Какие способы сортировки данных возможны в microsoft excel по цвету шрифта

Из этой краткой инструкции Вы узнаете, как быстро сортировать по цвету заливки и шрифта ячейки на листе в Excel 2010 и 2013.

В одной из недавних статей мы рассматривали различные способы, как в Excel узнать количество ячеек определённого цвета и вычислить сумму значений в них. Если Вы не упустили шанс прочитать ту статью, у Вас, вероятно, возник вопрос, почему мы не уделили внимание сортировке и фильтрации ячеек по их цвету. Причина в том, что сортировка ячеек по цвету в Excel требует немного другого подхода. Далее мы рассмотрим этот вопрос подробнее.

• Сортировка по цвету заливки ячейки
• Сортировка по цвету шрифта
• Сортировка по значку
• Фильтрация ячеек в Excel по цвету заливки

Сортировка в Excel по цвету заливки ячейки

Сортировка ячеек в Excel по цвету заливки – это одна из простейших операций, наравне с подсчётом количества ячеек, суммированием и даже фильтрацией. Не потребуются ни код VBA, ни формулы. Мы просто воспользуемся инструментом «Настраиваемая сортировка», который присутствует во всех современных версиях Excel 2013, 2010 и 2007.

1. Выделите свою таблицу или диапазон ячеек.
2. На вкладке Главная (Home) в разделе Редактирование (Editing) нажмите кнопку Сортировка и фильтр (Sort & Filter) и в появившемся меню выберите Настраиваемая сортировка (Custom Sort).
3. В диалоговом окне Сортировка (Sort) настройте параметры слева направо:
   • Укажите Столбец (Column), по которому нужно выполнить сортировку (в нашем примере это столбец Delivery);
   • В поле Сортировка (Sort On) выберите Цвет ячейки (Cell Color);
   • Установите цвет ячеек, которые должны быть вверху;
   • В крайнем правом выпадающем списке выберите Сверху (On top).

   

4. Чтобы добавить ещё один уровень сортировки с такими же настройками, нажмите кнопку Копировать уровень (Copy Level). Затем в столбце Порядок (Order) выберите второй по порядку цвет. Таким же образом создайте столько уровней сортировки, сколько цветов надо отсортировать в таблице.
5. Нажмите ОК и проверьте в правильном ли порядке расположились строки с данными.

В нашей таблице вверх переместились строки со значением Past Due (столбец Delivery), за ними следуют строки со значениями Due in и в конце – строки со значением Delivered. Все в точности, как мы настроили в диалоговом окне Сортировка (Sort).

Совет: Если ячейки раскрашены в большое количество различных цветов – не обязательно создавать правило для каждого. Настройте правила сортировки только для тех цветов, которыми отмечены действительно важные данные (в нашем примере это строки со значением Past Due), а все остальные оставьте как есть.

Если требуется отобрать ячейки только одного цвета, то можно воспользоваться ещё более быстрым способом. Кликните по стрелке автофильтра рядом с заголовком столбца, в котором нужно произвести сортировку. В открывшемся меню нажмите Сортировка по цвету (Sort by Color) и выберите, какого цвета ячейки должны оказаться вверху, а какие – внизу. Кстати, выбрав в этом меню пункт Пользовательская сортировка (Custom Sort), как показано на рисунке ниже, можно быстро перейти к диалоговому окну Сортировка (Sort).

Сортировка ячеек в Excel по цвету шрифта

Сортировка ячеек в Excel по цвету шрифта выполняется точно так же, как сортировка по цвету заливки. Снова используем инструмент Настраиваемая сортировка (Custom Sort), который находится на вкладке Главная (Home) в меню Сортировка и фильтр (Sort & Filter), но на этот раз в поле Сортировка (Sort On) выбираем Цвет шрифта (Font Color).

Если требуется отобрать ячейки с одним определённым цветом шрифта, то можно снова использовать автофильтр Excel:

Кроме упорядочивания ячеек по цвету заливки и цвету шрифта, встречаются некоторые другие задачи, когда возможность сортировать по цвету оказывается очень удобной.

Сортировка ячеек по значку

Настроим, для примера, условное форматирование с использованием наборов значков по столбцу Qty., где указано количество заказов (см. рисунок ниже):

Как видите, мы отметили крупные заказы (с количеством более 6) красными значками, средние заказы отмечены жёлтыми значками и самые маленькие – зелёными значками. Если нужно расположить самые важные заказы в начале списка, воспользуемся инструментом Настраиваемая сортировка (Custom Sort), как это было описано выше, и настроим сортировку по признаку – Значок ячейки (Cell Icon).

Достаточно указать очерёдность для первых двух (из трёх) значков, и все строки с зелёными значками автоматически переместятся вниз таблицы.

Как в Excel фильтровать ячейки по цвету заливки

Если нужно отфильтровать ячейки в заданном столбце по цвету заливки, используйте инструмент Фильтр по цвету (Filter by Color), доступный в Excel 2010 и 2013.

Для работы этого инструмента существует ограничение – возможно отфильтровать одновременно только один цвет. Если нужно настроить фильтр для данных по двум или более цветам, выполните следующие шаги:

1. Создайте вспомогательный столбец в конце таблицы или рядом со столбцом, в котором будете настраивать фильтр. Мы назовём его Filter by color.
2. Во вторую ячейку только что добавленного столбца введите формулу:

   =GetCellColor(F2)

   Здесь F – это столбец, содержащий разукрашенные ячейки, и по которому нужно настроить фильтр, а GetCellColor() – пользовательская функция со следующим кодом VBA:

Function GetCellColor(xlRange As Range)
    Dim indRow, indColumn As Long
    Dim arResults()
 
    Application.Volatile
 
    If xlRange Is Nothing Then
        Set xlRange = Application.ThisCell
    End If
 
    If xlRange.Count > 1 Then
      ReDim arResults(1 To xlRange.Rows.Count, 1 To xlRange.Columns.Count)
       For indRow = 1 To xlRange.Rows.Count
         For indColumn = 1 To xlRange.Columns.Count
           arResults(indRow, indColumn) = xlRange(indRow, indColumn).Interior.Color
         Next
       Next
     GetCellColor = arResults
    Else
     GetCellColor = xlRange.Interior.Color
    End If
End Function

1. Скопируйте эту формулу во все ячейки столбца Filter by color.
2. Примените автофильтр Excel и затем выберите нужные цвета по их кодам в выпадающем меню автофильтра.

В результате получится вот такая таблица, где показаны строки только с двумя выбранными цветами заливки:

На этом, пожалуй, всё на сегодня, благодарю за внимание!

Sorting Data By Color allows us to segregate the data cells of a specific color. There can be many ways to sort by color like sorting by Cell color, sorting by Font color, etc. We can also add multiple levels in sorting data by color. Sorting by Color makes analysis very easy and time-saving. 

Sort by Cell Color

Given a dataset of geeks for geeks courses and its fees. In the given data set the rows are colored with yellow whose fees are greater than 1000 rupees. Try putting all the cells at the top whose fees are greater than 1000 rupees. 

Steps for sorting data by color

Step 1: Select the cells in which you want to apply to sort. 

Step 2: Go to Data Tab and you will find an option called Sort. Click on the Sort option and a pop-up appears. 

Step 3: The pop-up has many different options.

• Add Level: This option helps us add different levels based on the priority.
• Delete Level: It helps delete the added levels.
• Copy Level: It allows us to copy different levels for reordering the priority.

Step 4: Go to Sort by column and select on which basis you want to sort the data. Generally, sorting by color does not require this but by default, we need to fill this field. 

Step 5: Sort on is the most important field and tells on which criteria you want to sort the selected cells either sort by cell color or sort by font color etc. Selecting sort by cell color for this example. 

Step 6: After selecting sort by color. Set the priorities for all colors.

Step 7: The next field tells whether you want to position all the colored cells on top or bottom. Selecting on Top for current data Set. 

Step 8: Hence all the cells with yellow color come at the top.

Sort by Font Color

Given a data Set of geeks for geeks Courses and their Fees. All the articles whose prize is greater than 1000 rupees are written in red font color. Try locating all the cells at the top whose fees are greater than 1000 rupees. 

Steps for sorting by font color 

Step 1: Select the cells in which you want to apply to sort. 

Step 2: Go to Data Tab and you will find an option called Sort. Click on the Sort option and a pop-up appears. 

Step 3: The pop-up appears and selects the column you want to apply filter. 

Step 4: Selecting Sort by Font Color for this example.

Step 5: Set the color priority for sorting by font color. 

Step 6: The next field tells whether you want to position all the font-colored cells on top or bottom. Selecting on Top for current data Set. 

Step 7: Hence all rows with red font color came at top of the table. 

Создатели Excel решили, начиная от 2007-ой версии ввести возможность сортировки данных по цвету. Для этого послужило поводом большая потребность пользователей предыдущих версий, упорядочивать данные в такой способ. Раньше реализовать сортировку данных относительно цвета можно было только с помощью создания макроса VBA. Создавалась пользовательская функция и вводилась как формула под соответствующим столбцом, по которому нужно было выполнить сортировку. Теперь такие задачи можно выполнять значительно проще и эффективнее.

Сортировка по цвету ячеек

Пример данных, которые необходимо отсортировать относительно цвета заливки ячеек изображен ниже на рисунке:

Чтобы расположить строки в последовательности: зеленый, желтый, красный, а потом без цвета – выполним следующий ряд действий:

1. Щелкните на любую ячейку в области диапазона данных и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».



2. Убедитесь, что отмечена галочкой опция «Мои данные содержат заголовки», а после чего из первого выпадающего списка выберите значение «Наименование». В секции «Сортировка» выберите опцию «Цвет ячейки». В секции «Порядок» раскройте выпадающее меню «Нет цвета» и нажмите на кнопку зеленого квадратика.



3. Нажмите на кнопку «Копировать уровень» и в этот раз укажите желтый цвет в секции «Порядок».



4. Аналогичным способом устанавливаем новое условие для сортировки относительно красного цвета заливки ячеек. И нажмите на кнопку ОК.

Ожидаемый результат изображен ниже на рисунке:

Аналогичным способом можно сортировать данные по цвету шрифта или типу значка которые содержат ячейки. Для этого достаточно только указать соответствующий критерий в секции «Сортировка» диалогового окна настройки условий.



Фильтр по цвету ячеек

Аналогично по отношению к сортировке, функционирует фильтр по цвету. Чтобы разобраться с принципом его действия воспользуемся тем же диапазоном данных, что и в предыдущем примере. Для этого:

1. Перейдите на любую ячейку диапазона и воспользуйтесь инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».



2. Раскройте одно из выпадающих меню, которые появились в заголовках столбцов таблицы и наведите курсор мышки на опцию «Фильтр по цвету».



3. Из всплывающего подменю выберите зеленый цвет.

В результате отфильтруються данные и будут отображаться только те, которые содержать ячейки с зеленым цветом заливки:

Обратите внимание! В режиме автофильтра выпадающие меню так же содержит опцию «Сортировка по цвету»:

Как всегда, Excel нам предоставляет несколько путей для решения одних и тех же задач. Пользователь выбирает для себя самый оптимальный путь, плюс необходимые инструменты всегда под рукой.

В дополнение к сортировке по значениям, таким как текст или числа, Microsoft Excel предлагает настраиваемые параметры, которые позволяют сортировать ячейки по цвету.

Примечание . Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 для Mac и Excel 2016 для Mac.

Перед сортировкой

Перед сортировкой данных Excel должен знать точный диапазон сортировки. Excel может выбирать области связанных данных, если:

• В области связанных данных нет пустых строк или столбцов.
• Пустые строки и столбцы находятся между областями связанных данных.

Excel определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает эти строки из записей, подлежащих сортировке.

Разрешение Excel выбрать диапазон для сортировки подходит для небольших объемов данных, которые можно проверить визуально, чтобы обеспечить:

• Это правильный диапазон выбран.
• Что в ассортименте нет пробелов.
• Что после сортировки записи данных целы и верны.

Для больших областей данных самый простой способ убедиться, что выбран правильный диапазон, – выделить его перед началом сортировки.

Если один и тот же диапазон нужно сортировать повторно, лучший способ – присвоить ему Имя .

Если для диапазона, который нужно отсортировать, определено имя, введите его в поле «Имя» или выберите его в соответствующем раскрывающемся списке, и Excel автоматически выделит правильный диапазон данных на листе.

Сортировать по цвету фона ячейки в Excel

Любая сортировка требует использования порядка сортировки. При сортировке по значениям возможны два порядка сортировки: по возрастанию и по убыванию. Однако при сортировке по цветам такой порядок не существует, поэтому вы определите порядок сортировки по цвету в диалоговом окне Сортировка .

В этом примере для диапазона ячеек от A2 до D11 использовалось условное форматирование, чтобы изменить цвет фона ячеек записей в зависимости от возраста учащихся.

Вместо изменения цвета ячеек всех студенческих записей условное форматирование затронуло только тех 20 лет или моложе, а остальные остались без изменений.

Затем эти записи были отсортированы по цвету ячейки, чтобы сгруппировать интересующие записи в верхней части диапазона для удобства сравнения и анализа.

Следующие шаги показывают, как отсортировать данные по цвету фона ячейки:

1. Выделите диапазон ячеек, которые нужно отсортировать (в примере это ячейки с A2 по D11).
2. Выберите Главная .
3. Выберите Сортировать и отфильтровать , чтобы открыть раскрывающийся список.
4. Выберите Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка .
5. Под заголовком Сортировать по в диалоговом окне выберите Цвет ячейки в раскрывающемся списке.
6. Когда Excel находит разные цвета фона ячейки в выбранных данных, он добавляет эти цвета к параметрам, указанным под заголовком Порядок в диалоговом окне.
7. Под заголовком Порядок выберите красный цвет в раскрывающемся списке.
8. При необходимости выберите Вверху в порядке сортировки, чтобы данные красного цвета оказались в верхней части списка.
9. Выберите ОК , чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
10. Четыре записи с красным цветом ячейки сгруппированы в верхней части диапазона данных.

Сортировка данных по цвету шрифта в Excel

Очень похоже на сортировку по цвету ячейки, сортировка по цвету шрифта быстро организует данные с разноцветным текстом.

Вы можете изменить цвет шрифта с помощью условного форматирования или в результате форматирования чисел, например, при отображении отрицательных чисел в красном, чтобы их было легче найти.

На изображении для диапазона ячеек от A2 до D11 использовалось условное форматирование для изменения цвета шрифта студенческих записей на основе их программ обучения:

• Красный шрифт: студенты, обучающиеся по программе медсестер
• Синий шрифт: студенты, обучающиеся по научной программе

Затем эти записи были отсортированы по цвету шрифта, чтобы сгруппировать интересующие записи в верхней части диапазона для удобства сравнения и анализа.

Порядок сортировки по цвету шрифта был красным, за которым следовал синий. Записи с черным шрифтом по умолчанию не были отсортированы.

Вот как отсортировать данные по цвету шрифта:

1. Выделите диапазон ячеек, которые нужно отсортировать (в примере это ячейки с A2 по D11).
2. Выберите Домой .
3. Выберите Сортировка и фильтр , чтобы открыть раскрывающийся список.
4. Выберите Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка .
5. Под заголовком Сортировать по в диалоговом окне выберите Цвет шрифта в раскрывающемся списке.
6. Когда Excel находит разные цвета шрифта в выбранных данных, он добавляет эти цвета к параметрам, указанным под заголовком Порядок в диалоговом окне.
7. Под заголовком Порядок выберите цвет красный в раскрывающемся списке.
8. При необходимости выберите Вверху в порядке сортировки, чтобы данные красного цвета оказались в верхней части списка.
9. В верхней части диалогового окна выберите Добавить уровень , чтобы добавить второй уровень сортировки.
10. Для второго уровня под заголовком Порядок выберите цвет синий в раскрывающемся списке.
11. Выберите Сверху в порядке сортировки, чтобы данные синего цвета были над этими записями с черным шрифтом по умолчанию.
12. Выберите ОК , чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
13. Две записи с красным цветом шрифта сгруппированы в верхней части диапазона данных, за которыми следуют две синие записи.

Сортировка данных по значкам условного форматирования в Excel

Другим вариантом сортировки по цвету является использование наборов значков условного форматирования для порядка сортировки. Эти наборы значков предлагают альтернативу обычным вариантам условного форматирования, которые фокусируются на изменениях шрифта и форматирования ячейки.

Как и в случае сортировки по цвету ячейки, при сортировке по цвету значка порядок сортировки устанавливается в диалоговом окне Сортировка .

В приведенном выше примере диапазон ячеек, содержащих данные о температуре для Парижа, Франция, условно отформатирован с помощью значка стоп-сигнал , установленного на основе ежедневных максимальных температур за июль 2014 года. данные, с записями, отображающими сначала зеленые значки, затем желтые значки, а затем красные.

Выполните следующие шаги, чтобы отсортировать данные по цвету значка:

1. Выделите диапазон ячеек для сортировки (в примере ячейки от A3 до B31).
2. Выберите Домой .
3. Выберите Сортировка и фильтр , чтобы открыть раскрывающийся список.
4. Выберите Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка .
5. Под заголовком Сортировать в диалоговом окне выберите Значок ячейки в раскрывающемся списке.
6. Когда Excel находит значки ячеек в выбранных данных, он добавляет эти значки к параметрам, указанным под заголовком Порядок в диалоговом окне.
7. Под заголовком Порядок выберите зеленый значок в раскрывающемся списке.
8. При необходимости выберите Вверху в порядке сортировки, чтобы данные с зелеными значками были в верхней части списка.
9. В верхней части диалогового окна нажмите Добавить уровень , чтобы добавить второй уровень сортировки.
10. Для второго уровня под заголовком Порядок выберите желтый или желтый значок из раскрывающегося списка.
11. При необходимости выберите Сверху в порядке сортировки. Это помещает вторую группу записей ниже тех с зелеными значками, но выше всех других записей, которые сортируются.
12. Поскольку в этом наборе есть только три варианта значков, нет необходимости добавлять третий уровень для сортировки записей красными значками. Это единственные оставшиеся записи, которые будут расположены внизу диапазона.
13. Выберите ОК , чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
14. Записи с зеленым значком сгруппированы вверху диапазона данных, за которыми следуют записи с желтым значком, а затем записи с красным значком.

Сортировка диапазона по цвету

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее…

Тут все просто. Начиная с 2007-й версии в Excel добавили сортировку и фильтрацию по цвету заливки и по цвету шрифта как штатную функцию. Проще всего до них добраться через стандартный автофильтр:

Из минусов только невозможность фильтровать сразу по нескольким цветам.

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше…

Версии Microsoft Excel до 2007 года в своем исходном состоянии не умели сортировать ячейки по формату, что, безусловно, является серьезным недостатком, если Вы используете цветовые кодировки в своих таблицах (а это бывает удобно). Поэтому давайте исправим досадное упущение — напишем на VBA простую пользовательскую функцию ColorIndex, которая будет выводить числовой код цвета заливки любой заданной ячейки. По этому коду мы и будем далее сортировать. 

Для этого откройте редактор Visual Basic через меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor), вставьте новый пустой модуль (меню Insert — Module) и скопируйте туда текст простой функции:

Public Function ColorIndex(Cell As Range)    
    ColorIndex = Cell.Interior.ColorIndex
End Function

Теперь можно закрыть редактор Visual Basic, вернуться в Excel и, выделив любую пустую ячейку, вызвать созданную функцию ColorIndex через меню Вставка — Функция — категория Определенные пользователем (Insert — Function — User defined). В качестве аргумента укажите ячейку, цвет заливки которой хотите получить в виде цифрового кода.

Применительно к спискам, такая функция позволит легко сортировать ячейки по цвету заливки:

Если вам нужно вытаскивать не код цвета заливки, а код цвета шрифта, то функция слегка изменится:

Public Function ColorIndex(Cell As Range)    
    ColorIndex = Cell.Font.ColorIndex
End Function

P.S.

Наша функция ColorIndex, к сожалению, имеет пару недостатков:

• С ее помощью нельзя получить цвет, который ячейка имеет при использовании условного форматирования
• Она не пересчитывается автоматически при изменении цвета одной из ячеек, поскольку Excel не считает изменение цвета редактированием содержимого ячейки и не запускает автоматического пересчета листа. Это нужно сделать самому, нажав Ctrl+Alt+F9, либо дописав к нашей функции в каждой ячейке вот такую добавку:
  
  =ColorIndex(A2)+СЕГОДНЯ()*0
  
  чтобы содержимое ячейка пересчитывалась автоматически при каждом пересчете листа.

Ссылки по теме

• Сортировка по цвету одной кнопкой (надстройка PLEX)
• Суммирование ячеек с определенным цветом заливки или цветом шрифта (надстройка PLEX)
• Что такое макрос, куда вставлять код макроса на VBA, как их использовать