Каким образом можно изменить представление в excel

Слышали ли вы что-нибудь о представлениях в Excel? Я тоже нет. Но мне посоветовали разобраться, т.к. это удобно для анализа данных и его представления. Вышел достаточно занятный опыт и, как следствие, материал. Итак, представления Excel, что это такое?

Я хорошо понимаю что,  мало кому нужно будет анализировать тот или иной документ сразу по 3-м направлениям, поэтому поведаю вам об интересной возможности Excel под названием Создание представления. Сходу оговорюсь, что эта функция работает на Excel’ях 2010 и выше. Волей судеб приходится изучать все версии — кому-то думаю пригодиться.

Под представлением понимают сохраненный вид рабочего листа. Используя представления, можно сохранить сразу несколько различных таких видов на одном  и том же рабочем листе, представления excel позволят экономить время на анализе документов и их просмотре.

Представлениями обрабатываются:

• определенная область и параметр печати (любое представление обладает собственной областью печати),
• все скрытые строки и столбцы,
• размеры окна,
• активные ячейки,
• закрепленные области.

Для создания представления Excel, необходимо проделать такую процедуру:

1. Скрыть ненужные столбцы и строки так, чтобы экран отображал лишь действительно нужную информацию. Т.е отредактировать, как нужно.

2. Открыть вкладку «Вид», найти тут раздел под названием «Режимы просмотра книги», нажать клавишу «Представление». Тем, кто больше любит работать с клавиатурой, следует нажать комбинацию кнопок Alt + О, С (нажмите и не отпускайте Alt, затем поочередно нажмите кнопки О и С, раскладка русская). См. Картинку в начале страницы.

3. Далее откроется диалоговое окно «Представление». Вам нужно будет нажать клавишу «Добавить» и ввести определенное название будущего представления.

4. Вы можете создать множество представлений, повторяя вышеуказанные шаги.

После чего вид вашего листа сохранится и вы сможете переключаться между новыми представлениями при помощи клавиши «Применить», которую можно найти в диалоговом окне «Представление». Больше всего это подходит для закрепления областей и скрытых ячеек, меня огорчило, что это не действует на возможность группировать строки.

Чтобы активировать личные представления вам нужно будет:

1. Перейти во вкладку «Вид» (в окне общей открытой книги).
2. Щелкнуть клавишу «Представление» в группе «Режим просмотра книги».
3. Нажать в окне «Представление» нужное имя личного представления. Щелкнуть клавишу «Применить».
4. Избавиться от окна с помощью кнопки «Закрыть».

Чтобы удалить свои представления вам нужно будет проделать такие манипуляции:

1. С помощью открытого окна общей книги перейти во вкладку «Вид».
2. В «Режиме просмотра книги» нажать клавишу «Представление».
3. В «Представлениях» нажать на необходимое имя личного представления и нажать клавишу «Удалить».
4. Подтвердить действие путем нажатия на клавишу «Да».
5. Нажать на кнопку «Закрыть».

Как создать простой отчет?

Тоже интересная функция создания отчетов.

Чтобы создать простой отчет, вам нужно выполнить такие действия:
1. Зайти в меню «Вид», выбрать команду «Диспетчер отчетов», нажать клавишу «Добавить».
2. Ввести например «мой_отчет» в графу «Имя отчета».
3. В области добавления должен быть установлен флажок «Представление». Следует выделить «Представление 1» и нажать клавишу «Добавить». Затем проделываем данное действие и для элемента «Представление 2»
4. Жмем клавишу «ОК».

Представление — это набор настроек для отображения и печати документа, который вы можете именовать и применить к рабочей книге. В Excel вы можете создавать различные представления (например, одно для разработки рабочего листа и другое для ввода данных) в рамках одной и той же рабочей книги без того, чтобы хранить отдельные копии. Если вы задали настройки печати в представлении — это значит, что представление включает в себя

определенную область печати. Если такая область не была оговорена для рабочего листа, в представлении отображается вся рабочая книга. Также имейте в виду, что если один или более рабочих листов содержит таблицу Excel, команда Представления отключается для рабочей книги.

Чтобы создать настраиваемое представление:

Задайте настройки рабочей книги, чтобы она выглядела так, как вы хотите ее видеть на экране и напечатанной.

Нажмите вкладку Вид.

Нажмите кнопку Представления.

Нажмите Добавить.

Введите имя представления. Для упрощения задачи укажите в имени представления имя рабочего листа.

Отметьте окно Параметры печати и окно Скрытые строки, столбцы и параметры фильтра.

Нажмите ОК.

Чтобы применить или удалить представление:

Нажмите вкладку Вид.

Нажмите кнопку Представления.

Выберите представление, которое вы хотите отобразить.

Нажмите Применить. Excel переключится в рабочий лист, считавшийся текущим во время создания представления, и отобразит выбранное представление.

Чтобы удалить представление, нажмите Удалить, а затем нажмите Да, чтобы подтвердить удаление.

По завершении процесса удаления представления, нажмите Закрыть.

Перейти к содержанию