Какие задачи решают при помощи excel

Excel
— это программа, которая относится к
категории электронных таблиц и является
частью пакета Microsoft
Office.

Одним
из основных достоинств Excel
является
универсальность,
в Excel
наиболее развиты средства для выполнения
различных вычислений над числами. Но
ее можно применять и для решения множества
других
задач, не относящихся к числовым. Excel
может применяться для решения следующих
задач:

• решение
  числовых задач, требующих больших
  вычислений.
  Создание
  отчетов, анализ результатов исследований,
  а также применение всевозможных методов
  финансового анализа;

• создание
  диаграмм.
  Excel
  содержит средства для создания различных
  типов диаграмм, а также предоставляет
  широкие возможности по их настройке;

• организация
  списков.
  Excel
  позволяет эффективно создавать и
  использовать структурированные таблицы,
  в столбцах которых находятся однотипные
  данные;

• доступ
  к данным
  других
  типов. Возможность импортирования
  данных
  из множества различных источников;

• создание
  рисунков
  и схем.
  Использование
  фигур Excel
  для
  создания
  схем.

• автоматизация
  сложных задач. Используя
  макросы Excel,
  можно выполнять однотипные
  задачи.

Результаты
действий, выполняемых в Excel,
хранятся в файле рабочей книги, который
открывается
в
отдельном окне (рис. 1-3). Рабочая
книга состоит
из одного или нескольких рабочих листов,
а рабочий
лист
состоит из отдельных ячеек.
В
каждой ячейке может храниться число,
формула или текст.

Вертикальная
полоса прокрутки

Вкладки

Табличный
курсор

Стандартная
панель инструментов

Панель
инструментов форматирования

Панель
инструментов рисования

Горизонтальная
полоса прокрутки

Заголовки
столбцов

Ярлыки
листов

Строка
формул

Рис.
1. Вид окна программы Excel
2003

Рис.
2. Вид окна программыExcel
2007

Рис.
3. Вид окна программы Excel
2010

Рабочий
лист также имеет скрытый
уровень
(скрытый
слой), на котором содержатся графики,
диаграммы, изображения и т.п. Чтобы
перейти из одного рабочего листа в
другой, нужно щелкнуть на соответствующем
ярлычке
листа,
который
находится в нижней части окна рабочей
книги. Кроме того, рабочие книги могут
содержать листы
диаграмм,
на
каждом из которых может находиться по
одной диаграмме. Чтобы перейти на лист
диаграммы, нужно щелкнуть на ее ярлычке.

2. Сводные выборочные характеристики

При
исследовании свойств совокупность
результатов отдельных измерений заменяют
сводными характеристиками. К основным
числовым характеристикам случайных
величин относятся: среднее значение,
дисперсия, среднее квадратическое
отклонение, коэффициент вариации, размах
варьирования.

2.1.
Сводные характеристики выборки при
малом числе испытаний (n<50)

Среднее
арифметическое
– это среднее значение из суммы всех
исследованных величин, деленных на
число испытаний.

(1)

Х_i
– текущее значение измеряемой величины;

n
– количество значений в выборке.

В
программе Excel
среднее значение определяется функцией
СРЗНАЧ
(рис. 4).

Рис.
4. Функция
СРЗНАЧ

Для
проведения расчетов выделяем курсором
ячейку, в которой хотим отобразить
среднее значение и нажимаем на клавиатуре
клавишу =. Далее в поле Имя указываем
функцию СРЗНАЧ
(рис. 5).

Рис.
5 Поиск функций в программе Excel
2003

Если
в поле ИМЯ
название функции не появилось, то левой
кнопкой мыши щелкаем на треугольник
рядом с полем, после этого появится окно
со списком функций. Если данной функции
в списке нет, то левой кнопкой мыши
нажимаем на пункт списка ДРУГИЕ
ФУНКЦИИ,
появится диалоговое окно МАСТЕР
ФУНКЦИЙ,
в котором с помощью вертикальной
прокрутки выбираем нужную функцию,
выделяем ее курсором и нажимаем на ОК
(рис. 6).

Рис.
6. Мастер функций

Для
поиска функции в программах Excel
2007 и Excel
2010 в меню может быть открыта любая
вкладка, тогда для проведения расчетов
выделяем курсором ячейку, в которой
хотим отобразить среднее значение и
нажимаем на клавиатуре клавишу =. Далее
в поле Имя указываем функцию СРЗНАЧ.
Окно для расчета функции аналогично
приведенному в Excel
2003.

Также
можно выбрать вкладку Формулы и нажать
левой кнопкой мыши на кнопку в меню
«ВСТАВИТЬ
ФУНКЦИЮ»
(рис. 7, 8), появится окно МАСТЕР
ФУНКЦИЙ,
вид которого аналогичен Excel
2003. Также в меню можно сразу выбрать
категорию функций (недавно использовались,
финансовые, логические, текстовые, дата
и время, математические, другие функции),
в которой будем искать нужную функцию.

Также
в Excel
2010 можно нажать на значок fx.
При перемещении по вкладкам меню значок
все равно остается рядом со строкой для
ввода математических выражений (см.
рис. 8).

Математические

Ссылки
и массивы

Другие
функции

Рис.
7 Выбор функции в Excel
2007

Рис.
8 Выбор функции в Excel
2010

СРЗНАЧ(число1;
число2;
…)

Число1,
число2, .. — это от 1 до 30 аргументов, для
которых вычисляется среднее.

Аргументы
должны быть либо числами, либо именами,
массивами или ссылками, содержащими
числа.

Если
аргумент, который является массивом
или ссылкой, содержит тексты, логические
значения или пустые ячейки, то такие
значения игнорируются; однако ячейки,
которые содержат нулевые значения,
учитываются.

Вычисляя
средние значения ячеек, следует учитывать
различие между пустыми ячейками и
ячейками, содержащими нулевые значения,
особенно если не установлен флажок
НУЛЕВЫЕ
ЗНАЧЕНИЯ
на
вкладке ВИД
(команда ПАРАМЕТРЫ,
меню СЕРВИС).
Пустые ячейки не учитываются, но нулевые
ячейки учитываются.

В
поле Число 1, Число 2 вводится диапазон
ячеек, для которых нужно вычислить
среднее значение. Даже если в поле Число
1 ввести данные из одного столбца, а в
поле Число 2 – из другого столбца, будет
вычислено одно среднее значение для
всех введенных данных.

Ввод
диапазона ячеек осуществляется после
наведения курсора на квадратик в конце
строки в поле Число 1 или Число 2 и нажатия
на нем левой кнопки мыши (рис. 9).

Рис.
9 Функция СРЗНАЧ

В
результате диалоговое окно примет вид
(рис. 10)

Рис.
10. Диалоговое окно функции СРЗНАЧ

Далее
курсор перемещается на рабочий лист и
устанавливается в первую ячейку
диапазона, для которого вычисляется
среднее значение. Передвигая курсор
вниз при нажатой левой кнопке мыши,
выделяем диапазон для расчета. В строке
отобразятся номера ячеек. После ввода
номеров ячеек левой кнопкой мыши нажимаем
на квадрат в конце строки. На экране
появится изображение диалогового окна
для расчета среднего значения (рис. 2).
Далее нажимаем на ОК.

Функция
СРЗНАЧА
вычисляет среднее арифметическое
значений, заданных в списке аргументов.
Помимо чисел в расчете могут участвовать
текст и логические значения, такие как
ИСТИНА
и ЛОЖЬ.

Среднее
квадратическое отклонение
различается
на смещенное S

и несмещенное S₁.
Среднее квадратическое отклонение S_,
полученное при выборке n<30,
носит название смещенного и его среднее
значение занижено по сравнению со
средним квадратическим отклонением
для всей партии материала.

При
числе испытаний n<30

(2)

При
числе испытаний 30≤n<50

(3)

(4)

где
М_к
–коэффициент, зависящий от числа
испытаний

Значения
М_к
приведены в табл. 1 для К=n-1

Таблица
1

При
n>60
значение Мк~1.

Для
вычислений при n<30 применяется функция
СТАНДОТКЛОН
(рис. 11). Поиск данной функции осуществляется
методом, указанном для расчета среднего
значения.

Рис.
11. Функция СТАНДОТКЛОН

Функция
СТАНДОТКЛОН
оценивает среднее квадратическое
отклонение (стандартное отклонение) по
выборке. Стандартное отклонение — это
мера того, насколько широко разбросаны
точки данных относительно их среднего.

СТАНДОТКЛОН(число1;
число2; …)

Число1,
число2,… — от 1 до 30 числовых аргументов,
соответствующих выборке из генеральной
совокупности. Вместо аргументов,
разделенных точкой с запятой, можно
также использовать массив или ссылку
на массив.

СТАНДОТКЛОН
предполагает, что аргументы являются
только выборкой из генеральной
совокупности. Если данные представляют
всю генеральную совокупность, то
стандартное отклонение следует вычислять
с помощью функции СТАНДОТКЛОНП.

Стандартное
отклонение вычисляется с использованием
«несмещенного» или «n-1» метода.

СТАНДОТКЛОН
использует формулу (2).

Логические
значения, такие как ИСТИНА
или ЛОЖЬ,
а также текст игнорируются. Если текст
и логические значения игнорироваться
не должны, следует использовать функцию
рабочего листа СТАНДОТКЛОНА,
а для генеральной совокупности —
СТАНДОТКЛОНПА.

Коэффициент
вариации
— является относительной характеристикой
рассеяния случайной величины

(5)

Для
проведения расчетов выделяем курсором
ячейку, в которой хотим отобразить
значение коэффициента вариации, и
нажимаем на клавиатуре клавишу =. В
строке для ввода формул набираем нужную
формулу, причем величины среднего
значения и среднего квадратического
значения вводим в виде ссылки на ячейку,
где они представлены в числовой форме.
Для этого подводим курсор к нужной
ячейке и нажимаем левую кнопку мыши.
После ввода формулы нажимаем на клавиатуре
клавишу ENTER.

Математические
знаки, используемые для ввода формул
приведены в табл. 2.

Таблица
2

Размах
варьирования
— разница между наибольшей и наименьшей
величинами в выборке

(6)

где
X_max
— максимальное значение в выборке;

X_min
— минимальное значение в выборке.

Максимальное
значение выборки определяется функцией
МАКС
(рис. 12).

Рис.
12. Функция МАКС

Функция
МАКС возвращает наибольшее значение
из набора значений.

МАКС(число1;число2;
…)

Число1,
число2,..— от 1 до 30 чисел, среди которых
требуется найти наибольшее.

Можно
задавать аргументы, которые являются
числами, пустыми ячейками, логическими
значениями или текстовыми представлениями
чисел. Аргументы, которые являются
значениями ошибки или текстами, не
преобразуемыми в числа, вызывают значения
ошибок.

Если
аргумент является массивом или ссылкой,
то в нем учитываются только числа. Пустые
ячейки, логические значения или текст
в массиве или ссылке игнорируются. Если
логические значения или текст не должны
игнорироваться, следует использовать
функцию МАКСА.

Если
аргументы не содержат чисел, то функция
МАКС
возвращает 0 (ноль).

Минимальное
значение выборки определяется функцией
МИН
(рис. 13).

Рис.
13. Функция МИН

Функция
МИН возвращает наименьшее значение в
списке аргументов.

МИН(число1;число2;
…)

Число1,
число2,…— от 1 до 30 чисел, среди которых
требуется найти наименьшее.

Можно
задавать аргументы, которые являются
числами, пустыми ячейками, логическими
значениями или текстовыми представлениями
чисел. Аргументы, которые являются
значениями ошибки или текстом, не
преобразуемым в числа, вызывают значения
ошибок.

Если
аргумент является массивом или ссылкой,
то учитываются только числа. Пустые
ячейки, логические значения или текст
в массиве или ссылке игнорируются. Если
логические значения или текст
игнорироваться не должны, следует
пользоваться функцией МИНА.

Если
аргументы не содержат чисел, то функция
МИН
возвращает 0.

Расчет
размаха варьирования осуществляется
путем ввода формулы в строку формул, а
минимальное и максимальное значения
указываются в виде ссылки на ячейки.

Абсолютная
ошибка выборки

(7)

где
t
– коэффициент Стьюдента, выбираемый
по таблице в зависимости от числа
испытаний.

Относительная
ошибка выборки

(8)

Расчет
ошибок выборки осуществляется путем
ввода формул в строку формул.

2.2.
Сводные характеристики выборки при
большом числе испытаний (n≥50)

Сначала
находят разницу между максимальной и
минимальной величинами, т.е. размах
варьирования по формуле (6). Далее
определяют классовый интервал

(9)

где
n_k
— число классов. Желательно, чтобы
7<n_k<20.

Рекомендуется,
чтобы величина k
была кратной 5 или 10.

Разбивают
полученные значения на классы, которые
располагаю по возрастанию значений, и
результаты представляют в таблице 3.

Таблица3

Напротив
наибольшего числа значений в классе
отмечают условное отклонение ,
от него увеличивающиеся на единицу
отклонения: вниз – положительные, вверх
– отрицательные.

Среднее
значение выборки
определяют
по
формуле:

(10)

где
Х
– среднее значение в классе при 
= 0;

k
– классовый интервал;

n
– общее число измерений.

Среднее
квадратическое отклонение

(11)

Функция
ЧАСТОТА
вычисляет частоту появления значений
в интервале значений и возвращает массив
цифр. Функция ЧАСТОТА
(рис. 14) может быть использована, например,
для подсчета количества результатов
тестирования, попадающих в интервалы
результатов. Поскольку данная функция
возвращает массив, она должна задаваться
в качестве формулы массива.

Рис.
14. Функция ЧАСТОТА

ЧАСТОТА(массив
данных;
массив
интервалов)

Массив
данных — массив или ссылка на множество
данных, для которых вычисляются частоты.
Если массив данных не содержит значений,
то функция ЧАСТОТА
возвращает массив нулей.

Массив
интервалов — массив или ссылка на
множество интервалов, в которые
группируются значения аргумента массив
данных. Если массив интервалов не
содержит значений, то функция ЧАСТОТА
возвращает количество элементов в
аргументе массив данных.

ЧАСТОТА
вводится как формула массива после
выделения интервала смежных ячеек, в
которые нужно вернуть полученный массив
распределения.

Количество
элементов в возвращаемом массиве на
единицу больше числа элементов в массиве
интервалов. Дополнительный элемент в
возвращаемом массиве содержит количество
значений, больших чем максимальное
значение в интервалах. Например, при
подсчете трех диапазонов значений
(интервалов), введенных в три ячейки,
убедитесь в том, что функция ЧАСТОТА
возвращает значения в четырех ячейках.
Дополнительная ячейка возвращает число
значений в массив данных, больших чем
значение границы третьего интервала.

ЧАСТОТА
игнорирует пустые ячейки и тексты.

Формулы,
которые возвращают массивы, должны быть
введены как формулы массива.

Формулу
в этом примере необходимо ввести как
формулу массива. Для ввода данных как
массива нужно нажать клавишу F2, а затем
клавиши CTRL+SHIFT+ENTER. Если формула не будет
введена как формула массива, единственное
значение будет равно 1.

Статистическая
обработка данных может также проводиться
с помощью надстройки Пакет анализа в
подпункте меню «Сервис». В программе
Excel 2003, если открыв СЕРВИС,
не находим вкладку АНАЛИЗ
ДАННЫХ,
то щелчком левой кнопки мыши открываем
вкладку НАДСТРОЙКИ
и напротив пункта ПАКЕТ
АНАЛИЗА
щелчком левой кнопки мыши ставим галочку
(рис. 15).

Рис.
15. Окно НАДСТРОЙКИ

После
этого в меню СЕРВИС
появляется вкладка АНАЛИЗ
ДАННЫХ.

В
Excel 2007 для установки ПАКЕТА
АНАЛИЗА
нужно нажать на кнопку OFFICE в левом
верхнем углу листа (рис. 16а). Далее
нажимаем на кнопку ПАРАМЕТРЫ
EXCEL.
В появившемся окне ПАРАМЕТРЫ
EXCEL
нажимаем левой кнопкой мыши на пункт
НАДСТРОЙКИ
и в правой части раскрывшегося списка
выбираем пункт ПАКЕТ
АНАЛИЗА (рис.
16б). Далее нажимаем на ОК.

Кнопка
«Office»

а

Параметры
Excel

)

б)

Рис.
13. Установка ПАКЕТА
АНАЛИЗА
в Excel 2007

В
Excel 2010 для установки ПАКЕТА
АНАЛИЗА
нужно нажать на вкладку ФАЙЛ в левом
верхнем углу листа (рис. 17а). Далее
нажимаем на кнопку ПАРАМЕТРЫ.
В появившемся окне ПАРАМЕТРЫ
EXCEL
нажимаем левой кнопкой мыши на пункт
НАДСТРОЙКИ
и в правой части раскрывшегося списка
выбираем пункт ПАКЕТ
АНАЛИЗА (рис.
17б).
Далее
нажимаем на ОК.

а)

б)

Рис.
17. Установка ПАКЕТА
АНАЛИЗА
в Excel 2010

Чтобы
Пакет анализа был установлен, в Excel 2007
и Excel 2010, нажимаем на кнопку
ПЕРЕЙТИ, расположенную
внизу раскрытого окна. Появится
окно,
показанное на рис. 15.
Ставим
галочку напротив
ПАКЕТА АНАЛИЗА. Во
вкладке ДАННЫЕ
появится кнопка АНАЛИЗ
ДАННЫХ (рис.
18-19).

Рис.
18. Вкладка ДАННЫЕ
в
Excel 2007

Рис.
19. Вкладка ДАННЫЕ
в
Excel 2010

Далее
откроется окно, которое показано на
рис. 20.

Из
предложенных пунктов выбирает пункт
«ОПИСАТЕЛЬНАЯ
СТАТИСТИКА»
и щелкаем на нем левой кнопкой мыши.

Рис.
20. Окно «АНАЛИЗ
ДАННЫХ»

Далее
откроется окно, показанное на рис. 21.

Входной
диапазон.
Ссылка на диапазон, содержащий
анализируемые данные. Ссылка должна
состоять не менее чем из двух смежных
диапазонов данные в которых расположены
по строкам или столбцам.

Группирование.
Установите
переключатель в положение «По
столбцам»
или «По
строкам»
в зависимости от расположения данных
во входном диапазоне.

Рис.
21. Окно ОПИСАТЕЛЬНАЯ
СТАТИСТКА

Метки
в первой строке/Метки в первом столбце.
Если первая строка исходного диапазона
содержит названия столбцов, установите
переключатель в положение Метки в первой
строке. Если названия строк находятся
в первом столбце входного диапазона,
установите переключатель в положение
Метки в первом столбце. Если входной
диапазон не содержит меток, то необходимые
заголовки в выходном диапазоне будут
созданы автоматически.

Уровень
надежности.
Установите флажок, если в выходную
таблицу необходимо включить строку для
уровня надежности. В поле введите
требуемое значение. Например, значение
95% вычисляет уровень надежности среднего
с уровнем значимости 0,05.

К-ый
наибольший уровень надежности.
Установите флажок, если в выходную
таблицу необходимо включить строку для
k-го наибольшего значения для каждого
диапазона данных. В соответствующем
окне введите число k. Если k равно 1, эта
строка будет содержать максимум из
набора данных.

К-ый
наименьший уровень надежности.
Установите флажок, если в выходную
таблицу необходимо включить строку для
k-го наименьшего значения для каждого
диапазона данных. В соответствующем
окне введите число k. Если k равно 1, эта
строка будет содержать минимум из набора
данных.

Выходной
диапазон.
Введите ссылку на левую верхнюю ячейку
выходного диапазона. Этот инструмент
анализа выводит два столбца сведений
для каждого набора данных. Левый столбец
содержит метки статистических данных;
правый столбец содержит статистические
данные. Состоящий их двух столбцов
диапазон статистических данных будет
выведен для каждого столбца или для
каждой строки входного диапазона в
зависимости от положения переключателя
Группирование.

Если
хотим вывести результаты расчета на
новый лист, то установите переключатель,
чтобы открыть новый лист в книге и
вставить результаты анализа, начиная
с ячейки A1. Если в этом есть необходимость,
введите имя нового листа в поле,
расположенном напротив соответствующего
положения переключателя.

Если
хотим вывести результаты расчета в
новой книге, то установите переключатель,
чтобы открыть новую книгу и вставить
результаты анализа в ячейку A1 на первом
листе в этой книге.

Итоговая
статистика.
Установите флажок, если в выходном
диапазоне необходимо получить по одному
полю для каждого из следующих видов
статистических данных, представленных
в таблице 4.

Таблица
4

.

На сегодняшний день разработано большое количество специализированных программных продуктов для проведения экономических расчетов, однако сотрудники финансово-экономических служб чаще всего пользуются табличным редактором Excel. Причина популярности данного инструмента — обширный функционал Excel и постоянное его развитие практически в каждой новой версии табличного редактора.

В рамках одной статьи невозможно рассмотреть все достоинства Excel, которые экономисты могут применить в своей работе, поэтому остановимся на анализе лучших функций редактора, используемых для решения экономических задач.

Для удобства восприятия материала сгруппируем эти функции в три блока:

1. Функционал расчетных формул в Excel.

2. Функционал Excel для обработки табличных данных.

3. Инструменты Excel для моделирования и анализа экономических данных.

ФУНКЦИОНАЛ РАСЧЕТНЫХ ФОРМУЛ В EXCEL

Расчетные формулы являются изначальным и основополагающим функционалом табличного редактора Excel, поэтому рассмотрим их в первую очередь.

Пакет встроенных расчетных формул включает в себя десятки наименований, но самыми востребованными в работе экономистов являются следующие формулы: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, ВПР и ГПР, СУММПРОИЗВ, СЧЕТЕСЛИ.

Решение экономической задачи с помощью формулы ЕСЛИ

Формула ЕСЛИ — расчетная функция Excel, которую наиболее часто используют для решения несложных экономических расчетов. Она относится к группе логических формул и позволяет рассчитать необходимые данные по условиям, заданным пользователями.

С помощью формулы ЕСЛИ можно сравнить числовые или текстовые значения по прописанным в формуле условиям.

Запись расчетной формулы в заданной ячейке в общем виде выглядит так:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;[значение_если_истина];[значение_если_ложь]),

где логическое выражение — данные, которые нужно проверить/сравнить (числовые или текстовые значения в ячейках);

значение_если_истина — результат, который появится в расчетной ячейке, если значение будет верным;

значение_если_ложь — результат, который появится в расчетной ячейке при неверном значении.

Задача № 1. Предприятие реализует три номенклатурные группы продукции: лимонад, минеральная вода и пиво. С 01.09.2020 запланировано установить скидку в размере 15 % на пиво.

Чтобы сформировать новый прайс на продукцию, сохраняем ее перечень в виде таблицы Excel. В первом столбце таблицы отражена номенклатура всей продукции в алфавитном порядке, во втором — признак группы продукции.

Для решения задачи создаем в таблице третий столбец и прописываем в первой ячейке номенклатуры формулу: =ЕСЛИ(C4=»пиво»;15%;0).

Эту формулу продлеваем до конца перечня номенклатуры продукции. В итоге получаем сведения о продукции, на которую с сентября снизится цена (табл. 1).

В данном примере показано использование формулы ЕСЛИ для обработки текстовых значений в исходных данных.

Решение экономической задачи с помощью формулы СУММЕСЛИ

Формулы СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН также используют для экономических расчетов, но они обладают более широкими возможностями для выборки и обработки данных. Можно задать не одно, а несколько условий отборов и диапазонов.

Задача № 2. На основе ведомости начисления заработной платы сотрудникам магазина нужно определить общую сумму зарплаты продавцов.

Чтобы решить эту задачу, сохраняем ведомость из учетной базы данных в виде таблицы Excel. В данном случае нам нужно не просто произвести выборку значений, но и суммировать их результат. Поэтому будем использовать более сложную разновидность формулы ЕСЛИ — СУММЕСЛИ.

Для решения задачи добавим внизу таблицы еще одну строку «Всего продавцы». В ее ячейке под суммой зарплаты, начисленной сотрудникам магазина, пропишем следующую формулу:=СУММЕСЛИ(C4:C13;»продавец»;D4:D13).

Таким образом мы задали условие, при котором табличный редактор обращается к столбцу с наименованием должностей (столбец С), выбирает в нем значение «Продавец» и суммирует данные ячеек с начисленной заработной платой из столбца D в привязке к этой должности.

Результат решения задачи — в табл. 2.

Решение экономической задачи с помощью формул ВПР и ГПР

Формулы ВПР и ГПР используют для решения более сложных экономических задач. Они популярны среди экономистов, так как существенно облегчают поиск необходимых значений в больших массивах данных. Разница между формулами:

• ВПР предназначена для поиска значений в вертикальных списках (по строкам) исходных данных;
• ГПР используют для поиска значений в горизонтальных списках (по столбцам) исходных данных.

Формулы прописывают в общем виде следующим образом:

=ВПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер столбца, из которого будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]);

=ГПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер строки, из которой будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]).

Указанные формулы имеют ценность при решении задач, связанных с консолидацией данных, которые разбросаны на разных листах одной книги Excel, находятся в различных рабочих книгах Excel, и размещении их в одном месте для создания экономических отчетов и подсчета итогов.

Задача № 3. У экономиста есть данные в виде таблицы Excel о реализации продукции за сентябрь в натуральном измерении (декалитрах) и данные о реализации продукции в сумме (рублях) в другой таблице Excel. Экономисту нужно предоставить руководству отчет о реализации продукции с тремя параметрами:

• продажи в натуральном измерении;
• продажи в суммовом измерении;
• средняя цена реализации единицы продукции в рублях.

Для решения этой задачи с помощью формулы ВПР нужно последовательно выполнить следующие действия.

Шаг 1. Добавляем к таблице с данными о продажах в натуральном измерении два новых столбца. Первый — для показателя продаж в рублях, второй — для показателя цены реализации единицы продукции.

Шаг 2. В первой ячейке столбца с данными о продажах в рублях прописываем расчетную формулу: =ВПР(B4:B13;Табл.4!B4:D13;3;ЛОЖЬ).

Пояснения к формуле:

В4:В13 — диапазон поиска значений по номенклатуре продукции в создаваемом отчете;

Табл.4!B4:D13 — диапазон ячеек, где будет производиться поиск, с наименованием таблицы, в которой будет организован поиск;

3 — номер столбца, по которому нужно выбрать данные;

ЛОЖЬ — значение критерия поиска, которое означает необходимость строгого соответствия отбора наименований номенклатуры таблицы с суммовыми данными наименованиям номенклатуры в таблице с натуральными показателями.

Шаг 3. Продлеваем формулу первой ячейки до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.

Шаг 4. В первой ячейке столбца с данными о цене реализации единицы продукции прописываем простую формулу деления значения ячейки столбца с суммой продаж на значение ячейки столбца с объемом продаж (=E4/D4).

Шаг 5. Продлим формулу с расчетом цены реализации до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.

В результате выполненных действий появился искомый отчет о продажах (табл. 3).

На небольшом количестве условных данных эффективность формулы ВПР выглядит не столь внушительно. Однако представьте, что такой отчет нужно сделать не из заранее сгруппированных данных по номенклатуре продукции, а на основе реестра ежедневных продаж с общим количеством записей в несколько тысяч.

Тогда эта формула обеспечит такую скорость и точность выборки нужных данных, которой трудно добиться другими функциями Excel.

Решение экономической задачи с помощью формулы СУММПРОИЗВ

Формула СУММПРОИЗВ позволяет экономистам справиться практически с любой экономической задачей, для решения которой нужно работать с несколькими массивами данных. Она обладает всеми возможностями рассмотренных выше формул, умеет суммировать произведения данных из списка до 255 источников (массивов).

Задача № 4. Есть реестр продаж различной номенклатуры продукции за сентябрь 2020 г. Нужно рассчитать из общего реестра данные о суммах реализации по основным номенклатурным группам продукции.

Чтобы выполнить задачу, добавим внизу реестра три новые строки с указанием групп продукции и пропишем в ячейке с будущими данными о продажах первой группы (пиво) следующую формулу: =СУММПРОИЗВ(((C4:C13=C16)*D4:D13)). Здесь указано, что в ячейке должно быть выполнено суммирование произведений значений диапазона ячеек столбца с наименованием групп продукции (C4:C13) с условием отбора наименования группы «Пиво» (С16) на значения ячеек столбца с суммами продаж (D4:D13).

Далее копируем эту формулу на оставшиеся две ячейки, заменив в них условия отбора на группу «Лимонад» (С17) и группу «Минеральная вода» (С18).

Выполнив указанные действия, получим искомое решение задачи в табл. 4.

Решение экономической задачи с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ

Формула СЧЕТЕСЛИ используется не так широко, как предыдущие, но она выручает экономистов, если нужно минимизировать ошибки при работе с таблицами Excel. Эта формула удобна для проверки корректности вводимых данных и установке различного рода запретов, что особенно важно, если с данными работает несколько пользователей.

Задача № 5. Экономисту поручили провести корректировку справочника номенклатуры ТМЦ в учетной базе данных компании. Справочник долгое время не проверяли, данные в него вносили порядка 10 человек, поэтому появилось много некорректных и дублирующих наименований.

Чтобы повысить качество работы, приняли решение создать обновленный справочник в книге Excel, а затем сопоставить его с данными в учетной базе и исправить их. Проблема заключалась в том, что перечень номенклатуры составляет порядка 3000 наименований. Вносить его в книгу будут шесть человек, а это создает риск дублирования позиций.

Экономист может решить эту проблему с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ. Нужно выполнить следующие действия:

• выбираем диапазон ячеек, куда будут вноситься наименования номенклатуры (В5:В3005);
• в меню редактора выбираем путь: Данные → Проверка данных;
• в появившемся диалоговом окне выбираем вкладку Параметры и указываем в выпадающем списке Тип данных вариант Другой;
• в строке Формула указываем: =СЧЕТЕСЛИ($В$5:$В$3005;В5)<=1;
• в диалоговом окне на вкладке Сообщение об ошибке вводим текст сообщения и нажимаем кнопку «ОК».

Если кто-либо из сотрудников будет пытаться ввести в указанный диапазон ячеек наименование ТМЦ, которое уже есть в диапазоне, у него это не получится. Excel выдаст сообщение в таком виде (рис. 1).

ФУНКЦИОНАЛ EXCEL ДЛЯ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Помимо расчетных формул в табличном редакторе Excel присутствует набор инструментов, значительно облегчающих жизнь экономистам, которые работают с большими объемами данных. К наиболее популярным из них можно отнести функцию сортировки данных, функцию фильтрации данных, функцию консолидации данных и функцию создания сводных таблиц.

Решение экономической задачи с применением функции сортировки данных

Функционал сортировки данных позволяет изменить расположение данных в таблице и выстроить их в новой последовательности. Это удобно, когда экономист консолидирует данные нескольких таблиц и ему нужно, чтобы во всех исходных таблицах данные располагались в одинаковой последовательности.

Другой пример целесообразности сортировки данных — подготовка отчетности руководству компании. С помощью функционала сортировки из одной таблицы с данными можно быстро сделать несколько аналитических отчетов.

Сортировку данных выполнить просто:

• выделяем курсором столбцы таблицы;
• заходим в меню редактора: Данные → Сортировка;
• выбираем нужные параметры сортировки и получаем новый вид табличных данных.

Задача № 6. Экономист должен подготовить отчет о заработной плате, начисленной сотрудникам магазина, с последовательностью от самой высокой до самой низкой зарплаты.

Для решения этой задачи берем табл. 2 в качестве исходных данных. Выделяем в ней диапазон ячеек с показателями начисления зарплат (B4:D13).

Далее в меню редактора вызываем сортировку данных и в появившемся окне указываем, что сортировка нужна по значениям столбца D (суммы начисленной зарплаты) в порядке убывания значений.

Нажимаем кнопку «ОК», и табл. 2 преобразуется в новую табл. 5, где в первой строке идут данные о зарплате директора в 50 000 руб., в последней — данные о зарплате грузчика в 18 000 руб.

Решение экономической задачи с использованием функционала Автофильтр

Функционал фильтрации данных выручает при решении задач по анализу данных, особенно если возникает необходимость проанализировать часть исходной таблицы, данные которой отвечают определенным условиям.

В табличном редакторе Excel есть два вида фильтров:

• автофильтр — используют для фильтрации данных по простым критериям;
• расширенный фильтр — применяют при фильтрации данных по нескольким заданным параметрам.

Автофильтр работает следующим образом:

• выделяем курсором диапазон таблицы, данные которого собираемся отфильтровать;
• заходим в меню редактора: Данные → Фильтр → Автофильтр;
• выбираем в таблице появившиеся значения автофильтра и получаем отфильтрованные данные.

Задача № 7. Из общих данных о реализации продукции за сентябрь 2020 г. (см. табл. 4) нужно выделить суммы продаж только по группе лимонадов.

Для решения этой задачи выделяем в таблице ячейки с данными по реализации продукции. Устанавливаем автофильтр из меню: Данные → Фильтр → Автофильтр. В появившемся меню столбца с группой продукции выбираем значение «Лимонад». В итоге в табл. 6 автоматически остаются значения продаж лимонадов, а данные по группам «Пиво» и «Минеральная вода» скрываются.

Для применения расширенного фильтра нужно предварительно подготовить «Диапазон условий» и «Диапазон, в который будут помещены результаты».

Чтобы организовать «Диапазон условий», следует выполнить следующие действия:

• в свободную строку вне таблицы копируем заголовки столбцов, на данные которых будут наложены ограничения (заголовки несмежных столбцов могут оказаться рядом);
• под каждым из заголовков задаем условие отбора данных.

Строка копий заголовков вместе с условиями отбора образуют «Диапазон условий».

Порядок работы с функционалом консолидации данных

Функционал консолидации данных помогает экономистам в решении задач по объединению данных из нескольких источников в одну общую таблицу. Например, экономисты холдинговых компаний часто создают однотипные таблицы с данными по разным компаниям холдинга и им требуется предоставить руководству сводные данные о работе всей группы компаний. Для упрощения формирования сводных показателей как раз и подходит функционал консолидации данных.

Консолидация работает только с идентичными таблицами Excel, поэтому для успеха все объединяемые таблицы должны отвечать следующим требованиям:

• макеты всех консолидируемых таблиц одинаковые;
• названия столбцов во всех консолидируемых таблицах идентичные;
• в консолидируемых таблицах нет пустых столбцов и строк.

Работа с функционалом консолидации включает ряд последовательных действий:

1) открываем файлы со всеми таблицами, из которых собираемся консолидировать данные;

2) в отдельном файле, где будет находиться консолидированный отчет, ставим курсор на первую ячейку диапазона консолидированной таблицы;

3) в меню Excel открываем вкладки: Данные → Работа с данными → Консолидация;

4) в открывшемся диалоговом окне выбираем функцию консолидации (как правило, это «сумма», потому что нам требуется суммировать значения нескольких таблиц);

5) в диалоговом окне консолидации указываем ссылки на диапазоны объединяемых таблиц (диапазоны должны быть одинаковые);

6) если требуется автоматическое обновление данных консолидированной таблицы при изменении данных исходных таблиц, ставим галочку напротив «Создавать связи с исходными данными»;

7) завершаем консолидацию нажатием кнопки «ОК». В итоге получаем сводную структурированную таблицу, объединяющую данные всех исходных таблиц.

Решение экономической задачи с использованием функционала сводной таблицы для создания нового отчета

Функционал сводных таблиц позволяет сформировать различного рода отчеты из одного или нескольких массивов данных с возможностью обновления отчетных данных в случае изменения информации в исходных массивах. Используя сводные таблицы, можно быстро перенастроить параметры отчета.

Для создания сводной таблицы нужно зайти в меню Excel и вызвать Мастера сводных таблиц. В моей версии редактора это выполняется через Вставка → Сводная таблица, в некоторых версиях нужно выбрать Данные → Сводная таблица.

В появившемся диалоговом окне формируем параметры будущей таблицы:

• указываем исходную таблицу или диапазон ячеек Excel, откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В последних версиях Excel также можно выбрать вариант обработки данных из внешних источников;
• указываем место, куда размещать создаваемый отчет сводной таблицы (новый лист, ячейки открытого листа);
• в открывшемся конструкторе отчета указываем, какие исходные данные будут выведены в строки и столбцы отчета, при необходимости настраиваем фильтры для показателей сводной таблицы и создаем новый отчет.

Задача № 8. Экономисту нужно создать отчет на основе реестра данных о реализации продукции за сентябрь 2020 г. В отчете должно быть два уровня группировки данных. На первом уровне нужно вывести итоги по группам продукции, на втором уровне — по ее номенклатурным позициям. Чтобы решить эту задачу, вызываем Мастера сводных таблиц. Указываем, что данные берем из ячеек табл. 4, а отчет будем размещать на новом листе книги Excel. В конструкторе отчета указываем, что в первой колонке отчета будут показатели групп и номенклатурных единиц продукции, во второй — данные о суммах реализации. После этого даем команду создать сводную таблицу. Результат — в табл. 7.

ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ И АНАЛИЗА ЭКОНОМИЧЕСКИХ ДАННЫХ

Постоянное развитие функционала табличного редактора Excel привело к тому, что появилось много новых инструментов, которые могут помочь экономистам в решении выполняемых ими задач. К числу наиболее значимых можно отнести функцию «Поиск решения», пакет расширенного анализа данных и специализированные надстройки.

Решение экономической задачи с помощью надстройки «Поиск решения»

Функция «Поиск решения» позволяет найти наиболее рациональный способ решения экономической задачи математическими методами. Она может автоматически выполнить расчеты для задач с несколькими вводными данными при условии накладывания определенных ограничений на искомое решение.

Такими экономическими задачами могут быть:

• расчет оптимального объема выпуска продукции при ограниченности сырья;
• минимизация транспортных расходов на доставку продукции покупателям;
• решение по оптимизации фонда оплаты труда.

Функция поиска решения является дополнительной надстройкой, поэтому в стандартном меню Excel мы ее не найдем. Чтобы использовать в своей работе функцию «Поиск решения», экономисту нужно сделать следующее:

• в меню Excel выбрать путь: Файл → Параметры → Надстройки;
• в появившемся списке надстроек выбрать «Поиск решения» и активировать эту надстройку;
• вернуться в меню Excel и выбрать: Данные → Поиск решения.

Задача № 9. Туристической компании необходимо организовать доставку 45 туристов в четыре гостиницы города с трех пунктов прибытия при минимально возможной сумме затрат. Для решения задачи составляем таблицу с исходными данными:

1. Количество прибывающих с каждого пункта — железнодорожный вокзал, аэропорт и автовокзал (ячейки Н6:Н8).

2. Количество забронированных для туристов мест в каждой из четырех гостиниц (ячейки D9:G9).

3. Стоимость доставки одного туриста с каждого пункта прибытия до каждой гостиницы размещения (диапазон ячеек D6:G8).

Исходные данные, размещенные таким образом, показаны в табл. 8.1.

Далее приступаем к подготовке поиска решения.

1. Создаем внизу исходной таблицы такую же таблицу для расчета оптимального количества доставки туристов при условии минимизации затрат на доставку с диапазоном ячеек D15:G17.

2. Выбираем на листе ячейку для расчета искомой функции минимизации затрат (J4) и прописываем в ячейке расчетную формулу: =СУММПРОИЗВ(D6:G8;D15:G17).

3. Заходим в меню Excel, вызываем диалоговое окно надстройки «Поиск решения» и указываем там требуемые параметры и ограничения (рис. 2):

• оптимизировать целевую функцию — ячейка J4;
• цель оптимизации — до минимума;
• изменения ячейки переменных — диапазон ячеек второй таблицы D15:G17;
• ограничения поиска решения:

– в диапазоне ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только целые значения (D15:G17=целое);

– значения диапазона ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только положительными (D15:G17>=0);

– количество мест для туристов в каждой гостинице таблицы для поиска решения должно быть равно количеству мест в исходной таблице (D18:G18 = D9:G9);

– количество туристов, прибывающих с каждого пункта, в таблице для поиска решения должно быть равно количеству туристов в исходной таблице (Н15:Н17 = Н6:Н8).

Далее даем команду найти решение, и надстройка рассчитывает нам результат оптимальной доставки туристов (табл. 8.2).

При такой схеме доставки целевое значение общей суммы расходов действительно минимальное и составляет 1750 руб.

Пакет расширенного анализа данных

Пакет расширенного анализа данных применяют, если нужно исследовать различного рода статистические анализы, ряды данных, спрогнозировать тренды и т. д.

Пакет является надстройкой к Excel, устанавливается в основное меню аналогично функции поиска решений (Файл → Параметры → Надстройки → Пакет анализа). Вызвать его можно командой Данные → Анализ данных через диалоговое окно, в котором отражены все заложенные в надстройке виды анализа (рис. 3).

Специализированные надстройки для финансово-экономической работы

В последние годы значительно расширился перечень специализированных надстроек к табличному редактору Excel, которые могут использовать в своей работе экономисты. Практически все они бесплатные, легко устанавливаются самим пользователем.

Не будем останавливаться на таких надстройках, как Power Query, Power Pivot, Power Quick, так как они в большей степени используются в целях бизнес-аналитики, чем для решения экономических задач.

Есть и другие надстройки к Excel, которые могут облегчить работу специалистов финансово-экономических служб. Интерес представляют две бесплатные надстройки — «Финансист» и PowerFin.

Надстройку «Финансист» можно установить на свою версию Excel как в автоматическом, так и ручном режиме. В надстройке собрано много полезных для экономистов функций. Достаточно перечислить основные блоки данной надстройки:

• финансовые функции (ликвидность, платежеспособность, финансовая устойчивость, рентабельность, оборачиваемость, безубыточность продаж, отсрочка платежа, налоги и т. д.);
• работа с формулами;
• работа с текстом;
• работа с книгами и листами Excel;
• работа с ячейками Excel;
• поиск дубликатов и сравнение диапазонов данных;
• вставка дат и примечаний к диапазонам данных;
• загрузка курсов валют;
• создание выпадающих списков.

Надстройка PowerFin будет полезна прежде всего экономистам, которые работают с кредитами и инвестициями. Она без проблем устанавливается в меню надстроек Excel и имеет следующие функции:

• кредитный калькулятор (с функцией выведения калькулятора на лист, в том числе с возможностью автоматического формирования графика платежей);
• депозитный калькулятор для вычисления основных параметров инвестиций (с функцией выведения калькулятора на лист);
• вычисление требуемой процентной ставки исходя из первоначальной и будущей стоимости инвестиций;
• набор основных формул для расчета эффективности проекта: дисконтированного денежного потока, чистого денежного дохода, внутренней нормы доходности, срока окупаемости.

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.