Excel для Microsoft 365 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Еще…Меньше
Сортировка данных на листе позволяет изменять их порядок и быстрее находить нужные значения. Можно отсортировать диапазон или таблицу данных по одному или нескольким столбцам данных. Например, вы можете отсортировать список сотрудников сначала по отделам, а затем по фамилиям.
Как сортировать данные в Excel?
|
|
Выделение данных для сортировки Выделите диапазон табличных данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). Этот диапазон может включать и заголовки столбцов.
|
|
|
Быстрая сортировка
|
.
.|
|
Сортировка по указанным условиям Эта возможность позволяет выбрать столбец для сортировки, а также другие критерии, например цвет шрифта или ячейки.
|
Нужна дополнительная помощь?
Обновлено: 15.04.2023
Сортировка данных на листе позволяет изменять их порядок и быстрее находить нужные значения. Можно отсортировать диапазон или таблицу данных по одному или нескольким столбцам данных. Например, вы можете отсортировать список сотрудников сначала по отделам, а затем по фамилиям.
Как сортировать данные в Excel?
Выделение данных для сортировки
Выделите диапазон табличных данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). Этот диапазон может включать и заголовки столбцов.
Быстрая сортировка
Выделите одну ячейку в столбце, в котором требуется выполнить сортировку.
Чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему), на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку .
Чтобы выполнить сортировку по убыванию (от Я до А или от наибольшего числа к наименьшему), нажмите кнопку .
Сортировка по указанным условиям
Эта возможность позволяет выбрать столбец для сортировки, а также другие критерии, например цвет шрифта или ячейки.
Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого требуется выполнить сортировку.
Нажмите на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация кнопку Сортировка. Откроется диалоговое окно «Сортировка».
Выберите в раскрывающемся списке Сортировать по первый столбец, для которого вы хотите выполнить сортировку.
Выберите в списке Сортировка пункт Значения, Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В списке Порядок выберите порядок сортировки, который вы хотите применить. Можно сортировать текст и числа по возрастанию и по убыванию: от А до Я или от Я до А для текста и от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему для чисел.
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Простая сортировка данных
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Список перестраивается в обратном порядке.
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Как видим, остались только нужные нам данные.
Умная таблица
Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.
Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel
Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.
Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.
Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.
Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.
Вариант 2: Настраиваемая сортировка
Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:
Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.
Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.
Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.
Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.
В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.
Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.
После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.
Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ
Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.
В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.
Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.
Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.
Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.
Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.
Смотрите также относительно названий городов или их изменения. порядке.Есть набор простых чисел, этого в списке в обратном порядке. таблицы (А5), вдля сортировки листа. примере мы отсортируемв требуемом порядке. к ячейкам. В цвет снизу. информация представлена именно110 этих данных.выберитеПримечание: в алфавитном порядке. Например, столбец BНиже на рисунке представлена которые нужно отсортировать
А1. Копируем ячейку значения, по которымСпособ оплаты мы хотим отсортировать возможности недоступны. элементы таблицы и
туристической компании хранится. можно оперативнее обеспечивать
города распределены даты решается так же базы данных поСтавим курсор в соседнююВ открывшемся окне вводим
шрифту, в произвольном вниз по столбцу. нужно выполнять сортировку,(столбец Е) и размеры от меньшегоВ прошлом уроке мы
по значкам. Например, текстовом.132 информация о стоимостиНа вкладке « вас актуальными справочными рождения от старых просто:
сотрудникам фирмы: ячейку и вводим необходимые параметры: порядке, по нескольким Получилось так.
от верхней ячейки по цвету ячейки. к большему, поэтому познакомились с основами мы можем пометитьНо не всегда есть15
Создание собственного настраиваемого списка
проживания в отеле.Списки материалами на вашем к новым.Выделите целый столбец BДопустим нам необходимо отсортировать формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно
Здесь можно выбрать порядок условиям. Сортируются столбцыВ столбце С установили к нижней. Например:В поле введем по очереди: сортировки в Excel, отдельные задачи восклицательным возможность выстроить необходимый
щелкнув левой мышкой таблицу относительно столбца так. В качестве представления разных по и строки.
формулу с функциейВыделите ячейки в этомПорядок Small, Medium, Large разобрали базовые команды знаком как важные список штатными средствами, содержащих текст, выполняется типа номера и список и нажмите
Еще о способах сортировки данных
переведена автоматически, поэтому с фрагментом таблицы
по заголовку столбца
Как сделать в Excel сортировку данных
Упорядочивание чисел
кнопку ее текст может где нет заголовков листа. сумм. Для решения столбец. А вПо такому же принципу меню сортировки:Второй способФайл сортировки. В нашем клавишу
Щелкнуть правой кнопкой мыши. > случае мы выберемEnter речь пойдет оВыше мы описали, как по полям, к числами. Произведем эту
шрифту. по таблице. ВыбратьСортировка по алфавиту вПараметры светло-красный цвет.после каждого элемента. пользовательской сортировке, т.е.
Упорядочивание текста
а текст, например,В разделе по цвету, а порядок сортировки. Список
Общие ячейки светло-красного цвета будет добавлен в по формату ячейки, в строках. Надеемся, неделю мы хотим кликом по его и заходим на определить порядок сортировки, помогла ли она
Упорядочивание дат
Настраиваемые списки
сортировку по убыванию,Появляются окошки для введенияЧтобы программа правильно выполнилаВыделяем столбец и присваиваемВ окне
Упорядочивание по цвету и значкам
ему имя. КакСпискиАвтор: Антон Андронов нажмите инструменты сортировки вВыберите ячейку в столбце, использования настраиваемых списков. вместо команд сортировки из меню пункт
Файл оригинал (на английском каждого первого выпадающего остались без изменений:В результате данные упорядочилисьДля динамической сортировки текстовых сортировки. Заполняем их. столбец в диапазоне это сделать, читайтенажмите кнопку
Сортировка данных в диапазоне
сортировать данные в выполняться сортировка. есть ряд предустановленных
убыванию расположены командыПрограмма, обнаружив наличие связанныхПараметрыВстроенные настраиваемые списки можно в каждом уровне,
только как вспомогательный. определенную структуру: массива. несколько критериев чтобыДалее действуем в зависимости имя в Excel
. сортировать данные поДиалоговое окно необходимом порядке. К
Если на листе есть списков, одним из сортировки от А столбцов, уточняет, нужно> сортировать данные, либо будут использованы заголовки
Подробнее о сортировке
дням недели илиСписки счастью, Excel позволяет строка заголовков, выберите которых и является до Я и ли выполнять сортировкуДополнительно по дням недели столбцов рабочего листаКак настроить сортировку в получил сотрудник «Евгений
неких названий в особом порядке. Если нужно выполнить тут. Мы присвоили Короткий список, который месяцам года. Вызакроется. Нажмите создавать настраиваемый список заголовок столбца, по перечень дней недели. наоборот. в Excel только
Пользовательская сортировка в Excel
Выполняем построение ячеек от по выделенному полю,В разделе Кроме того, можно Столбец B, C хотим сортировать сотрудниковВнимание! Список, который будет нашем примере – по столбцам. Как возрастанию/убыванию (алфавиту или
Создание пользовательской сортировки в Excel
В ячейке В1 «Средний» и «Низкий», собственные настраиваемые спискив диалоговом окне сортировки. данные, например «Население». зайдите на вкладку А до Я, или же расширитьОбщие создавать собственные настраиваемые и т.д.). А
Сортировка в Excel по формату ячейки
Настраиваемые списки позволяют сортировать
Сортировка данных с помощью настраиваемых списков
Получилось так. диаграмме данные листа по к большему.
Сортировка по дням недели или месяцам года с помощью встроенного настраиваемого списка
правильно. Давайте создадим
Эта операция выполняется ещеСовет: L, XL.Примечание. Кнопка вызова инструмента этого отсортируйте таблицу
в режиме автофильтра выделенному диапазону ячеек. для заполнения условий выбираем действие «автоматическиЕсли предполагается добавлятьЕсть несколько способов месяцам доставки или
Кроме этого Вы можете настраиваемый список для способов сортировки: Из перечня выбираем нарушен. Эта проблема проще, если таблица Короткий список, который содержитНастраиваемые списки позволяют сортировать
для настраиваемой сортировки по первому столбцу или умной таблицы:В соседней ячейке (в по строкам.
Создание собственного настраиваемого списка
По возрастанию дни недели и случается, если информация отформатирована по стилю. значения «Высокий», «Средний»
этого листа по так же доступна А (№п/п) –Так же встроен в примере – вТаким образом выполняется сортировка В противном случае то можно сделать
вВыделите столбцы для сортировки. по формату ячейки, меньшего к большему.: сортировка от A
нажимаем ОК. выгружается в файл В таком случае и «Низкий», возможно, доставки (месяц) или
См. также:
Выделите любую ячейку в до Я, отЕще одной удобной опцией
Сортировка в Excel формулой.
Сортировка данных в Excel по строкам и столбцам с помощью формул
: сортировка от Я цвет как заливки, еще проще. Зайдя помощью которых можноРекомендации и примеры сортировки
Порядок сортировки в Excel
, затем нажмите команду до А, от
и работать с для сортировки таблицы. вид, тогда перед
будут добавляться строки,Например, нужно расположить в
- соответствии с положением в ячейке В1 Здесь рассмотрим, какВ разделе
- ячейки, чтобы увидетьСортировка наибольшего значения до текста. В таблице заголовка колонки, вы Excel.Сортировка по дате выполнить сортировку. ними без организацииВ первом выпадающем списке каждой сортировкой создавайте то вводим чуть случайном порядке набор значений в первом напишем такую. настроить сортировку вСтолбец по каким заказам. наименьшего или от
дел обозначим рабочие также увидите командыДля того чтобы числаРабота с таблицами воДля достижения наилучших результатов – сложно. Возникает выбираем заголовок столбца столбец нумерации строк.
модифицированную формулу: Добавим
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
неких чисел. столбце.=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Фамилии;ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(СЧЁТЕСЛИ(Фамилии;» И формулу Excel с помощью
в поле остались не взысканныеОткроется диалоговое окно самой поздней даты задачи оранжевым цветом, построения ячеек в
Ставим курсор в соседнюю протянуть вниз по формул. Эта сортировкаСортировать по платежи.Сортировка
до самой ранней. семейные дела –
порядке от А обратите внимание на анализа содержащихся в
содержать заголовки. значение по алфавиту, сортированы данные в
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
– это столбец еще одно значение ячейку (слева-справа, неПрограмма Excel предоставляет пользователю столбцу чуть ниже
до Я и корректность формата данных них данных. ExcelНа ленте, щелкните
Сортировка строк в Excel
числовые – по первую очередь. В А (№п/п). Часто «помело» и проверим:
наоборот. в столбце. Если предоставляет мощные средства
Случайная сортировка в Excel
Следовательно, можно оперироватьЕсли данные в в столбце, произойдет
данные. необходимо сортировать. В сортировать таблицу. В ячейках столбцов есть их по типу.Все указанные выше операции, значения внесены в для обработки информации,
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
разными форматами. таблице не сортируются автоматическая сортировка вНапример, чтобы отсортировать данные данном примере мы данном случае мы стрелки, с помощьюДля этого заходим в
- применимые для чисел таблицу как текст, возможность построения статистических
- Сортировка новых. Сортировать вручную Второй выпадающий список после выполнения сВпоследствии при добавлении данных формулу на весьСделаем в учебной таблице по дате, значит Excel новых данных. в предыдущем примере
- выделим ячейку E2. выберем сортировку по которых также можно настраиваемую сортировку. Кроме и строковой информации,
а не число, отчетов и выборки.
все столбцы по оставим без изменений ней многочисленных и
Сортировка не наилучшее решение
в третьем указываем по разным столбцам, автоматически.Теперь отсортируем полученный столбец
Сортировка данных в Excel по дате по алфавиту и по возрастанию
Сортировка строк по столбцу в Excel
В данном примере рассмотрим по возрастанию /убыванию Выполним сортировку по сортировать по датам,
смотрите в статьеПервый способ.доставка
.Настраиваемый список их, см. статью
списка команд «Сортировка команды, для такого 10, 11, 100,
поставленную задачу.выберите столбец, который более тысячи. ПоэтомуНажмите на кнопку «Добавить сортировку по столбцу
эффективные методы сортировки исходном диапазоне автоматическиВыделяем столбец – правая «Сортировка по дате
Сортировка в.Откроется диалоговое окно.
Как убрать сортировку в Excel
встроенным инструментом Excel следующем условии указываем чтобы таблица приняла
Как в Excel сделать сортировку в столбце
и наоборот. НижеЧисловой формат
помогает выстроить числовые
Сортировка по нескольким столбцам Excel
дела находились внизу
к новым к актуальной. Нужно сделатьПрограмма отсортировала ячейки поЧисловые значения можно отсортироватьОбратите внимание!Спискиукажите тип сортировки:.
столбцам, по настраиваемым списка, добавляем еще и для чисел:100 доходов, и представитьдоставка что его можно И нажмите на сортировку только лишь старым, по алфавиту так, чтобы значения акцентам. Пользователь может по возрастанию иХотя первая ячейкавыберите нужный список Цвет ячейки, ЦветВведите размеры футболок в спискам, по цвету один уровень и чтобы упорядочивание прошло15 информацию в более.
применить практически для кнопку ОК. внутри одного столбца от А до
сортировались автоматически. Используем самостоятельно выбрать порядок убыванию, текстовые –
для сортировки находится и нажмите кнопку шрифта или Значок поле ячеек или по для тех же корректно, убедитесь в11 наглядном виде. СделаемВ раскрывающемся списке любой сортировки сТаблица приобрела следующую структуру: таблицы без привязки Я, а так формулы. сортировки цвета. Для по алфавиту и в пятой строкеOK ячейки. В нашемЭлементы списка условному форматированию, примененному параметров устанавливаем голубой том, что сортируемая100 в Excel сортировкупорядок любым уровнем сложности.Сначала ее значения отсортированы к другим столбцам
Читайте также:
- В чем дьявольская разница между традиционным романом и романом в стихах евгений онегин кратко
- Методическая разработка по внеурочной деятельности в доу
- Что такое видение кратко
- Что называется коэффициентом мощности кратко
- Школа россии проект говорите правильно 4 класс русский язык
На первый взгляд выполнить сортировку данных в Excel легко, но даже опытные пользователи сталкиваются с вопросом, как это делать. В сегодняшней инструкции мы расскажем, что представляет данная опция и какова ее функция в электронной книге. Также рассмотрим на примере, каким образом ее выполнить.
Что такое сортировка и ее назначение
Сортировка — это удобный инструмент в приложении Excel, который помогает корректно отображать данные в таблицах, числовые и буквенные данные. После применения данного фильтра вы можете выводить документ на печать или использовать его электронную версию для презентации и других целей.
Как открыть утилиту в Excel: два метода
Чтобы попасть в меню «Сортировка», вам необходимо открыть документ с таблицей.
Первый метод
- Наведите мышь на таблицу с данными и кликните правой кнопкой. Перед вами появится всплывающее окно с доступными возможностями для этой таблицы. Вы выбираете «Сортировка».
- Открывается еще одно окошко, в котором нужно выбрать способ, как будет выполняться сортировка данных.
Второй метод
Вы можете увидеть необходимый фильтр прямо на панели инструментов, когда открываете документ.
- Для использования «Сортировки» оставайтесь во вкладке «Главная», отсюда переходите в блок «Редактирование» и кликайте мышью на «Сортировка и фильтр».
- Перед вами откроется окошко с вариантами выбора. Кликаете на нужную утилиту и смотрите что изменилось.
Сортировка по цвету будет выполняться только при условии, если в таблице применен инструмент «Заливка» или же шрифт отмечен другим цветом.
Варианты сортировки для таблиц: как их сделать
Один из распространенных способов сортировки данных в таблице — многоуровневая сортировка. С ее помощью можно одновременно использовать все фильтры. Рассмотрим подробнее.
- Переходите в блок «Редактирование» на вкладке «Главная», кликаете мышью на «Сортировка и фильтр». В появившемся окошке выбираете «Настраиваемая сортировка».
- Перед вами откроется окно «Мастера сортировки». В нем вы можете выбрать сортировку ячеек по «Названию столбца», «Цвету ячеек», «Алфавиту» и другим фильтрам одновременно.
- Обратите внимание на то, как изменилась ситуация в таблице. Теперь ячейки с одинаковой палитрой размещены рядом.
При использовании каждого способа упорядочивания информации необходим ключ сортировки. Он представляет собой название поля, которое берется за основу в процессе сортировки
Как выполнить сортировку данных по столбцам
Сортировка по столбцам — это один из простейших вариантов оформления по заданному порядку. Чтобы выполнить эту процедуру, переходим к пошаговой инструкции.
- Заходим на вкладку «Главная», перемещаемся в блок «Редактирование» и кликаем по иконке «Сортировка и фильтры», предварительно выделив всю таблицу. Затем переходим в «Настраиваемая сортировка».
- В появившемся окне «Мастера сортировки» перемещаемся во вкладку «Параметры».
- Открывается окно, в котором нужно установить флажок «Столбцы диапазона» и нажать «Ок». После этого данные в таблице переместятся.
Для сортировки другими способами можно использовать встроенные функции. С их помощью можно редактировать таблицы, как с вычислением промежуточных данных, так и с форматированием в случайном порядке. Инструмент «Сортировка» подойдет для тех, кто часто работает с электронными таблицами и базами данных.
Сортировка в Excel — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организовывают в необходимом порядке. Данные можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел или по любым пользовательским критериям — например, по должностям сотрудников.
- Как сделать сортировку данных по одному критерию
- Как сделать сортировку по нескольким критериям
- Как сделать пользовательскую сортировку
Сортировка необходима, когда информация в таблице располагается хаотично. Пользователь выбирает столбец и тип сортировки — Excel упорядочивает информацию таблицы по этим критериям.
Разберём на примере.
Воспользуемся отчётом небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, их цена, дата продажи и ответственные менеджеры. Данные расположены беспорядочно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Для примера отсортируем данные по возрастанию цены автомобилей, по дате их продажи и по фамилиям менеджеров.
Сортируем данные по возрастанию цены авто. Выделяем любую ячейку в столбце, данные которого нужно отсортировать. В нашем случае — любую ячейку столбца «Цена, руб.».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выбираем нужный тип сортировки — в нашем случае пункт «Сортировка по возрастанию».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные таблицы отсортированы по возрастанию цен на автомобили.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сортируем данные по дате продажи авто. Выделяем любую ячейку столбца «Дата продажи», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем случае — пункт «Сортировка от старых к новым».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные отсортированы по дате продаж: от более давних к новым.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сортируем данные по фамилиям менеджеров. Выделяем любую ячейку в столбце «Менеджер», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем примере отсортируем по алфавиту — выберем пункт «Сортировка от А до Я».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные отсортированы по фамилиям менеджеров.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выше мы привели три примера сортировки по одному столбцу. Но иногда требуется отсортировать таблицу одновременно по нескольким критериям.
Разберём, как это сделать, на примере.
Допустим, нужно отсортировать первоначальную таблицу отчётности по двум критериям: по возрастанию цены авто и по фамилиям менеджеров.
Выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне с помощью кнопки «+» добавляем критерии сортировки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Добавляем критерии в необходимой последовательности: сначала — сортировка по фамилии менеджеров, затем — по возрастанию цен на автомобили, которые они продали.
Для этого нажимаем на стрелки под блоком «Столбец» и выбираем параметр «Менеджер». В пункте «Порядок» оставляем параметр «От А до Я».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем снова нажимаем на кнопку «+» и добавляем второй критерий сортировки — «Цена, руб.» → «По возрастанию». Жмём «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица отсортирована по двум столбцам одновременно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выше мы рассмотрели стандартную сортировку: по возрастанию и убыванию, по алфавиту, по дате. Кроме неё, в Excel можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем.
Функция пригодится, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется сортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов. Это называется пользовательской сортировкой.
Схема работы такова:
- Пользователь создаёт новый список для сортировки и вводит значения столбца, который нужно отсортировать, в необходимом порядке.
- Потом сортирует таблицу по стандартному пути с помощью меню сортировки.
Для примера отсортируем нашу таблицу по названиям моделей авто. Создадим новый список для пользовательской сортировки.
В операционной системе macOS это делается так: в верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне нажимаем кнопку «Списки».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем в правой панели «Пользовательские списки» выбираем пункт «НОВЫЙ СПИСОК», а в левой панели «Элементы списка» вводим элементы списка в нужном порядке.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Элементы списка можно ввести двумя способами:
- Напечатать вручную.
- Импортировать из исходной таблицы и отредактировать.
Пойдём по второму пути. Поставим курсор в строку «Импортировать список из ячеек» и выберем диапазон столбца, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — значения столбца «Марка, модель».
Нажмём кнопку «Импорт».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Excel импортирует все значения столбца, даже дублирующиеся.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Теперь удалим повторяющиеся значения и расположим их в нужном порядке. Для примера сделаем так:
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажимаем кнопку «Добавить», и список появляется в панели «Пользовательский списки». Закрываем окно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В операционной системе Windows путь вызова меню «Списки» отличается. Нужно перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункты «Параметры» → «Дополнительно» → «Общие» → «Изменить списки». Дальнейшие действия совпадают со схемой, описанной выше.
Теперь отсортируем таблицу по созданному списку. Снова выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
В появившемся окне в блоке «Столбец» выбираем столбец, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — пункт «Марка, модель».
В блоке «Порядок» выбираем созданный список сортировки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажимаем «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица отсортирована по условиям пользователя. Значения столбца «Марка, модель» расположены в порядке, который мы установили для нового списка.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Содержание
- Вариант 1: Microsoft Excel 2007 – 2021
- Способ 1: Сортировка по алфавиту
- Способ 2: Настраиваемая сортировка
- Способ 3: Применение функций
- Вариант 2: Microsoft Excel 2003
- Вопросы и ответы
Важно! Сортировка данных в Microsoft Excel — это базовая функция табличного редактора, доступная во всех версиях программы. Но в статье будут отдельно рассматриваться редакции 2007 – 2021 и 2003 годов, так как у них наблюдаются существенные различия в интерфейсе.
Читайте также: Функции сортировки и фильтрации данных в Microsoft Excel
Вариант 1: Microsoft Excel 2007 – 2021
Начиная с 2007 года, кампанией Microsoft было разработано множество версий табличного процессора Excel. Нововведения в основном заключались в изменении визуального оформления программы и добавлении новых функций, поэтому сортировка данных во всех редакциях выполняется одинаково.
Примечание! Все действия, представленные в статье, будут производиться в Microsoft Excel 2021. Это следует учитывать, так как в других версиях есть отличия в наименовании и месторасположении некоторых элементов интерфейса. В остальном же описываемые способы решения поставленной задачи являются актуальными.
Способ 1: Сортировка по алфавиту
Если необходимо отсортировать значения в таблице по возрастанию или убыванию, проще всего воспользоваться инструментами контекстного меню. Для этого необходимо иметь уже заполненный диапазон данных, логично поделенный на столбцы и строки. В качестве примера будет использоваться список товаров с расценками, который можно наблюдать на изображении ниже.
Допустим, есть необходимость выполнить сортировку продуктов по алфавиту. В таком случае, зажав левую кнопку мыши, выделите информацию в первом столбце, после чего вызовите контекстное меню, кликнув по диапазону правой. В появившемся списке опций наведите курсор на пункт «Сортировка», а затем щелкните «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А» (в зависимости от поставленной задачи).
Появится диалоговое окно, в котором необходимо определиться, нужно ли сортировать всю таблицу целиком или требуется изменить значения только в выделенном диапазоне. В первом случае следует установить переключатель в положение «автоматически расширить выделенный диапазон» и кликнуть по кнопке «Сортировка», а во втором — выбрать опцию «сортировать в пределах указанного выделения».
Если использовать первый вариант, подразумевающий сортировку всех данных таблицы, относительно алфавитному порядку позиций в столбце «Список продуктов», то результат будет таким, который продемонстрирован на изображении ниже.
Если не расширять диапазон данных для сортировки, тогда только первый столбец будет подвергнут изменениям.
Это только один способ быстрой сортировки данных в алфавитном порядке, дополнительные решения представлены в отдельной статье на нашем сайте. Также рекомендуем обратить внимание на материал, посвященный теме сортировки чисел, если такие манипуляции необходимо будет проводить.
Подробнее:
Сортировка по алфавиту в Microsoft Excel
Сортировка чисел по возрастанию в Microsoft Excel
Способ 2: Настраиваемая сортировка
Если данные необходимо отсортировать с применением дополнительных аргументов, а не только по алфавиту, потребуется воспользоваться специальным инструментом. Запустить его меню можно несколькими способами, первый подразумевает переход на вкладку «Данные» с последующим нажатием по пункту «Сортировка».
В качестве альтернативы поставленную задачу можно выполнить через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Для этого кликните по любой ячейке таблицы и в появившемся списке опций наведите курсор на строку «Сортировка», а затем щелкните по пункту «Настраиваемая сортировка».
После проделанных действий откроется дополнительное окно, в котором производится ввод параметров для сортировки данных таблицы.
Важно! Если требуется изменить порядок строк или столбцов только определенной части таблицы, перед выполнением ранее рассмотренных инструкций необходимо выделить нужную область данных и при запросе расширения диапазона выбрать параметр «сортировать в пределах указанного выделения».
Использование предустановленных шаблонов
Откройте окно настраиваемой сортировки и задайте предварительные параметры. Если редактируемая таблица содержит заголовки, установите отметку у строки «Мои данные содержат заголовки», которая находится в верхнем правом углу.
Затем кликните по кнопке «Параметры», расположенной рядом, и в открывшемся меню выберите тип сортировки: «строки диапазона» или «столбцы диапазона». Если обработка данных предполагает четкое соответствие регистру, поставьте галочку рядом с этим пунктом. По завершении щелкните по кнопке «ОК», чтобы применить заданные параметры.
Настраиваемая сортировка позволяет редактировать таблицу с использованием нескольких параметров одновременно. Таким образом можно обработать большой объем информации, не только выровняв в алфавитном порядке, но и применив фильтр по цветам. Всего есть четыре параметра сортировки:
- Значения ячеек. Позволяет изменить расположение данных в таблице по содержимому. По умолчанию доступно две опции — «От А до Я» и «От Я до А», но при необходимости можно настроить список, тем самым разместив данные по дням недели, месяцам и так далее.
- Цвет ячейки. Если в таблице есть цветовое выделение данных, всю информацию можно отсортировать с учетом этой особенности. Программа автоматически проверит наличие использующихся цветов и предложит выбрать нужный в соответствующем выпадающем списке.
- Цвет шрифта. Аналогичным образом можно выполнить сортировку, взяв за основу цвет используемого шрифта.
- Значок условного форматирования. Если при заполнении таблицы было применено условное форматирование, редактирование можно произвести с учетом этой особенности. Обратите внимание, что на нашем сайте есть отдельная статья, в которой демонстрируются все возможности такой опции.
Подробнее: Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных
Зная все параметры настраиваемой сортировки, можно перейти непосредственно к обработке данных. В последующей инструкции продемонстрирован пример с использованием всех шаблонов:
- Если необходимо выполнить сортировку по нескольким столбцам, параметрам и порядковым данным, щелкните по кнопке «Добавить уровень», чтобы дополнить список в основной области окна еще одной строкой. Рядом располагается опция «Удалить уровень», предназначенная для очистки списка.
- Разместив необходимое количество строк, определите все столбцы, которые будут отформатированы. Делается это в выпадающих списках «Столбец». Обратите внимание, что один и тот же столбец таблицы можно сортировать несколько раз.
- В выпадающих списках «Сортировка» определите один из четырех параметров, значения которых описывались в статье ранее.
- В зависимости от выбранных параметров в столбце «Порядок» выберите для каждого из них сценарий выполнения. Например, при обработке значений ячеек можно выполнить сортировку по алфавиту, а при обращении к цвету шрифта выбрать в соответствующем списке нужную окраску. Обратите внимание, что в некоторых случаях требуется указать месторасположение проверяемых данных («Сверху» или «Снизу»), которое они займут после выполнения сортировки.
Примечание! При одновременном использовании нескольких уровней сортировки обработка будет происходить поочередно. Таким образом сначала применятся параметры, указанные в первой строке, затем во второй, третьей и так далее.
Имеются также некоторые дополнительные возможности настройки сортировки, которые позволяют редактировать список задаваемых параметров. В верхней части открытого окна есть кнопка «Копировать уровень», она будет полезна при необходимости добавить уже имеющуюся строку. Стрелки, расположенные правее, служат для перемещения параметров вверх или вниз, соответственно. Перед их использованием важно выделить нужную строку, кликнув по ней левой кнопкой мыши.
Когда все настройки будут завершены, нажмите по кнопке «ОК» для их применения. Но прежде рекомендуем внимательно перепроверить выбранные параметры.
Создание собственного списка
Как уже упоминалось ранее, сортировать данные в таблице можно не только в алфавитном порядке, но и по дням неделям, месяцам и так далее. Для этого необходимо в окне «Сортировка» выбрать необходимый для изменения столбец, указать параметр «Значения ячеек», а затем в выпадающем списке «Порядок» щелкнуть по пункту «Настраиваемый список».
Обратите внимание! Откроется дополнительное меню, в котором уже есть предустановленные списки, озвученные ранее. Заметьте, что каждый из них имеет разное форматирование, что следует учитывать на этапе заполнения таблицы данными.
Если для более точной сортировки необходимо использовать индивидуальный список, создать его можно самостоятельно. Для этого следует в левой рабочей области выбрать пункт «НОВЫЙ СПИСОК», после чего в поле «Элементы списка» начать вводить текст, разделяя каждую позицию новым абзацем с помощью клавиши Enter. Вписав все необходимые данные, нажмите по кнопке «Добавить», чтобы изменения зарегистрировались в программе.
После этого можно переходить в основное меню настраиваемой сортировки для изменения порядка в таблице в соответствии с только что созданным новым списком.
Способ 3: Применение функций
В случае обработки чисел для сортировки данных можно воспользоваться специальными формулами, которые доступны в Microsoft Excel по умолчанию. Они позволяют изменять порядок значений в отдельно взятом массиве, но результат будет выводиться в другом диапазоне таблицы. Стоит также отметить, что при редактировании исходных данных вычисления, произведенные с помощью формул, будут тоже корректироваться автоматически.
Сортировка посредством формул выполняется с помощью двух функций — НАИМЕНЬШИЙ и НАИБОЛЬШИЙ. Логика их работы аналогична друг другу, отличается только результат. В первом случае будет выводиться диапазон исходных данных отсортированный от меньшего числа к большему, во втором — наоборот.
Установите курсор в ячейку, с которой будет начинаться создание нового списка. Кликните по строке формул и начните вводить функцию следующего образца:
=НАИМЕНЬШИЙ(X:X;СТРОКА(X1)) или =НАИБОЛЬШИЙ(X:X;СТРОКА(X1))
Вместо X впишите букву столбца, в котором находится информация для обработки, остальную часть формулы не изменяйте. Затем нажмите по клавише Enter, чтобы произошел расчет первого наименьшего или наибольшего значения в заданном диапазоне. Чтобы продолжить расчет остальных данных, наведите курсор в нижний правый угол ячейки и протяните его вниз.
Вариант 2: Microsoft Excel 2003
Табличный процессор 2003 года имеет все вышеперечисленные функции для сортировки данных, только отличается интерфейсом и месторасположением некоторых опций.
Примечание! Инструкция по работе функций НАИМЕНЬШИЙ и НАИБОЛЬШИЙ не будет рассмотрена, так как ничем не отличается от ранее представленной в статье.
Стандартная сортировка в алфавитном порядке или от меньшего к большему производится похожим образом, но только посредством панели инструментов — в контекстном меню соответствующих опций нет. Для этого выделите столбец данных, порядок которых нужно изменить, после чего щелкните по пиктограмме «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».
Настраиваемая сортировка в Microsoft Excel 2003 тоже есть, но она имеет меньший набор возможностей, позволяет только менять порядок исходных данных по возрастанию или убыванию. Чтобы этим воспользоваться, нужно выделить таблицу, раскрыть меню «Данные» и кликнуть по пункту «Сортировка».
Затем необходимо настроить последовательность сортировки. Для этого в каждом выпадающем списке выберите столбец, который будет изменяться, а следом установите параметр «по возрастанию» или «по убыванию». Щелкните по кнопке «ОК», чтобы применить заданные настройки.
Также можно задать дополнительные параметры сортировки, нажав по кнопке «Параметры». В открывшемся окне из выпадающего списка «Сортировка по первому ключу» выберите подходящее значение, после чего при необходимости установите отметку «Учитывать регистр».
Примечание! В отличие от Microsoft Excel 2007 – 2021, добавлять собственные списки ключей в программе 2003 года нельзя, поэтому доступны лишь предустановленные — дни недели и месяцы.