Какие средства excel позволяют осуществлять автоматическое подведение итогов

Автоматическое подведение итогов

Итоги необходимы
для создания разнообразных отчетов и
для обобщения большого количества
однотипной информации. Итоги подразделяются
на:

• простые промежуточные;

• сложные промежуточные;

• связанные с
  вычислением частичных сумм (используется
  мас­тер частичных сумм).

Промежуточные
итоги формируются с помощью команды
Дан­ные | Итоги. MS
Excel автоматически создает
необходимые ма­тематические выражения,
вставляет строки промежуточных и общих
итогов, а также структурирует данные.
Такую информа­цию легко обрабатывать
— форматировать ячейки, создавать
диаграммы и т. д.

С помощью операции
Итоги можно:

• указать способ
  группировки данных;

• вывести промежуточные
  и общие итоги для одной группы в списке;

• вывести промежуточные
  и общие итоги для нескольких групп в
  списке;

• выполнить расчеты
  над данными.

Подведение
промежуточных итогов выполняется
следующем образом:

1. Подготовить
список данных и оставить в нем указатель
ячейки. Определиться с тем, какие нужны
итоги.

2. Провести
сортировку по необходимому полю
или полям (команда Данные | Сортировка).

3. Подвести итоги
(команда Данные | Итоги).

Чтобы убрать итоги,
необходимо установить указатель в
список с итогами и выполнить команду
Данные | Итоги | Убрать все.

При создании итогов
можно:

использовать одну
операцию для нескольких столбцов данных;

использовать
несколько операций для одного набора
данных (например, вычислить среднее и
суммарное значение для столбца с
числовыми данными);

подвести итоги по
отфильтрованным данным (сначала —
от­фильтровать, затем — отсортировать
по необходимому полю (полям) и, наконец,
— подвести итоги;

использовать
мастер суммирования (команда Сервис
| Мас­тер | Частичная сумма), что
позволяет просуммировать только те
данные в списке, которые удовлетворяют
заданно­му критерию (например, вычислить
сумму продаж для това­ров, цена которых
больше некоторого значения).

Консолидация данных Консолидация предназначается для обобщения однородных дан­ных и производится следующим образом:

1. Указать
местоположение будущих консолидированных
данных.

2. Выбрать команду
Данные | Консолидация.

3. В открывшемся
окне указать диапазоны данных, подлежащие
консолидации.

4. Указать способ
консолидации:

• согласно
расположению в диапазоне — сняты все
флажки области Использовать в качестве
имен;

• согласно
заголовкам строк и столбцов —
установлены флажки подписи верхней
строки и значения левого столбца.

5. Выбрать тип
консолидации, т. е. указать, какая операция
будет проводиться с консолидируемыми
данными.

6. При необходимости
указать добавление структуры —
устано­вить флажок Создавать связи
с исходными данными.

Сводные таблицы

Сводные таблицы
представляют собой средство для
группировки, обобщения и анализа данных,
находящихся в списках MS
Excel или в таблицах, созданных
в других приложениях. Внешне сводные
таблицы являются структурой, позволяющей
размещать данные в трехмерном виде.
Сводные таблицы могут использоваться:

• для обобщения
  большого количества однотипных данных;

• для реорганизации
  данных (с помощью перетаскивания);

• для отбора и
  группировки данных;

• для построения
  диаграмм.

Сводные таблицы
создаются с помощью мастера сводных
таблиц (команда Данные | Сводная
таблица) следующим образом:

1. Выбрать место
для сводной таблицы, т. е. установить
указа­тель ячейки в необходимое место
на рабочем листе.

2. Выполнить команду
Данные | Сводная таблица.

3. Задать исходный
диапазон данных. После нажатия кнопки
Далее в окне мастера, откроется
следующее окно.

4. Прежде чем указать
местоположение будущей таблицы,
необходимо нажать кнопку Макет и в
открывшем­ся окне сформировать макет
сводной таблицы (т. е. задать страницу,
строки, столбцы, итоговые и вычисляемые
поля сводной таблицы).

5. Для определения
необходимой операции для полей,
помещен­ных в область Данные, либо
задания вычисляемого поля, два­жды
щелкнуть левой кнопкой мыши на поле,
помещенном в область Данные, и
выбрать необходимые действия в окне
Вычисление поля сводной таблицы.

6. Нажать кнопку
Параметры и в открывшемся окне
установить необходимые параметры
сводной таб­лицы.

7. После проведения
всех подготовительных операций нажать
кнопку Готово.

При создании,
редактировании и работе со сводными
таблицами необходимо учитывать следующее:

• местоположение
  сводной таблицы — желательно располагать
  ее на отдельном листе, т.к. при обновлении,
  группировках сводной таблицы информация,
  содержащаяся на рабочих лис­тах рядом
  со сводной таблицей, может оказаться
  скрытой;

• местонахождение
  исходных данных — список MS
  Excel, внешний источник
  данных;

• необходимость
  при задании структуры сводной таблицы
  опре­делить:

• поля, находящиеся
  в строках и столбцах таблицы;

• поля, по которым
  подводятся итоги (с выбором необходи­мой
  операции);

• поля для страниц,
  что позволяет представить информацию
  в трехмерном виде;

• сводная таблица—
  это средство только для отображения
  данных. Поэтому в самой таблице данные
  редактировать нель­зя. Для изменения
  данных в сводной таблице необходимо
  вне­сти изменения в источник данных,
  а затем обновить сводную таблицу;

• в сводных таблицах
  можно изменять названия полей, что не
  влечет изменений в полях исходных
  данных. Манипулирова­ние элементами
  сводной таблицы можно также осуществлять
  мышью — для удаления какого-либо поля
  из сводной таблицы следует перетащить
  удаляемый элемент за ее границы.
  Изме­нения в перестановке полей для
  страниц, столбцов и строк также
  осуществляется перетаскиванием;

• сводные таблицы
  допускают возможность группировки
  эле­ментов полей по различным уровням
  иерархии путем объеди­нения в группы

Детали в группе
можно скрывать и показывать. Элементы
са­мого высокого уровня группировки
(обобщающие элементы) располагаются по
верхней или по крайней левой границе
сводной таблицы. Применяются следующие
варианты группировки сводной таблицы:

• группировка
  элементов по их именам;

• группировка чисел
  по диапазонам (для числовых данных,
  кнопка Группировать меню Данные
  | Группа и струк­тура);

• группировка по
  временным диапазонам (данные в формате
  Дата/Время);

• возможность
  построения диаграмм на основе сводных
  таб­лиц;

• некоторые
  дополнительные возможности сводных
  таблиц

• сортировка
  элементов в сводной таблице;

• управление общими
  и промежуточными итогами;

• использование
  различных итоговых функций для анализа
  данных и дополнительных вычислений;

• вставка в сводную
  таблицу вычисляемого поля;

• использование
  автоформата для форматирования сводной
  таблицы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Подвести промежуточные итоги в таблице Excel можно с помощью встроенных формул и соответствующей команды в группе «Структура» на вкладке «Данные».

Важное условие применения средств – значения организованы в виде списка или базы данных, одинаковые записи находятся в одной группе. При создании сводного отчета промежуточные итоги формируются автоматически.

Вычисление промежуточных итогов в Excel

Чтобы продемонстрировать расчет промежуточных итогов в Excel возьмем небольшой пример. Предположим, у пользователя есть список с продажами определенных товаров:

Необходимо подсчитать выручку от реализации отдельных групп товаров. Если использовать фильтр, то можно получить однотипные записи по заданному критерию отбора. Но значения придется подсчитывать вручную. Поэтому воспользуемся другим инструментом Microsoft Excel – командой «Промежуточные итоги».

Чтобы функция выдала правильный результат, проверьте диапазон на соответствие следующим условиям:

• Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
• Первая строка – названия столбцов.
• В столбцах содержатся однотипные значения.
• В таблице нет пустых строк или столбцов.

Приступаем…

1. Отсортируем диапазон по значению первого столбца – однотипные данные должны оказаться рядом.



2. Выделяем любую ячейку в таблице. Выбираем на ленте вкладку «Данные». Группа «Структура» — команда «Промежуточные итоги».



3. Заполняем диалоговое окно «Промежуточные итоги». В поле «При каждом изменении в» выбираем условие для отбора данных (в примере – «Значение»). В поле «Операция» назначаем функцию («Сумма»). В поле «Добавить по» следует пометить столбцы, к значениям которых применится функция.



4. Закрываем диалоговое окно, нажав кнопку ОК. Исходная таблица приобретает следующий вид:

Если свернуть строки в подгруппах (нажать на «минусы» слева от номеров строк), то получим таблицу только из промежуточных итогов:

При каждом изменении столбца «Название» пересчитывается промежуточный итог в столбце «Продажи».

Чтобы за каждым промежуточным итогом следовал разрыв страницы, в диалоговом окне поставьте галочку «Конец страницы между группами».

Чтобы промежуточные данные отображались НАД группой, снимите условие «Итоги под данными».

Команда промежуточные итоги позволяет использовать одновременно несколько статистических функций. Мы уже назначили операцию «Сумма». Добавим средние значения продаж по каждой группе товаров.

Снова вызываем меню «Промежуточные итоги». Снимаем галочку «Заменить текущие». В поле «Операция» выбираем «Среднее».



Формула «Промежуточные итоги» в Excel: примеры

Функция «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Синтаксис: номер функции, ссылка 1; ссылка 2;… .

Номер функции – число от 1 до 11, которое указывает статистическую функцию для расчета промежуточных итогов:

1. – СРЗНАЧ (среднее арифметическое);
2. – СЧЕТ (количество ячеек);
3. – СЧЕТЗ (количество непустых ячеек);
4. – МАКС (максимальное значение в диапазоне);
5. – МИН (минимальное значение);
6. – ПРОИЗВЕД (произведение чисел);
7. – СТАНДОТКЛОН (стандартное отклонение по выборке);
8. – СТАНДОТКЛОНП (стандартное отклонение по генеральной совокупности);
9. – СУММ;
10. – ДИСП (дисперсия по выборке);
11. – ДИСПР (дисперсия по генеральной совокупности).

Ссылка 1 – обязательный аргумент, указывающий на именованный диапазон для нахождения промежуточных итогов.

Особенности «работы» функции:

• выдает результат по явным и скрытым строкам;
• исключает строки, не включенные в фильтр;
• считает только в столбцах, для строк не подходит.

Рассмотрим на примере использование функции:

1. Создаем дополнительную строку для отображения промежуточных итогов. Например, «сумма отобранных значений».
2. Включим фильтр. Оставим в таблице только данные по значению «Обеденная группа «Амадис»».
3. В ячейку В2 введем формулу: .

Формула для среднего значения промежуточного итога диапазона (для прихожей «Ретро»): .

Формула для максимального значения (для спален): .

Промежуточные итоги в сводной таблице Excel

В сводной таблице можно показывать или прятать промежуточные итоги для строк и столбцов.

1. При формировании сводного отчета уже заложена автоматическая функция суммирования для расчета итогов.



2. Чтобы применить другую функцию, в разделе «Работа со сводными таблицами» на вкладке «Параметры» находим группу «Активное поле». Курсор должен стоять в ячейке того столбца, к значениям которого будет применяться функция. Нажимаем кнопку «Параметры поля». В открывшемся меню выбираем «другие». Назначаем нужную функцию для промежуточных итогов.



3. Для выведения на экран итогов по отдельным значениям используйте кнопку фильтра в правом углу названия столбца.

В меню «Параметры сводной таблицы» («Параметры» — «Сводная таблица») доступна вкладка «Итоги и фильтры».

Скачать примеры с промежуточными итогами

Таким образом, для отображения промежуточных итогов в списках Excel применяется три способа: команда группы «Структура», встроенная функция и сводная таблица.

Если у вас есть таблица данных, то посчитать сумму по столбцу можно обычной функцией =СУММ(). Вы наверное, замечали, что в случае отбора определенных значений такая функция работает неверно. Как посчитать сумму только отобранных значений. Для этого есть возможность создать промежуточные итоги в Excel.

Функция промежуточные итоги в Excel имеет 2 аргумента:

1. Номер_функции. Это функция которой нужно воспользоваться для расчета итогов.

Пример. Посчитайте сумму по столбцу Сумма для всех месяцев где продано больше 20 единиц.

Как вы видите на первой картинке, мы отобрали фильтром все значение по столбцу «Продано единиц» большие 20. В ячейки С15 записываем формулу вида

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C13)

Значение функции будет меняться если изменить условия фильтра.

Прошу не забывать, что это же действие можно сделать функцией

Промежуточные итоги в Excel, сумма только видимых ячеек

Интересно, что в списке номеров функций для формулы промежуточных итогов, на картинке выше, нет интересной функции. Что подсчитать сумму всех видимых ячеек необходимо воспользоваться кодом 109
.

Промежуточные итоги в Excel. Создать таблицу на отдельном листе

т.е. с промежуточными итогами по каждой группе строк, например по полугодиям в нашем примере.

Что нужно сделать:

1. Убедитесь что данные отсортированы, хотя бы по одному столбцу

2. Выберите диапазон

3. Зайдите в ленте инструментов в меню Данные, раздел Структура и выберите Промежуточные итоги

— если используете возможность Таблица (Вставка -Таблица) в эту интерактивную таблиц при расчете суммы автоматом добавляется «Строка итогов». Которая во многом заменяет промежуточные итоги. В открывшейся вкладке Работа с таблицами – Конструктор вы можете настроить интерактивную таблицу почти под любые условия. Но я, честно говоря, пока почти не использую эту возможность, т.к. такая таблица даже на 10 тысяч строк значительно грузить систему. Хотя в Excel я работаю до 500 тыс. строк без проблем, даже без PowerPivot.

Excel 2003

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ

Возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Обычно проще создать список с промежуточными итогами, используя команду Итоги
в меню Данные
. Но если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Синтаксис

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
(номер_функции
;ссылка1
;ссылка2;…)

Номер_функции
— это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка.

Пример

Если уже имеются формулы подведения итогов внутри аргументов ссылка1;ссылка2;… (вложенные итоги), то эти вложенные итоги игнорируются, чтобы избежать двойного суммирования.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ игнорирует все скрытые строки, которые получаются в результате фильтрации списка. Это важно в том случае, когда нужно подвести итоги только для видимых данных, которые получаются в результате фильтрации списка.

На рис.8.14-8.16 приведены примеры модифицирования списка с промежуточными итогами. На рис. 8.14 для категории товаров Одежда
используется функция, определяющая среднее значение, на рис. 8.15 для категории Лекарства
– максимальное значение, на рис. 8.17 – для Телевизоры
– количество значений.

Рис. 8.14. Фрагмент окна с модификацией функции промежуточных итогов для категории товара Лекарства
в группе Иванова

Рис. 8.15. Фрагмент окна с модификацией функции промежуточных итогов для категории товара Одежда
в группе Иванова

Рис. 8.16. Фрагмент окна с модификацией функции промежуточных итогов для категории товара Телевизоры
в группе Иванова

Это глава из книги Билла Джелена .

Задача: функция СУММ суммирует все ячейки диапазона, являются ли они скрытыми или нет. Вы хотите суммировать только видимые строки.

Решение: вы можете использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ вместо СУММ. Формула будет немного отличаться, в зависимости от того, как вы спрятали строки. Если вы выделили строки, кликнули правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбрали скрыть
, можно использовать: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109; диапазон
) (рис. 1). Весьма необычно использовать для этих целей ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Как правило, эта функция нужна, чтобы Excel игнорировал другие подитоги внутри диапазона.

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ может выполнить 11 операций. Первый аргумент функции указывает ей на следующие операции: (1) СРЗНАЧ, (2) СЧЁТ, (3) СЧЁТЗ, (4) МАКС, (5) МИН, (6) ПРОИЗВЕД, (7) СТАНДОТКЛОН, (8) СТАНДОТКЛОНП, (9) СУММ, (10) ДИСП, (11) ДИСПР. При добавлении сотни выполняются те же операции, но только над видимыми ячейкам. Например, 104 найдет максимум среди видимых ячеек. Под видимыми
имеется ввиду, не видимые на экране (например, 120 строк не уместятся на экране), а не скрытые, командой Скрыть
.

В ячейке Е566 (см. рис. 1) используется формула =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;E2:E564). Excel возвращает сумму только видимых (не скрытых) ячеек в диапазоне, а именно – Е2;Е30;Е72;Е78;Е564.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ применяется к вертикальным наборам данных. Она не предназначена для горизонтальных наборов данных. Так, при определении промежуточных итогов горизонтального набора данных с помощью значения константы номер_функции
от 101 и выше (например, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;С2:F2) рис. 2), скрытие столбца не повлияет на результат.

Дополнительные сведения: существует необычное исключение в поведении функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Когда строки были скрыты по какой-либо из команд фильтра (расширенный фильтр, автофильтр или фильтр), Excel суммирует только видимые строки даже в варианте ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;диапазон
). Нет необходимости использовать версию 109 (рис. 3). Здесь фильтр используется для поиска записей Chevron
.

Почему я упоминаю об этой странности? Потому что есть малоизвестное сочетание клавиш для суммирования видимых строк, полученных в результате фильтрации. Попробуйте эти шаги:

1. Выбрать любую ячейку в вашем наборе данных.
2. Пройдите по меню ДАННЫЕ
   –> Фильтр
   (или нажмите Alt + Ы, а затем не отпуская Alt, нажмите Ф; или нажмите Ctrl+Shift+L). Excel добавляет фильтр (выпадающее меню) для всех заголовков столбцов.
3. Откройте одно из выпадающих меню, например, Customer
   . Снимите флажок Выделить все
   , а затем выберите одного клиента. В нашем примере – Chevron.
   
4. Выберите ячейки непосредственно под отфильтрованными данными. В нашем примере –ячейки Е565:H565.
5. Нажмите клавиши Alt+= или щелкните значок Автосумма
   (меню ГЛАВНАЯ
   ). Вместо того, чтобы использовать СУММ, Excel применит функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;диапазон
   ), которая просуммирует только строки, выбранные фильтром (см. рис. 3).

В Excel 2010 появилась еще одна подобная функция – АГРЕГАТ (подробнее см. ; раздел Функция АГРЕГАТ). Она имеет больше функций в своем «репертуаре» и больше опций, какие строки исключать, а какие обрабатывать. Основное ее достоинство – обработка ошибочных значений (например, #ДЕЛ/0!). К сожалению, эта функция также не применима к суммированию видимых столбцов.

Резюме: вы можете использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, чтобы игнорировать скрытые строки.

Доброго времени суток друзья!

Эту статью я посвящаю такой возможности, как создать промежуточные итоги в Excel
. Если вы даже слышали или знаете, что это такое, всё же будет полезно прочитать или послушать мою информацию. По большому счёту, – это автоматическое подведение итогов по заданному критерию и их для удобства и хорошей визуализации данных.

Это достаточно полезный и удобный инструмент работы в электронных таблицах, который вам пригодится, а для большего удобства я советую использовать в тандеме с группированием ячеек, это вообще супер сила. Также я прошу обратить ваше внимание, что перед работой с промежуточными итогами, необходимо в обязательном порядке произвести правильную сортировку ваших данных.

Итак, давайте же более детально рассмотрим, что такое , как их создать, как с ними работать, ну и собственно, как их убрать, если нужда в этой возможности отпадёт. И начнём все наши исследования сначала, а точнее с того, как создать промежуточный итог
.

Как сделать промежуточные итоги в Excel

А теперь давайте на созданном примере посмотрим поэтапно, как это осуществить:

Работа со сгруппированными данными

После проведенных манипуляций, работа с данными значительно упростится. Данные можно удобно визуализировать, используя группировку данных и создавать столько уровней, сколько вам будет удобно, но, увы, не более 8 вложенных, с опыта могу сказать, что этого хватит за глаза.

Убрать промежуточные итоги

В случае, когда станут, не нужны, ну или потребуется перегруппировка по-новому ваших данных в таблице, в этом случае промежуточные итоги можно удалить без потери качества исходных данных. Для этого нужно:

Жду ваши комментарии, отзывы и лайки. До новых встреч!

«Пока богатство еще не приобретено, стремление к нему изнуряет, будучи же приобретено, оно изводит заботами, когда же оно утрачено, мучает тоска по нем.
«
Демокрит

Листы Excel, содержащие большой объем информации, иногда могут выглядеть перегруженными и даже трудночитаемыми. Excel позволяет группировать данные, чтобы с легкостью скрывать и показывать различные разделы листа. К тому же Вы можете обобщить различные группы при помощи команды Промежуточный итог и придать структуру рабочему листу Excel. В этом уроке мы рассмотрим оба этих инструмента максимально подробно и на наглядных примерах.

Группировка строк и столбцов в Excel

1. Выделите строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать. В следующем примере мы выделим столбцы A, B и C.
2. Откройте вкладку Данные на Ленте, затем нажмите команду Группировать.
3. Выделенные строки или столбцы будут сгруппированы. В нашем примере это столбцы A, B и C.

Чтобы разгруппировать данные в Excel, выделите сгруппированные строки или столбцы, а затем щелкните команду Разгруппировать.

Как скрыть и показать группы

1. Чтобы скрыть группу в Excel, нажмите иконку Скрыть детали (минус).
2. Группа будет скрыта. Чтобы показать скрытую группу, нажмите иконку Показать детали (плюс).

Подведение итогов в Excel

Команда Промежуточный итог позволяет автоматически создавать группы и использовать базовые функции, такие как СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ, чтобы упростить подведение итогов. Например, команда Промежуточный итог способна вычислить стоимость канцтоваров по группам в большом заказе. Команда создаст иерархию групп, также называемую структурой, чтобы упорядочить информацию на листе.

Ваши данные должны быть правильно отсортированы перед использованием команды Промежуточный итог, Вы можете изучить серию уроков Сортировка данных в Excel, для получения дополнительной информации.

Создание промежуточного итога

В следующем примере мы воспользуемся командой Промежуточный итог, чтобы определить сколько заказано футболок каждого размера (S, M, L и XL). В результате рабочий лист Excel обретет структуру в виде групп по каждому размеру футболок, а затем будет подсчитано общее количество футболок в каждой группе.

1. Прежде всего отсортируйте данные, для которых требуется подвести итог. В этом примере мы подводим промежуточный итог для каждого размера футболок, поэтому информация на листе Excel должна быть отсортирована по столбцу Размер от меньшего к большему.
2. Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Промежуточный итог.
3. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. Из раскрывающегося списка в поле При каждом изменении в, выберите столбец, который необходимо подытожить. В нашем случае это столбец Размер.
4. Нажмите на кнопку со стрелкой в поле Операция, чтобы выбрать тип используемой функции. Мы выберем Количество, чтобы подсчитать количество футболок, заказанных для каждого размера.
5. В поле Добавить итоги по выберите столбец, в который необходимо вывести итог. В нашем примере это столбец Размер.
6. Если все параметры заданы правильно, нажмите ОК.
7. Информация на листе будет сгруппирована, а под каждой группой появятся промежуточные итоги. В нашем случае данные сгруппированы по размеру футболок, а количество заказанных футболок для каждого размера указано под соответствующей группой.

Просмотр групп по уровням

При подведении промежуточных итогов в Excel рабочий лист разбивается на различные уровни. Вы можете переключаться между этими уровнями, чтобы иметь возможность регулировать количество отображаемой информации, используя иконки структуры 1, 2, 3 в левой части листа. В следующем примере мы переключимся между всеми тремя уровнями структуры.

Хоть в этом примере представлено всего три уровня, Excel позволяет создавать до 8 уровней вложенности.

1. Щелкните нижний уровень, чтобы отобразить минимальное количество информации. Мы выберем уровень 1, который содержит только общее количество заказанных футболок.
2. Щелкните следующий уровень, чтобы отобразить более подробную информацию. В нашем примере мы выберем уровень 2, который содержит все строки с итогами, но скрывает остальные данные на листе.
3. Щелкните наивысший уровень, чтобы развернуть все данные на листе. В нашем случае это уровень 3.

Вы также можете воспользоваться иконками Показать или Скрыть детали, чтобы скрыть или отобразить группы.

Удаление промежуточных итогов в Excel

Со временем необходимость в промежуточных итогах пропадает, особенно, когда требуется иначе перегруппировать данные на листе Excel. Если Вы более не хотите видеть промежуточные итоги, их можно удалить.

1. Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Промежуточный итог.
2. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. Нажмите Убрать все.
3. Все данные будут разгруппированы, а итоги удалены.

Чтобы удалить только группы, оставив промежуточные итоги, воспользуйтесь пунктом Удалить структуру из выпадающего меню команды Разгруппировать.

Тема.  Анализ и обобщение данных в электронных
таблицах Excel

Цель:  1) освоение
операции автоматического подведения итогов;

             2) работа со структурой
электронной таблицы

Форма отчета: 1)
Запись в тетради темы работы;

                           2) краткий
конспект;

                           3) сохраненный
файл.

Некая организация закупила для своих подразделений принтеры
и сканеры. Общие результаты закупки отражены в следующей таблице:

ПРАКТИКА.

Задание 1. Создайте таблицу по образцу. Вставьте в нее  еще 2 листа (ВСТАВКА/Лист)
и сохраните таблицу  в своей папке под именем «Итоги»;

Задание 2. Выполните
вычисления в столбце «Сумма».

Методические указания.

1.   В ячейке F2
выполните вычисления;

2.     
Распространите формулу на ячейки F3 – F17.

Задание 3. Выполните
сортировку данных таблицы по типу товаров.

Методические указания.

1. Выделите таблицу;

2.     
Выполните команду ДАННЫЕ Сортировка
(сортировать столбец Товар – по возрастанию, затем Тип – по
возрастанию).

3.     
Скопируйте таблицу на Лист 2, 3, 4, 5

.

Microsoft Excel
позволяет автоматически вычислять промежуточные итоги.

Задание 4. (На Листе 2) найти суммы,
затраченные на покупку всех принтеров и всех сканеров

Методические указания.

1.     
 Выделите таблицу на Листе 2. В меню ДАННЫЕ
выберите команду Итоги (откроется диалоговое окно Промежуточные итоги);

2.     
Для того, чтобы подвести итоги по каждому типу
товара (отдельно принтеры и отдельно сканеры), в раскрывающемся списке При
каждом изменении в выберите «Товар»;

3.     
В поле Операция  должна быть выбрана Сумма;

4.     
Для того, чтобы просуммировать показатели
количества товара и сумм, затраченных на покупку, в поле Добавить итоги по
установите флажки напротив строк «Количество» и «Сумма»;

5.     
Проверьте, что напротив строк Заменить текущие
итоги и Итоги под данными установлены флажки, и нажмите ОК.

Задание 5. (На Листе 3) вычислите
среднее значение цены принтеров и сканеров.

Методические указания.

1. Выделите таблицу на Листе 3.
Выполните команду ДАННЫЕ   — Итоги, в диалоговом окне Промежуточные
итоги установите следующие параметры:

2.Сохраните изменения в таблице
«Итоги».

Задание 6. (На Листе 4) Самостоятельно вычислите среднее
значение сумм, потраченных на покупку всех принтеров и всех сканеров.

 Задание 7. (На Листе 5)
Самостоятельно вычислите суммы, потраченные на покупку каждого типа
товара (каждой разновидности принтеров и сканеров) и суммарное количество
каждого типа товара.

Сравните собственные результаты с приведенными на рисунке (к заданию 7)

Часто
для составления итогового отчета требуются не все данные рабочего листа, а
только результаты промежуточных вычислений. Подводя промежуточные итоги Excel автоматически структурирует лист рабочей книги. В этом случае
взаимосвязанные данные объединяются в группы для подведения итогов.

На
левом поле рабочего листа можно увидеть вертикальные линии, заканчивающиеся
сверху кнопками уровней ,
которые вместе с кнопками показа деталей   используются для сокрытия или отображения
детальных данных.

Сейчас
на рабочем столе имеется 3 структурных уровня. Первый состоит лишь из
одной позиции и определяет суммарное значение стоимости всех товаров. Второй
разбивает все товары на пять групп и суммирует значения стоимости по типу
товара. Уровень три отображает все элементы списка.

Детальные
данные можно скрыть и оставить только итоговые строки и столбцы, содержащие
суммы. Для этого достаточно щелкнуть по кнопке соответствующего уровня  и таблица примет вид,
представленный на рисунке:

!
обратите внимание, что на втором уровне кнопка  сменилась кнопкой , характеризующей наличие скрытых детальных
данных.

Задание 8. а) скройте данные второго
уровня. Сравните результат с рисунком;

                  
Б) отобразите все элементы списка, структуры.

Контрольные вопросы:

1.                   
Какие средства Excel позволяют
осуществлять автоматическое подведение итогов в электронной таблице?

2.                  
Каково назначение структуры электронной таблицы?

3.                  
Как работать со структурой электронной таблицы?

При работе в программе Эксель довольно часто возникает необходимость подведения промежуточных итогов в таблице. Давайте разберем, как этом можно сделать на конкретном примере.

Требования к таблицам для использования промежуточных итогов

Далеко не для всех таблиц имеется возможность применения функции подсчета промежуточных итогов. Ниже представлен список основных обязательных требований к таблицам:

1. Отсутствие пустых ячеек, т.е. все строки и столбцы должны быть заполнены данными.
2. В шапке таблицы нельзя использовать несколько строк. Она должна быть представлена лишь одной строкой. А также имеет значение ее расположение. Она должна находиться только на самой верхней строке и нигде больше.
3. Формат таблицы обязательно должен быть представлен в виде обычной области ячеек.

Применение функции промежуточных итогов

Итак, теперь, когда мы определились с основными критериями “годности” таблиц, приступим к подсчету промежуточных итогов.

Допустим, у нас имеется таблица с результатами продаж товаров с построчной разбивкой по дням. Нужно посчитать общие продажи по всем наименованиям за каждый отдельный день, а затем посчитать общие продажи за все дни.

1. Отмечаем любую ячейку таблицы, переключаемся во вкладку “Данные”, находим раздел “Структура”, щелкаем по нему и в раскрывшемся перечне нажимаем по варианту “Промежуточный итог”.
2. В итоге появится окно, где мы осуществим дальнейшие настройки согласно нашей задаче.
3. Итак, нам требуется произвести расчет ежедневных продаж всех наименований продукции. Информация о дате продажи размещается в одноименном столбце. Исходя из этого, заполняем требуемые поля настроек.
   • раскрываем список для строки “При каждом изменении в” и останавливаем выбор на “Дате”.
   • мы хотим посчитать общую сумму ежедневных продаж, поэтому для параметра “Операция” выбираем функцию “Сумма”.
   • если бы пред нами стояла другая задача, то можно было бы выбрать другую функцию из четырех предложенных программой: произведение (умножение), минимум, максимум, количество.
   • далее требуется указать место вывода полученных данных. У нас в таблице имеется столбец под названием “Продано, в руб.” Его и укажем для параметра «Добавить итоги по».
   • также следует обратить внимание на пункт “Заменить текущие итоги”. Если напротив него нет установленной галочки, нужно ее поставить. В противном случае возникнут проблемы при внесении каких-либо изменений и повторном пересчете итогов.
   • перейдем к надписи “Конец страницы между группами” и разберемся, стоит ли ставить напротив нее галочку. Если этот параметр будет отмечен галочкой, это повлияет на внешний вид документа при отправке на принтер. Все блоки таблицы с подведенными промежуточными итогами распечатаются на отдельных листах каждый.
   • и, наконец, параметр “Итоги под данными” определяет расположение результата относительно строк. Если убрать отметку напротив этого пункта, то результат будет выводиться над строками. Приемлемы оба варианта, но всё-таки привычнее и визуально понятнее расположение итогов под данными.
   • закончив с настройками, подтверждаем действие нажатием на OK.
4. В результате проделанных действий в таблице будут отображены промежуточные итоги по группам (по датам). Напротив каждой группы можно увидеть значок минуса, при нажатии на который строки внутри нее сворачиваются.
5. При желании можно убрать лишние данные из поля видимости, оставив только общий итог и промежуточные суммы. Нажатием кнопки “плюс” можно обратно развернуть строки внутри групп.

Примечание: После внесении каких-либо изменений и добавлении новых данных промежуточные итоги будут пересчитаны в автоматическом режиме.

Написание формулы промежуточных итогов вручную

Есть еще один способ посчитать промежуточные итоги – с помощью специальной функции.

1. Для начала отмечаем ячейку, где должен быть выведен итог подсчета. Далее нажимаем на значок «Вставить функцию» (fx) рядом со строкой формул с левой стороны от нее.
2. Откроется Мастер функций. Выбираем категорию “Полный алфавитный перечень”, находим из предложенного перечня функцию “ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ”, ставим на нее курсор и нажимаем OK.
3. Теперь нужно задать настройки функции. В поле «Номер_функции» указываем цифру, которой соответствует нужному варианту обработки информации. Всего опций одиннадцать:
   • цифра 1 – расчет среднего арифметического значения
   • цифра 2 – подсчет количества ячеек
   • цифра 3 – подсчет количества заполненных ячеек
   • цифра 4 – определение максимального значения в выбранном массиве данных
   • цифра 5 – определение минимального значения в выбранном массиве данных
   • цифра 6 – перемножение данных в ячейках
   • цифра 7 – выявление стандартного отклонения по выборке
   • цифра 8 – выявление стандартного отклонения по генеральной совокупности
   • цифра 9 – расчет суммы (ставим в нашем варианте согласно задаче)
   • цифра 10 – нахождение дисперсии по выборке
   • цифра 11 – нахождение дисперсии по генеральной совокупности
4. В поле «Ссылка 1» указываем координаты диапазона, для которого требуется просчитать итоги. Всего можно указать до 255 диапазонов. После введения координат первой ссылки, появится строка для добавления следующей. Прописывать координаты вручную не совсем удобно, к тому же, велика вероятность ошибиться. Поэтому просто ставим курсор в поле для ввода информации и затем левой кнопкой мыши отмечаем нужную область данных. Аналогичным образом можно добавить следующие ссылки, если потребуется. По завершении подтверждаем настройки нажатием кнопки OK.
5. В итоге в ячейке с формулой будет выведен результат подсчета промежуточных итогов.

Примечание: Как и другие функции Эксель, использовать “ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ” можно, не прибегая к помощи Мастера функций. Для этого в нужной ячейке вручную прописываем формулу, которая выглядит следующим образом:

= ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер обработки данных;координаты ячеек)

Далее жмем клавишу Enter и получаем желаемый результат в заданной ячейке.

Заключение

Итак, мы только что познакомились с двумя способами применения функции подведения промежуточных итогов в Excel. При этом конечный результат никоим образом не зависит от используемого метода. Поэтому выбирайте наиболее понятный и удобный для вас вариант, который позволит успешно справиться с поставленной задачей.