In ActiveSheet.Shapes
        objPic.Delete
    Next objPic

End Sub

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) — вкладка Данные (Data) — снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):

Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную — на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard):

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование — Доступ к книге (Review — Share Workbook), то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку «Слишком много форматов ячеек». Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home — Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо — и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.

Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если  примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная — Очистить — Очистить примечания (Home — Clear — Clear Comments).

Если размер файла слишком велик, попробуйте сделать его более управляемым, следуя советам ниже.

Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)

Чтобы уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книги (XSLB), а не формата по умолчанию (XSLX). По умолчанию используется формат XML, что важно при использовании данных в сторонних программах, так как XML является открытым стандартом. Однако в большинстве целей двоичного формата достаточно и он сохраняется в файле меньшего формата.

1. Перейдите в меню > параметры >Сохранить.

2. В списке Сохранениефайлов в этом формате в списке Сохранить книги выберите Excel Двоичная книга.

   

Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию. Если вы хотите сохранить по умолчанию Excel книгу (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окке Сохранить как. 

Примечание: Если файл находится в SharePoint, возможно, вы не видите параметр Сохранить как. В этом случае вы можете сохранить копию на локальном диске, сохранить ее как двоичное, а затем заменить исходный файл новым двоичным.

1. Перейдите в > сохранить как и, если файл сохраняется впервые, выберите расположение.

2. В списке типов файлов выберите Excel Двоичная книга (XLSB).

   

Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)

Чтобы уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книги (XSLB), а не формата по умолчанию (XSLX). По умолчанию используется формат XML, что важно при использовании данных в сторонних программах, так как XML является открытым стандартом. Однако в большинстве целей двоичного формата достаточно и он сохраняется в файле меньшего формата.

1. Перейдите в меню > параметры >Сохранить.

2. В списке Сохранениефайлов в этом формате в списке Сохранить книги выберите Excel Двоичная книга.

Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию.

Если вы хотите сохранить по умолчанию Excel книгу (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как:

1. Выберите Файл > Сохранить как.

2. В списке Тип файла выберите Excel двоичной книги (XLSB).

Уменьшение количества таблиц

Если у вас есть таблицы с данными, которые вы не используете и которые не содержат формул, удалите их из таблицы. 

Чем больше точек данных в книге, тем больше размер файла. Если удалить неиспользование данных, размер файла уменьшится.

Сохранение изображений с более низким разрешением

1. Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.

2. В области Размер и качество изображениясделайте следующее:

   • Выберите Отменить редактирование данных. Этот параметр удаляет хранимые данные, которые используются для восстановления исходного состояния изображения после его изменения. Обратите внимание, что если удалить данные редактирования, восстановить изображение будет нельзя.

   • Убедитесь, что не выбрано сжатие изображений в файле.

   • В списке Разрешение по умолчанию выберите разрешение 150ppi или более низкое. В большинстве случаев разрешение не должно быть выше.

Сжатие рисунков

1. Выберите рисунок в документе. На ленте появится вкладка Формат рисунка.

2. На вкладке Формат рисунка в группе Настройка выберите Сжать рисунки.

3. В области Параметры сжатиясделайте следующее:

   • Чтобы сжать все рисунки в файле, снимайте снимок Применить только к этому рисунку. Если этот параметр выбран, изменения, внесенные здесь, будут влиять только на выбранный рисунок.

   • Выберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но вы не сможете их восстановить.

4. В области Разрешениесделайте следующее:

   • Выберите Использовать разрешение по умолчанию.

     

Не сохранения кэша данных с файлом

Если таблица содержит таблицу, можно уменьшить размер файла, не экономя кэш исходных данных в файле, а обновляя кэш данных при его открытие.

1. Выберите любую ячейку в таблице.

2. На вкладке Анализ таблицы в группе Таблица выберите Параметры.

3. В диалоговом окне Параметры таблицы выберите вкладку Данные и сделайте следующее:

   • Чтобы сохранить исходные данные с файлом, с помощью сохранения исходных данных с помощью сохранения.

   • Выберите Обновить данные при открытии файла.

     

См. также

Уменьшение размера файлов PowerPoint презентаций

Уменьшение размера файлов документов Word

Известно, что книги Excel становятся слишком медленными и тяжелыми, поскольку к ним добавляется больше данных / формул / изображений.

Иногда легко избавиться от лишнего недостатка и контролировать размер файла Excel, а иногда это не так.

А поскольку Excel не является веб-инструментом, большинство из нас работают и сотрудничают, отправляя файлы Excel по электронной почте. А большим файлом Excel, который весит 50 МБ, сложно поделиться с коллегами / клиентами.

В моей последней работе мы использовали почтовый клиент Lotus Notes, который работает медленно, и отправлял тяжелые файлы Excel, что было пыткой.

Хотя нет волшебного способа уменьшить размер книги Excel, есть несколько методов, которые вы можете использовать, чтобы сократить некоторые ошибки.

Советы по уменьшению размера файла Excel

Ниже приведены методы, которые вы можете использовать, чтобы уменьшить размер файла вашей книги Excel.

Для каждого совета я провел некоторое тестирование и добавил снимки, чтобы показать влияние на размер файла. Результаты, которые вы получите, будут варьироваться в зависимости от ваших данных и файлов.

Основываясь на своей книге, вы можете использовать один или несколько из этих советов.

Удалить ненужные рабочие листы / данные

Лучшие решения часто самые простые.

И эта техника – больше здравого смысла и меньше любого волшебства Excel.

Если у вас есть книга Excel, в которой есть некоторые листы, которые не нужны (и не используются в каких-либо формулах ), посмотрите, сможете ли вы избавиться от них.

Это напрямую связано с размером файла Excel. Поэтому, как только вы удалите некоторые из рабочих листов и сохраните рабочую книгу, вы сразу увидите уменьшенный размер файла.

Результаты теста:

Я создал файл Excel с 10 листами, где на каждом листе содержится 2,6 миллиона точек данных (26 столбцов с 100 000 точек данных в каждом столбце).

В результате размер этой книги составляет 143 МБ (и ее сохранение и открытие занимает довольно много времени).

Теперь, когда я удалил пять листов, размер уменьшился вдвое (дух).

Как видите, данные вашей рабочей таблицы напрямую связаны с размером файла.

Преобразовать в двоичный формат (XLSB)

Знаете ли вы, что простое сохранение файла Excel в формате XLSB может уменьшить размер файла?

Да, это правда.

Все, что вам нужно сделать, это при сохранении книги использовать формат .xlsb.

Вот шаги, чтобы сделать это:

1. Перейдите на вкладку «Файл».
2. Нажмите на Сохранить как.
3. Нажмите на Обзор.
4. В диалоговом окне «Сохранить как» измените тип файла на двоичную книгу Excel (.xlsb)

Результаты теста

У меня была книга Excel, которая занимала 14,6 МБ места.

После преобразования того же файла в формат XLSB мне удалось уменьшить размер до 10,4 МБ (уменьшение размера ~ 28%).

Что такое XLSB?

Когда вы сохраняете файл Excel (.xlsx или .xlsm), он сохраняется в формате XML.

Например, если я изменю расширение файла XLSX на ZIP, а затем открою его, это то, что я получаю.

И если я в дальнейшем зайду в папку «xl», а затем зайду в папку «Рабочий лист», он покажет мне рабочие листы в этой рабочей книге (и эти рабочие листы будут сохранены в виде XML-документа).

Теперь давайте сделаем то же самое с файлом XLSB.

Поэтому я сначала изменяю расширение файла на ZIP, затем открываю его и нахожу sheet1. Вот что вы получаете:

Вы заметите, что и XLSX, и XLSB сохраняют лист в другом формате.

XLSX / XLSM сохраняет его как файл XML, а XLSB сохраняет его как двоичный файл (.bin).

И, не вдаваясь в технические аспекты, XML-файлы имеют большой размер по сравнению с двоичным файлом.

Поэтому при сохранении книги Excel в формате XLSB размер файла уменьшается. В приведенном выше примере уменьшение размера составило ~ 30%.

XLSB против XLSX / XLSM

Когда дело доходит до использования формата XLSB, уменьшение размера является огромным преимуществом. Но вы должны быть немного осторожнее при работе с форматом XLSB.

Преимущества формата XLSB:

1. Это уменьшает размер файла Excel. Это может быть полезно, когда у вас есть большие файлы, и вы хотите поделиться им по электронной почте. Вы можете быстро уменьшить размер, сохранив его в XLSB.
2. Файлы XLSB, как правило, открываются и сохраняются быстрее, чем файлы XML. На основании ограниченных тестов, которые я сделал, файлы XLSB открывались и экономили на 25-50% быстрее. Эта разница заметна только в больших файлах Excel. С меньшими файлами XLSB и XLSX работают быстро.

Хотя XLSB выглядит великолепно, есть несколько причин, по которым вам следует придерживаться использования файлов XLSX / XLSM:

1. С форматом XLSB у вас нет возможности узнать, есть ли у него макрос или нет. Это делает его более рискованным, поскольку кто-то может использовать его для выполнения вредоносного кода.
2. Файлы XLSB кодируются в собственном формате bin, а XML – в формате с открытым исходным кодом для чтения. Это означает, что если вы используете сторонние инструменты с Excel, лучше использовать формат XML.
3. Power Query не может прочитать данные из файла XLSB. Поэтому, если вы используете Power Query, лучше, чтобы ваши данные были в форматах XLSX / XLSM.

Как правило, если размер вашего файла небольшой (менее 5 МБ), лучше придерживаться форматов XLSX / XLSM.

Исходя из того, что я слышал от людей и читал на многих форумах, многие люди предпочитают использовать XLSB в качестве формата файлов, когда речь идет об использовании Excel.

Вот хорошая статья о понимании формата XLSB.

Удалить ненужные формулы

Слишком много формул приведет к увеличению размера файла вашей книги.

Поэтому, если у вас есть набор данных, который вам нужен, но не требует формул, лучше преобразовать эти формулы в значения.

Вот шаги для быстрого преобразования формул в значения в Excel:

1. Выберите весь рабочий лист / набор данных.
2. Нажмите клавишу F5 .
3. В диалоговом окне «Перейти к» нажмите «Специальные».
4. В диалоговом окне «Перейти к спец.» Выберите «Формулы».
5. Нажмите ОК.

Вышеуказанные шаги будут выбирать все ячейки, в которых есть формула.

Теперь используйте приведенные ниже шаги для преобразования этих формул в значения:

1. Копировать выделенные ячейки (control + C)
2. Перейдите на вкладку «Главная».
3. В группе «Буфер обмена» нажмите «Вставить».
4. Нажмите на иконку Вставить значение.

Вышеуказанные шаги будут преобразовывать все ячейки с формулами в значения.

Результаты теста

Я создал файл Excel с 2,7 миллионами точек данных (1048576 * 26), а затем добавил три столбца с формулами (SUM, COUNT и AVERAGE).

Затем я преобразовал эти формулы в значения и сохранил файл с другим именем.

Ниже приведен результат:

Размер файла без формул примерно на 8% меньше (и учтите, что у меня было только 3 столбца формул).

Если у вас есть много формул, это может добавить к размеру.

Сжатие изображений (до и после загрузки)

Если вы работаете с файлами Excel, в которых есть изображения, вам необходимо оптимизировать эти изображения и убедиться, что их размер меньше.

Проблема с изображениями заключается в том, что при их сжатии качество также снижается, чего вы, возможно, не хотите.

При работе с изображениями лучший способ сохранить размер файла Excel – это сжать изображения перед тем, как вставить их в Excel.

Хороший онлайн-инструмент для этого – TinyPNG  (или вы можете использовать Photoshop или любой другой подобный инструмент).

Это бесплатный инструмент, который может уменьшить размер изображения до 90% и при этом поддерживать достойное качество изображения.

Ниже приведен скриншот, на котором мне удалось сжать изображение размером от 3,9 МБ до 331 КБ с минимальной потерей качества.

После того, как вы загрузили эти сжатые изображения в Excel, вы можете дополнительно сжать их, используя встроенную опцию в Excel.

Вот шаги, чтобы сжать изображение в Excel:

1. Выберите изображение, которое вы хотите сжать.
2. Нажмите на вкладку Формат инструментов изображения. Это контекстная вкладка, которая появляется только при нажатии на изображение.
3. В группе «Настроить» нажмите «Сжать изображение».
4. В диалоговом окне «Сжать картинки»:
   • Снимите флажок «Применить только к этому изображению», если вы хотите сжать все изображения в рабочей книге.
   • Выберите Email (96 ppi) для максимального сжатия.
5. Нажмите ОК.
6. Сохраните файл.

Это сожмет все изображения и поможет вам уменьшить размер файла вашей книги Excel.

Результаты теста:

Я использовал опцию сжатия изображения в Excel, используя одно изображение.

Ниже приведены результаты:

При использовании параметра сжатия изображения размер файла уменьшился с 445 КБ до 43 КБ (~ 90% уменьшения размера файла).

Это также будет зависеть от изображения. Уже сжатое изображение может не привести к значительному уменьшению размера.

Удалить Pivot Cache для экономии места

Если вы работаете с таблицами Pivot и работаете с большими файлами Excel, знание о кэше Pivot может оказаться полезным.

Когда вы создаете сводную таблицу  с использованием набора данных, Excel автоматически создает сводный кэш.

Сводный кеш – это объект, который содержит точную копию источника данных.

Пока вы его не видите, он является частью рабочей книги и подключен к сводной таблице. Когда вы вносите какие-либо изменения в сводную таблицу, она не использует источник данных, а использует сводную кэш-память.

Хотя вы думаете, что вы напрямую связаны с исходными данными, в действительности вы получаете доступ к сводному кешу (а не к исходным данным) при внесении изменений в сводную таблицу.

Теперь, когда вы создаете реплику набора данных, требуется некоторое пространство.

Поэтому, как только вы создадите сводную таблицу, вы заметите, что размер файла Excel увеличится.

В приведенном выше примере, как только я добавляю сводную таблицу, размер файла увеличивается в два раза.

Теперь есть два способа уменьшить размер файла при работе с сводными таблицами.

1. Сохраните исходные данные и удалите сводный кэш
2. Сохраните сводный кэш и удалите исходные данные.

Давайте посмотрим на оба эти метода.

Сохранить исходные данные и удалить сводный кэш

Когда вы закончите работу с сводной таблицей и сохраните ее, вы можете заставить Excel сохранять только исходные данные и итоговую сводную таблицу, а не сводный кэш.

Это сделает ваш файл Excel легче, и у вас будет возможность воссоздать кэш сводной таблицы, когда он понадобится в следующий раз.

Ниже представлена ​​разница в размере при сохранении файла Excel с Pivot Cache и без него.

Вот шаги, чтобы НЕ сохранять сводный кэш:

1. Выберите любую ячейку в сводной таблице.
2. Перейдите на вкладку «Анализ».
3. Нажмите на значок «Параметры» сводной таблицы.
4. В диалоговом окне «Параметры сводной таблицы» перейдите на вкладку «Данные».
5. В параметрах данных сводной таблицы снимите флажок «Сохранить исходные данные в файл». Этот параметр гарантирует, что сводный кэш не сохраняется при сохранении книги (и помогает уменьшить размер файла Excel).
6. Отметьте опцию «Обновить данные при открытии файла». Эта опция гарантирует, что как только вы откроете рабочую книгу, сводная таблица обновится, и сводный кэш будет автоматически создан. Если вы не отметите эту опцию, вам придется обновить сводную таблицу вручную, чтобы сгенерировать сводный кэш.
7. Нажмите ОК.

Теперь, когда вы сохраните файл с помощью сводной таблицы, вы заметите уменьшенный размер файла.

Сохраните сводный кэш и удалите исходные данные.

Другой способ уменьшить размер файла Excel – удалить исходные данные сводной таблицы и сохранить только сводный кэш.

Это работает, поскольку сводный кэш является зеркальным отражением ваших данных, и вы не обращаетесь к исходным данным при внесении изменений в сводную таблицу, вместо этого вы используете сводный кэш.

Ниже приведены результаты, когда я сохранил файл Excel без исходных данных.

Для этого просто удалите данные (либо удалив данные, либо рабочий лист с данными).

Если вы хотите получить исходные данные, дважды щелкните ячейку «Общий итог» в сводной таблице, и она мгновенно сгенерирует весь набор данных в новой рабочей таблице.

Сжать файл (ZIP IT)

Это то, что вы можете сделать за пределами приложения Excel.

Когда вы заархивируете файл Excel, вы сразу увидите уменьшение размера примерно на 10-15%.

Затем вы можете отправить этот заархивированный файл по электронной почте, и получатель может распаковать файл и использовать книгу Excel.

Вот шаги, чтобы сжать файл Excel (для Windows):

1. Щелкните правой кнопкой мыши файл Excel
2. Наведите курсор на параметр Отправить.
3. Нажмите на кнопку «Сжатая (заархивированная) папка».

Это создаст заархивированный файл для выбранной книги Excel.

Вы также заметите уменьшение размера файла (как показано ниже).

Результаты теста

С помощью этой техники мне удалось уменьшить размер файла книги Excel на 8%.

Этот метод работает лучше для файлов, которые находятся в диапазоне 20-50 МБ. По мере увеличения размера файла процентное уменьшение не очень велико.

Удалить форматирование данных

Форматирование данных, такое как применение цвета фона, добавление границ или изменение стиля шрифта, может увеличить размер файла.

Хотя, основываясь на моих тестах, я заметил, что это не имеет большого влияния.

Ниже приведены размеры двух рабочих книг Excel: одна с 2,6 миллионами точек данных (на одной рабочей таблице), а другая с теми же данными, но с примененным к ним форматированием (цвет ячейки, рамка и курсив).

Результаты теста

Вы можете видеть, что разница между этими двумя файлами не так уж велика (хотя она имеет значение, когда у вас много данных).

Файл с данными составляет 14,6 МБ, а файл с данными и форматированием – 14,9 МБ.

Поэтому, если вы хотите уменьшить размер файла вашей рабочей книги Excel, вы можете найти форматирование, которое вам не нужно. Удаление этого может сэкономить вам место на диске.

Вот шаги, чтобы немедленно удалить все форматирование, сохраняя данные нетронутыми:

1. Выберите весь набор данных (из которого вы хотите удалить форматирование).
2. Перейдите на вкладку «Главная».
3. В группе «Редактирование» нажмите «Очистить».
4. Нажмите «Очистить форматы».
5. Сохраните книгу.

Удалить условное форматирование

Как и обычное форматирование данных, условное форматирование также увеличивает размер файла.

Однако, основываясь на моих тестах, я заметил, что разница меньше (если только вы не применили несколько правил к нескольким листам с огромными наборами данных).

Тем не менее, это хорошая идея удалить условное форматирование из любого набора данных, где он вам не нужен.

Помимо размера, есть еще одна веская причина для удаления условного форматирования – СКОРОСТЬ.

Условное форматирование является изменчивым, и всякий раз, когда в листе есть какие-либо изменения, оно пересчитывается. Это может привести к замедлению работы книги.

Результаты теста

Я создал файл с 27,2 миллионами точек данных и применил к нему 5 правил условного форматирования.

Разница в размере, кажется, составляет всего несколько килобайт.

Также Читайте : Советы, чтобы сделать Медленные Таблицы Excel Быстро

Советы по повышению производительности Excel

Хотя описанные выше методы помогут вам уменьшить размер файла Excel, вот несколько дополнительных советов по повышению производительности рабочих книг Excel:

1.  Избегайте использования летучих формул. Помимо увеличения размера файла, изменчивые формулы также замедляют работу ваших книг. Примеры энергозависимых функций включают  RAND , TODAY , OFFSET , INDIRECT и т. Д.
2. Если вам нужно создавать сводки большого набора данных, а не использовать формулы, посмотрите, можно ли вместо этого использовать сводную таблицу. Сводная таблица является быстрой и очень интуитивной по сравнению с формулами.
3. Если вы извлекаете данные из нескольких источников или объединяете данные из нескольких файлов , используйте Power Query для получения и преобразования данных. Вы можете сохранить данные как соединение Power Query вместо того, чтобы хранить их на рабочем листе. Вы можете легко создать сводную таблицу, используя соединения, созданные с помощью Power Query.
4. Преобразуйте ваши табличные данные в таблицу Excel и используйте таблицу Excel в формулах. Это ускоряет работу вашей книги и упрощает управление формулами, созданными с помощью структурированных ссылок таблицы Excel (так как они более интуитивно понятны).
5. Избегайте ссылок на всю строку или столбец в формуле. Это поможет вашим формулам быть более эффективными.
6. Если в рабочей книге много формул, отключите автоматический расчет и переключитесь на ручной расчет. При этом каждый раз, когда происходит изменение в листах, формулы не пересчитываются. Это можно сделать, перейдя на вкладку «Формула» и изменив «Параметры расчета».

Всем привет!

Сегодня расскажу о проблемах самого популярного табличного офисного редактора Microsoft Excel, и как с этим бороться…

Бывает так, что файл книги Microsoft Excel содержащий несколько листов по 1000 строк, с простыми формулами и без связанных таблиц начинает весить непомерно много  — 100 или даже 200 мегабайт, при этом открывается файл очень долго, иногда бывает даже сохраняться отказывается. Что делать в этом случае? Давайте разбираться.

В этой статье я хочу предложить несколько вариантов борьбы с «тяжелыми» файлами Microsoft Excel, которыми пользуюсь сам. Так же, в комментариях с удовольствием почитаю ваши варианты борьбы с тормозами и оптимизацией размера .xls и .xlsx файлов.

Первое. Пустые ячейки с данными.

Такая ситуация может возникнуть в следствии копирования. Это так же может произойти, если данные в документ excel вставляются листами или столбцами/строками из файлов, созданных в ИНФИН, 1С, SAP и других подобных ERP-системах. Объясняется это тем, что они генерируют в файл «пустые» ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. Со временем файл становится очень объемным, так как забивается этими невидимыми глазу данными.
Для автоматического удаления этих пустых ячеек есть отличный макрос, который вычистит все пустые ячейки автоматически, после чего торможение при работе с файлом, а так же его размер сильно сократится:

Sub DeleteAllTextBox()

Dim oSh As Shape

For Each oSh In ActiveSheet.Shapes

oSh.Delete

Next oSh

End Sub

Отработав, через какое-то время он очистит пустые ячейки, после чего можно сохранить документ и, как говориться, почувствовать разницу!

Второе. Очищаем неиспользуемый диапазон листа.

Если в вашей книге Excel есть таблица с данными, допустим 10 на 10, но это не значит что остальные ячейки листа пустые (особенно часто это происходит при копировании данных). Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Поправить ситуацию достаточно просто, для этого нужно:

1. 1. Выделяем первую пустую строку под вашей таблицей;
   2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз (после этого должны выделится все пустые строки до конца листа в книге);
      
   3. Удалите их, через меню ленты: Главная – Удалить – Удалить строки с листа (или горячей клавишей Ctrl+знак минус);
   4. Те же операции по удалению проделываем и со столбцами.
   5. Если ваша книга Excel содержит один лист, то пропускаем этот пункт и переходим к пункту 6, если у вас в книге много листов, то вышеприведенные операции нужно повторить на каждом листе, при этом, при нажатии комбинации клавиш Ctrl+End активная ячейка перемещается не на последнюю ячейку с заполненными данными, а в пустую ячейку, которая может быть ниже или правее.
   6. Сохраняем наш очищенный xlsx-файл. Теперь самое время проверить размер файла:
      

Как видите, достаточно несложные манипуляции могут помочь оптимизировать файлы Microsoft Excel, главное найти правильный подход.

Третье. Пересохраняем файл.

Бывает и так, что скрипт приведенный выше не панацея, и после того как он отработал размер файла не уменьшился. Переходим к варианту 2: попробуйте сохранить файл в бинарном формате Excel. Смотрите, что получилось у меня, на примере все того же 111-мегабайтного файла:

После сохранения наш файл сильно похудел и уменьшился в размере, при том что мы не проводили никаких дополнительных чисток:

Как видно из скриншота, наш файл стал занимать объем в почти в 22 раза меньший,  просто при смене формата с .xlsx в xlsb. Открываться он стал быстрей, при этом мы не потеряли функционал файла, формулы, стили и оформление — все это сталось на месте.

Послесловие

Про Формат файла. Еще раз. Со всей внимательностью отнеситесь к формату файла. Если у вашего Excel-документа формат файла .xls, не поленитесь пересохранить его в новый формат .xlsx. И сейчас я кратко объясню почему это необходимо сделать:

Дело в том, что формат *.xls давно и безвозвратно устарел, Microsoft перетягивает поддержку этого формата от версии к версии лишь для устранения проблем совместимости со старыми документами.

Начиная с версии Excel 2007 компания-разработчик Microsoft ввела новые, современные форматы файлов.

Формат .xlsx — это структурированный, по сути заархивированный xml-файл, который при том же объеме данных способен быть в среднем 6 раз меньше устаревшего .xls.

Формат .xlsm используется для макросов.

Формат .xlsb — бинарный формат, который в 2 раза более компактен но уже по сравнению с .xlsx.

Если на работе или дома вы увидели, что коллеги или родные работают со старым форматом Excel-документов порекомендуйте им пересохранить их в новый, современный формат. Старый – это архаизм.

Заключение

На данный момент я рассказал вам о 3-х вариантах оптимизации и очистки .xls и .xlsx файлов от мусора, который увеличивает объем документа и приводит к торможению. Какой метод лучше и каким пользоваться? — В итоге решать вам.

Подписывайтесь на обновления! Всем удачи и добра!

При работе в Экселе некоторые таблицы достигают довольно внушительного размера. Это приводит к тому, что размер документа увеличивается, иногда достигая даже десятка мегабайт и более. Увеличение веса книги Excel приводит не только к увеличению занимаемого им места на жестком диске, но, что ещё более важно, к замедлению скорости выполнения различных действий и процессов в ней. Попросту говоря, при работе с таким документом программа Excel начинает тормозить. Поэтому актуальным становится вопрос оптимизации и сокращения размеров подобных книг. Давайте разберемся, как можно уменьшить размер файла в Экселе.

Процедура уменьшения размера книги

Оптимизировать разросшийся файл следует сразу по нескольким направлениям. Многие пользователи не догадываются, но зачастую книга Excel содержит много ненужной информации. Когда файл небольшой на это никто особого внимания не обращает, но если документ стал громоздким, нужно оптимизировать его по всем возможным параметрам.

Способ 1: уменьшение рабочего диапазона

Рабочий диапазон – это та область, действия в которой запоминает Excel. При пересчете документа программа пересчитывает все ячейки рабочей области. Но она не всегда соответствует тому диапазону, в котором действительно работает пользователь. Например, нечаянно поставленный пробел далеко внизу от таблицы расширит размер рабочего диапазона до того элемента, где этот пробел находится. Получается, что Эксель при пересчете каждый раз будет обрабатывать кучу пустых ячеек. Посмотрим, как можно устранить данную проблему на примере конкретной таблицы.

1. Вначале взглянем на её вес перед оптимизацией, чтобы сравнить каковым он будет после выполнения процедуры. Это можно сделать, переместившись во вкладку «Файл». Переходим в раздел «Сведения». В правой части открывшегося окна указаны основные свойства книги. Первым же пунктом свойств является размер документа. Как видим, в нашем случае он составляет 56,5 килобайт.



2. Прежде всего, следует выяснить, насколько реальная рабочая область листа отличается от той, которая действительно нужна пользователю. Это сделать довольно просто. Становимся в любую ячейку таблицы и набираем комбинацию клавиш Ctrl+End. Excel тут же перемещается к последней ячейке, которую программа считает конечным элементом рабочей области. Как видим, в конкретно нашем случае это строка 913383. Учитывая то, что реально таблица занимает только шесть первых строк, можно констатировать факт, что 913377 строчек являются, по сути, бесполезным грузом, который не только увеличивает размер файла, но, из-за постоянного пересчета всего диапазона программой при выполнении любого действия, приводит к замедлению работы над документом.
   

   Конечно, в реальности такой большой разрыв между фактическим рабочим диапазоном и тем, который за него принимает Excel, бывает довольно редко, и мы взяли такое большое количество строк для наглядности. Хотя, иногда бывают даже случаи, когда рабочей областью считается вся площадь листа.

3. Для того, чтобы устранить эту проблему, нужно удалить все строки, начиная от первой пустой и до самого конца листа. Для этого выделяем первую ячейку, которая находится сразу же под таблицей, и набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.



4. Как видим, после этого были выделены все элементы первого столбца, начиная от указанной ячейки и до конца таблицы. Затем щелкаем по содержимому правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Удалить».
   

   Многие пользователи пытаются произвести удаление, нажав на кнопку Delete на клавиатуре, но это не правильно. Данное действие очищает содержимое ячеек, но не удаляет их сами. Поэтому в нашем случае оно не поможет.

5. После того, как мы выбрали пункт «Удалить…» в контекстном меню, открывается небольшое окошко удаления ячеек. Выставляем в нем переключатель в позицию «Строку» и щелкаем по кнопке «OK».



6. Все строки выделенного диапазона были удалены. Обязательно пересохраняем книгу, нажав на иконку дискеты в левом верхнем углу окна.



7. Теперь посмотрим, как это нам помогло. Выделяем любую ячейку таблицы и набираем сочетание клавиш Ctrl+End. Как видим, Excel выделил последнюю ячейку таблицы, а это значит, что именно она теперь является последним элементом рабочей области листа.



8. Теперь перемещаемся в раздел «Сведения» вкладки «Файл», чтобы узнать насколько сократился вес нашего документа. Как видим, он теперь составляет 32,5 Кбайт. Напомним, что до проведения процедуры оптимизации его размер составлял 56,5 Кб. Таким образом, он был уменьшен более чем в 1,7 раза. Но в данном случае главным достижением является даже не сокращение веса файла, а то, что теперь программа освобождена от пересчета фактически незадействованного диапазона, что существенно повысит скорость обработки документа.

Если в книге несколько листов, с которыми вы работаете, нужно провести подобную процедуру с каждым из них. Это позволит ещё больше уменьшить размер документа.

Способ 2: устранение избыточного форматирования

Ещё одним важным фактором, который делает документ Excel более тяжелым, является избыточное форматирование. Сюда можно отнести применение различных видов шрифтов, границ, числовых форматов, но в первую очередь это касается заливки ячеек различными цветами. Так что перед тем, как дополнительно отформатировать файл, нужно дважды подумать, а обязательно ли стоит это делать или без данной процедуры можно легко обойтись.

Особенно это касается книг, содержащих большое количество информации, которые сами по себе уже имеют немалый размер. Добавление форматирования в книгу может увеличить её вес даже в несколько раз. Поэтому нужно выбрать «золотую» середину между наглядностью представления информации в документе и размером файла, применять форматирование только там, где оно действительно необходимо.

Ещё одним фактором, связанным с форматированием, утяжеляющим вес, является то, что некоторые пользователи предпочитают отформатировать ячейки «с запасом». То есть, они форматируют не только саму таблицу, но и диапазон, который находится под ней, иногда даже до конца листа, с расчетом на то, что, когда в таблицу будут добавляться новые строки, не нужно будет каждый раз форматировать их снова.

Но неизвестно, когда именно будут добавляться новые строки и как много их добавится, а таким предварительным форматированием вы утяжелите файл уже прямо сейчас, что отрицательно также скажется и на скорости работы с данным документом. Поэтому, если вы и применили форматирование к пустым ячейкам, не входящим в таблицу, то его обязательно следует убрать.

1. Прежде всего, нужно выделить все ячейки, которые расположены ниже диапазона с данными. Для этого кликаем по номеру первой пустой строки на вертикальной панели координат. Выделяется вся строчка. После этого применяем уже знакомую нам комбинацию горячих клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.



2. После этого весь диапазон строк ниже части таблицы, заполненной данными, будит выделен. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по значку «Очистить», который расположен на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Открывается небольшое меню. Выбираем в нем позицию «Очистить форматы».



3. После этого действия во всех ячейках выделенного диапазона форматирование будет удалено.



4. Таким же образом можно удалить ненужное форматирование в самой таблице. Для этого выделяем отдельные ячейки или диапазон, в котором считаем форматирование минимально полезным, нажимаем на кнопку «Очистить» на ленте и из списка выбираем пункт «Очистить форматы».



5. Как видим, форматирование в выделенном диапазоне таблицы было полностью удалено.



6. После этого возвращаем данному диапазону некоторые элементы форматирования, которые считаем уместными: границы, числовые форматы и т.д.

Вышеописанные действия помогут существенно уменьшить размер книги Excel и ускорить работу в ней. Но лучше изначально использовать форматирование только там, где оно по-настоящему уместно и необходимо, чем потом тратить время на оптимизацию документа.

Урок: Форматирование таблиц в Экселе

Способ 3: удаление ссылок

В некоторых документах очень большое количество ссылок, откуда подтягиваются значения. Это тоже может серьезно тормозить скорость работы в них. Особенно сильно на этот показать влияют внешние ссылки на другие книги, хотя и внутренние ссылки тоже негативно отражаются на быстродействии. Если источник, откуда ссылка берет информацию, не является постоянно обновляемым, то есть, смысл заменить ссылочные адреса в ячейках на обычные значения. Это способно увеличить скорость работы с документом. Посмотреть, ссылка или значение находится в конкретной ячейке, можно в строке формул после выделения элемента.

1. Выделяем область, в которой содержатся ссылки. Находясь во вкладке «Главная», щелкаем по кнопке «Копировать» которая расположена на ленте в группе настроек «Буфер обмена».
   

   В качестве альтернативы после выделения диапазона можно использовать сочетание горячих клавиш Ctrl+C.

2. После того, как скопировали данные, не снимаем выделения с области, а кликаем по ней правой кнопкой мыши. Производится запуск контекстного меню. В нем в блоке «Параметры вставки» нужно произвести щелчок по значку «Значения». Он имеет вид пиктограммы с изображенными цифрами.



3. После этого все ссылки в выделенной области будут заменены статистическими значениями.

Но нужно помнить, что этот вариант оптимизации книги Excel не всегда приемлем. Его можно применять только тогда, когда данные из первоисточника не являются динамическими, то есть, не изменятся со временем.

Способ 4: изменения формата

Ещё одним способом существенно сократить размер файла является изменение его формата. Этот способ, наверное, больше всех остальных помогает сжать книгу, хотя и выше представленными вариантами тоже нужно пользоваться в комплексе.

В Экселе существуют несколько «родных» форматов файлов – xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls являлся базовым расширением для программы версии Excel 2003 и ранее. Он является уже устаревшим, но, тем не мене, многими пользователями продолжает до сих пор применяться. К тому же, бывают случаи, когда приходится возвращаться к работе со старыми файлами, которые были созданы много лет назад ещё во времена отсутствия современных форматов. Не говоря уже о том, что с книгами с данным расширением работают многие сторонние программы, которые не умеют обрабатывать более поздние варианты документов Excel.

Нужно отметить, что книга с расширением xls имеет гораздо больший размер, чем современный её аналог формата xlsx, который в нынешнее время Эксель использует, как главный. В первую очередь, это связано с тем, что файлы xlsx, по сути, являются сжатыми архивами. Поэтому, если вы используете расширение xls, но желаете уменьшить вес книги, то это можно сделать просто пересохранив её в формате xlsx.

1. Для конвертирования документа из формата xls в формат xlsx переходим во вкладку «Файл».



2. В открывшемся окне сразу обращаем внимание на раздел «Сведения», где указано, что в настоящее время вес документа составляет 40 Кбайт. Далее щелкаем по наименованию «Сохранить как…».



3. Открывается окно сохранения. При желании можно перейти в нем в новую директорию, но большинству пользователей удобнее хранить новый документ там же, где и исходник. Наименование книги при желании можно сменить в поле «Имя файла», хотя и не обязательно. Самым важным в данной процедуре является выставить в поле «Тип файла» значение «Книга Excel (.xlsx)». После этого можно жать на кнопку «OK» в нижней части окна.



4. После того, как сохранение произведено, перейдем в раздел «Сведения» вкладки «Файл», чтобы посмотреть, насколько уменьшился вес. Как видим, он теперь составляет 13,5 Кбайт против 40 Кбайт до проведения процедуры конвертирования. То есть, одно только сохранение в современном формате позволило сжать книгу почти в три раза.

Кроме того, в Экселе существует ещё один современный формат xlsb или двоичная книга. В нем документ сохраняется в бинарной кодировке. Эти файлы весят ещё меньше, чем книги в формате xlsx. К тому же, язык, на котором они записаны, ближе всего для программы Excel. Поэтому она работает с такими книгами быстрее, чем с любым другим расширением. При этом книга указанного формата по функциональности и возможностям применения различных инструментов (форматирование, функции, графики и т.д.) ни в чем не уступает формату xlsx и превосходит формат xls.

Основная причина, почему xlsb не стал форматом по умолчанию в Excel, заключается в том, что с ним практически не умеют работать сторонние программы. Например, если вам нужно будет экспортировать информацию из Excel в программу 1C, то это можно будет сделать с документами xlsx или xls, но не с xlsb. Но, если вы не планируете перенос данных ни в какую-то стороннюю программу, то смело можете сохранять документ в формате xlsb. Это позволит вам уменьшить размер документа и увеличит скорость работы в нем.

Процедура сохранения файла в расширении xlsb аналогична той, какую мы проделывали для расширения xlsx. Во вкладке «Файл» кликаем по пункту «Сохранить как…». В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файла» нужно выбрать вариант «Двоичная книга Excel (*.xlsb)». Затем щелкаем по кнопке «Сохранить».

Смотрим на вес документа в разделе «Сведения». Как видим, он уменьшился ещё больше и теперь составляет всего 11,6 Кбайт.

Подводя общие итоги, можно сказать, что если вы работает с файлом в формате xls, то наиболее эффективным способом уменьшить его размер является пересохранение в современных форматах xlsx или xlsb. Если же вы уже используете данные расширения файлов, то для уменьшения их веса следует правильно настроить рабочую область, убрать избыточное форматирование и ненужные ссылки. Наибольшую отдачу вы получите, если произведете все эти действия в комплексе, а не ограничитесь только одним вариантом.

Таблицы XLS могут весить несколько десятков мегабайт. Хотя это не критично для жесткого диска или даже самой маленькой флешки, это очевидно по скорости обработки самого файла. Файлы большего размера открываются медленнее, и с ними труднее работать.

Предлагаем инструкцию, как уменьшить размер файла Excel и ускорить работу с таблицами.

Уменьшить рабочую зону

Часто рабочая область файла xls не совпадает с реальной. После открытия программа обрабатывает кучу пустых ячеек, которые не нужны для работы. В результате увеличивается и размер файла, и скорость работы с ним.

Откройте таблицу и нажмите Ctrl + End. Программа переместит вас на последнюю строку, которую она считает работающей. Сравните, где на самом деле заканчивается ваша таблица, и окончательный номер ячейки.

Например, ваша таблица на самом деле закончилась на строке 667, и после нажатия клавиш Ctrl + End мы переместились на строку 1971. Оказывается, нам не нужны 1304 строки, но программа считает их работающими и обрабатывает их, когда открыт.

Нам нужно удалить лишние строки и ячейки. Щелкните первую пустую ячейку под таблицей, нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift и стрелку вниз. Это выделит все пустые строки. Забавно, что у нас было назначено более 60 000 линий, и только в 1971 году.

Щелкните правой кнопкой мыши выбранную область и нажмите «Удалить». Используйте только этот метод удаления, не нажимайте клавишу Delete, потому что клавиша Delete удаляет только содержимое таблицы, но не саму таблицу.

Далее появится сообщение, в котором мы выбираем «Линия» и нажимаем ОК.

Следует уменьшить размер файла и сократить время обработки.

Лишнее форматирование

Создайте таблицу с минимальным форматированием. Если специфика вашей работы не требует выделения ячеек другого цвета и другого вида, откажитесь от этого. Выделение текста полужирным шрифтом или курсивом также увеличивает нагрузку на таблицу на несколько десятых килобайта.

То же самое и с таблицей с картинками. Удалите ненужные изображения.

Сжатие изображений

Но если вы по-прежнему не можете удалить изображение или фотографию из документа, вы можете сжать их. Выберите изображение и щелкните вкладку «Формат». Здесь мы должны выбрать пункт «Сжать изображения».

Установим настройки, как показано на скриншоте, и нажмем «ОК».

Качество изображения не сильно изменилось, но его размер уменьшился. Это можно сделать с другими изображениями в таблице.

Удаление ссылок

Внутренние и внешние ссылки в таблице утяжеляют файл. По возможности избавьтесь от них. Но вы должны делать это осторожно: если ссылки в таблице динамические и со временем будут меняться, вы не можете удалить этот контент. Если таблица содержит статические данные, которые не изменятся, удалите ссылки (замените их статическими).

Выберите область подключения. Скопируйте их, используя клавиши Ctrl + C, затем щелкните правой кнопкой мыши выбранную область. В параметрах вставки выберите пункт «Значение» (указано на скриншоте).

Сохраняем файл в другом формате

Формат XLS несколько устарел, потому что теперь в новых версиях Excel используется сжатый формат XLSX (по аналогии с Word — docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, щелкните контекстное меню «Файл» в верхней части таблицы и нажмите «Сохранить как».

Сохраните файл на свой компьютер, используя тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет меньше весить. Для сравнения: наш xls-файл весил чуть более 200 КБ, а новый xlsx был более чем вдвое меньше: 78 КБ.

Сжатие файлов онлайн

вы можете использовать онлайн-сервисы, предлагающие сжатие файлов Excel. Один из них — Wecompress (https://www.wecompress.com/ru/). Перейдем на главную страницу и выберем файл, нажав на знак плюса.

Дождитесь завершения сжатия. Чем больше размер файла, тем больше времени требуется.

В нашем случае сервис не нашел никаких элементов, которые можно было бы сжать, о чем мы видели сообщение.

Давайте попробуем взять таблицу с изображением, чтобы увидеть, насколько хорошо работает сервис.

Мы загрузили файл размером 856 КБ, и в результате получилось 356 КБ. Сервис быстро удалил ровно 500 КБ лишнего места.

Кстати, вы можете установить расширение Wecompress для браузера Google Chrome.

Итоги

Итак, есть 6 способов сжать электронную таблицу Excel:

• убрать ненужное форматирование;
• удалить пустые строки и ячейки;
• удалить ссылки или сделать их статичными;
• сжимать изображения внутри таблицы;
• изменить разрешение файла на xlsx;
• воспользуйтесь онлайн-сервисом и сожмите файл.

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам — возможно один или несколько из них укоротят вашего «переростка» до вменяемых размеров и разгонят его «тормоза» 🙂

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется.

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

1. Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
3. Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows) .
4. Повторите то же самое со столбцами.
5. Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а «в пустоту» ниже и/или правее.
6. Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов — XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и — ваши файлы:

• XLSX — по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
• XLSM — то же самое, но с поддержкой макросов.
• XLSB — двоичный формат, т.е. по сути — что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато размер — минимален.

Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам «по наследству» от предыдущих сотрудников) к новым форматам.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить — Очистить форматы (Clear — Clear Formats) на вкладке Главная (Home) :

Особенно «загружают» файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств — кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting) :

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик — Надстройки COM (Developer — COM Addins) .

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

1. нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
2. найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View — Project Explorer)
3. удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши — Remove — дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением — No):

Также код может содержаться в модулях листов — проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов — все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas) :

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) — они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format) :

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane) .

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) — вкладка Данные (Data) — снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):

Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную — на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard) :

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование — Доступ к книге (Review — Share Workbook) , то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку «Слишком много форматов ячеек». Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home — Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо — и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.

Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная — Очистить — Очистить примечания (Home — Clear — Clear Comments) .

Пустой файл Excel много весит

Значит есть в файле один листик и в нем пару колонок на 200 текстовых полей.
При этом файл весит 30Мб!
Если удалить этот единственный лист, то файл станет занимать 1,6 Мб, что тоже очень много для пустого файла.
Макросов и скрытых листов нет. В чем еще может быть дело?
Ctrl-A delete не помогает 🙁

ctrl+N, alt+tab, ctrl+A, ctrl+C, alt+tab, ctrl+V помогают?

эксель 2003 или 2007? сколько строчек, если движок вниз до конца протащить?

может там сохраняется информация, связанная, например, с форматом ячеек — типа число там или текст. даже если ячейка пустая, она содержит инфу о самой себе.

Alt+F11, проверь файл на наличие модулей, форм VBA и т.п.

эксель 2003 или 2007? сколько строчек, если движок вниз до конца протащить? 2003 Эксель
Всего строк 65000. Использовано 0

может там сохраняется информация, связанная, например, с форматом ячеек — типа число там или текст. даже если ячейка пустая, она содержит инфу о самой себе. Установка формата General на весь лист не изменила размер.

попробуй вырезать эти колонки и вставить в новый эксель-файл. мб форматирование какое-то на пустых ячейках осталось. только вырезать те ячейки, в которые есть значение, а не полностью столбцы.

Как-то раз ходил такой файлик по рукам, никто не знал, в чем причина.
я первым делом наугад ткнул в закладку стилей, оттуда вывалился список на несколько тысяч строк.

закладку стилей, где такая закладка? и что вообще понимается в данном контексте под закладкой?
P.S. В результате пришлось действовать по совету с Ctrl,A,C.
Плохо то, что в случае удаления листа слетают очень много ссылок, на него завязанных.

Ага, значит в файле были внешние ссылки? Тогда Эксель может хранить внешние данные, на которые идут ссылки в этом файле, если стоит соответствующая галочка в настройках.

Ага, значит в файле были внешние ссылки? Насколько я понял, ссылки были на файл.

посмотри формат->лист->отобразить
там будет список _всех_ листов книги

посмотри формат->лист->отобразить
там будет список _всех_ листов книги В самом начале же сказал, что скрытых листов нет. Через VBA даже проверил.

Ага, значит в файле были внешние ссылки? Тогда Эксель может хранить внешние данные, на которые идут ссылки в этом файле, если стоит соответствующая галочка в настройках. Ага, значит в файле были внешние ссылки? Тогда Эксель может хранить внешние данные, на которые идут ссылки в этом файле, если стоит соответствующая галочка в настройках.
Тут такая история. Изначально действительно были ссылки и всяческая работа с файлом стала невозможна из-за диких тормозов. Я начал искать проблему, в конечном итоге удалив и все листы кроме одного и все ссылки. И оставшаяся пустая болванка продолжала занимать 30 метров.
Просто рецепт с Ctrl+A не канал с оригиналом (ссылки ломались).

Изначально действительно были ссылки и всяческая работа с файлом стала невозможна из-за диких тормозов. Я начал искать проблему, в конечном итоге удалив и все листы кроме одного и все ссылки. И оставшаяся пустая болванка продолжала занимать 30 метров. There, I fixed it!

Попробуй поглядеть его этой прогой на предмет всяких спрятанных потоков и сториджей

где такая закладка? и что вообще понимается в данном контексте под закладкой? Выпадающий такой список, он есть и в 2003 и в 2007 екселях, там такие слова как «параграф», «заголовок 1», «простой (без форматирования)». Я не знаю, как понятее объяснить

была такая же хрень, только 12 метров.
заархивировал — получилось меньщше полуметра.
так и отправил.

с большим объемом я обычно борюсь отменой общего доступа, если он есть, (сервис > доступ к книге) и стилей (правка > очистить > форматы)
2 и все же, что это за список такой выпадающий?

Если книга Shared, то она занимает в несколько раз больше места.
Tools->Share Workbook

В общем легкого рецепта для себя так и не нашел.
Кто хочет убедиться — смотрите файлик на грине (Пустой.xls)

ты компаунд файл эксплорером смотрел-то хоть?

ты компаунд файл эксплорером смотрел-то хоть? У меня эта прога не встала. Экзешник запускался и сразу же вис.
Так как особо не надеялся на эту прогу (ни разу не слышал то не стал искать решение проблемы установки. А стоило?

там скрытые обьекты за областью печати — удалить строки и столбцы за областью печати и проблема исчезнет

О, получилось — пересохранить файл xlsx в xls
закрыть файл
открыть файл
пересохранить его в формате xlsx. Лишний вес будет удален

Из При проверке совместимости при сохранении из xlsx в xls выдает, что якобы 5 формул ссылающихся на другой файл остались. Хотя все формулы убил вставкой значений.

«»»О, получилось — пересохранить файл xlsx в xls
закрыть файл
открыть файл
пересохранить его в формате xlsx. Лишний вес будет удален»»»

сработало, с 21 мб сохранилось в 3.3 мб ( , а потом пересохранил и получился 1.1

Спасибо ребята! У меня тоже была такая проблема. Файл весел 11мб, после сохранение в старый формат эксел и потом обратно на новый формат эксел — файл уменьшился 10раз и сейчас весит меньше 2-х мб

Почему тормозит Excel? Как уменьшить размер файла Excel? Решения проблемы.

Всем привет!

Сегодня расскажу о проблемах самого популярного табличного офисного редактора Microsoft Excel, и как с этим бороться…

Бывает так, что файл книги Microsoft Excel содержащий несколько листов по 1000 строк, с простыми формулами и без связанных таблиц начинает весить непомерно много — 100 или даже 200 мегабайт, при этом открывается файл очень долго, иногда бывает даже сохраняться отказывается. Что делать в этом случае? Давайте разбираться.

Большой размер файла Micosoft Excel причина зависаний и торможений.

В этой статье я хочу предложить несколько вариантов борьбы с «тяжелыми» файлами Microsoft Excel, которыми пользуюсь сам. Так же, в комментариях с удовольствием почитаю ваши варианты борьбы с тормозами и оптимизацией размера .xls и .xlsx файлов.

Первое. Пустые ячейки с данными.

Такая ситуация может возникнуть в следствии копирования. Это так же может произойти, если данные в документ excel вставляются листами или столбцами/строками из файлов, созданных в ИНФИН, 1С, SAP и других подобных ERP-системах. Объясняется это тем, что они генерируют в файл «пустые» ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. Со временем файл становится очень объемным, так как забивается этими невидимыми глазу данными.
Для автоматического удаления этих пустых ячеек есть отличный макрос, который вычистит все пустые ячейки автоматически, после чего торможение при работе с файлом, а так же его размер сильно сократится:

Отработав, через какое-то время он очистит пустые ячейки, после чего можно сохранить документ и, как говориться, почувствовать разницу!

Второе. Очищаем неиспользуемый диапазон листа.

Если в вашей книге Excel есть таблица с данными, допустим 10 на 10, но это не значит что остальные ячейки листа пустые (особенно часто это происходит при копировании данных). Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Поправить ситуацию достаточно просто, для этого нужно:

1. 1. Выделяем первую пустую строку под вашей таблицей;
   2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз (после этого должны выделится все пустые строки до конца листа в книге);

   Поиск пустых строк в Microsoft Excel. Нашлось более 65000 пустых строк на листе.

2. Удалите их, через меню ленты: Главная – Удалить – Удалить строки с листа (или горячей клавишей Ctrl+знак минус);
3. Те же операции по удалению проделываем и со столбцами.
4. Если ваша книга Excel содержит один лист, то пропускаем этот пункт и переходим к пункту 6, если у вас в книге много листов, то вышеприведенные операции нужно повторить на каждом листе, при этом, при нажатии комбинации клавиш Ctrl+End активная ячейка перемещается не на последнюю ячейку с заполненными данными, а в пустую ячейку, которая может быть ниже или правее.
5. Сохраняем наш очищенный xlsx-файл. Теперь самое время проверить размер файла:

   Наш 111-мегабайтный файл Excel после очистки от пустых строк превратился в 1,23 Мб.

Как видите, достаточно несложные манипуляции могут помочь оптимизировать файлы Microsoft Excel, главное найти правильный подход.

Третье. Пересохраняем файл.

Бывает и так, что скрипт приведенный выше не панацея, и после того как он отработал размер файла не уменьшился. Переходим к варианту 2: попробуйте сохранить файл в бинарном формате Excel. Смотрите, что получилось у меня, на примере все того же 111-мегабайтного файла:

Сохраняем файл в бинарный формат .xlsb.

После сохранения наш файл сильно похудел и уменьшился в размере, при том что мы не проводили никаких дополнительных чисток:

«Похудевший» 111-мегабайтный файл Excel после сохранения в бинарный формат .xlsb.

Как видно из скриншота, наш файл стал занимать объем в почти в 22 раза меньший, просто при смене формата с .xlsx в xlsb. Открываться он стал быстрей, при этом мы не потеряли функционал файла, формулы, стили и оформление — все это сталось на месте.

Послесловие

Про Формат файла. Еще раз. Со всей внимательностью отнеситесь к формату файла. Если у вашего Excel-документа формат файла .xls, не поленитесь пересохранить его в новый формат .xlsx. И сейчас я кратко объясню почему это необходимо сделать:

Дело в том, что формат *.xls давно и безвозвратно устарел, Microsoft перетягивает поддержку этого формата от версии к версии лишь для устранения проблем совместимости со старыми документами.

Начиная с версии Excel 2007 компания-разработчик Microsoft ввела новые, современные форматы файлов.

Формат .xlsx — это структурированный, по сути заархивированный xml-файл, который при том же объеме данных способен быть в среднем 6 раз меньше устаревшего .xls.

Формат .xlsm используется для макросов.

Формат .xlsb — бинарный формат, который в 2 раза более компактен но уже по сравнению с .xlsx.

Если на работе или дома вы увидели, что коллеги или родные работают со старым форматом Excel-документов порекомендуйте им пересохранить их в новый, современный формат. Старый – это архаизм.

Заключение

На данный момент я рассказал вам о 3-х вариантах оптимизации и очистки .xls и .xlsx файлов от мусора, который увеличивает объем документа и приводит к торможению. Какой метод лучше и каким пользоваться? — В итоге решать вам.

Подписывайтесь на обновления! Всем удачи и добра!

Как уменьшить размер файла

Данный вопрос возникает периодически на различных форумах. Решил написать некоторые рекомендации по уменьшению веса файла. Применив их Вы сможете понять — действительно ли Ваши данные настолько раздувают файл или же в файле имеется много лишнего.
Почему я это пишу. Бывают ситуации, когда в файле всего один лист, данных на нем на 1000 строк и 20 столбцов. Никаких формул, только значения. Но размер файла непомерно велик — скажем 10 Мб. Этого недопустимо. Или есть различные формулы, но Вы все равно считаете, что размер файла не соответствует тому, что должно бы быть.

Автоматически убрать все лишнее из файла так же поможет команда надстройки MulTEx Оптимизировать книгу

При этом описанные ниже причины, которые влияют на размер файла, так же могут влиять и на его «быстродействие».

Следующие действия необходимо проделать на каждом листе книги:

• Первое, что необходимо вспомнить — а не в общем ли доступе файл ? Если в Общем, то есть вероятность, что размер файла растет именно из-за этого. Дело в том, что при установке общего доступа к файлу, по умолчанию ведется журнал изменений, в который записываются все действия, произведенные в книге каждым пользователем за период, указанный в параметрах. Чем больше пользователей — тем сильнее раздувается файл. Как избавиться или изменить период:
  Excel 2007 и выше : вкладка Рецензирование (Review) — Доступ к книге (Shared workbook) ;
  Excel 2003 : Сервис — Доступ к книге.
  Переходим на вкладку Подробнее(Advanced) и выбираем Не хранить журнал изменений (don’t keep change history) .
  Еще лучше — снять общий доступ с книги, сохранить. Если общий доступ все еще нужен, то открываем книгу и опять даем общий доступ, но теперь устанавливаем кол-во дней, в течении которых надо хранить журнал. По умолчанию — 30, но можно сделать меньше, если файл сильно разбухает за озвученный период. Далее неплохо бы отключить оба пункта в разделе Включить в личное представление (Include in personal view) : параметры печати (Print settings) и фильтры (Filter settings) . Личные представления позволяют сохранять для каждого пользователя файла свои параметры печати и настройки фильтров. Чем больше разных пользователей – тем больше настроек сохраняется и тем выше вероятность замедления работы файла и увеличения его размеров. А практическая ценность этих пунктов в ущерб удобству и быстроте работы с файлом сомнительная.
  После этого сохранить файл.
  Подробнее про общий доступ можно прочитать в статье: Ведение журнала сделанных в книге изменений
• Убедитесь, что лист не содержит ячеек без данных , но занимающих пространство. Перейдя на лист, нажмите Ctrl+End. Активируется последняя ячейка листа. Если она расположена ниже или правее последних нужных рабочих данных — то удалите все строки и столбцы после последних данных таблицы. Удалите полностью строки. Сделать это быстро можно так. Нажимаем Ctrl+End и попадаем на последнюю ячейку. Выделяем эту строку и нажимаем Ctrl+Shift+стрелка Вверх. Выделились все строки вместе с последней строкой данных. Удерживая Shift жмем на клавиатуре стрелку Вниз. Тоже самое и со столбцами.
• Посмотрите лист на предмет форматирования . Необходимо избегать форматирования ЦЕЛИКОМ столбцов либо строк. Это приводит к раздуванию файла. Все форматирование, выходящее за границы таблицы необходимо убрать. А еще лучше — вообще избегать излишнего форматирования, особенно если книгой никто, кроме Вас не пользуется. Вместо Заливки ячеек — Белым цветом ставьте «Нет заливки».Чтобы убрать все форматирование из ячеек: выделяете необходимый диапазон и:
  для Excel 2003 : Правка — Очистить — Формат.
  В Excel 2007-2010 : вкладка Главная (Home) — Очистить (Clear) —Очистить форматы (Clear formats)
  
• Проверить наличие в книге лишних объектов . Удаляем объекты:
  В Excel 2003: меню Правка— Перейти – Выделить – Объекты.
  в Excel 2007-2010: вкладка Главная (Home) —Найти и выделить (Find & Select) —Выделение группы ячеек (Go To Special. ) —Объекты (Objects) .
  Нажмите Delete. Все объекты на листе будут удалены. Правда есть небольшой шанс, что на листе так же есть и скрытые объекты. Тогда надо идти в редактор VBA (Alt+F11) —Ctrl+R. Отображаете окно свойств (F4). Находите объект ЭтаКнига (ThisWorkbook), в окне свойств этого объекта находите свойство DisplayDrawingObjects и ставите там значение — -4104—xlDisplayShapes. После этого переходите опять на лист и повторяете операции по выделению и удалению объектов, описанные выше. Зачем все так сложно? То, что мы не видим все объекты на листе не означает, что их там нет. Плюс могут быть объекты нулевых размеров. Как правило «невидимые» и «нулевые» объекты попадают на лист в результате копирования из других файлов и работы различных макросов. И в некоторых случаях объекты переносятся с нулевой длиной и шириной или вообще невидимые. Как следствие — объект не видно, но файл увеличивается в размерах. И при каждом копировании он начинает увеличиваться в размерах в геометрической прогрессии, т.к. по умолчанию объекты копируются вместе с ячейками. После нескольких таких копирований-вставок файл начинает дико тормозить даже при выделении ячеек. Выделили ячейку, хотите выделить другую — файл задумался на пару секунд.
• Если привыкли помечать ячейки примечаниями (вкладка Рецензирование —Создать примечание), то самое время задуматься так ли это необходимо. Т.к. примечание это тоже объект, то их избыточное количество на листах так же может привести к замедлению работы файла. Удалить все примечания из выделенных ячеек очень просто: выделяем ячейки — вкладка Рецензирование —Удалить. Небольшой совет: если нет прямой необходимости в хранении примечаний именно таким образом, то самый правильный способ выделить отдельный столбец в таблице, в который заносить примечания для строки данных. Данный способ оптимально подходит для таблиц в правильной структуре. Тогда можно будет осуществлять поиск, сортировку и фильтрацию по примечаниям. Если примечаний уже много и информацию из них необходимо перенести в ячейки, то можно воспользоваться этим решением: Как получить текст примечания в ячейку?
• Еще очень хорошо помогает удаление всех формул и связей . Удаление не в прямом смысле: заменить все формулы значениями, которые они вернули. Это можно сделать без макросов: выделяем все ячейки с данными на листе-Копируем-правая кнопка мыши-Специальная вставка-Значения. Но это не очень удобно, если листов много, поэтому я заготовил для этого еще и макрос, который проделает эту операцию на всех листах активной книги:

Sub All_Cells_In_All_Sheets_To_Value() Dim wsSh As Object For Each wsSh In Sheets wsSh.UsedRange.Value = wsSh.UsedRange.Value Next wsSh End Sub

Данный макрос необходимо вставить в стандартный модуль и выполнить (нажав F5 в редакторе VBA или непосредственно с листа: нажать Alt+F8-выбрать макрос All_Cells_In_All_Sheets_To_Value-Выполнить)
Так же в книге могут содержаться имена , которые тоже порой довольно неплохо прибавляют вес файлу. Посмотреть их можно, нажав сочетание клавиш Ctrl+F3на листе. Но может оказаться так, что имена будут скрытыми, и тогда Вы просто так их не увидите. Отобразить их можно при помощи следующего кода:

Sub All_Names_Visible() Dim objName As Object, wsSh As Object For Each objName In ActiveWorkbook.Names objName.Visible = True Next objName For Each wsSh In Sheets For Each objName In wsSh.Names objName.Visible = True Next objName Next wsSh End Sub

Данный код используется как и предыдущий. Он отображает все имена на листе и в книге. После выполнения макроса необходимо повторно нажать сочетание клавиш Ctrl+F3 на листе. Теперь Вы можете удалить ненужные Вам имена. Так же все имена можно сразу удалить при помощи следующего кода:

Sub Delete_All_Names() Dim objName As Object, wsSh As Object On Error Resume Next For Each objName In ActiveWorkbook.Names objName.Delete Next objName For Each wsSh In Sheets For Each objName In wsSh.Names objName.Delete Next objName Next wsSh End Sub

Только применяя данный код Вы должны быть уверены, что Вам действительно не нужны все имена в книге . Т.к. выполнив данный макрос Вы уже не сможете вернуть удаленные имена.

Проверьте, нет ли в книге скрытых листов , на которых может содержаться ненужная информация и с которыми можно проделать операции, описанные выше. Как их обнаружить можно узнать, прочитав эти статьи:
Как сделать лист скрытым?
Как сделать лист очень скрытым

После всех этих действий необходимо сохранить файл, чтобы изменения вступили в силу. Только после этого станет видно изменился размер файла или нет. Я бы советовал сохранять файл как копию, если не уверены, что удалили действительно ненужное.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Excel works!

Excel работает за вас

Excel works!

Thanks for Visiting

Почему тормозит Excel? Большой размер файла Excel

Вам прислали файл Excel большого размера? Он сильно тормозит и долго сохраняется? После каждого действия необходимо ждать. При этом, в файле не так много информации. Почему тормозит Excel, причины и следствия, а главное как с этим бороться? Сейчас разберемся.

Тормоза программ пакета MS Office дело распространенное. Excel тормозит из-за целого ряда причин: неправильное использование функций программы (лишнее условное форматирование, сводные таблицы основанные на огромных массивах, лишние строки в документах). Excel тоже не идеален и тормоза происходят из-за не совершенства программной части (появляющиеся объекты, папка printerSettings в структуре). Поэтому рекомендуем вам пройтись по всем 10 шагам ниже и не останавливаться на одном.

1. Тормозит Excel? Нужно убрать форматирование в виде таблиц

Иногда диапазон отформатирован в виде специальной таблицы (Верхняя панель — вкладка Вставка — Таблица), это может привести к тому, что сильно тормозит Excel файл, особенно если таблицы большие.

Чтобы определить такой формат, выделите любую ячейку таблицы. Появляется панель «Работа с таблицами» в верхнем меню, самая правая. Выберите всю таблицу затем вкладку Работа с Таблицами, Конструктор — Раздел сервис — Преобразовать в диапазон.

2. Убрать излишнее условное форматирование (если Excel тормозит при прокрутке)

Что такое условное форматирование, читайте здесь . Очень полезная штука, если правильно применять, если нет, то это заставит Ваш файл работать медленно.

Дело в том, что при копирование ячеек, копируется и форматирование — если в файл постоянно копируются новая информация, то в ней сохраняются условия формата, в особенности условного форматирования.

Убираем так. Выбираете лист. Выберите нужный диапазон или весь лист. В верхней панели Главная — Условное форматирование — Удалить правила — Удалить правила из выделенных ячеек/с листа. Жмем.

3. Удалить лишние строки/столбцы (если ползунок прокрутки очень маленький)

Самая частая проблема для excel с которой я встречаюсь. Если кто-то случайно переместился на конец листа (на строку номер 1 млн) и так сохранил книгу. Размер файла сразу увеличился. Дойти до конца таблицы можно и случайно — если нажать сочетание Ctrl + стрелка вниз или вправо. Бывает, что в конце книги находится какой-нибудь случайный символ или заливка.

Главный признак тормозов — это размер ползунка, он очень маленький, когда файл сохранен неверно, как на картинке.

Исправьте ситуацию, удалите лишние строки или столбцы. Найдите последнюю полезную ячейку для вас, выделите первую пустую ячейку после нее (а лучше первую пустую строку/столбец после нее), нажмите Ctrl+Shift+End . Такое сочетание клавиш выделяет ячейки ниже выбранной строки или правее выбранного столбца. Правая кнопка мыши – Удалить – Удалить строку или столбец (как правило, проходит долго). После удаления выберите ячейку А1 и сохраните файл. Ползунок должен увеличиться.

4. Удалить лишние объекты

Очень часто, особенно при копировании из других файлов или сайтов в таблицах прячутся скрытые объекты — рисунки, фигуры и т.п.

Чтобы удалить такие объекты выполните макрос , нажмите Alt + F11 и копируйте текст ниже.

Или выделите и удалите объекты вручную. Перейдите в меню Главная — Редактирование — Найти и выделить — пункт Выделение группы ячеек — Объекты. Теперь удаляйте.

5. Удалить лишние данные в структуре файла Excel

Даже опытные пользователи не знают, что файл Excel, как говорит Википедия , это файл-архив. Начиная с 2007 выпуска.

Т.е. файл Excel открывается, к примеру, архиваторами 7-zip или WinRar. Внутри открытого файла могут храниться ненужные файлы, что тормозит Excel порой в десятки раз.

Удалим неудобство? Сперва сделайте резервную копию файла 🙂 Затем запустите 7-zip или другой архиватор, меню «Файл» — «Открыть внутри». Возможно открыть файл кликнув правой кнопкой мыши — Открыть с помощью и выбрав .exe файл WinRar или 7-zip.

Откроется архив, он же файл Excel c папками и файлам.

Находим папки «drawings» и/или «printerSettings» (скорее всего они будут в папке xl) и удаляем их.

Для WinRar делаем тоже самое.

После чего открываем книгу как файл Excel, он немного поругается, выведет несколько системных сообщений, что не находит данных и т.п. На все окна нажимаем ОК, файл восстановится.

Будьте внимательны, если в вашем файле есть нарисованные кнопки или другие фигуры, то удалять всю папку drawings — значит и удалять полезные фигуры.

Поэтому, в папке, удалите только файлы vmlDrawing.vml, они могут накапливать информацию и весить до 100 мб.

6. Тормозит Excel — правильно настройте сводные таблицы

Если сводная таблица ссылается на большой диапазон ячеек от 10 тыс. строк, она хранит результаты расчетов, которые могут быть очень большими. От этого вся книга excel тормозит, конечно же. Чтобы устранить эту причину, нажмите на сводную таблицу правой кнопкой мыши — Параметры сводной таблицы — вкладка Данные — уберите галочку Сохранять исходные данные вместе с файлом.

Что позволит уменьшить файл почти в два раза.

7. Измените формат файла на .xlsb

Если вы работаете с огромными таблицами и ваши файлы больше 0,5 мб весом, то лучше сохранять такие книги в формате .xlsb . Двоичный формат книги Excel, т.е. специальный формат для создания «базы данных» на основе электронных таблиц. Если сохранить большой файл в таком формате, вес книги уменьшится в два-три раза. Расчеты в файл тоже будут проходить быстрее, в некоторых случаях в 2 раза быстрее.

8. Установлен неопознанный принтер

Если у Вас на компьютере не определен принтер, т.е. не стоит принтер по умолчанию, то зайдите в устройства и принтеры и измените принтер по умолчанию на любой другой (даже если физически принтера нет), если принтер есть, лучше сменить дрова.

Бывает что даже при удалении настроек принтера из пункта 5 настройки принтера тормозят файл.

9. Удалите файл PERSONAL

Зайдите в …Application DataMicrosoftExcelXLSTART или …Microsoft OfficeOffice12 найдите в этих папках файл под название PERSONAL и удалите его. Подробнее читайте здесь.

10. Замените много созданных формул макросами

Часто матрица 10 000 строк на 10 столбцов со сложными формулами ссылающимися на другие листы, хуже книги, жутко тормозит файл. Попробуйте формульные расчеты заменить на записанные макрорекордером макросы , переводящий формулы в скопированные как значения числа или текст. Это поможет, если с файлом с производится много действий — а значит файл часто пересчитывается. Сам недавно попробовал — помогло. Пишите в комментариях, если нужна помощь.

11. Уменьшите размер рисунков

Самый простой способ для версии 2007 и выше — выбрать рисунок, на верхней панели появиться вкладка Работа с рисунками — Формат.

Найдите раздел Изменить и выберите действия по сжатию рисунка, подробнее читайте здесь .

12. Перейдите на поздний Excel — 2013 или 2016

Разработчики нашего любимого редактора действительно не останавливаются в развитии продукта. Проведя ряд экспериментов, я выявил, что большинство сложных операций таких как расчет ячеек, выполнение макроса, сохранение и другие в версии 2016 выполняются быстрее

Для некоторых случаев Excel 2007 просто отказывается выполнять действия с файлом, тогда как в современных выпусках программы файл работает.

Так что еще один хороший способ ускорить работу в Excel — перейти на MS Office 2013 и выше.

Теперь попробуйте сами.

Если эти 12 шагов не помогли, то лучше перенесите или скопируйте всю информацию в новый файл. Возможно поврежден сам файл.

Логичное продолжение статьи — оптимизация ресурсов компьютера под использование Excel — читайте в статье .

Если ничего не помогает пишите комментарии, постараемся помочь.

Москва:	+7 (495) 797-43-37
Россия:	+7 (800) 775-03-87