Какие процессы есть в excel

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 33K

Моя девушка занимается закупками в торговой сети. Недавно в компании прошло большое сокращение, поэтому количество работы на одного сотрудника резко выросло. Поэтому ей пришлось регулярно задерживаться на работе, иногда даже выходить по субботам. Такая же проблема возникла и у её коллег.

О решении, позволившем моей девушке возвращаться домой вовремя, можно прочитать под катом.

При этом значительную часть того, что они делали можно автоматизировать: получение данных с фронта, заполнение excel документов, обновление данных во фронте и т.д.

Самое разумное, что можно было бы сделать в этой ситуации, – это написать ТЗ на разработку необходимого функционала и через начальство передать разработчикам. Однако сокращение коснулась всех, в том числе и разработчиков. В результате, у них не было достаточно ресурсов на реализацию этой автоматизации. А специализированные RPA системы компания покупать в обозримом будущем не планировала.

Кроме того, усилилась слежка за тем, что сотрудники делают на работе и в каких приложениях они трудятся.

По итогу всех этих неблагоприятных обстоятельств и моего отчаянного желания помочь, я решил написать функции для Excel на VBA, благодаря которым можно было бы автоматизировать рутинные операции моей девушки и её коллег.

Требования к продукту

В качестве точки старта я выбрал задачу, на которую девушка тратила по её ощущениям больше всего времени. В рамках этой задачи девушке было необходимо:

• Перенести из excel файла в строку поиска фронтофисной системы артикул товара;
• По данному артикулу из выдачи поиска получить цену закупки, продажи, ряд дополнительных значений;
• Обработать собранные данные в excel для создания финальной цены продукта;
• Загрузить цены обратно в систему.
• На выгрузку и последующую загрузку данных в день уходило около 3 часов.

Учитывая то, что моя девушка не обладала знаниями в области программирования, необходимо было сделать инструмент с простым и привычным интерфейсом в виде функций в excel. Последовательности действий должны задаваться просто как последовательность функций. Одним словом, KISS.

Основываясь на данном кейсе мной были сформированы следующие функциональные требования:

• Управлять мышкой (перемещение, нажатие клавиш) для выделения соответствующих элементов на экране;
• Симулировать нажатие кнопок на клавиатуре для ввода данных;
• Перенос данных из Excel в сторонние приложения;
• Получение данных из приложения в Excel;
• Выполнение однотипных операций при протягивании формулы в Excel.

Мышь и первые трудности

Прежде чем двигать курсор куда-либо, необходимо понять, куда именно его двигать. Наиболее адекватным в данной ситуации мне представляется просто запоминать положение курсора, когда он находится над определенным элементом. Для того, чтобы запомнить координаты, воспользовался функцией GetCursorPos из библиотеки user32.

Отлично, координаты мы получили, теперь было бы неплохо их запомнить. Ну тут ничего сложного, подумал я, просто отсчитаем от активной ячейки одну или две ячейки и запишем координаты X и Y. Однако, ActiveCell.Offset(0, 1).Value = x не сработало. Значение не поменялось. А в результате выполнения ошибка. После проверки различных предположений выяснилось, что изменение значение на листе приводит к пересчету всего листа, а значит и той формулы, которая вызывает этот пересчет. Для того, чтобы обойти это ограничение пришлось вместо прямого вызова из функции определенных действий заменить эти вызовы на Evaluate, что позволило добиться желаемого.

В результате получилась функция PrintCursorPosition(), которая записывала в две ячейки справа положения курсора в момент выполнения функции. Нужно было набрать PrintCursorPosition() в области для ввода формул, переместить курсор и нажать на клавиатуре enter.

Для перемещения мыши использовал SetCursorPos из той же библиотеки user32. Для того, чтобы использовать эту функцию, ей на вход нужно было передать значение координат x и y, которые были запомнены ранее. С помощью SetCursorPosition(x, y) я смог двигать курсор по ранее запомненным координатам. Первый видимый результат. Ура!

Для симуляции действий мыши я использовал mouse_event из той же библиотеки user32. Передавая на вход флаги клавиш я, смог симулировать нажатия соответствующих клавиш. Первоначально я планировал написать одну функцию MouseButtonPrees(flag), где flag — это обозначение нажатой клавиши, но после первой демонстрации девушке понял, что лучше заменить на группу функций LeftClick(), RightClick() и DoubleClick(). Такой подход позволяет легче читать итоговую функцию.

Клавиатура

В VBA существует оператор SendKeys, который выполняет все необходимые действия. Текст легко передается в функцию по ссылке на ячейку и отрабатывает без проблем. Однако нажатие специальных клавиш (Enter, Tab, Alt, Ctrl, стрелки на клавиатуре и т.д.) вызывали отторжение (для их нажатия необходимо было записать их в фигурных скобках {ENTER}). Поэтому для наиболее часто используемых я написал функции по типу PressEnter(). Для редко используемых я создал шпаргалку в том же документе.

Передача информации между системой и Excel осуществлялась через копирование в буфер и вставку из буфера. Копирование в буфер по сути осуществлялось симуляцией нажатия Control + C после чего в MSForms.DataObject забирались данные из буфера и переносились в конкретную ячейку.

Тестирование и проблемы исполнения

Проблемы начались сразу.

Процесс написание скрипта последовательности действий состоит из отработки небольших групп действий и объединение их в одну. Но при переключении на свободную ячейку вся последовательность тут же отрабатывалась, что чрезвычайно раздражало, особенно если время выполнение группы действий занимало более 10 секунд. Для решение этой проблемы внес проверку на наличие в тексте формулы активной ячейки названия функции. Это помогло.

Кроме того, во время тестирования добавил функцию ожидания WaitS(seconds) и WaitMS(miliseconds), для того, чтобы успевать следить, что отработало, а что нет. Она основана на Sleep из библиотеки kernel32. Разница между WaitS и WaitMS в том, что в WaitMS время в миллисекундах, а в WaitS в секундах.

Другой проблемой стало непоследовательное выполнение функций при протягивании в ячейки. Это было связано с асинхронным расчетом Excel. Он распределял расчет каждой ячейки на разные процессоры. В результате сначала выполняется последовательность в ячейке два, потом в пятой, потом в третьей и т.д. При этом сами последовательности выполнялись от начала и до конца без проблем. Для того, чтобы избавиться от этого поведения отключил в настройках Excel многопоточные вычисления (Параметры Excel -> Дополнительно -> Формулы).

Результаты

Объяснив, как с этим всем работать и научив пользоваться, отпустил свою девушку автоматизировать процессы в компании таким неблагодарным способом.

Благодаря такой автоматизации получилось сократить время с трех часов до 30 минут. При этом автоматизация позволила несколько изменить подход к процессу выгрузки и загрузки данных. Теперь Выгрузка происходит во время того, когда моя девушка уходит на обед, а загрузка ночью. Таким образом можно сказать, что нагрузка уменьшилась почти на половину рабочего дня, что позволило моей девушке возвращаться домой вовремя и мы можем заняться более интересными вещами, чем автоматизацией.

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.

Основными
функциональными возможностями Excel
являются:

• создание документов,
  содержащих ЭТ, их редактирование и
  печать;

• выполнение
  математических расчетов с использованием
  арифметических и логических операций,
  а также встроенных функций;

• связывание ЭТ при
  помощи ссылок;

• консолидация ЭТ
  и их частей;

• построение графиков
  и диаграмм;

• работа со списками
  (базами данных ) ЭТ;

• создание сводных
  таблиц;

• решение
  оптимизационных задач;

• имитационное
  моделирование и анализ сценариев;

• статистическая
  обработка данных с помощью встроенного
  пакета анализа;

• создание макросов
  для автоматизации часто повторяющихся
  операций;

• разработка
  приложений пользователя на языке
  программирования Visual
  Basic.

Многие из
перечисленных функций выполняются с
помощью Мастеров:
мастера диаграмм, мастера функций,
мастера сводных таблиц и т.д.

3. Вызов и завершение работы Excel

Для вызова Excel
необходимо нажать кнопку Пуск,
активизировать меню Программы
и щёлкнуть левой кнопкой мыши по значку
Microsoft Excel.

Для работы с ранее
созданным файлом, содержащим электронную
таб­­лицу MS Excel, можно вызвать
табличный процессор, дважды щёлкнув
левой кнопкой мыши на имени фай­ла,
содержащего электронную таблицу.

Для завершения
работы Excel следует дать команду Файл—Вы­ход
или закрыть его окно любым другим
способом. Если изменённая электронная
таблица не была предвари­тельно
за­пи­сана в файл, на экране появится
диалоговое окно с сообщением «Со­хранить
изменения в файле?» и кнопками Да,
Нет,
От­мена.
Первая из них используется для записи
измене­ний в файл и завершения работы
Excel. Вторая — для завершения ра­боты
Excel без записи изменений. Третья —
для отказа от выхода из табличного
процессора.

4. Окно Excel

Окно Excel состоит
из следующих компонентов (рис. 3.5):

• строка заголовка,
  где содержится значок программы,
  название программы, имя файла, с которым
  пользователь работает в данный момент,
  а также кнопки управления окном;

• меню,
  содержащее команды Excel;

• панели инструментов,
  содержащие управляющие элементы,
  обеспечивающие быстрый доступ к наиболее
  часто используемым командам;

• строка ввода
  (формул),
  предназначенная для ввода, редактирования
  и отображения данных в текущей ячейке,
  включая формулы;

• рабочее поле
  
  фрагмент текущего рабочего листа с
  ячейками ЭТ, ограниченный слева и сверху
  рамками с нанесенными на них номерами
  строк и именами столбцов;

• ярлычки
  рабочих листов ЭТ;

• строка состояния
  для отображения информации о текущем
  состоянии (режиме работы) табличного
  процессора.

• горизонтальная
  и вертикальная
  линейки прокрутки,
  предназначенные для перемещения по
  текущему листу.

Рис. 3.5. Схема окна
Excel

5. Технология работы в Excel

Работа пользователя
с ЭТ осуществляется в соответствии с
поставленной задачей и состоит из
следующих основных этапов:

• создание ЭТ;

• графическое
  представление данных;

• оформление и
  печать выходных данных.

Наряду с этим Excel
имеет ряд дополнительных возможностей:
обработка связанных таблиц, консолидация
данных, создание сводных таблиц, работа
со списками, выполнение статистического
анализа, моделирование, программирование
и др.

Обобщенная схема
технологии работы в Excel
приведена в приложении 2.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Основные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.  Основные возможности электронных таблиц:

·        проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

·        автоматизация итоговых вычислений;

·        решение задач путём подбора значений параметров;

·        обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

·        проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

·        подготовка табличных документов;

·        построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

·        создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

·        Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

·        На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.

Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel

Владимир Пикуза

Под рабочим местом специалиста, в большинстве случаев, принято понимать рабочий стол, на котором в определенном порядке (или беспорядке) находится множество физических предметов (бумага, карандаши, документы и пр.) необходимых для выполнения работы.

На этом рабочем месте часто установлен и компьютер, как один из физических предметов, являющийся необходимым атрибутом современной жизни. В отличие от других предметов, компьютер может обладать встроенным интеллектом. Необходимым условием для этого является либо желание самого специалиста, либо требование работодателя, которое часто не удовлетворяется. Под интеллектом можно понимать максимальную помощь, заложенных в компьютер всевозможных прикладных программ, помогающую пользователю либо в принятии решений, либо в оптимизации использования рабочего времени. (Например, органайзер с базами данных или мини программа, указывающая, на возможно прогнозируемый уровень какого-либо налога или издержек при проведении финансовой операции)

Часто бывает, что специалист использует в своей работе только один-два программных продукта. Например, только бухгалтерскую программу. Изредка возможно дополнительное применение других — текстового редактора или электронных таблиц. Или только двух последних. В большинстве случаев это не дает экономии рабочего времени, потому что отсутствует гармоническое использование всех возможностей, которые позволяют современные информационные технологии.

Например, предприятие занимается предоставлением стандартных услуг, и каждый день подписывает с клиентами множество стандартных договоров, в которых меняются только некоторые данные — реквизиты, сумма договора и т.д. Заполнение элементов договора реквизитами часто осуществляется вручную, несмотря на то, что тут же на столе находится компьютер и принтер, или же договор редактируют непосредственно в текстовом редакторе с последующим выводом на принтер, что может повлечь за собой ошибки. И, кроме того, как правило, в компьютере отсутствует база данных заключенных договоров или данные в нее вносятся затем с клавиатуры, или же ручкой в журнал регистрации. Как видно двойная потеря времени и т.д.

Но это только элементы делопроизводства. А принятие решений на уровне реализации каких-либо проектов. Как происходит этот процесс? Как правило, тоже в режиме ручного расчета, при помощи карандаша и листа бумаги. Иногда возможно использование калькулятора. И это верно с позиции элементарных расчетов, но если в них присутствует более двух переменных, то возможность ввода ошибки гарантирована. И практика доказывает, что это действительно так.

  Специалист

Это, прежде всего, человек, который обладает активным багажом специфических знаний, а также возможностью и умением их практического применения. Багаж — это хорошо. Но с оптимальным применением этих знаний получается не всегда и не у всех. Каждое предприятие стремится к тому, чтобы этот специалист был профессионалом. А профессионализм — это совокупность приобретенных знаний и жизненного опыта, применяемых с целью достижения определенной цели или решения практических задач с возможно минимальными издержками, как во времени, так и в физическом (или финансовом) измерении.

Не зависимо от того, находится ли этот человек в пределах своего кабинета или за его пределами, ему приходится принимать решения и действия, последствия которых он физически узнает лишь по истечении какого-то времени. Возможность принимать взвешенно эти решения или производить какие-то действия во многом зависят от того как этот специалист подходит к решению этих задач.

Минимизация временных издержек по практическому применению имеющихся знаний — вот та задача, к которой мы будем стремиться с чтением каждой страницы этой книги.

Специалист и его рабочее пространство

Абстрагируемся. Исходим из того, что «наш» специалист многолик и его профессиональная деятельность связана с принятием решений, имеющих отношение к финансовым расчетам, формированием и созданием различных документов и расчетов, и не только. Это может быть бухгалтер, экономист, финансист, маркетолог, юрист, руководитель. Кроме того, этот специалист имеет в своем распоряжении компьютер, которым он должен уметь пользоваться. Поэтому проведем следующее условное деление его рабочего места на две составляющие:

• физическое рабочее место специалиста

• электронное рабочее место специалиста

Если с физическим рабочим местом более или менее ясно, то с электронным, как правило, возникает неясность. Что это за место, как его ощутить? Ведь физическое — это то что можно ощутить физически, электронное же — призрачно.

Электронное место можно охарактеризовать как совокупность компьютерной техники и программного обеспечения, позволяющего производить какие-либо действия с целью получения наиболее достоверного результата за короткий промежуток времени.

Как правило, на столе находятся монитор, клавиатура и мышь. Монитор предназначен для визуального отображения информации, с которой производятся какие-либо манипуляции с помощью мыши и клавиатуры, а также результатов, полученных от этих манипуляций.

Электронное рабочее место

В данном случае его условно можно разделить на три категории:

• электронное рабочее место, которое, как правило, предоставляет предприятие посредством внедрения какого-либо корпоративного программного продукта (системы)

• прикладные офисные системы

• электронное место, которое генерирует каждый индивидуум, в зависимости от его квалификации и потребностей.

В данном случае предполагаем что предприятие имеет корпоративную информационную систему управления предприятием, и тогда место может быть:

• либо только рабочей станцией для просмотра и ввода только каких-либо данных. В таком случае на этой станции не установлено ничего лишнего из программного обеспечения и этот специалист выполняет только ту работу, которая предусмотрена его должностной инструкцией.

• во втором случае специалист может войти в корпоративную систему для поиска нужной информации или ввода данных, но его компьютер полноценный и специалист волен инсталлировать дополнительно то программное обеспечение, которое ему необходимо для работы.

В первом случае это может быть рабочая станция кассира по продаже авиабилетов, во втором случае рабочее место, например, аналитика или финансового директора.

Рис.2.1. Электронное рабочее место специалиста

Второй элемент электронного места — это офисные продукты. И третий элемент — это те дополнительные программы присутствующие на рынке, которые использует каждый специалист в зависимости от рода своей деятельности. Это могут быть, например, базы данных, содержащих справочные данные.

В эту же категорию можно отнести специальные офисные приложения, созданные как самим специалистом. Это всевозможные программки увеличивающие производительность труда специалиста, для решения каких-то стандартных и специфических задач, способствующих правильному принятию решений. Эти приложения и программки являются именно тем увеличивающимся во времени багажом, без которого специалист просто будет не в состоянии выполнять работу.

Гармоничное сочетание всех этих приложений направлений предоставляет возможность для продуктивной обработки информации и получения достоверного результата за короткий промежуток времени. Это могут быть расчеты или же подготовка каких-либо документов.

Но для этого специалист должен увидеть проблему и найти пути ее решения.

Главное увидеть проблему

Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить — насколько возможна автоматизации этих процессов.

Известно что делопроизводство занимает довольно много рабочего времени, несмотря на ее однообразие. В качестве примера рассмотрим рабочее место и работу специалиста отдела кадров относительно большой организации, который оформляет командировочные удостоверения нескольким десяткам человек в день.

Рабочее место этого специалиста соответствует описанному выше — рабочий стол, заваленный различными бумагами и компьютер, к которому обращаются относительно редко. Даже если бы его не было, то это практически никак бы не повлияло на работу этого специалиста.